eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 1

5 BÍ QUYẾT QUẢN LÝ CÔNG VIỆC ONLINE HIỆU QUẢ NHẤT

I. Quản lý công việc

1. Sắp xếp các công việc

Mỗi ngày mỗi chúng ta đều phải đối mặt với rất nhiều công việc và nhiệm vụ. Vấn đề là phải

làm sao để không chỉ hoàn thành hết tất cả những thứ mình đã lên lịch, mà còn phải đảm bảo

chất lượng cho những kết quả đạt được nữa.

Cái cách tôi làm là xếp chúng vào 4 nhóm khác nhau và sắp xếp ưu tiên thực hiện như sau:

Do-It-Now: là những việc rất cấp bách và

quan trọng. Đây là những tác vụ mà bạn

sẽ phải làm ngay vào đầu ngày.

Do-It-Later: gồm những công việc quan

trọng nhưng không cần ngay. Với những

công việc loại này, tôi “để dành” cho đến

khi hoàn thành xong những công việc

trong nhóm ở trên.

Delegate-It: những công việc trong nhóm

này rất cấp bách, nhưng không quan

trọng lắm. Tôi sẽ nhờ ai đó có khả năng

và “rảnh” hơn làm thay cho mình.

Delete-It: nhóm này là những việc gồm

những việc vừa không quan trọng và vừa

không cần ngay, cho nên tôi sẽ để lại sau

cùng hoặc thậm chí không làm nó.

2. Sử dụng công cụ Google để theo dõi

Đầu giờ sáng ngày bạn sẽ dùng Google Keep tạo ra/bổ sung vào 4 notes khác nhau (với các

màu và nhãn khác nhau tương ứng với mỗi nhóm công việc ở trên) để theo dõi.

Các công việc được thực hiện theo nhóm công việc, theo thứ tự ưu tiên ở trên. Cứ mỗi lần

xong 1 công việc, bạn chọn tick ngay vào công việc tương ứng và chuyển sang việc tiếp theo.

Cuối ngày, bạn sẽ tổng hợp lại các notes, chuyển các việc chưa hoàn thành sang các notes mới của ngay hôm sau

Bằng việc lên trước lịch làm việc cho ngày hôm sau, phân loại các công việc tuỳ theo mức độ

cấp bách và quan trọng, và thay đổi trạng thái của các công việc ấy, bạn đã tạo ra một động

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 2

lực thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả hơn vì thấy mình hoàn thành được thật nhiều công việc ngày hôm nay.

3. Sắp xếp các lịch họp, lịch hẹn qua Google

Các ứng dụng lịch làm việc trên máy tính để bàn sẽ rất ưu việt nếu như bạn luôn túc trực tại

văn phòng hoặc luôn giữ điện thoại di động của mình được đồng bộ hóa với máy tính. Tuy

nhiên, nếu bạn muốn bỏ đi cảm giác "nặng túi" khi phải mang theo bên mình những thiết bị

số này, hãy nghĩ đến việc chuyển sang sử dụng loại lịch làm việc có thể truy cập từ bất kỳ

máy tính nối mạng nào. Google Calendar là một trong các chọn lựa tốt nhất và sau đây là

cách thức bạn có thể sử dụng để khai thác triệt để các tính năng của dịch vụ miễn phí này.

a. Chọn cách quan sát Một khi đã đăng nhập vào Google Calendar (www.google.com/calendar), bạn có thể nhanh

chóng chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị (theo ngày, tuần hay tháng) bằng cách nhấn chuột

lên các thẻ ở phía trên lịch. Toàn bộ lịch công tác của bạn sẽ được hiển thị một cách hợp lý

theo thứ tự thời gian, bắt đầu là ngày hiện tại.

Thẻ có nhãn Next 4 Days dường như là cố định, tuy nhiên bạn vẫn có thể tùy chỉnh thẻ này

để hiển thị khoảng thời gian mà bạn muốn, từ 2 ngày cho đến 4 tuần. Bạn nhấn chọn Settings

ở góc trên bên phải màn hình (hoặc ấn S), và cuộn xuống đến mục Custom view trên thẻ

General. Sau đó, bạn chọn một tùy chọn trong danh sách dạng thả xuống, rồi nhấn Save.

Một cách để hiển thị lịch công tác của cùng lúc nhiều ngày liên tiếp: bạn nhấn và giữ chuột từ

ngày bắt đầu, sau đó kéo rê sang các ngày lân cận ở khu vực lịch thu nhỏ ở bên trái. Ngay lập

tức, vùng màn hình bên phải sẽ hiển thị đúng những ngày mà bạn chọn.

Việc sử dụng bàn phím để duyệt qua toàn bộ lịch làm việc cũng rất dễ. Bạn chỉ cần ấn phím

D, W, M, X hoặc A để lần lượt chuyển đến ngày, tuần, tháng, xem theo tùy chọn hoặc xem

theo danh sách lịch hẹn. Bạn ấn phím N (ứng với lệnh next) hoặc P (ứng với lệnh previous)

để di chuyển tới hoặc lùi so với ngày hiện tại. (Bạn cũng có thể ấn phím J và K để thực hiện

tác vụ tương tự). Để chuyển đến ngày hiện tại, bạn ấn phím T.

b. Tạo lịch công tác Google Calendar cung cấp 2 cách đơn giản để bổ sung thêm khoản

mục: Một là nhấn vào liên kết Quick Add ở phía trên bên trái của

trang lịch (hoặc ấn phím Q) và sau đó nhập vào tiêu đề cho khoản

mục (lịch) vừa tạo. Sau đó, bạn có thể định ngày cụ thể cho khoản

mục này, bổ sung mô tả, thiết lập các tùy chọn nhắc nhở.

Cách thứ hai là bạn nhấn chuột trực tiếp lên một ngày hoặc một thời

điểm trong lịch và nhập vào tiêu đề trong hộp thoại vừa được mở ra.

Google Calendar nhận biết hầu hết cách diễn đạt thời gian (7:00 PM,

7p...) và xếp lịch cho các công việc tương ứng một cách phù hợp.

Xem lịch làm việc trong những ngày nhất định

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 3

Nếu cần sắp xếp lại lịch làm việc, bạn có thể dễ

dàng thay đổi ngày, giờ bằng cách kéo và thả một

cuộc hẹn hoặc công việc sang một ô thời gian khác

trong ngày hay thậm chí trong ngày làm việc khác.

Nếu đang ở chế độ quan sát theo ngày, bạn chỉ có

thể thay đổi thông số ngày. Nhưng nếu chế độ hiển

thị đang là cả tuần hay một ngày, bạn có thể thay

đổi giờ (và ngày) cho công việc của mình. Nếu

muốn hủy bỏ một khoản mục, bạn nhấn chuột lên

mỗi mục rồi nhấn chọn Delete.

c. Chia sẻ thông tin Mặc định, chỉ có bạn mới xem được danh mục công việc trong lịch công tác cá nhân của

mình. Tuy nhiên, nếu muốn, bạn vẫn có thể làm cho toàn bộ lịch công tác hay chỉ vài cuộc

hẹn trở thành "công cộng" để chia sẻ với đồng nghiệp, bạn bè..

Để thay đổi các cài đặt mặc định, bạn nhấn chọn Settings ở góc trên bên phải (hoặc ấn phím

S). Chọn thẻ Calendars. Nhấn vào liên kết bên dưới mục Sharing để mở lịch làm việc thích

hợp. Sau đó, đánh dấu các tuỳ chọn để thông báo với Google Calendar rằng bạn muốn chia sẻ

mọi thứ cho toàn thế giới hay chỉ vài người nhất định. Để chia sẻ với những người cụ thể, bạn

bỏ chọn đối với 2 tùy chọn phía trên và nhập vào địa chỉ email của những ai mà bạn muốn

chia sẻ lịch làm việc. Thực hiện xong, bạn nhấn chọn Save.

d. Tạo sự kiện và gửi lời mời tham gia Với các công cụ mới nhất để gửi lời mời được tích hợp trong các website như Facebook và

Google Calendar, bạn có lẽ không cần dùng đến tài khoản eVite cũ rích nữa. Để mời nhiều

người đến với một sự kiện trong lịch làm việc của mình, bạn chỉ cần gõ địa chỉ email của họ

vào hộp thoại Guest trên trang chi tiết của sự kiện. Nhấn chọn Save, ngay lập tức Google

Calendar sẽ gửi lời mời đến những email mà bạn vừa cung cấp.

Nếu khách mời cũng sử dụng tài khoản Gmail thì sự kiện này sẽ tự động xuất hiện trong lịch

làm việc của họ (đồng thời thư mời này cũng có trong Inbox) cùng với một biểu tượng dấu

hỏi. Người nhận có thể nhấn chuột lên sự kiện này để chọn Yes, No, Maybe hoặc Delete trực

tiếp trong lịch làm việc của mình.

Để nhận các thông báo về lời mời và thông tin phúc đáp, bạn nhấn chuột lên mũi tên bên

cạnh tên của lịch làm việc, rồi chọn Notifications từ trình đơn này. Sau đó, bạn sử dụng các

điều khiển ở phía dưới để xem thông tin của một địa chỉ email hay SMS.

II. Quản lý emails Có bao giờ bạn muốn soạn email ngay bây giờ nhưng muốn gửi đi sau?

Có bao giờ bạn bỏ sót một email chỉ vì đã mở nó ra từ trước nhưng khi cần đến lại chẳng biết

tìm ở đâu trong hộp mail của mình?

Có bao giờ bạn muốn biết email ứng tuyển của bạn đã lâu rồi chưa được hồi âm để bạn liên

lạc lại với nhà tuyển dụng?

1. Cài đặt công cụ

Boomerang là một phần mềm mở rộng cho Gmail. Trước hết, bạn hãy vô đường link sau để bắt đầu cài đặt: http://www.boomeranggmail.com/

Bạn hãy chọn Add this to your Gmail. Sau đó phần mềm sẽ tiến hành cài đặt tự động. Bạn

chỉ việc chờ cho đến khi nào Gmail của bạn được bật lên thì quá trình cài đặt đã kết thúc.

Chỉnh sửa hay xóa hẳn các khoản mục

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 4

Nếu bạn thấy một biểu tượng hình boomerang nhỏ phía trên tay phải trong Gmail của bạn thì

việc cài đặt đã thành công rồi đó.

Sau đây hãy cùng nhau tìm hiểu về 3 chức năng chính của Boomerang nhé.

2. Soạn bây giờ và hẹn giờ gửi sau đó

Ví như với mình, thứ 7 hàng tuần là hạn chót báo cáo tuần cho lãnh đạo công ty. Hôm thứ 6

vừa rồi mình đã chuẩn bị xong bản báo cáo và nội dung email, nhưng mình không muốn gửi

email cho lãnh đạo ngay vì muốn thưởng cho bản thân một ngày nghỉ vì đã hoàn thành bài trước hạn. Thế là mình dùng chức năng Send later (Gửi sau) của Boomerang.

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 5

Để làm giống mình, bạn hãy soạn email như bình thường.

Sau đó hãy nhấn vào nút Send Later, một danh sách sẽ sổ xuống, bạn hãy chọn thời gian mà

bạn muốn email của bạn được gửi đi rồi nhấn confirm là xong.

Vậy là xong. Đến đúng thời gian đó, email của bạn sẽ được tự động gởi đi.

3. Nhắc bạn các email quan trọng trong tương lai

Ví dụ công ty nhà gửi mail đòi tiền thuê nhà vào đầu tháng, và hạn chót họ ra là vào ngày 15

hàng tháng. Đầu tháng bạn nhận được mail và đọc, nhưng lại muốn chờ tới ngày 15 rồi mới

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 6

đóng tiền. Để tránh trường hợp tới ngày đó bị quên mất, Boomerang sẽ tự động gửi email đó lại hộp thư của bạn vào ngày 15 để nhắc nhở.

Để làm được, bạn hãy chọn email cần “boomerang lại”. Ở thanh công cụ phía trên về bên tay

phải, bạn sẽ thấy logo và dòng chữ Boomerang.

Nhấn vào nút đó, và bạn hãy chọn ngày mà bạn muốn email đó quay lại inbox của mình.

Vậy là bạn sẽ không bao giờ quên những email quan trọng như vậy rồi.

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 7

4. Nhắc nhở bạn nếu email bạn gửi chưa được hồi âm

Với chức năng này, Boomerang sẽ báo cho bạn biết nếu như email của bạn đã lâu chưa được reply, để bạn có thể hỏi han lại người nhận.

Bạn hãy soạn email như bình thường. Nhưng hãy để ý kế bên nút Send Later đã trình bày ở

trên có dòng chữ Boomerang this in … if no reply.

Bạn hãy chọn thời gian mà bạn muốn Boomerang nhắc nhở bạn nếu như người đọc chưa

reply. Vậy là xong, bạn chỉ việc gửi lại để chắc rằng người nhận đã đọc và hồi âm.

5. Nếu bạn có nhiều địa chỉ email khác nhau?

Trường hợp bạn trao đổi email từ nhiều địa chỉ email khác nhau, bạn có thể thực hiện quản lý

tập trung (vẫn giữ nguyên được các tính năng bên trên) thông qua việc chuyển tiếp các email

nhận được từ địa chỉ khác về địa chỉ gmail của bạn và cho phép gửi mail từ các địa chỉ email kia ngay trong Gmail. Cụ thể bạn có thể theo cách làm như sau:

Bước 1 - vào hòm mail của bạn, chọn Setting

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 8

Bước 2 – chọn tab Accounts and Import

Thực hiện chọn “Add a POP3 mail account you own” và thực hiện theo các bước như sau để có thể nhận và gửi mail từ địa chỉ mail khác ngay trong Google

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 9

Lưu ý bước cuối cùng bạn cần verify

Trường hợp chỉ muốn gửi mail từ địa chỉ mail ngoài ngay trong Gmail của bạn, bạn hãy chọn

“Add another email address you own”

III. Ghi nhớ thông tin online Bạn có thích lướt web nhiều? Chắc hẳn luôn có những bài viết, hay video ưa thích mà bạn

muốn ghi nhớ để xem lại sau. Vì vậy, nhiều trình duyệt đều có chức năng bookmark để làm

nhiều vụ này. Tuy nhiên, chức năng này lại tốn khá nhiều diện tích trên giao diện và cũng không dễ sử dụng chút nào.

Thay vì sử dụng chức năng có sẵn này, bạn có thể dùng một phần thêm vào add-on của trình

duyệt gọi là Pocket để ghi nhớ các đường link.

1. Chuẩn bị công cụ

Trước tiên bạn hãy đăng kí một tài khoản trên trang chủ của Pocket tại đây

Tiếp đến, bạn cài đặt add-on của Pocket cho trình duyệt của bạn: Firefox, Chrome, Safari

2. Ghi và xem lại các links

Ghi lại bằng nút nhấn pocket, sau khi bookmark lại đường link này thì cái nút bạn vừa nhấn sẽ chuyển sang màu đỏ

Ghi lại link bằng nút nhấn của Pocket

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 10

Bạn xem danh sách link mà bạn đã ghi nhớ

ở góc trình duyệt. Tìm kiếm nhanh nếu cần

bằng cách đánh vào ô

Tìm kiếm trong danh sách Pocket

3. Lưu trữ trên mạng

Toàn bộ link của bạn đều được lưu trữ trên máy chủ của Pocket. Vì vậy, ngay cả khi bạn phải

cài đặt lại máy tính hay trình duyệt web thì chúng vẫn ở đó. Bạn chỉ cần đăng nhập lại và tất

cả sẽ được tải xuống như cũ.

4. Cài đặt cho thiết bị di động

Không phải lúc nào bạn cũng dùng máy tính để lướt web phải không? Pocket hỗ trợ bạn truy

cập danh sách link trên các thiết bị di động như smartphone hay máy tính bảng chạy hệ điều

hành iOS và Android. Bạn có thể truy cập vào app store của bạn để cài Pocket.

Với Pocket bạn sẽ yên tâm về những đường link cần lưu giữ đã thu lượm được khi lướt web, bạn có thể xem lại chúng mọi lúc mọi nơi.

Pocket cho các thiết bị di động

IV. Chia sẻ tài nguyên với Google Drive Google Drive là công cụ lưu trữ và chia sẻ dữ liệu miễn phí mà Google mang đến người dùng.

Toàn bộ dữ liệu lưu trữ trên Google Drive sẽ được bảo vệ an toàn ngay cả khi máy tính của bạn có vấn đề.

Google Drive miễn phí và đi kèm với tài khoản Google của bạn. Nó có khả năng tạo các tài

liệu và bảng tính như Microsoft Word và Excel trên internet để nhiều người có thể truy cập và sửa nội dung. Mỗi tài khoản được miễn phí 15GB dung lượng lưu trữ.

Bạn Có thể lưu trữ mọi loại file kể cả file có dung lượng lớn như video vì Google Drive cho

phép mỗi file tối đa đến 1TB.

Chúng ta có thể truy cập và cập nhật dữ liệu trên tất cả các thiết bị mọi lúc mọi nơi với phần mềm Google Drive Now cho máy tính, smartphone, và máy tính bảng.

Để chia sẻ tài nguyên cho người khác, bạn chỉ cần tạo một thư mục mới trên Google Drive và

tải toàn bộ ảnh bạn muốn chia sẻ vào thư mục đó. Sau đấy bạn chọn chế độ chia sẻ bằng cách

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 11

click chuột phải vào thư mục hoặc file vừa tạo, Google Drive có 3 chế độ chia sẻ để bạn lựa chọn theo từng mục đích:

Các chế độ chia sẻ của Google Drive

Bạn chỉ nên dùng lựa chọn thứ nhất khi bạn muốn bất kì ai cũng có thể xem được dữ

liệu của bạn

Khi bạn chia sẻ mà muốn người nhận có thể chia sẻ tiếp cho người khác với cùng một

đường link thì nên sử dụng lựa chọn thứ hai

Khi bạn chia sẻ thông tin cá nhân và biết rõ những ai bạn chia sẻ với, hãy sử dụng lựa

chọn thứ ba và nhập vào email cụ của người nhận (phải là Gmail)

Chia Sẻ Qua Email

Sau khi chọn chế độ chia sẻ, bạn chỉ việc gửi link của thư mục hoặc file đến bạn bè và gia đình qua email hoặc Facebook.

V. Quản lý nhóm làm việc hiệu quả

1. To-do-list với Google Keep

Google Keep là công cụ ghi chú đắc lực trong công việc và học tập. Hỗ trợ cả trên máy tính

và điện thoại Android. Google Keep giúp bạn ghi chép, ghi chú bằng hình ảnh, tạo to-do list

(danh sách việc cần làm) hiệu quả ngay trên smartphone và máy tính. Đương nhiên, ghi chú

sẽ được cập nhật (sync) giữa cả hai máy.

a. Cài đặt và truy cập Nếu truy cập bằng browser thì bạn vào đây: http://keep.google.com

Tốt hơn bạn nên cài cả Google Keep vào chiếc điện thoại của mình nữa để tận dụng tối đa hiệu quả nhé. Chỉ tiếc là chưa có phiên bản cho Iphone và Ipad.

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 12

Có các phiên bản tươn ứng cho điện thoại Android và iPhone, bạn có thể tìm với từ khóa Google Keep ngay trên Store

b. Tạo ghi chú đa dạng Nếu sử dụng trên browser, bạn sẽ thấy trên hình minh họa có đánh số, tương ứng với các

chức năng.

1. Tạo ghi chú bằng chữ thông thường.

2. Tạo to-do list (danh sách việc cần làm)

3. Tạo ghi chú bằng hình ảnh.

Ngoài chức năng ghi chú bằng cách gõ chữ thông thường, phiên bản Google Keep trên điện

thoại còn cho phép bạn tạo ghi chú bằng cách nói thông qua micro.

Do tính năng của Google Keep là như nhau cho cả 2 phiên bản máy tính và điện thoại, nên mình sẽ chỉ đề cập đến Google Keep trên điện thoại để các bạn tiện theo dõi.

Sau khi tạo ghi chú, chúng ta có thể:

c. Nhờ Keep nhắc nhở theo lịch Để khỏi quên những note quan trọng bạn đã tạo ra, bạn có thể dùng chức năng Remind me để ứng dụng tự động nhắc bạn khi đến thời gian.

Như trong hình, bạn có thể thấy tùy chọn nhắc nhở là

ngày mai, buổi sáng và không lặp lại nhắc nhở này nữa.

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 13

d. Thay đổi màu sắc cho từng note Nhấn vào nút được khoanh trong hình minh họa, chọn cho mình một màu sắc gợi nhắc là được.

e. Tìm kiếm note theo màu sắc Chọn biểu tượng kính lúp trên giao diện chính của app.

Nhấn vào bảng màu và chọn màu sắc của note cần tìm nhé.

2. Quản lý công việc nhóm dùng Trello

a. Trello là gì ? Trello là công cụ quản lý công việc trực tuyến giúp bạn có thể phân công, theo dõi tiến độ dự

án hiệu quả.Thay vì phải mò mẫm trong núi email trao đổi công việc để tìm thông tin thì với Trello bạn chỉ cần vài thao tác trực quan là sẽ có ngay thông tin mình cần.

b. Bắt đầu sử dụng Trello Để bắt đầu làm việc với Trello, bạn cần tạo 1 tài khoản miễn phí tại https://trello.com/signup.

Sau khi đăng nhập bạn sẽ được đưa đến màn hình làm việc chính My Boards.

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 14

Đây là nơi chứa tất cả các dự án (hoặc nhóm công việc) của bạn. Hiện tại, với tài khoản miễn phí, Trello cho phép tạo số lượng Board không giới hạn.

c. Tạo dự án với Trello Để bắt đầu một dự án mới, bạn nhấn vào Create new board và đặt tên cho dự án.

Ở màn hình làm việc chính , bạn có thể thêm các List – Tập hợp các công việc có cùng tính

chất ví dụ như list các ý tưởng, công việc cần làm hoặc đã được thực hiện.

Đối với các dự án mình đã làm thì thường bao gồm 4 List chính là Ideas ( tưởng), To do

(Việc sắp làm), Doing ( Việc đang làm) và Done (Việc đã làm).

Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể tạo các List phù hợp với yêu cầu dự án đang làm. Tuy nhiên,

không nên tạo quá 5 List vì khi đó bạn sẽ cần kéo thanh trượt ngang để thấy các List phía sau.

Điều này dễ gây rối mắt và khó quản lí.

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 15

Tiếp theo, bạn cần phải thêm các thành viên cùng tham gia vào dự án bằng cách ấn vào Show sidebar ở góc trái và chọn Add Members.

Bạn có thể thêm người chưa có tài khoản Trello bằng cách nhập email,. Đối với những thành

viên đã có tài khoản bạn chỉ việc nhập tên họ như trong hình.

Bây giờ bạn có thể bắt đầu thêm iệc hải l m bằng cách chọn Add a card. Trong hình là ví dụ khi mình thêm card “Lên kế hoạch họp nhóm”

Trong mỗi card, Trello sẽ cung cấp cho bạn rất nhiều tùy biến như Members (Người thực

hiện), Label (Nhãn) hay Due Date (Hạn chót), ttachment (File đính kèm)…

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 16

d. Làm đẹp hay dọn dẹp Trello của bạn Tới đây ắt hẳn bạn đã có thể tự mình chọn những tùy biến cần thiết để hỗ trợ cho công việc

rồi phải không nào. Ngoài việc thêm các hình ảnh cho từng Card để làm sinh động cho

Board, bạn còn có thể thay đổi hình nền bằng cách vào Show sidebar Menu Change

background

Hiện thời, với tài khoản miễn phí, người dùng chỉ được thay đổi hình nền bằng các màu cho

trước, nếu muốn thay đổi hình nền tùy chỉnh, bạn phải nâng cấp lên các tài khoản trả phí.

Lưu ý là để tránh việc nhầm lẫn khi sử dụng thì Trello không cho phép xóa 1 List mà chỉ

được Archive nó thôi. Đối với Card, bạn cũng phải rchive nó rồi mới có thể xóa bằng cách

vào Show sidebar Menu rchive Items.

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 17

Tóm lại, với Trello, làm việc nhóm sẽ không còn 1 cơn ác mộng mà sẻ trở thành một trải nghiệm thú vị cho người sử dụng.

3. Làm việc nhóm hiệu quả sử dụng Google Office

Với Google Drive, bạn có thể tạo các tài liệu như khi bạn làm việc với phần mềm Microsoft

Office trên máy tính (Google Office). Sau khi tạo các tài liệu, bạn có thể chia sẻ với các thành viên trong nhóm để tất cả mọi người đều có thể sửa và thay đổi nội dung của các tài liệu.

a. Các chế độ tài liệu Người dùng có thể biên tập hoặc chỉnh sửa tài liệu trên các công cụ Docs, Sheets, Slide ở mọi

lúc nơi theo định dạng Microsoft Office thay vì phải sử dụng ứng dụng Office Compatibility

Mode để chuyển định dạng file sang chuẩn của Google. Với những tính năng mở của Chrome, bạn có thể chỉnh sửa, chia sẻ tài liệu trực tiếp từ Google Drive hoặc Gmail.

Google Docs cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực, thay vì phải gửi đi

gửi lại nhiều phiên bản của tài liệu bằng email. Nhưng đôi khi bạn muốn kiểm soát những

chỉnh sửa/thay đổi trong tài liệu đó thì bạn có thể sử dụng chức năng Suggest Edits, theo đó,

nếu muốn chỉnh sửa bạn có thể đưa ra những gợi ý, phương án tối ưu và người nhận chỉ cần

một click chuột để chấp nhận hoặc từ chối, tương tự như Track Changes có trong MS Word. Hiện Google đã cho triển khai tính năng này trên web, dự kiến sẽ sớm có mặt trên di động.

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 18

b. Theo dõi lịch sử sửa đổi Đối với nhiều người yêu thích tính năng theo dõi những thay đổi trên Word, thì lịch sử sửa đổi trên Google Docs khá giống với chức năng đó.

Để sử dụng lịch sử sửa đổi, kích vào File> xem revision history hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-

Alt-Shift-G. Thanh revision history sẽ hiển thị các chỉnh sửa lớn, từ mỗi lần tài liệu mở ra. Để

xem những thay đổi từ mỗi lần tự động lưu lại, kích vào Show more detailed revisions để

xem chi tiết hơn về những lần sửa đổi.

Lịch sử xem lại Google Docs cho phép người dùng quay lại phiên bản tài liệu trước đó chỉ trong trường hợp bạn xóa một thứ gì đó và đóng trình duyệt lại.

Phần sửa đổi của mỗi người dùng sẽ được biểu thị bằng màu sắc khác nhau. Bạn cũng có thể

xem các phiên bản trước đó của tài liệu bằng cách kích vào phiên bản đó trong thanh bên.

Nếu bạn muốn quay trở lại phiên bản bạn đang xem, kích vào Restore this revision (khôi

phục sửa đổi này).

c. Để chỉnh sửa trực tiếp Ms Office Để chỉnh sửa một file document (văn bản) hay spreadsheet (bảng tính) bất kỳ được lưu trên

Google Drive, giờ đây bạn không cần phải truy cập thông qua Drive nữa, mà có thể chỉnh sửa

trực tiếp ngay trên Microsoft Office.

Google vừa cung cấp một plugin rất hữu ích cho phép thực hiện việc này dễ dàng. Bạn tải và

cài đặt plugin tại địa chỉ: https://tools.google.com/dlpage/driveforoffice . Plugin này hỗ trợ cho Microsoft Office của Windows XP trở lên.

Đăng nhập để có thể truy cập tài liệu từ Google Drive Sau khi cài đặt thành công, bạn hãy mở Microsoft Word (Excel hay PowerPoint cũng được)

lên để thực hiện yêu cầu đăng nhập từ Google Drive.

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 19

Chỉnh sửa file văn bản hoặc bảng tính của Google Drive Cần xác định loại file muốn mở thuộc loại nào mà bạn mở phần mềm Microsoft Office tương

ứng nhé. Ví dụ như mình cần mở một file văn bản trên Google Drive thì mình sẽ dùng

Microsoft Word.

Trong Word, chọn menu File > Open, chọn Google Drive và nhấn nút Open from Google Drive để mở tài liệu từ máy.

Nhưng bạn không muốn hiển thiện toàn bộ các loại file trên Google Drive?

Click vào phần Settings, Google cho phép bạn thiết lập 3 tùy chọn hiển thị file khi nhấn vào nút Open from Google Drive.

Microsoft Office and Google Docs files: Hiển thị những file được tạo ra bởi Microsoft

Office và Google Docs được lưu ở Drive.

Microsoft Office files only: Hiển thị chỉ những file được tạo ra bởi Microsoft Office

được lưu ở Drive. (nên chọn cái này)

All files: Hiển thị tất cả những file mà đang có trong Drive của bạn.

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 20

Mở file Google Drive mà chỉnh sửa trong Microsoft Word

Upload file đã tạo trong Microsoft Office lên Google Drive Ngoài việc chỉnh sửa file từ Google Drive, bạn cũng có thể lưu file tạo từ Microsoft Office

lên thẳng Drive.

Đơn giản, chỉ cần nhấn Save as, và chọn Google Drive làm nơi lưu trữ.

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 21

Nhập tên và chọn thư mục => Thế là file đã được upload lên rồi!

4. Sắp xếp lịch họp nhóm với When2Meet

When2meet là một công cụ đơn giản, dễ sử dụng, và không mất nhiều thời gian trong việc

sắp xếp lịch họp, gặp mặt cho nhóm của bạn.

Bước 1: các bạn vào trang www.when2meet.com

Bước 2: tạo tên cho sự kiện của mình bằng cách nhấp vào khung New Event Name

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 22

Bước 3: chọn ngày để người tham gia lựa chọn cho sự kiện, cuộc họp của mình.

Lựa chọn “Specific Dates” khi bạn muốn tìm

được thời điểm phù hợp theo ngày.

Còn nếu đã ấn định sẵn tuần diễn ra cuộc

họp, chỉ cần chọn các thứ trong tuần, bạn

click vào hình tam giác cạnh chỗ “Survey

using” và chọn “Days of the Week”

Bước 4: thiết lập khung giờ cố định cho sự kiện

sắp tới. Ở đây ví dụ mình chọn là không sớm hơn 9

giờ sáng và không muộn hơn 5 giờ chiều.

Bước 5: nhấp vào nút “Creat event” để hoàn thành.

Cuối cùng, When2meet sẽ dẫn đến một trang trong

đó có sẵn đường link cho lịch bạn vừa tạo, bạn chỉ

cần copy và chia sẻ ở bất cứ chỗ nào bạn muốn.

Các thành viên khi tham gia vote phải điền tên và

mật khẩu cho riêng mình để họ có thể quay lại sửa thời gian phù hợp nếu cần.

eBook – Bí quyết quản lý by Nguyen Trung Kien P a g e | 23

Kết quả thì sao?

Khung “Group’s vailability” sẽ cho bạn biết

thời gian diễn ra phù hợp cho sự kiện của

mình nhờ vào việc hiển thị tổng số người

tham gia vote và khung giờ có nhiều người

lựa chọn nhất (tương ứng với độ đậm của màu xanh lá).

Ví dụ, dựa vào ảnh trên, bạn có thể thấy ở

phần “Group’s vailability” có tổng cộng là 6

người tham gia trả lời. Màu xanh đậm nhất thể

hiện cho việc có 6 người cùng lựa chọn một

mốc thời gian, và màu trắng đồng nghĩa với

việc không có ai chọn.