Upload
trantu
View
217
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
DeloitteStatsautoriseret RevisionspartnerselskabCVR-nr. 33 96 35 56Weidekampsgade 6Postboks 16000900 København C
Telefon 36 10 20 30Telefax 36 10 20 40www.deloitte.dk
ARBEJDSPLAN FOR PROJEKTREGNSKABER
STANDARD TIL KØBENHAVNS KOMMUNE
Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte 0
Indholdsfortegnelse
Side____
1. Vejledning 1
2. Projektets formål, kontaktpersoner og indledende materialeindsamling 2
3. Projektregnskab og ledelseserklæring 4
4. Dokumentation for omkostninger 64.1 Skønsmæssige omkostninger 64.2 Personaleomkostninger, administreret i lønsystem 64.3 Personaleomkostninger, administreret manuelt (sats x tidsforbrug) 74.4 Eksterne omkostninger (Leverandørbetalinger) 74.5 Interne omkostninger 8
5. Indtægter 95.1 Generelt 95.2 Projektmidler fra tilskudsyder 95.3 Øvrige indtægter 9
6. Tilskudsyders evt. rapporterings- og/eller resultatkrav mv. 10
DeloitteStatsautoriseret RevisionspartnerselskabCVR-nr. 33 96 35 56Weidekampsgade 6Postboks 16000900 København C
Telefon 36 10 20 30Telefax 36 10 20 40www.deloitte.dk
28.10.2016
Arbejdsplan for projektregnskaber
1. Vejledning
Arbejdsplanen er udarbejdet til brug for kommunens informations- og dokumentationsindsamling i forbindelse med revision af eksternt finansierede projektregnskaber (ekskl. EU), hvor tilskudsyder kræver en revisionserklæring. Der er tale om en standard arbejdsplan, som erfaringsmæssigt dækker mellem 90-100% af minimumsdokumentation i forhold til revisionen. Der kan således – i begrænset omfang – være behov for at indhente yderligere og/eller supplerende dokumentation, herunder udvælgelse af stikprøver og afklarende spørgsmål hvilket forventes afklaret mellem revisor og den regnskabsansvarlige i forbindelse med revisionen. Herudover kan der forekomme projekter, hvor ikke alle punkter i arbejdsplanen er relevant. Er det tilfældet, bedes "ikke aktuelt" indføjet under de punkter, som ikke er relevante.
I overensstemmelse med revisionskontrakten for revision af tilskuds- og projektregnskaber, takseres revisionshonoraret som udgangspunkt efter en fastprismodel. Honorar for tidsforbrug ud over ordinær revision kalkuleres på baggrund af timesatser pr. medarbejderkategori. Fastprishonorarerne er baseret på, at kommunen for hvert projekt har foretaget kvalitetssikring samt klargjort og indsat den relevante dokumentation i arbejdsplanen.
Arbejdsplanens formål er, at forventningsafstemme og synliggøre minimumskravene til revisionsdokumentationen. En omhyggelig og hensigtsmæssig udfyldelse af arbejdsplanen er ligeledes en forudsætning for, at revisionen kan gennemføres inden for det aftalte honorar.I tilfælde af mangler i dokumentationen eller manglende overensstemmelse med tilskudsvilkårene, faktureres for ekstra medgået tid i overensstemmelse med de aftalte timesatser.
Arbejdsplanen udfyldes mest hensigtsmæssigt og overskueligt ved at omdøbe og gemme standardfilen med projektets titel og evt. tilsagnets journalnr. Herefter indsætte nødvendig tekst i kolonnen ”beskrivelse/forklaring” og dokumentation i kolonnen ”dokumentation” i form af filer (PDF, TIF, Excel, Word osv.) direkte i arbejdsplanen under de enkelte afsnit. Herigennem sikres en entydig sammenhæng mellem de enkelte afsnit i arbejdsplanen og revisionsdokumentationen. Udfyldes arbejdsplanen derimod "manuelt" og med "papir" dokumentation, bedes dokumentationen påført relevant afsnitsnummer fra arbejdsplanen, så der er en entydig sammenhæng hertil.
Er der spørgsmål til arbejdsplanen eller behov for vejledning til udfyldelse heraf kan henvendelse ske til Maibritt Søderberg på tlf. 3093 5351 eller mail [email protected]
Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte
2. Projektets formål, kontaktpersoner og indledende materialeindsamling
Pkt.
Emne Beskrivelse/forklaringer DokumentationIndsæt fil
2.1 Anfør projektets navn ”Byg dit eget sorteringssystem”
2.2 Anfør projektets journalnummer, jf.
tilsagnsskrivelsen.
MST-770-00146 Jf. tilsagnsskrivelse
2.7.2
2.3 Anfør den periode, der aflægges
regnskab for.
01.06.15-15.6.17
2.4 Anfør frist for aflevering af revideret
regnskab.
Indsæt evt. tilskudsgivers accept af ny
frist
01.08.17
2.5 Anfør navn, telefonnr. og mailadr. på:
Projekt- og rapporteringsansvarlig Regnskabsansvarlig Kontaktperson
Projekt- og
rapporteringsansvarlig +
kontaktperson:
Ditte Maria Vestergaard Hansen
(Tidl. Kathrine O. Rasmussen)
Tlf: 29 11 66 12
E-mail: [email protected]
Regnskabsansvarlig:
Gerd Helene Rummel
Tlf: 24 91 15 81
E-mail: [email protected]
2.6 Anfør faktureringsoplysninger:
Modtager: Brugerid (fælles el. personlig) EAN-nr.
Modtager: Klima i Byens
Udvikling, Center for
Bydækkende Strategier, Teknik-
og Miljøforvaltningen
Brugerid: BN95 (Stine Balslev)
EAN-nr.: 5798009809452
2
Deloitte
OBS!!!! Vær opmærksom på, at hvis indsat dokumentation indeholder personfølsomme
oplysninger skal arbejdsplanen sendes som sikkermail.
3
Deloitte
2.7 Indsæt relevant dokumentation for Beskrivelse/forklaring Dokumentation
Indsæt fil
2.7.1 Kommunens ansøgning inkl. budget.
Evt. budgetændringer samt tilskudsgivers accept heraf
Acceptskema blev fremsendt til MST d.19.maj 2015.
Ansøgning til MST + Budget regnskab
Acceptskema fra MST Accept af ændringer i det
oprindelige budget:o Vi
har af MST, fået lov til at rykke rundt på ca. 13 % af de tildelte projektmidler i mellem forskellige budget poster.
Link til indtægtsbevilling. Godkendt d. 18.05.17.
Indtægtsbevilling:
http://www.kk.dk/
indhold/
borgerrepraesentationens
-modemateriale/
18052017/edoc-agenda/
2c118166-d1f2-4b3b-
ad35-
86de60bc2bd0/9a750769
-8023-4089-80a6-
989eb09d2c85
2.7.2 Tilskudsyders tilsagnsskrivelse Tilsagn modtaget pr. mail
d.11.maj 2015.
2.7.3 Anden relevant dokumentation for aftaler med tilskudsyder om evt. ændringer ift. tilsagn, f.eks.: budget, projektperiode, frister osv.
Standart vilkår fra MST for
modtagelse af tilskud.
Se dokumentation
2.4 + 2.7.1
2.7.4 Regnskabskrav, f.eks. tilskudsyders regnskabsinstruks, bekendtgørelse o.l. (Se fx
Miljøstyrelsensrevisionsinstruks anno 2014.
4
Deloitte
nedenstående eksempel fra Socialministeriet):
Indsæt regnskabskrav
2.7.5 Revisionsinstruks hvis særlig instruks er modtaget fra tilskudsgiver (Se fx nedenstående eksempel fra Socialministeriet):
Indsæt revisionsinstruks
Se 2.7.4.
5
Deloitte
3. Projektregnskab og ledelseserklæring
6
Deloitte
Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation
Indsæt fil
3.1 Skal der kun aflægges nærværende regnskab
for projektet? Hvis nej, er det så første-,
mellemliggende- eller sidste periode, der
aflægges projektregnskab for?
Ja. Tilskud i rater er fravalgt.
Regnskabet aflægges således for
hele projektperioden.
3.2 Gennemgå tilskudsyders krav til
projektregnskabet jf. foranstående
materialeindsamling og påse, at de er efterlevet.
3.3 Udarbejd projektregnskab i overensstemmelse
med identificerede regnskabskrav jf.
foranstående. Husk titel, journalnr., periode og
den projekt- og rapporteringsansvarliges
underskrift.
I tilfælde af, at tilskudsgiver ikke har et
regnskabsskema til formålet, kan Deloittes
modelregnskab jf. neden for evt. anvendes til
inspiration.
Indsæt underskrevet og dateret projektregnskab
Underskrevet projektregnskab
(d.07.08.2017) mellem
enhedschef Merete
Kristoffersen, projektleder Ditte
Maria Vestergaard Hansen og
Regnskabsansvarlig Gerd
Helene Rummel
3.4 Dokumenter sammenhæng mellem
projektregnskab og bogføring. Anvend gerne
Deloittes afstemningsmodel jf.
.
Indsæt afstemning og bogføringsudtræk3.5 Hvis der er krav i tilsagnsskrivelse, da
sammenholdes regnskabstal med eventuelle
budgettal i bevilling/tilsagn og/eller ansøgning.
Afvigelser på +/- 10 % (dog min. 10 t.kr.)
årsagsforklares (fx afvigelse på lønudgifterne
pga. ekstra ansat medarbejder i projektet i
forhold til det godkendte budget.
7
Deloitte
Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation
Indsæt fil
3.6 Udfyld Deloittes skabelon for
regnskabserklæring, jf. nedenstående
og indhent projekt- og rapporteringsansvarliges
underskrift.
Indsæt underskrevet og dateret ledelseserklæring. Husk at datoen på regnskabet og regnskabserklæringen skal være identiske.
Underskrevet og dateret
ledelseserklæring
(d.07.08.2017) mellem
projektleder Ditte Maria
Vestergaard Hansen og
Regnskabsansvarlig Gerd
Helene Rummel
3.7 Sammenhæng mellem projektregnskabets regnskabsposter og omkostnings- og indtægtselementer For at sikre en entydig sammenhæng mellem projektregnskabets regnskabsposter og dokumentationskravene til efterfølgende omkostnings- og indtægtselementer jf. afsnit 4 og 5, bedes efterfølgende oversigt udfyldt.
Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation
Indsæt fil
3.7 Oversigt over sammenhæng mellem
regnskabsposter og omkostnings- og
indtægtselementer
Regnskabstal for projekt ’Byg dit
eget sorteringssystem’
NB. Projektet har ikke anvendt alle
de tildelte projektmidler fra MST.
Disse vil der ikke blive bedt om fra
MST.
8
Deloitte
4. Dokumentation for omkostninger 4.1 Skønsmæssige omkostningerGenerelt forventes det, at de i projektregnskabet opgjorte omkostninger sker på et objektivt og dokumenteret grundlag. Skønsmæssigt opgjorte omkostninger, herunder omkostninger der medtages på baggrund af budgettal, kan som udgangspunkt ikke dokumenteres objektivt. Skønsmæssige omkostninger må derfor sædvanligvis forudsætte, at tilskudsyder udtrykkeligt har godkendt dette. I modsat fald vil revisor skulle tage forbehold for omkostningen i revisionserklæringen, hvilket kan medføre, at tilskuddet bortfalder eller reduceres.
Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation
Indsæt fil
4.1.1 Indeholder projektregnskabet skønsmæssige
omkostninger (Se nedenstående excel fil for
et eksempel)?
Hvis ja, så indsæt:
Opgørelse/specifikation af omkostninger Tilskudsyders udtrykkelige godkendelse/accept af de skønsmæssige omkostninger
Nej
4.2 Personaleomkostninger, administreret i lønsystemPkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation
Indsæt fil
4.2.1 Specificer den månedsvise omkostning samt
tids-/ressourceforbrug på personniveau via
udtræk fra lønsystemet (se nedenstående
eksempler)
Indsæt udtræk fra lønsystemet fx
Alternativt kan dette udtræk også anvendes
Lønsedler fra Københavns
Kommune:
Kathrine Overgaard Rasmussen
(projektleder) og Ditte Maria
Vestergaard Hansen (projektleder
og studentermedhjælper)
9
Deloitte
4.3 Personaleomkostninger, administreret manuelt (sats x tidsforbrug)Det bemærkes, at det generelt må forventes, at tids-/ressourceforbruget kan dokumenteres og er opgjort på baggrund af løbende ledelsesgodkendt tidsregistrering.
Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation
Indsæt fil
4.3.1 Specificer den månedsvise omkostning samt
tids-/ressourceforbrug på personniveau via
manuel opgørelse (se nedenstående eksempel
på en tidsregistrering):
Indsæt opgørelsen
Tidsregistreringer på:
Kathrine Overgaard Rasmussen
(tidl.projektleder) og Ditte Maria
Vestergaard Hansen (nuværende
projektleder og tidl.
studentermedhjælper)
4.3.2 Beskriv opgørelsesmetode for anvendte
satser.
Indsæt dokumentation for de omkostningselementer, der indgår i beregningen
Se projektregnskab 3.7
4.3.3 Beskriv opgørelsesmetode for anvendt
tidsforbrug.
Der er løbende blevet registeret
timer i tidsregisteringsskemaet
(se. 4.3.1.). Det var mening at
tidsregistreringer for hver måned
skulle underskrives af nærmeste
leder (Merete Kristoffersen), dette
er desværre først påbegyndt marts
2017. Her er alle tidligere
registreringer blevet godkendt
samlet, og siden hen, er der
månedsvis blevet underskrevet
timetal på projektet.
10
Deloitte
4.4 Eksterne omkostninger (Leverandørbetalinger) Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation
Indsæt fil
4.4.1 Indsæt bogføringsudtræk, som specificerer de
enkelte omkostninger pr. transaktion fx
Se projektregnskab 3.7
4.5 Interne omkostninger (F.eks. overhead, adm. bidrag osv.) Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation
Indsæt fil
4.5.1 Indsæt opgørelse, som specificerer de
enkelte interne omkostninger
Se projektregnskab 3.7
4.5.2 Beskriv opgørelsesmetode for de interne
omkostninger, herunder hvordan det
sikres, at disse opgøres objektivt.
Indsæt dokumentation for de omkostningselementer der indgår i beregningen
Se projektregnskab 3.7
11
Deloitte
5. Indtægter 5.1 Generelt Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation
Indsæt fil
5.1.1 Indsæt bogføringsudtræk og/eller opgørelse
som specificerer de enkelte indtægter under:
Projektmidler fra tilskudsyder Øvrige indtægter
Se projektregnskab 3.7
Der er ingen indtægter fra
Miljøstyrelsen før godkendelse af
projektregnskab.
5.2 Projektmidler fra tilskudsyder Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation
Indsæt fil
5.2.1 Projektmidler fra indeværende tilskudsperiode
afstemmes til tilsagnsskrivelse
Der er kun en rate
5.2.2 Evt. projektmidler, der er overført fra tidligere
tilskudsperioder, afstemmes til tilskudsyders
accept/godkendelse
Indsæt tilskudsyders accept/godkendelse
Der er ikke modtaget midler fra
en tidligere tilskudsperiode.
5.2.3 Redegør for hvad der skal ske med ikke
forbrugte projektmidler. Bliver de
tilbagebetalt eller overført til næste
projektperiode?
Vi får tilskudsmidlerne når
regnskab er godkendt fra MST.
Vi beder derfor ikke om de
penge, som vi ikke har brugt på
projektet.
5.3 Øvrige indtægter Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation
Indsæt fil
5.3.1 Indsæt opgørelse, som specificerer
eventuelle øvrige indtægter
Ingen
5.3.2 Afstem opgørelsen til indgåede aftaler,
tilsagn o.l. og indsæt dokumentation herfor
12
Deloitte
6. Tilskudsyders evt. rapporterings- og/eller resultatkrav mv. Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation
Indsæt fil
6.1 Gennemgå tilskudsyders eventuelle
rapporterings- og/eller resultatkrav mv. jf.
foranstående materialeindsamling og
identificere de krav, som har afgørende
betydning for tilskuddet.
Tidsregistreringer er et krav Se 4.3.1
6.2 Indsæt relevante rapporter mv. for de
områder, som er identificeret jf. ovenfor,
f.eks.:
Resultatkrav Produktivitets- og effektivitetsanalyse Faglig rapportering (såsom løbende evalueringer, årlige statusrapporter el. afsluttende rapport).
Der er udarbejdet en faglig
rapportering. En afsluttende
projektrapport til Miljøstyrelsen
med en gennemgang af bl.a.
projekts forløb, resultater og
afvigelser.
13