Hvordan vinne gode kontrakter og gjennomføre med fortjeneste?

Mosseregionens Næringsutvikling29.05.13

+47 90853579

morten.aagaard@prosjektjuss.no

Morten Aagaard

• Advokat• Arbeidsområder :

– Juridisk rådgivning– Prosedyre– Kvalitetssikring og revisjon– Undervisning

• 25 års erfaring fra arbeid med rådgivning innen prosjektorientert virksomhet i privat og offentlig sektor.

• Kontrakt, endringer, tvisteløsning, forhandlinger innen eiendom, bygg og anlegg, olje og gas, IT, skipsbygging

• Har deltatt i en rekke kvalitetssikringsoppdrag og prosjektrevisjoner, herunder innen Finansdepartementets regime.

• Bred erfaring fra norske og internasjonale prosjekter.

• 2004 – dd: Prosjektjuss advokatfirma

• 2000 – 2003: Partner ,Simonsen Føyen

• 1992 – 1999: Advokat og Jur. Dir. Aker/Aker Maritime

• 1989 – 1992: Advokatfirmaet Føyen

• 1988: Dommerfullmektig, Haugesund.

Faglig profilFaglig profil YrkeserfaringYrkeserfaring

”Komplekse, dynamiske tilvirkningskontrakter krever avanserterte kontraktsteknikker for å være funksjonelle”

Knut Kaasen

Kontrakt = 2 ting

Etablere kontrakten Gjennomføring

Hva kjennetegner en god kontrakt?

En riktig kombinasjon mellom kontraktsparter og reguleringen av oppgaver, risiko og rettigheter og plikter

• Ryddig og god beskrivelse av leveransen som kommuniserer begge parters forventning

• Et prisformat som passer med ansvar og roller - kommersiell balanse

• God og realistisk plan som lar seg styre etter• God kunde• God leverandør

Kompetent, tydelig, forstår sin rolle, kommuniserer konstruktivt

”Agreed documents”

Det som er avtalt skriftlig - kontraktdokumentet

Det som er avtalt/kommunisert i forhandlingsmøter uten at det er skrevet

Parten(es) forutsetninger som ikke er tatt med i kontrakten

Bakgrunnsretten - entrepriserett

Kontrakten omgis av et regelverk

Litt om forutsetninger

Relevant rettspraksis

”Vår rett anerkjenner som en relevant forutsetning for entreprenørens pris at situasjonen er normal i forhold til en nøktern vurdering av tilgjengelige data. En vesentlig svikt i disse forutsetningene, og dermed en vesentlig svikt i kalkylen gir entreprenøren rett til justering av kontraktsprisen.”

Sitat Arne Bech, førstvoterende i «Salhusbrudommen»

Høyesterett Rt. 1999 side 922

 «Som jeg tidligere har påpekt, er det anbudsinnbyders ansvar å sørge for et klart og entydig anbudsgrunnlag. Jeg finner det da ikke riktig å pålegge anbyderen risikoen for uklarheten med mindre det ut fra en objektiv betraktning fremstår som klart hva anbudsinnbyderen har ment.»

Ansvar for uklarhet i tilbudsgrunnlaget

Høyesterettsdom  i Rt. 2007  s. 1489 (Byggholtdommen)

Relevant rettspraksis

Kontraktsadministrasjon i tilbudsarbeidKUNDE LEVERANDØR

1Velge rett prosjekt-/kontraktsstrategi, etablere forespørselsdokumentene.

2Skaffe oversikt over leveransen, ansvar og plikter – Risikoeksponering i prosjektet.

3Etablere og koordinere avklaringer og spørsmål til kunde.

4Sørge for at tilbyderne får svar på sine spørsmål. Sørge for at prosedyrer formaliteter følges.

5Formulere eventuelle forbehold og forutsetninger som skal inngå i tilbudet.

6 Delta i evalueringen av innkomne tilbud.

7Avklare forbehold og forutsetninger - Forhandlinger

7Avklare forbehold og forutsetninger – Forhandlinger.

8Påse at avklaringer og resultat av forhandlinger blir inkludert i kontrakten.

8Påse at avklaringer og resultat av forhandlinger blir inkludert i kontrakten.

A) God konkurranse B) Valg av kontraktspart

Konkurransen- forespørsel, - tilbud, - valg av tilbyder

Prosjektkontrakten er statisk i det den signeres!

- Under gjennomføringen er den i bevegelse!

Hvordan lykkes i gjennomføringen?

”Kompetanse, holdninger og tid er de største utfordringene når det kommer til kontrakter og kontraktsledelse”

Leveransen

Kommersielt

?

Hvor skal vi legge fokus?

OPPSTART - KONTRAKTSGJENNOMGANGER

Hva formidles i en kontraktsgjennomgang:

•Mål og forventninger

•Overføre erfaringer fra tilbud til prosjektet

•Hovedtrekkene i kontrakten

ArbeidsomfangBetalingsmekanismeneTidsfrister og fremdriftsplanerAnsvarsmatrisenRisikoeksponeringRapporteringsrutiner

•Forutsetninger for kalkyle og tid

•Endringsstrategi

•Styringssystemene og prosedyrene

•Kommunikasjon med kunden

•Forventninger til andre i prosjektet

Når gjennomføres kontraktsgjennomganger:

•Ved oppstart av prosjektet•Forut for hver fase av prosjektet

•Når det kommer nye prosjektmedarbeidere

Hvem bør delta på kontraktsgjennomganger:

•Alle prosjektmedarbeidere•Ledelsen (Prosjekteier)

•Felles Oppstart - Kunde / Leverandør

Hvor oppstår de fleste diskusjonene?

1. Kontraktsdokumentene og tolkning

2. Fastleggelse av ytelsene - Prosjektering og ansvar for løsninger

3. Endringer – varsel

4. Svikt ved Kundens bidrag

5. Konsekvenser – dokumentasjon

Endringer

Partenes plikter

NF 07 pkt 4.3Leverandøren har, innenfor de rammer som settes av Vedleggene A og C, plikt til å samarbeide medSelskapet og andre leverandører og innrette seg iforhold til disse, slik at alle aktiviteter på enByggeplass kan skje rasjonelt og uten forsinkelse.

NF 07 pkt 4.4/NTK 07 pkt 4.5Selskapet skal levere de ytelser og fatte de beslutninger som påhviler det innenfor de frister som er angitt i Kontrakten og ellers innen rimelig tiddersom slike frister ikke er gitt.

Alternative løsninger – friheten til til å velge løsning innefor sitt funksjonsområde

Eksempel:NS 8407 pkt 14 Valg av løsning”Innenfor de rammer som kontrakten setter, har totalentreprenøren rett til å velge hva slags materiale, utførelse og teknisk løsning han vil oppfylle kontrakten med.

Leverandøren har frihet til å velge løsning innefor kontraktens krav

Grunnleggende prinsipp

Endringer

NF 07 pkt 12.1 EndringerSelskapet har rett til å gi pålegg om slike Endringer av Arbeidet som etter Selskapets oppfatning er ønskelige.

Selskapet har likevel ikke rett til å foreskrive Endringer av Arbeidet som samlet sett går ut over hva partene med rimelighet kunne regne med da Kontrakten ble inngått.

Irregulær endringsordre- Pålegg; krav eller synsing?

NF 07 pkt 16 Irregulær endringsordreSelskapets Representant kan, ved skriftlig instruks eller ved møtereferat undertegnet eller skriftlig bekreftet av ham, fremsette krav om utførelse av et nærmere bestemt arbeid. Dersom arbeidet etterLeverandørens oppfatning ikke er en del av hans plikter etter Kontrakten, skal Leverandøren fremsette Endringsordrekrav til Selskapet og så snart som mulig deretter utarbeide overslag i henhold til art. 12.2. Ved "tegnings- revisjoner" (jfr. art. 14.1) gjelderdette likevel bare dersom Leverandøren vil kreve endring i Kontraktsprisen eller Fremdriftsplanen som følge av revisjonen.Dersom Leverandøren ikke har fremsatt Endringsordrekrav uten ugrunnet opphold etter at Selskapet har krevd et slikt arbeid utført på den måten som er nevnt i første avsnitt, taper han retten til å gjøre gjeldendeat arbeidet er et Endring av Arbeidet.

Svikt ved kundens leveranser eller ytelser

NF 07 pkt 27.1 Kundens misligholdDersom Selskapet er forsinket med levering av ytelser, med å fatte beslutninger eller å utføre andre plikter som Selskapet har i henhold til Kontrakten, har Leverandøren krav på justering av Fremdriftsplanenog/eller Kontraktsprisen i henhold til reglene i art. 12 til 16. Slik justering skal reflektere konsekvensene for Leverandøren av Selskapets forsinkelse. Leverandøren har tilsvarende rett til endring avFremdriftsplanen og tillegg til Kontraktsprisen ved forsinkelser og økte kostnader som skyldes mangelfull oppfyllelse av ytelser som påhvilerSelskapet etter Kontrakten. Slik justering skal likevel ikke foretas i den utstrekning forsinkelsen skyldes at Leverandøren ikke har oppfylt sine forpliktelser i henhold til art. 6.

Varsel

Hvis leverandøren ikke varsler sitt krav innen fristen, taper han retten til å kreve

• ...når han blir oppmerksom ... • ...uten ugrunnet opphold, regnet fra mottakelsen ... • ...uten ugrunnet opphold... • ...når han blir eller burde ha blitt klar over forholdene. •...innen 7 dager...regnet fra...

NB! - om skriftlighet- til partenes representant- email???

Konsekvensutredning av endring

Client

Project

WP 2 WP 3WP 0 WP n

Sub Contractor

Purchase Order (PO)

Client Contract

Legal agreements

Informal agreements

Endring

Intra CompanyPurchase Order (PO)

Tid1.Endring av fremdriftsplanen2.Flytting av dagmulktsbelagte Milepæler3.Redusert slakk – komprimerte aktiviteter4.Akselerasjon

Kostnader1.Prosjektforlengelse2.Materialkostnad3.Flere timer

DOKUMENTASJONSKRAV

• Det er leverandøren som bærer risikoen for at hans krav om tillegg anses som dokumentert. Dersom kunden bestrider konsekvensene, er det leverandøren som må gå til sak.

• Domstolen krever sannsynlighetsovervekt.

• Det blir alltid forhandlinger om konsekvensene. Sørg for å ha en best mulig forhandlingsposisjon gjennom god dokumentasjon.

Fremdriftsplaner og samordning

Tid

Bemanning

Kontraktsoppstart

Fremdriftsplan med sviktende produksjons-premisser

Fremdriftsplanmed forsering90 000 timer

Planlagt 60 000 timer

25-30

70 - 80

50 +

Forsering

Fristforlengelse

Prinsippskisse bemanning og timeverk med fremdriftsplan og forsering

Kontraktsadministrasjon krever ressurser og tid

• Lese, tolke og lære• Vurdere og utrede konsekvenser av løsningsvalg• Avklare • Behandle• Diskutere internt og eksternt• Skrive• Dokumentere

Godt samspill mellom aktørene i prosjektet er viktig for å sikre gode resultater

Hva kjennetegner en fornøyd kunde?

1. Han får det han skal ha– Omfang– Tid– Kvalitet

2. Samarbeidet har vært godt– Kommunikasjon– Profesjonalitet – Fleksibilitet

3. Forutberegnelighet - han slipper overraskelser– Han får høre om problemer før det er for sent å gjøre noe

4. Han er komfortabel med å betale fakturaen– Den er i samsvar med avtalen– Den er dokumentert med underlag

5. Han anbefaler deg til andre

Hva kjennetegner en fornøyd leverandør?

En leverandør er fornøyd når …

1. Han oppnår sitt resultatmål

2. Produksjonen går uforstyrret

3. Kunden leverer det han skal i tide

4. Samarbeidet med kunden har vært godt

5. Medarbeiderne er tilfredse

6. Kunden er fornøyd

Suksessfaktorer

1. Balansert kontrakt

2. Prosjektstyringsforståelse

3. Alle som trenger det har innsikt i kontrakten

4. God fremdriftsplanlegging

5. Våken endringsstyring

6. Dokumentasjon tas på alvor

7. Åpen og konstruktiv kommunikasjon

8. Kompetanse, kompetanse, kompetanse

Det hjelper ikke med en god kontrakt dersom den håndteres dårlig!

Det er utrolig hva man kan gjøre med en dårlig kontrakt gjennom god kontraktstyring!