Embed Size (px)
Citation preview
Informe de la Auditoria Operacional
Concepto de Auditoria Operacional
Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.
Objetivo de la Auditoria OperacionalEl objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique.
Existen tres niveles en que el contador público puede participar de apoyo en las entidades:
Primero.
En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnóstico de obstáculos).
Segundo.
En la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formación.
Tercero.
En la implantación de los cambios e innovaciones. (Implantación de sistemas, etc.)
Aplicación de la Auditoria Operacional
Aunque no pueden establecer reglas fijas que determinen cuando debe practicarse la auditoria operacional, si se pueden mencionar aquellas que habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han determinado como más frecuentes:
1. Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido.
2. Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones, y
3. Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades.
Metodología de la Auditoria OperacionalSe simplifica en tres pasos fundamentales:
Familiarización
El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro del contexto dela empresa que está auditando.
Investigación y Análisis
El objetivo de esta segunda fase dela metodología es analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la operación en cuestión.
Informe
El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor.
Metodología de la Auditoria Operacional
El Informe de Auditoria OperacionalEl informe de auditoría operacional es el documento, por medio del cual, se dan a conocer los resultados de las revisiones que efectúan los auditores de una dependencia o entidad.
Características: A) Oportunidad.
Es presentar los resultados en el momento preciso, es decir, a tiempo para que las observaciones sean atendidas.
B) Integridad.
Se debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar información completa acerca de las situaciones advertidas, las conclusiones y las recomendaciones.
C) Competencia.
Presentar la información de modo que los resultados correspondan a los objetivos de la auditoría.
D) Relevancia.
Considerar solamente los hechos importantes que repercutan en la operación del área auditada.
E) Objetividad.
Presentar con imparcialidad los hechos comprobados, que deberán estar respaldados con evidencia indudable.
F) Convicción.
Hacer que las evidencias guíen al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor.
G) Claridad.
Cuidar que la estructura, terminología y redacción empleadas, permitan que la información que se presenta sea entendida por las personas a quienes se dirige el informe. Deberá tomar en cuenta al lector potencial de su informe y tendrá que ubicarse en el uso de un lenguaje sencillo que sea entendible, eliminar hasta donde sea posible el uso de tecnicismos.
El Informe de Auditoria Operacional
H) Utilidad.
Aportar elementos que contribuyan a la mejor administración y utilización de los recursos de la entidad.
I) Precisión o Corrección.
La precisión está determinada fundamentalmente por el uso de palabras, según su significado.
Entre mayor número de palabras ambiguas, más peligro de distorsión por parte del receptor.
La eliminación de conceptos que expresan valores relativos (cantidad, calidad, positivo, negativo, bueno, malo, etc.). La conclusión de los detalles significativos.
J) Concisión.
Por concisión se debe entender que cada idea se exprese con el menor número de palabras posible, siempre y cuando ésta quede completa.
Ser conciso no implica la omisión de asuntos importantes, pero sí de los que son relativamente importantes. La concisión no debe ser confundida con la brevedad; se debe ser breve y a la vez conciso.
El Informe de Auditoria Operacional
K) Sencillez.
La sencillez de vocabulario puede hacer que el informe de auditoría adquiera una mayor fuerza de veracidad y persuasión, con un consiguiente aumento de atractivo y eficacia.
L) Adecuación.
Adecuar el informe al destinatario significa ayudarlo a comprender fácilmente lo que se le quiere decir.
M) Cortesía.
Se refiere al tacto para asentar en un informe sus aseveraciones. Es muy común que como resultado de la auditoría algún elemento (persona) de la entidad resulte afectado y se le apliquen calificativos fuertes tales como: descuido, ineficaz, desperdicio, etc.
Esto no quiere decir que se tengan que omitir pero con cortesía; aplicando calificativos que no hieran susceptibilidades.
N) Originalidad.
Aunque a veces resulte difícil apartarse de formulismos y frases rutinarias es necesario intentarlo. Conviene evitar la actitud indiferente de escribir sin pensar. A veces se le logra simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez.
El Informe de Auditoria Operacional
Pro
pósi
to d
el
Info
rme
Conclusiones Basadas en la
Auditoria
Reportar Condiciones
Marco de Referencia de la Acción Admón.
Aclarar Puntos de Vista del Auditor
1.- Conclusiones basadas en la auditoría.
El informe sirve para sumarizar la evidencia obtenida durante la revisión, con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoría.
2.- Reportar condiciones.
Éste, reporta a la organización un resumen de las principales áreas que requieren mejoras. El informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administración para reconocer sus operaciones y evaluar su ejecución. El informe señala qué áreas están bien y cuáles pueden ser susceptibles de optimizar.
Propósito del Informe de Auditoria Operacional
3.- Marco de referencia de la acción administrativa.
Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administración. Con base en las condiciones reportadas y en la identificación de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones.
4.- Aclarar puntos de vista del auditor.
Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que está en desacuerdo. Una clara posición del auditado y los comentarios del auditor ayudarán a puntualizar los criterios de la administración y proporcionarán bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.
Propósito del Informe de Auditoria Operacional
Anatomía del Informe
A) De Identificación.
1.Carátula interior.
Presenta un resumen de los datos más importantes de la auditoría para su fácil e inmediata identificación.
Se prepara en una hoja membretada de le entidad y deberá de reunir como mínimo: Titulo
(Informe de auditoría), área o departamento auditado, fecha o periodo revisado, fecha de conclusión del informe, numero de la revisión, si corresponde, especificación de “reservado o confidencial”.
2.Índice.
En este punto se enumeran los aspectos que se tratan en el informe y se indica la página en que se encuentra.
3.Objetivos.
Obedece a una finalidad o intención. Se puede escribir un texto para exhortar, protestar, enseñar, etc. Para el caso del informe de auditoría su objetivo es claro: informar y comunicar resultados. Aquí se señalan los propósitos que se persiguieron con la revisión efectuada, tales como: evaluar, verificar, analizar, comprobar, etc., las operaciones de un área de la entidad.
4.Alcance.
Señala las áreas o programas evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas, la metodología utilizada así como el periodo sujeto a examen y la profundidad que se dio a las pruebas.
Anatomía del Informe
B) De Contenido.
1.Destinatario.
Definido el propósito del informe referido, el siguiente paso consiste en identificar al destinatario. ¿Para quién o para quiénes se escribe? ¿Quién o quiénes serán los lectores potenciales del informe? El auditor asume que los resultados de su trabajo atañen fundamentalmente a la administración de la empresa a los auditados y a otros eventuales interesados.
2.Resumen.
Es un indicador importante a través del cual se cumplen los objetivos del informe. En él se sintetizan los principales problemas detectados en la revisión con la finalidad de atraer la atención del titular de la entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor esmero para su resolución.
Anatomía del Informe
3.Resultados.
En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditoría operacional pero como una transcripción o síntesis de las observaciones determinadas.
Los resultados deben de proporcionar información valiosa para la toma de decisiones, por ello el auditor vinculará las diferentes desviaciones para mostrar cómo, en su conjunto, repercuten y afectan la planeación, programación, y ejecución para el logro de objetivos.
Anatomía del Informe
C) De Complemento.
1.Anexos.
Son todos aquellos documentos que sirvan como evidencia para argumentar lo manifestado en el contenido del informe. El objetivo principal de incluir anexos al informe consiste en aclarar al lector los aspectos que por su extensión e importancia debe agregarse al contenido del informe estos anexos pueden ser: gráficas, cuadros comparativos, relaciones elaboradas por el auditor etc.
Anatomía del Informe
Preparación del Informe de Auditoria Operacional
El auditor antes de iniciar la recopilación de información necesita:
Saber qué información es significativa y cuál no lo es.
Tener un esquema conceptual con el cuál ordenarla y clasificarla.
Saber cuáles son los medios para obtenerla.
Saber cómo se puede obtener al menor costo posible.
La información para la auditoría se recoge con el objeto de poder realizar un diagnóstico y emitir unas recomendaciones. Sin embargo se necesita un tratamiento para obtener información más elaborada y ajustada a nuestros propósitos.
El tratamiento no es otra cosa que la aplicación de técnicas específicas para cada nivel de la organización las técnicas de tratamiento pueden ser cuantitativas o cualitativas.
Preparación del Informe de Auditoria Operacional
Preparación del Informe de Auditoria Operacional
Emisión del Informe de Auditoria Operacional
Es un documento donde se asienta, fidedignamente, todas las anomalías e irregularidades detectadas durante la práctica de la auditoría operacional-administrativa, así como las recomendaciones y sugerencias.
La publicación definitiva del reporte de auditoría debe llevarse a cabo sólo si el cuestionario de control de calidad ha sido aprobado por el gerente, el director o el socio responsable del examen del áreas o áreas examinadas. La emisión de dicho informe contempla los siguientes pasos:
a) Mecanografía del borrador.
b) Confronta.
c) Envió a destinatarios.
Tipos de Informes
Informe Ordinario
Informes Largos
Informes Especiales
Otros Informes
