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RELAZIONE ICTORGANIZZAZIONE
OBIETTIVI
• Richiamare alcuni elementi essenziali di organizzazione
• Chiarire perché l’informazione è un elemento chiave per il funzionamento di qualsiasi organizzazione
• Mettere in luce quindi la stretta relazione tra organizzazione, informazione e ICT
Cos’è un’organizzazione? • Ai nostri fini:
– organizzare: ordinare un sistema in parti interdipendenti e correlate
– organizzazione: insieme di risorse costituito per il raggiungimento di determinati fini
• Sono organizzazioni: – un’impresa, un’ente pubblico, una squadra di pallavolo, ….
• Un’organizzazione si contraddistingue anche per le relazioni che ci sono tra le sue diverse componenti
COSA CARATTERIZZA UN’ORGANIZZAZIONE
1. La struttura: – scomposizione delle attività, dei compiti e delle
mansioni (“chi” fa “cosa”) – identificazione dei diversi livelli di autorità
È “l’intelaiatura formale” di un’organizzazione
Rappresentazioni formali della struttura
1. Organigrammi: – rappresentazione grafica dell’organizzazione in termini di distribuzioni delle funzioni e dell’autorità tra: funzioni, reparti, singoli individui
– Tipi di strutture organizzative e relativi organigrammi: • funzionale • divisionale • a matrice
Responsabile Acquisti
Linea A Linea B
Responsabile Stabilimento
Direttore Produzione
Direttore Vendite
Direttore Amministrazione
.......
Direttore generale
Direttore Merci Alim
V. Carbone
Studi di Mercato
Controllo di Gestione
Direttore Merci PGC (Drogheria, DPH) R. Gasset
Resp. Condimenti, Primi e Sec.
P. Rota
Resp. Prima Colazione
E. Cesaris
Resp. Drogheria Dolce e Altro
B. Moro
1 2 3 Resp. Detergenza Casa
G. Giobbio
Resp. Igiene Persona
A. Baggio
4 5 Resp. Gelati, Surgelati e altri Freschi
G.Polti
Resp. Ultra Freschi
Chiuchiù
Resp. Formaggi e Salumi
R. Borin
6 7 8
Centrale Acquisto
Direttore Merci PGC (PLSLiquidi)
C. Bacchetta
Logistica
2
Resp. Alcolici
M. Selmo
Resp. Bevande
L. Pescina
9 10
Resp. Coord prodotti Controllati
A.Bigo
Centro Codifica
Direttore Acquisti PFT
Projet Managem.
Logistica
2
Rappresentazioni formali della struttura
2. Mansionari – definiscono compiti e caratteristiche dei ruoli operativi
3. Schede di responsabilità – definiscono responsabilità, obiettivi e caratteristiche dei ruoli dirigenziali
Esempio: RESPONSABILE MARKETING • FUNZIONE: guida l’attività commerciale in conformità alle
politiche aziendali ed assicura il raggiungimento degli obiettivi di ricavo ….
• COMPITI E RESPONSABILITA’ – Collabora con la direzione commerciale alla definizione e messa a punto delle politiche commerciali
– Collabora alla messa a punto delle previsioni di vendita – Assicura il raggiungimento degli obiettivi di volumi, prezzi, mix – Propone alla direzione commerciale il programma delle attività promozionali e pubblicitarie
– … • DIPENDE DA: il direttore commerciale • SOVRAINTENTE: il responsabile vendite
I meccanismi operativi
Metodi (più o meno formalizzati e strutturati) per coordinare le attività delle diverse parti dell’organizzazione, e le relazioni tra esse
Tipi di meccanismi operativi 1. PROCEDURE E NORME
Procedura: insieme o sequenza formalizzata delle attività/operazioni da compiere per raggiungere un certo obiettivo o svolgere un determinato compito
– alta efficienza e precisione – in contesti di alta ripetibilità – possono riguardare un singolo addetto, un reparto, più reparti o funzioni
Esempio: iscriversi a un esame
1. Accedere alla pagina di iscrizione su internet 2. Selezionare l’esame 3. Inserire nome e matricola 4. Effettuare l’iscrizione
Esempio: fare un uovo in camicia
1. In una casseruola portate a bollore acqua salata e acidulata con due cucchiai d’aceto
2. In una ciotola sgusciate le uova per controllarne la freschezza
3. Tuffate le uova nell’acqua bollente 4. Ritirate le uova dopo 3/4 minuti con una paletta
forata 5. Regolate le sfrangiature dell’albume 6. Servite
Tipi di procedure • procedure operative: disciplinano lo svolgimento di attività ripetitive a livello operativo – ad es: procedura per l’emissione di un ordine
• procedure di controllo: stabiliscono il modo con cui una determinata attività viene monitorata – ad es.: procedura per l’inventario periodico del magazzino ai fini del controllo delle scorte
• procedure di informazione: stabiliscono come deve venire gestito un determinato flusso di informazione o documenti – ad es.: procedura di emissione e distribuzione di circolari periodiche per il personale
• procedure decisionali: definiscono come una data decisione deve essere presa – ad es.: procedura per il lancio dei lotti in produzione
2. PIANI E PROGRAMMI – stabiliscono obiettivi o specifiche di prestazione, ma senza indicare in eccessivo dettaglio le modalità specifiche per raggiungerli, e le risorse da utilizzare
– esempi: • un budget • un progetto di ricerca
3. GERARCHIE – consiste nell’attribuire responsabilità specifiche di controllo di una certa attività • per la soluzione di eccezioni, problemi imprevisti, o comunque tutto ciò che non è codificato da procedure o norme prefissate
• per la gestione dei meccanismi di premio/sanzione verso i “sottoposti”
4. RIUNIONI – programmate: formalmente definite, convocate con regolarità, con obiettivi precisi anche ai fini decisionali
– non programmate: estemporanee, convocate in modo anche informale e per discutere o anche decidere su questioni contingenti
5. RELAZIONI ORIZZONTALI – meccanismi che facilitano rapporti tra addetti della stessa unità o funzione aziendale, o anche tra unità diverse
– modalità: • contatto diretto • creazione di “ruoli di intermediazione” e di “rappresentanza” (ad es.: nomina di un delegato a rappresentare un certo ufficio)
• strutture o luoghi per incontri informali – la “pausa caffè”
Caratteristiche non formali di un’organizzazione
• I PROCESSI COMPORTAMENTALI – il modo effettivo con cui un’attività viene condotta – strettamente legato alle caratteristiche del compito da svolgere, ma anche dell’individuo, e delle sue modalità di relazione con i colleghi e con gli altri soggetti
Riassumendo • Un’organizzazione è descrivibile in base a:
– una struttura – dei meccanismi operativi – dei processi comportamentali
• Alcuni aspetti sono pianificabili e formalizzabili (ossia progettabili), altri meno
• Le organizzazioni possono differire l’una dall’altra anche in uno stesso contesto di riferimento
• Le varie parti di un’organizzazione possono differire l’una dall’altra
• L’organizzazione può modificarsi nel tempo per iniziative deliberate o per cause non intenzionali
ICT E ORGANIZZAZIONE
organizzazione
ICT
informazione
Per comprendere le relazioni tra organizzazione e ICT...
… utile il concetto di informazione
ORGANIZZAZIONE E INFORMAZIONE
• L’informazione è: – un input chiave per le attività e i compiti delle varie parti dell’organizzazione
– queste a loro volta elaborano e distribuiscono informazione • Un’organizzazione (un’impresa) può essere vista come un
sistema che elabora informazione • All’interno dell’organizzazione circolano flussi informativi tra le
varie componenti • Tali flussi possono essere di vario tipo e natura
FLUSSI DI INFORMAZIONE
– FLUSSI INFORMATIVI DIVERSI: • come contenuto/contenitore: DATI, DOCUMENTI SCRITTI, DISEGNI, COMUNICAZIONI VERBALI
• come scopo della comunicazione: RICHIESTE, INTERROGAZIONI; COMANDI, ORDINI; SEGNALAZIONI, AVVISI
– FLUSSI TRA • livelli gerarchici diversi
– un comando dall’alto al basso, un avviso o un dato dal basso all’alto, … • uffici o funzioni aziendali diverse
– un ordine elaborato dall’ufficio vendite viene trasmesso al magazzino … • ruoli o mansioni diverse
– il responsabile del magazzino deve comunicare i dati delle giacenze al responsabile della logistica
– FLUSSI CHE POSSONO ESSERE: • formalizzati (ad es. un modulo scritto) o informali (un colloquio informativo)
– I FLUSSI INFORMATIVI ACCOMPAGNANO ALTRI FLUSSI • relazione tra flussi informativi, flussi fisici, e flussi monetari
fornitori Linee produttive
magazzino prodotti finiti
materiali
semilavorati
prodotti
clienti
lancio in prod.
richiesta materiali
fattura
ordine
ordine
fattura
AZIENDA
ORGANIZZAZIONE e INFORMAZIONE • QUINDI L’INFORMAZIONE NELLE ORGANIZZAZIONI
– ha un VALORE in quanto E’ UN INPUT DELLE ATTIVITA’ SVOLTE IN AZIENDA dai vari componenti l’organizzazione
– contribuisce a CREARE VALORE in quanto associata ai FLUSSI FISICI E MONETARI
• QUAL È IL VALORE DELL’INFORMAZIONE? – l’informazione ha valore
• se serve • se è disponibile quando serve • necessità di informazioni RILEVANTI, CONGRUENTI e TEMPESTIVE
ICT E INFORMAZIONE • Le ICT sono tecnologie per l’elaborazione e la
distribuzione delle informazioni. Quindi servono a facilitare la gestione dei flussi informativi: – raccolta di informazioni – elaborazione – catalogazione e memorizzazione – duplicazione e distribuzione
• Grazie alle ICT il costo unitario e il tempo per gestire le informazioni possono comprimersi notevolmente
ICT E ORGANIZZAZIONE • Nelle organizzazioni le ICT assolvono a due principali obiettivi:
– rendere EFFICIENTI i flussi di informazione à OBIETTIVO DI AUTOMAZIONE
– fornire le informazioni che servono agli utenti a cui servono à OBIETTIVO DI INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE
• Sistemi, applicazioni e tecnologie diverse sono adatti per processare diversi tipi di informazione. Quindi: – quale tecnologia per quale tipo di flusso informativo? – quale tecnologia per quale obiettivo informativo? – quali opportunità, effetti e vincoli dell’uso delle ICT?
• Il modo in cui un’impresa è organizzata influenza il possibile uso e progetto delle applicazioni ICT
• Le caratteristiche delle ICT pongono vincoli al loro uso all’interno di un’organizzazione e ne influenzano le caratteristiche