Bab 3

Metode dan Perancangan Sistem

3.1. Tahapan Penelitian

Untuk mendukung tercapainya proses penelitian dibuat

sebuah rancangan yang terdiri dari 5 tahap, yaitu : persiapan,

pengumpulan data dan kebutuhan program, desain sistem,

pembuatan sistem, dan penyusunan laporan dan publikasi.

Gambar 3.1 Tahapan Penelitian

Tahap I :

Persiapan

Masukan :

- Jadwal dan

Perencanaan Kerja

Proses :

- Menyusun

kebutuhan

pengumpulan data

Luaran :

- Rencana

pengumpulan data

- Kebutuhan

pengumpulan data

Metode :

- Survei

- Studi pustaka

Tahap II :

Pengumpulan

Data & Kebutuhan

Program

Masukan :

- Rencana

pengumpulan data

- Kebutuhan

pengumpulan data

Proses :

- Pengumpulan

Data

- Analisa

Kebutuhan

Luaran :

- Spesifikasi user

requirement

Metode :

- Wawancara

- Observasi

Tahap III :

Desain Sistem

Masukan :

- Spesifikasi user

requirement

Proses :

- Desain Proses

Bisnis

Luaran :

- DFD &

Rancangan Sistem

Tahap IV :

Pembuatan Sistem

Masukan :

- DFD & Desain

Sistem

Proses :

- Instalasi

Adempiere &

PostgreSQL

- Kustom

Adempiere

- Test

- Training

Luaran :

- Aplikasi

ADempiere yang

sudah dikustom

Metode :

- AnalyzeMetode :

- Pengembangan

sistem

menggunakan

metode linear

Tahap V :

Penyusunan

Laporan dan

Publikasi

Masukan :

- Catatan

penelitian

- Aplikasi

ADempiere

Proses :

- Menyusun

laporan penelitian

- Menyusun Jurnal

Luaran :

- Laporan

penelitian dan

jurnal

Pada gambar 3.1 dijelaskan bahwa tahap pertama yang

dilakukan dalam penelitian ialah membuat persiapan rencana

kerja dengan melakukan survey dan studi pustaka. Tahap kedua

dilakukan wawancara dan observasi untuk melihat proses yang

berjalan dan juga menggali apa saja permasalahan pihak Candi

Baru. Tahap ketiga, penelitian dilanjutkan dengan melakukan

desain sistem sesuai dengan analisis dari kebutuhan Candi Baru

guna menghasilkan sistem yang dapat mengatasi permasalahan

perusahaan.

Tahap keempat, dilakukan instalasi ADempiere dan

database PostgreSQL dan dilanjutkan dengan melakukan kustom

ADempiere sesuai desain yang telah dibuat sebelumnya. Pada

tahap ini dilakukan juga berbagai pengujian untuk melihat apakah

aplikasi sudah berjalan dengan baik atau belum. Setelah aplikasi

berjalan, dilakukan juga proses pelatihan bagi pihak Candi Baru.

Penelitian diakhiri dengan melakukan penulisan laporan,

penyusunan dan pembuatan jurnal.

3.2. Analisis

3.2.1 Proses Pemesanan

Candi Baru memiliki 3 proses bisnis yaitu proses

pemesanan barang, proses pembelian, dan proses penjualan. Pada

proses bisnis pemesanan barang Candi Baru dimulai dari pemilik

yang melakukan pemesanan langsung ke supplier, pihak supplier

yang menerima pemesanan mengecek apakah barang ada atau

tidak. Apabila ada, pihak supplier membuat nota penjualan serta

langsung mengirimkan barang sesuai tanggal yang telah

disepakati, pihak admin gudang menerima nota penjualan dan

barang dari supplier. Pihak gudang mengecek jumlah barang,

kemudian melakukan input data ke database gudang, membuat

bukti penerimaan lalu memberikan kepada pihak supplier untuk

melakukan penagihan ke pemilik seperti terlihat pada gambar.

Gambar 3.2 ProsesPemesanan Barang

Berdasarkan analisis proses pemesanan barang yang ada

di Candi Baru, proses yang akan diotomasi melalui sistem ialah

proses pencatatan pesanan, input data barang, dan pembuatan

bukti penerimaan.

3.2.2 Proses Pembelian

Proses pembelian barang dimulai dari pihak supplier yang

mengirimkan sales untuk mengajukan penawaran. Jika pemilik

setuju untuk melakukan pemesanan, pihak sales membuat nota

pembelian untuk Candi Baru.Proses transaksi dilakukan secara

langsung, sehingga barang dapat langsung diantar ke gudang,

bagian admin melakukan input ke database gudang.

Gambar 3.3 Proses Pembelian

Berdasarkan analisis proses pembelian, proses yang akan

diotomasi melalui sistem ialah proses input data barang, serta

pencatatan pembelian. Sistem akan secara otomatis menyimpan

data yang telah di-input ke dalam database.

3.2.3 Proses Penjualan

Proses penjualan dimulai dari pihak sales Candi Baru

mendatangi toko – toko yang sudah menjadi pelanggan ataupun

belum untuk menawarkan barang. Apabila pihak toko menerima

tawaran, mereka memesan kepada sales kemudian sales membuat

nota pemesanan barang dan menyerahkannya ke bagian admin

gudang untuk mempersiapkan barang, menginputkan data

pemesanan serta membuat nota penjualan untuk pembeli.

Gambar 3.4 Proses Penjualan

Berdasarkan proses penjualan yang ada, proses yang akan

diotomasi melalui sistem ialah proses pembuatan nota penjualan,

input data gudang, serta pembuatan nota penagihan.

3.3. Metode Pengembangan Sistem

3.3.1 Metode Linier

Menurut Dhewanto dan Wawan (2007) sistem ERP tidak

dapat diterapkan tanpa melakukan serangkaian modifikasi. Dalam

beberapa literatur disebutkan bahwa tingkat kostumisasi ini

tergantung pada ukuran organisasi. Semakin besar organisasinya

maka semakin besar peluang modifikasi. Meskipun sistem tidak

akan dimodifikasi,tetap saja diperlukan beberapa pemilihan atau

penyesuaian, misalnya lokalisasi (kostumisasi konfigurasi sistem

agar sesuai dengan kondisi lokal tertentu misalnya bahasa, mata

uang, sistem waktu, dan penanggalan).

Lebih lanjut Dhewanto dan Wawan (2007) menjelaskan

modifikasi dapat terjadi dalam rangkaian proses analisis-

konfigurasi dan pengujian hingga batasan waktu tertentu. Di

akhir modifikasi dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna.

Analyze Configure Test Training

Gambar 3.5 Tahapan Modifikasi secara Linier (Dhewanto dan Wawan, 2007)

Pada gambar 3.5 terdapat empat tahap dalam

pengembangan dengan metode linear, yaitu analyze, configure,

test, training. Pada tahap analyze akan dilakukan analisa seluruh

kebutuhan yang diperlukan dalam perancangan perangkat lunak,

meliputi analisis sistem, analisis kebutuhan yang meliputi

kebutuhan antar muka, analisis kebutuhan input, analisis

kebutuhan proses berdasarkan wawancara pada pemilik Candi

Baru dan admin gudang, serta melakukan observasi untuk melihat

resi apa saja yang dipakai dalam proses transaksinya.

Tahap configure akan dilakukan kostumisasi ADempiere

berdasarkan proses bisnis di Candi Baru yaitu transaksi,

pengadaan barang, penghitungan barang masuk dan keluar,

sehingga dapat mendukung menyelesaikan masalah di Candi

Baru. Perancangan sistem di Candi Baru digambarkan dengan

Data Flow Diagram.Data Flow Diagram merupakan alat yang

digunakan untuk membantu perancangan pembuatan sebuah

sistem sehingga akan lebih mudah untuk dipahami pengguna.

Berikut Data Flow Diagram Level 0 – 1 yang menggambarkan

sistem yang telah dibuat.

Tahap test akan dilakukan pengujian pada ADempiere

yang telah dikostumisasi. Pada tahap ini ADempiere diberikan

versi untuk memudahkan dalam pengembangan

berikutnya.Dilakukan penilaian dan masalah - masalah yang

masih terdapat pada aplikasi untuk mendukung menyelesaikan

masalah dalam proses bisnis di Candi Baru Salatiga, sehingga

bisa menjadi materi perbaikan.Pada tahap training jika

ADempiere sudah mendukung untuk menyelesaikan masalah

dalam proses bisnis Candi Baru Salatiga, maka dilakukan

pelatihan bagi pengguna untuk mengetahui dan mempelajari

sistem yang dibuat agar bisa mengoperasikannya secara benar.

3.3.2 Data Flow Diagram (DFD)

Perancangan sistem di Candi Baru Salatiga digambarkan

dengan Data Flow Diagram. Data Flow Diagram merupakan alat

yang digunakan untuk membantu perancangan pembuatan sebuah

sistem sehingga mudah dipahami oleh pengguna. Berikut Data

Flow Diagram Level 0 - 2 yang menggambarkan proses bisnis

transaksi, pengadaan barang dan inventori :

Data Flow Diagram Level 0

Sistem

Pengadaan

Barang, dan

Gudang

Pemilik Admin GudangData Harga Barang,

Data Pembayaran,

Data Laporan

Data Barang,

Data Transaksi,

Data Gudang,

Data Rekan Bisnis

Informasi Barang,

Informasi Pembayaran,

Informasi Laporan

Informasi Transaksi,

Informasi Gudang,

Informasi Rekan Bisnis,

Informasi Barang

Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 0

Gambar 3.6 menunjukkan rancangan sistem yang akan

dibuat untuk Candi Baru. Dari sistem yang dibuat terdapat sistem

pengadaan barang, sistem transaksi, dan sistem gudang.Data

dapat diperoleh dari data barang, data harga barang, data

transaksi, data pembayaran, data rekan bisnis, data laporan.

Dengan data yang diperoleh, sistem akan mengolahnya dan

menghasilkan informasi barang, informasi transaksi, informasi

gudang, informasi rekan bisnis, informasi pembayaran, dan juga

laporan.

Data Flow Diagram Level 1

Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 1

Pemilik1.0

Data BarangAdmin GudangData Harga Data Barang

Informasi Baramg

Informasi Barang

2.0

Rekan Bisnis

Informasi Rekan Bisnis

Data Rekan Bisnis

3.0

Pembelian

Barang

Barang

Informasi Barang

Data Barang

Data Barang

Informasi Barang

Data Barang Dibeli

Rekan Bisnis

Data Rekan Bisnis

Informasi Rekan Bisnis

Informasi Rekan Bisnis

Data Pembelian

Data Pesanan

Pembelian

4.0

Pembayaran

Data Pemesanan

Data Pembayaran

Informasi Pembayaran

Data Pembayaran

Data Pembayaran

GudangData Pembelian

Informasi Stok Barang

5.0

Penjualan

Data Penjualan

Informasi Penjualan

Data Penjualan

Informasi Penjualan

6.0

Laporan

Penjualan

Informasi Penjualan

Data Penjualan

Informasi Penjualan

Informasi Pembelian

Informasi Stok Barang

Data Penjualan

Informasi Penjualan

Laporan

Laporan

Pembayaran

Data Pembayaran

Informasi Pembayaran

Gambar 3.7 menjelaskan sistem penggunaan dan proses

kerja. Untuk user pemilik dijelaskan bahwa pemilik dapat

memasukkan data harga barang dan juga memproses data

pembayaran. Sedangkan pada user gudang dijelaskan bahwa

pengguna user gudang dapat memasukkan data barang, data

rekan bisnis, data pembelian, dan data penjualan.

Proses input data barang, untuk user admin gudang

dibatasi hanya melakukan input data barang selain harga barang.

Sedangkan untuk user pemilik, user diberi akses untuk input

harga beli barang dan juga harga jual barang. Data yang sudah

dimasukkan akan masuk ke database barang.

Proses input rekan bisnis, hanya dilakukan oleh user

admin gudang. Data yang dimasukkan akan disimpan di database

untuk rekan bisnis. Data dari database rekan bisnis berguna untuk

proses pembelian, penjualan, dan pembayaran.

Proses pembelian barang, dilakukan oleh user admin

gudang. Pada proses ini, data dari database barang dan database

rekan bisnis akan dipanggil untuk otomatisasi proses. Setelah

input selesai, data akan disimpan pada database pembelian.

Proses pembayaran, dilakukan oleh user pemilik. Proses

ini terintegrasi dengan proses pembelian barang, penjualan

barang, dan juga rekan bisnis. Setelah proses selesai, data akan

disimpan pada database pembayaran.

Proses penjualan barang, dilakukan oleh user admin

gudang. Pada proses ini, data dari database barang dan database

rekan bisnis akan dipanggil untuk otomatisasi proses. Setelah

input selesai, data akan disimpan pada database penjualan.

Proses laporan berguna untuk melihat informasi dari

proses yang telah berjalan. Proses laporan ini berisi laporan

barang, laporan gudang, laporan pembelian, dan laporan

penjualan.

Data Flow Diagram Level 2

Gambar 3.8Data Flow Diagram Level 2 Pembelian

Gambar 3.8 menjelaskan proses untuk pembelian barang.

Tahap pertama yang dilakukan untuk melakukan proses

pembelian ialah pemesanan barang, setelah melakukan

pemesanan, data akan masuk ke database pemesanan dan

dilanjutkan ke tahap penerimaan barang, pada tahap penerimaan

barang, user bisa mengatur kuantitas barang yang akan diterima.

Tahap terakhir pada proses pembelian ialah proses tagihan dari

supplier.

Gambar 3.9 Data Flow Diagram Level 2 Pembayaran

Gambar 3.9 menjelaskan proses untuk pembayaran.

Proses pembayaran dilakukan setelah ada proses tagihan dari

supplier maupun tagihan kepada customer. Pada proses

pembayaran, diperlukan data dari rekan bisnis untuk

menampilkan data rekening ataupun nama dari rekan bisnis, data

tagihan untuk menampilkan jumlah penagihan serta bukti

penagihan. Setelah proses pembayaran dilakukan, maka data akan

tersimpan pada database pembayaran.

Gambar 3.10 Data Flow Diagram Level 2 Penjualan

Gambar 3.10 menjelaskan proses untuk penjualan barang.

Tahap pertama yang dilakukan ialah tahap penjualan, pada tahap

penjualan diperlukan data rekan bisnis, data barang, serta data

gudang.Setelah tahap penjualan, dilakukan tahap antar barang.

Data yang diperlukan antara lain data rekan bisnis, data barang,

dan data gudang. Tahap terakhir ialah tahap tagihan pelanggan.

Gambar 3.11 Data Flow Diagram Level 2 Laporan

Gambar 3.11 menjelaskan proses laporan. Pada proses

laporan, diperlukan data dari gudang untuk membuat laporan

inventori, sedangkan untuk laporan penjualan didapat dari

database penjualan.