IMS obuka za IP

Integrisani sistem menadžmentaInterna provera

04/07/2023 Željko Veselinović dipl.inž, 062 767 191 1

Obuka:

Organizovanje interne provere IMSprema SRPS ISO 9001:2008

SRPS ISO 14001:2005SRPS ISO 19011: 2002

Niš, Januar 2012 Željko Veselinović, Dipl. ing.



Cilj obuke

Da se osposobite za samostalno:– planiranje provere– pripremu provere– izvođenje provere na licu mesta– izveštavanje o rezultatima provera i– praćenje realizacije korektivnih mera




8.2.2 Interna provera (IP)

Organizacija mora da sprovodi IPu planiranim intervalima, da bi utvrdila da li je sistem menadžmenta kvalitetom:

a) usaglašen sa planiranim postavkama (videti 7.1), b) sa zahtevima ovog međunarodnog standarda,c) sa zahtevima IMS koji je uspostavila organizacija d) efektivno primenjen i održavan.

Da se podsetimo zahteva standarda za IP:



Program provere • Mora se planirati uzimanjem u obzir statusa i važnosti procesa i

oblasti koje se proveravaju, kao i rezultata prethodnih provera.

• Moraju se definisati kriterijumi provere, predmet i područje primene,učestalost i metode.

• Izbor proveravača i izvođenje provera moraju osigurati objektivnost i nepristrasnost procesa provere.

• Proveravači ne smeju proveravati svoj sopstveni rad.



Mora se uspostaviti dokumentovana procedura za definisanje odgovornosti i zahteva za planiranje i izvođenje provera, uspostavljanje zapisa i izveštavanje.Zapisi o proverama i njihovim rezultatima moraju se održavati.Rukovodstvo odgovorno za oblast koja se proverava mora da osigura da se preduzmu sve neophodne korekcije i korektivne mere, za otklanjanje utvrđenih neusaglašenosti i njihovih uzroka.Naknadne aktivnosti moraju da obuhvate i verifikaciju preduzetih mera i izveštavanje o rezultatima verifikacije.



4.5.5 Interna provera (14001)

Organizacija mora da uspostavi i održava postupak za periodično sprovođenje internih provera da bi se odredilo da je sistem usaglašen sa onim što je planirano i da se pravilno sprovodi i održava...


4.5.5 Interna provera (18001)Organizacija mora da obezbedi da se IP OH&S sistema sprovode u planiranim intervalima kako bi

a) utvrdila da li je OH&S :– usaglašen sa planiranim postavkama OH&S upravljanja, koja uključuje

zahteve ovog standarda,– ispravno primenjen i održavan i– efektivan u smislu ostvarenja politike i ciljeva organizacije,

b) Obezbedila da rukovodstvo dobija informacije o rezultatima provere.




Vrste IP / provere

1. INTERNI IP – IP od „prve strane“.Prilikom ovog IP, zaposleni iz organizacije sprovode IP, ali se poštuje princip nezavisnosti – niko ne može da proverava svoj posao. Kod malih organizacija, gde je teško ispoštovati princip nezavisnosti, za izvonenje internog IP se angažuju interni proveravači iz partnerske organizacije ili konsultantske kuće. Glavni clij internog IP je utvrnivanje mogućnosti za poboljšanje.


2. EKSTERNI IP

Glavni cilj eksternog IP je dokazivanje sposobnosti i stvaranje poverenja kod korisnika.

Može biti:

2.1 IP od „druge strane“ – predstavlja proveru isporučioca od strane korisnika ili ovlašćenog predstavnika korisnika, radi utvrđivanja sposobnosti ispunjenja postavljenih zahteva.

2.2 IP od „treće strane“ –provera sistema menadžmenta od strane nezavisne, ovlašćene institucije (certifikacionog tela), radi utvrđivanja usaglašenosti sa standardom, koja rezultira izdavanjem certifikata. 04/07/2023 Željko Veselinović dipl.inž, 062 767 191 9


TERMINOLOGIJA:

Kriterijumi IP

Dokumentacija kojom je definisana postavka sistema

upravljanja čini osnovu – kriterijum sa kojim se poredi nađeno stanje prilikom IP. Ona obuhvata (ali se ne ograničava): standard ISO 9001, ISO 14001), OHSAS, viziju, misiju, politiku kvaliteta, ciljeve, poslovnik kvaliteta, organizacionu šemu, opise poslova, procesni model, procedure, uputstva,...



Dokaz IP

Svaka informacija ili podatak do koga se dođe u postupku IPiranja (pri pregledu dokumentacije ili tokom IP na licu mesta), utvrđen posmatranjem obavljanja poslova, čitanjem dokumenata, analizom zapisa ili razgovorom sa zaposlenim.



Nalaz IP

Rezultat poređenja prikupljenih dokaza IP u odnosu na kriterijume IP. On može biti:

pozitivan – u skladu sa postavljenim kriterijumima i negativan – kada odstupa od kriterijuma.

Negativan nalaz predstavlja NEUSAGLAŠENOST.


Nalaz IPRezultat porenenja prikupljenih dokaza IP u odnosu na kriterijume IP. On možebiti pozitivan – u skladu sa postavljenim kriterijumima i negativan – kada odstupa odkriterijuma. Negativan nalaz predstavlja NEUSAGLAŠENOST.


Zaključak o IPu

Na osnovu rezultata IP, tim proveravača donosi zaključak o IPu.

Kod eksternog IP ovaj zaključak se odnosi na: – izdavanje certifikata (kod IP od „treće strane“),– rangiranje IPiranog isporučioca (pri IPu od „druge strane“).

Kod internog IP zaključak se odnosi na stav o ukupnom funkcionisanju sistema upravljanja



Program IP

To je vremenski raspored IP po organizacionim celinama organizacije / procesima za određeni vremenski period (obično za period od jedne godine).

Pre standarda ISO 19011 postojala je zabuna u korišćenju ovog termina, pa se često pojavljuje kao PLAN IP.

Plan IP

Plan IP predstavlja detaljan opis svih aktivnosti tokom jednog IP, uključujući i tim za IP, sagovornike u IPu, termine početaka i završetaka pojedinih aktivnosti,

zahteve koji će se proveravati u kojim organizacionim celinama / procesima,...



Proces IP

U skladu sa procesnim pristupom, na kome je baziran standard ISO 9001:2008, IP je jedan od procesa merenja i ocenjivanja.

Osnovne aktivnosti:-upravljanje programom IP, koja obuhvata izradu godišnjeg

programa IP i obezbenenje potrebnih resursa,-priprema za izvođenje IP, u okviru koje se određuje tim proveravača,

izrađuje plan IP, izučavaju kriterijumi IP i pripremaju ček liste,-izvođenje IP na licu mesta, tokom koga se sakupljaju dokazi IP,

porede sa kriterijumima i vode odgovarajući zapisi i-izveštavanje o IPu, kada se donosi zaključak o IPu i definišu

aktivnosti za praćenje realizacije korektivnih mera i mera za poboljšanje.



Provera na licu mestaProvera na licu mesta obuhvata sledeće aktivnosti:

- uvodni sastanak,

- prikupljanje dokaza IP,

- utvrđivanje nalaza IP,

- priprema tima za završni sastanak i

- završni sastanak.



Uvodnom sastanku prisustvuju svi članovi tima i svi sagovornici odnosno IP partneri iz celine / procesa koji se IPira.

Vođa tima objašnjava plan IP, način rada i

termine za pojedine aktivnosti. Utvrđuju se sve pojedinosti oko organizovanja izvođenja IP i dogovara vreme završnog sastanka.

Nakon toga proveravači sa svojim sagovornicima pristupaju prikupljanju dokaza IP.



Proveravač sakuplja dokaze IP na različite načine:-intervjuom sa zaposlenima,-posmatranjem obavljanja aktivnosti i uslova radne sredine,-čitanjem relevantnih dokumenata: procedure, uputstva,

ciljevi, planovi,specifikacije, crteži,...

- analizom zapisa,...



Utvrđivanje nalaza

Nalazi mogu biti :

pozitivni – kada zadovoljavaju kriterijume i

negativni – kada odstupaju od kriterijuma.

U oba slučaja, proveravač je dužan da zabeleži u ček listu dokaz koji je identifikovao.

Negativne nalaze – NEUSAGLAŠENOSTI neophodno je precizno utvrditi i opisati:

- ŠTA je utvrđeno?

- GDE je to utvrđeno?

- U ČEMU je odstupanje?

Proveravani sagovornik mora da shvati u čemu je odstupanje, kako bimogao da definiše KM za eliminisanje uzroka neusaglašenosti:

Pored utvrđivanja neusaglašenosti, veoma važan zadatak proveravača je da tokom IP nađe mogućnosti za poboljšavanje.



Završetak IPTim za IP se okuplja da razmotri nalaze IP, usaglasi stavove o nalazima i donese zaključke IP.

Vođa tima određuje članovima tima zaduženja za završni sastanak.

Na završnom sastanku vođa tima:– iznosi činjenice o toku IP i saradnji sa sagovornicima– pozitivne nalaze i snage IPirane celine / procesa.

Nakon toga, objašnjava :– utvrđene neusaglašenosti i – mogućnosti za poboljšanje.

Po istom principu ostali članovi tima iznose svoje nalaze.

Po potrebi, proveravanima se detaljno objašnjava u čemu je odstupanje, kako bi definisali i sproveli adekvatne korektivne mere.



Izveštavanje i naknadne aktivnostiPo završetku IP, vođa tima je odgovoran da što pre dostavi izveštaj sa IP Predstavniku rukovodstva za kvalitet (PRK).

Izveštaj sa IP sadrži:

-osnovne podatke o IP (datum održavanja, članove IP tima,

područje i cilj IP,...),-opis toka IP i opšti utisak o funkcionisanju sistema upravljanja

u Proveravanoj celini/procesu,-zaključak o IP sa pozivom na izveštaje o neusaglašenostima i-potencijale za poboljšanje.



Postupak sa izveštajem

Kao prilog izveštaju, vođa tima dostavlja PRK izveštaje o neusaglašenostima, popunjenu ček-listu i plan IP

(koji može biti korigovan na licu mesta).

PRK arhivira dobijene zapise, a izveštaje o neusaglašenostima dostavlja rukovodiocima Proveravanih celina / vlasnicima Proveravanih procesa sa zahtevom da definišu korektivne mere za utvrđene neusaglašenosti.

PRK organizuje proveru efektivnosti realizovanih korektivnih mera.

Moguće je organizovati vanredni IP, odmah po realizaciji mere.

Nekada je potrebno vreme da bi se ocenio stvarni efekat KM.

Najbolje je da u oceni efekata učestvuje isti tim proveravača, koji je utvrdio neusaglašenost.



Osnovni kriterijumi za izbor proveravača– obrazovanje– obuka– iskustvo– lične karakteristike– sposobnost rukovođenja i sl.

Kriterijumi za izbor tima– Proveravači moraju biti obučeni za IP,– Obezbediti nezavisnost proveravača– Proveravači koji čine jedan tim treba da budu iz različitih funkcija

firme– Veličina tima je u funkciji od predmeta i područja provere i obično se

kreće od 3 do 5 članova– Tim čine vo|a tima i članovi - proveravači– Ako proveru izvodi jedan proveravač on ima i funkciju vođe tima



Lične karakteristike proveravača– Sposobnost komunikacije– Strpljivost da se sasluša sagovornik– Smisao za saradnju– Sklonost ka timskom radu– Smirenost i staloženost– Tačnost– Moć zapažanja– Objektivnost– Sposobnost vrednovanja i ocenjivanja– Analitičnost– Diplomatičnost– Duhovitost– Samostalnost (nezavisnost u odlučivanju)– Sposobnost administriranja



Kompetentnost internih proveravača

Interni proveravači moraju imati najmanje potpunu srednju stručnu spremu i dodatnu obuku iz oblasti:

– Osnovnih principa i metoda upravljanja sistemom menadžmenta,– Zahteva standarda serije ISO 9000,14000, OHSAS...– Postavljenog sistema menadžmenta u organizaciji,– Procesa i proizvoda / usluga koji se isporučuju korisnicima,– Dokumentacije za IP; K/PM; NP (procedure, radna uputstva za

proveravače, metodologije za proveru itd.) – Metoda i tehnika provere.


Documents

IMS obuka za IP