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III Congresso Consad de Gestão Pública
COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA NO MINISTÉRIO DA
AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO
Marcio Marques Perrut Paulo Sérgio Vilches Fresneda
Estela Alves de Medeiros
Painel 07/027 Experiências de comunicação da estratégia
COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA NO MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E
ABASTECIMENTO
Marcio Marques Perrut Paulo Sérgio Vilches Fresneda
Estela Alves de Medeiros
RESUMO Um dos fatores críticos de sucesso de um projeto de gestão estratégica é a compreensão do processo de gestão e do conteúdo da estratégia pelos colaboradores da organização. A comunicação interna e a capacitação são os instrumentos mais adequados para promover o entendimento e o consequente comprometimento dos servidores com a execução dessas estratégias. Isso implica na tradução das questões estratégicas em informações veiculadas em peças de comunicação criativas e esclarecedoras, tornando o conteúdo técnico compreensível a todos servidores. O Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (Mapa) explorou vários tipos de peças de comunicação para divulgar seu projeto, tais como: folders, cartazes, banners, calendários, informações na intranet, no informativo eletrônico e no informativo mensal chamado Entre Nós. Nos 4 anos de implementação do projeto de gestão estratégica no Mapa, a Assessoria de Gestão Estratégica (AGE) foi responsável pela realização de diversas capacitações e palestras em gestão estratégica, tanto na sede quanto nas unidades estaduais, contando com mais de 6000 participações, num total de 36.184 horas. O resultado de todo esse esforço de comunicação foi satisfatório, e pode-se demonstrar esse fato pelo aumento de conhecimento sobre o tema gestão estratégica pela gerência média da casa, conforme pesquisas realizadas por esta AGE nos últimos anos, onde em uma escala de 0 a 5, a média obtida foi de 2,4 em 2007, 2,7 em 2008, e 3,2 em 2009 (dados preliminares).
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO........................................................................................................ 03
2 OBJETIVO.............................................................................................................. 04
3 HISTÓRICO............................................................................................................ 06
4 CONCLUSÕES....................................................................................................... 20
5 REFERÊNCIAS....................................................................................................... 21
3
1 INTRODUÇÃO
O processo de gestão estratégica no Ministério da Agricultura, Pecuária e
Abastecimento (Mapa) iniciou-se com sua reestruturação organizacional, em 2005,
como resultado de avaliação institucional, no ano anterior, realizada com o apoio do
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP). A Assessoria de Gestão
Estratégica do Mapa foi criada em 24 de janeiro de 2005, por intermédio do Decreto
5351, com a incumbência de gerir o processo de gestão estratégica, elaborar estudos
prospectivos e técnicos e, assessorar o Ministro em temas de seu interesse e
necessidade do Mapa. A existência de uma unidade organizacional específica para
gerir o processo de gestão estratégica, no nível hierárquico em que a AGE foi
colocada, possibilitou a formação de uma equipe técnica com as competências e
responsabilidade de cuidar da gestão estratégica, facilitando a realização das
atividades de elaboração e gestão da execução da estratégia da organização. Kaplan
e Norton (2001) mencionam a importância da existência de uma unidade semelhante
à AGE, a qual eles se referem como Strategic Management Office (SMO), para o
sucesso de criação de uma organização focada na estratégia. Segundo os mesmos
autores, a comunicação da estratégia tem um papel primordial, pois “a comunicação
eficaz da estratégia, objetivos e iniciativas é fundamental para que os empregados
contribuam para a execução da estratégia” (Kaplan e Norton, 2009).
Os instrumentos de gestão estratégica foram elaborados originalmente
com base no método Balanced Scorecard (BSC), adaptados posteriormente para
acomodar o estilo de gestão da equipe ministerial que gerencia o Mapa no período
de 2007-2010. Ressalta-se a realização de seis reuniões de acompanhamento e
análise da execução das estratégias (e suas indispensáveis medições dos
indicadores de desempenho) e muitas ações de comunicação e capacitação da
gerência média e dos servidores em geral sobre a gestão estratégica, objetivando
implantar, institucionalizar e executar efetivamente as estratégias formuladas.
4
2 OBJETIVO
A comunicação da estratégia é um elemento indispensável para que sua
implementação, em qualquer organização, seja bem-sucedida. Em outras palavras,
não é possível alcançar uma visão de futuro sem o esclarecimento e o
compartilhamento dos colaboradores envolvidos. Este compartilhamento só será
efetivo quando os servidores ou colaboradores compreenderem claramente como
seu trabalho contribui para o alcance dos objetivos estratégicos.
Kaplan e Norton, criadores da metodologia BSC, adotada pelo Mapa
como base da sua gestão estratégica, observaram que as empresas de maior
sucesso na implementação da estratégia seguiam cinco princípios fundamentais: 1)
Mobilizar a mudança por meio da Liderança Executiva; 2) Traduzir a Estratégia em
termos operacionais; 3) Alinhar a Organização com a Estratégia; 4) Motivar para
transformar a Estratégia em tarefa de todos; e, 5) Transformar a estratégia em
processo contínuo. Certamente, dentre esses princípios, o que mais se relaciona
aos temas de comunicação é o da motivação para transformar a estratégia em tarefa
comum a todos.
Um processo de gestão estratégica passa por diversas etapas. Apesar de
cada organização ter características próprias, que podem alterar prazos e etapas, de
forma geral elas se apresentam na sequência: 1) Análise de Ambiente Interno e
Externo; 2) Definição dos Fundamentos Estratégicos (Missão, Visão e Valores); 3)
Construção e Detalhamento da Estratégia; 4) Execução; 5) Monitoramento e
Avaliação; e 6) Comunicação.
A Comunicação deve permear todas as fases do processo de gestão
estratégica: da construção à execução. Evidentemente, a linguagem, o estilo e o
meio empregado deverão adequar-se a cada público e objetivo específico para se
obter o efeito desejado, objetivando, primeiramente, informar os colaboradores da
organização sobre o novo instrumento de gestão que está sendo implantado. Em
segundo lugar, a comunicação deve provocar a reflexão nestas pessoas sobre o que
realmente significa a estratégia da organização e como elas poderão contribuir para
o seu sucesso. Ressalta-se que a execução da estratégia provoca transformações
na organização, pois busca a consecução da visão de futuro estabelecida para a
organização. Transformar uma organização é sinônimo de mudanças, e para mudar
5
uma organização é necessário mudar as pessoas. Estas somente irão mudar se
estiverem informadas sobre o novo processo de gestão estratégica que está sendo
implementado. Daí a importância da comunicação e da capacitação dos servidores,
a base real e efetiva de um processo de mudança sustentável e duradouro.
Este artigo objetiva apresentar a experiência de comunicação da
estratégia no Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. O processo de
comunicação da gestão estratégica no Mapa tem-se utilizado de diversos tipos de
peças de comunicação, tais como: folders, cartazes, banners, calendários,
informações na intranet, no informativo eletrônico e no informativo mensal chamado
Entre Nós, visando atingir todos os servidores do Ministério. A comunicação da
estratégia no Mapa vem se adaptando a cada momento e a cada necessidade
identificada, pois a “comunicação não é um fenômeno trans-histórico; portanto, está
sujeita a transformações sociais e tecnológicas” (Sousa, 2009, p.27).
6
3 HISTÓRICO
A comunicação da estratégia no Mapa pode ser dividida em duas etapas
principais. A primeira compreende o período que vai da construção da estratégia até
o final de 2006. O segundo período segue de 2007 até os dias atuais.
Primeiro período
A construção da gestão estratégica teve início em dezembro de 2005.
Antes, fora desenhado um projeto contemplando cinco principais etapas: 1) revisão
da missão; 2) construção da visão de futuro; 3) construção e detalhamento de um
Mapa Estratégico, com definição dos desafios para se alcançar a visão de futuro; 4)
mapeamento inicial de integração entre a gestão estratégica e a operacional; e 5)
definição do modelo de acompanhamento da estratégia (Reuniões de Análise
Estratégica).
Além disso, foi definido o público participante da construção. No caso do
Ministério da Agricultura, tendo em vista as constantes mudanças de Alta Liderança
em função do cenário político, foram constituídas duas equipes: Equipe de Líderes e
Equipe de Líderes Ampliada.
A Equipe de Líderes era composta pelo Ministro, Secretário-Executivo,
Secretários nacionais, Chefe de Gabinete do Ministro, Chefe da Assessoria de
Gestão Estratégica e dois Superintendentes Federais de Agricultura. Sua principal
função era discutir e validar os temas propostos e acompanhar a execução da
estratégia. A Equipe de Líderes Ampliada era formada principalmente pelos
Diretores de Programa, Diretores de Departamento e três Superintendentes. Além
de discutir as propostas de estratégia, este grupo era responsável direto por sua
execução e comunicação com suas respectivas Unidades Organizacionais.
Adicionalmente às duas equipes acima citadas, responsáveis pela
construção da estratégia e também pela sua comunicação, a AGE estruturou a
comunicação do projeto utilizando-se de quatro grupos de servidores, a saber: (a)
Interlocutores de Gestão Estratégica; (b) Gerência Média; (c) Interessados em
gestão estratégica; e (d) Servidores em geral.
O grupo dos Interlocutores de gestão estratégica foi formado pelos
servidores indicados por suas chefias, mas com perfil de “envolvido” ou “interessado”
pelo tema “gestão”. Eles foram capacitados em gestão estratégica para contribuírem
7
na disseminação e na execução da estratégia. Cada Unidade Organizacional
(Secretarias na sede do Ministério, Superintendências Federais de Agricultura –
SFAs e Laboratórios Nacionais de Agropecuários – LANAGROs) possui um
Interlocutor de Gestão Estratégica.
O segundo grupo, denominado Gerência Média, é formado por todos os
chefes de serviço, divisão, coordenadores e coordenadores-gerais do Ministério
lotados na Sede, SFAs e LANAGROs. Caberia a este grupo uma comunicação
privilegiada em função de sua importância na execução da estratégia. Ou seja, estes
são os responsáveis pelas áreas executoras do Mapa. A estratégia não evoluirá se
não tiver comprometimento e ação efetiva deste grupo na execução da estratégia.
Para o terceiro grupo, o de Interessados na Gestão Estratégica, foi criada
uma comunidade no ambiente de comunidades virtuais do Ministério. A comunidade
de Gestão Estratégica disponibiliza um espaço de colaboração coletivo, onde os
integrantes do grupo podem participar de discussões e encontrar os materiais da
Gestão Estratégica do Mapa. A comunidade de Gestão Estratégica comporta
subcomunidades que tratam de temas específicos e de interesse de um conjunto de
membros, tais como: Interlocutores de Gestão Estratégica, comunicação do projeto;
eventos e cursos de gestão estratégica etc.
Por último, o quarto grupo interno compõe-se dos servidores em geral, de
todo nível hierárquico, etário, educacional, etc. Grande parte das peças de
comunicação criadas objetiva este público.
Com relação ao público externo, denominado Público de Interesse
também foi feita uma divisão em cinco tipos. O primeiro grupo, de agentes e
representantes do Agronegócio1, representa o cliente direto do Ministério. Além de
distribuir o Plano Estratégico para este público, a AGE realizou diversas palestras
nas Câmaras Setoriais e Temáticas, que reúnem grande representatividade deste
público, no intuito de apresentar objetivos e receber apoio para a continuidade do
processo de gestão estratégica.
O segundo grupo, denominado Poder Executivo, é representando por
órgãos de diversos níveis de governo, como Ministérios, Secretarias de Agricultura,
Prefeituras, etc. Neste público, podem-se destacar três atores fundamentais na
1 Por agronegócio, entende-se o conjunto de todas as cadeias produtivas relacionadas à agropecuária, desde bens e serviços, passando pela produção rural (pequeno, médio e grande produtor), transporte, transformação, distribuição de alimentos e produtos de origem agropecuária.
8
comunicação da gestão estratégica: Ministério do Planejamento, Controladoria-Geral
da União e Tribunal de Contas da União. Para estes atores, a AGE desenvolveu
estratégia de maior aproximação, com reuniões, palestras e entrega de material
informativo, também visando garantir continuidade do processo de gestão
estratégica, alinhando-se à capacidade de legislar e recomendar destes órgãos.
Para completar, três grupos integrados pelo Poder Legislativo, Relações
Internacionais e Sociedade foram envolvidos. O grupo Poder Legislativo é composto,
nos três níveis de governo, por parlamentares e comissões parlamentares de temas
relacionados à agricultura. No grupo Relações Internacionais encontram-se
Organismos Internacionais, Embaixadas, segmentos de Importadores e
Exportadores e Ministérios de Agricultura de outros países. Por fim, no grupo
Sociedade em Geral encontram-se consumidores, mídia, movimentos sociais e
organismos não incluídos nos demais grupos, como a Confederação Nacional da
Indústria. Para estes, a comunicação da estratégia é realizada principalmente por
meio de peças de comunicação.
Construção da estratégia
Inicialmente, em função dos prazos exíguos, o projeto gestão estratégica
foi apresentado sem uma comunicação massiva entre os servidores. Apenas os
membros das Equipes de Líderes e Líderes Ampliada participaram da comunicação
por meio de uma oficina de quatro horas, em que foram apresentados o método de
gestão estratégica e os passos para a construção e implementação da estratégia.
Esta escolha mostrou-se equivocada ao provocar uma resistência inicial grande por
parte dos servidores que se sentiram excluídos do processo.
O tamanho reduzido da equipe técnica e a falta de uma equipe de
comunicação interna no Ministério levaram à decisão de produzir boletins
informativos após cada etapa de construção da estratégia. Entre fevereiro de 2006 e
março de 2007, foram produzidos oito boletins informativos, que foram enviados, por
e-mail, a todos os servidores. O primeiro apresentava o Projeto Gestão Estratégica
com descrição das etapas a serem realizadas. O último boletim divulgou a terceira
Reunião de Análise Estratégica (RAE).
Em junho de 2006, com a estratégia definida e descrita (as demais etapas
do projeto se relacionavam à implementação), a AGE iniciou, efetivamente, o
trabalho de comunicação. Apesar de ter sido elaborado um Plano de Comunicação,
9
as ações foram se desenvolvendo na medida da necessidade e das possibilidades
técnicas e financeiras disponíveis. Como primeira ação, foi criada uma logomarca
sugerindo a interligação da necessidade do foco no futuro e o atendimento do nosso
principal cliente – o agronegócio. Uma empresa contratada criou algumas opções de
logomarca e por votação dos membros da Equipe de Líderes, foi escolhida aquela
utilizada até hoje (vide figura 1). O passo seguinte foi a publicação do Plano
Estratégico do Mapa para distribuição em todas as Unidades Organizacionais e para
os Públicos de Interesse.
Para os servidores, particularmente, foi criada uma cartilha, com
linguagem mais acessível, para explicar os objetivos da Gestão Estratégica do
Mapa. A AGE elegeu como “mascote” uma das servidoras mais antigas do
Ministério. Este fato foi muito elogiado e auxiliou na maior identificação dos
servidores com o processo de gestão estratégica. Outro exemplo de ação
direcionada aos servidores foi a realização de videoconferência com todas as
Superintendências Federais de Agricultura e palestra na sede, com apresentação da
estratégia pelo Ministro da Agricultura. A videoconferência foi posteriormente
copiada em DVD e distribuída às Unidades Organizacionais do Mapa. A mensagem
que se procurou passar com isso era o comprometimento da Alta Liderança com o
processo de mudança, pois, de fato, “os empregados não poderão seguir se os
gestores não liderarem” (Kaplan e Norton, 2008).
Outros materiais foram criados para “premiar” os servidores mais
interessados nas palestras de gestão estratégica: mouse pad (processo de gestão
estratégica) e caneta. Estas peças, no entanto, ficaram apenas na AGE para
distribuição em eventos específicos. A equipe da AGE realizou palestras sobre a
gestão estratégica do Mapa em todos Departamentos da Sede e em praticamente
todas as SFAs em 2006. A palestra durava em média 2 horas e apresentava os
novos elementos do Ministério: Missão, Visão de Futuro e Mapa Estratégico. Este
foi, para a maioria dos servidores, o primeiro contato direto e detalhado com os
elementos da estratégia do Ministério.
Foi criado, ainda, um conjunto de quatro cartazes, distribuídos para os
Interlocutores de Gestão Estratégica divulgarem em suas Unidades Organizacionais
num cronograma determinado. O primeiro cartaz tratava da Visão de Futuro, o
segundo do Mapa Estratégico, o terceiro do Processo de Gestão Estratégica e o
último procurava motivar o servidor a se sentir responsável pela execução da
estratégia.
10
No final de 2006, foi realizada a eleição presidencial. A perspectiva de
mudança de Ministro exigiu da equipe um plano de contingência. Assim, as ações
com as Câmaras Setoriais, Ministério do Planejamento, Controladoria-Geral da
União e Tribunal de Contas da União se intensificaram por meio de palestras,
distribuições do Plano Estratégico e reuniões técnicas.
No plano interno, a AGE elaborou o calendário 2007 com textos
motivacionais da gestão estratégica a cada mês. Os canais de comunicação interna
do Mapa (Intercom – digital e Jornal Entre Nós - impresso), implementados após a
construção do Mapa Estratégico, também foram utilizados para comunicação e
sensibilização dos servidores com relação à gestão estratégica. Mensalmente, foi
publicado no Jornal Entre Nós texto explicativo da frase de gestão estratégica do
mês respectivo, expandindo o conteúdo apresentado no calendário. O apoio da
equipe de Comunicação Interna passou a ser fundamental a partir deste ponto. Nos
anos seguintes até o atual, a AGE decidiu continuar com a distribuição de
calendários com o tema gestão estratégica, porque entende que é uma forma de
comunicação efetiva, já que atinge todos os servidores diariamente.
Ainda como estratégia de comunicação para a Sociedade em Geral, a
Assessoria de Comunicação Social e a AGE criaram press release e organizaram
palestra para os jornalistas que cobrem o tema Agricultura, visando apresentar a
gestão estratégica e os novos rumos do Mapa.
Figura 1: Logo da Gestão Estratégica
Segundo período
Em 2007, com a mudança ministerial, a Assessoria de Comunicação
Social incorporou a área de comunicação interna, anteriormente ligada à Secretaria
Executiva do Mapa. Isso possibilitou uma maior integração do tema Gestão
Estratégica em diversos canais e peças de comunicação. As áreas de maior
colaboração são Publicidade e Comunicação Interna.
Em função do estilo de gestão do novo Ministro e sua equipe, a AGE
precisou desenhar uma nova estratégia que mostrasse aos servidores que o
11
processo teria continuidade. A primeira estratégia, de ordem mais técnica, consistiu
na adaptação do modelo de gestão a este estilo da nova gerência. Foi estabelecido
um conjunto de Resultados Estratégicos por Unidade Organizacional, com horizonte
de 2010, ao invés de 2015, que é o prazo para a realização da visão de futuro do
Mapa. A gestão destes resultados se dá nos mesmos padrões que o Mapa
Estratégico, pois cada Resultado se liga a determinado(s) Objetivo(s) Estratégico(s).
A segunda estratégia foi investir na capacitação da gerência média da
casa. Cada departamento passou por um dia inteiro de aprendizado e discussão da
estratégia. Os gerentes tiveram a oportunidade de conhecer a teoria e a prática da
gestão estratégica do Mapa. De agosto de 2007 a fevereiro de 2008, todos os
gerentes da Sede passaram por este treinamento. Em 2008 e 2009 esta oficina
também passou por todas as SFAs e os Lanagros (os gerentes dos Lanagros
participaram das oficinas realizadas na SFA de seu Estado).
Nas SFAs, as visitas da equipe da AGE também serviram para apresentar
os Resultados Estratégicos da área de Defesa Agropecuária, que serviram de
projeto-piloto, e que deveriam ser executados em conjunto. Foram realizadas de
quatro a cinco reuniões em todas SFAs para discutir com cada equipe técnica seu
respectivo Resultado Estratégico. Além do Interlocutor de Gestão Estratégica, figura
já existente em todas as Unidades Organizacionais, a AGE sugeriu às SFAs que
criassem um Comitê de Gestão Estratégica (com a participação do Interlocutor),
visando auxiliar a execução e o acompanhamento da estratégia. Sem o apoio efetivo
das unidades executoras, a gestão estratégica não será implementada com sucesso
no MAPA.
Ainda tratando de capacitação, a AGE promoveu o treinamento dos
Interlocutores de Gestão Estratégica, para que estes pudessem auxiliar melhor na
comunicação da estratégia. Diversas palestras foram dadas nos eventos técnicos do
Ministério, como reuniões nacionais (encontro de gestores de pessoas, encontro de
fitossanitaristas, encontro de coordenadores de gestão do sistema Vigiagro, etc).
Com todas as capacitações e palestras em gestão estratégica já realizadas, a AGE
contou com mais de 6000 participações, num total de 36.184 horas (vide Quadro 1),
nas 27 SFAs, 6 Lanagros e na sede ao longo de 4 anos (2006 a 2009).
A própria equipe da AGE vem se atualizando com participação em
treinamentos, palestras e congressos, tanto como aprendizes, quanto como
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palestrantes, com a finalidade de trocar experiências sobre a efetividade das ações
e produtos desenvolvidos. Tem-se como resposta o caminho, o método, a tecnologia
e os papéis que os servidores da AGE exercem como atores desse processo,
reforçando que estamos no rumo certo para implementar a estratégia no Mapa.
Evento No de
participantes* Horas de
treinamento Total de horas
Capacitação de Gerência Média 1.324 8 10.592
Exercitando as Estratégias Organizacionais
310 16 4.960
Treinamento de Facilitadores do Mapa de Aprendizagem
137 16 2.192
Software Hyperion – Administrador 10 12 120
Software Hyperion – Usuário 31 8 248
Curso Elaboração e Gestão de Projetos 24 40 960
Turmas do Mapa de Aprendizagem 3.939 4 15.756
Palestras sobre a Gestão Estratégica do Mapa
678 2 1.356
Total 6453 106 36184
Quadro 1: Eventos de comunicação e capacitação em gestão estratégica no Mapa
* No total de participantes, há repetição de servidores em mais de um tipo de treinamento.
A seguir, serão apresentados os principais mecanismos de comunicação
utilizados no projeto de gestão estratégica do Mapa:
(a) Plano Estratégico – (versão 1 e 2)
Em 2006, o Mapa elaborou o primeiro Plano Estratégico – documento que
apresenta de forma sintética o horizonte de 2006 a 2015 – salientando como a
instituição irá responder, de forma estruturada, aos desafios que a ela se
apresentem.
Com base na experiência dos últimos 3 anos de implementação da
Gestão Estratégica no Ministério, suas estratégias foram atualizadas gerando a
versão 2 do Plano Estratégico, de forma a permitir que os servidores do Mapa
disponham de uma ferramenta de gestão ajustada à nova realidade do agronegócio
brasileiro. A publicação trouxe inovações sobre os valores organizacionais, a
13
conexão da gestão estratégica com a operacional e os resultados estratégicos
previstos para o período 2007/2010.
(b) Sítio na Intranet
Além das diversas palestras e peças e comunicação, a Assessoria de
Gestão Estratégica, em parceria com a Assessoria de Comunicação Social, criou o
sítio da gestão estratégica na intranet do Mapa (Agronet). Na Agronet os servidores
encontram documentos com histórico da gestão estratégica, peças de comunicação
e os relatórios de gestão estratégica, produzidos trimestralmente.
(c) Comunidade Gestão Estratégica
Alinhado ao Objetivo Estratégico de “Melhorar a Gestão da Informação e
do Conhecimento”, a AGE e a Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação
criaram uma comunidade de prática denominada “Gestão Estratégica” no ambiente
de comunidades2 virtuais do Mapa CATIR (Comunidades de Aprendizagem,
Trabalho e Inovação em Rede). O CATIR, como espaço de colaboração virtual, é um
ambiente disponibilizado para que os servidores criem e compartilhem
conhecimentos necessários para a solução de problemas e atendimento das
demandas da organização.
Na comunidade Gestão Estratégica, todos os servidores do Mapa
interessados no assunto podem acessar arquivos e fóruns, tanto na comunidade
geral, quanto em subcomunidades específicas. Em fevereiro de 2010, 1.573
servidores do Mapa estavam cadastrados nesta comunidade. As discussões
efetuadas no CATIR permanecem como histórico, além das pessoas receberem e-
mails individuais. Os servidores da AGE são os moderadores desta comunidade.
(d) Mapa de Aprendizagem
Apesar de toda divulgação efetuada de 2006 a 2008, os servidores do
Mapa constantemente reportavam à AGE sobre a dificuldade de compreensão do
mapa estratégico e dos instrumentos de gestão da estratégia. Assim, era necessário
buscar outros meios que facilitassem este entendimento. Após conhecer outras
experiências em comunicação da estratégia, o Ministério decidiu utilizar o Mapa de
Aprendizagem, que é uma ferramenta de treinamento e comunicação usada para
estimular o diálogo e construir uma compreensão compartilhada sobre um tema. Os
2 Uma comunidade é conceituada como um grupo de indivíduos motivados por algum interesse ou propósito comum que se relacionam de forma colaborativa, continuada e em rede, presencialmente e/ou virtualmente, independentemente da localização física, visando compartilhar conhecimentos, aprender e gerar inovações no trabalho.
14
participantes trocam e adquirem conhecimentos, tendo como estímulo uma
ilustração e assuntos propostos num roteiro.
No final de 2008, a AGE construiu seu Mapa de Aprendizagem para
aprofundar o conhecimento de todos os servidores em gestão estratégica, tanto na
sede quanto nas unidades regionais. O Mapa de Aprendizagem é composto de uma
ilustração e uma caixa de trabalho para ser aplicado em oficinas de 3 a 4 horas de
duração, com 6 a 8 servidores de cada vez. Os objetivos das Oficinas são: facilitar o
entendimento do Mapa Estratégico como um instrumento de gestão da
implementação da estratégia; compartilhar o entendimento e o reconhecimento das
iniciativas estratégicas do MAPA; estimular cada colaborador para reconhecer, em
seu cotidiano, sua contribuição para a realização da ambição (visão de futuro) da
organização; e compreender os benefícios da realização da ambição da organização
para cada um dos interessados na organização.
Os servidores são provocados a responder a questões como: (i) Qual a
razão de ser do Mapa?; (ii) para onde o Mapa vai?; (iii) como ele vai?; e, (iv) qual é a
sua a contribuição para o processo?. O treinamento inicia-se geralmente com um
sentimento de rejeição pelo tema, que se desfaz ao longo da execução da oficina,
sempre com um desfecho claro sobre a pouco entendida gestão estratégica,
aplicada a um complexo Ministério, percebida e introduzida aos participantes pela
sequência de atividades que os convidam a pensar e refletir sobre o tema e seu
papel no Ministério (Fresneda et al, 2010).
Para estimular a participação de todos, foram criados cartazes para
divulgar a oficina, além de brindes, como mouse pad e porta-treco que são
distribuídos para os que participam da atividade.
Até o momento, quase 4.000 servidores já passaram pelas oficinas de
Mapa de Aprendizagem. Para isso foram capacitados 95 facilitadores e utilizadas
15.756 horas. Ressalta-se que o Mapa possui aproximadamente 12.000 servidores.
Ou seja, um terço dos servidores já passou por esta ferramenta de comunicação e
aprendizado.
(e) Publicação dos valores organizacionais do Mapa
Para a institucionalização da estratégia e consequente cumprimento de
sua Missão e Visão de Futuro, foi publicada a Portaria 287/09 que estabelece os 11
valores organizacionais pertencentes à cultura do Mapa. Os valores organizacionais
são entendimentos e expectativas que descrevem como todos os profissionais da
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organização comportam-se e sobre os quais todas as relações e decisões
organizacionais estão baseadas. Os valores do Mapa são: Comprometimento;
Eficiência e Eficácia; Estratégia; Ética; Foco no Cliente; Inovação; Liderança;
Organização; Respeito; Trabalho em Equipe e Transparência. A seleção destes
valores se iniciou com discussões na Comunidade Gestão Estratégica no ambiente
“CATIR” e prosseguiu numa votação eletrônica disponibilizada na Intranet do Mapa.
As Unidades Organizacionais ainda foram consultadas formalmente sobre o assunto
antes da publicação da referida portaria.
(f) Vídeo
Por ocasião do 149º aniversário do Mapa, a AGE decidiu concretizar uma
vontade antiga que era a elaboração de um filme sobre sua gestão estratégica. O
vídeo, produzido em parceria pelas Assessorias de Gestão Estratégica e
Comunicação Social, trata dos desafios do agronegócio, da missão e visão de futuro
do Mapa, além dos Objetivos Estratégicos.
O vídeo serve para auxiliar na comunicação da estratégia, e mostrar os
resultados já alcançados. O vídeo conta com 14 minutos de declarações de
servidores, informações atualizadas da implementação do projeto, assim como
apresentação de cada objetivo estratégico do Mapa Estratégico. A AGE tem
sugerido às Unidades Organizacionais que o vídeo seja apresentado nos eventos
internos de capacitação.
(g) Placa da Missão:
No final de 2009, foram produzidas placas com a Missão do Mapa, para
serem fixadas em todas as unidades regionais e na sede, fazendo com que cada
servidor possa internalizar o compromisso que temos com a sociedade.
(h) Cartilha:
Neste início de 2010, a AGE está direcionando os esforços de
comunicação na elaboração de nova cartilha, respondendo a uma demanda dos
servidores. A proposta é ter uma comunicação de forma simples, utilizando
ilustrações para ajudar a trazer o tema para a realidade do servidor. Este material é
uma complementação da Comunicação formal (documento do Plano Estratégico).
O público principal é o grupo de pessoas com menor grau de
entendimento dos temas de gestão e novos servidores que possuem perspectiva de
maior de tempo de trabalho no Mapa.
16
A cartilha está em sintonia com o Calendário 2010, pois muitas pessoas
não percebiam a conexão entre o calendário e a gestão estratégica.
(i) CD Memória da Gestão Estratégica (versão 1 e 2)
Como a AGE tem muitos documentos produzidos em todo o período que
vai desde 2005, quando do início da implementação do projeto de gestão
estratégica, foi elaborado um CD Memória da Gestão Estratégica em 2007, na sua
versão 1, e atualizado em 2009 na versão 2. O propósito desta peça de
comunicação é disponibilizar de forma compacta informações relevantes sobre
gestão estratégica e de fácil acesso para todos.
(j) Relatório de Avaliação dos Objetivos Setoriais
Visando consolidar a estratégia, o Mapa alinhou seu PPA 2008-2011 com
as suas estratégias. Os Objetivos Setoriais do PPA do Mapa são os 4 Objetivos
Estratégicos da Perspectiva da Sociedade constantes no seu Mapa Estratégico.
Este alinhamento, inédito nos órgãos da Administração Direta do Governo Federal,
serviu como exemplo para os demais órgãos públicos federais na elaboração do
componente estratégico do PPA. Além disso, todas as 23 Iniciativas Estratégicas
foram incluídas em Programas e Ações do PPA, de modo a garantir sua execução
até pelo menos 2011. A própria iniciativa estratégica de implementação da gestão
estratégica já é uma ação do PPA do Ministério desde 2007.
Em 2009, foi elaborado relatório, apresentando de forma sucinta uma
avaliação do alcance dos Objetivos Setoriais do Ministério da Agricultura, Pecuária e
Abastecimento relativa ao exercício 2009, ano base 2008, tendo em vista o conjunto
dos resultados dos programas constantes no PPA. A finalidade foi demonstrar os
efeitos da aplicação da ação estratégica para o Mapa. O documento foi distribuído
para todas as unidades organizacionais do Ministério, órgãos de controle, assim
como Instituições parceiras na implementação da estratégia.
(k) Pesquisa de Conhecimento da Gestão Estratégica pela Gerência
Média
Em função de sua importância para a institucionalização e a execução da
estratégia do Mapa, a categoria formada pela gerência média do Mapa foi
selecionada para ser monitorada quanto ao seu grau de conhecimento das
estratégias do Ministério. Assim , foi construído instrumento de levantamento de
dados com itens que buscavam obter informações sobre: a) a participação em
eventos da Gestão Estratégica, b) a compreensão de Missão, Visão e Mapa
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Estratégico, c) o recebimento de materiais de divulgação da Gestão Estratégica, d) a
discussão do Plano Estratégico com a equipe, e) a utilização dos instrumentos de
gestão estratégica, f) o grau de compreensão e comprometimento com a gestão
estratégica, e g) sugestões de melhoria na comunicação e na implementação da
gestão estratégica do Mapa.
Apesar de o indicador de desempenho relacionado ao Objetivo
Estratégico “Fortalecer a Gestão Estratégica no Mapa” contemplar apenas a
pergunta nº 10 do questionário (Qual o grau de entendimento sobre a Gestão
Estratégica que você acha que tem?) que varia entre 0 e 5 e possui alta
subjetividade, a Assessoria de Gestão Estratégica também consegue analisar o
conhecimento da gestão estratégica como um todo com dados que variam de 0 a
100%. Assim, cada item da pesquisa recebeu um peso, de tal forma que ao gerente
que participou de eventos, recebeu material, compreende Missão, Visão e o Mapa
Estratégico, discutiu com sua equipe, utiliza instrumentos da gestão estratégica e
possui entendimento e comprometimento “excelente” da gestão estratégica era
atribuída 100% da pontuação.
A primeira coleta de dados foi realizada em dezembro de 2007.
Preencheram o formulário 640 gerentes de todas as Unidades Organizacionais do
MAPA, sendo 195 da sede, 402 das SFAs e 43 dos Lanagros. A média geral de
respondentes da pesquisa foi de 42,6%, considerado o universo de servidores da
média gerência. Desse total obtido, 43,8% eram da sede, 42,7% das SFAs e 35,5%
dos Lanagros.
Em relação ao item Grau de Entendimento da Gestão Estratégica, numa
escala de 0 a 5, a média geral foi 2,4, sendo que a média da sede ficou em 2,5, a
média das SFAs em 2,4 e a dos Lanagros em 2,2, podendo-se concluir que o grau
percebido do entendimento da gestão estratégica oscila entre “Fraco” e “Médio”.
Esse resultado correspondeu ao que era esperado, já que o processo de
comunicação sobre a gestão estratégica e a capacitação da gerência média ainda
estava no seu início, não tendo sido realizada na maioria das Unidades
Organizacionais, de forma que não havia tido tempo suficiente para que produzisse
resultados em termos comportamentais.
A segunda coleta de dados foi realizada entre dezembro de 2008 e
fevereiro de 2009. A adesão dos integrantes da amostra foi menor dessa vez, sendo
que apenas 462 formulários foram respondidos. Das respostas recebidas, 177 eram
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da sede, 237 das SFAs e 48 dos Lanagros. A média geral da pesquisa foi de 48,3%,
representando quase 6 pontos percentuais de ampliação com relação à pesquisa
anterior. A média da Sede foi de 52,8%, das SFAs foi de 46,5% e dos Lanagros de
40,8%.
A análise dos dados coletados permitiu constatar que o grau de
entendimento da gestão estratégica aumentou de 2,4 para 2,7, mais próximo ao
entendimento “Médio”. A expectativa era ter como resultado a média de 2,9. Na sede
e nos Lanagros as médias das respostas ficaram em 2,8 e nas SFAs em 2,6.
A terceira coleta acontece entre dezembro de 2009 e fevereiro de 2010.
Segundo os dados preliminares (ainda aguardamos os dados de 8 Unidades), 491
formulários foram respondidos, sendo 181 na sede, 233 nas SFAs e 77 nos
Lanagros. A média geral da pesquisa foi de 54,3, 6 pontos percentuais de aumento
em relação à pesquisa de 2008. A média da Sede foi de 54,3%, das SFAs foi de
66,6% e dos Lanagros de 63,7%. Com relação ao indicador de desempenho, o
resultado geral é 3,2, superando a meta estabelecida de 3,1. Na sede o resultado foi
de 3,1 e nas SFAs e nos Lanagros de 3,3.
A ampliação dos dados ao longo dos três anos de pesquisa demonstra a
efetividade das ações de capacitação, comunicação e sensibilização da gestão
estratégica realizadas pela AGE e pela Assessoria de Comunicação Social.
(l) Pesquisa de imagem
Em 2007 e 2008, o Mapa realizou pesquisa de imagem junto a seus
públicos de interesse, com o objetivo de avaliar o alcance dos Objetivos Estratégicos
da perspectiva Agronegócio e Parceiros.
A pesquisa foi coordenada pela AGE e constituiu-se da aplicação de um
questionário com 20 perguntas, apurando a percepção dos públicos de interesse
sobre a atuação estratégica do Mapa. O item de pior avaliação do Mapa foi
agilidade, justamente uma das metas para 2015, conforme estabelecido na Visão de
Futuro do Mapa. Em 2008, já houve uma melhora na avaliação, em comparação
com 2007, mas ainda aquém das expectativas.
(m) Ciclo de palestras gerenciais
Em 2009, a AGE, em parceria com a Coordenação-Geral de
Desenvolvimento de Pessoas (CGDP), iniciou o Ciclo de Palestras Gerenciais do
Mapa. O assunto tratado na primeira palestra foi Mudança Organizacional. Ao todo,
serão realizadas 6 palestras gerenciais sobre gestão estratégica e temas correlatos.
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As palestras também serão realizadas na modalidade videoconferência
para todas as capitais do Brasil. Os temas das outras 5 palestras, a serem
realizadas em 2010, serão: A Importância da Estratégia nas Organizações
Modernas; Conceituação da Gestão Estratégica; Conectando a Estratégia com o
Operacional; Competências conversacionais: o diferencial da gestão; e Trabalhando
colaborativamente e resolvendo problemas coletivamente - Redes Sociais e
Comunidades de Prática.
(n) Tela de abertura do computador
Desde outubro de 2009, a tela de abertura dos computadores reforça o
tema da estratégia a ser trabalhado no respectivo mês. Estes temas estão
especificados e detalhados no Calendário e no Jornal Entre Nós.
A figura 2 mostra as peças de comunicação elaboradas pelo Mapa desde o
início do projeto.
Figura 2: Peças de comunicação da estratégia do Mapa (primeira e segunda fase)
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4 CONCLUSÕES
A implementação do projeto de gestão estratégica tem mostrado que, ao
longo dos anos, com o aumento do conhecimento sobre a gestão estratégica por
todos os servidores, por intermédio de uma maior comunicação, tem-se conseguido
mais “aliados” na consolidação deste instrumento de gestão no Mapa. Pode-se dizer
que muitos servidores já se convenceram da importância do instrumento para a
gestão do Mapa e existe, portanto, um embrião de uma cultura de gestão por
resultados na organização em desenvolvimento. A cultura de gestão estratégica não
se instala no curto prazo, e é necessário envidar esforços em capacitação,
treinamento e divulgação para que este novo conceito faça parte do dia-a-dia de
todos no Ministério. Segundo Kaplan e Norton (2008), “Em nossos seminários, os
executivos sempre afirmam que, por mais que se faça, nunca se exagera na
comunicação da estratégia; a comunicação eficaz é fundamental para o sucesso na
implementação do BSC”.
Pode-se afirmar que esses primeiros anos foram de preparação da base,
ou seja, da informação e educação inicial dos servidores, especialmente os gerentes
médios, no tema da estratégia e de sua gestão, pois as pessoas só se envolvem
naquilo que compreendem e aceitam. As notas da pesquisa de conhecimento da
gestão estratégica mostraram que as ações de comunicação e sensibilização estão
no rumo certo, mas devem ser constantes. As ações planejadas para 2010 vão no
sentido de simplificação da linguagem e massificação de conteúdo, além do maior
envolvimento das gerências dos departamentos e SFAs.
O desafio agora é consolidar ainda mais o processo de gestão estratégica
no Mapa, de tal forma que seja apropriado por todos seus servidores, pois em breve
ocorrerá uma eleição e, consequentemente, nova Alta Administração no Ministério.
Os resultados só serão alcançados se houver o engajamento de todos na execução
e o comprometimento dos gerentes com o monitoramento e a avaliação constantes
das ações e objetivos.
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5 REFERÊNCIAS
BRASILa. Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. Plano estratégico. 2. ed., atualizada e revisada. Brasília: MAPA/AGE, 2009. BRASILb. Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. Portaria no16/2006. Regimento interno da Assessoria de Gestão Estratégica, 2006 BRASILc. Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. Relatório de avaliação dos objetivos setoriais do Mapa: MAPA/AGE, 2009. FRESNEDA, Paulo S. V.; MEDEIROS, Estela A.; PAPA, Roberto. A gestão estratégica no Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento: dificuldades de implementação, benefícios alcançados e rumo futuro: MAPA/AGE, 2010. KAPLAN, Robert S.; Norton, David P. Organização orientada para a estratégia. Rio de Janeiro: Elsevier, 2001. ______. A execução premium. Rio de Janeiro: Elsevier, 2008. SOUSA, Janara. Teoria do meio: contribuições, limites e desafios. Brasília: Universa, 2009.
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AUTORIA
Marcio Marques Perrut – Engenheiro de Produção pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) e Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental. É Assistente da Assessoria de Gestão Estratégica do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento.
Endereço eletrônico: [email protected] Paulo Sérgio Vilches Fresneda – Ph.D., The George Washington University, Washington-DC, USA; Pós-Doc em Gestão do Conhecimento na Escuela Superior de Administración y Dirección de Empresas (ESADE), Barcelona, Espanha. É Coordenador Geral de Articulação Institucional da Assessoria de Gestão Estratégica do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. Pesquisador da Embrapa e Professor do Programa de Mestrado em Gestão do Conhecimento e da Tecnologia da Informação da Universidade Católica de Brasília.
Endereço eletrônico: [email protected] Estela Alves de Medeiros – Bacharel e Mestre em Relações Internacionais pela Universidade de Brasília (UnB) e Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental. É Coordenadora-Geral de Articulação Institucional, substituta, da Assessoria de Gestão Estratégica do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. Endereço eletrônico: [email protected]