INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE REGULARIDAD PERSONERÍA … · En nuestra opinión, los Estados Financieros de la PERSONERIA DE BOGOTÁ presentan razonablemente, en todo aspecto significativo,

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Cra. 32 A No. 26 A – 10 Código Postal 111321

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE REGULARIDAD

PERSONERÍA DE BOGOTA D.C.

CÓDIGO AUDITORÍA No. 10

Período Auditado 2018

PAD 2019

DIRECCIÓN SECTOR GOBIERNO

Bogotá, Abril de 2019

http://www.contraloriabogota.gov.co/



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Juan Carlos Granados Becerra Contralor de Bogotá

María Anayme Barón Durán Contralora Auxiliar

Belén Sánchez Cáceres Directora Sector Gobierno

Alberto Cristóbal Martínez Blanco Subdirector de Fiscalización Gestión Pública y Gobierno

Clemencia Helena Giraldo Gutiérrez

Asesora

Equipo de Auditoría:

Juan Carlos Arenas Mogollón Gerente 039-01

Luis Carlos Forero Rivera Profesional Especializado 222-07

Jorge Montealegre Cortes Profesional Especializado 222-07

Edgar Alfonso Ramírez Hernández Profesional Especializado 222-07

Amanda Casas Bernal Profesional Especializado 222-07 Jorge Enrique Castellanos Rodríguez Contratista de Apoyo Laura Alejandra Bayona Pérez Contratista de Apoyo




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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL .................................................................................... 8

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ........................................................................ 13

3. RESULTADOS DE AUDITORÍA ....................................................................... 10

3.1 CONTROL DE GESTION ............................................................................. 10

3.1.1 Control Fiscal Interno ............................................................................. 10 3.1.2 Plan de Mejoramiento ............................................................................. 12 3.1.3 Gestión Contractual ................................................................................ 14 3.1.3.1 Hallazgo Administrativo por aprobar las pólizas de cumplimiento y de responsabilidad civil extracontractual, con una cobertura inferior a la requerida en el Contrato No. 568/2018 y a la exigida en el Decreto 1082 de 2015. ....... 17 3.1.3.2 Hallazgo Administrativo por no ampliar el valor de cobertura de la póliza de responsabilidad civil extracontractual No. 11-40-101027559, del Contrato 718/2018. .......................................................................................... 23 3.1.4 Gestión Presupuestal ............................................................................. 26 3.1.4.1 Hallazgo Administrativo - Baja ejecución de giros en algunos rubros presupuestales ................................................................................................ 28 3.1.4.2 Hallazgo Administrativo- Incremento Reservas de Funcionamiento.... 32

3.2 CONTROL DE RESULTADOS ..................................................................... 33

3.2.1 Planes Programas y Proyectos .............................................................. 34 3.2.2 Balance Social ........................................................................................ 37 3.2.3 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) en la Personería de Bogotá D.C. ................................................................................................................. 48

3.3 CONTROL FINANCIERO ............................................................................. 51

4. OTROS RESULTADOS .................................................................................... 67

5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS .................................................. 68




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1. DICTAMEN INTEGRAL

Doctora CARMEN TERESA CASTAÑEDA VILLAMIZAR Personera de Bogotá Personería de Bogotá, D.C. Carrera 6 No 21-24 Código Postal 110311 Bogotá, D.C. Asunto: Dictamen de Auditoría de Regularidad vigencia 2018 La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto 1421 de 1993 y la Ley 42 de 1993, practicó Auditoría de Regularidad, a la Personería de Bogotá, D.C., evaluando los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición; los resultados de los planes, programas y proyectos, la gestión contractual y presupuestal, la calidad y eficiencia del control fiscal interno, el cumplimiento al plan de mejoramiento; la gestión financiera a través del examen de Estado Situación Financiera a 31 de diciembre de 2018, Estado de Resultados por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2018, (cifras que fueron comparadas con las de la vigencia anterior), la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizó conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. Igualmente, es responsable de la preparación y correcta presentación de los estados financieros de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General de la Nación. El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, serán corregidos por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización, la adecuada gestión de los recursos públicos y, por consiguiente, en la eficiente producción y prestación de bienes y servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control.




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La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C.; compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el dictamen integral. El control incluyó el análisis sobre la base de pruebas selectivas de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Financieros y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y correcto funcionamiento del Sistema de Control Interno. En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance de esta. 1. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN Producto de la evaluación realizada por este organismo de control se determinaron los siguientes aspectos: 1.1 Control de Gestión Los resultados de la evaluación del sistema de control fiscal interno, se encuentran definidos en cada una de las observaciones descritas en su respectivo componente. Una vez efectuada la evaluación a la contratación celebrada por la Personería de Bogotá D.C., en desarrollo del Plan de Auditoría Distrital - vigencia 2018, PAD 2019, se pudo evidenciar que no se realizaron las coberturas de vigencia de las pólizas inicialmente establecidas en dos (2) de los contratos evaluados, así como en establecer el valor de aseguramiento del amparo de responsabilidad civil extracontractual acorde con lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, situaciones que, si bien fueron corregidas con posterioridad al informe preliminar, subsisten como hallazgo administrativo. El Plan de Mejoramiento vigencia 2018, presenta diez (10) hallazgos con dieciséis (16) acciones correctivas, de las vigencias 2017 y 2018, de las cuales se realizó seguimiento a trece (13) acciones correctivas de siete (7) hallazgos, cuya fecha de vencimiento es anterior al 01 de abril de 2019.




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Resultado de la evaluación se establece que las trece (13) acciones objeto de seguimiento se cumplieron. Con relación a la gestión presupuestal, se evidenció que la entidad, presentó baja ejecución de giros en algunos rubros presupuestales e incremento en la constitución de reservas presupuestales por Funcionamiento-Gastos Generales. 1.2 Control de Resultados Analizada la información por este Ente de Control, en lo que respecta a los planes, programas y proyectos, se observa la no actualización oportuna de las fichas EBI en especial en el proyecto 1202, parte flujo financiero, generando información al día entre entidades Distritales y comunidad.

1.3 Control Financiero Una vez evaluado el factor de control financiero se presentó como resultado el cumplimiento de las diferentes normas emitidos por la contaduría general de Nación como fueron Carta Circular 003 del 19 de noviembre de 2018, Resolución 523 del 19 de noviembre de 2018, la resolución No. 000068 del 31 de mayo de 2018 que corresponde a las políticas Contables para las entidades contables públicas Bogotá D.C

Se llevó a cabo la verificación de las diferentes cuentas en relación con la utilización de la cuenta 3145 – Impacto, presentando un valor de $10.017.320.471 en razón al nuevo marco de regulación, en ellas está la cuenta cargos diferidos que corresponde a bienes que tienen un precio igual a dos salarios mínimo estos deben ser clasificados al gasto. Adicionalmente, el valor de las sanciones disciplinarias impuestas a los funcionarios se dio de baja contablemente por cuanto no se localizaron los disciplinados, estas prescribieron y se suprimió la valoración de la cuenta Propiedad Planta y Equipo de igual manera la subcuenta Edificios y Terrenos de propiedad del sujeto de control. 1.4 Concepto sobre la rendición y revisión de la cuenta El Representante Legal de la Personería de Bogotá, D.C., rindió la cuenta anual consolidada para la vigencia fiscal 2018, dentro de los plazos previstos en la Resolución Reglamentaria No. 011 del 28 de febrero de 2014 presentada a la Contraloría de Bogotá a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal – SIVICOF, con fecha de recepción del 15 de febrero de 2019, dando cumplimiento




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a lo establecido en los procedimientos y disposiciones legales que para tal efecto ha establecido la Contraloría de Bogotá D.C. 1.5 Opinión sobre los Estados Financieros Opinión limpia En nuestra opinión, los Estados Financieros de la PERSONERIA DE BOGOTÁ presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera, para el año terminado a 31 diciembre de 2018, así como los resultados de las operaciones terminadas en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por la Contaduría General de la Nación. 1.6 Concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno. Corresponde a la Contraloría conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades, en cumplimiento del numeral 6 del Artículo 268 de la Constitución Política. El control fiscal interno implementado en la Personería de Bogotá, en cumplimiento de los objetivos del sistema de control interno y de los principios de la gestión fiscal, obtuvo una calificación del 94.3% en términos de eficacia y calidad, y del 93% de eficiencia, para un promedio del 93.6%, porcentaje que permite evidenciar que el conjunto de mecanismos, controles e instrumentos establecidos para salvaguardar los bienes, fondos y recursos públicos puestos a su disposición, garantizan su protección y adecuado uso; así mismo, permite el logro de los objetivos institucionales. Los resultados del sistema de control fiscal interno en cada uno de los factores evaluados corresponden a los hallazgos incluidos en el Capítulo Resultados de la Auditoría, del presente informe.

1.7 Concepto sobre el fenecimiento. Los resultados descritos en los numerales anteriores, producto de la aplicación de los sistemas de control de gestión, de resultados y financiero permiten establecer que la gestión fiscal de la vigencia 2018 realizada por la Personería de Bogotá; en cumplimiento de su misión, objetivos, planes y programas, se ajustó a los principios de eficiencia, eficacia y economía evaluados. Con fundamento en lo




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anterior, la Contraloría de Bogotá D.C., concluye que la cuenta correspondiente a la vigencia auditada 2018, se FENECE. Presentación del Plan de Mejoramiento A fin de lograr que la labor de control fiscal conduzca a que los sujetos de vigilancia y control fiscal emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, respecto de cada uno de los hallazgos comunicados en este informe, la entidad a su cargo, debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento que permita subsanar las causas de los hallazgos, en el menor tiempo posible, dando cumplimiento a los principios de la gestión fiscal; documento que debe ser presentado a la Contraloría de Bogotá D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación del informe final, en la forma, términos y contenido previstos por la Contraloría de Bogotá D.C. El incumplimiento a este requerimiento dará origen a las sanciones previstas en los Artículos 99 y siguientes de la Ley 42 de 1993. Corresponde, igualmente al sujeto de vigilancia y control fiscal, realizar seguimiento periódico al plan de mejoramiento para establecer el cumplimiento y la efectividad de las acciones formuladas, el cual deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C. El presente informe contiene los resultados y hallazgos evidenciados por este Organismo de Control. “Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del

erario aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se

levantará el fenecimiento y se iniciará el juicio fiscal1” Atentamente,

BELÉN SÁNCHEZ CÁCERES

Directora Técnica Sector Gobierno Revisó: Juan Carlos Arenas Mogollón – Gerente Elaboró: Equipo Auditor

1 Artículo 17 ley 42 de 1993.




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2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA La evaluación de la gestión fiscal de la Personería de Bogotá, D.C., se realizó de manera posterior y selectiva, a partir de una muestra representativa, mediante la aplicación de las normas de auditoría de general aceptación, del examen de las operaciones financieras, administrativas y económicas para determinar la confiabilidad de las cifras, la legalidad de las operaciones, la revisión de la cuenta, la economía y eficiencia con que actuó el gestor público, para evaluar los resultados, opinar sobre los estados financieros, emitir el fenecimiento o no de la cuenta correspondiente a la vigencia auditada y conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno. La Personería de Bogotá hace parte de la Administración Distrital y tiene como misión: “La Personería de Bogotá D.C. es un órgano de control del Distrito Capital que,

con enfoque social, en el marco de un Estado pluralista, promueve la efectividad integral de los derechos de las personas, trabaja al servicio de la Ciudad, interviene y actúa como garante del respeto del ordenamiento jurídico, por parte de las autoridades públicas del Distrito Capital, y vigila la conducta de los servidores públicos”.




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3. RESULTADOS DE AUDITORÍA 3.1 CONTROL DE GESTION

3.1.1 Control Fiscal Interno Corresponde a la Contraloría de Bogotá, conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades, en cumplimiento del numeral 6 del Artículo 268 de la Constitución Política. El control fiscal interno se evalúo por cada uno de los integrantes del equipo auditor a partir de la información aportada y el conocimiento de los riesgos, procesos, procedimientos y dependencias involucradas en los factores evaluados; esto es, programas, planes y proyectos; gestión contractual; gestión presupuestal y estados contables; donde se identifican los puntos de control relacionados con la administración de los recursos, fondos y bienes del Distrito Capital. Los resultados de la evaluación del sistema de control fiscal interno en cada uno de los factores evaluados corresponden a las diferentes observaciones incluidas en el capítulo de resultados del informe de auditoría. Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG En cumplimiento del artículo 133 de la Ley 17532 de 2015, que integró los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, con el fin de fortalecer los mecanismos, los métodos y los procedimientos de gestión y control al interior de los organismos y entidades del Estado, se expide el Decreto 14993 de 2017 para la adopción del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG4, la fusión del Sistema de Gestión y la articulación del Sistema de Control Interno, donde se establece la implementación del modelo a nivel territorial, para ello, la Secretaría General y la Veeduría Distrital emiten la Circular Conjunta No. 0125 del

2 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”. 3 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo

relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015. 4 El MIPG es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las

entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, según dispone el Decreto 1499 de 2017. 5 Asunto: Directrices para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG en el Distrito Capital.

Radicación: 2-2018-6820.




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23 de marzo de 2018 donde se establecen las siguientes directrices para la implementación del MIPG en el Distrito Capital: Los jefes de las oficinas asesoras de planeación y los jefes y asesores de control interno seguirán desarrollando sus funciones acorde con la normatividad vigente hasta que se actualicen los marcos normativos a nivel distrital y se comuniquen los lineamientos para la armonización de las dimensiones del modelo. Para la implementación del modelo en el Distrito bajo la coordinación de la Secretaría General y el acompañamiento de la Veeduría Distrital se diseñará una estrategia que consta de cuatro fases a saber: 1. Fase de alistamiento, 2. False de direccionamiento, 3. Fase de implementación y 4. Fase de seguimiento. En la fase de direccionamiento se expedirá los lineamientos y directrices para la adecuación del modelo. En relación con los términos para la adopción e implementación del modelo a nivel territorial, la regulación existente no ha establecido fechas para este cometido, sin embargo, el DAFP sugiere que las entidades revisen sus procesos de planeación, gestión y evaluación de forma tal que se identifiquen las oportunidades de mejora. Posteriormente, el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., emite el Decreto 5916 del 16 de octubre de 2018, que en sus primeros artículos prevé: “(…)” Artículo 1. Objeto: el presente decreto tiene por objeto adoptar para el Distrito Capital el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG de que trata el Decreto Nacional 1083 de 2015, sustituido por el Decreto 1499 de 2017, como marco de referencia para el ajuste del diseño, la implementación y la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión Distrital – SIGD, con el fin de fortalecer los mecanismos, métodos y procedimientos de gestión y control al interior de los organismos y entidades del Distrito Capital y adecuar la institucionalidad del sistema y de las instancias correspondientes con el modelo nacional. Artículo 2. Ámbito de aplicación: Las disposiciones del presente decreto se aplicarán en todos los organismos y entidades de la administración distrital, en sus sectores central, descentralizado y local, y en aquellas entidades descentralizadas con capital público y privado en que el Distrito posea el 90% o más del capital social. (…)”

6 Por medio del cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión Nacional y se dictan otras disposiciones




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Bajo el panorama descrito, la Alta Dirección de la Personería de Bogotá, D.C., a través de la Resolución 0087 del 03 de enero de 2019, decidió adoptar el MIPG a todos los procesos y sistemas de gestión de la entidad como buena práctica administrativa de gestión y de compromiso con la calidad del servicio hacia la comunidad, es por esto que el cronograma para la implementación del MIPG se encuentra en etapa de Alistamiento, en la cual se desarrollarán entre otras, las siguientes acciones: Identificación y análisis de las brechas existentes entre el MIPG y los sistemas

que actualmente soportan la gestión de la entidad, Revisión de la normatividad existente, levantamiento de autodiagnósticos,

análisis del contexto y del SGC, Revisión de procesos y alineación documental, Gestión del riesgo, Orientación al cliente, Gestión de talento humano, Evaluación del desempeño, Auditoría interna, mejora, revisión por la Dirección y auditoría externa. En la misma resolución se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en el cual participa el Director de Planeación, además de ejercer la Secretaría Técnica del mismo. Así las cosas, es importante señalar que por la reciente expedición de la referida resolución y según cronograma de implementación, la Personería de Bogotá se encuentra realizando los autodiagnósticos y definiendo la nueva comprensión del MECI (Dimensión Siete del MIPG), y en general el MIPG y sus siete dimensiones se encuentran en etapa de alistamiento, es decir, en la formulación e implementación de acciones. 3.1.2 Plan de Mejoramiento Para la evaluación al Factor Plan de Mejoramiento, el equipo auditor se soportó en el reporte denominado “Plan de Mejoramiento Consolidado Estado de las Acciones” del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal – SIVICOF correspondiente a la vigencia 2018, el cual registra un total de diez (10) hallazgos con dieciséis (16) acciones correctivas abiertas. 7 Por la cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG en la Personería de Bogotá, D.C., se establece

los niveles de responsabilidad y autoridad para su implementación.




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De este universo, se seleccionaron las acciones abiertas que presentaron una fecha de terminación anterior al 01 de abril de 2019, es decir, la muestra corresponde al 81,25% del total y equivalente a trece (13) acciones correctivas abiertas de siete (7) hallazgos establecidos en las vigencias 2017 y 2018. A continuación, se presenta el resultado de la evaluación de las acciones correctivas seleccionadas, de las cuales diez (10) acciones corresponden a la auditoría de regularidad código 35 de la vigencia 2017 y tres (3) a la auditoría de regularidad código 41 de la vigencia 2018:

CUADRO 1 CONSOLIDADO RESULTADO EVALUACIÓN AL PLAN DE MEJORAMIENTO

NO VIGENCIA AUDITADA

MODALIDAD CÓDIGO

AUDITORÍA FACTOR

NO. HALLAZGO

CÓDIGO ACCIÓN

FECHA TERMINACIÓN

ESTADO

1 2017 Regularidad 35 Gestión Contractual 2.1.3.10 1 2018-07-31 Cerrada













Fuente: Plan de mejoramiento Consolidado Estado de las Acciones SIVICOF - Análisis Equipo Auditor

De acuerdo con lo presentado en el cuadro anterior y como resultado del seguimiento al Plan de Mejoramiento efectuado en la presente auditoría de regularidad, código 10, PAD 2019, el equipo auditor procede a cerrar las trece (13) acciones correctivas evaluadas.




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3.1.3 Gestión Contractual Evaluar de manera integral la gestión fiscal en la contratación pública realizada por la Personería de Bogotá, D.C. Teniendo en cuenta la relación de contratación de la Personería de Bogotá, D.C., reportada en el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal - SIVICOF para la vigencia 2018, tanto para funcionamiento como para inversión, la entidad suscribió un total de 877 contratos por valor de $ 36.461.763.420. Del universo de recursos destinados para la contratación, la modalidad más representativa corresponde a Contratación Directa con un 86,15% de participación, seguida de la Selección Abreviada y Licitación Pública con el 4,91% y 4,79% respectivamente; en menor proporción se encuentra la modalidad señalada en el SIVICOF como “Otra” con el 3,83% y Mínima Cuantía con el 0,32%, como se presenta en la siguiente tabla:

CUADRO 2 MODALIDAD DE SELECCIÓN AÑO 2018 - PERSONERÍA DE BOGOTÁ, D.C.

Cifras en pesos ($) Modalidad Cantidad Valor

1. Licitación Pública 3 1.747.626.021

2. Selección Abreviada 37 1.788.739.547

4. Mínima Cuantía 7 116.783.320

5. Contratación Directa 825 31.411.778.038

8. Otra 5 1.396.836.494

Total 877 36.461.763.420 Fuente: Relación de contratación SIVICOF - Año 2018

De acuerdo al Tipo de Contratación celebrada por la Personería de Bogotá, D.C, en la vigencia 2018, el de mayor participación de recursos corresponde a la contratación de Servicios Profesionales por valor de $21.777.301.326 equivalente al 59,73% del total contratado, seguido de la contratación de Servicios de Apoyo a la Gestión (Servicios Administrativos) con un valor de $4.848.197.244 que equivalen al 13,30% y en tercer lugar el Arrendamiento de Bienes Inmuebles por valor de $3.936.523.135 correspondiente al 10,80%. Estos datos se pueden observar en la siguiente tabla:




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CUADRO 3 TIPO DE CONTRATOS AÑO 2018 - PERSONERÍA DE BOGOTÁ, D.C.

Cifras en pesos ($)

Tipo de Contrato Cantidad Valor

121 - Compraventa (bienes muebles) 10 220.824.677

122 - Compraventa (bienes inmuebles) 5 335.336.185

132 - Arrendamiento de bienes inmuebles 18 3.936.523.135

30 - Servicios de mantenimiento y/o reparación 12 403.378.472

31 – Servicios profesionales 556 21.777.301.326

33 - Servicios apoyo a la gestión (Servicios Administrativos) 227 4.848.197.244

34 - Servicios asistenciales de salud 1 35.000.000

35 – Servicios de comunicaciones 10 48.716.724

38 - Servicios de publicación 1 17.432.764

39 - Servicios de capacitación 1 13.000.000

42 - Suministro de bienes en general 6 784.459.812

43 - Suministro de servicio de vigilancia 1 1.158.279.928

44 - Suministro de servicio de aseo 1 573.599.002

48 - Otros suministros 4 160.534.496

49 - Otros servicios 20 1.543.899.352

50 - Servicios de transporte 1 4.440.000

72 - Contrato de seguros 2 589.346.093

911 - Contrato interadministrativo 1 11.494.210

Total 877 36.461.763.420 Fuente: Relación de contratación SIVICOF - Año 2018

La Personería de Bogotá, D.C., para la vigencia 2018 suscribió por inversión 364 contratos por valor de $13.787.631.135 que equivalen al 37,81% y por gastos de funcionamiento se suscribieron 512 contratos por valor de $22.263.114.285 correspondientes al 62,05%, para un total que asciende a $36.461.763.420. Para la presente auditoría se tomó como muestra un total de doce (12) contratos por valor de $6.868.341.015, equivalentes al 19% del total de la contratación suscrita en la vigencia 2018 la cual alcanzó la suma de $36.461.763.420. Adicionalmente, un (1) contrato correspondiente a la vigencia 2017 por valor de $211.166.544, para un total de trece (13) contratos que ascienden a la suma de $7.079.507.559. Los contratos seleccionados en la muestra se describen a continuación:




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CUADRO 4 MUESTRA EVALUACIÓN GESTIÓN CONTRACTUAL - VIGENCIA 2018

Cifras en pesos ($) No.

CONTRATO No.

PROYECTO TIPO DE

CONTRATO OBJETO VALOR ($)

568 N/A Arrendamiento de bienes inmuebles

Contratar el arrendamiento de un bien inmueble dotado con mobiliario y equipo para el funcionamiento de una sede de la Personería de Bogotá D.C.

3.180.000.000

718 N/A Prestación de Servicios

Contratar la prestación del servicio de vigilancia, seguridad privada y monitoreo de alarmas, para las sedes de la Personería de Bogotá D.C.

1.266.611.351

26713 N/A Prestación de Servicios

Contratar la prestación del servicio integral de aseo y cafetería, con el suministro de elementos e insumos, para las sedes de la Personería de Bogotá D.C., ubicadas en la carrera 7 No. 21 - 24, calle 21 No. 6 - 34, carrera 8 No. 20 - 57, carrera 10 No. 24 - 62 en las personerías locales y/o, en los sitios en que requiera la entidad.

573.599.002

26771 N/A Suscripción Contratar la renovación de la suscripción de licencias office 365 en el plan E1, para operar las cuentas de correo y herramientas de colaboración de esta g-suite.

303.569.952

720 N/A Seguros

Contratar los seguros que amparen los intereses patrimoniales actuales y futuros, así como los bienes de propiedad de la Personería de Bogotá D.C., que estén bajo su responsabilidad y custodia que sea o fuere legalmente responsable o le corresponda asegurar en virtud de disposición legal o contractual, así como la expedición de una póliza colectiva de seguro de vida y cualquier otra póliza de seguros que requiera la entidad en el desarrollo de su actividad. Grupo I (Seguro de Todo Riesgo Daño Material, Automóviles, Manejo Global Entidades Estatales, Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual, Transporte de Valores, Transporte de Mercancías y Responsabilidad Civil Servidores Públicos)

302.640.346

719 N/A Seguros

Contratar los seguros que amparen los intereses patrimoniales actuales y futuros, así como los bienes de propiedad de la Personería de Bogotá D.C., que estén bajo su responsabilidad y custodia que sea o fuere legalmente responsable o le corresponda asegurar en virtud de disposición legal o contractual, así como la expedición de una póliza colectiva de seguro de vida y cualquier otra póliza de seguro que requiera la entidad en el desarrollo de su actividad. Grupo ii (Seguros de Grupo Vida Ley 16 y Seguro de Grupo Vida Funcionarios)

286.705.747

27508 N/A Suministro Contratar el suministro de elementos e insumos de papelería y útiles de oficina para la Personería de Bogotá D.C.

222.937.595

89 1202 Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión

Apoyar a la Personería, en el marco del Proyecto 1202 "Promoción y defensa de los derechos humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto”, en el proceso de sensibilización a la ciudadanía en defensa de sus derechos y reconocimiento de sus deberes, en un enfoque de cultura para la paz.

220.000.000

727 N/A Interadministrativo Contratar los servicios de correo para la Personería de Bogotá D.C., incluyendo el servicio de distribuidor motorizado

216.797.022




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No. CONTRATO

No. PROYECTO

TIPO DE CONTRATO

OBJETO VALOR ($)

46 1202 Prestación de

Servicios Profesionales

Apoyar a la Personería de Bogotá D.C., en el marco del Proyecto de Inversión 1202 "Promoción y defensa de los derechos humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto", en el proceso de sensibilización y promoción a la ciudadanía en defensa de los derechos y reconocimiento de sus deberes, bajo una perspectiva de prevención de la violencia contra la mujer y la equidad de género. Meta: sensibilizar ciudadanos en prevención de la violencia contra la mujer y equidad de género.

99.680.000



Apoyar a la Personería de Bogotá D.C., en el marco del Proyecto de Inversión 1202 "Promoción y defensa de los derechos humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto", en el proceso de sensibilización a la ciudadanía en defensa de sus derechos y reconocimiento sus deberes, en un enfoque de cultura para la paz. Meta: 1. Sensibilizar en cultura para la paz.

140.800.000



Apoyar a la Personería de Bogotá D.C., en el marco del Proyecto 1202 "Promoción y defensa de los derechos humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto", en el proceso de sensibilización y atención jurídica a las personas, especialmente a aquellos sujetos de especial protección constitucional, en defensa de sus derechos y reconocimiento sus deberes, en un marco de cultura para la paz.

55.000.000

Fuente: Información entregada por la Personería de Bogotá, Oficio Radicado 2019EE900348 del 11-01-2019 Contratos de otras vigencias:

CUADRO 5 EVALUACIÓN GESTIÓN CONTRACTUAL - OTRAS VIGENCIAS

Cifras en pesos ($)

NO. CONTRATO

NO. PROYECTO

TIPO DE CONTRATO

OBJETO VALOR ($)

832/2017 N/A Compraventa Adquirir, implementar y configurar una solución de red inalámbrica para la sede principal de la Personería de Bogotá

211.166.544

Fuente: Información entregada por la Personería de Bogotá, Oficio Radicado 2019EE900348 del 11-01-2019 Se evaluaron las etapas precontractual, contractual y post contractual, según el caso, y se evidenciaron observaciones que se relacionan a continuación: 3.1.3.1 Hallazgo Administrativo por aprobar las pólizas de cumplimiento y de responsabilidad civil extracontractual, con una cobertura inferior a la requerida en el Contrato No. 568/2018 y a la exigida en el Decreto 1082 de 2015. Contrato No. 568/2018




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Objeto: Contratar el arrendamiento de un bien inmueble dotado con mobiliario y equipos, para el funcionamiento de una sede de la Personería de Bogotá D.C. Alcance del Objeto: El Arrendador se compromete con el Arrendatario a entregar a título de arrendamiento el uso y goce del bien inmueble identificado con las siguientes direcciones catastrales: Calle 25 B No. 43 – 10 y la Carrera 43 No. 25 B – 17 Barrio Quinta Paredes de la ciudad de Bogotá. Fecha de Suscripción: 25 de enero de 2018 Valor del Contrato: $3.180.000.000 En ejecución al realizarse la auditoría Una vez efectuada la verificación de las Pólizas de Cumplimiento NB - 100086447 (folios 162 a 167) y Responsabilidad Civil Extracontractual NB -100013869 (folios 168 a 178), expedidas el 29 de enero de 2018 por la Compañía Mundial de Seguros S.A., se pudo evidenciar lo siguiente: a) La vigencia de cobertura de los amparos de: cumplimiento del contrato, calidad y correcto funcionamiento de los bienes entregados en arrendamiento y responsabilidad civil extracontractual, es inferior a la acordada en el Contrato 568/2018, como quiera que en la póliza la vigencia va hasta el 25 de mayo de 2019, cuando debía estar cubierta hasta el 1º de agosto de 2019, de acuerdo con la fecha de inicio de la ejecución del contrato. Igual ocurrió con el amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, pues según la póliza tiene cobertura hasta el 25 de enero de 2022, cuando debía ir hasta el 1º de abril de 2022.

Lo anterior, se soporta en la Cláusula Décima Sexta.- Garantía, del Contrato No. 568/2018, que dispone para los amparos de: cumplimiento del contrato, calidad y correcto funcionamiento y responsabilidad civil extracontractual, una vigencia de cobertura igual al plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más; en igual sentido, dispuso para el amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, una vigencia de cobertura igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.

El plazo de ejecución del contrato (Cláusula Octava), se estableció en doce (12) meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio. El acta de inicio de ejecución del contrato, se suscribió el 2 de abril de 2018 (folio 184).




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b) En cuanto a la suma de aseguramiento con la que se amparó la póliza de responsabilidad civil extracontractual NB-100013869, se pudo evidenciar que su monto es inferior al exigido en el artículo 2.2.1.2.3.1.17. Suficiencia del seguro de responsabilidad civil extracontractual del Decreto 1082 de 2015, teniendo en cuenta que de acuerdo con el valor del Contrato No. 568/2018, es decir, $3.180.000.000, aplica el numeral 3 del citado artículo, que dispone: “Artículo 2.2.1.2.3.1.17 “(…) El valor asegurado por los contratos de seguro que amparan la responsabilidad civil extracontractual no debe ser inferior a: (…) 3. Cuatrocientos (400) SMMLV para contratos cuyo valor sea superior a dos mil quinientos (2.500) SMMLV e inferior o igual a cinco mil (5.000) SMMLV.”

El valor de $3.180.000.000 corresponde a 4.070 SMMLV del año 2018, quedando dentro del rango de 2.500 a 5.000 SMMLV, por lo tanto, el valor asegurado debe corresponder a 400 SMMLV, es decir, $312.496.800, mientras que el valor asegurado en la póliza de responsabilidad civil extracontractual en mención fue de $156.248.400, que corresponde a 200 SMMLV del año 2018. El aseguramiento se realizó por la mitad del valor exigido en la ley. De acuerdo con lo antes señalado, se infringen la cláusula décima sexta del Contrato No. 568/2018, el artículo 2.2.1.2.3.1.17 del Decreto 1082 de 2015, el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, los literales a) y f) del artículo 2° de la Ley 87 de 1993. Así mismo, se infringen presuntamente el numeral 1 de los artículos 34 y 35 de la Ley 734 de 2002. Se advierten fallas en la elaboración de los estudios previos pues si bien se hizo el análisis de los riesgos que se requería proteger, se solicitó una cobertura inferior a la requerida en la ley, como se observa en la cláusula décima sexta del contrato; de igual manera, se advierten fallas en la revisión previa que se realiza a los documentos, para proceder a la aprobación de las pólizas, así como en el momento de la aprobación, lo que puede derivar en un riesgo para la entidad, en caso de presentarse un siniestro que requiera hacer efectiva la póliza. Análisis de la Respuesta: Con relación al literal a) de la observación, la Personería de Bogotá D.C., adjuntó con su respuesta, copia del Anexo 3 de la Póliza de Cumplimiento NB – 100086447, expedido el 17 de abril del presente año, mediante el cual se ajustaron las vigencias de los amparos de: cumplimiento del contrato y calidad y correcto funcionamiento, ampliándolas hasta el 2 de




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agosto de 2019 y la vigencia del amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales que se amplió hasta el 2 de abril de 2022, conforme lo acordado en la cláusula décimo sexta del Contrato No. 568/2018. Con relación a los literales a) y b) de la observación, la Entidad adjuntó copia del Anexo 3 de la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual No. 100013869, expedido el 17 de abril del presente año, mediante el cual se ajustó la vigencia del amparo de responsabilidad civil extracontractual, ampliando su vigencia hasta el 2 de agosto de 2019 (literal a) y de igual manera se ajustó el valor asegurado a $312.496.800 (literal b) que corresponde a 400 SMMLV, conforme lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.3.1.17 del Decreto 1082 de 2015. En atención a lo antes mencionado, la entidad auditada efectuó las modificaciones a las pólizas cuestionadas en el informe preliminar, subsanando de esta manera la omisión allí referida. Así las cosas y considerando que durante la ejecución del contrato no se presentó ningún siniestro respecto de los amparos en cuestión, se retira del hallazgo la presunta incidencia disciplinaria que había sido considerada en el informe preliminar y se deja como hallazgo administrativo. Se mantiene el hallazgo administrativo, en razón a que las omisiones evidenciadas, no fueron desvirtuadas, prueba de ello, es que se expidieron las modificaciones a las pólizas referidas, para ampliar su vigencia y el monto asegurado. A continuación, hacemos el análisis de los argumentos presentados por la Personería de Bogotá D.C. en su respuesta: Se citan apartes de jurisprudencia del Consejo de Estado referidas al alcance de las garantías de cumplimiento de los contratos estatales, para afirmar que “(…) el

contrato 568 de 2018, ha estado cubierto de forma total en relación con los términos de

las garantías solicitadas, y lo previsto en la cláusula Decima Sexta del Contrato (…)”, sin embargo, es oportuno señalar en este punto, que en el informe preliminar se sustentó la observación en que la cobertura de los amparos de: cumplimiento del contrato, calidad y correcto funcionamiento y responsabilidad civil extracontractual, era inferior a la acordada en el Contrato 568/2018, como quiera que en la póliza revisada, la vigencia va hasta el 25 de mayo de 2019, cuando debía estar cubierta hasta el 1º de agosto de 2019, de acuerdo con la fecha de inicio de la ejecución del contrato y para el amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, la póliza tiene cobertura hasta el 25 de enero de 2022, cuando debía ir hasta el 1º de abril de 2022.




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Es cierto que al hacer la verificación las pólizas estaban vigentes, como quiera que vencían el 25 de mayo de 2019, -incluso hoy lo estarían-, pero ese no fue el cuestionamiento que se hizo en el informe preliminar, como quiera que nunca se afirmó que las pólizas no estuvieran vigentes, sino que la vigencia de las pólizas era inferior a la acordada en el contrato. Allí era evidente que su vigencia no cubría el término de liquidación del contrato. Se afirma en la respuesta que de acuerdo con los argumentos presentados “se

descarta de plano de existencia de una responsabilidad disciplinaria por acción y omisión en el cumplimiento de los deberes legales, impuestos por el artículo 84 de la Ley 1472 de 2011, por cuanto en desarrollo de la ejecución contractual no se presentaron incumplimientos en la calidad de los bienes ofrecidos ni en la prestación del servicio de arrendamiento de la sede, ni se presentó algún siniestro en general que afectare la ejecución del contrato y el supervisor del mismo debiera informar, así mismo, las pólizas fueron debidamente ampliadas y ajustadas dentro de la vigencia de las mismas con el fin

de prevenir riesgos posteriores al plazo de ejecución del contrato”. Estas consideraciones se aceptan y como se señaló anteriormente, se retira del hallazgo administrativo la presunta incidencia disciplinaria. Se argumenta en la respuesta también, que “(…) se descarta la existencia de

responsabilidad de incumplimiento de los objetivos del Sistema de Control Interno descrito en los literales a) y f) del artículo 2 de la Ley 87 de 1993, toda vez que sin ser obligatorio exigir pólizas de garantía en los contratos suscritos bajo la modalidad de contratación directa, la Entidad optó por exigir pólizas de garantía lo cual precisamente redunda en “Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten“ y en “Definir y ampliar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las deviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos”, tal como lo exponen los citados apartes normativos

(…)”, sin embargo, allí precisamente se advierten fallas en los controles correspondientes, pues no se detectaron oportunamente las omisiones antes referidas. En la respuesta se agrega que la exigencia de garantías en la modalidad de contratación directa no es obligatoria, en aplicación de lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015, pero que sin embargo y “(…) pese a no ser

obligatorio, teniendo en cuenta el amparo de los intereses de la Personería de Bogotá D.C., inicialmente se estableció un monto de 200 SMMLV para el cubrimiento del riesgo de Responsabilidad Civil Extracontractual dentro del contrato 568 de 2018 observando dos aspectos primordiales para la celebración del contrato.




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1. Que el valor exigido en las pólizas de seguro que se exigen dentro del contrato, hacen

más oneroso el valor del mismo toda vez que estos costos los contratistas los cargan a

las tarifas de los bienes y/o servicios ofrecidos, lo cual encarecerá el valor del contrato.

2. En segundo lugar y no menos importante, la entidad observando el alcance del objeto y

las obligaciones contractuales, estimó pertinente solicitar la póliza de responsabilidad

civil extracontractual.

Lo anterior y de acuerdo con el análisis de la naturaleza del contrato de seguros, que es consensuado, en aras de no hacer más oneroso el contrato, se estimó inicialmente el monto de esta póliza en 200 SMMLV, toda vez que la Personería de Bogotá D.C. cuenta dentro de su programa de seguros con el contrato No. 720 de 2018 (…)” Estos argumentos no son de recibo como quiera que, en la fase previa a esta contratación se realizó un estudio del sector en el que estaba incluido un análisis del riesgo, con base en el cual se consideró necesario exigir la presentación de unas pólizas en atención a que existían riesgos que así lo ameritaban. Si bien en la modalidad de contratación directa, las garantías no son obligatorias, una vez acordadas en el contrato, se convierten en obligatorias, más aún si se establecen como resultado de un estudio o análisis de riesgos. Así mismo, en el Decreto 1082 de 2015, no se establecen condiciones diferentes a las establecidas en el artículo 2.2.1.2.3.1.17, para determinar el valor asegurado del amparo de responsabilidad civil extracontractual. Finalmente, la Entidad señala que “(…) es importante aclarar que, durante la ejecución

del contrato, no se presentó ningún siniestro que afectara las citadas pólizas y que en aras de robustecer los amparos y demeritar cualquier interpretación de omisión o falta a la normatividad, se solicitó al contratista el ajuste del valor del amparo y la cobertura de la

Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual NB-100013869 (…)”. Como se mencionó al inicio del análisis, se adjuntó con la respuesta, copia de la póliza citada. En consecuencia, conforme lo señalado en el presente análisis, se retira la presunta incidencia disciplinaria y se confirma como hallazgo administrativo, por lo tanto, las acciones correctivas deberán ser incluidas en el correspondiente plan de mejoramiento que suscriba la entidad.




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3.1.3.2 Hallazgo Administrativo por no ampliar el valor de cobertura de la póliza de responsabilidad civil extracontractual No. 11-40-101027559, del Contrato 718/2018. Contrato 718/2018 Objeto: Prestar el servicio de vigilancia, seguridad privada y monitoreo de alarmas, para las sedes de la Personería de Bogotá D.C. y/o en los sitios donde la entidad requiera el servicio Fecha de Suscripción: 12 de abril de 2018 Valor: $1.266.611.351 En ejecución al realizarse la auditoría

Adelantada la verificación del Contrato 718/2018 suscrito el 12 de abril de 2018, por un valor inicial de $1.153.700.760, se pudo evidenciar lo siguiente: El contrato se adicionó el 30 de octubre de 2018 (Adición No. 1 – folios 355 a 357), por un valor de $4.579.168 y el 27 de diciembre de 2018 se adicionó por un valor de $108.331.423 y fue prorrogado por 24 días calendario más (Adición No. 2 y Prórroga No. 1 - folios 456 a 457), quedando el contrato hasta ese momento por un valor de $1.266.611.351. Ahora, teniendo en cuenta que el Decreto 1082 de 2015, dispone, en el artículo 2.2.1.2.3.1.17: “(…) Suficiencia del seguro de responsabilidad civil extracontractual. El valor asegurado por los contratos de seguro que amparan la responsabilidad civil extracontractual no debe ser inferior a: 1. Doscientos (200) SMMLV para contratos cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos SMMLV. 2. Trescientos (300) SMMLV para contratos cuyo valor sea superior a mil quinientos (1.500) SMMLV e inferior o igual a dos mil quinientos (2.500) SMMLV. (…)”

Efectuada la conversión a SMMLV vigencia 2018, del valor del contrato inicial y el de las adiciones, tenemos: Valor contrato inicial: $1.153.700.760 igual a 1.476,7 SMMLV Valor contrato con adición 1: $1.158.279.928 igual a 1.482,6 SMMLV Valor contrato con adición 2: $1.266.611.351 igual a 1.621,2 SMMLV




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El valor del contrato inicial, así como el valor que resulta de sumar la Adición No. 1, se mantienen dentro del rango del numeral 1 del artículo 2.2.1.2.3.1.17, por ser inferior a 1500 SMMLV, es decir, que el valor asegurado no puede ser inferior a 200 SMMLV, como efectivamente se constató en la póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual No. 11-40-101027559 Anexo 1 expedida el 13/04/2018 (folio. 225) que tiene una suma asegurada de $156.248.400, que corresponde a 200 SMMLV del año 2018 ($781.242). Sin embargo, el valor del contrato una vez suscrita la Adición No. 2 del 27 de diciembre de 2018, pasó al rango previsto en el numeral 2 del artículo 2.2.1.2.3.1.17, por ser superior a 1.500 SMMLV e inferior o igual a 2.500 SMMLV, por lo tanto, el valor asegurado no puede ser inferior a 300 SMMLV. Al revisar la póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual No. 11-40-101027559 Anexo 2 expedida el 28/12/2018 (folio 464), se evidenció que el valor asegurado se siguió manteniendo en 200 SMMLV ($156.248.400), cuando debió modificarse a 300 SMMLV ($234.372.600). De acuerdo con lo antes señalado, se infringen el numeral 2 del artículo 2.2.1.2.3.1.17. Suficiencia del seguro de responsabilidad civil extracontractual del Decreto 1082 de 2015, el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, los literales a) y f) del artículo 2° de la Ley 87 de 1993. Así mismo, se infringen presuntamente el numeral 1 de los artículos 34 y 35 de la Ley 734 de 2002. Se advierten fallas en la revisión previa que se realiza a los documentos, para proceder a la aprobación de las pólizas, así como en el momento de la aprobación, lo que puede conllevar en un riesgo para la entidad, en caso de presentarse un siniestro que requiera hacer efectiva la póliza. Análisis de la Respuesta: La Personería de Bogotá D.C., argumenta que, “uno de

los requisitos que deben cumplir las empresas, organizaciones empresariales o personas al solicitar la licencia de funcionamiento ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para prestar dichos servicios, es anexar la póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual, que cubra los riesgos de uso indebido de armas de fuego u otros elementos de vigilancia y seguridad privada, no inferior a 400 SMMLV, expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada. En contexto, resulta claro y evidente que la póliza de responsabilidad civil extracontractual que se solicitó dentro del contrato de prestación de servicios No. 718 de 2018 se considera agregada, teniendo en cuenta que el contratista Vigías de Colombia Ltda. cuenta con una póliza cuya cuantía amparada es superior a lo solicitado por la entidad y




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que, en caso de que ocurra algún perjuicio, daño o siniestro atribuible al contratista durante la ejecución del contrato, la misma podrá hacerse efectiva ante la compañía aseguradora. Por consiguiente, en el contrato No. 718 nunca ha existido una insuficiencia en el seguro de responsabilidad civil extracontractual, puesto que la empresa de vigilancia y seguridad privada tiene constituidas dos pólizas cuyo amparo es la RCE.”

Este argumento no es procedente, como quiera que la póliza referida en la respuesta comprende un alcance totalmente distinto al pretendido con la póliza de responsabilidad civil extracontractual requerida en el contrato, si tenemos en cuenta que esta última se solicitó como resultado de un análisis específico de riesgo que se supone realizó juiciosamente la entidad. De igual manera, el Decreto 1082 de 2015 en su artículo 2.2.1.2.3.1.17, determinó cuál es el valor mínimo con el cual debe asegurarse el amparo de responsabilidad civil extracontractual, teniendo en cuenta el valor del contrato, sin que se establezcan condiciones diferentes a las allí referidas para determinar o complementar el valor asegurado para este amparo. La Entidad adjuntó con su respuesta, copia del Anexo 7 de la póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual No. 11-40-101027559, expedido el 16 de abril del presente año, mediante el cual se ajustó el valor asegurado a $248.434.000, conforme lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.3.1.17 del Decreto 1082 de 2015. Observado lo anterior, la entidad auditada efectuó las modificaciones a la póliza cuestionada en el informe preliminar, subsanando de esta manera la omisión allí referida. Así las cosas y considerando que durante la ejecución del contrato no se presentó ningún siniestro respecto del amparo en cuestión, se retiran del hallazgo la presunta incidencia disciplinaria que había sido considerada en el informe preliminar y se deja como hallazgo administrativo. Se mantiene el hallazgo administrativo, en razón a que la omisión evidenciada, no pudo ser desvirtuada, prueba de ello, es que se expidió la modificación a la póliza referida, para ajustar el monto asegurado. En consecuencia, conforme lo señalado en el presente análisis, se retira la presunta incidencia disciplinaria y se confirma como hallazgo administrativo, por lo tanto, las acciones correctivas deberán ser incluidas en el correspondiente plan de mejoramiento que suscriba la entidad.




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3.1.4 Gestión Presupuestal Se evaluó, la Ejecución presupuestal a 31 de diciembre de 2018 de la Personería de Bogotá, con el fin de establecer la exactitud, oportunidad, efectividad e integridad de los registros, así como el acatamiento de las disposiciones legales vigentes y los lineamientos de la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública establecidos en el Plan Anual de Estudios – PAE.

El ejercicio de auditoría se realizó de manera selectiva a los registros de las operaciones presupuestales de la Personería de Bogotá, especialmente sobre modificaciones presupuestales, cuentas por pagar, reservas presupuestales, Gastos de Inversión “Bogotá Mejor para Todos” y Programa Anual Mensualizado de Caja–PAC. Resultados de la gestión presupuestal Por medio del Decreto 816 del 28 de diciembre de 2017, se expide el presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2018 en cumplimiento del Acuerdo No. 694 del 28 de diciembre de 2017 emitido por el Concejo de Bogotá en el que se le asignó a la Personería de Bogotá un presupuesto de $144.551.355.000, el cual se distribuyó el 89.7% ($129.680.508.000) para gastos de funcionamiento y para Inversión, el 10.3% equivalente a $14.870.847.000. Para la vigencia 2018 el presupuesto disponible del sujeto de control creció en un 8.95%, ($12.462.883.544) respecto de la vigencia 2017. El grado de cumplimiento alcanzado a 31 de diciembre de 2018, fue del 99.13%, al comprometer $150.283.739.461, mientras que los giros estuvieron en el orden del 96.57 %, es decir, $146.395.432.407, y se dejaron de ejecutar $ 1.312.317.083. Modificaciones Presupuestales Durante la vigencia 2018, la Personería de Bogotá, D.C., fue modificado por once (11) actos administrativos, de los cuales diez (10) pertenecen a traslados internos en funcionamiento e inversión por valor de $ 7.799.733.426 y que no alteraron el presupuesto definitivo. El 98.2% de estos traslados pertenecen a Funcionamiento por valor de $7.659.733.426 los más representativos con destino al pago aportes




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patronales, vacaciones en dinero del personal que se desvinculó definitivamente de la entidad, Reconocimiento por permanencia en el servicio público entre otros. Por Inversión Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”, se trasladaron recursos del proyecto 1203 “Servicio Integral a la Ciudadanía” para el cumplimiento de las metas 1,2 y 4 del proyecto 1202 “Promoción y Defensa de los Derechos

Humanos desde una perspectiva de género y posconflicto”

Así mismo mediante Decreto 713 del 06 de diciembre de 2018, se adiciona el presupuesto de la Personería de Bogotá en $7.044.701.544 y se asigna este valor a los rubros de Servicios Personales asociados a la nómina y aportes al sector público y privado con el fin de cumplir obligaciones salariales y prestacionales habituales, en cumplimiento a la convocatoria 431 de 2016. Los anteriores traslados presentaron concepto favorable por parte de la Dirección Distrital de Presupuesto y DDP, están debidamente justificados, aprobados y registrados, conforme a la Ley de Presupuesto y sus Decretos Reglamentarios y a los criterios establecidos por la Secretaría de Hacienda; el presupuesto no presentó suspensiones. Como conclusión las modificaciones se efectuaron dentro de la normatividad vigente en materia presupuestal. Gastos de Funcionamiento El monto inicial ascendió a $ 129.680.508.000, con una participación del 89.7% del total del presupuesto; en el mes de diciembre de 2018 fueron objeto de adición presupuestal en la suma de $7.044. 701.544 para un presupuesto definitivo de $

136.725.209.544; adición aprobada mediante Decreto 713 del 06 de diciembre de 2018. La adición presupuestal fue solicitada por la Personería de Bogotá a la directora Distrital de Presupuesto el 30 de octubre de 2018 mediante radicado No. 2018EE871001; solicitud fundamentada para atender faltantes de apropiación en los gastos de funcionamiento a través del Rubro Presupuestal Servicios Personales asociados a la nómina y aportes patronales al sector privado y público; con el fin de atender las obligaciones salariales y prestacionales en cumplimiento a la convocatoria 431 de 2016.




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La mayor parte de los recursos destinados a funcionamiento, se refleja en los servicios personales alcanzando el 90.44% ($123.658.761.744), esto con el fin de cubrir los compromisos relacionados con pago de nómina; seguido los gastos generales con un presupuesto disponible de $13.066.447.800, que representa el 9.56%. De estos recursos se adquirieron compromisos por valor de $135.653.704.529, valor que al finalizar la vigencia 2018, reportó una ejecución del 99.22% y se efectuaron giros por $132.161.312.013 que representan el 99.66% frente al presupuesto disponible, quedando compromisos para la siguiente vigencia por $3.492.392.516, que se constituyen como reservas, dejando de ejecutar la suma de $ 1.071.505.015. Para los Gastos Generales que están constituidos por la adquisición de bienes, adquisición de servicios y otros gastos generales; se apropiaron $13.066.447.800 de los cuales suscribió compromisos por $12.837.844257 y giró $9.458.679.442 o sea el 72.39% de lo presupuestado. El ente de control evidenció rubros que hacen parte de este agregado con ejecución por debajo del 65% en ejecución de giros, de ellos tenemos gastos de computador con una ejecución del 36.98%, materiales y suministros con una ejecución del 51.13%, Impresos y publicaciones con el 29.09%, entre otros.

CUADRO 6 BAJA EJECUCIÓN EN GIROS DE ALGUNOS RUBROS PRESUPUESTALES

Cifras en pesos ($)

RUBRO PTO. DISPONIBLE PTO. EJECUTADO % COMPRO PTO GIRADO % GIROS

GASTOS DE COMPUTADOR 1.257.340.000 1.169.632.787 93.02 464.905.626 36.98

MATERIALES Y SUMINISTROS

461.811.000. 440.392.499 95.36 236.118.435 51.13

IMPRESOS Y PUBLICACIONES

31.620.000 26.784.869 84.71 9.196.905 29.09

Fuente: Informes de Ejecución Presupuestal Personería de Bogotá – 2018

3.1.4.1 Hallazgo Administrativo - Baja ejecución de giros en algunos rubros presupuestales Al cierre de la vigencia 2018, se evidenciaron rubros con ejecución de giros por debajo del 65% del presupuesto disponible, entre ellos tenemos gastos de computador con una ejecución del 36.98%, materiales y suministros con una ejecución del 51.13%, Impresos y publicaciones con el 29.09%, salud ocupacional 56.39% entre otros.




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La entidad no acata el principio presupuestal de Anualidad del artículo 14 del Decreto Nacional 111 de 1996 Estatuto Orgánico de Presupuesto, Ley 87 de 1993 en su artículo 2º literales a), d), e) y f). Lo anterior ocurre por falta de controles y seguimiento al cumplimiento de la planificación de la contratación y la ejecución de los recursos públicos. Análisis de la Respuesta: La entidad en su respuesta no desvirtúa la observación, la gestión fue reconocida en cuanto a los compromisos, más no en la baja ejecución de giros en los rubros de gastos de computador, materiales y suministros, Impresos y publicaciones, salud ocupacional entre otros. Así mismo la Personería de Bogotá, indica en su respuesta que “en aras de mejorar la ejecución

de giros se ha adelantado los trámites contractuales para que los tiempos se ajusten a la

anualidad presupuestal”; o sea corrobora lo planteado por el ente control en la observación. Por lo anterior se confirma como hallazgo administrativo y las acciones correctivas deberán ser incluidas en el correspondiente plan de mejoramiento que suscriba la entidad. Ejecución Gastos e Inversión El rubro de Inversión está integrado por cuatro (4) proyectos de inversión, cuya asignación presupuestal y ejecución, se relacionan en el siguiente cuadro:

CUADRO 7

INVERSIÓN DIRECTA 2018 Cifras en pesos ($)

PROYECTO PTO.

DISPON EJECUCION

% EJEC

SALDO POR EJEC

GIROS %

GIROS RESERVAS

% RESER

Bogotá Mejor para Todos

14.870.847.000 14.630.034.932 98.38 240.812.068 14.234.120.394 95.72 395.914.538 2.70

1202 Promoción y Defensa de los Derechos Humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto

4.544.000.000 4,491,730,027 98.85 52.269.973 4.474.129.027 98.40 17.601.000 0.39

1203 Servicio Integral a La Ciudadanía

6.172.000.000

6.042.101.668 97.00 129.898.332 6.035.044.001 97.78 7.057.667 0.11




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PROYECTO PTO.

DISPON EJECUCION

% EJEC

SALDO POR EJEC

GIROS %

GIROS RESERVAS

% RESER

7520 Desarrollo y consolidación de la investigación disciplinaria y lucha contra la Corrupción

3.200.000.000 3,141,700,940 98.18 58.299.060 2.975.716.033 92.00 165.984.907 5.28

1201 Modernización para el Fortalecimiento Integral de la Personería de Bogotá, D.C.

954.847.000 954.502.297 99.96 344.703 749.231.333 78.47 205.270.964 21.50

Fuente: Informe de Ejecución del presupuesto de Gastos e Inversión a diciembre 31 de 2018- Personería de Bogotá

La asignación presupuestal para el rubro de Inversión durante la vigencia 2018 fue de $14.870.847.000, de los cuales se comprometió el 98.38%, es decir $14.630.034.932 y se giró el 95.72% equivalente a $14.234.120.394. De los cuatro (4) proyectos que conforman este rubro, sobresalen por la asignación presupuestal el 1203 "Servicio Integral a La Ciudadanía", con $6.172.000.000., que representan el 41.5% del total del presupuesto para inversión; y el 1202 "Promoción y Defensa de los Derechos Humanos desde una

perspectiva de género y del posconflicto" que participa con el 31%, del total de presupuesto para inversión. El nivel de ejecución alcanzado en los cuatro (4) proyectos de inversión se ubicó entre el 97.90% y el 99.96%, mientras que los giros, oscilaron entre el 78.47% y el 98.40%. Con relación al presupuesto asignado al proyecto 1203 "Servicio Integral a la Ciudadanía", Se le contracreditaron $140.000.000.oo para acreditarlos al proyecto 1202 "Promoción y Defensa de los Derechos Humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto”, para el cumplimiento de las metas No.1 “Sensibilizar ciudadanos en cultura para la Paz”; Meta 2 “Sensibilizar en prevención de la violencia contra la mujer y equidad de género” y la meta No. 4 “Orientar ciudadanos en defensa de los Derechos Humanos”. Es de precisar que el proyecto de inversión 1202 "Promoción y Defensa de los Derechos Humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto" fue




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seleccionado en la muestra para ser evaluado en el factor Planes, Programas y Proyectos, en cuyo capítulo se presentaran los respectivos resultados. Cuentas por pagar En desarrollo de los lineamientos impartidos por la Dirección de Estudios de Economía y Políticas Públicas de la Contraloría de Bogotá y según los reportes suministrados por la Personería de Bogotá, la entidad a diciembre 31 de 2018, constituyó cuentas por pagar por valor de $8.756.014.882 que representan el 5.77% frente al presupuesto ejecutado que para esa vigencia ascendió a $151.596.056.544. Por Gastos de Funcionamiento corresponde el 99.4%, es decir $8.703.148.917 y por Inversión $ 52.865.965 (0.60%); mientras que en el 2017, éstas representaron el 2.87% ($3.835.261.960) del presupuesto ejecutado ($133.489.572.138). Las más representativas corresponden a pagos de Cesantías e Intereses. Comparadas las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de 2018($8.756.014.882) frente a las constituidas al cierre de la vigencia 2017 ($3.835.261.960), éstas presentan un incremento del 128.3% ($4.920.752.922); lo cual muestra que la gestión de pagos desmejoró en la vigencia analizada. Reservas Presupuestales

CUADRO 8 EJECUCION RESERVAS 2017

Cifras en pesos $

RUBRO VR. RESERVA ANULACIONES RESERVA

DEFINITIVA GIROS 2016

SALDO PASIVO

EXIGIBLE

Funcionamiento 2.147.349.363 54.329.694 2.093.019.669 2.093.019.669

Inversión 3.354.408.722 68.365.397 3.286.043.325 3.280.043.325 6.000.000

TOTAL 5.501.758.085 122.695.091 5.379.062.994 5.373.062.994 6.000.000 Fuente: Ejecución de Reservas Personería de Bogotá

En la vigencia 2017, se constituyeron reservas por $5.501758.085, de los cuales $2.147.349.363 corresponden a gastos de funcionamiento y $ 3.354.408.722 a inversión; durante la vigencia 2018 hubo anulaciones por $122.695.091 para unas reservas definitivas de $5.379.062.994 de recursos asignados para reservas, lo que dio lugar a que se constituyeran pasivos exigibles por $6.000.000 saldo del contrato de prestación de servicios Profesionales No 441 de 2017, con el objeto de apoyar a la personería de Bogotá, en el marco del proyecto 1203.




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Las reservas para Gastos de Funcionamiento por $3.492.392.516, representan el 2.57% del presupuesto comprometido para ese rubro que fue $135.653.704.29, mientras que por Inversión, se reservaron $395.914.538 equivalentes al 2.70% del total del presupuesto ejecutado para esta partida, que ascendió a $14.630.034.932.

CUADRO 9 COMPARATIVO RESERVAS CONSTITUIDAS EN LAS VIGENCIAS 2017 Y 2018

Cifras en pesos ($) RUBRO RESERVAS 2017 RESERVAS 2018 VARIACIÓN VARIACIÓN %

Gastos de funcionamiento

2.147.349.363 3.492.392.516 1.345.043.153 62.63

Inversión 3.354.408.722 395.914.538 -2.958.494.184 88.19

Total Reservas 5.501.758.085 3.888.307.054 1.613.451.031 29.32 Fuente Reservas Presupuestales 2017- 2018- Personería de Bogotá

Al comparar el valor de las reservas constituidas a 31 de diciembre de 2018, frente a las de 31 de diciembre 2017, se observa una disminución, del 29.32%, equivalente a $1.613.451.031, al pasar de $5.501758.085 a $3.888.307.054, reducción dada en gran parte por las reservas del rubro de Inversión, que pasaron de $3.354.408.722 a $395.914.538. Por otra parte, las reservas de Gastos de funcionamiento se incrementaron en un 62.63%. 3.1.4.2 Hallazgo Administrativo- Incremento Reservas de Funcionamiento A 31 de diciembre de 2018, la Personería de Bogotá constituyó reservas presupuestales por $3.888.307.054, de las cuales $3.492.392.516 corresponden a funcionamiento, cifra que al ser comparada con las reservas presupuestales por gastos de funcionamiento de la vigencia 2017 ($2.147.349.363) se incrementaron en 62.63% ($1.345.043.153). Se destaca que el rubro con mayor monto de reservas se encuentra en los gastos generales, el cual muestra unos compromisos del 98.25% ($12.837.844.257) y una ejecución real del 72.39% ($9.458.679.442), dejando como reservas $

3.379.164.815 que corresponden al 26.32% del valor ejecutado, situación que impacta negativamente la eficiencia en el manejo presupuestal.




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Se transgrede el principio de anualidad del gasto, pues pese a que el presupuesto es anual, la gestión y sus resultados se obtienen al año siguiente; se incumple el artículo 62 del Decreto Distrital 714 de 1996 -Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, los literales b) y h) del artículo 2 Ley 87 de 1993. Esta situación, obedece a debilidades de planeación y de gestión por parte de la entidad, al evidenciarse que no se tiene en cuenta, lo normado respecto a que el presupuesto se debe ejecutar en cada vigencia, y sólo en casos excepcionales se deberían constituir reservas presupuestales. Análisis de la Respuesta: Los argumentos expuestos por la entidad no se aceptan, toda vez que en gran medida corresponde a compromisos adquiridos en el último trimestre de la vigencia y que fueron contraídos en mayor cantidad con recursos del rubro de Gastos Generales, si bien estos son necesarios, los mismos no representan una situación excepcional tal como lo establece la circular 031 de 2011, Procuraduría General de la Nación “las reservas presupuestales no se podrán utilizar para resolver deficiencias generadas en falta de planeación”.

Por lo tanto, se configura como hallazgo administrativo y las acciones correctivas deberán ser incluidas en el plan de mejoramiento que suscriba la entidad. Plan Anual Mensual de Caja – PAC. De acuerdo con los reportes suministrados por la entidad, en la vigencia 2018, la Personería de Bogotá programó un PAC por $151.596.056.544, del cual ejecutó $141.764.117.030 (93.51%), quedando un rezago presupuestal de $4.109.117.039. El saldo presupuestal sin ejecutar fue de $1.312.317.083, que representa el 0.86% del presupuesto disponible y el PAC programado sin ejecutar sumó $9.831.939.514, equivalente al 6.48% del programado. Analizada la información presupuestal seleccionada, se concluye que la dependencia de Presupuesto de la Personería de Bogotá, cumplió con las funciones de trámite y registro de las modificaciones, la ejecución del gasto y cierre presupuestal, aplica la normatividad vigente, los procedimientos, instructivos, actividades y puntos de control definidos, igualmente cumple con el sistema de control interno, excepto por los casos y deficiencias reportados en el presente informe. 3.2 CONTROL DE RESULTADOS




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3.2.1 Planes Programas y Proyectos En la vigencia fiscal 2018, Planes, Programas y Proyectos se analizó un proyecto del plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”. El proyecto 1202 Promoción y defensa de los Derechos Humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto un presupuesto para el año 2018 de $15.717 millones para desarrollar sus componentes funcionales básicos (talento humano, logística y capacitación). Una vez revisadas las fichas EBI del proyecto 1202 Promoción y defensa de los Derechos Humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto., durante la vigencia 2018; se evidencio que las versiones de estas fichas pasaron de la versión 18 a la versión 23, para un total de 6 modificaciones, y de $15.717 millones de pesos a 17.940 millones de pesos, con una variación del 14% en la asignación adicional de recursos para el total del proyecto de 2.173 millones de pesos para la vigencia 2019. El proyecto 1202 Promoción y defensa de los Derechos Humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto del Plan de Desarrollo vigente (2016-2020) contemplo seis (6) metas así:

Sensibilizar 240.000 ciudadanos, En cultura para la paz

Sensibilizar 130.000 ciudadanos, en prevención de la violencia contra la mujer y equidad de género.

Realizar 3 foros, en materia de víctimas y posconflicto.

Orientar 165.000 ciudadanos, en defensa de los Derechos Humanos.

Realizar 4 seguimientos a la Política Pública de mujeres y equidad de género en el Distrito.

Realizar 6 seguimientos a casos de alto impacto, en el marco de las competencias de la entidad.

Meta 1. SENSIBILIZAR 240.000 CIUDADANOS, EN CULTURA PARA LA PAZ: la entidad realizo planeo sensibilizar 240.000 ciudadanos en el cuatrienio, y para el año 2018 la cifra programada fue de 62,164 las cuales cubrió en su totalidad con una inversión de $1.150 millones de pesos y realizo veinticuatro (24) contratos de prestación de servicios; con un costo de $18.499 por ciudadano sensibilizado. Meta 2: SENSIBILIZAR 130.000 CIUDADANOS, EN PREVENCIÓN DE LA VIOLENCIA CONTRA LA MUJER Y EQUIDAD DE GÉNERO. En total se sensibilizaron 40.759 personas con una inversión de $564 millones de pesos, y se




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realizaron doce (12) contratos de prestación de servicios, luego se puede decir que para llegar a un ciudadano se ha utilizado $13.837 pesos Meta 3. REALIZAR 3 FOROS, EN MATERIA DE VÍCTIMAS Y POSCONFLICTO: La Personería de Bogotá junto con la Universidad Jorge Tadeo Lozano realizó el Foro Distrital “Estado Actual de Reparación a Las Víctimas del Conflicto Armado”, el 7 de mayo de 2018, en el Aula Máxima del alma mater, para determinar cuál es estado actual de la reparación de víctimas en Bogotá.; igualmente se realizó el foro denominado “Primer encuentro internacional de Lucha Contra la Trata de Personas” en el mes de agosto, al cual asistieron 230 personas en asocio con la universidad Católica.; dando así cumplimiento a la meta trazada en el periodo, este tuvo un costo de $3 millones de pesos Meta 4. ORIENTAR 165.000 CIUDADANOS, EN DEFENSA DE LOS DERECHOS HUMANOS: para esta actividad se orientó un total de 51.478, personas con una inversión de $1.971 millones de pesos, y se realizaron cuarenta y siete (47) contratos de prestación de servicios, con un costo por ciudadano de $38.288 pesos. Meta 5. REALIZAR 4 SEGUIMIENTOS A LA POLÍTICA PÚBLICA DE MUJERES Y EQUIDAD DE GÉNERO EN EL DISTRITO: La Personería de Bogotá adelanto actividades de seguimiento a esta meta plasmado en el documento emitido por la Personería de Bogotá D.C denominado: “INFORME DE SEGUIMIENTO A LA POLÍTICA

PÚBLICA SOBRE MUJER Y EQUIDAD DE GÉNERO EN BOGOTÁ, D. C., 2018. REVISIÓN AL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE IGUALDAD DE OPORTUNIDADES Y EQUIDAD DE GÉNERO

DEL DISTRITO CAPITAL– PIOEG.” Esta meta tuvo un costo de $476 millones de pesos y para desarrollarla se realizaron catorce (14) contratos de prestación de servicios. Meta 6. REALIZAR 6 SEGUIMIENTOS A CASOS DE ALTO IMPACTO, EN EL MARCO DE LAS COMPETENCIAS DE LA ENTIDAD: par esta actividad la entidad conto con un grupo de profesionales para atender la actividad y la memoria de la actuación está en el documento emitido por la entidad denominado: “INFORME DIAGNÓSTICO EN MATERIA DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA EN EL DISTRITO

CAPITAL 2018” con una inversión de $329 millones en el periodo auditado y se realizaron seis contratos de prestación de servicios.




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CUADRO 10

METAS PROYECTO 1202: PROMOCIÓN Y DEFENSA DE LOS DERECHOS HUMANOS DESDE UNA PERSPECTIVA DE GÉNERO Y DEL POSCONFLICTO

META PLANEADA

2018 EJECUTADA

2018 OBSERVACIÓN

Sensibilizar 240.000 ciudadanos, En cultura para la paz 62.164 62.164 cumplida


40.759 40.759 cumplida

Realizar 3 foros, en materia de víctimas y posconflicto. 1 1 cumplida

Orientar 165.000 ciudadanos, en defensa de los Derechos Humanos

51.478 51.478 cumplida


1 1 cumplida


1 1 cumplida

Fuente: Planillas de reporte registro de asistencia y divulgación, suministradas por la personería de Bogotá D.C.-2018

CUADRO 11

RECURSOS ECONÓMICOS POR METAS PROYECTO 1202: PROMOCIÓN Y DEFENSA DE LOS DERECHOS HUMANOS DESDE UNA PERSPECTIVA DE GÉNERO Y DEL

POSCONFLICTO

META POR PROYECTO VALOR

PLANEADO COMPROMISO

VALOR

PAGADO

ESTADO

ACTUAL

Sensibilizar 240.000 ciudadanos, En cultura para la paz

1.155 1.155 1.150 99.56%


584 584 564 96.57%

Realizar 3 foros, en materia de víctimas y posconflicto.

3 3 3 100%

Orientar 165.000 ciudadanos, en defensa de los Derechos Humanos

1.998 1.998 1.971 98.64%


476 476 476 100%


329 329 329 100%

Fuente Tomado de: Secretaría Distrital de Planeación - Subsecretaría de Planeación de la Inversión / DPSI; documento denominado Plan de Acción 2016 - 2020. Componente de inversión por entidad con corte a 31/12/2018




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3.2.2 Balance Social La Personería de Bogotá durante el 2018, ejecutó en el marco del plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”, un presupuesto de inversión disponible de $14.870.84 millones, ejecutando 4 proyectos (1201, 1202, 1203 y 7526) y en el informe de balance social correspondiente de la vigencia 2018, fue presentado de acuerdo al instructivo de la Contraloría de Bogotá, “CBN-0021”; mediante el cual determinó los proyectos para resolver problemas o necesidades consideradas de la población, así:

1201 - Modernización para el fortalecimiento integral de la Personería de Bogotá D.C.

1202 - Promoción y defensa de los derechos humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto.

1203 – Servicio integral a la ciudadanía.

7526 - Desarrollo y consolidación de la investigación disciplinaria y lucha contra la corrupción.

Proyecto 1201 - Modernización para el fortalecimiento integral de la Personería de Bogotá D.C.

El proyecto se articula con el Plan de Desarrollo “Bogotá mejor para todos”, en su eje trasversal 07 “gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia” y hace parte del Programa 43 “modernización institucional”. Con el objetivo de Modernizar y fortalecer integralmente la Personería Distrital en infraestructura física, administrativa, tecnológica y organizacional, con el fin de optimizar su eficiencia y eficacia. El proyecto esta enmarca dentro de la temática No. 10 “Institucionalidad y Gobierno”, la Personería de Bogotá, D. C. determina la definición del problema8 según lo establecido en los artículos 117 y 118 de la Constitución Política y 104 del Decreto 1421 de 1993, es un órgano de control que ejerce el Ministerio Público y que goza de autonomía administrativa, facultado para ejecutar su presupuesto conforme a las disposiciones vigentes. La misión primordial del Personero Distrital es la defensa de los intereses del Distrito Capital y en general de la sociedad; la verificación constante de la ejecución de las leyes, acuerdos y órdenes de las autoridades, la vigilancia de la 8 Fuente: Informe Balance Social – 2018 CBN-0021_2018; Personería de Bogotá D.C. Proyecto 1201 - Modernización para el fortalecimiento integral de la Personería de Bogotá D.C.




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conducta de los empleados y trabajadores públicos de la administración Distrital, cometido que cumple por medio del ejercicio del Ministerio Público en el Distrito Capital, la veeduría ciudadana en el territorio de su jurisdicción y la defensa de los derechos Humanos en la Capital de la República.

CUADRO 12

METAS DEL PROYECTO DE INVERSIÓN PROYECTO 1201 - MODERNIZACIÓN PARA EL

FORTALECIMIENTO INTEGRAL DE LA PERSONERÍA DE BOGOTÁ D.C. Cifras en pesos ($)

No. META MAGNITUD

PROG. MAGNITUD

EJEC. PPTO PROG.

($) PPTO. EJEC.

($)

1 Adquirir y/o alquilar 494 unidades entre equipos de cómputo, impresoras, escáner y Servidores

0 0 $0 $0

2 Adelantar 1 proceso de licenciamiento y Actualización de software misional y de apoyo.

100% 100% $426.229.945 $426.229.945

3

Adquirir y/o readecuar 1 sede de la Personería de Bogotá D.C.

0.2 0.2 $58.641.352 $58.641.352

4 Dotar 21 sedes con puestos de trabajo y elementos de oficina.

17 17 $214.196.203 $214.196.203

5

Adelantar 1 proceso de organización de los archivos de gestión de la entidad, de acuerdo con las tablas de retención documental adoptadas y los Fondos Documentales acumulados de acuerdo con las Tablas de Valoración documental.

1 1 $208.230.684 $208.230.684

6

Adquirir y/o reponer 11 unidades entre vehículos y motos.

0 0 $0 $0

7

Definir 1 arquitectura empresarial para la gestión de tecnologías de la información.

Cumplida 2017

Cumplida 2017

$0 $0

8

Realizar 1 estudio que contemple los componentes y diseños necesarios para construcción y/o readecuación de la Infraestructura física de la Entidad.

1 1 $47.548.816 47.204.1123

Total $954.945.000 $954.502.297

Fuente: Informe Balance Social vigencia 2018 –Personería de Bogotá, y Plan de Acción 2016-2020.

En la ejecución del proyecto en la vigencia 2018 permitió atender a los más de 893 funcionarios(as) y contratistas que hacen parte de la Entidad, e igualmente se beneficiaron las personas que diariamente acuden a las diferentes sedes a la




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Personería de Bogotá, D. C. y acceden a los servicios presta la entidad y el presupuesto ejecutado para la vigencia 2018 fue de $954.502.297 equivalente a un 99.96%. Acción adelantada a la meta 1: Para la vigencia 2018 no se programó magnitud, ya que durante el año 2017 fueron adquiridas 287 unidades entre equipos de cómputo, impresoras, escáner, servidores y se tiene proyectado para el año 2019, la adquisición de 250 unidades. Acción adelantada a la meta 2: Contratación del modelo de computación en la nube el cual provee a la entidad alojamiento para el Portal Web Institucional, la Intranet, copias de respaldo y sincronización con office365. Implementación de nuevos desarrollos que permitieron ofrecer servicios en línea a los usuarios internos. Y la contratación para realizar la fase de planeación requerida para la transición del protocolo IPV4 a IPV6 en la red de comunicaciones e infraestructura tecnológica de la personería de Bogotá D.C. Acción adelantada a la meta 3: Adecuación del piso 5 del edificio ubicado en la calle 21 No 6-34. Esta intervención permite contar con mejores espacios e iluminación, mayor ventilación y por ende mayor bienestar para los servidores que desarrollan sus actividades en la Coordinación para Asuntos Disciplinarios y las Personerías Delegadas para Asuntos Disciplinarios 2 y 4. Acción adelantada a la meta 4: Contrato 819 adquisición de 797 para dotar puestos de trabajo en 17 sedes de la Personería de Bogotá. Contrato 862 adquisición de mobiliario para adecuar el despacho de la Personería de Bogotá D.C, e implementar y adecuar la sala amiga de la familia lactante. Acción adelantada a la meta 5: Aplicación de Tablas de Retención Documental TRD en archivos de gestión, mediante apoyo en organización de archivos de la Personería Auxiliar y de las Subdirecciones de Contratación y de Gestión Documental y Recursos Físicos. Se recibió concepto favorable por parte del Consejo Distrital de Archivos de convalidación de los ajustes de las TRD – concepto 22018-33558 del 31 de diciembre; así mismo, realizaron ajustes a las Tablas de valoración Documental TVD de la Entidad. Adquisición de termo higrómetros y luxómetros, los cuales permiten medir en tiempo real la luminiscencia natural o artificial, la temperatura y humedad relativa del depósito de archivo, como mecanismos de control para una adecuada conservación del acervo documental de la entidad.




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Acción adelantada a la meta 6: Para la vigencia 2018, no se programó la adquisición de nuevos vehículos y motos. Sin embargo, resulta importante mencionar que durante los años 2016 y 2017 fueron adquiridos 8 vehículos y se tiene proyectado para el 2019 la adquisición de 5 nuevos vehículos. Acción adelantada a la meta 7: Se definió la arquitectura empresarial para la gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones, basada en los lineamientos establecidos por el MINTIC. Contrato que se adjudicó en el 2016 y con reservas en la vigencia 2017. Acción adelantada a la meta 8: Contrato de consultoría No.991 de 2016, mediante el cual la empresa ING Ingeniería SAS realizó los estudios y diseños técnicos para la construcción de la nueva sede de la Personería de Bogotá, los cuales cuentan con la respectiva licencia de construcción emitida por la Curaduría Urbana No. 4. Proyecto 1202 - Promoción y defensa de los derechos humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto. El proyecto se articula con el Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”, en su eje transversal 07 “Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia” y con el programa 42 “Transparencia, gestión pública y servicio a la ciudadanía”. Que su objetivo es “9Fortalecer en el Distrito Capital el conocimiento, la promoción, la divulgación y respeto de los Derechos Humanos, con un enfoque diferencial y de género para contribuir de manera efectiva a la garantía de los derechos de las personas, en especial de la población vulnerable.” El proyecto se enmarca dentro de la temática No. 14 “participación ciudadana”, la problemática la definió en virtud que: “10Colombia es un Estado Social de Derecho, con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevalencia del interés general. Servir a la comunidad, promover la prosperidad general, garantizar la efectividad de los derechos y deberes, es expresión de los fines esenciales del Estado en relación con los cuales las autoridades de la República están llamadas a su realización. El mandato constitucional de garantizar la efectividad de los derechos,

9 Fuente: Informe Balance Social – 2018 CBN-0021_2018; Personería de Bogotá D.C. Proyecto 1202 - Promoción y defensa de los derechos humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto. 10 Fuente: Informe Balance Social – 2018 CBN-0021_2018; Personería de Bogotá D.C. Proyecto 1202 - Promoción y defensa de los derechos humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto.




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involucra expresamente los de las mujeres, quienes además de ser sujetos del derecho inalienable de toda persona a nacer libre e igual ante la ley, a recibir la misma protección y trato de las autoridades y gozar de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica, son sujetos de específica protección Constitucional. Así, el Constituyente de 1991 reconoce expresamente a la mujer el derecho de participación y el deber de las autoridades de garantizarla adecuada y efectivamente, la igualdad de derechos y oportunidades en relación con los hombres, proscribe cualquier clase de discriminación en su contra, además, en especiales circunstancias, la convierte en sujeto de protección reforzada, tal como los establecen los artículos 40, 43, 53 constitucional”. La justificación se enmarca en servir a la comunidad, promover la prosperidad general, garantizar la efectividad de los derechos y deberes, es expresión de los fines esenciales del Estado en relación con los cuales las autoridades de la República están llamadas a su realización. El mandato constitucional de garantizar la efectividad de los derechos, involucra expresamente los de las mujeres; quienes además de ser sujetos del derecho inalienable de toda persona a nacer libre e igual ante la ley, a recibir la misma protección y trato de las autoridades y gozar de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica, son sujetos de específica protección Constitucional.

CUADRO 13 METAS DEL PROYECTO DE INVERSIÓN PROYECTO 1202 - PROMOCIÓN Y DEFENSA DE

LOS DERECHOS HUMANOS DESDE UNA PERSPECTIVA DE GÉNERO Y DEL POSCONFLICTO.

Cifras en pesos ($)

No. META MAGNITUD

PROG. MAGNITUD

EJEC. PPTO PROG.

($) PPTO. EJEC.

($)

1 Sensibilizar 240.000 ciudadanos en cultura para la paz.

62.164 62.164 $1.155.000.000 $1.149.556.833

2

Sensibilizar 130.000 ciudadanos en prevención de la violencia contra la mujer y equidad de género.

40.759 40.759 $583.920.000 $563.661.667

3 Realizar 3 foros en materia de víctimas y posconflicto.

1 1 $3.000.000 $3.000.000

4 Orientar 175.000 ciudadanos en defensa de los Derechos Humanos.

51.478 51.478 $1.997.600.000 $1.971.038.194




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No. META MAGNITUD

PROG. MAGNITUD

EJEC. PPTO PROG.

($) PPTO. EJEC.

($)

5

Realizar 4 seguimientos a la Política Pública de mujeres y equidad de género en el Distrito

1 1 $475.830.000 $475.830.000

6


1 1 $328.650.000 $328.643.333

TOTAL $4.544.000.000 $4.491.730.027

Fuente: Informe Balance Social vigencia 2018 –Personería de Bogotá, y Plan de Acción 2016-2020.

El presupuesto del Proyecto 1202, ejecutado en la vigencia 2019 fue de $4.491.730.027 y corresponde a un 98.85% del presupuesto asignado. Acción adelantada a la meta 1: Se sensibilizaron 62.164 personas en cultura para la paz a través de diferentes estrategias realizadas para llegar a los ciudadanos. Acción adelantada a la meta 2: Se sensibilizaron 40.759 personas en prevención de la violencia contra la mujer mediante charlas, jornadas de reflexión y entrega de plegables. Acción adelantada a la meta 3: Se realizó el foro denominado “Primer encuentro internacional de Lucha Contra la Trata de Personas”, el cual conto con la participación de conferencistas nacionales y extranjeros, evento en el que asistieron 230 personas. Acción adelantada a la meta 4: Se orientaron 51.478 personas en la defensa de los derechos, en los diferentes puntos de atención de la Entidad. Acción adelantada a la meta 5: Se realizó seguimiento a la Política Pública de Mujer y Equidad de Género, en el cuál se realizó la revisión al cumplimiento del “Plan de Igualdad de Oportunidades y Equidad de Género del Distrito Capital –PIOEG”. Acción adelantada a la meta 6: Se efectuó un (1) Seguimiento a casos de alto impacto, correspondiente a la implementación del Código Nacional de Policía en el Distrito y la implementación de la segunda Fase del Centro de Comando, Control, Comunicaciones y Cómputo- C4.




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Proyecto 1203 – Servicio Integral a la Ciudadanía El proyecto se enmarca dentro de la temática No. 14 “participación ciudadana”, del Instructivo establecido por la Contraloría de Bogotá D.C., su objetivo es “11Fortalecer la gestión local de la Personería de Bogotá, D. C. en su misión de vigilancia de la función administrativa, de intervención, promoción de los Derechos Humanos y atención al ciudadano”. La definición del problema se enuncia “12Según lo establecido en los artículos 117 y 118 de la Constitución Política y 104 del Decreto 1421 de 1993, la Personería de Bogotá D.C. es un órgano de control, cuya misión primordial es la defensa de los intereses del Distrito Capital y en general de la sociedad; la verificación constante de la ejecución de las leyes, acuerdos y órdenes de las autoridades, así como la vigilancia de la conducta de los empleados y trabajadores públicos de la administración Distrital; cometidos que cumple por medio del ejercicio del Ministerio Público en el Distrito, la veeduría ciudadana en el territorio de su jurisdicción y la defensa de los derechos Humanos en la Capital de la República. Si bien los tres ejes que rigen su gestión (eje de Ministerio Público, Veedurías y Función Disciplinaria) son interdependientes, la función de veeduría resulta transversal a todo el quehacer institucional, en tanto como ente de control del Distrito Capital en cualquiera de los ámbitos de su gestión la Personería debe velar por el cumplimiento de la Constitución y las leyes, recibir y orientar las quejas y reclamos de la ciudadanía sobre el funcionamiento de la administración, procurar la efectividad de sus derechos e intereses y velar por la defensa de los bienes del Distrito Capital. Por tal razón, la Personería de Bogotá, D. C. está llamada a desarrollar programas que le permitan fortalecer su gestión desde el control social incentivando la intervención de la ciudadanía como copartícipe en el ejercicio de inspección, vigilancia y control de lo público. Este propósito, además de ser inherente a su misión veedora, se articula al mandato de “Democratización de la Administración Pública “que conmina a toda autoridad pública a desarrollar acciones con el objeto de involucrar a los ciudadanos y ciudadanas en la revisión y evaluación de la gestión pública.”

11 Fuente: Informe Balance Social – 2018 CBN-0021_2018; Personería de Bogotá D.C. Proyecto 1203 – Servicio Integral a la Ciudadanía. 12 Fuente: Informe Balance Social – 2018 CBN-0021_2018; Personería de Bogotá D.C. Proyecto 1203 – Servicio Integral a la Ciudadanía




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CUADRO 14 METAS DEL PROYECTO DE INVERSIÓN PROYECTO 1203 – SERVICIO INTEGRAL A LA

CIUDADANÍA Cifras en pesos ($)

No. META MAGNITUD

PROG MAGNITUD

EJEC. PPTO PROG.

($) PPTO. EJEC.

($)

1 Atender 160.000 ciudadanos en defensa del interés de lo público.

30.850 30.850 $4.619.240.000 $4.534.802.502

2 Implementar 1 estrategia para el fortalecimiento de la participación ciudadana

1 1 $189.360.000 $184.325.000

3

Realizar 420 jornadas de pensamiento crítico sobre valores y responsabilidad social

177 177 $340.000.000 $330.470.000

4

Realizar 200 seguimientos relacionados con la ejecución de Políticas Públicas Distritales

60 60 $50.000.000 $48.000.000

5 Realizar 290 campañas de impulso procesal

67 67 $973.400.000 $944.504.166

$6.172.000.000 $6.042.101.668 Fuente: Informe Balance Social vigencia 2018 –Personería de Bogotá, y Plan de Acción 2016-2020.

El presupuesto ejecutado en la vigencia 2018 fue de $6.042.101.668,00 correspondiente a 97.90% del presupuesto asignado. Acción adelantada a la meta 1: Atención de 30.850 ciudadanos en las diferentes sedes y puntos de atención la Entidad. Acción adelantada a la meta 2: Se implementó y ejecuto la estrategia de fortalecimiento de los mecanismos de participación ciudadana, formulada en la vigencia 2017. Acción adelantada a la meta 3: Se realizaron jornadas de pensamiento crítico en materia de valores y responsabilidad social, enfocadas en el Código de Policía y Convivencia (Ley 1801 de 2016), propiedad horizontal relacionada con la norma de convivencia, sujetos especiales de protección y violencia contra la mujer. Acción adelantada a la meta 4: Se realizaron seguimientos en temas relacionados con la ejecución de políticas distritales en materia de salud, sociales, movilidad, ambiente, educación, finanzas, gobierno y hábitat.




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Acción adelantada a la meta 5: Se realizaron las campañas de impulso procesal en diferentes localidades de Bogotá. Proyecto 7526 – Desarrollo y consolidación de la investigación disciplinaria y lucha contra la corrupción. El proyecto se enmarca dentro de la temática No. 10 “Institucionalidad y gobierno”, El proyecto se articula con el Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”, en su eje transversal 07 “Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia” y con el programa 42 “Transparencia, gestión pública y servicio a la ciudadanía”; cuyo objetivo es “13Desarrollar y consolidar la potestad disciplinaria y crear la institucionalidad necesaria para adelantar una estrategia integral de lucha contra la corrupción, buscando la activa participación de los ciudadanos en la vigilancia, control y denuncia de hechos o de posibles conductas que puedan generar amenazas, vulneración o violación de los derechos, afectación de las funciones y, cualquier daño a la moralidad pública.” La entidad da su justificación ya que: “14El Distrito Capital ha soportado hechos de corrupción que afectan la inversión pública, impiden la realización de obras esenciales para el desarrollo económico, atrasan la respuesta institucional a la solución de necesidades sociales, culturales y ambientales, minan la confianza de las personas en las instituciones públicas, desdicen de la capacidad de reacción y actuación oportuna de los organismos de control, genera una cultura de permisividad frente al delito, debilita la confianza social en el trabajo de las servidoras y servidores públicos(as) y desestimula la inversión en el desarrollo integral y ejecutar acciones contundentes que demuestren el interés y la capacidad de la Personería de Bogotá, D. C. en la defensa y promoción de los derechos, la prevención y control a la función pública y, esencialmente, la exigencia permanente del cumplimiento leal y cabal con los intereses de la Capital de la República y, la aplicación del régimen disciplinario que desestimule toda conducta atentatoria contra los derechos y el uso indebido del patrimonio público en deterioro de la imagen de las entidades responsables de la Función Pública. Los diferentes canales de recepción de información muestran la importancia que la comunidad le da al control disciplinario; entre ellos vale la pena referenciar los más de 2.300 derechos de petición, ingresados al Proceso Disciplinario, los resultados

13 Fuente: Informe Balance Social – 2018 CBN-0021_2018; Personería de Bogotá D.C. Proyecto 7526 – Desarrollo y consolidación de la

investigación disciplinaria y lucha contra la corrupción. 14 Fuente: Informe Balance Social – 2018 CBN-0021_2018; Personería de Bogotá D.C. Proyecto 7526 – Desarrollo y consolidación de la

investigación disciplinaria y lucha contra la corrupción.




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al análisis de las 14.900 quejas con denuncias disciplinarias, las cuales provienen de personas identificables, anónimos, informes de veedurías institucionales y los informes de las servidoras y los servidores públicos(as); todo ello es un indicador de la importancia social que adquiere la formulación del proyecto de inversión”.

CUADRO 15

METAS DEL PROYECTO DE INVERSIÓN PROYECTO 7526 – DESARROLLO Y CONSOLIDACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA Y LUCHA CONTRA LA

CORRUPCIÓN. Cifras en pesos ($)

No. META MAGNITUD

PROG MAGNITUD

EJEC. PPTO PROG.

($) PPTO. EJEC.

($)

1 Dotar e instalar 3 salas de audiencia para el desarrollo del procedimiento verbal.

1 1 $84.000.000 $79.617.786

2

Implementar 1 estrategia para la participación ciudadana en el ejercicio del control de la conducta de quienes desempeñan funciones públicas.

1 1 $84.000.000 $84.000.000

3

Capacitar 2.000 servidoras y servidores públicos en el conocimiento de los derechos, deberes y prohibiciones en el ejercicio de la Función Pública.

1.321 1.321 $141.000.000 $136.106.221

4

Realizar 147 visitas de evaluación y seguimiento programas para verificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de las OCID.

49 49 $125.000.000 $124.250.000

5 Realizar 2 estudios para la caracterización de tipologías de las conductas frecuentes.

1 1 $71.000.000 $67.200.000

6

Elaborar el 100 por ciento de conceptos técnicos requeridos en los procesos disciplinarios.

100% 100% $342.000.000 $334.600.000

7

Realizar 5.400 decisiones de fondo en los procesos disciplinarios para desestimular potenciales conductas punibles.

1630 1630 $2.284.000.000 $2.248.726.933




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No. META MAGNITUD

PROG MAGNITUD

EJEC. PPTO PROG.

($) PPTO. EJEC.

($)

8 Implementar 2 estrategias para la lucha contra la corrupción.

1 1 $69.000.000 $67.200.000

$3.200.000.000 $3.141.700.940 Fuente: Informe Balance Social vigencia 2018 –Personería de Bogotá, y Plan de Acción 2016-2020.

El presupuesto ejecutado en la vigencia 2018 fue de $3.141.700.940,00 correspondiente a 98% del presupuesto asignado. Acción adelantada a la meta 1: Dotación de la sala de audiencia Manuel Gaona, con equipo de audio y video de última tecnología. Acción adelantada a la meta 2: Se efectuó estudio de análisis del estado actual de la personería en materia de participación ciudadana y formulo las estrategias que le permitirán incrementar los canales de denuncia de los ciudadanos. Acción adelantada a la meta 3: Se realizaron cuatro (4) jornadas de capacitación en temáticas de procedimiento verbal y marco normativo disciplinario. Igualmente se desarrolló el II encuentro de Oficinas de Control Interno. Acción adelantada a la meta 4: Se realizaron visitas a 49 oficinas de control interno disciplinario. Acción adelantada a la meta 5: Se elaboró y entregó documento que recopila el estudio de las tipologías más frecuentes presentadas en el proceso disciplinario Acción adelantada a la meta 6: Se emitieron 91 conceptos técnicos durante la vigencia. Acción adelantada a la meta 7: Se lograron generar las decisiones de fondo, logrado descongestionar y fortalecer los procesos disciplinarios vigentes Acción adelantada a la meta 8: Se implementaron y ejecutaron las acciones definidas para la presente vigencia en materia de lucha contra la corrupción.




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CUADRO 16 CANTIDAD DE CONTRATOS POR PROYECTOS

MODALIDAD DE CONTRATO PROYECTO

1201 PROYECTO

1202 PROYECTO

1203 PROYECTO

7526 TOTAL

CONTRATO DE COMPRAVENTA 2

2

CONTRATO DE OBRA 1

1

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

1 1

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE

SERVICIOS DE APOYO A LA

GESTIÓN 5 24 23 35 87

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

9 75 125 40 249

CONTRATOS

INTERADMINISTRATIVOS 1

2 3

ORDEN DE COMPRA 1 1

2

RESOLUCIÓN 1 3 1 1 6

ACEPTACIÓN DE OFERTA 1 1

1 3

TOTAL 21 104 149 80 354

Fuente: Informe Balance Social vigencia 2018 –Personería de Bogotá, y Plan de Acción 2016-2020 y documento Proyectos de Inversión - Contratos Personería 2018

En conclusión esta auditoria encontró que los 4 proyectos (1201, 1202, 1203 y 7526), que tuvieron un presupuesto de inversión disponible de $14.870.84 millones, con lo que se realizaron 354 contratos y una ejecución de $14.630,03 millones, o sea un 98,3% de ejecución contra lo presupuestado, con los resultados esperados en cada uno de ellos. De igual forma concuerda el balance social 2018, con el documento Informe de Gestión y Resultados 2018 emitido por la Personería de Bogotá D.C. 3.2.3 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) en la Personería de Bogotá D.C. Los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS)15, “también conocidos como Objetivos

Mundiales, son un llamado universal a la adopción de medidas para poner fin a la pobreza, proteger el planeta y garantizar que todas las personas gocen de paz y prosperidad. Estos 17 Objetivos se basan en los logros de los Objetivos de Desarrollo del Milenio, aunque incluyen nuevas esferas como el cambio climático, la desigualdad

15 https://www.undp.org/content/undp/es/home/sustainable-development-goals.html




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económica, la innovación, el consumo sostenible y la paz y la justicia, entre otras prioridades. Los Objetivos están interrelacionados, con frecuencia la clave del éxito de uno involucrará las cuestiones más frecuentemente vinculadas con otro. Los ODS conllevan un espíritu de colaboración y pragmatismo para elegir las mejores opciones con el fin de mejorar la vida, de manera sostenible, para las generaciones futuras. Proporcionan orientaciones y metas claras para su adopción por todos los países en conformidad con sus propias prioridades y los desafíos ambientales del mundo en general con una agenda inclusiva. Abordan las causas fundamentales de la pobreza y nos unen para lograr un cambio positivo en beneficio de las personas y el planeta. Además buscan promover reflexiones en las que converjan los diferentes temas. Los retos que traen consigo los ODS son integrales y deben ser trabajados de manera conjunta más que cada uno aisladamente. La interrelación entre las distintas metas que conforman la agenda es una oportunidad para avanzar desde múltiples escenarios en el impulso de la implementación de los ODS. Se apoya enfoques de largo plazo hacia el desarrollo sostenible. La temporalidad de la Agenda 2030 la convierte en un marco que promueve la consistencia y coherencia de la política con una visión de largo plazo que supere los obstáculos naturales que implican los ciclos de gobierno. En efecto, esta agenda insta a los países a adoptar mecanismos para garantizar la estabilidad de las acciones orientadas a cumplir con los compromisos adquiridos hacia el futuro, definiendo responsabilidades y promoviendo la rendición de cuentas. En el marco de una agenda tan amplia hay tantos responsables como metas. Sin embargo, el llamado a los gobiernos, como quienes naturalmente deben impulsar esta agenda, es a definir lineamientos de política para establecer responsabilidades concretas para así hacer seguimiento a la implementación de los ODS de manera periódica y facilitar con ello ejercicios de rendición de cuentas basados en diálogo y control social de

la ciudadanía.” La personería de Bogotá D.C., según lo establecido en los artículos 117 y 118 de la Constitución Política y 104 del Decreto 1421 de 1993, es órgano de control que ejerce el Ministerio Público y que goza de autonomía administrativa, facultado para ejecutar su presupuesto conforme a las disposiciones vigentes. Cuya misión primordial del Personero Distrital es la defensa de los intereses del Distrito Capital y en general de la sociedad; la verificación constante de la ejecución de las leyes, acuerdos y órdenes de las autoridades, la vigilancia de la conducta de los empleados y trabajadores públicos de la administración Distrital, cometido que cumple por medio del ejercicio del Ministerio Público en el Distrito Capital, la veeduría ciudadana en el territorio de su jurisdicción y la defensa de los Derechos Humanos en la Capital de la República.




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El equipo auditor solicitó a la Personería de Bogotá D.C., mediante oficio radicado 2019ER599279 de 06-03.2019, la relación de los proyectos de inversión adelantados para el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible –ODS, por parte de la entidad y que están contenidos a nivel Distrital en el Plan de Desarrollo Distrital “Bogotá Mejor para Todos”. Ante el requerimiento, la Personería de Bogotá D.C., por medio del documento radicado 2019EE920971 de 08-03-2019, manifestó que: “Resulta pertinente aclarar

que, por imperativos constitucionales y legales de independencia, autonomía presupuestal y administrativa, la Personería de Bogotá D.C., no participa en la formulación y ejecución del Plan Distrital de Desarrollo Distrital, cuya responsabilidad es de la Administración Distrital, sujetos de vigilancia y control nuestro. La participación de la Personería de Bogotá D.C. en los referidos programas y en los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) definidos en el Plan de Desarrollo Distrital “Bogotá Mejor para Todos” debe entenderse exclusivamente a nivel de registro en el sistema de información SEGPLAN”

Sin embargo esta auditoría llama la atención sobre la importancia de brindar información oportuna y veraz a la ciudadanía y fortalecer esquemas de gobernanza y profundizar el desarrollo institucional, donde la misionalidad de la entidad es un orientador de derechos y se puede evidenciar en los proyectos 1202, 1203 y 752616: A través del proyecto 1202 Promoción y defensa de los Derechos Humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto, se sensibilizaron 62.164 personas en cultura para la paz, se sensibilizaron 40.759 personas en prevención de violencia para la mujer, se realizó el foro el 1 de agosto, relacionado con la trata de personas, y se orientaron 51.478 personas en defensa de los derechos. En el proyecto 1203 Servicio integral a la ciudadanía, en la vigencia 2018, dando continuidad y aplicación a la estrategia formulada en el año 2017 por el grupo de participación ciudadana, se han desarrollado las capacitaciones proyectadas referentes a temas como Veedurías, acciones constitucionales de defensa de derechos, jueces de paz, implementación de mecanismos de participación ciudadana y plataformas de juventudes, brindando orientación y acompañamiento a los ciudadanos y fomentado así la participación en los espacios designados por el Distrito, motivando a la población a seguir participando activamente en la defensa y promoción de sus derechos.

16 Fuente: Informe Balance Social – 2018 CBN-0021_2018; Personería de Bogotá D.C; Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo – SEGPLAN, Secretaría Distrital de Planeación - Subsecretaría de Planeación de la Inversión / DPSI; Reporte: sp_ejec_cg_bh_estr.rdf (20161007). 2018




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En el proyecto 7526 Desarrollo y consolidación de la investigación disciplinaria y lucha contra la corrupción, se ha logrado descongestionar y fortalecer los procesos disciplinarios vigentes en el desarrollo del proyecto, contando con perfiles idóneos para evaluar, dar impulso y decidir de fondo los expedientes priorizados.

3.3 CONTROL FINANCIERO

Estados Financieros La evaluación del componente estados financieros, tiene como objeto establecer si los estados financieros presentados por la Personería de Bogotá D.C con corte a 31 de diciembre de 2018 reflejan razonablemente sus resultados operacionales., verificar la elaboración y cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas presentadas sobre la materia especialmente las que fueron incorporadas al régimen de la contabilidad pública de acuerdo a lo establecido en la resolución 533 de octubre de 2015 con sus anexos y modificaciones. En igual forma se verifico en el cumplimiento de del catálogo general de cuentas anexo a la Resolución 620 de noviembre de 2015 con las respectivas adiciones y modificaciones que fueron emitida por el Contador General de la Nación. Se efectuaron pruebas de cumplimiento, análisis y revisión de los libros principales y auxiliares, se examinaron los soportes externos e internos, se comparó la información entre dependencias, con el objeto de verificar si la administración daba cumplimiento a la normatividad contable, fiscal, tributaria. Comprobando así lo concerniente al nuevo marco normativo de convergencia vigente, para obtener evidencias sobre la razonabilidad de las cifras presentadas por la entidad al cierre de la vigencia del año 2018. Resultado del Factor Estados financieros Los Estados financieros con corte a 31 diciembre de 2018, exhibido por la Personería de Bogotá muestra unas cuentas por cobrar en activos corrientes por valor $190.500.920 que corresponde a 0.88% del activo y las rentas por cobrar no corrientes por valor $332.440.676 atañen al 1.53% del activo. La propiedad planta y equipo presenta un saldo $19.999.448.110 que concierne a 90.99% del Activo donde se evidencia terrenos, edificios, bienes muebles, la propiedad planta y equipo no explotados, equipos de comunicación; se generaron




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las depreciaciones a los bienes y elaboraron los inventarios como se pudo evidenciar. Los otros activos presentan un valor $1.192.741.579 que corresponde a 5.49% del activo donde se hallan registrados, el plan de activos para beneficio a los empleados a largo plazo por valor $538.237.474, bienes y servicios pagados por anticipados $299.786.147 y activos intangibles por $ 907.516.556. Los pasivos corrientes corresponden a las obligaciones de la entidad exhiben un valor $27.151.785.070 del cual se establece las cuentas por pagar $2.400.359.3347 que corresponde al 8.84% del pasivo corriente, en esta cuenta se encuentra la cuenta 2401 adquisiciones y servicios $510.796.854., los descuentos de nóminas $1.507.848300, las retenciones en la fuente y otras cuentas por pagar $ 356.482.557. EFECTIVO EQUIVALENTE A EFECTIVO Caja Menor Esta instituida por Resolución 018 de 2018 del 16 de enero por valor $37.577.000 por la cual se establecen las directrices para el desarrollo de la caja durante el año 2018, sumas destinadas a sufragar gastos menores necesarios para la buena marcha de la administración, que tengan carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables e imprevistos, cuyo responsable del manejo es el señor Julio Cesar Tachack Buitrago en el cargo de Secretario de la oficia de administrativa. El responsable está amparado con póliza de manejo, renovada posteriormente por la compañía de seguros MAFRE Colombia identificada con No2201218008864 con vigencia del 15 de abril de 2018 al 17 de noviembre de 2019. Verificado el libro de bancos se exhibe un saldo $4.956.365, el libro de caja efectivo presenta un saldo $2.136.703 para un total de $7.093.068 y gastos efectuados por $30.483.932 para un saldo $37.577.000.

CUADRO 17

CAJA MENOR Cifras en pesos ($)

CONCEPTO V/R PARCIAL VALOR

Fondo de caja menor 37.577.000

Fondo de caja menor efectivo 2.136.703

Fondo de caja menor banco 4.956.365

Suma 7.093.068




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CONCEPTO V/R PARCIAL VALOR

Gastos 30.483.932

sumas iguales 37.577.000 37.577.000 Fuente: Informe de caja menor

El responsable de la administración de la caja menor procedió a dar cumplimiento a lo señalado en el artículo décimo cuarto de la Resolución 018 del 16 de enero 2018, realizando la legalización de la Caja menor el día 19 de diciembre de 2018, ante la Secretaria de Hacienda el cual expidió el recibo de caja No 11168325 por valor de $7.093.068. Verificado el seguimiento a los recibos y documentos de los gastos no se establecen inconsistencias en la ejecución de los recursos. 13 CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar presentan un saldo $190.500.920 correspondiente a los activos corrientes, en cuenta Rentas por cobrar por $332.440.676 atañe a incapacidades referente activos no corrientes para un total $522.241.596.

CUADRO 18

CUENTAS POR COBRAR

Cifras en pesos ($)

CÓDIGO CUENTA SALDO INICIAL

DEBITO CRÉDITO SALDO

130000 CUENTAS POR COBRAR 554.024.938 227.323.358 258.406.700 522.941.596

138400 OTRAS CUENTAS POR COBRAR 554.024.938 196.937.701 228.021.043 522.941.596

138490 Otras cuentas por cobrar 554.024.938 196.937.701 228.021.043 522.941.596

138500 CUENTAS POR COBRAR DE DIFICIL RECAUDO

0 30.385.657 30.385.657 0

Fuente: Estado de situación Financiera 2018

La administración de la Personería procedido a realizar la entrega de las sanciones disciplinarias por valor $69.170.918 a la oficina de Gestión de Cobro de la Subdirección Distrital de Ejecuciones Fiscales en la Secretaria de Hacienda Distrital, artículo 35, decreto 601 de 2014, debido a que no pudo efectuar los cobros de las sanciones., fueron devueltas a la Personería nuevamente por cuanto no se pudieron localizar dichas personas y por tal situación prescribieron. Estas deberían incluirse nuevamente en la contabilidad de esta entidad, posteriormente se procedió a llevarse al comité de sostenibilidad para ser depuradas las partidas más antiguas, el cual aprobó realizar las depuraciones mediante Resolución 1412 del 28 de diciembre de 2018 contra la cuenta 3145 de impacto por la transición del nuevo marco normativo de regulación.




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Se depuraron sanciones por valor $38.785.262 y las que no se lograron depurar por valor de $30.385.656 se enviaron a la Contraloría Distrital para que realizaran el proceso de cobro mediante el oficio 219 EE908420 de fecha 4 de febrero de 2019. Sin embargo, la Personería procedido a oficiar a los funcionarios sancionados para que realicen el pago en fecha 29 de abril de 2016, a los siguientes funcionarios como a continuación se relacionado se ha presentado a cumplir condicha obligación.

CUADRO 19 SANCIONES

Cifras en pesos $

CÉDULA NOMBRE VALOR

79.131.259 Luis Felipe Cuadrado Pinzón01 7,297,752

7.445.399 Darío Rafael. Antequera A. 11.047.620

41782234 Blanca Edilsa Vargas Cabieles 6.595.992

10.190.003.873 Sandra Liliana Castillo Barrero 13.853.898

TOTAL $38.785.262 Fuente: Cuentas por cobrar

13- RENTAS POR COBRAR Efectuado el seguimiento a la cuenta Rentas por cobrar que corresponde a las incapacidades de la Personería Distrital que se encuentran registradas en la oficina de Talento Humano muestra un valor $484.156.334 que al ser comparado con las cifras del libro auxiliar de la oficina de contabilidad reflejan el mismo valor $484.156.334.17 A continuación, se exponen algunas EPS que se pudo establecer están en mora: Medimas Presenta un saldo con corte a 31 de diciembre de 2018 de $25.519.584 la Personería mediante oficio EE840512 de fecha 17 agosto de 2018 solicita una mesa de trabajo para para dar a conocer el sinnúmero de incapacidades

17 Atendiendo lo señalado por en caso de una enfermedad de origen común que implique para el trabajador la imposibilidad de llevar a cabo su labor, el Código Sustantivo del Trabajo ha instituido la figura del “Auxilio monetario por enfermedad no laboral”, contenida en el artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo o como coloquialmente se le denomina “incapacidades”. Dicha norma, junto con lo establecido en el artículo 1º del Decreto 2943 de 2013, señalan que el empleador deberá pagar las incapacidades del trabajador por los dos (2) primeros días. Luego, desde el tercer día hasta el día ciento ochenta (180) lo deberá pagar la EPS a la que se encuentra afiliada la persona.




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expedidas a los funcionarios de la entidad sin cancelar desde el 1 de agosto de 2017 y 2018. Medimas mediante oficio manifiesta que antes de cumplirse los 150 días la promotora de salud debe dar el concepto de rehabilitación y ser enviado a la Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) con el fin de que la misma defina y si posterga el trámite de calificación de invalidez hasta por un término máximo de 360 días. Se concluye que la administración procedido a efectuar gestión de cobro a las entidades gestoras de las incapacidades y efectuó acercamiento para procurar el pago, encontrándose con diferentes dificultades en los procesos administrados por parte de Medimas EPS. Sanitas Con oficio radicado el 3 de junio 2017 a la EPS Sanitas solicita le sean reconocidas las prestaciones económicas por incapacidades de los años 2008 a 2017. La administración procedió a efectuar un oficio 2017EE739098 del 12 de diciembre de 2017 la subdirección de talento humano solicita se aclare la certificación de negación de prestación Económica por incapacidad de la funcionaria Nancy Aurora Jiménez Méndez, por cuanto la EPS manifestó que no presenta formato de investigación de accidente. Solicitud de reconocimiento de prestaciones económicas por incapacidad de la funcionaria Martha Cecilia García con cedula No 35.458.107 de oficio EE730507 del 16 noviembre de 2017, dicha reclamación fue rechazada aludiendo que la funcionaria no poseía las semanas de cotización pagos que no son suficientes por empleador por cuanto su afiliación se realizó a la EPS Sanitas a partir del 01 febrero del 2017, por lo tanto, por falta de soporte por periodo descubierto. 16-LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO La propiedad planta y equipo presenta un valor $19.999.448.110 el cual representa el 92.10% del total de los activos de la entidad. La cuenta Codigo16-05-01-001 correspondiente a la cuenta de terreno en el Estado de situación Financiera presenta un valor de $1.238.067.118 al realizar el cruce con la información del almacén presenta el mismo valor de los inventarios y representa el 5.70% del activo.




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La cuenta código 16-40-000 edificaciones figura en el Estado de situación Financiera por valor $16.525.687.409 corresponde al 82.63% del activo los cuales al ser verificados con las cifras que presentan los inventarios elaborados por la entidad corresponden al mismo valor, de igual forma fueron evaluados por la firma WR ingenieros avaladores en el año 2015 para dar cumplimiento a lo normados con las Norma NIIF.

CUADRO 20

PROPIEDAD PLANTAS Y EQUIPO 2018

Cifras en Pesos $

COD. CONCEPTO SALDO INICIAL DEBITO CRÉDITO SALDO %

160000 Propiedad Planta y Equipo

20.650.975.204 356.759.509 1.008.586.603 19.999.448.110

160500 TERRENOS 1.238.067.118 0 0 1.238.067.118 6,19

160501 Urbanos 1.238.067.118 0 0 1.238.067.118

163500 BIENES MUEBLES EN BODEGA

1.317.099 28.456.490 29.773.589 0

163503 Muebles, enseres y equipo de oficina

0 19.970.660 19.970.660 0

163504 Equipos de comunicación y computación

1.317.099 8.485.830 9.802.929 0

163700 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS

719.295.792 65.254.889 30.527.704 754.022.977 3,77

163707 Maquinaria y equipo 21.438.950 1.647.490 0 23.086.440


117.942.815 16.384.817 2.412.892 131.914.740


562.327.928 47.222.582 28.114.812 581.435.698

163711 Equipos de transporte, tracción y elevación

17.586.099 0 0 17.586.099

164000 EDIFICACIONES 16.525.687.409 0 0 16.525.687.409 82,63

164001 Edificios y casas 16.525.687.409 0 0 16.525.687.409

165500 MAQUINARIA Y EQUIPO 288.581.394 16.519.948 1.647.490 303.453.852 1,517

165506 Equipo de recreación y deporte

21.909.364 0 0 21.909.364

165511 Herramientas y accesorios 14.439.429 0 0 14.439.429

165522 Equipo de ayuda audiovisual

252.232.601 16.519.948 1.647.490 267.105.059

166000 EQUIPO MÉDICO Y CIENTÍFICO

4.872.000 0 0 4.872.000 0,02

166007 Equipo de apoyo 4.872.000 0 0 4.872.000




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COD. CONCEPTO SALDO INICIAL DEBITO CRÉDITO SALDO %

diagnóstico

166500 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA

1.351.045.624 5.863.604 16.384.817 1.340.524.411 6,70

166501 Muebles y enseres 1.025.051.398 5.863.604 5.818.000 1.025.097.002

166502 Equipo y máquina de oficina

325.994.226 0 10.566.817 315.427.409

167000 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN

6.967.471.494 238.688.058 539.996.579 6.666.162.973 33,33

167001 Equipo de comunicación 33.839.748 82.712.056 3.550.235 113.001.569

167002 Equipo de computación 6.443.312.064 122.556.989 46.126.662 6.519.742.391

167007 Equipos de comunicación y computación de propiedad de terceros

490.319.682 33.419.013 490.319.682 33.419.013

167500

EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN

1.577.897.419 0 0 1.577.897.419 7,88

167502 Terrestre 1.577.897.419 0 0 1.577.897.419

168000 EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERÍA

20.278.101 0 0 20.278.101

168002 Equipo de restaurante y cafetería

20.278.101 0 0 20.278.101

168500

DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR)

-8.043.538.246 1.976.520 389.956.424 -8.431.518.150 -42,15

168501 Edificaciones -212.374.230 0 69.450.635 -281.824.865

168504 Maquinaria y equipo -289.052.070 0 6.252.619 -295.304.689 -99,8

168505 Equipo médico y científico -3.508.842 0 122.781 -3.631.623


-1.386.730.889 0 29.873.857 -1.416.604.746


-5.085.057.533 1.976.520 229.558.218 -5.312.639.231


-1.050.832.728 0 54.548.321 -1.105.381.049

168509 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería

-15.981.954 0 149.993 -16.131.947

Fuente: Estado de situación financiera discriminada Personería




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La entidad realizo los inventarios con corte a 31 de diciembre de 2018, cumpliendo con lo previsto en el numeral 4.10 toma física o inventario de la Resolución No 001 de 2001 emanada del Contador General de Bogotá. No se estableció diferencias 24- Cuentas por pagar presenta un saldo de $2.400.359.347 de los cuales la cuenta adquisiciones de bienes y servicios presenta un saldo $510.796.854, que representa el 21.28% de las cuentas por pagar, estas adquisiciones de bienes y servicios fueron causadas, se efectuaron los descuentos de ley y se contabilizaron de acuerdo con el nuevo plan contable Durante el periodo de diciembre se efectuaron cruces de pagos que realizó la Secretaria de Hacienda con los registros que presentan los libros auxiliares de

cada una de las cuentas por pagar sin que se exhiban inconsistencias. Las cuenta reciprocas presenta un valor $4.214.579.262 dicho valor corresponde a los giros efectuados por la Secretaria de Hacienda al ICBF, el Sena–ESAP Ministerio de Educación Nacional, Empresa de teléfonos de Bogotá, Empresa de Acueducto de Bogotá, Secretaria de movilidad y Fondo económico de prestaciones (Foncep), la Secretaria de Hacienda debe velar por establecer los valores girados a cada entidad, y así poder conciliar cada partida; sin embargo la Personería procedió a realizar los oficios No 2018EE887909 del 11 de diciembre de 2018 a Foncep, oficio 2018EE887919 a la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, mediante oficio EEE908315 de fecha 04 de febrero de 2019 a la empresa de servicios Postales Nacionales 4-72, para efectos de conciliación de saldos pero no fue posible recibir respuesta alguna. Cuentas reciprocas- efectuada la revisión de las cuentas presentan un valor $ 4.214.579.262 donde la administración procedió a oficiar con la misma fecha 11 de diciembre de 2018 a las entidades FOCEP con oficio 2018 EEE887909, servicios postales oficio 2018EE887911, acueducto y alcantarillado, empresa de telecomunicaciones de Bogotá en fecha 27 de febrero de 2019, sin obtener respuesta.

CONVERGENCIA La administración de la Personería de Bogotá realizo un plan de acción acorde con lo señalado en la Resolución 533 de 2015 expedida por la Contaduría General de Nación y se tuvo en cuenta las modificaciones del artículo 4 y las contempladas en el numeral segundo de la Resolución No 484 del 17 de octubre de 2017.




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Se creó un plan de trabajo, fases de planeación, diagnóstico y ejecución donde se trazaron los objetivos específicos conformándose un equipo, se definieron las labores a desarrollar mediante un plan de acción el cual solicitó recursos, equipo, este se socializó a las diferentes áreas involucradas. En el diagnóstico se evaluó el impacto tecnológico, capacitando el recurso humano para analizar los rubros contables determinando las cuentas a depurar con la implementación del nuevo marco normativo dando lugar a los ajustes. Se reclasifico la cuenta denominada cargos diferidos que corresponde a bienes materiales por valor $101.879.207 en razón a que los bienes cuyo valor no supera dos (2) salarios mínimos, si bien el Almacén debe llevar un control de los mismos, contablemente se registran al gasto.

La contaduría a procedió a realizar ajustes a la cuenta contables del activo y la administración realizó la reversión a dichas cuentas como a continuación se relaciona.

CUADRO 21 CUENTAS POR COBRAR

Cifras en Pesos $

CÓDIGO NOMBRE CUENTA DÉBITO CRÉDITO

14-24-04 encargo Fiduciario 326.329.121

14-24-04 encargo Fiduciario 326.329.121

1384-21 Indemnizaciones 437.934.201

14-70-90 otros deudores 437.934.201

13-84-21 Indemnizaciones 1.568.742

14-70-90 Indemnizaciones 1.568.742

Fuente: Ajustes de reclasificación por convergencia.

Realizado la verificación de los libros auxiliares estas fueron debidamente registradas.




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CUADRO 22 CARGOS DIFERIDOS

Cifras en Pesos $

CONCEPTO VALOR

Materiales y suministros 93.007.621

Dotaciones de trabajadores 49.764

Elementos de aseo 8.821.822

Combustible 0

Total 101.879.207


Esta reclasificación se realizó a la cuenta de cargos diferidos 191000 por valor $101.879.207 que incide en las subcuentas191001 Materiales y suministros, 191004 dotaciones, 191021 elementos de ase o y cuenta 191022 combustibles. Lo anterior en cumplimiento de lo señalado en la Resolución 00068 de 2018 del 31 de mayo 2018 de la Secretaria de Hacienda Distrital. Estas cuentas se ajustaron contra la cuenta de impacto por convergencia al nuevo marco normativo de código 3145, teniendo en cuenta el efecto de aplicación del nuevo marco normativo, estas cumplen con la definición de activo de acuerdo al instructivo 002 de 2016 de la Contaduría General de la Nación. La Personería procedió a realizar la valorización de la propiedad planta y equipo, edificios y terrenos, dando como resultado para el primer edificio ubicado en la carrera 7 No 21-24 una valorización de $14.621.010.000 con un área de 7.132.20Mts. Cuadrados, procediendo a actualizar los años 2017 con el índice 0.06 dando un valor $15.461.718.075 y el terreno cuyo avalúo fue $1.057.912.000 por el índice del precio al consumidor del 2018 de 4.09% para un valor $1.118.741.940 para un total $16.580.460.015. A estos bienes se les efectuó la respectiva depreciación conforme a la normatividad contable vigente. El segundo edificio ubicado en la Calle 21 No 6-34 fue valorado en $15.641.718.075, se realizó el incremento del índice al consumidor para la vigencia del año 2017. Obtenido el valor del avaluó $15.641.718.075 este actualizó con el índice de precio al consumidor del año 2017 por 4.09% arrojando un valor $16.281.464.344, un terreno valorado en $1.118.741.940 más el incremento de índice del precio al consumidor del año 2018 de 4.09% $45.756.545 para un valor $1.164.498.485 para un total $17.445.962.829, a estos bienes se les efectuó la respectiva depreciación, conforme lo señala la Contaduría General de la Nación.




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El valor del nuevo edifico de la carrera 7 No 21-24 fue valuado los terrenos $1.057.912.000 y la construcción en $14.621.010.000 y para un total $15.678922.000. Para la vigencia del año 2016 al terreno poseía un valor $ 1057.912.000 se le efectuó un incremento al índice al precio del consumidor del 5.75% para un valor de $60.829.940 para un total de $ 1.118.741.940, al edificio $14.621.010.000 más el incremento del índice .75 % 840.708.075 para un total $ 15.461.718.075.

Para la vigencia del año 2017 el terreno del año 2016 era de 1.118.741.940 más incremento del índice al consumidor 4.09% $45.756.545 para un total de $ 1.164.498.485 el edificio del año 2016 era de 15.461.718.075 más incremento 4.09% $632.384.269 para un total 16.094.102.344 para un total de $17.258.600.828 menos depreciación vida útil trascurrida del año 2015 al 2017 de 24 mese $564.705.336 para un nuevo valor edifico saldo $ 16.693.895.493. Edificio de la calle 21 No 6-24 valor del terreno $66.834.900 más edificio $ 935.270.000 para un total $1.002.104.900. Para la vigencia del año 2016 el terreno tenía un costo $ 1.002.104.900 más el incremento del índice al consumidor 5.75% $3.843.0073 para un total $ 70.677.907, edifico del año 2016 935.270.000 más el incremento del índice 5.75% 53.778.025 para un total $ 989.048.025. Par la vigencia del año 2017 el terreno presentaba un valor $ 70.677.907 más incremento del índice del año 4.09% un valor $2.890.726 para un total $ 73.568.633; el edificio presenta un valor $989.048.025 más índice el precio al consumidor 4.089% 40.452.064 para un total $1029.500.089 un total $1.103.068.722 El valor del edificio $1.103.068.722 deprecación del año 2015- 2017 $ $33.209.688 para un saldo $ 1.069.859.034 Las depreciaciones y valorizaciones de Propiedad, Planta y Equipo que se encontraban registradas en las cuentas 3115 Superávit por valorización y 3128 Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones del anterior régimen contable, por convergencia se reclasificaron en su totalidad a la cuenta 3145 Impacto a la transición, tal como lo indica el instructivo 002 de 2016 de la Contaduría General de la Nación dando cumplimiento a la norma en mención. A estos inmuebles se les recalculó la depreciación de acuerdo a los años de uso.




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Cuenta 1685-01 edificios -depreciación del año 2017 presenta un valor $3.126.376.635 dicho valor se verifico y se estableció que era el valor correcto como se puede evidenciar en el cuadro siguiente.

CUADRO 23

DEPRECIACIÓN DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO-2017

Cifras en Pesos $

168500 DEPRECIACIÓN

ACUMULADA (CR) -12.774.168.843 1.857.263.298 121.823.461 -11.038.729.006

168501 Edificaciones -3.067.830.213 0 58.546.422 -3.126.376.635

168504 Maquinaria y equipo -365.652.330 6.045.939 7.304.840 -366.911.231

168505 Equipo médico y científico -12.253.263 358.779 121.800 -12.016.284


-2.152.878.052 226.140.088 30.479.249 -1.957.217.213


-6.155.026.739 1.624.718.492 352.080 -4.530.660.327


-961.662.093 0 24.844.200 -986.506.293

168509 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería

-58.866.153 0 174.870 -59.041.023


Verificado las reclasificaciones de los avalúos-valorizaciones se pudo establecer que los registros contables se efectuaron dentro del nuevo marco de convergencia y de acuerdo con el nuevo manual contable de la Contaduría General de la Nación. La administración de la Personería de Bogotá realizo el ajuste de convergencia generado por la reclasificación reglamentada para la propiedad planta y equipo como son los bienes inmuebles. El impacto con el patrimonio superávit por valorización integrado por los terrenos por $570.158.205 más edificios por $9.004.645.153 para un valor total $9.574.803.358, cuenta 3128 provisiones agotamiento depreciaciones de planta y equipo por $9.15.212.753. La cuenta 311500 superávit por valorización amortización terrenos $570.158.205 edificios $9004.645.53 para un total $9.574.803.358, cuenta 3128 deprecaciones y provisiones propiedad planta y equipo $9.15.212.753, y cuenta 312807 amortizaciones $199.351.005 para un total $1.114.563.758 para un saldo $8.460.239.600.




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La entidad viene aplicando el catálogo de cuentas actualizado de acuerdo a lo indicado por el Contador General de Bogotá en la Resolución No 00002 del 9 de agosto de 2018 por la cual se establecen los plazos y los requisitos para el reporte de información financiera a la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria de Hacienda, con fines de Consolidación y análisis, y se fijan lineamientos para la gestión de operaciones reciprocas en el Distrito Capital, donde se establece además las actividades relacionadas con el cierre contable . La administración central definió las correspondientes políticas para los entes con el instructivo de la Resolución No SDH 000068 del 31 de mayo de 2018 por medio de la cual se adopta el Manual de políticas contables para las entidades contables públicas de Bogotá. Dentro de esta política se procedió a identificar los bienes que se encontraban en convenio y comodato y fueron reclasificados como lo establecen dichas normas. Igualmente la administración de la Personería cumple con los mandatos de la Contaduría General de la Nación señalados en la Resolución 523 del 19 noviembre de 2018 por la cual redefine la utilización de la cuenta 3145-Impactos por la Transición al Nuevo Marco de Regulación para entidades del gobierno, así como sigue los lineamientos señalados en la Circular No.003 del 19 de noviembre de 2018 de la CGN mediante la cual instruye sobre la aplicación del Marco Normativo para entidades de gobierno y evaluación del control interno contable. Las dependencias internas que son proveedoras de información son: la oficina de contratación, disciplinarios, talento humano, recursos físicos, gestión documental y almacén, el proveedor externo es la Secretaria de Hacienda, Fondo de cesantías y prestaciones sociales FONCEP, la Empresa de telecomunicaciones y el Departamento del Espacio Público DADEP. Las notas de los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2018 muestran que el proceso de saneamiento contable fue concomitante con la convergencia al Nuevo Marco Normativo Contable para entidades del estado, lo que arrojo los siguientes ajustes: Por depuración de saldos por cobrar: Por cuentas por cobrar catalogadas y relacionadas como de difícil cobro por pérdida de competencia por la Oficina de Gestión de Cobro de la Subdirección Distrital de Ejecuciones, por valor de $30.385.656., según lo consignado en la Resolución 1412 del 26 de diciembre de 2018 de la Personería de Bogotá.




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Por depuración de saldos de las cuentas de Intangibles: De conformidad a la información elevada por la Subdirección de Gestión Documental y Recursos Físicos, quien presentó concepto técnico suscrito por el Director de Tecnologías de Información y Comunicación, de acuerdo a la Resolución 1414 del 26 de diciembre de 2018 de la Personería de Bogotá, por un valor de $533.789.208. Y por tratarse de bienes clasificados de manera inadecuada en dicha cuenta se establecieron bienes obsoletos tecnológicamente por valor de $393.669.403. Lo anterior, se encuentra en los archivos de dicha oficina y fue presentado al Comité de Saneamiento Contable autorizando el ajuste contable por la suma de $957.844.268 de fecha 20 de diciembre de 2018, para lo cual se expiden las Resoluciones 1412 y 1414 del 26 de diciembre 2018 suscritas por la Personera de Bogotá D.C. Realizado el cierre de diciembre de 2017 para el cumplimiento de los saldos iniciales del instructivo 002 de la CGN se realizó la reclasificación por convergencia de las partidas de las cuentas de Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones por la suma de $615.215.753 y la amortización $199.351.005, contra el capital y la eliminación del Superávit por valorizaciones contra valorizaciones terreno $570.158.205 y edificios $9.004.645.153 La Personería como entidad del gobierno no genera ingresos propios por ser un ente contable adscrito al Distrito capital, presenta un capital del año 2017 con un déficit de $122.882.599.216 detallado en un déficit del ejercicio de $132.196.925.766 más depreciaciones de años anteriores de $915.212.753 y amortizaciones $ 199.351.005 saldo este que por el ajuste a la convergencia del nuevo marco normativo para saldos iniciales de 2018 determino un valor de $10.428.800.308

La contaduría procedió a realizar ajustes a la cuenta contables del Pasivo y la administración realizó la reversión a dichas cuentas como a continuación se relaciona

CUADRO 24 CUENTAS PASIVAS

Cifras en Pesos $ CÓDIGO NOMBRE CUENTA DÉBITO CRÉDITO

2425-04 Servicios públicos 16.270.358

24-90-51 Servicios públicos 16.270.358

24-25-07 Arrendamiento 23.249.981

24-90-58 Arrendamiento operativo 23.249.981




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CÓDIGO NOMBRE CUENTA DÉBITO CRÉDITO

24-2508 Viáticos y gastos de viaje 27.858.982

24-90-27 Viáticos y gastos de viaje 27.858.982

24-25-18 Aportes Fondo pensiones 28.187.852

24-24-01 Aportes Fondo pensiones 28.187.852

24-25-19 Aportes a seguridad Social 18.753.999

24-24-02 Aportes a seguridad Social 18.753.999

24-2552 Honorarios 3.993.132

24-9054 Honorarios 3.993.132

24-25-90 Otras acreedores 73.727.461

Otras cuentas por cobrar 73.727.461

Fuente: Ajustes y reclasificaciones por convergencia

Realizado la verificación de los libros auxiliares estas fueron debidamente registradas Control Interno Contable La administración de la personería viene cumpliendo con las políticas y planes de la información contable emanada del Contador General del Distrito Capital, concordante con la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación. Se estableció que se registra la contabilidad por el sistema Si Capital y siguiendo lo establecido en el plan general de contabilidad pública, teniendo en cuenta las nuevas disposiciones y los respectivos documentos soporte llevando en orden cronológico sus registros, se efectúa la causación oportunamente tanto de los ingresos como de los gastos, las depreciaciones, las incapacidades, los convenios y comodatos. Se realizan procesos de depuración de saldos en los rubros de cuentas por cobrar como de rentas por cobrar de vigencias anteriores que contribuyen a garantizar la razonabilidad de los estados e información contable. Los documentos internos y externos del proceso contable se encuentran identificados y a su vez se realiza cruce de saldos con las demás dependencias y se efectúan conciliaciones para determinar los respectivos saldos.




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La personería viene velando porque todas las actividades económicas y sus recursos estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la confiabilidad de la información y sus registros.




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4. OTROS RESULTADOS

Durante el desarrollo de la auditoría no se presentaron otros resultados.




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5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGOS

CANTIDAD VALOR

(En pesos) REFERENCIACIÓN

1. ADMINISTRATIVOS 4 N.A

3.1.3.1 3.1.3.2 3.1.4.1 3.1.4.2

2. DISCIPLINARIOS N.A

3. PENALES N.A. N.A

4. FISCALES N.A

N.A

N.A: No aplica.


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INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE REGULARIDAD PERSONERÍA … · En nuestra opinión, los Estados Financieros de la PERSONERIA DE BOGOTÁ presentan razonablemente, en todo aspecto significativo,