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Inducción Jefes de Control Interno Orden Territorial
Jornada 1Fecha: 15 de marzo
Instrumentos para el ejercicio de Auditoria (Decreto 648 de 2017)
Buenas prácticas para la presentación de informes
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Agenda
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Informes de Ley Oficinas de Control Interno5
Objetivos Proceso de Inducción y Temáticas a tratar
Alineación Estratégica de la Oficina de Control Interno
Roles Oficina de Control Interno
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Objetivos de la Estrategia
Guía de Auditoría para Entidades Públicas
Modelo Estándar de Control Interno MECI (Actualización a partir del Modelo Integrado de Planeación yGestión MIPG)Lineamientos generales sobre Auditoría Interna
Resolución de inquietudes Jefes de Control Interno o quienes hagas sus veces
Curso Virtual a través de EVA
Alineación Estratégica de la Oficina de Control Interno
1. Esquema de una organización
2. Conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad.
Con el fin de procurar que: Integrado por:
Todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos.
Se realicen de acuerdo con:
Las normas las políticas trazadas por la dirección ylas metas u objetivos previstos.
Responsable de:
, como un mecanismo de autoprotección que le permitadar cumplimiento al quehacer institucional
Establecer la Política de de laEntidad.
Determinar lineamientos que permitan contar con un contextoacorde con el de la entidad.
Realizar seguimiento a los de laentidad y tomar decisiones.
Disponer los recursos físicos, económicos, tecnológicos, deinfraestructura y de talento humano requeridos para la
.
Instancia decisoria dentro del Sistema de Control Interno de la entidad,responsable de (Decreto 648 de 2017):
Evaluar el estado del de acuerdo con lascaracterísticas propias de cada organismo o entidad
Aprobar el de la entidad presentado por el jefe decontrol interno o quien haga sus veces, y efectuar sugerencias.
Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, asícomo verificar su cumplimiento.
Servir de instancia al interior de la entidad para resolver las diferencias quese presenten en desarrollo del ejercicio de
Recomendar prioridades para la adopción, adecuado funcionamiento yoptimización de los sistemas de información gerencial, así como para lautilización de de gestión.
Evaluador que genera a la entidad y es unapoyo estratégico para la Dirección.
Proporciona apoyo a las actividades de evaluación de riesgos.Monitorea la exposición de la organización frente a los
Ayuda a fortalecer la entidad yDetermina la de los controles.Lleva a cabo a la planeación estratégicaInforma Hallazgos y Proporciona recomendaciones de forma independiente y con alcance preventivo.
Son responsables de:Desarrollar de forma eficiente de los procesos en losque participan.Identificar los riesgos y el establecimiento decontroles en sus procesos y/o actividades.Hacer el seguimiento a los indicadores definidospara su proceso.Definir y aplicar los planes de mejoramiento quesurjan de ejercicios de mejora.Tomar acciones para el autocontrol en sus puestosde trabajoDar cumplimiento a las políticas de operación de laentidad.
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Línea estratégica
Primera línea de defensa(Gerentes públicos)
Segunda línea de defensa(Jefes de planeación)
Tercera línea de defensa(Oficinas de control interno)Componentes:
1. Ambiente de control2. Evaluación del riesgo3. Actividades de control4. Información y comunicación5. Actividades de monitoreo
Conjunto de directrices y condiciones mínimas que brinda la alta dirección de las organizaciones con el
fin de implementar y fortalecer su Sistema de Control Interno.
Proceso dinámico e interactivo que le permite a la entidad identificar, evaluar y gestionar aquellos
eventos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos
institucionales.
Acciones determinadas por la entidad, generalmente expresadas a través de políticas de operación, procesos
y procedimientos, que contribuyen al desarrollo de las directrices impartidas por la alta dirección frente al logro
de los objetivos.
La información sirve como base para conocer el estado de los controles, así como para conocer el
avance de la gestión de la entidad. La comunicación permite que los servidores públicos comprendan sus roles y responsabilidades, y sirve como medio para la
rendición de cuentas.
Busca que la entidad haga seguimiento oportuno al estado de la gestión de los riesgos y los controles, esto se puede llevar a cabo a partir de dos tipos de
evaluación: concurrente o autoevaluación y evaluación independiente.
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Función Pública, quien lo presidirá.Contaduría General de la NaciónDNPContraloría General de la RepúblicaAuditoría General de la RepúblicaProcuraduría General de la NaciónPresidente Fed. Nal. Deptos. y de la Fed.Municipios1 JCI (orden nacional) y 1 JCI enrepresentación de las gobernaciones.Presidente de la Organización Colombianade Contralores DepartamentalesComisión Legal de CuentasSecretario de Transparencia
Proponer la adopción de políticas,formular orientaciones y el desarrollo deherramientas, métodos y procedimientoscon el objeto de fortalecer el controlinterno.Proponer cambios a la normativavigente en materia de control interno.Recomendar al Gobierno Nacionaltemas prioritarios para los planes deauditoriaHacer sugerencias frente a losresultados de las entidades y proponermejoras.
: Jefes deControl Interno de las entidades que conformancada sector.
Jefes de Control Interno delas entidades del nivel central y descentralizadode la entidad territorial, así como entidades queno hagan parte de la rama ejecutiva del territorioprevia solicitud de estos.
Proponer tema prioritarios en las auditoriasAnalizar mejores prácticas y casos de éxito enmateria de control interno.Canalizar y proponer acciones de capacitación paralos auditores internosPropuestas para fortalecer el Sistema de ControlInternoApoyar a la entidades y hacer seguimiento a lasauditorias.
1) El representante legal quien lo presidirá.2) El jefe de planeación o quien haga sus veces.3) Los representantes del nivel directivo quedesigne el representante legal.4) El representante de la alta dirección para laimplementación del Modelo Estándar de ControlInterno.El jefe de control interno o quien haga sus veces,participará con voz pero sin voto en el mismo yejercerá la secretaría técnica.
Evaluar el estado del Sistema de Control Interno.Aprobar el Plan Anual de Auditoría presentado por el JCI o quien hagasus veces.Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética delauditor.Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan endesarrollo del ejercicio de auditoría interna.Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten laindependencia de la auditoría.Aprobar la política de administración del riesgo.
Mini. Hacienda y Crédito PúblicoMin. TICDAPREDNPDANEFunción PúblicaArchivo General de la NaciónAgencia Colombia Compra EficienteAgencia Nacional de DefensaJurídica del EstadoContaduría General de la Nación
Proponer políticas, normas, herramientas,métodos y procedimientos en materia de gestión ydesempeño institucional.Definir los criterios de evaluación y seguimientode las políticas de gestión y desempeñoinstitucional.Proponer estrategias para la debida operación delModelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.Evaluar el logro de los objetivos del ModeloIntegrado de Planeación y Gestión MIPG Y delcumplimiento permanente de sus principios.
: Ministro oDirector de departamento administrativo, quien lopresidirá, y por los directores, gerentes opresidentes de las entidades adscritas ovinculadas a cada sector.
Gobernador o Alcalde, quieneslos presidirán y los miembros de los consejos degobierno y por los gerentes, presidentes odirectores de las entidades descentralizadas de larespectiva jurisdicción territorial.
Dirigir y orientar la planeación estratégica delsector/Dpto o Municipio.Dirigir y articular a las entidades en laimplementación, desarrollo y evaluación del MIPG.Hacer seguimiento a la gestión y desempeño delsector y proponer estrategias para el logro de losresultados, por lo menos una vez cada semestre.
Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnósticopara facilitar la valoración interna de la gestión.Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas degestión y directrices en materia de seguridad digital y de lainformación.Presentar los informes que el Comité Sectorial de Gestión y elDesempeño Institucional y los organismos de control requieransobre la gestión y el desempeño de la entidad.
: Viceministro oSubdirector de departamento administrativo osecretarios generales; en el nivel descentralizado,por los subdirectores o los secretarios generales.
El representante legal de cadaentidad definirá la conformación, el cual serápresidido por un servidor del más alto niveljerárquico, e integrado por servidores públicos delnivel directivo o asesor.
Roles Oficinas de Control Interno
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Roles OCI
Liderazgo Estratégico
Enfoque hacia la prevención
Evaluación de la Gestión
del Riesgo
Relación con Entes Externos
de Control
Evaluación y Seguimiento
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Liderazgo Estratégico
Las Unidades de Control interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces,deben convertirse en un
Presentación de informes, Manejo de información estratégica y alertas oportunasante cambios actuales o potenciales que puedan afectar el cumplimiento de lasmetas y objetivos de la entidad.
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La función de debe ser proactiva y anticiparse, preguntando y contrastando con la
tiene depositadas en la función, y trabajar para conseguir el máximo alineamiento y coordinación posible.
Direccionamiento EstratégicoPresupuesto (principales proyectos)Gestión del RiesgoExpectativas de los líderes de proceso.
Liderazgo Estratégico
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Enfoque hacia la prevención
Articula la asesoría y acompañamiento con el fomento de la cultura delcontrol. Definir el alcance de la labor de asesoría en el estatuto de auditoría.
Este rol busca que las Unidades de Control Interno, Auditoría interna o quien haga sus veces,brinden un nivel de asesoría proactivo y estratégico que va más allá de la ejecución eficiente yeficaz del plan de auditoría.
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Advertir sobre operaciones o procesos en ejecuciónPrever graves riesgos que comprometieran el patrimonio públicoDenominado control de advertencia
Artículos 209 y 269 de la Constitución PolíticaEstructura de control que permita intervenir de manera preventiva,concomitante o posterior para detectar o prevenir desviaciones en la gestión.El SCI debe buscar proteger los recursos de la organizacDefinir y aplicar medidas para prevenir riesgos
Control preventivo (seguimientos, asesorías y acompañamientos).Incluir en los planes de auditoría de forma prioritaria el seguimiento a la ejecución de los recursos con un enfoque de riesgos, acorde con su importancia frente al logro de los objetivos.
Fortalecer la estructura de Control (Comité de Coordinación de CI)Fortalecer las Oficinas de Control Interno (mejores perfiles y competencias)
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Enfoque hacia la prevención
1. Con voz pero sin voto
2. Recomendaciones y Alertas en términos de riesgos y su posible materialización.
1. Proponer mecanismos que faciliten la autoevaluación del control.
2. Generar espacios para la mejora
1. Formar a la Alta Dirección y a todos los niveles de la entidad sobre las responsabilidades en materia de riesgos.
2. Ejercer la tercera línea (alcance preventivo).
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A cargo de servidores con responsabilidades de monitoreo y evaluación de controles y riesgos: Jefes de planeación, supervisores, interventores, coordinadores de otros sistemas.
Asegura que los controles y procesos de gestión del riesgo de la 1ª Línea de Defensa sean apropiados y funcionen correctamente
Define el marco general para la gestión del riesgo y el controlA cargo de la Alta Dirección y Comité Institucional de Coordinación de Control Interno
1ª. Línea de Defensa
A cargo de los Gerentes públicos y líderes de procesos o gerentes operativos de programas y proyectos de la entidad
La gestión operacional se encarga del mantenimiento efectivo de controles internos, ejecutar procedimientos de riesgo y el control sobre una base del día a día. La gestión operacional identifica, evalúa, controla y mitiga los riesgos.
2ª. Línea de Defensa 3ª. Línea de Defensa
A cargo de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quién haga sus veces
Proporciona Información sobre la efectividad del SCI., la operación de la 1ª y 2ª Línea de defensa con un enfoque basado en riesgos
LÍNEA ESTRATÉGICA
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Evaluación de la Gestión del Riesgo
Papel fundamental, a través de la asesoría y acompañamiento técnico y de evaluación yseguimiento a las diferentes pasos de la gestión del riesgo, que van desde la fijación de laPolítica de Administración de Riesgo hasta la evaluación de la efectividad de los controles .
La identificación y análisis del riesgo debe ser un proceso permanente einteractivo entre la administración y las Unidades de control interno o quien hagasus veces
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A -Poner a disposición de la administración
herramientas y técnicas usadas para laadministración del riesgo
No debe administrar ningún riesgo excepto losde seguimiento y evaluación
Definir los niveles de aceptación del riesgo
Ser un referente frente a la administración delriesgo
Proveer consejo y motivar o soportar lasdecisiones gerenciales sobre los riesgos, sinparticipar directamente en ellas
Identificar los riesgos de los procesos
Entrenar a la organización en la gestión deriesgos y controles a través de talleres
El rol de asesoría no debe derivarse enacciones de obligatorio cumplimiento para laadministración
Definir los controles para los riesgos de los procesos
Proponer espacios para el seguimientos de losriesgos (autoevaluación)
Establecer los niveles de participación de laOficina en el Estatuto de auditoría.
Imponer procesos de gestión de riesgos
Actividades frente a la Administración del Riesgo
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Evaluación de la Efectividad de los Controles
Autoridad ysegregación de funciones.
oportuno, acorde a la criticidaddel riesgo.
Verificar, conciliar, validar, cotejar,comparar.
Fuentede información (confiable)
Análisis ytratamiento.
Registros, soportes.
Que todas las actividadesestablecidas en el diseñose ejecutenadecuadamente.
Revisar fuentes deinformación (PQRD,auditorías organismos decontrol, información de losprocesos, entre otros).
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Relación con Entes Externos de Control
La Unidad de Control Interno, Auditoría Interna, o quien haga sus veces, sirve comopuente entre los entes externos de control y la entidad con el fin de facilitar elflujo de información con dichos organismos.
Se enmarca en la relación con los organismos de control respectivos y nocon todas las instancias externas con quienes tiene relación la entidad.
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Las entidades deben adoptar para distribuir información fuera de la entidad deacuerdo con la normatividad interna y externa en la materia, teniendo en cuenta:
Definición de las partes interesadas externas a la entidad que requieren información.
Pautas sobre los tipos de información permitidos y no permitidos de ser difundidos.
Las regulaciones de privacidad, las regulaciones de otro tipo y las consideraciones legales relacionadascon la difusión de información fuera de la entidad.
La autorización requerida para distribuir información fuera de la entidad.
Esta política o procedimiento a diseñar, tendrá alcance no solamente para la atención a los organismos de controlrespectivos, sino también hacia la atención a otras partes interesadas externas (organismos no gubernamentales,veedurías ciudadanas u otras que la entidad haya identificado), considerando que dicho procedimiento no pretende serorientador únicamente para la Oficina de Control Interno en cumplimiento de su rol con entes externos de control, sino quedebe orientar a los responsables que internamente se asignen para este tipo de actividades.
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Que se esté dando respuesta a todos y cada uno de los requerimientos, sedebe señalar en este caso que los responsables de los contenidos serán los líderes de losprocesos involucrados.
Que la información suministrada esté acorde con el tema solicitado o con elrequerimiento específico.
Que se entregue la información en los tiempos establecidos por el organismode control.
La labor del jefe de control interno es facilitar la comunicación entre el órgano de control y laentidad, para ello puede en los siguientes aspectos:
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No dar respuestas sin contar con los soportes e información relacionada por parte de loslíderes de los procesos y la administración
Establecer una cordial y respetuosa colaboración con los funcionarios del equipo auditor
Recibir las inquietudes y coordinar con los líderes de los procesos las respuestascorrespondientes, de forma clara y concisa
Participar en la primera reunión con el equipo auditor del ente del control respectivo,establecer el interlocutor para atender el proceso.
Velar por el manejo adecuado de la información bajo el debido cuidado y reservaprofesional.
En caso que la Oficina de Control Interno sea el contacto formal con el organismo de control, teneren cuenta:
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Evaluación y Seguimiento
Proporciona información sobre la efectividad del SCI, a través de un enfoque basado en el riesgo,incluidas las maneras en que funcionan la primera y segunda línea de defensa, así como generarlas recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización.
AtemorizanteSolo resalta los errores, nove lo positivoIntolerante, rígida,ajustada a la letra y no alespíritu de esta.Monologo, comunicaciónen una sola vía.Mala relacionista, cruda ydistante.
Evaluador, realimentadorVe y dice lo positivo y lonegativo en formaconstructiva.Adaptativa, flexible,realista, actualizada.Estudios y evaluacionescon perspectiva.Dialogo, comunicación endoble vía.Buena relacionista.
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Cuidado y diligencia profesional.
Información suficiente en lo que respecta a la observación, investigación
y confirmación.
Supervisión adecuada de las actividades por parte
del auditor interno de mayor experiencia.
Entrenamiento técnico y capacitación profesional.
Independencia Estudio y evaluación del Sistema de Control Interno.
Auditoría Interna
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Fase 1
Planeación de la auditoría
Fase 2
Ejecución de la auditoría
Fase 3
Comunicación de resultados de la auditoría
Fase 4.
Seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento
Fase 5
Planeación general para la Oficina de Control Interno (Plan Anual de Auditorías)
Fases Proceso de Auditoría
Instrumentos de Auditoría
Adicionó al Capítulo 4 del Título 21, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1083 de 2015
Promover una cultura éticaen la profesión de auditoríainterna.
Reglas de Conducta que describenlas normas de comportamiento que seespera sean observadas por losauditores internos. Su intención esguiar la conducta ética de los auditoresinternos.
Principios que son relevantes para la profesión y práctica de la auditoría interna.
1. Integridad La integridad de los auditores internosestablece confianza y, consiguientemente,provee la base para confiar en su juicio.
1. Desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia yresponsabilidad.
2. Respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda deacuerdo con la ley y la profesión.
3. No participarán a sabiendas en una actividad ilegal o deactos que vayan en detrimento de la profesión de auditoríainterna o de la organización.
4. Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticosde la organización.
2. Objetividad Los auditores internos exhiben el más altonivel de objetividad profesional al reunir,evaluar y comunicar información sobre laactividad o proceso a ser examinado. Losauditores internos hacen una evaluaciónequilibrada de todas las circunstanciasrelevantes y forman sus juicios sin dejarseinfluir indebidamente por sus propiosintereses o por otras personas.
1. No participarán en ninguna actividad o relación que puedaperjudicar o aparente perjudicar su evaluación imparcial.Esta participación incluye aquellas actividades o relacionesque puedan estar en conflicto con los intereses de laorganización.
2. No aceptarán nada que pueda perjudicar o aparenteperjudicar su juicio profesional.
3. Divulgarán todos los hechos materiales que conozcan yque, de no ser divulgados, pudieran distorsionar el informede las actividades sometidas a revisión.
Fuente: Instituto de Auditores Internos de Colombia. Código de ética IIA.
documento crítico que registra elpropósito, la autoridad y laresponsabilidad de la actividad deauditoría interna en unaorganización.
Introducción: explica el rolgeneral y los detalles de laactividad de Auditoría Interna.
Autoridad: especifica elacceso a registros, propiedadfísica y personal necesariopara la ejecución de sustareas y declara suresponsabilidad con respectoa la protección de los activosy la confidencialidad.
Independencia y Objetividad:describe la importancia de laindependencia y objetividad yforma en la que se garantiza(por ejemplo, prohibiendo que elauditor interno haya tenidoresponsabilidad operacional oautoridad sobre las áreasauditadas).
Responsabilidades: establecelas principales áreas deresponsabilidad, como ladefinición del alcance de lostrabajos de Auditoría Interna, laredacción del plan de auditoría ysu presentación ante el Comitépara su aprobación, larealización de los trabajos deAuditoría Interna, lacomunicación de los resultados,la entrega de un informe deauditoría por escrito y lasupervisión de las medidascorrectivas tomadas por ladirección.
Aseguramiento y Mejora:describe las expectativas sobreel mantenimiento, la evaluacióny la comunicación de laactividad de Auditoría Interna.
Establecer la veracidad, calidad yoportunidad de la entrega de lainformación presentada a lasOficinas de Control Interno .
La informaciónentregada para larealización de la auditoriaes verídica.
La informaciónentregada cumple conlos criterios de calidad.
La información esentregada oportunamentea la Oficina de ControlInterno.
Planificar y establecer los objetivosa cumplir anualmente para evaluary mejorar la eficacia de losprocesos de operación y control.
Informes de Ley: Acordecon la normatividad aplicable.Normograma para la OCI.
Actividades de Asesoría yAcompañamiento: para las cuales serequiere definir un alcance articuladocon lo establecido en el Estatuto deAuditoría.
Auditorías para la Vigencia:Priorizadas a partir de un análisis delUniverso de Auditorías (lista de todaslas auditorías posible que pudieranrealizarse), teniendo en cuenta:
Componentes del plan estratégicode la entidad.Los procesos y principalesproyectos o programas de laentidad.Proceso de gestión de riesgos.Se deberán incluir auditoríasespeciales solicitadas por la AltaDirección.
Otras actividades: Asistenciaa comités, seguimiento a planesde mejoramientos, atención aentes de control, así comotiempo para eventualidades.
3 2 2 2 9 Extremo No No 30/10/2010 1.888,00 Adecuado 1 año 360 Incluir Incluir en plan anual de auditoría1 6 2 7 16 Alto No No 31/12/2011 1.461,00 Adecuado 2 años 720 Incluir Incluir en plan anual de auditoría2 1 2 6 11 Moderado No No 31/12/2013 730,00 Adecuado 3 años 1080 No Incluir Incluir en auditoría posterior1 1 1 2 5 Extremo No No 31/12/2009 2.191,00 Adecuado 1 año 360 Incluir Incluir en plan anual de auditoría1 2 2 8 13 Bajo No No 1/12/2012 1.125,00 Inadecuado 3 años 1080 Incluir Incluir en plan anual de auditoría1 1 1 6 9 Bajo No No 31/12/2013 730,00 Adecuado 4 años 1440 No Incluir Incluir en auditoría posterior1 1 1 6 9 Bajo No No 31/12/2013 730,00 Adecuado 4 años 1440 No Incluir Incluir en auditoría posterior
1 1 1 6 9 Bajo No No 31/12/2013 730,00 Adecuado 4 años 1440 No Incluir Incluir en auditoría posterior
1 1 1 6 9 Bajo No No 31/12/2013 730,00 Adecuado 4 años 1440 No Incluir Incluir en auditoría posterior
1 1 1 6 9 Bajo No No 31/12/2013 730,00 Adecuado 4 años 1440 No Incluir Incluir en auditoría posterior1 1 1 6 9 Bajo No No 31/12/2013 730,00 Adecuado 4 años 1440 No Incluir Incluir en auditoría posterior
1 1 1 6 9 Bajo No No 31/12/2013 730,00 Adecuado 4 años 1440 No Incluir Incluir en auditoría posterior
1 1 1 6 9 Bajo No No 31/12/2013 730,00 Adecuado 4 años 1440 No Incluir Incluir en auditoría posterior
EJERCICIO PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA
Universo de Auditoria Basado en RiesgosPágina 1 de 1 CÓDIGO: FECHA DE APROBACION:
Fuente: Guía de Auditoría para Entidades Públicas. Función Pública. 2015
