Indicadores de GestiónIndicadores Vs. SGC
Indicadores Vs. SCI
Indicadores MECI 1000
Reflexión 2
Diagnóstico de Gestión
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OBJETIVOS
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REFLEXIÓN
“Si no se miden los resultados, las Organizaciones van a la deriva, NO APRENDEN y tampoco permiten o exigen que los individuos que pertenecen a ellas lo hagan.
La función de las evaluaciones es decirles a los administradores y a los participantes cómo van y qué les hace falta. Un principio básico de la administración es que uno obtiene lo que mide”.
Eficacia
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Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que actúan entre sí
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización
SISTEMA
GESTIÓN
Políticas
Objetivos
Procesos
Recursos
Planificación
Control
Aseguramiento
Mejoramiento
Indicadores
1
2
¿QUÉ ES EL CONTROL DE GESTIÓN?
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¿QUÉ SON LOS INDICADORES DE GESTIÓN?
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Ley 872 de 2003
Parágrafo 1º. Este sistema tendrá como base fundamental el diseño de indicadores que permitan, como mínimo, medir variables de eficiencia, de resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los organismos de control, los cuales estarán a disposición de los usuarios o destinatarios y serán publicados de manera permanente en las páginas electrónicas de cada una de las entidades cuando cuenten con ellas.
Decreto 4110 de 2004
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NTCGP 1000 de 2004
1.1 GENERALIDADES. c. la obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso, y d. la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.
1.2 PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Enfoque del sistema para la gestión: el hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. Mejora continua: siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.
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NTCGP 1000 de 2004
4.1 REQUISITOS GENERALES La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de esta norma. e. realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos.
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NTCGP 1000 de 2004
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos La entidad debe aplicar un sistema de evaluación apropiado para el seguimiento y, cuando sea aplicable, para la medición de los procesos del sistema de gestión de la calidad. Este sistema debe demostrar la eficacia, eficiencia y efectividad. Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del producto y/o servicio. El sistema de evaluación debe facilitar el seguimiento por parte de los clientes y las partes interesadas, y los resultados pertinentes deben estar disponibles y ser difundidos de manera permanente en las páginas electrónicas, cuando se cuente con ellas
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INDICADORES VS. SCI
MECI de 2005
2. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN 2.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL ELEMENTOS DE CONTROL 2.1.4 Indicadores: Elemento de control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de objetivos y metas previstos.
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INDICADORES MECI 1000:2005
Indicadores de eficiencia: Establecen la relación entre los costos de los insumos y los productos de proceso; determinan la productividad con la cual se administran los recursos, para la obtención de los resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos.
Indicadores de eficacia: Miden el grado de cumplimiento de los objetivos definidos en el Modelo de Operación.
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DISEÑO DE INDICADORES MECI 1000
Variable o aspecto clave del proceso de cuyo resultado depende el logro de los objetivos
Definir si es de eficiencia, eficacia o efectividad
Establecer un nombre que identifique el resultado que se quiere obtener, al establecer la relación entre variables o el factor clave
Determinar la relación entre variables o fórmula para calcular el valor del indicador
Interpretar el resultado obtenido frente a la medición efectuada a partir de las variables definidas para el indicador
Consignar el resultado que se desea alcanzar respecto del Factor Crítico a medir
Valores máximos o mínimos que permitan mantener el indicador en condiciones de control y faciliten el uso de alertas
Frecuencia con que se realizará la medición del indicador
Responsables de 1) Medir y 2) Interpretar y analizar el resultado
Variables, factores claves o vitales: Pulso, tensión arterial, frecuencia cardiaca, la respiración y la temperatura.
Plan Programa Proyecto Proceso
Factor Crítico de Éxito
Desterrar de raíz el “yo creo”, “me parece”, “yo pienso”
N.N
“Lo que no se mide, no se conoce, lo que no se conoce no se administra; lo que no se administra no se mejora”
Planear
Organizar
Dirigir
Controlar
ETAPAS DEL SISTEMA DE INDICADORES
Diagnóstico de la organización y su cultura de la evaluación de la gestión.
Descripción de los procesos y su información asociada.
Diseño de los indicadores.
DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN
La organización está direccionada por áreas o por procesos, y cuáles son.
Están identificados los responsables, objetivos, recursos y procedimientos documentados de las áreas o procesos.
La organización planifica periódicamente sus actividades administrativas y operativas, y las comunica a todos los niveles.
Se asegura el personal de realizar las actividades de acuerdo con las disposiciones planificadas.
Existe un sistema o sistemas de medición de la gestión. Cuáles.
Las acciones de mejora en la organización se realizan con base en hechos y datos.
P
H
V
A
Versión:
Indicadores
Internos: Externos:
Táctico: Unidades estratégicas de negocio, a mediano plazo
Operativo: Equipos de trabajo, a corto plazo
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Unidades Estratégicas
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EFICIENCIA:
Es el uso racional de los recursos disponibles en en el funcionamiento de la organización y en la prestación del servicio.
EFICACIA:
Es el logro de las metas organizacionales y de los atributos de calidad
del producto que satisface las necesidades y demandas
de los clientes y partes interesadas.
EFECTIVIDAD:
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Eficiencia (Recursos)
Eficacia (Atributos)
Efectividad (Impacto)
Calidad Oportunidad en la entrega Amabilidad Confiabilidad Quejas Satisfacción del cliente Servicio
Rendimiento Productividad Cobertura Participación en el mdo. Impacto Crecimiento Beneficios Retención de clientes Incremento de clientes Nuevos productos
PROCESO
Insumos
PROVEEDORES
Resultados
CLIENTES
Eficiencia
Eficacia
Efectividad
Grado de aprovechamiento de los recursos
Recursos/Productos o Actividades
Consumo de Recursos
X 100
No. H-H laboradas
PROCESO
ENTRADAS
SALIDAS
ACTIVIDADES
EFICIENCIA
EFICACIA
Como una razón:
Nivel de Referencia
0.90
Total Solicitudes
INDICADORES DE EFECTIVIDAD
Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se optimizan los recursos.
PROCESO
ENTRADAS
SALIDAS
ACTIVIDADES
EFICIENCIA
EFICACIA
EFECTIVIDAD
Nivel de Referencia
0.98
Frecuencia: ______________________ Punto de Lectura: _____________
se refiere a las variables que se quiere analizar
orientación de la medición dirigida hacia la eficiencia, eficacia o efectividad
Establecer un nombre que identifique el resultado que se quiere obtener, al establecer la relación entre variables o el factor clave
Interpretar el resultado obtenido frente a la medición efectuada a partir de las variables definidas para el indicador
se refiere al uso que se le quiere dar a la información obtenida
se refiere a los estándares de comparación de los indicadores
resultado que se desea alcanzar respecto del Factor Crítico a medir
se refiere a los puntos o actividades del proceso en las cuales debe realizarse la medición. Deben quedar claros los procedimientos
Periodicidad con que se realizará la medición del indicador
Cartilla o Manual de Indicadores
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Leer los requisitos asignados a cada proceso.
Revisar el objetivo de cada proceso.
Proponer indicadores y metas para cada proceso.
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REFLEXIÓN
“El riesgo involucrado en administrar en el “limbo”, o en medio de la desinformación precisa y objetiva es demasiado grande, y las condiciones actuales no nos permiten darnos el gusto de seguir administrando con base en supuestos y vaguedades”.
Es necesario identificar las variables que afectan el desarrollo de las empresas: diagnóstico situacional.
Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo
REFLEXIÓN
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REFLEXIÓN
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