INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ......informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la entidad. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con

INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL

Modalidad Especial

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COOPERATIVA EMPRESA SOLIDARIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO DE

PUEBLO NUEVO “COOAGUAS APC”

Vigencia Auditada: 2017-2018

INFORME FINAL

CGDC, MARZO 2020

2

Contralor Departamental de Córdoba Omar Darío Lozano Flórez

Vice contralor

Alexander Darío Ramos Mendoza Contralor Auxiliar delegado para el Control Fiscal

Máximo Baena López

Equipo de Auditores: Coordinador de Auditoría Néstor J. Rivas Ceballos Integrantes del Equipo Auditor Ever Perdomo Morales

3

TABLA DE CONTENIDO

Página

CARTA DE CONCLUSIONES. 4

1. RESULTADO POR LÍNEAS DE AUDITORIA. 5

1.1 GESTION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL 5

1.1.1 GESTION PRESUPUESTAL 5

1.1.2 1.1.2.6

GESTION FINANCIERA GESTION CONTABLE

8 19

1.2 GESTION DE LEGALIDAD ADMINISTRATIVA 25

1.4 GESTION CONTRACTUAL. 26

2.0 OTRAS ACTUACIONES 30

2.1 BENEFICIO PROCESO AUDITOR 30

2.2 PRESUPUESTO AUDITADO 30

CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS 31

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Montería,

Doctor CARLOS FERNANDO GERMÁN CALAO Gerente Administración Pública Cooperativa Empresa Solidaria de Servicios Públicos de Agua Potable y Saneamiento Básico de Pueblo Nuevo “COOAGUAS APC” Pueblo Nuevo – Córdoba Respetado doctor Germán: La Contraloría General del Departamento de Córdoba, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Especial al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General del Departamento de Córdoba, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la entidad. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de Auditoría adoptados por la Contraloría General del Departamento de Córdoba, compatibles con las de general aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la planeación, la ejecución del trabajo y la elaboración del informe, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y opiniones expresados en este Informe. La auditoría se realizó a la cuenta rendida, que incluyó el examen sobre las evidencias y documentos que soportan el manejo de los recursos de la Administración Pública Cooperativa Empresa Solidaria de Servicios Públicos de Agua Potable y Saneamiento Básico de Pueblo Nuevo “COOAGUAS APC”, y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría General del Departamento de Córdoba.

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RELACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron nueve (9) Hallazgos administrativos, de las cuales uno (01) con posible connotación disciplinaria resultados del proceso auditor

1. RESULTADOS POR LINEA DE AUDITORIA

1.1 GESTION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

1.1.1. GESTION PRESUPUESTAL Gestión presupuestal de ingresos vigencia 2017

El presupuesto de ingresos de la Administración Pública Cooperativa Empresa Solidaria de Servicios Públicos de Agua Potable y Saneamiento Básico de Pueblo Nuevo “COOAGUAS APC” correspondiente a la vigencia fiscal 2017 fue aprobado por la junta directiva mediante acuerdo Número 03 de fecha 22 de diciembre de 2016 por valor de $891.586.676, durante la vigencia el presupuesto de la empresa no sufrió modificaciones presupuestales, estableciéndose un presupuesto definitivo para la vigencia por valor de $891.586.676 el cual presentó la siguiente estructura:

PRESUPUESTO INICIAL

MODIFICACIONES PRESUPUESTO DEFINITIVO (1)

TOTAL RECAUDOS

ADICION REDUCCION TOTAL

RECAUDADO (2) PORCENTAJE

3= (2/1)

891.586.676 0.00 0.00 891.586.676 740.408.606 83

En el cuadro se observa que la Empresa COOAGUAS. APC, en la vigencia fiscal 2017, recaudó la suma de $740.408.606, equivalente al 83% del presupuesto definitivo. Al evaluar el comportamiento de los recaudos de la empresa, vigencia 2017, se evidencia que los de mayor relevancia corresponden a los ingresos generados por concepto de acueducto los cuales representan el 72% del valor de los ingresos, que en valor absolutos equivale a la suma de $540.594.856, le siguen en su orden los ingresos percibidos por servicios de Alcantarillado de los cuales ingresó la suma de $199.813.750, equivalente al 27% de los ingresos, y por recuperación de carteara ingresó la suma de $10.312.195, equivalente al 1% del valor total recaudado. En cuanto a la venta de servicios de Acueducto, se evidenció que los mayores ingresos corresponden a las Transferencias por Subsidios por valor de $408.676.100, y por concepto de consumo general sin medición, ingresaron

6

$107.726.167, recuperación de cartera, la suma de $24.072.589 y por conexión recaudaron la suma de $120.000, dejándose de recaudar la suma de $184.800.177. En cuanto a la venta de servicios de Alcantarillado, se evidenció que los mayores ingresos corresponden a las transferencias por subsidio ingresaron $175.146.900, y por venta de servicios a los usuarios por valor de $14.354.655 y recuperación de cartera, percibió ingresos por $10.312.195. Gestión presupuestal de ingresos vigencia 2018 El presupuesto de ingresos de la Administración Pública Cooperativa Empresa Solidaria de Servicios Públicos de Agua Potable y Saneamiento Básico de Pueblo Nuevo “COOAGUAS APC” correspondiente a la vigencia fiscal 2018 fue aprobado por la junta directiva mediante acuerdo Número 04 de fecha 15 de diciembre de 2017 por valor de $880.039.631, durante la vigencia el presupuesto de la empresa sufrió adiciones presupuestales por valor de $29.989.323, estableciéndose un presupuesto definitivo para la vigencia por la suma de $910.028.954 cual presentó la siguiente estructura:

PRESUPUESTO INICIAL

MODIFICACIONES PRESUPUESTO DEFINITIVO (1)

TOTAL RECAUDOS

ADICION REDUCCION TOTAL

RECAUDADO (2) PORCENTAJE

3= (2/1)

880.809.631 29.989.323 0.00 910.028.954 807.696.413 88.76

En el cuadro se observa que la Empresa COOAGUAS. APC, en la vigencia fiscal 2018, recaudó la suma de $807.696.413, equivalente al 88.76 del presupuesto definitivo.

Al evaluar el comportamiento de los recaudos de la empresa, vigencia 2018, se evidencia que los de mayor relevancia corresponden a los ingresos generados por concepto de acueducto los cuales representan el 79% del valor de los ingresos, que en valor absolutos equivale a la suma de $636.761.524, le siguen en su orden los ingresos percibidos por servicios de Alcantarillado de los cuales ingresó la suma de $170.934.889, equivalente al 21% de los ingresos, y por recuperación de carteara ingresó la suma de $23.924.279, equivalente al 3% del valor total recaudado. En cuanto a la venta de servicios de Acueducto, se evidenció que los mayores ingresos corresponden a las Transferencias por Subsidios por valor de $461.758.600, y por concepto de consumo general sin medición, ingresaron $118.869.600, recuperación de cartera, la suma de $23.924.279, dejándose de recaudar la suma de $61.489.302.

7

En cuanto a la venta de servicios de Alcantarillado, se evidenció que los mayores ingresos corresponden a las transferencias por subsidio ingresaron $129.306.760, y por venta de servicios a los usuarios por valor de $17.703.850 y recuperación de cartera, percibió ingresos por $23.924.279. Ejecución Presupuestal De Gastos Durante la vigencia fiscal 2017, la Administración Pública Cooperativa Empresa Solidaria de Servicios Públicos de Agua Potable y Saneamiento Básico de Pueblo Nuevo “COOAGUAS APC” presentó una ejecución presupuestal de gastos definitivos por cuantía de $891.586.676, el presupuesto presentó traslados (créditos y contra créditos) por cuantía de $80.116.724. Evidenciándose que estos contaban con el respectivo acto administrativo que avalaba los traslados.

La empresa del presupuesto definitivo comprometió la suma de $760.057.050, equivalente al 85%.

TOTAL COMPROMISOS

OBLIGACIONES

TOTAL COMPROMISOS

PAGADOS

% DE COMPROMISOS

PAGADOS

COMPROMISOS

POR PAGAR

DEFINITIVO COMPROMETIDO %

891.586.676 760.057.050 85% 760.057.050

675.077.402

89% 84.979.648

De los compromisos adquiridos en la vigencia se realizaron obligaciones por la suma de $760.057.050, de los cuales se cancelaron la suma de $676.077.402, quedando cuentas por pagar por valor de $84.979.648. Es decir, la entidad ejecutó el presupuesto teniendo en cuenta el flujo de recursos.

La información reportada en las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos presenta coherencia con la información reportada en los formatos de rendición de cuenta presentado por la entidad a este ente de control. CIERRE PRESUPUESTAL: La empresa COOAGUAS APC, mediante resolución 09 de fecha 05 de enero de 2018, realiza el cierre de la vigencia 2017. En el cierre, constituyeron cuentas por pagar por valor de $84.979.648.

Hallazgo Nº 01 Deficiencia en la Planeación de los Ingresos y Gastos vigencias 2017 y 2018 Teniendo en cuenta la Ejecución Presupuestal de Ingresos vigencia 2017 que refleja Ingresos Recaudados de $740.408.606 y la Ejecución Presupuestal de Gastos 2017, registra Compromisos Adquiridos por valor de $760.057.050, presentándose un Déficit Presupuestal por valor de $19.648.444. y en la vigencia 2018, Cooaguas registra ingresos por la suma de $807.696.413 y gastos

8

ejecutados por valor de $887.665.306, presentándose déficit presupuestal de $79.968.892 Situación Presupuestal vigencias 2017 y 2018 Situación Presupuestal vigencia 2017

Situación Presupuestal vigencia 2018

Ingresos Recaudados…$740.408.606

Ingresos Recaudados…$807.696.413

Gastos ejecutados……. $760.057.050

Gastos ejecutados……. $887.665.305

Déficit Presupuestal……$- 19.648.444

Déficit Presupuestal……$- 79.968.892

Criterio: Artículo 2 del Decreto 115 de 1996. Causa: Falta de un flujo de caja, para la ejecución de sus Ingresos y Gastos Efecto: Déficit presupuestal y de Tesorería para la Empresa. Este hallazgo se configura como administrativo

1.1.2. GESTIÓN FINANCIERA 2017 – 2018

1.1.2.1 PROCESO DE FACTURACIÓN

La Administración Pública Cooperativa Empresa Solidaria de Servicios Públicos de Agua Potable y Saneamiento Básico de Pueblo Nuevo “COOAGUAS APC” presenta como fuente de financiación para la prestación de los servicios la venta de servicios de Acueducto, Alcantarillado observando el grupo auditor que durante la vigencia fiscal 2017 la empresa facturó por prestación de servicios la suma de $899.759.569 según el siguiente detalle:

SERVICIOS FACTURADOS 2017

MES FACTURADO

VALOR ACUEDUCTO

VALOR ALCANTARILLADO

TOTAL FACTURADO

ENERO 47.658.013 20.424.863 68.082.875

FEBRERO 49.975.571 21.418.102 71.393.673

MARZO 51.638.296 22.130.698 73.768.994

ABRIL 52.304.358 22.416.153 74.720.511

MAYO 52.232.667 22.385.429 74.618.096

JUNIO 52.272.912 22.402.676 74.675.588

JULIO 53.763.117 23.041.336 76.804.453

AGOSTO 53.574.597 22.960.542 76.535.139

SEPTIEMBRE 54.012.097 23.148.042 77.160.139

OCTUBRE 53.697.800 23.013.343 76.711.143

NOVIEMBRE 54.225.135 23.239.343 77.464.478

9

DICIEMBRE 54.447.136 23.347.344 77.824.480

Total 629.801.699 269.927.871 899.759.569

Una vez analizada la información reportada por el área comercial se evidencia que para la vigencia fiscal 2017, lo facturado por concepto del servicio de acueducto y alcantarillado ascendió a la suma de $899.759.569, de los cuales por concepto de acueducto facturaron la suma de $629.801.699 y por concepto de alcantarillado la suma de $269.927.871. 1.1.2.2. PROCESO DE RECAUDO Durante la vigencia fiscal 2017, la Empresa COOAGUAS recaudó por concepto de venta de servicios de vigencia actual la suma de $122.080.822, según el siguiente detalle.

PERIODO 2017 RECAUDO MENSUAL

TOTAL ACUEDUCTO ALCANTARILLADO

ENERO 9.600.000 1.194.750 10.794.750

FEBRERO 8.772.000 990.275 9.762.275

MARZO 8.364.000 1.041.860 9.405.860

ABRIL 8.967.900 1.138.002 10.105.902

MAYO 9.789.600 1.250.070 11.039.670

JUNIO 8.256.000 1.057.338 9.313.338

JULIO 10.024.000 1.385.338 11.409.338

AGOSTO 7.875.200 1.026.807 8.902.007

SEPTIEMBRE 10.747.200 1.621.202 12.368.402

OCTUBRE 7.866.600 1.128.006 8.994.606

NOVIEMBRE 7.753.267 1.068.869 8.822.136

DICIEMBRE 9.710.400 1.452.138 11.162.538

TOTAL 107.726.167 14.354.655 122.080.822

La empresa de la facturación por concepto de Acueducto recaudó el 17%, que en valor absoluto corresponde a la suma de $107.726.167 de lo facturado. Por concepto del servicio de alcantarillado la empresa recaudó del total facturado la suma de $14.354.655, equivalente al 5.3%. Hallazgo Nº 02 Deficiencias en la Gestión de Recaudo Las Empresas “COOAGUAS APC”, recaudó en la vigencia 2017, por concepto de venta servicios públicos la suma de $122.080.822, equivalente al 13.57% del total facturado.

10

Así mismo se observó que durante la vigencia 2018, la Empresa recaudó por servicios públicos la suma de $136.572.450, equivalente al 16.65% del total facturado. Situación que denota deficiencias en la gestión de recaudo, debido que la entidad no cuenta con una herramienta eficaz para la gestión de cartera, como lo es el reglamento interno de cartera, que permita mejorar el cobro coactivo, acuerdos de pago, entre otros. Adicionalmente y conforme a los principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para la entidad, lo anterior fundamentado en el Artículo 2 de la Ley 1066 de 2006. Criterio: Artículo 209 de la Constitución Política, Ley 1066 de 2006 artículo 2°. Causa: Debilidades en la gestión de recaudo. Efecto: Riesgo de inviabilidad de la empresa. Este hallazgo se configura como administrativo Comportamiento de la cartera del recaudo por concepto de servicio de Acueducto y alcantarillado: En la vigencia fiscal 2017, la empresa realizó el siguiente recaudo por concepto de cartera de la vigencia anterior por los servicios de acueducto y alcantarillado:

PERIODO 2017 RECAUDO DE VIGENCIAS ANTERIORES


ENERO 2.489.526 1.066.939 3.556.465

FEBRERO 1.890.840 810.360 2.701.200

MARZO 1.804.212 773.233 2.577.445

ABRIL 1.082.165 463.785 1.545.950

MAYO 1.460.935 626.115 2.987.050

JUNIO 2.601.383 1.110.250 3.711.633

JULIO 2.245.853 962.509 3.208.362

AGOSTO 1.169.489 501.210 1.670.699

SEPTIEMBRE 2.089.672 895.574 2.985.246

OCTUBRE 1.423.509 610.075 2.033.584

NOVIEMBRE 2.585.395 1.108.026 3.693.421

DICIEMBRE 3.229.611 1.384.119 4.613.730

TOTAL 24.072.590 10.312.195 35.284.785

1.1.2.3 CUENTAS POR COBRAR

11

A diciembre 31 de 2017 la empresa Cooaguas, reportó cuentas por cobrar por valor de $139.976.606 según el siguiente detalle.

TOTAL CUENTAS POR COBRAR POR EDAD (EN DIAS) TOTAL CUENTAS

POR COBRAR De 30 a 60 De 61 a 90 De 91 a 120 De 121 a 150 De 151 a 180 De 181 a 360

Mayor de 360

6.648.889 5.767.036 5.025.160 4.451.256 3.891.350 17.259.116 96.933.800 139.976.606

4.75% 4.12% 3.59% 3.18% 2.78% 12.33% 69.25%

1.1.2.4. CUENTAS POR PAGAR

La empresa presenta a 31 de diciembre de 2017, cuentas por pagar por valor de $85.045.087. Discriminadas así:

RELACION DE CUENTAS POR PAGAR AÑO 2017

BENEFICIARIO SALDO POR PAGAR

JOSE ALEJANDRO DIAZ GRANADOS HERNANDEZ 4.000.000

HERIBERTO MANUEL PEREZ PEREZ 8.800.000

MARTIN ALONSO GARCIA LUGO 1.300.000

CARLOS GUSTAVO PEREZ CAUSIL 5.100.000

FUNDACION UNIDOS POR UN MUNDO MEJOR- “PAGUE TODO”. 810.690

CARLOS ANDRES PEREZ AGAMEZ 2.963.301

JHON ENRIQUE DEL TORO GUERRA 800.000

YINETH SILVANA SUAREZ ARANGO 900.000

FIDUCIARIA DE OCCIDENTE – FIDUOCCIDENTE FA 34448 UT ALUMBRADO PUEBLO

NUEVO 625.947

CARLOS MARIO GARCIA ALVAREZ 2.749.800

JONATHAN ANDRES BERTEL ACEVEDO 1.400.000

FERNANDO MANUEL ARRIETA MENDEZ 1.000.000

FIDUCIARIA DE OCCIDENTE – FIDUOCCIDENTE FA 34448 UT ALUMBRADO PUEBLO NUEVO

625.947

BREIDIS JOSE MARTINEZ ROMERO 858.525

ANGEL CUSTODIO PACHECO BENAVIDEZ 825.584

ROBERTO JAVIER OLASCUAGA MONTES 825.584

CARLOS MARIO OSPINA PEREZ 825.584

GILBERTO ANTONIO ROMERO MONTIEL 825.584

JORGE ELIECER MONTES PILA 825.584

OSCAR DAVID MUÑOZ MORALES 825.584

CRISTIAN CAMILO VERGARA MENDOZA 825.584









MUNICIPIO DE PUEBLO NUEVO 160.000

YANETH PATRICIA AVILEZ PEREZ 700.000

BACSER LIMITADA /CARLOS RUIZ BERNAL 2.885.750


LINA LISETH OLASCOAGA HOYOS 491.570

TULIO ENRIQUE BEDOYA DURANGO 491.570

12









FIDUCIARIA DE OCCIDENTE – FIDUOCCIDENTE FA 34448 UT ALUMBRADO PUEBLO NUEVO

625.947

DAIRO JOSE OSORIO OLIVERO 6.400.000

AMBIELAB LIMITADA 138.000





















MUNICIPIO DE PUEBLO NUEVO 65.000

CARLOS FERNANDO GERMAN CALAO 1.397.688






















CARLOS FERNANDO GERMAN CALAO 335.445




13








COLFONDOS 1.047.000

COLPENSIONES 198.240

PORVENIR 103.080

COMFACOR 449.440

POSITIVA 185.761

TOTAL 85.045.087

La información suministrada al grupo auditor de cuentas por pagar presentan coherencia con la información reportada en el formato informe cuentas por pagar de la rendición de cuentas, así mismo, con la información reportada en el Balance General en la cuenta pasivo – cuentas por pagar. 1.1.2.1 PROCESO DE FACTURACIÓN 2018

La Administración Pública Cooperativa Empresa Solidaria de Servicios Públicos de Agua Potable y Saneamiento Básico de Pueblo Nuevo “COOAGUAS APC” presenta como fuente de financiación para la prestación de los servicios la venta de servicios de Acueducto, Alcantarillado observando el grupo auditor que durante la vigencia fiscal 2018 la empresa facturó por prestación de servicios la suma de $932.270.909 según el siguiente detalle:

SERVICIOS FACTURADOS 2018

MES FACTURADO

VALOR ACUEDUCTO

VALOR ALCANTARILLADO

TOTAL FACTURADO

ENERO 53.557.612 22.953.262 76.510.874

FEBRERO 54.787.938 23.480.545 78.268.483

MARZO 54.815.005 23.492.145 78.307.150

ABRIL 54.846.739 23.505.745 78.352.484

MAYO 54.986.740 23.565.746 78.552.486

JUNIO 54.991.407 23.567.746 78.559.153

JULIO 53.743.556 23.032.952 76.776.508

AGOSTO 53.861.607 23.083.546 76.945.153

SEPTIEMBRE 53.898.007 23.099.146 76.997.153

OCTUBRE 53.975.008 23.132.146 77.107.154

NOVIEMBRE 54.311.009 23.276.147 77.587.155

DICIEMBRE 54.815.009 23.492.147 78.307.156

Total 652.589.637 279.681.273 932.270.909

Una vez analizada la información reportada por el área comercial se evidencia que para la vigencia fiscal 2018, lo facturado por concepto del servicio de acueducto y alcantarillado ascendió a la suma de $932.270.909, de los cuales por concepto de

14

acueducto facturaron la suma de $652.589.636 y por concepto de alcantarillado la suma de $279.681.273. 1.1.2.2. PROCESO DE RECAUDO Durante la vigencia fiscal 2018, la Empresa COOAGUAS recaudó por concepto de venta de servicios de vigencia actual la suma de $136.573.450, según el siguiente detalle.

PERIODO 2018 RECAUDO MENSUAL


ENERO 9.282.800 1.399.602 10.682.402

FEBRERO 8.742.800 1.333.336 10.075.736

MARZO 10.522.400 1.514.004 12.036.404

ABRIL 9.963.200 1.534.873 11.498.073

MAYO 9.409.600 1.408.640 10.818.270

JUNIO 9.740.800 1.429.005 11.169.805

JULIO 10.956.800 1.620.004 12.576.804

AGOSTO 10.681.600 1.594.272 12.275.872

SEPTIEMBRE 7.708.800 1.188.003 8.896.803

OCTUBRE 11.024.400 1.632.402 12.656.802

NOVIEMBRE 9.449.600 1.370.004 10.819.604

DICIEMBRE 11.387.200 1.679.675 13.066.875

TOTAL 118.870.000 17.703.820 136.573.450

La empresa de la facturación por concepto de Acueducto recaudo el 18%, que en valor absoluto corresponde a la suma de $118.870.000. Por concepto del servicio de alcantarillado la empresa recaudó del total facturado la suma de $17.703.850, equivalente 6%. Comportamiento de la cartera del recaudo por concepto de servicio de Acueducto y alcantarillado: En la vigencia fiscal 2018, la empresa realizó el siguiente recaudo por concepto de cartera de la vigencia anterior por los servicios de acueducto y alcantarillado:

PERIODO 2018 RECAUDO DE VIGENCIAS ANTERIORES


ENERO 3.069.919 1.315.680 4.385.599

FEBRERO 2.918.861 1.250.940 4.169.801

MARZO 7.634.574 3.271.960 10.906.534

ABRIL 3.785.915 1.622.535 5.408.450

MAYO 6.635.742 2.843.889 9.479.631

JUNIO 1.831.270 784.830 2.616.100

JULIO 5.369.479 2.301.204 7.670.683

AGOSTO 3.468.010 1.486.290 4.954.300

15

SEPTIEMBRE 2.846.071 1.219.744 4.065.815

OCTUBRE 4.028.178 1.726.362 5.754.540

NOVIEMBRE 3.274.509 1.403.361 4.677.870

DICIEMBRE 10.960.796 4.697.484 15.658.280

TOTAL 55.823.324 23.924.279 79.747.603

1.1.2.3 CUENTAS POR COBRAR A diciembre 31 de 2018 la empresa COOAGUAS APC reportó cuentas por cobrar por valor de $151.000.339, según el siguiente detalle.

TOTAL CUENTAS POR COBRAR POR EDAD (EN DIAS) TOTAL CUENTAS

POR COBRAR De 30 a 60 De 61 a 90 De 91 a 120 De 121 a 150 De 151 a 180 De 181 a 360

Mayor de 360

6.402.414 5.269.912 4.922.611 4.665.910 4.469.610 22.030.949 103.238.932 151.000.339

4.24% 3.49% 3.26% 3.09% 2.96% 14.59% 68.37%

1.1.2.4. CUENTAS POR PAGAR

La empresa presenta a 31 de diciembre de 2018, cuentas por pagar por valor de $138.694.033. Discriminadas así: HERIBERTO MANUEL PEREZ PEREZ 13.200.000

MARTIN ALONSO GARCIA LUGO 1.300.000

CARLOS GUSTAVO PEREZ CAUSIL 3.400.000

RUBEN DANIEL ROMERO ALVAREZ 5.400.000

JOSE ALEJANDRO JESUS DIAZ GRANADOS HERNANDES 2.000.000

FUNDACION UNIDOS POR UN MUNDO MEJOR “PAGUE TODO” 1.583.282

JOSE ALEJANDRO JESUS DIAZ GRANADOS HERNANDES 6.000.000

DAGOBERTO OLASCUAGA SANCHEZ 1.012.000

JORGE IVAN CADENA MORALES 1.050.000

ARNOLDO DARIO GIL HERNANDEZ 484.875

IVAN JOSÉ MANJARRES ROSARIO 587.405



ROBERTO JAVIER OLASCOGA MONTES 825.584










FIDEICOMISO ELECTRICARIBE 27.126.520

RAISA FERNANDA RICARDO QUIÑONEZ 700.000

RAMIRO GUILLERMO RIVERO LAMBRAÑO 800.000

16

ARNOLDO DARIO GIL HERNANDEZ 506.860

IVAN JOSÉ MANJARRES ROSARIO 405.875

FUNDACION PARA LA PRODUCCION, ASESORIA Y CONTRUCCIÓN “LILILO” 5.000.000


VICTOR MANUEL DIAZ MARTINEZ 412.500

FIDEICOMISO ELECTRICARIBE 26.339.610








LUIS CARLOS BULA PERALTA 456.898


LINA LISETH OLASCOAGA HOYOS 1.050.000

TULIO ENRIQUE BEDOYA DURANGO 1.050.000




























LINA LISETH OLASCOAGA HOYOS 1.138.211

TULIO ENRIQUE BEDOYA DURANGO 1.138.211








CARLOS FERNANDO GERMAN CALAO 312.000





17






COLFONDOS 960.280

COLPENSIONES 202.093

PORVENIR 99.070

COMFACOR 420.481

POSITIVA 179.027

TOTAL 138.694.033

La información suministrada al grupo auditor de cuentas por pagar presentan coherencia con la información reportada en el formato informe cuentas por pagar de la rendición de cuentas, así mismo, con la información reportada en el Balance General en la cuenta pasivo – cuentas por pagar. Hallazgo Nº 03 Riesgo financiero de la empresa De acuerdo a la información reportada por la entidad se evidencia que la entidad presenta cuentas por cobrar de las vigencias auditadas que ascienden a la suma de $290.976.945 de las cuales $199.172.732 corresponden a cuentas mayores a 360 días, equivalentes al 68.45%; es decir, se encuentran en riesgo de convertirse en cuentas de difícil recaudo Por otra parte, las cuentas por pagar ascienden a la suma de $223.739.120; es decir, que de la empresa debe realizar una adecuada gestión de cobro. La administración de las cuentas por cobrar debe ser efectiva ya que influye de manera importante en la rentabilidad y el riesgo de la empresa, sin un eficiente proceso controlado de este rubro se provocaría un aumento en el mismo, trayendo a la empresa menos entradas de efectivo y con esto menor liquidez para cumplir con sus compromisos financieros. La empresa deberá manejar sus ingresos y gastos teniendo en cuenta los principios presupuestales, con el fin de mantener un equilibrio presupuestal, así mismo deberá mejorar su gestión de recaudo y adoptando medidas de austeridad en el gasto. Criterio: Decreto 115 de 1996 articulo 2 Causa: Debilidades en el seguimiento y control al proceso financiero Efecto: Riesgo de iliquidez de la empresa Este hallazgo se configura como administrativo

18

SITUACION DE TESORERIA La Empresa de Servicios Domiciliarios COOAGUAS a diciembre de 31 de 2018 presentó el siguiente comportamiento en su estructura financiera: DISPONIBILIDADES $211.217.659 Caja 200.000 Deposito en instituciones financieras 6.220.560 Deudores 204.797.099 EXIGIBILIDADES $145.382.984 Retención en la Fuente: 2.414.000 Retención y Aportes a la Nómina : 1.860.951 Cuentas por pagar: 102.583.878 Obligaciones laborales: 38.524.155 SUPERAVIT DE TESORERIA $65.834.675 La entidad muestra una estructura financiera positiva, es decir con los saldos depositados en sus cuentas de banco y caja, las cuentas por cobrar pueden cumplir en forma oportuna el pago de sus obligaciones a corto plazo; no obstante, es importante que la entidad realice una gestión de cobro eficiente para mantener un equilibrio financiero. 1.1.2.5 TESORERÍA

En la vigencia fiscal 2017, la Empresa COOAGUAS APC, utilizó para recaudar sus recursos las siguientes cuentas bancarias: Corriente Nº 687-979215-76 – Bancolombia y de Ahorro Nº 68797923111 – Bancolombia

En la vigencia fiscal 2018, la Empresa COOAGUAS APC, utilizó para recaudar de sus recursos las siguientes cuentas bancarias:

CUENTA Nº SALDO INICIAL EN

BANCO INGRESOS DE LA

VIGENCIA TOTAL INGRESOS

Corriente Nº 687-979215-67 - Bancolombia 244.476.194 522.160.672 522.160.672

Ahorro Nº 68797923111 - Bancolombia 3.229.866 359.257.119 359.257.119

Corriente Nº 2767-00100-4 – Banco Agrario 0.00 5.665.210 5.665.210

19

1.1.2.6. GESTIÓN CONTABLE ESTADO DE SITUACION FINNACIERA De acuerdo a los datos registrados por administración Publica cooperativa Cooaguas APC en el Estado de Situación Financiera presentado a diciembre 31 de 2018, este registró activo por valor de $279.563.427, siendo importante señalar que los activos incluyen los grupos que representan los recursos controlados por la entidad como resultado de un evento pasado, de los cuales se espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza débito. Así mimos presentó pasivos a diciembre 31 de 2018, por cuantía de $141.108.033 y patrimonio por valor de $138.455.394. Presentando la siguiente estructura:

ADMINISTRACION PUBLICA COOPERATIVA COOAGUAS APC

NIT: 900,034,977-1

BALANCE GENERAL

A DICIEMBRE 31 DE 2018

CODIGO CUENTAS PARCIAL TOTALES

1 ACTIVO 11 ACTIVO CORRIENTE

11 EFECTIVO Y BANCOS 6.420.560

1105 CAJA 200.000

110502 Caja General 200.000 1110 BANCOS Y CORPORACIONES 6.220.560

111005 Bancolombia Cuenta Ahorro 6.067.427 111006 Bancolombia Cuenta Corriente 153.133 111007 Banco agrario Cuenta Corriente 0 14 CARTERA DE CREDITO 204.797.099

140802 Servicio de Acueducto 82.432.052 140803 Servicio de Alcantarillado 68.568.287 140810 Cuentas por Cobrar Empleados 53.796.760

TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 211.217.659

ACTIVOS FIJOS

17 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPOS

1720 MUEBLES Y EQUIPOS DE OFICINAS 12.403.000

172010 Muebles 8.435.000 172015 Equipos 3.968.000 1725 EQUIPO DE COMUNICACION Y COMPUTACION 9.870.100

172505 Computo 9.870.100 1745 MAQUINARIA Y EQUIPOS 48.896.482

174510 Equipos 45.526.731 174520 Maquinaria - Bodega 3.369.751 1910 ACTIVOS INTANGIBLES 6.001.386

20

191025 Licencias 6.001.386 1999 DEPRECIACION ACUMULADA 8.825.200

199905 Propiedad Planta y Equipos 8.825.200

TOTAL ACTIVOS FIJOS 68.345.768

TOTAL ACTIVOS 279.563.427

2 PASIVOS 24 CUENTAS POR PAGAR 102.583.878

2415 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 98.308.927

241510 Honorarios 32.350.000 241515 Servicios Públicos 53.466.130 241520 Remuneración Servicios Técnicos 4.697.015 241539 Servicios de Mantenimiento 412.500 241540 Servicio de Recuados 1.583.282 241550 Publicidad y Propaganda 800.000 241595 Otros Costos y Gastos por pagar 5.000.000

2445 RETENCION EN LA FUENTE 2.414.000

244515 Honorarios 593.000 244525 Servicios 932.000 244530 Arrendamiento 176.000 236540 Compras 713.000 2450 RETENCIONES Y APORTES A NOMINA 1.860.951

245010 Aportes Fondo de Pensiones 1.261.443 245015 Aportes a Riesgos Profesionales 179.027 245020 Aportes a Cajas de Compensación Familiar 420.481

27 OTROS PASIVOS 38.524.155

2710 OBLIGACIONES LABORALES 38.524.155

271005 Salarios por Pagar 15.498.474 271010 Cesantías 11.305.931 271015 Intereses sobre Cesantías 1.356.708 271020 Primas 3.783.862 271025 Vacaciones 5.256.015 271095 Auxilio de Transporte 1.323.165

TOTAL PASIVOS 141.108.033

PATRIMONIO

3 CAPITAL

32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 134.382.841

3203 Capital Social 134.382.841

3225 EXCEDENTES DEL EJERCICIO 4.072.553

321505 Excedente o Perdida del Ejercicio 4.072.553

TOTAL PATRIMONIO 138.455.394

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 279.563.427

Lo anterior indica que los activos a diciembre 31 de 2018, ascienden a la suma de $279.563.427, de los cuales el 75.55%, son activos corrientes con un valor de

21

$211.217.659, mientras que el 24.44% que corresponde a la suma de $68.345.768, son activos no corrientes. Dentro de los activos corrientes los más representativos es el grupo de cuentas por cobrar con la suma de $204.797.099, que corresponden a los saldos de las cuentas por prestación de servicios que representan el 96.96%, seguido de la cuenta de Instituciones financieras con la suma de $6.220.560, que corresponden a los saldos de las cuentas bancarias que tiene la entidad. El activo no corriente de la empresa asciende a la suma de $68.345.768 y sus principales cuentas son; Maquinaria y equipos con el 71.54%, Muebles y Equipos de Oficina con el 18.14%, Equipos de computación con un 14.44% y activos intangibles con una participación del 8.78%, del total de los activos no corrientes. El pasivo registrado en el Estado de Situación Financiera a diciembre 31 de 2018, asciende a la suma de $141.108.033, donde el 100% del pasivo son corrientes, y corresponden a cuentas por pagar en la suma de $102.583.878, Retención en la Fuente con un valor de $2.414.000, obligaciones laborales (beneficio a empleados) en la suma de $38.524.155, y por ultimo retenciones y aportes de nómina con la suma de $1.860.951. Por su parte el patrimonio de la Empresa a diciembre 31 de 2018, asciende a la suma de $138.455.394, lo que significa que 49.52% de los activos de la Entidad se encuentran libres y sin compromisos, y el 50.47% les pertenecen a sus acreedores. ESTADO DE RESULTADO La Administración Publica Cooperativa Cooaguas APC a diciembre 31 de 2018, registró ingresos por valor de $845.835.093, adicionalmente los gastos de Administración y Operación en la misma vigencia, ascendieron a la suma de $241.410.176, generando un resultado del ejercicio positivo de $4.072.553. A continuación, se detalla lo anterior.

ADMINISTRACION PUBLICA COOPERATIVA COOAGUAS APC

NIT: 900,034,977-1

ESTADO DE RESULTADOS

DE ENERO 1° A DICIEMBRE 31 DE 2018

CODIGO CUENTA PARCIALES TOTALES

4 INGRESOS

41 OPERACIONALES

4125 SUMINISTRO DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO 136.883.450

41251501 Servicios de Acueducto sin Medición 118.869.600

22

41251502 Servicios de Alcantarillado sin Medición 17.703.850 41251503 Conexión de Acueducto 310.000

TOTAL INGRESOS OPERACIONALES 136.883.450

42 INGRESOS NO OPERACIONALES

4250 RECUPERACION DEUDAS VIGENCIAS ANTERIORES 64.089.323

425005 Servicio de Acueducto 44.862.526 425006 Servicio de Alcantarillado 19.226.797 429505 TRANSFERENCIAS 644.862.320

42950501 Subsidio de Servicios de Acueducto 464.526.288 42950502 Subsidio de Servicios de Alcantarillado 180.336.032

TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES 708.951.643

TOTAL INGRESOS 845.835.093

5 GASTOS 241.410.176

51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACION 236.244.644

5105 GASTO DE PERSONAL 93.551.206

510506 Sueldos 56.400.000 510527 Auxilio de Transporte 2.117.064 510530 Cesantías 4.876.416 510533 Intereses a la Cesantías 595.306 510536 Primas de Servicios 4.876.416 510539 Vacaciones 2.350.008 510551 Dotación y suministro Trabajadores 3.715.000 510563 Capacitación al Personal 2.205.000 510570 Aportes a Fondos de Pensiones y Cesantías 13.865.588 510571 Aportes a Riesgos Profesionales 294.408 510572 Aportes a Cajas de Compensación Familiar 2.256.000 5110 GENERALES 142.693.438

511001 Honorarios 106.300.000 511008 Seguros 1.009.086 511022 Servicios Públicos 6.192.721 511028 Útiles de Oficina y Papelería 2.459.600 511032 Materiales y Suministros 2.648.197 511034 Publicidad y Propaganda 492.500 511039 Mantenimiento de Equipos Oficina 5.568.000 511046 Gastos Legales 1.685.544 511054 Remuneración Servicios Técnicos Admitivos 9.537.790 511058 Sistematización 6.800.000 53 GASTOS NO OPERACIONALES 5.165.532

5305 GASTOS FINANCIEROS 4.411.532

530515 Comisiones 701.793 530516 IVA por Comisión 230.973 530540 Cuota de Manejo 529.200 530550 Impuesto 4X1000 2.949.566 5805 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIO 754.000

580805 Impuestos Renta 754.000

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EXCEDENTE O PERDIDA OPERACIONAL 604.424.917

7 COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACIÓN 600.352.364

75 SERVICIOS 600.352.364

7505 SERVICIOS PERSONALES 105.403.407

750506 Sueldos 69.157.316 750527 Auxilio de Transporte 7.409.724 750530 Cesantías 6.361.504 750533 Interes a la Cesantías 872.058 750536 Primas de Servicios 7.409.724 750539 Vacaciones 2.871.614 750570 Aportes Fondo de Pensiones 8.270.250 750571 Aportes a Riesgos Profesionales 624.701 750572 Aportes a Cajas de Compensación Familiar 2.426.516 7510 SERVICIOS GENERALES 494.948.957

751005 Impuestos y Contribuciones - Tasas 5.829.640 751004 Arrendamientos 17.600.000 751022 Servicios Públicos 273.611.910 751028 Útiles de Oficina y Papelería 7.200.000 751032 Materiales y Suministros 55.493.640 751034 Publicidad y Propaganda 8.287.000 751039 Mantenimiento 91.292.050 751051 Gastos Exámenes Laboratorios 690.000 751054 Remuneración Servicios Técnicos Temporales 34.944.717

EXCEDENTE O PERDIDA DEL EJERCICIO 4.072.553

Del análisis de la información del estado de resultado presentado por la cooperativa de Servicios a diciembre 31 de 2018, se evidenció que del total de los ingresos situados en la suma de $845.835.093, los no operacionales equivalen a la suma de $83.81%, mientras que los operacionales alcanzan el 16.18%, mientras que los gastos; los de administración alcanzan el 97.86% y los gastos de operación solo el 2,13%. Por otra parte se evidenció que el resultado del ejercicio correspondió a un excedente del ejercicio por valor de $4.072.553. INDICADORES FINANCIEROS: los estados financieros deben presentar los resultados de las operaciones, los flujos de efectivo y la situación financiera de una entidad, y están representados por el Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas, el Estado de Movimiento o de Flujo del Efectivo o de Fondos y el Balance General, respectivamente.

INDICADORES RESULTADO 2017

Equilibrio Total Con Recaudo: Es el comportamiento

de los ingresos recaudados frente a los gastos ejecutados.

740.408.606 / 760.057.050 *100 = 0,97 El resultado refleja que la entidad no presenta equilibrio dado que comprometió recursos por

http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/estafinan/estafinan.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/kinesiologia-biomecanica/kinesiologia-biomecanica.shtml

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encima de los ingresos recaudados.

Equilibrio Operacional Con Reconocimiento: Este

componente consta de dos contenidos, el primero es el comportamiento de los ingresos reconocidos por ventas de servicios y el segundo son los gastos operacionales, que están conformados por los gastos de funcionamiento y los gastos de operación comercial y prestación de servicios.

286.727.339 / 760.057.050 *100 = 38%

El resultado determina que la entidad no presenta equilibrio operacional con reconocimiento, es decir, no realiza una adecuada gestión de recaudo..

Equilibrio Operacional Con Recaudo: El resultado

del indicador descrito, se calcula teniendo en cuenta los ingresos recaudados por ventas de servicios frente a gastos de funcionamiento y los gastos de operación comercial y prestación de servicios Ing. Recaudado Venta de Servc./ Gasto. Ejecut.(Functo+Oper)*100

740.408.606 / 760.057.050 *100= 97% El resultado evidencia que la entidad no presenta equilibrio operacional con recaudo, debe cuidar la ejecución de recursos en funcionamiento y operación frente a sus ingresos recaudado para mantener el equilibrio.

Rotación de Cartera: Recaudo de facturación de la

vigencia / Facturas reconocidas en la vigencia * 100 122.080.822 / 315.896.569 *100= 39% El resultado refleja que la entidad debe aumentar su gestión de recaudo frente a la facturación realizada.

Índice de solvencia. (Activo corriente/pasivo

corriente). Entre más alto (mayor a 1) sea el resultado, más solvente es la empresa.

193.847.810 / 105.737.052 = 1.8 El resultado refleja que la entidad alcance un índice de solvencia aceptable, sin embargo es de anotar que las cuentas por cobrar presentan un deterioro acumulado que de no ser recuperadas puede generar a la entidad iliquidez

Nivel de Endeudamiento. (Pasivo Total / activo total).

Mide la proporción de los activos que están financiados por terceros

145.748.236 / 225.484.161 = 0.64 El resultado denota que la empresa presenta una proporción muy elevada de activos financiados por terceros

Autonomía Financiera. (Efectivo + cxc menores a un

año/ cuentas por pagar menores a un año). Evalúa la capacidad de pago, frente al flujo de caja

200.000 + 43.042.807 / 85.045.087 = 0.51 El resultado refleja que la entidad por cada peso que adeuda cuenta con 0.51 pesos para cubrir sus obligaciones a corto plazo.

INDICADORES RESULTADO 2018

Equilibrio Total Con Recaudo: Es el comportamiento

de los ingresos recaudados frente a los gastos ejecutados.

807.696.413 / 887.665.305 *100 = 90.99% El resultado refleja que la entidad no presenta equilibrio dado que comprometió recursos por encima de los ingresos recaudados.

Equilibrio Operacional Con Reconocimiento: Este

componente consta de dos contenidos, el primero es el comportamiento de los ingresos reconocidos por ventas de servicios y el segundo son los gastos operacionales, que están conformados por los gastos de funcionamiento y los gastos de operación comercial y prestación de servicios.

Ing. Reconc. Venta de Servc. / Gasto. Ejecut.(Functo+Operativo)*100

263.015.393 / 887.665.305 *100 = 29.6%

El resultado determina que la entidad presenta equilibrio operacional con reconocimiento, es decir, si realiza una adecuada gestión de recaudo presenta respaldo para cumplir sus compromisos.

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Equilibrio Operacional Con Recaudo: El resultado

del indicador descrito, se calcula teniendo en cuenta los ingresos recaudados por ventas de servicios frente a gastos de funcionamiento y los gastos de operación comercial y prestación de servicios Ing. Recaudado Venta de Servc./ Gasto. Ejecut.(Functo+Oper)*100

807.696.413 / 887.665.305 *100= 90.99% El resultado evidencia que la entidad no presenta equilibrio operacional con recaudo, debe cuidar la ejecución de recursos en funcionamiento y operación frente a sus ingresos recaudado para mantener el equilibrio.

Rotación de Cartera: Recaudo de facturación de la

vigencia / Facturas reconocidas en la vigencia * 100 136.573.450 / 287.573.789 *100= 47.5%

El resultado refleja que la entidad debe aumentar su gestión de recaudo frente a la facturación realizada.

Índice de solvencia. (Activo corriente/pasivo

corriente). Entre más alto (mayor a 1) sea el resultado, más solvente es la empresa.

211.217.659 / 141.108.033 = 1.49 El resultado refleja que la entidad alcance un índice de solvencia aceptable, sin embargo es de anotar que las cuentas por cobrar presentan un deterioro acumulado que de no ser recuperadas puede generar a la entidad iliquidez

Nivel de Endeudamiento. (Pasivo Total / activo total).

Mide la proporción de los activos que están financiados por terceros

141.108.033 / 279.563.427 = 0.50 El resultado denota que la empresa presenta una proporción elevada de activos financiados por terceros

Autonomía Financiera. (Efectivo + cxc menores a un

año/ cuentas por pagar menores a un año). Evalúa la capacidad de pago, frente al flujo de caja

6.420.560 + 22.030.949 / 138.694.033= 0,20 El resultado refleja que la entidad por cada peso que adeuda cuenta con 0.20 pesos para cubrir sus obligaciones a corto plazo.

El resultado de los indicadores refleja que la entidad no presenta equilibrio en el manejo de sus recursos, además presenta riesgo en las cuentas por cobrar; es importante, que realice una adecuada gestión de recaudo para seguir cumpliendo con la misión de la entidad; así mismo debe implementar políticas de austeridad en el gasto para evitar que los compromisos adquiridos superen los ingresos alcanzados. Con el análisis financiero se evalúa la realidad de la situación y comportamiento de una entidad, por lo que el uso de la información contable para fines de control y planificación es un procedimiento sumamente importante. Esta información por lo general muestra los puntos débiles que deben ser reconocidos para adoptar acciones correctivas y los fuertes para utilizarlos como fuerzas facilitadoras.

1.2 GESTIÓN DE LEGALIDAD ADMINISTRATIVA

Se pudo establecer que la Administración Pública Cooperativa Empresa Solidaria de Servicios Públicos de Agua Potable y Saneamiento Básico de Pueblo Nuevo “COOAGUAS APC”, a diciembre 31 de 2017 2018 se encuentran a paz y salvo por concepto de pagos salariales, prestaciones sociales, aportes a seguridad Social y aportes parafiscales, según revisión de planillas de pagos de los meses de enero a diciembre y certificación expedida por el funcionario de la entidad. 1.2 CONTROL FISCAL INTERNO

http://www.monografias.com/trabajos7/anfi/anfi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtml

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Hallazgo N° 04 Falta de Control Interno Dentro del proceso auditor se evidenció que la Empresa COOAGUAS, no cuenta con un Sistema de Control Interno, que le permita disponer de medidas que le permitan evaluar los resultados de los objetivos y la mejora de la entidad. El Artículo 46 de la Ley 142 de 1994 establece – Control Interno, definición: se entiende por control interno el conjunto de actividades de planeación y ejecución, realizado por la administración de cada empresa para lograr que sus objetivos se cumplan; de igual la forma, la misma Ley 142 en su Artículo 49, dispone que el Control Interno es responsabilidad de la gerencia de cada empresa de servicios públicos. Criterio: Artículos 46 y 48 de la Ley 142 de 1994 Causa: debilidades en las funciones ejercidas por la gerencia de la empresa Efecto: incumplimiento de disposiciones legales Este hallazgo se configura como administrativo 1.4 GESTIÓN CONTRACTUAL

Para realizar la evaluación del proceso de contratación de la administración de la Empresa COOAGUAS APC, del Municipio de Pueblo Nuevo vigencias fiscales 2017, fue necesario conocer que la empresa, por su naturaleza debe regirse sustancialmente por las normas del derecho privado y las cláusulas excepcionales establecidas en el estatuto de contratación estatal. Para las vigencias 2017 y 2018 , la Cooaguas APC, ejecutaron los recursos provenientes de las transferencias realizadas por concepto de Subsidios de los servicios de acueducto y alcantarillado, al igual que los recursos provenientes del recaudo a la prestación de servicio a los usuarios. En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Cooaguas APC, a través de la plataforma SIA Observa, formato 20.1 rendición de cuenta y el reporte físico impreso entregado al grupo auditor, la entidad ejecutó los recursos recibidos por concepto de Subsidios de los servicios de acueducto, y alcantarillado y venta de servicio a los usuarios, por medio de la celebración de 86 contratos y ordenes de prestación de servicios por valor de $271.160.367 en la vigencia 2017 y en la vigencia 2018 suscribió 90 por contratos y órdenes de prestación de servicios por la suma de $360.750.892.

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TAMAÑO DE LA MUESTRA: De acuerdo a la contratación descrita anteriormente, al aplicar el cálculo de muestras por cada sector para poblaciones finitas, ésta arrojó como resultado, que el tamaño de la muestra de contratos y ordenes de prestación de servicios a auditar sería de 15 para la vigencia 2017 y para la vigencia 2018 arrojó una muestra de 15 contratos y ordenes de prestación de servicios. De la revisión de la muestra seleccionada por el equipo auditor, se identificaron deficiencias en el proceso contractual, relacionadas con los siguientes hallazgos: Hallazgo Nº 05 Deficiencias en la etapa precontractual - estudios previos. En la contratación realizada por la entidad para prestación de servicios, durante las vigencias 2017 y 2018 se presentaron deficiencias en la etapa de planeación, relacionadas con los estudios previos, puesto que estos no indican con claridad cuál es el perfil y la experiencia necesarias para la contratación, no especifican las garantías que exige la entidad, en los casos que en que se requieren, así como en la misma fecha, el gerente solicita CDP, expiden el CDP y RP, firman el contrato y acta de inicio. Criterio: Artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015. Causa: Debilidades en el control, seguimiento y evaluación al proceso contractual. Efecto: Posibles iincumplimientos contractuales. Este hallazgo se configura como administrativo . Hallazgo N°06 Deficiencias en el cumplimiento del pago a los aportes a la seguridad social por parte de los contratistas En el desarrollo del proceso auditor, se evidenció que en las cláusulas de los contratos, establecen: “obligaciones del contratista”,… cumplir con la afiliación al sistema de seguridad social integral previsto en la ley 100 de 1993 en materia de salud y pensiones, sin embargo no se evidencia pago a la seguridad social. Tal el caso de los contratistas que actualmente tienen contratos y no aportan a la seguridad social: Martín Alonso García Lugo, contrato de 12 meses por valor de $15.600.000, en el numeral 10 de la cláusula segunda obligaciones del contratista, … cumplir con el Sistema de seguridad en salud y pensiones, sin embargo consultada la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud “ADRES”, Tipo de afiliado: beneficiario.

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Dairo José Osorio Oliveros, en el en el numeral 7 de la cláusula segunda “obligaciones del contratista”,… cumplir con la afiliación al sistema de seguridad social integral previsto en la ley 100 de 1993 en materia de salud y pensiones, consultado el ADRES, tipo de afiliado, Cabeza de familia, régimen subsidiado. Heriberto Manuel Pérez Pérez, Revisor Fiscal de la empresa COOAGUAS, del periodo enero a abril de 2017 por $8.000.000 y de mayo a diciembre de 2017 por $17.600.000; de enero a diciembre de 2018, por la suma de $26.400.000, no se evidencia los aportes a seguridad social, consultado ADRES, Tipo de afiliado Beneficiario Criterio: Ley 100 de 1993, artículo 15, modificado por el artículo 3 de la Ley 797 de 2003, numeral 28 Artículo 48 de la Ley 734 de 2002 Causa: Debilidades en el control, seguimiento y evaluación al proceso contractual. Efecto: Posibles incumplimientos en los controles establecidos en las cláusulas contractuales Este Hallazgo se configura como administrativo, con presunta connotación Disciplinaria Hallazgo Nº 07 Designación del Supervisor La designación del supervisor fue referida en las minutas contractuales de los expedientes revisados correspondientes a las vigencias 2017 y 2018, pero no se evidenció acto administrativo en el cual se comunicara la designación al supervisor. Tal situación ocurre porque la entidad considera que es suficiente con la designación del supervisor que queda estipulada en la cláusula de la minuta contractual que se refiere a la supervisión y no realiza ningún otro acto administrativo ni comunicación alguna al designado supervisor. La omisión de la comunicación de dicha designación, puede ocasionar el desentendimiento de la responsabilidad por parte del Supervisor; la designación deberá constar por escrito y le será comunicada al Supervisor a través de la dependencia que adelanta el proceso contractual, junto con una copia del contrato, momento a partir del cual adquiere su calidad de Supervisor e inicia el ejercicio de sus funciones, las cuales culminan una vez se hayan cumplido en su totalidad y a cabalidad las obligaciones contractuales o hasta la fecha que expiren la totalidad de los amparos de la Garantía Única de cumplimiento”.

Criterio: Articulo 83 de la Ley 1474 de 2011. Causa: Deficiencias en el control y seguimiento en la Gestión Contractual. Efecto: Desentendimiento de la responsabilidad por parte del Supervisor.

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Este hallazgo se configura como administrativo Hallazgo Nº 08 Deficiencias en Informes de actividades presentados por los Contratistas. Revisados los expedientes de los contratos de prestación de servicios para las vigencias 2017 y 2018, se observaron deficiencias en los informes presentados por los contratistas. Si bien es cierto se evidencia el cumplimiento del objeto contractual, los informes no describen específicamente las actividades desarrollados en el trascurso de la ejecución del contrato. Por lo tanto, se conmina a la administración a tomar las medidas conducentes a mejorar la deficiencia detectada, teniendo en cuenta que los informes de actividades son los documentos más idóneos para determinar el cabal cumplimientos de los obligaciones pactadas por las partes. Criterio: Articulo 26 de la Ley 80 de 1993. Causa: Deficiencias en el seguimiento y control en las actividades del proceso contractual. Efecto: Posible incumplimiento contractual. Este hallazgo se configura como administrativo Hallazgo Nº 09 Deficiencias en el Control al Archivo Documental de los Contratos Revisados las carpetas contractuales de la muestra se observó que éstas no están organizadas cronológicamente; y no están foliadas, evidenciándose que no cuentan con una herramienta de control (lista de chequeo), que le permita identificar los documentos que deban contener los expedientes en cada etapa y a su vez, para que los supervisores aporten oportunamente la información en todo el desarrollo del contrato, para prevenir errores y desajustes en la presentación de la información; constatándose desorganización en el archivo, lo que ocasiona desgaste innecesario que impide un real y efectivo control y seguimiento a los contratos. Adicionalmente, los anteriores hechos se constituyen en falencias, por cuanto se pone en peligro la memoria institucional, no solo por la pérdida de los documentos, sino también la integridad de los mismos y por ende se afecta uniformidad, individualidad, confiabilidad e integridad de la información contenida en ellos. Criterio: Ley 594 de 2000 – artículo 1, 2, 3, 4 y 5.

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Causa: Falta de herramientas de seguimiento y control al inventario documental que compone las distintas etapas contractuales del proceso. Efecto: Incurrir en posible pérdida de los documentos. Este hallazgo se configura como administrativo Manual de Contratación: En cuanto al procedimiento de contratación, se pudo evidenciar que las Empresa COOAGUAS APC, del Municipio de Pueblo Nuevo, cuenta con la Resolución número 0291 del 04 de Julio de 2018, por medio del cual se crea y adopta el nuevo Manual de Contratación y supervisión de COOAGUAS APC. Dentro de la ejecución de la presente Auditoría se realizó la evaluación del proceso contractual de acuerdo al alcance establecido en el memorando de asignación. 2 OTRAS ACTUACIONES 2.1 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR En el desarrollo de la presente auditoria no se generaron beneficios del control fiscal 2.2 PRESUPUESTO AUDITADO

AÑO

VALOR PRESUPUESTO

DEFINITIVO

VALOR PRESUPUESTO

RECAUDADO

VALOR PRESUPUESTO

EJECUTADO

VALOR PRESUPUESTO

AUDITADO

2017 891.586.676 740.408.606 760.057.050 349.672.666

El presupuesto auditado corresponde a los gastos de personal asociados a la nómina (personal de planta, acueducto y alcantarillado) los cuales ascendieron a la suma de $78.512.299, y los contratos auditados que ascendieron a la suma de $271.160.367.

AÑO

VALOR PRESUPUESTO

DEFINITIVO

VALOR PRESUPUESTO

RECAUDADO

VALOR PRESUPUESTO

EJECUTADO

VALOR PRESUPUESTO

AUDITADO

2018 910.028.954 807.696.339 887.665.305 417.150.892

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El presupuesto auditado corresponde a los gastos de personal asociados a la nómina (personal de planta, acueducto y alcantarillado) los cuales ascendieron a la suma de $56.400.000, y los contratos auditados que ascendieron a la suma de $360.750.892.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COOPERATIVA EMPRESA SOLIDARIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO

DE PUEBLO NUEVO “COOAGUAS APC VIGENCIAS FISCALES 2017 - 2018

TIPO DE HALLAZGOS CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 09

2. DISCIPLINARIOS 01

3. PENALES

4. FISCALES

TOTALES 09

Equipo Auditor: NÉSTOR J. RIVAS CEBALLOS EVER PERDOMO MORALES Coordinador Auditor

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INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ......informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la entidad. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con