Embed Size (px)
Citation preview
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 1
Il Codice Etico di Valeo --------------------------------------------------
September 2018
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 2
Contenuti
1. Introduzione al codice........................................................................ 6
1.1. Una cultura d'integrità ...................................................................... 6
1.2. A chi si rivolge il Codice ..................................................................... 7
2. Integrità verso i nostri dipendenti e il nostro ambiente ....................... 8
2.1. Garantire la sicurezza sul luogo di lavoro ......................................... 8
2.2. Rispetto dei Diritti umani .................................................................. 9
2.3. viluppo del personale e valorizzazione delle diversità.................... 10
2.4. Lotta contro la discriminazione e le molestie ................................. 10
2.5. Rispetto dell'ambiente .................................................................... 11
3. Integrità nel mercato: Integrità commerciale .................................... 13
3.1. Relazioni con i clienti corrette e durature ...................................... 13
3.2. Pratiche concorrenziali leali ............................................................ 13
3.3. Lotta attiva contro la corruzione..................................................... 15
3.4. Garanzia di integrità negli approvvigionamenti e nella selezione dei
fornitori ........................................................................................................ 18
3.5. Definizione di un quadro di riferimento per una partnership etica
con i nostri stakeholder, compresi agenti e intermediari ........................... 19
4. Integrità e protezione del Patrimonio e delle risorse di Valeo ........... 20
4.1. Protezione delle informazioni e della proprietà intellettuale ......... 21
4.2. La protezione dei dati personali ...................................................... 22
4.3. Osservanza delle restrizioni dovute a sanzioni economiche e sulle
esportazioni/importazioni ........................................................................... 24
4.4. Protezione dei dati personali dei dipendenti .................................. 24
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 3
4.5. Rispetto della proprietà intellettuale e delle informazioni riservate
di terzi 25
4.6. Prevenzione dei conflitti di interessi – obbligo di fedeltà verso Valeo
26
4.7. Impegno alla Professionalità e Qualità ........................................... 27
4.8. Regolarità dei conti, dei libri e dei registri ...................................... 27
4.9. Lotta contro il riciclaggio di denaro ................................................ 29
5. Comunicazioni etiche ....................................................................... 30
5.1. Comunicazione prudente ................................................................ 30
5.2. Uso prudente dei Social Network ................................................... 31
5.3. Insider trading - Acquisto e Vendita di azioni di Valeo ................... 31
6. Formazione - Sviluppare la nostra consapevolezza ............................ 34
7. Vigilare e allertare ........................................................................... 35
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 4
Introduzione di Jacques Aschenbroich
Cari collaboratori,
Produttore di componenti e sistemi automotive da oltre 90 anni, Valeo è oggi una realtà della tecnologia e dell’innovazione, Partner dei più grandi costruttori di tutto il mondo nello sviluppo delle tecnologie di efficienza ed intuitive driving per l’autoveicolo intuitive del domani.
Il nostro successo e la nostra crescita si basano su valori profondi - Etica, Trasparenza, Empowerment, Professionalità e Teamwork - e su persone ricche di passione e dedizione per l'azienda, per i clienti e per i colleghi.
Indipendentemente dalle nostre funzioni e dal paese in cui operiamo, agiamo con integrità e rispetto reciproci e nei confronti di azionisti, di tutti coloro che sono portatori di interessi nei confronti di Valeo e del nostro ambiente.
Contestualmente al nostro sviluppo nel mondo, vogliamo sempre continuare a promuovere i più alti standard di integrità e condividere i nostri valori con il nostro personale ed i nostri partner, nell'interesse di Valeo.
Questo Codice riflette la rigorosa etica di impresa del Gruppo Valeo. Tale codice si applica alla nostra quotidiana vita lavorativa, risponde alle situazioni e ai quesiti che potremmo dover affrontare e aiuta a trovare risposte ed orientamenti. Aiuterà a trovare risposte e istruzioni.
Ma al di là di regole e principi, è tutta una questione di integrità e volontà di fare le cose giuste. Tutto si basa sulle persone Valeo, che sono al tempo stesso gli ambasciatori e i custodi dei nostri principi, dei nostri valori etici e del nostro futuro.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 5
Vi invito a leggere attentamente questo Codice e a consultarlo frequentemente. Il nostro successo futuro si costruisce condividendo questo Codice ed i suoi principi tra tutti noi. Non esitate a porre domande e a chiedere consiglio tutte le volte in cui ne sentirete la necessità.
Cordiali saluti,
Jacques Aschenbroich
LA MIA DUPLICE OSSESSIONE PER VALEO:
CRESCITA E REDDITIVITA' CON INTEGRITÀ
Jacques Aschenbroich, Direttore generale del Gruppo
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 6
1. Introduzione al codice
1.1. Una cultura d'integrità
È sempre stata la politica di Valeo seguire le leggi dei Paesi in cui operiamo. Promuoviamo e rispettiamo i valori di Valeo -Trasparenza, Empowerment, Professionalità e Teamwork, che sono essenziali per la nostra cultura di eccellenza e integrità. L'adesione al Global Compact delle Nazioni Unite traduce inoltre l'impegno specifico dell'azienda a rispettare i diritti umani, i diritti dei lavoratori, a tutelare l'ambiente e a lottare contro la corruzione. Valeo considera l'Etica e la Compliance indispensabili per conquistare e conservare la fiducia degli stakeholder e dei collaboratori. Per Valeo, una forte cultura dell'integrità personale e professionale, unita alla chiarezza delle regole e delle aspettative, costituisce la base indispensabile di una crescita sostenibile e redditizia. Alla luce della sua presenza mondiale e della rapidità della sua crescita, Valeo intende riaffermare formalmente l’impegno a condurre le proprie attività con il massimo rigore etico attraverso un Codice aggiornato che riflette la cultura di eccellenza e di integrità che anima il Gruppo. Definito sulla base degli standard professionali più elevati, il Codice Etico definisce le politiche, i principi etici e le regole che tutto il Gruppo Valeo deve rispettare. Questo documento di riferimento guida il nostro lavoro quotidiano e riflette l'impegno dell'impresa verso i dipendenti, i partner commerciali, i clienti, le comunità dove operiamo e l'ambiente. Fatta salva la legislazione locale, il Codice collabora con le altre politiche, norme e regolamenti che forniscono ulteriori dettagli su argomenti specifici. Queste politiche aggiuntive comprendono, ma non sono limitate a, politiche giuridiche, le politiche in materia di Marketing e di Vendita, il Manuale Amministrativo e Finanziario (o M.A.F.) e il Codice di Buona Condotta che copre le operazioni sui titoli e la conformità alla normativa francese relativa all'insider trading. Il codice inoltre è in perfetta consonanza con ciascuno dei 5 Assi Valeo - Coinvolgimento del personale, Qualità totale, Innovazione
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 7
costante, Integrazione dei fornitori e Sistema di Produzione Valeo – il metodo sul quale si è costruita l'eccellenza operativa di Valeo. Il Codice è essenziale per la nostra crescita sostenibile e redditizia. Ci aspettiamo che tutti i dipendenti Valeo lo conoscano e vi si attengano scrupolosamente. Grazie per il sostegno ai nostri valori e alla nostra etica professionale. Catherine Delhaye Direttore Etica e Compliance del Gruppo
1.2. A chi si rivolge il Codice
Il Codice Etico si applica a tutti i dipendenti di Valeo, indipendentemente dalla loro funzione o dal loro titolo. Tuttavia, in funzione del loro maggiore grado di responsabilità, i manager dell'azienda hanno l'obbligo in particolare di adottare una condotta esemplare. Essi devono contribuire alla creazione di un ambiente professionale etico e positivo incoraggiando i loro team e colleghi a rispettare il Codice e le relative regole. Il Codice si applica inoltre alle filiali di Valeo, alle sue joint-venture e a tutte le entità gestite o controllate da Valeo. Ogni collaboratore, rappresentante, dirigente, amministratore ha l’obbligo di attenersi al Codice e ha il divieto di partecipare ad accordi, contratti o altre azioni in violazione del presente Codice o della legge. Un Codice dedicato è stato creato per i fornitori e gli altri partner commerciali al fine di comunicare loro i valori e le aspettative di Valeo. Questo codice, detto Codice di Condotta dei Partner Valeo, contiene direttive specifiche relative al nostro lavoro con interlocutori esterni a Valeo. È disponibile sul portale Ethics and Compliance. Poiché il rispetto del Codice Etico è essenziale, Valeo applicherà tolleranza zero: ogni comportamento inappropriato o la mancata osservanza delle disposizioni del presente Codice saranno passibili di sanzioni disciplinari, incluso il licenziamento.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 8
2. Integrità verso i nostri dipendenti e il nostro ambiente
Ogni dipendente di Valeo deve poter lavorare in un ambiente sereno, esente da ogni forma di molestia e di discriminazione. Aderendo al Global Compact delle Nazioni Unite nel 2004, il Gruppo Valeo si è impegnato a rispettare e promuovere i diritti fondamentali di ogni individuo, definiti nella Dichiarazione Universale dei Diritti Umani, ovunque l'azienda eserciti la sua attività. In tal modo, Valeo riconosce e protegge il valore intrinseco di ciascun individuo, rispetta scrupolosamente la regolamentazione su salari e retribuzioni, i requisiti in materia di età minima, la parità dei diritti fra uomini e donne, la vita privata dei dipendenti. Sicurezza e il benessere sul lavoro sono aspetti chiave del più ampio impegno di Valeo in favore di uno sviluppo sostenibile. Sono i dipendenti il cuore delle attività Valeo ed intendiamo promuovere ambienti di lavoro all’insegna del rispetto e dell'integrazione, fondati sui valori di etica e di trasparenza che ci caratterizzano.
2.1. Garantire la sicurezza sul luogo di lavoro
Valeo si attiene alle leggi applicabili in termini di salute e di sicurezza sul lavoro, nonché alle regole che l'azienda ha appositamente fissato in materia. Per la tutela dei dipendenti e per la massima sicurezza delle nostre operazioni, tali regole devono essere scrupolosamente rispettate. È essenziale che ogni dipendente comprenda le regole in tema di salute e sicurezza specifiche alla propria funzione. Ogni situazione pericolosa o preoccupante deve essere immediatamente segnalata per evitare incidenti e infortuni. Conformemente ai nostri standard di sicurezza, droghe e alcolici non sono ammessi sui luoghi di lavoro. La distribuzione, la vendita, l'acquisto, lo scambio, il possesso o l'uso di droghe illegali sui luoghi di lavoro sono tassativamente vietati. Le stesse restrizioni si applicano agli alcolici tranne
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 9
nel caso di specifica autorizzazione al consumo concessa dalla Direzione locale in occasioni particolari e nei limiti delle leggi locali. Infine, il fumo è permesso soltanto nelle aree specificamente predisposte.
2.2. Rispetto dei Diritti umani
Valeo lotta contro il lavoro forzato e il lavoro infantile. L'azienda non ricorre al lavoro di ragazzi di età inferiore a 16 anni e rispetta le convenzioni dell'ILO sul lavoro di minorenni di età compresa fra 15 e 18 anni. Valeo impone le stesse regole ai propri fornitori e partner. Tutte le nostre attività sono esenti da lavoro forzato. I lavoratori sono trattati in maniera equa e giusta; sono retribuiti conformemente alle regole salariali applicabili (incluse le regole sul salario minimo, sulle ore straordinarie e legge sulla previdenza sociale obbligatoria). I nostri dipendenti hanno il diritto di esprimersi, di aderire o dare vita ad un sindacato nel rispetto delle leggi locali. Inoltre, Valeo incoraggia e valorizza un dialogo sociale di fiducia e proattivo. I diritti umani e la sicurezza dei dipendenti e dei partner di Valeo rivestono la massima importanza per l'impresa; qualsiasi persona che dovesse constatare o temere una violazione di tali diritti è invitata a riferirlo al più presto senza timore di ritorsioni. Si invita a consultare la Sezione 7: “Vigilare ed Allertare” per sapere come procedere.
Si invita a fare riferimento al portale RIE https:// sites.google.com/a/valeo.com/valeo-risks-insurance- environment-portal/group-policy-directives/risk-management-manual e a seguire scrupolosamente le istruzioni
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 10
2.3. viluppo del personale e valorizzazione delle diversità
Il coinvolgimento del personale è parte integrante della metodologia dei 5 Assi Valeo e contribuisce alla sua cultura d'eccellenza. Valeo investe regolarmente nella formazione e nella specializzazione dei propri collaboratori. Per permettere loro di sviluppare nuove competenze e conoscenze, di migliorare il loro livello di performance, di acquisire una maggiore autonomia ed eventuali maggiori responsabilità. Numerose opportunità di carriera sono disponibili e il livello salariale proposto è adeguato. Il benessere al lavoro è altresì importante; per questa ragione Valeo si mette all'ascolto dei propri dipendenti, in particolare attraverso sondaggi e indagini. In diversi paesi sono stati implementati con successo programmi appositamente dedicati al Well Being at Work. Grazie a queste iniziative, Valeo ha ricevuto il riconoscimento di miglior datore di lavoro in numerosi paesi. La nostra forza lavoro è estremamente diversificata e Valeo considera la diversità come una delle sue carte vincenti. Diversi programmi sono stati implementati per promuovere la diversità, con un'attenzione tutta particolare dedicata alle donne, alle persone più anziane e alle persone disabili. Accogliamo volentieri le giovani generazioni nell'ambito di stage o di contratti di formazione. Per saperne di più sui programmi di diversità di Valeo, consultare il Rapporto Annuale Valeo.
2.4. Lotta contro la discriminazione e le molestie
Valeo non tollera alcuna discriminazione e aderisce pienamente alle leggi che la combattono. Le nostre decisioni in materia di impiego, assunzioni, formazione, retribuzione, benefit e assegnazione di missioni e di promozioni, sono basate oggettivamente sulle qualifiche, sulla funzione, sull'esperienza e sulle performance. Tutte queste decisioni non tengono in alcun conto luogo di nascita, origini, genere, orientamento sessuale, età, stato civile, caratteristiche genetiche, nazionalità, etnia, opinioni politiche, attività sindacali, aspetto fisico, condizioni di salute, handicap, gravidanza o qualsiasi altro status protetto.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 11
Lottiamo contro le molestie per garantire un luogo di lavoro basato sul rispetto e sulla sicurezza. Molestie sessuali o psicologiche ed ogni forma di bullismo ed intimidazione che possa creare un ambiente professionale ostile o intimidatorio sono banditi e perseguiti. Qualsiasi segnalazione di discriminazione, molestia o forma di minaccia sarà trattata prontamente, in totale riservatezza e protezione dal rischio di ritorsioni.
Qualsiasi segnalazione di discriminazione, molestia o forma di minaccia sarà trattata prontamente, in totale riservatezza e protezione dal rischio di ritorsioni. Per maggiori informazioni sulla politica di tolleranza zero Valeo in materia di molestie e di discriminazioni, consultare la Politica Valeo sulle segnalazioni di molestie.
2.5. Rispetto dell'ambiente
La protezione dell'ambiente è parte integrante dell'identità di Valeo. Lo sviluppo sostenibile e lo sviluppo di tecnologie innovative fanno parte delle priorità dell'impresa e ne sono il contributo distintivo alla nostra società ed all’ambiente in cui viviamo. Il rispetto scrupoloso delle leggi ambientali locali e il mantenimento di elevati standard interni contribuiscono alla crescita a lungo termine di Valeo e alla sua reputazione.
Se un/una dipendente ritiene di essere oggetto di molestie o nutre il
sospetto che altri colleghi siano oggetto di molestie, deve
immediatamente segnalare la condotta inappropriata al proprio
Manager, al Vice Presidente delle Risorse Umane del Gruppo, al
Direttore Giuridico del Gruppo o al Direttore Etica e Compliance del
Gruppo.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 12
Valeo è impegnata in un programma di sviluppo sostenibile ambizioso ed efficace nei confronti delle comunità locali e dell’ambiente in cui operiamo. Il sistema di gestione ambientale (EMS), implementato per proteggere l'ambiente ottimizzando le risorse naturali e i riducendo gli scarti lungo il ciclo di vita di tutti i prodotti Valeo, dalle fasi di produzioni a quelle di utilizzo. Inoltre sono vietate la produzione e la vendita di prodotti che presentino un livello inaccettabile di rischio e che siano nocivi per la salute e per l'ambiente. È possibile consultare le procedure dettagliate riguardanti l'implementazione di tali misure e la valutazione della loro efficacia nelle Politiche Ambientali del Gruppo.
L' Accordo sulla Responsabilità Sociale d’Impresa firmato con il Comitato Aziendale Europeo di Valeo nel 2012 definisce le norme sociali e ambientali, nonché gli impegni a cui l'azienda aderisce al fine di promuovere uno sviluppo sostenibile. L’accordo è esteso ai territori non europei attraverso l’azione delle direzioni locali.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 13
3. Integrità nel mercato: Integrità commerciale
Per Valeo, le pratiche commerciali etiche sono uno dei fondamenti del proprio successo presente e futuro. È la ragione per cui il Gruppo aderisce totalmente alle politiche e alle leggi che incoraggiano una concorrenza leale sul mercato e che mirano a proteggere le aziende da pratiche anticoncorrenziali, abusive e di corruzione. Le conseguenze e le sanzioni per le violazioni in queste materie sono severe tanto per Valeo quando per gli individui coinvolti.
3.1. Relazioni con i clienti corrette e durature
La fiducia accordata dai clienti è fondamentale e va meritata ogni giorno. Siamo consapevoli che la soddisfazione del cliente si costruisce con l’innovazione, la qualità dei prodotti ed un elevato standard etico in ogni situazione. Cerchiamo di fornire valore aggiunto ai nostri clienti, siamo determinati a rispettare i nostri impegni e a mantenere le promesse. Rispettiamo la proprietà intellettuale e le informazioni riservate dei nostri clienti. Rifiutiamo di applicare qualsiasi metodo contrario all'etica per ottenere questo tipo di informazioni. Infine, pensiamo che la lealtà, il rispetto reciproco e l'integrità fra partner commerciali, clienti, fornitori e altri stakeholder costituiscano la base per relazioni durature, di qualità e vantaggiose reciproco vantaggio.
3.2. Pratiche concorrenziali leali
Il nostro programma antitrust è basato su principi semplici e inequivocabili: rispettiamo l'integrità del mercato e ci opponiamo a qualsiasi azione illecita che miri ad eliminare un concorrente o a forzare dei partner commerciali ad accettare condizioni sleali. E’ fermamente proibita qualsiasi pratica anticoncorrenziale. In modo specifico, non formiamo cartelli con i nostri concorrenti, mettiamo al bando qualsiasi pratica di definizione congiunta dei prezzi, di spartizione del mercato o di manipolazione di gare d'appalto. Evitiamo inoltre qualsiasi
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 14
atteggiamento che possa essere interpretato come disponibilità ad adottare comportamenti anticoncorrenziali. Analogamente, nel rispetto delle leggi antitrust, evitiamo di scambiare dati commerciali sensibili con i concorrenti.
Qualsiasi adesione ad associazioni professionali o a gruppi di lavoro richiede la massima prudenza. La partecipazione ad associazioni professionali, che riuniscono al loro interno dei concorrenti, è regolata dalla Politica Valeo di adesione ad associazioni professionali e a gruppi di lavoro e deve essere oggetto di approvazione preliminare. La lista delle associazioni e dei gruppi di lavoro autorizzati è accessibile sul portale Etica e Compliance. La Politica Valeo sulla partecipazione a riunioni o eventi organizzati da associazioni e da gruppi di lavoro istruzioni e raccomandazioni complementari. Gli accordi di cooperazione definiti con i nostri partner dell'industria automobilistica devono essere leciti, trasparenti e gestiti nei minimi dettagli. Il nostro metodo di Gestione di progetti congiunti che coinvolgono terzi comprende le istruzioni da seguire per questo tipo di partnership. Questi processi sono parte integrante della nostra metodologia di sviluppo di progetti e delle procedure di Ricerca e Sviluppo. Valeo si aspetta dai propri partner che comprendano la sua politica e le sue aspettative e che rispettino le sue norme di integrità in materia antitrust. Per offrire istruzioni chiare e dettagliate sono stati messi a punto il Manuale di sensibilizzazione antitrust per le terze parti ed i programmi di formazione on line. Infine, la Politica Valeo sulla condivisione di informazioni e di dati commerciali sensibili regola qualsiasi comunicazione con la concorrenza. Le discussioni e le riunioni che coinvolgono concorrenti devono essere oggetto di verbali precisi. Il personale Valeo si astiene e comunque abbandona ogni discussione che coinvolga concorrenti che possa risultare rischiosa o problematica. La Direzione Giuridica e/o la Direzione Etica e Compliance di Valeo devono essere informate nel più breve tempo possibile di qualsiasi situazione che sia ritenuta a rischio.
Si invita a consultare il documento Do’s & Don’ts Antitrust. Le risposte a numerose domande potrebbero essere contenute nel documento: Antitrust Q&A.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 15
Una qualsiasi violazione delle politiche antitrust di Valeo, oltre a causare danno alla reputazione dell’azienda, può implicare gravi conseguenze disciplinari e sanzionatorie, quali elevatissime multe a carico dell'impresa e delle persone coinvolte e persino produrre la perdita di commesse, clienti o mercati. In caso di dubbio, rivolgersi alla Direzione Giuridica del Gruppo o al Direttore Etica e Compliance del Gruppo.
3.3. Lotta attiva contro la corruzione
I nostri principi sono molto chiari: Valeo vieta qualsiasi pratica di corruzione e qualsiasi forma di pagamento illecito. Rispettiamo le leggi nazionali applicabili (tra cui Sapin 2, e in particolare il Foreign Corrupt Practices Act, l'UK Bribery Act, ecc.)
È severamente vietato qualsiasi atto che possa essere interpretato come un tentativo da parte di Valeo di influenzare in modo inappropriato le decisioni di clienti, di un governo o di un'amministrazione. È severamente vietato qualsiasi atteggiamento che possa far pensare ad un'apertura da parte di Valeo ad una qualsiasi forma di corruzione attiva o passiva. Ricevere regali, benefit o inviti La politica di Valeo vieta di accettare qualsiasi regalo o qualsiasi gratifica in denaro, in natura, sotto forma di servizio, di intrattenimento, di viaggio, di favori o di altri vantaggi di analoga natura, ad eccezione di regali o gratuità di modesto valore. Un regalo eccessivo o inappropriato deve essere rifiutato o restituito, tranne nel caso in cui tale rifiuto o restituzione siano percepiti come un'offesa dal donatore. Laddove il rifiuto o la restituzione risultassero offensivi, il beneficiario/la beneficiaria deve informare della situazione il Vice Presidente delle Risorse Umane del Gruppo, il Direttore Giuridico del Gruppo o il Direttore Etica e Compliance. Al fine di evitare che la situazione si ripeta, occorre poi informare il donatore del rigoroso approccio Valeo in materia di regali e gratuità.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 16
Offrire o promettere regali, benefit o inviti ai partner commerciali I dipendenti di Valeo e terze parti con cui collaborano hanno il divieto di proporre o promettere regali, inviti, rimborsi di spese di trasferta o di alloggio ai clienti, ai fornitori o ad altri terzi al fine di ottenere un vantaggio inappropriato. Ciò include regali e intrattenimenti direttamente o indirettamente a clienti, fornitori o ad altri terzi. I dipendenti di Valeo sono autorizzati a proporre o ad offrire regali o inviti esclusivamente se sono ragionevoli, non creano consuetudini e sono strettamente e conformi alla Politica Valeo in materia di regali, inviti e spese di trasferta/alloggio. Questa politica definisce le regole generali e i limiti applicabili a regali, inviti, intrattenimenti, spese di trasferta o di alloggio a carico di Valeo. Addenda locali definiscono le disposizioni complementari applicabili nei paesi interessati. Sono stati predisposti strumenti di aiuto alla decisione che consentono di prendere le decisioni corrette o di ottenere specifica assistenza. Valeo rispetta inoltre le politiche relative a regali e inviti delle aziende con le quali collabora. Benché legata generalmente al denaro, la corruzione può assumere forme non finanziarie. Per maggiori informazioni, leggere le Q&A Anticorruzione e rivolgersi al proprio management o al Direttore Etica e Compliance del Gruppo.
Divieto di corruzione di funzionari pubblici Le regole anticorruzione di Valeo si applicano ugualmente alle relazioni con lo Stato, la Pubblica Amministrazione e i funzionari pubblici, nonché alle relazioni con le agenzie amministrative, le società pubbliche e il loro personale. Le persone o entità interessate (qui di seguito denominate collettivamente «funzionari pubblici»), sono a titolo d’esempio: i membri del governo, i dipendenti di ministeri, gli eletti, i candidati alle elezioni, gli agenti doganali e qualsiasi altra persona dipendente di uffici governativi o nominata dal governo, comprese le aziende di proprietà dello stato e delle
La corruzione può rivestire numerose forme. È necessaria la massima attenzione. In caso di dubbio, consultare la Direzione Giuridica o la Direzione Etica e Compliance e avvisare il Management di qualsiasi rischio o sospetto di corruzione.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 17
amministrazioni locali e i loro dipendenti. Poiché può essere difficile identificare un funzionario pubblico, è bene confrontarsi in caso di dubbio. È severamente vietato dare o promettere di dare, offrire, pagare o promettere di pagare in qualsiasi forma, direttamente o indirettamente elementi di valore ad un funzionario pubblico, in cambio di un trattamento favorevole o di un vantaggio indotto. I partner commerciali e terze parti che agiscono a nome di Valeo, e le cui attività comportino relazioni con funzionari pubblici, sono parimenti tenuti a rispettare le regole anticorruzione di Valeo disponibili sul portale Etica e Compliance. Il fatto di essere ben preparati prima di trattare con una pubblica amministrazione o un’autorità, in modo da non dover chiedere favori, trattamenti speciali o da non trovarsi in una situazione delicata, costituisce un buon modo di evitare la corruzione e la concussione. È assolutamente necessario evitare di improvvisare e accumulare ritardi, pianificando attentamente i progetti e prevedendo i tempi necessari per ottenere le autorizzazioni richieste. Consultare le raccomandazioni Valeo in materia di lotta contro la corruzione e l’estorsione e seguire la formazione corrispondente che fornirà maggiori dettagli. Acquisto di favori È indispensabile saper distinguere una richiesta legittima di pagamento di un servizio dalla una richiesta di pagamento indebito. Un pagamento indebito è un pagamento effettuato per ottenere favori e preferenze, effettuato per far accelerare una semplice procedura amministrativa. Valeo considera tali pagamenti al pari delle tangenti e pertanto li vieta nella maggior parte delle circostanze. Vi possono essere situazioni in cui un collaboratore si trovi ad essere minacciato o in pericolo e non abbia altra via che cedere a questo genere di pratica. Il dipendente che si trovasse confrontato a questo genere di problema può effettuare il pagamento per tutelare la propria sicurezza. Il dipendente che si trovasse ad affrontare una tale situazione deve segnalarlo nel più breve tempo possibile.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 18
Contributi politici e mecenatismo I dipendenti di Valeo sono del tutto liberi di sostenere i candidati o i progetti politici di loro scelta durante il loro tempo libero e con le proprie risorse. Viceversa, non possono utilizzare né il tempo, né le risorse di Valeo a vantaggio di partiti politici, di eletti o di candidati ad una funzione elettiva, di sindacati e di cause religiose. Lo stesso vale per sindacati e cause religiose. I contributi a scopo caritativo o di mecenatismo che comportino impiego di tempo e di risorse di Valeo vanno sottoposti all’approvazione preliminare del Direttore Generale del Gruppo.
3.4. Garanzia di integrità negli approvvigionamenti e nella selezione dei fornitori
In applicazione dell’Asse «Integrazione dei fornitori», Valeo ha sviluppato un alto numero di partnership con un’ampia rete di fornitori e partner commerciali sulla base di relazioni lecite, etiche e mutualmente vantaggiose. Vogliamo che le nostre partnership siano legali, etiche e reciprocamente vantaggiose. Selezioniamo i partner commerciali in base alla qualità, alla necessità, alle prestazioni e al costo. Ci aspettiamo che i nostri partner abbiano un impegno pari al nostro in termini di diritti umani, prassi eque di vendita e marketing, protezione delle informazioni riservate e personali, proprietà intellettuale e lotta contro la corruzione. Inoltre, vogliamo che soddisfino i nostri rigorosi standard etici. Spetta a ciascun dipendente e manager di Valeo selezionare i propri partner commerciali su basi oggettive, senza favoritismi né discriminazione, applicando un processo di selezione rigoroso. Non è consentito investire in un’azienda partner, né concedere prestiti a partner commerciali. È tassativamente vietato accettare tangenti o retribuzioni di qualsiasi titolo da parte dei partner commerciali, direttamente o indirettamente. Il Codice di Condotta dei Partner Valeo contiene le regole e le direttive applicabili ai nostri fornitori e partner in materia di Etica e Compliance. Il Codice è disponibile sul Portale Etica e Compliance. In caso di domande o dubbi su una transazione con un partner commerciale Valeo, rivolgersi al Direttore Etica e Compliance del Gruppo.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 19
3.5. Definizione di un quadro di riferimento per una partnership etica con i nostri stakeholder, compresi agenti e intermediari
Valeo si sforza di sviluppare e mantenere una rapporto etico con partner commerciali e stakeholder rispettabili. Conformemente alle varie legislazioni che impongono alle grandi imprese di selezionare i partner commerciali in base al loro profilo di rischio, il processo di selezione dei partner commerciali adottato da Valeo è rigoroso e può comprendere un’adeguata verifica dei clienti, dei fornitori, dei venditori e degli altri partner. Per quanto riguarda le persone e/o le società che agiscono in nome o per conto di Valeo, la loro selezione è soggetta alla Politica di Valeo di selezione e ritenzione degli intermediari esterni. Le relative Disposizioni contrattuali di Valeo in materia di conformità alle leggi anticorruzione per gli intermediari esterni vietano la concussione e la corruzione, e richiedono l’indicazione precisa del costo dei servizi. Esistono numerosi strumenti per far conoscere alle terze parti i nostri alti standard etici, compreso il Codice di condotta dei partner Valeo. Il Programma Valeo di compliance per i partner consiste in strumenti di e-learning e documentazione gratuiti che offreonoun approfondimento delle aspettative di Valeo nei confronti dei partner. Prendiamo molto sul serio la mancata osservanza del nostro codice e delle nostre politiche. Eventuali violazioni possono comportare la sospensione del rapporto o la risoluzione del contratto con il partner.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 20
4. Integrità e protezione del Patrimonio e delle risorse di Valeo
Società di alto contenuto tecnologico, Valeo investe in modo significativo in ricerca ed innovazione. I suoi programmi di ricerca ambiziosi ed efficaci ne fanno uno dei leader del suo settore e permettono all’azienda di depositare numerosi brevetti ogni anno. Le attività di Ricerca e Sviluppo e tutti i progetti correlati devono rimanere rigorosamente riservati. Il successo di Valeo dipende infatti dalla sua capacità di determinare strategie commerciali e geografiche ottimali e di effettuare gli investimenti adeguati. Per garantire la crescita dell’azienda e l’efficacia del suo operato, gli asset e le informazioni riservate di Valeo devono essere protetti e utilizzati con discernimento. Vanno protetti in modo particolare:
► La proprietà intellettuale
► Le informazioni riservate
► Le informazioni riservate
► Le informazioni riservate
► I supporti per l’archiviazione dei dati
► I supporti per l’archiviazione dei dati
► Attrezzature, macchinari e utensili
► Le materie prime
► Le liquidità La protezione di questi asset e il rispetto della riservatezza richiedono disciplina e vigilanza. È uno sforzo continuo tanto sul luogo di lavoro che all’esterno. Per approfondimenti sul modo di garantire la sicurezza delle informazioni riservate di Valeo, consultare la Politica Valeo su Riservatezza, Immagine.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 21
4.1. Protezione delle informazioni e della proprietà intellettuale
Garantire la riservatezza delle informazioni di Valeo è essenziale dal punto di vista strategico. A titolo esemplificativo, sono informazioni riservate da proteggere attivamente:
► I progetti e gli accordi commerciali
► I dati finanziari, i prezzi e i costi
► Le strategie commerciali, d’investimento e di espansione
► I clienti e i fornitori
► I diritti di proprietà intellettuale, i diritti d’autore e la documentazione progettuale
► Le informazioni personali riguardanti i nostri dipendenti o i nostri clienti
► Le informazioni tecnologiche e qualsiasi altra informazione sensibile, in particolare quelle che riguardano la redditività delle unità di produzione, i progetti di ricerca e di sviluppo, i brevetti
► Tutti gli altri materiali e le informazioni che non sono di pubblico dominio
Questi obblighi di riservatezza devono essere rispettati dai collaboratori sia nell’arco dell’attività lavorativa nel Gruppo sia dopo aver lasciato l’azienda. Il corretto utilizzo delle informazioni riservate di Valeo presuppone inoltre di tenere segrete le password e i codici d’accesso. L’utilizzo della tecnologia, dei materiali e degli spazi, fisici ed informatici, dell’azienda si effettua per compiti esclusivamente professionali prendendo ogni precauzione per prevenire qualsiasi utilizzo non autorizzato degli asset aziendali conformemente alla Carta Valeo per l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione. Valeo rispetta inoltre i diritti di proprietà intellettuale dei propri partner commerciali, i segreti industriali, i diritti d’autore, i software, le immagini e le pubblicazioni. Qualsiasi violazione delle regole sulla riservatezza e sulla proprietà intellettuale possono dare luogo ad azioni disciplinari e anche ad azioni legali.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 22
4.2. La protezione dei dati personali
Essendo un’azienda automobilistica globale, Valeo sviluppa e mantiene continuamente rapporti con clienti, dipendenti, candidati, studenti, fornitori, potenziali clienti e molti altri stakeholder. Per scopi di natura puramente commerciale, Valeo deve raccogliere, conservare e utilizzare alcuni loro dati personali. Inoltre, Valeo sviluppa prodotti che potrebbero raccogliere, utilizzare e trasferire dati personali (conducenti, passeggeri, pedoni...). Valeo si impegna a trattare i dati personali conformemente alle normative in materia di protezione dei dati, tra cui il recente Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (GDPR), e a rispettare i diritti delle persone interessate, siano esse dipendenti, clienti, partner o stakeholder. A titolo di esempio, i dati personali comprendono:
► Nome, indirizzo email, impronta digitale
► Numeri identificativi emessi da organismi pubblici
► Informazioni finanziarie, sanitarie e retributive
► Valutazioni di performance, promozioni e altre informazioni legate al rapporto di lavoro
► Dati biometrici È pertanto politica di Valeo raccogliere i dati personali in modo equo, legittimo e trasparente, utilizzarli solo per scopi legittimi, attuare misure di protezione della loro integrità, conservarli per non più del tempo necessario e sostenere pienamente l’esercizio dei loro diritti da parte delle persone interessate. Nei casi in cui Valeo debba esternalizzare il trattamento dei dati personali europei e/o trasferire dati personali europei al di fuori dell’Unione Europea, i responsabili del trattamento selezionati devono rispettare le normative in materia di protezione dati oltre ai Termini e alle istruzioni contrattuali di Valeo sulla protezione dei dati. Tali termini comprendono i requisiti di Valeo in materia di violazione dei dati, dei diritti delle persone interessate o della gestione dei reclami e il divieto di usare subincaricati al trattamento dei dati non autorizzati, nonché la necessità di sensibilizzare i propri dipendenti in
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 23
materia di protezione dei dati. Anche le clausole sul trasferimento costituiscono un obbligo normativo sottoscritto. Quando sviluppa, progetta e fabbrica prodotti che potrebbero comportare degli obblighi in materia di protezione dei dati ai sensi del GDPR, Valeo tiene conto della sicurezza dei dati nel momento in cui elabora, progetta e sviluppa tali prodotti. Se dovesse trattare dati personali o sviluppare un prodotto per conto di un cliente, Valeo rispetterà le disposizioni concordate in materia di protezione dei dati e le istruzioni del cliente, secondo i requisiti del GDPR. Gli impegni indicati sopra sono sostenuti dal Programma Valeo di compliance sulla protezione dei dati che comprende numerose politiche, procedure, strumenti, moduli e clausole contrattuali, oltre a un dettagliato programma di formazione e sensibilizzazione. In caso di problemi o se si hanno domande o dubbi, vanno consultati i referenti sulla protezione dei dati. Inoltre, è disponibile il sistema di segnalazione Valeo per chiunque abbia motivo di ritenere che il Programma Valeo di compliance sulla protezione dei dati non sia rispettato o desideri segnalare potenziali violazioni delle norme di tale programma. Infine, è possibile rivolgersi al responsabile globale della protezione dei dati (DPO) per eventuali richieste, domande o reclami ai seguenti indirizzi: [email protected] (per tutti i dipendenti) o [email protected] (per i soggetti esterni). Valeo adotta provvedimenti per proteggere le informazioni personali dei propri dipendenti.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 24
4.3. Osservanza delle restrizioni dovute a sanzioni economiche e sulle esportazioni/importazioni
Valeo si impegna a rispettare le normative e i regolamenti vigenti che governano l’importazione e l’esportazione di beni, servizi, tecnologie e informazioni, comprese le riesportazioni e il commercio parallelo. In particolare, a seconda del tipo di beni, servizi, tecnologie, valute o soggetti coinvolti, potrebbero applicarsi le normative UE e/o USA nei seguenti ambiti:
► Regimi sanzionatori che limitano le importazioni dirette o indirette e le esportazioni (inclusi, ma non solo, i pagamenti) da/verso un territorio soggetto a sanzione (attualmente, la regione ucraina della Crimea, Cuba, Iran, Corea del Nord, Sudan e Siria), o da/verso i soggetti sanzionati (come quelli soggetti a restrizioni da parte dell’UE e/o degli USA), comprese le importazioni o le esportazioni effettuate tramite paesi o soggetti terzi (ad es., rivenditori o distributori).
► Controlli statali sull’esportazione fisica o elettronica di beni e tecnologie specifici. Ad esempio, nel caso in cui gli articoli in questione possano essere utilizzati a scopi di repressione militare o politica e richiedano una licenza.
► Corretta classificazione e dichiarazione degli articoli importati. I nostri partner commerciali devono operare in conformità a tali obblighi, inclusa l’osservanza delle normative e dei regolamenti USA con effetto extraterritoriale, e devono fornire a Valeo informazioni riguardanti le loro operazioni commerciali internazionali, l’origine e/o la classificazione di esportazione dei prodotti/materiali che forniscono a Valeo, e/o confermare per iscritto l’utilizzo finale e/o l’utilizzatore finale dei prodotti Valeo che essi acquistano da Valeo o distribuiscono per conto di Valeo.
4.4. Protezione dei dati personali dei dipendenti
La protezione dei dati personali dei dipendenti deve essere garantita. I dati personali possono comprendere:
► Numeri identificativi emessi da organismi pubblici
► Recapiti e data di nascita
► Informazioni finanziarie, sanitarie e retributive
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 25
► Valutazioni di performance, promozioni e altre informazioni legate al rapporto di lavoro
L’accesso a questo tipo di dati è limitato alle persone autorizzate. L’utilizzo, la conservazione, la cancellazione di questi dati si effettuano in conformità con la legge vigente applicabile. Ciascun dipendente deve proteggere i propri dati personali e quelli delle altre persone. È formalmente vietato effettuare una ricerca sui dati riguardanti altri dipendenti, tranne nel caso in cui questa ricerca sia espressamente autorizzata a fini strettamente professionali. Al di fuori delle persone in possesso di un’autorizzazione, i dipendenti possono consultare solo le proprie informazioni personali. I dipendenti di Valeo comprendono che non esiste una garanzia di privacy quando utilizzano i sistemi o i dispositivi aziendali, tranne nei paesi in cui la privacy è legalmente autorizzata. Si precisa che nell’uso delle attrezzature messe a disposizione dall’azienda a fini professionali, la tutela delle informazioni contenute in tali attrezzature o che vengono trattate è regolata dalla Carta Valeo sull’utilizzo delle tecnologie dell’informazione.
4.5. Rispetto della proprietà intellettuale e delle informazioni riservate di terzi
Valeo rispetta la proprietà intellettuale e le informazioni riservate altrui. L’uso di mezzi legali o contrari all’etica per ottenere informazioni riservate o commerciali di terzi è severamente vietato. Anche dopo aver lasciato l’azienda, i dipendenti sono tenuti a proteggere le informazioni riservate di Valeo e non possono in alcun caso rivelarle ad altri.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 26
4.6. Prevenzione dei conflitti di interessi – obbligo di fedeltà verso Valeo
Ogni dipendente deve dare prova della massima lealtà. È necessario evitare qualsiasi attività che possa porre Valeo in situazione di conflitto di interessi. Costituisce un «conflitto di interessi» una situazione nella quale gli interessi privati di un dipendente interferiscono con quelli di Valeo. Alcuni esempi di conflitti di interesse includono, ma non sono limitati a:
► Possedere partecipazioni in un’azienda concorrente di Valeo
► Beneficiare di opportunità che si presentano al dipendente in occasione dello svolgimento dell’ attività lavorativa per Valeo
► Tentare di vendere prodotti o servizi a Valeo, direttamente o indirettamente
► Fare parte di consigli d’amministrazione di altre organizzazioni che hanno rapporti con Valeo o esercitano nello stesso settore di attività
► Beneficiare personalmente (o far beneficiare un parente stretto) di una transazione che coinvolge un’azienda appartenente al Gruppo Valeo
La lealtà dei dipendenti di Valeo è essenziale per il successo dell’azienda. Gli interessi personali non devono prevalere su quelli di Valeo. Ciascun dipendente deve saper riconoscere ed evitare le relazioni o gli atti che possano determinare o evocare un conflitto di interessi. Le nostre decisioni dovrebbero avere a cuore i migliori interessi di Valeo. I quadri e i dirigenti dell’azienda sono soggetti ad obblighi complementari in materia. Nessun quadro o dirigente dell’azienda può esercitare un secondo lavoro, né possedere o gestire un’azienda che possano distoglierlo dalle sue funzioni all’interno di Valeo. Questa regola non vieta la partecipazione temporanea, al di fuori delle ore lavorative, alle attività di un’azienda di famiglia (di proprietà del coniuge o di un membro della famiglia) che non entri in concorrenza con Valeo. Ciascun dipendente Valeo è inoltre tenuto a segnalare qualsiasi attività o relazione potenziale che possa determinare un conflitto d’interessi al proprio manager, al Dipartimento delle Risorse Umane, al Direttore
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 27
Giuridico del Gruppo, al Direttore Etica e Compliance e/o al Direttore de l'Audit interno. In caso di dubbio, rivolgersi al Direttore Etica e Compliance. La segnalazione di una condotta inappropriata di cui si è testimoni o di cui si abbia sospetto contribuisce alla protezione di Valeo e dei suoi collaboratori. Nessuna ritorsione potrà essere esercitata nei confronti di chi effettua una segnalazione. Si invita a consultare la Sezione 7. Vigilare ed Allertare per informazioni sul modo di segnalare una situazione ritenuta non conforme.
4.7. Impegno alla Professionalità e Qualità
Valeo si adopera per fabbricare prodotti e proporre servizi di grande qualità ai propri clienti. Questo impegno ha valso all’azienda numerosi riconoscimenti e il rispetto degli altri attori del settore. L’alta qualità dei nostri prodotti e servizi dipende dall’integrità e affidabilità del nostro approccio alla progettazione e al collaudo, nonché dai nostri sistemi produttivi. Valeo s’impone norme di produzione e di qualità molto severe e si assicura che i propri prodotti rispondano agli standard di qualità più elevati. L'obiettivo di migliorare la qualità motiva e conferisce autorità a tutti noi. Il nostro approccio etico alla produzione e all’esecuzione si basa sulla vigilanza, la trasparenza e le segnalazioni tempestive al management di eventuali problematiche percepite. Ad esempio, problematiche legate all’ideazione e alla progettazione, preoccupazioni riguardanti la mancata osservanza o parti difettose, e difficoltà produttive effettive o potenziali. Cura del dettaglio e professionalità sono gli elementi essenziali e che tutti devono contribuire per assicurare il successo.
4.8. Regolarità dei conti, dei libri e dei registri
Tutte le attività e passività, le spese e altre transazioni eseguite dalle aziende del Gruppo Valeo devono essere registrate nella contabilità di tali aziende in totale trasparenza. I documenti contabili devono essere il riflesso fedele ed esatto delle transazioni eseguite e dovranno
essere tenuti conformemente alle norme in vigore e ai sistemi contabili di riferimento.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 28
Tutti le attività dell’azienda devono essere oggetto di una registrazione contabile sin dalla loro acquisizione. I documenti che giustificano le transazioni commerciali e finanziarie devono descriverle fedelmente. Nessun pagamento può essere approvato o effettuato, anche parzialmente, a fini diversi da quelli descritti nei documenti giustificativi della richiesta di pagamento. I registri contabili di Valeo o di sue filiali non possono riportare scritture false o infondate. L'integrità dei nostri libri contabili e dei nostri archivi La trasparenza costituisce un principio essenziale: l’accuratezza delle contabilizzazioni e delle registrazioni sono indispensabili alla prevenzione della corruzione e di atti fraudolenti. Ogni spesa, pagamento, registrazione e libro contabile deve riflettere in modo preciso l’utilizzo e la natura delle transazioni corrispondenti. La contabilizzazione di informazioni inaccurate, incomplete o decettive è severamente vietata. Affidabilità e precisione dei conti Valeo attribuisce una grande importanza alla qualità e all’affidabilità della sua contabilità. Tutti i registri e i libri contabili di Valeo devono riflettere in modo preciso ed esatto tutte le attività e passività, le spese e altre transazioni dell’azienda, in rigorosa conformità con i principi e regole contabili in vigore. A tale titolo è severamente vietato:
► Registrare scritture fuorvianti
► Alterare o sopprimere senza autorizzazione scritture contabili dell’azienda
► Trasmettere informazioni finanziarie false o decettive nei confronti di clienti, fornitori, organismi di controllo o azionisti
I libri contabili devono essere conservati in conformità con le normative in vigore e con le procedure interne di Valeo. Alcuni documenti contabili vanno conservati per diversi anni, mentre altri andranno distrutti con una frequenza determinata. Consultare la Direzione Giuridica o la Direzione finanziaria in caso di dubbio sui tempi o sulle modalità di conservazione contabile.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 29
Una contabilità esatta e fedele è un tema vitale e complesso. Maggiori informazioni sulle procedure e sui principi contabili di Valeo possono essere trovate nel Manuale Finanziario e Amministrativo (M.A.F.). La segnalazione sarà trattata in totale riservatezza e senza il minimo rischio di ritorsioni per chi l’ha effettuata. Se un dipendente è testimone di violazioni alle regole sopra indicate o nutre sospetti di irregolarità, deve informare immediatamente la Direzione.
4.9. Lotta contro il riciclaggio di denaro
Si parla di «riciclaggio di denaro» quando una persona manipola informazioni finanziarie allo scopo di dissimulare fondi illeciti o far apparire come legittima l’origine di fondi illeciti. Il riciclaggio di denaro è spesso associato ad attività violente e illegali. L'impegno di Valeo per la qualità nelle sue informazioni finanziarie richiede tolleranza zero in materia di riciclaggio di denaro. Valeo lotta contro il riciclaggio di denaro e accetta esclusivamente forme di pagamento lecite. Per limitare qualsiasi rischio di riciclaggio di denaro, è importante conoscere bene i propri clienti ed essere estremamente vigilanti nei riguardi di ordini, di fatture o di pagamenti inconsueti.
Questa attenzione particolare deve permettere di prevenire operazioni di riciclaggio di denaro. Eventuali pagamenti, domande di pagamento o transazioni finanziarie di tipo anomalo o dubbio devono essere segnalati al Direttore Finanziario o al Direttore della Tesoreria del Gruppo.
Si prega di consultare il M.A.F
Consultare il Finance Team handbook per identificare i rischi
di corruzione e di riciclaggio di denaro.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 30
5. Comunicazioni etiche
Comunichiamo in modo chiaro, onesto e coerente con gli azionisti, i media e terze parti. Ciò include qualunque modalità di comunicazione utilizzata: Internet, social media, telefono o di persona È possibile divulgare solo le informazioni per le quali sia autorizzata la comunicazione esterna, nei limiti delle regole Valeo di riservatezza e le politiche della Direzione Comunicazione.
5.1. Comunicazione prudente
Qualsiasi comunicazione effettuata a nome di Valeo ai media e agli investitori è subordinata all’approvazione preliminare del Responsabile Comunicazione o del Direttore delle Relazioni con gli Investitori e necessita di una preparazione minuziosa. Nell’eventualità in cui i dipendenti
Valeo fossero invitati a prendere parte ad un’intervista da parte dei media o di terzi, comprese le società che effettuano indagini o sondaggi d’opinione di esperti, è necessario richiedere l’autorizzazione del Responsabile Comunicazione prima di rispondere. La persona autorizzata a partecipare ad un’intervista deve tassativamente essere accompagnata da un rappresentante della Direzione della Comunicazione o delle Relazioni con gli Investitori. Le conferenze costituiscono ottime opportunità di presentare le innovazioni e le competenze di Valeo. È tuttavia necessario informare il proprio Responsabile e ottenerne l’approvazione prima di partecipare a questo tipo di eventi. Se la concorrenza è fra i partecipanti, occorre far convalidare la
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 31
propria presentazione dalla propria Direzione, dalla Direzione della Comunicazione del Gruppo e dalla Direzione Giuridica o dalla Direzione Etica e Compliance.
5.2. Uso prudente dei Social Network
Valeo utilizza social network come Facebook, LinkedIn e Twitter per comunicare con i propri clienti e con i propri azionisti. Tuttavia solo i portavoce designati dalla Direzione della Comunicazione sono autorizzati a comunicare a nome di Valeo tramite i social network. Se i dipendenti di Valeo sono liberi di utilizzare i social network di loro scelta a titolo personale, devono tuttavia essere consapevoli del rischio che tale utilizzo implica. Accade spesso che informazioni che si crede di divulgare ad una cerchia privata possano essere viste da un vasto pubblico sui social network. Una mancanza di diligenza potrebbe comportare la comunicazione di informazioni riservate di proprietà Valeo o dei suoi stakeholder. Quando si utilizzano Facebook, Twitter, Instagram o qualsiasi altro social network per comunicare con i propri amici e contatti, occorre agli tenere ben presenti gli interessi di Valeo e dei suoi dipendenti e le esigenze di protezione delle informazioni riservate dell’azienda. Per maggiori informazioni, consultare la Politica Valeo su Riservatezza, Immagine e Social Network e le sue direttive, oppure consultare la Direzione della Comunicazione in caso di domande.
5.3. Insider trading - Acquisto e Vendita di azioni di Valeo
In base ai regolamenti di Borsa sono sanzionabili quei dipendenti (e non solo i dirigenti) che, avendo accesso ad informazioni interne “sensibili” (dette “privilegiate”) riguardanti il Gruppo Valeo (o qualsiasi altra entità, compresi concorrenti, fornitori, clienti o persone con le quali il Gruppo Valeo intrattiene relazioni d’affari) e ignote al pubblico, acquistino o vendano direttamente o per interposta persona, per proprio conto o per conto di terzi, strumenti finanziari emessi da Valeo (o strumenti finanziari derivati ad essi legati) o ne raccomandino l’acquisto o la vendita a terzi (in particolare
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 32
ad amici e componenti della famiglia) oppure comunichino queste informazioni per finalità o attività diverse da quelle per cui detengono tali informazioni. Oltre al rischio di chiamata in causa della responsabilità civile e, in alcuni casi, della responsabilità penale o amministrativa dell’insider, il Gruppo Valeo teme l’impatto che la pubblicità negativa sull’abuso di informazioni privilegiate potrebbe comportare sul Gruppo e sui suoi azionisti. Numerosi dipendenti hanno accesso a informazioni riservate detenute dal Gruppo Valeo. Questo non significa che i dipendenti non possano mai acquistare o vendere azioni del Gruppo Valeo. Il rischio giuridico esiste esclusivamente nel caso in cui l’informazione sia “sensibile” per un investitore o per uno speculatore “ragionevole”, ossia laddove si tratti di un’informazione che un investitore potrebbe ragionevolmente considerare come elemento significativo che possa influire sulla sua decisione di acquistare, vendere o detenere strumenti finanziari di Valeo. In linea generale è opportuno considerare come “privilegiata” un’informazione non pubblica che se fosse resa pubblica potrebbe avere un’incidenza sul prezzo di mercato dello strumento finanziario dell’emittente. La qualifica del carattere privilegiato di un’informazione è lasciata al giudizio individuale caso per caso. Nel caso di Valeo, al di fuori di circostanze inconsuete o eccezionali, l’esempio più comune di “informazione sensibile” o “privilegiata” è quello dell’informazione che riguarda il fatturato e gli utili quando questi dati non sono stati ancora resi di dominio pubblico. Le situazioni non ricorrenti che possono costituire informazioni “privilegiate” sono per esempio le operazioni di investimento, di acquisizione o di disinvestimento, le chiusure di unità di produzioni importanti, la conclusione o la risoluzione di nuovi contratti significativi, il lancio o il ritiro di prodotti, i cambiamenti significativi di azionariato o di Direzione generale, le operazioni che incidono sul capitale o sui dividendi. La politica di prudenza consiste nel procedere ad acquisti o cessioni solo nel momento in cui l’informazione sia già stata resa di dominio pubblico.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 33
La regola sopra enunciata non riguarda l’acquisizione di azioni nell’ambito dell’esercizio di stock option (poiché il prezzo di sottoscrizione di stock option viene fissato preliminarmente dal Consiglio d’Amministrazione di Valeo), ma si applica a qualsiasi vendita di azioni acquistate in un piano di stock option. Inoltre si applica a qualsiasi prodotto o strumento finanziario legato alle azioni Valeo (ad esempio, opzioni, quote di fondi comuni d’investimento o prodotti derivati). Infine, le regole sopra enunciate si applicano ai titoli di società che hanno relazioni con il Gruppo Valeo (in particolare concorrenti, fornitori, clienti o persone con le quali il Gruppo Valeo intrattiene relazioni d’affari).
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 34
6. Formazione - Sviluppare la nostra consapevolezza
La riuscita del nostro programma di compliance passa per una comprensione approfondita dei rischi che si intendono evitare. Tutti gli ingegneri, i quadri e i collaboratori particolarmente esposti alla probabilità di incorrere in situazioni a rischio ricevono regolarmente una formazione sulla lotta contro le pratiche anticoncorrenziali o di corruzione e su altri argomenti pertinenti. Ogni nuovo dipendente deve seguire, nel più breve tempo possibile dalla sua assunzione, una formazione specifica per acquisire familiarità con la Politica di Etica d’Impresa, d’Integrità e di Compliance Valeo. L’obiettivo prioritario della nostra formazione è di sviluppare una comprensione approfondita di certe pratiche illegali e delle leggi pertinenti. Questa formazione propone esempi pratici e descrive inoltre le Politiche di Conformità e le procedure di Valeo. Tale formazione è obbligatoria poiché permette a un collaboratore di identificare, segnalare e risolvere casi o situazioni sensibili.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 35
7. Vigilare e allertare
Il programma Etica e Compliance di Valeo è concepito per prevenire i problemi, gestire i rischi e limitare l’esposizione di Valeo e dei suoi collaboratori a situazioni non conformi; la sua efficacia dipende al contempo dall’integrità personale di ciascuno e dalla determinazione collettiva ad agire in maniera etica. È essenziale identificare ogni problema potenziale al fine di evitare di infrangere la legge e le Politiche di Valeo. In caso di violazione, è importante reagire nel più breve tempo possibile per evitare che tale situazione si riproduca. È quindi nell’interesse dell’azienda segnalare qualsiasi violazione del presente Codice Etico o delle Politiche di conformità di Valeo, di cui i dipendenti siano testimoni o di cui nutrano sospetto. In questo modo viene rafforzato l’impegno in favore dell’integrità. Numerose sono le persone alle quali potersi rivolgere in caso di situazione preoccupante:
► Il proprio Manager
► Il proprio Dipartimento Risorse Umane
► Il Senior Vice-President delle Risorse Umane
► Il Direttore Giuridico del Gruppo
► Il Direttore Etica e Compliance del Gruppo
► Il Direttore dell'Audit interno E’ disponibile in caso di frode, corruzione o condotta inappropriata in materia di concorrenza, un sistema specifico di. Questo sistema, soggetto alla legislazione locale, propone diverse opzioni che permettono di segnalare un problema in modo riservato o anonimo. Per maggiori informazioni consultare la Procedura di Segnalazione Valeo. Una linea telefonica dedicata inoltra la chiamata verso una persona a cui sarà possibile rivolgersi nella propria lingua: Numeri di telefono della linea di segnalazione di Valeo. Per le persone che desiderano segnalare un problema per iscritto in modo riservato, un sito Internet specifico e multilingue è disponibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7: http://www.expolink. co.uk/valeo.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 36
I dipendenti possono inoltre optare per una semplice mail da inviare all’indirizzo di posta elettronica specifico seguente: [email protected]. Tutti di dipendenti di Valeo e che lavorano per entità controllate o gestite da Valeo possono ricorrere a questo mezzo di comunicazione. I messaggi possono essere inviati in modo anonimo, purché nel rispetto delle regolamentazioni locali. I dipendenti hanno la garanzia che qualsiasi situazione preoccupante che intendano segnalare sarà trattata con la dovuta attenzione e sarà immediatamente oggetto di un’indagine. Valeo non tollera alcuna ritorsione nei confronti di coloro che effettuano una segnalazione in buona fede, partecipano ad un’indagine o vengono ascoltati nell’ambito di un’indagine. Le segnalazioni devono essere sincere e precise. Non saranno tollerate segnalazioni che mirino a recare danno alla carriera o alla reputazione di un dipendente. Indipendentemente dal fatto che un paese autorizzi o meno segnalazioni anonime, i dipendenti devono sempre sentirsi sicuri del proprio diritto ad effettuare una segnalazione, senza dover nascondere la propria identità.
For Per maggiori informazioni sulle Politiche di Valeo
riguardanti il modo di segnalare le violazioni senza timore di
ritorsioni, consultare la sezione Linea di segnalazione del
Portale Etica e Compliance.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 37
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 38
ETICA E COMPLIANCE https://smartworkplace.apps.valeo.com/ethics-and-compliance-portal/home www.valeo.com Italian version © Copyright 2018 Valeo. All Rights Reserved
