Embed Size (px)
Citation preview
1
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA SIIF II PARA EL MACROPROCESO DE OBTENCION DE
BIENES Y SERVICIOS
VIVIANA MARCELA PARDO BELTRAN
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.
2008
2
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA SIIF II PARA EL MACROPROCESO DE OBTENCION DE
BIENES Y SERVICIOS
VIVIANA MARCELA PARDO BELTRAN
PLAN DE TRABAJO PRÁCTICAS PROYECTO -MAFP II- COMPONENTE SIIF II MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÙBLICO
ASESOR ESAP: PEDRO RODRIGUEZ TOBO
ASESOR ENTIDAD: JOSE ALEJANDRO CASTAÑEDA FERIA
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.
2008
3
Este trabajo es dedicado a la persona más especial en mi vida, aquella persona
que con su entrega y dedicación del día a día, me formo y educo para ser quien
soy ahora, este trabajo es dedicado a aquella persona que sin esperar nada
cambio a entregado su vida para que otros vivan. Dedico este trabajo a esa
persona que no tiene reemplazo, a la persona más importante en mi vida y que
adoro con todo mi corazón. Este trabajo es dedica a ti MAMA por ser el motor y
ejemplo de mi vida.
4
AGRADECIMIENTOS
En primer lugar quiero agradecer a mi familia por el apoyo que me ha brindo
durante todos estos años para lograr este triunfo tan importante en mi vida de
ser profesional.
Agradezco igualmente a mis amigos y compañeros de universidad,
especialmente a aquellos que me acompañaron en este proceso de formación
tanto intelectual como emocional y que le aportaron a mi vida experiencias de
vida, agradezco a aquellos amigos que me apoyaron y ayudaron en momentos
difíciles y alegres.
Agradezco a la Escuela Superior de Administración Publica pues fue por medio
de esta gran institución que hoy tengo el orgullo de tener una formación
integral, gracias al talento humano de los docentes que aportaron
conocimientos invaluables.
Agradezco al Ministerio de Hacienda y Crédito Publico ya que por medio de
esta entidad pude tener un acercamiento real de la Administración Publica y
tuve la oportunidad de conocer grandes personas que me aportaron
conocimiento a nivel profesional y personal.
5
TABLA DE CONTENIDO Pág.
INTRODUCCIÓN 3
I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA
PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 7
10 2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL 10
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 10 2.3. RESULTADOS ESPERADOS 11 3 MARCO DE REFERENCIA 12 3.1 MARCO TEORICO 13 3.2 MARCO CONCEPTUAL 14 3.3 MARCO NORMATIVO 24 4 METODOLOGIA 33
II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 5. OBTENCION DE BIENES Y SERVICIOS 38 5.1. OBJETIVO 40
5.2. FLUJO DEL MACROPROCESO DE OBS 41 5.3. RELACIÓN CON OTROS MACROPROCESOS 47 5.4. ¿COMO INTERACTUA OBS EN EL SISTEMA? 49
6
5.5 FLUJOGRAMA 56 GLOSARIO 57 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 64
BIBLIOGRAFIA 67
LISTA DE FIGURAS
Pág
Figura 1. Flujograma OBS 56
7
LISTA DE CUADROS
Cuadro 1. Cuadro de Hallazgos 71
Pág.
8
INTRODUCCION
Durante muchos años el presupuesto público fue concebido dentro de la
opinión general como un medio para malgastar los recursos públicos y
enriquecer a algunos pocos que tenían el control de éste, sin medir el impacto
macroeconómico que tiene en la economía de los países. Sin embargo, los
gobiernos han ido haciendo un proceso de percepción de los problemas
señalado anteriormente y el presupuesto se ha empezado a utilizar como una
herramienta de compensación que haga frente a los problemas
macroeconómicos de los Estado, empezándose a comprender la real
naturaleza del presupuesto, no solo como el medio para funcionamiento
estatal, sino también como el medio para aumentar la participación en el
ingreso nacional de los grupos sociales más vulnerables y así dar una mejor
redistribución de los ingresos públicos.
Los aspectos anteriormente señalados han contribuido a la reformulación de
los principios básicos del presupuesto y han enriquecido sus técnicas, es por
eso que actualmente, por el volumen de los presupuestos, el manejo de la
deuda pública y la necesidad de una eficaz inversión social han motivado para
que exista cada vez mas un mejor manejo de las finanzas públicas por medio
de diferente herramientas que permitan implementar un correcto proceso
presupuestal, pues es a través de este que puede generar mayor bienestar
social.
Teniendo en cuenta la importancia que tiene el presupuesto en el logro de los
objetivos sociales económicos, políticos y culturales, se requería entonces en el
9
Estado colombiano la implementación de un software que integrara los
procesos presupuestales y aquellos que igualmente tienen gran impacto en el
presupuesto nacional, como es el tema de la contratación.
Bajo este contexto se desarrolló el proyecto MAFP “Modernización de la
Administración Financiera Pública” ; este proyecto se orientaba a optimizar y
generar eficiencia en la administración y operación del manejo de recursos,
apalancado en las posibilidades y beneficios de la tecnología informática,.
Esta orientación se concretaba en tres aspectos básicos: crear una
infraestructura de información para las decisiones del manejo de los recursos
públicos; mejorar el funcionamiento de los subsistemas estratégicos del ciclo
financiero y apoyar a las entidades del estado para que cumplan sus
responsabilidades constitucionales1.
Este proyecto se conformó por tres (3) componentes los cuales fueron
administrados por: el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el
Departamento Nacional de Planeación y la Contraloría General de la
República.
Para materializar este objetivo el MAFP produjo un Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF Nación compuesto por una serie de módulos
relacionados y bajo un esquema de base contable, que permite el manejo de
un presupuesto establecido.
El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF NACIÓN inició su
etapa de producción en el año 2000 y es administrado por un Grupo específico
al interior del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
El SIIF NACIÓN opera con tecnología y arquitectura cliente-servidor y
atiende mediante conexión directa en línea (WAN) o VPN con Terminal Server
la gestión financiera de algunas unidades ejecutoras de la ACN que
representan un 83% del PGN, y permite también el registro agregado de la
1 Marco global del SIIF
10
gestión efectuada por el resto de dependencias financieras de unidades
ejecutoras de la ACN y del conjunto de establecimientos públicos que
completan el Presupuesto General de la Nación a través de cargues masivos
de información2.
A partir del apoyo que se le pueda prestar al SIIF II como desarrollo de la
práctica se espera contribuir en la disminución del riesgo de fallas funcionales y
conceptuales en el sistema al momento de su implantación por parte de las
entidades que hacen parte del presupuesto general de la nación,
adicionalmente con el apoyo a los consultores que elaboraron los
requerimientos del aplicativo y los artefactos para probarlos se pretende agilizar
la implementación del sistema y ayudar en la difusión del mismo,
específicamente en el tema de Obtención de Bienes y Servicios –OBS-.
Este informe contiene en primera instancia en el capítulo uno una aproximación
a los sistemas de información, los tipos y usos; posteriormente se profundiza
en el tema de sistemas de Información Financiera, luego se contextualiza el
sistema de información Financiera SIIF I Y II, para el siguiente capítulo se hace
una revisión del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios y su relación con
la ejecución presupuestal en SIIF Nación II y finalmente se presentan los
resultados particulares de la actividades realizadas durante el periodo de la
práctica.
2 Marco global del SIIF
11
I PARTE
DESCRIPCION DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
12
1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA.
Si bien, la práctica se desarrolla al interior del Proyecto MAFP II que
administrativamente se comporta como una célula independiente de la entidad
pública; el mismo está adscrito al Ministerio de Hacienda y su ejecución y
desarrollo, en cuanto al componente SIIF, se ejecuta al interior de esta
institución.
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público se encarga de la definición,
formulación y ejecución de la política económica del país, de los planes
generales, programas y proyectos relacionados con ésta, así como la
preparación de las leyes, la preparación de los decretos y la regulación, en
materia fiscal, tributaria, aduanera, de crédito público, presupuestal, de
tesorería, cooperativa, financiera, cambiaria, monetaria y crediticia, sin perjuicio
de las atribuciones conferidas a la Junta Directiva del Banco de la República, y
las que ejerza, a través de organismos adscritos o vinculados, para el ejercicio
de las actividades que correspondan a la intervención del Estado en las
actividades financiera, bursátil, aseguradora y cualquiera otra relacionada con
el manejo, aprovechamiento e inversión de los recursos del ahorro público y el
tesoro nacional, de conformidad con la Constitución Política y la ley.
Dentro de sus funciones encontramos:
Preparar, para ser sometidos a consideración del Congreso de la República,
los proyectos de acto legislativo y ley, los proyectos de ley del Plan Nacional de
Desarrollo, del Presupuesto General de la Nación y en general los relacionados
con las áreas de su competencia.
13
Coordinar, dirigir y regular la administración y recaudación de los impuestos
que administra la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales; y regular de conformidad con la ley, la administración y
recaudo de las rentas, tasas, contribuciones fiscales y parafiscales, multas
nacionales y demás recursos fiscales, su contabilización y de gasto.
Prepara los proyectos para reglamentar el proceso de aforo, tasación y recaudo
de los gravámenes arancelarios y los demás temas relacionados; así como
coordinar y preparar los proyectos para reglamentar la administración de los
servicios aduaneros.
Es así que también se encarga de elaborar informes y estudios sobre evasión
tributaria y aduanera con el fin de trazar las políticas sobre la materia, además
de fijar las políticas y promover las actividades de prevención, aprehensión y
represión del contrabando, apoyo a la definición de las políticas, planes y
programas relacionados con el comercio exterior del país, en coordinación con
el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
Igualmente, contribuye al control y detección de operaciones relacionadas con
el lavado de activos; dirige la preparación, modificación y seguimiento del
Presupuesto General de la Nación, del presupuesto de las Empresas
Industriales y Comerciales del Estado, de las Sociedades de Economía Mixta
asimiladas a éstas, al igual que vigilar el uso de recursos públicos
administrados por entidades privadas. En ejercicio de esta función podrá
objetar la ejecución y administración de estos recursos, en las condiciones
propuestas por el administrador de estos, cuando esta no se ajuste a la ley o a
los lineamientos de la política económica y fiscal.
Teniendo en cuenta estas funciones que cumple el Ministerio de Hacienda y
Crédito Publico esta práctica administrativa está relacionada directamente con
su actividad de Preparar, para ser sometidos a consideración del Congreso de
la República, los proyectos de acto legislativo y ley, la preparación,
14
modificación y seguimiento del Presupuesto General de la Nación, dado que la
ejecución presupuestal de Ingresos que se viene implementando desde el
proyecto SIIF Nación II, hace parte de Los ajustes técnicos que se le van a
realizar al Presupuesto de la Nación y está asociado al manejo,
aprovechamiento e inversión de los recursos del ahorro público y el tesoro
nacional.
15
2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
2.1 OBJETIVO GENERAL
Implementar el sistema SIIF II, en el Macroproceso de Obtención de Bienes y
Servicios
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Establecer el marco general y conceptual del SIIF II
• Actualizar pruebas para el Macroproceso de Obtención de Bienes y
Servicios.[1]
• Ejecutar pruebas manuales y aleatorias siguiendo casos de prueba o
casos de uso respectivamente, que permitan evidenciar los posibles
errores que pueda presentar el sistema.
• Analizar los resultados de las diferentes pruebas que se ejecuten y
documentar los hallazgos detectados en la ejecución de las mismas.
• Capacitar en el Macroproceso de Obtención de Bienes y Servicios, a los
funcionarios involucrados en el proceso.
16
2.3 RESULTADOS ESPERADOS
Elaboración de un documento que de cuenta de los avances realizados en el
desarrollo del Macroproceso de Obtención de Bienes y Servicios en el marco
del sistema. En este sentido, específicamente se deben desarrollar las
siguientes actividades:
• Elaboración y/o ajuste de Matrices de Datos.
• Elaboración y/o ajuste de Casos de prueba.
• Documento de Informe de hallazgos.
• Avance en ejecución de pruebas controladas y aleatorias siguiendo
casos de prueba o casos de uso respectivamente.
• Apoyo en capacitaciones en el Macroproceso de Obtención de Bienes y
Servicios.
• Especialización en el Macroproceso de Obtención de Bienes y Servicios
• Esquematización funcional del proceso de OBS y sus relaciones con
otros macroprocesos.
17
3. MARCO DE REFERENCIA
3.1 MARCO TEÓRICO
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través del Viceministerio General
está adelantando la ejecución del proyecto MAFP II, que tiene dentro de sus
componentes el propósito de implantar la segunda etapa del SIIF Nación. Sus
objetivos específicos son: ampliar su cobertura funcional incluyendo gestión
financiera y administrativa, ampliar su cobertura institucional incluyendo los
establecimientos públicos del orden nacional y actualizar tecnológicamente la
versión actual del SIIF Nación.
Antecedentes
Durante el año 2004 se adelantó el proceso de definición de los requerimientos
funcionales del sistema en dos etapas: En el primer semestre se concluyó el
documento de visión global del sistema en donde se plasmó el conjunto de
elementos fundamentales que deberían ser considerados en SIIF Nación para
su segunda fase. En el segundo semestre, una vez definida la metodología de
trabajo y constituidos el grupo funcional de apoyo y el grupo técnico de
ingenieros para modelamiento, se empezaron a plasmar los requerimientos en
documentos específicos conforme al formato de casos de uso. Estos casos de
uso se han elaborado en 3 niveles diferentes de detalle para ofrecer un
entendimiento deductivo de la conceptualización abarcada. El primer nivel o del
negocio, presenta la generalidad de cada macroproceso del sistema; el
segundo nivel o de resumen, ofrece un acercamiento a los procesos cubiertos
por cada macroproceso, y, el tercer nivel o casos de uso del sistema, brinda un
detalle exhaustivo de la funcionalidad prevista para el aplicativo.
La documentación de especificaciones funcionales preparada fue el insumo
básico para el desarrollo del sistema. Durante el proceso de desarrollo se
hacen pruebas de aceptación del producto que consisten en pruebas técnicas,
18
funcionales, no funcionales y verificación de la documentación, lo que requiere
de una preparación de los artefactos para cumplir con este proceso.
El proceso de pruebas funcionales exige entonces la creación de artefactos a
partir de los requerimientos tales como casos de pruebas y matrices de datos,
de manera que también se facilite hacer posteriormente pruebas de regresión
para velar por la consistencia del producto3.
Hoy en día “el sistema SIIF NACIÓN se encuentra en su segunda etapa y su
desarrollo en principio se encontró planeado en dos años y medio de los cuales
año y medio corresponden al desarrollo y el otro año a pruebas de aceptación y
estabilización en producción”.4 Este cronograma ha sido ajustado durante el
proceso y actualmente se tiene previsto recibir el sistema en cinco entregas de
las cuales ya se han dado las tres primeras hasta la fecha estando a puertas de
recibir la cuarta, que concentra cerca del 50% de la funcionalidad total.
Los Macroprocesos que se manejan dentro del sistema son:
ADM: Administración del sistema
APR: Administración de Apropiaciones de Ingresos y Gastos
BYS: Gestión de Bienes
CNT: Gestión Contable
EPG: Ejecución Presupuestal de Gastos
ING: Ejecución de Ingresos Presupuestales
FYC: Facturación y Cartera
GPR: Gestor de Procesos
OBS: Obtención de Bienes y servicios
PAC: Distribución y Administración de Programa Anual de Caja
PAG: Manejo de Tesorería y Pagos
3 www.minhacienda.gov.co/pls/portal30/docs/page/internet/siif2/licitacionesmafp/proyectomafpii 4 CONPES 3361. “PROYECTO DE IMPORTANCIA ESTRATÉGICA SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA – SIIF NACION II.” Ministerio de Hacienda y Crédito Público. DNP: DIFP. Versión Aprobada Junio de 2005.
19
PRG: Programación Presupuestal de Gastos e Ingresos
REC: Manejo de Tesorería Recaudos
SEG: Seguridad Aplicativa.
En la segunda etapa del SIIF, se refleja la misión de ésta herramienta dentro de
la nación y sus establecimientos públicos, constituyéndose así como un
Software idóneo para la gestión estandarizada de los recursos financieros que
hacen parte del presupuesto general de la nación y de los recursos propios de
los establecimientos públicos, ya que en el marco de funcionamiento del SIIF
se establecen nuevos objetivos orientados a5:
• Mejorar procesos financieros ya existentes en SIIF Nación.
• Incluir funcionalidad de procesos adicionales: programación
presupuestal, gestión de bienes, facturación y cartera y gestor de
procesos.
• Cubrir todas las entidades ejecutoras del presupuesto general de la
Nación.
• Actualización tecnológica (ambiente Internet).
3.2 MARCO CONCEPTUAL
3.2.1 Sistemas de Información Financiera
Con el fin de ampliar los conocimientos y hacer una contextualización más
amplia al respecto de lo que es el SIIF II, es importante hacer un acercamiento
a lo que son los sistemas de información, es por esto que a continuación se
presenta una breve descripción de éstos, su definición, su historia y algunos
tipo de sistemas de información.
5 Objetivos tomados de diapositivas “visión funcional SIIF II” elaboradas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
20
3.2.2 Sistema de Información Integrado de Información Financiera (SIIF)
La funcionalidad principal del SIIF Nación se deriva de la gestión de las
finanzas públicas, tanto en su definición, estructuración, asignación, captación,
distribución, ejecución, seguimiento y control, pero también incluye la
funcionalidad de procesos misionales de las entidades ejecutoras relacionados
con aspectos administrativos y comerciales que afectan o impactan el
presupuesto.
La cobertura institucional del sistema comprende casi dos centenares de
organizaciones entre entidades de la Administración Central Nacional y
Establecimientos Públicos, algunos de estos organismos operan de forma
distribuida y dispersa geográficamente a través de oficinas y dependencias
regionales que se encuentran dentro y fuera del país.
La conjunción del alcance funcional y el institucional demanda que la solución
sea soportada en Internet con un enfoque de aplicación multinivel o multicapa y
con un soporte de gestión de procesos ínter organizacionales.
La base conceptual y definitoria del sistema es de origen legal y normativo, por
ende con alta probabilidad de cambio y actualización; la periodicidad de la
gestión financiera implica redefinición y ajuste a los clasificadores taxonómicos
del presupuesto entre distintos periodos de aplicación y aún dentro de un
mismo periodo obligando a mecanismos de equivalencia y homologación.
Lo anterior, más la pluralidad de organizaciones involucradas indica que la
solución debe permitir fácil adaptabilidad y configuración a múltiples escenarios
y condiciones
21
SIIF NACION II ¿Qué es SIIF Nación II?
Corresponde a la segunda versión del software conocido como Sistema
Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, el cual desde su operación
iniciada en el año de 2000, ha permitido a la Nación a través del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, consolidar la información financiera de las
Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el
control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades
pertenecientes al Presupuesto General de la Nación.
Propósito
El proyecto SIIF Nación II tiene como propósito central, ampliar la cobertura
funcional e institucional del SIIF Nación actual, mediante la utilización de
tecnologías de punta orientadas a facilitar el acceso y la integración entre el
SIIF Nación II y otros sistemas relacionados Usuarios de SIIF Nación II.
Además de los usuarios actuales, el SIIF Nación II ampliará su cobertura a las
entidades de la Administración Central Nacional que hoy están fuera de línea y
a los Establecimientos Públicos del orden nacional. De esta forma se busca la
inclusión de la totalidad de las Entidades que conforman el Presupuesto
General de la Nación PGN
Novedades SIIF Nación II.
La cobertura funcional del SIIF Nación actual será ampliada por el software
SIIF Nación II mediante la inclusión de funcionalidad que soportará procesos de
carácter financiero, administrativo y de negocio.
En cuanto a los procesos financieros existentes, el software SIIF Nación II
incluye funcionalidad mejorada respecto a los módulos de:
22
• Administración de Apropiaciones
• Administración del PAC
• Ejecución presupuestal del Gasto
• Ejecución presupuestal de Ingresos
• Gestión de Recaudos
• Gestión de Pagos
• Gestión Contable
Además de los procesos señalados, SIIF Nación II provee otro tipo de
funcionalidad, orientada a:
• Garantizar la seguridad de los datos contenidos en ella y transmitidos
desde y hacia SIIF Nación II
• Facilitar su administración y parametrización.
• Programación Presupuestal
• Obtención de Bienes y Servicios
• Gestión de Bienes y Servicios
• Facturación y Cartera
• Definir flujos de procesos que faciliten la estandarización y control de los
procesos de negocio.
El objetivo del SIIF nación en su segunda fase es Implementar un sistema de
información soportado en una herramienta de software que facilite a todos los
actores del proceso de gestión administrativa y financiera pública cobijados por
el Presupuesto General de la Nación, registrar de manera ordenada,
secuencial, estandarizada y en línea, cada uno de los eventos que se requieren
para el legal cumplimiento de su función. Garantizando que la información
primaria se registre una única vez, directamente en el sistema o mediante
elementos tecnológicos integradores de aplicaciones o interfaces.
El SIIF II en esta segunda fase tiene tres propósitos centrales que lo
diferencian de SIIF I: En primer lugar, tener una cobertura institucional que
23
incluya a todas las entidades del Presupuesto General de la Nación. En
segundo término, incluir en su ámbito conceptual todos los procesos de índole
administrativo y/o financiero y que son calificables como transversales para las
entidades estatales si consideramos sus orígenes normativo y procedimental
comunes. En tercer término, operar en una plataforma tecnológica de punta
con capacidad de atender su cobertura institucional.
Importancia de los Sistemas de Información
La situación financiera de cualquier organización, pública o privada, constituye
un medio muy importante para la toma de decisiones en todos lo niveles, las
cuales se verán reflejas a corto o largo plazo dentro del cumplimiento de los
objetivos y la misión de la organización. El manejo de esta información varia de
acuerdo al grado de complejidad de las organizaciones, en empresas
pequeñas en donde los flujos financieros son relativamente sencillos no
requiere de métodos complejos para manejar la información, sin embargo, hay
organizaciones que por su misión son bastante complejas y por tanto el
conocimiento de la situación financiera de la entidad requiere de mayor
rigurosidad y precisión, de tal manera se hace necesario que cada una de las
dependencia y de los funcionarios o trabajadores que participan en este
proceso de gestión global operen consistentemente con el resto de la
organización. De acuerdo a lo anterior la creación de un sistema de información
capaz de administrar y facilitar estos datos homogéneos es muy útil en cuanto
a gestión financiera se refiere.
Cuando hablamos del Estado colombiano y de su administración, hablamos de
la organización más grande que puede existir en un país, y por tanto su nivel
de complejidad tanto a nivel de transacciones como de procesos es de una
gran magnitud, adicionalmente porque cada una de sus acciones se encuentra
normatizada y reglamenta por diferentes parámetros y esto hace que sus
actuaciones repercutan no solo en un mero proceso de gestión financiera, sino
que este se vera reflejado en la satisfacción de las necesidades de una
24
sociedad que requiere cada día mayor efectividad en el manejo de los recursos
financieros, con el fin de generar mayo bienestar a la sociedad.
Para procurar que estos objetivos se cumplan se hace necesario contar con
información completa, confiable y oportuna. Es así como la implantación de un
Sistema Integrado de Información Financiera en el seno de una organización
compleja requiere, de una parte, una clara definición de los procedimientos y
técnicas a aplicar y, de otra, un claro mandato dirigido a los órganos gestores,
que fije la necesidad de actuar conforme a las reglas establecidas, de modo
que, en todo momento, se puedan deducir de él datos consistentes y
homogéneos.
En este contexto aparece el concepto de Sistemas Integrados de Información
Financiera -SIIF- dirigido a las entidades del sector público tanto del nivel
central como los del nivel descentralizado y permitirles de un lado tener un
instrumento que posibilite el exacto cumplimiento de las disposiciones legales
que afectan su gestión en materia financiera, asegurando, además, la
optimización del manejo de unos recursos escasos traídos del conjunto de la
economía nacional. Adicionalmente un instrumento que permita llevar un
control y una auditoria continúa en todas y cada una de las etapas de un
proceso financiero tan amplio como lo es el del Estado y por supuesto una
constante evaluación de con le fin de identificar debilidades y fortalezas en el
manejo de las finanza publicas y generar como se había mencionado
anteriormente una mayor eficiencia en las actuaciones financieras de la
Administración Publica
Con base en lo anterior se puede identificar la necesidad de un sistema como
estos en la Administración Publica, por lo cual en el desarrollo de la práctica
administrativa la participación en la implantación de un sistema de gran
magnitud como estos, requiere un nivel de interpretación de sistema como un
todo funcional. Es decir la gestión financiera involucra muchos proceso que va
desde la programación del presupuesto, pasando por la contratación y otros
procesos hasta facturación y cartera por ejemplo, estos proceso involucran
25
todas las actividades propias del Estado dirigidas a las satisfacción de las
necesidades de la sociedad Por tanto en la especialización de los
Macroprocesos, para este caso el de Obtención de Bienes y servicios es
importante construir un modelo de flujo procedimental en donde se identifique
claramente cual es la funcionalidad de este y su razón de ser dentro del SIIF y
su interacción e interrelación con los demás macroprocesos.
Además de comprender la funcionalidad del Macroprocesos es importante
llevar a cabo pruebas funcionales de verificación del sistema en los diferentes
macroproceso y especialmente en el de Obtención de Bienes y Servicios, para
lo cual se hace necesario tener unos referentes conceptuales básicos para el
manejo del sistema y especialmente para comprender las actividades del día a
día, como lo son los artefactos de pruebas.
Conceptos de SIIF A continuación se hará una breve relación de los conceptos básicos para el
manejo de sistema, para posteriormente hacer referencia al macroproceso de
Obtención de Bienes y Servicios e identificar de una manera más precisa su
contenido y funcionalidad dentro del SIIF II:
Catalogo: Es la relación ordenada de acuerdo a un clasificador en la que se
incluyen o describen de forma individual los elementos (conceptos, libros,
documentos, personas, objetos, etc.), que lo conforman. La lista de elementos
de un catálogo es, por lo general, normativa. Es importante tener como
referente que dentro del sistema hay diferentes tipos de catálogos que se
relacionan a continuación:
• Catalogo Institucional Conjunto de posiciones del clasificador
institucional con atributos que les delimitan la información derivada de
las funciones administrativas y financieras que en cada posición se
puede agrupar.
26
• Catalogo Contable: Se constituye en un instrumento para el registro de
las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales del
ente público, con base en una clasificación flexible, ordenada y
pormenorizada de las cuentas, que mantiene la identidad, naturaleza y
operación de las actividades que conforman el sector público en su
conjunto. Con el fin de organizar sistemática y metódicamente las
distintas operaciones o transacciones realizadas por una entidad.
• Catalogo de Bienes y Servicios: Conjunto de posiciones definidas de
acuerdo a la estructura de un clasificador de la función de Bienes y
Servicios
• Catalogo de Ingresos:"Listado de posiciones organizadas
escalonadamente de acuerdo a la estructura del clasificador utilizado en
el catálogo, y que identifican cada uno de los conceptos de gastos del
presupuesto de la Nación. También se denomina Catálogo presupuestal
de gastos”.
• Catalogo Gastos: "Listado de posiciones organizadas escalonadamente
de acuerdo a la estructura del clasificador utilizado en el catálogo, y que
identifican cada uno de los conceptos de ingresos del presupuesto de la
Nación. También se denomina Catálogo presupuestal de ingresos”.
• Catalogo PAC: Conjunto de posiciones del catálogo del clasificador del
PAC.
Caso de uso: es una técnica para la captura de requisitos potenciales de un
nuevo sistema o una actualización de software. Cada caso de uso proporciona
uno o más escenarios que indican cómo debería interactuar el sistema con el
usuario o con otro sistema para conseguir un objetivo específico. Normalmente,
en los casos de usos se evita el empleo de jergas técnicas, prefiriendo en su
lugar un lenguaje más cercano al usuario final. En ocasiones, se utiliza a
27
usuarios sin experiencia junto a los analistas para el desarrollo de casos de
uso.
En otras palabras, un caso de uso es una secuencia de interacciones que se
desarrollarán entre un sistema y sus actores en respuesta a un evento que
inicia un actor principal sobre el propio sistema. Los diagramas de casos de
uso sirven para especificar la comunicación y el comportamiento de un sistema
mediante su interacción con los usuarios y/u otros sistemas.
Caso de prueba: son un conjunto de condiciones o variables bajo las cuáles el
analista determinará si el requisito de una aplicación es parcial o
completamente satisfactorio.
Se pueden realizar muchos casos de prueba para determinar que un requisito
es completamente satisfactorio. Con el propósito de comprobar que todos los
requisitos de una aplicación son revisados, debe haber al menos un caso de
prueba para cada requisito a menos que un requisito tenga requisitos
secundarios.
Los casos de prueba escritos, incluyen una descripción de la funcionalidad que
se probará, la cuál es tomada ya sea de los requisitos o de los casos de uso, y
la preparación requerida para asegurarse de que la prueba pueda ser dirigida.
Matriz de datos: Es un archivo que dirige las rutas de un usuario debe seguir
para probar las variables que se han identificado para cada caso de prueba;
existe, entonces, correspondencia directa entre un caso de prueba y una matriz
de datos.
Las pruebas pueden ser de dos tipos:
28
• Prueba aleatoria: Son aquellas en la que el usuario que está probando
el sistema puede ingresar y buscar diferente rutas en el sistema para
identificar hallazgos (es decir fallas en el software), para así reportarlos y
hacer los ajustes respectivos. Estas pruebas se hacen directamente
utilizando el requerimiento expresado en el caso de uso.
• Prueba controlada: A diferencia de las pruebas aleatorias las
controladas tienen rutas en el sistema predeterminadas para probar el
sistema, aquí es claro tener en cuenta que no todo los errores son malos
pues la idea es que se produzcan para poder identificar si el sistema
funciona de manera adecuada. Esta prueba se realiza a partir de
artefactos puntuales de pruebas (casos de prueba y matrices de datos).
El sistema está dirigido, en su cobertura institucional, hacia las necesidades y
expectativas de los interesados, clientes y usuarios del sector público del orden
nacional, más exactamente a los organismos públicos involucrados en el
Presupuesto General de la Nación.
El sistema en sus diferentes macroprocesos busca llevar a cabo cada uno de
los objetivos propuesto para cumplir y satisfacer esas necesidades y
expectativas. Para efectos nuestros, especialmente se está considerando el
macroproceso de Obtención de Bienes y Servicio cuyo objetivo va dirigido a:
“Disponer de información detallada y agregada del estado de las adquisiciones
de bienes y servicios en las diferentes instancias del proceso que va desde la
planeación de una contratación y hasta su terminación.
Registrar las instancias necesarias para la obtención de bienes y servicios a
partir de la etapa de planeación de adquisiciones hasta la finalización de la
relación contractual. Igualmente a la gestión de solicitud y trámite de viáticos.”6.
6 Caso de Uso del Negocio: NEGOBS001 Obtención de Bienes y Servicios.
29
Este macroproceso abarca diferentes etapas que van desde la Solicitud de
obtención de Bienes y Servicios, pasando por la solicitud de un CDP hecha
desde el macroproceso de EPG, hasta terminar en un proceso precontractual y
contractual.
Es por esto que dentro del marco teórico se tiene como base legal las leyes de
contratación como son: la ley 80 de 1993, la ley modificatoria 1150 de 2007 y
su decreto reglamentario 02474 de 2008, toma especial referencia en su
contenido de los aspectos del proceso contractual en la entidades públicas.
3.3 MARCO NORMATIVO
Teniendo en cuenta el gran impacto que sobre el gasto público tienen las
adquisiciones y contrataciones del Gobierno, el Proyecto Modernización de la
Administración Financiera del Sector Público MAFP I inicio la preparación de un
subcomponente de contrataciones y adquisiciones con el propósito de que se
constituyera en objeto importante de la asistencia técnica a financiar a través
de una segunda operación, Proyecto MAFP II. El diseño del subcomponente
tuvo como propósitos: desarrollar regulaciones de soporte a las modificaciones
de la Ley 80; diseñar y poner en práctica acuerdos interinstitucionales para
desarrollar las políticas de adquisición y contratación, estandarizar y divulgar
los procedimientos y documentos de licitación y de contratación; brindar apoyo
continuado a las entidades centrales y desarrollar un sistema para controlar y
evaluar las prácticas de adquisición y contratación del sector público, este
Macroproceso ve vera reflejado en SIIF II.
El Macroproceso de Obtención de Bienes y Servicios (OBS) en SIIF II nace de
la necesidad de ofrecer a los usuarios la posibilidad de tener un proceso de
ejecución de gastos completo en sus registros y no que se detuviera
estrictamente en lo financiero. Para ejecutar gastos existe impacto financiero,
pero también administrativo-contractual, la idea entonces en el sistema es que
exista un flujo completo en el aplicativo para no dar pie a que las entidades
30
argumentaran que el proceso quedaba fraccionado y que se justificaba la
adquisición de aplicativos adicionales.
A continuación se hará entonces una relación normativa partiendo de la
conceptualización de presupuesto como base para poder llevar a cabo la
contratación.
3.3.1 Presupuesto
Generalidades
El presupuesto puede considerarse una herramienta de planificación y control
que participa de manera importante en el ciclo administrativo clásico de
planear, actuar y controlar, un elemento crítico de un sistema total de
administración que incluye:
• Formulación y aplicación de estrategias.
• Sistemas de Planeación.
• Organización administrativa y operativa
• Sistemas de clasificación presupuestal.
• Sistemas de Información y Control.
Con base en lo anterior y de manera muy general, el objetivo del presupuesto
puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de
un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una
distinción entre los objetivos de la contabilidad convencional y los
presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el
futuro y no hacia el pasado, aún cuando en su función de control, planeación y
análisis, el presupuesto para un período dado pueda compararse con los
resultados reales anteriores (históricos). De otro lado, hay una diferencia
también en la forma de llevar registros; mientras la contabilidad es de partida
doble (débitos y créditos) el presupuesto tiene un mecanismo de registro
simple.
31
El Presupuesto General de la Nación
El presupuesto general de la nación, PGN, es un instrumento de planificación y
gestión financiera para una vigencia fiscal enmarcado dentro del conjunto de
normas constitucionales y orgánicas denominado Sistema Presupuestal
Colombiano, permite formular y controlar el cumplimiento de los planes y
programas de desarrollo económico y social. Está conformado por el
presupuesto de la nación y el presupuesto de los establecimientos públicos del
orden nacional. Está compuesto por ingresos, gastos y unas normas
temporales tendientes a asegurar su correcta ejecución. Las partes se llaman
respectivamente Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital, Presupuesto
de Gastos o Ley de Apropiaciones y Disposiciones Generales.
3.3.2 contratación
El Macroproceso de OBS si bien se concentra en la “compra” de Bienes y
Servicios, este tiene como principal objetivo el registro de flujos de los Bienes y
Servicios desde el momento mismo en que surge la necesidad de estos en las
dependencias de las entidades sea que finalmente conlleve a abrir un proceso
de contratación o simplemente se suplan dichas necesidades con recursos
existentes o disponibles.
Dado el proceso contractual ha estado y seguirá estando expuesto a
modificaciones de tipo normativo, la propuesto de SIIF a través de OBS es
esquematizar un flujo del proceso contractual que considere los hitos más
permanentes, incluso independiente del nivel de formalidad de la contratación,
para procurar unas transacciones perdurables en el aplicativo y que ofrezcan
además lo necesario del proceso.
El Macroproceso de Obtención de Bienes y Servicios esta orientado a la
contratación estatal, y se enmarca dentro de la normatividad vigente al
32
respecto, como lo es, la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y el decreto 066 de
2008, este ultimo derogado para dar paso al decreto 2474 del 07/julio/2008,
Los cuales se relacionaran a continuación:
• Ley 80 de 1993
La ley 80 tiene como fin que los servidores públicos tengan en consideración
que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades
buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación
de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los
administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines. Los
particulares, por su parte, tendrán en cuenta, al celebrar y ejecutar contratos
con las entidades estatales, que además de la obtención de utilidades cuya
protección garantiza el Estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y
cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones.
El proceso contractual tiene dos modalidades: de un lado el concurso y de otro,
las licitaciones; la ley define como pasos centrales del proceso los siguientes:
1o. El jefe o representante de la entidad estatal ordenará su apertura por medio
de acto administrativo motivado. Precedida de un estudio realizado por la
entidad respectiva en el cual se analice la conveniencia y oportunidad del
contrato y su adecuación a los planes de inversión, de adquisición o compras,
presupuesto y ley de apropiaciones, según el caso.
2o. La entidad interesada elaborará los correspondientes pliegos de
condiciones o términos de referencia.
3o. Dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura
de la licitación o concurso se publicaran hasta tres (3) avisos con intervalos
entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y
cuantía del contrato, en diarios de amplia circulación en el territorio de
33
jurisdicción de la entidad o, a falta de estos, en otros medios de comunicación
social que posean la misma difusión.
4o. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la
presentación de propuestas y a solicitud de cualquiera de las personas que
retiraron pliegos de condiciones o términos de referencia, se celebrará una
audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los mencionados.
5o. Se fijará el plazo de la licitación o concurso.
6o. Las propuestas deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de los
puntos contenidos en el pliego de condiciones o términos de referencia.
7o. De acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en los pliegos
de condiciones o términos de referencia, se señalará el plazo razonable dentro
del cual la entidad deberá elaborar los estudios técnicos, económicos y
jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas y para solicitar a los
proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables.
8o. Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la
secretaría de la entidad por un término de cinco (5) días hábiles para que los
oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de
esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar
sus propuestas.
9o. Los plazos para efectuar la adjudicación y para la firma del contrato se
señalarán en los pliegos de condiciones o términos de referencia, teniendo en
cuenta su naturaleza, objeto y cuantía.
10. En el evento previsto en el artículo 273 de la Constitución Política, la
adjudicación se hará en audiencia Pública.
34
11. El acto de adjudicación se hará mediante resolución motivada que se
notificará personalmente al proponente favorecido. El acto de adjudicación es
irrevocable y obliga la entidad al adjudicatario.
12. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del
término que se haya señalado, quedará a favor de la entidad contratante.
Estos son a grandes rasgos el proceso licitatorio de las entidades públicas
reglamentado por esta ley. Sin embargo ha sido necesario para mejorar la
efectividad de esta normal hacer unas modificaciones que han sido plasmadas
en la le 1150 que se describe brevemente a continuación.
• Ley 1150 de 2007
Esta ley tiene por objeto introducir modificaciones en la Ley 80 de 1993, así
como dictar otras disposiciones generales aplicables a toda contratación con
recursos públicos.
En esta ley se introducen nuevos conceptos y algunas modificaciones a la ley
80, igualmente se conservan algunos elementos como por ejemplo.
1. Licitación pública. La escogencia del contratista se efectuará por regla
general a través de licitación pública.
Cuando la entidad estatal así lo determine, la oferta en un proceso de la
licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica
mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento.
2. Selección abreviada. La Selección abreviada corresponde a la modalidad de
selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características
del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o
destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos
simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual . Se incluyen
35
en la selección abreviada: La adquisición o suministro de bienes y servicios de
características técnicas uniformes, La contratación de menor cuantía, Sin
perjuicio de lo dispuesto en la Ley 100 de 1993 y en la Ley 1122 de 2007, la
celebración de contratos para la prestación de servicios de salud, la
contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto, la
enajenación de bienes del Estado, con excepción de aquellos a que se refiere
la Ley 226 de 1995, Productos de origen o destinación agropecuarios que se
ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas; los actos y
contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e
industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de
las Sociedades de Economía Mixta, con excepción de los contratos que a título
enunciativo identifica el artículo 32 de la Ley 80 de 1993; Los contratos de las
entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de
protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y
reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, La
contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad
nacional.
3. Concurso de méritos. Corresponde a la modalidad prevista para la selección
de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso
abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de
precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer
listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de
experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según
sea el caso
4. Contratación directa. La modalidad de selección de contratación directa,
solamente procederá en los siguientes casos:
a) Urgencia manifiesta;
b) Contratación de empréstitos;
36
c) Contratos ínter administrativos, siempre que las obligaciones derivadas de
los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora
señalado en la ley o en sus reglamentos. Se exceptúan los contratos de obra,
suministro, encargo fiduciario y fiducia pública cuando las instituciones de
educación superior públicas sean las ejecutoras.
d) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el
Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para
su adquisición;
e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas;
f) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales
cuando inician el
g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado;
h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para
la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a
determinadas personas naturales;
i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.
En cuanto al proceso de pliego de condiciones y adjudicación de contratos, la
ley define:
Estudios previos. Con el propósito de suministrar al público en general la
información que le permita formular observaciones a su contenido, las
entidades publicarán los proyectos de pliegos de condiciones o sus
equivalentes, en las condiciones que señale el reglamento. La información
publicada debe ser veraz, responsable, ecuánime, suficiente y oportuna.
37
La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes
no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.
Junto con los proyectos de pliegos de condiciones se publicarán los estudios y
documentos previos que sirvieron de base para su elaboración.
Las Entidades deberán publicar las razones por las cuales se acogen o
rechazan las observaciones a los proyectos de pliegos.
Adjudicación. La adjudicación se hará de forma obligatoria en audiencia
pública, mediante resolución motivada, que se entenderá notificada al
proponente favorecido en dicha audiencia.
Durante la misma audiencia, y previamente a la adopción de la decisión
definitiva de adjudicación, los interesados podrán pronunciarse sobre la
respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas
respecto de los informes de evaluación.
• Decreto 2474 de 2008
Este decreto reglamenta las modalidades de selección y señala disposiciones
generales en materia de publicidad y selección objetiva en los procesos de
contratación pública. Y detalla a profundidad los contenidos y elementos
básicos de la contratación.
38
4. METODOLOGÍA
Las actividades que se han llevado a cabo en la práctica se han realizado a
través de un equipo de trabajo interdisciplinario enfocado en cada uno de los
temas y macroprocesos del sistema, compuesto por un grupo de consultores
especializados y un grupo de egresados de la Escuela Superior de
Administración Pública que vienen apoyando a este grupo de consultores como
integrantes del equipo de pruebas.
Además, esta el acompañamiento por parte de los asesores administrativo y
académico quienes suministran los insumos necesarios para llevar a cabo el
trabajo y las actividades del día a día, tal es el caso del entendimiento de los
casos de uso, casos de prueba y demás recursos necesarios para
cumplimiento del objetivo de la práctica. Es importante mencionar que la
necesidad de interactuar con responsables de otros macroprocesos está dada
por el hecho de que SIIF es un sistema con alto nivel de integración y,
particularmente en el tema de OBS, se han visualizado relaciones importantes
con los macroprocesos de EPG –Ejecución presupuestal de gastos- y BYS –
Gestión de bienes y servicios-.
La metodología considera algunos puntos clave como son:
• ETAPA DE CONCEPTUALIZACIÓN. En esta etapa se establecen ¿que
son y cuales son los sistemas de información?: Esta conceptualización
se ha llevado a cabo por medio de investigación de fuentes secundarias,
especialmente en la búsqueda de documentos e información que
permitan hacer un recuento sobre el tema.
• ETAPA DE SISTEMATIZACIÓN PRIMARIA Y SECUNDARIA DE
INFORMACIÓN. el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF II:
Se han utilizado tanto fuentes de información primaria como secundaria.
39
• ETAPA DE DESCRIPCIÓN, En esta etapa se describe el Macroproceso
de Obtención de Bienes y Servicios: Se han utilizado tanto fuentes de
información primaria como secundaria, la recolección de esta
información será proporcionada especialmente por el consultor de cada
Macroproceso. En primera instancia es importante una
conceptualización de la temática sobre el sistema y un análisis
documental sobre el mismo para una contextualización que permita
iniciar la satisfacción de proceso de la práctica.
4.1 TIPO DE ESTUDIO
Teniendo en cuenta los elementos anteriormente descritos como marco
metodológico general, el estudio a desarrollar en la práctica es de tipo
descriptivo, porque como su nombre lo indica busca describir situaciones o
acontecimientos; no esta interesado en comprobar explicaciones, ni en
probar hipótesis. En ese orden de ideas, el propósito es presentar el estado
actual del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF II y adentrarse
en los detalles específicos del macroproceso de OBS y su interrelación con
otros componentes del aplicativo.
4.2 ETAPAS
1. Conceptualizar ¿Qué son los sistemas de información?: Esta
conceptualización se ha llevado a cabo por medio de investigación de
fuentes secundarias, especialmente en la búsqueda de documentos e
información que permitan hacer un recuento sobre el tema.
2. Describir el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF II: Se han
utilizado tanto fuentes de información primaria como secundaria.
3. Describir el Macroproceso de Obtención de Bienes y Servicios: Se han
utilizado tanto fuentes de información primaria como secundaria, la
40
recolección de esta información será proporcionada especialmente por
el consultor de cada Macroproceso.
4.3 MÉTODO DE ESTUDIO
El tipo de estudio es deductivo porque se parte de lo general a lo particular;
se inicia con la observación de fenómenos generales con el propósito de
señalar las verdades particulares. Para este caso se parte de lo general
como son los sistemas de información, pasando por un sistema puntual
como es el SIIF Nación para finalmente terminar en un Macroproceso
particular como es el de Obtención de Bienes y Servicios. Dentro del
macroproceso específico, también el entendimiento del tema implica un
proceso deductivo ofrecido por la documentación de los requerimientos
(casos de uso), en donde se parte de una visión del negocio, se pasa por un
nivel de resumen hasta llegar al detalle de lo que es cada una de las
transacciones primarias del proceso de obtención de bienes y servicios
4.4 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Como se menciono inicialmente las fuentes de información son:
• Primarias: Son todas aquellos proporcionados por el SIIF Nación las
cuales permiten tener el conocimiento general acerca del sistema
funcionalidad del aplicativo, adicionalmente se cuenta con los casos
de usos que describen el funcionamiento al detalle del sistema en
cada una de sus transacciones, las entrevistas directas con el
consultor de cada Macroproceso quienes proveen de información
especifica sobre éste y por último las pruebas que se realizan en el
sistema que permiten identificar la dimensión y el funcionamiento del
SIIF.
41
• Secundarias: Estas fuente a las cuales cada practicante acude para
obtener mayor información sobre los temas de interés a profundizar,
ya sean libros, texto u otras investigaciones anteriormente hechas.
42
II. PARTE RESULTADOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA
43
5. OBTENCION DE BIENES Y SERVICIOS
La contratación estatal en los países del mundo y especialmente en Colombia
tienen un gran impacto en la economía, si habláramos del gasto que se ejecuta
mediante la contratación del Estado colombiano, sería comparable a las
actividades económicas mas importante del a economía colombiana. Este
hecho indica de un lado el impacto económico que tiene la contratación de
bienes y servicios, al tiempo que se convierte en un instrumento de política
publica, entendiéndose en un mecanismo para la redistribución de ingresos;
también tiene impacto en la relaciones bilaterales entre los países, entre otros
campo, lo que hace que esta actividad en el Estado sea muy importante y su
manejo se ha convertido a través de los años en tema de discusión dando pie a
la sanción de innumerables leyes y decretos que permitieran y permitan su
control y regulación, con el fin de evitar el desencadenamiento de prácticas y
comportamientos nocivos para las finanzas estatales y de negativo impacto
social, como lo es la corrupción.
Bajo este contexto se dio origen a la expedición de la Ley 80 de 1993 la cual
buscaba el desarrollo de los principios constitucionales señalados en el artículo
209 de la Constitución Política Colombiana para toda función pública. En ese
sentido, su expedición buscaba la modernización de la contratación, que hasta
entonces se caracterizaba por estar “sobre regulada” y por caer en el excesivo
detalle, en el culto por la forma y en el sobre dimensionamiento de los
controles. Sin embargo quince años des pues de ser expedida esta ley se ha
vuelto a un escenario similar con aproximadamente 35 regimenes
excepcionales contenidos en decretos y leyes especiales.
Es así como teniendo en cuenta las debilidades y falencias que presentaba ya
la ley 80 se reglamenta La Ley 1150 de 2007, "Por medio de la cual se
introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y
se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación de la
Administración Pública", establece importantes cambios a la Ley 80 de 1993. A
44
continuación se resaltaran brevemente algunos de los aspectos mas importante
de esta ley:
• Establece cuatro modalidades de selección para contratar con el Estado:
(i) licitación pública; (ii) selección abreviada; (iii) concurso de méritos y
(iv) contratación directa.
• Dispone que en los pliegos de condiciones se deberá incluir la
determinación y distribución del riesgo dentro del respectivo contrato
estatal.
• Desarrolla el principio de selección objetiva, señalando los criterios bajo
los cuales se debe dar la escogencia del contratista. Entre otros, elimina
para los casos generales la experiencia y la capacidad financiera y de
organización como requisitos de selección pues, a partir de la entrada en
vigencia de la ley, dichas condiciones serán exigidas al contratista como
requisitos habilitantes para la presentación de la propuesta más no
serán tenidos en cuenta para efectos de puntuación.
• Amplía las posibilidades de verificación de las condiciones de los
proponentes a través del Registro Único de Proponentes.
• Exige la aplicación de los principios de la función administrativa y de la
gestión fiscal a la contratación de las entidades estatales que por
disposición de la ley cuentan con un régimen especial de contratación.
• Establece la posibilidad de prorrogar o adicionar hasta en un 60% los
contratos de concesión de obra pública independientemente del monto
de la inversión.
Esta ley además fue reglamenta por el decreto 2474 de 2008; pero adicional a
reglamentación que existe sobre contratación estatal, resulta necesario
armonizar las normas presupuestales con las de contratación estatal, para que
las primeras reflejen adecuadamente los diversos fenómenos que se presentan
en la contratación: momento de nacimiento del contrato y formalidades del
mismo, vigencias futuras, contingencias, obligaciones a plazo, principio de
anualidad, etc. Especial atención merece el hecho de que la inflexibilidad de las
normas presupuestales ha llevado algunas veces a evadirlas a través del
45
empleo de mecanismos como la contratación con organismos sometidos a
regulación internacional para la administración delegada de recursos propios,
como vía para desconocer la ley o facilitar la ejecución de proyectos. Esta
armonización se debe extender a otras disposiciones, como por ejemplo la
novedosa norma incluida dentro del Régimen Disciplinario Único recientemente
expedido (Ley 734 de 2002), en la que se introdujo la prohibición de contratar
por encima del PAC.
Esta armonización se puede ver reflejada en sistemas como SEICO (Sistema
Electrónico Integral de Contratación Publica) que es una herramienta
tecnológica de apoyo a la contratación pública que integra, combina y
proporciona centralizadamente información sobre la misma; que promueve la
interacción entre las entidades contratantes, las entidades de control y los
contratistas, al tiempo que busca ofrecer herramientas para la “selección
objetiva” de estos últimos y para la celebración de contratos electrónicos7. Con
un sistema como el SIIF II que para su segunda fase busca ampliar la
cobertura funcional del SIIF Nación, mediante la inclusión de funcionalidad que
soportará procesos de carácter financiero, administrativo y de negocio.
Para el caso del SIIF II el tema de la Contratación Estatal se incluye por medio
del Macroproceso de Obtención de Bienes y Servicios.
5.1 OBJETIVO DE OBS
Disponer de información detallada y agregada del estado de las adquisiciones
de bienes y servicios en las diferentes instancias del proceso que va desde la
planeación de una contratación y hasta su terminación.
Registrar las instancias necesarias para la obtención de bienes y servicios a
partir de la etapa de planeación de adquisiciones hasta la finalización de la
relación contractual. Igualmente las correspondientes a la prestación de
7 Conpes 3186
46
servicios internos que no requieren proceso de contratación y a la gestión de
solicitud y trámite de viáticos8.
5.2 FLUJO DEL MACROPROCESO DE OBTENCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.
La secuencia del macroproceso se refleja de la siguiente manera:
1. Solicitar bienes y servicios a ser adquiridos por la Unidad ejecutora de
gasto por parte de las áreas solicitantes de bienes y servicios para
adquisición:
Las dependencias internas registran las necesidades de bienes y/o
servicios, que no pueden ser atendidas con existencias (stock de
inventarios).
En esta parte como lo expresa el caso de uso del sistema
RESOBS001, una vez las dependencias solicitan todos aquellos
elementos ya sean bienes y/o servicios que son necesarios para el
funcionamiento de la entidad, se esperar la autorización para continuar
con el tramite administrativo.
RESOBS001: Autorización de adquisición de bienes y/o servicios.
Autorizar la adquisición de bienes y servicios solicitada por las
dependencias internas de las unidades ejecutoras para su
posterior trámite de adquisición.
Permite la solicitud de adquisición de bienes y/o servicios por parte de
las dependencias internas de la entidad, su posterior evaluación por
parte de la autoridad respectiva para definir si se tramita para
autorización de adquisición por parte de la dependencia
respectiva, quien aprueba o niega la adquisición solicitada.
8 NEGOBS001
47
2. Decidir la adquisición de bienes y servicios: Una vez las dependencias
realizan la solicitud de lo bienes y servicios que se van a adquirir, se
hace una revisión para identificar que bienes y/o servicios (ya sean
por caja menor, viáticos o prestación de servicios internos de la
entidad) efectivamente se pueden adquirir, por medio de caja
menor, pues para proceso de mayor cuantía se hará por un proceso
licitatorio.
• RESOBS002: Aprobación o negación de solicitudes de adquisición de
bienes y/o servicios con cargo a cajas menores.
Aprobar la adquisición de bienes y servicios solicitados por las
dependencias internas de las unidades ejecutoras con cargo a una
caja menor, para su posterior atención mediante egreso a través de
la misma caja menor.
Permite la solicitud de adquisición de bienes y/o servicios para ser
adquiridos con cargo a una caja menor por parte de las
dependencias internas de la entidad (descripción del bien o
servicio, cantidad), su posterior evaluación por parte de la autoridad
respectiva para lograr la autorización o rechazo para el egreso de caja
menor.
• RESOBS003: Crear, Aprobar o Negar Solicitudes de Comisiones de
Viaje.
Autorizar comisiones de viaje para funcionarios o contratistas de la
entidad, previa solicitud de la dependencia autorizada. Se inicia con
la solicitud de comisiones de viaje diligenciadas por las
dependencias internas de la entidad que requieran el
desplazamiento de funcionarios o contratistas a sedes diferentes
a su lugar de trabajo, para lo cual es necesario conocer (destino
48
comisión, fechas de inicio y término, identificación de los
funcionarios, tiempo de permanencia en comisión), se continúa
con la liquidación de los viáticos y/o pasajes que demandará la
comisión, y termina con la aprobación o rechazo de la comisión por
medio del acto administrativo correspondiente.
• RESOBS004: Atención de las solicitudes de prestación de servicios con
los recursos internos de la unidad ejecutora.
Atender la solicitud de prestación de servicios internos con los recursos
materiales y humanos existentes en la unidad ejecutora. Permite incluir
los datos generales de una solicitud de prestación de servicios que serán
atendidos con los recursos materiales y humanos internos de la
entidad (no requieren proceso de adquisición). Asimismo, el
registro de los servicios solicitados (descripción del servicio, cantidad,
texto) y la posterior evaluación para determinar la autorización o rechazo
de prestación del servicio por parte de la dependencia interna de la
entidad responsable del servicio solicitado, y por último el registro
de la atención dada a la solicitud aprobada.
3. Desarrollar la etapa de planeación del proceso de adquisición de bienes
y servicios. : Esta, es tal vez la etapa más extensa en el ámbito de la
contratación de una entidad, pues como es de saber esta
reglamentada por la ley y decreto reglamentario anteriormente
expuesto. Por lo cual este Macroproceso contiene los elementos
generales del proceso licitatorio para evitar traumatismos en el sistema
por la reforma de las leyes.
4. Ordenar la apertura del proceso precontractual en la unidad ejecutora.
RESOBS005: Etapa Preparatoria del Proceso Precontractual.
49
Obtener la documentación requerida en las disposiciones legales
vigentes para dar soporte legal a la publicación de pliegos de
condiciones o términos de referencia en los que se convoca a ofertar
para la adquisición de bienes y/o servicios que adelantará la entidad.
La etapa preparatoria de los procesos de selección de oferentes se
inicia con la elaboración de los análisis de conveniencia y oportunidad,
continuando con la elaboración aprobación y publicación de los
proyectos de pliegos de condiciones o términos de referencia, así
como la elaboración de los documentos que soportan la necesidad de la
adquisición. Finaliza con la convocatoria a ofertar a partir de la
divulgación de pliegos de condiciones o términos de referencia.
Esta etapa contiene como se describió anteriormente el calculo de los
valores que servirán de tope para los diferentes tipos de procesos
contractuales a ser asumidos por la unidad ejecutora (menor cuantía
y mínima cuantía), por parte de la oficina o dependencia interna y
se definen los procesos que requieren licitación pública o
concurso de méritos, cuáles se realizan por invitación pública
(contratación directa) y cuáles corresponden a valores
inferiores al 10 % de menor cuantía (no requieren invitación
pública, mínima cuantía). Posteriormente se hace el análisis de
conveniencia y oportunidad para el bien o servicio que se
pretende adquirir. Y se elaboran los documentos de acuerdo con
el tipo de proceso de selección y naturaleza del contrato
(Contrato de obra, autorización suministros de bienes y servicios, etc)
Es importante relacionar la etapa de preparación del proceso pre
contractual con el macro proceso de ejecución presupuestal por medio
de la solicitud del CDP. Y realizar el proceso que reglamenta la ley.
5. Desarrollar la etapa precontractual para la adquisición de bienes y
servicios desde la apertura del proceso hasta la adjudicación,
50
teniendo en cuenta las ofertas recibidas de los proveedores en el
desarrollo de dicha etapa, verificando sujeción del proceso a las
directrices del SICE y la existencia de presupuesto disponible en el
macroproceso de ejecución presupuestal del gasto.
RESOBS006: Registrar la adjudicación a uno o más de un oferente el
suministro de bienes/servicios como resultado de un proceso de
selección abierto formalmente por la entidad, conforme a las
disposiciones legales.
El proceso precontractual se inicia con la resolución de apertura de la
licitación o concurso de méritos para este tipo de procesos, o con la
publicación de los pliegos de condiciones o términos de referencia
cuando se trate de contratación directa, continuando con la
publicación de los avisos de la licitación, la distribución o venta de los
pliegos de condiciones, la audiencias de aclaración de los pliegos para
el caso de licitación, el cierre de la licitación, lo relacionado con
la recepción y evaluación de las ofertas terminando con la
adjudicación del proceso a uno o más oferentes.
En esta etapa se vincula el CDP expedido desde el macro proceso de
gasto al proceso precontractual y/o autorización de vigencias
futuras, se expedir Resolución Apertura del Proceso Licitatorio o
concurso, por parte de la oficina o dependencia interna
delegada por el Director o jefe máximo de la unidad ejecutora
responsable de la dirección y liderazgo del proceso contractual, se
conformar los comités evaluadores, y se realizan las
demás actividades reglamentadas por la ley como publicación de acta
de apertura, realización de audiencias y cierre de la liquidación
6. Registrar información específica de cada uno de los contratos asumidos
por la unidad ejecutora de gasto con los proveedores.
51
RESOBS007: Obtener los bienes/servicios pactados en el contrato
efectuando el seguimiento técnico, administrativo y jurídico que
garantice su adecuado suministro de acuerdo a las condiciones
contractuales.
El proceso contractual se inicia con la elaboración y trámite del contrato
como resultado de la adjudicación realizada en el proceso
precontractual y continúa con la verificación de lo pactado en el
contrato, lo cual debe dar como resultado la obtención a
satisfacción de bienes/servicios y la posterior liquidación del contrato
que lo dan por terminado.
En este se da la formalidad pelan al contrato y es aquí sonde se tramita
el registro presupuestal del compromiso para el contrato desde el
macroproceso de ejecución presupuestal de gasto, se realiza el acta
de inicio, se asigna un interventor y se hace el respectivo
seguimiento al contrato.
7. Vincular a cada contrato instancias de gestión financiera (ejecución de
gasto, recepción de bienes y trámite de pagos).
8. Registrar la información específica relacionada con la finalización de
cada contrato asumido por la unidad ejecutora de gasto con un tercero,
por parte del área de contratación de las unidades ejecutoras. Se hace
el acta de liquidación del contrato y se realizan los respectivos paz y
salvo.
Suministrar a las Cámaras de Comercio y su Confederación, en archivos
magnéticos información del proceso de adquisición de bienes/servicios
en sus diferentes etapas.
Tomando como base toda la información de los procesos de selección
de contratistas necesarios para adquirir los bienes y/o servicios
52
requeridos en las entidades se generan por una parte,
mensualmente archivos planos que contienen los datos solicitados
por las Cámaras de Comercio y su Confederación donde se
relacionan los procesos de licitación o concurso que las entidades
pretenden iniciar, y semestralmente archivos planos con los datos
de los contratos ejecutados, cuantía, cumplimiento, multas y
sanciones.
5.3 RELACIÓN CON OTROS MACROPROCESOS
Por ser el SIIF II un sistema, su naturaleza es la interrelación entre los
diferentes Macroprocesos que hay al interior de este, lo que traduce
inevitablemente que no pueda haber algún macroproceso aislado de los
demás; es por eso que OBS al igual que todos lo Macroproceso también se
relaciona en mayor o menor medida. Esta interrelación se evidencia en que
para que se puedan llevar a cabo procesos específicos al interior de OBS, se
debieron haber dado unas condiciones en otros proceso.
• Con Ejecución Presupuestal de gasto EPG:
El objetivo de este Macroproceso es disponer de información detallada y
agregada de ejecución presupuestal de gasto de cada una de las instancias
que la afectan.
Registrar las instancias de ejecución presupuestal de gasto a partir de la
solicitud para expedir certificados de disponibilidad presupuestal hasta la
ordenación de pago. Registrar reintegro con cargo a órdenes de pago
pagadas9.
EPG es el que le permite a OBS dar vía libre para iniciar los proceso de
contratación y adquisición de bienes, pues es este quien autoriza los recursos
para que esta actividad se pueda llevar a cabo.
9 NEGEPG001
53
Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Apropiaciones: Cuando la
administración, representada en uno de los ejecutores del presupuesto tiene la
determinación de adelantar una acción que implica gasto y requiere la
verificación de que ese gasto está incorporado en el presupuesto y que hay
apropiación suficiente para el efecto. En este punto se hace la selección del
proveedor del bien o servicio.
Registro Presupuestal del compromiso: En este momento deja de ser una
intención para pasar a ser un compromiso del que se derivan derechos y
obligaciones.
Registro de la obligación: En este momento, bien sea por las condiciones del
contrato, o porque ya se han percibido parcial o totalmente los bienes y
servicios, se tienen obligaciones de pagos.
Registro de pagos y Desembolsos: En este momento se realiza el pago parcial
o total de la obligación adquirida por la administración.
• Con Bienes y Servicios BYS:
Entrada de Almacén: En este momento BYS registra la entrada de los bienes
adquiridos por OBS, esta entrada registra los datos administrativos, se registra
el bien, la cantidad, el valor unitario, la unidad de medida, se ubica físicamente,
se asigna el responsable y el estado del bien. Para ser usado finalmente por la
entidad.
• Con manejo de tesorería - pagos PAG:
Pagos: Cumplir con los compromisos de pago y disponer de la información de
disponibilidades de recursos. En este momento se da la contraprestación por
el bien o el servicio recibido por parte del contratista.
54
5.4 ¿COMO INTERACTUA OBS EN EL SISTEMA?. A continuación de manera grafica y textual se pretenden resaltar las
brevemente las transacciones mas relevante al interior del sistema, con el fin
de tener un visión de cómo funciona el sistema para este macroproceso.
• Registros de macroproceso de obtención de bienes/servicios sirven
entre otras cosas de enlace para registros de ejecución presupuéstales
de gastos.
• Solicitud de Adquisición de bienes y servicios: dependencias internas
registran necesidades de bienes y/o servicios, que no pueden ser
atendidas con existencias (stock de inventario) o servicios que no
pueden ser atendidos con recursos de la entidad se utiliza el estándar
para las posiciones del catalogo de bienes/servicios (cubs) manejo de
unidades de medida para cada posición del catalogo de bienes/servicios
se registran igualmente solicitudes de adquisición de bienes/servicios
con recursos de cajas menores.
Esta transacción nos permite plasmar las necesidades de las dependencias de la entidad, adicionalmente registrar las modificaciones, agregar ítems, eliminar ítems o anular la solicitud.
55
• Aprobación de ítems incluidos en la Solicitudes de Adquisición de
Bienes/servicios: se verifica la existencia de los bienes incluidos en las
solicitudes, y se decide la aprobación o negación de la solicitud para el
ítem, se aprueban o se niegan los ítems incluidos en las solicitudes de
acuerdo con un estudio en donde se identifica si se pueden adquirir por
caja menor, si hay existencias en almacén, si es necesario entonces
abrir un proceso licitatorio o que tan necesario o viables es adquirir
ciertas cantidades de bienes o servicios.
• Aprobación de la solicitud: se seleccionan los ítems a los cuales se les
aprobó la adquisición, se incluyen precios de referencia, se autoriza la
adquisición y se crea la autorización de adquisición se establece el valor
de la autorización de adquisición la autorización de adquisición que es la
base para registrar la solicitud de expedición del CDP y los ítems se
agrupan por cada posición del catalogo de bienes/servicios.
Esta transacción registra inicialmente la aprobación de la solicitud, pero también permite modificarla tanto para bienes como para servicios, discriminada cada una de acuerdo a sus características
56
• Registro precontractual: con base en el CDP y/o las vigencias futuras, y
las autorizaciones de adquisición ( transacciones que se registran en
EPG) se registra el proceso precontractual, allí se registra el valor del
registro precontractual, registran datos generales sobre el proceso
precontractual (ejem: fecha inicio y cierre) en cuadros de registro, se
incluyen datos generales sobre los pasos y documentos que soportan el
proceso (ejem: fecha documento análisis de conveniencia y
oportunidad).
Aquí se crea la autorización con las características anteriormente descritas, aquí se permite adicionar, reducir o anular la adquisición de los bienes/servicios.
57
• Registro de Ofertas: se incluyen los datos de cada oferta recibida para el
proceso precontractual (identificación de oferentes, las posiciones de
bienes/servicios ofrecidos, los precios ofrecidos),se registra el valor de
cada oferta, se registran datos generales sobre la oferta (ejem: fecha de
recepción de la oferta, etc.), en cuadros de registro se incorporan datos
generales sobre los pasos previos a las ofertas (ejem: datos sobre la
publicación de los pliegos de condiciones y/o términos de referencia).
El registro del proceso se hace teniendo en cuenta si el registro es con solo CDP, solo vigencias futuras o con CDP y vigencias futuras, estas transacciones permiten igualmente las modificaciones.
Esta transacción permite registrar las ofertas, registrar o anular las evaluaciones de la oferta o el anular la oferta.
58
• Registro adjudicación o declaratoria desierto del registro precontractual:
se seleccionan la o las ofertas a las cuales se les adjudicaron ítems en
el proceso precontractual, se registra el valor de la adjudicación se
registran datos del acto administrativo que soporta la adjudicación o la
declaratoria desierto, en cuadros de registro se incluirán datos generales
sobre los pasos y documentos previos a la adjudicación ( ejem: fecha de
publicación de los informes de evaluación).
• Registro del contrato principal y de los contratos modificatorios y/o
adicionales: registrar los datos del contrato, numero del contrato, plazo,
planes de pagos, fechas de entrega, interventor, se inicia el manejo de
los saldos del contrato sin recepción de bienes/servicios y cantidades del
contrato sin recepción de bienes, y saldo de servicios por recibir, en los
Esta transacción permite adjudicar o anular la adjudicación.
Se registra la declaratoria de desierta la licitación o su anulación.
59
contratos adicionales se registra el aumento de las cantidades, el
registro del contrato es la base para la generación del registro
presupuestal del compromiso en el macro proceso de ejecución
presupuestal del gasto.
Esta transacción es quizás la mas importante porque aquí es donde se
materializa todo el proceso licitatorio, y administrativamente es donde
dan los compromisos entre las partes.
• Registro de la recepción de servicios: se incluyen los datos relacionados
con la recepción de servicios como producto de la ejecución de los
contratos, la recepción de los bienes se realiza por el macro proceso de
gestión de bienes, se continúa con el manejo de las cuentas por pagar
en el macro proceso de ejecución presupuestal del gasto. Es importante
aclarar que la recepción de bienes se hace como ya se dijo por el
macroproceso de BYS y los servicios por OBS, excepcionalmente para
los contratos de obra pública que también se registran por OBS.
En estas transacciones se registran lo anteriormente descrito, aquí se materializan en gran medida todo el objeto de la contratación y todos los pasos que se han surtido anteriormente.
60
• Previo a la finalización de un contrato: se registra la reducción de un
contrato para efectos de la liquidación, y se iguala el contrato con lo
recibido y lo pagado, registro de la acción de rescindir un contrato, se
registran sanciones a los contratistas por efectos del contrato, registro
de la liquidación del contrato.
Como se pudo observar estas son las transacciones del OBS en SIIF II cada
una fue diseñada de acuerdo con la normatividad en cuanto a contratación se
trata, tratando de mantener un línea base que no sufra traumatismos con los
continuos cambios en la legislación de este tema.
El cuadro que se muestra a continuación esquematiza la funcionalidad del
macroproceso internamente y en relación con otros macroproceso.
Por estas transacción se registran, anula, aprueban la recepción y aprobación.
61
OBS EPG BYS
Seguimiento del
Contrato
Si el bien esta en almacén se le da tramite, sin no se estudia, se tramita su adquisición por OBS.
Solicitud de Adquisición de Bienes y Servicios.
Aprobar Solicitud de Adquisición de Bienes y Servicios.
Aprobación de Autorización de Adquisición de Bienes y
Servicios.
Registro del Proceso
Precontractual
Registro de Ofertas
Resultados de la Evaluación de la Oferta
Adjudicación del Proceso Precontractual
Solicitud de CDP y/o Vigencias Futuras
Expedición de CDP y/o Vigencias Futuras
Registro del Contrato
Recepción de Servicios u obra Pública
Registro presupuestal del compromiso
Recepción de Bienes.
Radicación de Cuenta por Pagar
Registro presupuestal de la obligación
Registrar órdenes de Pago
PAGOLIQUIDACION
62
GLOSARIO
CAJA MENOR 1. Fondo fijo establecido a través de una cuenta corriente o
en efectivo hasta la cuantía que determine la DGPN en la respectiva
Resolución de Caja Menor que expida para cada vigencia fiscal, y a cargo
de un empleado debidamente afianzado, con el fin de sufragar gastos
(Bienes y Servicios) identificados y definidos en los conceptos del
Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. Los
recursos pueden ser igualmente utilizados para el pago de viáticos y gastos
de viaje, requiriéndose únicamente para ello de la autorización del
Ordenador del Gasto.
CATALOGO Relación ordenada de acuerdo a un clasificador en la que
se incluyen o describen de forma individual los elementos (conceptos,
libros, documentos, personas, objetos, etc), que lo conforman. La lista de
elementos de un catálogo es, por lo general, normativa.
CATALOGO DE BIENES Y SERVICIOS Conjunto de posiciones definidas
de acuerdo a la estructura de un clasificador de la función de Bienes y
Servicios
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP) Es un
documento expedido por el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces
mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal
disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo
al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta
preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.
COMPROMISO Son los actos realizados por los órganos que en desarrollo
de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a nombre de
la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de
llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Dichos actos deben
63
desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal (Art. 2° Literal B1,
Resolución 036/98 de la DGPN).
CONCURSO DE MERITOS Es el procedimiento mediante el cual se
formula públicamente una convocatoria para la presentación de ofertas por
parte de los interesados en contratar el suministro de bienes y/o servicios, y
se seleccione entre ellas la más favorable, y el objeto del contrato sea la
realización de estudios o trabajos técnicos, intelectuales o especializados.
CONTRATACION DIRECTA Es el procedimiento mediante el cual se
formula públicamente una invitación para la presentación de ofertas por
parte de los interesados en contratar el suministro de bienes y/o servicios, y
se seleccione entre ellas la más favorable, cuando el valor del contrato no
supere el monto de la menor cuantía para la entidad, determinado de
acuerdo con la Ley 80/93 o en los casos especiales en donde
independientemente de la cuantía del contrato, por la especialidad del
objeto a contratar, se deberá seleccionar al contratista bajo esta modalidad.
CONTRATANTE Una de las partes del contrato, a cuyo cargo está el
pago del contrato y en cuyo provecho está el objeto de lo contratado.
CONTRATO ADICIONAL Es el contrato donde se adiciona el valor
inicial de un contrato de adquisición de bienes o servicios, como
consecuencia de la decisión de adquirir al mismo contratista con la
aceptación de este, un mayor numero de elementos (ítem o ítems de bienes
o servicios) que estén incluidos en el contrato inicial y al mismo precio
unitario inicialmente contratado.
CONTRATO MARCO Contratos que permiten a las entidades vender
productos o servicios bajo convenios, en condiciones de precio, plazos de
entrega y calidad preestablecidas y conocidas, cantidades y/o vigencia.
64
CONTRATO MODIFICATORIO Es el contrato donde se modifican
aspectos relacionados con las cláusulas inicialmente pactadas en un
contrato de adquisición de bienes y servicios, las modificaciones pactadas
en estos contratos modificatorios no pueden tener como objeto el
incremento en el valor del contrato.
ESTADOS DE TRANSICION DE LAS ÓRDENES DE PAGO Generada:
Resultado del registro, por un usuario con perfil para esta acción, de la
información y atributos generales y específicos de las ordenes de pago.
Pendiente de autorización: Estado que permite que la dependencia que
tramita el pago verifique si esa orden de pago debe o no continuar su
tramite para ser pagada. Aprobada: Estado en el cual una “orden de pago”
cumple con las condiciones requeridas por la “posición del catálogo
institucional” identificada como “tesorería” para su pago. Seleccionada para
pago: Resultado de la vinculación de la “orden de pago” a una “orden
bancaria” en estado “generada” Pagada: Resultado de ejecutar el pago de
las “ordenes de pago” vinculadas a una “orden bancaria” Bloqueada:
Cuando una “orden de pago” por disposición de la unidad o subunidad
ejecutora que la genero ó por la “posición del catálogo institucional”
identificada como “tesorería” que tramita su pago requiere su bloqueo.
ETAPA PREPARATORIA PROCESO PRE CONTRACTUAL Conjunto de
pasos o subetapas a ejecutar previo a la etapa pre contractual en un
proceso de obtención de bienes o servicios, los cuales dependen de la
naturaleza del contrato y del tipo de proceso de selección que se quiere
realizar, su objetivo es sustentar la adquisición del bien o servicio que se
pretende obtener.
LICITACION PUBLICA Es el procedimiento mediante el cual se formula
públicamente una convocatoria para la presentación de ofertas por parte de
los interesados en contratar el suministro de bienes y/o servicios, y se
seleccione entre ellas la más favorable, y el objeto del contrato sea la
65
adquisición de bienes o servicios diferentes a la realización de estudios o
trabajos técnicos, intelectuales o especializados
LIQUIDACION La liquidación es la operación aritmética que consiste en
determinar con exactitud los derechos y obligaciones de una persona en
relación con otra.
MENOR CUANTÍA PARA CONTRATACIÓN DIRECTA Montos
establecidos en función de los presupuestos anuales de las entidades,
expresados en Salarios Mínimos Legales mensuales vigentes, que
determinan el valor máximo hasta el cual se puede contratar sin tener que
cumplir con los requisitos exigidos legalmente para el proceso de Licitación
o concurso.
MINIMA CUANTÍA PARA CONTRATACION DIRECTA Monto establecido
como tope al interior de la menor cuantía, que determina la posibilidad de
contratación directa sin tener que cumplir con los requisitos exigidos
legalmente para el proceso de Licitación o concurso
MODALIDAD DE CONTRATACION Corresponde a las formas en las que se
efectúa el proceso de selección de oferentes en los procesos de obtención
de bienes o servicios de acuerdo con lo establecido en el Artículo 24 de la
Ley 80 de 1.993 y el parágrafo 1o. del Articulo 1o. del Decreto 2170 de
2002, en los cuales se identifica: Licitación o Concurso Público,
Contratación Directa, o Mínima Cuantía.
OBLIGACIÓN PRESUPUESTAL Es el monto adeudado producto del
desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los
bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de
pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en
desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.
(Art. 2° Literal C1, Resolución 036/98 de la DGPN).
66
ORDENADOR DEL GASTO Es el jefe o Representante legal de cada
órgano con facultad para ordenar el gasto, o el funcionario de nivel directivo
o quien haga sus veces, en quienes haya delegado dicha facultad, y en
virtud de la cual puede ejecutar el Presupuesto, o sea, decidir la
oportunidad de contratar, comprometer los recursos y ordenar el gasto a
partir del programa de gastos aprobado - limitado por los recursos
aprobados en la ley de presupuesto –
RESOLUCION DE LOS CONTRATOS Acto jurídico que deja sin efecto
un contrato válido concertado.
SOLICITUD CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Operación mediante la cual un funcionario autorizado para ello solicita que
se le expida un certificado de Disponibilidad como respaldo para iniciar el
proceso de ejecución presupuestal del gasto.
SOLICITUD DE VIGENCIAS FUTURAS Procedimiento mediante el cual
una unidad ejecutora de presupuesto solicita al órgano rector de
presupuesto la autorización para comprometer presupuesto de gasto de
años siguientes, definiendo un valor solicitado para cada año que debe
cubrir el contrato a celebrar por posición del catálogo del gasto, y si lo
requiere le define la fuente con la cual se financiará el contrato (Recursos
propios o recursos del presupuesto nacional), el recurso presupuestal y la
situación de fondos. La solicitud del órgano respectivo debe ir acompañada
de una justificación legal y económica y deberá anexar: a) Proyección de los
ingresos y gastos para el período que se va afectar; b) Concepto técnico-
económico del Ministerio, Departamento Administrativo o Unidad
Administrativa a la cual se encuentren adscritas o vinculadas; c). Certificado
de disponibilidad y certificación de inicio de los compromisos en la actual
vigencia, si no corresponde a los casos excepcionales, y d) Concepto del
DNP cuando se afecten los gastos de inversión.
67
STOCK DE INVENTARIO Representa la suma del stock en almacén y el
stock reservado para cada bien en la entidad.
STOCK EN ALMACEN Acumulación de bienes o inventario de
mercancías disponible para el consumo en un ente público.
STOCK RESERVADO Inventario de mercancías o bienes que se encuentra
asignado o reservado a requisiciones u órdenes de consumo específicas en
el ente público. TERCERO: CONSORCIO Cuando dos o más personas en
forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación,
celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de
todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del
contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se
presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los
miembros que lo conforman. (Artículo 7° Ley 80 de 1993).
TERCERO SOLIDARIO Persona natural o jurídica que responde
solidariamente por el pago de una obligación
TERCERO: UNION TEMPORAL Cuando dos o más personas en forma
conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración
y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el
cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las
sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la
propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la
ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. (Artículo 7°
Ley 80 de 1993).
TERMINOS DE REFERENCIA O PLIEGO DE COPNDICIONES. Es el
documento donde se describen las bases del proceso de selección de
oferentes en un proceso de adquisición de bienes o servicios a través de
concurso de méritos, debe incluir como mínimo información sobre: Objeto
del contrato; características técnicas de los bienes, obras o servicios
68
requeridos; presupuesto oficial destinado para el efecto; requisitos mínimos
sobre capacidad jurídica, administrativa, técnica y financiera, condiciones de
experiencia; factores de escogencia y su ponderación matemática; criterios
de desempate; fecha y hora límite de presentación de ofertas; plazos de
evaluación y adjudicación; y plazo y forma de pago del contrato.
69
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La funcionalidad principal del SIIF Nación se deriva de la gestión de las
finanzas públicas, tanto en su definición, estructuración, asignación, captación,
distribución, ejecución, seguimiento y control, pero también incluye la
funcionalidad de procesos misionales de las entidades ejecutoras relacionados
con aspectos administrativos y comerciales que afectan o impactan el
presupuesto.
El macroproceso de obtención de bienes y servicios dentro del Sistema
Integrado de Información Financiera juega un papel con gran contenido
administrativo por la normatividad tan extensa en cuanto a contratación se trata
y por otro lado como se menciono en el desarrollo del trabajo por su gran
impacto en las finanzas publicas. Es por esto que el sistema va encaminado a
suplir esas necesidades funcionales con respecto a este tema como se resume
a continuación.
Necesidad Requerimientos del sistema Solicitar un bien o servicio realizar las labores y tareas que le competen.
• Registrar la solicitud del bien/servicio requerido.
• Permitir llevar un control sobre la solicitud registrada
• Permitir la modificación de una solicitud registrada
• Permitir anular una solicitud registrada Desarrollar el proceso precontractual
• Acceder a la información de los licitantes (en caso de haber licitación)
• Registrar la información perteneciente al seguimiento del proceso contractual.
• Registrar información concerniente a la liquidación de los contratos.
Necesidad Requerimientos del sistema Solicitar un bien o servicio realizar las labores y tareas que le competen.
• Registrar la solicitud del bien/servicio requerido.
• Permitir llevar un control sobre la solicitud registrada
• Permitir la modificación de una solicitud registrada
70
• Permitir anular una solicitud registrada Desarrollar el proceso precontractual
• Acceder a la información de los licitantes (en caso de haber licitación)
• Registrar la información perteneciente al seguimiento del proceso contractual.
• Registrar información concerniente a la liquidación de los contratos.
Necesidad Requerimientos del sistema Analizar y aprobar las solicitudes de bienes o servicios registradas.
• Obtener oportunamente la información de las solicitudes en trámite (registradas y no aprobadas).
• Brindar elementos de juicio (información del almacén, área o dependencia o alguna identificación clara del solicitante, etc.)
• Permitir el registro de las aprobaciones y no aprobaciones de las solicitudes con la información pertinente.
Autorización de adquisición • Brindar información para la evaluación de la adquisición y su consecuente autorización.
La relación administrativa, presupuestal y funcional de un software como este
permitió ampliar diversos conocimientos y competencias y poder tener acceso
a un marco global de el funcionamiento de un sistema de gran impacto como
es el SIIF II.
Las competencias desarrolladas en la practica se dieron en dos dimensiones,
de un lados los conocimientos teóricos adquiridos en la revisión de
normatividad, en la investigación de un tema como los Sistemas de Información
y en la profundidad que se le dio al tema del SIIF II y especialmente a el
Macroproceso de Obtención de Bienes y Servicios; y de otro lado los
elementos prácticos que hacen parte de la implementación del sistema y de allí
se pueden mostrar las siguiente conclusiones.
• Elaboración y/o ajuste de Matrices de Datos: Se realizo un ajuste en
diversas matrices de casos de usos del sistema como fueron: 44, 46, 48,
50, 51, 53, 55, 60, 64, 66, 71. Las cuales permitieron tener un
acercamiento a la manera de probar el sistema y verificar su
funcionalidad al interior del macroproceso y su encadenamiento interno y
externo con otros macroproceso.
71
• Avance en ejecución de pruebas controladas y aleatorias siguiendo
casos de prueba o casos de uso respectivamente: Este es tal vez el
ejercicio mas importante, pues es allí donde el practicante toma el papel
de usuario y se hace participe de la utilidad de sistema en todas sus
formas, es allí donde se identifica la funcionalidad del Macroproceso en
este caso de OBS, y se tiene el marco practico del sistema.
• Documento de Informe de hallazgos: el TFS registra cada uno de los
hallazgo presentados por el practicante, lo cuales se anexaran como
parte de un ejercicio del día a día en donde se identificada las falencias
del sistema tanto funcionales como de presentación.
• Se logro una especialidad al interior del Macroproceso de OBS, lo cual
permito llegar a un esquema del macroproceso en cuanto a su
funcionalidad y su relación con otro macroprocesos.
• Es importante sin embargo que cada macroproceso tuviese un
flujograma tanto de su funcionalidad como de su relación con otros, que
permitan tener una visión de más fácil comprensión del sistema y que a
su vez se podría traducir en un gran flujograma de todo el sistema.
• Igualmente es importante que cada macroproceso estuviera
documentado no solo a nivel de casos de uso, casos de prueba y
matrices de datos, seria interesante de cada uno tuvieran un documento
descriptivo de cada tema en sus diferentes dimensiones, tanto a nivel
normativo, como administrativo, presupuestal y funcional, teórica y
como ya se dijo gráficamente.
72
BIBLIOGRAFIA
• CONPES 3361. “Proyecto de Importancia Estratégica Sistema Integrado
De Información Financiera – SIIF NACION II.” Ministerio de Hacienda y
Crédito Público. DNP: DIFP. Versión Aprobada Junio de 2005.
• DECRETO 111 DE 1996. Estatuto Orgánico de Presupuesto.
• DECRETO 2474 DE 2008. Decreto reglamentario ley 1150 de 2007
• DOCUMENTO “Visión SIIF Nación. Sistema Integrado de Información
Financiera Administrativa y Comercial”. Versión 1.0. Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
• MENDOZA, Jose Francisco. “Gestión financiera Pública. Elementos para
su estudio y aplicación”. Libro en preparación. Versión magnética.
• LEY 80 DE 1993. Estatuto General de Contratación de la Administración
Pública.
• LEY 1150 . Reforma a la ley 80 de 1993. Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública.
• http://www.minhacienda.gov.co
• http://www.mafp2.gov.co/sigue.html
73
74
