AUDITORÍA PROCESO DE GESTIÓN HUMANA

1. ANTECEDENTES

Se determinó pasar auditoria al Ministerio De Defensa Nacional, Fuerza Aérea Colombiana, Jefatura De Desarrollo Humano, Dirección Familia y Bienestar Social.

El enfoque es por procesos, utilizando una metodología posterior, selectiva teniendo en cuenta la vigencia 2010.

Se nombró el siguiente equipo auditor:

LIDER:

ESTRATEGIA:

OPERATIVO:

LOGISTICO:

Durante la fase de planeación se solicitó a la JEFATURA DE DESARROLLO HUMANO, la información del proceso de gestión humana en general y más específicamente de los programas de bienestar, toda la información requerida fue recibida por parte del equipo auditor, con el fin de tener las herramientas para la auditoria y material de evidencia previo, esta información fue organizada y analizada de la siguiente forma:

PROCESO DE GESTIÓN HUMANA

MISION

“Administrar, Proyectar y Desarrollar el Talento Humano de la Fuerza Aérea para el efectivo cumplimiento de los Objetivos Institucionales”.

VISION

“Liderar la gestión estratégica del Talento Humano para mantener personas motivadas, competentes y comprometidas con los intereses Institucionales y de la Nación”

OBJETIVOS DE CALIDAD

Mejorar el clima organizacional, a través del impulso al desarrollo humano, científico, tecnológico y cultural, para ser líder en el ámbito aeroespacial nacional.

OBJETIVO DEL PROCESO

Incorporar el mejor talento humano del país, administrándolo de manera correcta y cultivando su talento mediante la conducción de programas educativos acorde con las necesidades institucionales. Promover la investigación, la innovación, el desarrollo tecnológico y la documentación de la doctrina en el campo aeronáutico, así como motivar y retener el compromiso de su personal ofreciéndole una mejor calidad de vida.

MAPA DE PROCESOS

MAPA DE FASES

FLUJOGRAMA PROCESO GESTION HUMANA

SALIDAS PROCESO DE GESTION HUMANA:

• Personal competente y capacitado

• Programas de bienestar

• Doctrina revisada y aprobada

• Gestión, de ciencia y tecnología

• Cuotas de incorporación

• Solicitudes y requerimientos de Direccionamiento Estratégico

De estas salidas se escogió el de programas de bienestar, con el fin de pasar la auditoria a esta salida, del cual se nos entregó la siguiente información:

ORGANIGRAMA

ASESORÍAJURÍDICA

JEFATURA DESARROLLO HUMANO

OBJETIVO DIRECCIÓN FAMILIA Y BIENESTAR SOCIAL

Brindar al personal de la FAC programas de bienestar que mejoren las condiciones sociales, familiares, personales y laborales.

Durante esta fase de planeación se definió por parte del equipo auditor y de acuerdo a la información recibida los siguientes puntos para ejecutar la auditoria:

ASPECTOS A EVALUAR

a. MECANISMOS DE CONTROL

Eficiencia en los programas de bienestar:

• Grado de cumplimiento de los programas de bienestar

Percepción de bienestar

• Grado de cumplimiento de la meta para la percepción que tiene el personal de la institución, acerca del bienestar recibido, medido a través de una encuesta que se aplica trimestralmente de acuerdo al cronograma establecido para cada Unidad.

b. CONTROL DE RIESGOS

RIESGO

Que no se motive al personal ofreciéndole una mejor calidad de vida: políticas insuficientes de bienestar acordes a las expectativas y necesidades del personal.

• Ejecución plan de bienestar: Informes de ejecución actividades de bienestar• Ejecución de actividades de bienestar que no estén en la directiva de bienestar:

Informes de ejecución actividades de integración y bienestar, que no estén en la directiva de bienestar.

• Gestión de convenios interinstitucionales: Convenios interinstitucionales alcanzados

c. SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO BIENESTAR

FAC: Oficiales, Suboficiales, Civiles y Soldados:• Talleres, seminarios, conferencias y actividades de recreación entre otros cuyo

objetivo es mejorar la calidad de vida laboral, familiar y personal de los funcionarios FAC.

• Felicitación publica por la orden general COFAC, reconocimiento por parte del Comandante de la Unidad o permisos especiales.

• Visitas por parte de trabajo social

FAC: Oficiales y Suboficiales:• Asignación alojamientos militares. • Plan Coveñas y Plan Trupillos, para personal de Oficiales y Suboficiales y sus

familias. • Plan encuentro para el personal de Oficiales y Suboficiales y sus esposas.

Oficiales, Suboficiales y Civiles • Convenios con Caja de Compensación.

Personal activo, militares, soldados, cadetes y alumnos de las escuelas de formación.• Realización de todo el servicio funerario

Personal activo, militares, civiles, soldados, cadetes y alumnos de las escuelas de formación• Diligenciamiento formatos seguros de vida subsidiado, voluntario y/o

complementario, donde indica beneficiarios, el valor tomado y el descuento que se va a realizar.

• Pago de indemnización de fallecimiento ocurrido.

d. CONTROLES AL PROCEDIMIENTO BIENESTAR:

Elección caja de compensación familiar• Propuesta elegida sea la mejor en precio y contenido

Sensibilización y socialización de los programas de bienestar • Utilización de los medios requeridos para que todo el personal de la Unidad

este enterado de las actividades de bienestar

Contratos referentes a las actividades de bienestar • Elaboración con los parámetros establecidos por la entidad externa y la

FAC

Visitas a las Unidades y establecimiento de cronograma • Cumplir con requisitos y cronograma

e. CUMPLIMIENTO PLAN ESTRATÉGICO FUNCIONAL

Iniciativa Objetivo Fortalecer la identidad y el sentido de pertenencia institucional

• Verificar avance de la actividad: seguimiento al reglamento compensación y estímulos a nivel de toda la Fuerza.

• Verificar avance de la actividad: estrategias para facilitar el tiempo familiar y el desarrollo personal en el contexto operacional.

f. GESTIÓN DOCUMENTAL

Aplicación de formatos• Encuesta percepción de bienestar • Matriz de méritos • Reporte de actividades de bienestar• Visita trabajo social personal hospitalizado

2. RESULTADOS

Durante la ejecución de la auditoria efectuada en las instalaciones de la Jefatura de Desarrollo Humano y de acuerdo a la información recibida en la fase de planeación, se evidencia que está muy bien estructurado el sistema integrado de gestión de calidad, así mismo la conformación de los procesos está muy bien definido y el personal de la Jefatura los conoce y aplica.

El marco legal de la jefatura está bien constituido, posee su respectivo normo-grama y es accesible a todo el personal ya que se encuentra en el sistema KAWAK.

Ya en el los aspectos planteados por el equipo auditor para ser auditados se evidenciaron los siguientes puntos:

a. MECANISMOS DE CONTROL

Se evidencia un cumplimiento del 95% de los programas de bienestar, verificándolo por medio de evidencia física, con los informes enviados por las unidades, así como el informe de la dirección, se verifica las causas del no cumplimiento del 5% y se concluye que fueron aspectos de poca relevancia y debido a causas externas, que no afectaron en general el proceso, asimismo es de destacar que la meta propuesta para el 2010 era del cumplimiento del 90%.

b. CONTROL DE RIESGOS

Se evidencia que existe una directiva de bienestar a nivel del comando de la FAC, asimismo se evidencia por medio físico las directivas de bienestar enviadas por las diferentes unidades, faltando la directiva del GRUPO AEREO DE CASANARE, dando la explicación por parte de la dirección que por ser una base recientemente creada no se realizó a principio del año 2010.Se evidencian los convenios interinstitucionales efectuados y se evidencia con una cartilla la cual fue enviada a todo el personal de la FAC.

c. SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO BIENESTAR

Se evidencian antecedentes de todo el año 2010 mes por mes de todos los aspectos que implican estas salidas, estas están muy bien organizadas, divididas en personal de oficiales, suboficiales, cadetes, alumnos, soldados y personal civil; se llevan estadísticas de cumplimiento lo que se refleja en el cumplimiento del 95% del plan. Es de destacar que esta dirección lleva un control estricto de sus salidas, la Teniente Rodríguez Alejandra, tiene un buen conocimiento y durante la auditoria facilito al equipo toda la evidencia física de cada una de las salidas establecidas por la dirección.

d. CONTROLES AL PROCEDIMIENTO BIENESTAR

Se evidencia la escogencia de la caja de compensación familiar por parte del comando y para todo el personal.

Se observa que el cronograma de visitas a las unidades, no fue cumplido en su totalidad, quedando por fuera dos unidades CACOM-2 y 5, debido a la falta de viáticos y tiquetes al final de año 2010.

e. CUMPLIMIENTO PLAN ESTRATÉGICO FUNCIONAL

Se evidencia que la estrategias para facilitar el tiempo familiar y el desarrollo personal en el contexto operacional, no se ha cumplido de acuerdo a las metas propuestas, en las encuestas hechas a las unidades este punto se encuentra muy por debajo del promedio, siendo el único que no paso las metas propuestas 60%.

f. GESTIÓN DOCUMENTAL

Se evidencia que cuatro unidades CACOM-1-3-4 Y CAMAN no enviaron las encuestas de percepción trimestralmente, evidenciando que solo hay dos por unidad, es decir una semestral, estando establecido que estas deben ser enviadas trimestralmente.

3. CAUSA EFECTO

De los hallazgos encontrados se determina el siguiente cuadro para determinar las

causas efectos

AF/BI AF/AI

No se cumple con el número de

encuestas de percepción por parte de 4

unidades

BI/BF

El Grupo Aéreo de Casanare no posee

directiva de bienestar.

BF/IA

No se efectúa visitas de la dirección a

dos unidades

4. CONCLUSIONES

1. Se debe establecer la directiva de bienestar para el GRUPO AEREO DE CASANARE, asimismo se debe prever con la nueva base del Amazonas, que esta directiva debe estar escrita desde la puesta en funcionamiento de esta unidad.

2. Se debe planear con anticipación los viáticos y tiquetes aéreos, con el fin de cumplir a cabalidad el cronograma de visitas; asimismo se deben buscar otras opciones como vuelos fuerza aérea y coordinación de alimentación y estadía en

las bases, a fin de no generar viáticos, cuando estos por fuerza mayor sean cancelados.

3. Se debe dar estricto cumplimiento a las encuestas de percepción por parte de las unidades, ya que estas son fundamentales para alimentar las estadísticas de la dirección; se deben establecer medios represivos, a las unidades que fallen en el envió de estos.

4. En general el personal tiene un buen dominio del proceso, existen buenas evidencias de los diferentes aspectos auditados, se lleva organizadamente por medio de cuadros en Excel toda la estadística, se recomienda hacer uso de medios más modernos para llevar esta estadística, sin embargo como se ha lleva hasta ahora, el método es efectivo.