Informe de auditoria DCN...CONPES 3762 de 2013: "Lineamientos de Política para el Desarrollo de Proyectos de Interés Nacional y Estratégicos — PINES". Directiva Presidencial 10

Código: EM-F-06 FORMATO

INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE DE CONTROL INTERNO

Versión: 01

Vigente desde: 19/07/2018

El futuro es de todos ,

Fecha Programada de la Auditoría: del 23 de septiembre al 18 de noviembre de 2019 Proceso(s) / Área(s) / Actividad(es) y/o Tarea(s) Auditada (s):

DIRECCIÓN DE ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS - DCN

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE AUDITORIA Objetivo:

Efectuar visita de asesoría, evaluación y seguimiento a la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras - DCN, a través de un enfoque hacia la prevención y basado en riesgos, con el fin de verificar la efectividad de los controles previstos y la gestión institucional, teniendo en cuenta la asignación de roles y responsabilidades conforme a la normatividad vigente.

Objetivos Específicos:

Verificar el cumplimiento de lo dispuesto en cada una de las actividades, programas, proyectos y planes que se desarrollan en la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras - DCN, su articulación con el direccionamiento estratégico, el nivel de cumplimiento de las metas e indicadores de gestión, el impacto de la ejecución presupuestal en la gestión institucional y la eficiencia en el uso de los recursos. Verificar el funcionamiento de los cinco componentes del Modelo Estándar de Control Interno - MECI: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control, Información y Comunicación y Actividades de Monitoreo, a través de las acciones adelantadas por la Primera y Segunda Línea de Defensa, según lo establecido en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG en su Séptima Dimensión de Control Interno. Alertar sobre las posibles desviaciones en el desarrollo de las funciones de la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN, que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales y dar las respectivas recomendaciones, fomentando la cultura del control.

Alcance:

A través de la verificación y análisis, se revisará de manera aleatoria la documentación que hace parte de la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras - DCN y los productos generados, dentro de la gestión adelantada al cierre del tercer trimestre de 2019.

Los temas objeto de estudio para la consecución de los objetivos de la presente visita de asesoría, evaluación y seguimiento son los siguientes: Plan de Acción y Ejecución Presupuestal, Contratación, Gestión Humana, Comisiones de Servicios, PQRSD, Trámites y Servicios — TIC's, Ley de Transparencia, Asuntos Jurídicos, Almacén y Gestión Documental.

Metodología:

Para la evolución de la visita de asesoría, evaluación y seguimiento alcanzada, se tuvieron en cuenta aspectos como:

Selección y análisis de la información disponible en la Oficina de Control Interno - OCI y en la página web del Ministerio conforme al alcance antes definido. Solicitud de Información a la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras - DCN y a las áreas transversales que intervienen en el proceso. Análisis general de la información averiguada y allegada a la OCI, comprobando aspectos de relevancia. Entrevistas In Situ. Estudio y evaluación de la información. Elaboración del Informe Preliminar. Ajuste y exposición del Informe Final.

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Plan de Mejoramiento. Evaluación de la visita de asesoría, evaluación y seguimiento. Autoevaluación de la visita de asesoría, evaluación y seguimiento.

Documentos de Referencia:

Generales: Ley 1755 de 2015: "Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo". Ley 1712 de 2014: "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones". Ley 1474 de 2011: "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública". Ley 1437 de 2011: "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo". Ley 1341 de 2009: "Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones —TIC, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones". Ley 819 de 2003: "Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones"; Ley 594 de 2000: "Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones". Ley 87 de 1993: "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones". Ley 80 de 1993: "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública". Decreto 1008 de 2018 "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones" Decreto 612 de 2018: "Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado". Decreto 1499 de 2017: "Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015". Decreto 648 de 2017: "Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública"; Decreto 1083 de 2015: "Expedición el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública". Decreto 1082 de 2015: "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional". Decreto 1083 de 2015. "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública Decreto 1078 de 2015: "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones". Decreto 1066 de 2015: "Expedición del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior". Decreto 2573 de 2014: "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones". Decreto 2893 de 2011: "Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior" Modificado por los Decretos 1935 de 2012, 2340 de 2015 y 1140 de 2018. Decreto 2842 de 2010: "Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con la operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) y se deroga el Decreto 1145 de 2004", compilado por el Decreto 1083 de 2015. Decreto 1345 de 2010: "Por el cual se establecen Directrices de Técnica Normativa", incorporado en el Decreto 1081 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector de la Presidencia de la República, en el Título 2 de la Parte 1 del Libro 2, el cual fue modificado por el Decreto 1609 de agosto 10 de 2015 "Por el

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cual se modifican las directrices generales de técnica normativa de que trata el Título 2 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector de la Presidencia de la República." Resolución 1198 de agosto 6 de 2018 "Por la cual se asignan códigos y siglas a las dependencias del Ministerio del Interior". Resolución Número 1202 de agosto 6 de 2018 "Por la cual se asignan los códigos y siglas a los Grupos Internos de Trabajo creados por el Ministerio del Interior de acuerdo con su estructura orgánica". Resolución 2434 de 2011: "Por la cual se crean grupos de trabajo en la estructura funcional interna del Ministerio del interior", modificada por las resoluciones 529 de 2012, 415 de 2013, 1398 de 2014, 219, 498 y 742 de 2015, 172 y 591 de 2016, 471, 599, 949 y 1969 de 2017.

Específicos:

Constitución Política de Colombia Artículos 2, 7, 330 y 332. Convenio 169 de 1989 sobre Pueblos Indígenas y Tribales en Países Independientes. Ley 21 de 1991: "Por medio de la cual se aprueba el Convenio número 169 sobre pueblos indígenas y tribales en países independientes, adoptado por la 76a. reunión de la Conferencia General de la O.!. T., Ginebra 1989". Ley 99 de 1993: "Creación del Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental - SINA, y se dictan otras disposiciones." (Artículo 76). Decreto 1320 de 1998: "Por el cual se reglamenta la consulta previa con las comunidades indígenas y negras para la explotación de los recursos naturales dentro de su territorio." Decreto 2613 de 2013: "Adopción del Protocolo de Coordinación lnterinstitucional para la consulta previa". Decreto 1066 de 2015: "Expedición del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior (Titulo 3, Parte 5). Sentencia C-461/08- Consulta Previa de Comunidades y Grupos Étnicos - Reiteración de doctrina constitucional, Obligación impuesta al Estado cada vez que se vayan a adoptar medidas legislativas o administrativas que los afecten directamente. CONPES 3762 de 2013: "Lineamientos de Política para el Desarrollo de Proyectos de Interés Nacional y Estratégicos — PINES". Directiva Presidencial 10 de 2013: "Guía para la Realización de Consulta Previa". Procedimientos publicados en el Sistema Integrado de Gestión Institucional — SIGI.

ANTECEDENTES

Conforme al Plan Anual de Auditorias Independientes "Visitas de Asesoría, Evaluación y Seguimiento" aprobado para la vigencia 2019 en el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del pasado 27 de febrero, la Oficina de Control Interno — OCI en cumplimiento de lo estipulado, ejecuta la visita con la finalidad de verificar tanto la gestión como los resultados alcanzados para el cumplimiento de las funciones asignadas a la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN, con corte a 30 de septiembre de 2019.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

La presente visita de asesoría, evaluación y seguimiento se inicia con la reunión de apertura realizada el 23 de septiembre en la Sala de Reuniones de la Oficina de Control Interno - OCI, que fue convocada a través del MEM19-31184-0CI-1200 del 16 de septiembre, en donde se presentaron los temas que serán abordados, el alcance de la ejecución, el cronograma de actividades a realizar y el equipo de auditores asignados para el desarrollo de la misma. \,1

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El inicio de esta visita se lleva a cabo con la comparación de la información publicada en la página web del Ministerio referente a la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras - DCN y de las dependencias de apoyo, a saber, la Subdirección de Gestión Contractual - SGC, Subdirección Administrativa y Financiera - SAF, Subdirección de Gestión Humana - SGH, la Oficina Asesora Jurídica - OAJ, Oficina Asesora de Planeación - OAP y la Oficina de Información Pública del Interior - 01P.

Para el mismo fin, se solicitó información a la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras - DCN mediante el MEM19-32046-0CI-1200 del 23 de septiembre y el MEM19-36377-0CI-1200 del 16 de octubre, y a las áreas transversales, concerniente al corte 30 de septiembre de 2019, de la siguiente manera:

Subdirección de Gestión Humana - SGH: MEM19-32457-0CI-1200, relación de comisiones tramitadas. relación planta de personal y los acuerdos de gestión suscritos con cada uno de los gerentes públicos y su respectivo seguimiento. Subdirección de Gestión Contractual - SGC: MEM19-32463-0CI-1200 relación de los convenios en procesos de liquidación, incluyendo los enviados a liquidación judicial y su estado actual por cada uno de los tipos de obra y discriminado por vigencia. Relación de los contratos de prestación de servicios y convenios celebrados para el cumplimiento de las funciones de la Subdirección que fueron suscritos en el 2019 y los que habiendo sido suscritos anteriormente se encuentren vigentes por cada uno de los tipos de obra y discriminado por vigencias. Subdirección Administrativa y Financiera — SAF: MEM19-32456-0CI.1200, la relación de los inventarios de bienes devolutivos actualizados. Oficina Asesora Jurídica OAJ: MEM19-32460-0CI-1200, relación de Asuntos Jurídicos — actuaciones administrativas, relación de asuntos jurídicos — contencioso — OAJ, proyectos de decretos y resoluciones (actuaciones administrativas), tutelas, demandas y conciliaciones (contencioso). Oficina Asesora de Planeación - OAP: MEM19-32461-0CI-1200, programas misionales de funcionamiento, y los Proyectos de Inversión con sus respectivas modificaciones. Oficina de Información Pública del Interior - 01PI: MEM19-32462-0CI-1200, reporte del SIGOB, cómo contribuyo la dependencia con el servicio al ciudadano, cómo maneja la seguridad digital dentro de la dependencia y los controles tecnológicos, aplicativos y/o sistemas de información con los que cuenta la dependencia, canales de comunicación con que se cuenta especificando las líneas de denuncia, nivel de cumplimiento y actualización de la Ley 1712 de 2014.

En el mismo sentido, la Oficina de Control Interno recibió respuesta de las solicitudes de información inicial, tanto de la Dirección como de las áreas transversales, con los memorandos que seguidamente se relacionan:

• Dirección DCN: MEM19-34698-DCN-2300 del 1 de octubre. • Dirección DCN: MEM19-37081-DCN-2300 del 22 de octubre. • Subdirección de Gestión Contractual: MEM19-34985-SGC-4010 y 36419 del 03 y del 16 de

octubre respectivamente. • Subdirección Administrativa y Financiera: MEM19-34105-SAF-4040 del 30 de septiembre. • Oficina Asesora Jurídica: MEM19-36528-0AJ-1400 y el 15 de octubre. • Oficina de Información Pública del Interior: MEM19-34576-0P1-1300 del 1 de octubre. • Oficina Asesora de Planeación: MEM19-34725-0AP-1100 del 1 de octubre. • Subdirección de Gestión Humana: MEM19-34973-SGH-4030 y el 35463 del 3 y del 7 de

octubre respectivamente.

TEMA 1. PLAN DE ACCIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

De acuerdo a lo contemplado en el Decreto 2893 en su Artículo 14 y con el ánimo de contextualizar al lector respecto a las funciones de la Dirección DCN se consignan a continuación dichas funciones:

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Asesorar en la formulación y apoyar el seguimiento de la política pública orientada al reconocimiento, protección y desarrollo de la diversidad étnica y cultural para las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras, que vele por su integridad y promueva sus derechos. Diseñar programas de asistencia técnica y social de apoyo a las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras. Coordinar interinstitucionalmente la realización de los espacios de participación para las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras previstos por la ley, y promover la participación de las organizaciones y autoridades que los representan. Diseñar y ejecutar programas y proyectos de fortalecimiento de los procesos organizacionales de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras. Apoyar a la Dirección de Consulta Previa del Ministerio del Interior en la realización de los procesos que se realicen en terreno para proyectos de desarrollo que afecten a las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras. Coordinar y realizar los procesos de consulta previa para la adopción de medidas legislativas y administrativas del nivel nacional, de conformidad con los lineamientos acordados para el efecto. Llevar el registro único nacional de los consejos comunitarios, organizaciones de base, y representantes de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras. Propender por la conservación de las costumbres y la protección de conocimientos tradicionales, en coordinación con las entidades y organismos competentes. Promover con los diferentes niveles de Gobierno, la incorporación de un enfoque que reconozca positivamente las diferencias para las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras en políticas, planes, programas y proyectos especiales sectoriales. Prestar asesoría a las gobernaciones y alcaldías para la debida atención a las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras. Promover la resolución de conflictos de conformidad con los usos y costumbres de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras. Promover en coordinación con el Sistema Nacional Ambiental la formulación de agendas ambientales conjuntas con las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras. Proponer proyectos de ley o de actos legislativos, así como efectuar el análisis normativo y jurisprudencial en coordinación con la Dirección de Asuntos Legislativos, en materia de su competencia. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su competencia. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Para el desarrollo de este punto se abordarán el Plan Nacional de Desarrollo - PND, Plan Estratégico, Plan de Acción, Programas de Funcionamiento, Seguimiento a Proyectos de Inversión - SPI, Sistema de Seguimiento Metas del Gobierno — SISMEG, Plan Anual de Adquisiciones y Ejecución Presupuestal, datos estos consultados en la página web del Ministerio del Interior, así como desde otras fuentes de información como la página web del Departamento Nacional de Planeación — DNP y la información que allega la Dirección y las áreas transversales, con corte 30 de septiembre de 2019.

Plan Nacional de Desarrollo — PND y Plan Estratégico

Consultado el Plan Nacional de Desarrollo "Pacto por Colombia, pacto por la equidad" 2018 — 2022, publicado en la página web del Departamento Nacional de Planeación — DNP, se observa que la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras cuenta con el capítulo "D. Capítulo de negros, afrodescendientes, raizales y palenqueros" el cual integra el pacto transversal XII, "Pacto por la equidad de oportunidades para grupos étnicos: indígenas, negros, afrodescendientes, palenqueros y Rrom".

Verificado el Plan Estratégico del Ministerio del Interior, versión dos, publicado el 13 de junio de 2019 en la página web del Ministerio del Interior, se observa que la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras,

e.

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Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras no ha incorporado en el Plan Estratégico Institucional, estrategias derivadas del Plan Nacional de Desarrollo como se indicó anteriormente, entre ellas:

La Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras en coordinación con la Dirección de Derechos Humanos incluirá en el marco del Observatorio de Discriminación Racial una línea que permita analizar, investigar y registrar eventos en situaciones de carácter social político y cultural de la comunidad negra, raizal y palenquera diversa. El Ministerio de Interior en el marco de los procesos de acompañamiento adelantará las gestiones pertinentes para apoyar en la realización de al menos 5 encuentros anuales regionales con opción de uno nacional que permita el fortalecimiento organizativo, económico, social y cultural de la población negra, afrocolombiana, raizal y palenquera diversa, como aporte que mitigue el perjuicio, el estigma y discriminación. El Ministerio del Interior adelantará las gestiones pertinentes para reestablecer el Comité Coordinador del Plan de Acción Colombia-Estados Unidos para la Igualdad Étnica y Racial (CAPREE por sus siglas en inglés) y ejecutar lo acordado mediante la acción conjunta con la Cancillería y el DNP para la presentación de programas y proyectos.

SISMEG — Metas de Gobierno

Verificada la página web del Departamento Nacional de Planeación — DNP — SISMEG, se observa que la Dirección de Asuntos para de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras no cuenta con Metas de Gobierno.

Plan de Acción.

Los Planes de Acción de la Dirección de Asuntos para de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras, se obtuvieron de la página web del Ministerio del Interior, en los cuales se reportaron las siguientes metas para la vigencia 2019:

Metas del Plan de Acción por periodo DCN

Plan de Acción No. Metas Inicial 15 Primer trimestre 10 Segundo trimestre 12 Tercer trimestre 11

De acuerdo al cuadro anterior, entre el Plan de Acción Inicial y del tercer trimestre, se observa una variación del 27% en número de metas, toda vez, que de quince (15) pasó a once (11) metas.

En cuanto al Plan de Acción del tercer trimestre, este fue allegado por la Oficina Asesora de Planeación — OAP, el cual se encuentra en proceso de revisión, y la ejecución de las metas se encuentran así:

Plan de Acción DCN corte 30 de septiembre de 2019

No. Meta Meta Anual

Meta III Trim

Resultado acumulado

III Trim

1 Dar cumplimiento a las obligaciones legales y constitucionales del Ministerio del interior con relación a la implementación y seguimiento de la política pública de víctimas contenida en el Decreto Ley 4635 de 2011 y los Autos emanados de la Sentencia T 025 de 2004.

100% 100% 100%

2

Responder las solicitudes de certificaciones, la expedición de actos administrativos de los trámites y servicios de consejos comunitarios, organizaciones de base de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y palenqueras, además las certificaciones como miembros y cupos y descuentos.

1000/0 100% 61 %

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Plan de Acción DCN corte 30 de septiembre de 2019

No. Meta Meta Anual

Meta III Trim

Resultado acumulado

III Trim

3 Incluir a las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y palenqueras, en los escenarios sociales, culturales, educativos y económicos en el marco del Decenio de los Afrodescendientes.

100% 100% 100%

4 Impulsar los procesos organizativos y de concertación de las comunidades NARP en las consultas previas. 100% 100% 100%

5 Fortalecer el observatorio contra la discriminación racial y el racismo. 100% 100% 100%

6 Fortalecer a las comunidades Negras, Afrocolombiana, Raizales y Palenqueras - NAR, en los procesos sociales, económicos, organizativos y culturales. 100% 100% 100%

7 Articular Nación-Territorio para el fortalecimiento institucional y la atención de la población negra, afrocolombiana, raizal y palenquera 100% 100% 100%

8 Gestión y Desarrollo Logístico del Programa Misional de Funcionamiento y de Consulta previa 100% 60% 0

9 Caracterizar la población de las comunidades Negras Afrocolombianas Raizales y Palenqueras - NARP en la zona de frontera

100% 100% 0

10 Apoyar técnicamente a los consejos comunitarios y organizaciones de las comunidades negras, afrocolombianas y palenqueras en los procesos organizativos, de planeación y de los derechos que les otorga la Constitución y la ley: documentos de planeación

1 0 1

11 Ejecutar el presupuesto a cargo 100% 75% 30%

Las metas identificadas con los numerales 1, 3, 4, 5, 6, 7 y 10 con corte al 30 de septiembre, han cumplido con la meta establecida. En cuanto a las metas identificadas con los numerales 2, 8, 9 y 11, su ejecución se encuentra por debajo de lo programado.

Cabe resaltar que la meta "Ejecutar el presupuesto a cargo" presenta diferencia entre la información reportada en el Plan de Acción y la Ejecución Presupuestal.

Programas Misionales.

De acuerdo con la información allegada por la Oficina Asesora de Planeación — OAP, la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN, cuenta para la vigencia 2019 con dos (2) Programas de Funcionamiento: Fortalecimiento a los procesos organizativos y de concertación de las Comunidades Negras, Afrocolombianas, raizales y Palenqueras y Atención integral a la población desplazada en cumplimiento de la sentencia T-025 de 2004, los cuales han presentado las siguientes actualizaciones:

Programa "Fortalecimiento a los procesos organizativos y de concertación de las Comunidades Negras, Afrocolombianas, raizales y Palenqueras"

Cifras en millones de pesos

Actualizaciones No. Actividades Valor Actualización No. 1 7 $14.414 Actualización No. 2 7 $14.414 Actualización No. 3 9 $14.414 Actualización No. 4 8 $16.414

Referente al cuadro anterior, el programa de Fortalecimiento a los procesos organizativos y de concertación de las Comunidades Negras, Afrocolombianas, raizales y Palenqueras", ha presentado cuatro (4) actualizaciones, de las cuales sus tres (3) primeras corresponden a una redistribución de presupuestos y actividades, frente a la cuarta actualización se evidencia un aumento de presupuesto de $2.000 millones y a su vez una disminución de actividades.

Es de anotar que en el mes de julio a este programa le fueron adicionados $2.000 millones los cuales no se ven reflejados en las actualizaciones lo cual evidencia incumplimiento del procedimiento "Formulación, Actualización

. y,Seguimiento de Programas Misionales de Funcionamiento PD-P-05 V1"

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Programa "Atención integral a la población desplazada en cumplimiento de la sentencia T-025 de 2004"

Cifras en millones de pesos

Actualización No. 1 Valor

$2.000 Actualizaciones No. Actividades


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Por lo anterior, la apropiación vigente con corte al 30 de septiembre de 2019, fue de $16.414 millones, los cuales se han ejecutado a través de ocho (8) metas y cuarenta y tres (43) actividades, un compromisos que alcanzó los $13.706 millones equivalentes al 84% y una obligación del 26% que en términos reales representan $4.243 millones.

En cuanto al programa "Atención integral a la población desplazada en cumplimiento de la sentencia T-025 de 2004" este presenta una actualización debido a que fue integrado en el presupuesto de la Dirección en el mes de marzo, tal como se relaciona a continuación:

A corte del tercer trimestre de 2019, de los $2.000 millones asignados para este programa se han comprometido $185 millones, es decir, el 9% y obligados $34 millones que representan el 2%, situación esta que amerita acciones que garanticen su ejecución en el último trimestre de la vigencia.

Proyectos de Inversión — SPI

Revisada la página web del Departamento Nacional de Planeación — DNP — Seguimiento a Proyectos de Inversión — SPI, se identificó que la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN cuenta con un (1) proyecto de inversión identificado como "Fortalecimiento organizativo, socioeconómico y de no discriminación de las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras— NARP, a nivel Nacional", el cual estaba programado para ejecutarse en el período 2018 — 2019 y del cual con corte 30 de septiembre de 2019, han registrado la siguiente información:

SEGUIMIENTO AL PROYECTO DE INVERSIÓN - SPI CORTE 30 DE SEPTIEMBRE DE 2019

PROYECTO DE INVERSIÓN: Fortalecimiento organizativo, socioeconómico y de no discriminación de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y palenqueras - NARP, a nivel Nacional

OBJETIVO PRODUCTO META 2018 - 2019

META 2019

AVANCE 2019 CUMPLIMIENTO VIGENTE OBLIGADO

Visibilizar y socializar las costumbres ancestrales, culturales, socioeconómica Y diversidad étnica de las comunidades negras, afrocolombianas y palenquera - NARP.

Documentos de lineamientos técnicos

o o o 0% $ -

$

Servicio de divulgación 0 o 0 0% $ -

$

Apoyar técnicamente a los consejos comunitarios y organizaciones de las comunidades negras, afrocolombianas y palenqueras en los procesos organizativos, de planeación y de los derechos que les otorga la Constitución y la ley

Documentos de planeación

3 2 1 50% 2.351.916.966 1.939.320.116

Documentos metodológicos

o o o 0% $ -

$

Servicio de asistencia técnica

o o o 0% $ -

$

Servicio de educación informal 0 o o 0% $

- $

TOTAL $ $

2.351.916.966 1.939.320.116

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De acuerdo con la información registrada, se observa que este proyecto de inversión cuenta con dos (2) objetivos, donde el primero de ellos cuenta con dos (2) productos que no reportan información y el segundo objetivo registra cuatro (4) productos de los cuales solo a uno (1) le fue asignado presupuesto.

Al producto al que le fue asignado el presupuesto la meta para la vigencia 2018 — 2019 fue de tres (3), y para la vigencia 2019 le correspondían dos (2) metas las cuales reportan un cumplimiento del 50% y una ejecución del 82%.

Por lo anterior, y con el fin de verificar el estado de la meta restante, se verificó la información reportada en la vigencia 2018, observando lo siguiente:

SEGUIMIENTO AL PROYECTO DE INVERSIÓN - SPI CORTE 31 DE DICIEMBRE 2018

PROYECTO DE INVERSIÓN: Fortalecimiento organizativo, socioeconómico y de no discriminación de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y palenqueras - NARP, a nivel Nacional

OBJETIVO PRODUCTO META 2018- 2022

META 2018

AVANCE 2018

CUMPLIMIENTO VIGENTE OBLIGADO

Visibilizar y socializar las costumbres ancestrales, culturales, socioeconómica Y diversidad étnica de las comunidades negras, afrocolombianas Y palenquera - NARP.

Documentos de lineamientos técnicos 6 o o 0% $

- $

Servicio de divulgación 9 o o 0% $ _

$

Apoyar técnicamente a los consejos comunitarios y organizaciones de las comunidades negras, afrocolombianas y palenqueras en los procesos organizativos, de planeación y de los derechos que les otorga la Constitución y la ley

Documentos de planeación 1 1 o 0% 6.000.000.000 6.000.000.000

Documentos metodológicos 6 0 o 0% $

- $

Servicio de asistencia técnica 549 0 o 0% $ $

Servicio de educación informal 153 0 o 0% $

- $

TOTAL 6.000.000.000 6.000.000.000

Al verificar la información reportada con corte al 31 de diciembre de 2018, se observa que la información reportada para la presente vigencia coincide frente a los objetivos y productos, sin embargo, la meta establecida del proyecto era para el cuatrienio 2018 — 2022 y todos los productos contaban con meta; aun cuando el presupuesto fue dirigido en su totalidad al primer producto del segundo objetivo, evidenciando diferencia con la información registrada para la presente vigencia.

Ejecución Presupuestal.

Una vez consultada la información publicada en la página web del Ministerio del Interior referente a la ejecución presupuestal de la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN, con corte al 30 de septiembre de 2019, se evidenció lo siguiente:

EJECUCION PRESUPUESTAL DIRECCION DE ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS A CORTE 30 DE

SEPTIEMBRE/2019 Cifras en millones de pesos

MES Apropiación vigente ($)

Valor compromiso

($)

Porcentaje compromiso

Valor Obligado

Porcentaje Obligado

Enero 16.353 701 4% 0 0%

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PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES - PAA CORTE 30 DE SEPTIEMBRE DE 2019- DCN

(Cifras en millones de pesos)

Publicación PAA

Fecha de Publicación

No. de Actividades

Valores ($)

Inicial 31/1/2019 7 14.414

ira Modificación 25/2/2019 7 14.414

2da Modificación 31/1/2019 8 16.353

3ra Modificación 28/3/2019 8 16.353

4ta Modificación jun-19 9 16.821

5ta Modificación jul-19 9 16.821

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El futuro mininterior es de todos


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EJECUCION PRESUPUESTAL DIRECCION DE ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS A CORTE 30 DE

SEPTIEMBRE/2019 Cifras en millones de pesos

Febrero 16.353 3.050 19% 1.974 12%

Marzo 18.353 3.833 21% 2.259 12%

Abril 18.353 4.88 27% 2.656 14%

Mayo 18.353 7.034 38% 3.170 17%

Junio 18.353 14.157 77% 3.400 19%

Julio 20.353 15.028 74% 4.085 20%

Agosto 20.353 15.295 75% 4.546 22%

Septiembre 20.766 15.830 76% 6.216 30%

En el cuadro anterior, se observa que a la Dirección le fue asignado inicialmente un presupuesto de $16.353 millones, situación que permaneció hasta el mes de marzo, período en el que ascendió a $18.353 millones, materializados en la adición de $2.000 millones dirigidos al programa de funcionamiento "Atención integral a la población desplazada en cumplimiento de la sentencia T-025 de 2004".

El anterior escenario se mantuvo hasta el mes de julio, mes en donde se observa un incremento, nuevamente en los programas de funcionamiento de la Dirección, por otros $2.000 millones representados en una adición al programa "Fortalecimiento a los procesos organizativos y de concertación de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y palenqueras" circunstancia que originó que la Dirección contará con una apropiación vigente para dicho mes de $20.353 millones permaneciendo de igual forma hasta el siguiente mes.

En el mes de septiembre se observa una adición por valor de $413 millones, destinados al proyecto de inversión "Fortalecimiento organizativo, socioeconómico y de no discriminación de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y palenqueras - NARP, a nivel Nacional" para una apropiación vigente de $20.766 millones.

Teniendo en cuenta la información anterior, la Dirección DCN, ha comprometido el 76% de los recursos vigentes, es decir, $15.830 millones de los $20.766 millones; mientras que el porcentaje de valor obligado corresponde al 30% representado en $6.216 millones del valor vigente; lo anterior, refleja un rezago en compromiso del 9% y en obligación del 40%, ya que la meta establecida por la Oficina Asesora de Planeación en compromiso era del 85% y de obligación el 70%.

Plan Anual de Adquisiciones

De acuerdo a la información publicada en la página web del Ministerio del Interior, sobre plan anual de adquisiciones, se observa que con corte al 30 de septiembre se han realizado una (1) publicación inicial y siete (7) actualizaciones, así como se relaciona seguidamente:




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PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES — PAA CORTE 30 DE SEPTIEMBRE DE 2019— DCN

(Cifras en millones de pesos)

Publicación PAA

Fecha de Publicación

No. de Actividades

Valores ($)

6ta Modificación 2/9/2019 29 20.353

7ma Modificación 1/10/2019 29 20.353

Según el cuadro anter'or, se observa que la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN de las siete (7) modificaciones que ha realizado el Ministerio del Interior, en cuatro (4) de ellas ha presentado cambios, los cuales entre el inicial y la séptima modificación representan una variación de 314% en número de actividades y de 41% en valores.

Por otra parte, en el SECOP se reflejan 34 versiones del Plan Anual de Adquisiciones, número que difiere de la información publicada en la página web del Ministerio del Interior donde aparecen las (7) modificaciones mencionadas.

A su vez, se recomienda actualizar los responsables del reporte de la información en el SECOP, toda vez, que se evidenció que funcionarios que ya no hacen parte del Ministerio del Interior, figuran en el sistema.

Una vez revisada la información y extractada de allí los puntos más relevantes, a continuación se presentan las conclusiones originadas de su análisis, ubicadas según su implicación:

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES O TIPS DE AUTOCONTROL

DEPENDENCIAS VINCULADAS

1. Inobservancia del procedimiento "Registro y Seguimiento 1. Construir los indicadores que de Proyectos de Inversión PD-P-08 V1", vigente desde el miden las metas contenidas en el 05/04/2018, relacionado al registro de la meta total de su Plan de Acción, de tal manera proyecto de inversión, así como el avance de sus productos al que la medición de los identificarse solo para uno de ellos, indicadores respondan a la

iniciativa de su gestión y no al 2. Desactualización de la información del programa misional pedido o demanda de las "Fortalecimiento a los procesos organizativos y de comunidades, ya que esta última concertación de las Comunidades Negras, Afrocolombianas, raizales y Palenqueras" en contravía del procedimiento

forma de medición siempre arrojará un resultado del positivo

"Formulación, Actualización y Seguimiento de Programas (100%), cambio este que contará Misionales de Funcionamiento PD-P-05 VI" vigente desde el con un proceso de planeación 05/04/2018. más profundo y que permitirá

explotar mayormente SUS 3. Se evidencia debilidad en la planeación de las estrategias capacidades y llegar a más de la Dirección para Asuntos para Comunidades Negras, ciudadanos. Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras - DCN, incumpliendo lo señalado en la Ley 152 de 1994, en su 2. Gestionar ante el DCN - OAP

artículo, inciso j): "Proceso de planeación. El plan de Departamento Nacional de desarrollo establecerá los elementos básicos que Planeación - DNP, la comprendan la planificación como una actividad continua, teniendo en cuenta la formulación, aprobación, ejecución, seguimiento y evaluación", lo anterior, teniendo en cuenta la

incorporación en los programas y metas SISMEG relacionados a los compromisos a cargo de la

no inclusión de la totalidad de los compromisos establecidos Dirección de Asuntos para en el Plan Nacional de Desarrollo. Comunidades Negras,

Afrocolombianas, Raizales y 4. Debilidad en la ejecución de los recursos asignados, ante el Palenqueras que están rezago observado en sus metas, 9% en compromiso y 40% consignados en el Plan Nacional en lo obligado, incumpliendo lo determinado en el literal 3, del articulo 34 de la Ley 734 de 2002 "Deberes - Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos, o afectos al servicio público".

de Desarrollo 2018 — 2022.

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Respuesta de la Dirección DCN, al Informe Preliminar:

a. PLAN NACIONAL DE DESAROOLLO — PND Y PLAN ESTRATEGICO Observación: En relación con la observación relacionada con "no incorporado en el Plan Estratégico institucional, estrategia derivadas del Plan Nacional de Desarrollo".

"Lo primero a señalar es que conforme a lo establecido en el Decreto 2893 de 2011, articulo 7 numeral 2° es función de la Oficina Asesora de Planeación - OAP del Ministerio del Interior: "Elaborar, en coordinación con las dependencias del Ministerio y las Entidades del Sector, el Plan de desarrollo sectorial, con sujeción al Plan nacional de desarrollo, los Planes estratégicos y de Acción, el plan operativo anual y plurianual, los planes de desarrollo administrativos sectorial e institucional y someterlos aprobación del Ministro"

En este sentido la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras, no fue convocada a la formulación y elaboración del plan estratégico institucional del Ministerio del Interior, resaltando que nuestra obligación es dar cumplimiento a los lineamientos establecidos por la OAP en el plan de Acción y elegir el indicado conforme a la lista desplegable que se remite en la matriz el registro inicial y el posterior seguimiento conforme nuestra misionalidad.

Para ello se anexo copia del correo con el cual la OAP establece las directrices.

No obstante, lo anterior, en relación con los compromisos del Plan Nacional de Desarrollo — PACTO POR COLOMBIA, PACTO POR LA EQUIDAD, enunciados en el formato Informe de Auditoria Independiente de Control interno, se informa que la DCN, se encuentra formulando el proyecto de inversión con el cual para la vigencia 2020-2023, dará cumplimiento al total del compromiso establecidos en el PND y de responsabilidad de esta Dirección".

Consideraciones de la OCI: Frente a lo anterior, hacemos claridad que la Dirección da respuesta respecto a algo descrito en el contexto del informe, más no señala la Observación contenida en el cuadro relacionado en la página 11 del informe preliminar; sin embargo, y ante lo expuesto en la respuesta de la Dirección hacemos relación directa a la Observación No.3 del citado cuadro, razón por la cual y ante lo justificado se mantiene tal Observación en el Informe Final, toda vez, que aún no se da total cumplimiento al total del compromiso establecido en el PND; lo anterior, como se enuncia en el anexo (folio 27) de la respuesta entrega en el MEM 19-41152-DCN-2300 del 14 de noviembre.


b. SISMEG — META DE GOBIERNO

"Observación: Verificada la página web del Departamento Nacional de Planeación — DNP — SISMEG, se observa que la Dirección de Asuntos para de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras no cuenta con Metas de Gobierno.

Respuesta: Según se observa en el link: https://sinergiapp.dnp.gov.colltIndicEntidadP/78/43/33/true de la página de SINERGIA del Departamento Nacional de Planeación - DNP, la DCN no cuenta a la fecha con ningún indicador asociado a meta SISMEG, sin embargo, en la actualidad nos encontramos adelantando reuniones de sesión con la comisión II del Espacio Nacional de Consulta Previa - ENCP, lo cual podría generar la inclusión de indicador de metas para hacer seguimiento en Sinergia".

Consideraciones de la OCI:

Analizada la anterior respuesta, se identifica en primer lugar que están respondiendo frente a la Recomendación No.2 del Informe Preliminar, la cual se sugirió como mejora a la gestión de la Dirección, más NO es una Observación que demandara respuesta.


c. PLAN DE ACCIÓN

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sde todos

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"En el numeral once (11) a septiembre 30 de 2019, de los $20.766 millones de pesos se han obligado $6.216, como se observa en el plan de acción del tercer trimestre y en el punto de Ejecución presupuestal de la Auditoria, lo que indica que en el punto 11 el resultado acumulado del tercer (III) trimestre no sería del 19% si no que por el contrario seria el 30%, por lo que de manera atenta se solicita revisar la observación realizada".


Lo que refiere a este ítem, aclaramos que no se trata de una observación; no obstante, ante lo evidenciado se cambia en el Informe Final lo relacionado al porcentaje del resultado acumulado de la actividad 11 "Ejecutar el presupuesto a su cargo" al 30%; cifra que coincide con la ejecución presupuestal consignada en la página 10 del informe preliminar.


PROGRAMAS MISIONALES

"OBSERVACION: Es de anotar que en el mes de julio a este programa le fueron adicionados $2.000 millones los cuales no se ven reflejados en las actualizaciones lo cual evidencia incumplimiento del procedimiento "Formulación, Actualización y Seguimiento de Programas Misionales de Funcionamiento PD-P-05 V*1"

Respuesta: se precisa que la adición de/os $2.000.000.000 fue aprobada el 16 de julio de 2019 y solo se reflejan en el SIIF estos recursos en el mes de agosto de 2019, momento en el cual se inicia el proceso de los trámites para la actualización de/programa y el plan de acción."


Respecto a lo anterior, hacemos claridad que la Dirección da respuesta frente a algo descrito en el contexto del informe preliminar, relacionada con la Observación No.2 del informe preliminar; lo cual se validó con los soportes de la actualización del programa en la Oficina Asesora de Planeación, a través del MEM19-26704-OAP1100 del 14 de agosto de 2019; razón por la cual tal Observación es retirada para el Informe Final.


PROYECTO DE INVERSIÓN

Justificación del por qué el proyecto de inversión "Fortalecimiento organizativo, socioeconómico y de no discriminación de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y palenqueras-NARP, a nivel Nacional " con código BPIN 2018011000554, estaba programada su ejecución para el periodo 2018— 2022 y este horizonte se acorto a 2019.

Esta decisión se toma teniendo en cuenta los siguientes puntos: El Departamento Nacional de Planeación es el ente regulador de estos procesos, por ello es el encargado de las

autorizaciones sobre estos aspectos relacionados con los proyectos de inversión. El Departamento Nacional de Planeación, en su proceso de planeación y crecimiento tecnológico, determino que

los proyectos de inversión deberían acogerse a los nuevos parámetros de formulación y ejecución, para ello determino que se acortara el horizonte de los proyectos y se reformularan nuevos proyectos y de esta manera incluirles las nuevas dinámicas establecidas por ellos en su gobierno, como se observa en las instrucción dadas en el correo eléctrico con fecha del 21 de noviembre de 2017 y enviado por Julián Camilo Castro González, Profesional Especializado de la Subdirección de Proyectos e Información para la Inversión Pública del Departamento Nacional de Planeación — DNP y reenviado por el Dr. Sócrates Aristóteles Ochoa Gámez de la Oficina Asesora de Planeación — OAP- del Ministerio del Interior"...

...La Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombiana, Raizales y Palenqueras, con el ánimo de ajustar la ficha del proyecto a las actividades aprobadas por el Departamento Nacional de Planeación — DNP, trato de eliminar las actividades no aprobadas o que no tenían asignación de recursos presupuestal, lo cual no fue posible su ajuste en el sistema Departamento Nacional de Planeación —DNP, toda vez que no lo permite la plataforma después de ser registradas

1 1,en ella, registrando el siguiente aviso: "La actividad ya fue registrada en el sistema, por lo tanto no se puede eliminar".

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Analizada la respuesta de la Dirección DCN esta Oficina identifica que dicho texto corresponde a la Observación No.1 del Informe Preliminar, referente al proyecto de inversión a cargo de la DCN, justificación que satisface el asunto de la observación consignada en el Informe Preliminar, por tanto, la misma es retirada para el Informe Final. Revisadas las respuestas anteriores y teniendo en cuenta que se retira una Observación, para el presente tema el cuadro final queda con los puntos más relevantes, que igualmente se relacionan a continuación, con las Observaciones y Recomendaciones consideradas, así:



1. Se evidencia debilidad en la planeación de las 1. Construir los indicadores que miden las estrategias de la Dirección para Asuntos para metas contenidas en el Plan de Acción, de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y tal manera que la medición de los Palenqueras - DCN, incumpliendo lo señalado en la indicadores respondan a la iniciativa de su Ley 152 de 1994, en su artículo, inciso j): "Proceso gestión y no al pedido o demanda de las de planeación. El plan de desarrollo establecerá los comunidades, ya que esta última forma de elementos básicos que comprendan la planificación medición siempre arrojará un resultado del como una actividad continua, teniendo en cuenta la positivo (100%), cambio este que contará formulación, aprobación, ejecución, seguimiento y con un proceso de planeación más evaluación", lo anterior, teniendo en cuenta la no profundo y que permitirá explotar inclusión de la totalidad de los compromisos mayormente sus capacidades y llegar a establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo,

2. Debilidad en la ejecución de los recursos

más ciudadanos.

2. Gestionar ante el Departamento Nacional

DCN - OAP

asignados, ante el rezago observado en sus metas, 9% en compromiso y 40% en lo obligado, incumpliendo lo determinado en el literal 3, del

de Planeación — DNP, la incorporación en los programas y metas SISMEG relacionados a los compromisos a cargo de

articulo 34 de la Ley 734 de 2002 "Deberes - la Dirección de Asuntos para Comunidades Formular, decidir oportunamente o ejecutar los Negras, Afrocolombianas, Raizales y planes de desarrollo y los presupuestos, y cumplir Palenqueras que están consignados en el las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos, o afectos al servicio público".

Plan Nacional de Desarrollo 2018 — 2022.

TEMA 2. CONTRATACIÓN.

Inicialmente, se solicitó a la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN informara que contratos y/o convenios, incluidos los contratos de prestación de servicios, con cargo a la citada dependencia, se suscribieron en el 2019 y los que habiendo sido suscritos anteriormente se encuentren vigentes; en igual sentido, se solicitó a la Subdirección de Gestión Contractual.

La Dirección DCN informó, que se suscribieron ciento ochenta y seis (186) contratos de prestación de servicios profesionales, por su parte la Subdirección de Gestión Contractual, reportó ciento sesenta y tres (163) contratos de prestación de servicios profesionales, la diferencia obedece a que esta última relacionó los contratos cuyas obligaciones se ejecutan en la Dirección.

Así mismo, fueron concordantes en informar que además, la Dirección intervino aportando presupuesto en los Contratos de Prestación de Servicios M- 895 de 2019, suscrito entre el Ministerio del Interior y el Consorcio OPL 2019, como operador logístico del Ministerio y el contrato 638 de 2019, suscrito con Viajes Tour Colombia SAS.

Respecto a los contratos o convenios liquidados o en proceso de liquidación, la Subdirección de Gestión Contractual adjuntó relación de los mismos, entre los cuales no obra ninguno que vincule a la Dirección DCN.

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Como muestra de los contratos de prestación de servicios profesionales, se seleccionaron 18, equivalentes al 10%, teniéndose en cuenta criterios como el monto o valor del contrato, así como su duración, los cuales fueron solicitados mediante MEM19-35902-0CI-1200 de octubre 10 de 2019, como se relacionan en el cuadro siguiente:

No DEPENDENCIA CONTRATOS DE PRESTACION DE

SERVICIOS PROFESIONALES

1 100/2019 2 262/2019 3 294/2019 4 307/2019 5 326/209 6 336/2019 7 Dirección de Asuntos 458/2019 8 Para Comunidades 502/2019 9 Negras,

Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras

DCN

512/2019 10 519/2019 11 522/2019 12 528/2019 13 542/2019 14 572/2019 15 592/2019 16 677/2019 17 757/2019 18 973/2019

CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

Efectuado el correspondiente análisis de las carpetas contractuales, se evidenció que respecto de la muestra de dieciocho (18) contratos de prestación de servicios, la etapa precontractual y contractual se encuentran conforme a la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007, así como el otorgamiento de garantías de calidad y cumplimiento en los porcentajes legales y su correspondiente aprobación. Igualmente, los honorarios pactados en cada uno de los contratos, se hallan ajustados a lo contemplado en la tabla de equivalencia vigente para el Ministerio del Interior mediante Circular Interna MEM16-0000566114 del 19 de diciembre de 2016.

En relación a la etapa de ejecución, se viene desarrollando adecuadamente, obran en las carpetas contractuales los informes del contratista, los soportes de pagos de seguridad social y del supervisor que da cuenta del cumplimiento de las obligaciones contractuales y el diligenciamiento de los formatos para tal fin, conforme a lo establecido en el "Procedimiento Supervisión a la Ejecución Contractual", código GC P3, versión 2, vigente desde 21/12/2017. Desde el punto de vista de la Ley 594 de 2000 o Ley de archivo, las carpetas se encuentran rotuladas, la documentación se encuentra foliada y organizada de acuerdo al ciclo vital de la misma.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS M- 895 DE 2019 MINISTERIO DEL INTERIOR y CONSORCIO OPL 2019

Atendiendo que el presente contrato fue estudiado en la visita que se adelantó a la Dirección de Asuntos Indígenas, ROM y Minorías, habiéndose evidenciado que las etapas precontractual y contractual se adelantaron de conformidad con la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2011, en la presente visita se analizará lo pertinente a la ejecución del mismo en lo correspondiente a la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN, considerándose pertinente la siguiente contextualización:

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s El futdro sissi:ssisrs...ssrs. .J sses."dé todos

Se adelantó proceso de licitación No 001 de 2019, el cual surtió las etapas del mismo y se expidió la resolución No 0516 de abril 9 de 2019, por la cual se ordena la apertura del mencionado proceso, con observaciones presentadas por los proponentes al pliego de condiciones y las adendas correspondientes, propuestas de oferentes, informe de evaluación comité técnico, respuestas a observaciones preliminares e informe definitivo de evaluación del comité técnico.

Como el Ministerio en el 2018, contó con un contrato de operador logístico, para la presente contratación tomó como precios de referencia los precios de mercado del actual contrato, aplicando un aumento del 3.18%, tomando como base el IPC de 2018.

La licitación culminó con la expedición de la Resolución 913 de junio 18 de 2019, por la cual se adjudica el proceso de licitación 001 de 2019 al Consorcio OPL-2019 (Folio 704-706, carpeta 4), procediendo a suscribir el respectivo contrato de prestación de servicios 895 en junio 26 de 2019, con el CONSORCIO OPL-2019 (Folios 1375- 1379), resaltándose lo siguiente:

OBJETO: Objeto: "Prestación de servicios de operador logístico que se encargue de suministrar al Ministerio la alimentación, alojamiento, desplazamientos aéreos, terrestres, marítimos y multimodales, material de apoyo y todas aquellas acciones inherentes a la actividad a contratar, para el cabal cumplimiento de las actividades (eventos y reuniones) que debe realizar el Ministerio del Interior, y los Fondos a su cargo y aquellos en que la entidad haga parte".

Plazo: hasta diciembre 31 de 2019 o hasta el agotamiento de los recursos o lo que primero ocurra, contabilizado desde el cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución. Valor: Veintidós mil doscientos treinta y un millones setecientos ochenta y nueve mil cuatrocientos veinte pesos ($22.231.789.420).

Forma de pago: Se pagará por mensualidades vencidas con fundamento en los servicios efectivamente prestados, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de presentación de la factura y de manera independiente por cada una de las áreas de la entidad, junto con el informe de actividades con los respectivos soportes previa presentación que acredite el pago de seguridad social integral y parafiscales y si es del caso certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor.

Liquidación del contrato: Dentro de los seis meses a partir del cumplimiento del plazo de ejecución. En el evento en que el contratista no se presente a la liquidación del contrato o no aporte los documentos requeridos para el efecto, se acudirá al procedimiento previsto en la Ley 80 de 1993, 1150 de 2007 y decreto 019 de 2012.

Garantías: Cumplimiento: 20% vigencia del contrato más 6 meses; Pago Salarios y Prestaciones Sociales: 5% vigencia del contrato más 3 años; Calidad y servicio: 20% vigencia y seis meses más; Responsabilidad Civil extracontractual: 5% por la duración del contrato. Se evidenció el otorgamiento de la respectivas Pólizas y su aprobación, obrantes a folios 1392-1400. Ejecución Presupuestal del Contrato: El valor del contrato de Veintidós mil Doscientos Treinta y Un millones Setecientos Ochenta y Nueve mil Cuatrocientos Veinte pesos M/cte. ($22.231.789.420) fue cubierto con aportes de las diferentes dependencias del Ministerio del Interior, entre ellas la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN con Seis mil Quinientos Ochenta y Seis Millones Setecientos Ochenta y Nueve mil Cuatrocientos Veinte Pesos M/cte. ($6.586.789.420).

En relación a la ejecución presupuestal con cargo a la Dirección, se consultó tanto su Plan de Acción como el SIIF, evidenciándose que del presupuesto comprometido que es de seis mil quinientos ochenta y seis millones setecientos ochenta y nueve mil cuatrocientos veinte pesos m/cte. ($6.586.789.420), para el periodo objeto de la visita con corte a septiembre 30 de 2019, se había obligado la suma de setecientos sesenta y cuatro millones cuatrocientos ochenta y tres mil ciento treinta y ocho pesos m/cte. ($764.483.138), es decir el 12% del comprometido.

Analizada la anterior información, se observa que a pesar de haberse suscrito el contrato y encontrarse perfeccionado desde el 26 de junio de 2019, a la fecha de elaboración del presente informe, han transcurridoll

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Dependencia Valor Aportado

Subdirección de Infraestructura $350.000.000

Dirección de Consulta Previa $400.000.000

Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal $211.000.000

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es de todos'iii.

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meses y se evidencia una baja ejecución presupuestal del 12%, llamando la atención que para ejecutar y obligar el 88% del presupuesto restante, se cuenta con 2 meses, en consideración a que la vigencia del contrato va hasta diciembre 31 de 2019.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 638/ 2019, SUSCRITO CON VIAJES TOUR COLOMBIA SAS.

Estudiadas las carpetas correspondientes al contrato en mención, se destaca lo siguiente:

En cumplimiento a la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007, se expidió el Acto Administrativo de Justificación para la contratación directa, en el cual se tuvo en cuenta que el convenio interadministrativo 254 suscrito con Satena para suministro de tiquetes aéreos para funcionarios, contratistas del Ministerio del Interior y funcionarios de la Policía Nacional, finalizaba en abril 30 de 2019, haciéndose necesario para el suministro de tiquetes aéreos, adelantar el proceso de contratación de selección abreviada por acuerdo marco de precios de Colombia Compra Eficiente.

Igualmente, los Estudios Previos obran a folio 3 -6, en ellos se incorporan las necesidades que motivan la contratación, entre ellas lo concerniente a la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras, la que requiere atender a la comunidad étnica que se encuentra agrupada tanto en consejOs comunitarios como en tierras baldías de zonas rurales ribereñas de difícil acceso por las condiciones geográficas y de orden público, también en organizaciones ubicadas en zonas urbanas, razón por la cual se requiere garantizar el fortalecimiento de las comunidades a través de talleres de capacitación en gobernabilidad y conocimiento de derechos, socialización de planes y programas para dar cumplimiento a la misionalidad del Ministerio del Interior. Así mismo para adelantar el proceso de consulta previa y participación de las comunidades étnicas en temas que los afectan por medidas administrativas o legislativas, se requiere garantizar la participación de estas y el desplazamiento de funcionarios y contratistas.

En desarrollo del proceso de contratación se presentaron ocho (8) proveedores, teniendo como criterio la menor tarifa administrativa ponderada como valor mínimo aceptable, habiéndose seleccionado a VIAJES TOUR COLOMBIA SAS.

Se evidenció en el proceso contractual que dos proveedores presentaron solicitud de aclaración por considerar que la oferta seleccionada incurría en precios artificialmente bajos, frente a lo cual se dio el trámite pertinente y después de conocer los argumentos del seleccionado se consideró que no se configuraba tal situación y se procedió a ordenar la generación de la respetiva orden de compra.

Para formalizar el contrato en mayo 8 de 2019 se expidió la orden de compra 37798 en la tienda virtual del Estado Colombiano — Colombia Compra Eficiente, entre el Ministerio del Interior y Viajes Tour Colombia SAS.

OBJETO: "Suministrar el transporte aéreo en vuelos nacionales e internacionales para los funcionarios, contratistas del ministerio de/interior y funcionarios de la policía nacional".

Plazo: hasta diciembre 31 de 2019 o hasta el agotamiento de los recursos o lo que primero ocurra, contabilizado desde el cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución. Valor: Tres mil trescientos cuarenta y cuatro millones cuatrocientos cincuenta mil pesos ($3.344.450.000), incluidos todos los impuestos a que haya lugar.

El anterior presupuesto fue cubierto por las siguientes dependencias que seguidamente se relacionan:


CONTROL INTERNO

Código: EM-F-06

Versión: 01 El itIttitt es de todos


Dependencia Valor Aportado

Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías $500.000.000

Dirección de Gobierno y Gestión Territorial $330.000.000

Dirección de Derechos Humanos $150.000.000

Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Raizales y Palanqueras.

$180.000.000

Dirección de Asuntos Religiosos $20.000.000

Subdirección de Seguridad y Convivencia Ciudadana $680.000.000

Subdirección de Gestión Humana $453.450.000

Grupo de Articulación Interna para la Política de Víctimas del Conflicto Armado

$70.000.000

Forma de pago: Se pagará al contratista de conformidad a lo establecido en el acuerdo marco de precios para el suministro de tiquetes aéreos CCE-953-1-AEM-2019 especialmente la claúsula 12.

Garantías: Regulado de acuerdo a lo establecido en el acuerdo marco de precios para el suministro de tiquetes aéreos CCE-953-1-AEM-2019 especialmente la claúsula (operación secundaria).

Los Proveedores deben constituir una garantía de cumplimiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la colocación de la Orden de Compra a favor de la Entidad Compradora, por el valor, amparos y vigencia establecidos en la Tabla 2 de dicha cláusula, así:.

Cumplimiento del contrato 10% de la Orden de Compra por la duración de la Orden de Compra y seis (6) meses más. Pagos de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales 5% de la Orden de Compra, por la duración de la Orden de Compra y tres (3) años más. Calidad de los Servicios 5% de la Orden de Compra, por la duración de la Orden de Compra.

Ejecución Presupuestal del contrato: El valor del contrato de tres mil trescientos cuarenta y cuatro millones cuatrocientos cincuenta mil pesos ($3.344.450.000), incluidos todos los impuestos a que haya lugar, fue cubierto con aportes de las diferentes dependencias del Ministerio del Interior, entre ellas la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN con ciento ochenta millones de pesos m/cte. ($180.000.000).

Obran en la carpeta los siguientes informes de supervisión que dan cuenta de la ejecución de la siguiente manera: Informe con corte a junio 19 de 2019 (folios 108 -110), informe con corte a agosto 31 de 2019 (folios 113-115) con un 44% de ejecución. Informe con corte a septiembre 30 de 2019 (folios 119-121) avance de ejecución 70%.

En cada uno de los informes de supervisión se deja constancia del cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones por parte del contratista, incluido el pago de seguridad social.

Así mismo, no se reporta la ejecución por cada una de las dependencias aportantes, sino en forma global, la cual con corte a septiembre 30 de 2019 llega a un 62,7%, como se evidencia en el siguiente cuadro:

Valor Total del contrato

Valor ejecutado Mayo

Valor ejecutado Junio

Valor ejecutado Julio

Valor ejecutado Agosto

Valor ejecutado Septiembre

Total ejecutado a septiembre 30 de 2019.

Saldo por ejecutar

Total pagado a septiembre 30 de 2019.

$3.344.450.000 $88.519.534 $311.547.678 $418.018.604 $542.811.033 $737.027.400 $2.097.924.249 $1.246.525.751 $1.427.204.738

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No. CARGO CODIGO GRADO TIPO VINCULACIÓN DEPENDENCIA ESTRUCTURAL

1 Director Técnico 100 23 Libre Nombramiento Dirección DCN

2 Profesional Especializado 2028 21 Carrera Administrativa Dirección DCN


4 Profesional Especializado 2028 17 Carrera Administrativa Periodo de Prueba

Dirección DCN


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CONTROL INTERNO

Código: EM-F-06

Versión: 01


En cuanto a la verificación de la ejecución presupuestal con cargo a la Dirección, para el periodo objeto de la visita con corte a septiembre 30 de 2019, se procedió a consultar el SIIF, evidenciándose que del presupuesto comprometido a cargo de la Dirección que asciende a la suma de ciento ochenta millones de pesos m/cte. ($180.000.000), se ha obligado la suma de ciento cuarenta y nueve millones ciento ochenta y ocho mil novecientos treinta y tres pesos m/cte. ($149.188.933), correspondiente al 82,88%, evidenciándose una adecuada ejecución del presupuesto ya que para ejecutar el 17.12% faltante se cuenta con más de dos meses, en consideración a que el contrato suscrito tiene vigencia hasta diciembre 31 de la presente anualidad.

Efectuada la revisión pertinente a la totalidad de la muestra contractual, a continuación se relacionan los aspectos relevantes que se derivaron de la misma:



Continuar dando aplicabilidad al Procedimiento denominado "Supervisión a la Ejecución Contractual "GC P3 versión 2, vigente desde 21/12/2017.

Continuar con la organización documental de las carpetas contractuales conforme al Procedimiento "Organización del Archivo de Gestión", Código: GD-P3, Versión 4 vigente desde el 25 de DCN noviembre de 2015. SGC

En relación al contrato de prestación de servicios 895 de 2019, se recomienda tomar las medidas pertinentes a efectos de garantizar la total ejecución del presupuesto con cargo a la Dirección.

Una vez evaluada la respuesta al Informe Preliminar entregada por la Dirección mediante MEM19-41152-DCN-2300 de noviembre 14 de 2019 y en lo concerniente a este punto, se precisa que lo consagrado en este tema queda inmodificable como quiera que no se dejaron observaciones y respecto a la recomendación relacionada con el contrato 895 de 2019 sobre las que se pronunció la Dirección, pueden ser o no tenidas en cuenta por la misma.

TEMA 3. GESTIÓN HUMANA.

Planta de Personal

Respecto al tema de Gestión Humana, la Oficina de Control Interno recibió información de la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras - DCN y de la Subdirección de Gestión Humana — SGH, con la cual se realizaron los correspondientes cruces, observando una diferencia en su composición, de tres (3) cargos de planta; habiendo sido reportados catorce (14) cargos por parte de la Dirección y diecisiete (17) por cuenta de la Subdirección de Gestión Humana, con sus grados y tipos de vinculac'ón, así como se relaciona en el siguiente cuadro:

CARGO CODIGO GRADO TIPO VINCULACIÓN DEPENDENCIA ESTRUCTURAL

Secretario Ejecutivo 4212 26 Libre Nombramiento — Asistencial. Despacho de la Ministra del Interior

Conductor Mecánico 4103 18 Libre Nombramiento — Asistencial.

Despacho Viceministro para la Participación e Igualdad de Derechos

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14,


CONTROL INTERNO

Código: EM-F-06

Versión: 01


No. CARGO CODIGO GRADO TIPO VINCULACIÓN DEPENDENCIA ESTRUCTURAL

Periodo de Prueba

6 Profesional Especializado 2028 17 Carrera Administrativa Periodo de Prueba Dirección DCN



9 Profesional Universitario 2044 6 Carrera Administrativa Dirección DCN

10 Secretario Ejecutivo 4212 26 Libre Nombramiento — Asistencial.

Despacho de la Ministra del Interior

11 Secretario Ejecutivo 4210 24 Carrera Administrativa Dirección DCN

12 Secretario Ejecutivo 4210 22 Carrera Administrativa Vacante Encargo

Dirección DCN

13 Técnico Administrativo 3124 16 Carrera administrativa Dirección DCN

14 Conductor Mecánico 4103 18 Libre Nombramiento — Asistencial.

Despacho Viceministro para la Participación e Igualdad de Derechos

15 Auxiliar de Servicios Generales

4064 13 Carrera Administrativa Asistencial Dirección DCN


4064 13 Carrera Administrativa Asistencial —Periodo de Prueba Dirección DCN


4064 13 Carrera Administrativa Asistencial —Periodo de Prueba

Dirección DCN

En relación a la diferencia que se describe de tres (3) cargos respecto a la información entregada por la Dirección DCN, se evidenció que corresponde a los cargos que se relacionaron en el cuadro anterior en letra negrilla, sobre los cuales es importante que la DCN los incluya en su base de datos, teniendo en cuenta que para cualquiera de los temas se debe manejar una misma información.

Consultada la Resolución 1969 del 28 de diciembre de 2017, se establece que la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras cuenta con cinco (5) Grupos internos de trabajo, a saber, el Grupo de Seguimiento y Monitoreo, Grupo de Gestión Interinstitucional e Instancias Representativas, Grupo de Protección de los Derechos Fundamentales de las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras, Grupo de Soporte Normativo y Grupo Observatorio contra la Discriminación Racial y el Racismo, de los cuales solo el Grupo de Seguimiento y Monitoreo cuenta con coordinación.

En el mismo sentido, y teniendo en cuenta que la planta de funcionarios del Ministerio del Interior es global, se evidencian cargos en la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras que estructuralmente pertenecen a otras dependencias, pero que funcionalmente están ubicados en la Dirección en el desarrollo de sus funciones, así como se relaciona en el cuadro subsiguiente:




Versión: 01


Acuerdos de Gestión

El 22 de marzo de 2019 la Directora de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras en su calidad de Gerente Público, suscribió ante su Superior Jerárquico el Viceministro para la Participación y la Igualdad de Derechos cuatro (4) compromisos gerenciales que se enmarcan dentro del Objetivo Institucional denominado "Promover la defensa, fortalecimiento y consolidación de derechos de los grupos étnicos y minorías", cuyo seguimiento a su cumplimiento y al avance se efectúo, pero en el mismo no se fijó la fecha de su realización; veamos los compromisos y su estado:

Conservar produciendo y producir conservando a través de la promoción y acompañamiento en la formulación de agendas ambientales conjuntas con las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras, cuyo indicador está trazado en acompañar en un 100% las agendas ambientales, que tienen un peso ponderado anual del 25%.

Del seguimiento a este compromiso gerencial, se observa un avance al cierre del primer semestre de 2019 de un 13%, es decir, del 50% frente al porcentaje ponderado y planteado.

Fortalecer el observatorio contra la discriminación racial y el racismo, donde el indicador formulado es el fortalecimiento al 100% del observatorio contra la discriminación racial y el racismo, con un peso porcentual para la vigencia de un 25%,

En el seguimiento cumplido se evidencia que el avance de este compromiso ha sido del 8% frente al porcentaje ponderado propuesto al cierre del primer periodo.

Dinamizar el fortalecimiento organizativo social, económico y cultural de la comunidad NARP, en donde el indicador propuesto concierne a realizar al 100% las acciones de fortalecimiento, el cual contempla un peso porcentual anual de un 25%.

Conforme al seguimiento precisado, se observa que el avance del indicador fue del 8% respecto al porcentaje ponderado en este indicador para el cierre del primer semestre de 2019.

El cuarto compromiso gerencial corresponde a "Apoyar y acompañar la gestión interinstitucional articulando Nación — Territorio, consulta previa y fortalecimiento institucional para la atención de la población negra, afrocolombiana, raizal y palenquera, cuyo indicador se diseñó para Realizar al 100% las acciones de articulación, presentando un peso porcentual del 25% para la vigencia 2019.

Del seguimiento presentado, se observa que el avance de la meta propuesta ha alcanzado un 8% respecto al peso de ponderación del indicador que fue fijado para el primer semestre en un 30%, y de un 70% para lo que corresponde al segundo semestre.

De manera general, se evidencia frente al seguimiento ejecutado, que los acuerdos de gestión al cierre del primer semestre de evaluación presentan un porcentaje de cumplimiento en las metas planeadas de un 37% en sumatoria, observando avance en el cumplimiento de las actividades programadas para el periodo de análisis.

Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP.

Frente al cumplimiento en la actualización y publicación de las hojas de vida y la declaración de bienes y rentas de los funcionarios de la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN en el sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEB, podemos indicar que la Subdirección de Gestión Humana a través de correo electrónico fechado el 9 de agosto de 2019 y dirigido a la Oficina de Control Interno, se reporta que a esa fecha solo se encuentran dos funcionarios de otras

I ldependencias con incumplimiento en la actualización de información en el sistema SIGEP; coligiendo así, que

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CONTROL INTERNO

Código: EM-F-06

Versión: 01



en la Dirección DCN no existen funcionarios que tengan pendiente el reajuste de tal información en este aplicativo administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Teniendo en cuenta el análisis de la información suministrada por las dependencias mencionadas, a continuación se relaciona las recomendaciones originadas de la evaluación efectuada al presente tema:

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES O TIPS DE

AUTOCONTROL DEPENDENCIAS

VINCULADAS Teniendo en cuenta la diferencia que se

presenta frente al número de cargos reportados por la Subdirección de Gestión Humana, se recomienda incluirlos en la base de datos de la Dirección, toda vez, que es fundamental el manejo de una misma información. DCN

SGH Se recomienda a la Subdirección de Gestión

Humana, el registro de las fechas tanto de suscripción como de seguimiento de los Acuerdos de Gestión suscritos con cada uno de los Gerentes Públicos.


"Analizada la observación relacionada con la planta de personal, se informa que inicialmente solo se incluyeron los 14 funcionarios que están laborando en la actualidad en DACNARP, con ocasión de su informe realizamos mesa de trabajo con la Subdirección de Gestión humana donde actualizamos la información determinando que actualmente corresponden a 17 funcionarios, uno de ellos fue nombrado en el mes de septiembre en la DACNARP, otro se encuentra vacante y la tercera se encuentra en el despacho del Viceministro para la Participación e Igualdad de Derechos".

Consideraciones de la OCI: Soportado con la información remitida, se evidencia el ajuste de la base de datos de la Planta Funcional de la Dirección DCN (folio 63) de la respuesta, razón por la cual se retira la recomendación a ya haber sido acogida; por tanto, el cuadro final para este tema queda con la Recomendación estimada, así:



VINCULADAS

6. Se recomienda a la Subdirección de Gestión Humana, el registro de las fechas tanto de suscripción como de seguimiento de los Acuerdos de Gestión suscritos con cada uno de los Gerentes Públicos.

DCN SGH

TEMA 4. COMISIONES DE SERVICIOS.

De acuerdo a la información suministrada, la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras - DCN, envió una relación con (608) comisiones de servicios, que ascienden un valor por concepto de viáticos por la suma de $430.463.913 y de $82.384.756 para gastos de viaje. De estas, se tomó una muestra selectiva de (59) comisiones que significan un 10% del universo de las mismas, sumando ellas $72.585.402 en recursos para el concepto de viáticos y con $28.290.000 lo que refiere a gastos de viaje.

Para el análisis de este tema de comisiones de servicios se tomó la muestra bajo criterios de: Más de una persona viajando al mismo destino, Tiempo de legalización, Valores altos en la legalización de los Gastos de Viaje, comparando también frente a las Comisiones que reportó la Subdirección de Gestión Humana y que la

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Número de Comisión Días en Legalizar

66119 44

227619 25

151819 18

160319 17

228119 13

112919 9

97519; 97819 8

256619; 304019 7

176219 6

124119; 304419; 305019; 305219; 305719 5

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Versión: 01


Dirección DCN no reportó a esta Oficina de Control Interno; además, de la requerida a la Subdirección Administrativa y Financiera para la validación de las correspondientes legalizaciones y pagos.

En el siguiente cuadro, se evidencia el universo de las comisiones de servicios reportadas y el resultado de su análisis, señalando que de la muestra escogida existe un alto porcentaje de comisiones Canceladas, (10) que figuran Canceladas en la Subdirección Administrativa y Financiera — SAF y no en la base de datos de la Dirección, otra Anulada según la Subdirección SAF; ocho (8) que se encuentran registradas en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF con compromiso presupuestal y a la fecha del reporte NO han sido radicadas en la SAF para su legalización y pago, y otras (8) Comisiones que no habían sido tramitadas por la Subdirección de Gestión Humana a la fecha del reporte (17/08/19) según MEM-36594-SAF, y así como se relaciona seguidamente:

ANÁLISIS COMISIONES No. PORCENTAJE

Total Comisiones Reportadas 608 100%

Número Comisiones de muestra 59 10%

Canceladas según DCN de la muestra 16 27%

Canceladas según SAF 10 17%

Anuladas según SAF 1 2%

Comisión devuelta a SGH para corrección 1 2%

Registradas en SIIF con compromiso presupuestal y sin radicación. 10 17%0

Comisiones NO tramitadas por SGH al corte 8 14%

Comisiones cumplidas y con soportes SAF 30 51%

Cumplen con 3 días en legalizar/las 30 12 40%

No cumplen con los (3) días en legalizar 18 60%

Días promedio de legalización 7,5

En lo que refiere al tiempo que se tardan los funcionarios y/o contratistas en legalizar, frente a la muestra que ciertamente se pudo verificar, es decir, sobre (30) comisiones de servicios, se pudo evidenciar que el 60% equivalente a (18) comisiones NO cumplen con el tiempo máximo determinado de (3) días para llevar a cabo el correspondiente trámite de legalización ante el jefe inmediato y/o supervisor del contrato; siendo solo (12) las que cumplieron el término de legalización oportuna, las cuales significan un 40% de las comisiones validadas.

De la muestra aleatoria verificada, se evidencia que en la Dirección se refleja un promedio superior a (7,5) días para cumplir con la legalización de las comisiones de servicios; las siguientes comisiones incumplen la normatividad vigente determinada para efectuar a cabalidad su legalización:


Código: EM-F-06

Versión: 01



CONTROL INTERNO

Días en Legalizar Número de Comisión

125119; 304119 4



5. El Tiempo de Legalización de las Comisiones de Servicios dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su realización, incumpliendo:

El Art.2.2.5.5.29 del Decreto 1083 de 2015 y modificado por el Art. 2.2.5.5.29 del Capítulo 5, Titulo 5 del Decreto 648 de 2017, Informes de Comisión "... Los servidores públicos deberán presentar ante su superior inmediatoy dentro de

Cumplimiento de la totalidad de las Normas señaladas en la Observación.

Dar cabal cumplimiento a la Carta de Representación suscrita por la Directora al inicio de la visita de asesoría, evaluación y seguimiento que efectúa la Oficina de Control Interno.

Establecer e implementar

DCN SAF

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Igual es de mencionar, que la D'rección DCN no aportó la programación de comisiones de servicios solicitada por la Oficina de Control Interno, que faltaron soportes documentales de la muestra requerida, evidenciando de manera general en todos los soportes la utilización de formatos desactualizados, como es el caso de los Informes de Comisión que los están diligenciando en el de Código: AN-CP-P-02-F03; V3 elaborado el 16/09/14 que es de la Dirección de Consulta Previa, y al respecto, este fue actualizado, sustituido y se encuentra publicado en el Sistema SIGI con el Código: AN-CP-P-02-F04; Versión: 04; Vigente desde: 17/12/2018.

De lo aportado además se pudo evidenciar, entre otros, la remisión de soportes cuyos Cumplidos de comisión fueron elaborados dentro de rangos de fecha de legalización, pero con radicados en la Subdirección de Gestión Humana con fechas muy posteriores para legalizar; otras realizadas con variación en las fechas de inicio o de culminación (66119, 102719, 121019, 121219, 151819, 227619) y en casos con el agravante que la Subdirección Administrativa y Financiera las reporta como Canceladas; algunas cuentas de cobro sin fecha de elaboración, al igual que de manera general se observa en los Informes de Comisión, que sí en realidad carecen en su formato de una casilla para el diligenciamiento de la fecha de elaboración.

En comisión efectuada por dos funcionarios al mismo destino, uno de ellos cobra un trayecto de transporte terrestre del aeropuerto de Cali a Santander de Quilichao por la suma de $100.000; por su parte, el otro comisionado cobra el mismo trayecto de transporte ida y regreso por $400.000, es decir, $200.000 cada trayecto, pagado al mismo conductor pero al doble de la tarifa cobrada por el otro comisionado (comisiones 124119 y 125119).

Por su parte, cabe mencionar que en la información entregada por la Subdirección Administrativa y Financiera se observa que la diligencian bajo la base que a su vez le aporta la Subdirección de Gestión Humana para las legalizaciones y pagos, ya que existen variaciones en algunos valores por concepto de viáticos y en los de gastos de viaje realmente pagados, igual, en algunas fechas de inicio y terminación de la comisión; unos soportes están incompletos al faltar las planillas de control que les envía suscritas la SGH para los pagos de comisiones de servicios en las cuales se puede determinar ciertamente la fecha de legalización ante estas dos Subdirecciones.

Situaciones anteriores, que permiten determinar falencias en la planeación y programación, una falta grave ante la insuficiencia de controles al interior de la Dirección, además, del notorio incumplimiento del compromiso suscrito por la Directora en la Carta de Representación en la apertura formal de la visita de asesoría, evaluación y seguimiento, en la cual se obligó a "...allegarles información veraz, oportuna y de calidad que en su momento requiera la Oficina de Control Interno para el desarrollo de su visita...", hechos anteriores, por los cuales se procederá a dar traslado al Grupo de Control Disciplinario Interno para lo pertinente.

Concluida la revisión de la información allegada por las dependencias involucradas en el Procedimiento de Comisiones al Interior y Exterior, seguidamente se describen las observaciones que derivaron de la misma, y las recomendaciones que consideramos tener en cuenta como oportunidades de mejora en la gestión a desarrollar:




Versión: 01




los tres (3) días siguientes a la finalización de la controles y responsables al interior de la comisión que le haya sido conferida, un informe Dirección, para así dar información ejecutivo...". consistente cuando sea requerida por parte

de otras dependencias. La Resolución N° 1737 de 2011 en su art. 17,

"Legalización, "...Todas las comisiones de Ante el diligenciamiento de los servicio y gastos de desplazamiento deben ser informes de comisiones de servicios en legalizados dentro de los tres (3) días hábiles formatos desactualizados, los invitamos a siguientes al vencimiento de la misma...". que se elaboren los informes en los

formatos aprobados y publicados en el La CIR16-000000012-SEC-4000 del 15 de sistema SIGI, para sustentar el cumplido

febrero de 2016, ya que "Las comisiones de de la comisión y su correspondiente servicio de gastos y desplazamiento deben ser legalizadas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al término de la misma". Y reiterada

legalización.

Para lo anterior, se hace también mediante la CIR18-24-SEC-4000 del 7 de mayo importante ajustar el formato de Informes de 2018, la Circular Interna Mem19-8863-SEC- de Comisión, en cuanto a la definición de 400 del 29 de marzo de 2019. una casilla donde se evidencie la fecha de

su diligenciamiento, con el fin de alcanzar El Procedimiento "...Comisión de Servicios al un control más efectivo ante la legalización

Interior y al Exterior código TH-P-02, Versión 1 vigente desde el 05/03/2018 en su numeral 2 en cuanto al tiempo de legalización "... deberán

de comisiones.

Tener en cuenta el nuevo presentar ante su superior inmediato y dentro de procedimiento de "Comisión de Servicios los tres (3) días siguientes a la finalización de la y Autorización de Desplazamientos al comisión un informe ejecutivo...", y Interior y al Exterior del País" Código: TH-

P-02; Versión: 02; Vigente desde: Lo acordado en la Carta de Representación 13/09/2019., el cual se encuentra publicado suscrita por la Directora de Asuntos para en el SIGI. Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras.


"En lo que respecta al tema de Comisiones, resulta pertinente realizar las siguientes precisiones: Una de las causales de cancelación de las comisiones obedece a la no disponibilidad de vuelos al lugar de destino en la fecha solicitada y nos vemos en la obligación de reprogramarlas y/o cancelarlas como es el caso de las siguientes comisiones 240419, 240619, 240819, 241019, 241119, 241219, 241619, 1119, 348019 entre otras, resaltando que un 80% del trabajo de la Dirección es directamente con la comunidad y debido a esto se presentan constantes modificaciones y/o cancelaciones en las comisiones

Así mismo se informa que por error involuntario no se relacionaron ocho (8) comisiones como canceladas debido al volumen de la información, pero en nuestra base de datos si se encontraban como canceladas, pero aún no se había remitido la solicitud de cancelación a la Subdirección de Gestión Humana hecho que se subsanó mediante correo el día 23 de octubre de 2019 (Anexo). Adicional se anexan soportes de las solicitudes de cancelación de las comisiones de la muestra. Las solicitudes de cancelación se realizan a la Subdirección de Gestión Humana y son ellos los encargados de remitir dicha solicitud a la Coordinación Financiera y Contable.

Consideraciones de la OCI: De acuerdo con los soportes entregados, se evidencia la no sustentación total de la Observación, toda vez, que aportan la solicitud de Anulaciones con fecha 13 de noviembre, en la cual existe una comisión del 24 de mayo y otra del 15 de agosto de 2019, es decir, con casi seis (6) y tres (3) meses retraso en tal solicitud.

Comisión a Santander de Quilichao:

Una vez revisado los soportes de legalización de comisión número de SIIF ( 124119, 125119), realizada al Municipio de Santander de Quilichao, cuyo objeto de la comisión era acompañar mesa de trabajo de sincronización de las actas con ACONC, ASOM, ASOCONS, PCN y la movilización de mujeres negras por el cuidado de la vida y los territorios ancestrales, en Santander de Quilichao, finca la trinidad vereda la lomita, para la cual fueron comisionados 3 personas ( Un funcionario y dos contratistas), se aclara que los tres se desplazaron de manera conjunta en el trayecto de ida desde el aeropuerto Alfonso Bonilla Aragón a Santander de Quilichao donde una persona se hizo cargo del pago del transporte terrestre cancelando $ 200.000.

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Código: EM-F-06

Versión: 01 Etfüttift es de todos


En el trayecto de regreso el mismo funcionario asumió el costo de transporte de él y de uno de los contratistas, es por esta razón que uno de los contratistas no presento cuenta de cobro por ninguno de los dos trayectos (Ida y regreso), el otro contratista presenta cuenta de cobro por un solo trayecto de $ 100.000 pesos ( Cien mil pesos) en la ruta Santander de Quilichao a Aeropuerto Internacional Alfonso Bonilla Aragón, porque no se regresó en el mismo transporte tal como se evidencia en el documento adjunto de legalización.

Respecto a la comisión del contratista Eduar Danni Arizala en la fecha del 14 al 16 de junio 2019 al Municipio de Santander de Quilichao, fue autorizada y realizada en forma manual e ingresada al sistema SIIF por la oficina de gestión financiera, debido a que el contratista presentaba problemas de bloqueo en la plataforma manejada por la Dirección de Comunidades Negra. Para resolver este tipo de inconveniente en el sistema, posteriormente el grupo en cargado de comisiones de la DACNARP fueron capacitados por la coordinadora de la oficina de gestión financiera y contable.

Consideraciones de la OCI: Al respecto y teniendo en cuenta que la respuesta dada no satisface suficientemente lo descrito en el informe preliminar al evidenciar diferencias en las tarifas de transporte cobradas, además teniendo en cuenta que ambos trayectos fueron cumplidos en distintos horarios de vuelo y, que las tres comisiones de servicios fueron programadas bajo el mismo objeto, donde solo debió surtirse un pago por cada trayecto para los tres delegados, se invita a la Dirección DCN a que de manera rigurosa se acate lo contemplado por la normatividad relacionada, con el fin de evitar este tipo de situaciones, que sin duda en futuras visitas serán materia de verificación y con amplitud de la muestra a analizar.

"...Respecto a lo que se refiere al tiempo que se tardan los funcionarios y /o contratistas en legalizar las comisiones de servicio por múltiples factores: En algunos casos el supervisor encargado de dar el visto y firma por motivos propios de sus funciones no se encuentra en su despacho y esto dilata los tiempos de legalización en la oficina de gestión humana. La dirección adelantara la gestión de mejora para minimizar los tiempos de dilatación de dicho trámite.

Finalmente se informa que en atención a su memorando 32046, esta dirección mediante memorando 34698 allego la información por usted solicitada, anexando un CD dentro del cual se entregaba "la programación de comisiones de servicios", no obstante, lo anterior con el presente documento se remite nuevamente la información solicitada."

Consideraciones de la OCI: Al ser evidentes los retrasos en la legalización de un alto número de comisiones de servicios, esto es, el 60% que equivale a (18) comisiones de la muestra tomada que NO cumplen con el tiempo máximo determinado de 3) días para llevar a cabo el correspondiente trámite de legalización, como también el NO haber aportado en su

momento la programación de las comisiones de servicios, la Observación plasmada se mantiene para el Informe Final con presunta incidencia disciplinaria.



3. El Tiempo de Legalización de las Comisiones de Servicios dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su realización, incumpliendo:

El Art.2.2.5.5.29 del Decreto 1083 de 2015 y modificado por el Art. 2.2.5.5.29 del Capítulo 5, Titulo 5 del Decreto 648 de 2017, Informes de Comisión "... Los servidores públicos deberán presentar ante su superior inmediato y dentro de los tres (3) días siguientes a la finalización de la comisión que le haya sido conferida, un informe ejecutivo...".

La Resolución N° 1737 de 2011 en su art. 17, "Legalización, "...Todas las comisiones de servicio y gastos de desplazamiento deben ser legalizados dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento de la misma...".

La CIR16-000000012-SEC-4000 del 15 de febrero de 2016, ya que "Las comisiones de servicio de gastos y desplazamiento deben ser legalizadas dentro de los tres (3) días hábiles

Cumplimiento de la totalidad de las Normas señaladas en la Observación.

Dar cabal cumplimiento a la Carta de Representación suscrita por la Directora al inicio de la visita de asesoría, evaluación y seguimiento que efectúa la Oficina de Control Interno.

Establecer e implementar controles y responsables al interior de la Dirección, para así dar información consistente cuando sea requerida por parte de otras dependencias.

Ante el diligenciamiento de los informes de comisiones de servicios en formatos desactualizados, los invitamos a que se elaboren los informes en los formatos aprobados y publicados en el sistema SIGI, para sustentar el cumplido de la comisión y su correspondiente legalización.

DCN SAF

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FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

O TIPS DE AUTOCONTROL DEPENDENCIAS

VINCULADAS siguientes al término de la misma". Y reiterada Para lo anterior, se hace también mediante la CIR18-24-SEC-4000 del 7 de mayo importante ajustar el formato de Informes de 2018, la Circular Interna Mem19-8863-SEC- de Comisión, en cuanto a la definición de 400 del 29 de marzo de 2019. una casilla donde se evidencie la fecha de

su diligenciamiento, con el fin de alcanzar El Procedimiento "...Comisión de Servicios al un control más efectivo ante la legalización

Interior y al Exterior" código TH-P-02, Versión 1 vigente desde el 05/03/2018 en su numeral 2 en cuanto al tiempo de legalización "... deberán

de comisiones.

Tener en cuenta el nuevo presentar ante su superior inmediato y dentro de procedimiento de "Comisión de Servicios los tres (3) días siguientes a la finalización de la y Autorización de Desplazamientos al comisión un informe ejecutivo...", y Interior y al Exterior del País Código: TH-

P-02; Versión: 02; Vigente desde: Lo acordado en la Carta de Representación 13/09/2019., el cual se encuentra publicado suscrita por la Directora de Asuntos para en el SIGI. Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. Para el desarrollo de próximas

visitas se recomienda aportar en su momento la programación de las comisiones de servicios.

TEMA 5. PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES Y DENUNCIAS - PQRSD

Esta Oficina realizó las verificaciones in situ, de las PQRSD que ingresan tanto por el aplicativo SIGOB como por la plataforma PQRSD para el periodo comprendido entre el mes de enero a septiembre del año 2019, todo esto basado en la información suministrada por la 01PI la cual se ilustra a continuación:

Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad Democrática - SIGOB

DISTRIBUCION DE LOS REQUERIMIENTOS SEGÚN TIPO DE SOLICITUD SIGOB ENERO-SEPTIEMBRE DE 2019

Tipo de Solicitud Cantidad representativo del % total de requerimientos

Oficio 3.196 90,4% Derecho de Petición 69 2,0% Tutela (48 horas) 60 1,7% Documento (Término de la distancia) 59 1,7% Solicitud de información 58 1,6% Peticiones de interés general o particular (15 días) 31 0,9% Tutela (24 horas) 12 0,3% Tutela (72 horas) 11 0,3% Solicitud de Concepto 6 0,2% Solicitud de Información de Entidades Públicas 6 0,2% Recurso de Reposición 4 0,1% Solicitud de Documentación —Copias 4 0,1% Solicitud de Consulta 3 0,1% No registra tipo de solicitud 3 0,1% Reclamo 2 0,1% Solicitud de Información por Parte de Congresistas 2 0,1% Solicitudes de Entes de Control 2 0,1% Comentario 1 0,0% Denuncia 1 0,0% Memorandum 1 0,0% Queja 1 0,0% Resolución 1 0,0% Solicitud de Certificación de Presencia de Grupos Étnicos para un POA 1 0,0%

TOTAL 3.534 100,0% Fuente: Informe 01PI corte enero-septiembre de 2019

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ró


Acorde a lo anterior, se puede observar que para el periodo analizado, ingresaron por el aplicativo SIGOB 3.534 requerimientos para la DCN, de los cuales el 90.4% (3.196) están representados por la vía de ingreso "Oficio", para efectos de la presente visita se tomaron como muestra 58 requerimientos con las siguientes características:

Distribución de la muestra de requerimientos SIGOB - DCN por Tipo de Solicitud y Estado

Tipo de Solicitud Total Estado Total

Derecho de Petición 2 No espera respuesta 5

Oficio 54 Respondida 27 Peticiones de interés general o particular (15 días)

1 Sin responder 26

Solicitud de Documentación - Copias

1

TOTAL 58 TOTAL 58

Como se pudo ver en el cuadro anterior, la distribución muestral obedece a los criterios de "Tipo de Solicitud", donde de los 58 requerimientos 54 corresponden a "Oficio", en cuanto al "Estado" 27 requerimientos figuran como respondidos, 26 sin responder y 5 no esperan respuesta.

Una vez tomada la muestra, esta Oficina procedió a realizar la visita de verificación en la DCN obteniendo los siguientes resultados entre otros:

Tipificación de las Respuestas Cantidad % Representativo

Para Conocimiento 6 10,34

Respondida en términos 25 43,10

Respondida por fuera del termino 9 15,52

Sin respuesta en el Sistema 18 31,03

TOTAL 58 100,00

Como se puede observar en el cuadro anterior, esta Oficina evidenció lo siguiente:

El 43.10% de los requerimientos fueron respondidos en términos. El 15.52% de los requerimientos fueron respondidos por fuera del término, estos son los EXTMI19-9398, 13023, 13031, 13039, 13535, 19712, 21697, 24405 y 27351, de esta manera y con la información analizada por esta Oficina, se determina que se materializo el riesgo de incumplimiento en los tiempos de respuesta a las PQRSD interpuestas por la ciudadanía. El 31.03% de los requerimientos no fueron respondidos, estos son los EXTMI19-798, 1420, 2288, 3073, 3871, 3992, 4003, 8314, 3438, 13032, 15546, 17664, 23519, 24263, 33682, 34906, 38137, y 39462, materializándose el riesgo de no contestar los requerimientos interpuestos por la ciudadanía. El 10.34% de los requerimientos fueron relacionados como si necesitaran respuesta, siendo estos para conocimiento.

También se observó:

En algunos requerimientos no se enlazo la respuesta con el estado, de esta manera existían aquellos que figuraban en el consolidado como "Sin responder" y en la realidad, después de la verificación in situ habían sido respondidos. En algunos requerimientos no se evidenciaron los soportes de envió por correo electrónico al peticionario.

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En algunos casos, siendo los requerimientos para conocimiento de la entidad, se les dio respuesta y adicionalmente no se enlazo bien la misma con el estado. Las cifras que arrojan los reportes de la 01PI no reflejan la realidad del estado de los requerimientos, todo esto, entre otros, porque los usuarios finales no están actualizando correctamente los estados (No espera respuesta, respondida y sin responder) a lo largo del proceso de gestión de los mismos.

Aplicativo PQRSD

Se realizó por parte de esta Oficina, la verificación de los requerimientos que ingresan por el aplicativo PQRSD, según la siguiente información extraída del mismo:

Estado Cantidad de Requerimientos % Representativo

Atendida 1.322 89,0%

En Proceso 164 11,0%

Total General 1.486 100,0% Fuente: Información extraída aplicativo PQRSD fecha 02/10/2019

Según lo anterior, para el periodo transcurrido entre el 1 de enero y el 13 de octubre de 2019 ingresaron 1.486 requerimientos, de los cuales 1.322 fueron atendidos y 164 están en proceso; del total de requerimientos se tomaron veinte (20) como muestra, la cual, una vez surtidas las verificaciones y análisis correspondientes por parte de esta Oficina, se obtuvieron los siguientes resultados:

Comentarios OCI Total Porcentaje Representativo

Atendidas Fuera de Termino 10 50,0% Es una invitación 1 5,0% Respondida en términos 7 35,0% Solicitudes vencidas sin responder 2 10,0%

Total General 20 100

Según la información suministrada en el cuadro anterior, esta Oficina infiere:

El 50% (10) de los requerimientos fueron atendidos por fuera del término legal. El 35% (7) de los requerimientos fueron respondidos dentro del término legal. El 10% (2) de los requerimientos están vencidos sin responder.

Acorde a la información anteriormente analizada y verificada durante la Visita, esta Oficina emite las siguientes observaciones, recomendaciones y tips de autocontrol así como las dependencias posiblemente involucradas:

, FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES O TIPS DE AUTOCONTROL


Incumplimiento en el término para dar respuesta a las PQRSD, tal como lo señala el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso en el articulo 14, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, el cual señala: "Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria,

Implementar los controles necesarios para garantizar la respuesta oportuna de todas las PQRSD a cargo de la Dirección.

Capacitar a los funcionarios y contratistas de la DCN para el debido manejo del SIGOB.

DCN

SAF

01P

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El futuro es de todo


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toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción". Implementar controles

orientados garantizar que todas las - Incumplimiento del "Procedimiento gestión y respuestas dadas a los peticionarios sean seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias" Código TC.SC. P1 V8 vigente desde el 11/08/2017.

pertinentes.

Coordinar con el área respectiva la definición e implementación de ayudas

- Incumplimiento del "Procedimiento Recepción, radicación y distribución de correspondencia

o herramientas que permitan el control de los asuntos que en materia de PQRSD se

externa" Código GD P1 V6 vigente desde el encuentran en gestión: reportes, 29/09/2016". Informe de monitoreo y control indicadores, alertas o cuadro de control de periódico, vencimientos, etc.

-Incumplimiento del "Procedimiento Distribución de correspondencia interna con destino interno y externo" Código CD-P2 V5 Vigente desde 29/09/2016.

Ante el incumplimiento evidenciado en las respuestas en términos de la totalidad de las PQRSD, ésta observación será trasladada al Grupo de Control Disciplinario Interno para los fines pertinentes.

Respuesta por parte de la Dirección DCN:

Sostiene el grupo auditor de la Oficina de Control Interno en su informe, que, luego de adelantadas las verificaciones hechas con la plataforma PQRSD y el aplicativo SIGOB, de la totalidad de los PQRSD que ingresaron a la DCN durante el periodo comprendido entre enero y septiembre del año 2019, cuya cantidad en total ascendió a 3.534 requerimientos, y tomando como muestra la cantidad de 58 requerimientos (2 derechos de petición, 54 oficios, 1 petición de interés general y 1 solicitud de documentos) se estableció lo siguiente:

No esperan respuesta: 5 Respondidas: 27 Sin responder: 26

Al respecto nos permitimos estar en desacuerdo con tales conclusiones, en virtud que, de los registros analizados en el muestreo, y tal como se pudo constatar en el sistema SIGOB, aparecieron los siguientes resultados:

Ahora bien, en cuanto a la tipificación de las respuestas, cantidad y valor % representativo, al contrario de lo que se reporta, se evidencio, conforme al cuadro que se anexa y CD contentivo de las pruebas, que:

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El futuro esdetodos


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Tipificación de Respuestas 1

Cantidad % representativo

Para oonocímlento 4 6,89% Respondida en términos 25 43,10% Respondida por "Fuera del termino

28 48,27%

Sin respuesta en el sistema 1 1,72% TOTAL 58 100%

Lo anterior significa que:

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El 43,10% fueron atendidos en términos Solo el 1,72% estaría sin respuesta que corresponde al EXTM 119-39357 El 48,27% fueron atendidos fuera de los términos contabilizados por el sistema SIGOB.

Ante dicha cifra, es necesario aclarar, que tanto la plataforma SIGOB como la de PQRSD, no tiene en cuenta la diferenciación entre días legales para respuestas, los cuales serían hábiles, mas no feriados o festivos; término, que según la norma aplicable (artículo 14 del OPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015), se estiman en "15 días siguientes a su recepción".

En ese sentido, y ante el vacío normativo, es necesario recurrir al Código Civil, que en su artículo 70 dispone:

Artículo 70. Computo de los plazos: En los plazos que se señalaren en las leyes o en los decretos del Poder Ejecutivo, o de los tribunales o juzgados. Se comprenderán los días feriados; a menos que el plazo señalado sea de días útiles, expresándose así, pues en tal caso, y cuando el Código Judicial no disponga lo contrario, no se contarán los días feriados. (Negrillas fuera de texto)

En concordancia con lo dispuesto en el art. 62 de la Ley 45 de 1913 Régimen Político y Municipal, que dice:

ARTICULO 62. En los plazos de días que se señalen en las leyes y actos oficiales, se entienden suprimidos los feriados y de vacantes, a menos de expresarse lo contrario. Los de meses y años se computan según el calendario: pero si el último día fuere feriado o de vacante, se extenderá el plazo hasta el primer día hábil.

E igualmente, lo señala el Código de Comercio en su artículo 829 parágrafo 1:

ARTÍCULO 829. <REGLAS PARA LOS PLAZOS>. En los plazos de horas, días, meses y años, se seguirán las reglas que a continuación se expresan:

Cuando el plazo sea de horas, comenzará a contarse a partir del primer segundo de la hora siguiente, y se extenderá hasta el último segundo de la última hora inclusive;

Cuando el plazo sea de días, se excluirá el día en que el negocio jurídico se haya celebrado, salvo que de la intención expresa de las partes se desprenda otra cosa, y

Cuando el plazo sea de meses o de años, su vencimiento tendrá lugar el mismo día del correspondiente mes o año; si éste no tiene tal fecha, expirará en el último día del respectivo mes o año. El plazo que venza en día feriado se prorrogará hasta el día siguiente. El día de vencimiento será hábil hasta las seis de la tarde. PARÁGRAFO lo. Los plazos de días señalados en la ley se entenderán hábiles; los convencionales, cámunes. PARÁGRAFO 2o. Los plazos de gracia concedidos mediante acuerdo de las partes, con anterioridad al vencimiento del término, se entenderán como prórroga del mismo.

Así las cosas, si estimamos que desde el mismo sistema se nos están reduciendo los tiempos de respuesta y que estaríamos contabilizando de manera inadecuada los días legales que se cuentan para responder una petición en cualquiera de sus modalidades, debemos verificar estas fechas y por ende, revisando el calendario del año 2019, para las 28 PQRSD del muestreo, presuntamente contestadas fuera de los tiempos legales, podemos concluir que realmente un numero de 13 registros quedaron como tramitados por fuera de los tiempos legales, lo que equivale a 22,41%. Y las tramitadas dentro de los términos normativos legales, equivaldrían a 40 registros, correspondiente a 68,96%. Se debe aclarar que algunas de las respuestas corresponden a Resoluciones y/o Certificaciones que no se elaboran mediante la plataforma, sino se trabajan como actos administrativos en formatos Word, los cuales se elaboran para la firma de la Directora y se adjuntan como documento anexo en el SIGOB para su consulta, dado que llevan un consecutivo numérico y de fechas que permite un control sobre la autenticidad y veracidad de tales documentos, con los cuales las organizaciones y consejos comunitarios adelantan sus actividades externas.

Igualmente, las mismas son notificadas por correo electrónico, al mismo tiempo que cualquiera de los oficios que se elaboran en las plataformas, siendo innecesario adjuntar mayores evidencias, en aplicación de lo que dispone la ley anti trámites (Ley 962 de 2005) y basados en los principios administrativos de la buena fe (artículo 83 de la constitución nacional)

Art. 83 C.N. "Las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquéllos adelanten ante éstas".

En cuanto al no enlace de las respuestas, vemos como los mismos si aparecen en el sistema, salvo, en los casos puntuales de los EXTMI19-1420, 2288, 8314, 8395 que, siendo informativos, los mismos no contienen respuestas, máxime que el cargue de dichos PQRSD, corresponde al Grupo de Servicio al Ciudadano y no a esta Dirección.

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1.E1. fút6de todós

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Para las solicitudes relacionadas con trámites de organizaciones de comunidades NARP y Consejos Comunitarios, los soportes del envío (copia del pantallazo de envío electrónico) de las respuestas, reposan en cada carpeta bajo custodia del archivo documental de la Dirección, y que puede ser consultado por el ente auditor, mismos que se escanean y digitalizan en el DOC DATA.

También se han adelantado con el apoyo de la Oficina de Sistemas, las capacitaciones correspondientes al personal de contratistas y funcionarios de la DACN, sobre el manejo de estas plataformas de correspondencia, para lo cual se adjunta copia de las actas levantadas en fechas 24 de octubre de 2019 y 13 de junio de 2019, entre muchas individuales que, por factores de contratación de personal durante el curso del año, se han hecho.

Corolario de lo anterior, en el ítem de OBSERVACION No. 6 "Incumplimiento en el término para dar respuesta a las PQRSD tal como lo señala el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en el artículo 14, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, relacionado con "15 DÍAS SIGUIENTES A SU RECEPCION", reiteramos lo antes señalado sobre las plataformas de correspondencia, cuya implementación omite la consideración de las fechas no hábiles para poder estimar de manera correcta los términos de respuesta. Por lo cual, tal observación estaría ligada a la Oficina de Sistemas a fin de que se establecieran modificaciones, adecuaciones y/o ajustes al software correspondiente.

Así se les hizo saber a través de correo electrónico de fecha 2 de mayo de 2019, remitido al ingeniero JHON SANTAMARÍA (John.santamariamininterionciov.co) quien en su respuesta señala en un aparte que "(...) por ello en el sistema se denomina que es una "fecha aproximada de respuesta"(.) Se adjunta copia en 1 folio.

Finalmente, y en atención a la conclusión que se hace en el informe sobre "Ante el incumplimiento evidenciado en las respuestas en términos de la totalidad de las PQRSD, Ésta observación será trasladada al Grupo de Control Disciplinario Interno para los fines pertinentes". Respetuosamente consideramos, que, atendidas las observaciones antes señaladas, no se trata de la totalidad de PQRSD, afirmación que solicitamos se revise, y cuya incidencia, al no superar el 31,04% sería objeto de planes de mejoramiento e implementación de controles, sin implicaciones disciplinarias.


Una vez revisada la respuesta emitida por parte de la Dirección DCN, así como los soportes suministrados, esta oficina infiere:

Los análisis presentados por esta Oficina se hacen en el marco establecido por la norma que aplica para el trámite de las PQRSD "días hábiles". No se está cumpliendo con los tiempos de respuesta de todas la PQRSD que ingresan a la DCN, en el caso puntual para los EXTMI19-9398, 13023, 13031, 13032, 13039, 13535, 15546, 19712, 21697, 24405 y 27351 los cuales constituyen el 17.24% de la muestra. No se evidenció respuesta para las PQRSD EXTMI19- 1420, 2288, 3073, 4003, 8314, 8438, 24263, 33682, 34906 y 38137 los cuales constituyen el 18.97 % de la muestra.

De lo anterior, al evidenciar que la DCN no está cumpliendo con los tiempos de respuesta, ni la emisión de las mismas a la totalidad de las PQRSD que ingresan a la dependencia, se mantienen las observaciones al respecto y se dará traslado al Grupo de Control Disciplinario Interno para los fines pertinentes.

TEMA 6. TRÁMITES Y SERVICIOS — TICS.

Consultada la página Web del Ministerio del Interior, la dependencia cuenta con un micrositio donde se encuentra la caracterización de la población Afro, y mediante el curso virtual "Afrocolombiana: Reconocimiento, Justicia y Desarrollo", se dan lineamientos en el marco del Decenio Internacional de los Pueblos Afrodescendientes, para superar la discriminación y obtener igualdad de la población Afro , lo cual obedece a los esfuerzos de las Naciones Unidas por garantizar los derechos individuales y colectivos de las personas y pueblos ascendientes de Africa.

• \\I• De otro lado, la Dirección cuenta con las siguientes herramientas digitales:

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Cátedra de Estudios Afrocolombianos, se accede mediante el link: https://dacn.min'nterior.gov.co/ Se trata de una herramienta WEB "Registro de Información Cátedra de Estudios Afrocolombianos", que permite obtener información de las diferentes Entidades e Instituciones Educativas, mediante el diligenciamiento de cada uno de los formularios establecidos de acuerdo al rol designado, con el fin de medir avances, limitaciones y perspectivas en las acciones estatales adelantadas de las entidades del orden nacional y territorial en la implementación de la cátedra. Denuncia de discriminación racial, para lo cual se cuenta con formulario descargable, se accede mediante el link: https://dacn.mininterior.gov.co/node/23013. Fondo Especial de Créditos para Comunidades Negras, se accede mediante el link: https://dacn.mininterior.gov.co/atencion-al-ciudadano/fondo-de-credito-educativo-para-comunidades-negras.

Este último, es un instrumento de política pública nacional, por medio del cual se facilita el acceso, la permanencia y la graduación de estudiantes de las Comunidades Negras al Sistema de Educación Superior en Colombia, con el propósito de garantizar el derecho a una educación, que contribuya a superar el déficit de oportunidades en materia de formación técnica, tecnológica y profesional de la población negra, afrocolombiana, raizales y palenqueras, en relación con el resto de la sociedad colombiana.

Así mismo, para generar compromiso del estudiante Afro y fomentar el sentido de pertenencia y solidaridad con la Comunidad Étnica, se establece que los estudiantes de Comunidades Negras deberán desarrollar un trabajo comunitario, social y académico durante la época de estudios, el cual debe estar avalado por una Organización de Base o Consejo Comunitario, inscrito y actualizado ante el Ministerio del Interior - Dirección de Asuntos para Comunidades Negras.

Para tal efecto el aspirante debe ingresar a la página web de ICETEX www.icetex.gov.co o al linkhttp://www. icetex.gov.co/dnnpro5/esco/fondos/programasespeciales/comunidadesnegras.asPx.

Esta Oficina evidencia que mediante las anteriores herramientas, se promueve las condiciones para que la igualdad sea real y efectiva y permite adoptar medidas a favor de grupos discriminados o marginados. También da cumplimiento al Artículo 38 de la Ley 70 de 1993 que establece que los miembros de las Comunidades Negras deben disponer de medios de formación técnica, tecnológica y profesional que los ubiquen en posición de igualdad con los demás ciudadanos.

Trámites: La Dirección DCN cuenta con los siguientes:

Registro de Organizaciones de Base de CNARP http://sidacn.mininterior.gov.co/DACN/Organizaciones/CreateNewPublic Actualización en el Registro Único de organizaciones de comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras (En Línea) Registro de Consejos Comunitarios- http://sidacn.mininterior.gov.co/DACN/Consejos/CreateNewPublic Actualización en el Registro Único de Consejos Comunitarios de comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras (En Línea) https://www.gov.co/servicios-y-tramites/T767

Al ingresar a cada uno de los links, se evidencia que la totalidad de trámites cuentan con formatos descargables y de fácil usabilidad.

Servicios: La Dirección presta los siguientes servicios:

Certificación de inscripción de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. (En línea) http://sidacn.mininterior.gov.co/DACN/Consultas/certificadopublicoinscripcion Certificación de inscripción de Organizaciones de Base de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras (En Línea). Certificación de Autorecocimiento como miembro de la población Negra, Afrocolombiana, Raizal o Palenquera. (En Línea). Se accede mediante el link: http: //sidacn.mininterior.gov.co/DACN/Miembros/CreatePublic.

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4. Solicitud de cupo y/o descuento para la población de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. (En Línea). Link: http://sidacn.mininterior.gov.co/DACN/Cupos/CreatePublic

Así mismo, la Dirección cuenta además con un aplicativo Validador de documentos generados por el Sistema de Información de la Dirección, al cual se accede con el número de cedula del usuario, como se evidenció al consultar e link: http://sidacn.mininteriorgov.co/DACN/MiembrosNalidarCertificado

Racionalización de Trámites

En cuanto a este tema, se procedió a consultar el Sistema Único de Información de Trámites — SUIT, evidenciando que la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN, cuenta con ocho (8) trámites inscritos en el SUIT de los cuales cuatro (4) son denominados como "Otros Procedimientos Administrativos" — OPAS -O y los cuatros (4) restantes como Trámites - T, que a continuación se relacionan:

0 9365 Certificación de Autoreconocimiento como miembro de la Población Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera INSCRITO

0 16421 Certificación de inscripción de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras INSCRITO

0 37196 Solicitud de cupo y/o descuento educativo para la Población Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera. INSCRITO

0 61332 Certificación de inscripción de Organizaciones de Base de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. INSCRITO

T 61330 Registro de Organizaciones de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. INSCRITO

T 61331 Actualización en el Registro Único de Organizaciones de comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. INSCRITO

T 766 Registro de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. INSCRITO

T 767 Actualización en el Registro Único de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. INSCRITO

Trámites con Acciones de Mejora

La Oficina de Información Pública informó que la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas Raizales y Palenqueras, para el periodo objeto de la visita, inscribió dos acciones de tipo tecnológico en la Estrategia de Racionalización vigencia 2019, siendo ellas la Automatización a través del portal de la Dirección del Registro Único de Organizaciones y de Consejos Comunitarios la Certificación de Autoreconocimiento.

Esta Oficina al consultar el Sistema Único de Información de Trámites — SUIT, evidenció que dentro de la estrategia de racionalización 2019, tal y como lo informó la Oficina de Información Pública — 01P, la Dirección tiene contemplado dos (2) Trámites - T y dos OPAS (2) identificados como "Otros Procedimientos Administrativos" — O, con acciones de mejora y que se describen y desarrollan así:

T 61331 Actualización en el Registro Único de Organizaciones de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenquera Tipo de racionalización: Tecnológico; Acción de racionalización: Tramite total en línea; Fecha final de racionalización: 28/06/2019 TERMINADA O 9365 Certificación de Autoreconocimiento como miembro de la Población Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera Acción de racionalización: Fusión del trámite u otros procedimientos administrativos

I I\ Tipo de racionalización: Administrativo; Fecha final de racionalización: 31/03/2020 EN DESARROLLO

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0 9365 Certificación de Autoreconocimiento como miembro de la Población Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera Acción de racionalización: Fusión del trámite u otros procedimientos administrativos Tipo de racionalización: Normativo; Fecha final de racionalización: 31/12/2019 EN DESARROLLO T 767 Actualización en el Registro Único de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. Acción de racionalización: Trámite total en línea Tipo de racionalización: Tecnológico; Fecha final de racionalización: 28/06/2019 TERMINADA

Lo anterior, evidencia que la Dirección DCN adelanta permanentemente acciones de racionalización para la mejora continua en sus respectivos trámites, dando así, cumplimiento al Decreto Ley 19 de 2012 "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública".

Sistemas de Información

Para el cumplimiento de su misionalidad, el Ministerio del Interior cuenta con sistemas de información estratégicos, misionales, administrativos y de apoyo, estandarizados, interoperables, disponibles, confiables e íntegros, que permiten fortalecer sus procesos y servicios. En tal sentido debe contarse con la debida Planeación, gestión y diseño de los sistemas de información, soporte técnico y mantenimiento, así como establecerse su Ciclo de Vida y actualización, contando con la debida seguridad digital y los correspondientes controles tecnológicos.

Se solicitó tanto a la Dirección como a la Oficina de Información Pública, se informara cuáles son los aplicativos o sistemas de información con los que cuenta la dependencia, los módulos que lo conforman, estado de los mismos, operatividad y funcionalidad, soporte técnico, mantenimiento, actualización, su disponibilidad, integridad, confiabilidad y manejo de la privacidad de los datos personales.

La Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas Raizales y Palenqueras, informó que cuenta con los siguientes sistemas:

Sistema Doc. Data o Sistema de Gestión Documental, es un repositorio de información, contiene la información de cada carpeta física de los consejos almacenada en el archivo de la dirección, al cual cada abogado accede con un usuario y la clave correspondiente, así se evidenció al consultar el link: http://192.168.17.47/sistema_gestion_documental_dacnvs2/forma/dts_login.php?ur1=%8A{%DA0/0960/027rz

s( Sistema de Información de la Dirección, permite consultar el estado de los Consejos Comunitarios y Organizaciones de Base, así como el representante legal, la Resolución de Reconocimiento y sus actualizaciones, COMO se evidenció al ingresar al link: http://sidacn.mininterior.gov.co/DACN/Consultas/ConsultaResolucionesOrgConsejoPublic.

La Dirección reportó que este Sistema de Información se encuentra en un 100% de funcionalidad.

Por su parte la Oficina de Información Pública dio a conocer que el Sistema de Información Georeferenciado para la Dirección, cuenta con los siguientes módulos:

Gestión Técnica, Evaluación y Monitoreo que permite la inscripción de Consejos Comunitarios y Organizaciones de base. Protección de derechos, por el cual se atienden los autos de la Corte Constitucional. Certificación miembros de la comunidad, por el cual se genera trámites a Certificaciones de Autoreconocimiento y solicitudes de cupos y descuentos. Georeferenciación de territorios, permite georreferenciar a las comunidades negras con territorios colectivos en el territorio nacional. Gestión Documental permite la administración de los archivos de la Dirección.

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FORMATO INFORME DE AUDITORIA INDEPENDIENTE DE

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Módulo de seguridad, el cual permite administrar usuarios y sus perfiles.

En cuanto a la disponibilidad, confiabilidad e integridad, el Grupo de Sistemas precisó:

Disponibilidad: Para garantizar la disponibilidad del sistema de información, el Ministerio cuenta actualmente con unos procesos de generación de copias de seguridad, las cuales se generan día intermedio. Adicionalmente la entidad cuenta con un datacenter (centro de cómputo) alterno ubicado en Siberia. Confiabilidad: El sistema tiene opciones de acceso, requisitos de uso, seguridad y paramétricas, consultas y sugerencias. En ello se evidenció los parámetros para el acceso a usuarios, lo que permite mitigar riesgos de acceso no autorizado. Integridad: Conforme a lo manifestado por el Grupo de Sistemas, a la información acceden las personas autorizadas por el jefe de la dependencia, situación que permite mitigar el riesgo de acceso no autorizado, así como posibles riesgos de modificación de la información.

En este mismo sentido, y como se consignó en el Informe de Seguimiento a la Estrategia de Gobierno Digital rendido por esta Oficina en septiembre 16 de 2019, se evidenció que se adelantaron mejoras al sistema de Información de Comunidades Negras, con el diseño y desarrollo "on premise", del sistema WEB Catedra, permitiendo realizar el diagnóstico de la implementación de la Cátedra de estudios afrocolombiano, su análisis, impacto y socialización.

En relación al manejo de la Seguridad Digital dentro de las dependencias y los controles tecnológicos establecidos, se evidenció que la Entidad cuenta con una Política de Seguridad de la Información, publicada en el link http://www.mininteriorgov.co/sites/default/files/politica_de_seguridad_mininterior_version_final.pdf vigente desde mayo de 2014, y que todos los servidores públicos del Ministerio del Interior deben conocer y acatar lo descrito en la Política General de Seguridad de la Información de la Entidad. En cuanto a la Política de tratamiento de datos personales, esta se encuentra publicada en el link https: //www.mininteriongov.co/sites/default/files/politica_de_tratamiento_de_datos_personales.pdf, documento que tiene vigencia desde la fecha de publicación en la página, sin embargo, al consultar esta no se observa la fecha de publicación.

Los anteriores trámites, servicios y sistemas de información descritos, hacen parte del Habilitador - Servicios Ciudadanos Digitales, desarrollando transversalmente los propósitos de dicha Estrategia, denominados "Habilitar y Mejorar la Provisión de Servicios Digitales de Confianza y Calidad", y "Procesos Internos Seguros y Eficientes a Través del Fortalecimiento de las Capacidades de Gestión de Tecnologías de Información", lo que permite evidenciar que la Dirección viene cumpliendo con los lineamientos establecidos en dicha Estrategia, consistentes en contar con trámites y servicios sencillos, ágiles, de fácil accesibilidad y usabilidad, como se evidenció al ingresar al link: https://www.mininterior.gov.co/tramites-servicios/comunidades-negras.

En la información aportada por la Dirección, se evidencia en la base de datos que para el año 2019 las Organizaciones de Base que efectivamente se encuentran actualizadas corresponde a ciento treinta y dos (132) organizaciones que cumplieron con la información requerida para tal fin, denotando así, un porcentaje de cumplimiento muy inferior frente al universo objeto a actualizar; así mismo, se evidenció que ochocientas veinticinco (825) organizaciones a la fecha se encuentran suspendidas al no responder ante dicha obligación contenida en el artículo 17 del Decreto 3770 de 2008 y el artículo 25.1.1.17 del Decreto 1066 de 2015; situaciones que ameritan el fortalecimiento para lograr la debida actualización, con lo cual se beneficiaría un amplio número de sus integrantes; circunstancias que por incumplimiento conducen al traslado al Grupo de Control Disciplinario Interno por presunta incidencia disciplinaria.

Al intentar establecer los beneficios a los cuales han accedido los ciudadanos que hace parte de las organizaciones, se informó por parte de la dirección en reunión llevada a cabo el 29 de octubre, que son las entidades que otorgan los incentivos las que ciertamente tienen y llevan el control de lo que han otorgado, pero no conllevan la obligación de reportar a la Dirección de Comunidades Negras los valores y cantidades

/1 aportadas como beneficios.

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Concluida la evaluación y seguimiento frente al tema, se consignan a continuación las fortalezas, observaciones y recomendaciones resultantes de la visita, ásí:



VINCULADAS 1. La Dirección adelantó acción -7. Incumplimiento en la Continuar con la permanente de racionalización de tipo actualización de información de automatización e incorporación de nuevas tecnológico, relacionada con la las organizaciones de base, de acciones de racionalización, ya que con ellos Automatización a través del acuerdo a lo contemplado en el se contribuye al mejoramiento en la atención portal de la Dirección del Artículo 17 del Decreto 3770 de al ciudadano y su percepción frente al servicio Registro Único de 2008 y el Artículo 2.5.1.1.17 del prestado, reduciendo tiempos y costos. Organizaciones y de Consejos Decreto 1066 de 2015. Comunitarios y Certificaciones de Autoreconocimiento. Así mismo, se ha venido actualizando el Sistema de Información para atender las diversas necesidades de la

Implementar mecanismos que permitan medir el nivel de satisfacción de los usuarios frente a los trámites y servicios que brinda la Entidad, de tal forma, que permita la toma de decisiones en cumplimiento de la mejora continua.

DCN - 01P

Dirección.

Respuesta de la Dirección DCN, al Informe Preliminar: Una vez evaluada la respuesta al Informe Preliminar entregada por la Dirección mediante MEM19-41152-DCN-2300 de noviembre 14 de 2019 y en lo concerniente a este punto manifestó lo siguiente:

"En este (tem, sostiene el grupo auditor de la Oficina de Control Interno en su informe, como observación No. 7 Incumplimiento en la actualización de información de las organizaciones de base, de acuerdo a lo contemplado en el Artículo 17 del Decreto 3770 de 2008 y el Artículo 2.5.1.1.17 de/Decreto 1066 de 2015.

Al respecto es de señalar, que, dentro de las acciones adelantadas por la DCN, en el cursante año, fueron expedidas las circulares externas 0FI19-1091 Y 0FI19-1099, mismas que fueron publicadas en el micro sitio de la DACN (dacn.mininteriorgov.co) desde el 24 de enero de 2019. Se adjuntan pantallazo y copias.

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„ ,9^ Consejos comunitarios de comunidades negras, organizacionesde basp y alcaldes rraunicipalesy distritales tienen hasta el 31de marzo del 2019 para actualizar el Rezish o Único I rldv.

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La DIreceltn Oe Asunten para Comunidades Negras. 0,h0C010InblaneS. Ralzeles y 0=elenpueras del

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C1,10.11,0,1, dependencia. Le Interior re collelt• coz, orme • lo ectalaleckio en e$ arttcvlo 1 n del [leer-ato 2893 a* 2011 vol Clpfh.dlo 1 del Titulo 1 del, parte 5 del 0e04et01066 de 2015. Igualmente se sollella Informar sobre los cambios en la estructura de admInI5tradómIlreccl6n yktrepresentecIón,todo lo anterior debe seo' llevado.% cabo antes del 31a, n5arro de 2019.

Pare la rafficalOn en el mlnIsterio dr, Interiot, ae *rail utillzar eiguno de los.,,,lentes rena,es:

PrenSa

114 00$ íd 1rl.vr,n:v 1l

Presenclal: Calle 122008 -40 Bogotá.

tkittnn Salado PIPIIRA Dirección (le AsunIck-s para CornunlOades Negras. Afrocolomblanas. Palie/es y Pale ras

Su nombre •

Careo electrónico

e: ets co C, lah C11 ^ 1`.3O 10

En virtud de lo anterior, mediante MEM19-37081-DCN-2300 del 22 de octubre de 2019, dando respuesta al MEM19-36377 de la Oficina de Control Interior, se informa que solo aparecen efectivamente actualizadas 127 organizaciones de comunidades NARP. Ello, se debe a que, de conformidad con los requisitos establecidos en el artículo 2.5.1.1.17 del Decreto 1066 de 2015, no todas las organizaciones completaron la totalidad de los requisitos, y por ende de manera positiva (con' resolución y/u oficio de actualización) solamente se actualizaron en el registro 127 con corte a septiembre de 2019.

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o .



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Así mismo, que las acciones de suspensión iniciadas en el año 2018, mantenían en suspensión a 825 organizaciones, que de conformidad con el artículo 2.5.1.1.18 del Decreto 1066 de 2015, en espera de completar el año requerido por la ley para poder adelantar el procedimiento de retiro definitivo del registro, mismo que no se encuentra incluido en el SIGI, y debe contar con la previa aprobación tanto de la Oficina Jurídica del Ministerio, como de la Oficina de Planeación, y que por términos contabilizados desde el mes de agosto de 2018, cuando se inició la notificación de las providencias de suspensión, se cumpliría en el mes de agosto del 2019, y por ende, estamos en elaboración de los procedimientos para poder adelantar los pasos legales que involucran: Emisión de Comunicación a las 825 organizaciones (por correo electrónico, correo físico, telefónico y/o por edicto), posteriormente la elaboración de los actos administrativos, previa consolidación de ajustes con Oficina Jurídica, Impresión, Fechado y Numeración del acto administrativo, Firma de la Directora, Notificación (por correo electrónico, correo físico, telefónico y/o por edicto), Otorgamiento de plazos judiciales para recursos, Resolución de Recursos (revoca o confirma), Términos para segunda instancia y Ejecutoria. Finalizando con Organización, Foliación, Rotulación, Digitalización y Elaboración de Memorandos y Matriz para archivo definitivo.

Por otro lado, es de recordar que de manera permanente se han adelantado acciones de fortalecimiento en territorio con las organizaciones a quienes se les ha capacitado en el tema organizativo, y se ha contado con la asistencia de muchas, aunque no se completan los requisitos y por ende, estamos a la fecha contando con 566 oficios de NEGATIVAS para actualización de organizaciones.

Es decir, 566 + 125 = 691 solicitudes de actualización de organizaciones, de un total de 1515 organizaciones incristas con corte a septiembre de 2019 Ello significa, que el 45.61% de las organizaciones inscritas presentaron documentos (algunos incompletos) para la actualización de sus registros.

Consideraciones de la OCI: Validados los documentos aportados con relación al presente tema, la Oficina de Control Interno frente a lo tratado, invita a hacer las correspondientes gestiones con la debida antelación, con la finalidad de lograr el cumplimiento de lo contemplado en el artículo 17 del Decreto 3770 de 2008 y el articulo 2.5.1.1.17 del Decreto 1066 de 2015 para que un mayor número de población pueda acceder a los beneficios que otorgan a través de las organizaciones; por lo tanto, la Observación es retirada y se plasma una recomendación, así:

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES O TIPS DE AUTOCONTROL DEPENDENCIASVINCULADAS

1. La Dirección adelantó Continuar con la permanente automatización e acción de racionalización de incorporación de nuevas acciones de racionalización, ya que tipo tecnológico, relacionada con ellos se contribuye al mejoramiento en la atención al con la Automatización a través del portal de la

ciudadano y su percepción frente al servicio prestado, reduciendo tiempos y costos.

Dirección del Registro Único de Organizaciones y de Implementar mecanismos que permitan medir el nivel de Consejos Comunitarios y Certificaciones de

satisfacción de los usuarios frente a los trámites y servicios que brinda la Entidad, de tal forma, que permita la toma de DCN - 01P

Autoreconocimiento. decisiones en cumplimiento de la mejora continua. Así mismo, se ha venido actualizando el Sistema de Fortalecer las gestiones para el cabal cumplimiento en Información para atender las la actualización de información de las organizaciones de diversas necesidades de la base, de acuerdo a lo contemplado en el Artículo 17 del Dirección. Decreto 3770 de 2008 y el Artículo 2.5.1.1.17 del Decreto

1066 de 2015.

TEMA 7. LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA NACIONAL.

Para abordar el presente tema, se tuvo en cuenta el diligenciamiento de la matriz expedida por la Procuraduría General de la Nación sobre cumplimiento a la Ley 1712 de 2014, denominada "Ley de transparencia y del

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derecho de acceso a la información pública nacional", el Decreto 103 de 2015 y la Resolución 3564 de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Mintic.

En desarrollo del seguimiento al cumplimiento de la mencionada ley, evidenciamos que la Oficina de Información Pública del Interior - 01P, informó a todas las dependencias del Ministerio la importancia de dar cumplimiento a la Ley 1712 de 2014, insistiendo en que las áreas deben diligenciar el "formulario para el levantamiento de activos de información", en el cual se incorpora la información que el sujeto obligado genera, obtiene, adquiere o transforma, remitiendo el mismo a la 01P para su publicación.

Igualmente informó que respecto a la obligación de publicar en el portal de "Datos Abiertos", bases de datos que sean de interés al ciudadano con formato usable como Excel, CSV, entre otros; las dependencias deben cumplir con esta publicación y para tal efecto se debe utilizar el aplicativo "Sócrates" el cual fue dispuesto para tal fin por el Mintic, siguiendo los lineamientos definidos en el portal https://www.datos,gov.co, a excepción de la información pública clasificada o con carácter de reserva.

Se solicitó tanto a la Dirección como a la Oficina de Información Pública —0IP, se informara lo relacionado al cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 o Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

En tal sentido, la Dirección informó que a través de correo electrónico de abril 9 y septiembre 30 de 2019, remitió a la Oficina de Información Pública del Interior— 01P, información de datos abiertos.

La Oficina de Información Pública informó que la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas Raizales y Palenqueras, para el año 2019 ha dado cumplimiento a la publicación de Datos Abiertos, Instrumentos de Gestión de Información Pública; Activos de Información, índice de Información clasificada y reservada y Esquema de Publicación de la Información, normatividad específica y descargable, así mismo, presenta desactualización en la publicación de calendario de actividades, Directorio de Agremiaciones, Asociaciones y otros grupos de interés.

Además, de lo reportado por la Dirección y la Oficina de Información Pública del Interior, se procedió con la revisión de la información en el link de transparencia de la página Web del Ministerio, evidenciándose que la Dirección viene cumpliendo además con la política de servicio al ciudadano, en el punto de atención presencial, telefónica y canales virtuales, como apoyo a la Dirección en la recepción de solicitudes escritas, verbales y virtuales, entre otras, sin embargo, existen categorías y subcategorías cuya información no se encuentra publicada, como se detalla a continuación:

SEGUIMIENTO A LA LEY DE TRANSPARENCIA DIRECCION DE ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS -

DCN Matriz de Cumplimiento Ley 1712 de 2014- Decreto 103 de 2015 y Decreto MinTic 3564 de 2015

Categoría de Información Observaciones de la Verificación de Cumplimiento y/o Justificación de N/A

Categoría Subcategoría

2 Información de Interés

2.7 Calendario de actividades.

No se evidencia publicación de actividades https://www.mininterior.gov.co/calendar-node-field-fecha-evento/year/2019

3 Organigrama 3.7 Directorio de Agremiaciones, Asociaciones y otros Grupos de Interés.

,

No se encuentra publicada esta subcategoría, como se evidencia en el link: https://www.mininterior.gov.co/leydetransparencia

Conforme al anterior análisis, se evidencia que la Dirección ha dado cumplimiento a una buena cantidad de las categorías y subcategorías contempladas en la matriz de Transparencia, pues de las diez (10) contempladas debe fortalecer el cumplimiento en dos (2) de ellas — información de interés y Organigrama, que son las que presentan debilidad, para que así de cumplimiento a la totalidad de los temas a que hace referencia la Ley 1712 de 2014.

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Vigente desde: 19107/2018


Del estudio, análisis y seguimiento efectuado en la presente visita, se derivó la siguiente observación y recomendación o tip de autocontrol, así:

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES O TIPS

DE AUTOCONTROL DEPENDENCIAS

VINCULADAS 5. Se incumple lo estipulado en la Ley 20. Actualizar y publicar 1712 de 2014, respecto a la publicación de — la información en el link de información de interés, en la subcategoría Transparencia, de acuerdo a lo Calendario de actividades y la categoría establecido en la matriz DCN — 01P Organigrama en la Subcategoría Directorio establecida por la Procuraduría de Agremiaciones, Asociaciones y Otros General de la Nación. Grupos de Interés.

Una vez evaluada la respuesta al Informe Preliminar entregada por la Dirección mediante MEM19-41152-DCN-2300 de noviembre 14 de 2019 yen lo concerniente a este punto, la Dirección manifestó que "agradece la información suministrada y adoptara las medidas pertinentes en aras de fortalecer el cumplimiento de las dos subcategorías por usted enunciadas", en consecuencia la Observación se mantiene.

TEMA 8. ASUNTOS JURÍDICOS.

Se solicitó a la Dirección relacionara los proyectos de Decretos y/o Resoluciones, tutelas y demás acciones judiciales que vinculen a la dependencia, con corte a septiembre 30 de la presente anualidad.

La Dirección informó que se encuentra vinculada a cincuenta y ocho (58) tutelas, concordante con lo reportado en el mismo sentido por la Oficina Asesora Jurídica. En relación a la vinculación de la Dirección con demandas o conciliaciones, la Oficina Asesora Jurídica mediante correo de octubre 10 de 2019, precisó que este tipo de actuaciones vinculan al Ministerio en General y no a una dependencia en particular.

En cuanto a los proyectos de Decreto o Resolución que vincule a la Dirección, esta no reporta ninguno, en tanto la Oficina Asesora Jurídica hizo saber que por iniciativa de la Dirección se ha dado trámite a cuatro (4) proyectos de resoluciones y uno de Decreto, así:

Decretos:

Y Proyecto de Decreto "Por el cual se crea la comisión consultiva de alto niveles de las comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras", el cual fue remitido por la Dirección por MEM19-17987-DCN 2300 del 14/06/19, habiendo sido devuelto de la Oficina Asesora Jurídica con observaciones en agosto 26 de 2019, sin que la Dirección lo hubiese remitido nuevamente.

Resoluciones: Y Resolución 154 del 26 de julio de 2019, "Por la cual se resuelve Recurso de Reposición Concejo

Comunitario Cantón de San Pablo". Y Proyecto de Resolución "Por la cual se crea la Mesa de Diálogo y Seguimiento a los acuerdos del

Gobierno Nacional con la Asociación de Consejos Comunitarios del Norte del Cauca — ACONC". Este proyecto fue remitido por la Dirección a la Oficina Asesora Jurídica mediante MEM19-17970-DCN del 14/06/19, habiendo sido devuelto con correcciones mediante correo electrónico de la misma fecha. El proyecto no ha sido enviado nuevamente por la Dirección.

Y Proyecto de "Reglamento de la Mesa de Diálogo Permanente por Tumaco y el Pacífico Nariñense, como un espacio de interlocución, participación y seguimiento al cumplimiento de los compromisos del Gobierno Nacional con el Comité Cívico de "Tumaco Unidos por la Vida y la Justicia". Enviado por la Dirección mediante MEM19-1770-DCN del 12/06/19. Estado.

1 Resolución 1074 de 2018, "Por la cual se modifica el artículo 20 de la Resolución 1074 de 20018, "Por la cual se crea el espacio de interlocución participativa y seguimiento al cumplimiento de los compromisos

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yol


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del Gobierno Nacional, con el comité cívico Tumaco Unidos por la Vida y la Justicia". Fue remitido por la dirección a la Oficina Asesora Jurídica mediante MEM19-29542-DCN del 02/09/19, la cual lo devolvió a la Dirección para firma, con el MEM19-30331-0AJ del 06/09/19. Estado: Terminado.

En relación a este tema, se considera pertinente por esta Oficina, que se efectué mayor control por parte de la Dirección en cuanto a los Proyectos de Decretos y Resoluciones tramitadas, para que de forma coherente se maneje la misma información que reporta la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio.

Acciones de Tutela

En cuanto al tema, tanto la Dirección como la Oficina Asesora Jurídica reportaron cincuenta y ocho (58) acciones de tutela que vinculan a la Dirección, aplicando como criterio para la muestra aquellas cuyos temas guardan relación con la misionalidad de la dependencia visitada, seleccionándose seis (6) tutelas equivalentes al 10% de las reportadas, las cuales fueron solicitadas a la Oficina Asesora Jurídica mediante MEM19-35911-OCI-1200, de octubre 10

Una vez recibidos los expedientes de tutelas que conforman la muestra seleccionada, los cuales fueron remitidos por la Oficina Asesora Jurídica — OAJ, se efectuó el estudio correspondiente a cada una de las tutelas, evidenciándose lo siguiente:

Se viene ejerciendo adecuada defensa de los intereses del Ministerio, lo cual se refleja en la contestación oportuna de las tutelas, con interposición de excepciones debidamente fundamentadas.

Al consultar la página Web del Ministerio, se evidenció la publicación del nuevo procedimiento para Trámite de Tutelas, Código: GJ-P-06, Versión: 01, Vigente a partir el 13 de septiembre de 2019, el cual recoge los lineamientos dados por la alta Dirección en cuanto a que las Tutelas deben ser contestadas por la Oficina Asesora Jurídica, por ser la dependencia que representa judicial y extra judicialmente al Ministerio del Interior, conforme a las funciones señaladas en el Decreto 2893 de 2011, previa proyección de la respuesta por parte de la dependencia involucrada en el asunto motivo de la tutela, como se observa en el link https://www.mininterior.gov.co/content/proceso-gestion-de-asuntos-juridicos.

Estudiadas las carpetas de tutelas se evidenció que la notificación al Ministerio y el curso de las mismas fue con anterioridad a la entrada en vigencia del nuevo procedimiento, por lo que su análisis se surtió atendiendo el procedimiento para contestar acciones de tutela, AJ-GC-P3 versión 3, que era el que se encontraba vigente para la época, desde el 11/08/2016. Se evidenció que la contestación de las tutelas que conforman la muestra, fue efectuada por la Dirección, acorde al procedimiento de contestación de tutelas vigente. De otro lado, se viene incumpliendo el citado Procedimiento, por cuanto en la carpeta de la tutela 2019-00041, no obra copia del fallo ya sea en medio físico o magnético, lo que contraviene la actividad No 15 "Recibir copia del radicado de comunicación y junto con el fallo se archiva de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento Organización de/Archivo de Gestión."

Así mismo, en las carpetas de las tutelas 2019-00041 y 2019-00169, no obra soporte que permita conocer si el fallo fue o no impugnado, desconociéndose el estado en que se encuentra, incumpliendo con ello el

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No. DEPENDENCIA TUTELAS

1 2019-00011-00

2 2019-00041

Dirección de Asuntos Para 11001-33-43-065-2019- comunidades Negras, 000169-00

4 Afrocolombianas, Raizales y 2019-00006-00 Palenqueras — DCN

76-834-31-10-001-2019- 5 00328-00

6 2019-00151


11N FORMATO


Código: EM-F-06

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Vigente desde: 19/0712018

seguimiento a la tutela, contemplado en la actividad No 17 del citado procedimiento que establece: "El seguimiento a la acción de tutela deberá hacerse hasta su respectivo fallo de segunda instancia, a través de los distintos medios tales como: estados, sistema de la rama judicial, correo electrónico, entre otros, y así mismo informar tales actuaciones a la Oficina Asesora Jurídica en el informe referido en el punto No. 16."

En la totalidad de los expedientes que conforman la muestra, se evidenció falta de rotulación de las carpetas de tutelas, contraviniendo el Procedimiento Organización del Archivo de Gestión, Código: GD-P3, Versión 4 vigente desde el 25 de noviembre de 2015. Así mismo, en la carpeta de la tutela 2019-00151, se evidenció falta de organización de los documentos por orden cronológico atendiendo el ciclo vital de los mismos, como lo establece el artículo 11 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

De otra parte, atendiendo la publicación en la página web del Ministerio del nuevo procedimiento para trámite de tutelas, Código: GJ-P-06, Versión: 01, Vigente a partir el 13 de septiembre de 2019, esta Oficina considera pertinente se realice la socialización del mismo por parte de la Oficina Asesora Jurídica.

Culminada la revisión respecto al presente tema, seguidamente se relacionan los aspectos relevantes que se originaron de la misma:



2. Se viene 9. Incumplimiento de las actividades 15 Socializar el nuevo procedimiento ejerciendo adecuada defensa

y 17 del Procedimiento para contestar acciones de tutela, AJ-GC-P3 versión

para Trámite de Tutelas, Código: GJ-P-06, Versión: 01, Vigente a partir el 13 de

OAJ

de los intereses del Ministerio, lo cual se

3, vigente desde el 11/08/2016, en lo relacionado con el archivo de los fallos

septiembre de 2019.

refleja en la y seguimiento a las tutelas, como se En relación con los Decretos de contestación dejó evidenciado respecto de las carácter general, se recomienda tramitar oportuna de las tutelas, con

tutelas 2019-00041 y 2019-00169. procedimiento interno donde se establezcan las actividades que deben realizar cada una

interposición de 10. Incumplimiento de la Ley 594 de de las áreas que intervienen en la DCN — OAJ- CAP excepciones 2000 o Ley de Archivo y del formulación, revisión y aprobación de los debidamente Procedimiento "Organización del decretos generales y/o reglamentarios. fundamentadas. Archivo de Gestión", Código: GD-P3,

Versión 4 vigente desde el 25 de noviembre de 2015, al no encontrarse rotuladas la totalidad de las carpetas de tutelas que conforman la muestra y respecto de las tutelas 2019-00151 y 2019-00169, al no encontrase organizados los documentos

Entre tanto, continuar dando aplicabilidad al Formato de Memoria Justificativa código DN-DR-P01- F02, versión 4, vigente desde 01/01/2016.

22. Se recomienda organizar los documentos en las carpetas de tutelas atendiendo el orden cronológico y del ciclo

atendiendo el orden cronológico o ciclo vital de los mismos.

vital de estos, conforme lo establece el artículo 11 de la Ley 594 de 2000 y rotular las carpetas conforme lo establece el

DCN - SAF

Procedimiento Organización del Archivo de Gestión, Código: GD-P3, Versión 4 vigente desde el 25 de noviembre de 2015.

Una vez socializado el Informe Preliminar con la Dirección DCN, a solicitud de la Dirección y respecto a la observación número 10 relacionada con el incumplimiento de la Ley 594 de 2000 en cuanto al archivo en las carpetas de tutela, se verificó que durante el desarrollo de la visita se hicieron los ajustes pertinentes en materia documental respecto de la totalidad de las carpetas de tutela de la muestra, esto es, se rotularon las carpetas, se organizó la documentación atendiendo el ciclo vital u orden cronológico y se efectuó la nueva foliación. En consecuencia, la Observación número 10 se retira, quedando el presente tema de la siguiente manera:

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Código: EM-F-06

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2. Se viene 6. Incumplimiento de las Socializar el nuevo procedimiento para ejerciendo adecuada defensa de los intereses del

actividades 15 y 17 del Procedimiento para contestar acciones de

Trámite de Tutelas, Código: GJ-P-06, Versión: 01, Vigente a partir el 13 de septiembre de 2019.

OAJ

Ministerio, lo cual se tutela, AJ-GC-P3 versión En relación con los Decretos de carácter refleja en la 3, vigente desde el general, se recomienda tramitar procedimiento contestación 11/08/2016, en lo interno donde se establezcan las actividades que oportuna de las relacionado con el archivo deben realizar cada una de las áreas que tutelas, con de los fallos y seguimiento intervienen en la formulación, revisión y aprobación interposición de a las tutelas, como se dejó de los decretos generales y/o reglamentarios. Entre DCN — OAJ- OAP excepciones evidenciado respecto de tanto, continuar dando aplicabilidad al Formato de debidamente fundamentadas.

las tutelas 2019-00041 y 2019-00169.

Memoria Justificativa código DN-DR-P01- F02, versión 4, vigente desde 01/01/2016.

Se recomienda organizar los documentos en las carpetas de tutelas atendiendo el orden cronológico y del ciclo vital de estos, conforme lo establece el articulo 11 de la Ley 594 de 2000 y rotular las carpetas conforme lo establece el Procedimiento Organización del Archivo de Gestión, Código: GD-P3, Versión 4 vigente desde el 25 de noviembre de 2015.

DCN - SAF

TEMA 9. ALMACEN GENERAL.

En el marco de la visita de asesoría, evaluación y seguimiento que se llevó a cabo, se procedió a realizar la verificación de inventarios de la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN, la cual posee los siguientes elementos devolutivos:

CANTIDAD TOTAL DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS ASIGNADOS 414 VALOR DEL INVENTARIO 405.625.004 CANTIDAD DE ELEMENTOS QUE COMPONEN LA MUESTRA 66 VALOR DE LA MUESTRA 124.833.484 PORCENTAJE REPRESENTATIVO DE LA MUESTRA 16% PORCENTAJE REPRESENTATIVO DEL VALOR DE LA MUESTRA 31%

Fuente: Subdirección Administrativa y Financiera-SAF-MEM19-34105-SAF-4040

Como se observa en la información anterior, la DCN tienen asignados inventarios por un valor de $405.625.004 de pesos distribuidos en 414 elementos devolutivos; para efectos de la visita de asesoría y seguimiento se tomaron como muestra 66 elementos por valor de ingreso al almacén de $124.833.484 de pesos, los cuales fueron verificados el día 04 de octubre de 2019 en las instalaciones de la Dirección, obteniendo los siguientes resultados:

Resultado de la Visita a la Dirección DCN Muestra de Bienes Devolutivos

Cantidad de Bienes

El equipo se encuentra físicamente presentando la pantalla dañada 1

Equipos funcionales con el serial borroso pero verificable 2 Equipo funcional, presenta serial SG1CK4102D mientras que en el listado suministrado por almacén presenta serial SGCK4102D 1

Equipos verificados en estado funcional 59

Inventario no encontrado 3

Total Elementos Verificados 66

Una vez verificados los bienes según la información anterior, se encontraron las siguientes novedades:

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CONTROL INTERNO

Código: EM-F-06

Versión: 01 Ei futuro es cle todi)s


Los bienes identificados con las siguientes placas no se pudieron verificar ya que no se encontraron en las instalaciones de la DCN: computadores portátiles 49490, 54471 y silla giratoria 56246, materializándose el riesgo de pérdida de los bienes de la entidad.

Los siguientes elementos fueron verificados pero presentan serial borroso: computadores portátiles 49491 y 49629.

El computador portátil identificado con la placa 46412 no tiene funcional la pantalla.

El escáner HP identificado con la placa 55434 tiene serial SG1CK4102D, diferente al relacionado en el listado suministrado por almacén con serial SGCK4102D.

Ante lo evidenciado, ésta observación será trasladada al Grupo de Control Disciplinario Interno para los fines pertinentes.

Una vez verificados y consignados los respectivos comentarios por parte de esta Oficina de Control Interno, a continuación se presentan los aspectos relevantes y concluyentes de este tema:



7. Incumplimiento en lo establecido en el Actualizar permanentemente el Articulo 21, Capitulo II "Deberes" de la ley inventario de la Dirección con el fin de que se 734 de 2002 que reza: Es deber de los puedan identificar los bienes y asignar sus servidores públicos "Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados

responsables.

Coordinar con la SAF jornadas o debida y racionalmente, de conformidad con brigadas especiales y focalizadas para la los fines a que han sido destinados" actualización del inventario de bienes devolutivos. DCN

8. Incumplimiento al procedimiento Efectuar la correspondiente toma física SAF "GESTION DE BIENES Código GR-RA-P1, Versión 8, Vigente desde el 01/07/2016".

de inventarios anual, con la finalidad de mantenerlos actualizados en la Entidad.

Establecer los Controles correspondientes al inventario de la DCN con el fin de evitar la pérdida de los bienes de la entidad.

Respuesta por parte de la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras:

Esta Dirección agradece la información suministrada y adoptara las medidas pertinentes en aras de dar claridad a las observaciones formuladas informes del que se remitirá copia a ese despacho.

Respuesta por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera:

Se recibió con MEM19-41083-SAF-4040 de/día 14 de noviembre de 2019 donde aduce lo siguiente.'

En el informe presentado ante la dirección de Comunidades Negras el pasado 12 de noviembre a las 4 pm, quedó establecida como fecha para presentar respuesta a las observaciones realizadas por la Oficina de Control Interno el día 14 de noviembre de 2019, razón por la cual se procede a dar respuesta a las observaciones realizadas en el tema 9 Almacén General.

"Incumplimiento en lo establecido en el Artículo 21, Capitulo II "Deberes" de la ley 734 de 2002 que reza: Es deber de los servidores públicos "Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados"

4,

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Versión: 01


Incumplimiento al procedimiento "GESTION DE BIENES Código GR-RA-P1, Versión 8, Vigente desde el 01/07/2016". Puntualmente se presenta la observancia a computadores portátiles con placas 49490 y 54471 y silla giratoria con placas 56246, bienes que se encuentra a cargo de la funcionada María Angélica Pascagaza.

El pasado 21 de febrero de 2019 se hizo la toma física en puesto, firmado el 14 de marzo de 2019 sin encontrar faltantes, el día 13 de noviembre se procede a realizar nuevamente la toma física en puesto de trabajo y se ubica la silla giratoria con placa 56246 en el ala sur puesto 17, con respecto a los computadores con placa 49490 y 54471 no fueron encontrados, a lo cual se le informa al cuentadante que debe proceder a colocar el denuncio por la pérdida de los mismos y que será reportado a la Oficina de Control Interno para fines pertinentes.

Los computadores con placas 49491 y 49629 con sedal borroso

Se procede a colocar el sedal en un adhesivo para poder ser verificado, puesto que el original se borró por el uso. El computador portátil identificado con la placa 46412 no tiene funcional la pantalla.

La funcionada no ha solicitado reintegro del bien, el almacén verifica la existencia de los bienes y puede verificar el estado de los bienes muebles pero en lo concerniente a los equipos específicos le corresponde a la Oficina de Sistemas, por lo cual al momento de la toma no se puede determinar el funcionamiento del mismo. El día 13 de noviembre con la nueva toma física se le informa a la funcionada que, si el bien no está en óptimas condiciones o en uso, debe ser reintegrado al almacén, el día 13 de noviembre la funcionada solicita reintegro del bien a través de correo electrónico.

El scanner HP identificado con placa 55434 tiene sedal SG1CK4102D, diferente al relacionado en el listado suministrado por almacén con sedal SGCK4102D.

En primer lugar, la placa no corresponde a un escáner, la que menciona corresponde a una silla giratoria ubicada en la Subdirección de Gobierno, al escáner en mención le corresponde la placa 55435, y se procedió a corregir el serial en el aplicativo PCT.


De lo anterior, esta Oficina se manifiesta de la siguiente forma:

Se evidenció la existencia de la silla identificada con la placa 56246. Se hace la corrección correspondiente a la placa del escáner a la numero 55435. Se sigue evidenciando la falta de los computadores portátiles con placas 49490 y 54471, por lo cual la Observación se mantiene y se dará traslado al Grupo de Control Disciplinario Interno para los fines pertinentes.

TEMA 10. GESTIÓN DOCUMENTAL.

Para la verificación del entorno de gestión documental en la DCN, se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos los cuales fueron revisados con el acompañamiento de un funcionario del Grupo de Gestión Documental:

Utilización del Formato Único de Inventario Documental-FUID. Se pudo evidenciar que la DCN tiene implementado el FUID y lo están utilizando, una vez revisada la información soporte suministrada por la Dependencia, se evidencia que todavía está en proceso de actualización ya que existen algunos datos pendientes por diligenciar en algunas carpetas.

Utilización de la Tabla de Retención Documental Vigente-TRD. Se pudo constatar que la DCN utiliza la versión de TRD GD-P3-F1 con vigencia desde el 11 de agosto de 2019, situación que indica que están utilizando la TRD vigente para la Dependencia.

Verificación del cumplimiento documental en las actividades establecidas en el "Procedimiento Inscripción de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras, Registro de Novedades y Expedición de Certificación" AN-CA-P2 versión 5.

Para la verificación de este aspecto, se tomaron 3 carpetas aleatoriamente y se verificaron 4 actividades del procedimiento, según la siguiente información:

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Versión: 01


El futuro es détodos

Numeral del Procedimiento Actividad Verificada Muestra (Carpeta/Resolución) Resultado de la Verificación

6-6.1 Actividad 1

Recepcionar la solicitud en Anexo 1 (opcional) y Anexo 2 «Formulario único para el registro de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras AN-CA-P2-F1".

TRD 2300.115.40 Actos Administrativos- Resoluciones 2007-2008 de la caja 1 carpeta 5- Resolución 0027 del 2 de octubre de 2008.

Esta actividad presenta el registro correcto para la carpeta seleccionada

TRD 2300.115 Actos Administrativos- Resoluciones Año 2019-Carpeta 5- Resolución 198 del 15 de agosto de 2019.


6-6.1 Actividad 12

Recibir dos copias del Acto Administrativo y elaborar oficio solicitando al peticionario notificarse dentro de los cinco días hábiles, aplicando Anexo 5 Notificación personal

TRD 2300,115.40 Actos Administrativos- Resoluciones 2007-2008 de la caja 1 carpeta 5- Resolución 0027 del 2 de octubre de 2008.


TRD 2300.115 Actos Administrativos- Resoluciones Año 2019-Carpeta 5- Resolución 198 del 15 de agosto de 2019.


7.2-7.2.1 Actividad 13

Actualizar la información del Consejo Comunitario en el Formato AN-CA-P02-F02 (Anexo 7) Registro Único de Consejos Comunitarios

Resolución 196 del 15 de agosto de 2019 Consejo Comunitario Antonio Sajón

No se evidenció la existencia del formato reseñado en la actividad para la carpeta seleccionada

7.3-7.3.1 Actividad 8

Elaborar la certificación de registro, aplicando el Anexo 13.

Revisar certificación y oficio del solicitante y documentos soporte

Resolución 196 del 15 de agosto de 2019 Consejo Comunitario Antonio Sajón

Esta actividad no se está llevando a cabo en el registro establecido en el procedimiento, existe una certificación que no está elaborada en el formato vigente.

Acorde a la información anterior, para la muestra seleccionada, existen algunas debilidades en el cumplimiento a los parámetros documentales de las actividades del procedimiento ya que no se encontró el formato AN-CA-P02-F02 (Anexo 7) Registro Único de Consejos Comunitarios para la Actividad 13 del numeral 7.2-7.2.1 y para la Actividad 8 del numeral 7.3-7.3.1 Certificación en el Anexo 13, no se está llevando en el formato correcto.

4. Verificación de las condiciones de almacenamiento y custodia de los archivos de gestión de la DCN.

Durante la visita realizada por esta Oficina se analizaron las condiciones físicas y de seguridad de tres archivos de la Dirección encontrando las siguientes novedades:

Se encontraron fondos acumulados desde al año 1998 hasta el 2016, esta situación será solucionada el día 30 de octubre de 2019 según soporte adjuntado de fecha del 4 de octubre de 2019 suscrito por un contratista del Grupo de Conservación Documental. El archivo se encuentra separado en 3 partes distribuidos en el piso 13 del Ministerio del Interior, estos se encuentran expuestos al público y no ofrecen las condiciones de seguridad, de iluminación y de almacenaje optimas, como se puede evidenciar en las siguientes imágenes:

Fuente: Archivos 1 y 2 de la DCN; fecha 11-10-2019

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Por lo anterior, esta Oficina de Control Interno mantiene las Obs

Aprobado el 18 de noviembre de 2019

Elaboró:

es al res ecto.


CONTROL INTERNO

Código: EM-F-06

Versión: 01


3. Las carpetas solicitadas contienen más de 200 folios, excediendo el 5% más permitido, esta situación no viable a la luz de la normatividad vigente de archivo.

Una vez verificados y consignados los respectivos comentarios por parte de esta Oficina de Control Interno, a continuación se presentan los aspectos relevantes y concluyentes de este tema:

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES O TIPS DE AUTOCONTROL DEPENDENCIAS

VINCULADAS

3. La 9. Se encontraron, carpetas más ,con 28. Se recomienda seguir actualizando el FUID dependencia de 200 foiits,1 situábórti está que Ora que este contenga toda la información requerida tiene un equipo de trabajo

contraviene lo establecido en la NTC 5397 de 2005 "Materiales para

por él mismo.

fortalecido para documentos de archivo con soporte en 28. Se recomienda realizar la transferencia primaria la organización y papel. Características de calidad' prevista según compromiso adquirido por el Grupo de ' .... actualización del anexo C carpetas, Numeral C1 Conservación Documental el día 4 de octubre de archivo de "Diseño de carpetas, donde aduce: 2019, de esta manera se descongestionara el archivo gestión, esto "Consta de una cubierta anterior y una y así se podrán determinar la necesidades reales en denota posterior con solapas laterales que términos de metros lineales del archivo de gestión de compromiso de la Alta Dirección,

doblan al interior. Incluye grafado para cuatro pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1

la DCN.

30. Se recomienda realizar la depuración de los 4. La DCN cm, para obtener diferentes fondos acumulados encontrados, a fin de que en la implemento dos capacidades de almacenamiento. La dependencia queden únicamente los archivos con los herramientas de capacidad máxima de criterios de organización archivística establecida en la control, la almacenamiento es de 200 folios normatividad vigente. primera es la aproximadamente"; Y la Guía AGN DCN matriz de Especificaciones para Cajas de 31. Se recomienda actualizar el procedimiento SAF búsqueda de carpetas y la

Carpetas de Archivo, página 47 "Inscripción de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras, Registro de Novedades y

segunda el 10. Dentro del "Procedimiento Expedición de Certificación", acorde a las necesidades inventario general de

Inscripción de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras, Registro de

de la DCN y normatividad actualizada.

gestión de la Novedades y Expedición de Se recomienda por parte de esta Oficina, la utilización de la Hoja de Control para facilitar la DCN, las cuales Certificación" se encontró la no

facilitan la utilización del formato anexo 7 del ubicación de los registros que componen las carpetas ubicación y control de los

numeral 7.2-7.2.1 Actividad 13 y la utilización del formato de certificación

del archivo contentivo de gestión de la DCN.

archivos anexo 13 del numeral 7.3-7.3.1 Socializar e instruir al interior de la contentivos de actividad 8 que no corresponde a Dirección, la Resolución 1202 de 2018, con el fin de gestión de la DCN.

establecido en dicho procedimiento. que las Siglas y Códigos asignados a cada grupo interno de trabajo sean empleados de manera adecuada, tal como allí se establece, toda vez, que de manera general la información verificada contiene diferentes Siglas de identificación de la dependencia.

Respuesta por parte de la Dirección DCN:

"Esta Dirección agradece la información suministrada y adoptara las medidas pertinentes en aras de continuar avanzando en el fortalecimiento de la gestión documental y el cumplimiento a la Ley General de Archivo".


Franc co avier Guzmán Mahecha. Miguel Angel Alarcón Mora

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El futuro es de todo

William Leoriardotr Mancipe

Víctor Raúl Hug eth Olarte.

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Ángel. ficina de Control Interno

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CONTROL INTERNO

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g María Rincón Echeverry

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Documents

Informe de auditoria DCN...CONPES 3762 de 2013: "Lineamientos de Política para el Desarrollo de Proyectos de Interés Nacional y Estratégicos — PINES". Directiva Presidencial 10