Hướng dẫn sử dụng SugarCRMCE

http://onlinecrm.vn 7/18/2012

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM

SugarCRM

COMMUNITY EDITION USER GUIDE

SugarCRM CE – Tài liệu hướng dẫn sử dụng Page 1

Mục Lục

1 Các yêu cầu về việc sử dụng phần mềm .................................................................................................. 4

2 Hướng dẫn chung ................................................................................................................................. 5

2.1 Login ............................................................................................................................................. 5

2.2 User Modifies .................................................................................................................................. 7

2.3 Home........................................................................................................................................... 10

2.4 Kỹ thuật sử dụng phần mềm cơ bản ................................................................................................ 12

2.4.1 Module .................................................................................................................................... 12

2.4.2 Màn hình chính ........................................................................................................................ 13

2.4.3 Màn hình edit ........................................................................................................................... 17

2.4.4 Màn hình detail (thông tin chi tiết): ............................................................................................ 18

2.4.5 Action ..................................................................................................................................... 23

2.4.6 Last Viewed ............................................................................................................................. 24

2.4.7 Tìm kiếm toàn cục .................................................................................................................... 24

2.4.8 Tìm kiếm trong module ............................................................................................................. 25

2.4.9 Select ..................................................................................................................................... 27

2.4.10 Multi select ........................................................................................................................... 30


2.4.11 Kỹ thuật tìm kiếm cơ bản: ...................................................................................................... 31

2.4.12 Field Related to ..................................................................................................................... 31

2.5 Import ......................................................................................................................................... 31

2.6 Export .......................................................................................................................................... 39

2.7 Delete .......................................................................................................................................... 46

2.8 Edit ............................................................................................................................................. 49

3 Hướng dẫn chi tiết .............................................................................................................................. 51

3.1 Activities ...................................................................................................................................... 51

3.1.1 Calendar ................................................................................................................................. 51

3.1.2 Calls ....................................................................................................................................... 56

3.1.3 Meetings ................................................................................................................................. 59

3.1.4 Emails .................................................................................................................................... 63

3.1.5 Tasks ...................................................................................................................................... 75

3.1.6 Notes ...................................................................................................................................... 78

3.2 Sales ........................................................................................................................................... 80

3.2.1 Accounts ................................................................................................................................. 80

3.2.2 Contacts ................................................................................................................................. 83


3.2.3 Leads...................................................................................................................................... 86

3.2.4 Opportunities ........................................................................................................................... 92

3.3 Marketing ..................................................................................................................................... 97

1.1.1 Targets ................................................................................................................................... 99

1.1.2 Target Lists ........................................................................................................................... 101

3.3.1 Campaign Email ..................................................................................................................... 105

1.1.3 ROI (báo cáo hiệu quả của Campaign) ...................................................................................... 125

3.4 Support ...................................................................................................................................... 126

3.4.1 Cases ................................................................................................................................... 126

3.4.2 Bug Tracker ........................................................................................................................... 129

3.5 Collaboration .............................................................................................................................. 132

3.5.1 Projects ................................................................................................................................ 132

3.5.2 Documents ............................................................................................................................ 133

4 Hướng dẫn mở rộng .......................................................................................................................... 136

4.1 Xem lịch giữa các nhân viên ......................................................................................................... 136

4.2 Thay đổi nhanh status sang held ................................................................................................... 139


1 Các yêu cầu về việc sử dụng phần mềm

- Tài liệu này được biên soạn và cập nhật trên phiên bản Sugar áp dụng là Sugar Community Edition (CE) 6.3.0,

các phiên bản trước đó hoặc về sau của Sugar có thể có sự khác biệt nhỏ, tuy nhiên sự khác biệt (nếu có) sẽ

không đáng kể.

- Các trình duyệt webđược hỗ trợ:

Tên trình duyệt Phiên bản hỗ trợ Link Download

Google Chrome 14 http://www.google.com/chrome

Firefox 3.6, 7 http://www.mozilla.org/firefox

Microsoft Internet Explorer 8.0, 9.0 www.microsoft.com/ie

Safari 5.0 http://www.apple.com/safari

- Phải chắc chắn rằng Javascript được hỗ trợ và cookie được bật trên trình duyệt mà nhân viên sử dụng. Thông

thường, các trình duyệt đều thỏa yêu cầu này.

- Mạng Internet sẵn sàng (nếu triển khai trên Internet) hoặc kết nối LAN giữa máy sử dụng và máy chủ (máy cài

đặt ứng dụng) được đảm bảo.

- Thời gian của một phiên làm việc mặc định là 24 phút (có thể chỉnh thông số này trong file php.ini). Trong

khoảng thời gian này, nếu nhân viên không sử dụng chương trình, thì chương trình sẽ tự động thoát ra ngoài màn

hình đăng nhập. Để tránh các trường hợp mất dữ liệu đáng tiếc xảy ra (vd: đang nhập liệu rồi bỏ ra ngoài sau đó

http://www.google.com/chrome

http://www.mozilla.org/firefox

http://www.microsoft.com/ie

http://www.apple.com/safari


trở lại sử dụng chương trình thì bị thoát ra ngoài), nhân viên lưu ý trường hợp không sử dụng chương trình trong

thời gian dài thì nên lưu màn hình đang làm việc lại và thực hiện thoát khỏi chương trình nhằm bảo đảm an toàn

dữ liệu.

2 Hướng dẫn chung

2.1 Login

- Để sử dụng các chức năng của chương trình thì thao tác đầu tiên là phải login vào hệ thống. Phần nội dung này

hướng dẫn thao tác login vào hệ thống.

Nội dung hướng dẫn: Đăng nhập vào hệ thống.

Người sử dụng: Tất cả nhân viên.

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên đăng nhập vào hệ thống với username và password hiện tại.

No# User Actions Actions Of Application


1 B1: Truy cập địa chỉ của phần mềm

B2: Nhập Username và Password

B3: Nhấn Log In để đăng nhập

+ User Name: Tên đăng nhập.

+ Password: Mật khẩu.

+ Forgot Password: Trường hợp quên mật khẩu thì nhấn vào đây để

thực hiện lấy lại mật khẩu.

Kết quả: Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống.

Lưu ý: nếu đăng nhập lần đầu chương trình xuất hiện màn hình chọn múi giờ người dùng. Múi giờ đề nghị là

Asian/SaiGon (GMT+7).


2.2 User Modifies

Thông tin người dùng bao gồm:

- Username: Tên đăng nhập.


- Password: Mật khẩu login vào chương trình.

- First Name: Họ.

- Last Name: Tên.

- Email

- Mobile

- …

Nội dung hướng dẫn: Chỉnh sửa thông tin người dùng.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên chỉnh sửa thông tin của mình trên hệ thống.



1 B1: Sau khi login xong, nhấn

vào link là tên người dùng ở

phía góc trên bên phải màn

hình đăng nhập.

B2: Nhập thông tin cần chỉnh

sửa.

B3: Nhấn Save.


2.3 Home

Kết quả: Chỉnh sửa thông tin người dùng.

Nội dung hướng dẫn: Cấu hình Trang chủ của người dùng.

Người sử dụng: Nhân viên.

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên cấu hình Trang chủ của người dùng.



1 Cấu hình Trang Chủ

B1: Vào Sales Home

B1:Nhấn Thêm Dashlets

để thêm các cửa sổ hiển thị

trong Trang Chủ.

B2: Nhấn để chọn những

Module, Biểu đồ, Công cụ ta

muốn hiển thị ra Trang

Chủ.

- Đối với tab web ta có thể

điền đường dẫn của một

trang web để hiển thị tại

Trang Chủ.


2.4 Kỹ thuật sử dụng phần mềm cơ bản

- Để việc sử dụng phần mềm được dễ dàng và hiệu quả, bạn cần nắm được những kỹ thuật sử dụng phần mềm

2.4.1 Module

- Call, Meeting, Account… được gọi là module

Ví dụ để vào một module cuộc gọi bạn vào Activities Calls.

B3: Để Reset lại Cấu hình

của Module Trang chủ ta

nhấn vào tên người dùng

trên góc phải màn hình.

B4: Chọn Reset Home

Page.

B5: Nhấn Save.

Kết quả: Cấu hình thành công Trang chủ của người dùng.


Một module bao gồm các màn hình:

Màn hình chính

Màn hình edit

Màn hình detail

2.4.2 Màn hình chính

- Là màn hình chứa danh sách các đối tượng (ví dụ đối tượng là sản phẩm thì chứa danh sách sản phẩm, đối tượng

là khách hàng thì chứa danh sách khách hàng) và khu vực tìm kiếm.


- Là màn hình xuất hiện khi vào một module, hoặc khi nhấn View + tên module.




2.4.3 Màn hình edit (màn hình chỉnh sửa, tạo mới)

- Màn hình edit được sử dụng để tạo mới một đối tượng hoặc để chỉnh sửa đối tượng đã được tạo.

- Ví dụ:


2.4.4 Màn hình detail (thông tin chi tiết):

- Màn hình detail được sử dụng để chứa thông tin của một đối tượng.


- Màn hình này xuất hiện sau khi tạo một đối tượng, hoặc khi nhấn vào tên của đối tượng trong màn hình List

view.


- Màn hình detail gồm 2 phần: thông tin cơ bản và thông tin hoạt động.

Ví dụ: nếu đối tượng là khách hàng (account)

Thông tin cơ bản bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, điện thoại, địa chỉ…

Thông tin hoạt động bao gồm: các hoạt động liên quan đến khách hàng đó:

Các cơ hội mà khách hàng này đem lại


Hoạt động chăm sóc liên quan đến khách hàng này…


Lưu ý: Trong thông tin hoạt động, có các subpanel.


2.4.5 Action

Trong một module sẽ có những thao tác chính:

Thêm mới

Xem danh sách

Thêm từ file


Các thao tác được hiển thị trên thanh thao tác:

2.4.6 Last Viewed

Xem gần đây hiển thị những đối tượng bạn đang/ đã thao tác gần đây nhất.

2.4.7 Tìm kiếm toàn cục

Global Search sẽ tìm kiếm trong các module:

Accounts

Calls

Cases

Contacts

Documents


Leads

Meetings

Notes

Opportunities

B1: Nhập thông tin cần tìm kiếm vào ô trên góc phải màn hình

B2: Nhấn Search.

2.4.8 Tìm kiếm trong module

Trong mỗi module có 2 cách tìm kiếm: tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao.


Mặc định khi vào một module sẽ xuất hiện màn hình tìm kiếm cơ bản, để chuyển qua màn hình tìm kiếm nâng

cao, nhấn Advanced Search.

Nếu đang ở màn hình tìm kiếm nâng cao, để quay về màn hình tìm kiếm cơ bản, nhấn Basic Search.


- Lưu ý: để reset lại danh sách sau khi tìm kiếm, nhấn sau đó nhấn

2.4.9 Select

- Ví dụ trong màn hình tạo Contact có field Account


Việc này giúp xác định người liên hệ/đại diện thuộc công ty/ khách hàng.

Để làm được điều này, bạn thực hiện như sau:

B1: Nhấn vào nút .

Lúc này sẽ có một cửa sổ mới (cửa sổ này còn được gọi là màn hình pop up) hiện ra.

B2: Trong màn hình pop up bạn nhấn vào tên account.



B3: Lúc này ở field Khách hàng, tên Khách hàng sẽ được điền.

B4: Nếu bạn muốn xoá tên khách hàng, bạn nhấn vào nút .

Áp dụng tương tự khi select ở subpanel.

2.4.10 Multi select

- Trong chương trình có những field cho phép lựa chọn nhiều giá trị (những field này thường xuất hiện trong khu

vực tìm kiếm).

Đối với những field này, để lựa chọn nhiều giá trị, bạn vừa nhấn phím Ctrl vừa nhấn chuột vào giá trị bạn muốn

chọn.


2.4.11 Kỹ thuật tìm kiếm cơ bản:

Khi tìm kiếm, nếu bạn không nhớ chính xác từ, bạn có thể thêm dấu % trước từ đó.

Lưu ý khi tìm kiếm mã, thì phải nhập chính xác mã mới tìm kiếm được.

Ví dụ, bạn không nhớ hết họ tên của khách hàng, mà chỉ nhớ tên khách hàng là Ngọc Hằng, thì bạn có thể nhập

2.4.12 Field Related to

Các field này xuất hiện trong các module Call, Meeting, Task…

Ví dụ thực hiện trong module Task

Chọn đối tượng liên quan đến tác vụ này. Ví dụ bạn xử lý hồ sơ của khách hàng bạn nhấn nút sổ xuống và chọn

là Account. Sau đó bạn nhấn nút mũi tên để chọn Khách hàng này là khách hàng nào.

2.5 Import

SugarCRM hỗ trợ nhập dữ liệu từ file CSV (Comma Separated Values) cho những module như:

- Accounts.

- Contacts.

- Leads, Cases.


- Targets.

- Những hoạt động như: Calls, Meetings, Tasks, Note.

Lưu ý:

- Module Document (Tài Liệu) không có chức năng nhập dữ liệu (Import).

- Luôn phải import dữ liệu của Account trước rồi sau đó mới import Contact, Lead, dữ liệu khác.

- Phải chuẩn hóa file import trước khi thực hiện import (Bao gồm việc chuẩn hóa file excel và chuyển

file excel sang file txt).

Nội dung hướng dẫn: Thêm Dữ Liệu Từ File.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên nhập dữ liệu từ file CSV.


Chuyển file excel thành file txt để

import (Vì không thể import trực

tiếp file excel):

B1: Mở file excel bạn muốn import.

B2: Chọn Save as.


B3: Nhập tên file, chọn Save as Type

là Unicode Text.

B4: Nhấn Save.

B5: Nhấn Yes.

B6: Mở file txt vừa được tạo, nhấn

File, chọn Save as.


B7: Nhập tên file mới, chọn

Encoding là UTF-8.

B8: Nhấn Save.


1 Ví dụ thao tác trên module Khách

hàng (Các module còn lại thực hiện

tương tự.)

B1: Vào Sales Accounts.

B2: Chọn Import Accounts.

B3: Nhấn Choose File để chọn file

cần nhập từ máy tính và check chọn

tạo thêm dữ liệu hoặc tạo mới dữ

liệu. Sau đó chọn Next.

B4: Nhấn vào nút View Import File


Propertives. Check chọn Header

Row.

B5: Nhấn Next.

B6: Sau đó tùy chỉnh các Trường dữ

liệu tương ứng với Dòng Tiêu Đề.

Nhấn Tới (đối với module Công Ty,

Khách Hàng )/ Nhấn Tiến Hành

Nhập Dữ Liệu (đối với các module

còn lại).


Lưu ý: Module Account còn có thêm

bước kiểm tra trùng.


B7: Nhấn Import Now.

- Bạn kéo tiêu chí kiểm tra trùng từ ô Fields to Check sang ô Available

Fields.


2.6 Export

SugarCRM cho phép xuất tất cả trường dữ liệu ra file .CSV. Chúng ta có thể sử dụng MS Excel/Notepad/OpenOffice

để đọc file này.

Kết quả: Import dữ liệu thành công.

Nội dung hướng dẫn: Xuất dữ liệu.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên Xuất dữ liệu ra file CSV.


1 Ví dụ thao tác trên module Khách

hàng:

B1: Vào Sales Accounts. (các

module khác thực hiện tương tự)


B2: Check để chọn những dòng dữ

liệu (record) mà ta muốn xuất.

Ngoài ra bạn có thể chọn dấu sổ

xuống và chọn Select This Page

(chọn tất cả các dòng dữ liệu hiện ở

trang này), Select All (chọn tất cả

các dòng dữ liệu), Deselect All (bỏ

chọn tất cả các dòng dữ liệu).

B3: Nhấn Action Export.

B4: Lưu lại file vừa xuất ra. (Đối với

các module còn lại thì tương tự).


Mở tài liệu bằng excel và notepad

Khi xuất dữ liệu nếu nội dung có

chứa tiếng Việt thì sẽ gặp tình trạng

bị lỗi font khi mở file vừa xuất trong

Excel. Vì thế bạn thực hiện thêm

những bước sau:

B1: Click chuột phải vào file mới lưu,

chọn Open With, chọn Notepad.

B2: Tại màn hình Notepad, chọn

menu File, Save As.

+ File name: Account.xls

+ Save as type: All types

+ Encoding: UTF-8

B3: Nhấn Save.


Mở tài liệu bằng OpenOffice

B1: Mở openoffice.

B2: Chọn Spreadsheet.

B3: Chọn File Open.


B4: Chọn file csv mới được save.

Nhấn Open.


B5: Trong phần Text Import:

+ Character set: Unicode (UTF-8).

+ Check chọn Comma

B6: Nhấn OK.


B7: Chọn File Save As

B8:

+ File Name: Nhập tên file.

+ Save as type: Microsoft Excel

97/2000/XP (.xls) (*.xls)

Nhấn Save.

Kết quả: Xuất dữ liệu thành công ra file CSV.


2.7 Delete

- Thao tác xóa được thực hiện giống nhau trong các module.

- Ví dụ thực hiện sử dụng trong module Cuộc Gọi (Call)

Nội dung hướng dẫn: Xóa Cuộc Gọi.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên xóa thông tin một Cuộc Gọi.



1 B1: Check để chọn Call bạn muốn

xóa (có thể chọn 1 hoặc nhiều Call).

B2: Nhấn Action Delete

Sẽ xuất hiện màn hình hỏi:

- OK: Xóa.

- Cancel: Không xóa.


Nếu đang ở màn hình detail của

Call bạn muốn xóa

Nhấn Delete.

Kết quả: Nhân viên có thể xóa Call.


2.8 Edit

- Thao tác sửa được thực hiện giống nhau tại tất cả module.

Nội dung hướng dẫn: Sửa thông tin Cuộc Gọi.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên sửa thông tin một Call (Cuộc Gọi).


1 Sửa Call:

B1: Nhấn button ở Call bạn

muốn sửa.

B2: Thay đổi thông tin mà bạn

muốn sửa.

B3: Nhấn Save.


Nếu đang ở màn hình detail.

Nhấn nút Edit.

Kết quả: Nhân viên có thể sửa Call.


3 Hướng dẫn chi tiết

3.1 Activities

3.1.1 Calendar

- Sử dụng lịch để xem trong ngày/tuần/ tháng/ năm bạn có cuộc gọi, cuộc hẹn, tác vụ nào.

Nội dung hướng dẫn: Xem lịch.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên xem lịch



Activities Calendar.


1 Xem lịch theo ngày:

Bạn nhấn vào nút

Màn hình của Lịch theo ngày:

Những tác vụ/cuộc gọi/cuộc họp của bạn sẽ được liệt kê cụ thể theo từng

giờ.


2 Xem lịch theo tuần/tháng:

Bạn nhấn vào nút hoặc

Những tác vụ/cuộc gọi/cuộc họp của bạn sẽ được liệt kê cụ thể theo từng

ngày.

Màn hình Lịch theo tuần:

Màn hình lịch theo tháng:


3 Xem lịch theo năm

Bạn nhấn vào nút

Để xem công việc trong một ngày cụ thể, bạn nhấn vào ngày trong một

tháng.


Kết quả: Nhân viên có thể xem lịch.

3.1.2 Calls

Module Call được sử dụng cho 2 mục đích:

- Lưu thông tin cuộc gọi đã nhận được: (ví dụ khách hàng gọi điện thoại đến để hỏi thông tin căn hộ) Bạn

tạo mới một cuộc gọi có trạng thái là Held (đã thực hiện)và Inbound (từ bên ngoài gọi đến).


- Lưu thông tin cuộc gọi sẽ thực hiện: (ví dụ bạn lên kế hoạch ngày 20 sẽ gọi điện hẹn khách hàng lên bổ sung

hồ sơ) Bạn tạo mới một cuộc gọi có trạng thái là planned (lập kế hoạch) và Outbound (gọi ra ngoài). Và khi

tới ngày 20, bạn thực hiện xong cuộc gọi này, bạn vào cuộc gọi chuyển trạng thái từ planned sang held để ghi

nhận cuộc gọi này đã hoàn thành.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Call.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên vào trang cuộc gọi và thêm Call.



Vào Activities Calls.

1 Thêm Call:

B1: Chọn Log Call.

B2: Điền các thông tin.

Màn hình của Create Call:


B3: Nhấn Save.

- Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập thông tin vào.

- Còn những trường khác, những trường nào có thông tin thì nhập,

không thì có thể bỏ trống.

+ Subject: Chủ đề của cuộc gọi.

+ Status: Trạng thái của cuộc gọi (planned: lập kế hoạch, held: đã thực

hiện, not held: không thực hiện).

+ Start Date & Time: Ngày giờ bắt đầu thực hiện cuộc gọi.

+ Duration: Thời gian thực của cuộc gọi.

+ Related to: Chọn vấn dề liên quan đến cuộc gọi (account, contact …).

+ Reminder: Nếu bạn muốn hệ thống nhắc nhở cho bạn về thông tin

của cuộc gọi thì check vào checkbox này.

+ Description: Mô tả ngắn gọn về cuộc gọi.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Call.

3.1.3 Meetings

Module Meeting được sử dụng cho 2 mục đích:

- Lưu thông tin cuộc họp/cuộc gặp đã thực hiện: Bạn tạo mới một cuộc họp có trạng thái là held (Đã thực

hiện).


- Lưu thông tin cuộc họp/cuộc gặp sẽ thực hiện: Bạn tạo mới một cuộc họp có trạng thái là planned (lập kế

hoạch). Và khi tới ngày 20, bạn thực hiện xong cuộc họp này, bạn vào cuộc họp chuyển trạng thái từ planned

sang held để ghi nhận cuộc họp này đã hoàn thành.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Meeting.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm thông tin một Meeting.


Vào Activities Meetings.

1 Thêm Meeting:

B1: Chọn Schedule Meeting.

Màn hình của Create Meeting:



- Các trường có dấu * bắt buộc phải điền thông tin.

- Còn những trường khác, trường nào có thông tin thì điền, không thì có

thể bỏ trống và cập nhật sau.

+ Subject: Chủ đề của Meeting.

+ Status: Trạng thái của Meeting (planned: lập kế hoạch, held: đã

thực hiện, not held: không thực hiện).

+ Start Date: Ngày giờ bắt đầu thực hiện Meeting.

+ Duration: Khoảng thời gian của Meeting.

+ Related to: Chọn vấn dề liên quan đến Meeting (contact, account…).

+ Reminder: Nếu bạn muốn hệ thống nhắc nhở cho bạn về thông tin


của Meeting thì check vào checkbox này.

+ Description: Mô tả ngắn gọn về Meeting.

Mời họp:

- Bạn có thể mời một số người cùng tham gia buổi meeting này trong

phần Add Invitees.

B1: Điền thông tin 1 trong 3 trường: First Name, Last Name, Email và

nhấn Search.

B2: Sau khi Search, kết quả hiện thông tin bên dưới, bạn nhấn Add ở

người muốn mời.

B3: Danh sách những người tham gia buổi meeting sẽ được hiển thị ở

phần Scheduling.


B3: Nhấn Save.

+ Nếu muốn huỷ mời một người bất kỳ, bạn nhấn ở dòng có tên

người đó.

B4: Nhấn Send Invities.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Meetings.

3.1.4 Emails

Sử dụng module Emails để quản lý thư của bạn và một số tác vụ như check, soạn và gửi thư điện tử.


3.1.4.1 Email Config

Nội dung hướng dẫn: Cấu hình một tài khoản thư điện tử.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên vào trang thư điện tử đề cấu hình thư điện tử.

No # Acction Acction of application

1 Vào Activities Emails.

2 Cấu hình tài khoản Emails:

B1: Nhấn button Settings.

Màn hình của Settings:


B2: Nhấn tab Mail Accounts.

B3: Tại Mail Account nhấn Add.

B4: Nhập các thông tin vào.

B5: Nhấn Done.





không có có thể bỏ trống.


- Incoming Email:

+ Mail Account Name: Tên tài khoản của thư điện tử.

+ User Name: Tên người dùng.

+ Password: Mật khẩu của bạn.

+ Mail Server Address: Địa chỉ mail server mà bạn đang sử dụng (ở

đây nếu bạn của mail server do nhà cung cấp thì bạn nhập vào, nếu

không có bạn có thể sử dụng mail server của gmail hoặc yahoo).

+ Mail Server Protocol: chọn giao thức cho mail server (từ phiên bản

SugarCRM 5.5.0 chỉ hỗ trợ giao thức IMAP).

+ Use SSL: Nếu muốn sử dụng SSL thì check vào checkbox.

+ Mail Server Port: Cổng của mail server (tùy theo nhà cung cấp mà

bạn cần nhập đúng cổng).

+ Monitored Folders: Thư mục mà bạn muốn quản lý trong thư điện

tử.

+ Trash Folder: Nơi chứa những thư mà bạn đã xóa.

+ Sent Folder: Thư mục chứa thư đã gửi của bạn.

- Outgoing Email

+ From Name: Tên cho biết tên để gửi thư điện tử.


+ From Address: Địa chỉ thư điện tử để gửi.

Kết quả: nhân viên có thể tự cấu hình một tài khoản thư điện tử.

3.1.4.2 Tạo chữ ký

Nội dung hướng dẫn: Tạo chữ ký.

Người sử dụng : Nhân viên.

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên tạo chữ ký.



2 Cấu hình tài khoản Emails:

B1: Nhấn button Settings.

B2: Trong màn hình Settings, bạn nhấn

vào nút Create phần Signatures.

Màn hình của Settings:


B3: Màn hình tạo chữ ký hiện ra. Bạn

nhập thông tin cần thiết.




+ Name: tên của chữ ký.

+ Signature: nội dung chữ ký.


Để hiển thị logo của công ty, bạn nhấn vào biểu tượng .

+ Image URL: link chứa logo (Ví dụ: http://sugarcrm.com.vn/wp-

content/themes/sugar2/images/logo.jpg)

+ Border: Có kẻ khung cho logo hay không? (Ví dụ: Border =1)

Nhấn Insert để insert logo.

http://sugarcrm.com.vn/wp-content/themes/sugar2/images/logo.jpg

http://sugarcrm.com.vn/wp-content/themes/sugar2/images/logo.jpg


B4: Nhấn Save.

B5: Ở màn hình Settings, nhấn Done.

Lưu ý: sau khi tạo chữ ký, bạn nhấn F5

để reload lại page thì thiết lập mới có

hiệu lực.

Kết quả: nhân viên có thể tạo chữ ký.


3.1.4.3 Check, Compose and Send Email

Nội dung hướng dẫn: Xem, viết và gửi thư điện tử.

Người sử dụng : Nhân viên

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên vào trang thư điện tử đề cấu hình thư điện tử



2 Check Emails:

Từ màn hình chính của Emails nhấn

vào thư mà bạn muốn đọc.

Màn hình cho phép đọc thư điện tử


3 Soạn và gửi Emails:

B1: Nhấn button Compose.

Màn hình chính của Emails:


B2: Nhập các thông tin và soạn nội

dung của thư.

B3: Nhấn button Send để gửi thư

đi.

Màn hình của Compose:

Kết quả: nhân viên có thể check, soạn và gửi Emails.

3.1.5 Tasks

Module Task được sử dụng cho:

- Lưu thông tin việc bạn phải làm (tác vụ có thể diễn ra trong một ngày hoặc kéo dài trong nhiều ngày): ví dụ

bạn lên kế hoạch ngày 20 sẽ làm báo cáo, thống kê Bạn tạo mới một tác vụ có trạng thái là not started (chưa

bắt đầu). Và khi tới ngày 20, bạn chuyển trạng thái tác vụ là in progress (đang tiến hành), và khi bạn đã hoàn

thành xong tác vụ, bạn chuyển trạng thái thành completed (Hoàn tất).


Nội dung hướng dẫn: Thêm Tasks.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm Task.


Vào Activities Tasks.

1 Thêm Task:

B1: Chọn Create Task.

Màn hình của Create Task:



B3: Nhấn Save.




+ Subject: Tên task.

+ Status: Trạng thái của task (not started, in progress, completed …).

+ Due Date: Ngày kết thúc task.

+ Start Date: Ngày bắt đầu thực hiện task.

+ Related to: Xem xét task liên quan tới cái gì như (account, contact…).


+ Priority: Tầm quan trọng của task (high, medium, low).

+ Description: Mô tả ngắn gọn về task.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Task.

3.1.6 Notes

Lưu ý: Note không chịu ảnh hưởng của phân quyền, vì thế mọi user đều xem được thông tin của Note.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Notes.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm Note.


Vào Activities Notes


1 Thêm Note:

B1: Chọn Create Note or

Attachment.


B3: Nhấn Save.

Màn hình của Create Note:




+ Related to: Chọn đối tượng liên quan tới Note (Accounts, Contact,

Lead, Contract…).

+ Subject: Tiêu đề của Note.

+ Attachment: Chọn tập tin đính kèm theo ghi chú này.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Note.


3.2 Sales

3.2.1 Accounts

- Module Account được sử dụng để lưu trữ thông tin khách hàng, công ty, tổ chức.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Accounts.

Người sử dụng: Nhân viên Sales.

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên vào thêm account thành thạo



Vào Sales Accounts.

1 Thêm Account:

B1: Chọn Create Account.


B3: Nhấn Save.

Màn hình của Create Account:






3.2.2 Contacts

- Module Contact lưu trữ thông tin của người liên hệ.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Contact.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm một Contact.


+ Name: Nhập tên account.

+ Industry: chọn ngành nghề của account.

+ Member of: chọn công ty mà account này thuộc về (nếu có).

+ Assigned to: nhân viên quản lý/chăm sóc account này. Mặc định là

người tạo account.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Accounts.


Vào Sales Contacts.


1 Thêm Contact:

B1: Chọn Create Contact.


B3: Nhấn Save.

Màn hình của Create Contact:


- Còn những trường khác, trường nào có thông tin thì điền, không thì


có thể bỏ trống và cập nhật sau.

+ Last Name: Nhập tên của Contact.

+ Title: Chức vụ của Contact.

+ Department: Phòng ban của Contact.

+ Accout Name: Nhập tên account (công ty, merchant) liên quan tới

liên lạc.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Contact.

3.2.3 Leads

- Sử dụng Lead để lưu thông tin khách hàng tiềm năng.

Nội dung hướng dẫn: Thêm thông tin Lead.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm, convert thông tin một Lead.



Vào Sales Leads

1 Thêm Lead

B1: Chọn Create Lead.

B2: Điền các thông tin

B3: Nhấn Save.

Màn hình chính thêm Lead mới.





không thì có thể bỏ trống.

+ Last Name: Nhập tên của Lead.

+ Title: Chức vụ của Lead.

+ Department: Phòng ban Lead làm việc.

+ Primary & Other Address: địa chỉ chính và địa chỉ khác. Để copy

other address từ primary address, check chọn “Copy address from

left”.

+ Status:

- New: khách hàng tiềm năng mới, chứa giao cho nhân viên sale

nào quản lý

- Assigned: vừa mới phân công cho nhân viên sale.

- In process: đang trong giai đoạn chăm sóc.

- Converted: đã được chuyển thông tin qua module Account.

- Recycled: hiện tại khách hàng này chưa tạo ra cơ hội, thông tin

khách hàng sẽ được sử dụng cho lần marketing tiếp theo.

- Dead: không tạo ra cơ hội.

+ Status description: Mô tả ngắn gọn cho status của lead.

+ Lead Source: khách hàng biết đến công ty theo nguồn.

Cold Call: Gọi điện.


Existing Customer: Khách hàng hiện tại.

Self Generated: Khách tự tìm đến.

Employee: Nhân viên.

Partner: Đối tác.

Public Relations: Bản tin.

Direct Mail: Gửi thư.

Conference: Hội thảo.

Trade Show: Hội chợ.

Website: Website.

Word of mouth: Truyền miệng.

Email: Email.

Campaign: Chiến dịch.

Other: Khác.

+ Campaign: lead này có được từ chiến dịch nào.

+ Referred by: Nhập thông tin của người đã giới thiệu lead này cho

bạn.

4 Convert Lead:

B1: Trong màn hình danh sách Lead,

nhấn vào tên của Lead muốn convert.

Màn hình convert Lead:


B2: Trong màn hình chi tiết của Lead,

bạn nhấn nút Convert Lead.

+ Create Contact: Điền thông tin để convert sang Contact.

+ Create Account: Để convert sang Account có 2 cách.

1. Tạo mới thông tin account, bằng cách điền các thông tin như

trong hình:


B3: Nhấn Save.

2. Bỏ dấu check ở ô Create Account OR Select Account. Nhấn nút

mũi tên, màn hình danh sách Account hiện ra, bạn chọn Account.

Màn hình sẽ thông báo tạo thành công Contact:

Kết quả: Nhân viên có thể thêm convert thông tin Lead.

3.2.4 Opportunities

- Module Opportunities để lưu trữ thông tin cơ hội, đánh giá một khách hàng tiềm năng.


- Opportunities đánh giá một cơ hội bán hàng với các giai đoạn kinh doanh ví dụ như: đánh giá chất lượng, kết

thúc thành công, kết thúc thất bại.

- Dựa vào các giai đoạn kinh doanh, hệ thống có thể đánh giá khả năng thành công của một cơ hội. Ví dụ ở

giai đoạn proposal (đề xuất) thì khả năng là 65%, còn giai đoạn (thương lượng) thì khả năng tăng lên 80%.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Opportunities.

Người sử dụng: Nhân viên Sales, Marketing.

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên vào thêm thông tin Opportunity thành thạo.



Vào Sales Opportunities.


1 Thêm Opportunity:

B1: Chọn Create Opportunity.


B3: Nhấn Save.

Màn hình của Create Opportunity:


- Còn những trường khác, những trường nào có thông tin thì nhập, không

thì có thể bỏ trống.

+ Opportunity Name: Nhập tên cơ hội.

+ Account Name: chọn tên của account liên quan đến cơ hội này.

+ Expected Close Date: ngày dự kiến cơ hội kết thúc.

+ Opportunity Amount: giá trị ước lượng cho cơ hội này.

+ Type: lựa chọn cơ hội này đến từ khách hàng đang có hay khách hàng

tiềm năng.

+ Sale stage: giai đoạn kinh doanh. Tương ứng với mỗi giai đoạn kinh


doanh field Probability (phần trăm thành công) sẽ được tự động tính phần

trăm.

Prospecting: đây là giai đoạn đầu tiên trong một quy trình sale. Nó

cho biết đây là một cơ hội mới và cần được đánh giá bởi nhân viên

sale.

Qualification: đây là giai đoạn mà người nhân viên sale tiếp xúc với

khách hàng để xác định xem đây có phải là một cơ hội hay không?

Need Analysis: Nhân viên sale tìm hiểu các vấn đề liên quan đến

khách hàng (tìm hiểu xem khách hàng có hứng thú với sản phẩm

hoặc dịch vụ)

Value Propostion: Nhân viên sale ánh xạ sản phẩm và dịch vụ của

công ty với những vấn đề của khách hàng và vạch ra giải pháp.

Id Decision Maker: Nhân viên sale xác định yếu tố quyết định để

kết thúc cơ hội (tìm ra được giải pháp kết hợp giữa sản phẩm và

dịch vụ của công ty với các vấn đê của khách hàng).

Perception Analytics: nhân viên sale phân tích nhận thức khách

hàng về giải pháp của công ty, để chuẩn bị cho báo giá.

Proposal/Price Quote: nhân viên sale cung cấp bảng đề nghị/báo

giá cho khách hàng.

Negotiation/Review: nhân viên sale thương lượng, đàm phán với

khách hàng

Closed Won: cơ hội kết thúc thành công.

Closed Lost: cơ hội kết thúc thất bại


3.3 Marketing

Chiến dịch marketing cho một dự án bao gồm những loại sau:

Email

Newsletter

Loại khác

- Đối với các chiến dịch marketing liên quan đến email, trước khi bạn tạo chiến dịch, bạn cần tạo danh sách

target chứa thông tin của những người sẽ nhận email.

+ Lead source: Kênh thông tin mà khách hàng biết tới sản phẩm của

công ty.

+ Campaign: cho biết chiến dịch nào đã đem về cơ hội này. (nếu có)

+ Assigned to: nhân viên tiếp nhận cơ hội, mặc định là người tạo cơ hội.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Opportunities.


- Target: chứa thông tin của từng cá nhân (họ tên, địa chỉ email, điện thoại) không bao gồm Contact, Lead

- Target list: chứa danh sách target, contact, lead, user của một chiến dịch marketing.

- Quy trình tạo chiến dịch email


1.1.1 Targets

Lưu ý: Target là một đối tượng độc lập, không có kết nối với Contact và Lead. Vì thế nếu bạn có ý định gửi mail

marketing cho Contact và Lead đã có, bạn có thể bỏ qua bước này.

Nội dung hướng dẫn: Thêm thông tin Target.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm thông tin Target.


Vào Marketing Targets.

Màn hình chính của Targets:


1 Thêm Target:

B1: Chọn Create Target.

B2: Nhập các thông tin.

B3: Nhấn Save.

Màn hình của Create Target:

- Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập thông tin vào,

không được bỏ trống




+ Last Name: Tên target.

+ Copy address from the left: Nhấn dấu check thì địa chỉ bên

Primary sẽ được copy sang địa chỉ Alternate.

+ Email address: Nhập địa chỉ email của target. Nếu người này có

nhiều email, bạn nhấn vào nút .

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Target.

1.1.2 Target Lists

- Target List ngoài mục đích lưu trữ danh sách để gửi email marketing.

Nội dung hướng dẫn: Thêm thông tin Danh Sách Mục Tiêu.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm thông tin của Target List.



Vào Marketing Target Lists

1 Tạo Target List:

B1: Chọn Create Target List.

B2: Nhập các thông tin.




+ Type:


B3: Nhấn Save.

B4: Trong màn hình chi tiết của Target

List. Bạn kéo xuống phần Target/

Contacts/ Leads/ Users/ Accounts, bạn

nhấn nút chọn để chọn các đối tượng

thuộc danh sách này.

Default: Danh sách những người là mục tiêu của chiến dịch, và

nhận email của chiến dịch.

Seed: Danh sách những người cần được thông báo khi email

campaign được gửi. Họ sẽ nhận được bản sao của email.

Test: Danh sách những người kiếm tra email hiển thị trên màn

hình email client như thế nào trước khi gửi nó cho danh sách

default.

Suppression List: Danh sách những người mà bạn muốn loại trừ

khỏi danh sách người nhận. Về cơ bản, đây là những người mà

chọn opt out khi nhận email tiếp thị.



Kết quả: Nhân viên có thể thêm Target List.

3.3.1 Campaign Email

3.3.1.1 Email Template

- Email mẫu được sử dụng cho việc gửi mail hàng loạt.

- Cùng một nội dung email sẽ được gửi cho một danh sách được định sẵn trước, và các biến được chèn vô nội dung

tượng trưng cho những giá trị động (ví dụ tên khách hàng).

Nội dung hướng dẫn: Thêm Email mẫu cho Chiến Dịch.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm, xóa, sửa thông tin 1 emai template cho chiến dịch.


Vào Marketing Campaigns.


1 Thêm Email mẫu:

B1: Chọn Create Email Template.

B2: Điền các thông tin cần thiết.

Màn hình Create Email Template:

- Các trường có dấu * bắt buộc phải điền thông tin

- Còn những trường khác, trường nào có thông tin thì điền, không có

thì bỏ trống và cập nhật sau.

+ Name: Tên của Email Template.

+ Description: Mô tả ngắn gọn nội dung của Email Template.

+ Insert Variable: Thông tin của những người cần gửi.

Ví dụ bạn tạo email mẫu để gửi cho các Target, đầu tiên bạn nhấn nút

sổ xuống và chọn Contact/Lead/Target, sau đó chọn biến cần chèn (ví


B3: Nhấn Lưu.

dụ tên của mục tiêu: Name), rồi nhấn nút Insert.

+ Subject: Tiêu đề của Email Template.

+ Body: Viết nội dung của Email Template.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Email Template.

3.3.1.2 Email Setup for Campaign

- Lưu ý: để gửi mail thì người quản trị phải thiết lập email trong phần Admin.

Nội dung hướng dẫn: Setup email cho chiến dịch.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thiết lập email cho chiến dịch.





B1: Chọn Set Up Email

+ From Name: Tên người gửi.

+ Mail Transfer Agent: Trong danh sách sổ xuống, chọn giao thức gửi

mail. Mặc định là giao thức SMTP.

+ From Address: Địa chỉ gửi mail.

Tên, địa chỉ, mail transfer agent ở màn hình này ánh xạ từ giá trị mặc định

được thiết lập ở trang Email Settings.

+ SMTP Server: Tên SMTP Server.

+ Use SMTP Authentication: Sử dụng chứng thực SMTP. Check vào tùy

chọn này, nhập tên email và password vào 2 ô xuất hiện bên dưới.


B2: Nhấn Next.

+ Enable SMTP over SSL or TLS: chọn SSL hoặc TLS từ danh sách sổ

xuống.

+ Number of emails sent per batch: Nhập số lượng email trong mỗi lần

gửi hàng loạt.

+ Keep copies of campaign messages: mặc định là No. Nếu chọn No thì

chỉ lưu trữ mẫu thông điệp của chiến dịch và các giá trị cần thiết để tái tạo

thông điệp. Nếu chọn Yes thì nó sẽ lưu một bản sao của tất cả email được

gửi trong tất cả các chiến dịch trong cơ sở dữ liệu. Điều này đòi hỏi không

gian lưu trữ và khiến cho việc sử dụng bị chậm lại. Vì thế khuyến khích

chọn No.

Nếu muốn tạo tài khoản mail xử lý mail trả về, bạn nhấn Create New Mail

Account.


B3: Nhấn Next.

+ Mail Account Name: Tên tài khoản của thư điện tử.

+ User Name: Tên người dùng.

+ Password: Mật khẩu của bạn.

+ Mail Server Address: Địa chỉ mail server mà bạn đang sử dụng (ở đây

nếu bạn của mail server do nhà cung cấp thì bạn nhập vào, nếu không có

bạn có thể sử dụng mail server của gmail hoặc yahoo).

+ Mail Server Protocol: chọn giao thức cho mail server (từ phiên bản

SugarCRM 5.5.0 chỉ hỗ trợ giao thức IMAP).

+ Use SSL: Nếu muốn sử dụng SSL thì check vào checkbox.

+ Mail Server Port: Cổng của mail server (tùy theo nhà cung cấp mà bạn

cần nhập đúng cổng).

+ Monitored Folders: Thư mục mà bạn muốn quản lý trong thư điện tử.


B4: Nhấn Save.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm thiết lập email cho chiến dịch.

1.1.2.1 Campaign

- Bạn có thể tạo ra một chiến dịch bằng cách chọn Campaign Classic hoặc Campaign Wizard. Nếu bạn chọn

Campaign Classic để tạo chiến dịch, bạn đang tạo ra một chiến dịch nhưng không hoàn thiện những tác vụ

liên quan ví dụ như định rõ cấu hình email. Còn nếu bạn chọn Campaign Wizard, nó cho phép bạn tạo ra

chiến dịch cũng như hoàn tất các tác vụ liên quan.


Nội dung hướng dẫn: Thêm Campaigns.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm 1 Campaigns.




1 Thêm Campaigns theo qui trình:

B1: Chọn Create Campaign

(Wizard).

B2: Chọn Trường cần tạo gồm:

Newsletter, Email, Non-email

based Campaigns.

B2: Nhấn Start.






+ Name: Tên Campaign.

+ Status: Tình trạng của Campaign.

+ Start Date: Ngày bắt đầu thực hiện Campaign này.

+ End Date: Ngày kết thúc thực hiện Campaign này.


B4: Nhấn Next.


+ Description: Mô tả ngăn gọn về thông tin của Campaign.

+ Assigned to: Người quản lý campaign này.

+ Budget: Ngân sách dành cho Campaigns này.

+ Actual Cost: Chi phí thực tế của Campaigns.

+ Expected Revenue: Doanh thu dự kiến thu được từ Campaigns này.

+ Expected Cost: Chi phí dự kiến của Campaigns.

+ Objective: Đối tượng của Campaigns này.


B6: Nhấn Next.

+ Tracker name: Tên bộ theo dõi lỗi

+ Tracker URL: Nhập tracker url (ví dụ: www.sugarcrm.com.vn)

- Nhấn Create Tracker để tạo bộ theo dõi lỗi.

http://www.sugarcrm.com.vn/


B7: Điền các thông cần thiết.

B8: Nhấn Next.



B9: Chọn Target List bằng 1 trong

2 cách:

- Nhấn Select ở phần Use

existing Target List để

chọn Target List (Danh sách

những khách hàng sẽ nhận

được email tiếp thị)đã có.

- Tạo mới Target List bằng

cách nhập tên ở field

TargetList Name, và chọn loại

ở field Target List Type, ròi

nhấn Create.

B10: Nhấn Save and Continue để

tiếp tục để thiết lập email

marketing.



+ Name: Tên của email tiếp thị.

+ Status: Trạng thái của email tiếp thị (Active, Inactive, none).

+ Use Mail Account: Chọn tài khoản email để gửi thư.

+ Start Date & Time: Ngày giờ bắt đầu để gửi thư.

+ From Name: Tên của người gửi.

+ From Address: Địa chỉ Email của người gửi.

+ Reply-to Name: Tên của người trả lời.

+ Reply-to Address: Email nhận lại Email phản hồi từ mục tiêu.

+ Send this Message to: Check vào checkbox để gửi thư cho toàn bộ

mục tiêu muốn gửi thư.

+ Mail template: Có hai lựa chọn: chọn email mẫu có sẵn, hoặc tạo email

mẫu mới.


B11: Nhập các thông tin để thiết

lập email tiếp thị.

B12: Nhấn Next.

B13: Lúc này trong màn hình

summary thể hiện các thông tin

- Nếu bạn muốn kiếm tra email được thể hiện như thế nào. Bạn nhấn

vào nút , lúc này chương trình sẽ gửi email cho target list có

type = Test nằm trong danh sách Target List.

- Nếu bạn muốn gửi email, bạn nhấn vào nút , email sẽ

được gửi vào hàng đợi, và trong những thời điểm nhất định, email sẽ

được gửi đi.


tổng quan của campaign vừa mới

tạo.

2 Tạo Campaigns thông thường.

B1: Chọn Create Campaigns

(Classic).


Màn hình của Create Campaigns (Classic):


B3: Nhấn Save.





+ Name: Tên Campaigns.

+ Status: Campaigns này đang ở trong tình trạng nào (đang lập kế

hoạch, hoàn thành...).

+ Start Date: Ngày bắt đầu thực hiện Campaignsnày.

+ End Date: Ngày kết thúc thực hiện Campaigns này.

+ Type: Loại của Campaigns.

+ Currency: Tiền tệ sử dụng cho Campaigns.

+Budget: Số tiền dành cho Campaigns này.

+ Actual Cost: Số tiền thực tế dành cho Campaigns.

+ Expected Revenus: Dự kiến số doanh thu sẽ thu được từ Campaigns

này.

+ Expected Cost: Số chi phí dự kiến bỏ ra cho Campaigns.

+ Objective: Đối tượng của Campaigns này.

+ Description: Mô tả ngăn gọn về thông tin của Campaigns.


3 Xem kết quả gửi email

B1: Ở màn hình chính của

Campaign, chọn chiến dịch bạn

muốn xem kết quả.

B2: Trong màn hình chi tiết của

chiến dịch, nhấn nút View Status.

- Trong phần Campaign

Response by Recipient

Activity cho bạn thấy được

kết quả gửi mail tổng quan.

+ Message Sent: số email đã gửi.

+ Invalid Email: Số email lỗi.


Kết quả: Nhân viên có thể thêm Campaigns.

1.1.3 ROI (báo cáo hiệu quả của Campaign)

Nội dung hướng dẫn: Xem hiệu quả của campaign.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên xem hiệu quả của campaign.

No # Action Acttion of application

1 Vào Marketing Campaign.

2 Xem hiệu quả của chiến dịch:

B1: Chọn một Campaign bạn muốn

xem.


B2: Trong màn hình chi tiết nhấn

button View ROI.

Kết quả: Nhân viên có thể xem được hiệu quả của Campaign.

3.4 Support

3.4.1 Cases

- Sử dụng module Cases để ghi nhận các vụ việc, vấn đề liên quan đến sản phẩm được báo cáo bởi nhân viên

và khách hàng.


- Sau khi bạn tạo vụ việc, bạn có thể liên kết nó với các Bug (lỗi) liên quan.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Cases.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm một Case.


Vào Support Cases.


1 Thêm Cases

B1: Chọn Create Case.


B4: NhấnSave.

Màn hình của Create Case:


- Còn các trường khác, trường nào có thông tin thì điền, không thì có thể

bỏ trống và cập nhật sau.

+ Priority: Tầm quan trọng của Case.

+ Status: Tình trạng của Case.

+ Account: Chọn tài khoản cho Case.


+ Type: Loại của Case.

+ Subject: Tiêu đề của Case.

+ Description: Mô tả ngắn gọn thông tin của Case.

+ Resolution: giải pháp để giải quyết Case.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Case.

3.4.2 Bug Tracker

Nội dung hướng dẫn: Thêm Bug Tracker.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm một Bug Tracker.



Vào Support Bug Tracker

1 Thêm Bug Tracker:

B1: Chọn Create Bug.

B2: Điền đầy đủ thông tin.

B3: Nhấn Save.

Màn hình chính của Create Bug:


Kết quả: Nhân viên có thể thêm Bug Tracker.


3.5 Collaboration

3.5.1 Projects

- Sử dụng module Project để lưu thông tin một dự án.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Projects.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm, xóa, sửa thông tin một Project.


Vào Collaboration Projects.

1 Thêm Project:

B1: Chọn Create Project.

Màn hình của Create Project:



B3: Nhấn Save.




+ Name: tên dự án.

+ Status: tình trạng dự án. Draft (Nháp), In review (Đang bàn thảo),

Published (Có hiệu lực)

+ Thời hạn của dự án bao gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Projects.

3.5.2 Documents


Nội dung hướng dẫn: Thêm thông tin của Document.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm thông tin của một Document.


Vào Collaboration Documents.

1 Thêm Documents:

B1: Chọn Create Document.

Màn hình của Create Document:



B3: Nhấn Save.




+ Document Name: Tên của tài liệu. Ví dụ: Báo cáo doanh thu trong


tháng.

+ File Name: Chọn tập tin liên quan đến tài liệu.

+ Revision: Phiên bản của tài liệu

+ Category: Chọn danh mục cho tài liệu ( tiếp thị, bán hàng …)

+ Document Type: Chọn loại tài liệu (Trộn mail, bản quyền …).

+ Status: Chọn trạng thái cho tài liệu (hoạt động, bản thảo…).

+ Publish Date: Ngày tài liệu được phát hành.

+ Expiration Date: Ngày tài liệu hết hạn.

+ Related Document: Chọn tài liệu liên quan đến tài liệu này.

+ Description: Mô tả ngắn gọn về tài liệu.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Document.

4 Hướng dẫn mở rộng

4.1 Xem lịch giữa các nhân viên

Nội dung hướng dẫn: Xem lịch.



Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên xem lịch


Activities Calendar.


1 Xem lịch giữa các nhân viên

B1: Nhấn vào nút

B2: Nhấn nút Edit ở góc phải.

B3: Click chọn nhân viên muốn xem

lịch (nhấn Ctrl để chọn nhiều nhân

viên).

B4: Nhấn Select.

Màn hình kết quả:


Lưu ý: khi xem task giữa các nhân viên, chỉ xem được theo tuần.

Kết quả: Nhân viên có thể xem lịch.

4.2 Thay đổi nhanh status sang held

- Thực hiện cho các module Calls, Meetings, Tasks.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Meeting.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm thông tin một Meeting.


Ví dụ thực hiện trên Meetings, các

module còn lại thực hiện tương tự.

Vào Activities Meetings.


Những meeting có status là plan

(lên kế hoạch) mà chưa thực hiện

thì ở ngoài danh sách có nút close.

Sau khi meeting được thực hiện, bạn

có chuyển status của meeting đó

thành held bằng cách nhấn vào nút

close, mà không cần vào sửa

meeting đó.

Kết quả: Chuyển nhanh status.

4.3 Tùy biến listview

Nội dung hướng dẫn: tùy biến listview.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên tùy biến listivew.



Ví dụ hướng dẫn sử dụng trong

module Account. (Các module khác

thực hiện tương tự)

Vào Accounts.


1 B1: Vào Advanced search.

B2: Trong màn hình Advanced

Search, nhấn vào chữ Layout

option.


- Display columns: là những giá trị được hiển thị trong phần listview.


- Thay đổi các giá trị được hiển thị

Chọn giá trị muốn ẩn ở cột display columns (có thể chọn nhiều giá

trị cùng lúc), rồi nhấn nút

Chọn giá trị muốn hiện ở cột Hide columns (có thể chọn nhiều giá

trị cùng lúc), rồi nhấn nút

- Order by column & Direction: sắp xếp theo giá trị nào và thứ tự

nào.

Ví dụ: Order by column: Name, Direction: Ascending.


Như vậy giá trị của listview sẽ được sắp thứ tự tăng dần theo giá trị của

cột Name.

Kết quả: Nhân viên có thể tùy biến listview.