IMPROVING THE QUALITY OF DATA FOR HIPS PROJECT HIV SEXUAL PREVENTION 

INTERVENTION 

IRENE NABIREKU KISAKYE 

MENTORS: ACADEMIC MENTOR:  M/S  EVELYN AKELLO 

INSTITUTIONAL MENTOR: DR DITHAN KIRAGGA 

M&E FELLOWSHIP PROGRAM DISSEMINATION WORKSHOP IMPERIAL ROYALE HOTEL, 7 

IMPROVING THE QUALITY OF DATA FOR HIPS PROJECT HIV SEXUAL PREVENTION 

INTERVENTION 

IRENE NABIREKU KISAKYE 

M/S  EVELYN AKELLO 

INSTITUTIONAL MENTOR: DR DITHAN KIRAGGA 

M&E FELLOWSHIP PROGRAM DISSEMINATION WORKSHOP IMPERIAL ROYALE HOTEL, 7 th  OCTOBER   2011

Introduction 

� Health Initiatives for the Private Sector (HIPS) USAID funded, 2007‐ 2013 

� Works with the Uganda business community  to find cost‐effective ways to improve access and utilization of health services 

� HIPS works with over  90 private for profit companies  to  increase access and utilization of health services among employees, their dependants and the surrounding  communities 

Introduction 

Health Initiatives for the Private Sector (HIPS) 2013 

Works with the Uganda business community  to effective ways to improve access and 

utilization of health services 

HIPS works with over  90 private for profit companies  to  increase access and utilization of health services among employees, their dependants and the surrounding  communities

Introduction cont’d 

� HIPS Project provides the following services in HIV Prevention: ‐ Workplace policy development 

‐  Peer education ‐  Community education ‐  Health communication materials 

Introduction cont’d

Problem Prioritization using a Prioritization Matrix 

Problems  Frequency 

1. Inaccurate clinical data  5 

2. Failure to report unique individuals in HIV Prevention 

10 

3. Poor/ Inadequate  HIV Prevention data 

10 

4. Incomplete  data in MOH registers for  ART programs 

9 

Problem Prioritization using a Prioritization Matrix 

Importance  Feasibility  Total Points 

10  3  18 

3  10  23 

10  10  30 

10  10  29

Problem Statement Inadequate data  collected and reported, has a result of , ØPeer Education  data collection tools not related to Indicator   definition and with too Ø Inconsistency of peer education tool in the last 3 years ØDouble counting  due to lack of unique identifiers Ø 70% sites reported incomplete data with missing key variables like sex and age Ø Lack of validation/ CHECK  procedures at sites 

Problem Statement Inadequate data  collected and reported, has a result of , Peer Education  data collection tools not related to Indicator   definition and with too many variables consistency of peer education tool in the last 3 

Double counting  due to lack of unique identifiers 70% sites reported incomplete data with missing key variables like sex and age Lack of validation/ CHECK  procedures at sites

Justification � Inability to measure the effectiveness of the behavior change program(HIPS Project  attribution) 

� Credibility, HIPS HIV Prevention intervention relies on the quality of data from the partner companies. 

� The need for ownership by partner sites through data analysis and utilization 

Justification Inability to measure the effectiveness of the behavior change program(HIPS Project  attribution) 

Credibility, HIPS HIV Prevention intervention relies on the quality of data from the partner companies. 

The need for ownership by partner sites through data

Baseline: Double counting reached FY 2010 

0 

5000 

10000 

15000 

20000 

25000 

30000 

35000 

40000 

45000 

Quarter 1  Quarter 2 

41,898 

10,692 

25038 (60%) 

6243 (58% Individuals reached 

Reporting period 

ounting of individuals 

Quarter 3 

18,514 

6243 (58%  12446 (67%) 

Reporting period 

Actual 

Double counting

Project Objectives General Objective � To improve the quality of data for HIPS prevention activities 

Specific Objectives � To disseminate HIV sexual prevention intervention indicators with HIPS  BCC project team by end of November 2010 � Develop well structured data collection tools for HIV sexual prevention activities that meet the Indicator’s requirements by end of December 2010 � Build the capacity of 10 private sector companies in data collection, data cleaning and utilization by end of June 2011 

Project Objectives 

To improve the quality of data for HIPS‐project HIV sexual 

To disseminate HIV sexual prevention intervention indicators with HIPS  BCC project team by end of November 2010 Develop well structured data collection tools for HIV sexual prevention activities that meet the Indicator’s requirements by 

Build the capacity of 10 private sector companies in data collection, data cleaning and utilization by end of June 2011

Project Implementation �  HIPS PROJECT Staff orientation meeting on USAID project Indicator definition 

�  Redesign of data collection tools 

�  Print of new data collection tools 

�  Development of Quarterly summary reports for  HIPS PROJECT partners 

�  Partner orientation meeting on  data  Utilization and management 

�  Support supervision at partner sites 

�  Final Review meeting 

Project Implementation HIPS PROJECT Staff orientation meeting on USAID project Indicator 

Development of Quarterly summary reports for  HIPS PROJECT partners 

Partner orientation meeting on  data  Utilization and management 

Support supervision at partner sites

Partner orientation meeting Partner orientation meeting

Outcomes � Re‐structuring of the HIPS PROJECT prevention Communication Strategy 

� Small groups approach as opposed to one –one and mass gatherings 

Outcomes

0utcomes (continue..) 

‐ 

2,000 

4,000 

6,000 

8,000 

10,000 

12,000 

14,000 

16,000 

Quarter 1  Quarter 2 

11,770 14,495  14,107 

1,883 (16%) 1,015 (7%) 

Individuals reached 

Reporting period 

Reduced Bouble counting of individuals reached with HIV/AIDS intervention Oct 2010 

0utcomes (continue..) 

Quarter 3 

14,107 

1,015 (7%) 141 (1%) 

Reporting period 

Reduced Bouble counting of individuals reached with HIV/AIDS intervention Oct 2010‐ June 2011 

Actual 

Double counting

Accurate and Complete data Tool before project implementation 

Accurate and Complete data Tool before project implementation

Complete and accurate data reported Oct 2010 

2011: Complete and accurate data reported Oct 2010‐ June

Summary data tools developed and used by partners by end of June 2011 

Computerized Summary Data Report 

Summary data tools developed and used by partners by end of June 2011 

Computerized Summary Data Report

Outcomes (continued…) Secondly data tools developed and used by partners 

�  Paper based Quarterly Summary Data Report April‐ June 2011 

� Only unique individuals with (N) reported 

�  Companies used data for management decisions 

Outcomes (continued…) Secondly data tools developed and used by partners‐

Outcomes‐ (Continued 

Adaption of new data collection and reporting tools by HIPS Partners: 

‐  90% of the 10 private sector partner sites selected are using the new tools 

‐  More 23 partner sites have adopted the new tools even if they were not part of the project – 

‐  100%  adoption of tools in secondary schools supported by Kakira, Kinyara sugar, Mpongo fish industry  , KCCL  and Hima cement 

(Continued‐‐) 

Adaption of new data collection and reporting tools 

90% of the 10 private sector partner sites selected are using 

More 23 partner sites have adopted the new tools even if they – total comes to 33 

100%  adoption of tools in secondary schools supported by Kakira, Kinyara sugar, Mpongo fish industry  , KCCL  and

Other outcomes � High Motivation of peer educators to reach more peers � Students’ involvement in documentation of their own activities‐ Good Life at School HIV Prevention program � Easily verifiable data at partner sites � Reduced workload at HIPS PROJECT office � Improved referral system and tracking of clients who receive services 

Other outcomes High Motivation of peer educators to reach more 

Students’ involvement in documentation of their Good Life at School HIV Prevention 

Easily verifiable data at partner sites Reduced workload at HIPS PROJECT office Improved referral system and tracking of clients

Additional Materials Developed 

Quality assurance Guide 

Additional Materials Developed 

Peer education Referral

Lessons Learnt 

� On site support supervision is key in ensuring data quality, partners conceptualize new ideas and own them better when visited at site than in  big meetings or workshops. 

�  Projects move faster if the staff buy should be the kind that affects staff performance. 

� Own ship of data by supported partners and utilization is key to quality data and sustainability. 

Lessons Learnt 

support supervision is key in ensuring data quality, partners conceptualize new ideas and own them better when visited at site than in  big meetings or workshops. 

Projects move faster if the staff buy‐in easily, the project should be the kind that affects staff performance. 

Own ship of data by supported partners in terms of analysis is key to quality data and sustainability.

Challenges 

� Majority of  designated key persons for data management are volunteers ‐ Motivation has been key � Personal  turn over at partner sites � Harmonising the Institute supervisor and company supervisors understanding of the project ‐ Back and forth meetings with supervisors � Fellows project fitting into organisational reporting needs ‐ continuous clarifying of the stages of the project 

Majority of  designated key persons for data management are volunteers 

Personal  turn over at partner sites Harmonising the Institute supervisor and company supervisors understanding of the project Back and forth meetings with supervisors Fellows project fitting into organisational reporting 

continuous clarifying of the stages of the project

Next steps 

� Scale the program to all other private sector partner companies from October 2011 2012 

� Share lessons and tools developed with other stake holders 

� Continued support supervision for quality assurance 

Scale the program to all other private sector partner companies from October 2011‐ September 

Share lessons and tools developed with other stake 

Continued support supervision for quality

Acknowledgement Acknowledgement ‐ HIPS Partners 

TORORO  CEMENT

Acknowledgements   (continued) � MakSPH‐CDC HIV/AIDS Fellow program 

� Dr.  Dithan Kiragga (Institute Supervisor) 

� M/s Evelyn Akello (Academic Mentor) 

� Fellow Mid Term Fellows 

� HIPS PROJECT (Host institution)  and  the Project Team 

THANK YOU 

Acknowledgements   (continued) CDC HIV/AIDS Fellow program 

(Institute Supervisor) 

M/s Evelyn Akello (Academic Mentor) 

HIPS PROJECT (Host institution)  and  the Project Team 

THANK YOU