Informe de Evaluación al Sistema de Control Interno Contable

1 trimestre 2013

Informe No: 002 de 2013

Introducción La Oficina de Control Interno en cumplimiento de su función evaluadora independiente, realizó evaluación al proceso contable por el 1 trimestre de 2013, para lo cual tuvo en cuenta las actividades propuestas por la Contaduría General de la Nación en la Resolución 357 de 2008.

El presente informe evalúa el desarrollo del Sistema de Control Interno Contable, teniendo como base para la evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste, que conforman la etapa de reconocimiento, así como las actividades de elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado en el Ministerio de Salud y Protección social, para el mejoramiento continuo del proceso contable.

Objeto:

Desarrollar la auditoría a los controles asociados a las actividades del proceso contable y financiero en el Ministerio, para determinar si se cumplen las condiciones y cualidades del proceso, principios, normas generales, técnicas, instructivos, procedimientos y difusión de estados contables e informes complementarios, dando cumplimiento a las funciones y roles asignados a la Oficina de Control interno, en los términos señalados en la Ley 87 de 1993, Decreto 4107 de 2011, Ley 225 de 1995 art. 9, Decreto 4836/11 art 3; Circular Externa No. 042 de agosto de 2001, Numeral 5 y Resoluciones de la Contaduría General de la Nación: 248 de 2007, Capítulo III; 354 de 2007, 357 de 2008, art. 1; 119 de 2006 art. 3. Y de presupuesto: Decreto 111 de 1996, Decreto 568 de 1996, Decreto 6390 de 1996.

Alcance:

Verificar las actividades descritas en los numerales 3 y 4 del anexo de la Resolución 357 de 2008, en lo referente al procedimiento de control interno contable y los procesos asociados al mismo. Adicionalmente, hacer referencia a los saldos de las cuentas a Marzo 31 de 2013.

Metodología utilizada

Para la elaboración del Informe de Control Interno Contable se realizaron mesas de trabajo con las áreas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería. De otro lado, se analizaron los Reportes del SIIF a marzo 31 de 2013 como son: Libro Mayor de Saldos y Movimientos, Estado de la situación financiera, económica y social, reporte consolidado libro diario, reporte auxiliar contable por rubro, reporte de ejecución presupuestal de la vigencia, ejecución presupuestal del rezago año anterior, Situación PAC detallada, listados de CDP, Compromisos y Obligaciones y demás actividades realizadas durante el período evaluado, tales como: documentos enviados por las dependencias al Grupo de Contabilidad, obtención de evidencia válida y suficiente por medio del análisis, inspección, preguntas, informes Contraloría GR , entre otros.

I. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE:

1. Depuración contable y permanente y sostenibilidad:

El Grupo de Contabilidad tiene identificadas cuentas en el Activo, que tienen que ver con movimientos del Pasivo Social Puertos de Colombia, por Sentencias condenatorias los cuales registran más de 2 años de antigüedad por valor de $422.933 millones y no se observa depuración a la fecha. Dichas cuentas son objeto de observaciones por parte de la CGR.

Por lo anterior, se recomienda presentarlas al Comité de Sostenibilidad Contable del Ministerio, atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, que establece “Las entidades deben adelantar las acciones pertinentes a efectos de depurar la información contable, así como implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información” y de acuerdo con la Resolución 357 numeral 3.1. Literal b). Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.

2. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones.

El Ministerio de Salud y Protección Social viene adecuando y ajustando procesos, procedimientos y manuales, con base en la normatividad aplicable y a la nueva estructura de la entidad. (Decreto 4107 de 2011)

Para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, las políticas y prácticas contables que se aplican son las estipuladas en del Régimen de Contabilidad Pública en cuanto a sus principios, normas técnicas y procedimientos.

Es preciso recomendar que para la Gestión Contable se debe implementar manuales, procesos y/o procedimientos o los documentos que consideren, donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables, así como la correspondiente a la asignación de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente. Igualmente se

requiere tener en cuenta en la documentación de los mismos, la responsabilidad de las dependencias encargadas de suministrar la información Contable.

3. Registro de la totalidad de las operaciones.

El Grupo de Contabilidad realiza un control, mediante comunicaciones a las dependencias solicitando la información correspondiente a los registros de carácter contable a fin de incorporar la totalidad de las operaciones generadas en la entidad. Igualmente se tiene en cuenta lo establecido en las circulares de la Contaduría General de la Nación, Min hacienda, así como las emitidas por el Ministerio de Salud y PS.

4. Individualización de bienes, derechos y obligaciones.

Los bienes del Ministerio se encuentran registrados en la contabilidad de manera global y en la base de datos de la Subdirección de Operaciones (Sistema Actibo) se tienen de manera individualizada. Se manejan y controlan de acuerdo con su naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública. La Resolución No 357 de 2008, numeral 4.1, señala como control asociado a las actividad de identificación del proceso contable, “Definir e implementar políticas para identificar los bienes en forma individualizada. A la fecha se encuentra un proyecto de manual de las políticas y procedimientos de la Subdirección de Operaciones para aprobación.

5. Reconocimiento de cuentas valuativas.

El Grupo de Contabilidad registra el cálculo y reconocimiento de las provisiones, amortizaciones, y depreciación, en forma global y asociadas a los derechos, bienes y recursos, de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.

6. Actualización de los valores. Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad se encuentran registrados en la contabilidad a valores actualizados, como lo establece el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

7. Soportes documentales.

Se pudo establecer que en el 1 trimestre de 2013, en lo relacionado con la Gestión Documental, el Ministerio se encuentra terminando la primera fase de implementación de la Herramienta ORFEO. Igualmente se encuentra en proceso de elaboración y aprobación la Tabla de Retención Documental.

En la Subdirección Financiera los documentos se encuentran archivados y organizados los soportes documentales de las transacciones registradas.

8. Conciliaciones de información

Para el cierre del 1° trimestre se analizaron las siguientes conciliaciones:

a. Conciliación Bancaria

Verificados los saldos de las cuentas del efectivo del reporte SIIF, Saldos y Movimientos a marzo 31 de 2013 se encontró una diferencia entre el saldo de la cuenta corriente 111005 y el extracto bancario y libro de de Tesorería de $29.089.774 como sigue:

Cuenta Descripción Saldo

111005 Depósitos en Instituciones Financieras $ 29.089.774

Extracto bancario $ 0

Libro de Bancos de Tesorería $ 0

De acuerdo con lo informado por el Coordinador de Contabilidad se trató de la obligación No. 3712 de agosto 14 de 2012, correspondiente a las Reservas 2011, la cual se encuentra en estado pagada, por concepto de Arrendamiento bienes inmuebles y beneficiario Promotora de Comercio Inmobiliario; la obligación se encuentra pendiente de cancelar contablemente, por lo cual se procedió a realizar el siguiente ajuste a 30 de abril de 2013, según Comprobantes de Contabilidad Nos. 063 y 065: así:

Se recomienda implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo contable de las cuentas bancarias, realizando un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad.

b. Conciliación de cuentas recíprocas

Cuenta Descripción Débito Crédito

243606001 Rete fuente arrendamientos

bienes inmuebles

925.584,00

-

243606003 Impto a la ventas retendio por

servicios

1.322.262,00

-

243627003 Retenido por servicios 255.461,00 -

246002 Sentencias 26.586.467,00 -

111005 Cuenta Corriente 29.089.774,00

TOTALES 29.089.774,00 29.089.774,00

Se verificó que en la página WEB del Ministerio de Salud y PS, se publican los saldos de operaciones recíprocas que tiene registradas la entidad, de manera trimestral, con el fin de facilitar el procesos de conciliación de operaciones recíprocas con otras entidades públicas que realizaron operaciones con este Ministerio.

c. Conciliación de bienes y servicios.

Se verificó que la Subdirección de Operaciones, quien tiene la función de manejar, llevar el control y mantener actualizado el sistema de información sobre los inventarios y la situación de los bienes muebles e inmuebles de la entidad, reporta mensualmente al Grupo de Contabilidad, los movimientos y saldos de inventarios, así como las depreciaciones correspondientes para su registro y conciliación. No existe acta de conciliación entre estas dependencias. A la fecha no se ha recibido de la Oficina Tics el Acta de cesión del software del Ministerio del Trabajo a Min salud para ser registrado en la Contabilidad del Ministerio de Salud y PS. El software contabilizado de $14,405 millones corresponde a desarrollo del software del Git. Inventarios: Para los bienes en bodega se efectuaron verificaciones aleatorias en el 1° trimestre de 2013, de manera mensual. Los bienes en servicio se encuentran cargados a los funcionarios, en la base de datos de la Subdirección de Operaciones donde se lleva el control. A la fecha se realizaron 162 verificaciones de nuevos bienes en servicio. Se continúa con el proceso de depuración de activos producto de la escisión. A la fecha no se tiene cronograma de actividades para verificación de inventario, toda vez que se está el proceso de contratación de una firma para el levantamiento de los inventarios. Verificados los saldos de Balance contra los informes de la Subdirección de Operaciones, no se encontraron diferencias representativas, como se observa en el siguiente cuadro.

Fuente Siif e Inf Subd Operaciones

Cuenta DescripciónVr según inf Subd

Operaciones

Vr Registrado en

Contabiliad

16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

1635 Bienes en Bodega $ 1.123.943.091 $ 1.123.943.091

1665 Muebles, enseres y Eq de Oficina $ 1.173.019.218 $ 1.173.019.208

1680 Equipos de Comedor,cocina y despensa $ 3.067.788 $ 3.067.788

19 OTROS ACTIVOS

1910 Cargos Diferidos -Elementos de Consumo $ 153.705.241.212 $ 153.705.241.212

1970 INTANGIBLES

197007 Licencias $ 103.820.000

197008 Software $ 14.405.838.679

El software contabilizado de 14,405 millones corresponde a desarrollo del software del Git. A la fecha no se ha recibido de la Oficina Tics, Ata de cesión del software del Min trabajo a Min salud, para ser registrado en la Contabilidad del Ministerio de Salud y PS.

d. Conciliación sobre procesos demandas y litigios

Se observó el siguiente procedimiento: El funcionario encargado del registro contable en el Grupo de Contabilidad exporta la información de la base de datos del aplicativo Dinamic, que opera en la Dirección Jurídica, sobre los procesos de demandas y litigios a favor y en contra del Ministerio, analiza el reporte y registra el movimiento presentado en el período, conciliando los saldos contables contra los de la Dirección Jurídica. Al respecto, se evidenció un ajuste en la Cuenta del Pasivo - Provisión para Contingencias, según Comprobantes de contabilidad Nos. 043 y 044 de fecha 31 de marzo de 2013, por concepto de mayor valor registrado de $29.764.976.667. 47, con relación al anexo 9 de la Rendición de la Cuenta, así:

9. Libros de contabilidad.

Los libros de contabilidad son registrados en SIIF y se pueden consultar e

imprimir.

10. Estructura del área contable y gestión por procesos.

Dentro de la estructura orgánica del Ministerio de Salud y PS, se encuentra la Subdirección Financiera quien depende de la Secretaría General. Desde el punto de vista funcional se encuentran creados los Grupos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería que dependen de la Subdirección Financiera. El Grupo de Contabilidad está integrado por 4 profesionales especializados y uno de ellos hace las veces de Coordinador, un profesional universitario, 2 técnicos y un auxiliar Administrativo, responsables de realizar las actividades de identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable, además de realizar el proceso de liquidación y registro de obligaciones de las cuentas por pagar del Ministerio de Salud y P.S.

CC No. CUENTA CONCEPTO DEBITO CREDITO

043 271005 Provision litigios 805.879.269,21

310501002 Resultado del ejercicio 805.879.269,21

044 271005 Provision litigios 28.959.097.398,26

310501002 Resultado del ejercicio 28.959.097.398,26

TOTALES 29.764.976.667,47 29.764.976.667,47

11. Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

Mediante Resolución No. 04325 del 19 de diciembre de 2012 se crea y organiza el Comité Técnico de Sostenibilidad del Ministerio de Salud PS, como instancia asesora del área contable y financiera.

Se sugiere establecer un reglamento que de lineamientos y procedimientos en los que se base el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, para recomendar como instancia asesora del área contable y financiera del Ministerio de Salud y P.S.

12. Responsabilidad de los Contadores que agregan información. Para las formas de organización y ejecución del proceso contable se sigue lo establecido en el manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, se sugiere la documentación de un procedimiento para facilitar el registro de información y responsables.

13. Actualización permanente y continuada. Los responsables del procesamiento de la información contable en el Ministerio se actualizan permanentemente en conceptos contables, financieros y tributarios; consultan permanentemente la página WEB de la Contaduría General de la Nación, para conocer las nuevas disposiciones en materia contable y financiera.

14. Eficiencia de los sistemas de información.

La información financiera y contable de la entidad opera bajo la plataforma del

Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF NACIÓN. Durante el 1°

trimestre de este año no presentó dificultades en su operación.

15. Cierre contable El cierre contable del 1 trimestre 2013 se realizó el 30 de abril de 2013, de acuerdo con el cronograma estipulado por la CGN.

16. Elaboración de estados, informes y reportes contables. Como producto del proceso contable se genero la información correspondiente con corte a 31 de marzo de 2013, debidamente certificada por el señor Ministro y el contador de la Entidad. Los reportes contables y financieros se tienen en el SIIF.

17. Análisis, interpretación y comunicación de la información La información financiera de la entidad fue transmitida vía Chip a la contaduría General de la Nación oportunamente y se publicó en la página WEB del Ministerio el 6 de mayo de 2013, para conocimiento de los usuarios internos y externos.

18. Coordinación entre las diferentes dependencias

Con el fin de lograr la coordinación entre las dependencias que generan información contable, se sugiere expedir un instructivo, manual, guía, procedimiento o lo que consideren pertinente, para que los responsables de remitir la información cumplan con la calidad, oportunidad y contenido, a fin de evitarle reprocesos al Grupo de Contabilidad. COMPORTAMIENTO DE LAS CUENTAS EN EL BALANCE GENERAL A MARZO 31 DE 2013

Gráfica Balance General Ministerio de Salud y PS

Fuente Siif

ACTIVO: El Activo total de la entidad se encuentra conformado por los grupos de efectivo, inversiones e instrumentos derivados, deudores, propiedad planta y equipo y otros activos por valor de $ 696.036 millones que comprado con el trimestre anterior $703.120 millones presenta una disminución equivalente al 1.02%, representada especialmente en la cuenta Deudores y Otros Activos. PASIVO: El Pasivo total de la entidad, se encuentra conformado por los grupos de operaciones de crédito público y financiamiento, operaciones de financiamiento e instrumentos derivados, cuentas por pagar, obligaciones laborales y de seguridad social integral, pasivos estimados y otros pasivos. El saldo reflejado de $1.709.307 millones, comparado con el trimestre anterior, $1.992.867 millones, presenta una disminución de $283.559 millones equivalente al 16.6%, representado especialmente en las cuentas por pagar-transferencias, créditos judiciales y provisión para contingencias.

696.036

1.709.308

(1.013.272)

696.036

(1.500.000)

(1.000.000)

(500.000)

-

500.000

1.000.000

1.500.000

2.000.000

Activo Pasivo Patrimonio Pasivo +Patrimonio

1° trim 2013

PATRIMONIO: Se encuentra conformado por las cuentas de capital fiscal, resultado del ejercicio, superávit por valorización, superávit por donación, patrimonio público incorporado, provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones. El valor del patrimonio reflejado a marzo 31 de 2013 es de -$1.013.272 millones que comparado con el trimestre anterior, de -$ 1.289.747 millones refleja un menor valor de $276.475 equivalente al 21.4%

Comparativo Estados Financieros 2012-2013

Fuente Siif Nación

II. SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN PRESUPUESTAL Mediante el Decreto de liquidación No. 2715 del 27 de diciembre de 2012, se aprobó la apropiación inicial por un monto de $926.093.232.213,00, para la Gestión General del Ministerio de Salud y Protección Social, distribuida así:

RUBRO APR. INICIAL

INVERSION 471.069.636.000,00

TRANSFERENCIAS 391.455.146.904,00

G GENERALES 9.807.660.000,00

G PERSONAL 53.760.789.309,00

926.093.232.213,00

696.036,00

703.120,00

692.000,00

694.000,00

696.000,00

698.000,00

700.000,00

702.000,00

704.000,00

Trim actual Trim anterior

Variación Financiera

Distribución de la apropiación inicial

Comparado con la vigencia anterior, el presupuesto actual disminuyó en $246.497.612.787 equivalente al 27% evidenciado principalmente en los gastos de transferencias e inversión, como se aprecia en el siguiente cuadro:

Se observó en los documentos y reportes de ejecución del SIIF las siguientes modificaciones a la apropiación inicial durante el 1° trimestre de 2013, lo cual se verificó con las Resoluciones y oficios de aprobación por parte de Min hacienda así:

53.760 9.807

391.455 471.069

APR. INICIAL

G PERSONAL

G GENERALES

TRANSFERENCIAS

INVERSION

DESCRIPCION AUMENTO 2013 DISMINUCION 2013 TOTAL PPTO 2013

GASTOS DE PERSONAL $ 9.201.234.309,00 0 $ 9.201.234.309,00

GASTOS GENERALES $ 944.325.000,00 0 $ 944.325.000,00

TRANSFERENCIAS $ 237.888.256.687,00 $ 446.600.549.783,00 -$ 208.712.293.096,00

INVERSION $ 91.221.836.000,00 $ 139.152.715.000,00 -$ 47.930.879.000,00

TOTALES $ 339.255.651.996,00 $ 585.753.264.783,00 -$ 246.497.612.787,00

RUBRO DESCRIPCION APR. INICIAL APR. ADICIONADA APR. REDUCIDA APR. VIGENTE RESOLUCION

A-1-0-1-8

OTROS GASTOS

PERSONALES -

DISTRIBUCION PREVIO

CONCEPTO DGPPN

$ 0,000 $ 894.000.000,000 $ 894.000.000,000 001 de 2 ENE 2013

A-1-0-2SERVICIOS PERSONALES

INDIRECTOS$ 7.851.171.910,000 $ 894.000.000,000 $ 6.957.171.910,000 2 de 2 ENE 2013

A-3-6-3-20OTRAS TRANSFERENCIAS -

PREVIO CONCEPTO DGPPN$ 4.732.410.477,000 $ 0,000 $ 2.189.055.000,000 $ 2.543.355.477,000

00165 de 25 ENE-

2013

A-2-0-4ADQUISICION DE BIENES Y

SERVICIOS$ 9.292.660.000,000 $ 1.000.000.000,000 $ 0,000 $ 10.292.660.000,0000173 de 29 ENE 2013

OTRAS TRANSFERENCIAS -

PREVIO CONCEPTO DGPPN -

CRES

$ 1.189.055.000,000 $ 1.189.055.000,000 CRES

TOTALES $ 21.876.242.387,00 $ 3.083.055.000,00 3.083.055.000,00 $ 21.876.242.387,00

Las modificaciones, corresponden a traslados debidamente autorizados mediante

las Resoluciones descritas en el cuadro anterior. Se observa una reducción de

$1.189 millones en la apropiación del Rubro de Transferencias, por efecto del

trasladó que se realizó a la CRES en liquidación. Mediante Res 0165 de enero 25

de 2013 suscrita por el Ministerio de Salud y Protección Social y la Dirección

General de Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito

Público, se autoriza a la entidad para que distribuya los recursos necesarios, con

el fin de cubrir los gastos de administración de la CRES en liquidación.

Ejecución Presupuestal Vigente a marzo 31 de 2013 Los resultados de ejecución presupuestal, según compromisos de $139.250 millones corresponde a un 15.1% con relación a la apropiación vigente de $924.904.

Ejecución presupuestal vigente a marzo 31 de 2013

Fuente SIIF

Resumen Ejecución presupuestal vigencia 2013

Fuente SIIF

De acuerdo con lo observado en la gráfica y cuadro anterior, se puede establecer que los CDP expedidos a marzo 31 de 2013, por valor de $479.195 millones equivalen al 51.8% de la apropiación total, no obstante los compromisos por $139.250 millones representan únicamente el 29.1% de los CDPs expedidos así: por concepto de Inversión, el 14.6%, Transferencias 52.8%, Gastos Generales 81.9% y gastos de personal 91.6%.

0

200.000.000.000

400.000.000.000

600.000.000.000

800.000.000.000

1.000.000.000.000 924,000

479.195.

139.250. 60.765.

58.119.

RUBROS APR. VIGENTE CDP COMPROMISO

% EJEC

CDP/APRO

VTE

% EJECUCIÓN

COMP/CDP

% COMPRMISO /APR

VTE

INVERSION 471.069.636.000 316.414.000.553 46.070.333.669 67,2% 14,6% 9,8%

TRANSFERENCIAS 389.266.091.904 141.755.069.146 74.812.783.024 36,4% 52,8% 19,2%

G GENERALES 10.807.660.000 9.164.325.941 7.506.954.010 84,8% 81,9% 69,5%

G PERSONAL 53.760.789.309 11.861.883.610 10.860.435.918 22,1% 91,6% 20,2%

924.904.177.213 479.195.279.249 139.250.506.621 51,8% 29,1% 15,1%

Comparativo entre CDP y compromisos, con respecto a la apropiación vigente.

Fuente SIIF

De acuerdo con lo observado en la ejecución presupuestal acumulada a marzo 31 de 2013, conforme los compromisos adquiridos, se puede establecer que el nivel de ejecución es relativamente bajo (15%) Por lo tanto, se recomienda seguir adelantando las gestiones con las dependencias en el sentido de prevenirlos para evitar que la ejecución de los proyectos a su cargo se concentre en los últimos meses de la vigencia fiscal. Se sugiere establecer los controles que sean necesarios para que los CDPs expedidos, que tengan saldos por comprometer, si no se utilizan, se liberen oportunamente, a fin de redistribuir y ejecutar los recursos.. Controles evidenciados Para efectos de realizar control a la ejecución presupuestal, la Subdirección Financiera mensualmente remite a las dependencias responsables, un análisis de la ejecución presupuestal, clasificando tipo de gasto y dependencia advirtiendo el cumplimiento de los plazos establecidos por la Secretaría General, para adelantar los procesos contractuales y evitar la concentración en los últimos meses de la vigencia. Rezago presupuestal Con el propósito de verificar el estado de la ejecución presupuestal del rezago, a marzo 31 de 2013, constituido en la vigencia anterior, se consultaron reportes en el SIIF y se observó lo siguiente:

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

90,0%

CDP 67%

CDP 36%

CDP 85%

CDP 22%

CDP 52%

COMP 10% COMP 19%

COMP 69%

COMP 20% COMP 15%

De las Reservas constituidas a diciembre 31 de 2012, por $165.949 millones se

observa una ejecución a marzo 31 de 2013, con obligaciones por $33.145

millones corresponden al 20% de los compromisos y pagos por $16.851 millones

equivalen al 50.8% de las obligaciones registradas. Queda un saldo por ejecutar

a la fecha de $132.803 millones que representa el 80% del total de los

compromisos adquiridos como se muestra en el siguiente cuadro:

Fuente Siif

Comparado con el mismo periodo de la vigencia anterior, se reporta un comportamiento similar en la ejecución de las reservas, tal como se evidencia a continuación: RESERVAS A MARZ 2012

DESCRIPCION COMPROMISO OBLIGACION PAGOS %/OBLIG %/PAGO

G DE PERSONAL 72.418.633 53.753.025 51.839.693 74% 96%

G GENERALES 686.000.553 438.244.639 150.835.364 64% 34%

TRANSFERENCIAS 48.108.863.999 7.612.800 7.612.800 0% 100%

INVERSION 139.808.246.593 18.540.690.434 17.805.100.184 13% 96%

TOTALES 188.675.529.778 19.040.300.898 18.015.388.041 10% 95%

RESEVAS POR EJECUTAR 169.635.228.880 90%

Gráfica comparativo ejecución reservas I trim 2012 y I Trim 2013

Fuente SIIF

RESERVAS A MARZO DE 2013

DESCRIPCION COMPROMISO OBLIGACION ORDEN PAGO PAGOS% /

OBLIGACION% / PAGO

GASTOS DE PERSONAL1.119.331.699 432.740.607 332.616.732 332.616.732 39% 77%

G GENERALES 373.663.102 56.830.477 47.143.777 47.143.777 15% 83%

TRANSFERENCIAS 96.554.693.233 29.947.948.993 29.762.948.993 13.961.820.627 31% 47%

INVERSION 67.900.867.810 2.708.212.647 2.558.049.999 2.510.049.999 4% 93%

TOTALES 165.948.555.844 33.145.732.724 32.700.759.500 16.851.631.134 20% 50,8%

RES POR EJECUTAR 132.802.823.120 80%

0

20.000.000.000

40.000.000.000

60.000.000.000

80.000.000.000

100.000.000.000

120.000.000.000

140.000.000.000

160.000.000.000

180.000.000.000

200.000.000.000

Ejec ReservaI Trim 2012

Ejec ReservaI Trim 2013

COMPR

COMPR

OBLI

G OBLI

G

PAG

PAG

Se recomienda continuar con el seguimiento mensual para que la ejecución de las reservas se tramite dentro de la vigencia y términos establecidos, para evitar posibles trámites de vigencias expiradas. Cuentas por pagar Según lo verificado en el reporte del SIIF a 31 de marzo de 2013, se tienen ejecutadas el 83 % de las cuentas por pagar correspondientes al rezago presupuestal de 2012, así:

Verificado por rubro presupuestal, se puede apreciar en el siguiente cuadro, los programas que presentan obligaciones por pagar a marzo 31/13, correspondientes al rezago presupuestal 2012.

Se recomienda verificar con las dependencias involucradas a fin de agilizar el proceso de pago y evitar posibles vigencias expiradas.

III. SEGUIMIENTO AL PAC El objetivo es la proyección mensualizada de los recursos requeridos en el Ministerio, con base en el presupuesto asignado para la atención de las obligaciones adquiridas por la entidad.

DESCRIPCION OBLIGACION ORDEN PAGO PAGOS % / PAGOS

G. PERSONAL $ 652.983.102,62 $ 652.983.102,62 $ 652.983.102,62 100%

G GENERALES $ 901.446.680,04 $ 901.446.680,04 $ 901.446.680,04 100%

TRANSFERENCIAS $ 278.872.241.597,00 $ 222.670.241.597,00 $ 222.670.241.597,00 80%

INVERSION $ 52.770.107.280,18 $ 51.119.619.780,18 $ 51.119.619.780,18 97%

TOTALES $ 333.196.778.659,84 $ 275.344.291.159,84 $ 275.344.291.159,84 83%

POR EJECUTAR $ 57.852.487.500,00 17%

RUBRO DESCRIPCION OBLIGACION PAGOS POR EJECUTAR %POR EJEC

A-3-2-2-18

TRANSFERIR AL INSTITUTO DE SEGUROS

SOCIALES EN LIQUIDACION - DECRETO 2013

DE 2012

$ 56.202.000.000 $ 0 $ 56.202.000.000 100%

C-320-301-5PROTECCION DE LA SALUD PUBLICA EN EL

AMBITO NACIONAL.$ 25.117.200.534 $ 23.517.199.034 $ 1.600.001.500 6%

C-410-300-4

ACTUALIZACION DEL REGISTRO PARA LA

LOCALIZACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LA

POBLACIÓN EN SITUACIÓN DE DISCAPACIDAD

REGION NACIONAL

$ 97.870.133 $ 85.670.133 $ 12.200.000 12%

C-410-300-7

IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS E

INVESTIGACIONES DEL SECTOR SALUD Y

PROTECCIÓN SOCIAL A NIVEL NACIONAL

$ 218.288.033 $ 180.002.033 $ 38.286.000 18%

POR EJECUTAR A 31-03-13 $ 57.852.487.500 17%

Se verificó el seguimiento y control sobre la ejecución de los recursos a marzo 31 de 2013, para lo cual se tuvo en cuenta los reportes SIIF, y lo informado por la Coordinadora de Tesorería y se pudo establecer lo siguiente:

Reporte Saldos de PAC Detallado

Ene Feb. Mar

Cupo PAC Vigente 6.921.389.166,09 24.377.027.047,51 26.809.328.354,81

Cupo PAC Gestionado 0,00 0,00 0,00

Cupo PAC Pagado 6.948.481.362,47 24.394.729.614,51 26.814.618.152,96

Cupo PAC Reintegrado 27.092.196,38 17.702.567,00 5.289.798,15

Cupo PAC Disponible 0,00 0,00 0,00

En el cuadro anterior se puede ver el resumen del reporte saldos de PAC, en el cual se detalla la gestión de PAC en todas sus instancias: PAC Vigente, PAC Gestionado, PAC Pagado, PAC Reintegrado, PAC Disponible, mes a mes para el primer trimestre, en la Gestión General del Ministerio. No se presentaron anticipos cupo PAC gestionado, Aplazamiento de cupo PAC disponible, Aplazamiento de cupo PAC gestionado. Igualmente, se pudo establecer que se dio cumplimiento a lo establecido en la circular 01 del 4 de enero de 2013, en lo relacionado con el calendario PAC para 2013.

PAC rezago año anterior: Reserva año anterior.

Concepto Ene Feb. Mar

PAC Vigente 49.525.690.971,90 15.341.113.543,84 412.265.700.512,00

PAC Pagado 49.525.690.971,90 15.341.113.546,72 412.265.700.512,00

PAC Reintegrado 0,00 2,88 0,00

0,00 0,00 0,00

El anterior cuadro muestra la ejecución del PAC, con relación a la Reserva año anterior, se aprecia que el PAC vigente es igual al PAC pagado y no se evidenciaron modificaciones.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La información financiera y contable de la entidad opera bajo la plataforma del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF NACIÓN. Durante el 1° trimestre de este año no presentó dificultades en su operación.

El cierre contable del 1 trimestre 2013 se realizó el 30 de abril de 2013, de acuerdo con el cronograma estipulado por la CGN y la información financiera de la entidad fue transmitida vía Chip a la contaduría General de la Nación oportunamente, se publicó en la página Web del Ministerio el 6 de mayo de 2013.

Para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, las políticas y prácticas contables que se aplican son las estipuladas en del Régimen de Contabilidad Pública en cuanto a sus principios, normas técnicas y procedimientos.

Es preciso recomendar que para la Gestión Contable se debe implementar manuales, procesos y/o procedimientos o los documentos que consideren, donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables, así como la correspondiente a la asignación de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente. Igualmente se requiere tener en cuenta en la documentación de los mismos, la responsabilidad de las dependencias encargadas de suministrar la información Contable.

Se recomienda implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, realizando un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad.

Presentar al Comité de Sostenibilidad Contable del Ministerio, las cuentas del Activo, que tienen que ver con movimientos del Pasivo Social Puertos de Colombia, por Sentencias condenatorias, las cuales registran más de 2 años de antigüedad por valor de $422.933 millones y no se observa depuración a la fecha, atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.

La Subdirección de Operaciones, reporta mensualmente al Grupo de Contabilidad, los movimientos y saldos de inventarios, así como las depreciaciones correspondientes para su registro y conciliación. No se evidencia acta de conciliación entre estas dependencias. Se recomienda realizar periódicamente conciliación de inventarios con los registros contables.

A la fecha la Oficina Tics tiene pendiente de entregar el acta de cesión del software del Min trabajo a Min salud, para ser registrado en la Contabilidad del Ministerio de Salud y PS. Se recomienda realizar las gestiones necesarias a fin de registrar el software que se trasladó a Min salud producto de la escisión.

En la página web del Ministerio de Salud y PS, se publican de manera trimestral los saldos de operaciones recíprocas que tiene registradas la entidad, con el fin de facilitar el proceso de conciliación de operaciones recíprocas con otras entidades públicas que realizaron operaciones con este Ministerio.

Revisado el acto administrativo del Comité de Sostenibilidad Contable se sugiere establecer un reglamento que de lineamientos y procedimientos en los que se base el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, para recomendar como instancia asesora del área contable y financiera del Ministerio de Salud y P.S.

En la ejecución presupuestal acumulada a marzo 31 de 2013, se evidencian compromisos por $139.250 millones con relación a la apropiación vigente de $ 924.904, lo cual equivale al 15% de ejecución. Se puede establecer que el nivel de ejecución es relativamente bajo. Se recomienda seguir adelantando las gestiones con las dependencias en el sentido de prevenirlos para evitar que la ejecución de los proyectos a su cargo se concentre en los últimos meses de la vigencia fiscal. Se sugiere establecer los controles que sean necesarios para que los CDPs expedidos, que tengan saldos por comprometer, si no se utilizan, se liberen oportunamente, a fin de redistribuir y ejecutar los recursos. De las Reservas constituidas a diciembre 31 de 2012, por $165.949 millones se observa una ejecución a marzo 31 de 2013, así: Obligaciones por $33.145 millones corresponden al 20% de los compromisos y pagos por $16.851 millones equivalentes al 50.8% de las obligaciones registradas. Se recomienda continuar con el seguimiento mensual para que la ejecución de las reservas se tramite dentro de la vigencia y términos establecidos, para evitar posibles trámites de vigencias expiradas. Se tienen ejecutadas el 83 % de las cuentas por pagar correspondientes al rezago presupuestal de 2012, a 31 de marzo de 2013. Se recomienda verificar con las dependencias involucradas a fin de agilizar el proceso de pago y evitar posibles vigencias expiradas. En consideración a lo señalado en la función de advertencia suscrita por la CGR de fecha 29-11-12 con relación a la constitución de reservas presupuestales y solicitud de autorización de vigencias futuras se recomienda realizar las acciones pertinentes que permitan dar cumplimiento a lo allí establecido. Apoyar y promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las diferentes etapas y actividades del Proceso Contable.

Atentamente,

ESTHER MADERO MARTINEZ

Jefe Oficina Control Interno (e)

Elaboró: DilsaR. . .