INFORMACIJSKI SISTEMI ZA OBVLADOVANJE DOKUMENTACIJE V PROJEKTNO USMERJENIH ... · 2020. 1. 30. · organizacijo. Drugi del naloge se bo osredotočil na management kakovosti storitev

UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA MARIBOR

Hoče, September 2006

DIPLOMSKO DELO

INFORMACIJSKI SISTEMI ZA OBVLADOVANJE DOKUMENTACIJE V PROJEKTNO USMERJENIH ORGANIZACIJAH, NA PRIMERU HSE Invest d.o.o.

Študent: Jure Vindiš Študent rednega študija Številka indeksa: 81605598 Program: Visokošolski strokovni program Poslovna ekonomija Študijska smer: Podjetniška informatika Mentor: mag. Igor Perko

2

PREDGOVOR Človek že od nekdaj želi obvladovati informacije in pridobljeno znanje posredovati na druge. Takšen problem je rešil s ustnim izročilom. Kasneje, ko se je razvila pisava, pa je svoje informacije zapisal na papir ali katero drugo površino, da bi s tem izboljšal medij informiranja. Tako se je do danes razvilo elektronsko obvladovanje podatkov in dokumentov, s pomočjo interneta pa lahko prebijemo geografske meje. Vedno znova moramo pozornost posvečat novim izboljšanim tehnologijam za obvladovanje informacij in podatkov in strukturiranih informacij ali dokumentov. Vendar pri nenehni informatizaciji in shranjevanju informacij v elektronsko obliko obstaja nevarnost, da človek ne bo mogel hraniti informacije na tovrstnih medijih, kajti njihova življenjska doba je omejena. Potemtakem se vračamo nazaj na že preizkušene oblike hranjenja informacij in zapisa za potrebe informiranja o našem obstoju, nadaljnjim generacijam človeštva in sicer na papir ali celo kamnite plošče. Podatki kažejo, da v današnjem času porabimo največje količine papirja v zgodovini, do sedaj. Seveda pa novi načini obvladovanja dokumentacije predstavljajo velik izziv za podjetja in poslovni svet. Kajti le tako lahko ostanejo konkurenčna napram drugim podjetjem na področjih kot so hitrost posredovanja podatkov in informacij, zniževanju stroškov, prilagajanje na sodobna poslovna okolja. Kajti, kakor že tisočkrat povedano, so informacije eden izmed najpomembnejših resursov v podjetju. Ne smemo pa pozabiti, da je človek vse svoje največje dosežke dosegel s projekti in projektnim načinom dela. Zato je pomembno, da poznamo temeljna načela projektnega vodenja, kakor poznamo temeljne zakone ekonomije, kar nam bo v korist na delovnem mestu. Projekti ne posegajo samo v poslovno življenje posameznika ampak tudi v privatno, npr. kot so projekti vselitve v nove bivalne prostore, projekti načrtovanja naraščaja itd. V tej diplomski nalogi bomo poskušali obdelati navedene teme in jih povezati z podjetjem HSE Invest d.o.o., ki se ukvarja s projekti kot pridobitno dejavnostjo. Prvi del naloge bo zajemal osnovne značilnosti projektov, nakar bomo opredelili projektno organizacijo. Drugi del naloge se bo osredotočil na management kakovosti storitev. V tretjem teoretičnem delu naloge bomo posvetili pozornost informacijski tehnologiji, ki jo uporabljamo kot podporo projektnemu managementu in upravljanju z vsebinami ter dokumenti. V zadnjem delu naloge pa bomo prikazali praktični primer, ki je izbran na podlagi teoretične podlage iz prejšnjih poglavij.

3

KAZALO VSEBINE

1 UVOD __________________________________________________________5

1.1 Opredelitev področja in opis problema_________________________________________________ 5

1.2 Namen, cilji in osnovne trditve________________________________________________________ 5

1.3 Predpostavke in omejitve ____________________________________________________________ 6

1.4 Predvidene metode raziskovanja ______________________________________________________ 6

2 PROJEKTNO VODENJE ___________________________________________7

2.1 Pojem projekt _____________________________________________________________________ 7

2.2 Značilnosti projekta ________________________________________________________________ 7

2.3 Veliki projekti _____________________________________________________________________ 8

2.4 Trikotnik projektnega managementa __________________________________________________ 8

2.5 Koraki projekta____________________________________________________________________ 9

3 PROJEKTNO USMERJENA ORGANIZACIJA _________________________11

3.1 Pojem projektno usmerjena organizacija ______________________________________________ 11

3.2 Organizacija projektnega managementa ______________________________________________ 12

3.3 Organizacija projektnega managementa v projektno usmerjenih organizacijah ______________ 13

3.4 Vodenje projektov_________________________________________________________________ 15

4 DOKUMENTACIJA IN ISO 9000:2000 V PROJEKTNO USMERJENIH ORGANIZACIJAH___________________________________________________16

4.1 Kakovostna storitev - razlike med storitvijo in izdelkom _________________________________ 16

4.2 TQM v projektno usmerjenih organizacijah ___________________________________________ 17

4.3 Standard ISO 9000:2000____________________________________________________________ 18

4.4 Zahteve glede obvladovanja dokumentacije po ISO 9001_________________________________ 19

4.5 Projektna, tehnična in investicijska dokumentacija _____________________________________ 20

5 INFORMACIJSKA ORODJA ZA OBVLADOVANJE DOKUMENTACIJE IN VODENJE PROJEKTOV OB UPOŠTEVANJU ZAHTEV ISO 9001 ____________22

5.1 Informacijski sistemi za upravljanje z dokumenti in informacijski sistemi za upravljanje z vsebinami _______________________________________________________________________________ 22

5.2 Informacijski sistemi za podporo projektnemu vodenju__________________________________ 25

4

5.3 Informacijski sistemi za podporo obvladovanju dokumentacije ter sorodnih oblik komuniciranja v organizaciji _______________________________________________________________ 30

6 PRIMER OBVLADOVANJA DOKUMENTACIJE V PROJEKTNO USMERJENI ORGANIZACIJI HSE INVEST D.O.O._________________________33

6.1 Predstavitev Skupine HSE __________________________________________________________ 33

6.2 Struktura dokumentacije po ISO 9001 ________________________________________________ 34

6.3 Primer uporabe MS SharePoint in MS Project za potrebe obvladovanja dokumentacije_______ 40

6.4 Varnost in nadzor dokumentacije v HSE Invest ________________________________________ 43

7 SKLEP ________________________________________________________44

8 POVZETEK_____________________________________________________45

9 ZUSAMMENFASSUNG ___________________________________________46

10 LITERATURA _________________________________________________47

11 VIRI _________________________________________________________48

12 PRILOGE ____________________________________________________49 KAZALO SLIK SLIKA 1: TRIKOTNIK PROJEKTNEGA MANAGEMENTA_______________________________________ 9 SLIKA 2: KORAKI PROJEKTA _____________________________________________________________ 10 SLIKA 3: FAZE PROJEKTA V PROJEKTNO USMERJENIH PODJETJIH___________________________ 12 SLIKA 4: RAZLIKE MED IZDELKOM IN STORITVIJO ________________________________________ 16 SLIKA 5: STRATEŠKE UVRSTITVE ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENTA (EPM) _____________ 28 SLIKA 6: RAČUNALNIŠKO PODPRTO SODELOVANJE MED PROJEKTNIM VODJEM TER

PROJEKTNIM TIMOM _______________________________________________________________ 30 SLIKA 7: PREVLADUJOČI MICROSOFT-OVI PRODUKTI ZA RAČUNALNIŠKO PODPRTO

SODELOVANJE_____________________________________________________________________ 31 SLIKA 8: PROCESI HSE INVEST ___________________________________________________________ 34 SLIKA 9: NOTRANJA IN ZUNANJA KORESPONDENCA_______________________________________ 36 SLIKA 10: SISTEM OZNAČEVANJA DOKUMENTACIJE_______________________________________ 37 SLIKA 11: "DOMAČA STRAN" INTRANETA - MS SHAREPOINT _______________________________ 41 SLIKA 12: PRIMER ORGANIZIRANJA DOKUMENTOV NA INTRANETU PODJETJA HSE INVEST

D.O.O. – PROJEKT IZGRADNJE HIDROELEKTRARNE BOŠTANJ __________________________ 42 SLIKA 13: RAZPOREJANJE DOKUMENTOV_________________________________________________ 42

5

1 UVOD

1.1 Opredelitev področja in opis problema Dandanes se srečujemo z vedno bolj kompleksnimi in/ali kompliciranimi tipi organizacije, kateri nam pomagajo na čim bolj ekonomski način dosegati dolgoročne strateške cilje. Ustanavljamo organizacije z namenom, da dosežemo strateške cilje. Tako so se združile Slovenske elektrarne in ustanovile organizacijo HSE Invest d.o.o. (v nadaljevanju HSE Invest), z namenom da izpolnijo nacionalni strateški program Slovenije in povečajo proizvodnjo električne energije z izgradnjo novih energetskih objektov. Takšne organizacije izvajajo projektno vodenje, ki pridobiva v svetu vedno bolj na pomenu. Strateški cilji HSE Invest niso le za njih poglavitnega pomena, ampak tudi za celotno slovensko družbo. Da bi lahko organizacija dosegla zadovoljstvo kupcev in naročnikov, pa mora imeti procese in posledično tudi storitve primerne kakovosti. S pomočjo managementa celovite kakovosti (angl. Total Quality Management - TQM) in serije standardov ISO 9000:2000 lahko obvladamo kakovost storitev in jih tudi izboljšujemo. Veliki informacijski problem predstavlja v organizaciji obvladovanje dokumentov, pri tem mislimo na projektno in investicijsko dokumentacijo, pogodbe z izvajalci, interni akti itn. Z rastjo in razvojem takšne organizacije, kot je HSE Invest oziroma večanjem projektov je tudi dokumentacije vedno več. Za obvladovanje dokumentacije si pomagamo z informacijskimi orodji za vodenje in obvladovanje dokumentacije (angl. content management - CM ali document management system - DMS). Problem katerega bomo poskušali rešiti je, kako v projektno usmerjenih organizacijah, kot je HSE Invest, obvladajo problem vodenja dokumentov ob hkratni kakovosti in standardizaciji svojih storitev. Ali lahko z informacijsko tehnologijo »content management ali document management system« izboljšajo vodenje dokumentacije in s tem pretok dokumentov med posameznimi oddelki ter med izvajalci in naročniki.

1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Namen diplomskega dela je prikazati stikalne točke med projektno usmerjeno organizacijo, obvladovanjem kakovosti storitev v projektno usmerjenih organizaciji ter informacijskem sistemu za vodenje dokumentacije na primeru organizacije HSE Invest. Proučiti želimo posamezna področja, ter prikazati praktično rešitev v organizaciji HSE Invest, kjer se izvaja projektno vodenje, uvajajo standarde kakovosti ISO 9000:2000 in imajo izgrajen informacijski sistem za obvladovanje dokumentov. Preden začnemo razlago o obvladovanju dokumentacije v projektno usmerjenih organizacijah, moramo razložiti oziroma opredeliti pojem projektno usmerjena organizacija in projektno vodenje. Zanimajo nas pojmi, kot so projekt, njegove značilnosti ter posamezni koraki v projektu, pojem projektno usmerjena organizacija, organizacija projektnega managementa in izvaja projektno vodenje. Tako bomo jasno razmejili katere organizacije nas zanimajo in kako poteka poslovanje v takšnih organizacijah. Če rečemo, da je temeljna dejavnost projektno usmerjene organizacije projektno upravljanje in vodenje projektov ali s tujko »project management«, teži takšna organizacija, k nenehnemu izboljševanju kakovosti svojih storitev. Zato je naslednji cilj, ki ga želimo doseči obvladovanje kakovosti s pomočjo skupine standardov ISO 9000:2000 v

6

projektno orientiranih organizacijah. Pri tem je izrednega pomena razmejiti med pojmoma storitvijo in izdelkom, opredeliti zahteve glede obvladovanja dokumentacije po standardu ISO 9001. Izpostaviti moramo organizacijo projektne dokumentacije, ki predstavlja za projektno usmerjene organizacije največji problem. Vedno bolj želimo obvladovati dokumentacijo zunanjega in notranjega izvora ter komuniciranje v organizaciji z uporabo sodobnih informacijskih tehnologij (IT), kajti le tako lahko organizacije hitreje in bolje obvladujejo vsakdanje poslovanje. Zato je potrebno opisati lastnosti im možnosti, ki jih ponujajo orodja s katerimi obvladujemo dokumentacijo (Microsoft SharePoint) in orodja, ki nam pomagajo pri vodenju projektov (Microsoft Project), s poudarkom na potencialu tehnologije za obvladovanje digitalne informacije, tako imenovani content management. Zgoraj navedeni trije cilji se vsak iz svojega vidika dotikajo organizacije HSE Invest ter tako nakazujejo na obravnavano problematiko v diplomskem delu. Zadnji cilj diplomskega dela je preučiti uporabo IT z namenom izboljšati kakovost storitev in obvladovanje dokumentacije v projektno usmerjeni organizaciji HSE Invest. Teze diplomskega dela so:

• S pomočjo informacijskega sistema za obvladovanje dokumentacije in skupine standardov ISO 9000:2000, lahko bistveno izboljšamo hitrost pretoka in kakovost informacij med naročniki projekta in izvajalci posameznih nalog na projektu ter administracijo dokumentov, pošte in ostalih informacij znotraj organizacije.

1.3 Predpostavke in omejitve V diplomskem delu bomo s pomočjo domače in tuje literature, ter praktičnih spoznanj postavili teoretične temelje za proučevanje obravnavanega problema diplomskega dela. Osredotočili se bomo samo na storitvena podjetja. Kot vir bodo služile tudi različne spletne povezave na internetu ter intranet na sedežu podjetja HSE Invest.

1.4 Predvidene metode raziskovanja V diplomskem delu se bomo lotili obravnavanja poslovne raziskave, kajti proučevali bomo kako vplivajo na poslovanje standardi serije ISO 9000:2000 in informacijski sistem za obvladovanje dokumentacije na primeru organizacijo HSE Invest. Poslovna raziskava je dinamična, kajti ugotavlja izboljšanje kakovosti storitev ter kako obvladovati dokumentacijo s pomočjo informacijske tehnologije na primeru podjetja HSE Invest. Pristop k raziskovanju, katerega bomo uporabili v diplomskem delu je deskriptivni, kajti dajemo prednost opisu strukture in delovanja ter prihodnjega razvoja obravnavanega problema kakovostnih storitev in obvladovanja dokumentacije, na primeru organizacije HSE Invest.

7

2 PROJEKTNO VODENJE

2.1 Pojem projekt Projekt je edinstveno, časovno omejeno delo – naloga, ki se formira za dosego specifičnega rezultata in veže različne vire (Andersone tal. 1998, 24; povz. po Haucu 2002, 26). Leksikon opredeljuje pojem delo, kateri je naveden v definiciji projekta, kot zavestno organizirano dejavnost, zaradi prilaščanja naravne materije in njenega preoblikovanja, tako da lahko rabi za zadovoljevanje najrazličnejših individualnih in družbenih potreb (Leksikon Cankarjeve založbe 1998, 186). Potemtakem je delo naloga, ki jo nekomu damo za opraviti ali jo dobimo, kot ukaz v službeni ali izven službeni dolžnosti. Definicija pojma projekt nas opozarja, da je vsak projekt edinstven, tudi takrat kadar se ga lotimo na popolnoma enak način isti ljudje. Ne moreta biti dva projekta popolnoma enaka, kajti nastopata v različnih časovnih obdobjih, že samo dejstvo, da ljudje kateri sodelujejo na projektu, pridobivajo določene izkušnje oziroma vstopajo v njega z neko predzgodovino, potrjuje to. Razvidno je tudi, da je projekt časovno omejen, kajti ima začetek in konec in se mora zaključiti z dosego ciljev projekta oziroma dosego specifičnih rezultatov. Več o značilnostih projektov za obravnavan problem, bomo povedali v nadaljevanju poglavja, kjer se bomo podrobneje osredotočili na temeljne značilnosti, izvajanje in kakovost projekta v projektno usmerjenih podjetjih. Mnenja smo, da je sprva potrebno razumeti poslovni proces oziroma poslovanje, preden ga lahko informacijsko podpremo in poiščemo primerno informacijsko tehnologijo.

2.2 Značilnosti projekta Projekt ima naslednje značilnosti (Projektmanagement - Fachmann 1996, 5-9; povz. po Haucu 2002, 27):

• Ciljna usmerjenost - razlika med projektnimi cilji in cilji podjetja - je časovna omejitev. Z dokončanjem projekta, s čimer so doseženi cilji projekta, se proces konča.

• Časovna determiniranost - značilnost, ki jo lahko zasledimo v vseh definicijah projekta in je nedvomno eden osnovnih elementov za opredelitev projekta.

• Enkratnost - značilnost, ki je ne smemo povezovati s posameznimi projektnimi aktivnostmi, temveč s celotnim projektom in z njegovim izvajanjem, ki vedno poteka pod vplivom različnih dejavnikov.

• Novost - značilnost, ki je povezana z določenimi projekti. • Kompleksnost - je značilnost, ki jo zelo težko natančno opredelimo. Kompleksnost

je bolj subjektivna zaznava in manj objektivno merilo. • Projektni finančni proračun - vsak projekt velikokrat nima neposredno

določenega proračuna. Organizacijski projekti so primer, ko sredstva niso eksplicitno navedena. Vendar lahko za vsak projekt ugotovimo njegove stroške in proračun, vključno z organizacijskimi projekti. Pravna in organizacijska pripadnost - značilnost, ki vključuje osnovne elemente projektnega načina dela.

8

Zgoraj navedene značilnosti so splošna spoznanja, ki se tičejo projektov in jih lahko najdemo pri vseh projektih.

2.3 Veliki projekti HSE Invest se ne ukvarja z navadnimi projekti zato je potrebno navesti temeljne značilnosti velikih projektov, kot je izgradnja verige hidroelektrarn na spodnji Savi ali obnova Dravskih elektrarn. Tukaj se srečujemo s posebnostmi, ki zajemajo velike projekte, in sicer (Harold 2003, 323):

• Angažiranje obsežnega števila ljudi na projektu, za krajše ali daljše časovno obdobje.

• Organizacijska sposobnost obvladovati nepretrgano delo na projektu in usklajevati posamezne manjše projekte, ki so kljub temu relativno obsežni in so v različnih fazah projekta.

• Možna je izmenljiva uporaba matrične organizacijske strukture, pri organizaciji projekta.

• Kritični elementi za uspeh projekta so: o usposabljanje projektnega managementa, o pravilno definirani postopki in pravila, o komunikacija na vseh stopnjah v hierarhiji, o kvaliteta začetnega in končnega planiranja.

Veliko podjetij si želi imeti velike projekte, vendar se ne zaveda problematike in ni zmožna izvesti projekt do konca, ga izvede pomanjkljivo, ker je preobsežen. Bistvena značilnosti velikih projektov je v tem, da imamo zelo omejene resurse zlasti na področju:

• Števila delavcev ene stroke. • Delavci, ki so strokovnjaki na svojem področju. • Nadzorniki, ki so strokovnjaki na svojem področju. • Angažiranje velike količine enake vrste materiala (Harold, 2003, 324).

Iz tega lahko sklepamo, da se velikih projektov morejo in smejo lotiti tiste organizacije, ki imajo spretnost, izkušnje, resurse in managementski »know-how« za obvladovanje procesov na velikih projektih. Ne smemo pozabiti, da se veliki projekti večinoma izvajajo v daljšem časovnem obdobju in je zato potrebno dobro časovno planiranje in obvladovanje velike količine podatkov. Tako, da je potrebna in obvezna informacijska podpora projektnega managementa, kajti takšno količino podatkov v daljšem časovnem obdobju ni mogoče obvladati samo s človeškimi sposobnostmi ampak v kombinaciji z informacijsko tehnologijo. Tako pripomoremo k preglednosti podatkov na strateški ravni, ki prikazujejo daljšo časovno obdobje projekta. Na drugi strani pa informacijska podpora pripomore k dnevnemu poslovanju in pregledovanju podatkov in primerjavi s planiranim. Tako da nam mora IT omogočiti povezavo med planiranim in dejanskim izvajanjem projektov. Zato moramo vedeti, da veliki projekti zahtevajo tudi primerno informacijsko podporo.

2.4 Trikotnik projektnega managementa V tem poglavju bomo opisali trikotnik v projektnem managementu in s tem poskušali razumeti problematiko projektnega vodenja in projektov.

9

Notranji trikotnik na sliki 1 nam prikazuje, da projektni management upravlja resurse znotraj razpoložljivega časa, stroškov in storitev oziroma tehnologije. Čas, stroški in storitve so omejitve (v nadaljevanju spremenljivke) na projektu. Če se projekt izvaja za zunanjega naročnika, pa imamo še četrto spremenljivko; in sicer dobri odnosi z odjemalci (Harold 2003, 5). Kot odjemalci so mišljeni naročnik, izvajalci in ostali udeleženi na projektu.

Slika 1: TRIKOTNIK PROJEKTNEGA MANAGEMENTA

STROŠKI

ČAS

Vir : Harold (2003, 5)

Na sliki ni razvidno kje se nahaja doseganje primerne kakovost projekta. Kakovost projekta nam določajo čas izvedbe, stroški izvedbe in opravljene storitve za naročnika. Lahko rečemo, da z razpoložljivimi resursi ob upoštevanju teh treh oziroma štirih spremenljivk opredeljujemo kakovost projekta. Torej, če ne bomo izvedli projekt v okviru predvidenih in sprejemljivih stroškov, rokov ter opravljenih storitev in tehnologije, potem ne doseže projekt predvidene in sprejemljive kvalitete. Vendar lahko rečemo tudi tako, da če želimo doseči cilje, ki smo si jih zastavili na začetku, moramo projekt dokončati v okviru predvidenega in sprejemljivega časa, v stroškovnem okviru in ob primerni kakovosti. Kajti roki so tisti, ki dajejo projektu njegove temeljne značilnosti, stroški so temeljna ekonomska kategorija ter primerna kakovost je tista kategorija ki je s stvarnega vidika ključna. Če nam projekt ne bo dajal učinke želene kakovosti nam ne bo koristilo, kadar je končan v primernem času in rokih. Potemtakem je kvaliteta izvedbe projekta odvisna tudi od uporabljene IT oziroma izkoriščanja IT za potrebe izvedbe projekta. Z vidika časa lahko z primerno uporabljeno IT zmanjšamo čas pretoka informacij med udeleženci na projektu ter dostopnost podatkov. Z vidika tehnologije je IT nepogrešljiva na področju planiranja projekta (MS Project) ter poslovanja projektno usmerjene organizacije (MS SharePoint), kar nam tudi zmanjša stroške drobnega inventarja, komuniciranja in podobno. Zaradi dobrih odnosov z odjemalci, moramo poskrbeti za primerno komunikacijo z njimi, in sicer s pomočjo IT, kot na primer preko elektronske pošte, kar lahko z vedno večjimi stiki in intenzivnostjo poslovanja privede do elektronskega poslovanja.

2.5 Koraki projekta V tem poglavju bomo razčlenili projekt na posamezne korake ter tako poskušali opisati sestavo projekta, katera je značilna pri večini projektov.

10

Zamisel in namen projekta (slika 2) je lahko tudi strategija podjetja. Tako dobimo idejo za projekt in z njim želimo zadovoljit neko potrebo, torej imamo namen za projekt. Zamisel in namen je pogoj, da lahko začnemo projekt pripravljati. Hauc (2002, 35) zagovarja: »Priprava zagona projekta pomeni pripravo zagonskega elaborata. Gre za celovit zapis projekta ali na splošno njegovo predstavitev, kjer je plan projekta kot tehnologija izvedbe projekta osrednji zapis v tem elaboratu.« Pripravo zagona projekta izvajamo v tolikšno stopnjo dovršenosti, dokler nam po nepotrebnem ne podaljšuje roka izvedbe projekta, tako je tudi pri vseh ostalih dokumentih investicijskega značaja. Kakor vidimo na sliki 2 je naslednji korak izvedba projekta in po končani izvedbi projekta začnemo »plodove projekta« uporabljati, sledi namenska uporaba ali eksploatacija. V teh fazah je potrebna informacijska podpora, že od samega začetka. Kajti že začetni elaborati se zapisujejo s pomočjo priljubljenih pisarniških orodji, kot so Word, Excel, Project itd. Odvisno od velikosti projekta se že v fazi priprave zagona projekta, izvedejo določene študije ali izdelujejo načrti o projektu. Tako, da je potrebna baza podatkov v katero se shranjujejo vse te informacije, ki jih kasneje uporabimo in nadgradimo v fazi izvedbe projekta. V fazi eksploatacije je potrebno še samo tiste podatke, ki so za nas informacija in ki jih po zakonu moramo hraniti, arhivirati v elektronskem in po potrebi tudi v fizičnem arhivu.

Slika 2: KORAKI PROJEKTA

Vir: Hauc (2002, 36)

Pri vsem tem moramo nenehno primerjati in kontrolirati posamezne korake med seboj, torej izvajamo kontrole, ki so predvidene na sliki 2. Nenehna kontrola se vrši z začetno zamislijo in namenom projekta. Izmed zgoraj naštetih kontrol v korakih projekta je najbolj podprta kontrola izvedbe projekta. V tej kontroli kontroliramo izvedbo projekta s predvidenim časovnim planom in/ali gospodarimo v okviru predvidenih stroškov. Ostale kontrole so manj podprte z IT vendar z rastjo količin podatkov na projektu je potrebno tudi te kontrole informatizirati, kajti človek ne more obvladovati takšno količino podatkov niti fizično v obliki papirja niti umsko.

11

3 PROJEKTNO USMERJENA ORGANIZACIJA

3.1 Pojem projektno usmerjena organizacija Da bi bolje razumeli s kakšno organizacijo se ukvarjamo, si bomo podrobneje ogledali projektno usmerjeno organizacijo (PUO), ki jo lahko tudi pojmujemo kot projektno usmerjeno podjetje. PUO opredelimo kot podjetje, v katerem prevladuje projektna dejavnost (z njo podjetje pridobiva prihodek/dobiček), pri čemer izvaja projekte z objektnimi (stroji, proizvodnja postrojenja, gradbeni objekti, kovinske konstrukcije, objekti energetske izgradnje itd.) in neobjektnimi proizvodi (elaborati, študije, idejna projektna dokumentacija, investicijski program, izvedbena projektna dokumentacija, itd.), ki so investicijskega značaja ter s proizvodnimi (montažna, inštalacijska dela, organizacija izvajanja, itd) in neproizvodnimi storitvami (svetovanje, izobraževanje, projektno vodenje, itd.), kar pomeni kompleksno ponudbo in izvedbo naročenih projektov, s katero si projektno usmerjeno podjetje lahko zagotovi konkurenčno prednost (Vinter 1995, 21). Projektno usmerjena podjetja izvajajo komercialne projekte za trg, ki ga sestavljajo naročniki oz. investitorji. Projekte si zagotavljajo preko razpisov ali z direktnimi naročili. Podjetja praviloma izvajajo več eksternih komercialnih projektov hkrati v enakem časovnem obdobju, kar zanje pomeni multiprojektno poslovanje. Pri tem nastaja problem vodenja posameznega projekta in obvladovanja vseh projektov. Projekti z zunanjim naročilom, med katere uvrščamo komercialne projekte, se v projektno usmerjenih procesih delijo ponavadi na naslednje faze, katere nam prikazuje slika 3 (Hauc 2002, 63):

• pridobitev tržnih informacij; gre pravzaprav za stalen proces pridobivanja informacij o zahtevkih za ponudbe (na sliki 3 so označene s TI (x)),

• ponudbeni postopek1, v katerem se na podlagi naročnikovega zahtevka pripravi ponudba, ki je podlaga za sklenitev pogodbe med naročnikom in izvajalcem.

• izvedba projekta, ki sledi ponudbenemu postopku in se konča s predajo objektov projekta naročniku,

• garancija, v kateri izvajalec zagotavlja nemoteno uporabo objekta projekta (npr. 12 mesecev za opremo zagotavljanja toplotne preskrbe) in naročnik lahko uveljavlja popravke, praviloma na račun izvajalca.

• Vzdrževanje, če objekt projekta to omogoča (npr. pri projektu gradnje stanovanjskega bloka).

1 Ponudbeni postopki se urejajo s predpisi, zakonskimi akti, mednarodnimi dogovori itd. in so od projekta do projekta lahko različni.

12

Slika 3: FAZE PROJEKTA V PROJEKTNO USMERJENIH PODJETJIH

Vir: Hauc (2002, 63) Naročnik ali investitor naroči projekt pri PUO, kar lahko poimenujemo kot »project outsourcing«. Iz tega lahko sklepamo, da podjetje samo ni sposobno dokončati projekta tako, kot si je zadalo v strategiji, kar je lahko posledica ne dovolj usposobljenega kadra, premalo resursov in ne zadostnih izkušenj na področju projektnega vodenja. Kakor vidimo v današnjem poslovanju je vedno več podjetij, ki izvajajo projekte za zunanje naročnike na področju gradbeništva, informatizacije poslovanja, itd.

3.2 Organizacija projektnega managementa V tem poglavju si bomo pogledali katere naloge naj bodo zastopane in organizirane v projektnem managementu. Organizacija pa je od projekta do projekta in od podjetja do podjetja različna. Podjetja se odločijo kako se bodo organizirala, da se bodo najbolje soočala z vsakdanjo prakso. Vendar ne smemo pozabiti, da je potrebno postaviti občutek organiziranega dela in sposobnost sledenja procesom v podjetju. Organizacija projektnega managementa se torej mora prilagoditi vrstam in značilnostim projektov oz. multiprojektnim procesom. Najpreprostejša je individualna oblika, kjer gre za to, da naloge projektnega managementa izvaja vodja projekta, brez sodelavcev, in je tako sam odgovoren za celoten projekt. Za določene projekte pa je potrebna organizacija z več sodelavci, različnimi timi itd. vse do služb, ki skupaj skrbijo za vodenje enega projekta ali npr. za multiprojektno izvajanje strateškega razvojnega programa (Hauc 2002, 276). Organizacijo projektnega managementa tvorijo (Hauc 2002, 276):

• management projekta, • posvetovalni ali odločitveni tim, • projektni manager (z namestnikom), • planski tim, • strokovni tim, • vodstveni projektni tim, • projektna administracija ali projektna pisarna oz. podpora.

Posvetovalni ali odločitveni tim, na čelu katerega naj bi bil management projekta, je prej izjema kot pravilo. Najvišji management, ki je imenoval management projekta, ima praviloma svoj kolegij, razširjen kolegij, uprave delujejo celovito, morda obstajajo razširjeni kolegiji uprav itd. To so organi, ki imajo posvetovalno vlogo. Če pa se jim dodeli še odločitvena vloga se postavlja vprašanje pristojnosti, in sicer ali jih imajo toliko kot npr. glavni direktor. Zato smo poudarili, da je takšen tim lahko posvetovalno telo ni mu pa treba odločati. Pogosto v praksi srečujemo projektne svete, projektne koordinacije, projektne kolegije in podobno, kar po našem mnenju prej ovira kot pospešuje odločanje. Pri tem ne izključujemo posvetovalne vloge takšnih timov (Hauc 2002, 277).

13

Projektni manager ima v sklopu organizacije projektnega managementa še planski tim z nalogo planiranja in replaniranja, strokovni tim za razreševanje strokovnih problemov pri izdelavi zagonskih elaboratov, njihovem revidiranju, pri določanju ekonomskih in drugih učinkov itd. Ti timi delujejo na poziv projektnega managerja lahko pa so to stalne službe (ali posamezniki) v okviru organizacije projektnega managementa. Vodstveni projektni tim tvorijo skrbniki projektov izvajalcev ne glede na to, ali so skrbništva pri njih organizirana kot službe ali pa te naloge prevzamejo posamezniki. V tem timu so še funkcijski vodje, vodje izvajalnih timov in vodje projektov zunanjih izvajalcev. Projektni manager lahko potrebuje vodstveni projektni tim že ob pripravi zagona, zagonu izvajanja projekta, ob kontrolah, pri replaniranju, revidiranju zagonskih elaboratov, prevzemih projektov ter ob nujnih kontrolah in ukrepih. Za izvajanje nalog organiziranja izvajanja projekta potrebuje projektni manager projektno administracijo ali projektno pisarno, ki tako postane del organizacije projektnega managementa (Hauc 2002, 278).

3.3 Organizacija projektnega managementa v projektno usmerjenih organizacijah

Organizacija projektnega managementa mora obstajati tudi pri komercialnih projektih v PUO. Po Haucu naj bi bila PUO organizirana po naslednjih fazah (Hauc 2002, 285-288) :

1. Skrbništvo ponudbenega postopka je lahko organizirano v sklopu marketinga ali ožje prodaje in deluje, dokler ni ponudbeni postopek končan s podpisom pogodbe. Lahko pa je končan z informacijo, da ponudba ni sprejeta. To skrbništvo je lahko individualno ali timsko, vendar mora ta postopek voditi skrbnik (vodja ponudbenega postopka, vodja ponudbe, vodja projekta ipd.), ki ga imenuje management, ki je odgovoren za ponudbe. Lahko pa opravlja vlogo skrbnika sam management marketinga ali prodaje. So tudi rešitve s stalnimi organizacijskimi enotami, npr. kot služba ponudb. Pri zahtevnih ponudbah in kratkih rokih se lahko oblikuje ponudbeni izvajalni tim, ki združuje strokovnjake za pripravo ponudbe, vodstvo tima pa nastopa kot vodja ponudbenega postopka. Pripravo takšnih ponudb je treba ravno tako obravnavati kot projekt.

2. Skrbništvo izvedbe ima organizacija projektnega managementa, ki se oblikuje za to fazo. Organizirano je lahko na različne načine, ki smo jih že omenili. Razlikuje se, če gre pri tem projektu samo za projektiranje, za montažna dela, za gradnjo proizvodne hale, za postavitev nove tovarne po »modelu na ključ«, za gradnjo hidroelektrarne, avtocestnega odseka itd. Zato se moramo v tem splošnem prikazu organizacije projektnega managementa omejiti na splošen pojem skrbništvo izvedbe, ki vodi projekt do primopredaje.

3. Skrbništvo garancije pa pomeni, da je zagotovljeno vodenje aktivnosti popravkov, ki jih morajo izvajalci izvesti po primopredaji v garancijskih rokih iz sklenjenih pogodb. Garancija se ne sme obravnavati kot »nujno zlo«, učinkovitost pri odpravljanju morebitnih napak v garancijskem roku lahko samo povečuje »image« podjetja in izvajalcev, zato mora biti ustrezno organizirano in vodeno. Nesprejemljive so rešitve, da naj si naročnik projekta sam zagotovi garancijsko popravilo od soizvajalcev, in ne od tistega, s katerim je podpisal pogodbo. Za to mora obstajati skrbništvo, ki mora to zagotoviti, lahko tudi v obliki službe za garancije.

Najprimernejša organizacija projektnega managementa naj bi bila:

14

• Skrbništvo ponudbenega postopka po podpisu pogodbe postane skrbništvo izvedbe. Tako izvede projekt in preda vso dokumentacijo skrbništvu garancije, ki poskrbi za izvajanje garancije in vzdrževanja.

• Lahko pa je skrbništvo ponudbenega postopka, skrbništvo izvedbe in skrbništvo garancije eno in isto podjetje, ki poskrbi za zaporedje posameznih faz.

Zgoraj navedeni organizaciji PUO, sta najprimernejši tudi z vidika obvladovanja informacij, kajti polni se ena baza podatkov v enem podjetju. Če bi bilo posamezno skrbništvo ločeno, je potreben med posameznimi fazami prenos podatkov za projekta. V primeru kadar se to izvede samo enkrat na projektu, ko je projekt končan in se začne faza eksploatacije projekta, ni to takšen problem. Vendar, če se to zgodi večkrat lahko pričakujemo izgubo podatkov ali celo nezmožnost branja podatkov, kajti tukaj postopamo na področja elektronskega poslovanja, ki je tudi dandanes še problem. Tako se pa lahko zgodi, da imamo naloge posameznih skrbništev povsem razpršene glede na zmožnost delovanja PUO. Če posamezne faze niso zastopane ali bi jih lahko katera druga služba bolje opravila, jih izvede drugi. V časih prostega trga se tako srečujemo tudi pri projektnem outsourcing-u s teorijo ponudbe in povpraševanja. Za razumevanje PUO je potrebno tudi predstaviti projektni sistem v PUO, ki predstavlja vse udeležence na projektu , ki so vključeni v projekt. V PUO v dogajanje posega naročnik projekta. PUO kot izvajalca projekta in naročnika povezuje projekt. Medsebojne obveznosti in odgovornosti med izvajalcem in naročnikom se opredelijo v pogodbi o projektu. Vsak projekt mora biti voden in upravljan. Vsak projekt pa se odvija v okviru projektnega sistema, ki ga sestavljajo glavni sistem, sistem skrbništva in izvajalni sistemi. Naročnik projekta tako pri določenem PUO naroči projekt (posreduje tender za prihodnji projekt). Glavni sistem projektno usmerjenega podjetja pa postavi sistem skrbništva v eni izmed možnih oblik projektne organizacije, ki nato (če podjetje sprejme ponudbo za projekt) skupaj s sistemi izvajanja (notranji in zunanji) razdela celotno strukturo aktivnosti projekta kot plan izvedbe projekta. S pogodbo pa so določena tudi razmerja med PUO in zunanjimi izvajalci, če izvajanje projekta zahteva storitve drugih podjetij (Vinter 1995, 202).

15

3.4 Vodenje projektov Vodenje bomo v tem poglavju obravnavali kot upravljanje, kar v najširšem smislu pomeni organiziranje, planiranje, vodenje in kontroling, v povezavi z projekti. Po Kajzerju so to temeljne funkcije managementa, dopolnjujejo ga še odločitveni proces managementa in ravni managementa na katerih se izvaja. Planiranje je pri tem proces postavljanja ciljev in odločanje o tem kako jih najbolje uresničiti. Sledi organiziranje kot proces alokacije, uskladitve in priprave človeških in drugih virov tako, da bodo plani lahko uspešno uresničeni. Nadalje je nujno vodenje kot proces vplivanja na druge (sodelavce), da opravijo delo, ki je potrebno za doseganje ciljev. Kontroling je nato proces usmerjanja dejavnosti tako, da se bodo rezultati ujemali s pričakovanimi standardi in cilji podjetja (Kajzer 1999, 72). Funkcije managementa so tudi zastopane pri vodenju projektov, kajti če želimo voditi projekt moramo organizirati aktivnosti in potek projekta, neposredno voditi in delegirati podrejenim, kar je na projektih vidno kot izdaja delovnih nalogov in odločb. Planiranje in kontroling sta še posebej zastopana pri projektnem vodenju kajti nenehno se izvaja kontrola med planiranimi roki, stroški in opravljenimi storitvami, ki opredeljujejo kakovost projekta. Vodenje projekta pomeni, da PUO usmerja izvajalca v izvajanje aktivnosti v skladu z ponudbo in pogodbo. Tako je potrebno pri komercialnih projektih skrbeti za vsebinske značilnosti pogodbe, ki se sklene s podizvajalcem na eni strani in z naročnikom projekta na drugi strani. Vendar je zato v PUO potrebno pregledati pogodbe na pravno urejenost, ekonomsko upravičenost in tehnično ustreznost. Naloge projektnega managerja po Haucu (2002, 259) so naslednje:

• programiranje ciljev projekta, • planiranje, • organiziranje izvajanja, • zagon (lansiranje) izvajanja, • kontrola izvajanja, • naloge v zvezi z ekonomiko projektov, • naloge v zvezi s kakovostjo izvedbe, • vzdrževanje projektnega informacijskega sistema, • motiviranje.

Projektni vodje imajo nalogo da pregledajo vso dokumentacijo, ki je bila pripravljena znotraj podjetja (npr. pregled stroškov) ali dana v izdelavo izven podjetja (npr. idejni projekt). Potemtakem mora biti projektni vodja seznanjen s dokumentacijo, za katero je odgovoren.

16

4 DOKUMENTACIJA IN ISO 9000:2000 V PROJEKTNO USMERJENIH ORGANIZACIJAH

4.1 Kakovostna storitev - razlike med storitvijo in izdelkom V tem poglavju bomo poskušali obrazložiti pojme kakovost in storitev ter kakovostna storitev in prikazati bistvene značilnosti razlikovanja med izdelkom in storitvijo. Tako bomo bolje spoznali temeljno dejavnost, ki jo izvaja podjetje HSE Invest, ki se izključno ukvarja z storitvami. Storitve so samostojne tržne zmogljivosti, katere so povezane s dajanjem na razpolago in/ali angažiranjem razpoložljive zmogljivosti (orientiranost na potenciale). V procesu nastajanja zmogljivosti storitve kar pomeni, da si zmožen nekaj naredit, se kombinirajo notranji in zunanji dejavniki (procesna orientiranost). Kombinacija dejavnikov ponudnika storitve je ciljno usmerjena na odjemalca s ciljem doseganja rezultatov (orientiranost na rezultate) (Bruhn 2003, 18). Isti avtor navaja tudi karakteristike storitev (Bruhn 2003, 15-16):

• Nematerialnost; pomeni, da storitve niso oprijemljive. • Intangibiliteta; pred nastankom ali nakupom lahko storitev le delno s čuti

zaznamo. • Nedeljivost; pomeni da se proizvodnja in potrošnja vršita simultano. • Minljivost; s storitvami ne moremo ustvarjati zaloge. • Individualnost; kar pomeni, da so osredotočene individualno na odjemalca. • Integracija zunanjega dejavnika; kar pomeni da je potrebna prisotnost odjemalca.

Beseda kvaliteta izvira iz latinske besede »qualitas« kar pomeni kakovost, lastnost svari ali pojavov, vrednost, notranja vrednost, vrsta, red (Veliki slovar tujk 2002, 638). Glede opredelitve kakovosti pravi Pivka, da poznamo naslednje (Pivka 2005):

• Proizvodna: skladnost z zahtevami • Uporabniška: primerno za uporabo, izpolnjuje ali presega pričakovanja - zahteve

uporabnika • Produktna: skladno z dokumentacijo • Splošna - ISO 9000:2000: stopnja, na kateri skupek svojstvenih karakteristik

(procesa, proizvoda, storitve) izpolnjuje zahteve. Kakovostna storitev se lahko stopnjuje v različne kakovostne razrede od najslabše kakovosti do najboljše. Pričakovanja glede nivoja kakovosti storitev, se določijo z vidika prejemnika storitve – odjemalca. Tako ne moremo trditi, da je posamezna storitev absolutno kakovostna, saj je podvržena subjektivni oceni posameznika (Bruhn 2003, 31). Za boljšo razumevanje pojma storitev bomo prikazali razlike med izdelkom in storitvijo slovenskega avtorja, kar prikazuje spodnja slika 4.

Slika 4: RAZLIKE MED IZDELKOM IN STORITVIJO

17

IZDELEK

Kupec praviloma ne sodeluje v procesu proizvodnje izdelka

Izdelek je prilagojen kupcu, proces je prilagojen zaposlenim v proizvodnji

Zelo natančno definirani standardi za izvajanje nadzora in preverjanje kakovosti

Variabilnost procesov v proizvodnji je manjša

Prevladuje tehnično znanje, emocionalni faktorji so manj pomembni

Pri usposabljanju prevladujejo tehnična in tehnološka znanja

Večina zaposlenih v proizvodnji ni v stiku s kupcem

Mnogo izdelkov lahko uskladiščimo

STORITEV

Kupec pogosto sodeluje v procesu izvajanja storitev

Tako storitev kot proces izvajanja storitve sta prilagojena potrebam kupca oz. uporabnika

Manj natančno določeni standardi za nadzor in preverjanje kakovosti

Variabilnost procesov pri storitvah je večja

Emocionalni faktorji so lahko zelo pomembni

V usposabljanje so lahko vključena tudi psihološka znanja

Velik delež zaposlenih je v neposrednem stiku s kupcem

Storitve ne moremo uskladiščit

Vir: Marolt in Gomišček (2005, 139) Iz slike 4 je lepo razvidno, da izdelke brez storitev ne poznamo oziroma ni možno ponujati izdelke brez opravljenih kakršnokoli storitev. Storitve brez izdelkov pa lahko obstajajo, kot na primer podjetniško svetovanje.

4.2 TQM v projektno usmerjenih organizacijah Vsa podjetja storitvena, proizvodna in tudi javna uprava se srečujejo z izboljševanje kakovosti, kajti le tako si lahko zagotovijo dolgoročni obstoj in razvoj. Izboljšava kakovosti ne pomeni le izboljšanje kakovosti svojih izdelkov in/ali storitev ampak tudi boljše zadovoljevanje potreb odjemalcev, pri tem mislimo na kupce in dobavitelje tudi znižanje stroškov, sledljivost in merljivost procesov podjetja. V tem poglavju bomo predstavili TQM, kot način doseganja kakovosti v podjetju ter kaj to pomeni. TQM je s preprostimi besedami “kultura in način vodenja organizacije”, ki je osredotočena na zadovoljevanje kupca (odjemalca, stranke), zaposlenih, ob istočasnem razvoju in poslovni uspešnosti ter zadovoljevanju vseh zainteresiranih. TQM lahko opredelimo tudi kot integriran sistem pristopov, metod, orodij ter najboljše prakse s skupnim ciljem: odličnost v vsem kar organizacija dela. (…) Je celovit in trajen proces spreminjanja in prilagajanja vsega in vseh z enim ciljem: zadovoljevanje kupca (ter seveda posledično poslovne cilje organizacije!). Celovito pomeni, da se mora organizacija pričeti prilagajati drugačni filozofiji v celoti: od managementa, od katerega se pričakujejo pripadnost in obveza in akcije, do zaposlenih, organizacije in tehnologije. Spremembe niso enkratna naloga, ampak trajen proces, ki ne sme biti nikoli zaključen (Pivka 2005). Pod pojmom TQM razumemo vse strukture, poteke, predpise, pravila, navodila in ukrepe, ki služijo temu, da se zagotavlja kakovost proizvodov in storitev podjetja v vseh funkcijah in področjih s sodelovanjem vseh zaposlenih v rokih in ob nizkih stroških, kakor tudi

18

zagotavlja kontinuirano izboljšavo kakovosti in s tem zagotoviti zadovoljitev potreb vseh udeležencev (Oess 1993, 89; povz. po Bruhn 2003, 48). TQM je skupek organizacijskih sprememb in orodij, s pomočjo katerih naj bi organizacija stalno izboljševala kakovost svojih procesov in proizvodov in s tem izboljšala svojo učinkovitost uspešnost in fleksibilnost ter s tem povečala svojo konkurenčno prednost na trgu (…) lahko bi rekli da je največja znanost TQM-a v prizadevanju, da bi bili vsi zaposleni v čim večji meri pripravljeni, s svojim znanjem in sposobnostmi, prispevati k učinkovitemu in uspešnemu poslovanju organizacije (Marolt, Gomišček 2005, 32). Iz zgoraj navedenih definicij TQM je razvidno, da je takšen način razmišljanja o kakovosti oziroma TQM uporaben v vseh vrstah organizacij ali gre za industrijsko, obrtno, proizvodna ali storitvena in tudi v našem primeru za projektno usmerjene organizacije. Za TQM ni značilno da obstaja en model kateri se uvede v organizacijo ampak se more model razviti posebej za posamezno individualno organizacijo. Kajti vsaka organizacija ima svoje specifične značilnosti, kot so kulturne, predzgodovina itd. V nadaljevanju bomo našteli prepoznavne modele TQM, ki določajo splošne zahteve in cilje, tako dobijo organizacije trenutno sliko stanja in nadaljnji razvoj (Pivka 2005):

• Japonski, ameriški in evropski TQM model. • Modeli “gurujev”: Demming, Juran, Crosby, Ishikawa, Feingenbaum, Kaizen,

Taguchi. • Najboljša praksa velikih organizacij.

Glede na to kar smo navedli je TQM način uvajanja kakovosti na vseh področjih delovanja podjetja tudi v zavest vseh zaposlenih. Poznamo še druge metode kot so šest sigma, metoda 20 ključev, model odličnosti (ang. European Foundation for Quality Management – EFQM), ter podobne metode, ki služijo podobnemu namenu kot TQM. V nadaljevanju se bomo osredotočili na ISO 9000:2000, ki bo nam služilo za razumevanje obvladovanja dokumentacije v HSE Invest.

4.3 Standard ISO 9000:20002 Družina standarda ISO 9000:2000 je sestavljena iz treh glavnih in enega dodatnega standarda. Glavni trije standardi družine ISO 9000:2000 so:

• ISO 9000 - sistem managementa kakovosti – podaja osnove sistemov managementa kakovosti in določa terminologijo za sisteme managementa kakovosti,

• ISO 9001 - sistem managementa kakovosti – določa zahteve za sistem managementa kakovosti, kjer mora organizacija prikazati svojo sposobnost, da nudi proizvode (storitve), ki izpolnjujejo zahteve kupca,

• ISO 9004 – sistemi managementa kakovosti - nudi smernice, ki upoštevajo tako učinkovitost kot uspešnost sistema managementa kakovosti. Cilj tega standarda je izboljšati delovanje organizacije ter zadovoljiti kupce in ostale zainteresirane strani.

Dodatni standard

2 Povzeto po International Standard ISO 9000 – Quality Management Systems – Fundamentals and Vocabulaty

19

• ISO 9011 - nudi navodila za presojo sistemov managementa kakovosti in sistemov

managementa okoljevarstva. Vsi skupaj tvorijo vrsto medsebojno povezanih standardov, ki se nanašajo na sistem managementa kakovosti in ki naj olajšajo medsebojno sodelovanje v nacionalni in mednarodni trgovini. V nadaljevanju bomo podrobneje predstavili zahteve glede dokumentacije, vendar ne smemo pozabiti, da standard vključuje tudi druge zahteve glede kakovosti.

4.4 Zahteve glede obvladovanja dokumentacije po ISO 9001 Vsaka organizacija naj določi obseg potrebne dokumentacije in vrste medijev, ki jih bo uporabila. To je odvisno od faktorjev, kot so: vrsta in velikost organizacije, kompleksnost in medsebojna prepletenost procesov, kompleksnost proizvodov, zahteve kupcev, zahteve raznih predpisov, sposobnost zaposlenih in obseg, do katerega je potrebno dokazati izpolnjevanje zahtev sistema managementa kakovosti (Marolt in Gomišček 2005, 114).

4.4.1 Splošne zahteve glede dokumentacije Dokumentacija sistema vodenja kakovosti mora vključevati:

• dokumentirane postopke, ki jih zahteva ta mednarodni standard; • dokumente, ki jih zahteva organizacija, da bi zagotovila učinkovito delovanje in

obvladovanje njenih procesov. Kjer se v tem mednarodnem standardu pojavlja izraz »dokumentiran postopek«, se zahteva, da je postopek vzpostavljen, dokumentiran, da se izvaja in vzdržuje. Obseg dokumentacije sistema vodenja kakovosti mora biti odvisen od naslednjega:

• velikosti in vrste organizacije; • kompleksnosti procesov in njihovih medsebojnih vplivov; • zmožnosti osebja.

Dokumentirani postopki in dokumenti so lahko v kakršnikoli obliki ali na kateremkoli mediju.

4.4.2 Obvladovanje dokumentov Dokumente, potrebne za sistem vodenja kakovosti, je treba obvladovati. Vzpostaviti je treba dokumentiran postopek za:

• pregled in odobritev dokumentov pred izdajo; • pregled, potrebno posodobitev in ponovno odobritev dokumentov; • identifikacijo veljavnih izdaj dokumentov; • zagotovitev, da so ustrezne izdaje primernih dokumentov na voljo na mestih

uporabe; • zagotovitev, da dokumenti ostanejo prepoznavni in dostopni; • zagotovitev, da so dokumenti zunanjega izvora identificirani, njihovo razdeljevanje

pa obvladovano;

20

• preprečitev nenamerne uporabe zastarelih dokumentov in uporabo primerne identifikacije zanje, če se obdržijo za kakršenkoli namen.

4.5 Projektna, tehnična in investicijska dokumentacija V tem poglavju bomo opisali projektno, tehnično dokumentacijo in investicijsko dokumentacijo, ter kako problematiko obravnavati na mednarodni ravni. Zakon o graditvi objektov (ZGO-1) pravi, da naj bi bila projektna in tehnična dokumentacija na projektu razdeljena po naslednji strukturi. Projektna dokumentacija:

1. Idejna zasnova; sklic in opis bistvenih značilnosti gradnje. 2. Idejni projekt; sistematično urejen sestav takšnih načrtov, ki omogoča

investitorju, da se odloči o najustreznejši varianti nameravane gradnje. 3. Projekt za pridobitev gradbenega dovoljenja; sistematično urejen sestav takšnih

načrtov, ki omogoča pristojnemu organu, da presodi vse okoliščine pomembne za izdajo gradbenega dovoljenja.

4. Projekt za razpis; sistematično urejen sestav takšnih načrtov, ki omogoča pridobitev najustreznejšega izvajalca.

5. Projekt za izvedbo; projekt za pridobitev gradbenega dovoljenja (točka 3), dopolnjen s podrobnimi načrti, na podlagi katerih se v skladu s pogoji iz gradbenega dovoljenja gradnja lahko izvede.

Tehnična dokumentacija:

1. Projekt izvedbenih del; vsa dela ki so bila opravljena med gradnjo in so bila ugotovljena pri tehničnem pregledu in so v skladu z gradbenim dovoljenjem.

2. Projekt za vzdrževanje in obratovanje objekta je sistematično urejen zbir slikovnega gradiva, načrtov in besedil v obliki jamstev, potrdil, seznamov, shem, navodil in podobnih sestavin, ki določajo pravila za uporabo oziroma obratovanje in vzdrževanje zgrajenega oziroma rekonstruiranega objekta in vgrajenih inštalacij oziroma tehnoloških naprav.

3. Projekt za vpis v uradne evidence je dokumentacija, na podlagi katere je investitorju oziroma lastniku objekta omogočeno, da se zemljiška parcela, na kateri stoji objekt, evidentira v zemljiškem katastru oziroma, če gre za stavbo, tudi v katastru stavb in da se objekti gospodarske javne infrastrukture evidentirajo v katastru gospodarske javne infrastrukture.

Pomembna razlika med projektno in tehnično dokumentacijo je v tem da za tehnično dokumentacijo v zakonu ni nobenih omejitvenih določb glede tega, kdo jo lahko izdeluje (Breznik, Duhovnik 2005, 107). V projektu za razpis so ključne zahteve, ki jih mora upoštevati vsak izvajalec na projektu. V projektu za izvedbo se izdelajo podrobni načrti za izvedbo gradnje. Ostala dva dokumenta se prepletata in nastajata med samo gradnjo. V primeru, če želi projektant posamezno tehnično-tehnološko rešitev bolje zasnovati je potrebno zahtevati revizijo in spremembo gradbenega dovoljenja, kar pa lahko podaljša kritično pot projekta.

21

Podrobne zahteve glede projektne in tehnične dokumentacije najdemo v Pravilniku o projektni in tehnični dokumentaciji (glej Uradni list RS 66/2004 z dne 18. 6. 2004 stran 8246). Vzporedno z izdelavo projektne in tehnične dokumentacije je potrebno tudi izdelati investicijsko dokumentacijo, ki je opisana v Uredbi o enotni metodologiji za izdelavo programov za javna naročila investicijskega značaja (Uradni list RS 82/1998 stran 6878) in smo jo na kratko povzeli v naslednjih alinejah:

1. Dokument identifikacije investicijskega projekta vsebuje podatke, ki so potrebni za določitev investicijske namere in njenih ciljev v obliki funkcionalnih zahtev, ki jih bo morala investicija izpolnjevati.

2. Predinvesticijska zasnova; obravnavane so vse variante, za katere je verjetno, da bi na ekonomsko, finančno, terminsko in tehnično sprejemljiv način izpolnile cilje.

3. Investicijski program s svojo vsebino predstavlja strokovno osnovo (s tehnično-tehnološkim in ekonomskim delom) za investicijsko odločitev.

4. Študija izvedbe nameravane investicije je popis vseh potrebnih aktivnosti za izvedbo investicije, vključno z aktivnostmi za zagon obratovanja.

5. Poročilo o izvajanju investicijskega projekta je namenjeno pravočasnemu ugotavljanju odstopanj od planirane izvedbe ter ukrepom za njihovo odpravo.

6. Poročilo o spremljanju učinkov investicije; ugotavljajo se dejanski učinki investicije v primerjavi z učinki iz investicijskega programa.

Vse dokumentacije, projektna, tehnična in investicijska se po posameznih točkah izpolnjujejo kumulativno. Kar pomeni, da si sledijo v zaporedju in ko je izdelana dokumentacija pod prvo točko imamo osnovo izdelano za dokumentacijo pod naslednjo točko potrebno jo je le dopolniti. V investicijskem programu, ki predstavlja temeljni ekonomski dokument v determiniranih projektih, razdelamo optimalno varianto, na podlagi predinvesticijske zasnove, ter temelji na idejnem projektu (ki je sestavni del projektne dokumentacije), prostorskem izvedbenem aktu z lokacijsko dokumentacijo v primeru prostorskih ureditvenih pogojev, tehnološkem projektu s specifikacijo opreme ter ostalih predvidenih raziskav. Ko je investicijski program sprejet in potrjen s strani naročnika, to pomeni dokončno odločitev o izvedbi pri determiniranih projektih. V tej točki ni poti nazaj, da bi se opustil projekt oziroma ni smiselno, kajti so stroški zagona že tako veliki, da je potrebno izvesti projekt do konca.

22

5 INFORMACIJSKA ORODJA ZA OBVLADOVANJE DOKUMENTACIJE IN VODENJE PROJEKTOV OB UPOŠTEVANJU ZAHTEV ISO 9001

5.1 Informacijski sistemi za upravljanje z dokumenti in informacijski sistemi za upravljanje z vsebinami

Kakor že naslov pove se bomo v tem poglavju soočili s tehnologijama upravljanje dokumentov ali angleško document management in upravljanje z vsebinami ali angleško content management. Upravljanje dokumentov je ena izmed prvih tehnologij, ki so se začele uporabljati v podjetjih z informatizacijo poslovanja v začetku osemdesetih let. Že v šestdesetih letih zasledimo prve zametke te tehnologije, vendar samo kot arhivski sistem. Danes pa prihajamo na tehnologije, ki so vedno bolj povezane s internetom, ter z vedno bolj različnimi načini komuniciranja v organizaciji, kot so mobilni telefoni, elektronska pošta, video konference, elektronsko poslovanje, itd. Upravljanje z vsebinami naj bi bila naprednejša oblika upravljanja z dokumenti in bi omogočila zadržanje informacij in podatkov ter posledično znanje v podjetju. Tako lahko zaposleni dostopajo do različnih virov informacij s pomočjo enega orodja. Tehnologije za obvladovanje informacij se delijo na (Versteegen G., N. Dietrich, Lederer T. Lindbauer M. 2002, 4-7):

1. Upravljanje z dokumenti (nem. Dokumentenmanagement) 2. Upravljanje procesov (ang. Workflow management) 3. Upravljanje znanja (ang. Knowledge management) 4. Upravljanje s vsebinami (nem. Contentmanagement)

Ad 1. Namen upravljanja z dokumenti je digitalizacija in primerno arhiviranje dokumentov. Cilj je zagotoviti hitro najdenje arhiviranih dokumentov. Obstajajo pa tudi drugi cilji (…), kot na primer potreba po elektronskem hranjenju dokumentov, kot pa tradicionalno hranjenje v originalu. Pomemben aspekt pa je tudi iskanje in hitro najdenje dokumentov v elektronskem arhivu, pri tem so pomembni faktorji čas, zanesljivost in celovitost. Ad 2. Pri upravljanju procesov gre za to, da že digitalizirani dokumenti potujejo znotraj podjetja po vnaprej začrtani poti. Tipičen primer za to je naročilo po pošti, ki se v sprejemni pisarni optično zajame (skenira) in tako digitalizira. S primerno monitoring komponento se lahko pot dokumentov v podjetju zasleduje; v tem je ena izmed prednosti informacijskih sistemov za upravljanje z procesi, kupcu lahko v vsakem trenutku damo informacijo o tem v kateri fazi obdelave se nahaja njegovo naročilo.

23

Ad 3. Upravljanje znanja, se ukvarja z zajemanjem, pripravo in razdeljevanjem informacij in znanja. Pri tem razlikujemo naslednje vrste znanja:

• digitalizirano znanje v lastnem podjetju, • znanje v obliki zapisov v lastnem podjetju, • znanje v »glavah« zaposlenih, • znanje, ki se nahaja pri poslovnih partnerjih in konkurentih.

Informacijski sistemi za upravljanje z znanjem koristi informacijskim sistemom za upravljanje z dokumenti, kot tudi informacijskim sistemom za upravljanje s procesi za razdeljevanje in upravljanje znanja in nazadnje tudi informacijskim sistemom za upravljanje z vsebinami za zagotavljanje znanja in je zato podpora ostalim informacijskim sistemom. Ad 4. Upravljanje z vsebinami je najnovejša tehnologija, ki se je razvila v letu 2000. Bistveno pri tem je bilo, da so posamezni nastopi podjetij na internetu, bili vplivani oziroma sta nanje vplivala naslednja faktorja:

• obseg nastopa podjetja na internetu in • povečevanje dinamike nastopa na internetu.

Zaradi tega se je povečala delovna intenzivnost in investicije na področju izdelave in vzdrževanja spletnih strani. (…) Informacijski sistemi za upravljanje z vsebinami omogočajo zaposlenim, kateri ne razpolagajo z znanjem spletnega programiranja zagotovitev vsebin na splet. Ti sistemi so primerni za podjetja, katera želijo svojim strankam in interesentom zagotoviti kompleksni internetni portal. Upravljanje z vsebinami v najširšem pomenu podpira (Kampffmeyer 2003):

• izdelava vsebin (direktno ali z vezavo drugih aplikacij), • upravljanje vsebin (v ožjem pomenu), • zagotavljanje vsebin (prezentirati, distribucija), • kontrola vsebin (pravice), • individualizacija vsebin (poosebljanje).

Zelo razširjen pojem je tudi Enterprise Content Management (ECM), ki ga AIIM (Enterprise Content Management Association) razlaga takole (AIIM 2004): »ECM je tehnologija, orodje in metodologija uporabljena za zajetje, upravljanje, shranjevanje, obvarovanje in posredovanje vsebine znotraj podjetja. Na najosnovnejši ravni, ECM orodja in strategije dovolijo managementu organizirane nestrukturirane informacije, kjerkoli le-te informacije obstajajo. (…) Neobzirno na natančnost tehnologije je ECM zmožen upravljat s tradicionalnimi tipi vsebin (Office-ovi dokumenti, grafikami, risbami, itd.) kakor tudi z novimi elektronskimi objekti (spletnimi naslovi, elektronsko pošto, videi, RMA ang. rich media assets) skozi življenjsko pot vsebine.«

24

V nadaljevanju bomo opisali posamezne sestavne dele ECM-a po definiciji organizacije AIIM (AIIM, 2004). Zajetje vsebin (ang. Capture), nam omogoča da s pomočjo informacijske tehnologije zajemamo vsebino na različne načine ter tako preprečimo poškodovanje in omogočimo temeljit natančen zajem vsebin iz čim različnejših oblik in formatov. Te tehnologijo so na primer:

• Spajanje (ang. Aggregation); proces, ki kombinira podatkovne vnose iz različnih tvorb in avtorskih orodij in različnih sistemov.

• COLD/ERM (ang. Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management); hrani in številči oziroma indeksira računalniške produkte oziroma outpute na magnetne plošče, optične plošče in magnetne trakove. Enkrat shranjeno poročilo lahko obnovi, pregleduje, natisne, pošlje po faksu ali distribuira v splet.

• Preslikanje dokumentov (ang. Document Imaging); proces s katerim zajamemo in shranjujemo dokumente ne glede na njihovo obliko, s pomočjo optičnih čitalcev.

• Elektronski obrazec (E-Forms/Web Forms); obrazci ki jih oblikujemo, upravljamo in procesiramo popolnoma v elektronskem okolju.

• Procesiranje obrazcev (Forms Processing); sposobnost programske opreme sprejemanja optično čitane obrazce ter izvleči želene podatke in jih elektorsko shraniti.

• Pripravljene šablone (ang. Input designs) in šablone (ang. Template), ki omogočajo avtorju enostavno vstavljanje vsebine v sistem, ki je običajen za posamezni sistem.

• XML (ang. eXtensible Markup Language); etabliran standard, temelječ na standardu Generalized Markup Language.

Upravljanje (ang. Manage) služi namenu pregledovanju, spreminjanja ter prikazovanja vsebin. Delimo ga na naslednje komponente:

• Kolaboracija (ang. Collaboration); orodja, kot so video konference, elektronsko podprto sodelovanje in podobno, ki podpirajo delo različnih uporabnikov na enaki vsebini v skupnem okolju.

• Obvladovanje dokumentacije (ang. Document Management); programska oprema, ki podpira organiziranje dokumentov v celotnem podjetju. (Vključitev oziroma inkorporacija dokumentov in vsebin, sledenje dokumentov, poročila o dokumentih, COLD/ERM, itd.)

• Upravljanje s sklepi (ang. Records Management); omogoča podjetju specifični življenjski krog podatkov individualno združiti iz ustvarjenih, potrjenih, vzdrževanih informaciji ter tako razpolagati s sklepi. Vsi dokumenti so potencialni sklepi in so bistvenega pomena za podjetja ter so evidentirani.

• Obvladovanje spletnih vsebin (Ang. Web Content Management); tehnologija, ki objavlja na spletu rezultate vsebin, poročila, novice ter ostale vsebine temelječe na spletnih tehnologijah.

• Workflow/BPM (ang. Business Process Management); avtomatizacija poslovnih procesov, posamezno in celovito, kjer potujejo dokumenti, informacije in besedila med udeleženci in avtorji

S Shranjevanjem (ang. Store) želimo shraniti informacije oziroma vsebine za potrebo nadaljnjega koriščenja. Na tem področju se, kakor na vseh ostalih področjih kjer prevladuje

25

informacijska tehnologija, srečujemo z dnevnim napredkom in spremembami. Najbolj razširjena tehnologija za shranjevanje so podatkovna skladišča (ang. Data Warehouse), s katerimi shranjujemo strukturirane informacije3. Za osebno rabo pa so v uporabi datotečni sistemi (ang. File System), s katerimi logično poimenujemo in plasiramo datoteke na osebnem računalniku v obliki drevesne strukture. Pri shranjevanju je pomembno, da kontroliramo verzije posameznih datotek, kar lahko dosežemo z elektronskim dnevnikom sprememb in procedurami za identificiranje avtorstva, ter različnih verzij. Napreden način shranjevanje je tudi odlagališče kot del informacijskega sistema za upravljanje z dokumenti (ang. Repositories Part of a Document Management system) in je specifična funkcionalnost za kontrolo vpisanih in izpisanih gradiv, kontrola verzij in pregledovanje različnih atributov. Posredovanje (ang. Delivery), nam omogoča korelacijo oziroma prenos posameznih informacij in vsebin na različne lokacije v organizaciji in tako zmanjševanje stroškov in premagovanje časovnih razlik med pošiljateljem in sprejemnikom. Te tehnologije so na primer:

• COLD/ERM • Kompresiranje (ang. Compression); kompresiranje ali stisnjenje datotek, tako da

zmanjšamo velikost v bitih. • Elektronsko upravljanje s pravicami (ang. Digital Rights Management);

zagotavljanje varne distribucije in preprečevanje nelegalne distribucije ter plačljivih vsebin na spletu.

• Elektronski podpis (ang. Digital Signature); podpis, ki se uporablja za overjanje pošiljanja na elektronskem sporočilu.

• PDF (ang. Portable Document Format); format za publiciranje dokumentov, ki ga je izumilo podjetju Adobe Systems.

• Personalizacija (ang. Personalization); dodeljevanje vsebin posameznikom. • Transformiranje (ang. Transformation); spreminjanje formatov vsebin. • XML (ang. eXtensible Markup Language); obrazloženo pod lastnostjo zajetja.

S Obvarovanjem (ang. Preserve) želimo shraniti informacije in vsebine na dolgi rok ter preprečiti poškodbo zaradi časa, tehničnih napak ali napredovanja tehnologij. Načine s katerimi lahko shranimo podatke na dolgi rok so lahko:

• Mikrofilm (ang. Microfilm) • Optična plošča (ang. Optical Disc) • Papir; papir lahko ob pravilnem arhiviranju ohranimo sto let in več. • SAN/NAS in CAS (ang. Content Addressed Storage); tehnologija ki se vedno bolj

uporablja za arhiviranje vsebin. CAS je shranjevalna metodologija narejena za hiter dostop do vsebin.

5.2 Informacijski sistemi za podporo projektnemu vodenju V tem poglavju bomo opredelili temeljne značilnosti informacijskih sistemov za projektno vodenje in opisali celovito poslovno rešitev za upravljanje s projekti podjetja Microsoft Corporation, ki se imenuje Enterprise Project Management (EPM). 3 So informacije, ki so smiselno urejene tako, da nam nudijo najboljši pregled nad celotno sliko vsebine. Način strukturiranja informacij, je na primer tematska razčlenitev ali kazalo.

26

Pogoj za izvajanje nalog projektnega managerja je sklenjen informacijski in komunikacijski tok med izvajalci, projektnim managerjem in managementom projekta. Tukaj govorimo o projektnem informacijskem sistemu, ki naj bi se navezoval na sedanji poslovni informacijski sistem podjetja. Poleg tega so projekti vir za graditev in dopolnjevanje baz poslovnega informacijskega sistema podjetja (Madžarac 2005, 22). Avtor tudi poudarja da je potrebno, da mora projektni manager najprej razumeti, slediti in uporabljati načela, metode, orodja in tehnike projektnega managementa, komaj tedaj je izpolnjen pogoj za učinkovito uporabljanje informacijskih sistemov za podporo projektnemu vodenju. Harold meni, da naj bi imel informacijski sistem za podporo projektnemu vodenju specifične značilnosti in ne samo sposobnost dobrega planiranja, ampak tudi analiziranja in poročanja v časovnem zaporedju. Tako naj bi imel projektni management možnost primerjanja med različnimi alternativami, sposobnost planiranja in analiziranja posameznih aktivnosti na projektih. Specifične značilnosti informacijskega sistema za podporo projektnemu vodenju so:

• vsebina o datumskem trajanju aktivnosti in projekta, • grafičnegi prikaz projektov in poslovanja, • sposobnost upravljanja s podatki in poročili oziroma novicami, • analiza kritične poti projekta, • standardna in primerjalna poročilna oblika, • multiprojektno sledenje, • podmreženje (ang. Subnetworking), • vplivne analize, kot je »Kaj-če« analiza (ang. What-if analysis), • sistem zgodnjega opozarjanja (ang. Early-warning systems), • analize o povrnitvenih alternativah (ang. On-line analysis of recovering

alternatives), • grafične predstavitve o stroških, rokih in aktivnostih na projektih, • planiranje resursov ter analize z razpoložljivi resursi, • analize stroškov ter odmikov, • multilateralen koledar, • razvrščanje resursov po nivojih (Harold 2003, 482).

Madžarac je mnenja, da informacijski sistem za podporo projektnemu vodenju mora najučinkoviteje zbirati, shranjevati, obdelovati, zgoščevati in razdeljevati informacije ter zagotoviti dostop do njih. Tako so zahteve informacijskega sistema za podporo projektnemu vodenju naslednje:

• omogočati mora horizontalno in vertikalno informiranost, • zagotavljati mora aktualne informacije, • predstavljati mora jedro informacijskega sistema projektno usmerjenega podjetja.

Namenjen mora biti predvsem projektu, vendar se mora učinkovito vključevati v obstoječ informacijski sistem podjetja,

• uporabljen mora biti za vse oblike podjetja, • prilagojen mora biti organiziranosti projekta in naravi dela na projektu, • biti mora orodje za upravljanje in vodenje projekta ter za merjenje uspešnosti

projekta,

27

• usmerjen mora biti v prihodnost kar pomeni, da mora omogočati simulacijo razvoja dogodkov,

• biti mora orodje, ki omogoča reševanje čim večjega obsega nalog sistema skrbništva (programiranje ciljev, planiranje projekta, organiziranje izvajanja, izvajanje, kontroliranje izvajanja, skrb za ekonomiko projekta in kakovost projekta, itd),

• zagotavljati mora aktualne informacije o predvidenih in dejanskih stroških, o planiranih in doseženih rokih, o potrebnih in dejansko uporabljenih virih,

• podpirati mora skupinsko delo, • predstavljati mora ustrezen nadomestek za pisno poročanje o projektu, in sicer o

preteklem razvoju dogodkov na projektu in načrtovanje ciljev na projektu (Madžarac 2005, 57-58).

Po mnenju raziskave, ki je bila narejena v Nemčiji leta 2005, lahko informacijsko podpremo posamezni projekt na področjih strukturiranja nalog na projektu, komunikacijo in koordinacijo v timih, upravljanje s terminskimi plani kakor tudi upravljanje resursov, stroškov, rizikov, sprememb, dokumentov in zahtev (Meyer 2005, 9). EPM je primeren za organizacije in tudi projektno usmerjene organizacije, ki želijo upravljati projekte na naslednji način (Microsft 2005):

• močna koordinacija in standardizacija med projekti in projektnimi vodji, • centralizirano upravljanje s resursi, • poročanje o projektih in resursih na visokem nivoju.

Spodnja slika 5 prikazuje področja, ki so podprta v rešitvi EPM. V nadaljevanju bomo opisali posamezne sestavine. S Portfolijo Managementom (slika 5) želimo upravljati s projekti na način zbiranja in prikazovanja portfolija projekta in s tem omogočiti managementu prognoziranje in boljši pregled nad projekti, ter tako kakovostnejše odločanje. V tem delu identificiramo posamezne projekte, jih periodiziramo in v njih investiramo ter jih plasiramo v okviru zastavljene strategije glede na portfolijo projekta. Projektni management (slika 5), kot planiranje aktivnosti na projektu. Management resursov (slika 5) omogoča upravljanje s različnimi resursi znotraj organizacije. Organizacija mora maksimirati produktivnost in zmanjšati stroške, s pomočjo razvrščanja pravih ljudi na prave aktivnosti. Tako mora organizacija optimirati resurse znotraj organizacije in ohraniti njihove zmožnosti. Informacije o resursih se oblikujejo znotraj posameznih oddelkov, zato mora organizacija s pomočjo primerne programske opreme kratkoročno in dolgoročno predvideti in koordinirati resurse na projektu, tja kjer se potrebujejo. Tako poskrbimo za pravilno alokacijo resursov in informacij.

28

Slika 5: STRATEŠKE UVRSTITVE ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENTA (EPM)

Text

Manag

emen

t

Resurs

ov

Projektni

Management

Portfolijo

Management

Povez

ovan

je in

Komun

ikacij

a

STRATEŠKE USMERITVE

OdjemalecPartnerji

Managerji Člani Skupine/

Tima

Vodstvo/Direktor

Vir: Microsoft (2005)

Efektivna komunikacija in močno povezovanje (slika 5) znotraj podjetja in na projektu pomaga doseči izboljšave v produktivnosti in uspešnosti projekta. Z jasno definiranimi in računalniško podprtimi komunikacijskimi potmi med udeleženci na projektu (znotraj tima, med timi in managementom projekta, z izvajalci itd.) se lahko hitro in učinkovito izmenjujejo informacije ter znanje in poroča višjim ravnem managementa v podjetju. S sodobno tehnologijo lahko premagujemo prostorske in časovne ovire ter posredujemo informacijo pravemu članu tima na pravem mestu v pravem trenutku. Kakor vidimo so v zadnjem tretjem krogu (Slika 5), ki je skrajno zunaj, prikazani uporabniki informacijskega sistema za podporo projektnemu vodenju, ki so po Microsft-u odjemalci managerji, vodstvo, partnerji, člani skupine/timov oziroma vsi, ki sodelujejo na projektu. Microsoftova rešitev Microsoft Office Enterprise Project Management Solution (MS EPM) in Microsoft Office Project Standard 2003 omogočata celotnim organizacijam, oddelkom ali skupinam, da sodelujejo pri učinkovitem vodenju projektov in procesov. Microsoft Office Project Standard 2003 omogoča aktivno planiranje, stroškov in kapacitet na projektu, vendar ni podprto s spletnimi tehnologijami torej ni primeren za skupinsko delo na projektu. MS EPM sestavljajo naslednje tehnologije. Microsoft Project Standard je temeljno orodje ali namizni program za upravljanje projektov na osebnem računalniku. Z njim lahko računalniško podpremo individualen projekt s načrtovanjem aktivnosti, upravljanjem z resursi, sledenjem projektu, poročanjem o projektu. V primeru integracije s Microsoft Project Professional, se zmožnosti tega orodja kumulativno povečujejo (Stover 2004, 7).

29

Microsoft Project Professional ima bistveno dodatno lastnost, da podpira upravljanje s projekti v multiprojektnem okolju oziroma z več projekti hkrati z uporabo enotnih resursov. Dodatne sposobnosti orodja so:

• Sodelovanje projektnih timov s pomočjo Microsoft Project Server in Microsoft Web Access. Microsoft Project Professional omogoča projektnim vodjem pošiljanje pravice dostopa do Microsoft Project Server in tako člani projektnega tima pregledujejo in posodabljajo informacije na projektu s pomočjo Microsoft Web Access, ki temelji na spletnih tehnologijah.

• S pomočjo naprej pripravljenih šablon in ostalih elementov omogoča usposobiti projektno administracijo do želene stopnje standardizacije, za potrebe poročanja na projektu.

• Sposobnost izbrati resurse iz posameznih skupin iz celotnega podjetja. Tako lahko pregledujemo uporabo posameznih resursov v multiprojektnem okolju.

• Kvalitetna poročila in pregledi nad vsemi projekti v organizaciji. Informacije o projektih prihajajo iz različnih virov in se organizirano zbirajo v enotnem programu, s katerim si ustvarimo celovito sliko nad projekti (Stover 2004, 9).

Microsoft Web Access je spletni portal, ki deluje kot intranet ali ekstranet, s specifičnimi sposobnostmi za delo s pomočjo Microsoft Project Server in prikazuje aktivnosti, ter ostale podatke o projektnih. Potemtakem je orodje za vpogled v Microsoft Project Server oziroma prikazovanje podatkov shranjenih v podatkovni bazi podjetja. Microsoft Web Acces zelo dobro sodeluje s aplikacijami kot so SharePoint Servises, Microsoft Outlook in skupno koriščenje datotek. Podatki o projektu se shranjujejo s pomočjo Microsoft Project Professional v tabele o projektu na centralnem podatkovnem skladišču na strežniku, kar je edino mesto v katerem se shranjujejo in berejo. Za prenos podatkov med strežnikom in odjemalcem se uporablja XML tehnologija. Microsoft Web Access uporablja dodatno še HTML in ASP tehnologije, za prikazovanje podatkov o projektu (besedilo, grafi, tabele, itd.) (Stover 2004, 570). Projektni tim lahko s pomočjo Microsoft Web Access informacijsko podpremo v naslednjih točkah:

• Potrditev ali zavrnitev izvajanja dodeljene naloge. • Izdelava aktivnosti na planu projekta. • Dodajanje komentarjev k posameznim aktivnostim na projektu. • Posodabljanje informacije o posameznih aktivnostih. • Pregledovanje dodeljenih nalog v različnih pogledih s pomočjo vnašanja filtrov in

sortiranja. • Pregledovanje celovitega projektnega plana ter ostalih planov projekta (Stover

2004, 572). Microsoft Office Project Server 2003: Project Server 2003 je platforma, ki podpira zmožnosti za vodenje projektov, upravljanje sredstev ter sodelovanje. To so ključni deli rešitve EPM. Uporabniki se s programom Project Professional ali programsko opremo Project Web Access povezujejo s strežnikom Project Server ter v njem shranjujejo in uporabljajo projektne podatke (Microsoft 2005).

30

Spodnja slika 6 prikazuje izmenjavo podatkov o projektu med projektnim timom in vodjo projekta, s pomočjo Microsoft Project Professional, Microsoft Web Access in Microsoft Office Project Server 2003.

Slika 6: RAČUNALNIŠKO PODPRTO SODELOVANJE MED PROJEKTNIM VODJEM TER PROJEKTNIM TIMOM

Vir: Stover (2004, 573)

5.3 Informacijski sistemi za podporo obvladovanju dokumentacije ter sorodnih oblik komuniciranja v organizaciji

V tem poglavju bomo poskušali predstaviti temeljne značilnosti informacijskih sistemov za podporo obvladovanja dokumentacije ter sorodnih oblik komunikacije, nakar bomo predstavili temeljne produkte Microsoft-ovih rešitev. Temeljne značilnosti, ki jih morajo imeti informacijski sistemi za obvladovanje dokumentacije bazirajo na uporabi spletnih tehnologij, kar omogoča celovito upravljanje dokumentov na poljubni lokaciji in v standardni ali poljubni obliki:

• načrtovanje in priprava dokumentov, • izdelava dokumentov s priljudnimi orodji (MS Word, Excel,…), • nadzor nad različicami dokumentov • življenjski krog in distribucija dokumentov v pregled in odobritev v elektronski

obliki, • elektronski podpis dokumenta, • nadzorovan izpis dokumentov na zahtevo, • distribucija in objava dokumentov v spletnem okolju, • možnost povratne informacije o tem, kdo je bil seznanjen s spremembami

dokumentov, • obvestilo o novih dokumentih, • možnost vnosa zahteve za spremembo v dokumentaciji s strani uporabnikov

sistema,

31

• obvladovanje in sledenje sprememb (Dragan 2005, 41). Microsoft ponuja štiri glavne produkte s katerimi želi računalniško podpreti sodelovanje v organizaciji prikazuje jih slika 7.

Slika 7: PREVLADUJOČI MICROSOFT-OVI PRODUKTI ZA RAČUNALNIŠKO PODPRTO SODELOVANJE

Exchange Server

Pošiljanje sporočilUpravljanje z osebnimi informacijamiMobilnost

Windows SharePoint Services

Spomin za Ad hoc timeDokumenti in seznamiRazširitvena platforma

SharePoint Portal Server

Podjetniški portaliIskanje virov znotraj podjetjaLjudje kot prvovrstni objektiUpravljanje z SharePoint Portal Server stranmi

Live Communication Server

Tekoče pošiljanje sporočilOn-line srečanjaDeljenje aplikacijVideoGlas

Vir: Laahs in drugi (2005, 11)

Prvenstvena naloga Exchange Server 2003 je kot strežnik za pošiljanje sporočil. Ne vsebuje več tekoče pošiljanje sporočil (ang. Instant Messaging) in podporo video konferenc. Namenjen je računalniško podpirtem upravljanju z osebnimi informacijami, koledarju, stiki, aktivnosti in podpira posredovanje elektronske pošte v mnogodelne mobilne odjemalce (ang. Multiple Mobile Client), kot na primer Outlook Web Access in Outlook Mobile Access (Laahs in drugi 2005, 10). Windows SharePoint Services je zbirka storitev oziroma nadgradnja storitev za Microsoft Windows Server, ki se uporablja za razdeljevanje informacij, sodelovanje med uporabniki na dokumentih in izdelovanje seznamov in delov spletnih strani. Potemtakem se uporablja Windows SharePoint Services, kot razvojna platforma za izdelavo aplikacij za sodelovanje in aplikacij za razdeljevanje informacij. SharePoint portal Server je strežniški portal za podjetje, ki je zgrajen na podlagi Windows SharePoint Services. SharePoint portal Server se uporablja za združevanje Windows SharePoint Services spletnih strani, informacij in aplikacij v organizaciji znotraj enotnega celovitega portala. Značilnosti s katerimi SharePoint portal Server upravlja so:

• Novice in teme. • Osebne strani z osebnimi in javnimi pogledi na informacije. • Informacije, ki jih lahko usmerjamo na specifične uporabnike. • Funkcionalnost indeksiranja in iskanje osebnem računalniku, mrežnih trdih diskih,

spletnih strežnikih in Windows SharePoint Services spletnih straneh. • Javljanje o spremembah, ki so se zgodile na relevantnih informacijah, dokumentih

ali programih. • Zmožnost samostojnega vpisovanja za integrirane aplikacije podjetja (English

2004, 4). Potemtakem omogoča SharePoint portal Server združevanje dokumentov in ostalih vsebin na spletnih straneh z eno ali več logično razmejenih področij. Razmejitev spletnih strani

32

omogoča alternativni način navigacije in pregleda vsebin na SharePoint portal Server spletnih straneh, torej na intranetu ali ekstranetu organizacije (English 2004, 19). Live Communications Server omogoča prožno komuniciranje v realnem času in tekoče pošiljanje informacij. Oskrbuje s informacijami, ki so integrirane v Microsoft Office in SharePoint portal Server, dovoljuje uporabnikom neposredno videti kdo je razpoložljiv za sodelovanje in komunikacijo. Podpira tudi uporabo Windows Messenger-ja s katerim se lahko posredujejo različne datoteke, komuniciranje, osnovne avdio in video konference in razdeljevanje aplikacij (Laahs in drugi 2005, 11).

33

6 PRIMER OBVLADOVANJA DOKUMENTACIJE V PROJEKTNO USMERJENI ORGANIZACIJI HSE Invest d.o.o.

6.1 Predstavitev Skupine HSE Holding slovenskih elektrarn (HSE) je danes največji in vodilni slovenski proizvajalec in trgovec z električno energijo, ki pod svojo streho združuje deset družb (Holding Slovenske elektrarne (krovna družba), Dravske elektrarne Maribor, Savske elektrarne Ljubljana, Soške elektrarne Nova Gorica, Termoelektrarna Šoštanj, Termoelektrarna Brestrnica, Premogovnik Velenje, HSE Invest, TDR – Metalurgija Ruše, HSE Italija). HSE je skupaj z Dravskimi elektrarnami Maribor, Savskimi elektrarnami Ljubljana in Soškimi elektrarnami Nova Gorica solastnik družbe HSE Invest s sedežem v Mariboru in poslovno enoto v Novi Gorici. Osnovna dejavnost družbe je izvajanje naložb v energetskem sektorju, posebej pomembna pa je njena vloga pri gradnji verige hidro elektrarn na Spodnji Savi. Izgradnja verige na spodnji Savi je trenutno najpomembnejši naložbeni projekt tako za HSE, kot celotno slovensko elektrogospodarstvo. V nadaljevanju bomo opisali vizijo, poslanstvo in strategijo HSE Invest-a, ki je usklajena s HSE.

6.1.1 Vizija HSE Invest Želijo postati družba za snovanje, načrtovanje, pripravo in vodenje projektov v energetiki na vodnem in termo oz. »multi utility« področju za vse družbe skupine HSE. Projekte želijo voditi za družbe skupine v Sloveniji, v evropski uniji in v JV Evropi, kjerkoli bodo za to pokazale interes in zahteve družbe skupine HSE. Projekte nameravamo voditi v vlogi svetovalnega inženiringa.

6.1.2 Poslanstvo HSE Invest Povezovati in najti sinergijske učinke pri združevanju vseh razpoložljivih strokovnih znanj iz hidro in termo proizvodnih družb skupine HSE. Zagotavljati strokovne predloge družbam skupine HSE za izbiro tehnično, tehnološko in ekonomsko najboljših rešitev. Doseči, da se projekti vodijo na najbolj racionalen in ekonomsko učinkovit način ter s tem zagotoviti doseganje optimalnih naložbenih učinkov in izrabo vseh potencialov znanja v skupini HSE.

6.1.3 Strategija HSE Invest Zagotavljati izgradnjo objektov v načrtovanih rokih, zahtevani kvaliteti in v finančnih okvirih določenih z investicijskimi programi. Voditi vse investicijske projekte, ki jih načrtujejo družbe skupine HSE, ki pomenijo izgradnjo dodatnih ali obnovo obstoječih energetskih kapacitet. Doseči zadovoljstvo vsakega naročnika pri izvajanju njegovih projektov in mu dati občutek, da je njegov projekt najbolj pomemben.

34

Poenotiti in racionalizirati postopke vodenja projektov in uveljaviti standarde ISO v vsem delovanju in na vseh področjih vodenja. Omogočati in vzpodbujati stalno dodatno izobraževanje in izpopolnjevanje znanja zaposlenih, da se ohranja stik z vsemi napredki znanj po posameznih področjih.

6.2 Struktura dokumentacije po ISO 9001 Struktura dokumentacije po ISO 9001 je dober način kako predstaviti podjetje, kajti tukaj so sprejeti vsi bistveni pravilniki, ki omogočajo, da lahko podjetje normalno posluje in se razvija in raste ter zagotavlja kakovost svojih storitev.

6.2.1 Procesi v HSE Invest Slika 8 prikazuje osnovne in podporne procese, ki potekajo od kupčevih zahtev do kupčevega zadovoljstva. Podporni procesi so tisti procesi, brez katerih ni možno izvajati osnovnega procesa, kateri je potreben za obstoj družbe in zadovoljevanje potreb kupcev.

Slika 8: PROCESI HSE Invest

Vir: Interni Akt HSE Invest - Poslovnik Vodenja (2005, 8)

Za naše proučevanje bomo predstavili deloma osnovni proces svetovalnega inženiringa, podrobneje obvladovanje dokumentacije za potrebe projekta in podporni vodstveni proces sistema kakovosti, v katerem je tudi definirano obvladovanje dokumentacije družbe.

OSNOVNI PROCESI

SVETOVALNI IN IZVEDBENI INŽENIRING Svetovalni inženiring Izvedbeni inženiring

PODPORNI PROCESI

PROCESI VODENJA Vodenje družbe Razvoj izvedbe projekta Sistem vodenja kakovosti Zagotavljanje kompetentnih kadrov Informacijska podpora Notranje in zunanje komuniciranje

K U P E C

Z A D O V O L J S T V O

K U P E C

Z A H T E V E

FINANČNO RAČUNOVODSKI PROCESI Finančno poslovanje Računovodstvo Izdelava planov in analiz poslovanja

KOMERCIALNO NABAVNI PROCESI Priprava ponudb in pogodb Nabava in kooperacija

35

6.2.2 Svetovalni inženiring Svetovalni inženiring je osnovna storitev ki jo opravlja družba da zadovolji potrebe kupcev oziroma naročnikov projekta. Pod pojmom svetovalni inženiring definira in opravlja družba naslednje storitve:

• vodenje projektov (projektni management), • izdelava predinvesticijske, investicijske, projektne, tehnične in ostale

dokumentacije (projektiranje), • izvedba razpisov in izbor najugodnejšega ponudnika, • pridobitev dovoljenj za posege v prostor in gradnjo, • nadzor nad gradnjo.

Pri tem mora upoštevati zakone, ki urejajo predpise na tem področju še posebej glede izdelave projektne tehnične in investicijske dokumentacije (glej poglavje 4.5), pogodbene zahteve, standarde in plane projekta. Dokumentacija, ki je v skladu z zakoni, standardi, pogodbo in planom projekta mora pregledati izvajalec, odobri pa jo kontrolor s podpisom. Po potrebi se tudi revidira plan projekta oz. načrt izvedbe projekta. Spremljanje, ali so ob izdelavi projekta dosledno upoštevane vse projektne zahteve, poteka skozi celotni proces izvedbe projekta:

• z usklajevanjem projekta znotraj projektne skupine, • z usklajevanjem projekta med projektno skupino in naročnikom in ali izvajalci, • z rednimi in občasnimi pregledi dokumentacije, ključnih aktivnosti, dosežene

kvalitete, rokov in finančnih kazalcev projekta znotraj projektne skupine in izven projektne skupine.

Predaja rezultatov projekta naročnikom se izvrši z overjanjem projektne in tehnične dokumentacije in ostalih rezultatov na projektu, ki se poročajo v obliki zapisnika.

6.2.3 Korespondenca na projektu Pod pojmom korespondenca na projektu mislimo vse dokumente kot so dopise, obvestila, zapisnike, telefakse ali elektronsko pošto, ki jo prejmejo, registrirajo, distribuirajo in arhivirajo in se nanašajo na posamezni projekt. HSE Invest deli projektno korespondenco na:

• notranja projektna korespondenca, • zunanja projektna korespondenca.

Notranje projektna korespondenca (slika 9) poteka med organizacijskimi enotami in med člani projektne skupine. Člani projektne skupine so lahko tudi zunanji pogodbeni delavci, ki niso redno zaposleni v podjetju, na projektu pa so samo za določen čas trajanja njihovih nalog. Zunanja projektna korespondenca (slika 9) je korespondenca, ki poteka med vodjem projekta ali skrbnikom projekta, kar je odvisno od pristojnosti na projektu in naročnikom ali direktno med zaposlenimi in naročnikom ob obveščenosti vodje projekta ali skrbnika projekta.

36

Vsa zunanja projektna korespondenca se obvezno evidentira v knjigi poslanih/prejetih dokumentov (knjiga pošte). Notranja korespondenca pa se arhivira v arhivih naslovnikov oziroma v arhivu vodje projekta, vodje oddelka, če naslovnik ni določen.

Slika 9: NOTRANJA IN ZUNANJA KORESPONDENCA

Vir: Interni Akt HSE Invest - Poslovnik Vodenja (2005, 8)

6.2.4 Obvladovanje pošte in dokumentov zunanjega in notranjega izvora4 V tem poglavju bomo povedali kako v podjetju HSE Invest obvladujejo pošto, pri tem mislimo na pisma vseh velikosti in oblik, navadna, vrednostna in priporočena pisma, telegrami, paketi vseh vrst, računi, pogodbe, tiskovine, revije, časopisi in druge publikacije. Pošta je lahko tudi v elektronski obliki ali kot telefaks. Elektronska pošta se odtisne na papir in enako vstopa v proces obvladovanja kot ostali dokumenti. Pošto in dokumentacijo notranjega in zunanjega izvora obvladujejo v podjetju HSE Invest, kot prikazuje diagram poteka procesa v prilogi 1, po naslednjih korakih:

1. PREVZEM IN VPISOVANJE POŠTE, 2. POŠTA DANA V PREGLED SKRBNIKU POŠTE, 3. POSREDOVANJE IN RAZDELITEV POŠTE,

4 Delovno navodilo, obvladovanje pošte in dokumentacije zunanjega in notranjega izvor (2005)

37

4. PRIPRAVA PREDLOGA ODGOVORA NA PREVZETO POŠTO, 5. PREGLED IN PODPIS PREDLOGA ODGOVORA, 6. FINALIZACIJA IN ODPOŠILJANJE POŠTE.

Ad 1. Vsa dokumentacija, ki jo družba prejme ali izvira iz družbe, se v tajništvu oziroma administraciji družbe vpiše in oštevilči z naslednjim sistemom označevanja dokumentacije, ki jo prikazuje slika 10.

Slika 10: SISTEM OZNAČEVANJA DOKUMENTACIJE

Vir: Interni Akt HSE Invest –Delovno navodilo, Obvladovanje pošte in dokumentacije zunanjega in notranjega izvora - Priloga 1 Elektronski arhiv – razporeditev dokumentov, Navodila za uporabo

(2005, 1) Original vsakega dokumenta se po odtisu žiga oštevilči, kopira in potem takoj arhivira. Štampiljka se obvezno odtisne na prvo stran dokumenta. Če ima dokument dve ali več strani se lahko odtisne na zadnji pisani strani, če je dovolj prostora. Izjemoma se lahko odtisne na hrbtno stran prve strani dokumenta. Vpis prejetega dokumenta se opravi v knjigo prejete pošte, ki ima rubrike za vpis: Z.št., Datum, Naslov, Šifra. Tako urejena pošta se dostavi v pregled in označevanje za razdelitev pošte direktorju družbe oziroma v njegovi odsotnosti osebi, ki jo direktor določi za razdelitev pošte. Pošta, ki se nanaša neposredno na vodje poslovnih enot, vodje projektov in skrbnike pogodb, ki so imenovani s posebno odločbo, se v pregled in razdelitev dostavi njim neposredno. Priloge dokumentov se ne arhivirajo takoj, ampak se s kopijo osnovnega dokumenta dostavijo v pregled. Na račune se odtisne sprejemna štampiljka, podatki prejetega računa se vpišejo v knjigo prejetih računov in sicer: Z.št., Datum prejema, Dobavitelj, Št. računa, Datum računa, Znesek, Datum valute, Predano v SEP.

38

Ad 2. Skrbnik pošte je oseba, ki je pooblaščena da določi razdelitev pošte, pregleda vsebino in na dokumentu (v štampiljki) označi prejemnike kopij dokumenta in nosilca priprave odgovora, če je to potrebno. Prav tako lahko napiše usmeritve osebi, ki je zadolžena za pripravo odgovora ali za delo z dokumentom. Ad 3a. V primeru kadar je vsebina dokumenta informativnega značaja in ne zahteva akcije, se informira predvidene naslovnike in arhivira v elektronskem arhivu. Ad 3b. Pošto razdeljuje administracija v podjetju na naslednji način:

• Celotni dokument se takoj preslika (skenira) in se posreduje po elektronski pošti vsem navedenim na štampiljki za razdelitev pošte. Administracija družbe izpiše potrdilo o odposlani dokumentaciji po elektronski pošti in ga shrani k arhiviranemu dokumentu z isto številko.

• Osebi, ki je označena za pripravo odgovora se dostavi dokument, na katerem je originalna štampiljka skupaj s še eno dodatno kopijo dokumenta. Priloga oz. priloge, če obstajajo se priložijo v enem izvodu.

Tale faza je izrednega pomena, kajti na tem mestu se zagotovi sledljivost dokumentov. Dokument se preslika in arhivira, tako se tvori elektronski arhiv s pravicami za dostop do elektronskega arhiva, komaj po oštevilčenju se originalni dokument posreduje v obdelavo. Za pregledovanje dokumentov v elektronskem arhivu se uporablja orodje Microsoft SharePoint in aplikacija, ki je posebej razvita za potrebo razporejanja dokumentov v elektronski arhiv in se imenuje s kraticami eLa-Ra-Do ali Elektronski arhiv – Razporeditev Dokumentov (glej poglavje 6.3, slika 12). Ad 4. Oseba zadolžena za pripravo predloga odgovora ali za koordinacijo aktivnosti za pripravo odgovora, izdela pisni predlog in ga posreduje skrbniku pošte v pregled in podpis. Za pripravljanje predloga odgovora opravi po potrebi razgovore s strokovnimi sodelavci in pooblaščencem za podpis. Ad 5. Pooblaščenec za podpis prouči predlog, po potrebi zahteva dopolnitev, ter ob ustreznosti predloga ga odobri s podpisom. Prouči tudi predlog sodelavca, ki je prejel kopijo dokumenta. Pooblaščenec preveri še ustreznost naslovnika, nakar dokument preda v administracijo družbe za oddajo in pošiljanje, kar je naslednji korak. Ad 6. Administracija družbe opravi vse potrebne naloge za obvladovanje pošiljanja, dostavljanje kopij in arhiviranje dokumenta. Pri vseh dokumentih, poslanih iz družbe, se poleg številke dokumenta (slika 10) odtisnejo v spodnjem levem kotu dokumenta naslednji posdatki:

• šifra organizacijske enote, • šifra delavca (je enaka matični številki delavca , ki je dokument izdelal), • zaporedna številka izhodnega dokumenta, ki se začne z novim koledarskim letom

od začetka. V tajništvu/administraciji družbe se vodi knjiga poslane pošte v kateri se zapisujejo naslednji podatki: Zap.št., Datum, Pošilja, Naslovnik, Številka dokumenta.

39

Vsak zaposleni ima svoj računalnik in svoj elektronski naslov na katerega prejema elektronsko pošto. Prejemnik oziroma pošiljatelj elektronske pošte se odloči ali gre za obvladovano ali neobvladovano elektronsko pošto. Elektronsko pošto, ki naj bi bila obvladovana, prejemnik oziroma pošiljatelj natisne v enem izvodu in se obvladujejo na enak način kakor vsa ostala prejeta pošta. Celoten zgoraj opisan postopek obvladovanja pošte in dokumentacije zunanjega in notranjega izvora je tudi prikazan na diagramu v prilogi 1.

6.2.5 Arhiviranje dokumentacije projekta V tem poglavju bomo opisali potek arhiviranja projektne dokumentacije, ki je rezultat izvajanja projekta v podjetju HSE Invest. Potek arhiviranja dokumentacije lahko nazorno pogledamo tudi v prilogi 2. Opisuje ga delovno navodilo Arhiviranje projektne dokumentacije, ter sestoji po naslednjih sedmih korakih.

1. RAZMNOŽEVANJE DOKUMENTACIJE, 2. FINALIZACIJA DOKUMENTACIJE, 3. PREGLED FINALIZIRANE DOKUMENTACIJE, 4. PRIPRAVA ZA PREDAJO DOKUMENTACIJE, 5. ODOBRITEV PREDAJE DOKUMENTACIJE, 6. PREDAJA DOKUMENTACIJE NAROČNIKU, 7. PREDAJA DOKUMENTACIJE V ARHIV DRUŽBE.

Ad 1. Član projektne skupine, ki ga vodja oziroma skrbnik projekta zadolži za odpremo in arhiviranje rezultatov projekta, le te preda v razmnoževanje (kopiranje) in finalizacijo. Razmnoževanje in finalizacijo praviloma opravijo delavci tajništva družbe oziroma delavci, ki jih za to delo zadolži direktor družbe. Ad 2. Finalizacija dokumentacije se opravi na podlagi navodil, ki jih praviloma v pisni obliki (podatki o številu kopij, tip vezave dokumenta, itd.) pripravi član projektne skupine zadolžen za odpremo in arhiviranje rezultatov projekta. Ad 3. Kontrolo ali je dokumentacija pravilno kopirana in zložena, da se ohrani in/ali prepreči poškodovanje ali poslabšanje dokumentacije in podatkov, opravi član projektne skupine, ki je za to delo zadolžen. Če temu ni tako, se proces predaje dokumentacije vrne v fazo finalizacije dokumentacije, tako kot je prikazano na sliki v prilogi 2. Ad 4. Dokumentacija je pripravljena za predajo kadar:

• je pripravljen zapis o predaji dokumentacije, • je preverjen komercialni vidik pogodbe (plačilo, rok, obseg, itd.), • so izvodi pečateni in podpisani ter označeni s štampiljkami (domači izvod, arhivski

izvod, ostali izvodi). Ad 5. Predajo dokumentacije naročniku odobri direktor na podlagi podpisa obvestila o predaji dokumentacije.

40

Ad 6. Dokumentacija se lahko preda naročniku na dva načina, osebno ali po pošti. Pri predaji je potrebno posebej paziti, da se en izvod obrazca (priloga 2) obvezno vrne v HSE Invest. Ad 7. Za predajo v arhiv družbe je odgovoren član projektne skupine zadolžen za odpremo in arhiviranje rezultatov projekta. Celoten zgoraj opisan proces arhiviranja dokumentacije je tudi prikazan na diagramu v prilogi 2.

6.3 Primer uporabe MS SharePoint in MS Project za potrebe obvladovanja dokumentacije

V tem poglavju bomo prikazali uporabo MS SharePoint in MS Project za potrebe elektronskega obvladovanja dokumentacije v podjetju HSE Invest. Prikazali bomo način preslikanja in dodajanja dokumentacije v elektronski arhiv podjetja, pregledovanje različnih datotek in spremljanje terminskega plana v MS Project. V podjetju HSE Invest uporabljajo MS Project Standard 2003 zgolj za spremljanje terminskega plana, ne izkoriščajo pa vseh potencialov, ki jih ponuja aplikacija. Možnost bi imeli nadgraditi MS Project Standard z ostalimi aplikacijami ki jih ponuja Microsoft, ter tako informatizirati obvladovanje informacij na projektih (glej poglavje 5.2). Terminski plani v MS Project so praviloma izdelani pred izvedbo projekta predvideno v zagonu projekta (glej poglavje 2.5). Tako se v sami izvedbi projekta terminski plani korigirajo ali modificirajo. Na sliki 11 je prikazano osnovno spletno mesto na intranetu podjetja HSE Invest. Iz tega spletnega mesta imajo zaposleni dostop do pomembnih informacij in dokumentov na svojem računalniku, katere so posredno ali neposredno povezane z delom. V podjetju je zadolžen en zaposleni, ki organizira spletni portal, da ne pride do neorganiziranosti spletnega portala. Ostali zaposleni, bi lahko imeli tudi možnost urejanja svojih lastnih informacij na intranetnem portalu, ter tako povečevali količino vsebin na intranetu (glej poglavje 5.3). S tem bi pripomogli k veliki količini informacij, ki so ki predstavljajo vir v organizaciji.

41

Slika 11: "DOMAČA STRAN" INTRANETA - MS SHAREPOINT

Vir: Spletni portal HSE Invest d.o.o. (2006)

Dokument lahko poiščemo preko iskalnika na intranetu, na sliki 10 desni zgornji kot, kjer napišemo številko dokumenta po sistemu označevanja. Pod seznamom knjižnic najdemo miselno zaokrožene kategorije, v katerih se nahajajo različni dokumenti. Posamezni dokumenti so organizirani po sistemu drevesnih map. Med povezavami se nahajajo hitre povezave do pomembnih mest ali aplikacij na strežniku, kot na primer elektronski arhiv ali aplikacija za vodenje ur zaposlenih. Na intranetu podjetja je organiziran tudi pregled vseh dokumentov, ki se navezujejo na posamezni projekt. Na sliki 12 so prikazane posamezne povezave do dokumentov, do katerih lahko dostopajo vsi zaposleni na projektu. Projektni vodja pa ima avtorizacijo dodajanja posameznih zaključenih dokumentov na spletni portal. Hiperpovezave so organizirane kakor mapa projekta po posameznih poglavjih.

42

Slika 12: PRIMER ORGANIZIRANJA DOKUMENTOV NA INTRANETU PODJETJA HSE INVEST D.O.O. – PROJEKT IZGRADNJE HIDROELEKTRARNE BOŠTANJ

Vir: Spletni portal HSE Invest d.o.o. (2006) Zaposleni v podjetju HSE Invest izkoriščajo tudi možnost ustvarjanja različnih verzij, ter tako boljšo obvladovanje informacij s pomočjo MS SharePoint. Slika 13 prikazuje uporabniški vmesnik v katerem zaposleni razporejajo dokumente v elektronski arhiv dokumentov podjetja. Aplikacija je bila narejena za potrebe podjetja HSE Invest in ustreza postopku obvladovanja dokumentacije opisanem v poglavju 6.2.4.

Slika 13: RAZPOREJANJE DOKUMENTOV

Vir: Spletni portal HSE Invest d.o.o. (2006) Sprva poiščemo preslikan dokument v elektronski obliki in s pomočjo tipke »dodaj«, ga dodamo. Nakar vpišemo še ostale relevantne podatke, kot so ident in naslov dokumenta, datum, sklic, dodatni opis ter kateri osebi je potrebno še poslati v vednost. Pomemben

43

podatek je ident dokumenta oziroma šifrant. Sistem označevanja dokumentov je opisan v poglavju 6.2.4. na sliki 10. Na desni strani okna za razporejanje dokumentov lahko pregledujemo še nerazporejene dokumente.

6.4 Varnost in nadzor dokumentacije v HSE Invest Potrebno je tudi definirati varnost informacij ter posledično dokumentov na projektu, kajti pogovarjamo se o obvladovanju velikega števila informacij. Informacije želimo obvladovati tudi v primeru namenske kraje in tako oškodovanje podjetja zaradi odtujitve informacij izven obvladovane sfere skrbnikov informacij. HSE Invest uporablja naslednje faktorje varovanja informacij:

• Varovanje s pomočjo strojne opreme, ter zasebnim omrežjem, ki je ločen od zunanjih vplivov iz interneta.

• Varovanje s pomočjo programske opreme, kot so protivirusni programi. • Varovanje informacij s pomočjo arhiviranja ali v fizičnem ali elektronskem arhivu

podjetja. • Vzpostavitev klime v podjetju, ki je naravnana v zaupnost posameznih podatkov ter

označevanje stopnje zaupnosti podatkov.

44

7 SKLEP Kakor v tem diplomskem delu prikazano je projektni management zelo multidisciplinarna znanost, katero lahko impliciramo na vseh področjih človekovega delovanja. To trditev dokazuje dejsvto, da lahko vsako ciljno naravnano delo izboljšamo s projektnim managementom, ter tako dosežemo želene cilje bolj učinkovito oziroma s predvidenimi stroški, ročnostjo in s primerno kvaliteto. Zelo specifično projektno delo izvajajo podjetja, kot je HSE Invest, ki je PUO, katere temeljna dejavnost je vodenje in koordinacija projektov za naročnika. Projektni managerji v PUO, se vedno bolj poslužujejo priročne informacijske podpore, za celovito obvladovanje informacij na projektu, kar smo tudi prikazali v zadnjem poglavju tega dela. Po našem mnenju obstajajo različne potrebe na projektu v povezavi z informacijsko tehnologijo, in sicer:

• Potreba po komuniciranju in sodelovanju različnih udeležencev v različnih fazah projekta.

• Potreba po podatkih na projektu, ter primerno prikazovanje - portfolijo projekta. • Potreba po boljši kakovosti projekta in projektnega dela.

Naše mnenje je, da lahko ter ima podjetje HSE Invest, vse možnosti odprte za informatizacijo vodenja projektov, ter s tem prednosti kot so:

• Odločanje o investicijah na podlagi bolje strukturiranih informacij, ter prikazovanje podatkov o projektih z vidika časovnega, stroškovnega in vidika opravljenih storitev.

• Hitrejši pretok informacij ter različnih vrst dokumentov, ki jih najdemo v skupnem podatkovnem skladišču PUO.

• Informacijska podprtost zahtev in nalog na projektu, komunikacijo in koordinacijo v timih, upravljanje s terminskimi plani, resursi, stroški, riziki, spremembami in dokumenti.

• Možnost mobilnosti projektnega managementa. Cilj, ki smo si ga postavili na začetku, smo prikazali v sklopu celotne naloge. Mnenja smo, da v informacijski družbi ni možno izpolniti zadane cilje projekta brez podpore informacijske tehnologije, obvladovanja informacij oziroma dokumentov ter pri tem zadovoljiti kakovost opravljenih storitev, terminov, stroškov na projektu in tako doseči kakovost projekta, ki pogojujejo zadovoljstvo odjemalcev (trikotnik projektnega managementa). Informacijski sistemi za upravljanje z vsebinami, so zelo uporabna orodja za obvladovanje informacij, katera bodo svoj potencial pokazala v prihodnjih letih z razvijajočo se internetno tehnologijo. S pomočjo internetne tehnologije ali podrobneje s informacijskimi sistemi za upravljanje z vsebinami, lahko obvladujemo zelo široki spekter informacij v PUO in različne vrste datotek in oblik podatkovnih medijev (poglavje 5.1), ter jih prikazujemo uporabniku ali v našem primeru organizaciji projektnega managementa (poglavje 3.2).

45

8 POVZETEK Diplomsko delo obravnava problematiko kako v projektno usmerjeno organizacijah, kot je HSE Invest, obvladajo problem vodenja dokumentov ob hkratni kakovosti in standardizaciji svojih storitev. Ter katere potenciale trenutno nudi informacijska tehnologija upravljanja z vsebinami za vodenje dokumentacije. Sprva poskušamo navesti teoretična spoznanja s področja projektnega managementa, najdemo jih v poglavju 2 in 3. V drugem delu, poglavje 4 in 5, obravnavamo problematiko managementa kakovosti in ISO 9001 v povezavi z obvladovanjem dokumentacije. V poglavju 6 raziskujemo informacijske sisteme za podporo obvladovanja dokumentacije in projektnega vodenja. Na tem mestu navajamo in opisujemo dejanske produkte, in sicer MS Project in MS SharePoint. V zadnjem 7 poglavju pa prikažemo realen primer načina obvladovanja dokumentacije v podjetju HSE Invest. V sklepu odpiramo posamezna vprašanja, ki so vredna nadaljnjega proučevanja. Navajano potrebe katere nastanejo pri projektnem vodenju, na področju informacijskega obvladovanja informacij. Prav tako navajamo prednosti informatizacije projektnega vodenja. KLJUČNE BESEDE: Content management systems (CMS), content, document management systems (DMS), dokumenti, enterprise project managementa (EPM), HSE Invest, HSE, TQM ISO 9000:2000, Microsoft Project, Microsoft SharePoint, obvladovanje dokumentacije, obvladovanje vsebin, projekt, projektno usmerjena organizacija, projektno usmerjeno podjetje, upravljanje z dokumenti, upravljanje z vsebinami, vsebine, management kakovosti, kakovostna storitev.

46

9 ZUSAMMENFASSUNG Die Diplomarbeit umfasst die Problematik wie in projektorientierten Unternehmen, wie z.B. HSE Invest GmbH., Leitung von Dokumenten und gleichzeitig die Qualität und Standardisierung der Dienstleistungen beherrscht werden. Und welche potenziale in der Informations Technologie für Contentmanagement zur Leitung der Dokumente in Unternehmen stecken. Im ersten teil der Diplomarbeit, Kapitel 2. und 3., schreiben wir über theoretische Erkenntnisse über die Projekte und projektorientierte Unternehmen. In den nächsten zwei Kapiteln 4 und 5, im Zweiten Teil, erörtern wir die Problematik des Qualitätmanagementes und ISO 9001 in Verbindung mit der Leitung von Dokumente. In Kapitel 6, im dritten Teil, Untersuchen wir die Informations Systeme zur unterstützung der Leitung von Dokumenten im projektmanagement und Softwareunterstützung für Projektmanagement-Aufgaben. An dieser Stelle geben wir konkrete Produkte an (MS Project und MS SharePoint). Im letzten Teil, Kapitel 7, schreiben wir über konkrete Praxis im Unternehmen HSE Invest. So Verbinden wir die theoretischen Erkenntnisse und die Praxis. In der Schlussfolgerung der Diplomarbeit öffnen wir verschiedene Fragen die der weiteren Erforschung dienen. Wir geben an welche Bedürfnisse bei der Projektleitung auf dem Gebiet der Informations beherrschung entstehen. Ebenfals erwehnen wir Vorteile der informatisierung von leitung der Projekten. SCHLÜSSELWORTE: Content management systems (CMS), content, document management systems (DMS), Dokumente, enterprise project management (EPM), HSE Invest, HSE, TQM ISO 9000:2000, Microsoft Project, Microsoft SharePoint, Dokumentenmanagement, Contentmanagement, Projekte, projektorientierte Unternehmen, Qualitäts- Management, Dienstleistungen.

47

10 LITERATURA

1. Breznik, J., J.Duhovnik, J. Čebulj, V. Premzl, M. Štritof-Brus, J. Marflak. 2005. Zakon o graditvi objektov (ZGO-1) : s komentarjem. Zakon o urejanju prostora (ZUreP-1) : s komentarjem. Ljubljana : GV založba.

2. Bruhn, Manfred. 2003. Qualitäts – management für dienstleistungen, Grundlagen, Konzepte, Methoden. Heidelberg: Springer – Verlag Berlin, 1-57.

3. Dragan, Gregor. 2005. Upravljanje doumetega sistema v velikih podjetjih. Ljubljana: Magistrsko delo.

4. English, Bill. 2004. Microsoft SharePoint products and techologies, Resource kit. Washington: Microsoft Press, 1-20.

5. Harold, Ph.D. Kerzner. 2003. Project Management, A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Eighth Edition. USA: John Wiley & Sons Inc.

6. Hauc, Anton. 2002. Projektni management. Ljubljana: GV Založba. 7. Kajzer, Štefan. 1999. Kibernetsko pojmovanje upravljanja in management

poslovnih sistemov. Sodobna razlaga organizacije, B. Kovačič in J. Kovač. Kranj: Založba moderna organizacija.

8. Kampffmeyer, Ulrich. 2003. Enterprise Content Management - Zwischen Vision und Realität I./II./III. Contentmanager.de das content management portal. [online]. Dostopno na: http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_398_ecm_zwischen_vision_und_realitaet.html [27.2.2006].

9. Laahs K., E. McKenna and V. M. Vanamo. 2005. Microsoft SharePoint Technologies - Planning, Design, and Implementation. UK: Elsevier Digital Press.

10. Madžarac, Matjaž. 2005. Analiza stanja informacijskih sistemov za podporo projektnemu managementu. Ljubljana: Magistrsko delo.

11. Marolt, Janez, in Gomišček, Boštjan. 2005. Management kakovosti. Kranj: Moderna organizacija, 9-152.

12. Meyer, Mark Mey. 2005. Stand und Trend von Softwareunterstützung für Projektmanagement-Aufgaben. Institut für Projektmanagement und Innovation Bremen.

13. Pivka, Marjan. 2005. Spletna stran katedre za organizacijo in management, Zapiski predavanj pri predmetu Management kakovost. [online] dostopno na: http://epf-oi.uni-mb.si:8000/clani/pivka/management-kakovosti_uni/un35_1.htm [27.2.2006].

14. Stover, Teresa S. 2003. Microsoft Office Project 2003, Inside Out. Washington: Microsoft Press, 1-37, 567-578.

48

11 VIRI

15. AIIM - The Enterprise Content Management Association. [online] Dostopno na: http://www.aiim.org [20.2.2006].

16. Cankarjeva založba, Ljubljana. 1998. Leksikon Cankarjeve založbe – Dopolnjena 3. izdaja. Urednici: Ksenija Dolinar in Seta Knop.

17. HSE – Holding Slovenskih elektrarn. [online] Dostopno na: http://www.hse.si [25.2.2006].

18. Interni akt HSE Invest d.o.o. 2004. Prevzeta dokumentacija - dokumentacija naročnikov, PD11-02, Pravilnik o izvajanju strokovnih tehničnih pregledov in priprava dokumentacije.

19. Interni akt HSE Invest d.o.o. 2004. Prevzeta dokumentacija - dokumentacija naročnikov, PD11-03, Pravilnik o izvajanju strokovnih tehničnih pregledov in priprava dokumentacije.

20. Interni akt HSE Invest d.o.o. 2005. Delovno navodilo, DN11-007, Arhiviranje dokumentacije projekta.

21. Interni akt HSE Invest d.o.o. 2005. Delovno navodilo, DN23-01, Obvladovanje dokumentacije.

22. Interni akt HSE Invest d.o.o. 2005. Delovno navodilo, DN23-02, Obvladovanje pošte in dokumentov zunanjega in notranjega izvora.

23. Interni akt HSE Invest d.o.o. 2005. Organizacijski predpis, OP23, Sistem vodenja kakovosti.

24. Interni akt HSE Invest d.o.o. 2005. Organizacijski predpis, OP26, Informacijska podpora.

25. Interni akt HSE Invest d.o.o. 2005. Poslovnik vodenja. 26. MIRS - Urad Republike Slovenije za standardizacijo in meroslovje pri Ministrstvo

za znanost in tehnologijo. 2000. Slovenski standard, PSIST ISO/DIS 9001, tretja izdaja maj 2000, Sistemi vodenja kakovosti – Zahteve (enakovreden ISO 9001:2000).

27. Mocrosoft Corporation - Microsoft Slovenija. 2003. Pregled projektnega vodenja v velikih poslovnih okoljih - Project Professional 2003, Project Server 2003 in Project Web Access. [online] Dostopno na: http://www.microsoft.com/slovenija/office/project/prodinfo/epmoverview.mspx [27.2.2006].

28. Mocrosoft Corporation - Microsoft Slovenija. 2005. Enterprise Project Management (EPM) Solution Overview - Generating Business Value Through Strategic Alignment. [online]. Dostopno na: http://www.microsoft.com/office/project/prodinfo/epm/overview.mspx [27.2.2006].

29. SIST - Slovenski inštitut za standardizacijo. 2003. ISO 9000 : uvod in podporni paket za sistem : nasveti in informacije o posodobitvah ISO 9001 in ISO 9004 : (ISO TC/176/SC 2/N 544 R). Napotki za procesni pristop v sistemu vodenja kakovosti.

49

12 PRILOGE Priloga 1: Diagram poteka obvladovanje pošte in dokumentacije

zunanjega in notranjega izvora

Vir: Interni Akt HSE Invest –Delovno navodilo, Obvladovanje pošte in dokumentacije zunanjega in notranjega izvora (2005, 7)

50

Priloga 2: Diagram poteka arhiviranja dokumentacije projekta

Vir: Interni Akt HSE Invest –Delovno navodilo, Arhiviranje dokumentacije projekta (2005, 6)

Documents

INFORMACIJSKI SISTEMI ZA OBVLADOVANJE DOKUMENTACIJE V PROJEKTNO USMERJENIH ... · 2020. 1. 30. · organizacijo. Drugi del naloge se bo osredotočil na management kakovosti storitev