Huong dan su dung chi tiet mail tnu

Đại Học Thái NguyênĐại Học Thái NguyênPackage EEC1.2: Equipping infrastructure of computer

server room for each university member.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Mail Exchange 2007

Version 1.0

CMC System Integration

MỤC LỤC1. KHÁI QUÁT CHUNG.........................................................................................1

1.1. MỤC ĐÍCH..................................................................................................................1

1.2. ĐỐI TƯỢNG – ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG.......................................................................1

2. NỘI DUNG HƯỚNG DẪN.................................................................................2

2.1. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK WEB ACCESS...............................................2

2.2. ĐĂNG NHẬP VÀO OUTLOOK WEB ACCESS..........................................................2

2.3. CALENDAR................................................................................................................4

2.4. CONTACTS................................................................................................................4

2.5. TASKS........................................................................................................................5

2.6. OPTIONS....................................................................................................................6

2.6.1. THAY ĐỔI PASSWORD NGƯỜI DÙNG TRÊN GIAO DIỆN OUTLOOK WEB ACCESS8

2.6.2. CẤU HÌNH RULES CHO HÒM THƯ VÀ TẠO MỚI THƯ MỤC.....................................9

2.7. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK 2003.............................................................10

2.7.1. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG MAIL EXCHANGE 2007 QUA MS OUTLOOK 2003..........10

2.7.2. THAY ĐỔI CẤU HÌNH MS OUTLOOK 2003 ĐÃ KẾT NỐI VỚI EXCHANGE 2003.....12

2.7.3. HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ DUNG LƯỢNG MAILBOX TRÊN SERVER........................14

2.7.4. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH MICROSOFT OUTLOOK KHI THAY ĐỔI MÁY TÍNH........18

2.7.5. CÁC TIỆN ÍCH CỦA HỆ THỐNG OUTLOOK 2003.....................................................23

2.7.6. SỬ DỤNG CALENDAR...............................................................................................25

2.8. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS OUTLOOK 2007.......................................................26

2.8.1. CẤU HÌNH TRUY CẬP THEO GIAO THỨC MAPI VỚI MS OUTLOOK 2007.............26

2.9. CẤU HÌNH RPC/HTTP(S) TRÊN MS OUTLOOK 2007............................................27

2.10. CALENDAR......................................................................................................30

2.11. GROUP SCHEDULE........................................................................................31

2.12. SEARCH FOLDERS........................................................................................33

2.13. INSTANT SEARCH..........................................................................................34

2.14. AUTOARCHIVE...............................................................................................34

Trung tâm GP&DVTK CMC

1. KHÁI QUÁT CHUNG

1.1. MỤC ĐÍCH

Mục đích của tài liệu này nhằm hướng dẫn nhân viên TNU tạo mới và sử dụng mail được hiệu quả hơn trên hệ thống mail exchange 2007.

1.2. ĐỐI TƯỢNG – ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG.

Đối tượng được sử dụng hướng dẫn này là toàn bộ các nhân viên thuộc TNU.

Điều kiện để tạo mới hoặc chuyển mailbox qua Exchange 2007:

Máy tính được sử dụng đã được gia nhập ( join ) vào domain, hoặc chạy workgroup.

Phần mềm mail client được user sử dụng là Microsoft Outlook 2003, Microsoft Outlook 2007 và các web browser.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống mail Exchange 2007 Trang 1


2. NỘI DUNG HƯỚNG DẪN

2.1. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK WEB ACCESS

2.2. ĐĂNG NHẬP VÀO OUTLOOK WEB ACCESS

Người dùng muốn vào mailbox (hộp thư), có thể dùng trình duyệt Web ví dụ Internet Explorer để vào Outlook Web Access:

Mở trình duyệt Web Internet Explorer, sau đó đánh địa chỉ sau:

https:// mailserver.tnu.edu.vn/owa hoặc vào trang web http://mail.tnu.edu.vn sau đó click chọn Email (với địa chỉ trên người dùng có thể đăng nhập vào mailbox khi ở trong hay ngoài cơ quan).

Hình 1 Giao diện đăng nhập Outlook Web Access

Sau khi nhập địa chỉ trên vào, trang web của Mail Exchange sẽ mở ra và người dùng sẽ nhập tài khoản(Username) và mật khẩu(password) để thẩm định trước khi đăng nhập vào hộp thư của người dùng.

Nếu là lần đầu tiên truy nhập vào OWA, người dùng sẽ được thông báo chọn lựa ngôn ngữ và thời gian. Người dùng có thể chọn ngôn ngữ là tiếng Việt.


http://mail.tnu.edu.vn/

https://mailserver.tnu.edu.vn/owa


Sau khi người dùng đã cung cấp tài khoản (username) và mật khẩu (password) để đăng nhập vào OWA, giao diện của OWA có dạng như sau.

Hình 2

Các thư của người dùng nhận được sẽ nằm trong folder Inbox, Các thư mà người dùng soạn nhưng gửi đi chưa được sẽ nằm trong Outbox, các thư mà người dùng viết nháp sẽ nằm trong folder Drafts, các thư do người dùng gửi sẽ nằm lưu lại trong Sent Items và các thư được xóa sẽ nằm trong Deleted Items.


Hòm thư Sọan thư mới

Xóa thư Gửi/Nhận thư

Trả lời một hoặc nhiều người

Chuyển tiếp thư cho người khác

Lựa chọn hộp công cụ

Tùy chọn cấu hình


Hình 3

2.3. CALENDAR

Trên thanh bên bên trái, người dùng có thể sử dụng chức năng Calendar. Chức năng của Calendar này là giúp người dùng hoạch định kế hoạch và sắp xếp thời gian cho công việc, có khả năng nhắc nhở người dùng hoàn thành công việc đúng theo lịch đã sắp xếp trong Calendar.

Để tạo ra một thời biểu công việc, người dùng chỉ việc chọn công cụ là Calendar. Sau đó click New, điền các thông tin cần thiết vào lịch rồi Save and Close lại.

Hình 4

2.4. CONTACTS

Chức năng Contacts là nơi cho người dùng tạo ra và lưu lại thông tin của mọi người.

Để tạo một danh thiếp, người dùng chọn mục Contact sau đó click New rồi điền đầy đủ các thông cần thiết. Sau đó click Save and Close lại.


Chứa các thư đã được xóa

Chứa các thư viết nháp

Chứa các thư gửi đến

Chứa các thư đã được gửi đi

Chức năng sổ nhật ký cho người dùng

Chức năng ghi chú cho người dùng

Chọn Calendar trên thanh công cụ


Hình 5 Chọn mục contact

2.5. TASKS

Chức năng Tasks (Simple List) tạo ra những nhiệm vụ làm việc. Trong đó ta có thể hoạch định ngày bắt đầu công việc và ngày kết thúc công việc. Chức năng Tasks này còn có thể nhắc nhở người dùng sắp đến ngày hết hạn cho công việc đã đề ra.

Để tạo ra một nhiệm vu (Task), người dùng chọn mục Task trên thanh công cụ, sau đó click vào New rồi điền các thông tin cần thiết. Click Save and Close để lưu lại các task nhiệm vụ.


Chọn Contact trên thanh công cụ


Hình 6 Chọn task trên thanh công cụ

2.6. OPTIONS

OUT OF OFFICE ASSISTANT

Trong Options, có rất nhiều thông tin cho người dùng cấu hình tùy theo yêu cầu của mỗi người. Chức năng Out of the Office là một trong những chức năng cần được quan tâm.

Khi người dùng đi công tác xa hay nghỉ phép không có mặt trong công ty, không thể nhận mail được thì người dùng nên dùng chức năng này. Chức năng này sẽ giúp người nhận tự động gửi thư ngược lại cho người gửi biết là mình không có mặt ở công ty làm việc với nội dung được viết dưới khung bên dưới sau khi chọn chức năng I’m currently out of the office. Sau đó click Save and Close để lưu lại cấu hình cho người dùng.


Chọn Task trên thanh công cụ


Hình 7. Tạo Message cho chức nang Out of the Office trong nội bộ

Hình 8. Tạo Message chức năng out of the office với người nhận bên ngoài

MESSAGING OPTIONS

Trong phần này, người dùng có thể cấu hình tuỳ biến giao diện và tài khoản của mình như có bao nhiêu thư được thể hiện trong một trang, thông báo cho người dùng biết là mình có mail mới, thể tạo ra chữ ký ở cuối thư khi gửi thư cho mọi người.

Để tao ra chữ ký, người dùng click vào Email Signature…rồi nhập những thông tin của chữ ký và sau đó Save để lưu lại cấu hình.


Xin chào!Hiện tại, tôi đang nghỉ phép. Tôi sẽ liên lạc với bạn sau.Cảm ơn.

Thân ái,NĐHH

Chọn Out of office

Chức năng tự động trả lời

Định thời gian tự trả lời bắt đầu khi nào và lúc nào kết thúc

Xin chào!Hiện tại, tôi đang nghỉ phép. Tôi sẽ liên lạc với bạn sau.Cảm ơn.

Thân ái,NĐHH


Hình 9. Tạo chữ ký cho mail

2.6.1. THAY ĐỔI PASSWORD NGƯỜI DÙNG TRÊN GIAO DIỆN OUTLOOK WEB ACCESS

Người dùng đăng nhập vào hệ thống mail qua giao diện Outlook Web Access

Tại giao diện sau khi đăng nhập, chọn Options

Hình 10. Option

Sau khi click Options, chức năng Change Password sẽ xuất hiện dưới menu Options, click Change Password

Hình 11

Màn hình Change Password xuất hiện, nhập mật khẩu cũ và mật khẩu mới 2 lần, click Save để thay đổi mật khẩu.



Hình 12. Chang Password

Màn hình thông báo đổi mật khẩu thành công xuất hiện, click OK để hoàn tất quá trình đổi mật khẩu.

2.6.2. CẤU HÌNH RULES CHO HÒM THƯ VÀ TẠO MỚI THƯ MỤC

Đối với hệ thống mail Exchange 2007 người sử dụng cần cấu hình Rules trên MS Outlook.

Trong giao diện MS Outlook chọn menu Tools chọn Rules and Alerts…

Hình 13. New Rule

Cửa sổ Rules and Alerts xuất hiện, click New Rule…

Hình 14

Cửa sổ Rules Wizard xuất hiện click Next để tiến hành tạo Rule cho hòm thư với những tùy chọn sẵn có phù hợp với từng trường hợp sử dụng.



Hình 15. Lựa chọn các tuỳ chọn phù hợp

2.7. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK 2003

2.7.1. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG MAIL EXCHANGE 2007 QUA MS OUTLOOK 2003

ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG MAIL EXCHANGE TỪ TRONG MẠNG NỘI BỘ QUA MICROSOFT OUTLOOK 2003.

Trên máy trạm mới cài đặt Outlook 2003, vào Start và chọn Control Panel.

Nếu chế độ hiển thị của Control Panel là Category View, ở bên trái cửa sổ kích vào Other Control Panel Options và chọn Mail.

Nếu chế độ hiển thị là Classic View, nháy kép vào Mail.

Trong cửa sổ Mail Setup, dưới mục Profiles, kích vào Show Profiles.

Hình 16. Mail setting

Trong cửa sổ Mail hiện ra, kích vào Add.



Trong cửa Name, nhập vào tên của profile, ví dụ như My sổ New Profile, trong hộp Profile Exchange Mail rồi nhấn OK.

Trong cửa sổ E-mail Accounts, chọn Add a new e-mail account và nhấn Next.

Trong cửa sổ Server Type chọn Microsoft Exchange Server nhấn Next.

Trong cửa sổ E-mail Accounts nhập vào các thông tin sau:

Trong ô Microsoft Exchange Server nhập vào tên của mailsrv.tnu.edu.vn.

Chọn Use Cached Exchange Mode.

Trong ô USER NAME, nhập vào địa chỉ EMAIL của người dung, ví dụ [email protected], click NEXT và FINISH

TRUY CẬP BẰNG MICROSOFT OUTLOOK TỪ INTERNET

YÊU CẦU TRÊN MÁY TRẠM

Hệ điều hành Microsoft Windows® XP with Service Pack 1 and 331320 hotfix hoặc Microsoft Windows Server 2003 (Thông thường đã thoả mãn)

Đã cài đặt Microsoft Outlook 2003 (Thông thường đã thoả mãn)

Máy trạm có kết nối internet và truy cập được https (Thông thường đã thoả mãn)

Đã Trust Root CA cấp phát certificate cho Exchange 2003 Server. Thông thường yêu cầu này chưa thoả mãn vì Root CA của TNU là hệ thống tự xây dưng. Do đó, root certificate của CA server chưa được trust. Để trust root CA của TNU, thực hiện những công việc sau:

Yêu cầu quản trị hệ thống cấp cho file chứa certificate của root CA của TNU

Nháy kép vào file nhận được. Trong cửa sổ Certificate hiện ra nhấn Install Certificate.

Chọn Next trong cửa sổ Certificate Import Wizard.

Trong cửa sổ Certificate Store của Certificate Import Wizard chọn Place all certificates in the following store và nhấn Browse.

Trong cửa sổ Select Certificate Store chọn Trusted Root Certification Authorities như trong hình vẽ dưới đây rồi nhấn OK.

Hình 17. Select Certificate Store


mailto:[email protected]


Nhấn Next trong cửa sổ Certificate Store và nhấn Finish trong cửa sổ Certificate Import Wizard.

2.7.2. THAY ĐỔI CẤU HÌNH MS OUTLOOK 2003 ĐÃ KẾT NỐI VỚI EXCHANGE 2003

(Sử dụng cho những máy đã cấu hình Outlook 2003 để kết nối đến hệ thống Exchange 2003

của TNU)

Bật ứng dụng Microsoft Outlook 2003, vào menu Tools và chọn E-Mail Accounts.

Trong E-mail Accounts wizard, chọn View or change existing e-mail accounts, và sau đó nhấn Next.

Trong cửa sổ E-mail Accounts, chọn Microsoft Exchange Server account, rồi nhấn Change.

Trong cửa sổ Exchange Server Settings, chọn More Settings.

Trong cửa sổ Microsoft Exchange Server thực hiện các thao tác sau:

Chuyển sang tab Connection, trong cửa sổ Connection chọn Connect using my Local Area Network (LAN) hoặc Connect using Internet Explorer's or a 3rd party dialer tuỳ vào người dùng đang kết nối internet bằng ADSL hay dial-up.

Hình 18

Trong tab Connection, dưới phần Exchange over the Internet chọn Connect to my Exchange mailbox using HTTP.

Nhấn vào Exchange Proxy Settings.



Trong cửa sổ Exchange Proxy Settings, trong phần Connections Settings, nhập các thông tin như hình vẽ dưới đây:

Hình 19

Nhấn OK trong cửa sổ Exchange Proxy Settings, OK trong cửa sổ Microsoft Exchange Server, Next trong cửa sổ E-mail Accounts, và Finish để kết thúc wizard.

2.7.3. HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ DUNG LƯỢNG MAILBOX TRÊN SERVER

Hiện tại, người dùng của hệ thống Mail Exchange 2003 được cấp một tài khoản trên hệ thống với hạn mức dung lượng mailbox trên server là 1 Gb bao gồm: thư gửi đi (sent items), thư nhận được (Inbox), thư bị xóa (Deleted Items),…do đó nếu người dùng không định kỳ dọn dẹp mailbox của mình, đến một lúc nào đó mailbox sẽ bị đầy dẫn đến không thể tiếp tục gửi nhận mail.

Tính năng AutoArchive của Ms Outlook cho phép chúng ta quản lý được dung lượng hộp thư của mình một cách tự động bằng cách xóa các e-mail đã quá hạn lưu trên server (thời hạn lưu do người dùng xác lập) và lưu về máy Local PC với tên file và đường dẫn mặc định như sau:

C:\Documents and Settings\yourusername \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Sau khi chương trình thực hiện lưu trữ lần đầu, người dùng có thể truy cập trực tiếp các mail được lưu trữ từ Archive Folders trong mục Folder List của Outlook. Trong Archive folders, cấu trúc thư mục được giữ nguyên như trên mailbox và người dùng tương tác với các email này như với các email được lưu trên mailbox. Nếu muốn các e-mail trong Archive Folders được chuyển về mailbox trên server, bạn có thể import từ file lưu trữ (mặc định là: Archive.pst) hoặc copy từng email bằng tay.



Ưu điểm khi sử dụng tính năng AutoArchive:

Giúp người dùng chủ động quản lý được số lượng email trên mailbox, tránh trường hợp mailbox bị đầy ảnh hưởng đến quá trình gửi nhận mail

Vì các email mới nhất vẫn được lưu ở mailbox trên Server nên khi người dùng đi công tác vẫn có thể đọc được những email này khi truy cập qua Outlook Web Access.

Hình 20

CẤU HÌNH AUTOARCHIVE

Để chương trình Outlook tự động chuyển các mail quá hạn lưu trên Mailbox về máy PC local, anh/chị làm theo các bước sau:

Mở chương trình Ms Outlook 2003, trên thanh công cụ chọn Tools Options Others AutoArchive như hình minh họa dưới đây:



Hình 21

Trong cửa sổ AutoArchive, cấu hình các thông số sau phù hợp với việc sử dụng email của mình:

Tần suất chạy AutoArchive: 1 ngày, 2 ngày,…(hình minh họa đặt 5 ngày)

Thiết lập thời hạn lưu mail trên server (hình minh họa: 30 ngày, nếu quá 30 ngày, email sẽ được xóa trên mailbox và lưu về máy Local PC).

Các cấu hình khác như hình minh họa



Hình 22. Cấu hình Auto Archive

Kích chọn Apply these settings to all folders now chọn OK để hoàn tất cấu hình.

CẤU HÌNH ARCHIVE

Chúng ta cũng có thể thực hiện Archive một thư mục nào đó bằng tay, các bước thực hiện:

Mở chương trình Ms Outlook 2003, trên thanh công cụ chọn File Archive.



Hình 23

Thiết lập cấu hình:

Nếu muốn thực hiện lưu trữ theo như cấu hình trong mục 1.1 (AutoArchive) thì tick chọn Archive all folders according to their AutoArchive settings chọn OK

Nếu anh chị muốn Archive một folder nào đó (bao gồm cả các thư mục con), ví dụ thư mục Inbox:

Chọn Archive this folder and all subfolders chọn Inbox.

Xác lập ngày giới hạn: Ví dụ: 04/04/2008, Tất cả các mail nhận được trước ngày này sẽ được lưu trữ về máy Local PC

Kích chọn OK để hoàn tất.

2.7.4. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH MICROSOFT OUTLOOK KHI THAY ĐỔI MÁY TÍNH

EXPORT DỮ LIỆU TRÊN MÁY CŨ

Mở File Import and Export... để bật Import and Export Wizard



Hình 24. Export to File

Trong cửa sổ hiện ra chọn Export to a file và nhấn Next.

Hình 25. Chọn dạng file là .Pst

Trong cửa sổ Export to a File chọn kiển file là Personal Folder (.pst) và nhấn Next.



Hình 26. Export to Personal Folders

Trong cửa sổ Export Personal Folder kích vào dấu “-“ bên cạnh thư mục “Mailbox- Full name of User” để thu nhỏ cấu trúc thư mục để hiện ra toàn bộ các thư mục của hệ thống như hình vẽ dưới đây:

Hình 27. Include Subfolders

Kích vào dấu tích Include subfolders và chọn Archive Folders để Export các dữ liệu đã được Archive về máy, lưu dữ liệu này thành file Archive.pst vào một vị trí thích hợp, ví dụ thư mục C:\Backup.

Thực hiện tương tự đối với thư mục Personal Folders và lưu dữ liệu được export ra thành file Personal.pst trong thư mục đã file Archive.pst.



(Lưu ý:

1. Các thư mục Mailbox và Public Folders được lưu trên server nên không cần export ở máy cũ và import vào máy mới.

2. Tuỳ vào cấu hình của máy cũ mà trên máy của người dùng sẽ có hoặc không có các thư mục Archive Folders và Personal Folders, có thể không có cả hai. Do đó, trên máy trạm của người dùng có thư mục nào thi sẽ thực hiện export thư mục đó.)

Copy các file Archive.pst và Personal.pst vừa được export từ máy cũ sang máy mới.

IMPORT DỮ LIỆU TRÊN MÁY MỚI

Mở Microsoft Outlook đã được cài đặt và cấu hình trên máy mới. Vào menu File Import and Export … để bật Import and Export Wizard

Trong cửa sổ Export and Import Wizard, chọn Import from another program or file và nhấn Next

Hình 28. Import Mail Database

Trong cửa sổ Import a File chọn kiểu file là Personal Folder File (.pst) và nhấn Next.



Hình 29. Chọn kiểu dữ liệu Import

Trong cửa sổ Import Personal Folders chọn Do not import dupplicates và nhấn Browse… để trỏ đến vị trí đặt file archive.pst và nhấn Next

Hình 30. Browse tới file dữ liệu

Trong cửa sổ Import Personal Folders cấu hình như hình vẽ dưới đây và nhấn Finish.



Hình 31. Chọn Folder import

Thực hiện tương tự với file Personal.pst nếu có.

2.7.5. CÁC TIỆN ÍCH CỦA HỆ THỐNG OUTLOOK 2003

SỬ DỤNG ADDRESS BOOK 2003

Khi mở cửa sổ Address Book, tuỳ vào user cần tìm thuộc vùng miền nào, bạn có các lựa chọn Address List phù hợp trong danh sách ở mục “Show Names from the:” như minh hoạ trên hình sau:

Ví dụ: user cần tìm thuộc các Chi nhánh Miền Bắc, bạn lựa chọn Address List là CN Miền Bắc

SỬ DỤNG CALENDAR

Tiện ích Calendar có trong Microsoft Outlook 2003 nhằm hỗ trợ người dung quản lý lịch làm việc của mình Người dùng sử dụng Calendar để lập lịch công tác, lên lịch các cuộc hẹn, các buổi meeting một cách nhanh chóng và dễ dàng.Ngoài ra, bạn cũng có thể phân công công việc cho nhân viên, chia sẻ lịch làm việc của mình với các đồng nghiệp để họ biết giờ bận, giờ rỗi của bạn mà không cần phải liên lạc với bạn qua điện thoại.

THIẾT LẬP CUỘC HẸN

Mở chương trình Ms Outlook 2003, trên thanh công cụ chọn File New Appointment.

Kích chọn Invite Attendees để mời người khác tham gia



Hình 32. Invite thành viên

Xác lập nội dung, thời gian, địa điểm, các thành viên tham gia buổi Appointment như hình minh họa, sau đó kích chọn Send để gửi cho các thành viên.

Hình 33. Gửi thư mời

Chờ phản hồi từ các thành viên, các thành viên được mời sẽ nhận được mail từ người thiết lập Appointment, người nhận có thể đồng ý (Accept), từ chối (decline),..



2.7.6. SỬ DỤNG CALENDAR

Anh/chị có thể chia sẻ calendar và phân quyền truy cập hợp lý cho các người dùng khác.

Chọn mục Calendar chọn Share My Calendar

Hình 1. Share Calendar

Thiết lập quyền truy cập cho một hoặc một nhóm người dùng: Chọn Tab Permission Add

Hình 2. Calendar Properties

Chú ý: Anh/chị muốn truy cập vào Calendar chia sẻ của user khác: Kích chọn Calendar Open a

Shared Calendar Nhập tên tài khoản của người sở hữu Calendar đó:



2.8. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS OUTLOOK 2007

2.8.1. CẤU HÌNH TRUY CẬP THEO GIAO THỨC MAPI VỚI MS OUTLOOK 2007

Sau khi người dùng đăng nhập tên và mật khẩu vào domain TNU, chạy chương trình MS Outlook 2007.

Tại màn hình startup, chọn next.

Tại màn hình Accout Configuration, chọn yes click Next.

Tại màn hinh Add New Email Account, MS Outlook 2007 có chức năng Auto Discovery sẽ tự tìm tài khoản của người dùng. Kiểm tra tên và địa chỉ email, sau đó chọn Next.

Hình 34. Auto Account Setup

Tại màn hình Online search for your server setting, chờ hệ thống kiểm tra username và mail server. Khi hoàn thành chọn finish để kết thúc quá trình cài đặt mailbox.



2.9. CẤU HÌNH RPC/HTTP(S) TRÊN MS OUTLOOK 2007

Người dùng sử dụng tính năng này khi muốn sử dụng Microsoft Outlook để gửi và nhận E-mail khi không ở trong hệ thống của TNU ( ở nhà hoặc đi công tác ).

Trên thanh công cụ của Outlook anh chi click vào Tool chọn Account Setting. Giao diện configure sẽ hiển thị như hình bên dưới.

Hình 35. Giao diện configure Email Account


Chọn Microsoft Exchange

và click Change


Chọn Microsoft Exchange sau đó click vào nút Change.

Tại màn hình Change Email Account, click More Setting

Hình 3. Click More Settings…

Tiếp theo click vào tab Connection, check vào ô connet to my exchange mailbox using HTTP và đánh dấu check vào ô Connect to my Exchange mailbox using HTTP, sau đó click vào nút Exchange proxy Setting.

Hình 4. Check Connect to my Exchange và Click Exchange Proxy Setting…



Trong ô https:// nhập vào mailserver.tnu.edu.vn

Hình 5. Nhập mailserver.tnu.edu.vn



Trong mục Proxy authentication settings chọn Basic authentication

Click OK và kết thúc quá trình cấu hình RPC over HTTP.

2.10. CALENDAR

Chức năng tương tự như trong Outlook Web Access.

Để tạo lịch biểu mới vào File, chọn New và Click vào Calender

Hình 6. Chọn Calendar



Cửa sổ Create New Folder hiện ra, gõ tên Folder, Click OK để tiếp tục .

Hình 7. Chọn Create New Folder

Tại Tab My Calendar, Check vào Calendar vừa tạo để chỉnh sửa và lập lịch.

Hình 8. Chọn My Calendars

2.11. GROUP SCHEDULE

Chức năng cho phép người dùng thiết lập cuộc họp gồm nhiều thành viên.

Để tạo Group Schedule, Tại mục Calendar, vào Action menu click View Group Schedules.



Hình 9. Chọn View Group Schedules

Tại cửa sổ Group Schedules, click New, gõ tên của Group SCHEDULES, click OK.

Hình 10. Chọn Group Schedules

Để thêm danh sách thành viên click Add Others, chọn Add from Address Book hoặc Add Public Folder. Chọn các thành viên muốn add, Click OK



Hình 11. Chon Add Others

Click Save and Close.

2.12. SEARCH FOLDERS

Tính năng cho phép tìm kiếm thư một cách nhanh chóng và dễ dàng

Gõ từ cần tìm kiếm và Enter để bắt đầu quá trình tìm kiếm

Hình 12. Search Folders



2.13. INSTANT SEARCH

Tính năng cho phép tìm kiếm nhanh chóng các mục trong Microsoft Office Outlook 2007

Để Enable tính năng Instant Search, click vào Click here to enable Instant Search. Cửa sổ Microsoft Office Outlook hiện ra, click Enable để download và cài đặt Instant Search

Hình 13. Instant Search

2.14. AUTOARCHIVE

Tính năng cho phép quản lí kích thước mailbox bằng cách xóa các Items cũ hoặc chuyển chúng tới một file và xóa các Item đã quá hạn

Để cấu hình AutoArchive vào Tool, Click Options, chọn Tab Other. Click AutoArchive



Hình 14. Options

Cấu hình các thông số:

Run AutoArchive every: thiết lập thời gian chay AutoArchive

Prompt before AutoArchive runs: Hỏi trước khi chạy AutoArchive

Delete expired items: Xóa các Item quá hạn

Defaul folder settings for archiving: định nghĩa các Item bị xóa hoặc move và phạm vi áp dụng.



Hình 15. AutoArchive
