Informationssystem och controllerns rollTDEI20 2007-02-20

Nils-Göran Olve www.ida.liu.se/labs/eis/people/ngolve.html

© 2006 Nils-Göran Olve 2

Säljbolag

Produktledning

Installation

Fabrik

Intäkter

FabrikÖvr k.

+/–?

InköpÖvr k.Inst..Transf.

+/–?

InköpÖvr kostnTransfer

+/–?

InköpÖvr kostn

+/–?

Hur inriktar t ex interna avräkningar?

1. Prod-ledn. resultat plus del i alla +/–

2. ”In” – ”ut”Hur bestämma per

produkt/system, och inför olika beslut?

© 2006 Nils-Göran Olve 3

Strategisk avsikt

Styrning

Information och incitament

Beteende

Beskrivningar

Omvärldstro, affärsidéer, risk

Redovisningsmått, styrkort, strategikartor…

Ansvar, kalkyler, internpriser, budget- och styrkortsprocesser…

Professionell roll, upplevd situation, belöningar…

Styrningens verktyg och processer ska binda samman avsikt och handling

© 2006 Nils-Göran Olve 4

Ekonomi är…

• Läran om att hushålla med resurser

• Att förstå marknader och organisationer (hierarkier)

• Ekonomistyraren/controllern jobbar med båda:– Marknad: utforma roller och beslutsunderlag (t ex internpriser),

incitament och ramar. Frihet, otrohet?– Hierarki: genomföra planering och ansvarsuppföljning (t ex budget).

Medbestämmande?

© 2006 Nils-Göran Olve 5

Ekonomistyrningen påverkar…

• Hur sysselsatt kapital investeras

• Hur anläggningstillgångar utnyttjas

• Resurssnål produktion (t ex låga omsättningstillgångar)

• Lönsamheten i affärer

• Beslut som binder framtida resurser (t ex anställningar)

Men också:

• Immateriella tillgångar som avgör konkurrenskraft– Investera, utnyttja, odla och vårda till rätt kostnad – motsvarigheten till hur vi

hanterar materiella resurser ovan vad gäller t ex kunskaper och attityder-

• Vem som avgör vad (t ex decentralisering av beslut)

• Informationsförsörjningen för beslut och motivation

Sker genom a) informationssystem, b) människor (chefer och controllers)!

”Klassiska” frågor för ekonomistyrning!

© 2006 Nils-Göran Olve 6

Redan Jordan (1931)…

”The controller is responsible for maintaining an economical organization for the purpose of devising, installing and operating efficient methods of gathering data, assembling data and preparing intelligent reports and statements of all operations of the company and its subsidiaries; and also, for the organized supervision of all office methods and procedures through out all departments of the company and its subsidiaries.

An equal or more important responsibility of the controller is that of so cooperating with all the officials and department heads of the company and its subsidiaries that the entire organization will be constantly in possession of complete facts as to present and forecast future conditions, and of assisting all officials and department heads in every possible manner in their work of bettering previous results.”

= Att säkerställa att företagets informationsstyrning fungerar!

© 2006 Nils-Göran Olve 7

Exempel: ekonomisk styrning tillämpad på IT

• Ska operatören vara internsäljande, fri nyttighet – eller outsourcas?

• Hur formuleras operatörens uppdrag:– Vem betalar nya system, operatören

eller kund/produktansvariga?– Vad händer om (interna) kunder i ett

system blir för få – eller för många?– Vem bevakar IT-utvecklingen:

operatören eller någon i ledningen?

• Gäller samma för olika IS? För data – jfr ”knowledge management”?

• Vad betyder detta för kompetenskrav, arbetssätt mm? (”Beställarkompetens”, CIO-rollen…)

LedningLedning

Upp

drag

Uppdrag

Sty

rsys

tem

OperatörOperatörKund-,Kund-,

produkt-produkt-ansvarigaansvariga

Kunder, partners

?

© 2006 Nils-Göran Olve 8

Lägre kostnade

r

Nöjd kund

KFF Mått Handlings-& mål planStrategiska mål

Förnyelseoch utveckling

Internaprocesser

Finansiellt

Kunder

Förutse kundönske-

mål

Bättre framförhåll-

ning

Utveckla vår kunskap om

kunden

•Teknisk och social kompetens

Prova nya samarbetsformer

•Tät dialog med kunden•God planerings-förmåga

Pro

aktiv

a ko

ntak

ter

Djupnande relation

Strategikarta för kundorientering – en första skiss

Minskat behov att

ändra

Vidgad affär

•Genom-förande

•”Ta hem” effekter

Kostn.•Kund-andel

•Kund-attityder

•#Kund-möten•#Med-arbetare med kund-kontakter•#änd-ringar

© 2006 Nils-Göran Olve 9

CustomersCentral

databaseSuppliers

Back-officeadministrators

and workers

Sales force andcustomerservice reps.

Managers and stakeholders

Employees

Financial applications

Manufacturing applications

Inventory and supply

applications

Reporting applications

Human resource

management applications

Service applications

Sales and delivery

applications

”Anatomy of an Enterprise System” (Davenport, HBR July-August 1998)

© 2006 Nils-Göran Olve 10

Davenports kritik mot affärssystem (HBR 1998)

• ”The business often must be modified to fit the system… SAP isn’t a software package; it’s a way of doing business… How similar can our information flows and our processes be to those of our competitors before we begin to undermine our own sources of differentiation in the market?”

• Systemen kan användas för att bygga platta, flexibla och demokratiska organisationer där alla har tillgång till data. Men de innebär samtidigt centraliserad kontroll av information och processer. ”It can be argued that the reason enterprise systems first emerged in Europe is that European companies tend to have more rigid, centralized organizational structures than their U.S. counterparts.” (”Our new system’s going to make everbody fall into line”)

• ”Those companies that stressed the enterprise, not the system, gained the greatest benefits… If the development of an e.s. is not carefully controlled by management, management may soon find itself under the control of the system.”

© 2006 Nils-Göran Olve 11

Affärssystemets roller (Linda Askenäs 2000)

• Manipulatör

• Byråkrat

• Administratör

• Permittent

• Konsult

© 2006 Nils-Göran Olve 12

”Hur kan du tycka så, du som är ekonom?”

• Vad är ekonomi?

• Ekonomistyrning som en aspekt bland flera, eller överordnat perspektiv?– I vilka resonemang känner sig ekonomen själv trygg och kompetent?– Vad anser omgivningen att vi förstår oss på?– Är uppgiften att bevaka”ekonomiaspekten” på verksamheten, eller att

tolka företagets mål och styra mot dem?

© 2006 Nils-Göran Olve

Treasurer och Controller (och Internrevisor?)

Redovisare och Affärsekonom(”Accounting controller och Business Controller”)

…för olika delar av företaget

Olika ekonomroller

© 2006 Nils-Göran Olve 14

Controller = styrekonom?

• ”använd hellre styrekonom” (SAOL 2006 om ”controller”)

• Ordet används i officiella översättningar av EU-texter

• ”Mediespråkgruppen ville att det skulle heta styrekonom och inte controller, en rekommendation få journalister brydde sig om. Så är det fortfarande, i än högre grad. En titt i Mediearkivet visar att hittills i år har medierna där använt controller 117 gånger, styrekonom0 (noll)” (Kenth Andréasson i GP 051102)

© 2006 Nils-Göran Olve

• Business controller kan koncentrera sig på affären och verksamheten

• ”Beslutspåverkare”, inte bara analyserare av siffror

• Inte bara intern redovisningsinformation

Flerinfo-källor

Mer av grupprocesserRedovisnings-ekonom

Styrekonom

Business controllerns roll

?

© 2006 Nils-Göran Olve 16

Controllerns fyra roller

Analytiker Förändringsagent (Coach)

Kamrer Pedagog

Men är alla ekonomer controllers?Är alla controllerns ekonomer?Vad är egentligen en ekonom?

© 2006 Nils-Göran Olve 17

Ut från det trygga hörnet? (Olve, Controllerns roll, 1988)

© 2006 Nils-Göran Olve 18

Controllerns roll och andra ekonomroller(Olve, Controllerns roll, 1988)

© 2006 Nils-Göran Olve 19

Vad anser VD att ekonomer/controllers är till för?

Ekonomens bidrag

• Redovisningens processer – säkra sifferproduktionen

• Finansiell styrning – pedagogiska och genomtänkta finansiella mål

• Intern verksamhetsinformation som befrämjar önskvärda beteenden

Controlling som framgångsfaktor!

• Mobilisera kunskaper och observationsförmåga runt om i företaget och i samspelet med dess partners

• Börja med en ”audit” på om allas agerande är faktabaserat och rätt inriktat

• Utveckla medarbetares kunskaper, informationsförsörjning och spelregler så att de ”inte kan låta bli” att handla i företagets bästa intresse

© 2006 Nils-Göran Olve

Finans- (ägar-)fokus: resurseffektiv stabsroll som

skapar värde genom att bidratill att alla gör rätt saker

Utvecklings- (förnyelse-)fokus:Följer omvärlden och utnyttjar

de nya möjligheter som den ger,prövar nytt och lär av det

Processfokus:Smidigt, lättbegripligt och väl-dokumenterat för att medge

”självbetjäning”

Kundfokus:Chefer och medarbetare anser

att de får ökad insikt och attderas arbete underlättas

”Vi är ännubättre än vad

kunderna hunnit märka”

Styrkort för controllerfunktionen

“Lagom mix avstöd och tillsyn”

”Handlingsberedskapgrundad på aktuella

insikter”

“En oumbärlig del av vår

organisation”

© 2006 Nils-Göran Olve 21

Sammanfattning

• Styrningen är en brygga mellan strategi (intentioner) och beteende (handling) – men ingen enkelriktad väg!

• Informationssystem och ekonomroller är den ”teknologi” som ska få styrningen att fungera på det sätt företagsledningen har tänkt sig.

• Samtidigt har ekonomer ett professionellt ansvar för att bevaka utvecklingen och föreslå hur företaget kan ta till sig nya möjligheter vad gäller styrning, t ex till följd av bättre IT.

• Ledningens styrning omfattar olika slags styrning. Vilken innebörd man vill ge ekonomistyrning varierar: t ex om den är strikt finansiell eller omfattar andra mått

• Testet på bra styrning: leder den till avsedda tankar och agerande hos dem som påverkar framtida kostnader och intäkter?

• För detta krävs bra informationssystem, men ännu viktigare är att folk förstår och har förtroende för informationen och för ekonomispecialister