Implementacion de Control Interno

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|IMPLEMENTACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO PYME DE SERVICIOS."SIM LTDA". |

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|Trabajo de Seminario para optar al Título de: |

|Contador Auditor |

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|Profesor Guía: Sr.: Sergio Fernández |

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|Alumnos: |

|Gabriela Paz Pincheira Muñoz |

|Yamara Ivette Rivera Herrera |

|Héctor Agustín Bain Fernández |

|Año 2010 |

AGRADECIMIENTOS

|A Dios creador del universo y dueño de mi vida. |

|A mí querida madre quien me infundió la ética, el rigor y el amor que guían mi transitar por la vida. |

|A mis hermanos por confiar en mí. |

|A mis amigos, por haber compartido tantos momentos de mi vida y por darme aliento para continuar luchando. |

|A los profesores que tuve en estos cuatro años por su gran apoyo y motivación para la culminación de mis estudios profesionales y para la |

|elaboración de esta tesis. |

|A la Universidad Tecnológica de Chile - Inacap y en especial al área de Administración y Negocio por darme la oportunidad de ser parte de |

|una generación de emprendedores y gente productiva para el país. |

|A SIM Ltda, por darme la oportunidad de realizar mi tesis y desarrollarme como profesional. |

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|Muchas Gracias |

|Héctor Bain Fernández |

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|Agradezco a Dios por haberme acompañado en estos cuatro años de carrera, en los cuales pasé muchos momentos buenos y malos, pero, lo más |

|importante es que Él siempre estuvo a mi lado. |

|Agradezco a mi madre amada que seguirá siendo mi inspiración para alcanzar mis metas. |

|A mi, hermano, cuñada, papá, amiga de infancia y la persona que se encuentra a mi lado, por la fuerza que me dan para seguir luchando. |

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|Los amo. |

|Yamara Rivera |

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|A mi Dios por siempre |

|A mi hijo por ser el resorte que me impulsó a este desafío |

|A todos los que de alguna u otra forma han colaborado en darme las fuerzas que he necesitado para seguir adelante. |

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|Gracias de verdad. |

|Gabriela Pincheira |

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"Bienaventurados los que saben dar sin recordarlo, y recibir sin olvidarlo." Anónimo

"Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo." Benjamín Franklin

INDICE

1. INTRODUCCION 7

2. RESEÑA HISTORICA 8

3. MODELO DE NEGOCIO 9

4. OBJETIVOS GENERALES 9

5. OBJETIVOS ESPECIFICOS 9

6. ALCANCES 9

7. CAPITULO I: INTRODUCCION AL CONTROL INTERNO DE UNA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA DE SERVICIOS, GENERALIDADES DE LA PYME. 11

7.1. CONCEPTO EMPRESA PYME 12

7.2. TIPOLOGIA SOBRE CONSTITUCION DE EMPRESAS PYME 12

7.2.1. Empresario Individual 12

7.2.2. Sociedad de Responsabilidad Limitada 13

7.2.3. Empresa Individual de Responsabilidad Limitada. 15

7.2.4. Sociedad Anónima Cerrada 15

7.3. CONTROL INTERNO 16

7.3.1. Concepto De Control Interno: 16

7.3.2. Características generales del control interno: 16

7.3.3. Costo de la implementación de Control Interno: 17

7.3.4. Limitaciones del control interno: 17

7.3.5. Componentes del Control Interno: 17

7.3.6. Ambiente de control: 18

7.3.7. Evaluación de Riesgos: 18

7.3.8. Actividades de Control: 18

7.3.9. Información y Comunicación: 19

7.3.10. Supervisión y Monitoreo: 19

7.3.11. Riesgos de Control Interno: 20

7.3.12. Manual de Procedimientos 20

7.3.13. Mejoramiento Continuo 21

7.3.14. Objetivos y Políticas 21

7.3.15. Contenido del Manual de Procedimiento. 21

8. CAPITULO II: LA EMPRESA SIM LTDA Y SUS CARACTERÍSTICAS 23

8.1. VISIÓN 24

8.2. MISIÓN24

8.3. POLÍTICA EMPRESARIAL 24

8.4. ORGANIGRAMA 24

8.5. COMPETENCIAS 26

8.6. DESCRIPCIÓN DE CARGOS 33

8.7. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO 35

8.8. FINALIDAD Y OBJETIVOS 38

8.9. ELEMENTOS 39

8.9.1. Elemento Humano 39

8.9.2. Elemento Material 40

8.9.3. Elemento Financiero 40

9. CAPITULO III: PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA 41

9.1. OBJETIVOS GENERALES 42

9.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 42

9.3. ALCANCES 42

9.4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 43

9.4.1. Manual de Normas y Procedimientos: 45

9.4.2. Manual de puestos y funciones.46

9.5. PROCEDIMIENTO DEL PAGO DE FACTURAS RECIBIDAS. 48

9.5.1. Objetivo. 48

9.5.2. Alcance48

9.5.3. Responsabilidades 48

9.5.4. Documentos Aplicables 48

9.5.5. Terminología 49

9.5.6. Actividades del procedimiento 49

9.5.7. Control de Registro 49

9.5.8. Modificaciones del Documento 49

9.6. PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACION, PAGO DE REMUNERACIONES Y DESVINCULACIÓN DEL TRABAJADOR 50

9.6.1. Objetivos 50

9.6.2. Alcance50




9.6.6. Actividades del Procedimiento 51

9.6.7. Modificación del Procedimiento 63

9.7. PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO DE FACTURAS EMITIDAS. 63

9.7.1. Objetivo 63

9.7.2. Alcance63





9.7.7. Control de registro 64


9.8. PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACION Y FINIQUITO DE SERVICIOS A HONORARIOS65

9.8.1. Objetivo 65

9.8.2. Alcance65






9.8.8. Modificaciones al Documento 68

9.8.9. Anexos 68

9.9. PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE INSUMOS 73

9.9.1. Objetivos 73

9.9.2. Alcance73






9.9.8. Modificaciones al Documento 75

9.9.9. Anexos 75

9.10. PROCEDIMIENTO PARA FACTURACION 77

9.10.1. Objetivo 77

9.10.2. Alcance77







9.10.9. Anexos 79

10. CAPITULO IV: PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE 81

10.1. Objetivos Generales 82

10.2. Objetivos Específicos 82

10.3. Alcances 82

10.4. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados 83

10.4.1. Equidad 84

10.4.2. Entidad contable 84

10.4.3. Empresa en marcha 84

10.4.4. Bienes económicos 84

10.4.5. Moneda 84

10.4.6. Período de tiempo (periodo contable) 84

10.4.7. Devengado 85

10.4.8. Realización 85

10.4.9. Costo histórico 85

10.4.10. Objetividad 85

10.4.11. Criterio prudencial o Principio Conservador. 85

10.4.12. Significación o importancia relativa 85

10.4.13. Uniformidad 85

10.4.14. Contenido de fondo sobre la forma 86

10.4.15. Dualidad económica 86

10.4.16. Relación fundamental de los estados financieros 86

10.4.17. Objetivos generales de la información financiera. 86

10.4.18. Exposición. 86

10.5. MANUAL DE CUENTAS SIM LTDA 87

10.5.1. Manual de Cuentas Activos 87

10.5.2. Manual de cuentas Pasivos. 92

10.5.3. Manual de Cuentas de Resultado. 95

11. CAPITULO V: PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA TRIBUTARIA. 99

11.1. Objetivos Generales 101

11.2. Objetivos Específicos 101

11.3. PROCEDIMIENTO CALCULO IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (DL 825- 74 y DS Nº 55- 77) ANEXO SIM-PR-TR-01 101

11.3.1. Objetivo 101

11.3.2. Alcance101







11.3.9. Anexos 108

11.4. PROCEDIMIENTO CALCULO IMPUESTO UNICO DE SEGUNDA CATEGORÍA, RENTAS DEL TRABAJO. 41 N º1 de la LIR. ANEXO SIM-PR-TR-02 109

11.4.1. Objetivos 109

11.4.2. Alcance109







11.4.9. Anexos 115

11.5. Procedimientos para el registro y control de las Utilidades Tributarias. Art. Nº 14 de la LIR) ANEXO SIM-PR-TR-05 116

11.5.1. Objetivo. 116

11.5.2. Alcance116




11.5.6. Actividades del procedimiento 116



12. RECOMENDACIONES 118

12.1. Aspectos Administrativo 118

12.2. Aspecto Contable 118

12.3. Aspecto Tributario 118

13. CONCLUSIONES119

14. BIBLIOGRAFIA 120

INTRODUCCION

Toda organización, necesita, para desarrollar sus actividades motivo por la cual fue creada, una administración, con el propósito de asegurar que todas estas actividades se lleven a cabo de una forma eficiente y eficaz. Requiriendo para sí un control en cada departamento o área que provea de la verificación del cumplimiento de los objetivos de la empresa y así corregir cualquier error en el proceso establecido.

El control interno establece las diversas responsabilidades de cada miembro de la organización, para que las labores a desarrollar sean efectuadas de la mejor manera posible. Lo que llevará a la empresa a elevar su rendimiento y obtener mayores utilidades, esto radica en un control más eficiente, detallando las partidas por concepto de gastos que se producen en las distintas áreas o departamentos, en forma acabada y prolija, previniendo excesivas perdidas por malos manejos en los procesos administrativos y la falta de competencia del personal; también permitirá desarrollar el organigrama empresarial con la finalidad de limitar responsabilidades y dando atribuciones a los miembros de la organización.

Este trabajo consiste en la implementación de un sistema de control interno para una pyme de servicios, ésta se realizará en SIM Ltda., la cual se dedica a desarrollar Ingeniería relacionadas principalmente con proyectos de mantención en las áreas de control automático, electricidad y mecánica; también vende y gestiona adquisiciones de materiales, instrumentos y equipos de control automático industrial, siendo éstas sus principales actividades económicas, esta implementación está orientada en las áreas administrativa, contable y tributaria ya que es aquí donde se focalizan los mayores problemas de control.

Se espera entregar una solución para el plan de implementación del control interno para las áreas administrativa contable y tributaria, que toda empresa debe de tener para poder lograr los objetivos planteados y alcanzar así el éxito empresarial.

El control como instrumento del proceso permite la detección de malversaciones, una mala intención del personal o cuando hay una falla sin intención en el proceso, resultando de éste su corrección, fortaleciendo la eficiencia en las operaciones, ya que se debe tomar en cuenta que cada Departamento o Área en una empresa es diferente, por lo que se debe desarrollar un control específico para cada proceso.

Por lo tanto, el objetivo general de este trabajo está enfocado a desarrollar una Propuesta de un Plan de Implementación de Control Interno en las áreas administrativa, contable y tributaria; se realizó utilizando como metodología, las entrevistas al empresario, como resultado de esto se detecto los siguientes problemas:

1. Falta de procedimientos en las áreas administrativa contable y tributaria, motivo por el cual las actividades se realizan de diferentes formas cada vez que se requiere, por lo que hace casi imposible manejar un control sobre éstas, ya que la diversidad de procedimientos individuales altera el control de la actividad, haciéndose indispensable un solo procedimiento para la actividad requerida.

2. Deficiencia en la cultura organizacional referido a cumplir procedimientos, pues es común de parte de la dirección saltarse los procedimientos para lograr un objetivo mediante una actividad previamente pautada bajo un procedimiento, con esto nos referimos al área de control de calidad anteriormente mencionado.

3. Falta de una adecuada descripción de cargos en el área administrativa contable y tributaria, la que servirá para programar las actividades diarias que se necesitan para el buen funcionamiento y gestión de estas áreas.

4. Falta de programación de reuniones informativas por parte de la áreas involucradas y la dirección, para exponer la realidad de la empresa en el momento y determinar pasos a seguir para el buen funcionamiento de la empresa.

5. Falta de un manual de cuentas contables que ayudarían al buen flujo de información tanto contable como financiera, así como para el correcto registro en los libros contables de la empresa. Además, esto ayudará a la continuidad de la teneduría de estos libros por la rotación de personal que se pudiera producir en esta área.

La identificación anterior permitirá tener una base sobre la cual se logrará establecer un conjunto de procedimientos que permitan guiar las actividades de la mejor forma posible y

una practica profesional que nos lleve a cumplir los objetivos planteados por cada área en conjunto con los objetivos organizacionales. Por ello se insiste en que la propuesta, ayudara al cumplimiento de estos procedimientos en rigor de cumplir con el objetivo de hacerlo parte de la cultura organizacional.

RESEÑA HISTORICA

Servicios de Ingeniería y Mantención, Ltda., es una empresa de servicios radicada en Concepción y orientada a proporcionar a sus Clientes una atención especializada en el área de Control Automático de Procesos e Instrumentación Industrial.

La experiencia en el servicio de clientes industriales de esta empresa, se extiende desde 1991, año en que comienza a operar bajo la razón social de Iván Barrientos M. y el nombre de fantasía de Servicios de Ingeniería y Mantención, para iniciar formalmente sus actividades con la presente razón social en el año 1996. En ese lapso se ha contribuido con proyectos de variadas magnitudes a través de una gama de servicios.

En la actualidad nos encontramos en el número de empresas locales que entregan servicios que el usuario tradicionalmente sólo esperaba de organizaciones mayores y radicadas en Santiago y hemos concentrado nuestras actividades en el rango de mayor especialización en el rubro, como se detalla en nuestra Oferta de Servicios.

MODELO DE NEGOCIO

Enfoca sus esfuerzos en entregar servicios libres de errores, que satisfaga las necesidades del cliente y represente la mejor práctica profesional disponible, a través de un comportamiento corporativo profesional y comercial de ética estricta, manteniendo un esfuerzo de mejoramiento continuo. Además realiza capacitaciones permanentes al personal para desarrollar competencias en un ambiente de respeto, compañerismo y seguridad laboral.

En cuanto al control interno, esta organización cuenta con una certificación de la norma ISO 9001, que trata de los procedimientos operacionales en el área de producción, certificando la calidad del servicio prestado al cliente.

Para nivelar las demás áreas complementarias de la organización, se hace necesario la implementación de control interno en las áreas Administrativa, Contable y Tributaria.

OBJETIVOS GENERALES

Dar a conocer en qué consiste el control interno implementado en esta organización, así como su funcionamiento y los medios por los cuales puede ser evaluado.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Difundir e implementar los controles internos necesarios para el desarrollo eficiente de los procedimientos en las áreas contable, administrativa y tributaria por la vía de la habilitación de los procedimientos correspondientes.

Conocer los medios por los cuales el control interno puede ser evaluado, y la utilidad que el auditor da a los resultados que obtiene de la evaluación.

Internalizar el concepto de control interno a los integrantes de la organización, mediante los procedimientos creados para cada una de las funciones existentes en las respectivas áreas.

ALCANCES

El alcance del presente trabajo estará orientado a asegurar el cumplimiento de los procedimientos implementados en la organización, para lo cual, se establecerán guías que permitan una evaluación del cumplimiento de las normas internas establecidas, a saber: En el aspecto Administrativo el trabajo de evaluación estará enfocado al cumplimiento de los procedimientos relacionados con la preparación de documentos libres de errores y los procedimientos relacionados al cobro de las cuentas y pago de estas, así como de la administración de contratos de trabajo y honorarios, en tanto que para el área contable se evaluarán los procedimientos establecidos para el registro y control de las cuentas mediante un manual de cuentas contables y en relación al aspecto tributario, se dará especial atención a verificar que los procedimientos establecidos se encuentren dentro del marco legal exigido para la organización de manera de establecer en forma correcta y legal las bases impositivas para el cálculo de los impuestos que le conciernen.

CAPITULO I: INTRODUCCION AL CONTROL INTERNO DE UNA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA DE SERVICIOS, GENERALIDADES DE LA PYME.

1 CONCEPTO EMPRESA PYME

Según el concepto referido en “es.wikipedia.or” Las pequeñas y medianas empresas (conocidas también por el acrónimo PyMEs ) son empresas con características distintivas, y tienen dimensiones con ciertos límites ocupacionales y financieros prefijados por los Estados o Regiones. Son agentes con lógicas, culturas, intereses y un espíritu emprendedor específicos. Usualmente se ha visto también el término MIPyMEs (acrónimo de "micro, pequeñas y medianas empresas"), que es una expansión del término original, en donde se incluye a la microempresa. Las pequeñas y medianas empresas cumplen un importante papel en la economía de todos los países. Los países de la OCDE suelen tener entre el 70% y el 90% de los empleados en este grupo de empresas. Las principales razones de su existencia son:

Pueden realizar productos individualizados en contraposición con las grandes empresas que se enfocan más a productos más estandarizados.

Sirven de tejido auxiliar a las grandes empresas. La mayor parte de las grandes empresas se valen de empresas subcontratadas menores para realizar servicios u operaciones que de estar incluidas en el tejido de la gran corporación redundaría en un aumento de coste. Existen actividades productivas donde es más apropiado trabajar con empresas pequeñas, como por ejemplo el caso de las cooperativas agrícolas. La mayor ventaja de una PYME es su capacidad de cambiar rápidamente su estructura productiva en el caso de variar las necesidades de mercado, lo cual es mucho más difícil en una gran empresa, con un importante número de empleados y grandes sumas de capital invertido. Sin embargo el acceso a mercados tan específicos o a una cartera reducida de clientes aumenta el riesgo de quiebra de estas empresas, por lo que es importante que estas empresas amplíen su mercado o sus clientes. Financiación. Las empresas pequeñas tienen más dificultad de encontrar financiación a un coste y plazo adecuados debido a su mayor riesgo. Para solucionar esto se recurren a las SGR y Capital riesgo. Empleo. Son empresas con mucha rigidez laboral y que tiene dificultades para encontrar mano de obra especializada. La formación previa del empleado es fundamental para éstas. Tecnología. Debido al pequeño volumen de beneficios que presentan estas empresas no pueden dedicar fondos a la investigación, por lo que tienen que asociarse con universidades o con otras empresas. Acceso a mercados internacionales. El menor tamaño complica su entrada en otros mercados. Desde las instituciones públicas se hacen esfuerzos para formar a las empresas en las culturas de otros países.

2 TIPOLOGIA SOBRE CONSTITUCION DE EMPRESAS PYME

1 Empresario Individual

Un “empresario individual” es una entidad integrada por el capital, dedicada a actividades industriales, mercantiles, y no esta organizada como una persona jurídica, si no que se encuentra formada por una sola persona natural, es decir, se trata de una empresa individual, empresa unipersonal.

Desde el punto tributario, son actividades que están clasificadas en el comercio. Tributan en la 1° Categoría, en base a rentas efectivas.

La responsabilidad del empresario individual es ilimitada, puede llegar a responder con sus bienes personales de las obligaciones o deudas contraídas por la empresa.

Para realizar el trámite del aviso de Inicio de Actividades como empresario individual, tiene las siguientes modalidades:

a).- A través del sitio web del Servicio de Impuestos Internos, menú Registro de Contribuyentes, opción Inicio de Actividades (personas naturales), desde la cual podrá presentar electrónicamente este aviso.

b).- A través del trámite denominado Inicio de Actividades, en las unidades del Servicio de Impuestos Internos correspondiente al domicilio del contribuyente.

El Contribuyente debe esperar que un funcionario del SII verifique su domicilio y actividad, en el domicilio indicado en su iniciación de actividades (Casa Matriz), se le indicará entre qué fechas puede ocurrir este evento. Verificado positivamente, el contribuyente puede concurrir a timbrar documentos.

Los contribuyentes deben tener presente las siguientes declaraciones de impuestos, que deberán presentar en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias:

Impuestos mensuales:

Declarar IVA, PPM, y retenciones

Declarar en Formulario 50

Calendario de IVA (Formulario 29)

Impuestos anuales:

Declarar Renta

2 Sociedad de Responsabilidad Limitada

. Son sociedades de personas en que los socios responden hasta el monto de sus aportes. La sociedad de responsabilidad limitada sea civil o comercial es siempre solemne, debe constar en escritura pública, cuyo extracto debe inscribirse en el Registro de Comercio y publicarse en el Diario Oficial. Las modificaciones sociales son todos actos que deben cumplir las mismas formalidades de la constitución. En lo no previsto por la ley que trata las sociedades de responsabilidad limitada se rigen por Ley 3918 del 14/03/1923.

1 Creación de una Sociedad de Responsabilidad Limitada

Una sociedad de esta naturaleza, en primer lugar debe contar con una Escritura social, cuya materia incluye los antecedentes que se indican a continuación:

Razón Social y Nombre de Fantasía de la sociedad.

Nombre de los socios y sus respectivos RUT.

Nombre del Representante Legal de la empresa.

Monto del capital y porcentaje de participación de los socios.

Giro al que se dedicará la empresa.

Forma y porcentaje del reparto de los Resultados de la Empresa.

Domicilio de la empresa.

Duración de la sociedad.

Otros que información que se requiera, de acuerdo con la normativa que regula este tipo de sociedades.

Una vez obtenida la escritura de constitución y su visación por parte del notario público (ministro de Fe), que corresponda, el extracto de dicho instrumento publico, debe ser publicado, en el Diario Oficial.

Una vez cumplida este requisito, el representante legal debe, proceder a la inscripción de la sociedad en el Registro de Comercio, que corresponda al domicilio de la sociedad.

Concluidas todas las solemnidades señaladas precedentemente, la sociedad nace a la vida del derecho como persona jurídica.

Con el fin de dar por iniciada la actividad comercial la empresa debe cumplir con lo dispuesto en el art. 66 y 68 inciso 1º del Código Tributario, en cuanto a proceder con la inscripción del Rol Único Tributario y la Iniciación de Actividades. Para ambas diligencias, debe presentar los formularios habilitados para tal efecto, por el SII, acompañando la documentación que para cada caso se requiera.

Como medida de control y con el fin de evitar alguna evasión tributaria el servicio fiscalizador procede a verificar los antecedentes presentados por el contribuyente, destinada a establecer que el contribuyente realizará efectivamente la actividad declarada. El objetivo fundamental de la Verificación de Actividad, es evitar que algunas personas o empresas inicien actividades con el objetivo de obtener documentos timbrados por el Servicio, que posteriormente respaldarán transacciones inexistentes o sencillamente se utilizarán para su comercialización.

Los contribuyentes deben tener presente las siguientes declaraciones de impuestos, que deberán presentar en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias:

Impuestos mensuales:

Declarar IVA, PPM, y retenciones

Declarar en Formulario 50

Impuestos anuales:

Declarar Renta

Cabe hacer notar que otra diligencia que debe realizar la empresa al iniciar sus actividades es obtener por parte del organismo municipal que corresponda al domicilio del establecimiento de la empresa, la respectiva Patente Municipal.

3 Empresa Individual de Responsabilidad Limitada.

Antes obligatoriamente para constituir una sociedad se requerían como mínimo dos personas, porque la sociedad es un contrato y en todo contrato deben haber dos partes. Sin embargo, actualmente existen las EIRL que permiten a una persona iniciar un negocio de manera individual, pero a través de una entidad o persona legal distinta. La EIRL es una persona jurídica con rut y patrimonio propio, donde la responsabilidad es limitada, lo que permite al dueño resguardar su patrimonio personal y sólo responder hasta el capital aportado a la empresa. Se rigen por la Ley 19.857 del 11.02.2003.

4 Sociedad Anónima Cerrada

Es una persona jurídica reunida con el aporte de accionistas, los cuales serán responsables hasta el monto de sus aportes. Esta está administrada por un directorio cuyos miembros pueden ser revocados Sus características son similares a otras sociedades: tienen personalidad jurídica, los aportes de los socios está estimado en dinero o bienes convertibles en dinero, se crean con el fin de lucrar, el fondo de los accionistas soporta las posibles perdidas, pero se diferencian de las otras ya que los derechos de los accionistas están representados por acciones que constan en un título. La administración de estas sociedades corresponde a la junta de accionistas y el directorio en los cuales recae la responsabilidad de designar un Gerente. Los derechos de los accionistas están representados por los títulos que posean por la compra de acciones. Estas sociedades son siempre comerciales, aun cuando se formen para fines civiles. La sociedad anónima es de carácter solemne, tanto en su constitución, modificación y disolución, pues se forma y prueba por escritura pública, cuyo extracto se inscribe en el Registro de Comercio y se publica en el Diario Oficial.

Estas sociedades pueden ser abiertas o cerradas. Las abiertas son las pueden ofrecer sus acciones públicamente y estar inscritas en el Registro de Valores en un plazo de los 60 días desde la fecha de su formación, estando bajo la fiscalización de la Superintendencia de Valores y Seguros (SVS). Salvo si se trata de entidades bancarias, éstas serán fiscalizadas por la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras. Las sociedades anónimas cerradas están impedidas de hacer oferta pública de sus acciones, a no ser que voluntariamente opten a la fiscalización de la SVS.

Por otro lado, las sociedades anónimas abiertas podrán ser cerradas por decisión acordada en la junta de accionistas, desligándose del registro de Valores, los que seguidamente las deja fuera de la Fiscalización de Superintendencia de Valores y Seguros. La ley no exige un capital mínimo para su constitución, exceptuando las sociedades anónimas especiales como el caso de los bancos o compañías de seguros. Se rigen por la Ley 18.046 del 22.10.1981.

Los Impuestos a la Renta que afectan a una Sociedad Anónima Cerrada son los siguientes:

Impuesto de Primera Categoría, establecido en el Artículo 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.

Impuesto Único establecido en el inciso tercero del Artículo 21 de la Ley sobre Impuesto a la Renta que grava, entre otros, los gastos rechazados y retiros presuntos. Respecto a los préstamos destinados a los accionistas Personas Naturales, serán afectados con el Impuesto Único del Artículo 21 de la normativa recién mencionada, siempre y cuando estas sociedades no se encuentren voluntariamente sujetas a las normas de las Sociedades Anónimas abiertas.

3 CONTROL INTERNO

Al momento de implementar el control interno, la organización, debe elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los trabajadores, para el cumplimiento de los objetivos globales de la empresa.

1 Concepto De Control Interno:

Es el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos que a continuación se mencionan:

Confiabilidad de la información.

Eficiencia y eficacia de las operaciones.

Cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas establecidas.

Control de los recursos, de todo tipo. A disposición de la entidad.

Importancia del Control Interno:

El control es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y eficacia en el trabajo de las organizaciones.

2 Características generales del control interno:

1.- Es un proceso, un medio para logar un fin en si mismo.

2.- Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales y procedimientos. En cada área de la organización, la persona encargada de dirigirla

es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos.

3.- En su cumplimiento participan todos los trabajadores de la entidad independientemente de la categoría ocupacional que tengan.

4.- Debe facilitar el logro de los objetivos en una o más de las áreas u operaciones en la empresa

5.- Aporta un grado de seguridad razonable aunque no total, en relación con el logro de los objetivos fijados.

6.- Debe nacer para el logro del autocontrol, liderazgo, fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad de los colectivos laborales.

3 Costo de la implementación de Control Interno:

Un sistema de control interno demasiado complejo puede ahogar a los empleados en el papeleo y los procedimientos. La eficiencia y el control resultan dañados en vez de mejorados mientras mas complicado es el sistema mas es el tiempo y el dinero que se necesita para mantenerlo operando.

Los controles se establecen de acuerdo a una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos, ya que no es factible establecer controles que proporcionan protección absoluta del fraude y del desperdicio, ya que los controles adoptados por la empresa son limitados por consideraciones de costos.

El control interno ya sea en pequeñas, medianas y grandes empresas debe ser sencillo.

4 Limitaciones del control interno:

Los errores en la aplicación de los controles se desprenden de varias fuentes:

Interpretaciones erróneas de instrucciones.

Errores de juicio.

Descuido.

Distracción.

Fatiga.

Las actividades de control interno independientes de la separación de funciones, pueden ser burladas por colusión entre empleados, es decir, ponerse de acuerdo para dañar a terceros. Las limitaciones de control interno están relacionadas con el concepto de seguridad razonable, que es el rango de confiabilidad que debe tener un sistema de control que brinde como resultado una variabilidad de las salidas del sistema que no obstaculicen el logro con los objetivos.

5 Componentes del Control Interno:

Dentro de los componentes podemos encontrar:

Ambiente de Control

Evaluación de Riesgos.

Actividades de Control.

Información y Comunicación.

Supervisión o Monitoreo.

6 Ambiente de control:

La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimientos, la integridad, los valores éticos, la competencia profesional, y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su compromiso con las políticas y objetivos establecidos. Es la base para el desarrollo del resto de los elementos claves de la organización.

1 Existen algunas Normas para el Ambiente de Control:

Integridad y valores éticos.

Competencia Profesional.

Atmósfera de Confianza Mutua.

Organigrama.

Asignación de Autoridad y Responsabilidad.

Políticas y Prácticas en personal.

Comité de Control.

Al momento de evaluar el ambiente de control debemos tener en cuenta que se estén cumpliendo los procedimientos en la gestión de los recursos humanos y en la definición, clara y explicita, de los contenidos de cada puesto de trabajo.

La estructura organizacional debe ser adecuada a las características de la entidad y deben estar definidas las líneas de responsabilidad y autoridad, así como los canales por los que fluye la información.

Verificar que el comité de control funcione adecuadamente y contribuya al mejoramiento continuo del sistema de control interno implantado.

7 Evaluación de Riesgos:

A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema, para este tipo de evaluación se requiere un conocimiento practico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos de ls organización ya sean internos y externos y de la actividad.

Normas para la Evaluación de Riesgos:

Identificación del Riesgo.

Estimación del Riesgo.

Determinación de los objetivos de control.

Detección del cambio.

8 Actividades de Control:

Estas actividades son procedimientos de control que permiten asegurar que se lleven a cabo políticas de dirección, y deben relacionarse con los riesgos que asumen y define la dirección.

Normas de Actividades de Control:

Separación de tareas y responsabilidades

Coordinación entre áreas.

Documentación.

Niveles definidos de autorización.

Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos.

Acceso restringido a los recursos, activos y registros.

Rotación del personal en las tareas claves.

Control del sistema de información.

Control de la tecnología de información.

Indicadores de desempeño.

Función de auditoria interna independiente.

9 Información y Comunicación:

La información que se considere relevante debe ser transmitida oportunamente a todas las áreas de la organización permitiendo así asumir las responsabilidades individuales.

Normas de Información y Comunicación:

Información y Responsabilidad.

Contenido y flujo de la información.

Calidad de la Información.

Flexibilidad al Cambio.

El sistema de Información.

Compromiso de la Dirección.

Comunicación, valores organizaciones y Estrategias.

Canales de Comunicación.

10 Supervisión y Monitoreo:

Es el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante monitorear el control interno para determinar si esta operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.

1 Normas de Supervisión o Monitoreo:

- Evaluación del sistema de control Interno.

- Eficacia del sistema de Control Interno.

- Auditorias del sistema de control interno.

- Validación de los supuestos asumidos.

- Tratamientos de las deficiencias detectadas.

11 Riesgos de Control Interno:

El riesgo de control interno puede considerarse como una combinación entre las posibilidad de la existencia de errores significativos o irregularidades en los estados financieros y el hecho de que los mismos no sean descubiertos.

1 Riesgo de Control:

Es que de ocurrir errores no sean detectados ni corregidos por el sistema de control interno. Ello se debe a fallas en la revisión adecuada de las transacciones, documentación inadecuada, acceso ilimitado a efectivo e inventarios.

Estas debilidades en el control contribuyen a que haya errores y fraudes en los estados financieros. Siempre existirá cierto riesgo producto de las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno.

El riesgo inherente y el riesgo de control determinan la posibilidad de que los estados financieros estén materialmente equivocados.

2 Riesgo de detección:

El riesgo de detección consiste en que el auditor no descubra un error que exista en una cuenta o tipo de transacciones, el cual pueda ser importante individualmente o en conjunto con errores de otras cuentas o transacciones. El nivel de detección se relaciona directamente

con los procedimientos del auditor, siempre existirá cierto riesgo de detección, aun cuando el auditor examine al cien por ciento el saldo de la cuenta o tipo de transacción, cuando el auditor seleccione un procedimiento de auditoria inadecuado, o aplique mal un procedimiento de auditoria, o al interpretar equivocadamente los resultados de la auditoria.

12 Manual de Procedimientos

Éste es un componente del sistema de control interno, el cual está creado para obtener una información acabada, detallada, sistemática, ordenada e integral que contiene todas las responsabilidades, instrucciones e información sobre funciones, políticas, sistemas y procedimientos de las distintas actividades u operaciones que se realizan la empresa.

En todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, la empresa debe preparar los procedimientos integrales de procedimientos. Éstos son los que forman el pilar fundamental para poder desarrollar correctamente las actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo normas de seguridad, control y objetivos que se involucren en el cumplimiento con la función organizacional.

Aparte de ser una política de gerencia, el sistema de control interno se constituye como una herramienta clave de las directrices de modernización de cualquier empresa, logrando así cambios óptimos y resultados esperados basados en la calidad y eficiencia de los procesos y gestión.

13 Mejoramiento Continuo

Los manuales de procedimientos son un medio por el cual el sistema de control interno, puede ser evaluado, dando a la empresa un grado de fortaleza en su gestión. Por ello se hace indispensable realizar un levantamiento de procedimientos actuales, éstos serán el inicio y soporte para realizar los cambios que se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.

14 Objetivos y Políticas

La gestación y el sustento de una línea de mando para complementar los controles de organización.

2. Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada nivel o Dpto., así como la actividad de la empresa, aclarando todas las posibles dudas o áreas de responsabilidad indefinida.

3. Un sistema contable que preste una oportuna, verás, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.

4. Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñados para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.

Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del proceso productivo u operacional.

5. Un sistema de evaluación que asegure un correcto análisis, maximizando la protección contra posibles errores.

6. Controles validos, que estimulen la responsabilidad y gestación de las cualidades de los colaboradores y el pleno reconocimiento de su ejercicio, evitando la necesidad de controles innecesarios así como la extensión de los vigentes, de acuerdo a las necesidades de la empresa.

15 Contenido del Manual de Procedimiento.

1. Título y código del procedimiento.

2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.

3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

4. Descripción del procedimiento.

4.1. Objetivos del procedimiento

4.2. Normas aplicables al procedimiento

4.3. Requisitos, documentos y archivo

4.4. Descripción de la operación y sus participantes

4.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento

5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.

6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.

8. Supervisión y evaluación: Entidades de control y gestión de autocontrol.

Estos manuales, se confeccionan para cada una de las actividades que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con las normativas administrativas y legales vigentes.

CAPITULO II: LA EMPRESA SIM LTDA Y SUS CARACTERÍSTICAS

Para comenzar a profundizar el tema motivo de esta tesis, se procede a dar las características de la empresa en cuestión que son las siguientes:

1 VISIÓN

Su Visión es consolidarse como una importante empresa de ingeniería, especializada en la ejecución de proyectos de ingeniería y servicios de mantención, además ser una entidad en post de la vanguardia y el desarrollo, líderes en brindar soluciones integrales en las áreas de control automático, electricidad y mecánica. Contribuyendo de esta forma al desarrollo de la región.

2 MISIÓN

La Misión de SIM LTDA., es desarrollar Ingeniería de excelente calidad, contribuyendo al desarrollo económico de la región, cuando se ejecutan obras en la zona, relacionadas principalmente con proyectos de mantención en las áreas de control automático, electricidad y mecánica; también vende y gestiona adquisiciones de materiales, instrumentos y equipos de control automático industrial.

3 POLÍTICA EMPRESARIAL

SIM Ltda. es una empresa creada en la octava región con la finalidad de proporcionar servicios especializados de ingeniería y suministros de Control Automático e Instrumentación Industrial principalmente a los clientes del Sur del país, aportando la calidad y solvencia técnica que tradicionalmente se ha obtenido sólo de las mayores empresas del área radicadas en Santiago.

Nuestra cercanía con nuestros clientes y nuestra vocación de permanencia de largo plazo en el negocio nos orientan a involucrarnos en el servicio de los Clientes con sentido superior de responsabilidad técnica y seriedad comercial.

Nuestra relación con nuestros colaboradores es de respeto, mutua confianza y alta valoración de las personas y de sus derechos y haremos lo que esté en nuestras posibilidades para respaldar sus esfuerzos de crecimiento personal y desarrollo profesional.

4 ORGANIGRAMA

Contar con una organización adecuada a la tarea económica que realiza, esta organización se debe subdividir por departamentos, para mejorar los resultados, pero también para un mejor manejo de personal. Esto deberá incluir un plan estratégico que le oriente hacia el logro de su objetivo. A continuación se muestra el organigrama de la empresa SIM Ltda.

[pic]

5 COMPETENCIAS

Tener políticas escrituradas que sirvan de base para la funcionalidad interna, y cada persona que está involucrada en la empresa, debe tener un conocimiento, básico o extenso, según lo requiera el puesto. Para ello se da a conocer el siguiente cuadro de competencias:

|Cargo |Nivel de |Título Profesional |Formación |Habilidades |Experiencia |

| |Formación | | | | |

|Gerente General |Universitaria |Titulo en |Herramientas en |Adopta, aplica y supervisa en su ámbito de |5 años |

| | |Administración o |control de gestión. |gestión los procedimientos correspondientes | |

| | |similar |Inglés oral y escrito.|a la GC de la Empresa. | |

| | | | |Fomentar y/o crear las oportunidades para | |

| | | | |que los empleados se desarrollen. | |

| | | | |Juzgar el desempeño con exactitud. | |

| | | | |Fomenta y/o crea las oportunidades para | |

| | | | |mejorar la productividad. | |

| | | | |Facilitar la adaptación y renovación | |

| | | | |continua de la empresa para adecuarla a las | |

| | | | |demandas del mercado. | |

| | | | |Integración en sentido descendente con el | |

| | | | |trabajo de sus subordinados que no ejerce | |

| | | | |control administrativo. | |

|(Contador Auditor) |Técnico |Titulo en |Usuario Office |Organización. |5 años |

|Encargado |Profesional |Administración con |avanzado. |Uso formalidades y estándares escritos y | |

|Administrativo |Universitario |orientación en |Conocimientos de |verbales. | |

| | |contabilidad |Contabilidad |Adopta, aplica y supervisa en su ámbito de | |

| | |Contador Auditor | |gestión los procedimientos correspondientes | |

| | | | |al Control Interno de la Empresa. | |

| | | | |Juzgar el desempeño con exactitud | |

| | | | |Fomenta y/o crea las oportunidades para | |

| | | | |mejorar la productividad en el área | |

| | | | |Administrativa. | |

| | | | |Facilitar la adaptación y renovación | |

| | | | |continua de la empresa para adecuarla a las | |

| | | | |demandas del mercado. | |

| | | | |Integración en sentido descendente con el | |

| | | | |trabajo de sus subordinados que no ejerce | |

| | | | |control administrativo. | |

|Contador Auditor |Técnico |Titulo en |Usuario Office |Organización. |1 año |

|Asistente |Profesional |Administración con |avanzado. |Uso formalidades y estándares escritos y | |

|Administrativo |Universitario |orientación en |Conocimientos de |verbales. | |

| | |contabilidad |Contabilidad | | |

| | |Contador Auditor | | | |

|Jefe de Ingeniería |Universitaria |Ingeniero |Uso AutoCad |Adopta, aplica y supervisa en su ámbito de |5 años |

|e Integración | |Civil/Ingeniero |Usuario Office |gestión los procedimientos correspondientes |(civil) |

| | |Ejecución |avanzado |a la GC de la Empresa |10 años |

| | | |Inglés |Dirige y controla sistemáticamente las |(ejecución) |

| | | |Experiencia práctica |actividades del personal interno/externo de | |

| | | |en industrias de |Ingeniería e Integración para completar los | |

| | | |procesos. |Proyectos en plazo y costo planificados, a | |

| | | |Experiencia en el |satisfacción de los Clientes | |

| | | |desarrollo de |Entrega directamente y/o facilita el acceso | |

| | | |proyectos de |de información y recursos internos/externos | |

| | | |ingeniería. |a su personal para respaldar técnicamente su| |

| | | | |desempeño | |

| | | | |Aporta conocimiento práctico a la evaluación| |

| | | | |de costos de las actividades de Ingeniería e| |

| | | | |Integración | |

| | | | |Revisa y aporta conocimiento práctico a la | |

| | | | |Planificación de las actividades de | |

| | | | |Ingeniería e Integración | |

| | | | |Representa la posición técnica oficial de la| |

| | | | |Empresa y sostiene sus intereses en | |

| | | | |instancias de tipo resolutivo con Clientes y| |

| | | | |Proveedores | |

| | | | |Evalúa el desempeño del personal y los | |

| | | | |Proveedores de Ingeniería e Integración | |

| | | | |Participa en y/o dirige actividades de | |

| | | | |terreno en que se requiera su evaluación y/o| |

| | | | |aporte técnico y/o de gestión y/o de | |

| | | | |prevención de riesgos | |

| | | | |Posee un conjunto de habilidades sociales | |

| | | | |adecuadas a la interlocución del más alto | |

| | | | |nivel con Clientes y/o Proveedores | |

| | | | |nacionales o extranjeros | |

| | | | |Prepara directamente y/o revisa técnicamente| |

| | | | |la documentación oficial dirigida a Clientes| |

| | | | |y Proveedores | |

| | | | |Desarrolla, adopta y/o dirige el desarrollo | |

| | | | |y supervisa la aplicación de estándares que | |

| | | | |faciliten y hagan técnicamente segura la | |

| | | | |construcción de documentos de Ingeniería | |

| | | | |Asegura que la orientación general de los | |

| | | | |Proyectos de Ingeniería y/o de Integración y| |

| | | | |su desarrollo obedezcan a la normativa | |

| | | | |técnica aplicable/exigible | |

| | | | |Participa en la dirección estratégica de la | |

| | | | |Empresa y aporta conocimiento y contactos | |

| | | | |que faciliten la gestión de ese nivel | |

|Ingeniero de |Universitaria |Ingeniero |Especialidad |Adopta y aplica en su ámbito de gestión los |1 año (civil) |

|proyecto | |Civil/Ingeniero |Eléctrica, |procedimientos correspondientes a la GC de |3 años |

| | |Ejecución |electrónica, |la Empresa |(ejecución) |

| | | |automatización |Genera directamente documentación de diseño | |

| | | |industrial, mecánica y|técnicamente correcta y de presentación | |

| | | |química. |adecuada a su fin como parte de trabajos de | |

| | | |Inglés (medio) |Ingeniería y/o Integración en su | |

| | | |AutoCad |Especialidad | |

| | | |Usuario Office |Dirige, controla y respalda técnicamente el | |

| | | |avanzado |desarrollo de documentación de diseño | |

| | | |Experiencia práctica |técnicamente correcta y de presentación | |

| | | |externa en el |adecuada a su fin como parte de trabajos de | |

| | | |desarrollo de |Ingeniería y/o Integración, por Proyectistas| |

| | | |proyectos. |que participen en trabajos a su cargo | |

| | | | |Dirige, controla y respalda técnicamente el | |

| | | | |desarrollo productivo de actividades en | |

| | | | |terreno correspondientes a la ejecución de | |

| | | | |los Proyectos a su cargo, con particular | |

| | | | |atención a su seguridad personal, a la de | |

| | | | |sus subalternos y a la de los bienes del | |

| | | | |Cliente | |

| | | | |Dirige, controla y respalda técnicamente el | |

| | | | |desarrollo productivo, técnicamente correcto| |

| | | | |y seguro de actividades de Integración por | |

| | | | |parte de terceros encargados a su | |

| | | | |supervisión | |

| | | | |Ejecuta profesionalmente la interlocución y | |

| | | | |la coordinación de nivel operativo con los | |

| | | | |representantes del Cliente en los proyectos | |

| | | | |a su cargo | |

| | | | |Genera la documentación de constancias de | |

| | | | |gestión técnica correspondientes a los | |

| | | | |Proyectos que ejecuta | |

| | | | |Detecta y representa a la línea los | |

| | | | |requerimientos de apoyo técnico y/o de | |

| | | | |gestión necesarios al desempeño exitoso de | |

| | | | |su cometido | |

| | | | |Identifica, lee, interpreta y aplica | |

| | | | |correcta y consistentemente la | |

| | | | |documentación técnica y normativa | |

| | | | |convencional aplicable en cada caso, en | |

| | | | |idiomas Español y/o Inglés | |

| | | | |Lee e interpreta correctamente documentación| |

| | | | |técnica de Proceso en la medida necesaria a | |

| | | | |su desempeño específico | |

| | | | |Especifica correctamente equipos y | |

| | | | |componentes de su especialidad para los | |

| | | | |Proyectos de Ingeniería e Integración a su | |

| | | | |cargo, con atención a la normativa | |

| | | | |convencional específicamente aplicable | |

| | | | |Participa en reuniones operativas con | |

| | | | |Clientes y/o Proveedores, las documenta y | |

| | | | |representa la posición técnica de la Empresa| |

| | | | |Lee e interpreta correctamente documentación| |

| | | | |en idioma inglés relativa a su gestión, y | |

| | | | |mantiene interlocución escrita y oral | |

| | | | |técnica en ese idioma, en nivel operativo | |

| | | | |suficiente a las necesidades de su | |

| | | | |desempeño. | |

|Encargado |Técnico |Técnico en |Usuario Office |Organización |1 año |

|Adquisiciones |Profesional / |Administración de |avanzado |Sociabilidad | |

| |Universitario |Empresa |Inglés (medio) |Relaciones públicas | |

| | | |Conocimientos básicos |Asertividad | |

| | | |de contabilidad | | |

|Ingeniero Externo |Universitaria |Ingeniero |Uso AutoCad |Ejecuta los trabajos encomendados dentro del|5 años |

| | |Civil/Ingeniero |Usuario Office |plazo estipulado y a satisfacción del |(civil) |

| | |Ejecución |avanzado |Cliente |10 años |

| | | |Inglés (medio) |Mantiene una interlocución armoniosa y |(ejecución) |

| | | |Experiencia práctica |técnicamente sólida con S I M Ltda y con el | |

| | | |en industrias de |Cliente | |

| | | |procesos. |Genera informes técnicos claros y bien | |

| | | |Experiencia en el |documentados sobre su actividad | |

| | | |desarrollo de |Identifica, interpreta y aplica | |

| | | |proyectos de |consistentemente la normativa técnica | |

| | | |ingeniería. |convencional aplicable a sus trabajos | |

| | | | |Mantiene el servicio al Cliente en el plano | |

| | | | |de representación de la Empresa | |

| | | | |Acepta y respeta las normativas técnicas, | |

| | | | |administrativas y de seguridad locales de | |

| | | | |cada Cliente | |

| | | | |Valoriza sus servicios de modo consistente y| |

| | | | |competitivo | |

|Dibujante |Técnico |Dibujante |AutoCad |Adopta y aplica en sus actividades los |2 años |

|Proyectista |Profesional |técnic-industrial |Usuario Office |procedimientos correspondientes a la GC de | |

| | |Dibujante técnico en|avanzado |la Empresa | |

| | |nivel superior de | |Desarrolla documentación técnica de diseño | |

| | |proyecto de | |con sujeción a la normativa técnica | |

| | |ingeniería y | |convencional de la especialidad | |

| | |arquitectura | |Acepta y respeta las normativas técnicas, | |

| | | | |administrativas y de seguridad locales de | |

| | | | |cada Cliente | |

| | | | |Cumple consistentemente los plazos | |

| | | | |disponibles para la ejecución de sus | |

| | | | |trabajos | |

| | | | |Se integra y contribuye a distintos equipos | |

| | | | |de trabajo en forma profesional y armónica | |

| | | | |Desarrolla y/u obtiene y aplica métodos y | |

| | | | |ayudas que simplifican y aportan | |

| | | | |consistencia a la ejecución de sus trabajos | |

|Soporte Informático|Técnico |Técnico en Redes |Mantención de Redes |Prolijidad |1 año |

| |Profesional | |Mantención y Armado de|Organizacional | |

| | | |Computadores. | | |

| | | |Lenguaje informático | | |

| | | |Internet usuarioInglés| | |

| | | |(medio) | | |

Adicional a estos cargos se tendrá una función de Coordinador de Proyectos, que tendrá las siguientes características y podrá recaer en cualquier miembro de la organización que demuestre aptitudes de coordinador.

|Función |Nivel de Formación |Título Profesional |Formación |Habilidades |Experiencia |

|Coordinador de |Universitaria |Ingeniero |Inglés básico |Adopta y aplica en su ámbito de gestión |3 años |

|Proyecto | | |Uso de Autocad |los procedimientos correspondientes a la | |

| | | |Usuario Office |GC de la Empresa | |

| | | |avanzado |Elabora y mantiene actualizado un | |

| | | | |catastro de los Proyectos de Ingeniería y| |

| | | | |de Integración, con detalle del estado de| |

| | | | |avance de la gestión técnica y económica | |

| | | | |Genera/coordina la documentación de | |

| | | | |Planificación de los Proyectos de | |

| | | | |Ingeniería y/o de Integración, en | |

| | | | |contacto directo con los participantes | |

| | | | |internos | |

| | | | |Genera y mantiene un método sencillo y | |

| | | | |efectivo de información interna pública | |

| | | | |del estado de la gestión técnica y | |

| | | | |económica de los Proyectos de Ingeniería | |

| | | | |e Integración | |

| | | | |Establece comunicación directa con | |

| | | | |Clientes y Proveedores para acordar hitos| |

| | | | |y actividades de coordinación de la | |

| | | | |gestión técnica y económica de los | |

| | | | |Proyectos de Ingeniería e Integración, en| |

| | | | |acuerdo con los participantes internos | |

| | | | |Posee habilidades sociales que permiten y| |

| | | | |facilitan el desarrollo armónico de sus | |

| | | | |actividades en contacto con participantes| |

| | | | |internos y externos de los Proyectos de | |

| | | | |Ingeniería e Integración | |

| | | | |Lee e interpreta correctamente | |

| | | | |documentación en idioma inglés relativa a| |

| | | | |su gestión, y mantiene interlocución | |

| | | | |escrita y oral técnica en ese idioma, en | |

| | | | |nivel operativo suficiente a las | |

| | | | |necesidades de su desempeño | |

7 DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Describir las funciones y responsabilidades para cada uno de los puestos dentro de la empresa, para lo cual se deben contar con el auxilio de descripciones de cargos, los cuales deben ser accesibles al personal, para que todos tengan conocimiento de los mismos.

Para ello se tomará sólo los cargos inherentes a la materia que nos convoca, que son el área administrativa, contable y tributaria, que para ello se describirán las funciones del encargado administrativo y del asistente administrativo.

|DESCRIPCION DE CARGOS - ENCARGADO ADMINISTRATIVO |

|REGISTRO DE ACTUALIZACIONES Y MODIFICACIONES |

|REV. |FECHA |ACTUALIZACION7MODIFICACION |APROBADO POR |

|A |01 Dic 2010 |Original | |

| | | | |

| | | | |

CARGO: ENCARGADO ADMINISTRATIVO

NIVELES: ÚNICO

SUPERVISOR DIRECTO: GERENTE

PERFIL INICIAL

Es un Contador Auditor o Ingeniero en Administración con cinco (5) años de experiencia en el cargo de administrador con conocimientos en la especialidad de administración y contabilidad.

La práctica en actividades referentes al cargo será un aspecto ventajoso en la selección.

Posee conocimientos y habilidad en el uso de herramientas computacionales básicas; como mínimo, Word y Excel.

Su uso de formalidades y estándares escritos y verbales, presenciales y telefónicos, de comunicación se encuentran en el nivel de una buena práctica comercial.

El conocimiento formal de Contabilidad será un aspecto ventajoso en la selección. En cualquier caso demuestra habilidad de cálculo compatible con las necesidades generales de su cargo, en particular, en relación con tasas impositivas y conversión de monedas.

El conocimiento del idioma inglés será un aspecto ventajoso en la selección.

Es responsable directo de las de las relaciones de SIM Ltda. Con los clientes y proveedores relacionados con su gestión.

Verifica / promueve que las decisiones y/o compromisos administrativos, comerciales y/o de gestión alcanzados en el desarrollo de actividades con clientes, proveedores e internos de la empresa, sean adecuadamente documentados en lo que se solicite.

Coordina / decide la participación del apoyo logístico administrativo para el desarrollo de las actividades propias del giro de SIM Ltda.

Evalúa las necesidades y gestiona la obtención de capacitación y actualización técnica para el personal a su cargo.

Evalúa el desempeño del personal a su cargo y propone oficialmente las medidas que corresponda adoptar para su optimización.

Aprueba y decide la inclusión de nuevos estándares en la biblioteca de estándares de SIM Ltda. Y promueve su utilización y práctica.

Ejecuta los procedimientos establecidos para realizar tareas encomendadas por el Gerente de SIM Ltda.

Establece, controla, ejecuta e informa el cronograma de las operaciones a su cargo.

Centraliza la coordinación de actividades al interior de SIM Ltda. Con proveedores e instancias oficiales, (Bancos, Organismos Públicos y Privados) relativas a su gestión para que las actividades a su cargo se completen al costo y los plazos previstos.

Prepara y presenta la información del estado y avance de su gestión requerida por SIM Ltda.

|DESCRIPCION DE CARGOS - AUXILIAR ADMINISTRATIVO |

|REGISTRO DE ACTUALIZACIONES Y MODIFICACIONES |

|REV. |FECHA |ACTUALIZACION7MODIFICACION |APROBADO POR |

|A |01 Dic 2010 |Original | |

| | | | |

| | | | |

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO

NIVELES: ÚNICO

SUPERVISOR DIRECTO: ENCARGADO ADMINISTRATIVO

PERFIL INICIAL

Es un Técnico de Nivel Superior en una especialidad de administración o contabilidad.

La práctica en actividades referentes al cargo será un aspecto ventajoso en la selección.

Posee conocimientos y habilidad en el uso de herramientas computacionales básicas; como mínimo, Word y Excel.

Su uso de formalidades y estándares escritos y verbales, presenciales y telefónicos, de comunicación se encuentran en el nivel de una buena práctica comercial.

El conocimiento formal de Contabilidad será un aspecto ventajoso en la selección. En cualquier caso demuestra habilidad de cálculo compatible con las necesidades generales de su cargo, en particular, en relación con tasas impositivas y conversión de monedas.

El conocimiento del idioma inglés será un aspecto ventajoso en la selección.

Es responsable auxiliar de las de las relaciones de SIM Ltda. Con los clientes y proveedores relacionados con su gestión.

Ejecuta los procedimientos establecidos para realizar tareas encomendadas por el encargado administrativo.

Establece, controla, ejecuta e informa el cronograma de las operaciones a su cargo.

Centraliza la coordinación de actividades al interior de SIM Ltda. Con proveedores e instancias oficiales, (Bancos, Organismos Públicos y Privados) relativas a su gestión para que las actividades a su cargo se completen al costo y los plazos previstos.

Prepara y presenta la información del estado y avance de su gestión requerida por SIM Ltda.

8 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Existir controles internos para la homogeneidad en materia de la operatividad dentro de la organización, seguidamente, estos controles estarán dirigidos a áreas especificas dentro de la organización, para que al final, todas estén relacionadas entre sí.

Como el siguiente cuadro de evaluación de personal:

|CARGO |EDUCACIÓN |TITULO |FORMACIÓN |HABILIDADES |EVALUACIÓN |EXPERIENCIA |CAPACITACIÓN |

| | | | | | | |REQUERIDA |

|Gerente General |(Cumple o no | |Comentar el |(Comentar el | |(Cumple o no | |

| |Cumple + una | |cumplimiento o |cumplimiento o no de | |Cumple + una | |

| |observación) | |no de la |habilidades según la | |observación) | |

| | | |formación |evaluación de | | | |

| | | |respectiva |competencias del | | | |

| | | | |personal | | | |

| | | | |(SIM-GC-DO-02)) | | | |

|Nombre Empleado | | | | | | | |

|Contador/ |(Cumple o no | |Comentar el |Evaluador (Jefe | |(Cumple o no | |

|Encargado |Cumple + una | |cumplimiento o |directo: gerente | |Cumple + una | |

|Administrativo |observación) | |no de la |general) | |observación) | |

| | | |formación |(comentario sobre | | | |

| | | |respectiva |cumplimiento o no de | | | |

| | | | |habilidades según | | | |

| | | | |listado de | | | |

| | | | |competencias) | | | |


|Contador/ |(Cumple o no | |Comentar el |Evaluador (Jefe | |(Cumple o no | |

|Asistente |Cumple + una | |cumplimiento o |directo: encargado | |Cumple + una | |

|Administrativo |observación) | |no de la |administrativo) | |observación) | |




| | | | |listado de | | | |



|Jefe de |(Cumple o no | |Comentar el |Evaluador (Jefe | |(Cumple o no | |

|Ingeniería e |Cumple + una | |cumplimiento o |directo: gerente | |Cumple + una | |

|Integración |observación) | |no de la |general) | |observación) | |




| | | | |listado de | | | |



|Ingeniero |Cumple, ya que | |Comentar el |Evaluador (Jefe | | | |

| |posee título de| |cumplimiento o |directo: jefe de | | | |

| |Ingeniero Civil| |no de la |ingeniería ) | | | |

| |Químico | |formación |(comentario sobre | | | |



| | | | |listado de | | | |



|Encargado |(Cumple o no | |Comentar el |Evaluador (Jefe | | | |

|Adquisiciones |Cumple + una | |cumplimiento o |directo) | | | |

| |observación) | |no de la |(comentario sobre | | | |

| | | |formación |cumplimiento o no de | | | |

| | | |respectiva |habilidades según | | | |

| | | | |listado de | | | |



|Ingeniero |(Cumple o no | |Comentar el |Evaluador (Jefe | | | |

|Externo |Cumple + una | |cumplimiento o |directo:) | | | |




| | | | |listado de | | | |



|Dibujante |(Cumple o no | |Comentar el |Evaluador (Jefe | | | |

|Proyectista |Cumple + una | |cumplimiento o |directo) | | | |




| | | | |listado de | | | |



|Nombre Empleado | | | |Evaluador (Jefe | | | |

| | | | |directo: Iván | | | |

| | | | |Barrientos) | | | |

| | | | |(comentario sobre | | | |

| | | | |cumplimiento o no de | | | |


| | | | |listado de | | | |



|Soporte técnico | | | |Evaluador (Jefe | | | |

| | | | |directo: Iván | | | |

| | | | |Barrientos) | | | |

| | | | |(comentario sobre | | | |

| | | | |cumplimiento o no de | | | |


| | | | |listado de | | | |


Existir unidades operacionales con funciones explícitas y con personal acorde a las necesidades internas de cada área.

Tener la infraestructura adecuada, para la realización de la actividad para la cual fue creada; en este caso es trascendente observar la importancia que tiene la ubicación estratégica de la empresa para moverse en el mercado meta, o según sea el caso, que el lugar sea conveniente tanto en espacio como en ubicación.

9 FINALIDAD Y OBJETIVOS

El fin primordial de una SIM Ltda., es la obtención de utilidades, entendiéndose por ella, la ganancia que obtiene derivada de su actividad.

Para ello debe contar con objetivos que indiquen hacia donde se enfocan los esfuerzos de la organización y coordinar la función de los trabajadores dentro de ella. Dando, el primer paso en la planificación mediante el establecimiento de los objetivos, que lleven a orientar el esfuerzo organizacional hacia una meta determinada.

La determinación de los objetivos es responsabilidad de la administración, pero los objetivos de cada área o departamento se deben perfeccionar en todos y cada uno de los niveles de la empresa por lo que estarán estructurados de manera que se ubiquen en los distintos puntos estratégicos de ésta, con el propósito de obtener en forma conjunta, los resultados de los objetivos globales o generales de la organización.

De acuerdo a lo anterior y atendiendo a la razón de negocio de la empresa en estudio, es una principal finalidad, el dirigir sus recursos tanto humanos como financiero a la maximización de sus utilidades después de impuesto, por lo que toda orientación al logro de los objetivos debe ser enfocada a su desarrollo bajo el prisma de la eficiencia y eficacia.

Tiene un objetivo social, puesto que desarrolla el sistema económico creando riqueza (bienes y servicios) empleo y rentas.

10 ELEMENTOS

La organización cuenta con las herramientas mínimas para desarrollarse activamente en el mercado, además de ser una unidad económica que funcione con el fin de obtener el logro de los objetivos planteados, estos elementos o herramientas, entre otros son:

1 Elemento Humano

Es el más importante y esta formado por personas que se desarrollan en la organización y están distribuidas de manera de cubrir los cargos necesarios, de acuerdo a sus competencias, en las diversas actividades de la compañía, algunas d estas actividades son:

1 El Inversionista o Propietario:

Es el encargado de aportar el capital para producir o para realizar las actividades para la cual fue creada la organización y por consiguiente el que recibe los mayores beneficios de los resultados operativos, al momento de la distribución de las utilidades.

2 Los Administradores

Son de confianza del propietario, encargándose de la planificación, desarrollo de la administración y controlar que los objetivos a largo y a corto plazo de la organización se cumplan a cabalidad.

3 Los Trabajadores

Parte importante en el trabajo operativo y administrativo de la organización, ubicándose en distintos puestos de ésta, que va a depender de las actividades que necesita realizar la organización para su funcionamiento.

2 Elemento Material

Conformada por la existencia física de la empresa, como lo son su estructura, instalaciones y otros recursos como escritorios, muebles, útiles y la tecnología necesaria para el desarrollo de la actividad empresarial.

3 Elemento Financiero

Mediante el cual se consigue todos los elementos descritos anteriormente, para el desarrollo de la actividad para la cual fue creada la organización, así como la contratación del personal participante de esta organización. Éste está representado en dinero, efectivo o valores convertibles que servirán para comprar, pagar las remuneraciones u honorarios y realizar los desembolsos necesarios dentro de la actividad económica de la empresa.

CAPITULO III: PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA

1 OBJETIVOS GENERALES

Como objetivo general se establecerán los procedimientos del área administrativa para establecer un correcto enfoque en los movimientos de documentación que circulan en la organización.

2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Se establecerá procedimiento para el pago de Facturas Recibidas

Se establecerá procedimiento para el cobro de Facturas emitidas

Se establecerá procedimiento para la contratación, pago de remuneraciones y desvinculación del trabajador.

Se establecerá procedimiento para contratación y finiquito de servicios a honorarios

Se establecerá procedimiento para la gestión y compra de insumos

Se establecerá procedimiento para Facturación

3 ALCANCES

Para ésta implementación se hará necesario promover la aplicación de cada uno de los procedimientos antes descritos y lograr que se cumplan a cabalidad por todos los miembros de la organización que tengan que ver con el área. Tomando en consideración que todos estos miembros serán parte de la creación de los procedimientos.

Hoy en día todas las empresas incluyendo las PYMES, necesitan implementar un control en todas las áreas de la organización. El control interno es una necesidad para todo tipo de empresa incluyendo las PYMEs como lo es SIM Ltda. , proporciona una ayuda de manera eficiente para el control de los procedimientos dentro de la entidad. Al contar con procedimientos claros y definidos se hace más fácil establecer la actividad que debe desempeñar y la responsabilidad que de ese cargo se desprende. Dentro del área administrativa es imprescindible tener orden y control.

En este proceso de análisis organizacional se pretende solucionar problemas relacionados con desordenes administrativo- financieros que se producen en una PYME, es por ello que surge la necesidad de implementar un sistema de control interno que permita mejorar o directamente solucionar dichos errores a través de la creación de procedimientos para las áreas afectadas y así lograr un eficiente desempeño de los cargos y el cumplimiento de los objetivos establecidos por la organización.

El Control Administrativo está orientado a las políticas administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y procedimientos que están relacionados, en primer lugar, con el debido atascamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la de los niveles de dirección y administración, y en segundo lugar, con la eficiencia y eficacia de las operaciones.

El control administrativo interno debe incluir análisis, estadísticas, informes de actuación, programas de entrenamiento del personal, y controles de calidad de productos o servicios.

Los procedimientos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la entidad, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos establecidos por la entidad. Los manuales de procedimientos incluyen normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo ene l transcurso del tiempo y su relación con las funciones y procedimientos y la forma en que la empresa se encuentra organizada.

4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

El Manual de Procedimiento representa una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación dentro de la entidad, contienen información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas, procedimientos de la empresa lo que hace que sean de mucha utilidad para la empresa y lograr una eficiente administración.

Son elementos muy eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, ya que son una fuente de información que ayuda a orientar y mejorar los esfuerzos de los integrantes de la entidad para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de las necesidades que tenga cada empresa así como también de la información para poder analizar con qué tipo de manuales debe contar. Al momento de su elaboración puede llegar a abarbar todos y cada uno de los aspectos de la empresa, su único alcance se ve limitado por las exigencias de la administración.

Como características principales se diría que son documentos dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas por posibles modificaciones que se den por las necesidades cambiantes de toda empresa moderna. No deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente, según surjan nuevas ideas para obtener un eficiente funcionamiento de la entidad. Deben ser constantemente revisados ya que al permanecer estático puede convertirse en obsoleto, para evitar que se transformen en una barrera que dificulte el desarrollo de la entidad. Tienden a uniformar los criterios y conocimientos dentro de las diferentes áreas de la organización, para estar en concordancia con la misión y visión de la empresa y por supuesto con los objetivos impuestos por esta.

Los objetivos y beneficios de los Manuales de Procedimientos, están orientados a fijar políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización; facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización; definir funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa; asegurar y facilitar la información necesaria para cada componente de la entidad, para poder realizar las labores que le han sido encomendadas y lograr una uniformidad, eficiencia y calidad esperada en los procedimientos de trabajo, permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo de funcionarios evitando funciones de control innecesarias, existiendo estos manuales; reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia; facilitar la selección de nuevos empleados y

proporcionarles los alineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones; constituir una base para el análisis posterior al trabajo y mejoramiento de los sistemas y procedimientos, servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal; comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes; determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y la relación con los participantes de la organización.

Así como beneficios también existen limitantes pero en menor magnitud, de los cuales podemos mencionar:

Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero.

Ejercer un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.

Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en su mayoría muy voluminosos.

En algunos casos los sindicatos usan los manuales como herramienta de protección para sus derechos, es decir, no hacen nada adicional a lo que esta establecido en el manual.

La clasificación de los manuales puede resumirse en Generales y Específicos.

- Generales: Aquellos que contiene información de aplicación universal, para todos los integrantes de la organización.

- Específicos: Aquellos que su contenido está dirigido directamente hacia un área, proceso o función particular dentro de la misma.

Sin restar importancia a la diversidad de manuales de procedimientos existentes haremos énfasis en tres tipos, los cuales nos ofrecen mayor información y son:

De Organización.

De Normas y Procedimientos.

De Puestos y Funciones.

Manual de organización:

Este tipo de manuales explican en forma general y concentrada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos los integrantes de la entidad, para ayudar a que puedan familiarizarse e identificarse con ella.

En términos globales, expone en detalle la estructura de la empresa. Señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizaciones. Otra de sus características es que su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión de los responsables de su elaboración.

Dentro de los antecedentes que se encuentran en los manuales de organización se encuentran:

Historia de la Empresa.

Misión, Visión y objetivos de la empresa.

Legislación o Base legal.

Estructura de la organización (organigrama).

Normas y políticas generales.

1 Manual de Normas y Procedimientos:

En este tipo de manual se describen las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan además la labor de la auditoria administrativa, la evaluación del control, interno y su vigilancia. Además contiene un texto que contienen las normas que deben cumplirse para la ejecución eficiente de las actividades.

Para este tipo de manuales es aconsejable elaborar uno para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que de realizar uno solo en forma general, representaría una complejidad al momento de ser utilizado.

Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran alrededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representa al Manual de Normas y Procedimientos.

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:

- Identificación del procedimiento

- Nombre

- Área de desempeño

- Codificación

- Descripción Genérica (objetivo)

- Normas generales

- Responsable de cada una de las actividades que lo integran

- Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)

- Descripción de cada una de las actividades que lo integran

2 Manual de puestos y funciones.

Este tipo de manual de procedimientos contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes cargos que integran la estructura de la organización, a través de la descripción de funciones rutinarias de trabajo para cada uno de los cargos.

Generalmente se utilizan en empresas que cuentan con una estructura organizacional, es decir, están divididas por sectores en donde se agrupan características de cada cargo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad. Esquematizando las relaciones entre casa función de la organización.

Aquí se describe el nivel jerárquico de cada cargo dentro de la organización, así como su relación de dependencia, es decir, el lugar que ocupa el cargo dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está.

Para la elaboración de manuales de procedimientos administrativos no existe una regla universal, ni metodologías preestablecidas, solo existen alineamientos lógicos para su conformación, los cuales mencionaremos a continuación:

Recopilación de información.

Interpretación y diseño de la información.

Elaboración del manual.

Aprobación y actualización del manual.

Recopilación de Información:

La recopilación de información depende de los manuales que se desea elaborar, que en este caso serán manuales de procedimientos administrativos, por lo que se hace necesario tener claros los objetivos generales y específicos del manual, a quien está dirigido, los términos que serán utilizados dentro del y todas las características técnicas que se adecuen a él.

La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización, obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboración de los Manuales específicos la información debe ser recopilada directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.

La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en cada una de ellas.

La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos.

Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la información no será necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningún valor para los usuarios directos, pero también se puede determinar que aún hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de recopilación de información.

Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información recopilada verbalmente contra la información que proviene de las respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.

La depuración y complemento de información es muy importante para no elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la información al momento de ser diseñada es importante que sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.

El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensión.

Elaboración del manual:

La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para una tarea de tipo técnico.

Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo.

La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general.

El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No importa quién o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes de la organización.

Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboración será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.

Toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe realizarse por medio de los encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez ser aprobados por el órgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificación que se realice por separado y que no se comunique formalmente puede considerarse inválida y los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organización podrán hacer caso omiso a las mismas.

Dentro de la organización el área de administración, es de máxima importancia dentro de la organización ya que desde allí se logran el establecimiento, búsqueda y logro de los objetivos.

Si analizamos todos somos administradores, en distintos ámbitos, ya sea en la vida. en empresas, negocios, escuela, gobiernos, familia.

5 PROCEDIMIENTO DEL PAGO DE FACTURAS RECIBIDAS.

1 Objetivo.

Este documento establece el procedimiento para el pago de cuentas adquiridas por la empresa, para el cumplimiento de los objetivos propios de la actividad de la empresa SIM Ltda., como parte del Sistema control interno.

2 Alcance

Este procedimiento debe ser atendido por el encargado de administración y asistente administrativo e incluye el control de los siguientes registros:

- Cronograma de pago de facturas.

3 Responsabilidades

Los responsables del control de este documento es el encargado del área de Administración y asistente administrativo.

4 Documentos Aplicables

Factura

Cheque

Comprobante de egreso

5 Terminología

WORD:

Word es un programa procesador de texto que permite la creación de documentos. Es parte del paquete de software Office de la empresa Microsoft.

EXCEL:

Excel es un programa de Microsoft, el cual consiste en una hoja de cálculo, utilizada para realizar fórmulas matemáticas y cálculos aritméticos, o simplemente bases de datos.

Sus trabajos son almacenados en archivos con extensión .xls.

6 Actividades del procedimiento

1.- Se recibe factura desde el departamento de contabilidad, previo registro en el libro respectivo.

2.- Se debe registrar en la factura la fecha de recepción de manos de contabilidad.

3.- Se registra en bitácora de pago de facturas documentos recibidos.

4.- Con dos días de anticipación a vencimiento de factura, se procede a la emisión del documento de pago de la factura adeudada o a realizar borrador de la transferencia electrónica según corresponda, para luego ser autorizada por el encargado administrativo.

7 Control de Registro

| Identificación del Registro |Almacenamiento |Protección |Recuperación |Tiempo retención y |

| | | | |disposición |

| Cronograma de pago de facturas. |Digital |Espacio servidor |Encargado de |Un año desde el cierre del |

| |(servidor/cuentas por| |Contabilidad | |

| |pagar. | | | |

| | | | | |

| | | | | |

8 Modificaciones del Documento

|Fecha |Número Revisión|Modificaciones Realizadas |

|01/12/2010 |00 |Primera edición |

| | | |

| | | |

6 PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACION, PAGO DE REMUNERACIONES Y DESVINCULACIÓN DEL TRABAJADOR

1 Objetivos

Encontrar al personal idóneo y competente para el desempeño y desarrollo del cargo vacante, para el cumplimiento de los objetivos propios de la actividad de la empresa SIM Ltda., como parte del Sistema de control interno.

2 Alcance


· Currículum vital, contrato del trabajador, registro de vacaciones del trabajador.

3 Responsabilidades



· Contrato de trabajo

· Liquidación de sueldo

· Recepción de reglamento interno

· Derecho a saber

· Entrega de electos de seguridad

· Examen de salud pre-ocupacional

· Certificado de antecedentes.

5 Terminología

WORD:


EXCEL:



6 Actividades del Procedimiento

1 Selección y contratación.

1.- Aparece la necesidad de vacante en determinado cargo, se publica aviso en diario de la zona o herramientas que permitan la obtención de interesados a postular al cargo requerido.

2.- Se recibe documentación de postulantes, se realiza una preselección según antecedentes según los requerimientos para el cargo, se cita a postulantes preseleccionados, indicando fecha y hora de entrevista que realiza el jefe superior del área para la cual fue requerida la postulación.

3.- Se realiza entrevistan con postulantes preseleccionados, seleccionando una terna que cumpla con las características establecidas en la descripción de cargos correspondiente.

4.- Se evaluara con criterio de conocimientos, experiencia y económicos teniendo una ponderación 45-35-20.

5.- Se procede a la selección y se elige al perfil con mayor ponderación, dando aviso a la persona que cumple con le perfil seleccionado.

6.- Se cita a la persona con el perfil seleccionado, para la firma de contrato de trabajo, solicitando la presentación de los siguientes documentos:

- Certificado de estudios.

- Certificado de titulo.

- Ultimo finiquito.

- Certificado de antecedentes.

- Certificado de afiliación de AFP.

- Certificado de afiliación de salud correspondiente.

- Fotografía tamaño pasaporte (fondo blanco, sin nombre)

7.- En su primer día se realizaran inducciones correspondientes al conocimiento general del área de trabajo y de la empresa SIM Ltda.

2 Pago de remuneraciones.

1.- Se ingresa al trabajador a la planilla de remuneraciones.

2.- Con los antecedentes recopilados, se procede al cálculo de la remuneración mensual según lo establecido en el contrato y según los descuentos establecidos por ley y acordados por el trabajador con instituciones de previsión o créditos.

3.- Se procede al pago de la remuneración en la fecha establecida por contrato y según lo acordado con el trabajador que puede ser por transferencia electrónica o cheque extendido a

su nombre y paralelamente se procede a la entrega de la liquidación respectiva confeccionada en duplicado quedando una en manos del trabajador y otra en manos del empleador.

3 Desvinculación del trabajador.

Establecer la desvinculación del trabajador nos basaremos en el Código del Trabajo, que señala:

El contrato de trabajo terminará, según las siguientes causales:

1.- Mutuo acuerdo de las partes.

2.- Renuncia del trabajador, dando aviso a su empleador con treinta días de anticipación, a

lo menos.

3.- Muerte del trabajador.

4.- Vencimiento del plazo convenido en el contrato. La duración del contrato de plazo fijo no podrá exceder de un año.

El trabajador que hubiere prestado servicios discontinuos en virtud de más de dos contratos a plazo, durante doce meses o más en un período de quince meses, contados desde la primera contratación, se presumirá legalmente que ha sido contratado por una duración indefinida.

Tratándose de gerentes o personas que tengan un título profesional o técnico otorgado por una institución de educación superior del Estado o reconocida por éste, la duración del contrato no podrá exceder de dos años.

El hecho de continuar el trabajador prestando servicios con conocimiento del empleador después de expirado el plazo, lo transforma en contrato de duración indefinida.

Igual efecto producirá la segunda renovación de un contrato de plazo fijo.

5.- Conclusión del trabajo o servicio que dio origen al contrato.

6.- Caso fortuito o fuerza mayor.

El contrato de trabajo termina sin derecho a indemnización alguna cuando el empleador le ponga término invocando una o más de las siguientes causales:

1.- Alguna de las conductas indebidas de carácter grave, debidamente comprobadas, que a continuación se señalan:

a) Falta de probidad del trabajador en el desempeño de sus funciones;

b) Conductas de acoso sexual;

c) Vías de hecho ejercidas por el trabajador en contra del empleador o de cualquier trabajador que se desempeñe en la misma empresa;

d) Injurias proferidas por el trabajador al empleador, y

e) Conducta inmoral del trabajador que afecte a la empresa donde se desempeña.

2.- Negociaciones que ejecute el trabajador dentro del giro del negocio y que hubieren sido prohibidas por escrito en el respectivo contrato por el empleador.

3.- No concurrencia del trabajador a sus labores sin causa justificada durante dos días seguidos, dos lunes en el mes o un total de tres días durante igual período de tiempo; asimismo, la falta injustificada, o sin aviso previo de parte del trabajador que tuviere a su cargo una actividad, faena o máquina cuyo abandono o paralización signifique una perturbación grave en la marcha de la obra.

4.- Abandono del trabajo por parte del trabajador, entendiéndose por tal:

a) la salida intempestiva e injustificada del trabajador del sitio de la faena y durante las horas de trabajo, sin permiso del empleador o de quien lo represente, y

b) la negativa a trabajar sin causa justificada en las faenas convenidas en el contrato.

5.- Actos, omisiones o imprudencias temerarias que afecten a la seguridad o al funcionamiento del establecimiento, a la seguridad o a la actividad de los trabajadores, o a la salud de éstos.

6.- El perjuicio material causado intencionalmente en las instalaciones, maquinarias, herramientas, útiles de trabajo, productos o mercaderías.

7.- Incumplimiento grave de las obligaciones que impone el contrato.

Sin perjuicio de lo señalado en lo precedente, el empleador podrá poner término al contrato de trabajo invocando como causal las necesidades de la empresa, establecimiento o servicio, tales como las derivadas de la racionalización o modernización de los mismos, bajas en la productividad, cambios en las condiciones del mercado o de la economía, que hagan necesaria la separación de uno o más trabajadores. La eventual impugnación de las causales señaladas, se regirá por lo dispuesto en el artículo 168.

En el caso de los trabajadores que tengan poder para representar al empleador, tales como gerentes, subgerentes, agentes o apoderados, siempre que, en todos estos casos, estén dotados, a lo menos, de facultades generales de administración, y en el caso de los trabajadores de casa particular, el contrato de trabajo podrá, además, terminar por desahucio escrito del empleador, el que deberá darse con treinta días de anticipación, a lo menos, con copia a la Inspección del Trabajo respectiva. Sin embargo, no se requerirá esta anticipación cuando el empleador pagare al trabajador, al momento de la terminación, una indemnización en dinero efectivo equivalente a la última remuneración mensual devengada. Regirá también esta norma tratándose de cargos o empleos de la exclusiva confianza del empleador, cuyo carácter de tales emane de la naturaleza de los mismos.

Las causales señaladas en los incisos anteriores no podrán ser invocadas con respecto a trabajadores que gocen de licencia por enfermedad común, accidente del trabajo o enfermedad profesional, otorgada en conformidad a las normas legales vigentes que regulan la materia.

La invalidez, total o parcial, no es justa causa para el término del contrato de trabajo. El trabajador que fuere separado de sus funciones por tal motivo, tendrá derecho a la indemnización establecida en los incisos primero o segundo del artículo 163, según correspondiere, con el incremento señalado en la letra b) del artículo 168.

Si el contrato de trabajo termina de acuerdo con los números 4, 5 ó 6 del artículo 159, o si el empleador le pusiere término por aplicación de una o más de las causales señaladas en el artículo 160, deberá comunicarlo por escrito al trabajador, personalmente o por carta

certificada enviada al domicilio señalado en el contrato, expresando la o las causales invocadas y los hechos en que se funda. Esta comunicación se entregará o deberá enviarse, dentro de los tres días hábiles siguientes al de la separación del trabajador. Si se tratare de la causal señalada en el número 6 del artículo 159, el plazo será de seis días hábiles.

Deberá enviarse copia del aviso mencionado en el inciso anterior a la respectiva Inspección del Trabajo, dentro del mismo plazo. Las Inspecciones del Trabajo, tendrán un registro de las comunicaciones de terminación de contrato que se les envíen, el que se mantendrá actualizado con los avisos recibidos en los últimos treinta días hábiles.

Cuando el empleador invoque la causal señalada en el inciso primero del artículo 161, el aviso deberá darse al trabajador, con copia a la Inspección del Trabajo respectiva, a lo menos con treinta días de anticipación. Sin embargo, no se requerirá esta anticipación cuando el empleador pagare al trabajador una indemnización en dinero efectivo sustitutiva del aviso previo, equivalente a la última remuneración mensual devengada. La comunicación al trabajador deberá, además, indicar, precisamente, el monto total a pagar de conformidad con lo dispuesto en el artículo siguiente.

Para proceder al despido de un trabajador por alguna de las causales a que se refieren los incisos precedentes o el artículo anterior, el empleador le deberá informar por escrito el estado de pago de las cotizaciones previsionales devengadas hasta el último día del mes anterior al del despido, adjuntando los comprobantes que lo justifiquen. Si el empleador no hubiere efectuado el integro de dichas cotizaciones previsionales al momento del despido, éste no producirá el efecto de poner término al contrato de trabajo.

Con todo, el empleador podrá convalidar el despido mediante el pago de las imposiciones morosas del trabajador, lo que comunicará a éste mediante carta certificada acompañada de la documentación emitida por las instituciones previsionales correspondientes, en que conste la recepción de dicho pago.

Sin perjuicio de lo anterior, el empleador deberá pagar al trabajador las remuneraciones y demás prestaciones consignadas en el contrato de trabajo durante el período comprendido entre la fecha del despido y la fecha de envío o entrega de la referida comunicación al trabajador. No será exigible esta obligación del empleador cuando el monto adeudado por concepto de imposiciones morosas no exceda de la cantidad menor entre el 10% del total de la deuda previsional o 2 unidades tributarias mensuales

y siempre que dicho monto sea pagado por el empleador dentro del plazo de 15 días hábiles contado desde la notificación de la respectiva demanda.

Los errores u omisiones en que se incurra con ocasión de estas comunicaciones que no

tengan relación con la obligación de pago íntegro de las imposiciones previsionales, no invalidarán la terminación del contrato, sin perjuicio de las sanciones administrativas que establece el artículo 506 de este Código.

La Inspección del Trabajo, de oficio o a petición de parte, estará especialmente facultada

para exigir al empleador la acreditación del pago de cotizaciones previsionales al momento del despido, en los casos a que se refieren los incisos precedentes. Asimismo, estará facultada para exigir el pago de las cotizaciones devengadas durante el lapso a que se refiere el inciso séptimo. Las infracciones a este inciso se sancionarán con multa de 2 a 20 UTM.

Si el contrato hubiere estado vigente un año o más y el empleador le pusiere término en conformidad al artículo 161, deberá pagar al trabajador, al momento de la terminación, la indemnización por años de servicio que las partes hayan convenido individual o colectivamente, siempre que ésta fuere de un monto superior a la establecida en el inciso siguiente.

A falta de esta estipulación, entendiéndose además por tal la que no cumpla con el requisito señalado en el inciso precedente, el empleador deberá pagar al trabajador una indemnización equivalente a treinta días de la última remuneración mensual devengada por cada año de servicio y fracción superior a seis meses, prestados continuamente a dicho empleador. Esta indemnización tendrá un límite máximo de trescientos treinta días de remuneración.

La indemnización a que se refiere este artículo será compatible con la sustitutiva del aviso previo que corresponda al trabajador, según lo establecido en el inciso segundo del artículo 161 y en el inciso cuarto del artículo 162 de este Código.

Lo dispuesto en los incisos anteriores no se aplicará en el caso de terminación del contrato de los trabajadores de casa particular, respecto de los cuales regirán las siguientes normas:

a) Tendrán derecho, cualquiera que sea la causa que origine la terminación del contrato, a una indemnización a todo evento que se financiará con un aporte del empleador, equivalente al 4,11% de la remuneración mensual imponible, la que se regirá, en cuanto corresponda, por las disposiciones de los artículos 165 y 166 de este Código y;

b) La obligación de efectuar el aporte tendrá una duración de once años en relación con cada trabajador, plazo que se contará desde el 1º de enero de 1991, o desde la fecha de inicio de la relación laboral, si ésta fuere posterior. El monto de la indemnización quedará determinado por los aportes correspondientes al período respectivo, más la rentabilidad que se haya obtenido de ellos.

No obstante lo señalado en el artículo anterior, las partes podrán, a contar del inicio del séptimo año de la relación laboral, sustituir la indemnización que allí se establece por una indemnización a todo evento, esto es, pagadera con motivo de la terminación del contrato de trabajo, cualquiera que sea la causa que la origine, exclusivamente en lo que se refiera al lapso posterior a los primeros seis años de servicios y hasta el término del undécimo año de la relación laboral.

El pacto de la indemnización sustitutiva deberá constar por escrito y el aporte no podrá ser inferior al equivalente a un 4,11% de las remuneraciones mensuales de naturaleza imponible que devengue el trabajador a partir de la fecha del acuerdo. Este porcentaje se aplicará hasta una remuneración máxima de noventa unidades de fomento.

En los casos en que se pacte la indemnización sustitutiva prevista en el artículo anterior, el empleador deberá depositar mensualmente, en la administradora de fondos de pensiones a que se encuentre afiliado el trabajador, el porcentaje de las remuneraciones mensuales de naturaleza imponible de éste que se hubiere fijado en el pacto correspondiente, el que será de cargo del empleador.

Dichos aportes se depositarán en una cuenta de ahorro especial que abrirá la administradora de fondos de pensiones a cada trabajador, la que se regirá por lo dispuesto en el párrafo 2º del Título III del Decreto Ley Nº 3.500, de 1980, con las siguientes excepciones:

a) Los fondos de la cuenta especial sólo podrán ser girados una vez que el trabajador acredite que ha dejado de prestar servicios en la empresa de que se trate, cualquiera que sea la causa de tal terminación y sólo serán embargables en los casos previstos en el inciso segundo del artículo 57, una vez terminado el contrato.

b) En caso de muerte del trabajador, los fondos de la cuenta especial se pagarán a las personas y en la forma indicada en los incisos segundo y tercero del artículo 60. El saldo, si lo hubiere, incrementará la masa de bienes de la herencia.

c) Los aportes que deba efectuar el empleador tendrán el carácter de cotizaciones previsionales para los efectos de su cobro. Al respecto, se aplicarán las normas contenidas en el artículo 19 del Decreto Ley Nº 3.500, de 1980.

d) Los referidos aportes, siempre que no excedan de un 8,33% de la remuneración mensual de naturaleza imponible del trabajador y la rentabilidad que se obtenga de ellos, no constituirán renta para ningún efecto tributario. El retiro de estos aportes no estará afecto a impuesto.

e) En caso de incapacidad temporal del trabajador, el empleador deberá efectuar los aportes sobre el monto de los subsidios que perciba aquél, y

f) Las administradoras de fondos de pensiones podrán cobrar una comisión porcentual, de carácter uniforme, sobre los depósitos que se efectúen en estas cuentas.

Los trabajadores no afectos al sistema de pensiones del Decreto Ley Nº 3.500, de 1980, se afiliarán a alguna administradora de fondos de pensiones en los términos previstos en el artículo 2º de dicho cuerpo legal, para el solo efecto del cobro y administración del aporte a que se refiere el artículo precedente.

El pacto a que se refiere el artículo 164 podrá también referirse a períodos de servicios anteriores a su fecha, siempre que no afecte la indemnización legal que corresponda por los primeros seis años de servicios, conforme lo dispuesto en el artículo 163.

En tal caso, el empleador deberá depositar en la cuenta de ahorro especial un aporte no inferior al 4,11% de la última remuneración mensual de naturaleza imponible por cada mes de servicios que se haya considerado en el pacto. Este aporte se calculará hasta por una remuneración máxima de 90 unidades de fomento y deberá efectuarse de una sola vez, conjuntamente con las cotizaciones correspondientes a las remuneraciones devengadas en el primer mes de vigencia del pacto.

Podrán suscribirse uno o más pactos para este efecto, hasta cubrir la totalidad del período que exceda de los primeros seis años de servicios.

El trabajador cuyo contrato termine por aplicación de una o más de las causales establecidas en los artículos 159, 160 y 161, y que considere que dicha aplicación es injustificada, indebida o improcedente, o que no se haya invocado ninguna causal legal, podrá recurrir al juzgado competente, dentro del plazo de sesenta días hábiles, contado desde la separación, a fin de que éste así lo declare. En este caso, el juez ordenará el pago de la indemnización a que se

refiere el inciso cuarto del artículo 162 y la de los incisos primero o segundo del artículo 163, según correspondiere, aumentada esta última de acuerdo a las siguientes reglas:

a) En un treinta por ciento, si se hubiere dado término por aplicación improcedente del artículo 161;

b) En un cincuenta por ciento, si se hubiere dado término por aplicación injustificada de las causales del artículo 159 o no se hubiere invocado ninguna causa legal para dicho término;

c) En un ochenta por ciento, si se hubiere dado término por aplicación indebida de las causales del artículo 160.

Si el empleador hubiese invocado las causales señaladas en los números 1, 5 y 6 del artículo 160 y el despido fuere además declarado carente de motivo plausible por el tribunal, la indemnización establecida en los incisos primero o segundo del artículo 163, según correspondiere, se incrementará en un cien por ciento.

En el caso de las denuncias de acoso sexual, el empleador que haya cumplido con su obligación en los términos que señalan el artículo 153, inciso segundo, y el Título IV del Libro II, no estará afecto al recargo de la indemnización a que hubiere lugar, en caso de que el despido sea declarado injusto, indebido o improcedente.

Si el juez estableciere que la aplicación de una o más de las causales de terminación del contrato establecidas en los artículos 159 y 160 no ha sido acreditada, de conformidad a lo dispuesto en este artículo, se entenderá que el término del contrato se ha producido por alguna de las causales señaladas en el artículo 161, en la fecha en que se invocó la causal, y habrá derecho a los incrementos legales que corresponda en conformidad a lo dispuesto en los incisos anteriores.

El plazo contemplado en el inciso primero se suspenderá cuando, dentro de éste, el trabajador interponga un reclamo por cualquiera de las causales indicadas, ante la Inspección del Trabajo respectiva. Dicho plazo seguirá corriendo una vez concluido este trámite ante dicha Inspección. No obstante lo anterior, en ningún caso podrá recurrirse al tribunal transcurridos noventa días hábiles desde la separación del trabajador.

Si el contrato terminare por aplicación de la causal del inciso primero del artículo 161 de este código, se observarán las reglas siguientes:

a) La comunicación que el empleador dirija al trabajador de acuerdo al inciso cuarto del artículo 162, supondrá una oferta irrevocable de pago de la indemnización por años de servicios y de la sustitutiva de aviso previo, en caso de que éste no se hay dado, previstas en los artículos 162, inciso cuarto, y 163, incisos primero o segundo, según corresponda.

El empleador estará obligado a pagar las indemnizaciones a que se refiere el inciso anterior en un solo acto al momento de extender el finiquito.

Sin perjuicio de lo establecido en el inciso anterior, las partes podrán acordar el fraccionamiento del pago de las indemnizaciones; en este caso, las cuotas deberán consignar los intereses y reajustes del período. Dicho pacto deberá ser ratificado ante la Inspección del Trabajo. El simple incumplimiento del pacto hará inmediatamente exigible el total de la deuda y será sancionado con multa administrativa. Si tales indemnizaciones no se pagaren al trabajador, éste podrá recurrir al tribunal que corresponda, para que en procedimiento ejecutivo se cumpla dicho pago, pudiendo el juez en este caso incrementarlas hasta en un 150%, sirviendo para tal efecto de correspondiente título, la carta aviso a que alude el inciso cuarto del artículo 162, y

b) Si el trabajador estima que la aplicación de esta causal es improcedente, y no ha hecho aceptación de ella del modo previsto en la letra anterior, podrá recurrir al tribunal mencionado en el artículo precedente, en los mismos términos y con el mismo objeto allí indicado. Si el Tribunal rechazare la reclamación del trabajador, éste sólo tendrá derecho a las indemnizaciones señaladas en los artículos 162, inciso cuarto, y 163 incisos primero o segundo, según corresponda, con el reajuste indicado en el artículo 173, sin intereses.

Los trabajadores cuyos contratos terminaren en virtud de lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 161, que tengan derecho a la indemnización señalada en los incisos primero o segundo del artículo 163, según corresponda, podrán instar por su pago y por la del aviso previo, si fuese el caso, dentro de los sesenta días hábiles contados desde la fecha de la separación, en el caso de que no se les hubiere efectuado dicho pago en la forma indicada en el párrafo segundo de la letra a) del artículo anterior. A dicho plazo le será aplicable lo dispuesto en el inciso final del artículo 168.

Si quien incurriere en las causales de los números 1, 5 ó 7 del artículo 160 fuere el empleador, el trabajador podrá poner término al contrato y recurrir al juzgado respectivo, dentro del plazo de sesenta días hábiles, contado desde la terminación, para que éste ordene el pago de las indemnizaciones establecidas en el inciso cuarto del artículo 162, y en los incisos primero o segundo del artículo 163, según corresponda, aumentada en un cincuenta por ciento en el caso de la causal del número 7; en el caso de las causales de los números 1 y 5, la indemnización podrá ser aumentada hasta en un ochenta por ciento.

Tratándose de la aplicación de las causales de las letras a) y b) del número 1 del artículo 160, el trabajador afectado podrá reclamar del empleador, simultáneamente con el ejercicio de la acción que concede el inciso anterior, las otras indemnizaciones a que tenga derecho.

Cuando el empleador no hubiera observado el procedimiento establecido en el Título IV del Libro II, responderá en conformidad a los incisos primero y segundo precedentes.

El trabajador deberá dar los avisos a que se refiere el artículo 162 en la forma y oportunidad allí señalados.

Si el Tribunal rechazare el reclamo del trabajador, se entenderá que el contrato ha terminado por renuncia de éste.

Si el trabajador hubiese invocado la causal de la letra b) del número 1 del artículo 160, falsamente o con el propósito de lesionar la honra de la persona demandada y el tribunal hubiese declarado su demanda carente de motivo plausible, estará obligado a indemnizar los perjuicios que cause al afectado. En el evento que la causal haya sido invocada maliciosamente, además de la indemnización de los perjuicios, quedará sujeto a las otras acciones legales que procedan.

Para los efectos del pago de las indemnizaciones a que se refieren los artículos 168, 169, 170 y 171, la última remuneración mensual comprenderá toda cantidad que estuviere percibiendo el trabajador por la prestación de sus servicios al momento de terminar el contrato, incluidas las imposiciones y cotizaciones de previsión o seguridad social de cargo del trabajador y las regalías o especies avaluadas en dinero, con exclusión de la asignación familiar legal, pagos por sobre tiempo y beneficios o asignaciones que se otorguen en forma esporádica o por una sola vez al año, tales como gratificaciones y aguinaldos de navidad.

Si se tratare de remuneraciones variables, la indemnización se calculará sobre la base del promedio percibido por el trabajador en los últimos tres meses calendario.

Con todo, para los efectos de las indemnizaciones establecidas en este título, no se considerará una remuneración mensual superior a 90 unidades de fomento del último día del mes anterior al pago, limitándose a dicho monto la base de cálculo.

Las indemnizaciones a que se refieren los artículos 168, 169, 170 y 171 se reajustarán conforme a la variación que experimente el Índice de Precios al Consumidor determinado por

el Instituto Nacional de Estadísticas, entre el mes anterior a aquel en que se puso término al contrato y el que antecede a aquel en que se efectúe el pago.

Desde el término del contrato, la indemnización así reajustada devengará también el máximo interés permitido para operaciones reajustables.

En el caso de los trabajadores sujetos a fuero laboral, el empleador no podrá poner término al contrato sino con autorización previa del juez competente, quien podrá concederla en los casos de las causales señaladas en los números 4 y 5 del artículo 159 y en las del artículo 160.

El juez, como medida prejudicial y en cualquier estado del juicio, podrá decretar, en forma excepcional y fundadamente, la separación provisional del trabajador de sus labores, con o sin derecho a remuneración. Si el tribunal no diere autorización para poner término al contrato de trabajo, ordenará la inmediata reincorporación del que hubiere sido suspendido de sus funciones. Asimismo, dispondrá el pago íntegro de las remuneraciones y beneficios, debidamente reajustados y con el interés señalado en el artículo precedente, correspondientes al período de suspensión, si la separación se hubiese decretado sin derecho a remuneración. El período de separación se entenderá efectivamente trabajado para todos los efectos legales y contractuales.

Si se hubiere estipulado por las partes la indemnización convencional sustitutiva de conformidad con lo dispuesto en los artículos 164 y siguientes, las indemnizaciones previstas en los artículos 168, 169, 170 y se limitarán a aquella parte correspondiente al período que no haya sido objeto de estipulación.

La indemnización que deba pagarse en conformidad al artículo 163, será incompatible con toda otra indemnización que, por concepto de término del contrato o de los años de servicio pudiere corresponder al trabajador, cualquiera sea su origen, y a cuyo pago concurra el empleador total o parcialmente en la parte que es de cargo de este último, con excepción de las establecidas en los artículos 164 y siguientes.

En caso de incompatibilidad, deberá pagarse al trabajador la indemnización por la que opte. L. 19.010, Art. 18.

El finiquito, la renuncia y el mutuo acuerdo deberán constar por escrito. El instrumento respectivo que no fuere firmado por el interesado y por el presidente del sindicato o el delegado del personal o sindical respectivos, o que no fuere ratificado por el trabajador ante el inspector del trabajo, no podrá ser invocado por el empleador.

Para estos efectos, podrán actuar también como ministros de fe, un notario público de la localidad, el oficial del registro civil de la respectiva comuna o sección de comuna o el secretario municipal correspondiente.

No tendrá lugar lo dispuesto en el inciso primero en el caso de contratos de duración no superior a treinta días salvo que se prorrogaren por más de treinta días o que, vencido este plazo máximo, el trabajador continuare prestando servicios al empleador con conocimiento de éste.

El finiquito ratificado por el trabajador ante el inspector del trabajo o ante alguno de los funcionarios a que se refiere el inciso segundo, así como sus copias autorizadas, tendrá mérito ejecutivo respecto de las obligaciones pendientes que se hubieren consignado en él.

Las indemnizaciones por término de funciones o de contratos de trabajo establecidas por ley, las pactadas en contratos colectivos de trabajo o en convenios colectivos que complementen, modifiquen o reemplacen estipulaciones de contratos colectivos, no constituirán renta para ningún efecto tributario.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso anterior, cuando por terminación de funciones o de contrato de trabajo, se pagaren además otras indemnizaciones a las precitadas, deberán sumarse éstas a aquéllas con el único objeto de aplicarles lo dispuesto en el Nº 13 del artículo 17 de la ley sobre Impuesto a la Renta a las indemnizaciones que no estén mencionadas en el inciso primero de este artículo.

Control de registro

|Identificación del Registro |Almacenamiento |Protección |Recuperación |Tiempo retención y |


| |Digital |Espacio servidor|Encargado de |Digital: indefinido |

|Libro de remuneraciones. |(servidor/trabajadore| |Contabilidad |desvinculación del |

| |s | | |trabajador. |

|Planilla mensual calculo de remuneraciones de|Digital |Espacio servidor|Encargado de |Digital: indefinido |

|sueldo. |(servidor/trabajadore| |Contabilidad |desvinculación del trabajador|

| |s>> | | | |

|Registro de vacaciones |Digital |Espacio servidor|Encargado de |Digital: indefinido |

| |(servidor/ |Hotmail. |Administración y |Físico: 3 años después de la |

| |trabajadores>> | |Contabilidad |desvinculación del trabajador|

|Registro de antecedentes solicitados. |Digital |Espacio servidor|Encargado de |Digital: indefinido |

| |(servidor/trabajadore| |Contabilidad |desvinculación del trabajador|

| |s>> | | | |

7 Modificación del Procedimiento



| | | |

| | | |

7 PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO DE FACTURAS EMITIDAS.

1 Objetivo

Este documento establece el procedimiento para el cobro de cuentas adquiridas con la empresa, para el cumplimiento de los objetivos propios de la actividad de la empresa SIM Ltda., como parte del Sistema control interno.

2 Alcance


- Cronograma de cobro de facturas.

3 Responsabilidades



- Factura

- Cheque

- Comprobante de Ingreso

5 Terminología

WORD:


EXCEL:




1.- Se emite factura por la prestación de servicios por parte de la empresa SIM Ltda. , atendiendo a procedimientos de facturación establecidos en el procedimiento SIM-PR-AD-03 FACTURACION.

2.- Se realiza el primer seguimiento dentro de los 5 primeros días desde emitida la factura para verificar recepción conforme en el departamento de contabilidad de la factura emitida.

3.- Se realiza el segundo seguimiento dentro de los siguientes 15 días después de emitida la factura para asegurar que el documento este considerado para el pago de remesas según fecha de vencimiento de facturas.

4.- Se realiza gestión cinco días antes de la fecha de vencimiento de la factura para asegurar su pago en la fecha indicada en la factura.

7 Control de registro



| |Digital |Espacio servidor|Encargado de |Un año desde el cierre del |

|Cronograma de cobro de facturas. |(servidor/cuentas | |Contabilidad | |

| |por cobrar>> | | | |

| | | | | |




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8 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACION Y FINIQUITO DE SERVICIOS A HONORARIOS

1 Objetivo

Este documento establece el procedimiento para la Contratación y Finiquito de Servicios a honorarios para el cumplimiento de los objetivos propios de la actividad de la empresa SIM Ltda., como parte del Sistema control interno.

2 Alcance

Este procedimiento debe ser atendido por el encargado de administración y asistente administrativo e incluye el control de los siguientes Registros:

• Registro Solicitud de Contratación Servicios Externos. (ANEXO Nº1)

• Formulario de Solicitud de Antecedentes Proveedor de Servicios a honorarios (ANEXO Nº 2)

• Registro Control de Contrataciones (ANEXO Nº3)

• Registro Solicitud de pago de Servicios Externos Contratados (ANEXO Nº 4)

3 Responsabilidades



No aplica

5 Terminología

WORD:


EXCEL:



Encomendado:

Persona natural o jurídica encargada de realizar una labor establecida en el contrato de servicios externos.

Encomendador:

Persona natural o jurídica, la cual encarga o encomienda el desarrollo de una determinada labor, establecida mediante un contrato de servicios externos.


1. Se recibe de mano de la coordinación de proyectos la solicitud de contratación de servicio a honorarios (ANEXO Nº 1), este documento está realizado en WORD, el cual forma parte de la documentación y registro de la contratación de servicios externos, y está ubicado digitalmente en el servidor de proyectos, en carpeta de proyecto en área comercial.

2. Se envía el Formulario de Antecedentes (ANEXO Nº 2) a proveedor de servicios a honorarios, el cual deberá completar con los datos solicitados y remitir a Administración vía

mail, fax o por mano. Este documento está realizado en WORD, el cual forma parte de la documentación y registro de la contratación de servicios a honorarios.

3. Se recibirán los antecedentes necesarios para la confección del contrato de servicios de honorarios, el cual se completará con los alcances y acuerdos que se tomen en los distintos requerimientos de servicio.

4. Se procederá a realizar dicho contrato y firmar por ambas partes en (Encomendado y Encomendador), en triplicado, quedando uno para el encomendado y dos para el encomendador.

5. Se registrara el contrato y sus antecedentes en el registro denominado “Registro de Contrataciones”, completando el ANEXO Nº 3

6. Para finiquitar los servicios a honorarios contratados, encargado de administración recibe de mano de encargado de coordinación una “Solicitud de Pagos de Servicios Contratados” (ANEXO Nº 4)

7. Encargado de administración exigirá, al proveedor del servicio para el pago de éste, una boleta de honorarios, factura u otro documento que respalde el egreso de dinero desde la empresa, por dicho servicio.


|Identificación del Registro |Almacenamiento |Protección |Recuperación |Tiempo retención y|


|Solicitud de Contratación Servicios a |Digital |Espacio servidor|Encargado de |Tres años y |

|honorarios. |(servidor/prestadores| |Contabilidad | |

| |de servicios>> | | | |

|Formulario de Antecedentes (ANEXO Nº 2) |Digital |Espacio servidor|Encargado de |Tres años y |

| |(servidor/prestadores| |Contabilidad | |

| |de servicios honorarios>>| | | |

|Registro de Contrataciones (ANEXO Nº3) |Digital |Espacio servidor|Encargado de |Tres años y |

| |(servidor/prestadores| |Contabilidad | |


|Solicitud de pago de Servicios Contratados |Digital |Espacio servidor|Encargado de |Tres años y |

|(ANEXO Nº 4) |(servidor/prestadores| |Contabilidad | |


8 Modificaciones al Documento



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9 Anexos

1. Anexo Nº 1 Solicitud de Contratación de Servicios a honorarios.

2. Anexo Nº 2 Formulario de Solicitud de Antecedentes Proveedor de Servicios a honorarios.

3. Anexo Nº 3 Registro Contrataciones

4. Anexo Nº 4 Solicitud de pago de Servicios a honorarios contratados.

ANEXO Nº 1:

S I M Ltda.

Servicios de Ingeniería y Mantención

Fono / Fax (41) 2243444

Fono / Fax (41) 2215157 E-mail: [email protected]

Solicitud de Contratación Servicios a Honorarios

Señores Dpto. de Administración:

Mediante la presente solicitamos contratar los servicios de:

|Antecedentes Proveedor de Servicio |

|Nombre proveedor de Servicios |Sr(es). |

|Para el proyecto denominado |Nombre del Proyecto |

|Referido en Contrato Nº |Número del contrato |

|Referido en Orden de compra Nº |Número de Orden de Compra |

|Del el Mandante |Nombre del Mandante |

|Antecedentes Solicitante |

|Nombre solicitante | |

|Área de Trabajo | |

|Cargo | |

|Firma Solicitante | |

|Fecha solicitud | |

|Autorización Jefe Área |

|Fecha autorización | |

|Nombre Jefe Área | |

|Firma Jefe Área. | |

ANEXO Nº 2:

S I M Ltda.


Fono / Fax (41) 2243444


Formulario de Solicitud de Antecedentes Proveedor de Servicios a honorarios.

Señor(es):

Mediante la presente solicitamos los siguientes datos según corresponda, para generar contrato de prestación de servicios:


|Nombre proveedor de Servicio | |

|RUT Proveedor de Servicio | |

|Fecha de Nacimiento si correspondiere | |

|Giro o Profesión de Proveedor de Servicio | |

|Dirección Proveedor de Servicio | |

|Fono Proveedor de Servicio | |

|Celular Proveedor de Servicios | |

|Contacto Proveedor de Servicio | |

|Fono del Contacto | |

|Celular del Contacto | |

|Numero de Cotización del Servicio | |

|Fecha Cotización | |

|Nombre Banco proveedor de Servicio | |

|Número de Cuenta Proveedor de Servicio | |

|Observaciones | |

|Firma Proveedor de Servicios | |

Rogamos enviar este formulario en su posibilidad más pronta vía fax, mail o por mano.

Atte.

Depto. Administrativo.

SIM Ltda.

ANEXO Nº 3

S I M Ltda.


Fono / Fax (41) 2243444


Control de Contrataciones

[pic]

ANEXO Nº 4:

S I M Ltda.


Fono / Fax (41) 2243444


Solicitud de pago de Servicios Externos Contratados

Señores Dpto. de Administración:

Mediante la presente solicitamos pagar los servicios de:


|Nombre proveedor de Servicios |Sr(es). |

|Para el proyecto denominado |Nombre del Proyecto |

|Referido en Contrato Nº |Número del contrato |

|Referido en Orden de compra Nº |Número de Orden de Compra |

|Valor |Según la Moneda de Cotización |

|Del el Mandante |Nombre del Mandante |

|Antecedentes Solicitante |

|Nombre solicitante | |

|Área de Trabajo | |

|Cargo | |

|Firma Solicitante | |

|Fecha solicitud | |

|Autorización Jefe Área |

|Fecha autorización | |

|Nombre Jefe Área | |

|Firma Jefe Área. | |

9 PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE INSUMOS

1 Objetivos

Este documento establece el procedimiento para la Gestión de Compra de Insumos que enmarca la selección y evaluación de los proveedores de éstos para el cumplimiento de los objetivos propios de la actividad de la empresa SIM Ltda., como parte del Sistema de control interno.

2 Alcance

Este procedimiento debe ser atendido por todas las áreas de la organización.

Este procedimiento es aplicable a todos los proveedores de insumos que deseen ser

homologados por SIM Ltda.

3 Responsabilidades

Los responsables del correcto desarrollo de las actividades de este procedimiento es el encargado del área de Administración.


No aplica.

5 Terminología

Selección de Proveedor: Calificación que se realiza a un proveedor con el cual nunca se ha tenido una relación comercial o que en su última transacción fue rechazado por calidad, precio u oportunidad, por lo que se requiere evaluar su capacidad actual para suministrar un determinado insumo.

Evaluación del Proveedor: Evaluación que se realiza a un proveedor una vez que este ha concluido la entrega de un insumo y existen antecedentes en relación a su calidad, precio y oportunidad para suministrar un determinado insumo.


1. Compra de Insumos

- Cualquier miembro de la organización podrá detectar carencia de insumo para el desarrollo de su actividad laboral.

- Solicitar insumos a través de la completación de una Solicitud de Requerimiento (ANEXO Nº 1).

- Entregar por mano a encargado administrativo.

- Encargado administrativo envía requerimiento a proveedores registrados en base de proveedores para su cotización.

- Se reciben las cotizaciones y se elige las más conveniente económicamente basándose en calidad precio y oportunidad.

- Encargado administrativo genera orden de compra del requerimiento para ser entregada al proveedor designado.

- Encargado administrativo realiza la recepción conforme de los insumos solicitados, comparando la factura o guía de despacho con los artículos recibidos y procede a gestionar el pago de estos insumos.

- Se procede a satisfacer la necesidad de insumo reclamada por el miembro de la organización.

2. Selección de los Proveedores

Debido a que SIM LTDA., lleva años en el mercado, trabaja con proveedores determinados, por lo tanto para el caso de los actuales proveedores, el criterio de selección esta dado por la trayectoria del proveedor con la organización.

Para el caso de los proveedores con los cuales nunca se ha tenido una relación comercial, se aplicarán los siguientes criterios de selección:

• Calidad del Insumo

• Precio del Insumo

• Oportunidad

3. Evaluación de los Proveedores

1. Este proceso se realiza utilizando el registro SIM-RE-EV-01: Evaluación del Desempeño de Proveedores. El resultado que arroje este registro será evaluado por el Encargado Administrativo.

El registro será almacenado en el Archivador Procedimientos/ Compras de insumos/ Evaluaciones.




|Evaluación del Desempeño de |Archivador Compras de |Espacio servidor |Encargado de |Hasta su generación y luego |

|Proveedores |insumos/ Evaluaciones |Hotmail |Administración y |almacenamiento indefinido. |

| | | |Contabilidad | |

|Solicitud de Requerimiento |Archivador Compras de |Espacio servidor |Encargado de |Hasta su generación y luego |

| |insumos/ solicitudes de|Hotmail |Administración y |almacenamiento indefinido. |

| |requerimiento | |Contabilidad | |

|Base de proveedores |Archivador Compras de |Espacio servidor |Encargado de |Hasta su generación y luego |

| |insumos/ listado de |Hotmail |Administración y |almacenamiento indefinido. |

| |Proveedores | |Contabilidad | |

8 Modificaciones al Documento



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10 Anexos

ANEXO Nº 1 Solicitud de Requerimiento

S I M Ltda.


Fono / Fax (41) 2243444


SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

Favor suministrar los siguientes insumos en su posibilidad más pronta.

Requerimiento

|Cantidad |Descripción |

| | |

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| | | |

|Fecha |Nombre del Solicitante |Firma del Solicitante |

11 PROCEDIMIENTO PARA FACTURACION

1 Objetivo

Este documento establece el procedimiento para la Gestión de Facturación para el desarrollo de proyectos en SIM Ltda., como parte del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2000.

2 Alcance

Este procedimiento debe ser atendido por encargado de administración e incluye el control de los siguientes registros:

• Factura

• Solicitud de Aprobación para Facturación

3 Responsabilidades

Los responsables del control de estos documentos son los encargados del área de Administración.


• INSTRUCTIVO PARA CONFECCION DE DOCUMENTOS TRIBUTARIOS ELECTRONICOS NUMERO SIM-IT-AD-01

5 Terminología

FACTURA:

Es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio,

junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.

En la factura se encuentran los datos del facturador y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

DEVENGO:

Acción de adquirir un derecho y correlativamente una obligación por el

cumplimiento de la condición pactada.

WORD:

Es aquel programa para redactar la solicitud y la extensión del archivo es .DOC.


- Encargado de coordinación solicitará facturación a Encargado de Administración y Contabilidad, presentando carta entrega de proyecto y/u orden de compra o de trabajo a facturar

- Encargado de Administración y Contabilidad enviará Solicitud de Aprobación para Facturación a cliente, mediante documento “Solicitud de Antecedentes para Facturación ”ANEXO Nº 1

- Aceptación de la solicitud por el cliente, mediante vía telefónica o escrita.

- Encargado de Administración y Contabilidad emitirá factura basándose en instructivo para la confección de documentos tributarios electrónicos Nº SIM-IT-AD-01

- Cliente recepcionará conforme la factura emitida, firmando el cuadriplicado cedible de ésta.




|Factura |Físico: Archivo |SII facturación |Encargado de |Almacenamiento material por 7|

| |Facturas de Venta |electrónica |Administración y |años y almacenamiento |

| |Digital: PC | |Contabilidad |(digital) indefinido. |

| |administración/contabil| | | |

| |idad/facturación | | | |

| |electrónica | | | |

|Solicitud de Entrada de Servicios |Físico: Carpeta | |Encargado de |Almacenamiento por 3 años y |

| |correlativo interno | |Administración y |almacenamiento digital |

| | | |Contabilidad |indefinido |


|Fecha |Número Revisión |Modificaciones Realizadas |


| | | |

| | | |

10 Anexos

Anexo Nº 1 Solicitud de Antecedentes para Facturación

Solicitud de Antecedentes Para Facturación

S I M Ltda.


Fono / Fax (41) 2243444


Concepción, Fecha ANT###/##XXX

Señores

Nombre del Cliente

Su REF.: Nº referencia del Cliente + Nº de orden de compra cliente o Carta de Aceptación

“Nombre del Proyecto”

ATENCIÓN: Sr. Contacto de Cliente

Solicitamos antecedentes para la emisión de factura de orden de compra en referencia y que corresponde al estado de pago total/parcial/porcentual de dicha orden

-Carta Aceptación u orden de compra Nº: XXXXXXXXXX

-Número de Pedido si correspondiere: XXXXXXXXXX

-Entrada de servicio Nº: ____________

-Saldo Anterior: XXXXXXXXXX

-Est. de pago a Actual: XXXXXXXXXX

Saldo: XXXXXXXXXX

- Total a Facturar: XXXXXXXXXX

Agradecemos sinceramente su atención a la presente en su posibilidad más pronta.

Saludos muy atentos

Héctor Bain F.

CAPITULO IV: PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE

1 Objetivos Generales

Como objetivo general se establecerá un manual de cuentas que enmarque las participantes en la actividad operativa, tributaria y comercial de la organización y procedimientos relacionados con el registro de los libros de compra y venta de la organización.

2 Objetivos Específicos

Se establecerá un Manual de Cuentas de SIM Ltda.

Se establecerán procedimientos para el registro de libro compra y ventas.

Se establecerán procedimientos para el registro de Remuneraciones y honorarios.

3 Alcances

Para ésta implementación se hará necesario promover la aplicación de cada uno de los procedimientos antes descritos y lograr que se cumplan a cabalidad por todos los miembros de la organización que tengan que ver con el área.

Tomando en consideración que todos estos miembros serán parte de la creación de los procedimientos.

Para comenzar debemos tener en claro lo que es la contabilidad; es la ciencia y técnica que se encarga de registrar hechos económicos y financieros de una empresa en un momento determinado, con el objeto de mantener un control sobre las operaciones de esta para proveer de información valida para la planificación y toma de decisiones.

La principal función de la Contabilidad es registrar hechos económicos, considerando una serie de formativas que existen para estandarizar este registro, de tal modo que la información emanada de la contabilidad sea comprendida por todos los que la utilizan para tomar decisiones.

El principal objetivo de la contabilidad es proveer información cuantitativa y oportuna en forma estructurada y sistemática sobre las operaciones de la empresa, considerando los eventos económicos que la afectan para permitir a ésta y a terceros la toma de decisiones sociales, económicas y políticas.

Como ya tenemos claro lo que es la contabilidad daremos paso lo que son Las Cuentas Contables de Activos, las cuales se derivan en Circulante, Fijo y Otros. También tenemos Las Cuentas de Pasivos las cuales se derivan en Circulante, Cortó Plazo, Largo Plazo y Patrimonio. Y por ultimo encontramos a Las Cuentas de Resultado, las cuales se dividen en Pérdidas o Ganancias.

La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad , las cuentas suponen la clasificación de todas las transacciones comerciales que tiene la empresa o negocio, la cuenta facilita el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad, representa bienes, derechos y obligaciones de los que dispone una empresa en una fecha determinada, instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial, por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa.

Existen reglas para indicar cuando se debe hacer una anotación al lado izquierdo de una cuenta (CARGO) y cuando se debe hacer al lado derecho (ABONO):

1. Cuentas de Activo: Se cargan por los aumentos y se abonan por las disminuciones.

2. Cuentas de Pasivo: Se cargan por las disminuciones y se abonan por los aumentos.

3. Cuentas Patrimoniales: Se cargan por las disminuciones y se abonan por los aumentos.

4. Cuentas de Ganancia: se abonan por los aumentos

5. Cuentas de Pérdida: Se cargan por los aumentos

Una anotación en el lado izquierdo de una cuenta, se denomina débito y una anotación en el lado derecho se denomina crédito.

En general, cuando se desea averiguar el saldo de alguna cuenta, se hace a través de un mayor esquemático o "T", de la siguiente forma:

Nombre de la Cuenta

Débitos Créditos

Saldo Deudor

Saldo Acreedor

Si la suma de los débitos es mayor a la de los créditos, entonces existe saldo deudor, y si la suma de los créditos es mayor a la de los débitos, existe saldo acreedor.

Al ser una PYME llamada Servicios de Ingeniería y Mantención Ltda. SIM.

Deberá regirse por los Principios Contables Generalmente Aceptados.

Principios contables Generalmente Aceptado.

4 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Por ser SIM Ltda., una empresa de características, que la enmarcan dentro de una PYME, la dirección decide, no acogerse a las Normas Internacionales de Contabilidad, por lo que su contabilidad estará basada en los PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados).

Los principios contables o PCGA son normas contables emitidas por instituciones con autoridad reconocida, derivadas de la práctica más frecuente y, por tanto, más recomendables. Son reglas extraídas de la propia práctica, avaladas por su habitualidad,

respaldadas por un organismo solvente, amplio grado de difusión y orientadas hacia el cumplimiento de un objetivo contable concreto.

Tienen como objetivo fundamental guiar a los profesionales de la contabilidad en el proceso de elaboración de la información financiera e interpretación de los hechos contables objeto de registro, suponiendo, al menos desde un punto de vista teórico, una guía para la interpretación y solución del registro de los hechos contables.

1 Equidad

Esto implica que el contador debe ser independiente en la confección de la información contable, y si existe oposición de intereses entre los usuarios, no deberá optar por ninguno de los dos, sino que sólo debe limitarse a presentar la información que emana de los hechos económicos que ha experimentado la empresa.

2 Entidad contable

Este principio señala que debe tenerse la claridad de que la empresa es una unidad absolutamente distinta a los dueños, esto significa que tanto derechos como obligaciones de la empresa, deben ser asumidos por ésta. Además, este principio indica que no se deben mezclar las tenencias de los dueños con las de la empresa.

3 Empresa en marcha

Este principio realiza una suposición acerca de la vida de la empresa, y supone el estado más probable, es decir la subsistencia en el tiempo. Este supuesto se realiza para valorizar los bienes y obligaciones de la empresa, que como se enunciará en un principio posterior es el Costo Histórico; sin embrago, si la empresa estuviera pronta a cerrar la valorización de sus activos y pasivos, sería diferente, al valor de liquidación.

4 Bienes económicos

Este principio se refiere a que la contabilidad solo mide los bienes en términos monetarios, es decir los bienes deben tener un valor determinado y deben ser cuantificables, en ningún caso se puede contabilizar bienes narrados.

5 Moneda

La contabilidad se mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogéneos a un común denominador.

Además de que los hechos económicos sean cuantificables, se debe contar con un común denominador, que sirva para capturar la información, ésta es la moneda, que para el caso de Chile, es el peso.

6 Período de tiempo (periodo contable)

Los estados financieros resumen la información relativa a períodos determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, requerimientos legales u otros.

7 Devengado

Este principio tiene relación con la diferencia entre los flujos de efectivo y los resultados, e indica que debe reconocerse los resultados económicos independiente de si éstos han sido pagados o percibidos, es decir si existe de por medio un desembolso de efectivo.

8 Realización

Las operaciones de la empresa se deben registrar cuando exista la certeza de que han sido completadas, cuando se tiene la seguridad que esa operación se ha concretado. (Cuando este completamente realizada).

9 Costo histórico

En general, los hechos económicos deben capturarse a su costo histórico, es decir el costo de adquisición en la mayoría de los casos, se hace esto porque es el valor más objetivo que se pueda tener.

10 Objetividad

Deben registrarse las operaciones en el momento que se tenga sustento de que ésta ocurrió y cuando exista certeza de su valor. Se puede observar esta situación cuando dos entes independientes uno del otro observan lo mismo frente a un hecho económico.

11 Criterio prudencial o Principio Conservador.

Existe una frase típica que resume este principio, "no anticipar ganancias, pero si las pérdidas". Esto se traduce en que para el caso de las pérdidas, basta que exista algún hecho que indique que podría generarse una pérdida para registrarla, sin embargo en el caso de las ganancias, debe tenerse certeza absoluta para poder registrarla.

12 Significación o importancia relativa

Existen situaciones en las cuales debe operar el criterio de quien realiza un registro contable, en el sentido de que hay operaciones que no se ajustan a los Principios y Normas Contables existentes, en ese momento será quien registre quien decidirá como debe hacerlo. Por otro lado, hay situaciones o hechos económicos insignificantes que no se justifica contabilizar a cada momento.

13 Uniformidad

Este principio los indica que los mismos procedimientos contables que utilizamos en un periodo debe ser realizado en el periodo siguiente, en caso contrario los cambios deber registrarse en las notas explicativas.

14 Contenido de fondo sobre la forma

Se debe considerar en primer lugar, el significado del hecho económico que se desea registrar más que la interpretación legal.

Tiene relación con los Balance Financiero y Tributario, el balance financiero muestra los hechos la empresa y el balance tributario debe ser visto desde el punto de vista contable más que desde el punto de vista legal.

15 Dualidad económica

Este es el concepto más importante en lo que a registros contables se refiere, pues es la base de donde aparece la teoría contable, se establece que todo lo que la empresa tiene, ya sean derechos o bienes; lo debe, y esta deuda puede ser con terceros o con los dueños.

Lo anterior se traduce en: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.

16 Relación fundamental de los estados financieros

Los Estados Financieros son complementarios entre sí, actualmente existen tres estados obligatorios, ellos son:

Balance General Financiero, el Estado de Resultados y el Estado de Flujo Efectivo.

Estos tres Estados Financieros son complementarios porque el Balance General es un estado de lo que tiene y lo que debe la empresa, ahora si la empresa tiene más de lo que debe eso implica una ganancia y si debe más de lo que tiene eso implica una pérdida, el detalle de las ganancias y las pérdidas se informa en el Estado de Resultados, adicionalmente el Estado de Flujo de Efectivo detalla la variación del efectivo durante un periodo determinado, por cierto el mismo periodo para el que se confeccionaron el Balance y el Estado de Resultados.

17 Objetivos generales de la información financiera.

Es importante considerar que los usuarios de la información contable se encuentran familiarizados con el lenguaje contable, que es un lenguaje técnico, por lo que la información contable debe estar en este lenguaje y a la vez debe ser útil al usuario sea este interno o externo a la empresa.

18 Exposición.

Además de los tres Estados Financieros obligatorios, se debe entregar información adicional que sirva para la adecuada interpretación de dichos Estados. Se exige la presentación de las Notas a los Estados Financieros, donde se detallan los montos de algunas cuentas o se hacen algunas observaciones de carácter cualitativo que podrían incidir en las decisiones de los usuarios de la información contable.

5 MANUAL DE CUENTAS SIM LTDA

1 Manual de Cuentas Activos

Nombre de la cuenta: CAJA

Clasificación: Activo.

Sub-clasificación: Circulante, bajo el rubro disponible.

Se Carga: Esta cuenta recibirá un cargo por cada operación de ingreso que realice, por recaudación de las ventas, devoluciones de impuestos en efectivo.

Se Abona: Por el depósito del dinero en las cuentas corrientes bancarias, por pagos de deudas (obligaciones con terceros), pago de proveedores, pago de arriendo, pago sueldos, etc.

Su Saldo Deudor: Representa el dinero efectivo existente o disponible en caja.

Saldo Acreedor: Nunca saldo acreedor.

Descripción: Se registra el dinero en efectivo, en que entren a la empresa. Por esta cuenta pasan todas las recaudaciones efectuadas en la Caja de la empresa, la vigencia de su saldo generalmente será de un día como máximo, ya que todos los valores recibidos en el día deberán ser depositados por el asistente administrativo en las cuentas corrientes bancarias de la empresa o bien, contabilizados en las cuentas de documentos por cobrar, cuando se trata de cheques o Vale Vista.

Nombre de la cuenta: BANCO


Sub-clasificación: Circulante.

Se Carga: Cuando la empresa deposita dinero, depósitos por traslado de fondos por los depósitos efectuados por terceros directamente en el Banco, en pago de facturas u cualquier otro documento que incremente los ingresos de loa empresa.

Se Abona: Con la emisión de cheques por pago a proveedores y o prestadores de servicio, por cargos efectuados por el banco como son comisiones, impuestos y cualquier otra forma de pago que signifique un egreso de dicha cuenta.

Su Saldo Deudor: Representa el dinero depositado y disponible en la cuenta corriente.


Descripción: Son los depósitos hechos en instituciones bancarias a favor de la entidad; representa el valor del dinero depositado en instituciones bancarias que es propiedad de entidad. Representa los valores disponibles en la cuenta corriente que la empresa mantiene en el Banco.

Nombre de la cuenta: CAJA CHICA.



Se Carga: Por ingreso de valores para el fondo o por su constitución

Se Abona: Con las rendiciones que efectúa el encargado, por la entrega de fondos de efectivo para efectuar los pagos de los gastos menores.

Su Saldo Deudor: Representa los valores que el encargado mantiene en efectivo al momento de la emisión del informe que es lo disponible.


Descripción: Son los fondos asignado al encargado de llevar los pagos gastos menores, a medida que los fondos se van agotando el encargado debe efectuar la rendición para solicitar su reposición del monto asignado originalmente.

Nombre de la cuenta: SEGUROS ANTICIPADOS



Se Carga: Por el valor de los pagos efectuados a empresas aseguradoras por concepto de primas sobre contratos de seguros.

Se Abona: Por el valor de dichas primas que hayan vencido al momento de la regularización del cierre del ejercicio de los seguros consumidos durante el periodo.

Su saldo Deudor: Representa los seguros pagados por anticipados pendientes de ser disfrutadas por la empresa.


Descripción: Es el pago anticipado por la contratación de servicios de seguros como son la seguridad para proteger los bienes de la empresa.

Nombre de la cuenta: PPM



Se Carga: Por los impuestos cancelados.

Se Abona: Compensación con el impuesto que le corresponde cancelar o ajustar.

Su Saldo Deudor: Representa total acumulado de la provisión realizada para compensar los impuestos de renta a pagar.


Descripción: Son pagos que deben efectuar los contribuyentes como una provisión contra los impuestos anuales que se determinan a fines del año en que se producen las rentas, y que corresponde pagar hasta el 30 de abril del año siguiente esta definición corresponde al Pago Provisional Mensual (PPM) obligatorio.

Nombre de la cuenta: DOCUMENTOS POR COBRAR



Se Carga: Aumenta cada vez que la entidad recibe letras de cambio o pagares a su favor quiere decir con el ingreso de nuevos documentos por cobrar.

Se Abona: Cada vez que la empresa cobra, endosa o cancela uno de estos documentos quiere decir cuando opera el pago por dicho documento.

Su Saldo Deudor: Representa los documentos que terceros nos firman para ser cancelados en un tiempo estipulado, es decir, el valor nominal de los documentos pendientes de cobro.


Descripción: Incluye todos los documentos por cobrar, es decir, son títulos de crédito a favor del negocio, tales como, los cheques, Vale Vista, letras y pagares.

Nombre de la cuenta: DEUDORES POR VENTAS.



Se Carga: Por deudas que han aceptado al crédito simple.

Se Abona: Cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, o se le concede alguna rebaja (Nota de Crédito).

Su Saldo Deudor: Representa las facturas de ventas pendientes de pago por los clientes.


Descripción: Incluye todas las deudas de clientes a los cuales se les han emitido facturas por concepto de ventas de servicio al crédito. Corresponde a la suma de la columna Total del Libro de Ventas, es decir, incluye el valor neto y los impuestos asociados a las facturas.

Nombre de la cuenta: IVA CREDITO FISCAL



Se Carga: Por el impuesto IVA resultante en las facturas de compras.

Se Abona: Por la compensación que resultare con la cuenta IVA DEBITO FISCAL.

Saldo Deudor: Nunca saldo deudor.

Su Saldo Acreedor: Representa el crédito que la empresa posee para ser descontado del IVA DEBITO FISCAL.

Descripción: Es el Impuesto que se genera por las compras afectas que realiza la empresa. Se imputa al centralizar el Libro de Ventas del mes.

Nombre de la cuenta: VEHICULO


Sub-clasificación: Fijo.

Se Carga: Se carga con los aumentos de la inversión de vehículos, ya sea por la compra o por donaciones recibidas este vehículo debe responder a la naturaleza del rubro.

Se Abona: Cuando se da de baja por venta, por siniestro, ya sea accidente o robo.

Su Saldo Deudor: Representa el valor actualizado de vehículos existentes en el inventario de activo fijo, al cierre del ejercicio respectivo.


Descripción: Todo aquel medio de movilización adquirida por la empresa para prestar servicios en el giro de ésta.

Nombre de la cuenta: INSTALACIONES



Se Carga: Se carga con los desembolsos efectuados por concepto de

Instalaciones de un bien o cuando se efectúan mejoras.

Se Abona: Por el valor de las instalaciones totalmente depreciadas, por la venta del bien o por la destrucción total del bien.

Su Saldo Deudor: Representa los desembolsos, que han sido destinados a readecuaciones y mejoras, quiere decir la existencia que se encuentran en instalaciones.


Descripción: Desembolsos para incorporar bienes muebles o inmuebles como son instalaciones de teléfonos, ascensores, informáticas, etc.

Nombre de la cuenta: MAQUINARIA Y EQUIPO EN GENERAL



Se Carga: Por las compras o donaciones recibidas, además se carga con la corrección monetaria del ejercicio.

Se abona: Por el valor de las instalaciones parcial o totalmente depreciadas, cuando se da de baja por venta, por siniestro, ya sea accidente o robo, también, se puede ajustar la cuenta por estar sobrevaluado o registrado con un valor superior a su costo de adquisición.

Su Saldo Deudor: Representa el valor de adquisición actualizado de las máquinas y equipos en general que posee la empresa a una fecha determinada.


Descripción: Es la inversión en máquinas que sirven para las actividades normales de empresa, o que prestan servicios en la administración de esta.

A modo de ejemplo, se pueden mencionar los siguientes:

Estufas, máquinas de escribir, computadores, aspiradoras, impresoras, etc.

Nombre de la cuenta: MUEBLES Y ÚTILES



Se Carga: Por las compras realizadas de mobiliario y útiles de oficina.

Se Abona: Por el valor de las instalaciones parcial o totalmente depreciadas.

Su Saldo Deudor: Representa el costo total de los gastos que la empresa ha efectuado por los conceptos de materiales y útiles, a una fecha determinada.


Descripción: Representan los gastos incurridos por los siguientes conceptos de materiales y útiles de oficina, aseo, vestuario, etc.

Clasificación: Se clasifica entre los Gastos Operacionales, bajo el rubro Gastos

Generales y de Administración.

Nombre de la cuenta: EDIFICIO



Se Carga: Por las compras o revalorizaciones.

Se Abona: Por las ventas, depreciaciones.

Su Saldo Deudor: Por existencia en bienes raíces y saldo acreedor no tiene.


Descripción: Todo aquel bien inmueble, tal es el caso de departamentos, casas, etc.

Nombre de la cuenta: TERRENOS



Se Carga: Representa nuevos terrenos adquiridos por compra o donación.

Se Abona: Por Venta de los mismos.

Su Saldo Deudor: Representa el costo de los terrenos de propiedad de la empresa.


Descripción: Es el valor de la tierra, donde se encuentra instalada la empresa, donde se han levantado las edificaciones.

2 Manual de cuentas Pasivos.

Nombre de la cuenta: PROVEEDORES

Clasificación: Pasivo.


Se Carga: Por los pagos parciales o totales de lo adeudo a los proveedores, por las rebajas concedidas por los proveedores y por las devoluciones de las compras de mercadería al crédito.

Se Abona: Por las compras al crédito, con los intereses moratorios que carguen los proveedores por mora en el pago.


Su Saldo Acreedor: Representa las facturas a valor nominal de los documentos pendientes de pago.

Descripción: Es el registro de las compras al crédito de los materiales e insumos que requiere la empresa para su funcionamiento.

Por lo tanto es la cuenta que representa la obligación que tiene la entidad con sus proveedores.

Nombre de la cuenta: ACREEDORES VARIOS



Se Carga: Por el pago total o parcial efectuado.

Se Abona: Por las deudas que se han contraído.


Su Saldo Acreedor: Representa las deudas que se encuentran pendiente de pago.

Descripción: Todas aquellas deudas que hemos aceptado que no constituyen el giro del negocio.

Nombre de la cuenta: DOCUMENTOS POR PAGAR.



Se Carga: Por que se hizo efectivo el cobro del documento en la cuenta corriente.

Se Abona: Por los documentos emitidos por la empresa que no han sido cobrado en la institución bancaria.


Su Saldo Acreedor: Representa los documentos pendientes de ser cobrados efectivamente en la cuenta corriente.

Descripción: Son los documentos bancarios emitidos por SIM Ltda. a proveedores, acreedores, cuentas por pagar, o cualquier otra deuda que se acuerde cancelar con documento bancario.

Nombre de la cuenta: PRESTAMOS BANCARIOS.



Se Carga: Por la cancelación de los créditos otorgados por el banco.

Se Abona: Por los nuevos préstamos que se solicitan a los Bancos.


Su Saldo Acreedor: Representa los préstamos bancarios vigentes de pago.

Descripción: Son compromisos por concepto de préstamos bancarios.

Nombre de la cuenta: REMUNERACIONES POR PAGAR.



Se Carga: Por la cancelación de las remuneraciones a los trabajadores (sueldos).

Se Abona: El reconocimiento de la deuda de remuneraciones, descontadas todas las cotizaciones y descuentos pactados.


Su Saldo Acreedor: Representa las remuneraciones líquidas por pagar al personal de la empresa.

Descripción: Son los sueldos líquidos por pagar a los trabajadores que están sujetos a un contrato de trabajo.

Nombre de la cuenta: HONORARIOS POR PAGAR.


Sub-clasificación: Circulante

Se Carga: Por los pagos efectuados de honorarios a los trabajadores.

Se Abona: Servicios prestados por concepto de honorarios.


Su Saldo Acreedor: Representa las Boletas de honorarios pendientes de pago a una fecha determinada.

Descripción: Son los compromisos por concepto de honorarios de profesionales que prestan servicios que requiere la empresa para su funcionamiento

Nombre de la cuenta: IVA DEBITO FISCAL



Se Carga: Por los pagos de los saldos pendientes o en su caso del total, al presentar las declaraciones correspondientes.

Se Abona: Por los impuestos retenidos al vender según facturas emitidas.


Su Saldo Acreedor: Representa los impuestos pendientes de pago.

Descripción: Es el Impuesto que se genera por las ventas afectas que realiza la empresa. Se imputa al centralizar el Libro de Ventas del mes.

Nombre de la cuenta: IMPUESTO UNICO POR PAGAR



Se Carga: Contabilización de la declaración mensual de impuestos. Además puede ser cargada por regularizaciones o ajustes al proceso de liquidación de sueldos.

Se Abona: Asiento de centralización de las remuneraciones mensuales de la empresa y sus unidades dependientes.


Su Saldo Acreedor: Representa el Impuesto Único de Segunda Categoría retenidos a los funcionarios en sus respectivas liquidaciones de remuneraciones.

Al igual que las demás cuentas de impuestos por pagar, esta cuenta debe quedar saldada al cierre del mes respectivo.

Descripción: Son las retenciones de Impuesto único de los trabajadores que superan el monto exento

Nombre de la cuenta: RETENCION 10% IMPUESTO DE SEGUNDA CATEGORÍA POR PAGAR.

Clasificación: Pasivo


Se Carga: Se carga con la contabilización de la declaración mensual de impuestos.

Se Abona: Se abona con la centralización del libro de honorarios


Su Saldo Acreedor: Representa los impuestos retenidos a los prestadores de servicios a honorarios. Al igual que las demás cuentas de impuestos, esta debe quedar saldada al cierre del mes respectivo.

Descripción: Representa la retención realizada a los prestadores de servicios a honorarios por servicios prestados a SIM Ltda.

Nombre de la cuenta: LEYES SOCIALES POR PAGAR



Se Carga: Con la contabilización del requerimiento de pago correspondiente a descuentos realizados al trabajador por concepto de previsión de salud y fondo de pensiones, conjuntamente con el aporte del empleador por concepto de seguridad laboral y seguros de cesantía.

Se Abona: Con el asiento de centralización del libro de remuneraciones.


Su Saldo Acreedor: Representa los fondos adeudados l Institutos Previsionales, por concepto de salud y previsión, retenidas a los trabajadores de la empresa, que se encuentran afiliados a FONASA, ISAPRES y AFP.

Descripción: Son los compromisos legales y por acuerdo del trabajador, descontados a los funcionarios afiliados a FONASA desde sus liquidaciones mensuales de remuneraciones.

Nombre de la cuenta: CAPITAL

Clasificación: Pasivo

Sub-clasificación:

Se Carga: Por los retiros de capital que haga el propietario, por el valor de la pérdida neta.

Se Abona: Por ganancias diferencia entre Activo y Pasivo, por el valor de nuevas aportaciones de capital que haga el propietario.


Su Saldo Acreedor: Representa el valor del capital invertido por el propietario.

Descripción: Es la inversión inicial y aportes posteriores que hayan realizado los dueños o accionistas de la empresa para la constitución y operación de la misma.

3 Manual de Cuentas de Resultado.

Nombre de la cuenta: ARRIENDOS

Clasificación: Cuenta de resultado.

Sub-clasificación: Perdida.

Se Carga: Por la contabilización del pago de arriendo.

Se Abona: por eventuales regularizaciones de cargos y traspasos a otros códigos presupuestarios.

Su Saldo Deudor: Representa el costo total de los gastos por concepto de arriendos, a una fecha determinada.


Descripción: Son los gastos efectuados por arriendos de casas, cancelaciones que corresponden por ocupación de un local o bien.

Nombre de la cuenta: MUTUAL DE SEGURIDAD (IST)

Clasificación: Resultado.


Se Carga: Con la contabilización del reconocimiento del gasto por concepto de seguro de accidentes de los trabajadores.

Se Abona: No tiene abono

Saldo Deudor: Saldo deudor.

Su Saldo Acreedor: Nunca saldo deudor.

Descripción: Corresponden al gasto obligatorio de cargo de la empresa, por concepto de prever los costos en caso de accidente del trabajo.

Nombre de la cuenta: GASTOS GENERALES



Se Carga: Por la contabilización del pago, realizado de la sumas de las facturas de Proveedores. Además se puede cargar por regularizaciones o anulaciones de valores imputados erróneamente en la cuenta.

Se Abona: Por eventuales regularizaciones de cargos y traspasos a otros códigos presupuestarios.

Su Saldo Deudor: Representa el costo total de los gastos que la empresa ha efectuado por los conceptos de Gastos Generales, a una fecha determinada.


Descripción: Todo aquel desembolso necesario para la empresa ejemplo energía eléctrica, teléfono, agua, luz, comunicaciones computacionales, etc.

Nombre de la cuenta: REMUNERACIONES



Se Carga: Con la centralización de las remuneraciones mensuales.

Se Abona: No se abona.

Su Saldo Deudor: Representa el gasto acumulado por concepto de remuneraciones a la fecha del informe respectivo.


Descripción: Son los gastos, relacionado con los pagos al personal por la prestación de servicios en virtud de un contrato de trabajo. Por lo tanto, esta cuenta resume los conceptos de Haberes Totales.

Nombre de la cuenta: INDEMNIZACIONES



Se Carga: Se carga con el asiento de centralización del libro de remuneraciones, por las indemnizaciones pagadas en el periodo respectivo.


Su Saldo Deudor: Representa el gasto acumulado por concepto de indemnizaciones en que ha incurrido la empresa, hasta la fecha del informe respectivo.


Descripción: Son los gastos por el pago de indemnizaciones al personal de la empresa en el caso de desvinculación del trabajador.

Nombre de la cuenta: AGUINALDOS



Se Carga: Con el asiento de centralización de remuneraciones donde se reconoce el gasto por concepto de aguinaldos.

Se Abona: No se abona

Su Saldo Deudor: Representa el gasto acumulado por concepto de aguinaldos en que ha incurrido la empresa, hasta la fecha del informe respectivo.


Descripción: Son los gastos por concepto de aguinaldos pagados al personal de la empresa en fechas que lo ameriten y según la disponibilidad y liquidez de la empresa.

Nombre de la cuenta: HONORARIOS



Se Carga: Con la emisión del documento de requerimiento de pago ( BOLETA DE HONORARIOS).

Se Abona: No se abona

Su Saldo Deudor: Representa el total de honorarios obtenidos por prestaciones durante el ejercicio.


Descripción: Son los gastos no operacionales, generados por asesorías externas o trabajos que no están bajo contrato de trabajo y que son contratados esporádicamente.

Nombre de la cuenta: VENTAS DE ACTIVOS FIJOS


Sub-clasificación: Ganancia.

Se Carga: No se Carga.

Se Abona: Por las Ventas de Activos fijos de la Empresa.

Saldo Deudor: No tiene saldo deudor.

Saldo Acreedor: Representa los ingresos por la venta de bienes del Activo fijo.

Descripción: Son los ingresos no operacionales obtenidos por la utilidad en la venta de activos fijos, la cual se produce por obtener un mayor valor al del libro Auxiliar de Activo Fijo al momento de la venta.

Nombre de la cuenta: GASTOS NOTARIALES Y MUNICIPALES



Se Carga: Por la contabilización de las boletas Notariales y Gastos Municipales.

Se Abona: Se abona por eventuales regularizaciones de cargos.

Su Saldo Deudor: Representa el costo real que ha financiado la empresa, por este concepto, a una fecha determinada.


Descripción: Registra el gasto pagado por servicios notariales y judiciales, debido a las actividades que deba desarrollar como ejemplo escrituras, contratos, inscripciones en conservador de bienes raíces, patentes ya sea de vehículos, etc.

Nombre de la cuenta: DEPRECIACIÓN DEL ACTIVO FIJO.



Se Carga: Por las depreciaciones del periodo (desgaste de los bienes)

Se Abona: Dentro del ejercicio comercial por errores de cálculo de depreciación.

Su Saldo Deudor: Representa el total depreciaciones aplicadas.


Descripción: El desgaste o deterioro que sufren los bienes del activo fijo, como consecuencia del uso y del tiempo.

Nombre: SEGUROS



Se Carga: Se carga por la contabilización de las facturas de las compañías aseguradores. Además se puede cargar por regularizaciones o anulaciones de valores imputados erróneamente en la cuenta.


Su Saldo Deudor: Representa el costo total de los seguros contratados.


Descripción: Son los gastos devengados que la empresa efectúa por los seguros contratados con el objeto de resguardar los bienes de algún tipo de siniestro. Los tipos de riesgos de Edificios son de contenido, ruptura de cañerías matrices, explosión, incendios, huelga, incendios y explosivos, huelga daños materiales, huelga saqueo, daños materiales causados por sismo, incendio por sismo.

Los riesgos de los vehículos son daños del vehículo.

Se deja constancia que a medida que se necesitaren más cuentas, este manual se irá modificando según su requerimiento.

CAPITULO V: PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA TRIBUTARIA.

El presente capítulo desarrolla un conjunto de conceptos específicos referidos al tema tributario que permita afrontar la magnitud del Control Interno Tributario y elaborar una serie de procedimientos a seguir para que se cumplan los objetivos principales, en donde el pago de los impuestos y el cumplimiento de los deberes tributarios, se ajusten a la normativa legal vigente en nuestro país. La importancia del área de los tributos en una empresa, especialmente por la naturaleza legal de las obligaciones tributarias, puede concluir en resultados generalmente irrevocables que trae consigo el incumplimiento de estas obligaciones. Por ello, adoptar e implementar un adecuado Control Interno Tributario, enfocado en un entorno de control tributario en todas las secciones de la organización, es un elemento que busca asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y la prevención de errores con el objeto de minimizar el riesgo de cometer ilícitos tributarios.

Para profundizar los procedimientos de este capitulo, es necesario dar una mirada no menos profunda e importante al área en cuestión, para ello se señalarán los principales aspectos tributarios que afectan a una empresa de Responsabilidad Limitada, de acuerdo al ordenamiento jurídico vigente:

Para los efectos de la Ley de Impuesto a la Renta (LIR), la sociedad de responsabilidad limitada, es considerada una sociedad de personas, según lo dispone el Art. 2º Nº 6º.

La empresa tributa con impuesto de primera categoría, sobre la base de renta efectiva contabilidad completa, por lo tanto tiene la obligación de llevar el libro de Fondo de Utilidades Tributarias (FUT), conforme lo dispone, el Art. 14 de la LIR.

Respecto de los gastos rechazados de este tipo de sociedades, tributarán en cabeza de los socios con los impuestos Global Complementario, atendiendo lo dispuesto en el Art. 21 de la LIR.

Los retiros ficticios, tributan en cabeza de los socios como si fueran verdaderos retiros, tales como los prestamos, el uso o goce de bienes del activo de la empresa y bienes entregados en garantía, en ciertos casos.(Art. 21 de la LIR)

El Sueldo Empresarial, se acepta como gasto cuando el socio de la sociedad de responsabilidad limitada, trabaja efectiva y permanentemente en la empresa, hasta el monto que hubiera estado afecto a cotizaciones provisionales obligatorias.

Para la tributación de los socios la sociedad de responsabilidad limitada, está obligada a llevar libro de Fondo de Utilidades Tributarias (FUT), éstos, tributarán sólo por los retiros que se imputen a dicho fondo. Si por el contrario, no está obligado a llevar FUT, debe tributar por la renta devengada por la sociedad. (Renta Presunta, 14 Bis)

1 Objetivos Generales

Como objetivo general se establecerán los procedimientos del área tributaria, los cuales indicarán el proceso detallado de la obtención de las bases imponibles afectas a impuesto que corresponden a la empresa SIM Ltda.

2 Objetivos Específicos

Se establecerán procedimientos para el correcto cálculo del Impuesto al Valor Agregado (IVA)

Se establecerá procedimiento para el correcto cálculo de la base imponible del impuesto Único a los trabajadores.

Se establecerán procedimientos para el correcto registro y control de las Utilidades Tributarias.

Alcances.

Para ésta implementación se hará necesario promover la aplicación de cada uno de los procedimientos antes descritos y lograr que se cumplan a cabalidad por todos los miembros de la organización que tengan que ver con el área.

Tomando en consideración que todos estos miembros serán parte de la creación de los procedimientos.

Procedimientos operativos, para la gestión Tributaria de la Empresa.

3 PROCEDIMIENTO CALCULO IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (DL 825- 74 y DS Nº 55- 77) ANEXO SIM-PR-TR-01

1 Objetivo

Este documento establece el procedimiento para el correcto cálculo del Impuesto al Valor Agregado, respecto del debito Fiscal, crédito Fiscal, Impuesto a Pagar y/o remanente IVA que se devenguen en SIM Ltda., como parte del Sistema de Control Interno de la empresa.

2 Alcance

Este procedimiento debe ser atendido por el encargado de administración e incluye el control de los siguientes Registros:

Registro en el Libro de Ventas de: facturas, notas de crédito, notas de debito emitidas.

Registro en el Libro de Compras de: facturas, notas de crédito, notas de debito recibidas.

Registro en el Libro de Honorarios de: Boletas de Honorarios recibidas.

Registro en el Libro de Remuneraciones de remuneraciones afecta de pago de Impuesto Único.

3 Responsabilidades

Los responsables del control de este documento es el encargado del área de Administración.


Facturas emitidas y recibidas

Notas de Crédito emitidas y recibidas

Notas de Débito emitidas y recibidas

5 Terminología


L empresa está sujeta a las disposiciones del presente procedimiento y pagará el impuesto con una tasa de 19% sobre la base imponible.

Para los efectos de este impuesto, la base imponible de las ventas y/o servicios estará constituida, salvo disposición en contrario del Decreto Ley 825 de 1974, por el valor de las operaciones respectivas, debiendo adicionarse a dicho valor, si no estuvieren comprendidos en él, los siguientes rubros:

1º.- El monto de los reajustes, intereses y gastos de financiamiento de la operación a plazo, incluyendo los intereses moratorios, que se hubieren hecho exigibles o percibidos anticipadamente en el período tributario. En todo caso deberá excluirse el monto de los reajustes de valores que ya pagaron el impuesto de este Título, en la parte que corresponda a la variación de la unidad de fomento determinada por el período respectivo de la operación a plazo.

2º.- El valor de los envases y de los depósitos constituidos por los compradores para garantizar su devolución. El Servicio de Impuestos Internos, sin embargo, podrá autorizar en casos calificados la exclusión de tales depósitos del valor de venta e impuesto, y

3º.- El monto de los impuestos, salvo el de este procedimiento.

Los rubros señalados en los números precedentes se entenderán comprendidos en el valor de la venta y/o del servicio prestado aun cuando se facturen o contabilicen en forma separada, y se presumirá que están afectos al impuesto de este Título, salvo que se demuestre fehacientemente, a juicio exclusivo del Servicio de Impuestos Internos, que dichos rubros corresponden o acceden a operaciones exentas o no gravadas con este tributo.

No formarán parte de la base imponible el impuesto aquel que se fijen en virtud de la facultad contenida en el artículo 48, sobre impuestos específicos a los combustibles, que graven la misma operación.

En los casos que a continuación se señalan, se entenderá por base imponible:

En las importaciones, el valor aduanero de los bienes que se internen o, en su defecto, el valor CIF de los mismos bienes. En todo caso, formarán parte de la base imponible los gravámenes aduaneros que se causen en la misma importación. Para determinar el impuesto que afecta la operación establecida en el inciso segundo de la letra a) del artículo 8° del DL 825/74, se considerará la misma base imponible de las importaciones menos la depreciación por uso. Dicha depreciación ascenderá a un diez por ciento por cada año completo transcurrido entre el 1° de enero del año del modelo y el momento en que se pague el impuesto, salvo que en el valor aduanero ya se hubiese considerado rebaja por uso, caso en el cual sólo procederá depreciación por los años no tomados en cuenta;

En los casos contemplados en la letra d) del artículo 8º, el valor que el propio contribuyente tenga asignado a los bienes o sobre el valor que tuvieren los mismos en plaza, si este último fuere superior, según lo determine el Servicio de Impuestos Internos, a su juicio exclusivo;

En los contratos a que se refiere la letra e) del artículo 8º, el valor total del contrato incluyendo los materiales. En los contratos de construcción de obras de uso público cuyo precio se pague con la concesión temporal de la explotación de la obra - sea que la construcción la efectúe el concesionario original, el concesionario por cesión o un tercero -, el costo total de la construcción de la obra, considerando todas las partidas y desembolsos que digan relación a la construcción de ella, tales como mano de obra, materiales, utilización de servicios, gastos financieros y subcontratación por administración o suma alzada de la construcción de la totalidad o parte de la obra. En el caso de que la construcción la efectúe el concesionario por cesión, la base imponible estará constituida por aquella parte del costo en que efectivamente hubiere incurrido el concesionario, sin considerar el costo facturado por el cedente, en la fecha de la cesión respectiva;

En el caso contemplado en la letra f) del artículo 8º, el valor de los bienes corporales muebles comprendidos en la venta, sin que sea admisible deducir de dicho valor el monto de las deudas que puedan afectar a tales bienes. Si la venta de las universalidades a que se refiere el inciso anterior se hiciere por suma alzada, el Servicio de Impuestos Internos tasará, para los efectos de este impuesto, el valor de los diferentes bienes corporales muebles del giro del vendedor comprendido en la venta. Lo dispuesto en el inciso anterior será aplicable, asimismo, respecto de todas aquellas convenciones en que los interesados no asignaren un valor determinado a los bienes corporales muebles que enajenen o el fijado fuere notoriamente inferior al corriente en plaza;

Respecto de las prestaciones de servicios y los productos vendidos o transferidos en hoteles, residenciales, hosterías, casas de pensión, restaurantes, clubes sociales, fuentes de soda,

salones de té y café, bares, tabernas, cantinas, boites, cabarets, discotheques, drive-in y otros negocios similares, el valor total de las ventas, servicios y demás prestaciones que se efectúen. Sin embargo, el impuesto no se aplicará al valor de la propina que por disposición de la ley deba recargarse en los precios de los bienes transferidos y servicios prestados en estos establecimientos;

Tratándose de peluquerías y salones de belleza no formará parte de la base imponible el porcentaje adicional establecido en el artículo 6º de la Ley Nº 9.613, de 7 de julio de 1950, y sus modificaciones posteriores y la base imponible de las operaciones señaladas en la letra k) del artículo 8º, se determinará de acuerdo con las normas de este artículo y del artículo 15.

Tratándose de los servicios de conservación, reparación y explotación de una obra de uso público prestados por el concesionario de ésta y cuyo precio se pague con la concesión temporal de la explotación de dicha obra, la base imponible estará constituida por los ingresos mensuales totales de explotación de la concesión, deducidas las cantidades que deban imputarse, en la proporción que se determine en el decreto o contrato que otorgue la concesión al pago de la construcción de la obra respectiva. La parte facturada que no sea base imponible del impuesto, no será considerada operación exenta o no gravada para los efectos de la recuperación del crédito fiscal.

En el caso de que dichos servicios de conservación, reparación y explotación sean prestados por el concesionario por cesión, la base imponible estará constituida por los ingresos mensuales de explotación de la concesión de la obra, deducidas las cantidades que deban imputarse a la amortización de la adquisición de la concesión en la proporción establecida en el decreto o contrato que otorgó la concesión. Si la cesión se hubiere efectuado antes del término de la construcción de la obra respectiva, la base imponible será equivalente a los ingresos mensuales obtenidos por la explotación de la concesión, deducidas las cantidades que deban imputarse a la construcción de la obra y al valor de adquisición de la concesión, según la misma proporción señalada anteriormente.

En el caso de adjudicaciones de bienes corporales inmuebles a que se refiere la letra c) del artículo 8º, la base imponible será el valor de los bienes adjudicados, la cual en ningún caso podrá ser inferior al avalúo fiscal de la construcción determinado de conformidad a las normas de la ley Nº 17.235.

Las normas generales sobre base imponible establecidas en el artículo anterior, serán aplicables también, cuando proceda, para el cálculo de las bases imponibles especiales a que se refiere el presente artículo.

En el caso de arrendamiento de inmuebles amoblados, inmuebles con instalaciones o maquinarias que permitan el ejercicio de alguna actividad comercial o industrial, y de todo tipo de establecimientos de comercio que incluya un bien raíz, podrá deducirse de la renta, para los efectos de este párrafo, una cantidad equivalente al 11% anual del avalúo fiscal del inmueble propiamente tal, o la proporción correspondiente si el arrendamiento fuere parcial o por períodos distintos de un año.

Tratándose de la venta o promesa de venta de bienes inmuebles gravados por esta ley, podrá deducirse del precio estipulado en el contrato el monto total o la proporción que corresponda, del valor de adquisición del terreno que se encuentre incluido en la operación. Para estos efectos, deberá reajustarse el valor de adquisición del terreno de acuerdo con el porcentaje de variación experimentado por el índice de precios al consumidor en el período comprendido entre el mes anterior al de la adquisición y el mes anterior al de la fecha del contrato. La deducción que en definitiva se efectúe por concepto del terreno, no podrá ser superior al doble del valor de su avalúo fiscal determinado para los efectos de la ley Nº 17.235, salvo que la fecha de adquisición del mismo haya precedido en no menos de tres años a la fecha en que se celebre el contrato de venta o de promesa de venta, en cuyo caso se deducirá el valor efectivo de adquisición reajustado en la forma indicada precedentemente.

No obstante, en reemplazo del valor de adquisición del terreno podrá rebajarse el avalúo fiscal de éste, o la proporción que corresponda, cuando el terreno se encuentre incluido en la operación.

Si en el avalúo fiscal no se comprendieran construcciones o en su determinación no se hubieran considerado otras situaciones, el contribuyente podrá solicitar una nueva tasación, la cual se sujetará a las normas de la ley Nº 17.235, sin perjuicio de la vigencia que tenga el nuevo avalúo para los efectos del Impuesto Territorial, pero deberán excluirse las construcciones que den derecho a crédito fiscal.

No obstante lo dispuesto en el inciso segundo de este artículo, el Servicio de Impuestos Internos, en aquellos casos en que hayan transcurrido menos de tres años entre la adquisición del terreno y la venta o promesa de venta del bien inmueble gravado podrá autorizar, en virtud de una resolución fundada, que se deduzca del precio estipulado en el contrato, el valor efectivo de adquisición del terreno, reajustado de acuerdo con el procedimiento indicado en el inciso segundo, sin aplicar el límite del doble del valor del avalúo fiscal, considerando para estos efectos el valor de los terrenos de ubicación y características similares, al momento de su adquisición.

En las facturas que deban emitirse por los pagos que se efectúen en cumplimiento de alguno de los contratos señalados en el inciso segundo de este artículo, deberá indicarse separadamente el valor del terreno determinado de acuerdo con las normas precedentes, en la forma pactada a la fecha de celebrarse el contrato de venta o promesa de venta del inmueble. Cuando no exista esta constancia, se presumirá que en cada uno de los pagos correspondientes se comprenderá parte del valor del terreno en la misma proporción que se determine respecto del total del precio de la operación a la fecha del contrato.

En los contratos de venta o de promesa de venta de un bien inmueble, ya sea que el terreno se transfiera o se considere en la misma operación o no, y en los contratos generales de construcción, gravados por esta ley, el Servicio de Impuestos Internos podrá aplicar lo dispuesto en el artículo 64 del Código Tributario cuando el valor de enajenación del terreno sea notoriamente superior al valor comercial de aquellos de características y ubicación similares en la localidad respectiva, como asimismo, cuando el valor de la construcción sea notoriamente inferior a las de igual naturaleza considerando el costo incurrido y los precios de otras construcciones similares. La diferencia de valor que se determine entre el de la enajenación y el fijado por el Servicio de Impuestos Internos quedará afecta al Impuesto al Valor Agregado. La tasación y giro que se realicen con motivo de la aplicación del citado artículo 64 del Código Tributario, podrá reclamarse en la forma y en los plazos que esta disposición señala y de acuerdo con los procedimientos que indica.

En los casos de permutas o de otras convenciones por las cuales las partes se obligan a transferirse recíprocamente el dominio de bienes corporales muebles, se considerará que cada parte que tenga el carácter de vendedor, realiza una venta gravada con el impuesto de este Título, teniéndose como base imponible de cada prestación, si procediere, el valor de los bienes comprendidos en ella. Lo dispuesto en este inciso será igualmente aplicable a las ventas en que parte del precio consiste en un bien corporal mueble, y a los préstamos de consumo.

Si se tratare de una convención que involucre el cambio de bienes (44) gravados por esta ley, el impuesto de este Título se determinará en base al valor de los bienes corporales muebles (44) e inmuebles incluidos en ella, sin perjuicio de la aplicación de los tributos establecidos en ésta u otras leyes que puedan gravar la misma convención.

Cuando se dieren en pago de un servicio bienes corporales muebles, se tendrá como precio del servicio, para los fines del impuesto de este Título, el valor que las partes hubieren asignado a los bienes transferidos o el que en su defecto, fijare el Servicio de Impuestos Internos, a su juicio exclusivo.

En los casos a que se refiere este artículo, el beneficiario del servicio será tenido como vendedor de los bienes para los efectos de la aplicación del impuesto cuando proceda.

Igual tratamiento se aplicará en los casos de ventas de bienes corporales muebles que se paguen con servicios.

Constituye débito fiscal mensual la suma de los impuestos recargados en las ventas y servicios efectuados en el período tributario respectivo.

El impuesto a pagarse se determinará, estableciendo la diferencia entre el débito fiscal y el crédito fiscal, determinado según las normas del párrafo 6º.

Respecto de las importaciones, el impuesto se determinará aplicando la tasa sobre el valor de la operación señalado en la letra a) del artículo 16º y teniendo presente, cuando proceda, lo dispuesto en el inciso final de ese mismo artículo.

Del impuesto determinado, o débito fiscal, se deducirán los impuestos de este Título correspondiente a:

1º.- Las bonificaciones y descuentos otorgados a los compradores o beneficiarios del servicio sobre operaciones afectas, con posterioridad a la facturación.

2º.- Las cantidades restituidas a los compradores o beneficiarios del servicio en razón de bienes devueltos y servicios resciliados por los contratantes, siempre que correspondan a operaciones afectas y la devolución de las especies o resciliación del servicio se hubiera producido dentro del plazo de tres meses establecido en el inciso segundo del artículo 70º. (45) Igual procedimiento corresponderá aplicar por las cantidades restituidas cuando una venta o promesa de venta de bienes corporales inmuebles, gravadas con esta ley, queden sin efecto por resolución, resciliación, nulidad u otra causa; pero el plazo de tres meses para efectuar la deducción del impuesto se contará desde la fecha en que se produzca la resolución, o desde la fecha de la escritura pública de resciliación y, en el caso que la venta o promesa de venta quede sin efecto por sentencia judicial, desde la fecha que ésta se encuentre ejecutoriada.

3º.- Las sumas devueltas a los compradores por los depósitos a que se refiere el número 2º del artículo 15º, cuando ellas hayan sido incluidas en el valor de venta afecto a impuesto.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el número anterior, los contribuyentes que hubiesen facturado indebidamente un débito fiscal superior al que corresponda de acuerdo con las disposiciones de esta ley, deberán considerar los importes facturados para los efectos de la determinación del débito fiscal del período tributario, salvo cuando dentro del dicho período hayan subsanado el error, emitiendo nota de crédito extendida de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 57º del DL 825/1974.

La nota de crédito emitida con arreglo a lo dispuesto en el referido artículo también será requisito indispensable para que los contribuyentes puedan obtener la devolución de impuestos pagados en exceso por errores en la facturación del débito fiscal.




|RESUMEN EN LIBRO DE COMPRA Y VENTAS |Digital |Servidor |Encargado de |Tres años y |

| |(servidor/y físico libro compra| | | |

| |y ventas | | | |

|Formulario 22 DEL SII |Digital |servidor |Encargado de |Tres años y |

| |(servidor/ y físico | |Contabilidad | |

| |libro compra y ventas | | | |




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9 Anexos

No aplica

4 PROCEDIMIENTO CÁLCULO IMPUESTO UNICO DE SEGUNDA CATEGORÍA, RENTAS DEL TRABAJO. 41 N º1 de la LIR. ANEXO SIM-PR-TR-02

1 Objetivos

Este documento establece el procedimiento para el correcto cálculo del Impuesto Único de

Segunda Categoría (Artículo 42 N °1 y Artículo 43 N °1 Ley de la Renta)

2 Alcance

El Impuesto Único de Segunda Categoría grava las rentas del trabajo dependiente, como ser sueldos, pensiones y rentas accesorias o complementarias a las anteriores. Es un tributo que se aplica con una escala de tasas progresivas, declarándose y pagándose mensualmente sobre las rentas percibidas provenientes de una actividad laboral ejercida en forma dependiente, y a partir de un monto que exceda, a contar del 1 de enero del 2002, de 13,5 UTM.

El citado tributo debe ser retenido y enterado en arcas fiscales por el respectivo empleador, habilitado o pagador de la renta.

En el caso que un trabajador tenga más de un empleador, para los efectos de mantener la progresividad del impuesto, deben sumarse todas las rentas obtenidas e incluirlas en el tramo de tasas de impuesto que corresponda, y proceder a reliquidar anualmente dicho tributo en el mes de abril del año siguiente.

Si además se perciben otras rentas distintas a las señaladas, se deben consolidar tales ingresos en forma anual y pagar el Impuesto Global Complementario. En este caso, el Impuesto Único de Segunda Categoría retenido y pagado mensualmente sobre los sueldos, pensiones y demás rentas accesorias o complementarias, se da de crédito en contra del impuesto Global Complementario, como parte del Sistema de Control Interno de la empresa.

3 Responsabilidades

Los responsables del control de este documento es el encargado del área de Administración.


Planilla de cálculo de Remuneraciones

5 Terminología

NO APLICA


Se aplicará, calculará y cobrará un impuesto en conformidad a lo dispuesto en el artículo 43 de la LIR, sobre las siguientes rentas:

1º.- Sueldos, sobresueldos, salarios, premios, dietas, gratificaciones, participaciones y cualesquiera otras asimilaciones y asignaciones que aumenten la remuneración pagada por servicios personales, montepíos y pensiones, exceptuadas las imposiciones obligatorias que se destinen a la formación de fondos de previsión y retiro y las cantidades percibidas por concepto de gastos de representación.

Respecto de los obreros agrícolas el impuesto se calculará sobre la misma cantidad afecta a imposiciones del Servicio de Seguro Social, sin ninguna deducción.

Los choferes de taxi, que no sean propietarios de los vehículos que exploten, tributarán con el impuesto de este número con tasa de 3,5% sobre el monto de dos unidades tributarias mensuales, sin derecho a deducción alguna. El impuesto debe ser recaudado mensualmente por el propietario del vehículo el que debe ingresarlo en arcas fiscales entre el 1º y el 12 del mes siguiente.

2º.- Ingresos provenientes del ejercicio de las profesiones liberales o de cualquiera otra profesión u ocupación lucrativa no comprendida en la primera categoría ni en el número anterior, incluyéndose los obtenidos por los auxiliares de la administración de justicia por los derechos que conforme a la ley obtienen del público, los obtenidos por los corredores que sean personas naturales y cuyas rentas provengan exclusivamente de su trabajo o actuación personal, sin que empleen capital, y los obtenidos por sociedades de profesionales que presten exclusivamente servicios o asesorías profesionales.

Para los efectos del inciso anterior se entenderá por "ocupación lucrativa" la actividad ejercida en forma independiente por personas naturales y en la cual predomine el trabajo personal basado en el conocimiento de una ciencia, arte, oficio o técnica por sobre el empleo de maquinarias, herramientas, equipos u otros bienes de capital.

Sin perjuicio de lo dispuesto en los incisos anteriores, las sociedades de profesionales que presten exclusivamente servicios o asesorías profesionales, podrán optar por declarar sus rentas de acuerdo con las normas de la primera categoría, sujetándose a sus disposiciones para todos los efectos de esta ley. El ejercicio de la opción deberá practicarse dentro de los tres primeros meses del año comercial respectivo, presentando una declaración al Servicio de Impuestos Internos en dicho plazo, acogiéndose al citado régimen tributario, el cual regirá a contar de ese mismo año. Para los efectos de la determinación en el primer ejercicio de los pagos provisionales mensuales a que se refiere la letra a) del artículo 84, se aplicará por el ejercicio completo, el porcentaje que resulte de la relación entre los ingresos brutos percibidos o devengados en el año comercial anterior y el impuesto de primera categoría que hubiere correspondido declarar, sin considerar el reajuste del artículo 72, pudiéndose dar de abono a estos pagos provisionales las retenciones o pagos provisionales efectuados en dicho ejercicio por los mismos ingresos en virtud de lo dispuesto en el artículo 74, número 2º y 84, letra b), aplicándose al efecto la misma modalidad de imputación que señala el inciso primero del artículo 88. Los contribuyentes que optaren por declarar de acuerdo con las normas de la primera categoría, no podrán volver al sistema de tributación de la segunda categoría.(253)

En ningún caso quedarán comprendidas en este número las rentas de sociedades de profesionales que exploten establecimientos tales como clínicas, maternidades, laboratorios u

otros análogos, ni de las que desarrollen algunas de las actividades clasificadas en el artículo 20.

Los contribuyentes del artículo 42, Nº 1, que efectúen depósitos de ahorro previsional voluntario, cotizaciones voluntarias y ahorro previsional voluntario colectivo de conformidad a lo establecido en los párrafos 2 y 3 del Título III del decreto ley Nº 3.500, de 1980, podrán acogerse al régimen que se establece a continuación:

1. Podrán rebajar, de la base imponible del impuesto único de segunda categoría, el monto del depósito de ahorro previsional voluntario, cotización voluntaria y ahorro previsional voluntario colectivo, efectuado mediante el descuento de su remuneración por parte del empleador, hasta por un monto total mensual equivalente a 50 unidades de fomento, según el valor de ésta al último día del mes respectivo.

2. Podrán reliquidar, de conformidad al procedimiento establecido en el artículo 47, el impuesto único de segunda categoría, rebajando de la base imponible el monto del depósito de ahorro previsional voluntario, cotización voluntaria y ahorro previsional voluntario colectivo, que hubieren efectuado directamente en una institución autorizada de las definidas en la letra p) del artículo 98 del decreto ley Nº 3.500, de 1980, o en una administradora de fondos de pensiones, hasta por un monto total máximo anual equivalente a la diferencia entre 600 unidades de fomento, según el valor de ésta al 31 de diciembre del año respectivo, menos el monto total del ahorro voluntario, de las cotizaciones voluntarias y del ahorro previsional voluntario colectivo, acogidos al número 1 anterior.

Para los efectos de impetrar el beneficio, cada inversión efectuada en el año deberá considerarse según el valor de la unidad de fomento en el día que ésta se realice.

3. En caso que los recursos originados en depósitos de ahorro previsional voluntario, cotizaciones voluntarias o ahorro previsional voluntario colectivo a que se refieren los párrafos 2 y 3 del Título III del decreto ley Nº 3.500, de 1980, sean retirados y no se destinen a anticipar o mejorar las pensiones de jubilación, el monto retirado, reajustado en la forma dispuesta en el inciso penúltimo del número 3 del artículo 54, quedará afecto a un impuesto único que se declarará y pagará en la misma forma y oportunidad que el impuesto global complementario. La tasa de este impuesto será tres puntos porcentuales superior a la que resulte de multiplicar por el factor 1,1, el producto, expresado como porcentaje, que resulte de dividir, por el monto reajustado del retiro efectuado, la diferencia entre el monto del impuesto global complementario determinado sobre las remuneraciones del ejercicio incluyendo el monto reajustado del retiro y el monto del mismo impuesto determinado sin considerar dicho retiro. Si el retiro es efectuado por una persona pensionada o, que cumple con los requisitos de edad y de monto de pensión que establecen los artículos 3º y 68 letra b) del decreto ley Nº 3.500, de

1980, o con los requisitos para pensionarse que establece el decreto ley Nº 2.448, de 1979, no se aplicarán los recargos porcentuales ni el factor antes señalados.

Las administradoras de fondos de pensiones y las instituciones autorizadas que administren los recursos de ahorro previsional voluntario desde las cuales se efectúen los retiros descritos en el inciso anterior, deberán practicar una retención de impuesto, con tasa 15% que se tratará conforme a lo dispuesto en el artículo 75 de esta ley y servirá de abono al impuesto único determinado. Con todo, no se considerarán retiros los traspasos de recursos que se efectúen entre las entidades administradoras, siempre que cumplan con los requisitos que se señalan en el numeral siguiente.

4. Al momento de incorporarse al sistema de ahorro a que se refiere este artículo, la persona deberá manifestar a las administradoras de fondos de pensiones o a las instituciones autorizadas, su voluntad de acogerse al régimen establecido en este artículo, debiendo mantener vigente dicha expresión de voluntad. La entidad administradora deberá dejar constancia de esta circunstancia en el documento que dé cuenta de la inversión efectuada. Asimismo, deberá informar anualmente respecto de los montos de ahorro y de los retiros efectuados, al contribuyente y al Servicio de Impuestos Internos, en la oportunidad y forma que este último señale.

5. Los montos acogidos a los planes de ahorro previsional voluntario no podrán acogerse simultáneamente a lo dispuesto en el artículo 57 bis.

6. También podrán acogerse al régimen establecido en este artículo las personas indicadas en el inciso tercero del número 6º del artículo 31, hasta por el monto en unidades de fomento que represente la cotización obligatoria que efectúe en el año respectivo, de acuerdo a lo dispuesto en el primer inciso del artículo 17 del decreto ley Nº 3.500, de 1980.

Si el contribuyente no opta por acogerse al régimen establecido en el inciso anterior, al momento de incorporarse al sistema de ahorro a que se refiere este artículo, los depósitos de ahorro previsional voluntario, las cotizaciones voluntarias o el ahorro previsional voluntario colectivo correspondiente a los aportes del trabajador, a que se refieren los números 2. y 3 del Título III del decreto ley Nº 3.500, de 1980, no se rebajarán de la base imponible del impuesto único de segunda categoría y no estarán sujetos al impuesto único que establece el número 3 del inciso primero de este artículo, cuando dichos recursos sean retirados. En todo caso, la rentabilidad de dichos aportes estará sujeta a las normas establecidas en el artículo 22 del mencionado decreto ley. Asimismo, cuando dichos aportes se destinen a anticipar o mejorar la pensión, para los efectos de aplicar el impuesto establecido en el artículo 43, se rebajará el

monto que resulte de aplicar a la pensión el porcentaje que en el total del fondo destinado a pensión representen las cotizaciones voluntarias, aportes de ahorro previsional voluntario y aportes de ahorro previsional voluntario colectivo que la persona hubiere acogido a lo dispuesto en este inciso. El saldo de dichas cotizaciones y aportes, será determinado por las Administradoras de Fondos de Pensiones de acuerdo a lo establecido en el artículo 20 L del decreto ley N° 3.500, de 1980.

Los aportes que los empleadores efectúen a los planes de ahorro previsional voluntario colectivo se considerarán como gasto necesario para producir la renta de aquéllos. A su vez, cuando los aportes del empleador, más la rentabilidad que éstos generen, sean retirados por éste, aquéllos serán considerados como ingresos para efectos de la Ley sobre Impuesto a la Renta. En este último caso, la Administradora o Institución Autorizada deberá efectuar la retención establecida en el N° 3 de este artículo.

El monto de los excedentes de libre disposición, calculado de acuerdo a lo establecido en el decreto ley Nº 3.500, de 1980, determinado al momento en que los afiliados opten por pensionarse, podrá ser retirado libre de impuesto hasta por un máximo anual equivalente a 200 unidades tributarias mensuales, no pudiendo, en todo caso, exceder dicha exención el equivalente a 1.200 unidades tributarias mensuales. Con todo, el contribuyente podrá optar, alternativamente, por acoger sus retiros a una exención máxima de 800 unidades tributarias mensuales durante un año. Aquella parte del excedente de libre disposición que corresponda a recursos originados en depósitos convenidos, tributará de acuerdo al siguiente artículo.

Para que opere la exención señalada, los aportes que se efectúen para constituir dicho excedente, por concepto de cotización voluntaria, depósito de ahorro voluntario o depósito de ahorro previsional voluntario colectivo, deberán haberse efectuado con a lo menos cuarenta y ocho meses de anticipación a la determinación de dicho excedente.

Los retiros que efectúe el contribuyente se imputarán, en primer lugar, a los aportes más antiguos, y así sucesivamente.

El monto de los excedentes de libre disposición, calculado de acuerdo a lo establecido en el decreto ley N° 3.500, de 1980, que corresponda a depósitos convenidos efectuados por sobre el límite establecido en el inciso tercero del artículo 20 del citado decreto ley, podrá ser retirado libre de impuestos. Con todo, la rentabilidad generada por dichos depósitos, tributará conforme a las reglas generales. Aquella parte de los excedentes de libre disposición que correspondan a recursos originados en depósitos convenidos de montos inferiores al límite

contemplado en el artículo 20 del decreto ley N° 3.500, de 1980, tributará conforme a las reglas generales.

Las rentas de esta categoría quedarán gravadas de la siguiente manera:

1.- Rentas mensuales a que se refiere el Nº 1 del artículo 42, a las cuales se aplicará la siguiente escala de tasas:

Las rentas que no excedan de 13,5 unidades tributarias mensuales, estarán exentas de este impuesto;

Sobre la parte que exceda de 13,5 y no sobrepase las 30 unidades tributarias mensuales, 5%;

Sobre la parte que exceda de 30 y no sobrepase las 50 unidades tributarias mensuales, 10%;




Sobre la parte que exceda de 120 y no sobrepase las 150 unidades tributarias mensuales, 37%, y

Sobre la parte que exceda las 150 unidades tributarias mensuales, 40%.

El impuesto de este número tendrá el carácter de único respecto de las cantidades a las cuales se aplique.

Las regalías por concepto de alimentación que perciban en dinero los trabajadores eventuales y discontinuos, que no tienen patrón fijo y permanente, no serán consideradas como remuneraciones para los efectos del pago del impuesto de este número.

Los trabajadores eventuales y discontinuos que no tienen patrón fijo y permanente, pagarán el impuesto de este número por cada turno o día-turno de trabajo, para lo cual la escala de tasas mensuales se aplicará dividiendo cada tramo de ella por el promedio mensual de turnos o días-turnos trabajados.

Para los créditos, se aplicará el mismo procedimiento anterior.

Los obreros agrícolas cuyas rentas sobrepasen las 10 unidades tributarias mensuales pagarán como impuesto de este número un 3,5% sobre la parte que exceda de dicha cantidad, sin derecho a los créditos que se establecen en el artículo 44.

2.- Las rentas mencionadas en el Nº 2 del artículo anterior sólo quedarán afectas al Impuesto Global Complementario o Adicional, en su caso, cuando sean percibidas.


|Identificación del Registro |Almacenamiento |Protección |Recuperación |Tiempo |

| | | | |retención y |


|RESUMEN EN LIBRO DE COMPRA Y VENTAS Y LIBRO |Digital |Servidor |Encargado de |Tres años y |

|DE REMUNERACIONES COLUMNA IMPUESTO ÚNICO |(servidor/y físico libro compra| | | |

| |y ventas/ Libro de | | | |

| |Remuneraciones | | | |

|Formulario 22 DEL SII |Digital |servidor |Encargado de |Tres años y |

| |(servidor/ y físico | |Contabilidad | |

| |libro compra y ventas | | | |




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9 Anexos

No aplica

5 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y REGISTRO DE LAS UTILIDADES TRIBUTARIAS. (Art. Nº 14 de la LIR) ANEXO SIM-PR-TR-05

1 Objetivo.

Este documento establece el procedimiento para el registro y control de las utilidades de la empresa y la imputación de las partidas correspondientes, para el cumplimiento de los objetivos propios de la actividad de la empresa SIM Ltda., como parte del Sistema control interno.

2 Alcance


- Utilidades y perdidas anauales generadas por el ejercicio.

3 Responsabilidades



Libro F.U.T. (Fondo de Utilidades Tributables)

5 Terminología

EXCEL:



6 Actividades del procedimiento

1.- Si existiere saldo de F.U.T. anterior (31/12/XXXX), a dicho saldo se le debe aplicar el reajuste que corresponda, el cual está dado por la variación del IPC y de esta manera se obtendrá el saldo del F.U.T. del año anterior, debidamente actualizado.

2.- Posteriormente se debe imputar el impuesto renta pagado en el año tributario actual (mes de Abril), debidamente actualizado, el que debe ser rebajado de la utilidad sin crédito.

3.- Una vez realizado lo que se indica en el punto anterior, la diferencia se debe registrar en una línea que diga, subtotal F.U.T.

4.- Luego se debe adicionar la renta liquida imponible del año actual, asociándole el crédito por impuesto de primera categoría que corresponda.

5.- A continuación se debe imputar los gastos rechazados actualizados que hayan originado desembolso efectivo de dinero, conforme lo señala el art. 21 y 33 Nº 1 de la LIR., los que van asociados al crédito de impuesto de 1ª Categoría.

6.- Nuevamente se debe determinar un subtotal que será el saldo F.U.T. antes de la imputación de retiros.

7.-Seguido a esto se imputarán los retiros efectuados por los socios. Dicha imputación debe realizarse en forma cronológica de la más antigua a la más reciente.

8.- Finalizando estas actividades se debe determinar el saldo o remanente del F.U.T. para el ejercicio siguiente


| Identificación del Registro |Almacenamiento |Protección |Recuperación |Tiempo retención y |


| Libro F.U.T. |Físico, oficina de |No aplica |Encargado de |Seis años desde el cierre del|

| |contabilidad | |Administración y |año comercial. |

| | | |Contabilidad | |

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RECOMENDACIONES

Nuestro trabajo de la estructura de control interno no implica un minucioso estudio y evaluación de ninguno de sus elementos y no fue realizada con el objetivo de brindar recomendaciones detalladas o de evaluar la idoneidad de la estructura de control interno de la sociedad para evitar o detectar errores o irregularidades. El trabajo desarrollado ha consistido en implementar los controles que tienen efecto sobre la información administrativa, contable y tributaria generada por la Sociedad y que pueden, por lo tanto, afectar el buen funcionamiento de las actividades y operaciones de ésta, así como a los saldos finales de los estados contables.

En función de los objetivos definidos, el contenido de esta tesis, respecto del control interno, cubre únicamente aquellos aspectos que han surgido durante el desarrollo de nuestro trabajo y por lo tanto, no incluye todos aquellos comentarios y recomendaciones que un estudio

específico destinado a tal fin podría revelar. Por ello nuestras recomendaciones están basadas en las áreas Administrativa, Contable y Tributaría, de las cuales se recomienda lo siguiente:

1 Aspectos Administrativo

Se sugiere mantener la documentación existente y futura, en forma ordenada y correctamente archivada, para así no caer en errores que puedan convertirse en potenciales problemas que generen un caos administrativo. Además que esto permite una circulación de información más expedita y rápida a los requerimientos de ésta.

2 Aspecto Contable

Se recomienda controlar el registro de las partidas y documentos involucrados de forma continua, para no retrasar la información real y apegarse al manual de cuenta para aclarar las dudas que pudiesen aparecer en el transcurso de la actividad de contabilización, además de mejorar continuamente la actualización del manual de cuentas para que así pueda prestar la ayuda para el cual fue creado.

3 Aspecto Tributario

La empresa debería estar al día con sus obligaciones tributarias, por lo que se recomienda establecer los medios para agilizar el pago de tributos adeudados o realizar convenios con Tesorería General, junto con esto se recomienda una buena planificación tributaria para aprovechar los beneficios asociados al tipo de empresa que ayudarían de gran forma a minimizar, la carga impositiva y los posibles intereses y multas que se generan por una deficiente administración tributaria.

CONCLUSIONES

Después de haber analizado la información recopilada en el desarrollo de esta tesis, se establecen las siguientes conclusiones:

En el área administrativa, se llega a la conclusión de establecer procedimientos para que el orden de los elementos administrativos esté en función y requerimiento del usuario de éstos, además de permitir con este orden la manipulación de los elementos administrativos en forma prolija rápida y segura, para entregar la información en informes claros y concisos exigidos por la dirección o parte de la empresa.

En lo contable se puede dilucidar que con un buen manual de cuentas que se actualizará en forma creciente, se concentrará en dar mayor nivel a la información que emane de los libros contables, haciendo imprescindible un buen análisis de las cuentas para que estén dirigidas a la actividad u operación justa que se desea contabilizar.

En lo Tributario la empresas PYMEs., en forma general manifiesta la necesidad de contar con Guías de Control Interno para Evaluar los Aspectos Tributarios que les ayude a minimizar sus debilidades fiscales, ya que hasta el momento no se maneja a cabalidad los conocimientos acerca de la existencia del Código Tributario y sobre todo no conocen todas sus obligaciones tributarias.

Las Empresas PYMEs, en su generalidad no utilizan sistemas de control interno para efectos tributarios ni para el control de sus operaciones.

La implementación de una guía de control interno para evaluar los aspectos tributarios de los contribuyentes del sector PYMEs, contribuirá a minimizar las debilidades fiscales tributarias tanto formales como sustantivas.

Por lo que concluiremos que gracias a esta tesis, se tuvo la oportunidad de realizar un trabajo inicial para enmarcar el control interno a un nivel de empresa que generalmente no maneja controles en sus actividades de producción y administrativas, Debido a esto se podrá seguir afinando con mayor detalle los procedimientos creados para las actividades propias en la gestión empresarial y así, establecer indicadores que nos permitan medir y evaluar la eficiencia, eficacia de cada uno de ellos.

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Manual Operativo Tributario Editorial edimatri.

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Implementacion de Control Interno