India Interstate Regulatory Requirements   

 

India Interstate Regulatory Requirements  

Following are the guidelines for completing regulatory formalities for moving the shipments (inbound & outbound) within India.  General Requirements: ‐ 

Any commercial shipment picked up for transit on our Ground/Air network should have: – 

1. Four copies of Tax Invoice (1 original + 3 copies). 2. The CST & TIN nos of the consignor and consignee are mandatory on Bill of sale / Tax invoice where applicable. 3. Shipments consigned to individuals who do not have CST & TIN/LST nos, a declaration from the consignee that the goods 

are not for sale and for personal consumption. Subject to other conditions as laid down in the concerned State’s VAT Regulation. 

4. CST 2 % in case Central Sale is to registered dealer otherwise local sales Tax / VAT rate is applicable for inter – state sale. 

Abbreviations: VAT – Value Added Tax TIN – Tax payers’ Identification Number CST – Central Sales Tax LST – Local Sales Tax 

 Sr. No.  

State  No. of 

copies of Invoice  

ST‐Forms / VAT Forms  

Inbound Outbound 

Forms Issued by   Octroi Entry Tax  

Remarks  

1  Andaman & Nicobar  4  NA  NA  NA  No  No  NA 

2  Andhra Pradesh   4 Form X or 

600 Form 602 Shipper  No  Yes 

Transit pass in Form 616 and a declaration in Form 615 required for other state materials. Form X or 600 is not applicable for personal goods. TIN # on C. Invoice. Entry tax is applicable on select goods 

3  Arunachal Pradesh   4  DG‐01  NA  NA  No  No Entry tax applicable in the absence of TIN No 

4  Assam   4 

From 61 (Delivery note for 

Resale) Form 62 Road Permit) 

Form 63  Shipper  No  Yes Form 60 for Tax free goods Transit pass in Form 64 

5  Bihar   4  Form D IX  Form D X  Shipper  No  No  Intra state Form VIII‐D 

6  Chandigarh   4  No  No  NA  No  No    

7  Chattisgarh   4 TIN no.which is starting with 22……. 

NA  Shipper  No  No  

8  Dadra & Nagar Haveli  4  NA  NA  NA  No  No    

9  Daman & Diu  4  NA  NA  NA  No  No    

10  Delhi  4  NA  NA  NA  No  No    

11  Goa  4  Form VAT XX NA  NA  No  No    

12  Gujarat   4  Form 403  Form 402 Shipper/  No  No  Transit pass application in 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

Consignee Form 404. Transit pass in Form 405. Entry Tax is applicable on very selected goods 

13  Haryana   4 Form VAT D3 

/ ST38 Inward 

Form VAT D3 

Outward Shipper  No  Yes 

Transit slip in Form VAT D 4 for taxable goods only. Form 38 /DT 3 for all inbound shipments having value > 25000/= and above. Entry tax 2% of value of goods. 

14  Himachal Pradesh   4 

Form VAT XXII B or Transport receipt in VAT Form 

XXII. VAT –XXVI‐A ( For casual dealer ) 

Form VAT 22 B 

NA  No  No 

Maintain Forms transport receipt VAT 22, Forwarding Note VAT 22A, dispatch register VAT22C, delivery register VAT24 

15  Jammu & Kashmir   4 

Declaration Form 65. for value >5000 Way Bill Form 58 

Form 65  Carrier  No  Yes 

Form VAT 62, 63, Acknowledgement for delivery of goods. Delivery note to be submitted by dealer in VAT 59 & any other person in VAT 61 & Waybill in Form 58. Entry tax is applicable in case value of good >5000.00 

16  Jharkhand   4 Form JVAT 504G (green colored) 

Form 504 B (blue 

colored) Shipper  No  No 

For persons other than dealers application in Form JVAT 502 and permit in JVAT 503. Transit pass in Form JVAT 508 

17  Karnataka   4 

Form VAT 505 

Form VAT 515 

NA  NA  No  Yes 

Penalty in absence of TIN # for commercial shipments & Invoice must accompany with commercial shipments. 

18  Kerala   4 

Form 8 F Form 15/16 for non 

registered dealer 

Form 15 – delivery note 

Shipper  No  Yes 

Inter‐state transport in Form 7C, Transit Pass in Form 7B. Entry Tax in absence of TIN/ CST # on select goods. Form 16 if value of the shipment >5000.00 

19  Lakshwadeep  4  NA  NA  NA  No  No    

20  Madhya Pradesh   4 Declaration Form 49/50

Declaration Form 49/50 

Shipper /consignee 

No  Yes 

Form 49 for commercial shipments & Form 50 for non –commercial shipments can be provided by Consignee & shipper respectively 

21  Maharashtra   4 Form N for Octroi 

exemption 

From N is used for Octroi 

exemption

NA  Yes  No Form N for waiver from Octroi and transiting goods from the Octroi zone. 

22  Manipur   4  Form 27  Form 28  Shipper  No  Yes Transit pass in Form 29.Bill of sale / invoice in case of non taxable goods. 

23  Meghalaya   4 Form 35 Form 40 

Form 37  Shipper  No  No 

Form 35 is for non taxable goods & Form 40 is for taxable goods Transit pass in Form 38 

24  Mizoram   4  Form 33  NA  Shipper  No  No Declaration & Form inform 32 & 33 and way bill in Form 34 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

25  Nagaland   4  Form VAT 23Form VAT 

24 NA  No  No  Transit Pass in Form VAT 25 

26  Orissa   4 Form 

VAT402/402ANA  Shipper  No  Yes 

Transit Pass in Form VAT 406Form VAT 402A for casual dealer. TIN/ CST mandatory. Entry Tax applicable in absence of TIN # 

27  Pondicherry  4  NA  NA  NA  No  No    

28  Punjab   4 

Form VAT 36 VAT 11/12 for casual dealer 

Form VAT 36 

Carrier  Yes  No 

Transit Pass in Form VAT 35 /VAT 12. VAT 36 applicable for inbound goods for value >10,000/= Entry Tax is applicable on select goods. Transporter shall issue receipt in VAT 39 AND Way bill in VAT 40 

29  Rajasthan   4  Form VAT 47Form VAT 

49 Shipper  No  Yes 

Transit Pass in Form VAT 51. Penalty in absence of Form VAT 47 & issued to consignee.

30  Sikkim   4 Form 25 Form 26 

Form 25Form 26 

Shipper/ consignee 

No  No 

Form 25 is for registered dealer Form 26 for any other 

person 

31  Tamil Nadu   4 

Commercial invoice with copy of BoE in case of Imported goods. 

NA  NA  No  No Transit Pass in Form LL Form KK by clearing agent 

32  Tripura   4 Form XXIV / 

XXVI XXVII  Shipper  No  No    

33  Uttar Pradesh   4  Form 38/39 NA  Shipper  No  Yes*

Form 38 is for registered dealer Form 39 is for other dealer. Form XL for Trip Sheet.

34  Uttaranchal   4  Form 16/17 NA  Consignee/Shipper No  No Trip Sheet in Form 18. Form 16 is for registered dealer. Form 17 is for non registered dealer

35  West Bengal   4  Form 50  Form 51  Consignee/Shipper No  No  Form 50 is a sales tax permit 

 Andhra Pradesh –  

The owner or other person in charge of goods vehicle or vessel shall carry with him the following documents / take the following actions: 

a. Bill of sale or copy of tax invoice issued by one Vat dealer to another at the time of sale of goods or delivery note;  b. Log book or goods vehicle record or trip sheet.  c. Waybill in Form No. 602 is required for out bound shipments and Waybill in Form X or Form No. 600 to be issued in 

triplicate is required for inbound shipments. Waybills need not be issued when the consignor is not a dealer and transports his own goods or other articles for his own use or when the articles fall among those enumerated in Schedule 1 under Section 7.  

d. For inbound shipment into Andhra Pradesh the consignees CST No. and APGST Nos. must appear on the Invoice. In case; the consignee is an individual not having the number a declaration by the consignee stating `NOT FOR RESALE and BOUGHT FOR OWN USE' must be provided. In case of inbound shipments into Andhra Pradesh two copies (one original and a duplicate) of the Waybill issued by the dealer in the exporting State are to be carried by the goods carrier. The original copy shall be submitted at the check post through which the carrier first enters the State and the duplicate shall be retained by the carrier. The waybill shall be accompanied with any one of the following documents: 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

i. Copy of Sale invoice, or, ii. Tax invoice issued by one Vat dealer to another at the time of sale of goods or delivery note, or,  iii. A document in such form as may be approved by the Commissioner.  iv. Extract of entries recorded in the log book or goods vehicle record or trip sheet for the previous 30 days by 

10 of the succeeding month shall be submitted to the Commissioner of Commercial Taxes having jurisdiction in the area in which the goods are delivered by the owner or person in‐charge of the vehicle.  

e. Where a vehicle carrying goods coming from any place outside the State and bound for any other place outside the State, pass through the State, the driver or other person‐in‐charge of such vehicle shall obtain in the prescribed manner viz., by submitting a Declaration in Form No. 615 a transit pass in Form no. 616 in triplicate from the officer‐in‐charge of the first check post or barrier after his entry into the state and deliver it to the officer‐in‐charge of the last check‐post or barrier before his exit from the State,  

f. In case of import of goods notified by the Commissioner of Commercial Taxes of AP as sensitive goods from other States or Union Territories into Andhra Pradesh, the consignee dealer shall send a waybill in advance in duplicate to the consignor who will fill the same and it would accompany the goods and be submitted to the officer‐in‐charge of the check post through which the goods vehicle first enters the State.  

g. In case the dealer is a manufacturer a gate‐pass‐cum invoice bearing the TIN (Taxpayer Identification Number) can be substituted for the Waybill in some categories of manufacturers.  

h. Entry tax is applicable on select goods.  

• More Detail About Andhra Pradesh Sales Tax:‐ 

1. TIN No of consignee is must on all invoices and shipments send to Andhra Pradesh, If shipment is send to an unregistered dealer then shipper formal 

declaration is must. Entry Tax is applicable in Andhra Pradesh. Invoice must have APST NOS.  

 

Outbound Shipments Form X is mandatory It is used by the concerned Circle Sales Tax Office to the consignor, which is handed over to our pickup 

staff along with the invoice at the time of pickup Shipments travelling without Form X are liable to be impounded and penalized TIN No. of the 

consignee is must on invoices. 

Exempted Shipments  

All shipments not featuring in the list given below are exempted from payment of Sales Tax and do not require Form X  

 

Inbound Shipments 

Items That Rquire Form X 

Form X is mandatory for select shipments travelling to Andhra Pradesh. A list of such shipments is appended below for reference. Timber and logs 

cut into sizes such as beams, raffers and planks All pulses and dal i.e. Green gram, Black gram, Gulab gram, Tur dal, Masur dal, Moth daland Kesari 

dal, the import these stuff would be under 14A and 15 III Schedule of APGST Act. Electrical goods such as Electrical wires, Switches and Switch bozes 

, all kind of Bulbs and lights, Washing machine, transformers and generators Part and accessories of automobiles and automobile spare parts, 

including spare of Tractors and bulldozers.  

All kind of foot wear including plastic footwear, Spares of shoes, shoe polishes of All kind, polish brushes and shoes horns Paper of all kinds i.e. raw 

paper rolls / bundles , Beedi leaves Iron and steel The Form is a self‐declaration from th shipper giving details of the Shipment With description and 

Value of the goods Copy of the form is to be submitted at the check post.  

In the absence of CST & TIN/LST numbers of the Consignee Invoice carrying Central Sales Tax of 10% is acceptable If TIN No. is not available entry tax 

needs to be paid.  

Arunachal Pradesh – 

Every person in charge of a goods vehicle carrying goods which have been imported into Arunachal Pradesh shall carry and produce on demand whether at the check post or elsewhere the following documents. 

a. A copy of the Commercial Invoice upon which the goods have been purchased.  b. A copy of the goods receipt in respect of the goods in the vehicle and  c. Either –  

India Interstate Regulatory Requirements   

 

i. A Declaration (Form DG ‐01) ii. A copy of the challan certifying prepayment of the Entry Tax due.  iii. in absence of TIN # entry tax is applicable.  

Assam ‐ 

Documents to be carried out by the person or the owner in charge of the goods vehicle to be produced at the check post 

a. In case of movement of Tax free goods from Assam to places outside the state and to Assam from places outside the state, Bill of sale in Form 60, Consignment Note, Invoice and Manifesto of the transporter  

b. In case of import of taxable goods into Assam for resale, Original and duplicate copy of the Delivery Note in Form 61, Consignment Note, Invoice and Manifesto of the transporter.  

c. In case of import of taxable goods other than those exempt in the First Schedule to the Assam Value Added Tax, 2003 into Assam for use in the setting up of the Industrial unit or for use of raw materials in the manufacture of goods or for personal use, original and duplicate foils of the Road Permit in Form 62 transmitted to the transporter by the importer or receiver of goods in the State, Consignment Note, Invoice and Manifesto of the transporter.  

d. In case of dispatch of taxable goods outside the state from a place within Assam and in case of intra‐state movement of taxable goods, a valid tax clearance certificate in Form 63, Consignment Note, Invoice and Manifesto of the transporter.  

e. In case of movement of goods taxable in Assam through Assam, a transit pass in Form 64 issued by the entry check post, Consignment Note, statutory documents of the importing state if the goods are taxable in that State, Invoice and Manifesto of the transporter.  

f. In all cases the following documents are to be carried by the vehicle:  i. Goods vehicle record, a trip sheet containing particulars specified in specimen Form‐65 or a log book 

containing the prescribed particulars.  ii. Registration certificate of the vehicle weighed at the Weigh Bridge authorized by the Government if any.  iii. Permit validity for 6 month after date of issued. 

Note :‐For promotional item which is having the value less then 5000/‐not required form 61 only declaration. required. 

 Bihar – 

Documents to be carried out by the person or the owner in charge of the goods vehicle to be produced at the check post 

a. Intra state pass / declaration in Form D‐VIII supported by an invoice, cash memo or bill in the case of movement of goods within state.  

b. In case of goods being imported from any other state, by or on behalf a dealer who is in possession of a valid certificate of registration, the person transporting the goods or the dealer, as the case may be, shall carry a declaration in Form D‐IX supported by a bill or cash memo or a challan in case the movement is otherwise than as a result of sale in respect of goods which is being transported or is otherwise in transit or in transit storage.  

c. In case of goods being exported from the State to any other State, by or on behalf a dealer, the person transporting the goods or the dealer, as the case may be, shall carry a declaration in Form D‐X supported by a bill or cash memo or a challan in case the movement is otherwise than as a result of sale in respect of goods which is being transported or is otherwise in transit or in transit storage.  

The transporter shall apply for grant of Permission in Form D‐VII for transporting goods specified in Schedule 1 appended to the Act in excess of prescribed quantities. 

Chandigarh– 

a. Form Vat 18 required for outbound goods. Form Vat 19 required for inbound goods  b. Shipments destined to Punjab locations/pin codes areas cannot be sent to Chandigarh Union Territory (Mohali partly in 

Punjab).  

Chattisgarh–  Documents to be carried out by the person or the owner in‐charge of the goods vehicle to be produced at the check post:‐ 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

a. Only TIN no. is required which is getting start with 22……… b. Every transporter transporting goods beyond a check post barrier shall carry with him the invoice, bill or challan or any 

other document indicating the name of consignor and consignee, the place of dispatch, the place of destination and the description, quantity and value of the goods and shall be signed by the consignor and a declaration in Form 59 (for dealer) Form 60 (for any person other than a dealer) singed by the consignor.  

c. Any person transporting goods (which expression includes driver, owner or his agent, person in‐charge of carrier) has to give information regarding place of business to the prescribed authority in the prescribed form.  

 Gujarat – 

a. Every movement of the goods going outside the state must be accompanied by Form 402. Form 402 is to be duly filled in triplicate by the consignor. The triplicate copy of the form is retained by the consignor and the duplicate & Original move along with vehicle carrying the goods the carrier of goods while entering into the state shall carry Form 403. Form 403 is to be duly filled in triplicate by the carrier. The original copy is to be handed over to the officer in charge at the check post. The duplicate copy is to be handed over to the consignee of the goods & the triplicate copy is to be retained by the carrier.  

b. Transit Pass in Form 404 is required to be obtained at the entry and deposited at the exit check post by carrier transiting across the state.  

c. The Driver shall carry the log book (containing the particulars of the goods under transport), bill of sale or delivery note, trip‐sheet (containing trip‐wise particulars relating to the use of a transport vehicle) and goods vehicle record (containing the documents required to be carried by a dealer of transport vehicle under the Motor Vehicles Act, 1988).  

d. Entry tax is applicable on select goods.  

 Haryana – 

a. The declaration to be used by a dealer for dispatch of goods by him from any place in the State to any other place in or outside the State shall be in Form VAT‐D3 (Outward) and for bringing or receiving goods from outside the State to any place in the State or for carrying any goods purchased from any person/dealer in the State who is not required to use a declaration shall be in Form VAT‐D3 (Inward). A declaration shall be in three parts. Each part shall be filled in and signed by the consignor, the consignee and the transporter, as the case may be  

b. For transit – Transit slip is required in Form VAT D 4  c. The driver or person in‐charge of goods vehicle shall carry with him a goods carrier record, a trip sheet or a log book, a sale 

invoice or tax invoice as the case may be.  d. For inbound shipment having value > 25000.00 required Form 38 / D3.  

Himachal Pradesh – 

a. Every carrier of goods or agent of a transporter including an employee of a transport company or booking agency shall in respect of goods sale or purchase whereof is taxable under the Act, maintain true record of such goods, transported, delivered or received for transport in the forms or transport receipt, forwarding note waybill, dispatch register and delivery register which shall, as far as may be in Forms VAT‐XXII, VAT‐XXII‐A, VAT‐XXII‐B, VAT‐XXII‐C and VAT‐XXIV respectively.  

1) in S.No. ‐11‐ "corrugated boxes & mono cartons  @ 5% entry tax on invoice ".    actual items decription required on connote,docket,AWB because few locations are mentioning in TNT connote's 10th columns  goods description as ‐  C/B, PLASTIC BAGS, CARTOONS, BOXES which are confusing to checkpost authority & being brought under tax while actual items are found different.  to avoid wrong taxation ‐  actual goods description & correct total of all invoices value required on connote. 2) TAX is to be paid immediate to clear the vehicle. even for single cons complete vehicle is being kept on hold.  3) In Baddi/Nalagarh(BG1 depot) all transporter/cargo agency vehicles are passed through Barotiwala barrier so if any consignee of Baddi, Barotiwala, Nalagarh (BBN area) having tax credit facility with H.P. Govt. it should be at Barotiwala barrier. credit facility of any other checkpost like Baddi/swarghat will not be entertained at Barotiwala barrier & we can not divert our inbound line‐haul to different barrier.  

India Interstate Regulatory Requirements   

 

 

SR. NO. GOODS RATE OF TAX

8 All type of advertisements/publicity material 5%

9 Waste material and scraps of all types 4%

10All items purchased by Government Departments, Boards and

Corporations for consumption or use other than under item No.5 of Schedule-II

3%

11 Corrugated boxes & mono cartons 5%

Motor vehicles purchased from any place outside the state for use 12 in the Stateof Himachal Pradesh & register-able in Himachal

Pradesh under the Motor Vehicle Act-19885%

13 LPG cylinders imported from outside the state for commercial use other than authorized gas distributors 5%

 

Jammu & Kashmir – 

a. VAT Form 65 duly signed by the consignor is a must for all Inbound commercial shipments valued over Rs 4999  b. The sales tax nos are a must at the time of filling the form at Lakhanpur border check post. In case a customer is not 

registered with sales tax he will have to pay the required entry tax at the Lakhanpur Border check post. Even Govt. organization is not exempted from the payment of Entry tax.  

c. No transporter or forwarding agency shall:‐  i. Accept for booking any consignment not covered by bill of sale or certificate of ownership.  ii. release any consignment of goods, the sale whereof is taxable under the act, to the consignee or his agent, 

unless the identity of such person is established and the acknowledgement is taken of having delivered the goods is obtained in the delivery register (inward) maintained in Form VAT – 62 and in respect of goods booked and dispatched (outward) register in Form VAT‐ 63 transport receipts and other records. The goods consignment may be released by the transporter when the dealer has furnished a delivery note in Form VAT 59 and any other person a declaration Form VAT – 61 duly filled in by the consignee.  

d. The carrier of goods shall be accompanied with waybill in Form VAT‐58, goods carriage record, trip sheet or a log book, a tax 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

invoice or a bill of sale or a delivery note and produce the same before the officer‐in‐charge of the check post.  

Jharkhand –  The driver or person in‐charge of vehicle shall carry with him the records of the goods including challan, invoice or cash memo or bills of sale or dispatch memos and prescribed declaration duly signed by the consignor in Forms either JVAT 502 or JVAT 504G or JVAT 504B.There no permit required for promotional item which is having the value less then 5000/‐only declaration required. 

a. For outbound shipments by dealers the declaration shall be in Form 504B in triplicate. 

b. For dealers importing goods into Jharkhand Declaration is in JVAT 504G. 

c. For any person other than a dealer application in Form JVAT 502 and permit in JVAT 503. 

d. Permit validity is 6 month after date of issued. 

There are 102 items exempted from Jharkhand sales tax. They are listed below:‐  

1)cotton  2) Cotton  3) Sugarcane4) food  5) meat  6) fish7) common salt  8) fresh milk 9) live stock10) green vegetables  11) palm products 12) mineral or distilled water 13) agriculture implements  14) cocoons  15) quinine and cinchona febrifuger 16) country liquor  17) books and periodicals 18) spinning wheels19) hearing aids  20) cotton fabrics 21) biri22) khandsari gur  23) hookah tobacco 24) hosiery cloth25) readymade khadi garment  26) poultry eggs 27) lozenges28) lemon drops  29) condoms 30)vegetable seeds31) exercise books  32) sweet potato 33) jute seeds34) sugar candy  35) cattle feed 36) slate37) mango  38) stones  39) cotton yarn40) hosiery goods  41) lac and shellac 42) curd and lassi43) fresh fruits  44) tyre and tubes 45) exercise books46) certified seeds  47) orthopedic goods and shoes 48) organic manure49) charcoal  50) instrument box and maps 51) sindur52) cart  53) earthern dolls 54) plastic footwear costing Rs 10 and below55)gober and biogas  56)staple yarn 57)lac and plastic bangles 58)betel leaves  59)pappad  60)wet dates61)hand cart  62)bullock cart 63)nalia64)foot rule  65)slide rule  66)kites67)human blood and plasma  68)wooden toys 69)needles70)mica  71)wheel chairs 72)unmanufactured73)red tobacco  74)gum and resins 75)tyre76)sattuand beaten rice  77)batasha  78)bindi and kumkum79)attae  80)maida  81)suji82)all type of breads  83)agarbatti and dhoop 84)potato and onion85)lantern glass  86)pulses  87)paddy88)kodo  89)barley  90)kutky91)kodo  92)barley  93)kutky94)marwah  95)gondil  96)jawar97)bazra  98)peas  99)muri100)lawa of all cereals  101)maize  102)water but not aerated  

Karnataka –  Documents to be carried 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

1. A delivery note in Form VAT 505, issued by the owner or the consignor of goods, in respect of such goods as may be notified by the Commissioner and where the goods are carried as a result of sale, a tax invoice or a bill of sale;  

2. Goods vehicle record, a trip sheet, or a log book  3. Tax invoice or a bill of sale where the goods are carried as a result of sale and not covered by the delivery note in Form VAT 

505  4. Delivery note in Form VAT 505, issued by the owner or the consignor of goods or Form VAT 515, issued by the owner or the 

consignor of goods, who is a dealer permitted to issue such delivery note in Form VAT 515 as may be notified by the Commissioner subject to such conditions as specified, where the goods carried are not covered by clause.  

5. Entry Tax is applicable in absence of TIN #. Penalty is imposed on commercial shipments in absence of TIN #.  6. Form E Sugama is required for certain comoditity which is having the value more then INR 20000/‐for incoming and 

outgoing consignment to Karnataka. The list of the comoditity are:‐ 

The list of comoditity which is required for Esugama for incoming to Karnataka:‐ 

 

1.Cement 

2.Edible oil 

3. Granite Blocks slabs and tiles. 

4. Iron and steel. 

5. Marble slab and tiles. 

6. Plywood, veneeredsheet, boards, pannels and laminated sheet. 

 

Comoditity which is required for Esugama for outgoing from  Karnataka:‐ 

 

 

   

 

 Kerala – 

1. No person shall transport within the State, across or beyond the notified area any consignment of goods if the value thereof 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

exceeds five thousand rupees by any vehicle. 

2. No person shall transport within the State across or beyond the notified area or within two kilometers from the border area the following goods exceeding the weight as given against it, 

Sr No.   Description of Goods   Quantity1.  Arecanut  20 Kg.2.  Cashew  20 Kg.3.  Rubber  20 Kg.4.  Pepper  15 Kg.5.  Dried Ginger  15 Kg.6.  Cardamom  2 Kg.

3.  4. The transporter shall possess the documents mentioned herein below for carrying any consignment of goods within the 

state, across or beyond two kilometers of the state limits in excess of the prescribed limits of quantity or value:  i. either a tax invoice or delivery note or certificate of ownership; AND ii. a delivery note and a permit when notified goods are being transported into or out of the state  

5. Officer in charge of the Check Post to come and examine the goods and the records connected with the goods under transport. The declaration referred is Form No 8F.  

6. Delivery note and the certificate of ownership shall be in Form No. 15 and Form No. 16 respectively:  7. here goods are transported interstate by vehicle, the permit for notified goods shall be in Form No. 7C. The permit shall be 

issued, in the case of out going goods, by the assessing authority with whom the dealer is registered, and in the case of incoming goods, by the Commercial Tax Officer or Commercial Tax Inspector in charge of the Check post through which the goods enter the state.  

8. For Rubber transportation across the border a declaration has to be provided in Form 1 or Form 2 or Form 3 or Form 4 as prescribed under Rule 43 B of the Rubber Rules, 1955. Transit pass shall be in Form 7B.  

• More Detail About Kerla Sales Tax:‐ 

2. If the form 16 is not produced (or) not countersigned by an officer, goods will be detained by the regulatory authorities demanding to pay security 

deposit the %age of which varies for various commodities as mentioned below: 

Ex;‐ For Computer goods 8 % 

For electronic/electrical goods 25 % 

For Mobile phones 25 % 

For xerox/fax machines 25 % 

For readymade garments 8 % 

For medial equipments 25 % 

For Furnitures 25 % 

5. For Central/State government depts & institutions, self‐signed Form 16 is required with the seal & sign of the Officer along with a copy of 

Purchase order. 

6. Advance Tax to be paid for the following commodities at the rate mentioned against each item. If is computed from the value of the goods + 

freight charges + a gross profit @ 5% of the total value. 

Commodities   Rate of 

Tax 

Marble Slabs and Tiles  20% 

Granite Slabs and Tiles   20% 

Ceramic Floor and Wall Tilesincluding vitrified tiles  20%

Lift, Elavators and Escalators   12.50%

Glass Sheets   12.50% 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

Cuddapah Stones,Kotta Stones, any other similar stones and 

slabs  

12.50% 

Readymix Concrete   12.50% 

Generator whether assembled or not   12.50% 

Timber   12.50%

Live Chicken and Chicken meat  12.50% 

Petroleum Products other than LPG   12.50% 

Paints  20 

3.  

7. For the goods imported from the other countries, original invoice, xerox copy of bill of entry and original/carbon copy of delivery challan 

from the clearing & forwarding agent should be produced 

 

 

SPECIMEN COPY OF FORM‐16 : 

THE KERALA VALUE ADDED TAX RULES,2005 

FORM NO. 16 

 

CERTIFICATE OF OWNERSHIP 

[See Rules 58 (18)] 

 

1. Full name and address of the person 

who owns the goods. : 

 

2. Details of the goods transported 

a. Number of Packages/cases/bundles/ 

bags etc. : 

b. Weight : 

c. The value of the goods estimated : 

 

3. Extent of agricultural holdings with 

Suvey No. of the person mentioned : 

in item (1) 

 

4. The name of the place to which the : 

goods are transported. 

 

5. The name and the No. of the 

vehicle/vessel through which the : 

goods are transported.  

 

6. The place from which the goods 

are transported : 

 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

7. The purpose for which the goods : 

are transported 

 

8. If for sale the name and address of 

the person to whom he (the owner of : 

the goods) usually sell goods (if 

the purchaser is a registered 

dealer, the registration certificate 

No. and the officer in which 

is registered should also be given) 

 

DECLARATION 

 

I/We .....................declare that to the best of my/our knowledge that the information furnished above is true and correct. 

 

Place:                 Name and Signature of the owner  

                               of the goods 

Date : 

 

Note : In case when the value of the goods exceeds Rs.5000/‐ this certificate should be counter signed by an officer of the Commercial Taxes 

Department of not below the rank of an assessing authority, with name, designation and office seal.  

 

 Madhya Pradesh – 

a. Every transporter transporting goods notified by the State Government shall carry with him an invoice, bill or challan or any other document indicating the name of the consignee, consignor, the place of dispatch and the place of final destination, quantity and value of goods and shall be signed by the consignor. .Every transporter transporting the notified goods beyond the check post shall file all documents including a true and complete declaration in Form 49 or in Form 50 as the case maybe duly signed and verified by the consignor/consignee in duplicate before the check post officer or the official assisting him  

b. Form 49 – Declaration in respect of goods being imported into Madhya Pradesh  c. Form 50 ‐ Declaration in respect of goods belonging to a person.  d. Entry Tax is applicable in state. While transiting across the State the driver or person‐in‐charge shall obtain a transit pass 

from the entry check post and deliver the same at the exit check post.  

 

• More Detail about Madhya  Pradesh Sales Tax:‐ 

Note: Shipments exempted from payment of Entry Tax or Sales Tax forms are as under: 

GOODS EXEMPTED FROM TAX 

(effective from 13‐03‐2000)  

Sr. 

No 

(1) 

Description of goods 

(2) 

Conditions and exceptions subject to which exemption has 

been allowed 

(3)  

India Interstate Regulatory Requirements   

 

1 Agricultural implements as specified by the State 

Government by Notification in the Official Gazette    

3 All kinds of roofing tiles and ridges excepting Mangalore, 

Bagra, Kusner and similar superior roofing tiles and ridges. 

3 

Articles used by physically handicapped persons, namely ‐ (i) 

Artificial limbs (ii) Crutches, (iii) Calipers, (iv) Corrective shoes 

(v) Various kinds of spinal braces (vi) Wheel chairs (vii) Denis 

brown (viii) Various kinds of splints. 

4 

Fabrics on which Additional Excise Duty is levied or leviable 

under the Central Excise and Tariff Act, 1985 (No.5 of 1986) 

and all varieties of khadi cloth, handloom, cloth but 

excluding silk, silk cloth and hessian cloth. 

5 Besan and chuni of pulses, atta, maida, suji, rawa, daliya, 

flour, husk and bran of cereals and pulses. 

6  Biogas plants 

7 Book, Almancs, panchangs, drawing books, exercise books, 

periodicals and journals. 

8 

Braille writer, braille shorthand writer, braille watch, braille 

writing frame, braille mathematical instruments, braille 

globes and maps (Geography), braille thermometer, braille 

lectometer and braille barometer. 

9 

Charkgha including Amber Charkha and its parts including 

wooden and rubber parts, implements used in the 

production of Khaddar or Khadi as defined in clause (b) of 

section 2 of the Madhya Pradesh Sales of Khaddar Act, 1953 

(X of 1953), Handlooms including pit looms frame looms, 

light shuttle looms and paddle looms.  

10  Condoms and contraceptives  

11  Cowdung and products thereof  

12 Curd, lassi, butter milk, fresh milk excluding sweetened and 

coloured milk sold in sealed containers. 

13  Electrical energy  

14 

Sugar and khandsari on which additional excise duty is levied 

or leviable under the Central Excise and Tariff Act 1985 (No.5 

of 1986), excluding mishri, chironji and batasha.  

15 

Tobacco manufactured or unmanufactured, cured or uncured 

and tabacco, products including cigarettees, cigars, cheroots 

and bidis, on which additional excise duty is levied or leviable 

under the Central Excise and Tariff Act, 1985 (No 5 of 1986) 

and gudakhu. 

16 

Fresh vegetables (Including potatoes and onion), Ginger 

(excluding dried ginger), Garlic, Singhada, Fresh fruits, Fresh 

flowers and sugar cane. 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

17  Frozen and liquid semen of cattle 

18 

Goods on which duty is or may be levied under the Madhya 

Pradesh Excise Act 1915 (No.2 of 1915) other than medicinal 

and toilet prearations specified for the time being in the 

Schedule to the Medicinal and Toilet Preparations (Excise 

Duties) Act, 1955 (No.16 of 1955). 

19 Human blood and human blood plasma, pace makers and 

artificial valve used in human hearts 

20 

Kumkum, Sindoor, all kinds of bangles (excluding those made 

of Ivory, Gold or Silver) Bichhia, Mangal Sutra of the value 

not exceeding Rs. 500/‐, Bindi made of plastic or lac, Kajal, 

Mehandi, Rakhi or ornaments of Kathir, German Silver or 

Aluminium 

21 

Newsprint  When sold by a dealer registered under the Act to a 

newspaper establishement holding a certificate issued by the 

dictorate of Public Relations, Madhya Pradesh, to the effect 

that the news paper establishment is publishing a newspaper 

and such establishment furnishes a declaration to the effect 

that the newsprint being purchased is for the publication of 

the newspaper according to their certified circulation. 

22 Nipples made of rubber and Feeding Bottles with rubber 

nipples 

23  Organic manure 

24  Philatelic stamps, kites 

25 

Products of such village industries as the State Government 

may by notification specify 

When sold by producer and/or organisation certified for the 

purpose by Khadi and Village Industries Commission 

constituted under the Khadi and Village Industries 

Commission Act, 1956 (No.61 of 1956) or the Madhya Pradesh 

Khadi and Gramodhyog Board constituted under the Madhya 

Pradesh Khadi Tatha Gramodhyog Adhiniyam, 1978.  

26  Quinine 

27 

Renewable energy devices or equipments that is to say 

i. Flat plat solar collectors  

ii. Concentrating and pipe type solar collectors  

iii. Solar cookers, 

iv. Solar water heaters 

v. Solar crop driers and systems 

vi. Solar air/gas/fluid heating system 

vii. Solar refrigeration, cold storages and air conditioning 

system 

viii. Solar stills and desalination systemix. Solar pumps based 

on Solar Thermal and Solar photovoltaic conversionx. Solar 

power generating systems 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

xi. Solar ohoto voltaic modules and panels for water pumping 

and other applicatins 

xii. Windmills and any specially designed devices which run 

on windmills 

xiii. Any special devices including electricity generators and 

permps running on wind energy 

xiv. Bio‐gas engines and bio‐gas plant and accessories and 

equipments connected therewith for utilising energy from 

bio‐gas. 

xv. Agrigultural and Municipal waste conversion devices 

producing energy from biomass 

xvi. Equipment for utilising ocean waves 

Hydrams or Hydraulic ram or similar other devices using 

energy derived from flowing or stored up water  

28  Salt 

29 

Sirali, bageshi, baroo, date leaves, baskets made out of such 

leaves, tattas, fans, curtains, mattings and other goods made 

thereof, handmade sooma and germa, handmade barahi of 

leather, utensils and decorative articles made of bamboo and 

fibrous plant like sabai, shisal etc. muddas made of sarkanda, 

done and pattal, phool bahari jhadoo and earthenware made 

by kumhars (potters) 

30 

(i) Seeds, plants and bulbs of vegetables, grass, fruits and 

flowers other than methi, dhanya and the seeds which are 

covered by the term 'oilseeds' specified in Sec14(vi) of the 

Central Sales Tax Act, 1956 (No.74 of 1956). 

(ii) Certified seeds and truhfully treated seeds. 

31 Unbranded bread, eggs, meat, livestock, poultry, fish and fish 

seed. 

32 Water other than aerted, mineral and distilled water and 

water sold in sealed containers. 

33 Wooden Bullock cart, wooden wheels and bullock cart axle of 

iron and steel. 

34 Writing slate and slate pencils, chalk sticks, crayons and foot 

rules. 

 

 

 Maharashtra– 

a. The owner or person in charge or driver of a vehicle shall  i. Carry with him a tax invoice or a bill of sale or a delivery note or such other documents as may be 

prescribed, in respect of the goods carried by the vehicle;  

India Interstate Regulatory Requirements   

 

ii. Produce the documents before any officer‐incharge of check‐post or barrier or any other officer and obtain the seal of such officer affixed thereon and give one copy of the bill of sale and delivery note or other document to the said officer and carry and retain with him the other copy until the termination of movement of goods  

iii. On entering the State, report at the first situated check‐post or barrier, and while leaving the State, report at the last situated check‐post or barrier and give a declaration to the said officer containing such particulars as may be prescribed in respect of the goods carried in the vehicle;  

b. Where a vehicle is carrying taxable goods,  i. From any place outside the State to any place outside the State and passes through the State; or imported 

into the State from any place outside the country and such goods are being carried to any place outside the State,the driver or any other person‐in‐charge of such vehicle shall furnish the prescribed information and obtain a transit pass in the prescribed form, in duplicate, from the officer in charge of the first check‐post or barrier after its entry into the State or after movement of such goods has commenced from the State,  

ii. The driver or the person in charge of the vehicle shall deliver within the stipulated time a copy of the transit pass obtained, to the officer‐in‐charge at the last check‐post or barrier before its exit from the State.  

c. Octroi is applicable in Maharashtra. which has octroiable zones.as? 

Area  Code Area Code    Area Aurangabad  AUR Nagpur NGP    Sangli Dombivili  DKU Nasik NSK    Kolhapur Mira road (Vasai ‐ E)  MIR Pimpri & Chinchward PMC    Kothrud (Pune) Mumbai  BOM Pune PNQ    Akola Ahmednagar  XHX Jalgaon JGO   

d.  Only the below mentioned pin codes of Mira Road are octroiable zones. 401101 ‐ Bhayander (West) 401104 ‐ Mira Village 401105 ‐ Bhayander (East) 401107 ‐ Mira road Station (East)  

e. Octroi in Mumbai Shipments received by surface can be Octroi cleared through  1. Eastern Express Highway near Thane (EEH)  2. Mulund on Bombay Agra Road (Mulund Naka)  3. Bombay Poona Highway Trombay (BPH)  4. Dahisar on Western Express Highway  5. Airoli off Easter Express Highwaynaka Octroi is determined by Assessor and collector, assisted by Asst. 

Assessor and Collector and superintends and Inspectors. Posted in three shifts in all the four nakas   Exemption from Octroi  

0. Used containers of durable nature imported into Greater Bombay limits may be exempted from Octroi provided:  

1. Importer provides declaration that the consignment consists of used containers of durable nature and agrees to make cash deposit as may be fixed by Octroi authorities as a guarantee that such containers are exported from Greater Mumbai duly filled up.  

2. Importer agrees to render a monthly account of import and export of such empty containers to Octroi authorities.  

3. Containers of durable nature means containers of type that are ordinarily used more than once E.g. drums, barrels, gas cylinders, aerated water bottles, glass or plastic carboys for acids, chemicals etc.  

4. Articles brought in as personal luggage by any person may be exempted from octroi whether the person accompanies such luggage or not.  

5. The consignor/consignee has to give a declaration that the articles have been his property and are brought for his personal use or for the use of the family and are not for sale or for the use of other people  

6. Such exemptions are normally available for articles liable for Octroi of value up to Rs. 150/‐ and or weighting up to 20 kgs.  

7. In case the value or the weight of the articles brought in as personal luggage exceeds the limit of free allowance the commissioner can use his discretion and decide whether to exempt from Octroi or not.  

8. Personal belongings of Govt. officials or officials of the corporations is permissible on production of a certificate signed by the head of the Department to which the official belongs or incase of head of department by a secretary to State/Central Government or by a Deputy Municipal Commissioner and for a MP/MLA/MCC on production of a certificate signed by the concerned secretary attached to Lok Sabha, Rajya Sabha, State assembly or State council.  

India Interstate Regulatory Requirements   

 

9. For retired Central/ State Government official for entry within a year from the date of retirement of production of a certifying the date of his retirement from Govt. service by his head of department or in case of head of department by a secretary to State/ Central Government.  

10. For family members of a State/Central Government official whose demise occurs while in service, for entry with in a year from the date of death on production of a certificate duly signed by the head of the department, about the status of the demised government official and the date of his death while in service. 

11. For diplomatic missions and diplomatic officers for articles imported through Mumbai for subsequent dispatch outside Mumbai on production of sufficient documentation to this effect.  

12. Articles imported by the following organizations, their officials and representatives for their bonafide use of production of declaration by them  

a. United Nations Organization  b. Internal civil Aviation Organization  c. World Health Organization  d. International Labor Organization  e. Food and Agricultural Organization of United nations  f. United Nations educational scientific and cultural Organization  g. Internal monitory fund  h. Internal Banking of reconstruction and development  i. Universal Postal union And such Organizations of International Importance.  

 Manipur–  Documents to be carried by owner or the person in‐charge of goods vehicle and to be produced at the check post 

i. in case of movement of non‐taxable goods from Manipur to places outside the State and to Manipur from places outside the State, bill of sale/invoice and consignment note;  

ii. in case of import of taxable goods into Manipur, declaration in Form 27, invoice, consignment note and manifest of the transporter, carrier or the transporting agent;  

iii. in case of dispatch of taxable goods outside the State from a place within Manipur, a declaration in Form 28, invoice consignment note, manifest of the transporter, carrier or transporting agent;  

iv. in case of movement of taxable goods through Manipur, from any place outside the State to any other place outside the state—  

1. at the entry check post, Transit Pass in Form 29 issued by the Check Post Authority, invoice, consignment note, manifest of the transporter, carrier or transporting agent and the statutory documents of the originating State, if the goods are taxable in that State;  

2. at the exit check post, invoice, consignment note, manifest of the transporter, carrier or transporting agent, statutory documents of the originating State, if the goods are taxable in that State and transit pass in Form 29 issued by the entry check post;  

3. in case of intra‐State movement of taxable goods, a valid tax clearance certificate in Form 30 and invoice of the selling dealer, consignment note and manifest of the transporter, carrier or transporting agent.  

 Meghalaya –  Documents to be carried by the owner or the person in charge of the vehicle carrying goods to be produced at the check post 

a. In case of movement of non taxable goods from Meghalaya to places outside the state bill of sale in Form 35,Invoice & Consignment Note.  

b. In case of import of taxable goods into Meghalaya Road Permit in Form 40,Invoice,Consignment Note and Manifest of the transporter, carrier or the transporting agent.  

c. In case of dispatch of taxable goods outside the state from a place within Meghalaya Permit Form 37, Invoice, Consignment Note and Manifest of the transporter, carrier or the transporting agent  

d. In case of movement of goods taxable in Meghalaya, through Meghalaya from any other place outside the state to any place outside the state  

i. At the Entry check post ‐ Invoice, Consignment Note and Manifest of the transporter, carrier or the transporting agent and statutory documents of the importing state if the goods are taxable in the state.  

ii. At the Exit check post ‐ Invoice, Consignment Note and Manifest of the transporter, carrier or the transporting agent and statutory documents of the importing state if the goods are taxable in the state and Transit pass in Form 38 issued by the Entry check post.  

e. Trip sheet containing particulars such as place and date of loading, particulars of goods loaded, quantity and weight of goods, destination of the trip, registration number of the vehicle, name of the driver along with driving licence number and 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

remarks.  

 Mizoram –  Inbound commercial shipments for Manipur must have Form 33 in addition to challan, bills of sale or dispatch memos.The Form needs to bear the seal and signature of the Shipper, Consignee and the sales tax authorities of Manipur. With out the seal and signature of any one mentioned above the form is considered to be invalid. The road permit is to be endorsed at the border check post. 

 Nagaland – 

a. Declaration of imports in Form VAT‐23 (Challan Inward) for bringing or receiving goods from outside the State to any place in the State  

b. Bill of sale in Form VAT‐24 (Challan Outward) for dispatch of goods by him from any place in the State to any other place in or outside the State  

c. Transit Pass in Form VAT‐25 together with consignment note, invoice, sale bill or documents of like nature in respect of taxable goods exceeding the prescribed quantum or value dispatched from any place outside Nagaland and bound for any place outside Nagaland  

d. The person in‐charge of vehicle shall carry with him the goods vehicle record, trip sheet or a log book.  

Orissa – 

a. The Officer in charge of the check post or the barrier has the authority to examine the goods in the vehicle or carrier and all records connected with the goods in the vehicle or carrier including Way bill in Form VAT 402,declaration & Transit Pass.  

b. Where a vehicle carrying goods intends to transit through Orissa from a place outside the State to another place outside the State, the driver or any other person claiming to be in charge of the goods shall report to the Officer‐in charge of the entry check‐post or barrier and obtain a transit pass in Form VAT ‐ 406.  

Note:‐Please note Invoices should be typewritten and not hand written 

c) If the C'nee is a Registered Dealer ‐ Form XXXII along with an Invoice with TIN/CST nos mentioned on it is mandatory.It is within the rights of the Sales tax officer examining the paperwork to disallow or impound such shipments, which are found traveling with hand written invoices. 

 d) If the C'nee is an unregistered dealer ‐ Entry tax will be applicable. In addition, Form 402A and invoice is mandatory. The c'nees has to obtain the Form 402A from the local sales tax office by applying for the same along with a copy of the invoice of the consignment proposed to be imported. 

 e) If the C'nee is an Individual ‐ If the shipment is addressed to his/her residential address Form 402A is exempted but Entry Tax is applicable. However such consignments must be addressed to the individual residential addresses only and not to their offices or even C/o the office.  

 f) If the C'nee is Govt/Embassy/Defence/Institutions ‐ Entry tax will be applicable. In addition, Form 402A and invoice is mandatory. However the Orissa Sales Tax Commissioner is empowered to issue an Tax Exemption Certificate to such c'nees 

Punjab – 

a. Procedure regarding declaration for transport of goods to and from the State – The owner or person in charge of the goods vehicle shall submit before the authorized person at the Information Collection Centre;‐  

1. Delivery challan or sale invoice, bill or cash memo as the case maybe.  2. Declaration for transport of goods to and from the State in Form VAT–36, in duplicate; and  3. Goods Receipt or trip sheet or way bill or log book, as the case may be.  

Form VAT – 36 The Form referred for the sale or dispatch of the goods by a taxable person from within the State to a place 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

outside the State or for the import of the goods from outside the StateWhere the goods vehicle bound for any destination outside but passing across the State the owner or person‐in‐chare of vehicle shall submit at the exit information collection centre a declaration within 48 hours of entry in Form VAT‐35 in duplicate.  

b. Octroi is applicable in Punjab(Jalandhar and Firozpur cantonment area). Octroi is calculated on value or weight depending on the item. Shipments for Mohali are covered by Punjab sales tax rules, though the routing is via. Chandigarh. 

c. The invoice should bear the TIN no. of consignee  ‐ In case consignee has applied for CST/LST nos then A/F certificate from consignee is required for clearance. The consignee's CST number for Punjab should always be given with the registration date. Eg. CST no. '24182451 dated 08‐05‐92 ‐ Shipments for Mohali are covered by Punjab sales tax rules, though the routing is via. Chandigarh. 

d. Shipment transiting thru the state of Punjab: ‐Shipments that need to transit through the state of Punjab are to be cleared under Form 25. ‐ This is a transit form, which needs to be filled by the carrier. The onus of getting the form cleared while the shipment leaves the boundaries of the state of Punjab lies with the carrier. The carrier is liable for payment of penalty incase the Form 25 is not closed. Form 25 is a transit pass which needs to be opened and closed by the transported/carrier at the entry and exit check post without fail.  

Rajasthan – 

a. Declaration required to be carried with the goods in movement for import within the State ‐ A registered dealer who intends to bring, import or otherwise receives any taxable goods from outside the State, as may be notified by the State Government of the value of rupees ten thousand or more for use, consumption or disposal otherwise than by way of sale; shall furnish or cause to be furnished a declaration in Form VAT‐47, completely filled in all respects. The original and duplicate marked copies of form VAT 47 shall be carried with the goods in movement and submitted to the entry check post. Which shall retain the original copy and return the duplicate after signature and marking seal of verification.  

b. Declaration required to be carried with the goods in movement for export out of Rajasthan or in the course of inter‐ State trade or commerce. A registered dealer who dispatches any goods taxable within the State, to a place out of the State,‐  

i. for sale outside the State or by way of branch transfers / depot transfers / stock transfers, except the goods as may be notified by the State Government, or  

ii. In the course of inter‐State trade or commerce, as notified by the State Government, shall furnish or cause to be furnished declaration in Form VAT‐49 completely filled in all respects. The counter file shall be kept with the dealer and the portions marked original and duplicate shall accompany the goods and submitted to the in‐charge at the entry check post who shall keep the original and return the duplicate after seal of verification  

c. The owner or person in‐charge of the vehicle shall carry with him goods vehicle records including challans, bilty, invoices, prescribed declaration forms and bills of sale and dispatch memo.  

d. The owner or person in‐charge of the vehicle shall obtain a transit pass for entering the state from outside and passing through the state. The transit pass shall be obtained at the entry check post and handed over to the officer in‐charge of the exit check post. The transit pass shall be obtained by the driver or person in‐charge of vehicle or carrier of goods in form VAT 51, part A of which shall be submitted to first entry check post Part A & B shall be authenticated by the officer in‐charge of check post and returned to the applicant. Part A shall be retained by the officer in‐charge of check post Part B of VAT form 51 shall be retained by the officer in‐charge of the exit check post and part C shall be returned to the driver or person in‐charge of vehicle.  

e. If there is any sale to the delar then there is no permit and entry tax is required if there is any tranction taking place on behalf of indivisal then entry tax will be applicable as per the product.  

f. Exempted Shipments :If the above items are not coming for resale but own consumption by the consignee who is an individual or non commercial organization, which is not registered with the sales tax department (i.e. has no CST or LST no) then a signed declaration from the consignee that the items are for own use and not for resale should accompany the shipments. If the declaration does not accompany the shipment then obtain declaration from the consignee with out which a penalty of 30% of invoice value will be levied on the consignee. 

g. In this case commercial invoice will not show the CST/LST number of consignee. h. Shipments other than the ones listed above are exempted from sales tax. i. STOCK TRANSFERStock Transfer Shipments Must Be Forwarded With Form 47 Into Rajasthan 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

 If the consignee is not a registered dealer with sales tax department for e.g. Individuals, Banks, Govt. Officers, Insurance company, Charitable trust, Financial Institutions and any other organizations which are not involved in selling activities and the stock transferred is not for resale but for own consumption then the shipment must be accompanied by a declaration from consignee that the items are for own consumption and not for resale.If the declaration does not accompany the shipment then obtain declaration from the consignee without which a penalty of 30% of invoice value will be levied on the consignee. 

Examples: 

 If TNT India Pvt Ltd, DEL is sending medicines to TATA INFOTECH in Jaipur for resale, Form 47 must accompany the shipment. If TNT India Pvt Ltd DEL is sending computer to their office TNT India Pvt Ltd  in Jaipur for their own use and not for sale then a declaration is a must stating that goods are for personal use only, along with the challan and declaration the photocopy of original purchase invoice/bill should be enclosed. Entry tax will be applicable @ 4 % on declared value.   

Sikkim – 

j. Inbound shipments for Sikkim must have Form 25 in triplicate (for registered dealer) or Form 26 (for any other person).The Form needs to bear the seal and signature of the Shipper, Consignee and the sales tax authorities of Sikkim. With out the seal and signature of any one mentioned above the form is considered to be invalid. The road permit is to be endorsed at the border check post.  

k. The driver or person in‐charge of vehicle shall carry with him the records of goods including challans, bills of sale or dispatch memo and prescribed declarations form or way bill dully filled or signed by the consignor.  

l. The driver or person in‐charge of vehicle shall present before the Assistant Commissioner or the Commercial Tax Inspector at the entry check post way bill in Form 25 in triplicate at the time of importing consignments of goods by registered dealer into Sikkim from outside. A single waybill shall be used for each consignment of goods transported in a vehicle irrespective of a value or quantity of consignment.  

m. The driver of the goods vehicle shall submit a declaration in Form 27 filed in by the consigner originating from any place in Sikkim and destined to any place within Sikkim to be handed over by the driver to the Assistant Commissioner or Commercial Tax Inspector authorized to intercept or detain consignment for verification. The driver of the vehicle shall further carry with him a consignment note, delivery note, invoice, road challan or any other document of like nature.  

n. Any person or organization not registered under the Act desiring to transport goods outside Sikkim shall fill Form 26 in triplicate and hand over the same to the driver who shall handed over to the Assistant Commissioner and commercial Tax Inspector at the check post the goods should be intended to be dispatched outside Sikkim otherwise than by sale.  

o. Any person or dealer transporting goods on his own account or on account of a consignee from a place within Sikkim to a place outside Sikkim shall fill waybill in Form 25 in triplicate and the deliver of the vehicle shall carry the same and produce it before the produce it at the check post.  

Tamil Nadu – 

p. For Outbound shipments from Tamilnadu locations Form 20 to be collected from shipper.  q. For Inbound shipments into Tamilnadu the consignee's CST number and TNGST number must appear on the 

invoice. In case the consignee is an individual, not having the numbers, a declaration by consignee stating "NOT FOR RE‐SALE AND BOUGHT FOR OWN USE" must be provided. The owner or other person in charge of a goods vehicle shall carry with him‐‐  

i. Bill of sale or delivery note in Form JJ or such other documents in Form MM as may be prescribed alongwith goods vehicle report or trip sheet or logbook and  

ii. Goods vehicle record or trip sheet,relating to the goods under transport and particulars to be submitted to the officer in charge  

r. When a goods vehicle carrying any goods, coming from any place outside the State and bound for any other place outside the State, passes through the State, the owner or other person in‐charge of such goods vehicle shall obtain a transit pass in the prescribed form, Form LL and in the prescribed manner from the officer in‐charge of the first check post or barrier, after its entry into the State  

India Interstate Regulatory Requirements   

 

s. For goods meant for export the person in‐charge of the vehicle shall carry with him the following documents:  

i. A trip sheet or logbook may be ii. A bill of sale of Form KK;and iii. In case of goods moved for export 

If the purchase is made in the state, ‐ i. Sale invoice, and ii. Letter from the exporter specifying the port of export name of ship and 

probable dates of arrival and departure from the port If the purchase is made outside the state 

iii. Purchase invoice of the goods purchased and iv.Letter from the clearing or forwarding agent addressed to the export agent specifying the quantity and value of goods consigned for export and name of the form outside the state on whose behalf purchase goods are purchased for export 

t. In case of imported goods,‐  i. Copy of foreign invoice with the bill of entry  ii. Letter from the importer or forwarding or clearing agent addressed to the consignee 

specifically mentioning the description of the goods imported  iii. iii.Record showing value of the goods imported.  

Tripura –  Commercial shipments to state must accompany with Form XXVI / XXIV in triplicate and shall contain a correct and complete account of the goods carried by the transporter. Above form to be collected from shipper 

Uttar Pradesh – 

u. Form 38 along with commercial invoice is mandatory for inbound shipment for registered dealers.  v. Form should bear stamp and signature of consignee & shipper and sales tax department of UP.  w. Form 39 is mandatory for personal and non commercial shipments.  x. Transit application in Form XLIII  y. UP Tax on Entry of goods (amendment bill 2009) has been passed on 27th Feb 2009 . z. Commercial shipments to Uttar Pradesh require to be accompanied by Form 31/38, Along with Form 31/38 a 

commercial invoice filled with all details is a must. The Form should bear stamp and signature of the shipper, consignee and the sales tax authority of Uttar Pradesh. 

aa. Non‐commercial shipments addressed to individuals, Govt. Agencies and Unregistered dealers require to be accompanied with Form 39.  Forms 31/38 AND FORM 39 are in 3 parts marked original, duplicate, triplicate. Original part is retained by Sales Tax department of check post at the time of entry and the duplicate delivered to consignee along with the shipment. 

bb. Form 31/38 and 39 are issued by UP sales tax authority. Form 39 is valid for one month only. Validity of Form 39 is mentioned on the form. These forms are obtained by the consignee signed & stamped and the triplicate copy is retained by the consignee and the original and duplicate are sent to the consignor by consignee. The original and duplictate copies of these forms as applicable should be signed and stamped by consignor, consignee and sales department of UP. 

cc. original & duplicate of these forms as applicable from the consignor at the time of pickup. dd. Check whether the forms bear the signature of the consignor & consignee and are properly filled. ee. If the sales officer finds the goods are undervalued then a penalty of upto 40% on the assessed value is levied.ff. The consignee either pays the penalty for clearing the shipment or has to prove to the sales tax officer the 

correctness of invoice value to get the penalty waived. gg. Outbound shipments There Is No Saletax Form Required For Shipments Travelling out of Uttar Pradesh hh. Multiple cons can be travel in UP with the single permit. 

Note.: Form 31/38 and 39 without signature and stamp of Sales tax department of UP is not valid. It should be properly filled with stamp and signature of consignor & consignee.  

Uttaranchal – 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

ii. There is no sales tax form required for shipments travelling out of Uttaranchal 

jj. Commercial shipments to Uttaranchal require to be accompanied by Form 16; Along with Form 16 a commercial invoice filled with all details is a must. The Form should bear stamp and signature of the consignor, consignee (a registered dealer) and the sales tax authority of Uttaranchal. Non‐commercial shipments addressed to individuals, Govt. Agencies and unregistered dealers require to be accompanied with Form 17. 

kk. Forms 16 and 17 are in 3 parts marked original, duplicate, triplicate. Original part is retained by Sales Tax department of check post at the time of entry and the duplicate delivered to consignee along with the shipment. Additional document to be carried include sale invoice, bill or challan and authorization for transfer of goods/goods challan hereinafter referred to as trip sheet in triplicate. Trip sheet shall be in form XVIII and shall contain details of all goods carried. Separate trip sheets shall be maintained for different destinations. 

ll. Form 16 & 17 are issued by Uttaranchal sales tax authority Form 17 is valid for one month only.Validity of Form 16 is mentioned on the form. These forms are obtained by the consignee signed & stamped and the triplicate copy is retained by the consignee and the original and duplicate are sent to the consignor by consignee. The original and duplicate copies of these forms as applicable should be signed and stamped by consignor, consignee and sales department of Uttaranchal. 

mm. No free trade samples or promotional material are allowed in Uttaranchal with out Forms 16/17 for shipments sent within Uttaranchal (i.e. origin and destination are both in Uttaranchal) then OC stamp on the invoice is a must. 

The driver or person in‐charge of vehicle coming from any place outside the state and passing across state to any place outside the state shall present the trip sheet in triplicate at the entry check post and one copy of the verified trip sheet at the exit check post 

West Bengal – 

nn. For Inbound Shipments, West Bengal Tax Form 50 is a must Form No. 50 in duplicate duly filled in and signed by the dealer casual dealer or any other person on whose account such consignment of goods is imported or brought into West Bengal for endorsement of such way bill by such Sales Tax Officer or Assistant Sales Tax Officer of the checkpost, as the case may be. Such dealer, casual dealer or any other person, or the driver or person in charge of the vehicle, as the case may be, shall also present before such authority the consignment note, bill, invoice, road challan, trip sheet or any other document of like nature in respect of such consignment of goods for the purpose of verification After the way bill is presented the Sales Tax Officer or Assistant Sales Tax Officer of a check post shall, endorse the way bill and record in the Entry Register the particulars of the consignment of goods and of the way bill related and allow the vehicle to move. The person in‐charge of the vehicle shall also present the consignment note, bill, invoice, road challan, trip sheet or any other document of like nature.  

oo. For Outbound Shipments, West Bengal Tax Form 51 is a must Any casual dealer, dealer or any other person shall, while transporting any consignment of goods dispatched from any place in West Bengal, to any place outside West Bengal either on his own account or an account of any consignee, make over to the carrier a way bill in Form No. 51 in duplicate, a copy of challan in duplicate in respect of such consignment of goods and the trip sheet and the carrier shall produce the same before the Sales Tax Officer or Assistant Sales Tax Officer posted at the last check post before the exit of the goods vehicle from West Bengal.  

pp. For Shipments entering West Bengal and bound for a place outside West Bengal, the carrier has to make a declaration on the body of the consignment note or on document of like nature that the goods being carried shall not be unloaded in West Bengal and shall specify the name of the last check post through which the vehicle shall move outside West Bengal. The note containing the declaration has to be submitted at the entry check post and the exit check post. The format of declaration is given in Rule 121 of the West Bengal Value Added Tax Rules, 2005. Similar declaration is to be made in case of transshipment of goods in West Bengal. The carrier shall further note the details of the vehicle carrying the transshipped goods. However the declaration is not required to be made in case of transshipment of export goods under Section 5 of the Central Sales Tax Act, 1956.  

qq. Road permit required for promotional good also which ever value is there this can be issue from the Sales tax office at Calcutta. 

rr. One con one permit is valid check‐post will not accept the multiple cons in one permit. ss. Permit validity is one year after date of issue. 

India Interstate Regulatory Requirements   

 

tt. There is one consignment with one permit will be accepted at the check‐post. 

• SHIPMENTS EXEMPTED FROM SALES TAX IN WEST BENGAL 

 1. Agricultural implements manually operated or animal driven. 2. Aids and implements used by handicapped person. 3. Aquatic feed, poultry feed and cattle feed including grass, hay and straw but not including aquatic, poultry and cattle feed supplement, additives. 4. Betel leaves. 5. Books, periodicals and journals but not including exercise books, drawing books, graph books, account books, laboratory books, diaries, letter pads. 6. Bread except pizza bread containing any types of fruit or vegetable. 7. Charka, amber charka, handlooms and handloom fabrics and Gandhi topi 8. Charcoal. 9. Coarse grains other than paddy, rice, and wheat.  

The highlights of the new system are as under:‐  1) The Way Bill obtainable through the new system is known as Form 50A.  2) The system covers all dealers who are required to file electronic Return under the West Bengal Value Added Tax Act, 2003. In fact presently almost all dealers registered under the Act are required to file electronic Return.  3) In the system the registered dealer willing to import goods has to generate the Way Bill electronically through the Directorate’s website  4) The generation of the Way Bills will be made in original and  duplicate, in two separate Parts.  5) Initially the importing registered dealer (consignee) will have to input his VAT RC No. and the name, address and VAT RC No. of the dealer from whom he wants to purchase or transfer the consignment.  6) On submission of the above information, the Part‐I of the Way Bill will be generated with a unique Way Bill Key No. The importer dealer can generate one or many such Part‐I at a time, subject to the limit as and when fixed by the Directorate. For the time being no such limit is fixed.  7) The consignee will print the Part‐I of the Way Bill so generated, put his seal and signature with date on the same.  8) Part‐II of the Way Bill will be generated online by furnishing thedetails of the consignment to be imported, after recalling the information already furnished in Part‐I, by inputting the Way Bill Key No. An annexure will also be generated in the process. The Part‐II and the annexure so generated need be printed and signed by the consignee or his representative. The Part‐II will contain the Final Way Bill No. as well as the Way Bill Key No.  ****Part‐I, Part‐II and the annexure together will form a complete Way Bill. The transporter / driver should possess such a Way Bill before entering the territory of West Bengal.****