HUMAN RESOURCES PLANNING

HUMAN RESOURCES PLANNING

M3 MSDM

HUMAN RESOURCES PLANNING

Perencanaan SDM: proses menganalisis dan mengenali kebutuhan dan tersedianya SDM shg. organisasi dapat mencapai sasarannya.

Tujuan: memastikan bahwa organisasi senantiasa memiliki orang dengan kemampuan yang benar tersedia untuk mengerjakan suatu pekerjaan.

THE AIMS

Mendapatkan dan mempertahankan kuantitas dan kualitas SDM yang dibutuhkan

Menyakinkan penggunaan terbaik atas SDM

Mengantisipasi masalah yang timbul dari kemungkinan surplus atau defisit SDM.

The BENEFITS

Memusatkan usaha staffing untuk mendapatkan, memperkerjakan dan menahan tersedianya orang terbaik yang cocok untuk memelihara budaya organisasi

Mendukung strategi organisasi dengan menyasarkan usaha staffing pada jumlah dan macam orang yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan strategi organisasi

Membantu mengembangkan HR policy dan strategi staffing yang dibutuhkan untuk menciptakan sistem socio-technical/ terintegrasi di tempat kerja.

The BENEFITS (Cont’ed)

Mengintegrasikan strategic demand dengan staffing level yang tepat

Meningkatkan utilisasi pemanfaatan SDM Mencocokkan aktivitas SDM dan sasaran organisasi

secara efisien Mencapai penghematan dalam memperkerjakan

karyawan baru Mengembangkan information base SDM untuk membantu

aktivitas SDM lainnya dan unit organisasional lainnya Membuat demand utama pada pasar tenaga kerja lokal

dengan berhasil Mengkoordinasikan program SDM yang bebeda seperti

rencana tindakan afirmatif (rencana yang dikembangkan employer untuk memastikn EEO dan kebutuhan memperkerjakan karyawan)

LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN SDM

Perencanaan untuk kebutuhan masa depan- Jumlah pegawai yang diperlukan- Kualifikasi yang dibutuhkan- Jangka waktu kebutuhan pegawai tersebut

Perencanaan untuk keseimbangan masa depan- Jumlah pegawai yang ada saat ini- Usia pegawai, dan kemungkinan pensiun- Jumlah lowongan yang ada- Pegawai yang diperlukan

Perencanaan untuk perekrutan dan seleksi karyawan- pengumuman akan kebutuhan pegawai

Perencanaan untuk pengembangan- Pendidikan dan pelatihan- Pergeseran/ mutasi dan promosi- Pengisian bagian-bagian yang memerlukan tenaga ahli

HUMAN RESOURCES PLANNING ACTIVITIES

DEMAND FORECASTINGMengestimasi kebutuhan SDM yang akan datang dengan menunjuk pada rencana korporasi dan fungsional serta ramalan akan tingkat aktivitas yang akan datang

SUPPLY FORECASTINGMengestimasi supply SDM dengan menunjuk pada analisis SDM saat ini dan tersedianya yang akan datang setelah memperhitungkan apa yang terbuang

DETERMINING MANPOWER REQUIREMENTMenganalisis ramalan demand dan supply untuk mengetahui berapa besar deficit atau surplus yang akan datang

HUMAN RESOURCES PLANNING ACTIVITIES

Productivity and Cost AnalysisMenganalisis produktivitas, kapasitas, utilisasi, dan biaya SDM agar dapat mengenali kebutuhan untuk improvement dalam produktivitas atau mengurangi biaya

Action PlanningMempersiapkan rencana untuk menghadapi ramalan deficit atau surplus akan SDM untuk meningkatkan utilisasi dan produktivitas atau mengurangi biaya SDM

Manpower Budgeting and ControlMenyusun anggaran dan standar SDM serta melakukan monitoring implementasi dan rencana SDM dibandingkan anggaran dan standar.

TANGGUNG JAWAB HR UNIT DALAM PERENCANAAN SDM

Menyiapkan sasaran HRP Berpartisipasi dalam proses perencanaan

strategis untuk keseluruhan organisasi Merancang HRP data system Mengumpulkan dan menganalisis data dari

manager mengenai kebutuhan staffing Mengenali HR strategies Mengimplementasi HRP yang telah disetujui

oleh top management

TANGGUNG JAWAB HR UNIT DALAM PERENCANAAN SDM

Mengenali kebutuhan supply and demand untuk setiap departemen

Mereview dan mendisikusikan perencanaan SDM dengan HR spesialist

Mengintegrasikan rencana SDM dengan rencana departemen

Memonitor rencana SDM untuk mengenali perubahan yang dibutuhkan

Mereview rencana suksesi karyawan dan career path sejalan dengan rencana SDM

DEMAND FOR HUMAN RESOURCES

Short Range- Menunjukkan job opening yang harus diisi dalam tahun mendatang- Berdasarkan short range planning

Long Range- Mengestimasi kebutuhan SDM untuk dua - lima tahun mendatang- Berdasarkan long range planning

CAUSES OF DEMAND

External Challenge(Economics, social-political-legal, teknologi, competitors)

Organizational Decisions(Strategic Plans, budgets, sales and production forecast, new ventures, organizational and job design)

Workforce factors(retirement, resignations, terminations, deaths, leaves of absence)

FORECAST TECHNIQUE

Expert Forecast(Informal and instant decision, formal expert survey, nominal group technique, delphi technique)

Trend Projection Forecasts(extrapolation, indexation, statistical Analysis)

Other Forecast Methods(Budget and planning analysis, new venture analysis, computer models)

METODE MENETAPKAN BESARNYA SALES FORCE

BREAKDOWN METHOD Rata-rata salespeople diperlakukan sebagai

salespeople unit, dimana salespeople unit diasumsikan memiliki potensi produktivitas yang sama dalam jumlah penjualan yang dihasilkan dalam satu tahun

Besarnya sales force diperoleh dengan membagi sasaran penjualan setiap bulan dibagi potensi produktivitas setiap salespeople.

METODE MENETAPKAN BESARNYA SALES FORCE

Workload Method- Menetapkan type of account pelanggan aktual dan potensial- Menetapkan frekuensi call setiap type of account- Menghitung annual call total yang dibutuhkan- Menghitung jumlah total hari kerja karyawan setiap tahun- Menghitung jumlah hari kerja tersedia setiap salespeople untuk menjalankan sales call selama satu tahun- Menetapkan average daily call rate setiap salespeople- Membagi annual call total yang dibutuhkan dengan annual call total tersedia dari setiap salespeople

HUMAN RESOURCES SUPPLY ANALYSIS

Menganalisis existing human resources (function atau departemen, occupation, level of skill, categories of staff)

Menganalisis potential losses atas existing human resources melalui labour westage (turnover index)

Menganalisis potential changes atau existing human resources sebagai dampak dari promotion dan transfer

Menilai perubahan kondisi pekerjaan (hours of work, overtime, holidays, retirement, part-timers, shift systems) dan absenteeism

Menganalisis sources of supply dari dalam perusahaan

THE SUPPLY OF HUMAN RESOURCES

Estimate of Internal SupplyHuman Resources AuditSuccession PlanningReplacement Charts and Summaries

Estimate of External SupplyExternal needsLabor market analysisCommunity AttitudesDemographics

EMPLOYMENT PLANNING AND FORECASTING

EMPLOYMENT PLANNING Proses memformulasi rencana-rencana untuk

mengisi lowongan masa depan berdasarkan pada suatu analisis dari posisi yg diharapkan terbuka dan akan diisi oleh calon dari dalam atau dari luar

perencanaan untuk mengisi beberapa atau semua posisi perusahaan di masa mendatang

suatu bagian terpadu dari proses perencanaan SDM dan strategik perusahaan

HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS

Faktor-faktor yg dibutuhkan dlm peramalan kebutuhan personil:- tuntutan untuk produk/ jasa - volume dari produksi- staf yg dibutuhkan- turnover karyawan- mutu dan sifat karyawan- keputusan untuk meningkatkan mutu produk/ jasa- perubahan teknologi dan administratif- SD keuangan


Trend Analysisanalisis ttg kebutuhan employment masa lalu prsh selama satu periode tahun untuk meramalkan kebutuhan untuk masa depan

Ratio Analysistehnik peramalan untuk menentukan kebutuhan staf di masa yad dgn menggunakan ratio antara volume penjualan dan jumlah karyawan yg dibutuhkan

HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS The Scattter Plot

metode grafikal yg digunakan untuk membantu mengidentifikasikan hubungan antara dua variabel

Computerized Forecasthubungan kebutuhan staf di masa depan dgn memperhitungkan penjualan prsh, volume produksi, dan personil yg dituntut untuk mempertahankan volume output dan meggunakan paket perangkat lunak


Managerial Judgement- keputusan untuk meningkatkan mutu

produk/ jasa dlm memasuki pasar baru- perubahan administrasi dan teknologis

menghasilkan produktivitas yg meningkat- sumber keuangan yg tersedia

FORECASTING THE SUPPLY OF INSIDE CANDIDATES

Qualifications Inventoriescatatan sistematik manual atau terkomputerisasi mengenai pendidikan karyawan, karir dan pengembangan, bahasa, keterampilan khusus untuk digunakan dalam peramalan calon dari dalam untuk kepentingan promosi


Manual Systems and Replacement Charts- Personnel Replacement Charts

catatan persh yg memperlihatkan kinerja saat ini dan kemampuan untuk dipromosikan dari calon dalam bagi kebanyakan posisi penting- Position Replacement Card

kartu yg dipersiapkan untuk setiap posisi dlm sebuah prsh untuk memperlihatkan calon-calon pengganti yg mungkin dan kualitas mereka


Computerized Information Systems- work experience codes- product knowledge- industry experience- formal education- training courses- foreign language skill- relocation limitations- career interest- performance appraisal

INTERNAL SOURCES OF CANDIDATES

JOB POSTINGPenempatan pengumuman mengenai adanya lowongan pada papan pengumuman perusahaan merupakan suatu metode yang efektif

MEMBANGUN KOMITMEN KARYAWAN

PROMOSI DARI DALAMEfektif: tergantung pada aksi SDM lainnya, pemberian

pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk membantu karyawan mengidentifikasi dan mengembangkan potensi promosi mereka.

Penilaian yang berorientasi pada karir, penyelia dan karyawan diangkat dengan menautkan kinerja masa lalu dari karyawan, pilihan karir, dan kebutuhan pengembangannya dalam sebuah rencana karir yang formal.

Suatu sistem untuk menilai catatan karir dan memasang pengumuman lowongan jabatan, sistem yang menjamin semua karyawan yang memenuhi syarat akan diinformasikan mengenai lowongan dan dipertimbangkan untuk itu.

Merujuk pada rencana rencana yang dibuat sebuah perusahaan untuk mengisi posisi eksekutifnya yang paling penting. Akan tetapi, dalam praktik sering mencakup suatu rangkaian langkah yang cukup rumit dan terpadu. Analisis atas tuntutan bagi para manejer pada tingkat perusahaan, fungsi dan ketrampilan. Audit atas eksekutif yang ada dan proyeksi atas pemasokan masa depan yang mungkin dari sumber internal dan eksternal. Merencanakan jalur karir individual berdasarkan pada perkiraan obyektif kebutuhan masa depan dari perusahaan, juga kebutuhan individual.

Perencanaan Suksesi

Promosi yang dipacu, dengan pengembangan yang ditargetkan terhadap kebutuhan masa depan dari bisnis.

Konseling karir yang dilangsungkan dalam konteks pemahaman yang realistik atas kebutuhan masa depan dari perusahaan, juga kebutuhan individual.

Pelatihan dan pengembangan yang berhubungan dengan kinerja untuk mempersiapkan individu bagi peran masa sepan juga tanggung jawab sekarang.

FORECASTING THE SUPPLY OF OUTSIDE CANDIDATES General Economics Conditions

meramal kondisi ekonomi umum dan angka pengangguran umum yg diperkirakan, biasanya makin rendah angka penggangguran, makin rendah pemasokan tenaga kerja dan makin sulit untuk merekrut personil

Local labor Market Conditions Occupational Market Conditions

meramalkan ketersediaan calon jabatan potensial dlm jabatan spesifik

KESIMPULAN

Perencanaan SDM membutuhkan faktor waktu, personel dan juga sumber financial.

Perencanaan SDM dilakukan pada organisasi yang besar, dimana hal ini berarti juga mendapatkan efektivitas yang lebih besar. Perencanaan juga menggambarkan usaha oleh SDM untuk memperkirakan kebutuhan dimasa yad dan supply dari para tenaga kerja, jadi dalam hal ini data merupakan suatu hal vital.

Documents

HUMAN RESOURCES PLANNING