Implementación Sistema Correspondencia

“ Desarrollo de un Sistema de Control de Correspondencia Para la Secretaría Ejecutiva

del Comité de Ministros ”

Informe Etapa 2 : Construcción del sistema diseñado en la etapa previa (ver Informe Etapa 1).

Consultor: Esteban Osorio Fuentes

Junio 2003

Etapa 2: Construcción del sistema diseñado en la etapa previa (ver Informe Etapa 1).

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Indice

1. Introducción………………………………………………….……….……………..…… 3 2. Programación del sistema.………………..…………..………………….……….… 4 2.1 Creación de la base de datos………...…….…………………….………. 4

2.2 Construcción de paneles………………….…………………………………. 4 2.3 Programación de los paneles..………….…………………………………. 26

3. Instalación en la Intranet.…………………..………….……………………………. 28 4. Pruebas con usuarios..………………………………………………..………………. 29 5. Correcciones..…………………………………………………………….………………. 31 6. Puesta en marcha..……………………………………………………………………... 33


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1. Introducción.

Este informe tiene como objetivo principal el describir las fases por las cuales se transitó hasta tener un sistema de control de correspondencia completamente construido en base a las definiciones logradas en el diseño obtenido en la etapa anterior (informe etapa 1: Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser usado en la plataforma Intranet). En las siguientes secciones se describirá la forma en que se llevaron al mundo real cada una de las indicaciones que se entregaron en la etapa previa de diseño: - Primero se aborda la descripción de las tareas necesarias para realizar la programación del sistema, detallando el como se creo la estructura de la base de datos y como se pobló con los datos básicos que necesita el sistema para funcionar. Además se decide el aspecto que tendrá cada una de las pantallas o paneles que conformarán el sistema, para luego proceder a la posterior programación que las hará funcionar correctamente. - A continuación se detalla las tareas necesarias para realizar la instalación final del sistema dentro de la plataforma Intranet de que dispone la sub-secretaría. - Para finalizar se hace un breve repaso por algunas de las pruebas que se hicieron con los usuarios finales y las posteriores correcciones que nacen a través de las propias recomendaciones que ellos realizaron luego de operar durante algún tiempo con el sistema, así como las observaciones que realizó el propio equipo de trabajo encargado de desarrollar el sistema.


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2. Programación del sistema.

La programación o desarrollo del diseño del sistema se compone en este caso de tres etapas: la creación de la base de datos, la creación de los paneles y, por último, la programación correspondiente de cada uno de estos paneles. En lo que resta de este apartado se verá el detalle de cada uno de estos pasos.

2.1. Creación de la base de datos.

Para esto se tomo el modelo proveniente de la etapa del diseño de la aplicación y se obtuvo un script para la generación de la base de datos utilizando la herramienta PowerDesigner 8 de Sybase. Esta herramienta crea automáticamente un script que se nombró como ‘script_siscodo.sql’, luego lo que siguió fue llevar este archivo a una carpeta dentro del servidor Linux donde correría la aplicación para posteriormente crear el espacio y el nombre (controldoctos) de la base de datos, utilizando el motor de datos PostgreSql como se definió en la etapa de diseño, mediante la instrucción $ createdb controldoctos , a continuación se corrió el script que genera la estructura de la base de datos con el comando $ cat script_siscodo.sql | psql controldoctos Con esto ya se tiene creada y lista para entrar en funcionamiento la base de datos del sistema.

2.2. Construcción de paneles. En esta etapa se procedió, en conjunto con las personas encargadas de sacar adelante el proyecto, a refinar los diseños de paneles o pantallas que compondrían el sistema. Para esto se tenía como principal referencia el sistema otorgado por el departamento de informática del Sernapesca de donde se obtuvo la idea central del sistema de control de correspondencia. El principal panel o pantalla de entrada al sistema aparece luego de que el usuario ha respondido a la petición de ingreso de nombre de usuario y su clave, este panel es lo que se puede llamar el menú del sistemas, desde donde se puede llegar al conjunto de todas las opciones que éste ofrece. A continuación se enumeran estas opciones o paneles:


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- Ingreso y Asignación de Correspondencia - Recepción de Correspondencia - Despacho de Correspondencia - Archivar Documento - Carga de Datos Oficina Piso 1 - Consulta de Documentos - Consulta por Texto - Consulta por Nº Correlativo - Asignados por Oficina de Partes - Listado de Ingresados y Asignados - Listado de Decepcionados y Asignados - Listado de Documentos Archivados

Panel principal o menú del Sistema de Correspondencia. La figura que se muestra a continuación es el panel denominado ‘Menú del Sistema de Correspondencia’.

Desde aquí se accede a cada una de las opciones antes mencionadas haciendo clic sobre el nombre del panel al que se necesite acceder.


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Ingreso o Asignación de Correspondencia. Este panel se utiliza para realizar el ingreso al sistema del registro de la ficha de un nuevo documento. Esta opción se conforma de dos pantallas, la primera en la cual solo se indica si el documento será en un comienzo asignado a un usuario al interior del centro o hacia otro centro.

Luego de seleccionar la opción que corresponda y hacer clic en ‘ACEPTAR’, el sistema se redirige hacia otra pantalla donde se realiza el ingreso de la ficha del documento.


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La imagen que se muestra mas abajo muestra la apariencia del panel de ingreso.

Aquí se ingresa el detalle de la ficha del documento, dentro de lo que se encuentra el tipo del documento, el número de este, su fecha, el origen desde donde se envía, otro origen si es necesario, referencia o materia que trata, alguna acción asociada a él, el destino donde tiene que dirigirse y alguna nota extra que se quisiera consignar.


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Recepción de Correspondencia. Este panel es el que permite acusar recibo de la correspondencia que viene por mano (documentos físicos).

Aquí solo basta seleccionar el o los documentos que se requiera para luego hacer clic en aceptar y dar por concluida la recepción de éstos.


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Despacho de Correspondencia. Esta pantalla fue diseñada con el fin de poder asignar documentos. Al igual que el panel de ingreso, al entrar en esta opción se hace una pregunta acerca de si el documento será o no asignado a alguien dentro del centro actual. Luego de eso aparece el panel que se muestra en la imagen a continuación.

Aquí se debe seleccionar el o los destinos donde será enviado, luego el o los documentos a enviar y, finalmente, hacer clic en aceptar para terminar la operación.


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Archivar Documento. Para poder dejar en archivo algún documento se diseño el siguiente panel.

Por lo general todas las pantallas o paneles del sistema tienen un comportamiento similar en cuanto a la operación o manejo de éstos. Aquí se debe seleccionar la carpeta de destino donde será archivado el documento, luego el o los documentos que se archivarán y, por último, hacer clic en aceptar para terminar la operación.


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Carga de Datos de la Oficina de Partes. La oficina de partes utiliza un panel especialmente diseñado para esa unidad, el cual les permite realizar la carga de los datos que ellos ingresan en una oficina ubicada en el primer piso, la que está principalmente encargada de recibir la correspondencia que viene desde el exterior (organismos externos). La siguiente imagen muestra el panel utilizado para realizar lo anterior.

Aquí se pide al usuario que indique la ubicación del archivo que se trae desde el primer piso por medio magnético (disquete), para ser subido hasta el sitio donde se encuentra el sistema y luego realizar la carga de la información dentro de la base de datos. De esta manera se mantiene comunicado el sistema sobre lo que entra en la oficina de partes que no está conectada a la red.


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Consulta de Documentos. Dentro de los informes o reportes del sistema se diseñó uno que simplemente se llamó ‘Consulta de Documentos’, el cual permite mediante unos filtros simples buscar algún documento que cumpla con algunas características.

Esta consulta permite filtrar por un periodo de tiempo en que el documento fue ingresado, por su tipo (memo, carta, ordinario, etc. ) y/o por la fuente de origen de éste.


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La página que presenta como resultado esta consulta es la que se muestra en la siguiente imagen.

Aquí se puede apreciar en el encabezado el detalle de los parámetros de búsqueda y mas abajo una lista con los documentos que cumplieron con los criterios de la consulta.


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Consulta por Texto. Este es otro de los paneles que cabe dentro de la clasificación de informe o reporte. Tiene por nombre ‘Consulta por Texto’ y, como su nombre lo dice, permite buscar documentos que coincidan con algún patrón de texto que se especifique. Esta consulta se hace en el registro de cada documento dentro de los campos ORIGEN2, REFERENCIA Y NOTAS.

Solo basta con ingresar el texto de búsqueda, hacer clic en BUSCAR y listo.


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La pantalla de resultado a esta consulta es la que se ve en la siguiente imagen.

En el encabezado se ve los datos del centro y usuario que están haciendo la consulta, junto con la fecha de la consulta, el texto sobre el que se basa la búsqueda. En la parte de abajo se entrega el detalle de los documentos que coincidieron.


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Consulta por Nº Correlativo. Esta consulta permite buscar un documento por medio de su número correlativo que viene a ser el único código descriptor que identifica a cada uno de ellos, algo así como el ‘rut’ de cada documento.

Solo se debe ingresar el número correlativo del documento a buscar y, de ser encontrado, arroja directamente la ficha de éste.


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Todas las búsquedas y pantallas permiten acceder a la ficha de cualquier documento que esté siendo referenciado. Por ejemplo en la búsqueda por texto, el conjunto de documentos que son encontrados salen en una lista desde donde mediante un clic dentro de la línea donde es brevemente descrito éste se puede acceder a su ficha completa. En el caso de la búsqueda por correlativo, por tratarse de un resultado único esta ficha aparece directamente y es la que se muestra a continuación.

Aquí se pueden ver todos los datos que se dieron en el momento del ingreso de la ficha del documento e, incluso, se da la posibilidad de poder actualizar la ‘NOTA’ que se dio al momento del ingreso o posteriormente en algún otro centro.


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Asignados por Oficina de Partes. Esta es una vista o informe que permite ver el detalle de documentos asignados por oficina de partes a cada uno de los demás centros.

Aquí se ve el total de documentos que se han asignado, desde que se esta utilizando el sistema, a cada uno de los centros, y al final se da la cantidad total. Haciendo clic sobre alguna de las líneas de la lista se llega a otra pantalla donde se muestra el detalle de los tipos de documentos y la cantidad de cada uno que han sido enviados a dicho centro.


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Esta es la pantalla que se da como resultado de hacer clic sobre la línea correspondiente al centro ‘Gestión’.

Estando aquí también cabe la posibilidad de acceder a un último detalle donde se puede ver ya al nivel de los documentos propiamente tales.


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Este es el último nivel de detalle que se muestra en la opción de ‘Asignados por Oficina de Partes’.


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Listado de Ingresados y Asignados. Este listado le permite ver, al centro que haga la consulta, una lista que muestre los documentos que desde él se han ingresado al sistema y ya han sido asignados a otro centro. Con esto se puede saber a que centro se ha asignado cada uno de los documentos registrados dentro de un determinado periodo de tiempo.

Esta es la pantalla de ingreso a la opción, en la cual se puede filtrar por el destino del documento y un periodo de tiempo.


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Este es el resultado que entrega una consulta de este tipo.


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Listado de Recepcionados y Asignados. Este listado le permite ver, al centro que haga la consulta, una lista que muestre los documentos que han sido recibidos desde otro centro y ya han sido asignados a otro. Con esto se puede saber a que centro se ha asignado cada uno de los documentos recibidos dentro de un determinado periodo de tiempo.

Este listado es, en forma, idéntico al descrito anteriormente, por lo que sus opciones de filtrar los datos son por el destino del documento y un periodo de tiempo.


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Acá podemos ver el resultado que nos entrega una de estas consultas.


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Listado de Documentos Archivados. Este listado le permite ver, al centro que haga la consulta, una lista con los documentos que han sido archivados por el operador del centro.

Aquí se le permite al usuario seleccionar el nombre de la carpeta que desea revisar o, por defecto, se lista el contenido de cada una de las carpetas creadas para el centro actual.


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Este es el aspecto que tendrá una futura consulta dentro de la opción ‘Listado de Documentos Archivados’, donde se está viendo el contenido de la carpeta ‘Basura’.

Dentro de este listado, además de poder acceder a la ficha de cada uno de los documentos, se da la posibilidad de sacar de archivo o desarchivar alguno que se quisiera volver a ingresar al sistema.

2.3. Programación de los paneles.

En cuanto a la programación del sistema se optó por ir paso a paso en el mismo orden que se diseño el menú o página principal. El orden de programación de cada una de las páginas fue el siguiente: - Programación Javascript 1.2. - Programación Php 4.


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La herramienta utilizada para realizar la programación de las páginas fue, tal como se específico en la etapa de diseño, Dreamweaver Ultradev 4, la cual resultó una excelente herramienta a la hora de tener que realizar la programación de cada uno de los diferentes paneles sin importar la complejidad que pudiese tener cada uno de ellos.


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3. Instalación en la Intranet.

Para la instalación y publicación del sistema en la Intranet se tuvo que traspasar los archivos desde el ambiente de pruebas al de trabajo, así como crear las tablas necesarias dentro de la base de datos ‘controldoctos’ para lograr el correcto funcionamiento del sistema. Además se tuvo que enganchar la aplicación al menú principal de la Intranet mediante la inserción dentro de la sección ‘Sistemas e Información’ del ítem ‘Sistema de Correspondencia’, desde el cual se abre una nueva página con el menú principal del sistema previo ingreso de un nombre de usuario y password. Algo muy importante fue la inserción de las siguientes líneas dentro del archivo de configuración del servidor web apache (/etc/httpd/conf/httpd.conf): # Virtual host SISTEMA DE CORRESPONDENCIA <VirtualHost 172.16.0.42> DocumentRoot /var/www/html/intra-test/sistemas/controldoctos/ ServerName correspondencia DirectoryIndex menu.php menu.htm ServerSignature email </VirtualHost> Mediante las líneas anteriores nos aseguramos de que el sistema pueda ser accedido al interior de la subsecretaría mediante una simple llamada desde el browser a la dirección ‘http://correspondencia’, además de la forma ya mencionada (desde el sistema de Intranet).


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4. Pruebas con Usuarios.

Como una primera acción para probar el estado de desarrollo en que se encontraba el sistema, y en alguna medida para refinar los detalles, se liberó una primera versión completa para su uso a modo solo de pruebas a un grupo reducido de futuras operadoras de los centros, conformado por un grupo de secretarias de la subsecretaría. Luego de un breve espacio de tiempo en que primero se les instruyó a los usuarios sobre el uso del sistema y luego se les dejó operar con él libremente, se empezaron a recibir los primeros resultados, además de muchas consultas diarias, lo que permitió saber cuales eran los detalles que debían ser corregidos, o refinados en algunos casos, de manera que los usuarios se sintieran totalmente cómodos con el uso del sistema. Cabe destacar que, principalmente, las recomendaciones u observaciones que dieron como resultado estas pruebas con usuarios fueron del tipo de facilidad de uso y no de funcionamiento de la aplicación. Detalles tales como ubicación de algunos botones dentro de la página, el orden en que desplegaban ciertos listados, eliminación o inserción de algunos campos que aparecían en algunas consultas, cambios en la leyenda que aparecía dentro de algún botón, agregación de cierta información en la base de datos especialmente en lo que se refiere a tipos, fueron las recomendaciones mas recurrentes, y a la vez sencillas, que arrojó el periodo de pruebas. Por otro lado se obtuvo otros detalles que fueron de una complejidad mayor como el reordenamiento de la hoja de ruta del documento (parte inferior de la ficha de documento, ver imagen en la siguiente página), la cual tenía una falla de programación. Otro hallazgo importante fue uno generalizado para los paneles del sistema, los que en un principio solo permitían selecciones únicas, por ejemplo solo se podía enviar un documento a un centro, o solo se podía recibir un documento por vez, lo que luego de realizadas las primeras pruebas arrojó muchas propuestas de parte de los usuarios en cuanto a que el permitir la posibilidad de enviar varios documentos a varios centros a la vez o hacer la recepción de varios en un solo paso podría agilizar en un alto grado la operación del sistema.


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5. Correcciones.

Luego de la etapa de pruebas y posterior obtención de sus resultados, se llegó a la etapa de correcciones donde se siguió el propósito de dar una completa y buena solución a todas las recomendaciones y observaciones que captaron los usuarios sobre el sistema. Uno de los casos de modificación ocurrió en unos botones que tienen casi todos los paneles, los que en un comienzo aparecían abajo al final de la página y se tuvieron que cambiar de lugar hacia arriba por que cuando se tenían largos listados por lo general se utilizaban los registros de la parte superior del listado, lo que obligaba a desplazarse hasta el final de la página para poder completar la operación. Otro caso que llama la atención es el que el texto que aparecía dentro de algunos botones del sistema llevaban a la confusión a algunos usuarios, ya que no eran lo suficientemente descriptivos, lo que llevaba a que a algunas personas se les tenía que explicar claramente que tal botón servía para esta tarea y no para lo que ellos suponían. Por ejemplo, cuando se despachaba un registro de documento, aparecía un cuadro que preguntaba si éste sería asignado a un centro distinto o a una persona del mismo centro, ante lo cual el usuario solo tenía dos respuestas, un botón etiquetado como ‘aceptar’ y uno como ‘cancelar’, lo cual llevaba a confusión por que según ellos las respuestas debían ser solo si o no, lo cual era muy válido, pero no era posible dentro de los dominios del lenguaje Javascript. Todo lo anterior llevó a cambiar ese cuadro por una página en que se hace la pregunta y le da claramente las opciones si y no, no dejando duda alguna sobre lo que allí debía realizar el usuario. El siguiente caso de corrección fue uno de mayor complejidad, el cual trataba el orden en que se generaba la hoja de ruta el documento, ya que no estaba reflejando lo que en realidad había pasado en el historial de éste, debido a algunas fallas que se tenían en la programación de la página (ficha del documento) que obtenía este resumen. Luego de realizada esta corrección y testeada en numerosas ocasiones, se obtuvo por fin una hoja de ruta totalmente depurada y que reflejaba realmente la trayectoria y los tiempos precisos que el documento estuvo en los diferentes centros. El caso que mas impacto causó, debido principalmente a que cambió en un alto porcentaje la forma de operar el sistema en general y no particularmente para una página o panel, fue el problema que se encontró con la selección única y que permitía solamente operar sobre un documento por vez, lo que reducía bastante la potencialidad del sistema. Con resolver este problema se ganó en agilidad de uso del sistema por parte de los usuario, ya que lo que


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anteriormente tenían que hacer una y otra vez con cada uno de los documentos que debían operar, se redujo a una sola operación con todo un conjunto a la vez, dándole también una sensación de alivio por ver que su esfuerzo se reducía gracias a los avances que tenía el sistema.


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6. Puesta en Marcha.

Los pasos que se siguieron para dar el vamos a la operación y explotación del sistema fueron el avisar mediante un correo escrito sobre una reunión a todas las secretarias encargadas de operar el sistema sobre la realización de una reunión en que se les comunicó de la entrada en puesta en marcha del sistema, además de que la utilización básica del mismo sería enseñada en los próximos días por medio de un grupo de personas que estuvieron desde el comienzo en la elaboración de éste. Para empezar a utilizar el sistema, se programó la realización de una capacitación de tipo ‘puesto por puesto’, en la que cada uno de los encargados del sistema se dividió a una parte de los usuarios, de modo de ir donde ellos a hacerles un mini-curso o capacitación, con el fin de traspasarle tanto las ideas como la operación del sistema. Una vez finalizada las labores de capacitación de los usuarios, se procedió a atender telefónicamente cualquier duda que tuvieran dentro del desarrollo de sus labores con el sistema.

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