ILM Information Lifecycle Management | Management Circle | Dr. Joachim Hartmann | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2007

Management Circle

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Dr. Joachim Hartmann

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007

1

Information Lifecycle ManagementDr. Joachim Hartmann

Management Circle Seminar

Köln, 25.07. und 26.07.2007

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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2

Agenda

1. Tag1. Warum wird ILM immer wichtiger?2. Schlüsselfaktoren bei der Umsetzung eines ILM-Konzepts

im Unternehmen3. Das Zusammenwirken von ILM und Speichermanagement4. Die Architektur von ILM-Lösungen5. Wichtige Rahmenparameter beim Aufbau eines ILM

2. Tag1. Elektronische Archivierung2. Funktionale Mindestanforderungen an ein elektronisches Arch

ivsystem3. Speichertechnologien im Vergleich4. Aufbau eines gesetzeskonformen Records Management5. Zukünftige Herausforderungen für das ILM6. Produkteinordnung und Marktentwicklung

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1.1 Warum wird ILM immer wichtiger?

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4

Information Lifecycle Management - Definition

Information Lifecycle Management is compromised of the policies, processes, practices and tools used to align the business value of information with the most appropriate and cost effective IT infrastructure from the time information is conceived through its final disposition.

Information is aligned with business processes through management processes and service levels associated with applications, metadata, information and data

SNIA

2004

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5

ILMInformation Lifecycle Management

“A strategy to align IT infrastructure with the business based upon the changing value of information”

Quelle : EMC

© Copyright PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006

Wert der

Information

Zugriff auf die Information

Wirtschaftlichkeit der Speicher-Infrastruktur

Zeit

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Information Lifecycle Management

• Neues „Schlagwort“ der Anbieter von Speicher-Technologien (Storage)

• Ergänzung von Speichersubsystemen mit Software zur Verwaltung des Lebenszyklus von Daten

• Hinterlegte „Policies“ (Regeln) steuern die Speicherung, Speicherorte und Aussonderung von Informationen

• Weiterentwicklung des HSM hierarchischen Speichermanagements in Richtung elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management

• Betriebssystemnahe Infrastruktur• Wird zum Teil als Oberbegriff von ECM ... +...+... benutzt,

stellt sich aber auch als Store- und Preserve-Komponente innerhalb von ECM dar

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7

ILM Information Lifecycle Management

• Betriebs- und speichersystemnahe Verwaltung von Informationen nach

• Wert• Lebensdauer• Nutzung

• Automatisierte, regelbasierte Speicherung• Nicht beschränkt auf Dokumente, schließt alle

Daten ein• Weiterentwicklung in Richtung elektronische

Archivierung, z. Zt. Besonders E-Mail-Archivierung

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8

ILM Information Lifecycle Management

• Management des gesamten Lebenszyklus von Informationen

• Erstellung• Verteilung• Veränderung• Archivierung • Löschung

• Hohe Verfügbarkeit für Anwendungen und Daten• Optimierte Backup- und Recovery Verfahren (auch bei

steigendem Datenvolumen)• Daten- und Informations-Archivierung

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ILM - Ziele

• Speicherkostenreduzierung• Einhaltung der rechtlichen Vorschriften bzgl. der

Archivierung von Daten• Flexible, Business-relevante Nutzung von

„Referenz Informationen“ (fixed content) in Prozessen

• Daten & Informations Management für „Killer Applikationen“ Mail & File Services

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10

Storage Management

• Speichermanagement

• Datensicherungssoftware, mit der inaktive Dateien markiert und auf einen Backup-Speicher ausgelagert werden

• Ausgelagerte inaktive Dateien werden im lokalen Dateisystem eingetragen und können jederzeit wieder aufgerufen werden.

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Was ist Records Management? (1)

• Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.

(ISO 15489 Part 1)

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• Records Management oder Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen

• ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden

• ERM ist auch eine wichtige Komponente von ECM. Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in Deutschland und wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt

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• Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen

• Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen

• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Ver nichtungsfristen (Deletion Schedules)

• Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten

• Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschrei bung der gespeicherten Informationen

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Records Management ist unabhängig vom Medium• Verwaltung von physischen Records (z.B.

Papierdokumenten)• Elektronisches Records Management:

Verwaltung von digitalen Objekten

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Elektronische Archivierung

• Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Dokumenten und Content.

• Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Dies entspricht der Aufbewahrungsfrist von Handelsbriefen.

• Unter „revisionssicherer elektronischer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben von §§ 239, 257 HGB, §§ 146, 147 AO und GoBS beliebige Informationen sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.

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Revisionssichere Elektronische Archivierung

Archivierungsprozess, der den Anforderungen des HGB, der AO und den GoBS entspricht

• Aus den Anforderungen der Finanzverwaltungen abgeleitet und auf die meisten Anforderungen im Ingenieurbereich übertragbar

• Bedeutet ein Vorgehen, das durch einen sachkundigen Dritten vollständig nachvollzogen werden kann

• Rechtlich gut abgesichert mit den Ausnahmen

- Schriftform ist vorgeschrieben

- Das Original (Papier) wird zur Absicherung des Nachweises der Authentizität des Dokuments benötigt als Vorsorge für ein eventuell mögliches Gerichtsverfahren

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17

Einordnung des Themas in den Komplex ECM

• Die anerkannte Definition des Akronyms ECM und des Begriffes Enterprise Content Management stammt vom

Branchenverband AIIM International: • Enterprise Content Management umfasst die Technologien zur

Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen.

• ECM schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein.

• ECM ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und beschäftigt sich vorrangig mit schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden

(Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Content_Management)

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ECM – Enterprise Content Management

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

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21

Document Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

DocumentManagement

• Checkin/Checkout• Versionsmanagement• Suchen und Navigieren• Visualisierung

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22

Collaboration

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab Collaboration

• Gemeinsames Editieren• Wissensbasen • Whiteboards • Videoconferencing• Informationszusammen-

führung

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Web Content Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


• Editieren und Gestalten• Publikationsprozess• Konvertierung• Sicherheit• Visualisierung

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24

Records Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Records Management

• Ablagesystematik• Indizierung und

Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archiverwaltung

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25

Workflow / Business Process Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Workflow / Business Process

Management

• Ablauf- und Aufbauorganisation• Prozessdesign• Vorgangsbildung• Routen• Mitzeichnung• Paralleles und

sequentielles Bearbeiten• Wiedervorlage, Fristen• Kontrolle• Protokollierung

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29

ECM

Collaboration

Scanning

Document Imaging

Forms Processing

Recognition

Categorization

Indexing

Document Management

Records Management

E-Mail Management

Digital Asset Management


Business Process

Management

Workflow

EAI

Repositories

Storage

Long-Term Archival

Backup / Recovery

Migration

Content Integration

Search / Retrieval

Syndication

Localization

Personalization

Publish

Paper

CA

PT

UR

EM

AN

AG

E ST

OR

EP

RE

SE

RV

ED

ELI

VE

R

Enabling Web Client other Devices

Usage

PKI DRMUser ManagmentDirectory Service

User RightsManagement

SE

CU

RIT

Y

Firewall

Electronic

Electronic Signature

Fat Client

Entry Exit

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y

2006

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30

Compliance - Definition

• Übereinstimmung mit und Erfüllung vonrechtlichen und regulativen Vorgaben

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31

„Übereinstimmung“

• Es wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare, definierte, offizielle Vorgaben gibt, die die Regeln enthalten, was zu tun ist

• Hier ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die Regeln meistens eine technische Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist

• Es ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein paar Jahren schon wieder obsolet ist

• „Übereinstimmung“ ist statisch bezogen auf die Vorgabe

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32

„Erfüllung“

• Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei:Einmal, das die Anforderungen in einer Lösung umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass dies ein Prozess ist, keine einmalige Aktion

• Das Unternehmen oder die Organisation muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen

• „Erfüllung“ geht dabei meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch organisatorische und Management-Aspekte

• „Erfüllung“ ist dynamisch, ein ständig laufender, kontrollierter Prozess

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33

„Rechtliche Vorgaben“

• Gesetze oder behördliche Verordnungen, die bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten Regelungen einzuhalten

• Man kann sich nicht um die Erfüllung „drücken“, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum

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34

„Regulative Vorgaben“

Warum unterscheidet man zwischen „rechtlich“ und„regulativ“?

• Es gibt eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.B. Normen, Standards,

Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben• Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle

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35

Grundsätzlich

• Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt!

• Die Anforderungen der DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden

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36

Sarbanes-Oxley-Act

,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both."

(Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519)

2006

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37

Securities und Exchange CommissionSEC (USA)

,, Electronic documents and the storage on which they reside contain relevant, discoverable information beyond that which may be found in printed documents.Therefore, even where a paper copy exists, we will seek all documents in their electronic form along with information about those documents contained on the media."

(Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)

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38

Compliance in Europa

• Europa: das große, umfassende Ereignis wie der Sarbanes-Oxley Act (SOA) fehlt

• Keine industrieübergreifende Fokussierung auf Compliance

• Europäische Gerichte / EU diskutieren mehr Regularien, aber nichts zu SOA vergleichbares wurde implementiert

• 8. Direktive setzt Standard für Bilanzierungsrichtlinien von börsennotierten Unternehmen

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39

Compliance in Deutschland ?

• Viele der neuen Regularien haben ihren Ursprung in der europäischen Gesetzgebung

• Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der Europäischen Kommission in nationales Recht überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu werfen

• Bereits durch die Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden

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43

1.2 Schlüsselfaktoren bei der Umsetzung eines ILM-Konzepts im Unternehmen

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44

Document Lifecycle

Zeit

ERP

DMS WorkflowKnowledge Management

Frühes

Archivieren Spätes

ArchivierenNutzung der archivierten Infor-mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung

Nutzung

Archiv

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45

Document Lifecycle

Zeit

ERP

DMS WorkflowKnowledge Management

Nutzung der archivierten Infor-mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung

Nutzung

Archiv

Hohe Verfügbarkeit

der Information

im Vordergrund

Kostengünstiger

Speicher

im Vordergrund

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46

Document Life Cycle

Nutzung

Zeit

Nutzung der archivierten Information während des Prozesses

Archiv

© PROJECT CONSULT 2002

5 J.

Ablauf Hypothek

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47

Document Life Cycle

Nutzung

Zeit

Nutzung der archivierten Information während des Prozesses

Archiv


25 J.

Auszahlung

Lebensversicherung

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48

Der Document Lifecycle

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49

Der Dokumenten-Lebenszyklus

Erfassung Verwaltung Ausgabe

Speicherung

Nutzung

Elektr.Archivierung

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50

Erstellen

Verteilen

Bearbeiten

Speichern

Anzeigen

Arc

hivi

eren

Löschen

Frei

gebe

n

Suchen

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51

Einführung einer Information Compliance Policy im Unternehmen (1)

1. Inhalte:

Grundregeln und Verhaltensweisen für den

Umgang mit Prozessen und Informationen.

• Schließt das Bewusstmachen, die Zuordnung, die

Verantwortung und die Verankerung der Policy im

Management der Organisation ein. • Das Management trägt nicht nur die eigenen

Verantwortung für die Einhaltung der Regelwerke,

sondern auch für die Umsetzung im Unternehmen

mit Vorbildfunktion.

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2. Delegation:

Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung, die allen Betroffenen die Compliance-Regeln deutlich macht

• schlägt sich auch in den Arbeitsprozessen, -Beschreibungen und - Anweisungen nieder

• Erzeugung einer Durchgängigkeit

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3. Nachhaltung:

Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden, z.B. mit Hilfe von Qualitätssicherheitsprogrammen

• ständige Verbesserung der Prozesse und Nachführung der Dokumentation zu den durchgeführten Maßnahmen

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4. Sichere Systeme

IT- Systeme müssen den Anforderungen an Sicherheit, Funktionalität und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen

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Wert und Speicherplatz einer Information bestimmen

© CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006

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Definieren von Speicher-SLAs : Datenklassifizierungsanalyse

• Mission-critical Data• Most valuable to an enterprise, high access• High performance, high availability, near zero downtime, highest cost

• Business-critical Data• Important to the enterprise, average cost• Reasonable performance, good availability, less than eight-hour

recovery

• Accessible Online Data• Cost sensitive, low access, often compliance of fixed content• Online performance, high availability, less than eight-hour recovery

• Nearline Data• Cost sensitive, low access, large volumes• Less than one-hour access time, automated retrieval

• Offline Data• Archived data, backup or complianced related• Very cost sensitive, limited access, ~72-hour seek time

Source: IDC Classifications 2004

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Schema nach SNIA

Bereich Anforderung Tier 1 Tier 2 Tier 3

Primärspeicher Performance Durchsatz pro Port

Max. Zugriffszeit

Verfügbarkeit

Sekundär- Performance Antwortzeit

speicher Durchsatz

Verfügbarkeit Max. Ausfallzeit

Aufbewahrung und Löschen Datenvernichtung ja nein nein

Zugriff Zugriffshäufigkeit

Datenintegrität Authentizitätsgarantie

Möglicher Verlust Ziel für Wiederherstellungspunkt

Recovery Recovery Maßnahme Recoverytyp Voll Voll File

Ziel für Wiederherstellungspunkt

Max. Datenverlust

Ziel für Wiederherstellungszeit

Max. Zeit für Restore

Vorhaltezeit Garantierte Zeit für die Vorhaltung der Daten

Disaster Wiederherstellungspunkt Max. Datenverlust

Recovery Wiederherstellungszeit Max. Zeit für Restore

Definieren von Speicher-SLAs Schemabeispiel

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Rechtsfragen – Archivierung von Dokumenten

In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen:• Was kann weggeworfen werden?• Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles...• “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette

ohne Papier.” (Unbekannt)

In der neuen digitalen Welt folgende:• Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor

es für immer verloren ist?• Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher

dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert?

• In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen, sondern auch an verschiedene Stellen versendet werden müssen.

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Basel II: Beispiel für den regulativen Charakter einer Compliance-Anforderung

• Mit „Basel II" ist die Neugestaltung der Eigenkapitalvorschriften der Kreditinstitute bezeichnet. Basel II gilt seit 1.1.2007

• Der Basler Ausschuss für Bankenaufsicht eröffnete mit der Vorlage eines Konsultationspapieres im Juni 1999 die Diskussion, die am 26.06.2004 abgeschlossen wurde

• Ziel von "Basel II" ist es, die Stabilität des internationalen Finanzsystems zu erhöhen

• Dazu sollen die Risiken im Kreditgeschäft besser erfasst und die Eigenkapitalvorsorge der Kreditinstitute risikogerechter ausgestaltet werden

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63

FRCP & eDiscovery (1)

• Electronic discovery, auch e-discovery oder eDiscovery, bezieht sich auf jeden Prozess bei dem elektronische Daten abgefragt, gefunden, gesichert und gesucht werden, mit dem Ziel, sie bei einem Gerichtsverfahren zu verwenden

• Am 1. Dezember 2006 in Kraft getretenen Änderungen der Federal Rules of Civil Procedure (FRCP). Elektronisch gespeicherte Information wird ausdrücklich als beweisfähig erklärt.

• eDiscovery zeigt den Wendepunkt von den herkömmlichen papierbasierten hin zu elektronischenn Beweisführungsregeln

• Dabei können sämtliche Daten, wie z.B. Texte, Bilder, Datenbanken, Audio-Dateien, Animationen, Webseiten und Programme als Beweis dienen. Die wertvollsten Quellen für strafrechtliche oder zivile Gerichtsverfahren stellen aber oft E-Mails dar

• Die wachsende Bedeutung von elektronisch gespeicherten Daten wurde so auch durch den Supreme Court unterstrichen

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64


• Nachdem mit Sarbanes-Oxley bereits die elektronische Information vor Gericht aufgewertet worden war schafft eDiscovery die rechtliche Grundlage für die Anerkennung elektronsicher Informationen in Gerichtsverfahren

• Bei der Ermittlung gilt das als gültig, was von den ermittelnden Behörden vorgefunden wurde

• Bei der Beweissicherung galten bisher nur Papierdokumente als sicherer Nachweis, durch die Möglichkeiten der elektronischen Recherche dürfte sich dies ändern

• Anders als in Europa und besonders in Deutschland spielt die elektronische Signatur dabei keine Rolle

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• eDiscovery wird nicht nur die sichere, unveränderbare Speicherung von Informationen fördern, sondern mehr noch den Schutz des Zugriffs und andere Sicherheitsaspekte

• Policies zur kontrollierten Entsorgung von Information werden dabei zunehmend wichtiger

• In Europa und in Deutschland fehlen zur Zeit noch vergleichbare rechtliche Regelungen

• Das FRCP ist in jedem Fall auch für europäische und deutsche Unternehmen relevant, die in den USA Tochtergesellschaften, Beteiligungen oder Vertriebsorganisationen unterhalten

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66

Weitere Beispiele international

• E-Commerce• Elektronische Signatur• Umsatzsteuer• u.a.

• Food and Drug AdministrationFDA (USA) (Seit 1997!)

• The Health Insurance Portability and Accountability Act HIPAA (USA)

• u.a.

Beispiele aus den Richtlinien der EU

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Gesetzesgrundlagen in DeutschlandBeispiele

Abk. Name Jahr AO Abgabenordnung 2006 BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz 2006 BDSG Bundesdatenschutzgesetz 2006 BGB Bürgerliches Gesetzbuch 2006 ESTG Einkommensteuergesetz 2006 EGG Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz 2000 KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im

Unternehmensbereich 1998

HGB Handelsgesetzbuch 2006 IuKDG Informations- und Kommunikationsgestz 1997 InvZulG Investitionszulagengesetz 2004 SigG Signaturgesetz 2005 TDG & TDDSG

Teledienste 2006/2001

USTG Umsatzsteuergesetz 2006 UMWG Umwandlungsgesetz 2006 VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz 2004 ZPO Zivilprozessordnung 2006 3. Gesetz zur Änderung verwaltungs-

verfahrensrechtlicher Vorschriften 2002

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Verordnungen in DeutschlandBeispiele

Abk. Name Jahr SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das

Rechnungswesen in der Sozialversicherung 2005

BPO Betriebsprüfungsordnung 2000 FGO Finanzgerichtsordnung 2006 GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2003 GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit

digitaler Unterlagen 2002

GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

1995

SiGV Signaturverordnung 2005 USTDV Umsatzsteuerdurchführungsverordnung 2006

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69

Hat die nationale und internationale Gesetzgebung Auswirkungen auf das Speichermanagement bzw. auf ILM-Konzepte

- Beispiele -

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EHUG – Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister

• Seit 10.11.2006 in Kraft• Ergänzung der Definition von Geschäftsbriefen um

den Hinweis "gleichviel welcher Form"• Die für geschäftliche Korrespondenz erforderlichen

Pflichtangaben werden jetzt auch zwingend für geschäftliche E-Mails verlangt

Konsequenz für den Umgang mit E-Mails:• Konsequenz ist, dass E-Mails im Geschäftsverkehr

jetzt in jedem Fall wie Geschäftsbriefe behandelt und aufbewahrt werden müssen.


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78

Verrechnungspreisdokumentation

• Verordnung zu Art, Inhalt und Umfang von Aufzeichnungen im Sinne des §90 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO)

• Sie legt fest, welche Unterlagen und Dokumentationen zu erstellen sind, wenn Leistungen mit "nahestehenden Personen" verrechnet werden

• Inhalt, Art und Umfang der Dokumentationspflichten werden durch eine Rechtsverordnung (GAufzV – Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung) näher bestimmt, die mit Rückwirkung zum 30. Juni 2003 in Kraft getreten ist.

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89

Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung

In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit:

• Ordnungsmäßigkeit • Vollständigkeit • Sicherheit des Gesamtverfahrens • Schutz vor Veränderung und Verfälschung • Sicherung vor Verlust • Nutzung nur durch Berechtigte • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen • Dokumentation des Verfahrens • Nachvollziehbarkeit • Prüfbarkeit


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90

Beispiele für die Konsequenzen rechtlicher Vorschriften hinsichtlich Speicherstrategien

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91

Erfassung und Archivierung steuer-relevanter Daten

Archivsystem

Hauptsystem

ERP

Vorgelagerte Systeme

Neben -

systeme

Validierung

SpeichersystemIndex

DB

Periodengerechte Übergabe fertig strukturierter Daten und Strukturinformationen

Übergabe Daten

und Strukturinformationen

Protokollierung

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92

Auswirkungen auf SpeicherstrategienWeitere Beispiele


• Archivierung steuerrelevanter Daten über 10 Jahre• Elektronische Aufbewahrung von Dokumenten mit

originär elektronischem Ursprung, z.B. elektronisch signierte Rechnungen, elektronische Fahrkartenbelege

• Elektronische Archivierung von E-Mails• Einführung elektronischer Signaturen• Nachsignieren elektronisch signierter Dokumente

nach Ablauf des Zertifikats• …

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93

Auswirkungen auf SpeicherstrategienRechtssicherheit


• Rechtssicherheit vs. Revisionssicherheit• Aufbewahrung der Originale zum Nachweis der

Authentizität eines elektronisch gespeicherten Dokuments

• Eingeschränkte Beweiskraft elektronisch gespeicherter Dokumente für

• Den Nachweis der Echtheit eines Dokuments,• die Unverfälschtheit des Inhaltes eines Dokuments,• den Nachweis von Zeit und Ort bei der Zustellung eines

Dokuments.

Elektronische Signaturen,

auch Zeitstempel

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94

1.3 Das Zusammenwirken von ILM und Speichermanagement

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95

Grundfunktionalität von ILM

Information und Content Management

Data Movement

Schutz und Recovery

Tiered Storage

Information InfrastructureM

anagement


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96

Information und Content Management

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Für alle Arten von Daten

Strukturiert Unstrukturiert

Datenbanken / Dateisysteme

Unterstützt Business Anwendungen, z.B. ERP, CRM, etc.

Messaging

Mail, Voice

Enterprise Content Management

Dokumente

Webseiten, Sound, Video, Bilder, Reports

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97

DAS Direct Attached Storage

• Direkt an den Server angeschlossene Massenspeicher

• Interne/externe Festplatten• Disk-Arrays

• Geringere Flexibilität bei Erweiterung der Speicherkapazität

• Keine zentrale Konfiguration des Speichersystems

• Gut für kleinere Netzwerke geeignet


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98

DAS Direct Attached Storage

Quelle : Viglen


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99

NAS Network Attached Storage

Quelle : Link


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100

NAS Network Attached Storage

An das lokale Netzwerk angeschlossene Speicher

• Kernfunktion Dateibasierende Dienste • NFS• SMB/CIFS

• Gemeinsames Arbeiten verschiedener Mitarbeiter/Abteilungen auf einem gemeinsamen Datenbestand

• Kosteneinsparungen durch Parallelisierung

• Nutzung der vorhandenen Netzwerkinfrastruktur© CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006

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101

Probleme beim Einsatz von NAS

• Zusätzliche Belastung des vorhandenen Netzwerkes mit Zugriffen auf den NAS-Speicher

• Das Ethernet-Protokoll ist nicht für den schnellen Zugriff auf Massenspeicher ausgelegt


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102

SAN Storage Area Network

Quelle : Wikipedia


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103

SAN Storage Area Network

• Netz zur Anbindung von Festplatten- und Tape-Systemen an Server

• Blockbasierter Datenverkehr• FC Fibre Channel und iSCSI als Transport-

Protokolle • Unterstützt bei der Virtualisierung von Speicher• Protokoll auf die Anforderungen von

Massenspeichernutzung ausgelegt• Datensicherheit durch Aufbau redundanter

Speichersysteme


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104

NAS und SAN: Unterschiede

• NAS• IP-Netz• Dateizugriff

• SAN• Kanalnetz• Blockzugriff


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105

NAS und SAN: Vergleich

Quelle : HP


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106 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006

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107

Tiered Storage

Spezialisierte Plattformen, um unterschiedliche Verfügbarkeits-und Performance-Ansprüche zu erfüllen.

Ziel: • Automatische Verschiebung von Informationen auf die

Speicher so, dass sowohl die Kosten als auch die benötigte Performance berücksichtigt werden

Quelle : EMC

SAN NAS CAS SAN

Block Datei Objekt Block


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108

Tiered Storage

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109

HSM Hierarchisches Speichermanagement

• Länger nicht benutzte Daten werden auf günstigeren, langsameren Speicher verschoben

• Häufig genutzte Daten liegen auf schnellen Speichersystemen

• Vergleichbar mit dem Cache-Prinzip der Computer-Architektur

• Kürzere Backup-Zeiten

• Kostenersparnis durch günstigeren Massenspeicher


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110

Kos

ten

pro

MB Perform

ance

HSM Hierarchisches Speichermanagement

Quelle : Knozall

Sehr schnelle Speicher

Komprimierte, langsamere und

günstigere Speicher

Tape- oder optische Bibliotheken. Langsamster, aber günstigster

Speicher


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111

Storage Markt in Deutschland

• 2006 Wachstum von 11%

• Marktvolumen von ca. 5,3 Milliarden Euro, davon entfallen

• 2,2 Milliarden Euro auf Storage-Hardware • 0,8 Milliarden Euro auf Storage–Software • 2,3 Milliarden Euro auf Storage-Dienstleistungen

• Software und Dienstleistungen als Markttreiber

• bis zu zehn Prozent der Storage-Umsätze am deutschen Markt gelten als „ILM-relevant“. Mit stark steigender Tendenz.

Quelle : Experton Group


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112

Welche Anwendungen sind verantwortlich für geplante Speichererweiterungen?

Umfrage unter 270 IT-Verantwortlichen

0 10 20 30 40 50 60

Data Protection / Recovery

Archivierung

E-Mail

Digitale Bilder

Dateiaustausch

Business Intelligence

Webseite / E-Commerce

Regulatory Mandates

ERP

Quelle : IDC 2006


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114

1.4 Die Architektur von ILM-Lösungen

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115

Information Lifecycle Management Architektur

Anwendungen

Logik

Speicher-Ebene

Verwaltung

ERP OfficeFile-

systemCRM ECM DB PDM ...

Dokumente, Data, Metadata, Media Assets, Files, Records...

ILM Logic

Schnittstelle

ILM Virtualizing

DAS SAN NAS

ILM Storage

Regularien MonitoringProtokollierungVerteilungMetadatenMigration

Transaktions-

Sicherung RemoteBackupVernetzungAllocationRecovery

Primär

online

Sekundär

online

Harddisk

Nearline

sekundär

Nearline

sekundär

Harddisk Jukebox

Sicherung

Nearline

Tape

Archiv

Fixed

Content

Archiv

Tape

Worm

Archiv

Optical

Disk

Tape JukeboxHarddisk

Disposal

Harddisk

Kontrollierte

Vernichtung


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116

Virtualisierung

• Virtualisierungsebene zwischen Benutzer und Ressourcen

• Der Benutzer arbeitet ausschließlich mit den logischen Ressourcen

Benutzer

Virtualisierungsebene

Server Netzwerk Speicher

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117

Speichervirtualisierung:Logische Sicht auf den Speicher

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118

Virtualisierung – warum?

• Rasantes Datenwachstum

• Immer größere Anforderungen an die Flexibilität

• Steigende Komplexität in der Verwaltung

• Anforderungen an die Verfügbarkeit

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119

Virtualisierung – seit wann?

• 1960er Jahre: Virtuelle Verwaltung des Hauptspeichers

• 1970er Jahre:Erste Ansätze zur Virtualisierung von Speicher- und Plattensystemen

• 1992: Raid (Mainframe)• 1997: Virtual Tapes (Mainframe)• Ende 1990er: Speichernetzwerke

SANs• 2000: Virtual Tapes (Non-Mainframe)

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120

Vorteile von Speicher Virtualisierung (1)

Quelle : TU Chemnitz

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121

Vorteile von Speicher-Virtualisierung (2)

• Reduzierung von Kosten und Komplexität• Größere Produktivität durch einfacheres

Management der Speichersysteme• Bessere Ausnutzung der Speicherkapazitäten

durch dynamische Zuweisung• Leichtere Installation neuer Anwendungen und

Speicher ohne Netzwerk Ausfallzeit• Hinzufügen von Speichergeräten ohne

Rekonfiguration der Server oder Netzwerke• Vereinigen von Systemen unterschiedlicher

Kapazität und Schnelligkeit• Vereinigen von Systemen unterschiedlicher

Hersteller• Leichte Anpassung an unterschiedliche

Speicheranforderungen der Server

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122

Virtualisierungs-Techniken

• Block-Virtualisierung• Disk-Virtualisierung• Tape-Library-Virtualisierung• File-Virtualisierung

• Host-basierte Volume Management• Netzwerk-basiertes Volume Management• Speicher-/Array-basiertes Volume Management

• In Band• Out of Band

• … und viele andere Begriffe

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123

Block-Virtualisierung

Erstellung von logischen Volumes und Verwaltung von Speicherpools

• Serverbasierte Virtualisierung

• Netzwerkbasierte-Virtualisierung

• Storagebasierte Virtualisierung

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124

Block-Virtualisierung:Serverbasierte Virtualisierung

• Mapping der logischen Devices mit den physischen Speichern über eine serverbasierte Software (Logical Volume Manager)

• Die physikalischen Speicher können logisch zusammengefügt oder gesplittet werden

• Dynamische Änderung der Speichervolumina möglich• Server- und betriebssystemabhängig hinsichtlich Formaten,

Locking u.a.

© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

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125

Block-Virtualisierung:Netzwerkbasierte Virtualisierung

• Dynamische Vergrößerung der Speichervolumina möglich

• Unabhängig von den Betriebsystemen• Volle SAN-Integration möglich einschließlich

Integration in Back Up• Einfache Administration


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126

Netzwerkbasierte VirtualisierungIn-Band

• Daten und Kontrollinformationen werden auf der Netzwerkebene verwaltet

• Volle Transparenz aus Sicht der Server• Switch based oder Storage Server based • Ähnlich flexibel wie serverbasierte

Virtualisierung

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127

Netzwerkbasierte VirtualisierungOut-of-Band

• Nur die Kontrollinformationen werden auf der Netzwerkebene verwaltet

• Trennung der Information über Daten und Kontrolle

• Dateninformationen werden in einem separaten Metadaten-Server verwaltet

• Schneller Zugriff auf die Speicher aber komplexere Administration

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128

Block-Virtualisierung:Storagebasierte Virtualisierung

• Volle Transparenz aus Sicht der Server• Unabhängig von den Betriebsystemen• Abhängig von den Herstellern der

Speichereinheiten• Bewährte Lösungen verfügbar

Disk Array

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129

SpeichervirtualisierungZusammenfassung


Virtualisierung auf Serverebene

In-BandDaten- und Kontrollinfomation

Out-of-BandVirteulle Bescheibung der Volume-Information

Virtualisierung auf Speicher-ebene

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130

ILM als Middleware

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131

ILM als Middleware

Middleware

• Klassische Client/Server Architektur

• Multi-Tiered Architecture

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132

ECM Basisideen – Integrative Middleware

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content

ManagementDoc MgmtImaging

Domino Exchange RDMSFile

System

Workflow Collaboration

Data WarehousingMining

EAI

E-Business

InfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegration

AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 1

Integrative Middleware

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133

ECM Basisideen –Dienstekonzept





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 2

Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen

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134

ECM Basisideen – Einheitlicher Speicherort





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 3

Ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository

für jeden Informationstyp

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135

ECM als Unternehmensinfrastruktur





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Quelle: AIIM 2001 Industry Study

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136

Speicherkonzept ILM Building-Blocks

msec min Stunden / Tage Jahre / Jahrzehnte

Anwendungsserver für SAP, Mail, File u.a

Backup/Recovery Server

Archiv Server

Online Speicher SAN Backup / Recovery Archiv & HSM Backend

• SAN basierter Online Speicher

• NAS&iSCSI Integration

• Storage Klassen

• Replikation

• Clone/Snap

• Raid1/Raid5

• Virtualisiertes Speicher System (EVA)

• Zentrales, optimiertes Management

• Zugiffszeit: msec – sec

• Datenstand: aktuell

• LAN/SAN basiertes Backup und Recovery

• „Backup to Disk“

• Clone / Snap Integration

• Backup / Recovery Solutions für SAP, SQL Server, Exchange, ..)

• Absicherung der Online Daten

• Zugiffszeit: min – Tage

• Datenstand: h bis Monate

• Archiv & HSM Backend Schnittstelle via. LAN für ISV´s z.B.:

• Ixos

• KVS

• FS/HSM

• mixed Media im Backend (Disk/Tape)

• Low Cost Speicher Integration

• K-Fall Konzepte

• Zugiffszeit: min bis h

• Datenstand: Monate - Jahrzehnte

Quelle : http://www.hp.com

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137

Data Movement

Die richtigen Daten, mit dem geringsten Aufwand, zur richtigen Zeit an den richtigen Ort bewegen.

Performance

Disk (FC)

Capacity Disk

ATA Technologie

Fixed Content

Offline Media

• Automatisiertes, Richtlinien-basiertes Verschieben

• Transparent für Anwendungen

• Erhält die Integrität der Informationen

• Setzt existierende Infrastruktur wirksam ein

Tage seit Erstellung

30 12090600

Tape

CAS

ATA Disk array

Fibre

: EMC

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138

Regelbasierte Datenmigration

Mögliche Kriterien, z.B.• Firmenrichtlinien zur Content-Verwaltung• Informationstyp / Datentyp / Dokumentenklasse• Alter der Information• Statusinformationen• Aufbewahrungsfristen• Anforderungen an den Informationszugriff• Sicherheitsregeln• Vernichtungsregeln.


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139

Regelbasierte Datenmigration in ECM-Systemen

Fast alle ECM-Systeme bieten regelbasierte Ansätze für das Speichermanagement

• innerhalb HSM-Modul• Zusätzliche Module, z.B.

• FileNet P8 Active Storage and Retrieval Services (ASAR)• Mobius ViewDirect • …


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140

Regelbasierte Datenmigration Weitere Hersteller

Beispiele• Atempo Archive Server (AAS) – Ergänzung zu

Datensicherungslösungen• Enigma SmartMove – Storage Management• FujitsuSiemens DiskXtender • Hitachi Content Archive Platform (HCAP) • Quantum StorNext• …


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141

Beispiel: Aussonderung elektronischer Akten in DOMEA

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142

Standardisierung in RAID und unterschiedliche Ansätze verschiedener Hersteller

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143

RAID – Redundant Array of Independent Disks

• Organisation mehrer Festplatten eines Computers zu einem logischen Laufwerk

• Standardisierung durch RAB (RAID Advisory Board)• Ziele

• Höhere Ausfallsicherheit

• Bessere Performance

• Speichervirtualisierung

• Nutzung mehrerer preiswerten Festplatten statt einer teuren

• Einfache Wartung und Skalierung

• RAID-Level spezifiziert die Art des Zusammenwirkens der Festplatten. Am gebräuchlichsten sind RAID 1 und RAID 5, diverse weitere Standards wie RAID 0 (reine Virtualisierung ohne Redundanz, RAID 10 und diverse andere.


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144

RAID 0Reine Speichervirtualsierung

• Die Festplatten werden in zusammenhängende Blöcke gleicher Größe aufgeteilt.

• Bei Ausfall einer Platte können deren Daten nicht mehr vollständig rekonstruiert werden

• Betriebsunterbrechung bei Ausfall einer Festplatte

© CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006Quelle : Wikipedia

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145

RAID 1Mirroring• Ein RAID 1 System besteht

mindestens aus zwei gespiegelten Festplatten

• Volle Redundanz der gespeicherten Daten

• Hohe Ausfallsicherheit:, zum Totalverlust der Daten führt erst der Ausfall aller Platten

• Zur Erhöhung der Sicherheit kann ein RAID-1-System beim Lesen die Daten auf beiden Festplatten abgleichen

• RAID 1 sorgt natürlich weder für die Konsistenz der Daten noch für Transaktionssicherheit. © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006

Quelle : Wikipedia

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146

RAID 5Virtualisierung + Mirroring (1)• Vorteile im Durchsatz beim

Lesen von Daten bei relativ geringen Kosten

• Die am weitesten verbreitete RAID-Variante.

• Zweiphasiges Schreibverfahren

• Die einzelnen Festplatten werden in aneinander grenzende Blöcke gleicher Größe aufgeteilt.

• Die Nutzdaten und die Redundanzdaten (Paritäten) werden auf alle Festplatten verteilt.


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RAID 5Virtualisierung + Mirroring (2)• Redundante Speichermenge = Größe der

kleinsten Platte im Array• Die nutzbare Gesamtkapazität

s × (n − 1)s: kleinste Platte im Arrayn: Anzahl der Platten4 Platten à 300 GB ergeben 900 GB Nutzdaten

• Zur Berechnung der Parität wird aus zwei Bitfolgen mittels XOR-Verknüpfung die Parität gebildet, so dass eine Bitfolge verloren gehen kann und mit der anderen und der Parität die erste wiederhergestellt werden kann.

• Bei RAID 5 ist die Datensicherheit des Arrays beim Ausfall von maximal einer Platte gewährleistet.


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148

RAID – Beispiele für weitere Levels

• RAID 2,3,4,6 heute kaum mit praktischer Bedeutung

• RAIDn: Entwicklung von Inostor (Tanberg Data), flexible Definition Anzahl der Festplatten, die ohne Datenverlust ausfallen dürfen, z.B. RAID(6,3). RAID(n,1) entspricht RAID 5.

• RAID DP: Entwicklung von Network Appliance auf Basis von RAID4

• RAID-Kombinationen: Zusammenfassen von RAIDs zu RAID-Arrays, Beispiel RAID10-Vebund, ein RAID 0 über mehrere RAID 1. Dabei werden die Eigenschaften der beiden RAIDs Sicherheit und gesteigerte Schreib-/Lesegeschwindigkeit optimiert.Benötigt mindestens vier Festplatten.


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149

IBMTotalStorage SAN Volume Controller (SCV)

Quelle: IBM

• Seit 2003 verfügbar• Mehr als 50% Marktanteil gemessen am „gesamten virtualisierten

Speichervolumen“ (IBM-Angabe)• Bis zu 1024 Hosts, bis zu 4094 virtuelle Disks• Geclusterter Cache à 8 GB• Je 4 Ports mit bis zu 4 GBps pro Server• Unterstützt Speichersysteme von IBM, EMC, Hitachi, Sun, Hewlett Packard,

NetApp, Bull, Fujitsu, NEC • Unterstützt SAN-Switches von Brocade, McDATA, Cisco, CNT

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150

EMCInvista

• Netzwerk-basierte Speichervirtualisierung mit hoher Performance auf intelligenten SAN-Switches.

• Out-Of-Band-Implementierung• Bis 4 PB!!!• Bis 3750 Virtual Volumes• Untestützt Controller von Cisco und Brocade

LogicalVolume

StorageVolume

StorageExtent

StorageExtent

StorageElement

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151

SUN StorageTekVirtual Storage Manager (VSM)

• Virtuelle Bandverwaltung für Mainframes• Server + Speicher + Software• Lese- und Schreibzugriffe auf virtuelle Devices• 256 Virtuelle Tape Drives• Kapazität 800 GB – 28 TB• 4-6 Kanäle

Quelle: SUN

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152

NetAppV-Series

• Netzwerkbasierte Speichervirtualisierung• Load Balancing • Unterstützt HDS, HP, EMC, IBM und Fujitsu sowie Fibre-

Channel Switches von Brocade, McDATA und Cisco • Bis 504 TB

Quelle: NetApp

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153

HitachiSpeicherarchitektur

• „Service Oriented Storage Solutions“

Quelle: Hitachi

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HitachiUniversal Storage Platform (1)

• Virtualisierung auf Speicherebene• Bis 68 GB/s Bandweite• Serverunabhängig

Quelle: Hitachi

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155

HP StorageWorks 200 Storage Virtualization System

Quelle: HP

• Virtualisierung auf Speicherebene• Basierend auf HP StorageWorks

XP12000 and XP10000 Disk Array• Management Software für die HP Disk

Arrays• Software für die Speichervirtualisierung• Bis 16 PBytes virtueller Speicher

verwaltbar• Software für Tiered Storage• Weitere Softwareoptionen

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156

1.5 Wichtige Rahmenparameter beim beim Aufbau eines ILM

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157

Ein zukünftiges Speichernetzwerk?

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Anordnung von Speichern nach Zugriffsgeschwindigkeit

Bsp. PC:Prozessorregister

Prozessor-Cache

RAM

Festplatte

Speicherhierarchie

Quelle: Uni Tübiungen

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159

Speicher Technologie & Speicher Funktionen

Online – Aktive Daten

Near-Online – bis1 Jahr

Nearline – 1-5 Jahr aktiv

Offline – 5-10 Jahre aktiv

Archive – 5-30 Jahre

Speicher Technologie

Speicher Funktion

FC oder SCSI

SATA oder FATA

Tape / Automation

Tape/Disk und/oder Optical

Optical

Aktive Daten; RAID SLA´s; CA Volumes;

Instant Recovery

Clones, Snapshots, Data Replication; Backup to Disk; Fast Recovery

Backup/Recovery; Off-Site Recovery

HSM, Kurzzeit Archiv

Langzeit Archivierung

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160

Datensicherheit (1)

Allgemein:• Gesetzliche Regelung und technische Maßnahmen,

durch die die unberechtigte Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe schutzwürdiger Daten verhindert werden soll

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161

Datensicherheit (2)

Ziel:• Persönlichkeitsrechte des Menschen vor den

Folgen der Erfassung seiner Individualdaten bei der manuellen und automatischen Datenverarbeitung zu schützen

• In Deutschland geregelt durch: Gesetz zum Schutz vor Missbrauch personenbezogener Daten bei der Datenverarbeitung

• Seit dem 27.01.1977 im BDSG verankert

(Quelle: http://www.itwissen.info/definition/lexikon//__data%20security_datensicherheit.html)

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162

E-Mail-Problematik und ILM (1)

Original ?- ein Empfänger- mehrere Empfänger- ein Empfänger, mehrere CC: Empfänger- Verteiler, viel bcc: Empfänger


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E-Mail mit TextJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf

kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5

poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog

Umschlag


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164


Email mit Text und mehreren unterschiedlichen Attachments

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5



E-Mail mit Text und Attachment PDF




PDFWord


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Mehrfach geschachtelte Email mit enthaltener Email und Attachments




E-Mail mit Text und eingebetteter E-MailPDF




PDFWord

PDF


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166


E-Mail mit HTML, Links und Nachladen aus dem Internet

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo

45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po

ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr

iop3u4i6upoupo io

E-Mail mit HTMLJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it

p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io



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167


ohne Signatur

mit fortgeschrittener Signatur

mit qualifizierter Signatur

nur Umschlag signiert

Umschlag mit Attachment signiert

nur Attachments signiert

gemischt signierte und unsignierte Attachments


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Probleme bei der Speicherung und Löschung privater E-Mails

Wenn die private Nutzung eines Firmen-Accounts zugelassen ist…

• Arbeitgeber ist TK-Anbieter und unterliegt dem Telekommunikatonsgesetz

• Löschung von E-Mails, auch die von ausgeschiedenen Mitarbeitern ohne Zustimmung verboten (Strafbare Unterdrückng von Daten!)

• Jeder Versand, auch der mit unerwünschtem Inhalt, ist erlaubt (Verletzung der Ungestörtheit des TK-Verkehrs)

• Abwehr von Spam-Mails kritisch• Ausnahmen: Bedrohung des Unternehmens, virenverseuchte

E-Mails

Betriebsvereinbarung anstreben !!!

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169

Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (1)

Grundanforderungen• Lösungen der beschriebenen Verwaltungsproblemen• Nachweise Empfang, Verwendung, Bearbeitung• Datenbank-gestützte Erschließung unabhängig vom direkten

Empfänger• sichere, unveränderbare Speicherung• Wahrung des Zusammenhanges zwischen Nachricht und

Antworten• Erzeugung von Rendition zur Sicherstellung langfristiger

Lesbarkeit• Nachweis der Quellen• Wahrung des Kontextes von Umschlag, Text und

Attachments

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170

Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (2)

• Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen Informationen

• Hohe Skalierbarkeit • Wiederherstellen der archivierten Mails ohne

Informationsverluste• Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits

archivierten Mails • Komprimierung der archivierten Dokumente.• Archivierung von verschlüsselten Maildokumenten• Konvertierung der Anhänge und/oder des Mailtextes • Single Instance Archivierung• Statistische Auswertungsmöglichkeiten aller

abrechnungsrelevanten Aktionen

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171

Strategien der E-Mail-Archivierung

(1) Vollständige Archivierung

(2) Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments

(3) Selektive Archivierung

• Kombination der Verfahren einschließlich automatischer und manueller Steuerung

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172

Vollständige Archivierung

Vorteile:

• Konformität mit den rechtlichen Erfordernissen

• Möglichkeit der Prozessintegration

• Kaum Einfluss auf die Arbeitsweise der Nutzer

• Volle Integration in das bestehende IT Management des Unternehmers

Nachteile:

• Umfangreichster und aufwendigster Lösungsansatz

• Meist kostenintensivste Lösung

• Oft komplizierte Verhandlungen mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten der Unternehmen

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173

Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments

Vorteile:

• Wesentliche Reduzierung der Mailboxgrößen.

• Daraus resultierender Performancegewinn.

• Reduzierung der Hardwareanforderungen.

Nachteile:

• Rechtliche Anforderungen werden nicht erfüllt.

• Nach Crash des Mailsystems ist eine Zuordnung der archivierten Anhänge zu Mails schwierig.

• Offline Retrieval der Anhänge nicht möglich.

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174

Selektive Archivierung

Vorteile:

• Filterung unerwünschter Mails.

• Reduzierung des Speicherplatzbedarfs.

• Daraus resultierender Performancegewinn.

• Reduzierung der Hardwareanforderungen

Nachteile:

• Sehr aufwändig• Filterkriterien extrem

schwierig zu definieren• Bei ungenauer

Festlegung der Selektionskriterien werden rechtliche Anforderungen nicht erfüllt.

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175

Speicherkonsolidierung

40.000 v.C

Höhlen-

malerei

Werkzeuge

105

Papier

3500

Schrift

1947

Tran-

sistor

1950

Computer

Späte 1960s

Internet

1870

Elektrizität, Telefon

1450

Druck

1993

Das Web

200436 Mrd

200324 Mrd

200212 Mrd

20016 Mrd

20003 Mrd

200552 Mrd

Gigabyte

Der Content “Big Bang“ als Notwendigkeit für ILM

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176

Speicherkonsolidierung

• Ausnutzung der verfügbaren Speicherkapazität• Schneller Zugriff• Zusammenfassung unterschiedlicher

Informationsquellen• Zentrales Management der Speichersysteme• Hohe Verfügbarkeit• Flexibilität beim Ausbau für zukünftige

Anforderungen

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177

HDS : Speicherkonsolidierung

Sun

Production

Window

s P

roduction

Window

s D

evelopment

Hitachi

Universal Storage Platform

Mirrored FC

Hitachi

Thunder

9585VRAID 5 & SATA

Quelle : HDS


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178

NetApp Multistore : Speicherkonsolidierung

Quelle : NetApp


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179

IBM : Speicherkonsolidierung

IBM DS4100 storage server

Windows Server

UNIX Server

Web-Server

IBM SAN switch


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180

HP : Speicherkonsolidierung

Capacity Disk

MSA150048 x 250Gb

10 TB / Netto

Capacity Tape

MSL60602x LTO460

10 TB / Netto

Performance Disk

1,1 TB /Netto (SCSI)

Standby Server

Active ServerFibre Channel

Bus


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181

• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Grundsätzlich empfohlen für alle ILM-Umsetzungen!

• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein

Verfahrensdokumentation nachGoBS


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182

VerfahrensdokumentationGrundlagen

• „Code of Practice“

Grundsätze der Verfahrensdokumentation

Richtlinie für Verfahrensbeschreibungen des

VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., 1999


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183

VerfahrensdokumentationBedeutung

• Kontinuierliche Fortschreibung aller Informationen, die für einen sicheren und geordneten Betrieb sind

• Technische, organisatorische, administrative und nutzungsrelevante Informationen die die Integrität, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Sicherheit, Fehlerfreiheit, etc. dokumentieren © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Verfahrensdokumentationen sind im Prinzip für alle Informationssysteme erforderlich, die

• Steuerlich / kaufmännische Belege speichern• Qualitätsdaten managen• Sicherheitsinformationen beinhalten• Daten nach BDSG oder TDDSG verarbeiten


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184

Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung

1. Allgemeines Verfahren

2. Organisation

3. Rechtsgrundlagen

4. Datenschutz

5. Vorgangsdefinition

6. Scannen

7. Transport im System

8. Datenbank

9. Archivsystemkomponenten

10. Drucken

11. Ausfallsicherheit des Systems

12. Formate

13. Qualität

14. Betrieb © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

15. Wartung

16. Migration


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185

Verfahrensdokumentation (1)

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999

Verzeichnis für Versionierung

Verfahrensbeschreibung

Anhänge mit veränderlichen Teilen

Verzeichnis der Anhänge

Arbeits-anweisung

Verträge

Wartung

...

Referenzen


Struktur einer Verfahrensdokumentation

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186

Verfahrensdokumentation• Organisatorische Teile des Betreibers

• Technik einschließlich Subsysteme Dritter

• Software - Grundmodule des Herstellers

• individuelle Anpassungen das Systemintegrators

• Betriebsvoraussetzungen für den Anwender

• Sicherheit, Wiederherstellung und Migration

• Qualitätssicherung

Abnahme und Testdokumentation• Testmaterial und Szenarien

• Abnahmendokument

Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit


Verfahrensdokumentation (2)

Aufbau einer Verfahrensdokumentation

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187

ILM – Ausführung einer Strategie

ILM Installation der benötigten

Komponenten

Beurteilen und Planen

AUSFÜHREN

ERFASSEN

Ein iterativer ProzessQuelle : EMC

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188

Zyklus – Business Anpassung

Implementieren und Erfassen von „business-aware“

Speicher-management

Interagieren mit der Unternehmens-

Strategie

Entwickeln und einhalten eines

Speicher-Infrastruktur

Modells

Einführen und erhalten der

Speichermanagement Anbindung

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189

Implementierung von ILM : Einzelne auszuführende Schritte

Tiered Infrastructure ILM für einzelne Anwendungen Cross-Application ILM

App App App App App App App App App

Daten Daten Daten Daten Daten

Schritt 1

Installieren einer Tiered Infrastructure

• Einführen von Infrastrukturklassen

• Informationen auf geeigneter Infrastrukturschicht ablegen

• Installieren einer Speicher Management Automatisierung

Schritt 2

Installieren von anwendungsspezifischem ILM

• Definieren von Business und Migrations Richtlinien für unterschiedliche Arten von Informationen

•Installieren von ILM Komponenten für Grundlegende Anwendungen

Schritt 3

Unternernehmensweites ILM

• Implementierung von ILM für alle Anwendungen

• Richtlinien-basierte Automatisierung

• Komplette Sichtbarkeit aller Informationen

Quelle : EMC

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190

Umsetzung von ILM in fünf Schritten


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191

Dreijahres TCO Schätzung für typische große Unternehmen*

*Das Unternehmen hat 750 TB an Basisdaten; Die TCO Kalkulation bezieht Business Kosten mit ein (z.B., Datenverlust, Compliance, Downtime, und Suchzeit für Daten)

ILM Implementierungsschritt

Quelle : EMC

Inkrementelle TCO Reduzierung

Baseline Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3

10 – 17% 23 – 26% 17 – 20%

100

64-6652-54

83-90

Drivers of reductionwith step implementation

•Networked storage

•Speicher automatisierung

•Speicher-konsolidierung

•Anwendungsspezifisches anordnen der service level (basierend auf Business Richtlinien)

•Bessere Kontinuität und Compliance

•Auto-matisiertes Management

•Service levels für gesamte Unternehmensdaten

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192

Diskussion

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193

2.1 Die elektronische Archivierung

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195

Anforderungen an unternehmensweite elektronische Archivsysteme

• Speicherung aller Arten von Informationen• Konsistente Langzeitspeicherung unveränderlicher

Informationen• Dienstekonzept• Eigener Recherche-Client oder Integration in

vorhandene Anwendungen• Zentrale und verteilte Indexdatenbanken• Modular ausbaubar• Schutz für den Zugriff auf Informationen• Sicherheit der Systeme• Einfache Nutzbarkeit und einfacher Betrieb


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196

Der neue Dokumenten-Begriff

• Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.

• Ein Dokument kann heute alles sein• gescannte Faksimiles• E-Mails mit Attachement• Office-Dateien• Host-Output• Web-E-Business-Formulare • Transaktionen• dynamische HTML-Seiten• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen• mehrdimensionale Vektorgebilde• Datensätze mit zugewiesener Struktur• elektronisch signierte Dateien• Container mit beliebigen digitalen Komponenten• etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ...

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002© PROJECT CONSULT 2002

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197

Gleichstellung von Dokumenten

• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt

• Dynamische Dokumente• Elektronisch signierte Dokumente• Automatisch erzeugte Massendrucke• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und

Formatinformationen erst zum Dokument werden

• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter

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198

Das elektronische Dokument

Elementar Komplex Container

EinseitigesFAX

Textdatei

Textdatei mit

eingebunden

Bild / Grafik

Vorgang

Tabelle

Textdatei mit

Bild / Grafik

Audio

Einseitiges FAX

Tabelle

Information 1

Information 2

Information 3


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199

Das elektronische Dokumentim Content - Management

Struktur und

Layout

Inhalt

Meta-Daten und Attribute© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer


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200

Architektur von ArchivsystemenDREI Architekturen im Wettbewerb


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201

Traditionelle monolithische Anwendungen

ModulareC/S-

Anwendungen

Web-ServerEngines

Architektur von ArchivsystemenDMS-Architekturen (1)

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202


ModulareC/S-

Anwendungen

Web-ServerEngines

Geschlossene "Insel"-Anwendungen

Client

Applikation

DMS

Alle benötigten Anwendungenmüssen in den Clienten und die DMS-Applikation einge-bunden werden

Kein Dienste-Konzept

Häufig fehlende Modularität



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203



Web-ServerEngines

Jukebox

WorkflowDMS

Anwendungen

WorkflowDMS

Anwendungen

Client

ServerDienste

DMS-Repositories

Benutzeroberfläche

Index-DB

DMS alsMaster-Anwendung

ModulareC/S-

Anwendungen


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204


ModulareC/S-

Anwendungen

Web-Server

Anwendung

Jukebox

Anwendung

Client

ServerDienste

DMS-Repositories

DMSWorkflow

Workflow DMS

Engine

DB

DMS EnablingAnwendung

Engines

• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von

kommerziellen Anwendungen• Workflow- und Document-Management-Service-

Engines werden in kommerzielle Anwendungen integriert


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205



ModulareC/S-

Anwendungen

Engines

ServerDienste

DMS-Repositories

BrowserApplet

Jukebox

DMS-Service

Web-Server

Web-Server


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206


Ablage-Ebene

ClientOberfläche

Recherche-Client

LokalesDokument -ten -Mana -

gement

ViewerAnzeige-

komponenteZugriff

“Enabling”

Anwendung

LokalesDokument -ten -Mana -

gement

Viewer-Anzeige-

komponenteZugriff

Daten-bank

CacheLokali -sierer

UniqueIdentifier

Konverter Versions -Management

Archiv-Ebene

IRS Speicher-system-

verwaltung

Benutzer-verwal -

tungWorkflowNotesFAX

...

Autori -sierung -Interface

WorkflowGroup -ware -

Interface

Fax-Interface

Eine Archivsystemschnittstelle

Verschiedene Schnittstellen

Architektur von ArchivsystemenSchichten-Architektur (1)

...


verwaltung


verwaltung


verwaltung


verwaltung

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207


Architektur von ArchivsystemenSchichten-Architektur (2)

ViewerFAX E-Mail SAPRecher-

cheScan-nen

Benutzer-verwal-

tung

FAXDienst

E-MailDienst

SAP

Ablage-Ebene

dynami-schesDMS

ZugriffschutzSicherheit

Single Login

ZugriffschutzSicherheit

Web-Service

Applet

Index-DB

Office-Integration

Anwen-dungs-

Enabling

Work-flow

Work-flow-

Engine

Archiv-Ebene

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208


Architektur von ArchivsystemenArchiv-Ebene (2)

IRSInformation Retrieval System

Verwaltungssoftware für die physikalischeAdressierung der Informationsobjekte

Pflegesoftware

Schnittstellezur Indexdatenbank

Schnittstellezum Ablagesystem

Online Archiv

Treibersoftware

„Nearline“

Offline Archiv

ausgelagerteOffline-Medien Jukebox

IRS

DB

Laufwerke

Jukebox

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209

Portale als Zukunftsplattform

Internet

Info

rmat

ion

Ag

gre

gat

ion

& P

ub

lish

ing

Kn

ow

ledg

e

Man

agem

ent

RetrievalGroupware

ER

P

Dokumenten-

Management

Business

Intelligence

PC DOCSHummingbird

Dataware

grapeVine

HyperwaveIntraspect

SemiaVerityAutonomy

Knowledge Track

Verge Perspecta

DatachannelSagemaker

GiyphicaPowerize.com

Coextant

Aaneid

Microsoft

Lotus/IBM

Radnet

InfoImage SAP (mySAP)

PeopleSoftJ.D.Edwards

Oracle

Ariba

Yahoo!

AOL/NetscapeInfoseek

Inktomi

Portera

EpicentricIntranetSolutions

OpenTextDocumentum

Gauss

ViadorHummingbird

Sqribe

InformationAdvantage

Top Tiar


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210

Enabling

• Ergänzung vorhandener Anwendungen um Dokumentenmanagement-Funktionen, damit die gleichen Informationen und Dokumente aus verschiedenen Applikationen heraus genutzt werden können. Dank eines solchen DMS-Enablings können DMS-Funktionen integriert werden, ohne dass sie eine eigene Arbeitsoberfläche (DMS-Desktop) benötigen.

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211

Architektur von ArchivsystemenDatenbanken

• Referenz-Datenbank mit separatem Repository• BLOB-Datenbank oder

integriertes Content Management

Management Circle

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212

Architektur von ArchivsystemenTraditionelle Referenz-Datenbank


Pointer

Jukebox

Referenz-Datenbank

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213

Architektur von ArchivsystemenBLOB-Datenbank


BLOB-Datenbank

Dokument

BLOB (Binary Large Object)• Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in

einer Datenbank

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214

ArchitekturenVor- und Nachteile

Traditionelle Referenz-Datenbank

BLOB-Datenbank /Integriertes Content Management

Vorteile • Skalier- und Kaskadierbarkeit

• on-line,near-line und off-line Verwaltung

• geeignet für große Mengen

• Geschwindigkeit

• Bearbeitung

• keine separaten speziellen Subsysteme

Nachteile • Performante spezielle Subsysteme mit proprietärer Steuersoftware

• Schlechte Skalierbarkeit

• Replikation bei großen Mengen

• Unveränderbarkeit

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215

Empfehlung

• Referenz-Datenbank-Architekturen machen weiterhin bei großen Daten- und Dokumentenmengen Sinn © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Systeme nach dem „BLOB“-Prinzip haben unter Umständen Skalierungs-, Konsistenz-, Verteilungs- und Performance-Probleme

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216

2.2 Funktionale Mindestanforderungen an ein elektronisches Archivsystem

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217

Zwischen Anspruch und Wirklichkeit

„Die Ansprüche sind hoch und die Budgets sind niedrig. Da machen die Projekte keinen Spaß.“

Key-Account Manager, Public Sector eines namhaften Anbieters

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

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218

Ein- und Ausgänge aus DokumentensichtFremdbestimmt

EigennutzungDFÜ

E-Mail- Attachment- Signatur- VerschlüsselungFaxPosteingang- Scan Akte- Scan DokumenteInternet-Formular„no-Scans“

Eigenbestimmt

E-Mail- AttachmentScanOffice (Word)ColdDatenVordrucke

IntranetSicherheitskopienStatistikProtokollVorgängeDokumenteE-MailDruck

Fremdnutzung

DFÜDokumenteVorgängeVordruckeE-MailWebseitePrüfung

DRT-Lösung

Vorgangs-bearbeitung

WF DMS Akte

Archiv

Aus-sonderung

Historisches

Archiv

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219

Erfassung und Speicherung

• Eingabe- und Verarbeitungsfunktionen für das Erstellen, Editieren, Sichern und Ablegen von Dokumenten in einer elektronischen Dokumentbibliothek

• Retrieval- und Anzeigefunktionen für die Lokalisierung der Dokumente unter Verwendung von Katalog- und Inhaltsinformationen und die Anzeige der Dokumentinformationen

• Kontroll- und Genehmigungsfunktionen für die Dokumente (Markierungen, Annotationen, Extrahieren und gemeinsames Verwenden von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten und Benutzern)

• Dokumenten-Services, Speicher- und Administrationsfunktionen


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220

Erfassung

• Arten von Daten und Informationen die erfasst werden

• Computergestützte Erfassung (=Document Imaging) • Nichtkodierte Informationen (NCI) sind Bilder, Sprache,

Ton, Video etc., die vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung ist die Erfassung von Dokumenten mit Scannern und deren Behandlung als Faksimiles © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Kodierte Informationen (WORD, etc.)

• Arten der Erfassung von Informationen• vollautomatisch (OCR, ICR)• teilautomatisch • manuell


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221


Frühes Erfassen

Post-eingang

Papier

ScannenVisuelle

QS

Basis-index. & Routing

Ablage/Archiv

Sach-bearbeitung

Retrieval

Zugriff auf E-Daten / Dokumente möglich

E-Daten/-Dokumente

Signatur

Management Circle

ILM


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222

Paralleles Erfassen

Post-eingang

Papier

ScannenVisuelle

QS

Index. & Routing

Ablage/Archiv

Retrieval

Zugriff auf E-Daten/ Dokumente möglich

E-Daten/-Dokumente

Sach-bearbeitung

Signatur

Management Circle

ILM


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223

Spätes Erfassen

Post-eingang

Papier

Scannen(teilautom.)

Ablage/Archiv

Retrieval

Zugriff auf E-Daten/

Dokumente möglich

E-Daten/-Dokumente

Sach-bear-

beitung

Option.Indizie-

rung

Visuelle QS

Index. & Routing

Signatur

Management Circle

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224

SAP Document ArchivingEingangsdokumente

R/3

Client / ServerABAP/4

FI

CO

AM

PS

WF

IS

MM

HR

SD

PP

QM

PM

Paper

Barcode

Posting Automatedlinking

Late scanning

Abcdefghijklmn

Management Circle

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225

Vor- und Nachteile des frühen, parallelen, und späten Erfassen

Vorteile Nachteile

früh • Steht sofort elektronisch zur Bearbeitung zur Verfügung

• Ortsunabhängige Weiterverarbeitung

• Verteilung

• Aufwendige Erfassung

• Aussonderung irrelevanter Informationen

• Indizierung vor Bearbeitung

parallel • Qualifizierte Erfassung durch sachkundige Mitarbeiter

• Weitere Bearbeitung elektronisch © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Aufwendige Organisation mit Medienbrüchen

spät • Vorgänge abgeschlossen, keine Veränderung

• Zusammenhänge der Dokumente gesichert

• Unnötiges fällt weg

• Eine Nutzung mehr, daher Gefahr der Unwirtschaftlichkeit

• Effizienzpotentiale der DRT nicht genutzt


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226

VersicherungPosteingangsverarbeitung

SB in derArbeits-vorbereitung

Scannen(QS Stufe 1)

Indizierungund Clearing(QS Stufe 2)

SB im Service-center und imFachbereich(QS Stufe 3)

Schriftguteingang Expedition DMS-integrierteSparten/Bereiche

Indizierung Clearing

Qualitätsgesicherte Dokumentobjekte zur Freigabe an DMS

Direktion

Scannen...

Nicht eindeutig zustellbar

Formalisiert/Individuell

Regelwerk / Verteiler

DV-gerecht

SachbearbeiterServicecenter

...SB-Pools

SachbearbeiterFachbereich

...SB-"Mini"-Pools

Sonstiges

...z.B. Inkasso, Agenturen

Schlechte Qualität,falsche Zustellung

etc.

Weiter-leitung

Zwischen-ablage

(ca.1 Monat)

Original-archiv

Nicht DMS-integrierte

Sparten/Bereiche

formalisiert-DV-gerecht

Betrieb Schaden Inkasso Rechnungs-wesen

formalisiert-nicht-DV-gerecht

Vor-gangsart

Vor-gangsart

Vor-gangsart

Vor-gangsart

Formu-larart

Verteilung in Papierform

PersönlicheZustellungen

nicht eindeutig zustellbar


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227

Automatische Posterfassung

• Automatische Klassifikation• automatische Indizierung und Zuordnung von

eingehenden elektronischen und Papier-basierten Dokumenten-Technologien

• neuronale Netze• Selbstlernende Mechanismen, künstliche Intelligenz• Auf Grund einer Definierten Lernmenge können alle

weiteren Informationen automatisch zugeordnet werden• Der Effekt des Übertrainierens kann diese Systeme in

unkontrollierbare Zustände versetzen

• Regel-basierte Ansätze• Jegliche Merkmale, die ein bestimmten Dokumententyp

beschreiben müssen durch Regel beschrieben werden• Bei sehr heterogenen Dokumenten können erhebliche

Administrationsaufwände entstehen


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228

Automatische KlassifikationBeim Scanvorgang

• Nach der Erfassung durch den Scanner werden die Faksimiles mit OCR/ICR-Techniken interpretiert

• Anschließend werden Indexmerkmale nach vordefinierten Schemata herausgefiltert, geprüft und mit Stammdaten abgeglichen

• Selbstlernende Programme erlauben die Generierung von Strukturen, Aufbau von Ordnungssystematiken und Zuordnungen anhand der Dokumentinformationen

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229

COLDDefinition

COLD: Ursprünglich für

Computer Output on Laserdisk

Heute:

• Archivierung von strukturierten Daten als Listen

(Listenarchivierung, Transaktionsarchivierung)

• Archivierung von Druckoutput mit Strukturen und

Layout-Informationen (Druck-Output)

• Migration mit Übernahme von Daten und Objekten

zur Füllung von Datenbanken und Repositories

COLD-Schnittstelle wird zur allgemeinen Import-

Schnittstelle für das Archiv© PROJECT CONSULT 2002

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230

COLDProzesse

• Konverter: • Formatumwandlung• Indexkomplettierung

• Archiv:• Indizierung• Archivobjektbildung

• Index-DB: • Primär-und Sekundär-Index • Volltext

• Speicher:• Einzelobjektarchivierung• Containerarchivierung


VAX

HOST Konverter

Index-DB

ArchivSpeicher

AnwendungKonverter

Datenbank

Daten

Output-

Objekte

Importfähige

Objekte

Indexeinträge

Archivobjekte


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231

COLD-Archivierungim Umfeld SAP

Ausgehende Belege sind:• Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Reklamationen,

Schriftverkehr, Prozessmeldungen, etc.

Die Archivierung ausgehender Belege erfolgt über “zusätzlicher Drucker”:• nur drucken• nur archivieren• drucken und archivieren

Erzeugte Formate:• Alter Standard OTF • abgelöst durch PDF (ab 4.0B)

Problem: SAP kennt das Layout des gedruckten Objekts nicht.

Alternative: Externes Drucksystem 202 Urheberrechte Dr. Ulrich Kam


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232

SAP Document ArchivingAusgangsdokumente, Reports

R/3

Client / ServerABAP/4

FI

CO

AM

PS

WF

IS

MM

HR

SD

PP

QM

PM

NAST

Abcdefghijklmn

Index Export

Archiv

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233

R/3 Data-Archiving

Archiving - objectRecords

R/3 Database

Archive-files

ExternalArchiving System

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234

Indizierung

• Mit Hilfe eines kontrollierten Wortschatzes werden Objekte einheitlich und eindeutig strukturiert

• Informationsobjekte in Archivsystemen werden identifiziert, inhaltlich beschrieben und geordnet

• Unterschiedliche Methoden:• Volltext Indizierung• Manuelle Indizierung• Automatsche Klassifikation• Automatische Teilindizierung


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235

Speicherung (1)

• Speichern eines Dokumentes im Archiv (Dokumentbibliothek)• Lokale Speicherung eines Dokumentes (außerhalb des

zentralen Archives)• Speichern in einem anderen Dokumentenformat, damit

Dokumente von verschiedenen Applikationen angezeigt und geändert werden können (Konverter)

• Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren

• Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten


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236

Speicherung (2)

• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente

• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt

• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente

• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung

• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten


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237

Speicherung (3)

• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen

• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen

• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen


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238

Transaktionsarchivierung

• Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs

• Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente anderer Qualität

• Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen Informationen zu archivieren

• Zukünftig werden Informationen in ihrem sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang reproduziert werden müssen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

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239

TransaktionsarchivierungDarstellung

• Log-Datei

• Screen-Dump

ApplicationServer / Portal

Browserhttp:https:

Archiv

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240

TransaktionsarchivierungProbleme

• Menge / Relevanz• Was sind kaufmännische und vertragsrelevante

Daten?• Ausschuss / Nutzung• MMCRS (Multimedia Clearing Right System)• DRMS (Digital Right Management System)• Formate• User Identifikation © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

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241

TransaktionsarchivierungEmpfehlung

• Wenn Sie Geschäfte über das Internet tätigen oder Angebote und interaktive Geschäftsformulare auf Ihre Website stellen, müssen Sie auch alle geschäftsrelevanten Transaktionen archivieren

1. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

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242

Logisches Löschen

• „Ungültig setzen“ in der Index-DatenbankDas Dokument ist weiterhin vorhanden, kann von autorisierten Personen weiterhin gefunden werden

• „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschenDas Dokument ist weiterhin vorhanden, wird nicht mehr über die Datenbank gefunden (kann jedoch recovered werden)

• Protokollierung von Löschungen

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243

Logisches Löschen auf WORM

• „Ungültig setzen“ in der Index-DatenbankDas Dokument ist weiterhin vorhanden, kann von autorisierten Personen weiterhin gefunden werden

• „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschenDas Dokument ist weiterhin vorhanden, wird nicht mehr über die Datenbank gefunden (kann jedoch recovered werden)


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244

Physisches Löschen auf WORM

• „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschen

• Das Dokument löschen

A) problematisch: Operationen auf dem Medium

B) gängig: alle noch gültigen Einträge auf ein neues Medium umkopieren, Daten- träger vernichten


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245

Berechtigungssystem (1)

• Zugriffsberechtigungen, Sichten und Funktionen werden über die Rollen und Gruppen der Benutzerverwaltung gesteuert

• Entsprechend der Benutzergruppen und Rolle sind unterschiedliche Sichten vorhanden © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Berechtigungen:• Benutzer:

Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden.

• Benutzergruppe: Neutrale Benutzergruppe beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination


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246

Berechtigungssystem (2)

Berechtigungen:• Dokumentklasse:

Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben.

• Sicherheitsanforderungen: Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können


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247

Schutz

• Zugriffs- und Datensicherheit

• Verfügbarkeits- und Reproduktionssicherheit der gespeicherten Informationen

• Migrationssicherheit

• Investitionssicherheit

• "Revisionssicherheit"

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248

Datenschutz von

• persönlichen und privaten Daten• betrieblicher Geheimnisse und betrieblichen Wissens• Kundeninformationen aus der geschäftlichen Tätigkeit• Information verbundener Dritter und Partner• Interessenteninfomationen aus der Akquisitionstätigkeit

Abwägung konkurrierender Interessen?

Problem der unterschiedlichen Zielrichtungen des Datenschutzes

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249

Datensicherheit und Datenschutz

Benutzer-profile

Benutzer-profile

datenschutz-rechtliche

Vorschriften

datenschutz-rechtliche

VorschriftenMigrationMigrationorganisatorische

Planungen

organisatorischePlanungen

Software-komponenten

Software-komponenten

Hardware-komponenten

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250

Sicherheit

• Ein Medium allein ist nie sicher genug• Mehrere Kopien• Regelmäßiges Testen der Kopien auf Lesbarkeit• Regelmäßiges Migrieren

• Sichere Auslegung• Auslagerung Medien• Sicherheitsrechenzentrum oder doppelte Auslegung in

getrennten Gebäuden• Fallback Konzept• Testen der Sicherheit

• Identifizierbarkeit der Sicherungen• Verzeichnis zur Lösung des Problems divergenter aber z.T.

redundanter Inhalte unterschiedlicher Aktualität auf verschiedenen Medien

• Konfigurationsmanagement


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251

Sicherheit

• Single Logon – der Anwender hat in allen Systemen immer aktuell die gleichen Rechte

• Neben traditionellen Firewalls eine Software, die im Hintergrund ständig die Virenfreiheit und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff überwacht

• Elektronische Signaturen zur Authentifizierung im E-Business und in internen Anwendungen

• Sichere Protokolle, Leitungen und kryptografische

Encodierung zur Absicherung des Informationsaustausches

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252

Datenbank

• Dient der Indexverwaltung in einem elektronischen Archiv und Verpointerung auf die Dokumente

• Erlaubt Replikationen über verteilte Standorte und Roaming User (Mobile User)

• Einheitliches Datenmodell ist wichtig für spätere Migrationen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Zugriffssteuerung über mehrere physikalische Archive über ein einheitliches logisches Archiv

• Unterschiedliche Typen:• Volltext Datenbank• Relationale Datenbank• BLOB Datenbank


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253

Konverter

• Umwandlung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Format für die langfristige Archivierung

• Wandlung beliebiger Originalformate in definierte Zielformate zur plattformunabhängigen Dokumentenbereitstellung

• Konverter sollten verlustfrei arbeiten, Viewer müssen dies nicht

• Hinzufügen des Headers bei der Archivierung• Interpretation des Headers bei der Rückgabe aus

dem Archiv


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254

Protokollierung

• Wahrung der Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBS• Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit

der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten „elektronischen Dokument hoher Qualität“

• Protokollierung von:• Wartung und Softwareupdates

• Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten

• Einstellen, Ändern und Löschen von Dokumenten

• Änderung am Datenmodell

• Fehlern

• Verlustbehafteten Konvertierungen

• etc.

• Protokollsätze mit den Angaben von Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit, Unique Identifier des Informationsobjekts, etc.


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255

Anwenderfunktionalität

• Eingabe- und Verarbeitungsfunktionen für das Erstellen, Editieren, Sichern und Ablegen von Dokumenten in einer elektronischen Dokumentbibliothek

• Retrieval- und Anzeigefunktionen für die Lokalisierung der Dokumente unter Verwendung von Katalog- und Inhaltsinformationen und die Anzeige der Dokumentinformationen

• Kontroll- und Genehmigungsfunktionen für die Dokumente, wie Markierungen, Annotationen, das Extrahieren und gemeinsame Verwenden von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten und Benutzern


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256

Administrationsfunktionalität

• Zugriff auf Dokumenten-Services• Administration des Systems, der Datenbank und

der Speicherumgebungen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Definition und Pflege der Benutzerprofile• Sicherheit und Zugriffsrechte auf die Informationen• Backup und Recovery von Daten und Dateien, die

mit den Dokumenten in Verbindung stehen• Konfiguration und Monitoring von Speicher- und

CPU-Ressourcen, um eine optimale Performance zu gewährleisten


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257

BetriebsanforderungenBedingungen

• Aufstellung• Zugangskontrolle• Server und Jukeboxen abschließbar• Klimatisierung• Vorkehrungen gegen Staub, elektrostatische Aufladung

etc.• Brandschutz © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Handhabung von Speichermedien• Sicherungskopien• Benutzung, Transport und Lagerung von Offline-Medien

• Überprüfung und Wartung• Routine-Untersuchungen• Dokumentation• Präventive Wartung und Tests


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258

BetriebsanforderungenProzesse

• Betriebsstörungen dürfen keine Inkonsistenzen oder Datenverlust verursachen

• Optimales Zusammenspiel von Betriebssystemen und Archivkomponenten

• Prozesse wie Erfassung, Indizierung, Transport im System etc. müssen gegen unbefugten Eingriff besonders gesichert sein


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259

Notwendige Infrastruktur schaffen ...

Elektronische ArchivierungEffizientere, zeitnahe, vollständige und sichere Bereitstellung von Dokumenten

DataWarehouseZusammenführung von „Kunden“-Daten aus unterschiedlichen Quellen für ganzheitliche Beratung

Groupware, WorkflowKooperatives Bearbeiten von Geschäftsvorgängen und Dokumenten

Integrierte Internet-PräsenzVerknüpfung von WebSeiten-Daten und -Formularen mit der internen Verarbeitung bei der Sachbearbeitung

Knowledge ManagementKontextsensitive Bereitstellung von Wissen und automatische Erschließung von Informationen

Mobile Arbeitsplätze mit übergreifender FunktionalitätUnterstützung von Vorort- und Heimarbeit

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260

Restart - Wiederanlauf

• Wiederanlauf nach Betriebsstörungen• Verlust der Netzwerkverbindung• Störungen der Indexdatenbank• Störungen des Informationsadressierungssystems• Störungen der optischen Speichereinheit• Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher• Der Wiederanlauf stellt sicher, dass die Systeme

kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können

• Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen. Bereits gelöschte Information kann wiederkommen

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261

Verfahren zum Wiederanlauf

Redundante Systeme• z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc.

innerhalb eines Systems • z.B. Sicherheitsrechenzentren

• Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb

Einspielen von Sicherungen• z.B. Bandsicherungen

Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich

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262

Teil-Recovery

Problemsituation: Definierte Teile des digitalen Archivs sind nicht mehr verfügbar

Teil-Recovery, z.B.• Recovery über einen bestimmten Zeitraum• Recovery eines Mediums• Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe

oder eines bestimmten Speicherortes

Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery undWiederanlauf wird das System nach Störungenkonsistent wieder bereitgestellt

• Bereits gelöschte Information kann u.U. wiederkommen!

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263

Voll-Recovery

Problemsituation:Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen

Voll-Recovery• Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des

gesamten Systems von den Speichermedien selbst

Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mitWiederanlauf wird das System nach Störungenkonsistent wieder bereitgestellt.

• Bereits gelöschte Information kann u.U. wiederkommen!

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264

Herkömmlich:• Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert• Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst

(in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr ausreichend)

Zusätzliche Sicherung über WORM Speicher:• Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim

Dokument gespeichert• Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der

digital-optischen Platte geschrieben• Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die

im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen(sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet)

Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall

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265

2.3 Speichertechnologien im Vergleich

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266

Steintafeln

• Seit 5.000 Jahren bewährtes Medium

• Extrem gut geeignet für die Langfristarchivierung

• Extrem lange Aufbewahrungsdauern nachgewiesen

• Geringe Speicherkapazität

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002© PROJECT CONSULT 2002

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267

Standards von Speichermedien

Digitale optische Speichermedien:

• WORM (Write Once Read Many)• CD (Compact Disk) • DVD (Digital Versatile Disk)• WORM Tape

Werden physikalische WORM-Medien überhaupt noch gebraucht?

• Alternative digitale Archivspeichermedien:

• Festplattensysteme

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268

Datensicherheit digitaler optischer Medien - Technische Datensicherheit

• wesentlich höherer Grad an Datensicherheit als magnetische Speicher

• ECC Verfahren (Error Correction Code) gewährleisten eine Fehlerrate kleiner 10-12 Bit

• 1.000.000.000.000 Bits speichern, 1 Bit falsch interpretieren• etwa 1000 Gigabyte oder ca. 2000 Stunden ununterbrochener

Schreib-(= Archivier-)Betrieb, ehe ein gespeichertes Bit falsch wiedergegeben wird

• geschützt gegen Einflüsse von magnetischen Feldern und Headcrashes

• keine Aufbewahrung in klimatisierten Räumen erforderlich • lediglich Schutz vor Überhitzung über 50 Grad Celsius und

direkter physikalischer Zerstörung erforderlich

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269

Standards von SpeichermedienWORM (Write Once Read Many)

• Soft WORM sind im Prinzip wiederbeschreibbare Medien

• True WORM sind physisch nur einmal beschreibbare Medien

• Auf älteren Systemen Lesbarkeit der Daten bis 40 Jahre „garantiert“

• Neue Entwicklung UDO speichert bis zu 30 GigaByte pro Medium

• Zugriff i.d.R. über SCSI (1,2 - 2,3 MByte/s), relativ gering

• Teure Medien

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270

Neuer Standard für 5 ¼„-UDO-WORM

• UDO = Ultra Density Optical• Von Plasmon entwickelt• Phase Change-Technologie („True Worm“!)• 30 GB Kapazität• Seit Cebit 2007: 60 GB• In der Entwicklung: 120 GB pro Medium• Neuer Industrie-Standard 350 der ECMA• Laufwerke sind zu MO-Standard

aufwärtskompatibel


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271

Standards von SpeichermedienCD (Compact Disk)

• CD-ROM (ist nur lesbar, nicht beschreibbar)• CD-R (einmal beschreibbar, dann nur noch lesbar)• CD-RW (ca. 1000-fach beschreibbar, dann nur

noch lesbar)• CD-I (Interaktive Spiele etc.) • Photo-CD • CD-Extra (Audio -und Datenspur nebeneinander)• Lesbarkeit der Daten 10-15 Jahre• Aufnahmekapazität bis zu 800 MB je Medium• Zugriff über SCSI oder IDE (bis zu 10,8 MB/sek.)• Günstige Medien• International standardisiert

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272

Standards von SpeichermedienDVD (Digital Versatile Disk)

• Gleiche Abmessung wie eine CD• Nicht standardisiert• Zwei Schichten pro Seite (beidseitig) und andere• Verschiedene Formate, weitere zu erwarten• Aufnahmekapazität bis zu 17 GB je Medium• Zugriff über SCSI oder IDE (20,8 MB/sek.)• Teurere Medien als CD

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273

DVD-Weiterentwicklungen Blu-Ray

Blu-Ray-Disk: • Blue-ray Disk Association (2002) bestehend aus ,

Panasonic, Pioneer, Philips, Sony, Thomson, LG Electronics, Hitachi, Sharp und Samsung

• 25 GB / 50 GB Kapazität• 36/72 Mbit/s Lesezugriff• IN USA und Japan nach Wikipedia bereits Quasi-

Standard für Player und Spiele


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274

DVD-Weiterentwicklungen Alternativen zu Blu-Ray

HD DVD• HD DVD Promotion Group mit u. a. NEC, Microsoft,

Toshiba, Intel, IBM, Hewlett Packard und Time Warner

• 15 GB / 30 GB Kapazität• Player seit 2006 u.a. von Toshiba

VMD• Versatile Multilayer Disc • New Medium Enterprises (NME) • theoretisch bis 100 GB Kapazität, aktuell 40 GB• Derzeit 40 MBit/s• Kaum verbreitet („Bollywood-Filme“)


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275

Der Speicher für WORM/CD/DVD: Die Jukebox

• „Online“ Medium befindet sich im Laufwerk

• „Nearline“ Medium befindet sich in der Jukebox und wird von der Steuersoftware automatisch gefunden und in ein freies Laufwerk eingelegt

• „Offline“Medium muss auf Anforderung der Steuersoftware der Jukebox manuell zugeführt werden; anschließend wie „Nearline“

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276

„Selbsttragende“ Medien

Vorteile „Selbsttragender“ Medien• Unabhängigkeit vom ERP-System• Unabhängigkeit vom Archivsystem

Dennoch muss auf die langfristige Lesbarkeit des Speichermediums geachtet werden (Kompatibilität des Betriebssystems!)

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277

WORM Tapes

• Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe)• Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar• Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem

Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration

• Aufnahmekapazität bis zu 1 TeraByte je Medium (komprimiert)

• Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller

• Medien durch große Kapazität relativ günstig

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278

WORM-TapesEntwicklung der Speicherkapazitäten

Quelle: SUN

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279

Festplattenspeicher

• Z.B. Centera von EMC• Einfaches Management• Sehr schnell Datenzugriffe• Unveränderbarkeit und Wahrung der Authentizität

der Daten• Wahrung der Integrität• Replikation• Ein 19“-Rack fasst bis zu 9,6TB (gespiegelt)

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280

Festplattenspeicher

CAS Content Adressed Storage (z.B. Centera von EMC2)

• Unabhängig von der Anwendung• Signatur aus dem Inhalt des Objekts• Bei Veränderungen des Inhalts eines Objekts wird

automatisch eine neue Version erzeugt• Die Unveränderbarkeit der gespeicherten

Information wird durch die Software sichergestellt

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281

FestplattenspeicherEMC Centera (1)

• Einfaches Management• Relativ schnelle Datenzugriffe• Unveränderbarkeit und Wahrung der

Authentizität der Daten• Wahrung der Integrität• Replikation• Bis zu 5,12 - 64 TB pro 19“ Rack• Gespiegelt 2,3 – 28,8 TB• insgesamt bis zu mehreren

Petabyte ausbaubar


Quelle: EMC

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282

FestplattenspeicherEMC Centera (2)

• Anbindung über native Schnittselle oder • über CUA


Quelle: EMC

Mit Integrierten Applikationen

Centera API (CAPI)

NFSoderCIFS

CAPI

Appliations-server

CenteraCentera UniversalAccess (CUA)

ohne integrierte Applikationen

Quelle: EMC

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283

IBM Ice Cube Projekt

Moduleare Speicher“würfel“, die „einfach“ zu Quadern zusammengesteckt werden können.

• Bis zu 27 Module à 27 TB• Wasserkühlung über Leiste im Sockel• Verbindung über Keramikfelder, keine Stecker,

Pins,…• Auf ca. 10 Jahre Betriebsdauer ausgelegt• Befindet sich derzeit noch in der

Produktentwicklung© PROJECT CONSULT 2002

Quelle: IBM

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284

SpeichermedienAktuelle Richtpreise (2007)

Quelle: SUN

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285

2.4 Aufbau eines gesetzeskonformen Records Management

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286

• ISO 15489 Records Management • Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten

und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen • Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen

von Schriftgutverwaltungssystemen• Standard geht nicht wesentlich über Definitionen

zum Thema hinaus• Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten

Länder

Records ManagementISO 15489


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287

Dokumentenmanagement ISO 82045

Teil 1: Prinzipien und Methoden (2002)• Generelle Beschreibung der Konzepte, Methoden, Verfahren

und Prozesse Teil 2: Sammlung der definierten Metadaten im Sinne eines Data

Dictionaries Teile 4,5 (Noch in der Entwurfsphase): spezifische

Applikationsstandards, z.B. für die Archivierung, Bauindustrie

Keine Standardisierung von Formaten sondern:• ein generischer Ansatz, um auf die Ebene der

beschreibenden Daten zu gelangen• die Vereinfachung von Schnittstellen• Datenelemente sollen mit einer verbindlichen Semantik und

einer standardisierten Ausprägung zur Verfügung gestellt werden

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288

Records Management in der öffentlichen Verwaltung

• International• ICA

• Europa• MoReq

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289

ICA

• Independent Computing Architecture• Von Citrix entwickelte Architektur für Server Based

Computing• Arbeitet mit Windows-NT- oder Windows-2000-

Server• Soll Verteilung von Anwendungen und

administrativen Aufgaben vereinfachen, indem es ressourcen-erweiternde Merkmale zur Verfügung stellt

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290

MoReq: • Model Requirements for the Management of Electronic

Records• In Auftrag gegeben und entwickelt für den Gebrauch in der

Europäischen Union• MoReq ist weniger ein Standard und kommt eher einer

oberflächliche Guideline nah• Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-

Management- und Archivsystemen• Fokus liegt auf der Behandlung elektronischer Dokumente,

papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr.

Ulrich Kampffmeyer

• Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen

MoReq (1)


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291

MoReq (2)

• Funktionsmodell und Anforderungskatalog für elektronische Schriftgutverwaltungssysteme in Europa

• Identifier

• Name

• Descriptive keywords

• Description

• Date opened

• Date closed

• Person or post responsible for maintenance


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292

MoReq (3)

• User group access rights

• User access rights

• Security category

• Rule(s) for closing volumes

• User-defined metadata elements

• Deletion date

• Deleted by

• Retention schedule

• Classification history

• Reason for re-classification


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293

MoReq2

MoReq2 • ist eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq• verbessert und erweitert MoReq aktualisiert MoReq

in Bezug auf neue Technologie und Regularien• modularisiert MoReq• ergänzt MoReq um Testkriterien und ein

Zertifizierungsverfahren

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294

• Schaffung einer flexibleren Struktur • Berücksichtigung nationaler Anforderungen,• Erweiterung des Funktionenkataloges (Ergänzungen),• Definition optionaler Komponenten für unterschiedliche

Umgebungen und Anforderungen (Ergänzungen und Verschiebungen in der Struktur)

• Erweiterung des Basismoduls• Zugriffsverwaltung (Ergänzungen),• Aufbewahrungsfirsten und Vernichtung (Ergänzungen),• Export, Übertragung und Dokumentenaustausch

(Ergänzungen; teilweise neu),• langfristige Bewahrung (Ergänzungen),• konkretere Fassung und Beschreibung der Metadaten

(Ergänzungen).

Model RequirementsNeuheiten in MoReq2 (1)


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295

• Schaffung neuer optionaler Module• Content-Management-Systeme (neu),• Verwaltung nichtelektronischer Aufzeichnungen und

Hybridsysteme (vorhanden, wird zu optional verschoben),• Workflow (vorhanden, wird erweitert und verschoben) und

Vorgangs-/Fallbearbeitung (neu)• Dokumentenmanagement und Collaboration (vorhanden, wird

verschoben)• Kryptographie, Verschlüsselung, Wasserzeichen, Digital Rights

Management (vorhanden, teils neu, wird verschoben)• Interoperabilität und Offenheit (vorhanden)• dezentrale Systeme (neu)

• Entwicklung eines MoReq Compliance Tests• Beurteilung von Produkten (neu)• Entwicklung von standardisierten Testskripten (neu)• Unterstützung einheitlicher MoReq-Compliance-Evaluierungen

durch Tests (DLM Forum, DLM-Network EEIG)

Model RequirementsNeuheiten in MoReq2 (2)


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296

Records Management in der öffentlichen Verwaltung

National• Australien VERS • Deutschland DOMEA • England TNA• Frankreich AFNOR• Italien Protocollo • Luxemburg SEL GED• Niederlande ReMANO • Norwegen NOARK• Österreich ELAK• Schweiz GEVER• USA DoD 5015

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297

• Domea: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung eines IT-gestützten Geschäftsgangs

• Von der Koordinierung- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung und Bundesministerium des Inneren

• 1. Version vom 1997• Aktuelle Version 2.1 seit 2005• Zielgruppe: öffentliche Verwaltung zunächst Bund (aus dem

Verbundprojekt Bonn-Berlin stammend, aber jetzt auch auf Länder und Kommunalebene)

• Andere Institutionen schließen sich zunehmend an (z.B. Versicherungsträger)

• Aktuell nur eine geringe Zahl von Zertifizierungen

Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (1)


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298

Einführung in drei aufeinander aufbauenden Stufen:• Schriftgutverwaltungssystem

• Verwaltung von Metadaten• Virtuelle elektronische Akten für papierbasierte

Dokumente

• Elektronische Aktenablage• Zusätzlich Dokumente in elektronischer Form in der Akte

(Fax, E-Mail, elektronische Dokumente, Scannen)

• Vorgangsbearbeitungssystem• Erweiterung der elektronischen Aktenablage um

Funktionalitäten, die den Prozess der Bearbeitung unterstützen



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299


Quelle: www.bund.de© PROJECT CONSULT 2002

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300

Unterstützungsstufen nach DOMEA-Konzept

ElektronischeSchriftgutverwaltung

ElektronischeAktenablage

ElektronischeVorgangsbearbeitung

• digitaler Nachweis analoger Akten durch Metainformationen• Recherche in Metainformationen

• digitaler Nachweis elektronischer Akten • Scannen (OCR) vor und nach der Bear- beitung• Übernahme von Fax, E-Mail, E-Dokumente in die vollständige elektronische Akte

• IT-gestützte Bearbeitung und digitaler Nachweis des Geschäftsgangs in elektr. Vorgängen und Akten

• E-Verfügungen und GG-Vermerke• Laufwegsteuerung, Standardlaufwege• Recherche in Meta- und Primärinformationen• Volltextrecherche

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301

• DoD 5015.2: Standard des Departement of Defense für Dokumentenmanagement

• Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen• Informationsmanagement• Systemmanagement

• Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489 ,,Records Management„ geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein

• Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzendem Bereich anbieten wollen

Beispiel:DoD 5015.2

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302

Records Management außerhalb der öffentlichen Verwaltung

• Pharma: GMP, FDA• Industrie / Anlagenbau: DIN-Normen,

Qualitätsrichtlinie• Bankenwesen: Kreditvergaberichtlinien, Basel II• Versicherungen: Verträge, Rückversicherungs-

verträge, v. a. bei hohen Risiken• Telekom: Kundenakte, Abrechnungsinformationen• generische Anforderungen

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303

Records Management in der Privatwirtschaft

• Der ISO-Standard 15489 Records Management beschreibt auch für die Privatwirtschaft die Best Practices im Umgang mit Geschäftsunterlagen:

• „Die Standardisierung von Records Management Richtlinien und Prozeduren stellt sicher, dass allen Geschäftsunterlagen angemessene Beachtung und Schutz zukommt, und dass die Fakten und Informationen, die sie beinhalten, effizienter und effektiver gefunden werden können, indem standardisierte Verfahren und Prozeduren verwendet werden.“

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304

Dokumenten-Standards


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305

• Im TIF-Format werden gescannte oder gefaxte Dokumente mit Kompression Gruppe4 abgelegt

• ISO Standard• Speicherung von Merkmalen im TIFF-Header wird

nicht unterstützt, dadurch manchmal Probleme mit Erweiterungen in den Multi-Page-Varianten der Hersteller

• Format gilt z.B. für Eingangsrechnungen, Zeichnungen etc. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• TIFF kann auch mit Standard-Viewern angezeigt werden

• Nach wie vor de facto Standard für revisionssichere Archivierung

Tagged Image File FormatTIFF


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306

• Seit 1992 Standard in der Kompression von Farb- und Graustufenbildern

• Bis zu 16,7 Mio. Farben darstellbar• Kein Copyright • Beinhaltet Verfahren, die selektiv einzelne

Bildinformationen löschen• Kompressionsrate ist in der Regel einstellbar. Bei

einem Kompressionsfaktor von 75% kann das menschliche Auge kaum Unterschiede zum Original feststellen

Joint Photographic Expert GroupJPEG


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307

• JPEG2000 ist seit dem 02.01.2001 offizieller Standard der ISO

• „Wavelet-Technologie“• Neuer weltweiter Kompressionsstandard für

statische Bilder, Endung .jp2• Bild wird vor der Kompression analysiert und

Bildflecken werden reduziert• Höhere Kompressionsraten und bessere

Bildqualität als JPEG und TIFF, bis Faktor 100• Kann digitale Wasserzeichen speichern• Verlustfreie Speicherung möglich• Patentstreit noch nicht vollständig beigelegt

Joint Photographic Expert GroupJPEG 2000


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308

• Von der Firma Adobe entwickelt• Dateiformat mit dem es möglich ist, elektronische Dokumente

unabhängig von• Textverarbeitungsprogramm und/oder• Betriebssystem © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

originalgetreu zu nutzen• Ist statisch und beinhaltet alle Layout- und

Schriftinformationen des Originals• unterstützt eine flexible Architektur für digitale Unterschriften• erfüllt• PDF- Format ist eine Weiterentwicklung von Postscript (.ps)• Wird mit dem kostenlosen Acrobat Reader oder anderen

PDF-Viewern gelesen

Portable Document FormatPDF


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309

PDF (2)

• Vorteile: • Aus fast allen Systemen können PDF-Dateien generiert

werden• Hohe Wiedergabetreue• Systemunabhängig• Suche innerhalb von Dokumenten möglich• Kann von Suchmaschinen indiziert werden• Kann elektronische Signaturen aufnehmen

• Nachteil:• Kann relativ leicht manipuliert werden

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310

PDF als ISO-Norm

• PDF/X: PDF ist als Standard in der ISO Norm 15930-3 als PDF/X-3 definiert (Format für Druckvorstufe)

• PDF/A: ISO 19005-1 (Sept. 2006). Für die Archivierung geeignetes Langzeitformats. Basiert auf PDF 4.

Einschränkungen gegen PDF/4:• Schriften müssen zwingend in das Dokument eingebettet

werden• Eingebettete Audio- und Videodaten sind verboten • Keine Nutzung von JavaScript • Kein Hyperlinks

• PDF/E: Im Standardisierungsprozess für Ingenieurformate (CAD,…)

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311

eXtensible Markup LanguageXML (1)

InhaltDTD,

SchemaXSL

(Layout)

XML


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312


• Sprachenstandard zur Strukturierung und Beschreibung von Daten

• Echte Untermenge von SGML (SGML light) • kein Binärformat sondern Textformat• XML-Dokumente bestehen aus den Teilen

Definition (DTD) und Instanz• DTD ist eine formale Grammatik, die die erlaubten

Tags in dem Dokument definiert © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Unterscheidung von wohlgeformten (well formed) und gültigen (valid) Dokumenteninstanzen

• XSL Extensible Style Language legt das Layout der jeweiligen Ausgabedatei fest


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313

Unterschiedliche Strategien für Format-Definitionen:• RDF Resource Description Framework

• Ziel ist es, Ressourcen, Zusammenhänge zwischen Ressourcen und ihre Eigenschaften zu beschreiben

• Metasprache für Metadaten • Kern der Umsetzung bildet XML

• DTD Document Type Definition• Sprache zur Definition von XML-Vokabularen

• Schemata• Nachfolger der bekannten Document Type Definition

(DTD)



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314

<?xml version=“1.0“?><!DOCTYPE EMAIL [

<!ELEMENT EMAIL (TO,FROM,CC,SUBJECT,BODY)><!ELEMENT TO (#PCDATA)><!ELEMENT FROM (#PCDATA)><!ELEMENT CC (#PCDATA)><!ELEMENT SUBJECT (#PCDATA)><!ELEMENT BODY (#PCDATA)>]>

<EMAIL><TO>[email protected]</TO><FROM>[email protected]</FROM><CC>[email protected]</CC><SUBJECT>Erste DTD</SUBJECT><BODY>PROJECT CONSULT in Hamburg</BODY>

</EMAIL>



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315

Metadaten-Standards


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316

Dublin Core

1. Titel2. Verfasser oder Urheber3. Thema und Stichwörter4. Inhaltliche Beschreibung5. Verleger bzw. Herausgeber6. Weitere beteiligte Personen und Körperschaften7. Datum8. Ressourcenart9. Format10. Ressourcen-Identifikation11. Quelle12. Sprache 13. Beziehung zu anderen Ressourcen 14. Räumliche und zeitliche Maßangaben15. Rechtliche Bedingungen


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317

XML-Umfeld

RDF Resource Description Framework

XMI XML Metadata Interchange

Etc.

• Für fast alle Metadatenansätze existiert eine XML-Version

• XML ist als Beschreibungssprache für Metadaten gut geeignet

• Dieses hilft aber nicht bei der eigentlichen Standardisierung der Metadaten


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318

MAchine Readable CataloguingMARC

• Standards für die Repräsentation und Kommunikation im Bibliothekswesen, sowie für verwandte Bereiche, in maschinenlesbarer Form

• Konform mit ISO 2790-Norm

• Archive setzen sich aus drei Teilen zusammen:

• Record Structure: Dokumentenstruktur• Content Designation: Verwendung• Data Content: Inhalt

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319

Metadata Object Description SchemaMODS

• Erlaubt die Beschreibung von Informationsobjekten (z.B. Internet-Dokumenten) und verbessert die Interoperabilität u.a. für digitale Bibliotheken

• XML-Schema für elektronische Elemente.

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320

Schnittstellen


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321

Definition von DokumentenklassenDIN EN 61355

• Regelt die einheitliche und herstellerübergreifende Klassifikation und Identifikation von Dokumenten.

• Wird international unter der Bezeichnung IEC 61355 geführt.

• Anwendungsbereich:

• Gesamte technische Dokumentation im Lebenszyklus technischer Produkte und nichttechnischer Dokumente.

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322

Open Document Management APIODMA

• Ebenfalls ein Standard für Dokumenten-Management-Systeme

• Definition einer einheitlichen Schnittstelle für DMS-Clients zum Zugriff auf DMS

• Aktuelle Desktop-Anwendungen können hersteller- und produktübergreifend DMS nutzen.

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323

• Im Oktober 1998 von der IETF (Internet Engineering Task Force) ins Leben gerufen,

• Regelt den Zugriff auf Inhalte eines Dokumenten-Management-Systems über das Internet

• Änderung des Inhalts und der Struktur eines Dokumentes im Team ist möglich

• Die reinen Lesezugriffe von HTTP-Protokoll werden um schreibende Zugriffe erweitert.

World Wide Web Distributed Authoring und Versioning WebDAV


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324

Java Specification RequestJSR 170

• Java-Standard von 2003, der den einheitlichen API-Standard für den Zugriff auf Content Repositories und Applikationen definiert,

• Stellt sicher, dass Unternehmen ihre geschäftsrelevanten Inhalte unternehmensweit effizient ablegen und verwalten können,

• Durch einheitliches API für sämtliche Content Repositories besteht Unabhängigkeit von proprietären Herstellersystemen.

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325

Java Specification RequestJSR 283

• Nachfolger des Standards JSR 170,

• Soll das Zusamenspiel von Content Repositories und Applikationen weiter verbessern und vereinfachen

• Die Verwaltung von Metainformation und Internationalisierung von Content wird unterstützt.

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326

• SNIA-Initiative, die aus der Zusammenarbeit von IBM und EMC im Oktober 2004 entstanden ist

• Grundlage für die Entwicklung eines Fixed-Content-API zur langfristigen Datenarchivierung

• Vereinfacht das Datenspeichern und die Automatisierung von Storage-Migrationen: schnellere Erarbeitung und Umsetzung von Richtlinien für die Datenaufbewahrung, Datensicherheit, Datenmigration und Compliance,

• Engere Integration zwischen unterschiedlichen Datentypen und –Gruppen, so dass IT- und Storage-Verantwortliche Informationen effektiver managen können.

eXtensible Access Method XAM


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327

XAM - Entwicklung


Quelle: SNIA

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328

• Das Bundesarchiv plant ein Standard-Archivierungs-Modul für elektronische Akten als Einer-für-Alle-Dienst (EfA-Dienst)

• Im Rahmen des Bundesarchiv-Projektes“Aufbau eines digitalen Archivs“ soll die EfA-Dienstleistung die Schnittstelle zwischen Bundesbehörden und Bundesarchiv abdecken

• Die diversen in den Bundesbehörden eingesetzten Produkte zur elektronischen Aktenführung bzw. Vorgangsbearbeitung sind trotz DOMEA-Zertifizierung nicht hinreichend in der Lage, archivtaugliche Aussonderungsdateien zu erstellen

Standard-Archivierungs-Modul (1)SAM


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329

• Um die Möglichkeit des dauerhaften Zugriffs auf archivwürdige elektronische Unterlagen zu gewährleisten sind plattform und hersteller-unabhängige Standardprogramme erforderlich:

Modul, mit dem aus unterschiedlichen Vorgangsbearbeitungssystemen über eine XML-Schnittstelle Daten und Metadaten exportiert und in ein Standardschema umgesetzt werden können.

• Vierwöchige Pilotphase erfolgreich beendet, Echtbetrieb voraussichtlich ab Ende 2007

Standard-Archivierungs-Modul (2)SAM


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330

2.5 Zukünftige Herausforderungen für das Information Lifecycle Management

Management Circle

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331

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2001 2002 2003 2004 2005 2006

Explosion der Unternehmensinformationen

78% durchschnittliches

Wachstum

Feststehende „unstrukturierte“ Daten

Dynamische „strukturierte“ Daten

Storgage

Demand

Petabytes

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332

Der Content “Big Bang“

40.000 v.C

Höhlen-

malerei

Werkzeuge

105

Papier

3500

Schrift

1947

Tran-

sistor

1950

Computer

Späte 1960s

Internet

1870

Elektrizität, Telefon

1450

Druck

1993

Das Web

200436 Mrd

200324 Mrd

200212 Mrd

20016 Mrd

20003 Mrd

200552 Mrd

Gigabyte

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333

Zählweisen

Kilo

ZettaExa

Peta

Tera

GigaMega

Yotta

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334

Petabytes an Informationen

019701980 20001990 2010 2020 2030

10

100000

10000

1000

100

System-

zentrisch

PC-

zentrisch

Netzwerk-

zentrisch

Informationszentrisch

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335

Exponentielles Wachstum bei Internet-Hostrechnern

1980 1985 1990 1995 2000 2005

102

108

Za

hl d

er

Jah

re b

is z

ur

An

wen

dun

g b

ei 2

5%d

er

US

-Be

völk

eru

ng

Jahr

104

106

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336

Exponentielles Wachstum in der Computertechnik

1860 1880 1900 1920 1940 1960

102

101

10

Zah

l der

Jah

re b

is z

ur A

nwen

dung

bei

25%

der

US

-Bev

ölk

erun

g

Jahr

1980 2000

Telefon RadioFernsehen

PCHandy

Internet

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337

Exponentielles Wachstum in der Computertechnik

1900 1940 1980 2020 2060 2100

10-20

10

10-10

10-20

10-30

10-40

10-50

10-60R

ech

en

sch

ritte

pro

Sek

unde

für

100

0 D

olla

r

Jahr

Computer

ein Insektengehirn

ein Mäusegehirn

ein menschliches Gehirn

alle menschlichen Gehirne zusammen

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338

Information Overflow

Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen



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339

Information Gap

Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen



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340

Die Abhängigkeit von Information

Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig



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341

Anwenderschwerpunkte

Geplante Projekte (in %)

(Quelle: AIIM 2003) USA IRE BRA D UK CAN

Process automation 22 27 45 16 26 23

Technical Document Management 22 21 42 29 33

eMail-Management 22 28 30 20 30 33

Web-Publishing 24 31 31 14 33 38

Knowledge Management 25 29 41 14 36 33

Information Capture 27 30 33 18 38 35

Document Contral 34 40 57 22 50 44

Archiving / Storage / Records Management 44 34 53 14 46 48

Compliance 20

Forms Processing 18 18 26 25

Business Continuity 23

Customer Service 29 34 33 23

Human Ressource Management 28

Accounting 14

eGovernment 28

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342

Entlastung für E-Mail

• Die Bürokommunikationsprogramme quellen über und werden gleichzeitig immer größer und komplexer

• Der Spam-Anteil bzw. der Anteil an unnötigen Mails steigt• Der Aufwand für die Systemadministration steigt• Bei E-Mails ist die Identifikation der aufbewahrungspflichtigen,

der aufbewahrungswürdigen und der übrigen Dokumente besonders aufwändig, besonders wenn private Nutzung erlaubt ist

• Häufig werden E-Mails und/oder Attachements gedruckt und dann abgelegt

• E-Mails werden vielfach multiplikativ versandt

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343

10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung

1. Email-Archivierung muss die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in einer E-Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter Anhänge, sicherstellen.

2. Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wiederherstellbar sein.

3. Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender E-Mails und Datenvolumina gegeben sein.

4. Es muss möglich sein eine bereits archivierte E-Mail ganz oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden Mailsystem zu löschen.

5. Auch verschlüsselte Maildokumente müssen archiviert werden können.

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344

10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung

6. Signierte E-Mails oder Anhänge müssen archiviert werden können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente muss durch die Möglichkeit eines „Übersignierens“ abgelaufener Signaturen möglich sein.

7. Anhänge und der Mailtexte sollten in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes Format konvertiert werden.

8. Single Instance Archivierung: Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.

9. Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen, insbesondere die des HGB/AO und des BDSG müssen erfüllt sein.

10. E-Mail-Archivierung darf nicht als Insellösung sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden.

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345

Migration

Migrationstypen

Weiche versus harte Migration

Integrative Migration und Middleware


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346

MigrationInteressenskonflikt

Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:

• Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren

• Informationen sollen langfristig verfügbar seinDer Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ...


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347

Migration

Entscheidung

Realisierung Produktions-betrieb

GeänderteAnforderungen

Migration

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348

Die Konsequenz der Abhängigkeit: Migration

• Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall

• Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen


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349

Migrationstypen

Migration des Systems• Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein

anderes sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien • Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere

Datenbank - bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologien

Migration der Speichermedien bei Ablauf der Haltbarkeit der Medien

Migration bei technologischer Weiterentwicklung• wenn Laufwerke und Medien kostengünstiger werden,• wenn Laufwerke und Medien mehr Speicherkapazität haben,• wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren

Zugriff erlauben

© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer


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350

Migration - Aspekte bei der Auswahl und Betrieb von Speicherlösungen

• Langfristige Unabhängigkeit vom Hersteller durch einfache Exportmöglichkeiten der Indexdaten

• Absicherung gegen Verfälschung der Information beim Export (und Import)

• Komfortable Möglichkeiten der Index-Reorganisation bei Wechsel der Speicherlösung

Migrationskonzept als kontinuierlicher Prozess einrichten!


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351

MigrationTypen im Archivierungsumfeld

Kampffmeyer

Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation

und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)

Weiche Migration• Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei

einer Systemumstellung• Bestehende Medien werden genutzt

Integrative Migration• Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder

Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung)


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352

MigrationStrategie

• Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus

• Betrieb,• Informationsverfügbarkeit,• Ausbaufähigkeit und• Systemwechsel

sicherzustellen© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden


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353

Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien

Integrative Lösungsansätze um harte Migrationen zu vermeiden (integrativer Ansatz):

• temporäre Datenhaltung • redundante Datenhaltung • ausschließliche Datenhaltung• keine Datenhaltung

in einer produktunabhängigen Zwischenschicht


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354

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene

IBM Host„classic“

BK-Appl.Web-

Server

Firewall

BrowserApplets BK-Client Lotus Notes

TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.

C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche

IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Aktiver IndexArchiv-APIsODBC Konverter

Produktflexible Zwischenschichtmit temporärer Datenhaltung

Management Circle

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355

Produktflexible Zwischenschichtmit redundanter Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Master-

indexArchiv-APIs Replikation

ODBC Caching PZW -Schnittstelle

Konverter

Management Circle

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356

Produktflexible Zwischenschichtmit ausschließlicher Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB-Index

DB -Index

Archiv-APIs

Caching PZW-Schnittstelle

Archivfunktionalität

DB-Index

DB-Index

Konverter

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357

Produktflexible Zwischenschichtohne Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Index-SchemataArchiv-APIsPZW-Schnittstelle

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358

Elektronisch signierte Dokumente

• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist.

• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers.

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359

Elektronische Signatur• Elektr. Signatur:

• einfache gescannte Unterschriften• Email-Footer• in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren• Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“

• Fortgeschrittene elektr. Signatur• Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den

"fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden

• Bestätigen die Authentizität des Absenders

• Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität

• Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit

• Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes. „Rechtssichere“ Signaturen

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360

qualifizierte elektronische Signaturen

PersonenbezogeneSignaturen

WER & WAS

Identifikation von einzelnen Anwendern

oder Gruppen

Zeitstempel

WAS & WANN

Beweis der Echtheit von Zeit und Datenz.B. rechtssichere

Archivierung

Qualifizierte elektronische Signaturen

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361

Zeichnungsvarianten

einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur

Hierarchische Signatur Gemischte Signatur

Signatur Schröder

Dokument

Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2

Dokument

Signatur Abteilungsleiter

Signatur Sachbearbeiter

Dokument

Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2

Dokument

Signatur Bereichsleiter

Elektronische Signatur Integration

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362

Elektronische Signatur Rechtssituation

Rechtssicherheit• Zwei Parteien vereinbaren die elektronische Form der

Übermittlung • Elektronisch signierte Rechnungen• Nachweis des Eingangs oder des Versnads eines Dokuments• Nachweis, dass ein Dokument mit einem bestimmten Inhalt

zu einem bestimmten Zeitpunkt in ein elektronisches Archiv übergeführt wurde (Zeitstempel)

Problemfelder• Ablauf der Signaturen / Nachsignieren Projekte wie

ArchiSig, Umgehung durch revisionssicheres Archivierenn und Protokollierung

• Massensignaturen• Mehrfachsignaturen• Nachweis der Echtheit von Unterschriften

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363

Elektronische Signatur Probleme der Archivierung

• Zeitlich begrenzte Gültigkeit – „Nachsignieren“• Speicherung

• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat

• Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet

• Mehrfach-Signaturen, z.B.:• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener

Reihenfolge• Abruf elektronisch signierter Dokumente aus einem Archiv führt

automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr

angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur)

• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration

• usw.

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364

Elektronisch signieren beim Output?

Wert der Signatur?Keine persönliche Unterschrift entsprechend Signaturgesetz (SigG)

Datenbank /Anwendung

Archiv-

Server

Druckauf-bereitung

DFÜ (elektronisch signiert)

oder

E-Mail

Brief

Fax

Smart Card

oder

ListeDatensatzDFÜ-Kopie

Archiv


Signature-Server

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365

Elektronisch signieren beim Scannen?

Wert der Signatur?• Nur Bestätigung, dass vollständig und lesbar erfasst wurde• Keine Beziehung zum Absender / Nutzer der Nachricht

Scanner

Signature-Server

Archiv-ServerPC

Smart-Card

oder

Archiv

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366

2.6 Produkteinordnung und Marktentwicklung

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367

Lösungsanbieter im Wettbewerb 2006

Collaboration

IBM, Microsoft, Oracle Outputmanagem

ent

BetaSystems, ISIS

Storage/Archivierung

HP, Storagetek, EMC, Hitachi, Veritas

Hard

wa

re

Xerox, C

anon, Ricoh

Datab

ase

Oracle

, Micr

osof

t, IB

M,

Verity

ER

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flo

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Rec

ord

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P,

Ora

cle,

Sag

e

WCM

/Porta

l

Vignet

te, I

nter

woven

,

Stelle

nt, R

edDot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture

Traditionelle ECM-AnbieterEMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,

FileNet, Banctec, Saperion, d.velop,GFT Solutions, EASY, SER, Ceyoniq,

ELO, Docuware, etc.

2006

Management Circle

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368

IBM, EMC, OpenText, Banctec, OnBase etc.

SER Solutions, Saperion, Easy, ELO, GFT Solutions,Docuware, COI, d.velop, Optimal Systems, Mobius etc.


Management Circle

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20251 Hamburg


369


Collaboration


ent

BetaSystems, ISIS



Hard

wa

re

Xerox, C

anon, Ricoh

Datab

ase

Oracle

, Micr

osof

t, IB

M,

Verity

ER

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ork

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Rec

ord

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SA

P,

Ora

cle,

Sag

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WCM

/Porta

l

Vignet

te, I

nter

woven

,

Stelle

nt, R

edDot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture


FileNet, Banctec, Saperion, d.velop,GFT Solutions, EASY, Ceyoniq,

ELO, Docuware, etc.

2006

Management Circle

ILM


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370


Outputmanagem

ent

BetaSystems, ISIS

Management Circle

ILM


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20251 Hamburg


371



FileNet, Banctec, etc. Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq,

ELO, Docuware, etc.

Collaboration


ent

BetaSystems, ISIS



Hard

wa

re

Xerox, C

anon, Ricoh

Datab

ase

Oracle

, Micr

osof

t, IB

M,

Verity

ER

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ork

flo

w/

Rec

ord

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g.

SA

P,

Ora

cle,

Sag

e

WCM

/Porta

l

Vignet

te, I

nter

woven

,

Stelle

nt, R

edDot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture

2006

Management Circle

ILM


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20251 Hamburg


372


Datab

aseOra

cle,

Mic

roso

ft,

IBM

Management Circle

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20251 Hamburg


373



Collaboration


ent

BetaSystems, ISIS


Hard

wa

re

Xerox, C

anon, Ricoh

Datab

ase

Oracle

, Micr

osof

t, IB

M,

Verity

ER

P-W

ork

flo

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Rec

ord

s M

ana

g.

SA

P,

Ora

cle,

Sag

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WCM

/Porta

l

Vignet

te, I

nter

woven

,

Stelle

nt, R

edDot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture



ELO, Docuware, etc.

2006

Management Circle

ILM


PROJECT CONSULT



20251 Hamburg


374



HP, EMC, Hitachi, NetApp, Symantec,

IBM, SUN StorageTec

Management Circle

ILM


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375


Collaboration


ent

BetaSystems, ISIS



Hard

wa

re

Xerox, C

anon, Ricoh

Datab

ase

Oracle

, Micr

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t, IB

M,

Verity

ER

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SA

P,

Ora

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Sag

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WCM

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l

Vignet

te, I

nter

woven

,

Stelle

nt, R

edDot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture



ELO, Docuware, etc.

2006

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376


ER

P-W

ork

flo

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eco

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ent

SA

P,

Ora

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, S

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377

EMC: Magic Quadrant der Gartner Gruppe

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378

ECM Application – oriented nach Forrester

• Die Untersuchung beruhte auf 55 Kriterien, die in drei Hauptbereiche unterteilt wurden:

• das momentane Angebot• Strategie • sowie die Markt Präsenz

• Dabei kam eine Kombination aus Produkt Informationen und Demos, Gutachten der Anbieter sowie Kundenbefragungen zur Geltung

• Die von Forrester untersuchten Unternehmen waren EMC Documentum, FileNet, Hummingbird, IBM, Interwoven, Microsoft, Mobius Management Systems, Open Text, Oracle, Stellent und Vignette

• Besonderer Wert auf die Beurteilung der ECM Suiten, also der Zusammenstellung unterschiedlicher ECM Technologien zu einer Gesamtlösung, gelegt

• Da der ECM-Markt sich aber immer noch stark weiterentwickelt, unterscheiden sich die Fähigkeiten der Anbieter, eine Suite anzubieten noch weit voneinander und kein Unternehmen kann momentan eine Suite anbieten, die das gesamte Spektrum an Funktionalität abdeckt

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379

Content centric applicationsnach Forrester

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380

Markt-Konsolidierung = einfachere Auswahl?

• Konsolidierung des Marktes heißt nicht automatisch einfachere Auswahl

• Fachliche Anforderungen lassen sich heute gleichermaßen mit unterschiedlichen Produktkategorien auf verschiedenen Plattformen realisieren

• Der Markt trennt sich in Standardangebote und Lösungsangebote für Branchen, Spezialthemen oder Technologie-Nischen

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381

Storage Markt in Deutschland

• 2006 Wachstum von 11%

• Marktvolumen von ca. 5,3 Milliarden Euro, davon entfallen

• 2,2 Milliarden Euro auf Storage-Hardware • 0,8 Milliarden Euro auf Storage–Software • 2,3 Milliarden Euro auf Storage-Dienstleistungen

• Software und Dienstleistungen als Markttreiber

• bis zu zehn Prozent der Storage-Umsätze am deutschen Markt gelten als „ILM-relevant“. Mit stark steigender Tendenz.

Quelle : Experton Group


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383

Marktanteile Storage Software weltweit1. Quartal 2006

Quelle : IDC 2006

0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% 25,00% 30,00%

EMC

Symantec

IBM

NetApp

CA

HP


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384

Marktanteile Disk-Speicher weltweit

1. Quartal 2006

Quelle : IDC 2006

0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% 25,00% 30,00% 35,00%

EMC

HP

IBM

Dell

Hitachi

Sonstige


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385 Quelle : IDC 2006

Verbrauch an Kapazität in %

0 5 10 15 20 25 30 35

ERP, CRM, OLTP

Backup/Recovery

Digitaler Inhalt

E-Mail

Web Server

Datei- und Druck-Server

Andere

Welche Anwendungen verbrauchen wieviel Speicherplatz?Umfrage unter 270 IT-Verantwortlichen


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386

Welche Anwendungen sind verantwortlich für geplante Speichererweiterungen?Umfrage unter 270 IT-Verantwortlichen

0 10 20 30 40 50 60

Data Protection / Recovery

Archivierung

E-Mail

Digitale Bilder

Dateiaustausch

Business Intelligence

Webseite / E-Commerce

Regulatory Mandates

ERP

Quelle : IDC 2006


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388

Anbieter für Storage Management

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389

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390

Anbieter für SpeichermanagementDie Einschätzung von Gartner

Gartner Magic Quadrant for Storage Resource Management and SAN Management Software, 2007:

• Brocade und Onaro: reines SAN Mangement• Akorri, EMC und Onaro: Root Cause, Change

Management, Peformance Management• CA, IBM, EMC, Symantec: „Comprehensive SRM

Solutions“• IBM: TotalStorage Productivity Center (TPC) 3.1:

Signifikante und am weitesten gehende Verbesserungen hinsichtlich Integration, Bedienung und Funktionalität

• Deutliche Weiterentwicklung des gesamten Marktsegements festzustellen

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391

Anbieter für Speichervirtualisierung

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392

Anbieter für SpeichervirtualisierungIBM

IBM SAN Volume ControllerNetzwerkbasierte Speichervirtualisierung

IBM TotalStorage Productivity CenterZentrale Verwaltung der gesamten Speicherinfrastruktur

IBM Virtualization Engine TS7520

Virtualisierte Bandverwaltung, bis 1,76 PB!!!

IBM TotalStorage DS8000Festplattenarray von 1,1TB bis 512 TB mit virtualisierter Verwaltung

IBM Virtualization Engine TS7700

Virtualisierte Bandverwaltung, High Performance

IBM System Storage N seriesNAS Hardware

IBM Grid Access ManagerSoftware zur Umsetzung von ILM-Ansätzen

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393

Anbieter für SpeichervirtualisierungEMC²

Invista• Netzwerk-basierte Speichervirtualisierung mit hoher

Performance auf intelligenten SAN-Switches

Rainfinity Global File Virtualization• Vereinfachung von NAS durch nahtlose Datei-

Virtualisierung

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394

EMC²Rainfinity Global File Virtualization Kapazitäts-Management

Ermittlung und Behebung von Kapazitätsproblemen zum Ausgleich der Speichernutzung.

Performance-Management

Ermitteln und Beheben von Performance-Engpässen und Hotspots.

Tiered Storage-Management

Ermittlung der Zugriffshäufigkeit und transparente Verlagerung von unstrukturierten Daten in Online- und Near-Line-Speicherumgebungen.

Synchrone IP-Replikation

Synchrone Replikation ausgewählter Verzeichnisse zwischen Standorten zum Schutz kritischer Daten.

Migration und Konsolidierung

Administratoren können Dateien transparent und ohne Auswirkungen auf Anwender oder Anwendungen verschieben.

Globales Namespace-Management

Management und nahtlose Integration in Standard-Namespaces, um mehrere Dateisysteme in einem einzigen virtuellen Dateisystem darzustellen.

Kapazitäts-Management Ermittlung und Behebung von Kapazitätsproblemen zum Ausgleich der Speichernutzung.

Performance-Management

Ermitteln und Beheben von Performance-Engpässen und Hotspots.

Tiered Storage-Management

Ermittlung der Zugriffshäufigkeit und transparente Verlagerung von unstrukturierten Daten in Online- und Near-Line-Speicherumgebungen.

Synchrone IP-Replikation

Synchrone Replikation ausgewählter Verzeichnisse zwischen Standorten zum Schutz kritischer Daten.

Migration und Konsolidierung

Administratoren können Dateien transparent und ohne Auswirkungen auf Anwender oder Anwendungen verschieben.

Globales Namespace-Management

Management und nahtlose Integration in Standard-Namespaces, um mehrere Dateisysteme in einem einzigen virtuellen Dateisystem darzustellen. Quelle: EMC

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395

Anbieter für SpeichervirtualisierungSUN / StorageTek

Quelle: SUN

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396

Anbieter für SpeichervirtualisierungNetApp

NetApp V-Series Systeme

V6070 V6030 GF980 V3070 V3050 V3040 V3020 GF270c(1)

Storage-Umgebungen

High-End-Virtualisierung Midrange Low-End

Storage Networking Support

FC SAN, IP SAN und NAS

Vollständige Hardware-Redundanz

Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja

Max. Rohkapazität(2)

504 TB 420 TB 96 TB 252 TB 96 TB 126 TB 84 TB 16 TB

Max. Anzahl LUNs 1008 840 672 504 336 252 168 56

Speicher 64 GB 32 GB 16 GB 16 GB 8 GB 8 GB 4 GB 2 GB

NVRAM 4 GB 1 GB 1 GB 1 GB 1 GB 1 GB 1 GB 256 MB

Gigabit Ethernet Onboard Ports Max. Anzahl Ports

1248

1248

–44

824

824

824

824

44

Fibre-Channel Onboard Ports Max. Anzahl Ports

1632

1632

–16

820

820

820

820

44

PCI-Erweiterungs-steckplätze

16 16 18 6 6 6 6 k. A.

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397

Anbieter für Speichervirtualisierung Hitachi

Tiered Storage• Universal Storage Platform• Network Storage Controler

NAS• High Performance NAS Platform (BlueArc)

Virtualisierung• Virtual Tape Library• Virtual Partition Manager Software• Data Protection Suite (CommonVault)• Universal Replicator Software• Network Storage Controller (kleine Firmen)• HiCommand Suite Software

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398

Anbieter für Speichervirtualisierung HP

• HP StorageWorks 4100/6100/8100 Enterprise Virtual Arrays

• HP StorageWorks Virtual Library System (Tapes)• HP StorageWorks Reference Information Storage

System (RISS)• HP StorageWorks 200 Storage Virtualization

System • HP StorageWorks Enterprise File Services

Clustered Gateway (Speicherkonsolifdierung)

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399

Storage on Demand

Konzept:• Bereitstellung von Speicherressourcen durch einen externen

Dienstleister (Storage-Service-Provider) • Abrechnung nicht über Fixkosten sondern nach tatsächlichem

Verbrauch • Pooling-Verfahren zur Vermeidung von Speicherengpässen:

zusätzlicher freier Plattenplatz wird fortlaufend bereitgehalten, um kurzfristige Platzanforderungen zu bedienen

Vorraussetzungen: • konsolidierte IT-Infrastruktur, die sich mit Speicher in Storage

Area Networks (SAN) oder Network Attached Storage (NAS) versorgen lässt

• Zur Überwachung des Systems: gesicherter Remote-Zugriff des Dienstleisters auf das Storage-System des Kunden

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400

Storage on Demand Anbieter (1)

EMC: OpenScale

• Hitachi Data Systems: Services Oriented Storage Solutions (siehe Whitepaper) http://www.hds.com/solutions/storage-strategies/services-oriented-storage-solutions.html

• (siehe Whitepaper)http://www.emc.com/products/gfs/openscale.jsp?openfolder=gfs• IBM: Managed Storage Services (siehe Whitepaper)

http://www-935.ibm.com/services/de/index.wss/offering/its/a1007306

• HP: Managed Storage (Multivendor Storage Management, Storage Capacity Package)

http://h71028.www7.hp.com/enterprise/cache/308226-0-0-82-150.html?jumpid=reg_R1002_DEDE

http://h20219.www2.hp.com/services/cache/10617-0-0-82-150.html?jumpid=reg_R1002_DEDE

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401

Storage on Demand

Anbieter:• Hitachi Data Systems: Services Oriented Storage Solutions

(siehe Whitepaper) http://www.hds.com/solutions/storage-strategies/services-oriented-storage-solutions.html

• EMC: OpenScale (siehe Whitepaper)http://www.emc.com/products/gfs/openscale.jsp?openfolder=gfs

• IBM: Managed Storage Services (siehe Whitepaper) http://www-935.ibm.com/services/de/index.wss/offering/its/a1007306

• HP: Managed Storage (Multivendor Storage Management, Storage Capacity Package)

http://h71028.www7.hp.com/enterprise/cache/308226-0-0-82-150.html?jumpid=reg_R1002_DEDE

http://h20219.www2.hp.com/services/cache/10617-0-0-82-150.html?jumpid=reg_R1002_DEDE

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402

Ansätze für ILM-Software

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403

IBM „Klassischer Ansatz“ DR 450

IBM TotalStorage Data Retention 450

Lösung für das Information Lifecycle Management (ILM) bestehend aus:

• Tivoli Storage Manager for Data Retention • IBM Hochverfügbarkeitsserver pSeries 615 mit FAStT-

Speichersystem (Raid-5 oder Raid-10), (3,5 – 56 TB)• IBM WORM-Tape 3592


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404

IBM DR 450


DMS/ECM

Speicher-/Daten-management-Software

Speicher-Subsysteme

IBM DR 450

IBM Speicherlösung im ILM-Konzept

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405

IBMGrid Access Manager (1)

Quelle: IBM

• Software zur unternehmensweiten fehlertoleranten Optimierung der Ausnutzung verfügbarer Speicherkapazitäten

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406

IBMGrid Access Manager (2)

Quelle: IBM

• Definition von Speicherstartegien• Optimierung der Speicherkosten• Automatische Verschiebung und Bereinigung der

Daten• Permanete zentrale Überwachung aller

Speicherressourcen• Automatische Replizierung von Daten an

unterschiedlichen Orten• Automatisiertes Recovery

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407

EMCInfoScape

Analysetool für Dateien und Dateisystem. Analyse der Attribute und des Content

Funktionen• Dateienscan• Erkennen• Klassifizieren• Verwalten, Festlegung von

Speicher.SLAs• Definition regelbasierter

Maßnahmen, z.B. Verschiebung auf Langfristspeicher oder auf sicheren Speicher

• Volltextindizierung

Quulle: EMC

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408

HP„Information Lifecycle Management

Hardware- + Softwareprodukte zur Verwaltung des Lebenszyklus der Daten

• Lösungen für Capture, Manage, Retain Deliver

ECM-Ansätze

Beispiele• HP RISS - StorageWorks Reference

Information Storage System • HP MAS – Medical Archiving Solutions• HP StorageWork Grid

Quelle: HP

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409

HP RISS – Reference Information Storage System

• Vorgestellt im April 2004• Speichersystem mit „Grid-Architektur“; verteiltes,

bedarfsabhängiges Speichern der Information• Weitere Komponenten: File-system, Datenbank,

Suchmaschine, Server mit HSM• API für die Integration von Speichersystemen,

Funktionen für die Archivierung, die Ablage und Suche von Dateien, Datenbanken und Server

• Für sehr große Datenmengen


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410

HPStorageWork Grid

• Geplante Erweiterung des HP OpenView Storage Area Manager (SAM)

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HPGrid-Ansätze in HP RISS• Smart Cells werden von ienem Modul verwaltert• Alle Modul können als eine Speichereinheit

(Storage Grid) angesehen werden

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20 Trends zu ECM für das Jahr 2007(veröffentlicht in der Fachzeitschrift BIT im Oktober 2006)

1. Es gibt einen Aufwärtstrend - mehr Projekte und mehr anspruchsvolle Projekte!

2. Es gibt noch mehr Wirrwarr im Markt - noch mehr Übernahmen, noch mehr Konvergenz, noch mehr Konsolidierung!

3. Es gibt eine neue Schwerkraftsenke - Microsoft bestimmt mit MOSS und seiner ECM-Strategie immer mehr den Markt!

4. Es gibt mehr Web 2.0 - neue Anwendungen, neue Architekturen, neue Funktionalität bringt Druck auf die bisherigen ECM-Spezialisten!

5. Es gibt wahrscheinlich ILM - ja, es könnte Lösungen geben, die diesem Anspruch gerecht werden. ILM verändert die Speicherlandschaft und raubt den herkömmlichen Archivsystemanbietern den letzten Schlaf!

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6. Es gibt Insolvenzen - manchen wird’s erwischen, ohne dass jemand da ist, der ihn auffängt!

7. Es gibt echte SOA-ECM-Produkte - die alte ECM-Vision der unabhängigen Dienste, der Middleware aus dem Jahr 2001 wird wahr!

8. Es gibt einen Durchbruch für Business Process Management - Workflow Foundation und integrierte Produkte greifen die letzten Schlafpositionen in der Büroorganisation an!

9. Es gibt eine Renaissance für Wissensmanagement - mit Wikis, Blogs, Collaboration Suites, Whiteboards, Video-Conferencing, intelligenter Volltextsuche, Agenten-Software, Chat, Spracherkennung, assoziativer Informationsvernetzung, activity logging usw. erhält Wissensmanagement neuen Drive!

10.Es gibt ein neues Hauptthema: Daten- und Informationsqualität. ECM wird Bestandteil von Projekten für einheitliche Directory Services, Master Data Management Solutions, Information Warehouses und anderen Harmonisierungslösungen!

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11.Es gibt aller Orten Enterprise Search - intelligent Suchen und Finden. Neben herkömmlicher Volltextsuche und Internet-Suchmaschinen treten ontologische, semantische und andere Bewertungs- und Kontrollsysteme zur Verbesserung der Suchergebnisse.

12.Es gibt es wirklich - ECM von Oracle. Der Datenbankanbieter tritt 2007 mit aller Vertriebsmacht an. Weh tut es besonders den Anbietern herkömmlicher Lösungen, die Oracle als Index-Datenbank im Bauch haben.

13.Es gibt neue Lösungen von SAP - Netweaver, Content Server und ECB-Bus machen das eine oder andere extra-ECM-System im Unternehmen überflüssig.

14.Es gibt sie langsam - Kartenlösungen mit Signaturen, Pads mit fortgeschrittener Signatur; aber Anfang 2007 dümpelt alles noch vor sich hin, weil die großen Kartenprojekte der öffentlichen Hand nicht in Fahrt kommen.

15.Es gibt es noch - E-Government. Wenig Geld, hohe Ansprüche. Kleinere Anbieter mit kleineren Produkten machen hier das Rennen.

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16.Es gibt einen neuen Standard für Records Management - MoReq2 dürfte 2007 fertig werden.

17.Es gibt sie vielleicht - die neue GoBS, zumindest als Entwurf, aber bitte nicht erwarten, dass das so schnell mit der Übernahme durch das Ministerium klappt.

18.Es gibt Veränderungen auch im Beratungsmarkt - die Anwender werden schlauer und sparen mehr. Die Beratungsprojekte werden so vielfach kürzer und die Berater werden mit höheren fachlichen Anforderungen konfrontiert.

19.Es gibt einen weiteren Preisverfall - der Mittelstand der DRT-Anbieter muss sich gegen die großen und die Vielzahl der vergleichbaren Marktbegleiter wehren. Mancher wird es nicht überleben.

20.Es gibt vermehrt - OpenSource und Freeware, nicht nur für WCM sondern auch für Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung.

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Dr. Joachim HartmannE-Mail: [email protected]

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ILM Information Lifecycle Management | Management Circle | Dr. Joachim Hartmann | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2007