Upload
dinhkhuong
View
226
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Informatiebeleidsplan 2014-2016
gemeente Hellevoetsluis
de basis op orde
Opdrachtgever: Marcel Koets
Steller: Maarten Vrolijk BMC
I-adviseur: Theo van der Stel
Versie: 1.08
Correspondentienummer: OBD-1107-64368
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 2 van 72 versie: 1.08
Inleiding 4
Managementsamenvatting 5
1 Trends en ontwikkelingen 10
1.1 Landelijke ontwikkelingen 10 1.1.1 Wettelijke taken en convenanten 11 1.1.2 ICT-trends 12
1.2 Trends binnen de gemeente Hellevoetsluis 13 1.2.1 Politieke koers 13 1.2.2 Bestuurskrachtmeting 14 1.2.3 Dienstverlening 14 1.2.4 Organisatie-inrichting 15 1.2.5 Organisatiedoelstellingen 15 1.2.6 Impact op de informatievoorziening 16
2 Huidige situatie gemeente Hellevoetsluis 17
2.1 Ontwikkelingen 17 2.1.1 Wettelijke taken en convenanten 17
2.2 ICT-trends 18
2.3 Politieke koers 19
2.4 Dienstverlening 19
2.5 ICT-omgeving 20
2.6 Huidige organisatie 20 2.6.1 Cultuur 20 2.6.2 IT-management 21
2.7 Thema’s management 21 2.7.1 Knelpunten 22
2.8 ICT-kosten 22
3 Wat wil de gemeente Hellevoetsluis bereiken ? 23
3.1 Ambities 23
3.2 Principes in de informatievoorziening 23
3.3 Richtlijnen informatiebeleid en ICT 23 3.3.1 Thema’s voor ontwikkeling 26
3.4 Richtlijnen met betrekking tot informatiesystemen 28 3.4.1 Wettelijke verplichtingen 28 3.4.2 Zaakgericht werken / invulling mid-office 28 3.4.3 Klantcontactsysteem (KCS) 28 3.4.4 Documentmanagementsysteem (DMS) 29 3.4.5 Zaakmagazijn en zaaksysteem (ten behoeve van zaakgericht werken) 29 3.4.6 Uitfaseren Lotus Notes 30 3.4.7 Standaardisering en richtlijnen 30
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 3 van 72 versie: 1.08
4 IT-management 31
4.1 Informatiesystemen, architectuur en ICT-management 31 4.1.1 Gemeente Hellevoetsluis 31
4.2 Informatie- en applicatiearchitectuur 32 4.2.1 Informatie- en applicatiearchitectuur 33
4.3 IT-management 33 4.3.1 Toekomstige invulling 34
5 Uitvoering en Realisatie 35
5.1 Projectmatig werken 35
5.2 Programmamanagement en verantwoording 36
5.3 Verankering in de lijnorganisatie 38
5.4 Interne en externe communicatie 38
5.5 Financiële paragraaf 38
6 Begrippenlijst 40
Bijlagen 43
Bijlage A: Huidige Informatiearchitectuur en applicaties 44
Bijlage B: Status wettelijke verplichtingen 47
Bijlage C: Webrichtlijnen 52
Bijlage D: ICT-trends 53
Bijlage E: Concept Antwoord© 56
Bijlage F: ICT-management 59
Bijlage G: 9-vlaksmodel 62 Organisatiekolom 63 Informatiekolom 63 Automatiseringskolom 64
Bijlage H: Projectenlijst en Meerjarenraming 66
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 4 van 72 versie: 1.08
Inleiding
Ook de gemeente Hellevoetsluis heeft te maken met een omgeving die continue aan verandering onderhevig
is. Nieuwe ontwikkelingen volgen elkaar in een rap tempo op. De economische crisis dwingt tot bezuinigingen
in de overheidsuitgaven en leidt tot een kortingen op het Gemeentefonds. Daarnaast onderkennen we andere
maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen die om een antwoord van de gemeente vragen. Denk
bijvoorbeeld aan de voortschrijdende digitalisering, de afhankelijkheden van- en in ketens en de vergrijzing van
de (beroeps)bevolking. Ontwikkelingen, naast vele andere, die direct of indirect hun invloed hebben op het
gemeentelijke informatiebeleid.
De Rijksoverheid is gestart met het programma Antwoord© om een uniforme manier te definiëren waarbij
gemeenten als het centrale loket van de gehele overheid zullen dienen. Het doel is dat de burger één duidelijke
ingang krijgt, ongeacht voor welke zaak hij/zij komt. Verder speelt de vraag of Hellevoetsluis samenwerking
moet gaan zoeken binnen de regio Voorne-Putten.
Het bestaande informatiebeleidsplan stamt uit 2007. Een herijking en een mogelijke update van de huidige
i-visie is zeker op zijn plaats. Momenteel wordt aan veel onderwerpen gewerkt. Het verlenen van volledig
inzicht in waar we mee bezig zijn, waar we mee aan de gang moeten en inzicht in de samenhang van
onderwerpen is mede doel van dit plan.
In samenwerking met het management van de gemeente Hellevoetsluis, en in het bijzonder met
I-beleidsadviseur de heer Theo van der Stel, dit informatiebeleidsplan voor de gemeente Hellevoetsluis
opgesteld. Als basis zijn relevante stukken doorgenomen en individuele interviews met de leden van het
management, de directie en de verantwoordelijke wethouder gevoerd. Daarnaast is er een middag voor het
management georganiseerd waarin een toelichting op de ontwikkelingen en de huidige status is gegeven.
Tevens zijn de uitgangspunten gezamenlijk opgesteld. Met de I -beleidsadviseur is waar nodig verdieping en
aanvulling aangebracht. In de managementsamenvatting wordt u in het kort door de inhoud van dit plan
geleid.
Het informatiebeleidsplan omvat een informatiebeleidsplan in engere zin: een schets van de belangrijkste
ontwikkelingen en hun effecten op de informatievoorziening en de prioriteitstelling. Maar ook het vastleggen
van uitgangspunten waar de gemeente zich de komende jaren aan committeert.
Daarnaast bevat het plan een projectenplan met een meerjarenraming verdeeld in ‘sporen’. Dit alles om de
informatievoorziening beheersbaar en inzichtelijk te houden.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 5 van 72 versie: 1.08
Managementsamenvatting
Aanleiding informatiebeleidsplan
Zowel bestuurlijk (college en raad) als bij het ambtelijk management is een sterke behoefte aan inzicht in en overzicht van waar we allemaal mee bezig zijn op ICT gebied. Probleem hierbij is dat het huidige informatiebe-leidsplan verouderd is en onvoldoende houvast biedt om actuele ontwikkelingen te borgen en aan nieuwe wettelijke kaders te voldoen. Daarnaast hebben het afgelopen jaar twee sleutelfiguren op dit gebied de organi-satie verlaten. We zijn gestart met een oriëntatie op de huidige situatie, hebben interviews gehouden en heb-ben een analyse gemaakt. Op basis hiervan is inzicht ontstaan in waar we staan, waar we naar toe willen en in welke volgorde en tempo dit efficiënt en effectief is, rekening houdend met capaciteit en financiële kaders. Uitvoering hiervan vindt plaats middels een stuurgroep en projectgroepen.
Doel van het informatiebeleidsplan
Het doel van het informatiebeleid is om doelen en principes neer te leggen die gehanteerd gaan worden bij het inrichten en aanpassen van de informatiehuishouding van de gemeente. Daarbij brengt het samenhang aan tussen de gemeentelijke organisatiedoelen en werkprocessen enerzijds en de informatievoorzieningen ander-zijds. Hierbij staat centraal dat de informatievoorziening zo goed mogelijk de doelen van de gemeentelijke organisatie moet ondersteunen. Aan de basis hiervan staat de gemeente die een helder beeld heeft waar naar toe zij en haar omgeving migreert. Informatiebeleid
De afgelopen jaren is langs programmalijnen ‘E-gemeente’, ‘Digitaal werken’ en ‘Stroomlijning Basisgegevens’ van King gewerkt aan de ontwikkeling van de informatievoorziening. De programmalijnen hebben gewerkt met het informatiebeleid zoals dat was opgesteld in 2007. Om goed richting te geven aan bovenomschreven veran-deringen was een actualisatie van dit plan noodzakelijk. Voor het nieuwe informatiebeleidsplan is 2014-2016 als horizon gekozen. Uitgangspunt voor de I-visie en -strategie is de ambitie van het gemeentebestuur en het management van de
ambtelijke organisatie. Informatievoorziening (en Automatisering) dient immers ondersteunend te zijn bij het
realiseren van die ambitie.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 6 van 72 versie: 1.08
Het voorliggende informatiebeleidsplan is nadrukkelijk niet alleen ICT-plan. ICT (informatie en
communicatietechnologie) is slechts een hulpmiddel dat richting geeft om de gewenste informatievoorziening
te bereiken die de gemeentelijke producten, processen, dienstverlening en participatie ondersteunt.
De projecten en acties met betrekking tot ICT (de techniek) die noodzakelijk zijn om het informatiebeleid te
ondersteunen zijn wel opgenomen in dit informatiebeleidsplan.
In dit plan worden de doelen samengevat en aangegeven wat dat betekent voor de richting van onze informa-tievoorziening. Dit plan biedt richting en houvast. En dat is nodig, want een ding is zeker: over vijf jaar is op het gebied van informatievoorziening maar weinig hoe het was. Niet alleen vanuit de eigen wens om verder te professionaliseren, maar ook door de veranderende verwachtingen van de rijksoverheid, burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen en de financiële positie van de overheid. Zonder adequaat opgezette informatievoorziening en de juiste ICT kan Hellevoetsluis haar ambities niet waar-maken. De moderne burger verwacht van de gemeente zeven dagen per week, 24 uur per dag geïntegreerde, interactieve dienstverlening via meerdere kanalen. Dit vraagt om een modernere gemeentelijke organisatie waarbij op een efficiënte wijze gebruik wordt gemaakt van beschikbare informatie en technische mogelijkhe-den.
Trends en ontwikkelingen
Bestuurlijke doelen
De gemeente Hellevoetsluis heeft eigen ambities. Het collegeprogramma is helder. Een belangrijke richtlijn die
hier gesteld wordt is de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger en het centraal stellen van de burger
hierin. De gemeente streeft ernaar om de dienstverlening zo veel mogelijk digitaal te laten verlopen. Hierbij
wordt ook rekening gehouden dat iedereen de toegang tot de gemeente blijft houden die hij/zij wenst.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 7 van 72 versie: 1.08
Organisatierichting
De gemeente heeft in 2011 een organisatieaanpassing doorgevoerd en een visie op de organisatie-
(ontwikkeling) opgesteld. De belangrijkste kernwaarden hierbij zijn ‘De burger centraal’ en ‘De medewerker
maakt het verschil’. Hiervan is een vertaling gemaakt in organisatiedoelen.
Daarnaast heeft de gemeente te maken met de wensen van het eigen bestuur, het management en de
medewerkers. Vraagstukken zoals Het Nieuwe Werken, flexibel werken los van tijd en locatie, zijn in eerste
instantie managementvraagstukken. Hierbij speelt ICT een faciliterende rol.
Waar staat de gemeente?
Als gekeken wordt naar technologische ontwikkelingen, is de gemeente Hellevoetsluis geen koploper en geen
achterblijver, maar een goede middenmoter, die de ontwikkelingen volgt. Toch merkt de organisatie dat de
burger steeds meer vraagt, dat er sprake is van decentralisatie van rijkstaken en dat er verregaande
bezuinigingen doorgevoerd moeten worden. Ook speelt de vraag of de gemeente Hellevoetsluis de
samenwerking binnen de regio Voorne-Putten moet gaan zoeken. Daarbij is de vraag aan de orde: kan
Hellevoetsluis de ontwikkelingen op ICT-gebied zelf invullen of moet juist samenwerking worden gezocht.
In het kader van dit plan is ook gekeken naar rijksprogramma’s en andere relevante input die van invloed
kunnen zijn op de invulling van de ICT.
Om een beeld te krijgen van de huidige situatie op ICT-gebied zijn in juni 2013 interviews gehouden met de
wethouder, mevr. J. De Jongh (destijds verantwoordelijk voor ICT), de gemeentesecretaris en
afdelingsmanagers.
Uit de interviews en de analyse van relevante stukken is het volgende opgemerkt.:
Op onderdelen is een duidelijke visie of richting ontwikkeld. Op andere ontbreekt deze in het geheel.
(Waar willen we heen? Samenwerken of niet, zaakgericht werken en dergelijke.)
Het huidige kwaliteitsniveau van de informatievoorziening staat onder druk. De focus ligt op de
automatisering en de informatiemanagementfunctie is onderontwikkeld.
Samenhang c.q. afstemming in de architectuur ontbreekt (in het bijzonder de Mid-Officeomgeving).
Centrale regie en bewaken van de samenhang op de informatievoorziening ontbreekt.
Automatisering (FaZa) is te vaak leidend of wordt zo ervaren.
Actuele visie met betrekking tot de gewenste dienstverlening ontbreekt. (Een actueel
dienstverleningsconcept ontbreekt.)
Projecten worden in de lijn belegd zonder het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap goed te hebben
geborgd.
Projecten zijn opgestart maar niet afgemaakt/geborgd in de organisatie.
Centrale regie en borging van de samenhang van de diverse projecten ontbreekt. (Het ontbreekt de
gemeente aan een totaaloverzicht en projectmatig werken.)
De organisatie kenmerkt zich door een familiecultuur.
De kosten mogen niet hoger uitvallen.
Als vervolg op de interviews is in september 2013 een workshop met het GMT gehouden. In de workshop zijn
de ideeën en richtingen van dit plan gedeeld en verder uitgezet.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 8 van 72 versie: 1.08
Wat willen we bereiken?
De focus ligt de komende periode op het realiseren en afmaken van lopende projecten. Het gaat hier om ruim
100 projecten. Nieuw beleid komt pas na 2015 aan bod. Een goede beheersorganisatie en bijbehorend
opdrachtgeverschap (verzakelijking en projectmatig werken) zijn hierbij onontbeerlijk. Dit geldt eveneens voor
het informatiemanagement. Verlegging van automatisering naar informatisering is een belangrijke
voorwaarde, waarbij als regel geldt dat I&A ondersteunend aan de organisatie dient te zijn.
Wat zijn daarbij onze kaders?
Samengevat kan gesteld worden: Het huidige beleid wordt gecontinueerd en, waar nodig vinden aanpassingen
plaats.
Om de komende jaren de informatievoorziening op het gewenste niveau te brengen en beheersbaar te houden
is gekozen voor de volgende thema’s, die dienen als kader:
Efficiënt werken
Zaakgericht werken
Dienstverlening
Versterken Informatievoorziening
Samenwerken en uitbesteden
Het Nieuwe Werken
Kosten en investeringen
De genoemde thema’s worden uitgewerkt in zg. “Sporen” en onderliggende projecten.
Prioriteitstelling, uitvoering en realisatie
Het uitvoeren van alle, ruim 100 projecten zal moeten gaan volgens het principe “ wat moet en wat kan”.
Wettelijke verplichtingen, beschikbare budgetten en beschikbare capaciteit zijn maatgevend voor het tempo
waarin e.e.a. kan worden uitgevoerd. Aan de hand hiervan vindt ook de prioriteitstelling plaats.
Om de projecten te realiseren en vooral te bewaken en te borgen is een goede beheerorganisatie
onontbeerlijk. Het college is de opdrachtgever (de secretaris is gedelegeerd opdrachtgever en deelnemer van
de stuurgroep) en de stuurgroep is de opdrachtnemer. Een projecteider stuurt en bewaakt de projecten. Dit
doet de projectleider in samenwerking met deelprojectleiders. De projectleider legt periodiek verantwoording
af aan de stuurgroep.
Om het projectenplan inzichtelijk en beheersbaar te houden is het opgesplitst in acht sporen. Elk spoor bestaat
uit een aantal gelijksoortige projecten of sterk aan elkaar gerelateerde projecten. Tussen de sporen onderling
bestaat een zekere mate van afhankelijkheid. Deze afhankelijkheid wordt sterker naarmate het ambitieniveau
van de dienstverlening hoger wordt.
De sporen 1 tot en met 4 kennen resultaten die gericht zijn op het behalen van wettelijke termijnen en
verbetering van de dienstverlening. De sporen 5 en 6 zijn eraan toegevoegd om een beter inzicht te geven in de
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 9 van 72 versie: 1.08
totale ICT-kosten en ICT-inspanningen voor de komende jaren. Tevens zijn organisatieaanpassingen in het
informatiemanagement (spoor 7 en 8) opgenomen.
Als uitkomst van de workshop met het GMT, is bepaald dat voorafgaand aan verdere uitvoering eerst invulling
moet worden gegeven op de volgende opdracht:
Onderzoek en onderbouw de opties:
- blijft Hellevoetsluis de IT zelf doen;
- gaan werken “in de cloud”, zetten we de eigen IT op afstand en kopen we functionaliteit via de markt in (zie
ook uitleg onder 1.1.2);
- gaan we op IT-gebied samenwerken met andere gemeentes op het eiland.
Dit antwoord is bepalend voor het maken van principiële keuzes bijvoorbeeld op het gebeid van welk KCC-
systeem moet worden ingevoerd of van welke DMS gaan we gebruik maken.
Aangenomen motie Begrotingsraad 7 november 2013
VVD, IBH, PvdA en CDA hebben tijdens de behandeling van de begroting 2014-2017 een motie ingediend die is
aangenomen. Hierin wordt het college opgeroepen om het voorjaar van 2014 te gebruiken om uit te zoeken
waar kostenbesparing op ICT gebied mogelijk is zoals genoemd bij de overwegingen van de motie. Er hoeven
dan geen grote ICT investeringen plaats te vinden die niet compatibel zijn met eventuele toekomstige
oplossingen. De overwegingen luidde:
-zoeken naar mogelijkheden om uitgaven te verminderen;
-ICT waarschijnlijk een mogelijkheid biedt om door meer samen te werken met anderen bv in onze eigen regio
of de ICT systemen extern in de cloud te zetten etc.
Aanpak
Bij de genoemde projecten (zie bijlage H.) is de aanpak als volgt:
1. Wat is het probleem
2. Analyse
3. Oplossingsrichting
4. Wat is de impact kort/lang op samenwerking met andere gemeenten
5. Prioriteit
6. Capaciteit/Financiële kaders
7. Planning
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 10 van 72 versie: 1.08
1 Trends en ontwikkelingen
Om een beeld te krijgen waar de gemeente staat is het in eerste plaats van belang de ontwikkelingen te
kennen. Welke landelijke ontwikkelingen spelen er, waaraan dient de gemeente vanuit de wet te voldoen en
welke trends spelen er binnen gemeenten? Daarnaast is het van belang om de eigen ‘couleur locale’ te kennen.
De ontwikkelingen worden afgezet tegen de huidige situatie bij de gemeente Hellevoetsluis.
1.1 Landelijke ontwikkelingen
De gemeente verkeert in een turbulente tijd. De economische crisis dwingt tot bezuinigingen in de overheids-
uitgaven en tot een korting op het Gemeentefonds. Daarnaast onderkennen we andere maatschappelijke en
bestuurlijke ontwikkelingen, die om een antwoord van de gemeente vragen. Denk hierbij aan de
afhankelijkheden van en in ketens, de voortschrijdende digitalisering, de vergrijzing van de (beroeps)bevolking.
Ten slotte wordt de gemeente de ingang voor publieke diensten.
De volgende landelijke ontwikkelingen dienen zich aan binnen gemeenten en hun ketenpartners:
1. organisatorische ontwikkelingen: schaalvergroting, procesinrichting, regionalisering, decentralisatie,
ketensamenwerking, netwerkontwikkelingen, en uitbesteding van taken;
2. toenemende druk om te komen tot meer efficiency;
3. toenemende druk om te komen tot meer transparantie;
4. verhoging van de kwaliteit van de (digitale) dienstverlening;
5. versnelde ontwikkeling van de e-overheid/operatie NUP/modernisering GBA.
Ad 1. Organisatorische ontwikkelingen
Gemeenten staan onder druk om tot schaalvergroting te komen. Tegelijk zien we dat vanuit de taakgebieden
van gemeenten onafhankelijk van elkaar verschillende samenwerkingsvormen worden ontwikkeld met diverse
partijen uit de omgeving, bijvoorbeeld op het gebied van Sociale Zaken en Welzijn, Ruimtelijke Ordening, de
gezamenlijke inrichting van een KCC of de ICT in een Shared Service Center (SSC).
Diverse gemeenten kiezen ervoor om bepaalde (publieke) taken uit te besteden. Ook treedt er een
accentverschuiving op in de rollen van de gemeente. De nadruk komt namelijk steeds meer te liggen op de rol
van gebiedsregisseur, zorgdrager voor uitvoering en toezichthouder. Ook processen in de secundaire lijn, zoals
P&O- en ICT-processen, worden soms (deels) uitbesteed. Voorbeelden hiervan zijn het uitvoeren van de
salarisadministratie door leveranciers of het beheren door een leverancier van diverse ICT-systemen in de
cloud.
Intussen is het Rijk taken aan het afstoten richting gemeenten. De gemeenten staan voor de grote opgave om
de drie decentralisatietaken (AWBZ/Wmo, Jeugdzorg en Paticipatiewet) in 2015 te implementeren.
Ad 2. Efficiency
Gemeenten moeten meer taken gaan uitvoeren met minder middelen. In het kader van de decentralisatie
worden taken van het Rijk en de provincie overgeheveld naar de gemeenten. Gemeenten zullen hun taken dus
efficiënter moeten uitvoeren.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 11 van 72 versie: 1.08
Ad 3. Transparantie
Klanten worden mondiger en veeleisender, taken worden uitgevoerd binnen ketens en de noodzaak om
verantwoording te kunnen afleggen en inzicht te kunnen bieden in de stand van zaken en de wijze van werken
neemt toe. Sociale media kunnen hierop sterke invloed uitoefenen, zowel in positieve als in negatieve
imagovraagstukken. Zowel intern als extern is het wenselijk om zaken inzichtelijk en op orde te hebben, zodat
voortgangs- en dossiergegevens eenvoudig toegankelijk zijn voor de klant, voor de medewerker aan de balie, in
de backoffice of in de keten en voor de managers als sturingsinformatie.
Ad 4. Verhoging dienstverlening
Al een aantal jaren geleden is de Rijksoverheid gestart met het programma Antwoord© om een uniforme
manier te definiëren waarbij gemeenten als het centrale loket van de gehele overheid zullen dienen. Het doel
is dat de burger één duidelijke ingang krijgt, ongeacht voor welke zaak hij/zij komt.
In het regeerakkoord nader afgesproken dat de dienstverlening door de overheid beter moet. Zo moeten
bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen (zoals het aanvragen van een
vergunning) digitaal kunnen afhandelen. Hierdoor komt het kanaal e-dienstverlening nadrukkelijker in beeld.
Ad 5. Versnelling e-overheid
Om de vaart erin te houden heeft de Rijksoverheid, bij monde van KING, het programma NUP opgesteld. Daar
staan 24 bouwstenen benoemd met 1 koppeling en 20 resultaatverplichtingen, die alle bedoeld zijn ter
verbetering van de dienstverlening aan de burger (zie: update maart 2013 op de website van KING)
1.1.1 Wettelijke taken en convenanten
Er zijn diverse wettelijke taken en convenanten die een directe impact hebben op de informatiehuishouding
van de gemeenten. Denk hierbij aan wetten met betrekking tot de basisregistraties (onder meer voor het GBA,
de BAG en de BGT) en aan hoe men met bepaalde gegevens moet omgaan binnen de gemeente (Wet
eenmalige gegevens uitvraag Werk en Inkomen, Wet bescherming persoonsgegevens).
Naast deze wettelijke taken is er in 2008 een bestuursakkoord (convenant) gesloten tussen de VNG en het Rijk
om de belangrijkste ICT-gerelateerde activiteiten rond dienstverlening in één programma te bundelen: het
Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP). De juridische status van het convenant is minder hard dan een
wettelijke verplichting, maar in het algemeen wordt ervan uitgegaan dat de afspraken wel bindend zijn. Het
NUP-programma bestaat uit 24 (bijgestelde) projecten. Deze projecten hangen nauw samen met de hierboven
genoemde wettelijke taken. Hieronder volgt een opsomming van deze projecten, met daarbij aangegeven wat
de exacte status is binnen de gemeente Hellevoetsluis.
De decentralisatie van taken binnen het sociale domein (jeugdzorg, AWBZ/Wmo en dergelijke) zal ook voor de
gemeente Hellevoetsluis veel impact hebben. Deze transitie zal gepaard gaan met aanpassingen in de
organisatie, taken, informatievoorziening en ondersteunende ICT. Het nog niet geheel helder wat er op dit
terrein voor de gemeenten gaat veranderen. Aan de draaiboeken wordt momenteel bij KING (Kwaliteits
Instituut Nederlandse Gemeenten) gewerkt. In de eerste helft van 2014 zal hierover meer duidelijk worden.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 12 van 72 versie: 1.08
1.1.2 ICT-trends
De ontwikkelingen in de ICT hebben grote impact op de manier waarop gemeenten en andere organisaties te
werk gaan. Daarnaast stelt de burger steeds meer eisen ten aanzien van het digitaal ondersteunen door de
overheid. Hieronder worden een aantal actuele trends benoemd die van invloed zijn op de bedrijfsvoering,
dienstverlening en ICT-infrastructuur van de gemeente:
1. Het Nieuwe Werken (HNW)
2. Mobile devices en Bring Your Own Device (BYOD)
3. Cloud werken, hosten en webservice
4. Papierloos werken en vergaderen
5. Van informatiebeveiliging naar ‘ID’-beveiliging
6. Social media
7. Ontsluiting van gegevens via Geo-informatie
In bijlage D worden deze ontwikkelingen nader toegelicht.
Ad 1. Het Nieuwe Werken (HNW)
Het Nieuwe Werken is een verzamelnaam voor diverse manieren van slimmer, efficiënter en effectiever
werken, toepassen van Web 2.0, gebruikmaken van nieuwe technologieën, experimenteren met nieuwe
vormen van samenwerking, maar ook nieuwe manieren van leidinggeven (zie ook uitleg in begrippenlijst). Denk
aan: minder hiërarchie, meer eigen verantwoordelijkheid, meer delegeren en meer overlaten aan eigen
creativiteit en oplossingsgerichtheid.
Ad 2. Mobile devices en Bring Your Own Device (BYOD)
Internet is overal en steeds meer apparaten zijn met het internet verbonden. Niet alleen pc’s, tablets en
smartphones zijn aan internet gekoppeld, maar ook steeds meer minder voor de hand liggende ‘devices', zoals
bijv. auto’s, tv’s en cv-installaties. Iedereen is altijd en overal met alles en iedereen verbonden. Dit leidt niet
alleen tot een enorme toename van het internetverkeer en van de opslag van data, maar ook tot gebruik van
devices en toepassingen buiten het zicht van de eigen organisatie om.
Ad 3. Cloud werken, hosten en webservice
Wat is “de cloud”: Cloud computing is het via het internet op aanvraag beschikbaar stellen van hardware,
software en gegevens, ongeveer zoals elektriciteit uit het lichtnet.
In toenemende mate maken organisaties gebruik van toepassingen die overal via het web benaderbaar zijn. Dit
geldt ook voor servercapaciteit (rekencentra), opslag en back-upvoorzieningen. Deze ontwikkeling heeft als
voordeel dat:
de beheercapaciteit in eigen huis gefocust kan worden op inhoudelijk en functioneel beheer;
schaalbaarheid goed mogelijk wordt.
Werken in de cloud hangt ook nauw samen met HNW en BYOD. Werken in de cloud wordt mogelijk gemaakt
mits er duidelijke afspraken zijn over hoe wordt omgegaan met vertrouwelijke en privacygevoelige gegevens
en afspraken rond de archivering. Dit geldt nog sterker als ook applicaties niet (meer) bij de gemeente zijn
ondergebracht, maar bij leveranciers of andere derden in de markt.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 13 van 72 versie: 1.08
Ad 4. Papierloos werken en vergaderen
De belangrijkste redenen voor de overstap naar papierloos werken zijn nieuwe digitale mogelijkheden en
milieu- en kostenoverwegingen. De meeste gemeenten ondersteunen papierloos werken vooral met tablets
voor gemeenteraadsleden, bestuurders en ambtenaren. Papierloos werken maakt integraal deel uit van het
HNW en bij de implementatie van het zaakgericht werken.
Ad 5. Van informatiebeveiliging naar ‘ID’-beveiliging.
De veelheid van digitale hulpmiddelen en instrumenten, gecombineerd met de snelle groei van digitale
dienstverlening, heeft een grote impact op de ICT-beheerorganisatie. Enerzijds hebben de medewerkers als
‘burger’ in hun eigen omgeving toegang tot een brede reeks diensten en informatie, anderzijds heeft de
gemeente te maken met de verantwoordelijkheid om goed om te gaan met onder andere privacy- en
fraudegevoelige gegevens. Om die reden is de gemeente genoodzaakt de digitale vrijheid aan banden te
leggen.
Ad 6. Social media
Social media is een verzamelnaam voor alle internettoepassingen waarmee het mogelijk is om informatie met
elkaar te delen op een gebruiksvriendelijke en vaak leuke manier. Het betreft niet alleen informatie in de vorm
van tekst (nieuws, artikelen). Ook geluid (podcasts, muziek) en beeld (fotografie, video) worden gedeeld via
socialmediawebsites. Met andere woorden: social media staat voor 'media die je laten socialiseren met de
omgeving waarin je je bevindt’.
Ad 7. Ontsluiting van gegevens via Geo-informatie
Geo-informatie staat tegenwoordig nog meer in de belangstelling door de komst van Google Maps, Google
Earth en navigatiesystemen. Omdat steeds meer burgers gewend zijn deze applicaties te gebruiken én door het
gebruik van smartphones worden er steeds meer applicaties gebruikt met geo-componenten specifiek bedoeld
voor gemeentegerelateerde activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan apps als ‘Verbeter de buurt’, waarbij op basis
van de locatie en een foto gegevens doorgestuurd kunnen worden naar de gemeente.
1.2 Trends binnen de gemeente Hellevoetsluis
1.2.1 Politieke koers
Het college is de primaire opdrachtgever van de organisatie. Alle doelstellingen vanuit de organisatie zijn, naast
de uitvoering van de landelijke wetgeving en de provinciale wetgeving, gericht op het uitvoeren en behalen van
de in het college en de raad genomen doelstellingen en besluiten.
Belangrijkste punten collegeprogramma met een link naar de organisatie en dienstverlening:
De gemeente behoort een sluitende (meerjaren)begroting te hebben, waarbij de lokale lasten zo laag
mogelijk blijven.
De burger wordt centraal gesteld en de dienstverlening wordt verder versterkt.
De werkattitude gericht op dienstverlening wordt bevorderd door te sturen op nieuwe
vaardigheden (competenties) en gedrag (HNW). Anders werken door de slimme inzet van digitale
middelen (Ambtenaar 2.0) wordt ondersteund.
Inwoners worden blijvend en intensief betrokken bij plannen die in hun buurt aan de orde zijn.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 14 van 72 versie: 1.08
De slagkracht van de gemeente wordt verbeterd in regiodossiers. Strategische keuzes worden voorbereid.
Intergemeentelijke, (sub)regionale en regionale samenwerkingsvormen worden verder uitgebouwd met
behoud van de eigen gemeentelijke identiteit. De eilandgemeenten hebben zich uitgesproken voor een
‘Samenwerking Vp’ op een vijftal gemeenschappelijke thema’s: ruimtelijke ordening, milieu en energie, de
Wabo (omgevingsvergunning), wonen en volkshuisvesting en economie.
Het programma i-NUP wordt ingevoerd en gerealiseerd.
1.2.2 Bestuurskrachtmeting
De gemeente heeft bureau BMC opdracht gegeven voor het uitvoeren van een Bestuurskrachtmeting. De
uitkomsten van dit onderzoek worden zijn oktober in de gemeenteraad behandeld. In de motie van de
gemeenteraad, zie managementsamenvatting, is aangegeven dat onderzocht moet worden of en zo ja in welke
vorm (verregaande) samenwerking in de regio wenselijk is.
1.2.3 Dienstverlening
De gemeente heeft in maart 2011 een dienstverleningsconcept opgesteld. Dit was ook de start van het KCC en
de implementatie van Antwoord© binnen de gemeente Hellevoetsluis. Belangrijk uitgangspunt was de ambitie
om in 2012 door te groeien van fase 2 (Kanaal heeft Antwoord) naar fase 3 (Frontoffice heeft Antwoord). Zie
bijlage E.
In deze doorontwikkeling heeft de gemeente als belangrijkste doelen gesteld:
Het KCC is de frontoffice van de organisatie.
Het KCC wikkelt eenvoudige vragen van klanten af.
Er is één website, één 14+netnummer Antwoord©, één balie voor burgers.
De gemeente maakt het begin van de kanteling van een vakinhoudelijke organisatie naar een proces- en
klantgeoriënteerde organisatie.
Bij de frontoffice is steeds meer en steeds betere informatie beschikbaar die nodig is voor de afhandeling
van steeds meer klantcontacten.
Deze informatie komt toenemend uit één gegevensbron.
Het maakt voor de burger niet uit welk kanaal hij kiest; de vraag hoeft maar één keer te worden gesteld en
het antwoord is juist en volledig.
Complexe vragen worden doorgezet naar de backoffice.
Het KCC beantwoordt 50% van de vragen in één keer (service).
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 15 van 72 versie: 1.08
1.2.4 Organisatie-inrichting
De gemeente heeft in 2011 een organisatieaanpassing
doorgevoerd en er is een visie op de
organisatie(ontwikkeling) opgesteld.
Belangrijke kernwaarden hierbij zijn:
‘De burger centraal’
‘De medewerker maakt het verschil’
In de notitie zijn een aantal uitgangspunten vastgesteld
voor de toekomstige organisatie die ook van belang zijn
voor de inrichting van de informatievoorziening.
1.2.5 Organisatiedoelstellingen
In het organisatieplan zijn organisatiedoelstellingen geformuleerd. Het einddoel is ook: een dienstverlening in
lijn met de doelstellingen van de Rijksoverheid. Een procesgeoriënteerde organisatie willen zijn heeft gevolgen
voor alle aspecten van de bedrijfsvoering:
Beleid en strategie
Doelstellingen zijn helder en meetbaar.
Beleid wordt gemeten en geëvalueerd in relatie tot die doelstellingen.
De communicatie over beleid en het erbij betrekken van belanghebbenden zijn herkenbare onderdelen
van het beleidsproces.
Er wordt structureel en herkenbaar gewerkt aan kwaliteitsverbeteringen.
Middelen
De informatiebehoefte is helder geformuleerd in relatie tot doelstellingen.
Effectief en efficiënt werken wordt ondersteund met kwaliteitsnormen, richtlijnen en indicatoren.
Informatie wordt eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt.
Betrouwbare stuurgegevens worden gebruikt om taken en doelstellingen te beoordelen op inzet van
middelen en mensen in relatie tot het behaalde effect.
Management en medewerkers
Leidinggevenden sturen op resultaten en coachen op competenties.
(Kern)competenties zijn verder ontwikkeld en verdiept.
Iedereen kent zijn eigen bijdrage aan de doelstellingen van de organisatie.
Iedereen is vertrouwd met de prestaties die worden geleverd en de manier waarop die tot stand komen.
De accenten van het P&O-beleid zijn voor iedereen duidelijk.
Processen
De belangrijkste processen zijn op orde en worden beheerst.
Procesverantwoordelijken zijn aangewezen.
Men coacht elkaar op de bijdrage aan de processen.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 16 van 72 versie: 1.08
1.2.6 Impact op de informatievoorziening
Uit de ontwikkelingen en de organisatiedoelstellingen neemt het belang van goede informatievoorziening toe.
De impact vertaalt zich op een aantal aandachtsgebieden binnen de informatievoorziening. Daarmee worden
er ook nieuwe eisen gesteld aan die voorziening;
Verhoging van de beschikbaarheid: omdat het belang van ICT-ondersteuning van systemen zo groot is
geworden, wordt de schade bij uitval steeds groter.
Vergroting van de servicewindows: informatievoorziening die ook buiten kantoortijden beschikbaar is.
Ontsluiting: meer en meer partijen zijn afhankelijk van elkaars informatie; ook ketenpartners en vaak zelfs
burgers moeten kunnen beschikken over gegevens van de gemeente.
Beveiliging: deze toenemende openheid vraagt ook om een andere benadering van beveiliging; autorisatie
op basis van ‘werkzaam voor de gemeente of niet’ is niet meer afdoende.
Complexiteit: de informatievoorzieningen met al hun koppelingen en de verschillende gebruikers met elk
hun eigen devices zorgen voor een toenemende complexiteit.
Regievoering: niet alleen door de toenemende complexiteit, maar ook door de veranderende
gezagsverhoudingen zal de gemeente en ook de informatievoorziening meer en meer een regierol gaan
vervullen.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 17 van 72 versie: 1.08
2 Huidige situatie gemeente Hellevoetsluis
in dit hoofdstuk wordt de huidige situatie geanalyseerd op basis van de gewenste en al vastgestelde
uitgangspunten en op basis van de landelijke ontwikkelingen.
2.1 Ontwikkelingen
Binnen de gemeente Hellevoetsluis is altijd ruimte geweest voor innovatie en ontwikkelingen op het terrein
van de informatievoorziening. De gemeente is geen koploper, maar zeker ook geen achterblijver. De gemeente
is een goede middenmoter en volgt de ontwikkelingen die er spelen. Toch merkt de organisatie dat de burger
steeds meer vraagt en dat er sprake is van decentralisatie van rijkstaken en van verregaande bezuinigingen die
doorgevoerd moeten worden. Ook zit de gemeente Hellevoetsluis met de vraag of ze samenwerking binnen de
regio Voorne-Putten moet gaan zoeken.
Door de afnemende budgetten bij gemeenten zal ook in Hellevoetsluis gekeken moeten worden op welke
plekken er winst te boeken is vanuit efficiencyoogpunt. Mogelijkheden liggen er op het terrein van een verdere
digitalisering, waarbij vooral het papierloos werken kosten kan besparen. Dat wil nog niet direct zeggen dat er
ook te besparen is op fte, omdat deze tijdwinst verspreid is over de hele organisatie. Daarnaast kan de
gemeente kosten besparen door de processen LEAN in te richten. De gemeente heeft hier al op ingespeeld en
zelfs enkele LEAN-adviseurs opgeleid.
Een andere ontwikkeling binnen de gemeente Hellevoetsluis is het transparanter maken van haar taken en
besluitvorming. Dit vindt plaats op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door nog duidelijker naar de burger te
communiceren via de gemeentelijke website. Processen zijn of worden (LEAN) beschreven, maar er wordt op
onderdelen nog onvoldoende projectmatig gewerkt. Dit betekent dat plannen en planningen explicieter dan
voorheen beschreven moeten worden en dat deze beter gemonitord moeten worden. Dit sluit aan bij de wens
om meer resultaatgericht te gaan werken.
De gemeente Hellevoetsluis werkt hard aan de verbetering van haar dienstverlening. De verantwoordelijke
wethouder heeft dienstverlening hoog op de agenda staan. De huidige dienstverlening is overigens al
behoorlijk op peil. Er is een KCC, maar de balies maken nog deel uit van de verschillende vakafdelingen.
Volgens Antwoord© bevindt de gemeente zich momenteel in fase 2. Doorgroei naar fase 3 (en 4) wordt
onderzocht en meegenomen in het opstellen van een nieuw gemeentelijk dienstverleningsconcept.
Hellevoetsluis is al enkele jaren bezig om de verschillende landelijke programma’s voor de verbetering van de
dienstverlening en informatie-uitwisseling zo goed mogelijk te implementeren. In de hiernavolgende paragraaf
wordt hier nader op ingegaan. Door de onduidelijkheid wie de regie neemt, nemen de afdelingen op
onderdelen zelf de regie.
2.1.1 Wettelijke taken en convenanten
De gemeente volgt de wettelijke verplichtingen nauwgezet. Twee medewerkers volgen een opleiding aan de
i-Academy van KING. Hiermee zijn de laatste ontwikkelingen geborgd. Ook vanuit de vakafdelingen worden de
ontwikkelingen binnen het taakveld gevolgd. Een centrale regie en samenhang ontbreekt echter. Soms heeft
de afdeling Facilitaire Zaken de lead, de andere keer is de regie in de lijn belegd.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 18 van 72 versie: 1.08
Voor de implementatie van de drie decentralisatietaken (AWBZ/Wmo, Jeugdzorg en Paticipatiewet) heeft de
gemeente inmiddels een stuur- en projectgroep ingericht. Deze zorgt voor de interne, maar ook voor externe
afstemming op regionaal niveau.
Op basis van de status van de verschillende projecten liggen voor de gemeente Hellevoetsluis nog de volgende
uitdagingen en activiteiten (zie bijlage B, de onderdelen oranje en wit):
antwoord (herijking van het dienstverleningsconcept);
afronden zaakgericht werken (inclusief inzet Mid-Office);
een koppeling naar Mijnoverheid.nl, dat dienst doet als de Persoonlijke Internet Pagina dan wel Mijn loket
ten behoeve van de inwoners van Hellevoetsluis;
opnemen van eHerkenning in de website;
aansluiting op het Nieuwe Handelsregister (NHR);
nieuwe releases Burgerzakensysteem ten behoeve van modernisering GBA;
uitvoeren en implementeren Basisregistraties Grootschalige Topografie (BGT);
monitoren van de status van BLAU in verband met gegevens sociale zekerheid;
verdere implementatie binnengemeentelijk gebruik basisregistraties (koppeling en kennis);
aansluiting op Digikoppeling, Digimelding en Digilevering;
decentralisatie (de 3D’s) van taken binnen het sociale domein.
Bovengenoemde opsomming omvat voor een groot deel wettelijk verplichte onderwerpen. Ook is de
gemeente in sommige gevallen verplicht, zoals bijv. modernisering GBA, afhankelijk van landelijke planningen.
Er wordt jaarlijks een actuele investeringslijst opgesteld en waar nodig bijgesteld. De lijst is vooral gericht op
harde kant en de vervanging van ‘grote’ applicaties. Hierdoor blijven activiteiten ‘liggen’ die soms wel worden
benoemd maar waarvoor geen bedragen worden gereserveerd.
2.2 ICT-trends
Het Nieuwe Werken (HNW)
In het organisatieplan is kort aandacht besteed aan HNW. Volgens dit plan dient de toekomstige organisatie
open te staan voor deze nieuwe mogelijkheden en ontwikkelingen. Uit de gesprekken is echter gebleken dat de
gemeente terughoudend is ten aanzien van HNW. Er zijn wel mogelijkheden gecreëerd om mobile devices,
zoals i-pads, te gebruiken, maar beleid hierop is nog niet ontwikkeld.
Mobile devices en Bring Your Own Device (BYOD)
Steeds meer medewerkers maken gebruik van hetzij eigen mobile devices (smartphones en tablets), hetzij
mobile devices die door de gemeente Hellevoetsluis zijn verstrekt. Om dit in goede banen te leiden is door de
gemeente beleid geformuleerd. Aanvullend onderzoek is nodig om na te gaan of de infrastructuur (dataopslag
en beveiligde toegang) voldoende is. Daarnaast ligt er een duidelijke relatie met HNW en zaakgericht werken.
Cloud werken, hosten en webservice
De gemeente Hellevoetsluis heeft de website gehost en onderzoekt de mogelijkheden om meer systemen en
informatiesystemen buiten de deur te plaatsen. Wel wil de gemeente hierin duidelijk de regie behouden.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 19 van 72 versie: 1.08
Papierloos werken en vergaderen
De gemeente Hellevoetsluis heeft het bestuurlijke proces geheel gedigitaliseerd. Ook substitutie (vervanging
van analoge versies door digitale versies met toestemming van de archiefinspectie) is nagenoeg geregeld.
Hierdoor kan de laatste stap worden gemaakt naar papierloos werken. Papierloos werken maakt integraal deel
uit van HNW en het zaakgericht werken. Een aantal raadsleden werken als proef met i-Pads.
Van informatiebeveiliging naar ‘ID’-beveiliging.
De gemeente voldoet aan de wet en regelgeving zoals de Wet op bescherming persoonsgevens (Wbp) en
regelgeving met betrekking tot privacy. De beveiliging van gegevens, waaronder ook het afdekken van verlies
van data (back-ups) is uitgewerkt in een gemeentebreed beveiligingsplan. Deze plannen gelden ook als basis
voor de periodieke audits van onder andere de GBA, BAG, websites, DIgiD en Suwi. Hierin loopt de gemeente
voor op andere, vergelijkbare gemeenten.
Social media
Social media worden al deels ingezet door de gemeente Hellevoetsluis als communicatie-instrument. Dit zal
verder worden voorgezet en in een dienstverleningsconcept nader worden ingevuld.
Ontsluiting van gegevens via Geo-informatie
De gemeente Hellevoetsluis wil in de nabije toekomst beter kunnen inspelen op de behoefte van zowel
medewerkers als burgers om gegevens te koppelen aan een locatie. Een GIS-systeem dat ook ontsloten kan
worden via de website (zodat het voor burgers toegankelijk is) zou bijvoorbeeld wenselijk zijn, maar ontbreekt
momenteel nog.
2.3 Politieke koers
De gemeente heeft de kwaliteit van de dienstverlening hoog in het vaandel staan. De wethouder voelt zich
verantwoordelijk en is zeer betrokken. De wens van het college is om vooral door te gaan met de huidige
werkwijze en met de verdere uitbouw van het KCC. Dit uiteraard wel binnen de mogelijkheden van de
gemeente.
Besuurskrachtmeting
De uitkomsten van de bestuurskrachtmeting zijn in de raad van oktober in de gemeenteraad behandeld. Uit
het vervolg (onderzoek n.a.v. eerdergenoemde motie) zal onder andere moeten blijken of en zo ja in welke
vorm (verregaande) samenwerking in de regio wenselijk is.
2.4 Dienstverlening
De gemeente heeft de ambitie om door te groeien naar fase 3 van Antwoord. Op dit moment is deze fase nog
niet bereikt.
De organisatie realiseert zich dit; daarom is door het management aan Publiekszaken gevraagd om met een
nieuwe bijgesteld dienstverleningsconcept te komen. De verwachting is dat dit plan begin 2014 beschikbaar zal
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 20 van 72 versie: 1.08
zijn. Dit dienstverleningsconcept zal invloed hebben op het fungerende informatiebeleid en op de
ondersteunende informatiesystemen.
2.5 ICT-omgeving
De ICT-omgeving is up-to-date en er wordt gebruikgemaakt van standaardapplicaties. Enkele jaren geleden is
de gemeente geheel overgestapt van een Novell-omgeving naar een Windows-omgeving. Een uitzondering
hierop vormen de mail en de agendavoorziening, Lotus Notes. De facto standaard is MS-Exchange. Voor de
kernapplicaties wordt een Windows-server en/of AS/400 (PinkRoccade) gebruikt. Enkele vakapplicaties, zoals
belastingen en BAG, zijn extern (bij het SVHW) ondergebracht.
2.6 Huidige organisatie
De organisatie is een aantal jaren geleden hervormd en is van twaalf afdelingen teruggebracht naar acht
afdelingen en één directie. De organisatie is momenteel opnieuw verwikkeld in een nieuwe wijziging.
De organisatie ziet er per januari 2013 als volgt uit:
2.6.1 Cultuur
De huidige werkwijze van de organisatie van Hellevoetsluis wordt in belangrijke mate bepaald door de cultuur
binnen de organisatie. Zonder hier nadrukkelijk onderzoek naar te hebben gedaan, is uit de interviews naar
voren gekomen dat de cultuur van de gemeente Hellevoetsluis zich vooral kenmerkt als een familiecultuur,
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 21 van 72 versie: 1.08
waarbij de nadruk ligt op het vriendelijk met elkaar omgaan, flexibiliteit in afspraken en loyaliteit aan de
organisatie. Ook kenmerken als een ad-hocwerkwijze, waarbij keuzes voor acties worden bepaald op basis van
dagelijkse of wekelijkse ontwikkelingen, behoren hiertoe. ‘We zijn heel goed in zaken te bedenken, maar in
afmaken niet …’ is een veelgehoorde en kenmerkende opmerking. Daarnaast kenmerkt de familiecultuur
binnen de gemeente zich door het onvoldoende aanspreken van elkaar op houding en gedrag.
2.6.2 IT-management
Het IT-management van de gemeente is vooral gericht op servicemanagement en beheer. Dat komt tot
uitdrukking in de formatie: de formatie omvat voornamelijk technisch en applicatiebeheer. Er zijn echter geen
duidelijke rollen belegd. De systeembeheer is tevens de 1e-lijnshelpdesk. Ook wordt er niet of nauwelijks
ITIL(-matig) gewerkt.
De afdeling Facilitaire zaken (FaZa) is binnen de organisatie verantwoordelijk voor het informatiebeleid en de
ondersteunende ICT. Daarnaast is binnen de afdeling het gegevensbeheer en applicatiebeheer van de
kernapplicaties (uitgezonderd van de basisregistratie Personen) gecentraliseerd.
Binnen het team I&A van de afdeling Facilitaire Zaken heeft inmiddels in 2013 een herverdeling van taken
plaatsgevonden.
De helpdesk heeft een impuls gekregen door meer bemensing, het informatiebeleid en applicatiebeheer
worden voortaan ondersteund vanuit het consulentenmodel. Doel is uiteraard om de organisatie beter van
dienst te kunnen zijn.
In hoofdstuk 4 wordt verder ingegaan op het informatiemanagement.
2.7 Thema’s management
Landelijk spelen binnen gemeenten de volgende thema’s. Ter voorbereiding van dit plan is aan het
management en de op dat moment verantwoordelijke wethouder, mevr. De Jongh, gevraagd wat binnen de
gemeente Hellevoetsluis de belangrijkste thema’s zijn. Inmiddels is door herverdeling van de portefeuilles de
burgemeester de verantwoordelijk portefeuillehouder geworden. Uit de interviews zijn de volgende scores
naar voren gekomen:
1. binnengemeentelijk gebruik van basisregistraties te realiseren xx
2. de juiste informatie, tijdig op de goede plaats te kunnen inzetten, en/of beter gebruik te maken
van de bestaande informatie
xxxx
3. een toekomstbestendig systeemlandschap te realiseren xx
4. de interne samenwerking en/of het werkklimaat te verbeteren xxxxx
5. de samenwerking met ketenpartners en/of klanten te verbeteren
6. Het Nieuwe Werken verder door te voeren
7. efficiënter werken en/of een bezuiniging te realiseren x
8. meer grip te hebben op de realisatie van onze doelen xxxxx
9. de organisatie in staat te stellen haar nieuwe rol als regisseur in de keten op een goede manier in
te vullen
Xxxx
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 22 van 72 versie: 1.08
10. beter te scoren op klanttevredenheid en/of te kunnen sturen op kanalen x
11. een goed functionerend KCC te krijgen xxxxx
12. op (korte) termijn de overgang te kunnen maken naar een SSC in de regio x
13. onze processen aan te sluiten op die van onze ketenpartners, om in te kunnen spelen op
ontwikkelingen als decentralisaties (werk, zorg, jeugd)
xx
14. Anders, namelijk … (dashboard managementinfo) x
De onderdelen 4, 8 en 11 scoren het hoogst. De onderdelen 4 en 8 (en feitelijk 2 en 9) sluiten voor een groot
deel aan bij de huidige cultuur van de organisatie. Uit de interviews komt sterk naar voren dat de organisatie
goed is in ontwikkeling, maar minder in (integrale) bewaking en realisatie. Dit is een kenmerk van organisaties
die sterk zijn verkokerd, waarin men elkaar onvoldoende aanspreekt en waarbij projectmatig werken onbekend
is (zie ook paragraaf 2.6, Organisatie).
2.7.1 Knelpunten
Uit de gesprekken zijn de volgende knelpunten benoemd:
Op onderdelen is een duidelijke visie of richting ontwikkelt. Op andere ontbreekt deze in het geheel. (Waar
willen we heen? Samenwerken of niet, zaakgericht werken en dergelijke.)
De focus ligt op de automatisering en de informatiemanagementfunctie is onderontwikkeld.
Samenhang in en visie op de architectuur is onduidelijk (in het bijzonder de Mid-Officeomgeving).
Centrale regie en bewaken van de samenhang ontbreekt.
Automatisering (FaZa) is te vaak leidend of wordt zo ervaren.
Een actuele visie met betrekking tot de gewenste dienstverlening ontbreekt. (Een actueel
dienstverleningsconcept ontbreekt.)
Projecten worden in de lijn belegd zonder het opdracht- en opdrachtnemerschap goed te hebben geborgd.
Veel projecten zijn opgestart maar niet afgemaakt/geborgd in de organisatie.
Centrale regie en borgen van de samenhang van de diverse projecten ontbreekt. (Het ontbreekt de
gemeente aan een totaaloverzicht en projectmatig werken.)
De kosten mogen niet hoger uitvallen.
2.8 ICT-kosten
Een totaal van de gereserveerde kosten, niet zijnde de exploitatiekosten (specificatie in bijlage H):
Begroot in dit plan
beschikbaar in
begroting
jaarschijf 2014 679.500 92.338
jaarschijf 2015 815.000 857.272
jaarschijf 2016 831.600 818.029
Het “tekort” in de jaarschijf 2014 kan worden opgevangen door de ruimte in het “automatiseringskrediet
2013”. Bij Berap 2014-1 zal een en ander worden geëffectueerd.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 23 van 72 versie: 1.08
3 Wat wil de gemeente Hellevoetsluis bereiken ?
3.1 Ambities
In hoofdstuk 1 zijn de algemene beleidskaders voor de informatievoorziening van Hellevoetsluis geschetst. Dit
kader wordt sterk bepaald en beïnvloed door ontwikkelingen binnen het Rijk, regionaal en Hellevoetsluis zelf.
In het verlengde van dit beleidskader heeft Hellevoetsluis een aantal ambities, aangevuld met de uitkomsten
van de workshop met betrekking tot de informatievoorziening uitgesproken.
3.2 Principes in de informatievoorziening
De ICT-beleidsdoelstellingen leiden in combinatie met de richtlijnen aan de informatievoorziening (zie
paragraaf 3.3) tot de volgende ‘principes’:
Eenmalig vastleggen, meermalig gebruik:
dit principe impliceert dat met elkaar wordt vastgesteld wat de echte kerngegevens van de organisatie zijn,
in welke bronsystemen deze worden bijgehouden en onder welke condities toepassingen hierop aan
worden gesloten. Voor een deel zijn deze kerngegevens al vastgelegd binnen het landelijke, verplichte,
stelsel van basisgegevens.
Inrichten op meest voorkomende en niet meest complexe oplossingen:
hier gaat het om het vaststellen van rendement; welke oplossingen en systemen worden het meest
gebruikt en vragen daarmee de mindere inspanning voor migratie en omschakeling?
Alle kanalen komen met hetzelfde antwoord:
dit principe voorziet erin dat, ongeacht het communicatiekanaal dat wordt benut, het antwoord uit
dezelfde bron wordt gehaald. Naarmate de organisatie complexer wordt en bijvoorbeeld meer gemeenten
zich aansluiten, wordt het kennismanagement belangrijker.
3.3 Richtlijnen informatiebeleid en ICT
Binnen het informatiebeleid maakt de gemeente Hellevoetsluis onderstaande beleidskeuzes en ambities,
vertaald in richtlijnen.
Richtlijnen informatiebeleid
Informatiebeleid is een afgeleide van de gemeentelijke bedrijfsvoering
Informatiebeleid dient de communicatie tussen burgers, bestuur en ambtelijke organisatie te
ondersteunen.
De vragen van de klant/burger zijn het uitgangspunt bij zowel het aanbrengen van structuur in de
gegevens als het afstemmen/beschrijven/verbeteren van de werkprocessen.
Het ambitieniveau: de gemeente is trendvolgend en niet trendsettend.
Aandachtsgebieden van het Informatiebeleid zijn:
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 24 van 72 versie: 1.08
dienstverlening aan de burger: Internet, Intranet, RIS, en GIS;
wettelijk: alle projecten, die wettelijk uitgevoerd dienen te worden (bijvoorbeeld i-NUP);
intern: beheer op orde, werkprocessen, beheer van software, gegevens en documenten.
Op basis van het herijkte dienstverleningsconcept zal Hellevoetsluis de komende vier jaar de
dienstverlening verder doorontwikkelen.
Bij beoordeling en selectie van pakketten zal een programma van eisen (PvE) als leidraad dienen. In het
PvE dienen minimaal het beleid, de te vervaardigen producten, werkprocessen en documenten te worden
benoemd.
De gemeente dient over een actueel en gemeentebreed beveiligingsplan te beschikken.
Financiën informatiebeleid
Financiële aspecten van informatiebeleid (investeringen, afschrijvingen en kostenplaatsen) dienen te passen in
het bestaande financieel beleid van de gemeente.
Informatie architectuur
De informatiearchitectuur dient conform de architectuur te zijn zoals deze ontwikkeld is door de EGEM,
namelijk het GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA).
Koppelingen zijn gebaseerd op de dan geldende StUF-standaarden.
Als standaard voor het beheer van het netwerk zal er gewerkt worden met één platform, te weten
Windows Server. Voor de desktop en laptop wordt het besturingssysteem Windows 7 gebruikt en voor de
kantoorapplicaties wordt Microsoft gebruikt.
De gebruikte standaarden dienen marktconform te zijn.
Het beleid gaat uit van standaardpakketten, die in de praktijk getoetst zijn en doelmatig en
gebruiksvriendelijk zijn.
Het zelf vervaardigen van aanvullende programmatuur op standaardpakketten is niet toegestaan.
Nieuwe technologie die op de markt beschikbaar is of komt, dient eerst op gebruikswaarde te worden
getoetst vóórdat wordt overgegaan tot implementatie.
Open standaarden
De ICT-afdeling maakt zoveel mogelijk gebruik van open standaarden (TCP/IP, HTML en XML) en volgt de
ontwikkelingen. Voor de kantoorautomatisering en dergelijke wordt nog steeds de keuze gemaakt voor de
Windows-applicaties, omdat deze marktconform zijn en de uitwisseling met andere partijen vergemakkelijken.
Basisregistraties
De gemeente is tot nu toe verantwoordelijk voor de invoeringen en het beheer van drie basisregistraties:
Personen (GBA), Adressen, Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT).
Parallel aan de ontwikkeling van basisregistraties dient specifiek aandacht besteed te worden aan het
taakgebied gegevensbeheer.
Vooruitlopend daarop dient voor het waarborgen van de kwaliteit de verantwoordelijkheid voor het
beheer van gegevens dáár te liggen waar vanuit de uit te voeren gemeentelijke taken sprake is van het
grootste belang of waar vanuit een wettelijke regeling deze verplichting aanwezig is.
Alle voor de dienstverlening en bedrijfsvoering benodigde gegevens worden enkelvoudig, centraal en
digitaal opgeslagen (enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik).
Definiëring, planning, ontwikkeling, organisatie en beheer van de basisregistraties worden gecoördineerd
door het MT. Daarin adviseert het operationele management en afdeling FaZa en eventueel de stuurgroep.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 25 van 72 versie: 1.08
Elke registratie met persoonsgegevens dient te voldoen aan de normen die de Wbp stelt. Toezicht op de
naleving van de normen waaraan elke registratie moet voldoen valt onder de verantwoordelijkheid van
het MT.
Er zal extra aandacht worden besteed aan digitale duurzaamheid en de wetgeving die daarop van
toepassing is.
Organisatie en inrichting van de I&A-functies
De volgende ICT-taakgebieden zijn van toepassing: Informatiebeleid, ICT-beheer (netwerk-/systeem-
beheer), helpdesk, applicatie- en gegevensbeheer en consulentenmodel.
Het taakgebied gegevensbeheer dient parallel te lopen aan de ontwikkeling van basisregistraties.
Vooruitlopend daarop dient gegevensbeheer voorlopig bij applicatiebeheer ondergebracht te worden.
Beleid & strategie, planning & control wat betreft ICT en toetsing van afdelingsinitiatieven aan het
gemeentelijke I&A-beleid vallen onder de verantwoordelijkheid van het MT en worden uitgevoerd door de
afdeling FaZa.
De afdeling FaZa adviseert het college over de omvang, verdeling en prioriteitstelling van het I&A-budget.
Het technisch beheer valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling FaZa en omvat het ICT-beheer en
de helpdesk.
Het afdelingshoofd FaZa is verantwoordelijk voor het ICT-budget.
Voor de kernapplicaties vindt het applicatie en gegevensbeheer van applicaties in een centraal team
plaats. Voor het overige wordt het functioneel applicatiebeheer door de gebruikersorganisatie zelf
uitgevoerd, het streven hierbij is om dit zoveel mogelijk te centraliseren.
Applicatie en gegevensbeheer dient op het gewenste niveau te worden gebracht (formatie, kennis,
opleidingen en vaardigheden). Hiervoor zijn extra inspanningen nodig.
Een stuurgroep is verantwoordelijk voor het handhaven van het informatiebeleid in opdracht van het MT,
het (in relatie hiermee) goedkeuren van vrijwel alle investeringsaanvragen betreffende de
informatievoorziening, het bewaken van de voortgang van de informatieprojecten die zijn vastgelegd in
het informatieplan, respectievelijk het toezien op een adequate informatiebeveiliging.
Om de samenhang tussen alle projecten te bewaken wordt een programma ‘dienstverlening' opgezet, dat
wordt aangestuurd door een projectleider. De stuurgroep IBP bewaakt en stuurt de projectleider aan.
Voortgang informatiebeleidsplan
De voortgang van de uitvoering van de projecten en acties van het informatiebeleidsplan dient een vast
punt op de MT-agenda en in de afdelingsoverleggen te zijn.
Het college zal halfjaarlijks over de voortgang van het informatiebeleidsplan worden geïnformeerd.
Richtlijnen ICT
Positionering ICT-beleid binnen het middelenbeleid
De ICT-functie wordt als een van de middelenfuncties beschouwd, gelijkwaardig aan de andere
middelenfuncties.
Een succesvol gebruik van de ICT-hulpmiddelen valt of staat met de kennis en ervaring ermee bij
gebruikers. Kennisvermeerdering door opleiding en training dient een hoge prioriteit te krijgen.
Bij de aanschaf van ICT-hulpmiddelen dient expliciet aandacht geschonken te worden aan
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 26 van 72 versie: 1.08
kantoorinrichtings- en ergonomische aspecten. Daarbij dienen de Arbo-richtlijnen gevolgd te worden.
Personele aspecten met betrekking tot ICT dienen te passen binnen het bestaande P&O-beleid.
Bij de introductie van een nieuwe ICT-toepassing dient er sprake te zijn van ‘proven technology’.
De gemeente maakt een ICT-handboek, waarin de richtlijnen, standaarden en procedures voor ICT zijn
opgenomen. Het team I&A van de afdeling FaZa is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het
onderhoud hiervan.
Het informatiebeleidsplan en in het bijzonder het projectenplan dient vanaf nu integraal onderdeel te zijn van
de P&C-cyclus (begroting, concernplan, resultaatafspraken, individuele werkplannen).
3.3.1 Thema’s voor ontwikkeling
Als algemeen uitgangspunt geldt ‘de basis op orde’. Daarnaast richten we ons de komende jaren op een aantal
aanvullende thema’s om de beleidsdoelstellingen te kunnen behalen. Al deze thema’s zijn de kaders van het
informatiemanagement voor de komende jaren.
Echter, zoals vermeld zal de focus tot 2015 liggen op het realiseren van het bestaande beleid. (Dit zijn de
wettelijk en reeds gemaakte keuzes). De overige thema’s zijn al eerder benoemd. Speciale aandacht gaat in
2014 uit naar het thema ‘Versterken van de informatievoorziening’ (zie hiervoor ook de hoofdstukken 4 en 5).
De volgende thema’s vormen het fundament van de informatievoorziening in Hellevoetsluis:
Thema ‘Versterken informatievoorziening’
Dit houdt in: sturen op maximale ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Informatievoorziening betekent: op
het juiste moment de juiste informatie leveren om processen goed te kunnen uitvoeren. ICT is veel meer dan
alleen de techniek. Juist dat terrein is bij de gemeente onderontwikkeld. De huidige en toekomstige
ontwikkelingen roepen om een stevige informatiemanagementfunctie en is ondersteunend aan de organisatie.
Borging op de visie en uitvoering projecten is van evident belang en maakt eveneens deel uit van het
versterken van de informatievoorziening.
Thema ‘Efficiënt werken’
Dit thema is gericht op het zo efficiënt mogelijk inzetten van mensen, middelen en processen. ICT vormt daarin
een onmisbare factor. Richtinggevende uitspraken hierin zijn:
rationaliseren van het applicatielandschap; het moet eenvoudiger;
maximaal gebruik van generieke toepassingen;
LEAN maken van werkprocessen;
locatieonafhankelijk kunnen werken met applicaties;
het hanteren van de 80/20-regel: uitzonderingen kosten geld, dus moeten de kosten hiervoor opwegen
tegen de baten.
Thema ‘Verbinden’
Informatievoorziening is de spil in de communicatie en de uitwisseling van informatie tussen mensen.
Fundamenteel hierin is het begrip ‘zaakgericht werken’ en het ‘éénmalig vastleggen en meervoudig gebruik van
basisgegevens’. De integrale kijk van zowel de medewerker als de burger draagt bij aan minder ergernis,
minder bezwaar en beroep en een effectiever en efficiënter werkproces. Richtinggevende uitspraken hierbij
zijn:
éénmalig uitvraag en meervoudig gebruik van basisgegevens;
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 27 van 72 versie: 1.08
standaardisatie;
zaakgericht werken;
papier vervangen door digitalisering;
de Mid-Office een cruciale rol in het uitwisselen van informatie.
Thema ‘ondersteuning Dienstverlening’
Sturen op de behoefte van de klant/burger. Richtinggevende uitspraken hierbij zijn:
Het digitale kanaal is leidend en rechtsgeldig. Vanuit de 80/20-regel zijn afwijkingen mogelijk. Het is
immers een kosten-batenafweging.
De dienstverlening is plaatsonafhankelijk;
De gemeente kijkt met gezond verstand naar mogelijkheden en kosten van 24/7-ICT-dienstverlening,
zowel intern als extern richting haar burgers.
Een nieuw (ge herijkt) dienstverleningsconcept (incl. De Digitale Agenda 2017) geldt als richtinggevend.
Thema ‘Samenwerken en uitbesteden’
De gemeente kiest voor samenwerken en/of uitbesteden waar dat wenselijk is. Belangrijke uitspraken hierbij
zijn:
Uitwisselen van ervaringen met ICT
Besparen van kosten
Kennisdelen en het verminderen van de kwetsbaarheid
Een business case maakt deel uit van de aanpak naar aanleiding van de uitwerking van de motie van de
gemeenteraad bij het bepalen van de vorm en breedte van de samenwerking en/of uitbesteding.
Thema 'het nieuwe werken’
Het Nieuwe Werken is op kleinschalig niveau ingevoerd. Nadere uitwerking van beleid op het gebied van HNW
moet meer richting gaan geven (begin 2015). De rol van ICT zal hierin faciliterend zijn. HNW is voor de totale
organisatie een beleidskeuze.
Thema ‘Kosten en investeringen’
De gemeente moet meer met minder doen. De gealloceerde budgetten gelden als leidraad voor de realisatie
van de benoemde projecten. Waar nodig zal een business case als onderbouwing worden ingezet.
Richtinggevende uitspraken zijn hierbij:
Noodzakelijkheid
Niet uit te stellen vervangingsinvesteringen en wettelijke verplichtingen;
Dienstverlening & Bedrijfsvoering.
De activiteiten die noodzakelijk zijn om zorg te dragen voor een adequate ICT ondersteuning van
de ambtelijke organisatie;
Implementeren beleid.
Denk hierbij aan dienstverlening en zaakgericht werken.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 28 van 72 versie: 1.08
3.4 Richtlijnen met betrekking tot informatiesystemen
In deze paragraaf worden de thema’s vertaald in informatiesystemen ter ondersteuning van de bestuurlijke en
organisatiedoelen. De gemeente kiest voor de basis op orde en binnen de bestaande middelen. Dit leidt tot
een duidelijke (en beperkte) prioritering.
De volgende informatiesystemen worden behandeld in deze paragraaf:
1. Gerelateerd aan wettelijke verplichtingen
2. Zaakgericht werken / Inrichting mid-office
3. Lotus Notes vs MS-Exchange
3.4.1 Wettelijke verplichtingen
Huidige situatie: De gemeente volgt de ontwikkelingen van de wettelijke verplichtingen op de voet:
Operatie NUP
Decentralisaties Zorg (3D’s)
Burgerzakensysteem GBA/mGBA
Gewenste toekomstige situatie: de gemeente blijft de ontwikkelingen zoeken en waar mogelijk de
samenwerking en/of uitbesteding zoeken. De gemeente is en blijft een goede volger bij de implementatie van
de wettelijke verplichtingen. De wettelijke (resultaat)verplichtingen dienen uiterlijk 1 januari 2015 zijn
gerealiseerd.
Dit verplichte ontwikkelingen zijn voor het merendeel terug te vinden in de projecten vallend onder spoor 1 ‘
informatievoorziening’, spoor 3 ‘ basisregistraties’ en spoor 4 ‘integratie met ketenpartners’.
3.4.2 Zaakgericht werken / invulling mid-office
Een efficiëntere bedrijfsvoering en betere dienstverlening vraagt om zaakgericht werken. De gemeente
onderkent dit zeker en ziet dit als een prioriteit. Zaakgericht werken is een breed begrip en grijpt op alle
onderdelen in binnen de organisatie, dienstverlening en bedrijfsvoering. Maar ook in de infrastructuur en
architectuur. Alles valt binnen de algehele discussie van de invulling van de mid-office. Wel gebaseerd op de
visie
Huidige situatie: De gemeente is op alle fronten bezig, maar het ontbreekt aan richting en samenhang. Visie op
dienstverlening is er onvoldoende en de architectuur en infrastructuur is niet op elkaar afgestemd. De
belangrijkste onderdelen zijn hierna apart benoemd. Al deze onderdelen kunnen niet los worden gezien (de
mid-office omgeving). Ook kan de invulling niet los worden gezien van de samenwerking in de regio.
- Klantcontactsysteem
- Documentmanagementsysteem (DMS)
- Zaakmagazijn en zaaksysteem (ten behoeve van zaakgericht werken)
3.4.3 Klantcontactsysteem (KCS)
Huidige situatie: op het moment gebruiken de KCC-medewerkers een KCS met verschillende applicaties op het
KCC. Daarnaast werkt de voorkant (website en KCS) van leverancier Green Valley niet goed met de Mid-office
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 29 van 72 versie: 1.08
omgeving van leverancier Exxelence. Dit heeft er toe geleid dat de huidige Mid-Office omgeving nagenoeg niet
wordt gebruikt.
Gewenste toekomstige situatie: Hellevoetsluis wil gebruikmaken van één centraal KCS en niet langer van
verschillende systemen zoals nu het geval is. De invulling van een nieuw of aangepast KCS kan niet losgezien
worden van de discussie over de invulling van de Mid-Officeomgeving.
Dit onderdeel is terug te vinden in het project vallend onder spoor 1: informatievoorziening
3.4.4 Documentmanagementsysteem (DMS)
Het documentmanagementsysteem (DMS) kent twee belangrijke functies:
1. het opslaan en distribueren van alle documenten binnen de organisatie;
2. het archiveren van documenten, waarbij voldaan moet zijn aan de eisen van de Archiefwet.
Gewenste toekomstige situatie: momenteel wordt nog een discussie gevoerd of Corsa de gewenste leverancier
van het DMS moet blijven. Andere mogelijke optie is Alfresco. Dit past in de gehele en bredere discussie over
hoe door te gaan met de huidige Mid-Officeomgeving.
Dit onderdeel is terug te vinden in het project vallend onder spoor 2: gemeenschappelijke processen/
digitalisering.
3.4.5 Zaakmagazijn en zaaksysteem (ten behoeve van zaakgericht werken)
Huidige situatie: Op dit moment worden de zaakgegevens in het DMS Corsa opgeslagen. Je zou deze opslag van
gegevens ook kunnen beschouwen als opslag in een zakenmagazijn. Echter, zolang er geen (goede)
koppelingen zijn met de front- en backofficesystemen heeft dit magazijn geen daadwerkelijke meerwaarde en
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 30 van 72 versie: 1.08
voldoet dit ook niet aan de GEMMA-architectuur. Ook is de ontsluiting van gegevens naar de frontoffice
lastiger en het beperkt de mogelijkheden voor de keuze van het KCS (alleen een KCS van de DMS-leverancier
zal dan kunnen voldoen).
Gewenste situatie: Hellevoetsluis voert discussie over de invulling van de huidige Mid-Officeomgeving. De
opties in de discussie zijn: doorgaan met de bestaande leveranciers of toch één of meerdere onderdelen
vervangen.
Dit onderdeel is terug te vinden in het project vallend onder spoor 2: gemeenschappelijke processen/
digitalisering.
3.4.6 Uitfaseren Lotus Notes
Huidige situatie: de gemeente werkt voor haar agenda en e-mail met Lotus Notes. Deze voorziening werkt naar
behoren en ook het bestuurlijke proces is hierin opgenomen. Toch is the end of life van Lotus Notes in zicht. De
huidige leverancier ondersteunt het nog wel, maar nieuwe versies komen er niet meer. Daarnaast is het pakket
geen de facto standaard in de gemeente markt. Bij samenwerking kan dit een belemmering opwerpen.
Gewenste situatie: de gemeente volgt de ontwikkelingen. Binnen de implementatie van het zaakgericht werken
het bestuurlijke proces zsm opnemen. Daarna kan Lotus Notes worden vervangen.
Dit onderdeel is terug te vinden in het project vallend onder spoor 2: gemeenschappelijke processen/
digitalisering en in spoor 6 ‘infrastructuur’.
3.4.7 Standaardisering en richtlijnen
Huidige situatie: de gemeente volgt de landelijke richtlijnen en draagt standaardisering een warm hart toe.
Echter zijn deze niet allemaal vastgelegd en beschreven.
Gewenste situatie: bestendiging van de huidige lijn en deze vastleggen. Standaardisatie is een uitgangspunt.
Dit onderdeel is terug te vinden in alle sporen.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 31 van 72 versie: 1.08
4 IT-management
4.1 Informatiesystemen, architectuur en ICT-management
In het vorige hoofdstuk zijn de belangrijkste landelijke ontwikkelingen benoemd die vanuit het Rijk zijn
opgelegd en is de situatie van Hellevoetsluis beschreven. Binnen deze ontwikkelingen liggen er voor de
gemeente nog enkele grote uitdagingen. Deze worden met name binnen de sporen 1 (informatievoorziening)
en 3 (basisregistraties) meegenomen. Antwoord© wordt nader uitgewerkt binnen het te herijken
dienstverleningsconcept.
In dit hoofdstuk worden enkele thema’s eruit gelicht en vertaald in informatiesystemen die ter ondersteuning
gelden voor de overige bestuurlijke en organisatiedoelen. Om tot een goede keuze te komen moet niet alleen
gekeken worden naar de specifieke wensen vanuit de operationele sfeer of vanuit de afdelingsspecifieke
wensen, maar ook naar de bredere kaders op gemeentelijk niveau, waaronder het beheersbaar houden van de
ICT, het beheersbaar houden van de kosten, het beperken van de risico’s en de onderlinge samenhang van de
verschillende systemen (waaronder de uitwisseling van de basisgegevens en zaakgegevens). Deze samen-
hangende kaders voor informatievoorziening worden ook wel de ‘informatiearchitectuur’ genoemd. Om te
kunnen voldoen aan zowel de juiste ondersteuning voor de optimale inzet van informatiesystemen enerzijds
als het goed vormgeven van de informatiearchitectuur anderzijds, is het van belang om deze
informatievoorziening goed te organiseren. Dit wordt ook wel ‘IT-management’ genoemd.
We onderkennen strategisch, tactisch en operationeel beheer1 Strategisch beheer betreft het ontwikkelen van
het informatiebeleid en het bewaken daarvan. Tactisch beheer gaat over de vertaling van de ICT-strategie naar
wat daar in de operatie voor nodig is met betrekking tot mensen, serviceniveaus en ICT-middelen en geld, op
korte en middellange termijn. Operationeel beheer verzorgt de dagelijkse ondersteuning aan de eindgebruiker.
Hieronder vallen zowel functioneel beheer (applicatiebeheer) als technisch beheer. Om de huidige en de
gewenste situatie in beeld te brengen, maken we gebruik van het 9-vlaks model van Rik Maes2.
4.1.1 Gemeente Hellevoetsluis
Wanneer het 9-vlaksmodel wordt vertaald naar de situatie van de gemeente Hellevoetsluis dan geeft dit het
onderstaande beeld. De resultaten zijn met het management van de gemeente Hellevoetsluis besproken.
Daarbij kan als globale conclusie getrokken worden dat qua techniek de zaken aardig op orde zijn. Op het
onderdeel “Organisatie en bedrijfsprocessen” moeten nog wel een aantal zaken geregeld worden.
2 Het 9-vlaks model is ontwikkeld door hoogleraar Rik Maes (UvA). Hij positioneert informatiemanagement tussen de business
en ICT op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 32 van 72 versie: 1.08
Belangrijke conclusies zijn dat de automatisering redelijk op orde is, dat er op de meeste onderdelen beleid is
ontwikkelt, maar dat de vertaling van beleid naar de informatievoorziening en de werkprocessen onvoldoende
is. Ook de onderlinge relaties behoeven meer aandacht. Simpel gezegd, plannen zijn er zeker, maar de
uitvoering is onvoldoende.
Er zal zwaarder ingezet moet worden op de invulling van het informatiemanagement. Met andere woorden het
i-beleid en de i-adviseur moet zichtbaarder worden. Ook dient het functioneel beheer sterker opgepakt
moeten worden.
Voor de realisatie en borging van het beleid dient sterker door het management op worden toegezien.
In bijlage G wordt nadere uitleg gegeven over het 9-vlaks model.
4.2 Informatie- en applicatiearchitectuur
Onder de term ‘architectuur’ wordt verstaan (twee zaken):
een samenhangend visueel overzicht van de informatiestromen (opslag, bewerking en het uitwisselen van
gegevens) en het applicatielandschap met bijbehorende koppelingen;
een samenhangende set kaders en bindende afspraken (principes), gericht op het bevorderen van een
doelmatig en doeltreffend proces van informatievoorziening.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 33 van 72 versie: 1.08
4.2.1 Informatie- en applicatiearchitectuur
De huidige informatie- en applicatiearchitectuur is door de gemeente (zie bijlage A) in kaart gebracht op basis
van een bestaande lijst met applicaties. De gemeente volgt hierin de lijn zoals landelijk is vastgelegd in GEMMA
(het gemeentelijke model architectuur). Ook de ‘markt’ (leveranciers) volgt deze architectuur. Onderstaande
figuur geeft deze architectuur schematisch weer.
Gelet op de eerder genoemde knelpunten dient er extra aandacht besteed te worden aan de huidige invulling
van de Mid-Office omgeving. Dit betekent dat er een keuze moet worden gemaakt tussen twee opties:
doorgaan met de huidige leveranciers of overstappen. E.e.a. zal mede afhankelijk zijn van het nog op te stelllen
dienstverleningsconcept (herijking). Het kan zijn dat aan de frontofficekant (KCC, website, e-formulieren, ed.)
ook nog het e.e.a. aangepast moet worden.
4.3 IT-management
Het goed organiseren van de informatievoorziening is een randvoorwaarde voor zowel het efficiënt beheren
van de informatievoorziening (zoals verzorgen van updates, afsluiten van contracten, beveiliging) als het goed
kunnen inzetten van informatiesystemen bij de verschillende afdelingen en gemeentebreed. Deze wijze van
organiseren van de informatievoorziening wordt ook wel ‘informatiemanagement’ genoemd, of ‘management
van ICT’.
Het organiseren van de ICT valt in een aantal onderwerpen uiteen:
1. Technisch en functioneel applicatiebeheer
2. Gegevensbeheer
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 34 van 72 versie: 1.08
3. Documentbeheer
4. Servicedesk
5. Samenwerking en outsourcing (niet in elke gemeente)
Deze onderwerpen zijn in spoor 7 opgenomen en vragen om een nadere invulling bij de toekomstige
ontwikkeling van de afdeling FaZa.
4.3.1 Toekomstige invulling
De uitkomst van het 9-vlaks model geeft aan dat het i-beleid cq informatiemanagement in de organisatie
onvoldoende (zichtbaar) is. Hierop dient sterker worden ingezet.
In vergelijking met andere gemeenten en het aantal projecten wat er speelt is een minimale inzet van het
informatiemanagement van 1,5 a 2 fte nodig.
Een mogelijke invulling van de afdeling FaZa is hieronder grafisch weergegeven. Ontwikkelingen die van invloed
zijn op de inrichting van de afdeling zijn:
het aantal fte;
de span of control;
verantwoordelijkheden;
bevoegdheden;
outsourcing/samenwerking.
Gewenste situatie
Hoofd FaZa
PRS DIV I&A
(I)Applicatiebeheer
Consulenten
(A)Automatisering
Helpdesk
H&S
i-Adviseur
(linking pin)
informatiebeleid
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 35 van 72 versie: 1.08
5 Uitvoering en Realisatie
5.1 Projectmatig werken
In de voorgaande hoofdstukken zijn de onderwerpen en projecten behandeld waarop de gemeente actie moet
ondernemen. Het ontbreken van synergie, overzicht en aansturing wordt als een belangrijk knelpunten
ervaren. Daarom is aan het beleidsplan dit hoofdstuk ‘Uitvoering en realisatie’ toegevoegd. Dit om de
genoemde knelpunten in de toekomst te voorkomen en ter borging van de realisatie van de uit te voeren
projecten.
Om gestructureerd en doelgericht de verplichtingen te koppelen aan de wensen en van de nood een deugd te
maken zijn de projecten gedefinieerd en ondergebracht in acht inhoudelijke sporen. De thema’s uit hoofdstuk
3 zijn verdeeld over deze sporen, om het ook behapbaar te maken. De projecten en de sporen worden
hieronder toegelicht. Uitgangspunt is dat de gemeente kiest voor de uitvoering van het bestaande beleid. Tot
2015 zal er geen ruimte zijn voor nieuw beleid.
De projecten zijn ondergebracht in zes inhoudelijke sporen en één ondersteunend spoor. Het gaat om:
Spoor 1: Informatievoorziening
Spoor 2: Gemeenschappelijke processen
Spoor 3: Basisregistraties
Spoor 4: Integratie met ketenpartners
Spoor 5: Infrastructuur
Spoor 6: informatiesystemen
Spoor 7: ICT-management
Spoor 8: Verandermanagement
Spoor 1. Informatievoorziening
Vanuit de KCC-gedachte, waarbij de gemeenten de toegangspoort voor de gehele overheid worden, zullen de
gemeentelijke producten en diensten meer vanuit een keten met de andere overheden worden aangeboden.
Dit is van grote invloed op de wijze waarop de gemeenten hun producten en diensten aanbieden en geeft de
gemeente meer verantwoordelijkenheden. Digitalisering van de dienstverlening zal hieraan bijdragen.
Spoor 2. Gemeenschappelijke processen
Gemeenschappelijke processen hebben als doel processen (en de voortgang) inzichtelijk te maken voor burger
en ambtenaar.
Spoor 3. Basisregistraties (wettelijke basisvoorzieningen)
Het aansluiten op de landelijke basisregistraties is een wettelijke verplichting waaraan de gemeente moet
voldoen en is randvoorwaardelijk om de dienstverlening aan burgers en de interne bedrijfsvoering te kunnen
verbeteren.
Spoor 4. Integratie met ketenpartner
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 36 van 72 versie: 1.08
Processen met ketenpartners zijn geïntegreerd en vereenvoudigd en indien noodzakelijk zijn proces(stappen)
herverdeeld in de keten. Dit zijn voornamelijk de komende drie decentralisaties in het sociale domein.
Spoor 5. Infrastructuur
Naast het beleid zijn er ook projecten met een sterke ICT-component die veelal randvoorwaardelijk
(ondersteunend) zijn voor de andere sporen. Een toekomstvaste informatiearchitectuur en ICT-infrastructuur is
onontbeerlijk.
Spoor 6. informatiesystemen
Voor informatiesystemen geldt hetzelfde als de infrastructuur.
Spoor 7 ICT Management
Het strategische, tactische en operationele beheer dient goed belegd te zijn
Spoor 8 verandermanagement
Overige projecten
In bijlage H zijn de projecten verder uitgewerkt. Deze bijlage bestaat uit ruim 100 activiteiten. Na bestuurlijke
accordering van het projectenplan dienen de verschillende activiteiten/projecten nader door de
deelprojectleiders te worden uitgewerkt.
5.2 Programmamanagement en verantwoording
Wanneer een flink aantal projecten tot uitvoering wordt gebracht en deze allemaal op elkaar moeten worden
afgestemd en ook gaandeweg in de pas moeten blijven, is het absoluut noodzakelijk dat er goede sturing
plaatsvindt. Deze sturing zal plaatsvinden door een projectleider die verantwoording aflegt aan zowel de
ambtelijk en als de bestuurlijk opdrachtgever.
In de managementstructuur worden de volgende rollen onderscheiden.
Bestuurlijk opdrachtgever
De bestuurlijk opdrachtgever (het college) verstrekt aan de ambtelijk opdrachtgever (directie, i.c. secretaris Jan
Simons) de opdracht tot uitvoering van dit informatiebeleidsplan. Deze is verantwoordelijk voor het
beschikbaar stellen van middelen voor de uitvoering van het programma. De bestuurlijk opdrachtgever wordt
door de ambtelijk opdrachtgever in grote lijnen op de hoogte gehouden van de voortgang van het project.
Ambtelijk opdrachtgever
De ambtelijk opdrachtgever is aanspreekpunt voor de projectleider. Deze wordt op de hoogte gehouden van
de voortgang en eventuele knelpunten en aandachtspunten bij de uitvoering van het programma. Daarnaast
heeft de opdrachtgever als taak om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen zich houden aan de afspraken die de
opdrachtgever en de projectleider hebben gemaakt.
Willen betrokkenen van afspraken afwijken, dan kan dat alleen als de opdrachtgever en de projectleider
daarover overeenstemming hebben bereikt.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 37 van 72 versie: 1.08
Projectleider
De projectleider is het aanspreekpunt voor de ambtelijk opdrachtgever. De projectleider is verantwoordelijk
voor de uitvoering van de projecten. Hij bewaakt de samenhang, zorgt voor afstemming en is budgethouder
van de projectbudgetten. Hij ondersteunt en adviseert de projectleiders en de medewerkers bij de uitvoering
van hun taken. De projectleider rapporteert in overleg met de projectleiders aan de opdrachtgever over de
voortgang van het programma.
Voor de invulling van de rol van projectleider is gekozen voor interne invulling, met de opdracht om het
programma te borgen in de lijnorganisatie. De verwachting is dat de reorganisatie veel tijd en aandacht zal
vragen van de leidinggevenden. Het is daarom realistisch om uit te gaan van een situatie waarin extra
capaciteit nodig is. Het voorstel is om deze extra capaciteit in te zetten op het aantrekken van externe
ondersteuning van de projectleider die verantwoordelijk wordt voor het realiseren van de benodigde digitale
basisvoorzieningen en infrastructuur.
Projectleiders
De projectleiders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering en het eindresultaat van hun project. Zij bewaken de
door hen opgestelde planning en de te behalen projectresultaten. Daarnaast sturen zij de eventueel betrokken
projectmedewerkers aan. De projectleiders informeren de projectleider over de voortgang van hun project en
eventuele knelpunten. Dit stelt de projectleider in staat om als ‘linking pin’ te fungeren en de activiteiten van
de deelwerkgroepen continu op elkaar af te stemmen. De uitvoering van het programma Antwoord zal bij het
hoofd Publiekszaken liggen. Zij (Miranda Roest) is verantwoordelijk voor de voortgang en borging van het
proces.
In de hiernavolgende figuur wordt de programmaorganisatie weergegeven. De projectleider is
verantwoordelijk voor het gehele programma en zorgt ervoor dat de projecten die in dit plan (bijlage H)
genoemd worden gerealiseerd worden. Hij beschikt daarvoor over een budget (zie paragraaf 5.5) en wordt
bijgestaan door deelprojectleiders. Zij sturen de projecten binnen een spoor aan. Binnen deze sporen zal de
deelprojectleider gebruik maken van voortrekkers (soort van projectleider op één project).
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 38 van 72 versie: 1.08
5.3 Verankering in de lijnorganisatie
In de projectfase zullen de projectleiders en andere functionarissen een specifieke taak hebben die op
onderdelen zal afwijken van de normale organisatie. Alle verantwoordelijkheden en taken moeten uiteindelijk
weer belegd worden in de lijnorganisatie. Dit is een wezenlijk onderdeel van het programmamanagement. Een
project kan pas eindigen als de betreffende taken en verantwoordelijkheden zijn belegd in de reguliere
lijnorganisatie.
5.4 Interne en externe communicatie
De meeste projecten hebben invloed op werkwijzen en werkprocessen binnen de ambtelijke organisatie.
Enkele hebben eveneens invloed op de wijze van besluitvorming en de vaststelling van besluiten en hebben
daarmee ook directe invloed op bestuurlijke processen.
Dit maakt het noodzakelijk dat over de projecten wordt gecommuniceerd en dat de gevolgen van wijzigende
processen tijdig duidelijk worden, zodat erop kan worden geanticipeerd. Naast de interne communicatie is het
ook van wezenlijk belang dat ook de inwoners en andere belanghebbenden weten wat er verandert en hoe
men daarop kan inspelen.
5.5 Financiële paragraaf
De kosten voor de uitvoering van projecten zijn in beeld gebracht. De uitgaven voor het realiseren van de
basisvoorzieningen die onderverdeeld zijn in de verschillende sporen hebben voor het grootste deel betrekking
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 39 van 72 versie: 1.08
op het aanschaffen van programmatuur, het inzetten van extra capaciteit en het verwerken en bewerken van
bestaande gegevensbestanden. Dit moet gebeuren om te kunnen voldoen aan de eisen die de nieuwe wet- en
regelgeving stelt. Het gaat hier om het realiseren van basisvoorzieningen en -registraties die de wet dwingend
voorschrijft.
De algemene kosten bestaan onder meer uit het voeren van het programmamanagement, het borgen van
verandermanagement, het sturen op het behalen van de doelstellingen, het zorgen voor een goede interne en
externe communicatie en het kunnen opvangen van eventuele onvoorziene omstandigheden.
In bijlage H is een overzicht opgenomen van de projecten en de meerjarenraming.
Benodigde middelen
Voor enkele activiteiten, en die van spoor 3 in het bijzonder, zijn aanvullende middelen opgenomen. Omdat
het criterium was om binnen de bestaande budgetten te blijven, is er binnen bestaande budgetten geschoven.
jaarschijf 2014 679.500
jaarschijf 2015 815.000
jaarschijf 2016 831.600
Aangetekend dient te worden dat er projecten zijn opgenomen waarvoor nog beleid ontwikkeld moet worden.
Afhankelijk van de keuzes kan dit leiden tot extra benodigde middelen. Denk hierbij aan de invulling van het
nieuwe werken of het dienstverleningsconcept. Ook is op dit moment de impact van de decentralisatie nog
niet helder. Hiervoor is eveneens geen bedrag opgenomen. Separate voorstellen worden hiervoor opgesteld.
Voor het verschil tussen begroot en beschikbaar in 2014 wordt dekking gevonden in de onderschrijding van het
krediet van 2013 (zie pag. 22).
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 40 van 72 versie: 1.08
6 Begrippenlijst
14+netnummer Een algemeen telefoonnummer voor gemeenten. Het begint met 14, gevolgd
door het netnummer van een gemeente.
Antwoord voor bedrijven Antwoord voor bedrijven is het startpunt van de overheid voor ondernemers.
Op de website www.antwoordvoorbedrijven.nl zien ondernemers in één
oogopslag met welke wetten, regels, vergunningen en belastingen ze te maken
krijgen.
Antwoord© Antwoord© levert kennis, bouwstenen, systemen en ondersteuning waarmee
overheden hun dienstverlening verbeteren. Antwoord© bevat de bouwstenen
14+netnummer en de antwoordcontentcollectie.
Antwoordcontentcollectie De antwoordcontentcollectie bevat landelijke overheidsinformatie in de vorm
van vragen met antwoorden. Deze informatie is generiek en daarom bruikbaar
voor alle gemeenten.
Backoffice Deel van de organisatie dat specifiek is ingericht op de verwerking van de
administratieve klantprocessen en waarbij geen direct klantcontact plaatsvindt
(het tegenovergestelde van de frontoffice).
BAG
De Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) is de registratie met gegevens
over alle gebouwen en adressen in Nederland. Gemeenten houden de BAG bij.
Basisregistraties Basisregistraties bevatten veelgebruikte basisgegevens, zoals adressen,
persoonsgegevens, bedrijfsnamen en Geo-informatie. De gegevens worden door
de bronhouders bijgehouden en door alle andere overheden gebruikt als dat
nodig is. Er zijn dertien basisregistraties, die samen het stelsel van
basisregistraties vormen.
BGT
De Basisregistraties Grootschalige Topografie (BGT) gaat alle objecten als huizen,
wegen en dijken die in het terrein aanwezig zijn vastleggen.
BLAU BLAU is de beoogde basisregistratie voor registratie van Lonen,
Arbeidsverhoudingen en Uitkeringsverhoudingen en bestaat uit een deel van de
gegevens van de huidige polisadministratie van UWV.
BRO De Basisregistratie Ondergrond (BRO) gaat gegevens bevatten over bodem en
ondergrond, zoals de bodemkundige en geologische opbouw van de
ondergrond.
BRP
Basisregistraties Personen bevat persoonsgegevens. Het is de opvolger van de
GBA. In de BRP zullen ook niet-ingezetenen worden opgenomen.
BYOD Bring Your Own Device
CMG Civision Gegevens Makelaar, dit is een applicatie van PinkRoccade, een
distributiesysteem van de basisregistraties. De gegevens uit de basisregistraties
voeden de gegevensmakelaar en alle andere applicaties moeten deze gegevens
weer afnemen van de gegevensmakelaar. Hier geldt het principe ‘eenmalige
registratie, meervoudig gebruik’.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 41 van 72 versie: 1.08
Digikoppeling
Digikoppeling is de ‘postbode’ voor de overheid. Digikoppeling bestaat uit een set
standaarden voor elektronisch berichtenverkeer tussen overheids- organisaties. Deze
standaard wordt ook gebruikt voor de uitwisseling van gegevens tussen
basisregistraties. De standaarden zijn goedgekeurd door het College Standaardisatie.
Digilevering Digilevering levert gegevens over ‘gebeurtenissen’ die door de aangesloten
basisregistraties worden geleverd aan overheidsinstellingen die hierin zijn
geïnteresseerd. Gebeurtenissen zijn bijvoorbeeld de geboorte van een persoon, het
starten van een onderneming of het vaststellen van een inkomen. Digilevering zorgt
ervoor dat de uitwisseling van gegevens uniform en efficiënt plaatsvindt.
Digimelding
Digimelding is één centraal punt voor het melden van onjuistheden aan
basisregistraties. Met Digimelding kunnen overheidsorganisaties fouten in de
basisregistraties melden. De fout wordt vervolgens in één keer in alle
basisregistraties verbeterd.
eHerkenning
eHerkenning is een dienst die de digitale herkenning van zakelijke afnemers van
overheidsdiensten eenvoudig regelt.
Frontoffice Plek waar de klant contact maakt met de organisatie. Dit kan via de balie zijn maar
ook per telefoon, per e-mail, per post of via de website (het tegenovergestelde van
de backoffice).
GBA De Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA) bevat
persoonsgegevens van iedereen die in Nederland woont of gewoond heeft. De GBA
wordt opgevolgd door de BPR.
Gemeenschappelijke
voorziening
Gemeenschappelijke voorzieningen maken de gegevensuitwisseling tussen de
basisregistraties mogelijk en zorgen voor het waarborgen van de juistheid van
gegevens. De gemeenschappelijke voorzieningen zijn Digimelding, Digikoppeling en
Digilevering.
GEMMA GEMeentelijk Model Architectuur is een uitwerking van NORA (zie NORA) en vormt
de basis voor de architectuur van een gemeente en is richtinggevend bij het
realiseren van de elektronische overheid.
GEMMA informatie
architectuur
De GEMMA informatiearchitectuur gaat over informatiefuncties, gegevens,
applicaties en landelijke voorzieningen die we kunnen inzetten bij de dienstverlening
aan klanten: burgers, bedrijven en instellingen. Informatiearchitectuur gaat ook over
het verzamelen en beheren van de gegevens die voor deze dienstverlening nodig zijn,
zoals landelijke en lokale basis- en zaakgegevens. (Zie GEMMA)
HNW Het Nieuwe Werken
Het Nieuwe Werken kan beschouwd worden als een antwoord op de uitdagingen waar organisaties (en maatschappij) mee geconfronteerd worden zoals internationa-lisering (vb: opkomende markten), de toenemende mogelijkheden van ICT waardoor nieuwe vormen van samenwerken ontstaan (vb: meer thuiswerkende ouders, ver-minderen fileproblematiek), het binden en boeien van talent (de juiste mens op de juiste plaats), etc.
• In eerste instantie was ICT de invalshoek voor Het Nieuwe Werken.
De laatste tijd is de invalhoek het krijgen en behouden van de juiste medewerkers in
het kader van een veranderende arbeidsmarkt. Hierbij gaat het niet alleen om de
nieuwe generatie werkenden met hun "Hyves en LinkedIn" maar juist ook de
verhouding werkenden (vergrijzing) meer aandacht te geven waarbij productiviteit
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 42 van 72 versie: 1.08
een belangrijke rol speelt.
IBP Informatie Beleidsplan
i-NUP 24 voorzieningen vormen gezamenlijk de basisinfrastructuur voor de e-overheid. De
komende jaren staan in het teken van het gebruik van deze basisinfrastructuur. De
overheidsbrede implementatieagenda dienstverlening
e-overheid, kortweg i-NUP, beschrijft de ambities voor de komende vier jaar, in vier
hoofdlijnen.
Kanaal Het communicatiemiddel tussen gemeente en klant; denk aan balie, post, website, e-
formulieren, berichtenboxen en spraaktelefonie.
KCC Klantcontactcentrum
KCS Klantcontactsysteem
Landelijke Voorzieningen Een complete registratie van alle bronhouders samen, waar we als individuele
bronhouder gegevens naar distribueren en van afnemen.
Mid-Office De Mid-Office koppelt klantcontacten op slimme wijze met de verschillende
gemeentelijke organisatieonderdelen.
MijnOverheid
MijnOverheid is een persoonlijke website voor overheidszaken. Burgers kunnen hier
zien hoe ze zijn geregistreerd bij de overheid, berichten van de overheid ontvangen
en overzicht houden over hun zaken met de overheid.
NHR
Het Nieuwe Handelsregister (NHR) is de basisregistratie van ondernemingen en
rechtspersonen. Ook alle andere organisaties die deelnemen aan het economisch
verkeer staan in dit register.
NOiV Nederland Open in Verbinding is een actieplan voor het gebruik van Open
Standaarden en Open Source Software bij de (semi)publieke sector.
RNI
De Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) legt basisgegevens van niet-ingezetenen vast.
Niet-ingezetenen zijn mensen die niet in Nederland wonen, maar wel een relatie met
de Nederlandse overheid hebben. De RNI wordt ondergebracht in de BRP.
Stelselcatalogus
De stelselcatalogus is een onlinecatalogus die de structuur van het stelsel van
basisregistraties beschrijft. Ook de definities van soorten objecten, gegevens en
berichten zijn hierin opgenomen. Deze informatie ondersteunt overheidsinstellingen
bij het inpassen van gegevens van basisregistraties in hun eigen werkprocessen.
Webrichtlijnen
De webrichtlijnen bestaan uit een set eisen waar alle overheidswebsites aan moeten
voldoen. Ze zorgen voor kwalitatief goede websites, die toegankelijk zijn voor
iedereen, onder wie mensen met een functiebeperking, gebruikers van mobiele
telefoons, en voor alle mogelijke browsers.
WFM WorkFlow-management, geautomatiseerde aansturing van administratieve
processen. Zie BPM.
Zaakgericht werken Zaakgericht en procesgericht werken is een concept dat in gemeenteland cruciaal is
voor het verbeteren van de gemeentelijke dienstverlening en/of bedrijfsvoering.
Zaakgericht en procesgericht werken is voor gemeenten een goede manier om:
de burger juist te informeren over de voortgang van de aanvragen;
de afhandeling te monitoren en te bewaken;
de werkprocessen voor de afhandeling te verbeteren;
managementinformatie te verkrijgen over behaalde effecten.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 43 van 72 versie: 1.08
Bijlagen
A: Huidige informatiearchitectuur en applicaties
B: Status wettelijke verplichtingen
C: Webrichtlijnen
D: ICT-trends
E: Concept Antwoord© (basis voor het dienstverleningsconcept)
F: ICT-management
G: 9-vlaks model
H: Projectenbijlage en meerjarenraming
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 44 van 72 versie: 1.08
Bijlage A: Huidige Informatiearchitectuur en applicaties
Applicaties gemeente Hellevoetsluis
1 Access runtime
2 Accres
3 Adobe Acrobat Pro 6
4 Adobe Acrobat Standard 9
5 Adobe Flash
6 Adobe Reader X
7 Adobe Shockwave
8 ArcGis
9 AS400 Client
10 ASA Client
11 Aura
12 Bentley Microstation
13 Bentley Map
14 BNG Cardreader
15 BNG Client
16 Chubb
17 Cipers
18 Citrix Receiver
19 Corsa / MyCorsa
20 Corsa/Smartdocuments Koppeling
21 Cyclomedia
22 Dymo Labelwriter
23 ESX Manager
24 FaZa Budget Manager
25 FileZilla
26 FireFox
27 Free DWG Viewer
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 45 van 72 versie: 1.08
28 GemPCT Win
29 GemShare Libraries
30 GWW Bestek
31 GWW Besteksadministratie
32 GWW Bundel
33 GWW Calc
34 GWW VenG Plan
35 iNavigator
36 Cognos
37 Infostaten Upload
38 ITP
39 Jinitiator
40 Klikviewer
41 Lotus Notes 8.5.3
42 Lotus NotesSQL Driver 8.0
43 Mavim Client
44 Microsoft Office Word
45 Microsoft Office Excel
46 Microsoft Office Project
47 Microsoft Office Access
48 Microsoft Silverlight
49 Microsoft Visual C++ 2005/2008/2010
50 MQSeries
51 OIS
52 Payview
53 Perfectview
54 Persmaster
55 Qmatic Client
56 RIOB
57 SAP
58 SAS
59 SmartDocuments
60 Soap Client
61 SPSS
62 SQL Developer
63 Squit Bodem
64 SZWNet
65 TSS
66 Uitvaartsuite
67 Schulinck Handboek WWB
68 Senternovum - EPN - EPCHECKv2.2
69 Suwinet-inkijk
70 SVHW GeoWeb
71 SZWNet / Westvoorne koppeling
72 VastgoedMaps
73 Verkiezingsprogrammatuur
74 FMS
75 .NET FrameWork 4.0
76 DWG Trueview
77 Visio Viewer
78 HW2CAK
79 CAK
80 Online Approval
81 Ibis
82 CutePDF
83 Pardon
84 Textpad
85 Adobe InDesign
86 Def Cas
87 Tardiff
88 RDW
89 VR Plus
90 CMS Green Valley
91 KCS Exxellence
92 Makelaarsuite
93 Xeizz
94 Smart Documents
95 RIS
96 Readspeaker
97 iBabs
98 SBA
99 GeoWeb
100 Map4all
101 IBIS
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 46 van 72 versie: 1.08
102 GisKit
103 Spohos
104 Oracle
105 GBA Controleprogramma
106 Key2 Slachtofferbeheer
107 Dameware
108 Topdesk
109 Kofax VRS
110 Cendris postcode
111 VGS
112 Netweaver
113 VM Ware
114 Antwoordportaal
115 Photoshop CS6
116 SAP R3 Archief
117 Olo
118 SafeSign Standaard
119 Arcgis online
120 Screen2exe
121 Shresoft
122 Sophos
123 Trustee eindpuntbeveiliging
124 Turbomeeting
125 Locatus
126 Yammer
127 i-Spiegel
128 SVHW redmine
129 Mett
130 GoTo Meeting
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 47 van 72 versie: 1.08
Bijlage B: Status wettelijke verplichtingen
i-NUP Toelichting
Wettelijke
verplichting /
Convenant
Status Hellevoetsluis mei 2013
Webrichtlijnen
De website voldoet in 2012
aan de minimale eisen van de
webrichtlijnen en voldoet per
1 januari 2015 volledig aan
de webrichtlijnen.
Convenant
De website van Hellevoetsluis voldoet aan de
webrichtlijnen sinds medio 2013. Aan het
volledig voldoen (niveau 2 en 3) volgens de
webrichtlijnen van het ‘Advies Digitale
Dienstverlening 2013 en 2014’ wordt gewerkt.
De realisatie wordt verwacht per 1 januari
2015.
Project
MijnOverheid/
Samen-
werkende
Catalogi
Alle gemeenten sluiten aan
op de berichtenbox van
MijnOverheid.
Convenant
De website van Hellevoetsluis geeft informatie
over bekendmakingen aan MijnOverheid. De
berichtenbox wordt verder niet proactief
gevuld (bijvoorbeeld met bericht over
verlenging reisdocument).
Aansluiten op de lopende
zaken, functionaliteit van
MijnOverheid.
Hellevoetsluis heeft een zaaksysteem, maar is
nog niet geheel geïmplementeerd en koppelt
dus ook nog geen statusinformatie over
lopende zaken naar MijnOverheid. Volgens het
‘Advies Digitale Dienstverlening 2013 en 2014’
wordt er in 2014 gewerkt aan de PIP. Daarna
kan de functionaliteit van MijnOverheid benut
worden.
14+
Alle gemeenten zijn
aangesloten op het
14+netnummer.
Convenant Aangesloten.
eHerkenning
bedrijven
Aansluiten op eHerkenning.
Alle eigen (niet-eHerkenning)
voorzieningen voor
identificatie en autorisatie
van bedrijven zijn
uitgefaseerd.
Convenant Hellevoetsluis maakt nog geen gebruik van
eHerkenning.
DIGID
DigiD is het digitale
authenticatiesysteem voor
overheidsorganisaties en
publieke dienstverleners.
Met DigiD kunnen zij online
de identiteit van burgers
vaststellen.
Convenant
In gebruik. Enkele e-formulieren kunnen
worden gebruikt door middel van DigiD.
Iemand anders kan uw zaken
via internet regelen met de
overheid. Dat kan met DigiD
Machtigen.
DigiD Machtigen behoort tot de functionaliteit
van DigiD. Op dit moment kan er al een
machtiging worden aangevraagd.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 48 van 72 versie: 1.08
i-NUP Toelichting
Wettelijke
verplichting /
Convenant
Status Hellevoetsluis mei 2013
Antwoord voor
Bedrijven
Gemeenten verplichten zich
om hun gedigitaliseerde
transacties te ontsluiten via
het Platform Antwoord voor
Bedrijven (ontsluiting van
ondernemersinformatie
ondernemersformulieren via
Samenwerkende Catalogi in
Antwoord voor Bedrijven
Convenant Hellevoetsluis is aangesloten bij Antwoord
voor Bedrijven.
Basis-
registraties
BRP: alle gemeenten sluiten
aan in het kader van de
wettelijke verplichting.
Wettelijke
verplichting
Het programma modernisering GBA (mGBA)
werkt aan de Basisregistratie Personen (BRP).
De BRP vervangt de huidige gemeentelijke
basisadministraties (GBA). De uitgangspunten
van de BRP worden vastgelegd in het concept-
wetsontwerp Basisregistratie Personen en in
het Logisch Ontwerp Basisregistratie Personen
(LO BRP). Hellevoetsluis volgt de
ontwikkelingen.
BSN: gemeenten sluiten aan
in het kader van de
wettelijke verplichting.
Het burgerservicenummer (BSN) is het
persoonsnummer voor contacten met de
overheid. Dit unieke nummer helpt om
bijvoorbeeld persoonsverwisselingen te
voorkomen
RNI: gemeenten sluiten aan
in het kader van de
wettelijke verplichting.
Registratie Niet-ingezetenen (RNI) is onderdeel
van de toekomstige Basisregistratie Personen
(BRP). Hellevoetssluis is een 'afnemende'
gemeente. Alle afnemende gemeenten aan de
kant van Burgerzaken zijn voorbereid op komst
van de RNI (de vereiste wijziging in het Logisch
Ontwerp (3.8) is reeds doorgevoerd door de
leveranciers).
BAG: gemeenten sluiten aan
in het kader van de
wettelijke verplichting.
Wettelijke
verplichting
Geïmplementeerd in 2011 bij het
samenwerkingsorgaan SVHW.
NHR: gemeenten sluiten aan
in het kader van de
wettelijke verplichting.
Wettelijke
verplichting
NHR is voor diverse administraties van belang,
zoals belastingen en heffingen, maar ook en
vooral voor het economisch beleid van de
gemeenten. De verwachte realisatie, conform
de lijn van operatie NUP, zal begin 2014 zijn.
WOZ: gemeenten sluiten aan
in het kader van de
wettelijke verplichting.
Wettelijke
verplichting
Geïmplementeerd in 2011 bij het
samenwerkingsorgaan SVHW.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 49 van 72 versie: 1.08
i-NUP Toelichting
Wettelijke
verplichting /
Convenant
Status Hellevoetsluis mei 2013
BGT: alle gemeenten voldoen
aan de nog te formuleren
wettelijke verplichting.
Wettelijke
verplichting
Op dit moment wordt geïnventariseerd op
welke wijze er invulling gegeven kan worden
gegeven aan deze verplichting.
Onlangs is hierover besloten om
samenwerking met Syntrophos hiervoor te
zoeken.
BRI: alle gemeenten voldoen
aan de wettelijke
verplichting: aansluiten.
Wettelijke
verplichting
In de Basisregistratie Inkomen staat van
ongeveer 13 miljoen burgers het
verzamelinkomen of het belastbaar jaarloon.
Overheidsorganisaties gebruiken de BRI om
toeslagen, subsidies of uitkeringen te bepalen.
De Belastingdienst is bronhouder.
BLAU: alle gemeenten
voldoen aan de wettelijke
verplichting: aansluiten.
Wettelijke
verplichting
BLAU is de beoogde basisregistratie voor
registratie van Lonen, Arbeidsverhoudingen en
Uitkeringsverhoudingen en bestaat uit een
deel van de gegevens van de huidige
polisadministratie van UWV. UWV is
bronhouder.
BRO: alle gemeenten
voldoen aan de wettelijke
verplichting: aansluiten.
Wettelijke
verplichting
Basisregistratie nog in voorbereiding;
gemeenten zijn straks afnemer.
het gaat om raadpleeginformatie binnen een
geografisch informatiesysteem.
BRK: Alle gemeenten
voldoen aan de wettelijke
verplichting: aansluiten.
Wettelijke
verplichting
In 2013 gaat het Kadaster mutaties op een
andere manier aan gemeenten leveren. De
huidige manier, de Massale Output (MO),
wordt vervangen door BRK Levering. Kadaster
is bronhouder.
Alle basisregistraties: alle
gemeenten voldoen aan de
wettelijke verplichting om de
basisregistraties te gebruiken
als enige bron van de hierin
opgenomen authentieke
gegevens en vragen deze niet
opnieuw uit.
Wettelijke
verplichting
Binnengemeentelijk gebruik heeft de komende
periode extra aandacht nodig. Niet alleen door
aanschaf van (semi)automatische koppelingen,
maar vooral door de cultuuromslag, dat men
intern de bron weet te vinden. Hellevoetsluis
heeft de architectuur van GEMMA omarmd en
heeft de gegevensbus van PinkRoccade (de
makelaar) in gebruik om de basisregistraties te
ontsluiten.
koppeling BAG-GBA: alle
gemeenten gebruiken de
BAG als bron voor adres- en
gebouwgegevens.
Wettelijke
verplichting
Koppeling is in 2012 uitgevoerd, al laat deze
koppeling te wensen over, daar de BAG bij
SVHW is ondergebracht.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 50 van 72 versie: 1.08
i-NUP Toelichting
Wettelijke
verplichting /
Convenant
Status Hellevoetsluis mei 2013
Koppeling BAG-WOZ: alle
gemeenten koppelen de
WOZ aan de BAG.
Wettelijke
verplichting
De gemeente heeft dit ondergebracht bij een
Gemeenschappelijke Regeling, het
samenwerkingsorgaan SVHW. De verwachte
realisatie is op dit moment nog niet bekend.
Digikoppeling
Het betreft een (verplichte)
standaard voor veilige
gegevensuitwisseling binnen
de overheid.
Convenant
Gemeente Hellevoetsluis is op dit moment
aangesloten. In 2013 vindt een migratie van de
gegevensmakelaar plaats. Hierdoor is het
mogelijk om van een generieke koppeling
gebruik te maken.
Digimelding
Alle gemeenten sluiten aan
op Digimelding en gebruiken
deze voorziening in elk geval
voor BAG, GBA en NHR.
Convenant
Heeft Digikoppeling nodig, en ondersteuning
vanuit de te gebruiken applicaties. Zie
hierboven.
Digilevering
Alle gemeenten sluiten aan
op Digilevering en gebruiken
deze voorziening in elk geval
voor BAG, GBA en NHR.
Convenant
Heeft Digikoppeling nodig, en ondersteuning
vanuit de te gebruiken applicaties. Zie
hierboven.
Standaardisatie
Gemeenten maken gebruik
van open standaarden zoals
vastgesteld door het College
Standaardisatie en werken
hierbij volgens het principe
‘pas toe of leg uit’. Bij
aanbestedingen van software
krijgt, bij gelijke geschiktheid,
open source de voorkeur.
Convenant
Open standaarden:
Hellevoetsluis heeft belang bij goede
uitwisseling tussen applicaties, en vraagt
leveranciers daarom altijd om open
standaarden te ondersteunen.
Open source:
Hellevoetsluis streeft niet actief naar ‘open
source’-producten. Bij de nieuwe
aanbestedingen zullen we wel een open-
source-alternatief laten meedoen.
Antwoord Invoering KCC Convenant
De gemeente is inmiddels in fase 2 van
Antwoord aanbeland en gaat binnenkort het
dienstverleningsconcept herijken.
Zaakgericht
werken Convenant
De gemeente heeft een start gemaakt met het
ZGW. Er wordt al veel digitaal gewerkt en de
substitutie is georganiseerd. Toch moeten er
nog enkele stappen worden ondernomen om
het ZGW binnen de gehele organisatie te
hebben georganiseerd.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 51 van 72 versie: 1.08
i-NUP Toelichting
Wettelijke
verplichting /
Convenant
Status Hellevoetsluis mei 2013
De gemeente,
krijgt
zeggenschap
over praktisch
het gehele
sociale domein.
De
decentralisaties
maken het
gemeenten
mogelijk om
dwars-
verbanden te
leggen tussen
Wmo/AWBZ,
Jeugdzorg en
het domein van
Werk en
Inkomen
Jeugdzorg: Maakt gemeenten
per 2015 verantwoordelijk
voor de jeugdzorg. Het gaat
hier om de provinciale
jeugdzorg, de
jeugdbescherming en
-reclassering, de jeugd-GGZ
en de zorg voor licht
verstandelijk gehandicapte
jeugd.
Wettelijke
verplichting
Het Transitieplan Jeugd beschrijft de stappen
die Rijk en gemeenten zullen zetten in het
transitieproces. Het wetsvoorstel wordt
volgens de planning tussen juni en december
behandeld door de Tweede en Eerste Kamer.
AWBZ/Wmo: hevelt de
begeleiding, ondersteuning
en verzorging uit de AWBZ
per 2015 over naar de Wmo.
Vanaf 2014 vervalt
bovendien de aanspraak op
dagbesteding en wijzigt de
aanspraak op persoonlijke
verzorging.
Wettelijke
verplichting
De kabinetsnotitie 'Hervorming van de
langdurige ondersteuning en zorg' is een
nadere uitwerking van de zorgplannen in het
regeerakkoord. Hieronder valt ook de
decentralisatie van de AWBZ.
Participatiewet: legt de
uitvoering van de
Participatiewet vanaf 2015
(voor Wwb, voormalig
Wajong en Wsw) bij
gemeenten (hoewel het
Sociaal Akkoord van 11 april
ook een rol voorziet voor
werkgevers, werknemers en
regionale structuren).
Wettelijke
verplichting
Het Sociaal Akkoord heeft invloed op de
uitwerking van de Participatiewet. Het
ministerie is nog bezig met de voorbereiding.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 52 van 72 versie: 1.08
Bijlage C: Webrichtlijnen
1. Webrichtlijnen: alle gemeenten zorgen dat hun website eind 2012 voldoet aan de minimale eisen van de
webrichtlijnen en per 1 januari 2015 volledig voldoet aan de webrichtlijnen.
2. MijnOverheid: alle gemeenten sluiten aan op de berichtenbox van MijnOverheid.
3. Het volume van het gebruik van de berichtenbox MijnOverheid neemt toe en bereikt een significante
omvang.
4. Alle gemeenten sluiten aan op de lopende zaken en functionaliteit van MijnOverheid.
5. Antwoord©: alle gemeenten zijn aangesloten op 14+netnummer.
6. Alle gemeenten zijn als gebruiker en leverancier van informatie aangesloten op de contentvoorziening van
MijnOverheid (is komen te vervallen als resultaatsverplichting).
7. eHerkenning: Alle gemeenten zijn aangesloten op eHerkenning. Alle eigen (niet eHerkenning)
voorzieningen voor het identificeren en autoriseren van bedrijven zijn uitgefaseerd.
8. NHR: vóór 1 juli 2014 zijn alle gemeenten aangesloten op het NHR in het kader van de wettelijke plicht
voor gebruik van NHR.
9. Antwoord voor Bedrijven: Gemeenten zetten Antwoord voor Bedrijven in voor hun dienstverlening aan
bedrijven. Gemeenten vullen de bibliotheek van het platform Antwoord voor Bedrijven met alle
transacties die de ondernemer bij de overheid kan doen volgens de (open) standaarden die door het
College Standaardisatie zijn vastgesteld.
10. BRP: alle gemeenten sluiten aan in het kader van de wettelijke verplichting.
11. BGT: alle gemeenten voldoen aan de nog te formuleren wettelijke plicht.
12. BLAU: alle gemeenten voldoen aan de nog te formuleren wettelijke plicht.
13. BRO: alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht (aansluiten in 2012).
14. Alle basisregistraties: Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht om de basisregistraties te gebruiken
als enige bron van de hierin opgenomen authentieke gegevens en vragen deze niet opnieuw uit. Dit zal per
registratie voor de drie decentralisatietaken worden gemonitord vanaf de datum van verplicht gebruik.
15. BAG/GBA: Alle gemeenten gebruiken de BAG als bron voor adres- en gebouwgegevens. Eerste prioriteit
hierbij is het realiseren van de koppeling tussen de BAG en het GBA (1 november 2011).
16. BAG/WOZ: Alle gemeenten koppelen stapsgewijs de WOZ aan de BAG. Als tussenresultaat zijn de
gekoppelde BAG-identificatienummers beschikbaar voor externe communicatie.
17. Digikoppeling: alle gemeenten implementeren en gebruiken Digikoppeling om gegevens uit de BAG, GBA
en NHR uit te wisselen.
18. Digimelding: alle gemeenten sluiten aan op Digimelding en gebruiken deze voorziening in elk geval voor
BAG, GBA en NHR.
19. Digilevering: Alle gemeenten sluiten aan op Digilevering en gebruiken deze voorziening in elk geval voor
BAG, GBA en NHR.
20. Standaardisatie: gemeenten maken gebruik van open standaarden zoals vastgesteld door het College
Standaardisatie en werken hierbij volgens het principe ‘pas toe of leg uit’. Bij aanbestedingen van software
krijgt, bij gelijke geschiktheid, open source de voorkeur.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 53 van 72 versie: 1.08
Bijlage D: ICT-trends
De ontwikkelingen in de ICT-wereld bepalen in belangrijke mate wat er technologisch mogelijk is, maar hebben
ook invloed op maatschappelijke trends. Door internet wordt de samenleving meer open en transparant, en
mensen vinden het steeds meer zelfsprekend dat de overheid hierin meegaat. Dit kan ontstaan zowel vanuit
het perspectief van de burger, als bijvoorbeeld vanuit nieuwe medewerkers die bepaalde verwachtingen
hebben wat betreft ICT-ondersteuning bij de gemeentelijke organisatie. Hieronder worden een aantal actuele
trends benoemd die van invloed zijn op de bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT-infrastructuur van de
gemeente.
Het Nieuwe Werken
Het Nieuwe Werken (HNW) gaat in de allereerste plaats over tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Maar HNW
gaat ook over het slimmer gebruikmaken van kantoorruimte (flexwerken) en over nieuwe vormen van
leidinggeven en verantwoordelijkheid nemen als medewerker (resultaatgericht werken). Technologie speelt
dus een belangrijke rol in HNW, waarbij naast mobiele devices zoals laptop, tablets en smartphones ook het
werken in de cloud en papierloos werken van belang is (zie hierna).
Het Oude Werken Het Nieuwe Werken
Identificatie met eigen afdeling en dienst Identificatie met hele organisatie
Indekken (bijvoorbeeld iedereen cc'en) Verantwoordelijkheid nemen
Status door rang Status door toegevoegde waarde
Georganiseerd in kokers en taken Thematisch georganiseerd
Kennis via hiërarchische lijnen Altijd en overal toegang tot relevante informatie
Regie bij leidinggevende Regie ligt bij medewerker
Vaste werkplek Ontmoetingsplekken
Alleen werken op kantoor van 9 tot 5 Overal werken, verspreid over de dag
Iedere medewerker dezelfde middelen Middelen op maat: wat heb je nodig?
Proces centraal Medewerker centraal
Bring Your Own Device (BYOD)
In 2010/2011 is de trend BYOD ontstaan. Werknemers nemen eigen apparatuur (smartphones, laptops, iPads
et cetera) mee naar het werk en sluiten de apparatuur aan (in welke vorm dan ook) op het bedrijfsnetwerk. Het
team I&A is terughoudend geweest met het faciliteren van deze vorm van integratie tussen privé en werk. Het
voordeel is enerzijds voor de werknemer, die mogelijk geen twee aparte apparaten meer nodig heeft (één voor
werk, één privé), en anderzijds voor de werkgever, die haar werknemer nu ook buiten kantoortijden kan
benaderen. Tevens zullen werknemers de apparatuur uitkiezen naar eigen specifieke wensen en dus snel(ler)
tevreden zijn over het gebruik.
Twee belangrijke nadelen van BYOD zijn echter dat er ondersteuning gevraagd wordt van ICT-medewerkers op
apparaten waar geen/weinig ervaring mee is en dat de beveiligingsmaatregelen van de privéapparaten vaak te
wensen overlaat.
Dit wordt bevestigd door een Amerikaans onderzoek in 2012, waaruit bleek dat tussen de 10- en 30% van de
apparaten autolock heeft, 33% inlogt via gratis/publieke WiFi-verbindingen, ruim de helft het apparaat door
derden laat gebruiken en versleuteling van gegevens maar door 30% wordt toegepast. Uit recent onderzoek
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 54 van 72 versie: 1.08
van Cisco blijkt dat al acht van de tien Nederlandse werknemers gebruikmaakt van eigen smartphones, laptops
of tablets voor zijn/haar werk.
Daarnaast zijn de totaalkosten veelal hoger (geen kortingen bij grootschalige inkoop, veel losse contracten), de
verantwoordelijkheid van de apparatuur wordt diffuus en de beheerskosten zullen omhooggaan doordat er
meer apparaten met softwarepakketten moeten kunnen communiceren.
Cloudwerken, hosten en webservice
De cloud is de natuurlijke opvolger van de zogenoemde Application Service Provider (ASP) of Software-As-A-
Service (SaaS)-oplossingen, namelijk dat softwareprogramma’s niet meer zelf intern draaien, maar dat dit in
een datacenter gebeurt, dat zich ergens op het internet bevindt.
Cloud
We spreken over 'de cloud' wanneer software geen issue meer is. De leverancier biedt een oplossing via het
internet. De gebruiker neemt daarop een abonnement en kan bijvoorbeeld per maand besluiten om op te
waarderen, minder gebruikers af te nemen of zelfs helemaal te stoppen.
Bekende cloudoplossingen zijn de iCloud van Apple, Google Drive en Dropbox.
Beveiliging van informatie is hierbij nog een issue. Hier gaan we nader op in een van de volgende paragrafen.
Binnen Hellevoetsluis wordt voor een aantal applicaties gebruik gemaakt van cloudoplossingen.
Papierloos werken en vergaderen
Steeds meer papier zal worden vervangen door digitale varianten. Behalve dat we digitale correspondentie en
digitale aanvraagformulieren gebruiken, vergaderen we binnen de gemeenten steeds meer digitaal,
bijvoorbeeld in de raad en het college, meestal in combinatie met een tablet-pc. Deze trend zet zich verder
door naar medewerkers, die ook meer gebruikmaken van zowel mobiele devices als geavanceerde en bredere
beeldschermen, dubbele beeldschermen en smartboards/touchscreens voor aan de wand. Ook voor
medewerkers die in de buitendienst werkzaam zijn, zoals handhavers/boa’s, betekent dit een efficiënte
werkwijze. Zij kunnen dan direct gegevens in het systeem op straat invoeren, zodat deze direct verwerkt
kunnen worden, wat uiteindelijk veel tijd en dus geld bespaart.
Het voordeel van papierloos werken is:
duurzaamheid (geen papierverspilling meer);
kostenbesparing op termijn (kwalitatieve inschatting, want een objectieve businesscase is lastig op te
stellen);
betere informatievoorziening en alle gegevens paraat.
Deze trend heeft impact op de ICT-infrastructuur.
Van informatiebeveiliging naar ‘ID’-beveiliging
De veelheid van digitale hulpmiddelen en instrumenten, gecombineerd met de snelle groei van digitale
dienstverlening, trekt een stevige wissel op de ICT-beheerorganisatie. Enerzijds hebben de medewerkers als
‘burger’ in hun eigen omgeving toegang tot een brede reeks diensten en informatie, anderzijds heeft de
gemeente te maken met de verantwoordelijkheid om goed om te gaan met onder andere privacy- en
fraudegevoelige gegevens en is zij om die reden genoodzaakt de digitale vrijheid aan banden te leggen.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 55 van 72 versie: 1.08
Mede door de toename van het gebruik van de cloud, maar ook door recente gebeurtenissen op het gebied
van het lekken van uiterst vertrouwelijke gegevens (Wikileaks) en beveiligingsproblemen (Diginotar en
lektober) neemt de druk om meer aan de beveiliging van gegevens te werken toe.
Social media
Sociale media spelen ook een steeds belangrijker rol in de samenleving. Sociale media zoals Twitter en
Facebook worden veel gebruikt om te communiceren, en vervangen deels het gebruik van e-mail. Daar heeft
de gemeente steeds meer mee te maken en daarom zal zij antwoord moeten geven op de vraag of zij hier iets
mee moet doen.
Ontsluiting van gegevens via Geo-informatie
Geo-informatie staat tegenwoordig nog meer in de belangstelling door komst van Google Maps, Google Earth
en navigatiesystemen. Omdat steeds meer burgers gewend zijn om deze applicaties te gebruiken én door het
gebruik van smartphones, worden er steeds meer applicaties gebruikt met Geo-componenten specifiek
bedoeld voor gemeentegerelateerde activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan apps als ‘verbeter de buurt’, waarbij
op basis van een locatie en een foto gegevens kunnen worden doorgestuurd naar de gemeente.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 56 van 72 versie: 1.08
Bijlage E: Concept Antwoord©
Onder het kabinet-Balkenende IV is de overheidsdienstverlening als speerpunt benoemd. Eind 2008 heeft de
Tweede Kamer het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) vastgesteld, waarin het Rijk focus aanbrengt in de
inspanningen die moeten leiden tot betere (elektronische) dienstverlening. Gemeentelijke klantcontactcentra
staan hierin prominent genoemd.
Daarnaast heeft de Vereniging van Directeuren Publieksdiensten samen met onder andere de VNG en ICTU het
concept ‘Antwoord’ ontwikkeld. Dit wordt als volgt omschreven:
Het is de beweging naar een transparante overheid die de burger centraal stelt.
Doelstelling is dat in 2015 de gemeente een herkenbare ingang is voor alle vragen aan de overheid,
herkenbaar door één 14+netnummer, één fysieke balie, één website, één adres en één elektronisch loket.
Welk kanaal de burger of het bedrijf ook kiest, op dezelfde vraag krijgt hij altijd hetzelfde betrouwbare
antwoord.
Bovenstaande figuur geeft weer dat burgers nu verschillende overheidsorganisaties en gemeentelijke
organisatieonderdelen moeten benaderen om antwoord te krijgen op hun overheidsvraag (het eerste plaatje
van links).
Op de middellange termijn organiseren gemeenten één ingang voor alle gemeentelijke producten en diensten.
Dit is het gemeentelijke KCC (het middelste plaatje). Het is de bedoeling dat gemeenten deze ambitie in 2012
gerealiseerd hebben. Op de lange termijn – in 2015 – kunnen burgers via het gemeentelijke loket, het
14+netnummer Antwoord© en de gemeentelijke website nagenoeg alle vragen aan de overheid3 stellen (het
rechterplaatje). We spreken van nagenoeg omdat uitvoeringsorganisaties als het UWV en de Belastingdienst
ook rechtstreeks benaderbaar blijven.
Het concept Antwoord onderscheidt vijf fasen in het realiseren van een KCC.
3 Inmiddels is de verplichting dat de gemeente het voorportaal voor de gehele overheid moet zijn afgezwakt en niet meer verplicht.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 57 van 72 versie: 1.08
De vijf fasen van Antwoord©
fase 1 - Dienst heeft Antwoord©
De gemeente heeft voor enkele productenclusters een apart frontoffice met eigen contactgegevens en
kanalen. Het contact tussen burger en gemeente verloopt voornamelijk via balies en een aantal
telefoonnummers. Kenmerkend voor deze fase is dat de frontoffices nog geïsoleerd van elkaar zijn
georganiseerd.
fase 2 - Kanaal heeft Antwoord©
De gemeente heeft per kanaal één duidelijke ingang. De gemeente heeft één telefoonnummer, één website en
een zo veel mogelijk geconcentreerde balie. Vanaf deze fase kan de gemeente ook informatie verstrekken van
andere overheidsorganisaties, zoals Postbus 51-informatie. Kenmerkend voor deze fase is dat de kanalen nog
niet in samenhang worden bestuurd.
fase 3 - Frontoffice heeft Antwoord©
Voor het contact met de burger heeft de gemeente één frontoffice opgezet. Hier komen alle distributiekanalen
en diensten samen. Het maakt voor de burger niet uit welk kanaal hij kiest: de vraag hoeft maar één keer te
worden gesteld en het antwoord is juist, volledig en actueel. Kenmerkend voor deze fase is dat de frontoffice
nog niet de regie neemt op de afhandeling van de vraag: complexere vragen worden doorgezet naar de
backoffice en zijn dan uit het vizier van de frontoffice.
fase 4 - Gemeente heeft Antwoord©
Het KCC neemt de regie op de afhandeling van de vraag. De contacten die een burger heeft zijn bij alle
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 58 van 72 versie: 1.08
KCC-medewerkers inzichtelijk, waardoor de burger zonder problemen kan overstappen naar een ander kanaal.
Het KCC verbetert de dienstverlening, ook in de achterliggende afdelingen, en voegt daar proactieve
elementen aan toe. Kenmerkend voor deze fase is dat het KCC nog niet alle producten en diensten van de
(andere) overheid kan afhandelen.
fase 5 - Overheid heeft Antwoord©
De gemeente is voor de burger de logische ingang voor al zijn vragen aan de overheid. Het KCC levert
producten en diensten van een toenemend aantal aangesloten overheidsorganisaties van alle overheidslagen
en ketenpartners. De servicenormen zijn net zo hoog als in fase 4. Het KCC voert de regie op de levering van de
producten en diensten.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 59 van 72 versie: 1.08
Bijlage F: ICT-management
Technisch en functioneel applicatiebeheer
Applicatiebeheer onderscheiden we in twee soorten: functioneel en technisch applicatiebeheer. Functioneel
applicatiebeheer richt zich op de inhoud, dat wil zeggen: de functies van de applicatie.
Technisch applicatiebeheer richt zich op de technische implementatie van applicaties, waaronder installaties en
technische tests. Afhankelijk van de grootte en kennis van de organisatie worden deze twee gebieden ook wel
onder dezelfde persoon gebracht.
Functioneel applicatiebeheer bestaat uit de volgende taken:
• inventariseren en vertalen van de wensen van gebruikers;
• functioneel inrichten van de werkomgeving van de gebruikers;
• doorvoeren van wijzigingen in de functionaliteit van een applicatie, anders dan door configuratie/
inrichting;
• organiseren en verzorgen van trainingen aan groepen gebruikers;
• optreden als vraagbaak voor gebruikers bij acute problemen;
• ontwikkelen van procedures voor de beveiliging van programmatuur en gegevens;
• onderhouden van contacten met leveranciers over nieuwe versies en releases;
• onderhouden van contacten met collega-applicatiebeheerders over onder andere koppelingen;
• testen, vrijgeven en (in samenwerking met) uitrollen van nieuwe functionaliteit.
Daarbij kan een verschil worden gemaakt tussen applicatiebeheerders van verticale (afdelingsspecifieke)
applicaties, zoals een vergunningenapplicatie, uitkeringssysteem, GBA-systeem, en horizontale (generieke)
applicaties, zoals een DMS, sjablonen, contentmanagementsystemen (CMS) (Website en Intranet), vaste en
mobiele telefonie, datadistributiesystemen (CMG) en kantoorautomatiseringstoepassingen.
Applicatiebeheerders van verticale systemen maken meestal deel uit van de afdeling, applicatiebeheerders van
de horizontale systemen van de afdeling I&A.
Technisch applicatiebeheer bestaat uit de volgende taken:
zorgen dat alle applicaties en registraties beschikbaar zijn;
zorgen dat er back-ups worden gemaakt;
zorgen dat er voor bedrijfskritische applicaties uitwijkfaciliteiten zijn;
uitvoeren van wijzigingen op initiatief van functioneel beheer (en indien nodig in overleg met de
leverancier). Bijvoorbeeld het aanmaken of verwijderen van testomgevingen, het doorvoeren van
upgrades/updates, installeren van patches. Technisch beheer doet dit nooit op eigen initiatief, omdat deze
zaken ingrijpen in de functionaliteit van een applicatie en dus de verantwoordelijkheid van een functioneel
beheerder zijn.
Gegevensbeheer
Gegevensbeheer speelt een zeer belangrijke rol in het op orde houden van de kwaliteit van de
informatiestromen en basisregistraties binnen de gemeente.
Gegevensbeheer bestaat uit de volgende taken:
beheer en toezicht basisregistraties (GBA, BAG, WKPB, WOZ);
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 60 van 72 versie: 1.08
beheer applicaties voor de datadistributie (CMG);
beheer Geografische InformatieVoorziening;
beheer van volledigheid, consistentie en up-to-date houden van databases;
overallview over de gegevenshuishouding, informatiearchitectuur en koppelingen binnen de gemeente
(inclusief beheer architectuurplaat);
volgen van alle landelijke ontwikkelingen op het gebied van informatiearchitectuur;
beheer over de verbindingen met alle landelijke portals en voorzieningen, inclusief basisregistraties;
organiseren van managementinformatie;
adviseren management over inrichting en aanpassingen van het gegevensbeheer;
communicatie/afstemming met applicatiebeheerders, systeembeheer, informatiemanager;
monitoren van terugmeldingen.
De gegevensbeheerder maakt meestal deel uit van I&A. Op dit moment wordt het gegevensbeheer door
verschillende medewerkers uitgevoerd. Vanwege de toename, de complexiteit en de onderlinge uitwisseling
van de basisregistraties lopen we hier een risico. Er wordt in samenwerking met andere gemeenten gezocht
naar een passende oplossing voor het gegevensbeheer.
Servicedesk
De servicedesk verzorgt het registreren en afhandelen van (kleine) technische storingen. Inhoudelijke vragen
over een applicatie worden samen met de functioneel applicatiebeheerder beantwoord en opgelost.
De servicedesk wordt veelal onderverdeeld in een 1e-lijns- en 2
e-lijnsondersteuning. De 1
e-lijnsondersteuning is
bedoeld voor het oplossen van vragen op het gebied van kantoorautomatisering (Word, Office-pakketten) en
het registreren van verzoeken voor nieuwe installaties. De servicedeskmedewerker kan alleen vragen
beantwoorden die zijn op te lossen binnen het systeem. Gaat het om technische problemen (bijvoorbeeld:
systeem start niet op), dan zal de servicedesk de vraag doorsturen naar systeembeheer, die dan fungeert als
2e-
lijnsondersteuning. De 2e-lijnsondersteuning handelt vervolgens de vraag af.
Ook de functioneel applicatiebeheerder kan de rol van servicedeskmedewerker vervullen, namelijk in het geval
dat de vraag gaat over een kernapplicatie, zoals een vergunningensysteem, GBA-systeem of Sociale Zaken-
systeem. In veel kleine gemeenten loopt men dan naar de applicatiebeheerder toe om de vraag voor te leggen.
In het kader van de continuïteit is het wel verstandig dat relevante meldingen in een helpdesksysteem worden
opgenomen. Zo zijn bepaalde vragen niet direct oplosbaar, of kan de vraag gemakkelijker worden voorgelegd
aan de leverancier, waarbij ook de onderlinge communicatie en tijdsspanne worden vastgelegd. Dit om sterker
te kunnen staan richting de leverancier zodra deze zijn afspraken niet nakomt. Het is sterk te overwegen om de
vraag te laten vastleggen door de melder zelf, om zo de applicatiebeheerder niet onverwacht in andere
werkzaamheden te onderbreken.
Vragen over het gebruik van functies binnen een systeem worden behandeld door de functioneel
applicatiebeheerder, meer technische vragen worden behandeld door de technisch applicatiebeheerder, een
functie die meestal wordt vervuld door de systeembeheerder.
Op dit moment werkt het in Hellevoetsluis als volgt: Indien de gebruiker een foutmelding constateert of een
andere vraag heeft ten aanzien van het gebruik van het systeem is de afspraak dat hij eerst de
applicatiebeheerder van de betreffende applicatie benadert en dan een beroep doet op de helpdesk, die
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 61 van 72 versie: 1.08
bemand wordt door systeembeheer. Verder professionaliseren van de servicedesk betekent dat de
medewerker de melding doorgeeft aan de servicedesk, al dan niet via een meldingssysteem. Omdat de vragen
centraal worden gebundeld kan beter worden beoordeeld of er bepaalde patronen te vinden zijn in de soort
vragen en kan tevens worden gerefereerd naar antwoorden op vergelijkbare vragen. De applicatiebeheerder
dient dus in dat geval als 2e-lijns.
Samenwerking en outsourcing
Samenwerking met andere gemeente(n) is van belang voor een aantal zaken:
uitwisselen van ervaringen met ICT;
besparen van (gezamenlijke) kosten;
kennis delen en verminderen van de kwetsbaarheid.
Samenwerken is tegelijkertijd een uitdaging, omdat iedere gemeente haar eigen werkprocessen heeft, haar
eigen werkcultuur en haar eigen bedrijfsvoeringsstrategie. Daarom is het verstandig om de samenwerking
stapsgewijs vorm te geven. Dit kan door allereerst te richten op de meest voor de hand liggende domeinen of
processen om samen te werken. De ervaring die daar wordt opgedaan kan dan gebruikt worden voor het
uitbreiden van de samenwerking op meer deelgebieden.
Op dit moment zijn er gesprekken gaande om andere onderdelen gezamenlijk te gaan uitvoeren. Daarbij
worden andere gemeenten niet uitgesloten en wordt steeds per onderdeel de beste optie gekozen.
De meeste basale vorm van samenwerken is elkaar informeren en kennis uitwisselen. Maar ook het
gezamenlijk aanschaffen van een applicatie, het gezamenlijk gebruikmaken van één applicatie en/of het
functioneel en technisch beheer samen organiseren behoort tot de mogelijkheden.
Daarnaast vindt een deel van het beheer plaats via diverse leveranciers.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 62 van 72 versie: 1.08
Bijlage G: 9-vlaksmodel
Bij het uitwerken en implementeren van het informatiebeleid is inbedding in de organisatie van groot belang.
Het gaat daarbij om strategisch (beleid en planning), tactisch (advies en ondersteuning) en operationeel beheer
van de ICT. Als basis daarvoor hanteren we het 9-vlaksmodel van Maes4.
Voor de uitleg van het referentiemodel I-functie maken we gebruik van onderstaand schema. Dit schema dient
als “praatplaat” voor de inrichting en afbakening van de I-functie binnen een organisatie. Het model gaat uit
van het besturingsprincipe Richten, Inrichten en Verrichten. Naar de gemeentelijke praktijk vertaald naar:
beleid, vernieuwing en beheer. In het referentiemodel worden 3 lagen onderkend:
De organisatielaag: organisatie en bedrijfsprocessen (strategisch beleid)
De informatie- en applicatielaag: applicaties en gegevens (tactische beheer)
De automatiseringslaag: de technische infrastructuur (operationeel beheer)
Het referentiemodel koppelt het besturingsprincipe (beleid, vernieuwing, beheer) aan de drie lagen in de
organisatie.
5
Met behulp van het model kan de uitgangssituatie in de gemeente in beeld worden gebracht. In de volgende
paragrafen wordt een toelichting gegeven op de verschillende kollommen.
. 5 Het model is geïnspireerd op het 9-vlaksmodel van Prof. Dr. Ir. Rik Maes
5.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 63 van 72 versie: 1.08
Organisatiekolom
Bestuurlijke strategie
De bestuurlijke strategie geeft – op hoofdlijnen – aan welke doelstellingen de gemeente op de middellange
termijn wil bereiken. In dit verband gaat het dan met name om de doelstellingen, die een directe impact
hebben op de inrichting van de organisatie en de manier van werken. Bijvoorbeeld doelstellingen op het gebied
van dienstverlening (Multichanneling, KCC-vorming, vermindering administratieve lasten); de rol van de
gemeente in het werken met partners in ketens, de toekomstige uitvoering van taken (zelfstandig, samen met
andere gemeenten of uitbestedend aan de markt), voortdurend realiseren hogere vormen van efficiency, e.d.
Inrichten organisatie
Gemeenten passen voortdurend hun organisatie aan om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Zo werken
momenteel veel gemeenten aan: invoeren proces- en zaakgericht werken; anders werken (plaats en
tijdonafhankelijk); samenwerking met andere gemeenten; doorvoeren van organisatorisch onderscheid tussen
beleid en uitvoering; digitalisering; e.d.
Deze organisatorische ontwikkelingen kunnen geïntegreerd vanuit de bestuurlijke strategie of elk apart worden
opgepakt; daarnaast voor de organisatie als geheel of alleen binnen één of meer onderdelen.
Producten en diensten
Elke gemeente levert producten en diensten. De (her)inrichting van de werkprocessen kan op verschillende
manieren gebeuren: separaat, dat wil zeggen medewerker- of sectorafhankelijk dan wel in goede afstemming
met de manier waarop de organisatie is ingericht en de onderliggende bestuurlijke strategie.
Informatiekolom
Informatiestrategie en architectuur
De informatiestrategie geeft aan op welke wijze de gemeente op een effectieve en efficiënte manier de
informatievoorziening inricht. Door de verdere invoering van de E-overheid is de noodzaak van één
samenhangend ontwerp voor de gehele overheidsinformatievoorziening gevestigd. Een
architectuurbenadering is noodzakelijk om gecoördineerde, overheid brede samenwerking mogelijk te maken.
Dit heeft inmiddels zijn beslag gekregen in de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) en
afgeleide referentie-architecturen, zoals GEMMA voor de gemeente.
Naast plaats en samenhang van functionaliteiten van applicaties richt de architectuur zich ook nadrukkelijk op
het gegevensmanagement. Welke generieke gegevens worden onderkend, hoe “hangen” deze gegevens in een
stelsel aan elkaar en welk beleid wordt gevoerd om meervoudig gebruik en eenmalige vastlegging te realiseren.
Naast het vaststellen van de gewenste architectuur is van belang hoe “werken onder architectuur” inhoud
krijgt. De I-functie zal naast een dienende, facilitaire inzet ook kader stellend moeten zijn in die zin dat
gewenste vernieuwing moet passen binnen het kader van de vastgestelde architectuur.
Op verschillende onderdelen komt dit tot uitdrukking: op gebied van gegevensbeheer zal de idee van een
gegevensstelsel moeten worden uitgewerkt; standaardisatie moet waar nodig plaatsvinden en generieke
voorzieningen moeten worden benoemd en ingericht. Het accent in de benadering van de I-functie wordt
verlegd naar concern brede kaders ontwikkelen, waar nodig verbindingen realiseren en borgen dat het
totaalkader als geheel beheerd wordt.
Vernieuwing op basis architectuurkader
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 64 van 72 versie: 1.08
Met name rond de invoering van de E-overheid worden nieuwe voorzieningen gerealiseerd. Van belang is dat deze vernieuwing plaatsvindt binnen het vastgestelde architectuurkader. Hierbij wordt met name gedacht aan zaken als:
Zakenbeheer: zaaktypen, zaaktypecatalogus
i-NUP bouwstenen
Stelselbeheer basisregistraties
Services en koppelvlakken
De I-functie zal ervoor moeten zorgen dat deze voorzieningen worden ingepast in de ontworpen
kaders/architectuur en ingericht en beheerd worden naar de organisatiedoelstellingen die zijn vastgesteld.
Een voorbeeld daarvan is het stelsel van basisregistraties. Dat moet zodanig ingericht en beheerd worden dat
concern brede gegevens(bestanden) volgens wettelijke regels centraal beheerd en decentraal gebruikt worden
vanuit het principe: eenmalige vastlegging, meervoudig gebruik. Een dergelijke voorziening is ook nodig om als
gemeente te kunnen voldoen aan de (wettelijke) verplichting dat gegevens die al bij de gemeente bekend zijn
niet opgevraagd mogen worden.
Samengevat speelt de I-functie een centrale rol bij de inrichting en uitbouw van Midoffice-voorzieningen,
waarbij een goede afstemming met het management ervoor moet zorgen dat deze voorzieningen ook werken
in lijn met de beoogde ontwikkeling van de gemeentelijke bedrijfsvoering.
Functioneel Beheer
Functioneel beheer is zowel gericht op applicaties als gegevens. Functioneel beheer richt zich op het in stand
houden van de huidige functionaliteit en wijzigingen op de kortere termijn (grofweg 1 jaar). Wijzigingen
kunnen worden ingegeven door behoefte vanuit de bedrijfsvoering of wijzigingen vanuit leveranciers (nieuwe
releases). Uiteraard worden naar aanleiding van de realisatie van het informatiebeleid ook wijzigingen
geïnitieerd. De taken van het functioneel beheer bestaan uit:
Behoeftemanagement
Wijzigingsbeheer
Acceptatiemanagement
Gebruiksondersteuning
De uitvoering van deze beheertaken zal binnen de gestelde kaders moeten plaatsvinden. Dat is extra van
belang omdat werken onder architectuur in de meeste gevallen betekent in de tijd toegroeien naar de
gewenste architectuur. Dat toegroeien naar de gewenste architectuur vraagt om een goede afstemming met
de beheerfunctie. Voorkomen moet worden dat door ‘sluipenderwijs’ decentraal ingegeven aanpassingen en
vernieuwingen het totaalplaatje juist verder van de gewenste overall architectuur komt af te staan.
Automatiseringskolom
Automatiseringsbeleid
In haar automatiseringsbeleid legt de gemeente vast of en zo ja hoe ze inspeelt op nieuwe ontwikkelingen op
het gebied van techniek. Het automatiseringsbeleid ondersteunt de vastgestelde informatiestrategie, maar
kent ook eigen ‘beleidsaspecten’.
Voorbeelden van onderwerpen, waarover in het automatiseringsbeleid uitspraken worden gedaan:
Bring your own device
Beveiliging en autorisatie
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 65 van 72 versie: 1.08
Cloud computing
Outsourcing
Open source
Vernieuwing techniek
De keuzes, die in het automatiseringsbeleid zijn gemaakt worden op projectmatige wijze ingevoerd. Naast
aandacht voor de technische aspecten is het ook van belang dat een directe relatie wordt gelegd met de
vernieuwingsprojecten informatievoorziening.
Systeembeheer
Systeembeheer doet alles wat nodig is om de bestaande systemen goed te laten functioneren en
vernieuwingsbesluiten door te voeren in de bestaande systemen/infrastructuur.
Naast een aantal technische taken (maken backup’s, installeren updates, installeren hard- en software,
beveiliging netwerk) verzorgt systeembeheer ook de helpdesk functie.
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 66 van 72 versie: 1.08
Bijlage H: Projectenlijst en Meerjarenraming
Projectorganisatie Programma
Verantw. Afdeling Projecten volgens informatieplan
NUP bouwsteen
SPOOR 1: INFORMATIEVOORZIENING
1 Publiekszaken Herijken dienstverleningsconcept / antwoord© x
2 Publiekszaken KCC op orde
3 Publiekszaken Mijn overheid: aanlsuiten op mijn berichtenbox (persoonlijke internet pagina) x (rv)
4 Publiekszaken Mijn overheid: lopende zaken koppeling met zaaksysteem x (rv)
5 Publiekszaken Aansluiten op 14+ x (rv)
6 BMO Webrichtlijnen, fase 2 en 3 x (rv)
7 Publiekszaken DIGID machtiging x
8 Publiekszaken DigiD x
9 ROB E-herkeninning bedrijven x (rv)
10 ROB Antwoord voor bedrijven x (rv)
11 BMO Geo data op de website
12 BMO Beveiligingsaudit website
13 BMO Gebruik sociale media
14 Publiekszaken Een agenda / afspraak mogelijkheid
SPOOR 2 : GEMEENSCHAPPELIJKE PROCESSEN / DIGITALISERING
15 Publiekszaken LEAN maken van processen
16 F&C Processen vastleggen MAVIM
17 Publiekszaken Midoffice op orde incl. Zaaksysteem
18 FaZa/CIA Invoering zaakgericht werken x
19 FaZa/CIA DocumentManagementSysteem (DMS) op orde (zie ook midoffice op orde)
20 Publiekszaken Elektronische handtekening
21 FaZa/CIA Contractenbeheer (zie invoering zaakgericht werken)
22 griffie Optimalisatie BIS (beeindiging lotus notes)
23 griffie Papierloos vergaderen bestuur
24 FaZa/CIA Verdere invoering van papierloos werken / het nieuwe werken
25 ROB Digitaliseren bestemmingsplannen (softw. Uitbreiding)
26 SaLeZa Digitalisering subsidieverstrekking
27 FaZa/CIA Digitalisering van dossiers
SPOOR 3: BASISREGISTRATIES
28 BVH Basisregistratie adressen en gebouwen (BAG) x (rv)
29 ROB Basisregistratie kadaster (BRK) x
30 BVH Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) x (rv)
31 Publiekszaken Basisregistratie Personen (BRP) x (rv)
32 Publiekszaken mGBA
33 FAZA/ICT Gemeentebrede aansluiting BurgerServiceNummer x
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 67 van 72 versie: 1.08
Projectorganisatie Programma
34 Publiekszaken Register niet ingezetenen (RNI) naar landelijke voorzieningen x
35 FAZA/ICT Basisregistratie Nieuwe Handelsregister (NHR) x (rv)
36 FAZA/ICT Basisregistratie WOZ x
37 Publiekszaken Basisregistratie Lonen, Arbeidsverhoudingen en Uitkeringsverhoudingen (BLAU) x (rv)
38 Publiekszaken Basisregistratie Ondergrond (BRO) x (rv)
39 F&C/Gegevensbeheer Verplichte afname Basisregistraties x (rv)
40 F&C/Gegevensbeheer Koppeling BAG-GBA: Alle gemeenten gebruiken de BAG als bron voor adres- en gebouwgegevens.
x (rv)
41 FAZA/ICT Koppeling BAG-WOZ: Alle gemeenten koppelen de WOZ aan de BAG. x (rv)
42 FAZA/ICT I-spiegel (managementtool)
43 FAZA/ICT Digikoppeling x (rv)
44 FAZA/ICT Digimelding x (rv)
45 FAZA/ICT Digilevering x (rv)
46 FAZA/ICT Informatiebeveiliging breed
47 FAZA/ICT Vervanging en inrichting gegevensbus (gegevensmakelaar)
SPOOR 4 : INTEGRATIE MET KETENPARTNERS
48 WIZ Decentralisatie/deconcentratie jeugdzorg / participatie / awbz/wmo (3D's)
49 WIZ Jeugdzorg
50 WIZ AWBZ / WMO
51 WIZ Participatiewet
52 WIZ Digitaalloket WMO (duidelijke relatie met spoor 1)
SPOOR 5 : INFRASTRUCTUUR
53 Publiekszaken Telefonie op orde
54 FAZA/ICT Vervanging telefooncentrale
55 FAZA/ICT Optimalisering ICT systemen (vervanging hubs, ed)
56 FAZA/ICT Migratie van Lotus Notus naar exchange
57 FAZA/ICT Licenties Microsoft Office
58 FAZA/ICT Vervanging pc's & laptops
59 FAZA/ICT Toegangscontrolesysteem
60 FAZA/ICT Vervanging server SZW-net
61 FAZA/ICT Licenties Windows en VMWare software en servers
62 FAZA/ICT Licenties oracle
63 FAZA/ICT SmartPhones/iPads
64 FAZA/ICT Rack 24U + bedieningspaneel servers
65 FAZA/ICT Vervanging servers
66 FAZA/ICT Vervanging IBM iSeries
67 FAZA/ICT Upgrade SAN
68 FAZA/ICT Bekabeling
69 FAZA/ICT Vervanging scanners
70 FAZA/ICT Vervaning printers
71 BMO Vervanging laptops Veiligheidsregio
72 FAZA/ICT Vervanging pc's & laptops
SPOOR 6 : INFORMATIESYSTEMEN
73 F&C Vervanging financieel systeem
74 WIZ Informatiesystemen tbv de 3D's (zie ook spoor 4)
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 68 van 72 versie: 1.08
Projectorganisatie Programma
75 F&C Managementsysteem
76 F&C Vervanging Corsa ---> spoor 2)
77 BVH Verkeersmilieukaart (software)
78 BMO Opmaakprogrammatuur
79 BVH Upgrade bouwvergunningensysteem tbv WABO
80 BVH Dienstverlening t.b.v. SBA
81 BVH Vervanging SBA
82 Publiekszaken Vervanging Crib4All
83 Publiekszaken Centrale balie (hard- en software)
84 BVH Vervanging Microstation
85 BVH Vervanging GeoWeb
86 BVH Koppelingen GeoWeb
87 BVH Vervanging Xeiz
88 BVH Vervanging applicatie begraafplaatsen (Trobit)
89 Publiekszaken/BMO Vervanging CMS
90 BMO Deelname GVOP (Publicatie/Bekendmaking besluiten gemeente)
91 F&C Electronisch bankieren BNG
92 F&C Update XBRL (aanlevering Fin. Geg. Aan CBS)
93 F&C Vervanging TopDesk
94 BMO Vervanging Persmaster (HRM systeem)
95 F&C/CIA Vervanging beheersoftware tbv huisstijl & sjablonen
96 F&C/CIA Gebruik van open standaarden bij aanbestedingen x (rv)
96 FAZA/ICT Applicatieportfolio/extra ondersteuning/vervanging
97 Samenlevingszaken Applicatie Leerlingvervoer
SPOOR 7 : ICT MANAGEMENT
98 FAZA/ICT Servicedesk en systeembeheer op orde
99 FAZA/ICT Applicatie- en gegevensbeheer op orde
100 FAZA/ICT Opleiding
101 FAZA/ICT Onderzoek naar outsourcing / samenwerking
101 BMO / P&O Opstellen beleid gebruik mobiele apparatuur
102 BMO / P&O Opstellen beleid 'het nieuwe werken'
103 FAZA/ICT Licentiebeheer / contractbeheer op orde
SPOOR 8 : VERANDERMANAGEMENT
104 BMO Verandermanagement
105 BMO / P&O Opleiding projectmatig werken
106 F&C Onvoorzien
107 BMO / P&O Programmamanagement / opzetten stuurgroep
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 69 van 72 versie: 1.08
Financiële planning
Projecten volgens informatieplan NUP
bouwsteen
2014 2015 2016
SPOOR 1: INFORMATIEVOORZIENING
Herijken dienstverleningsconcept / antwoord© x
KCC op orde
Mijn overheid: aanlsuiten op mijn berichtenbox (persoonlijke internet pagina)
x (rv) 1.000
Mijn overheid: lopende zaken koppeling met zaaksysteem x (rv)
Aansluiten op 14+ x (rv)
Webrichtlijnen, fase 2 en 3 x (rv) 10.000
DIGID machtiging x
DigiD x
E-herkeninning bedrijven x (rv) 1.000
Antwoord voor bedrijven x (rv)
Geo data op de website 5.000
Beveiligingsaudit website
Gebruik sociale media
Een agenda / afspraak mogelijkheid
SUBTOTAAL 12.000 5.000 -
SPOOR 2 : GEMEENSCHAPPELIJKE PROCESSEN / DIGITALISERING
LEAN maken van processen p.m. p.m. p.m.
Processen vastleggen MAVIM
Midoffice op orde incl. Zaaksysteem 199.000 70.000 20.000
Invoering zaakgericht werken x 25.000 15.000 15.000
DocumentManagementSysteem (DMS) op orde (zie ook midoffice op orde)
30.000
Elektronische handtekening
5.000
Contractenbeheer (zie invoering zaakgericht werken)
Optimalisatie BIS (beeindiging lotus notes)
20.000
Papierloos vergaderen bestuur
25.000
Verdere invoering van papierloos werken / het nieuwe werken
Digitaliseren bestemmingsplannen (softw. Uitbreiding) 40.000
Digitalisering subsidieverstrekking
Digitalisering van dossiers
5.000
SUBTOTAAL 344.000 90.000 35.000
SPOOR 3: BASISREGISTRATIES
Basisregistratie adressen en gebouwen (BAG) x (rv)
Basisregistratie kadaster (BRK) x
Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) x (rv)
Basisregistratie Personen (BRP) x (rv)
mGBA 125.000
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 70 van 72 versie: 1.08
Gemeentebrede aansluiting BurgerServiceNummer x
Register niet ingezetenen (RNI) naar landelijke voorzieningen x
Basisregistratie Nieuwe Handelsregister (NHR) x (rv) 7.500
Basisregistratie WOZ x
Basisregistratie Lonen, Arbeidsverhoudingen en Uitkeringsverhoudingen (BLAU)
x (rv)
Basisregistratie Ondergrond (BRO) x (rv)
Verplichte afname Basisregistraties x (rv)
Koppeling BAG-GBA: Alle gemeenten gebruiken de BAG als bron voor adres- en gebouwgegevens.
x (rv)
Koppeling BAG-WOZ: Alle gemeenten koppelen de WOZ aan de BAG. x (rv)
I-spiegel (managementtool)
Digikoppeling x (rv)
Digimelding x (rv)
Digilevering x (rv)
Informatiebeveiliging breed
Vervanging en inrichting gegevensbus (gegevensmakelaar) 10.000 10.000
SUBTOTAAL 7.500 135.000 10.000
SPOOR 4 : INTEGRATIE MET KETENPARTNERS
Decentralisatie/deconcentratie jeugdzorg / participatie / awbz/wmo (3D's) p.m p.m.
Jeugdzorg
AWBZ / WMO p.m 5.000
Participatiewet p.m
Digitaalloket WMO (duidelijke relatie met spoor 1)
SUBTOTAAL - 5.000 -
SPOOR 5 : INFRASTRUCTUUR
Telefonie op orde
Vervanging telefooncentrale 150.000
Optimalisering ICT systemen (vervanging hubs, ed) 20.000 6.000 6.000
Migratie van Lotus Notus naar exchange 150.000 50.000
Licenties Microsoft Office 60.000
Vervanging pc's & laptops
Toegangscontrolesysteem
Vervanging server SZW-net 30.000
Licenties Windows en VMWare software en servers 20.000 125.000
Licenties oracle
SmartPhones/iPads 25.000
Rack 24U + bedieningspaneel servers 4.000
Vervanging servers 60.000
Vervanging IBM iSeries 60.000
Upgrade SAN 40.000
Bekabeling 15.000 15.000 15.000
Vervanging scanners 20.000
Vervaning printers 2.000 15.000 1.600
Vervanging laptops Veiligheidsregio 4.000
Vervanging pc's & laptops 70.000 70.000 70.000
SUBTOTAAL 302.000 264.000 537.600
SPOOR 6 : INFORMATIESYSTEMEN
Vervanging financieel systeem
Informatiebeleidsplan 2014-2016
Datum: 22-1-2014 Pagina 71 van 72 versie: 1.08
Informatiesystemen tbv de 3D's (zie ook spoor 4)
Managementsysteem
Vervanging Corsa ---> spoor 2) 75.000 10.000
Verkeersmilieukaart (software) 6.500
Opmaakprogrammatuur 6.000
Upgrade bouwvergunningensysteem tbv WABO 20.000
Dienstverlening t.b.v. SBA 5.000
Vervanging SBA 50.000
Vervanging Crib4All 10.000 15.000
Centrale balie (hard- en software) 10.000 25.000
Vervanging Microstation 25.000 30.000
Vervanging GeoWeb 18.000
Koppelingen GeoWeb 13.000
Vervanging Xeiz 87.500
Vervanging applicatie begraafplaatsen (Trobit) 8.000
Vervanging CMS 70.000
Deelname GVOP (Publicatie/Bekendmaking besluiten gemeente) 8.000 8.000 8.000
Electronisch bankieren BNG 6.000
Update XBRL (aanlevering Fin. Geg. Aan CBS) 10.000
Vervanging TopDesk 25.000
Vervanging Persmaster (HRM systeem)
Vervanging beheersoftware tbv huisstijl & sjablonen 30.000
Gebruik van open standaarden bij aanbestedingen x (rv)
Applicatieportfolio/extra ondersteuning/vervanging p.m. p.m. p.m
Applicatie Leerlingvervoer
SUBTOTAAL 14.000 316.000 249.000
SPOOR 7 : ICT MANAGEMENT
Servicedesk en systeembeheer op orde
Applicatie- en gegevensbeheer op orde
Opleiding
Onderzoek naar outsourcing / samenwerking
Opstellen beleid gebruik mobiele apparatuur
Opstellen beleid 'het nieuwe werken'
Licentiebeheer / contractbeheer op orde
SUBTOTAAL - - -
SPOOR 8 : VERANDERMANAGEMENT
Verandermanagement
Opleiding projectmatig werken
Onvoorzien p.m. p.m p.m
Programmamanagement / opzetten stuurgroep
SUBTOTAAL - - -
TOTAAL ICT uitvoeringsprogramma 2014 - 2016
679.500 815.000 831.600
jaarschijf 2014 679.500
jaarschijf 2015
815.000
jaarschijf 2016
831.600
TOTAAL ICT uitvoeringsprogramma 2014 - 2016