1

Implementasi Correctivedan Preventive ActionDodik Priyambada,Muhardi,Agusnal,Arief H. Ariyana,Imam Mutakin

Dear anggota milis,Saya ingin mendapatkan masukan mengenai mekanisme dan prosedur Correctivedan Preventive Action di Perusahaan.

Secara definitif memang tidak terlalu sulit dipahami, namun ketika kita hendakmenetapkan di titik mana di dalam proses bisnis Perusahaan harus diterapkan,nampaknya perlu pemikiran yang cermat. Salah satu contoh adalah: follow up darihasil temuan internal audit adalah corecttive action. Padahal dari rangkaian pro-gram internal audit biasanya jumlah NCN ( non conformity note ) lumayan banyak,sehingga tentu tidak efisien jika 1 NCN difollow up 1 CAR (corrective actionrequest ). Mungkin jika 1 NCN di follow up dengan 1 correction itu lebih masukakal. Sedangkan CAR ditetapkan berdasarkan sumary dari hasil satu kali periodeinternal audit. Preventive Action mungkin juga perlu dipikirkan dimana letaknya diproses bisnis perusahaan.

Kami tunggu masukan dan pendapatnya.Salam,Dodik [1]

***Dear Rekan Dodik,Saya sangat setuju bahwa Corrective dan Preventive Action secara definitivememang tidak terlalu sulit dipahami, jadi mengapa dibuat sulit ? Jangan!

Kalau menurut saya (yang suka berpikiran simple) tidak semua NCN dalam IQAharus dibuatkan CAR, tetapi cukup dituliskan apa tindakan korektifnya dalam formIQA report saja. Seperti misalnya keluhan pelanggan, tidak harus dituliskan dalamform CAR tapi harus dilakukan tindakan korektif yang itu bisa dilakukan di formapa saja, tidak harus CAR. Kemudian Preventive Action, kalau dibuat untuk laindepartemen, biasanya hanya akan membuat masalah antar departemen, maka harusdibuat atas inisiatif sendiri intern departemen. Kita cari segala sesuatu yang berpotensimenjadi masalah lalu kita buatkan Preventive Action yang dijalankan oleh internaldepartemen sendiri.Salam,Muhardi [2]

Rangkuman Diskusi Mailing list QualityClubhttp://groups.yahoo.com/group/QualityClub/

2

Dear Netters;Saya setuju dengan Bapak Muhardi, Namun begitu, menurut saya, penentuan cor-rective dan preventive action akan sangat tergantung pada cause-penyebabmasalahnya. Jadi yang paling penting disini adalah penyebab masalah, dan setelahitu verifikasi thd tindakan itu apakah effective [atau tidak]. Soal pendokumentasianCorrective dan peventive action adalah cuma ttg pemilihan media saja, dimanaakan sangat bagus bila disesuaikan dgn kondisi environment dari persusahaan itusendiri.Mudah2 an bisa membantu.

Thanks; Best regards,Agusnal [3]

***Dear all,Betul sekali Rekan Agusnal, kadang kita kalau pas mencari penyebab masalahhanya kulitnya saja, yang penting sudah memenuhi persyaratan, padahal masalahsebenarnya bisa lebih dalam dari yang ditulis, hanya kalau masalah sebenarnyaditulis, takut nanti pas diaudit akan dikejar terus tindakan perbaikannya (yang mungkincukup sulit), sehingga yang ditulis yang ringan-ringan saja.Nah... ini masalahnya... Ada yang lain..?

Salam,Muhardi [4]

***Dear All,Menarik sekali pembahasan mengenai Implementasi Corrective and PreventiveAction. Menurut saya, dalam klausul 8.5.2 dan 8.5.3 di ISO 9001:2000 disebutkanbahwa Corrective and Preventive Action berlaku bagi seluruh proses yang ada diorganisasi. Tidak hanya berlaku bagi temuan IQA saja, tetapi [juga] untuk prosesdan produk yang masuk dalam ruang lingkup sertifikasi/implementasi ISO 9001:2000.Dalam contoh dari Pak Dodik, apakah semua NCN harus dibuatkan CAR - nya?mungkin kita harus melihat kembali apakah NCN yang ditemukan benar - benarsebuah Non Conformity yang harus dibuatkan Corrective Action nya? Atau hanyasekedar Observasi (Opportunity for Imrpovement) dari seorang Auditor Internal(mohon maaf, karena biasanya IQA bs menjadi ajang "balas dendam").Kembali lagi ke Klausul 8.2.2 - ISO 9001:2000 yang menuliskan bahwa setiaptemuan IQA harus dibuatkan Corrective Action nya dan harus di review apakahCorrective Action sudah mampu meyakinkan bahwa temuan yang sama tidakterulang kembali (Klausul 8.5.2). Auditor Badan Sertifikasi pasti melihat efektivitas

3

Corrective Action yang dijalankan oleh organisasi dan harus ada evidence nya.Pada prinsip nya, Preventive Action sama dengan Corrective Action. Berlaku bagiproses-produk dan maintenance system.Mohon maaf tulisan saya diatas terlalu banyak, saya hanya ingin berbagi pengalamandengan rekan - rekan pencinta MUTU.Ada saran yang lain?

Salam,Arief H. Ariyana [5]

***Dear All,Semakin jelas dan detail diskusi tentang corrective dan preventive action, dan tentutrim berat untk yang memberikan pendapat dan penjelasan. Saya masih mempunyaibeberapa hal untuk didiskusikan sehubungan hal tersebut:

a) Saya setuju bahwa bukan hanya hasil IQA saja yang difollow up dengan Cor-rective Action (CA), tetapi untuk setiap non conformity ( NC) untuk produk atauproses adalah inputan yang perlu dipertimbangkan apakah perlu CA. Justru disinilahyang harus kita strukturkan bagaimana mekanisme Corrective Action Request (CAR ) di sistem manajemen Perusahaan. Barangkali seperti yang tercantum diISO 9000 : 2000 ada dua istilah yang bisa mendekati hal ini yaitu CORRECTIONdan CORRECTIVE ACTION. Setiap NC yang tercatat ( yang tidak tercatatdiabaikan ) harus difollow up dengan Correction agar NC nya diselesaikan (menghilangkan NC ). Sedangkan Corrective Action ( CA ) yang muncul melaluiCAR adalah timbul dari analisis data tentang semua NC yang terbit berikut correc-tion yang dilakukan ( koreksi ). Ini lebih efektif untuk sebuah CA karena melaluianailis lah penyebab NC (bahkan akar penyebabnya pun) bisa ketemu.

b) Kalau Preventive Action ( PA ) saya pun setuju sumber infromasi dan datanyadari semua proses bisnis. Masalahnya kalau prosedur kita mengatakan untuk semuahal yang potensi timbul NC maka bisa diterbitkan Preventive Action Request (PAR ), tentu yang terjadi mungkin PAR tak pernah muncul atau sebaliknya banyaksekali bermunculan sebagai akibat periode dan penanggung jawab terlalu banyak.Bagaimana kalau di Managemet Review Meeting (MRM) lah tempat yang pal-ing efektif untuk merumuskan PAR ( jadi 6 bulan an atau satu tahunan lah ), karenaPreventive Action ( PA ) itu menyangkut training, investasi alat, perubahan organisasi,perubahan sistem / prosedur dan hal - hal yang strategis lainnya. Jadi tampaknyalebih simple dan terstruktur.Bagaimana pendapat anda?Salam,dodik [6]

4

Dear AllMungkin (ini baru saran) perlu diciptakan semacam budaya organisasi (yang dimulaidari komitmen manajemen secara penuh) untuk menjalankan seluruh requirementISO 9001.

Ini pernah saya alami ketika saya bekerja di salah satu perusahaan (yang bersertifikatISO 9001:2000) di kawasan industri pulo gadung.Di perusahaan tersebut dibentuk beberapa grup Gugus Kendali Mutu (GKM)yang melibatkan seluruh anggota organisasi/karyawan. Pelaksanaan GKM itu sendiridilakukan setiap hari Jum'at, 1 jam sebelum jam pulang kantor, yang dipimpin olehKepala Bagian dengan anggota yang diambil secara acak dari berbagai bagian(bisa jadi, anggotanya terdiri dari engineer, office boy, sekretaris, operator mesindll).

Setiap anggota diminta untuk mengeluarkan masalah yang dihadapinya yangmenyangkut tugasnya, yang kemudian dicari akar permasalahannya (melalui fishbone) kemudian dibuatkan usulan perbaikan yang smart, efisien dan efektif. Disitujuga dicari cara bagaimana mencegah supaya kejadian/ masalah tersebut tidakberulang.Kemudian Kepala Bagian tersebut membuat laporan GKM dan menyerahkannyake QMR. Rangkuman laporan GKM ini dianalisis dan disaring oleh QMR untukkemudian dilaporkan ke dalam Meeting manajemen mingguan. Bila adapermasalahan/kejadian yang perlu penanganan serius, maka pihak manajemen akanmembahasnya lagi untuk menentukan apakah usulan perbaikan pada permasalahantersebut bisa diimplementasikan atau tidak, atau dicarikan alternatif penyelesaianyang lain.

Disamping itu, dalam meeting mingguan, setiap kepala bagian harus melaporkanadanya permasalahan yang dihadapi beserta usulan penyelesaian (yang tentunyamencakup tindakan perbaikan dan pencegahan) yang smart, efektif dan efisien.Bila tidak permasalahan, pihak yang bersangkutan disindir, dianggap tidak bekerja.Pelajaran yang bisa diambil adalah: (1) Perlu komitmen manajemen secara penuhdengan cara menciptakan budaya ber - ISO 9001:2000, dalam bentuk seperti contohGKM di atas, sehingga implementasi Corrective Action dan Preventive Action bisadijalankan dengan baik, karena seluruh karyawan terlibat langsung. (2) UsulanCorrective & Preventive Actionnya juga smart, efektif dan efisien. (3) PelaksanaanCorrective & Preventive Actionnya lebih mudah, sehingga perusahaan tersebuttidak pernah mendapat temuan menyangkut klausul 8.5.2 dan 8.5.3Best RegardsImam Mutakin [7]

5

Sumber:[1] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1205[2] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1208[3] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1210[4] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1211[5] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1212[6] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1213[7] http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/message/1214

***To subscribe QualityClub via email, send a blank email to: QualityClub-subscribe@yahoogroups.com