INFORME FINAL DE AUDITORIA GU ERNAMENTAL, …contraloriatunja.gov.co/informes/.../informe-final...INFORME FINAL DE AUDITORIA GU ERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR AL ONEJO MUNIIPAL DE TUNJA,

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Control fiscal un compromiso social

INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR AL

CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA, VIGENCIA 2012

José Armando Puín Contralor municipal

Hernando Farfán Rubiano

Auditor Fiscal (C)

Auditora

Juliana Medina Espinosa Profesional Especializado

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

Control Fiscal un compromiso social

INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD REGULAR AL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA – VIGENCIA

2012

Elaboró: Juliana Medina Espinosa Revisó: Hernando Farfán Rubiano Página 1 de 97 Web: www.contraloriatunja.gov.co E-MAIL: [email protected] Carrera 10 N°15 –76. Telefax: 7441843

INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR AL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA, VIGENCIA 2012

José Armando Puín Contralor municipal

Hernando Farfán Rubiano Auditor Fiscal (C)

Auditora

Juliana Medina Espinosa Profesional Especializado

Tunja, 11 de octubre de 2013




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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 4

2. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD .................................................................... 5

3. DICTAMEN .......................................................................................................... 6

4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA............................................................ …….7

4.1. Revisión de la Cuenta ........................................................................................................ 7

4.2. Estados Financieros ........................................................................................................ 10

4.2.1. Balance General ........................................................................................................... 10

4.2.2. Estado de la actividad financiera, económica y social .................................................. 11

4.3. Análisis Financiero ........................................................................................................... 13

4.3.1. ACTIVO ........................................................................................................................ 13

4.3.1.1. Disponible .................................................................................................................. 13

4.3.1.2. Deudores ................................................................................................................... 18

4.3.1.3. Propiedad Planta Y Equipo ........................................................................................ 18

4.3.2. PASIVO ........................................................................................................................ 20

4.3.2.1. Retención en la fuente ............................................................................................... 20

4.3.2.2. Pensión concejales .................................................................................................... 24

4.3.3. INGRESOS ................................................................................................................... 30

4.3.4. GASTOS ....................................................................................................................... 31

4.3.4.1. Aportes a la nomina ................................................................................................... 31

4.3.4.1.1. Contabilización de parafiscales............................................................................... 46

4.3.4.2. Salud Concejales ....................................................................................................... 47

4.3.4.2.1. Contabilización ........................................................................................................ 50

4.3.4.3. Gastos por honorarios de los concejales ................................................................... 51

4.3.4.4. Gastos por pólizas ..................................................................................................... 56

4.3.4.4.1. Contabilización ........................................................................................................ 57

4.3.4.5. Gastos Personal ........................................................................................................ 58

4.3.4.5.1. Relación de personal de planta............................................................................... 58

4.3.4.5.2. Apoyo a la Gestión .................................................................................................. 58

4.4. Sesiones Plenarias Programadas Y Realizadas .............................................................. 60

4.5. Acuerdos Expedidos ........................................................................................................ 61

4.6. Contratación Administrativa ............................................................................................. 61




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4.7. Modificaciones y reducciones al presupuesto .................................................................. 83

4.8. Presupuesto de ingresos y gastos .................................................................................. 84

4.8.1. Ejecución presupuesto de ingresos ............................................................................. 84

4.8.2. Ejecución presupuestal de gastos ............................................................................... 84

4.9. Control interno ................................................................................................................. 85

4.9.1. Control interno contable ................................................................................................ 86

4.10. Revisión al Plan de Mejoramiento.................................................................................. 87

4.11. CUADRO CONSOLIDACION DE HALLAZGOS ......................................................... 96




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INTRODUCCIÓN La Contraloría Municipal de Tunja, en desarrollo de su función constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditorias 2013, practicó Auditoria Gubernamental, modalidad Regular al Concejo Municipal de Tunja vigencia 2012, con el propósito de evaluar y establecer la eficiencia y eficacia en la ejecución de los recursos. La evaluación se efectuó con base en la normatividad aplicable, los informes enviados por el Concejo Municipal de Tunja a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT- y la información física puesta a disposición en calidad de préstamo, que soporta la rendición electrónica de la cuenta rendida en la vigencia 2012. Para determinar el dictamen a los estados financieros y el fenecimiento de la cuenta, se tuvo en cuenta la Guía de Auditoria Territorial -GAT-, adoptada mediante resolución No. 24 del 11 de febrero de 2013, diligenciando los cuadros o formatos allí establecidos con la información resultante del trabajo de auditoria realizado a cada una de las áreas y actividades contenidas en el alcance de la misma y lo ordenado por la Contraloría Municipal de Tunja mediante memorando de asignación. La Contraloría Municipal de Tunja espera que este informe, contribuya al mejoramiento continuo en el manejo de los recursos públicos a cargo del Concejo Municipal de Tunja y en beneficio de la comunidad Tunjana.




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2. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD El Concejo Municipal de Tunja es una Corporación Político Administrativa y Pública goza de autonomía administrativa, la cual le permite definir su propia organización interna y adoptar decisiones en los temas relacionados con la administración de su personal; goza de autonomía política frente al cumplimiento de sus funciones institucionales y cuenta con autonomía financiera para la ejecución de las partidas asignadas al Concejo en el presupuesto anual del municipio. La Alcaldía Mayor de Tunja según la ley 617 del 2000 se encuentra en la categoría segunda y teniendo en cuenta el artículo 23 de la Ley 136 de 1994, los Concejos de los municipios de categorías especial, primera y segunda sesionarán ordinariamente en la cabecera municipal y en el recinto señalado oficialmente para tal efecto, por derecho propio y máximo una vez por día, seis meses al año, en sesiones ordinarias así: en el primer año de sesiones, el 1er periodo comprende del 2 de enero al 28 de febrero; en el 2do, 3er y 4to año de sesiones el 1er periodo estará comprendido entre el 1 de marzo y el 30 de abril, el 2do periodo del 1 de junio al 31de julio y el 3er periodo del 1 de octubre al 30 de noviembre, con el objetivo prioritario de estudiar, aprobar o improbar el presupuesto municipal. La ley 1368 de 2009, modifico el artículo 66 de la ley 136 de 1994 y en su inciso tercero literalmente indica “En los municipios de categoría especial, primera y segunda, se pagarán anualmente ciento cincuenta (150) sesiones ordinarias y hasta cuarenta (40) extraordinarias al año. En los municipios de categorías tercera a sexta, se pagarán anualmente setenta (70) sesiones ordinarias y hasta veinte (20) sesiones extraordinarias al año”. Es decir que a los concejales del Concejo Municipal de Tunja se les pagarán 190 sesiones en total de las cuales 150 son ordinarias y 40 extraordinarias.

El Concejo Municipal constituye una de las instituciones más representativas del derecho constitucional y administrativo colombiano; su conformación refleja el ejercicio puro de la democracia desde lo local, por ser una Corporación Pública, que dada su naturaleza, permite mayores oportunidades de contacto directo entre la población y el Estado¹. En la organización del Estado Colombiano, los Concejos Municipales tienen tres características esenciales, simultáneas y complementarias: ser una Corporación Pública; tener naturaleza político-administrativa; sus miembros son elegidos popularmente para periodos de cuatro años en este caso 2012-2015, encontrándose la corporación al momento de la auditoria en su segundo año y está integrado por los doctores (Borda Vanegas Hector Manuel, Cabana Fonseca Jairo Enrique, Camacho Molano Lifan Mauricio, Castro Vargas Olga Isidora, Contreras Soto Sandra Patricia, Estupiñán Orjuela Sandra Milena, Fúneme González Luis Alejandro, Gil Larrota Silvino, González Botía Wilders Hernán, Gutiérrez Castillo Pablo Augusto, Mendivelso Mejía Anderson Rolando, Ojeda Martínez Vicente Anibal, Pérez Naranjo Cesar Augusto, Reyes Camargo Mauricio, Ruiz Lara Wilson, Salas Hernández Pedro Pablo y Vargas Espinosa Luis Eduardo) 17 miembros en total, quienes cumplen funciones constitucionales de control político sobre la administración Municipal tal y como lo consagra el artículo 312 de la Constitución Política de Colombia. ___________________________________ ¹ https://sites.google.com/site/fenaconcolombia/concejos

https://sites.google.com/site/fenaconcolombia/concejos




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3. DICTAMEN

Según la matriz de evaluación de la gestión fiscal y con base en la auditoría realizada al Concejo Municipal de Tunja, la cuenta se FENECE y el concepto de la gestión fiscal es FAVORABLE, teniendo en cuenta los siguientes resultados:

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

Concejo Municipal de Tunja

Vigencia 2012

Componente Calificación

Parcial Ponderación

Calificación Total

1. Control de Gestión 81,3 0,5 40,65

2. Control de Resultados 74,1 0,3 22,23

3. Control Financiero 87,5 0,2 17,5

Calificación total 1 80,38

Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

En nuestra opinión excepto por las inconsistencias presentadas en el cuerpo de este informe, los estados contables del Concejo Municipal de Tunja, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptadas o prescritos por la Contaduría General de la Nación. Tunja, 11 de octubre de 2013. Hernando Farfán Rubiano Juliana Medina Espinosa Auditor Fiscal (C.) Profesional Especializado




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4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

4.1. Revisión de la Cuenta La Contraloría Municipal de Tunja mediante Resolución No. 020 del 31 de enero de 2011, reglamentó la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e Informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja. Mediante esta misma norma se adopta el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT- Según el artículo 16. Formatos e Instructivos. La rendición de la cuenta deberá presentarse en los formatos asignados por el Administrador del SIRECT, adjuntado la información complementaria y adicional anexa que se exige en cada formato. Siendo este el insumo principal que recibe la Contraloría para el ejercicio de su función fiscal, se analizaron los formatos SIA vigencia 2012, en total 19 que le fueron asignados, formatos que contienen la información administrativa y de gestión del Concejo Municipal de Tunja, bajo los parámetros de la Resolución No. 020 de 2011. En conclusión la cuenta se rindió dentro de las fechas establecidas y en aquellos formatos donde no se tenía información porque no operan (F15B_AGR acciones de repetición, F15_AGR evaluación de controversias judiciales y F10_AGR ejecución reserva presupuestal), se anexo carta informando que no aplican. Al revisar los formatos se evidencio las siguiente inconsistencias: FORMATO F20_13A_AGR. – Contratación

En los primeros 24 contratos y en el contrato No. 33 presentan diferencias en el valor de registro presupuestal Vs. el valor del contrato; se evidencia que el valor reportado en la casilla de registro presupuestal es el mismo del certificado de disponibilidad presupuestal.

FORMATO F07_AGR. – Ejecución presupuestal de gastos

En la casilla de beneficiario existen $85.342.263 que fueron girados a tercero control con diferentes egresos.

Sumando la casilla de valor causado de la pestaña denominada egresos pres okoko más la casilla valor de la pestaña denominada egresos contables 2012 suman $1.536.649.491 y el total de gastos según los estados financieros vigencia 2012 son de $1.418.735.463; teniendo en cuenta los gastos no operacionales. Por lo cual o la cuenta esta mal rendida y se encuentran duplicados los egresos o los saldos presentados en los estados financieros son errados.




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HALLAZGO No. 1

OBSERVACION: La cuenta mejoró en su rendición de la vigencia 2012 pero aun presentan inconsistencias que deben ser tomadas en cuenta para la rendición de la vigencia 2013. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Respecto a las “inconsistencias” evidenciadas en los formatos FORMATOF20_13A_AGR. -Contratación-, manifiesto que, efectivamente existe una imprecisión originada en la digitación de la información correspondiente al valor del Registro Presupuestal que es igual al valor de cada uno de los contratos celebrados por la Corporación, situación esta que ha sido corregida. En relación a la información del FORMATOF07_AGR, -Ejecución presupuestal de gastos-, se evidencia un error originado en la información suministrada por el programa contable con el que cuenta el Concejo municipal, por tal razón se requirió al proveedor para la solución de esta situación. La cuenta esta bien rendida, según la información suministrada por la Tesorera General del Concejo Municipal de Tunja Contadora Pública SILIA INES PULIDO UMAÑA, “en la rendición de la cuenta del año 2012, en el FORMATO F07 EJECUCION PRESPUESTAL DE GASTOS del Concejo municipal de Tunja, se determino un total de gastos ejecutados por valor de $1.441.044.95 de los cuales la suma de $731.458.350 correspondiente a Honorarios de los señores concejales y la suma de $709.994.857 a los Gastos de funcionamiento, valor que es exactamente igual al valor que se relacionó en el anexo denominado FORMATO_F07:ANEXO GASTOS. (se anexa el formato F07). los gastos informados en los formatos f07, que corresponden a $ 1.441.453.207 y los gastos informados en los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2012 ($1.417.319.645 + 7.097.726 = 1.424.417.317) (difieren de: 1.441.453.207 - 1424.417.317 = $17.035.836 ). Esta diferencia de $17.035.836, entre los dos (2) reportes se dan por :

CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA- CRUCE DE CUENTAS CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 2012

510113 Prima de vacaciones Contabilidad Presupuesto Diferencia

6,877,217.00 8865986 -1,988,769

510114 Prima de navidad 0




2012


0.00 0

10,684,266.00 10724083 -39,817

510117 Vacaciones 0

0.00 0

8,935,022.00 13671308 -4,736,286

510118 Bonificación por Recreación 0

0.00 0

1,109,601.00 1182030 -72,429

510124 Cesantias 0

0.00 0

14,096,040.00 14731465 -635,425

510125 Intereses a las cesantias 0

0.00 0

1,139,659.00 1358725 -219,066

510152 Prima de servicios 0

11445040.00 12276762 -831,722

54,286,845.00 62810359 -8,523,514

166502 EQUIPOS Y MAQUINAS DE OFICINA 0

9,200,000.00 $

92,000,000

Esta diferencia se explica por la forma en que se trasladan los valores en cada movimiento. En la Ejecución de los Gastos presupuestales se causan por el pago por caja en cada vigencia y en los estados financieros por la causación de los movimientos. LAS PRESTACIONES SOCIALES Y LA COMPRA DE EQUIPO, fueron los valores que afectaron las diferencias y se adjuntan las diferencias. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación en razón a que la cuenta quedó mal rendida no en su totalidad pero si en algunos apartes que se dieron a conocer y de los cuales ustedes en su respuesta aceptan que existió error. Motivos estos por los que no se levanta la observación con alcance administrativo, por lo que debe ser incluida en el plan de mejoramiento.




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4.2. Estados Financieros 4.2.1. Balance General El siguiente estado financiero fue adjunto a la cuenta rendida junto con las notas contables.

BALANCE GENERAL

CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA A diciembre 31 de 2012

Análisis Horizontal Análisis Vertical

Variación absoluta

Variación relativa %

Nota

2012

2011

ACTIVO CORRIENTE

Disponible

3

46.432.121

17.394.297

29.037.824 167% 48

Deudores

4

2.471.708

1.518.085

953.623 63% 3

TOTAL ACTIVO CORRIENTE

48.903.829

18.912.382

29.991.447 159% 51

ACTIVO NO CORRIENTE

Propiedad, planta y equipo

5

155.444.690

146.244.690

9.200.000 6% 161

Depreciaciones

(122.473.126)

(102.265.983)

(20.207.143) 20% -127

32.971.564

43.978.707

(11.007.143) -25% 34

OTROS ACTIVOS

Bines de Arte y Cultura

6

14.750.000

14.750.000

- 0% 15

TOTAL ACTIVO

96.625.393

77.641.089

18.984.304 24%

PASIVO

PASIVO CORRIENTE

Cuentas por pagar

7

26.118.723

22.365.810

3.752.913 17% 83

Obligaciones Laborales

8

5.396.000

22.554.728

(17.158.728) -76% 17

TOTAL PASIVO

31.514.723

44.920.538

(13.405.815) -30%

PATRIMONIO

Hacienda Pública

32.720.550

79.526.790

(46.806.240) -59% 50

Patrimonio Institucional

(20.207.143)

(57.360.991)

37.153.848 -65% -31

Resultado del Ejercicio

52.597.263

10.554.753

42.042.510 398% 81




2012


TOTAL PATRIMONIO

65.110.670

32.720.552

32.390.118 99%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

96.625.393

77.641.090

18.984.303 24%

Se evidencia que en bancos quedo más dinero que el año anterior cuya diferencia asciende a $29.037.824 equivalente 167%. La propiedad planta y equipo aumento un 6% equivalente a $9.200.000 aumentó que está respaldado por la compra de la fotocopiadora en el mes diciembre de la vigencia auditada. El pasivo por obligaciones laborales disminuyo en un 76% respecto al año inmediatamente anterior; disminución que según notas contables fue por depuración en gran parte de los saldos del año 2011, pues estos no correspondían a la realidad. Caso contrario pasa con el pasivo por cuentas por pagar pues este aumento en $3.752.913 equivalente al 17% respecto a la vigencia 2011 según libros auxiliares el 80% de esta cuenta es por honorarios que según informe de Control Interno Contable son saldos de varios años y se deben depurar con un acta de sostenimiento contable. La mayor variación en el patrimonio se evidencia en el resultado del ejercicio; es decir en el remanente de la vigencia auditada la cual vario con respecto al año anterior en $42.042.510 equivalente a 398%. 4.2.2. Estado de la actividad financiera, económica y social

Al igual que el balance general este estado financiero fue adjunto a la cuenta que rindió el Concejo Municipal de Tunja el pasado 26 de febrero de 2013.

ESTADO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL Del 1 de enero a 31 de diciembre de 2012

Análisis Horizontal Análisis Vertical

Variación absoluta

Variación relativa %

2012

2011

INGRESOS

INGRESOS OPERACIONALES

Transferencias

1.464.235.000

1.323.717.844 140.517.156 11% 100

TOTAL INGRESOS OPERACIONALES

1.464.235.000

1.323.717.844

GASTOS

GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACION

Sueldos y salarios

903.178.722

934.460.232

(31.281.510) -3% 64

Contribuciones efectivas

61.912.883

53.912.005

8.000.878 15% 4

Aportes sobre la nomina

-19% 1




2012


7.554.146 9.356.045 (1.801.899)

Generales

444.673.894

301.692.812 142.981.082 47% 31

1.417.319.645

1.299.421.094

UTILIDAD OPERACIONAL

46.915.355

24.296.750

INGRESOS NO OPERACIONALES

7.097.727

-

7.097.727

Financieros

731.734

-

731.734

10

Ajustes ejercicios anteriores

6.365.993

-

6.365.993

90

GASTOS NO OPERACIONALES

1.415.818

13.741.969

Transferencias

-

13.303.030

(13.303.030) -100%

Gastos de administración

1.415.818

438.939

976.879 223%

UTILIDAD NETA

52.597.264

10.554.781 42.042.483 398%

Se evidencia que los ingresos operacionales corresponden a las transferencias que el Municipio de Tunja hace al Concejo para sufragar los gastos; transferencias que variaron en relación con el año 2011 en 11% equivalentes a $140.517.156, aumento que obedeció al incremento de los ingresos corrientes del municipio e incremento en el valor de la sesión por concejal. Por otro lado, en esta vigencia si hubo ingresos operacionales que en un 90% corresponden a ajustes de ejercicios anteriores. Los sueldos y salarios disminuyeron con respecto a la vigencia anterior en un 3% equivalente a $31.281.510, esto se debe a que los concejales Pedro Pablo Salas y Lifan Mauricio Camacho le fueron pagadas menos de 190 sesiones debido a inasistencia o sanción en los periodos de sesiones; este rubro representa el 64% del total de gastos operacionales. Los aportes a la nómina (ICBF, SENA, ESAP y Escuelas industriales) disminuyeron en un 19% equivalente a $1.801.899, la razón radica en la mala contabilización puesto que no es razonable que los sueldos aumenten y los aportes disminuyan. Además, porque las contribuciones efectivas (Pensión, salud, riesgos profesionales, caja de compensación y seguros de vida), aumentaron en un 15% respecto al año anterior por lo que no es coherente que disminuyan unos aportes y aumenten otros. Los gastos generales aumentaron en $142.981.082 correspondientes a un 47% con relación a la vigencia anterior, aumento que corresponde a que se contrató más personal técnico, profesional y auxiliar que el año anterior.




2012


4.3. Análisis Financiero 4.3.1. ACTIVO 4.3.1.1. Disponible Está compuesta por dos cuentas bancarias del Banco Caja Social así:

No. De cuenta 21000483020

Entidad Banco Caja Social

Tipo Corriente

Consignaciones

Mes Saldo S/g Extracto

Cheques por

cobrar

No registradas

en libros No en extractos y

si en libros Saldo S/g

CMT Saldo Libros Diferencia

Enero

15.039.484

15.039.484

15.039.484

0

Febrero

4.433.293

4.433.293

433.293

4.000.000

De esta cuenta se evidencia:

1. No existe extracto de junio, agosto y noviembre de 2012 2. En el mes de febrero no existe conciliación aun cuando el saldo de libros Vs. el saldo

en extracto no coinciden.

No. De cuenta 88279121522

Entidad Bancolombia

Tipo Corriente

Mes Saldo S/g Extracto

Cheques por cobrar

En extracto y no en libros

Transferencia en libros y no

en extracto Saldo S/g

CMT Saldo Libros Diferencia

Enero

-

Febrero

3.042.544

3.042.544

3.042.544

-

Marzo

63.190.545

63.190.545

63.190.345

200

Abril

50.267.736

17.804.027

68.071.763

68.071.526

237

Mayo

37.289.475 22.093.234

15.196.241

15.196.041

200

Junio

713.298 14.119.200

75.000.000

61.594.098

61.594.098

0

Julio

215.364.915 18.073.257

197.291.658

197.291.658

0

Agosto

143.566.131 1.362.400

142.203.731

142.203.543

188

Septiembre

103.710.875 6.886.905

96.823.970

96.823.970

-

Octubre

96.310.151 17.415.732

78.894.420

78.898.049

(3.629)

Noviembre 17.900.248




2012


190.777.025 172.876.777 172.990.859 (114.082)

Diciembre

159.319.505 113.320.677

45.998.828

45.998.828

(0)

En la conciliación del mes de diciembre se evidencia que existen 3 egresos girados a nombre de tercero de control que suman $13.563.123 así:

Fecha No. de egreso

Valor a pagar

28/12/12 639 7.650.000

31/12/12 654 5.625.300

31/12/12 661 287.823

Total 13.563.123

La conciliación del mes de junio no cuadra por las siguientes razones: 1. En libros se evidencia que existen 4 cheques girados por valor de $5.545.145 cada

uno, de los cuales se observa en extracto que solo cobraron 2 por lo tanto quedan los otros 2 pendientes por cobrar que no se reflejan en la conciliación:

No. de egreso

Beneficiario Valor girado S/g

Libros Valor cobrado S/g

Extracto

308 Tercero de control 5.545.145

311 Castro Vargas Olga Isidora 5.455.145 5.455.145

313 Estupiñan Orjuela Sandra Milena 5.545.145

315 Gil Larrota Silvino 5.455.145 5.455.145

2. En extracto se cobraron 2 cheques el 29 de junio de 2012 cada uno por valor de $2.045.145 los cuales no están registrados en libros ni tampoco quedan en la conciliación por registrar en libros.

OBSERVACION No. 1




2012


OBSERVACION: Aun cuando revisada la conciliación del mes de junio no presenta diferencia si existe inconsistencia en los valores de $3.500.000 registrados en la conciliación puesto que en libros no existen dichos valores. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Para el efecto se solicitó información a la Tesorera General del Concejo, por ser ella la responsable de esta información y al respecto manifestó “Los CE 313 Sandra Estupiñan $5.545.145 y 308 Manuel Borda Borda $5.545.145 (folio 1 y 2). Al trasladar los valores de las cuentas se giró Sandra Estupiñan $2.045.145 y Manuel Borda $2.045.145, quedando un saldo de $3.500.000 de cada cheque (valor que figura en la conciliación). En el extracto del mes de julio está girado 4-7-12 $3.500.000 y 4-7-12 $3.500.000, (folio 3 y 4). Estas diferencias en el pago fue porque el saldo en el banco al 31-6-2012 ($713.298.47), no alcanzaba para cubrir completo el pago, ya que la transferencia $75.000.000, de la Alcaldía de Tunja, no se había hecho efectiva”. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación, dejando claro que si bien por no sobregirarse se tomó la decisión de cancelar menor valor que el que se debía pagar, pero esta decisión debe reflejarse en libros, lo correcto era haber reversado los comprobantes de egresos por los $5.545.145 y volver a contabilizar por el valor que efectivamente se giró; todo con el fin que la conciliación no genere confusiones.

HALLAZGO No. 2

OBSERVACION: El Concejo Municipal de Tunja no reintegró el excedente de dineros que no se ejecutaron del presupuesto de la vigencia 2012 a la Alcaldía Municipal de Tunja. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Con los excedentes del año 2012, a la fecha del cierre contable, se pretendía




2012


reactivar el Fondo de Bienestar, resolución que se encuentra vigente, pero por razones de tiempo, consultas y reglamentación del mismo, no se pudo lograr que en el transcurso de lo que va corrido del año 2013, este Fondo se pusiera en funcionamiento. Viendo los inconvenientes presentados, se tomó la decisión de devolver los excedentes al Municipio de Tunja. Para el efecto se anexa copia de la Resolución 087 del 21 de Agosto del año 2013, firmada por la Mesa Directiva del Honorable Concejo Municipal de Tunja, a través de la cual se ordena la devolución de los excedentes de las transferencias correspondientes a la ejecución presupuestal año 2012 del Concejo Municipal de Tunja y la consignación efectuada por la Tesorera General de la Corporación, en la Cuenta No.2400542194-9 De la Caja Social de Ahorros a nombre de la Alcaldía Municipal de Tunja por valor de Veintidós Millones Setecientos Ochenta y Un Mil Setecientos Noventa y Tres Pesos Cte ($22.781.793). (Anexo Resolución) DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta el hallazgo debido a que según análisis de la Contraloría el Concejo Municipal de Tunja debió girarle $45.499.537 y tan solo le giro $22.781.793. Análisis de la Contraloría Municipal Para el primer análisis se tomó los gastos operacionales y no operacionales del estado de actividad financiera, económica y social y a este valor se le resto los ingresos corrientes tomados del mismo estado financiero, quedando un excedente de $45.499.537, valor que debió girarle el Concejo de Tunja a la Alcaldía Municipal de Tunja.

Gastos operacionales (*)

1.417.319.645

Gastos no operacionales (*)

1.415.818

Total Gastos vigencia 2012

1.418.735.463 *Datos tomados del Estado de actividad financiera, económica y social

Ingresos corrientes 1.464.235.000

Valor a girar a la Alcaldía 45.499.537

Se realizó un segundo análisis tomando el saldo del extracto a 31/12/12, a este valor se le restó los cheques pendientes por cobrar tomados de la conciliación bancaria quedando un saldo de $45.998.827.

Saldo del extracto a 31/12/12 159.319.504




2012


Sumatoria de cheques pendientes por cobrar en la conciliación 113.320.677

Diferencia 45.998.827

Comparando los dos análisis se obtiene una diferencia de $499.290 que es el saldo de la cuenta No. 21000483020 del Banco Caja Social.

Valor a girar a la Alcaldía según Ingresos y gastos del balance

45.499.537

Valor a girar según extracto bancario Vs. conciliación

45.998.827

Diferencia

499.290

Por lo expuesto anteriormente el valor que debió girarle el Concejo de Tunja a la Alcaldía Municipal de Tunja es de $45.998.827, por tal motivo no se levanta la observación. Además, se hace un llamado a que todos los años las cuentas bancarias queden en ceros para dar cumplimiento a la normatividad, en las cuentas solo deben quedar el valor de los cheques pendientes por cobrar si los hubiere al terminar la vigencia.

HALLAZGO No. 3

OBSERVACION: Al revisar las conciliaciones se observa que se está contabilizando los abonos a intereses como créditos en el libro de bancos y las comisiones, IVA por comisiones, comisiones e-mail enviados etc… como créditos. Es decir, se están invirtiendo los valores. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: En el mes de noviembre existe la diferencia de $114.082, por la contabilización errónea de los intereses recibidos de la entidad y las notas débitos como créditos. Este fue un error involuntario de transcripción y se tiene en cuenta para la contabilización y revisión correcta de los saldos de los bancos. Por el Presidente de la Corporación, se ha solicitado la revisión y correspondiente corrección a la Tesorera General del Concejo Municipal al igual que a la Contadora Pública contratada por la Corporación, de la situación referida, la cual se solicita sea incluida en el “Plan de mejoramiento” de la entidad. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación debido a que no se evidencia documento alguno en la réplica que desvirtué lo hallado por el equipo auditor.




2012


HALLAZGO No. 4

OBSERVACION: La conciliación del mes de noviembre presenta una diferencia de $114.082 la cual debe ser explicada por la administración. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Por información suministrada por la señora Tesorera general de la Corporación, se informa que “se evidencia un error involuntario en el anexo del extracto”, y respecto de la conciliación se está confrontando la información anotada con la Contadora del Concejo, por lo que se solicita de la Contraloría municipal, se incluya esta observación en el “Plan de mejoramiento”. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación debido a que no se evidencia documento alguno en la réplica que desvirtué lo hallado por el equipo auditor.

Para terminar en el folder de las conciliaciones existe un extracto de la cuenta corriente No. 21002403734 del mes de octubre del Concejo Municipal de Rondón con saldo cero; no se entiende qué hace un extracto del Concejo del Municipio de Rondón en las conciliaciones del Concejo Municipal de Tunja. 4.3.1.2. Deudores

Esta cuenta se compone de gastos financieros como chequeras que en ocasiones según el contrato establecido con la entidad financiera devuelve el dinero cobrado por estos conceptos; según las notas contables para el año 2013, se depurara definitivamente esta cuenta dejándola en ceros y el procedimiento que se adoptara para la contabilización de estos cobros financieros es llevarlo al gasto; si la entidad financiera devuelve el dinero se contabilizaran como otros ingresos con el fin que no se presente un remanente inexistente. 4.3.1.3. Propiedad Planta Y Equipo

Se evidencia que los bienes muebles no están asegurados y según normatividad estos deben ser protegidos para preservar el patrimonio estatal; según el artículo 2 de la Constitución Política de Colombia, establece que son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución... (Entre otros).




2012


Para asegurar el cumplimiento de estos fines esenciales, las Entidades del Estado poseen, bienes muebles e inmuebles que deben ser protegidos para preservar el patrimonio Estatal. Los bienes e intereses patrimoniales del Concejo Municipal de Tunja se encuentran expuestos a una gran cantidad de riesgos, que en el evento de realizarse, producirían un detrimento al patrimonio de la Entidad aun cuando son pocos. Es obligación de las Entidades del Estado asegurar sus bienes e intereses patrimoniales. A través de la celebración de contratos de seguros, las Entidades Estatales buscan proteger su patrimonio contra la mayor cantidad de riesgos a los cuales se encuentra expuesto. Sobre estos aspectos la ley Colombiana señala:

1. “Es deber de todo servidor público vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados”. (Ley 734 de 2002, Art. 34, Num. 21)

2. Es falta gravísima “Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales” (Ley 734 de 2002, Art. 48, Num. 3)

3. Es falta gravísima igualmente “No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes”. (Ley 734 de 2002, Art. 48, Num. 63).

4. Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes (…) teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida”. (Ley 42 de 1993, Art. 101)

5. Los órganos de control fiscal verificarán que los bienes del estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten”. (Ley 42 de 1993, Art. 107)

Si bien es cierto que existe un seguro manejo póliza global del sector oficial que ampara las actuaciones de la Tesorera y presidente de la Corporación, pero no existe una póliza que salvaguarde los bienes muebles e inmuebles del Concejo Municipal de Tunja, aun cuando en la póliza mencionada anteriormente se indique que cubre el menoscabo de los fondos y bienes del estado y en las clausulas adicionales en el renglón quinto bienes bajo cuidado, tenencia, control y custodia pues el valor asegurado ni siquiera corresponde a una cuarta parte de lo que reflejan los activos fijos en el balance.

HALLAZGO No. 5

OBSERVACION: Los bienes muebles no están asegurados y estos según balance general ascienden a $155.444.690. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara




2012


con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Según se me informa por la tesorera general del Concejo, “Los bienes muebles del Concejo Municipal no están asegurados, pues si bien en el total de activos a 31 de diciembre ascienden a la suma de $155.444.690, tienen una depreciación para el año 2012 ($112.473.126), quedando una diferencia de únicamente de $32.971.564 (Estos activos están representados bienes muebles, maquinaria, equipo, por valores pequeños), valores que según información de las aseguradoras no se encuentran dentro de los rangos de aseguramiento para adquirir una póliza global”. Este hallazgo ha sido frecuente en otros años ( se adjunta certificación de la seguradora). DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación debido a que no se tiene conocimiento como se realizó la consulta a la aseguradora. Además, no es clara la explicación que da PROSER Y CIA LTDA en la certificación en la parte que dice “… no es posible expedir la póliza por la cantidad de bienes que poseen, cuentan con una depreciación muy baja”. Negrilla fuera del texto. Por otra parte revisando el formato (201214_f05b_agr) rendido en la cuenta se evidencia que la depreciación acumulada es de $44.904.992 y el valor de la propiedad planta y equipo es de $142.644.690 por lo que los saldos difieren de los reflejados en el balance. Por ultimo “No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes” es falta gravísima por lo que se recomienda consultar directamente con diferentes aseguradoras y de negarse en expedir la póliza exigir que se expida certificación explicando las razones claramente.

4.3.2. PASIVO 4.3.2.1. Retención en la fuente La Contraloría evidencio en la revisión a las declaraciones de retención en la fuente Vs. valor en libros que:

1. En los meses de enero, febrero, junio, agosto, octubre y diciembre se presentó y canceló la declaración de retención en la fuente por menor valor del registrado en los libros auxiliares.

2. En los meses de marzo, abril, mayo, julio y septiembre se presentó y canceló la declaración de retención en la fuente por mayor valor del registrado en los libros auxiliares.

3. No se evidencia la declaración del mes de noviembre por lo que no se puede determinar si fue presentada y cancelada.




2012


Mes Fecha de

acuse

Fecha en la que debería presentarla

Fecha de pago S/g sello del

banco Cumple? Valor pagado Valor S/g Libros Diferencia

Enero 20/02/2012 20/02/2012 No se evidencia el pago - 299.213

(299.213)

Febrero 07/03/2012 21/03/2012 09/03/2012 2.817.000 3.005.490

(188.490)

Marzo 17/04/2012 23/04/2012 no tiene sello 3.135.000 2.647.273

487.727

Abril 22/05/2012 22/05/2012 22/05/2012 1.990.000 1.586.199

403.801

Mayo 20/06/2012 22/06/2012 no tiene sello 1.891.000 1.803.036

87.964

Junio 23/07/2012 23/07/2012 23/07/2012 2.272.000 2.317.542

(45.542)

Julio 22/08/2012 22/08/2012 22/08/2012 837.000 349.138

487.862

Agosto 19/09/2012 20/09/2012 19/09/2012 2.980.000 3.431.658

(451.658)

Septiembre 18/10/2012 19/10/2012 18/10/2012 1.683.000 548.926

1.134.074

Octubre 22/11/2012 22/11/2012 22/11/2012 2.647.000 2.980.122

(333.122)

Noviembre

No se evidencia la declaración 20/12/2012

No se evidencia el pago 1.989.198

(1.989.198)

Diciembre 22/01/2013 22/01/2013 22/01/2013 10.051.000 11.569.330

(1.518.330)

TOTALES 30.303.000 32.527.125

HALLAZGO No. 6

OBSERVACION: En los meses de enero, febrero, junio, agosto, octubre y diciembre se presentó y canceló la declaración de retención en la fuente por menor valor del registrado en los libros auxiliares. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA ENTIDAD: Según la información dada por la tesorera general, efectivamente, “en algunos meses por efectos de ajustes, existió diferencias en los pagos de retención en la fuente mensuales. Sin embargo, en la relación final de pagos de retención en la fuente del Concejo Municipal de Tunja con corte al 31 de diciembre de 2012, fue cancelado el total de las retenciones en la fuente”. Se toma en cuenta esta observación para que se pague lo registrado en los auxiliares. En el mes de febrero en la diferencia de $188.490, por la retención de la funcionaria




2012


Diana Marcela Muñoz Fonseca del mes de Enero de 2012. En el mes de Junio la diferencia fue de $ 45.542, que corresponde a las retenciones ce 277 de Pedro Pablo Salas H, por valor de $ 23.221 y ce 281 de Lifan Camacho por $23.221. En el mes de Agosto la diferencia es la suma de$ 451.658, que corresponde a la retención de Bayardo Nieto, que fue paga en el mes de septiembre. En el mes de octubre la diferencia de $ 333.122, corresponde a honorarios concejales que fueron pagos en el mes de 2012. En el mes de diciembre de 2012, la diferencia corresponde a $ 1.518.758. En este mes se hizo ajustes de cierre que afectaron los valores totales a pagar como fueron: En la cuenta 24360304 “Condiciones especiales para concejales un valor de $2.130.000, este valor quedó en la cuenta crédito por el ajuste, pero se debe descontar del valor a pagar. En la cuenta 24360301 “Honorarios personas naturales sin condiciones se acredito un valor por ajuste de$ 901.959 y se debitó un valor de$2.122.884, valores que no se deben tener en cuenta para el pago del mes de diciembre, porque son cancelación de cuentas. En la relación final de pagos de retención en la fuente del Concejo Municipal de Tunja con corte al 31 de Diciembre de 2012, fue cancelado el total de las retenciones en la fuente. El total de las retenciones por el año 2012, al cierre del 31 de Diciembre de 2012, fue de $ 30.303.000 discriminados de la siguiente manera:

SALARIOS$ 8.315.000

HONORARIOS$ 19.999.503

COMPRAS $ 6.620.000

RETIVA $ 1.048.000

SERVICIOS $ 277.586

PARA UN TOTAL DE $ 30.302.572.

La diferencia con el valor reportado en la visita de la auditoría $32.527.125, es el ajuste No. 8 del 31 de Diciembre de 2012, por valor de $2.130.000, que se hace para cancelar la cuenta No. 24360304 Condiciones especiales Concejales. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación debido a que la respuesta no viene soportada con ningún documento. Además, la sumatoria del total de retenciones por el año 2012, al cierre del 31 de diciembre es erróneo pues no suman $30.302.572 como lo muestra en su respuesta, la sumatoria de esos valores




2012


da $36.260.089 y este valor ni siquiera coincide con el valor que real que se canceló en las declaraciones. Se realizó nuevamente cruce del valor en libros Vs. el valor por concepto que se argumenta en su respuesta encontrando igualmente diferencias:

Cuenta Concepto Saldo libros a

31/12/12

Saldo Reportado en la

replica Diferencia

243601 Salarios y pagos laborales 7.338.714 8.315.000

(976.286)

24360301 Honorarios personas naturales sin condiciones 10% 21.224.279 19.999.503

1.224.776

24360304 Condiciones especiales para concejales 2.130.000

2.130.000

24360501 Servicios en general 6% 414

414

24360508 Retención en general del 4% 278.000 277.586 414

243608 Compras 3,5% 662.000 6.620.000

(5.958.000)

24362501 Reteiva compras 634.828 1.048.000

(413.172)

24362502 Reteiva por servicios 259.000 0

259.000

TOTALES 32.527.235 36.260.089

Hay que tener en cuenta que las retenciones deben cancelarse en el mes que se practiquen o se realice el pago, no se puede compensar un mes con el otro pues son periodos totalmente diferentes. Otro punto importante es que la contabilidad debe coincidir con lo que se paga mes a mes o si los saldos difieren se debe realizar una conciliación donde se explique las diferencias. Se hace un llamado a que por favor antes de plasmar la respuesta se analice y revise.

HALLAZGO No. 7

OBSERVACION: En los meses de marzo, abril, mayo, julio y septiembre se presentó y canceló la declaración de retención en la fuente por mayor valor del registrado en los libros auxiliares.

De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Se me informa por la Tesorera general que, “En algunos meses por efectos de ajustes, existió diferencias en los pagos de retención en la fuente mensual. En el mes de Marzo, la diferencia de $ 487.727 de la funcionaria Diana Marcela




2012


Muñoz Fonseca, fue por la rubro de salarios del mes Marzo puesto que al causar la nómina se encontraba en otra cuenta contable, se pagó la suma de $3.135.000 y el valor en libros fue de $ 1.586.199. En el mes de Abril la diferencia es la suma de $403.801.oo, en el pago a la Dian se pagó la retención por salarios $487.727, y se dejó de pagar el valor de honorarios por $83.595.oo de Pablo Gutierrez Ce 116, para cubrir la diferencia de $ 403.801. En el mes de Julio, la diferencia es de 487.862, que corresponde a los salarios del mes de Junio de la funcionaria Diana Marcela Muñoz Fonseca, valor que por la causación de la Nómina se encontraba en otra cuenta contable. En el mes de Septiembre la diferencia de $ 1.134.074, por los salarios del mes de Julio y agosto de la funcionaria Diana Marcela Muñoz Fonseca por valor de $ 742.000, la retención por suministros de Elkín Nieto por $ 452.000, que se encuentra registrado en Agosto y el rteiva de Consultoría Buro por $ 156.000, eso nos da la diferencia de $ 1.1354.074. En la relación final de pagos de retención en la fuente del Concejo Municipal de Tunja con corte al 31 de Diciembre de 2012, fue cancelado el total de las retenciones en la fuente. Se tiene en cuenta esta observación para la presentación de la retención en la fuente mensual por el valor que figura en los auxiliares. Se realizarán por el Presidente de la Corporación los requerimientos a los responsables de este tema en el Concejo municipal y se hará el seguimiento correspondiente a través de la servidora contratada para tal fin. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación debido a que la respuesta no viene soportada con ningún documento. Además, se analiza según su respuesta que los registros de los hechos económicos en la contabilidad no se están reconociendo a tiempo o se están haciendo de forma errónea. Cada declaración de retención tiene un periodo diferente por lo tanto las compensaciones que se están realizando no son correctas. Cuando las declaraciones quedan mal presentadas se debe corregir la declaración del periodo en el cual se cometió el error y no hacer compensaciones como ustedes lo vienen realizando.

4.3.2.2. Pensión concejales

El Ministerio de la Protección Social emitió la Resolución No. 01414 de 24 de abril de 2008, mediante la cual determina que los aportes al sistema de la protección social correspondientes a los concejales municipales o distritales se harán mediante la Planilla In-tegrada de Liquidación de Aportes.




2012


Respecto al trámite que debe seguirse para efectos de los aportes a pensiones de los Con-cejales, el Ministerio de la Protección Social, en la referida Resolución, dispuso en el artículo 2: “Para efectos de facilitar los pagos señalados en el artículo anterior, en lo que respecta al Sistema General de Seguridad Social en Pensiones, para los concejales cuya cobertura de salud es asumida por el municipio o distrito, se precisa que podrán hacerlo mediante cualquiera de las siguientes modalidades:

2.1 El concejal autorizará al pagador de los aportes de los concejales para que le descuente de sus honorarios el valor total del aporte a pensiones, caso en el cual la entidad territorial asumirá directamente el aporte correspondiente al Sistema General de Seguridad Social en Salud y el correspondiente al Sistema General de Seguridad Social en Pensiones con cargo a los honorarios de los concejales, mediante el uso de la Planilla Integrada para la Liquidación de Aportes, PILA.

2.2 El concejal allegará al pagador correspondiente los recursos necesarios para

cubrir el aporte al Sistema General de Seguridad Social en Pensiones, evento en el cual la entidad territorial hará el aporte correspondiente a ambos subsistemas, utilizando para el pago a pensiones los recursos así recibidos.

2.3 En los municipios o distritos en los que el aseguramiento en salud se dé a través

de una póliza y no a través de la afiliación al Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, según lo establecido por el Decreto 3171 de 2004, el concejal estará obligado a hacer el aporte correspondiente a pensiones. En este caso, para el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social en Pensiones se utilizará cualquiera de las modalidades antes descritas y se hará el pago mediante el uso de la Planilla Integrada para la Liquidación de Aportes, PILA.” Negrita fuera del texto. En el Concejo Municipal de Tunja opera como se describe en el numeral 2.1, es decir, que los concejales autorizaron descontar del pago de honorarios los aportes correspondientes al Sistema General de Seguridad Social en Pensión. Recalculando cuanto debería descontarle anualmente el Concejo a los Concejales para aportes a pensión, la Contraloría Municipal de Tunja realizo el siguiente análisis: De acuerdo a la base que en común acuerdo autorizaron los Concejales acogiéndose al decreto 1703 del 2002

De acuerdo a la base establecida en el parágrafo 2 del artículo 5 del decreto 3171 de 2004

(1.161.000*16%)=185.760*12(meses)=$2.229.120

(2.902.623*16%)=464.420*12(meses)=$5.573.036 *Corresponde al % aporte a pensión el 16%

Hay que tener claro que aun cuando los concejales hubiesen acordado cotizar sobre una base diferente a la que indica el parágrafo 2 del artículo 5 del decreto 3171 de 2004 se encuentra erróneamente puesto que esta norma es específica para los concejales del país en relación con el acceso a los servicios de salud. Por otra parte, el Decreto 1703 de 2002 “Por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud" en el capítulo V artículo 23 es claro que se refiere a contratistas y los concejales no son considerados como tal.




2012


Asimismo la Contraloría verificó que la tesorería del Concejo Municipal de Tunja le haya descontado los $2.229.120 anual a cada concejal por los aportes a pensión, teniendo en cuenta la base que ellos acordaron aun cuando esta esté errónea.

BORDA VANEGAS HECTOR MANUEL

CAMACHO MOLANO LIFAN MAURICIO

No. de egresos Descuento a pensión


1

464.612

3

464.612

157

-

57

278.460

205

185.770

109

185.770

252

-

207

185.770

366

371.540

254

-

400

-

501

1.958.000

499

-

591

372.000

551

372.000

608

-

Total descuentos a pensión s/g egresos

1.393.922

451

-

Diferencia según Contraloria

(835.198)


3.444.612


1.215.492

PEDRO PABLO SALAS HERNANDEZ

PEREZ NARANJO CESAR ANTONIO



16

464.612

13

464.612

70

278.460

67

278.460

122

185.770

119

185.770

171

-

159

-

220

185.770

217

185.770

267

-

264

-

452

-

320

371.540

514

338.000

377

371.540

592

372.000

411

-


1.824.612

585

372.000


(404.508)

Total descuentos a pensión s/g egresos 2.229.692

Diferencia según Contraloria 572

ESTUPIÑAN ORJUELA SANDRA MILENA

CABANA FONSECA JAIRO ENRIQUE

No. de egresos Descuento a pensión No. de egresos Descuento a pensión

6

464.612

2

464.612

60

278.460

56

278.460

112

108




2012


185.770 185.770

162

-

158

-

210

185.770

206

185.770

257

-

253

-

313

371.540

309

371.540

370

371.540

367

371.540

404

-

401

170.000

504

-

500

169.000

555

372.000

552

372.000




Diferencia según Contraloria 339.572

FUNEME GONZALEZ LUIS ALEJANDRO

GIL LA ROTA SILVINO


7

464.612

8

464.612

61

278.460

62

278.460

113

185.770

114

185.770

163

-

164

-

211

185.770

212

185.770

258

-

259

-

314

371.540

315

371.540

371

371.540

372

371.540

405

-

406

-

505

-

506

-

561

372.000

556

372.000





GONZALEZ BOTIA WILDERS HERNAN

MENDIVELSO MEJIA ANDERSON ROLANDO


9

464.612

11

464.612

63

278.460

65

278.460

115

185.770

117

185.770

165

-

167

-

213

185.770

215

185.770

260

-

262

-




2012


316

371.540

318

371.540

373

371.540

375

371.540

407

432.000

409

-

507

528.000

509 1.970.000

557

372.000

584

372.000




Diferencia según Contraloria 1.970.572

REYES CAMARGO MAURICIO

SANDRA PATRICIA CONTRERAS SOTO


14

464.612

5

464.612

68

278.460

59

278.460

120

185.770

111

185.770

169

-

161

-

218

185.770

209

185.770

265

-

256

-

321

371.540

312

371.540

378

371.540

369

371.540

412

748.000

403

657.000

512

2.312.000

503

988.000

558

372.000

554

372.000





VARGAS ESPINOSA LUIS EDUARDO

CASTRO VARGAS OLGA ISIDORA


17

464.612

4

464.612

71

278.460

58

278.460

123

185.770

107

185.770

172

-

110

185.770

221

185.770

160

-

268

-

208

185.770

324

571.540

255

-

380

171.540

311

371.540

414

960.000

368

371.540

515

2.433.000

402

-




2012


560

372.000

502

-


553

372.000




GUTIERREZ CASTILLO PABLO AUGUSTO

OJEDA MARTINEZ VICENTE ANIBAL


10

464.612

12

464.612

64

278.460

66

278.460

116

185.770

118

185.770

166

-

168

-

214

185.770

216

185.770

261

-

263

-

317

371.540

319

371.540

374

371.540

376

371.540

408

-

410

-

455

-

456

-

508

-

510

331.000

583

372.000

562

372.000





RUIZ LARA WILSON


15

464.612

69

278.460

121

185.770

170

-

219

185.770

266

-

322

371.540

379

371.540

413

861.000

454

-

513

952.000

559

372.000




2012



Diferencia según Contraloría 1.813.572

No se evidencia control ni revisión por parte de tesorería en los descuentos correspondientes al sistema general de seguridad social en pensiones de los concejales, pues tal y como se puede evidenciar en los cuadros de arriba en ocasiones les descuentan por exceso o por defecto.

Para terminar en la parte contable no se evidencia el registro de los descuentos pues según el plan general de contabilidad pública estos descuentos deben registrarse en la cuenta 2905 recaudos a favor de terceros cuya dinámica literalmente dice: “Representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables públicas, entidades privadas o personas naturales, que deben ser reintegrados a éstas, en los plazos y condiciones convenidos. (Negrilla fuera del texto).

HALLAZGO No. 8

OBSERVACION: Los descuentos realizados del pago de honorarios a los concejales correspondientes a aportes a pensiones no están siendo contabilizados correctamente. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: En igual sentido, se realizará por la Presidencia de la Corporación, los ajustes respectivos, y el seguimiento a través de la servidora contratada por el Concejo municipal. En cuanto a ésta observación en respuesta dada por la tesorera general del Concejo, se informa que “Los descuentos realizados del pago de honorarios a los concejales correspondientes a aportes a pensiones son contabilizados como una cuentas por pagar y cuando se cancela se acredita esta cuenta. Se verificará esta observación para manejar correctamente la cuenta”. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación, se deja para plan de mejoramiento pues es la única forma que la Contraloría pueda evidenciar que el Concejo Municipal de Tunja evalúa si aplica o no las observaciones que hace la Contraloría.

4.3.3. INGRESOS El articulo10 de la ley 617 de 2000 fija el valor máximo de gastos de los Concejos de cada vigencia fiscal mencionando que no podrán superar el valor correspondiente al total de los




2012


honorarios que se causen por el número de sesiones autorizadas; mas el 1.5% de los ingresos corrientes de libre destinación. En este orden de ideas según la oficina de presupuesto los ingresos corriente de libre destinación terminando la vigencia 2012 fueron de $53.308.517.730,73 de los cuales el 1.5% es de $799.627.766 más los honorarios de los concejales (232.210*190 sesiones)*17 Concejales= 750.037.743; la sumatoria de estos dos valores es de $1.549.655.508 que según la norma corresponderían a los gastos máximos del Concejo Municipal de Tunja para la vigencia 2012.

Gastos máximos según art. 10 de la ley 617 de 2000

Ingresos según Estado de actividad financiera, económica y social Diferencia

1.549.665.508 1.471.332.726 78.332.782

Teniendo en cuenta que la norma fija gastos máximos más no ingresos mínimos se entiende que $1.549.665.508 es el tope de ingresos que el concejo pueden recibir y gastar. Según los cálculos de la Contraloría Municipal de Tunja los ingresos del Concejo para la vigencia 2012 fueron de $1.471.332.726, teniendo en cuenta los ingresos no operacionales, por lo que la Alcaldía podía haberle girado hasta $78.332.782 más de lo que le giro.

4.3.4. GASTOS

Como se mencionó en la parte de ingresos el artículo 10 de la ley 617 de 2000 fija los gastos máximos de los cuales según cálculos de la Contraloría Municipal el tope es de $1.549.665.508; según el Estado de actividad financiera, económica y social el monto que gasto el Concejo de Tunja fue de $1.418.735.463 por lo que estos se encuentra dentro del límite permitido por la norma.

Gastos según art. 10 de la ley 617 de 2000

Gastos según Estado de actividad financiera, económica y social Diferencia

1.549.665.508 1.418.735.463 130.930.045

4.3.4.1. Aportes a la nomina Enero En el mes de enero el Concejo Municipal de Tunja cancelo extemporáneamente los aportes a seguridad social y a parafiscales del personal de planta; debido a su retraso en el pago canceló por interese $22.128 los cuales son considerados presunto detrimento patrimonial.

Fecha que debía pagar s/g CMT(*)

Mes que debe pagar

Fecha de pago (**)

Verificación del

cumplimiento

Valor de la planilla

Días de mora

09/02/2012 Enero 20/02/2012 3.001.920 11

09/03/2012 Febrero 07/03/2012 3.701.400 -2

12/04/2012 Marzo 04/04/2012 3.551.100 -8

10/05/2012 Abril 04/05/2012 3.551.100 -6




2012


12/06/2012 Mayo 08/06/2012 3.551.100 -4

11/07/2012 Junio 09/07/2012 3.551.100 -2

10/08/2012 Julio 03/08/2012 3.551.100 -7

11/09/2012 Agosto 06/09/2012 3.551.100 -5

09/10/2012 Septiembre 08/10/2012 3.551.100 -1

13/11/2012 Octubre 07/11/2012 4.296.800 -6

11/12/2012 Noviembre 06/12/2012 3.764.400 -5

09/01/2013 Diciembre 04/01/2013 4.107.200 -5

*Las fechas fueron establecidas teniendo en cuenta el art. 2 del decreto 1670 del 14 de agosto de 2007 ** Estas fechas fueron tomadas de las planillas de autoliquidación de aportes de cada mes.

OBSERVACION No. 2

OBSERVACION: El Concejo Municipal de Tunja presentó y pagó los aportes parafiscales y de seguridad social del mes de enero extemporáneamente de acuerdo al art. 2 del decreto 1670 del 14 de agosto de 2007 y por esto cancelo intereses de mora por valor de $22.128 los cuales son considerados presunto detrimento patrimonial. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA ENTIDAD: Según lo manifestado por la Tesorera general de la Corporación, “Si. Los aportes a pensión y salud de los Concejales de la ciudad de Tunja correspondientes al mes de enero de 2012, fueron cancelados extemporáneamente por las siguientes razones:

La ley 617 del 2000 determina en el artículo 10: VALOR MAXIMO DE LOS GASTOS DE LOS CONCEJOS, PERSONERIAS, CONTRALORIAS DISTRITALES Y MUNICIPALES. Durante cada vigencia fiscal, los gastos de los concejos no podrán superar el valor correspondiente al total de los honorarios que se causen por el número de sesiones autorizado en el artículo 20 de esta ley, más el uno punto cinco por ciento (1.5%) de los ingresos corrientes de libre destinación.

La causación para el mes de enero de los ingresos que corresponden al Concejo van del 1 al 31 de Enero, es decir que por ley la transferencia que corresponde al Concejo se debe efectuar a partir del 15 de Febrero, que es cuando se determina los ingresos del mes de Enero, y de acuerdo al PAC.

Por lo anterior todos los gastos del Concejo Municipal de Tunja, se comienzan a ejecutar en el mes de Febrero” por lo que es completamente imposible cancelar los aportes parafiscales oportunamente, puesto que la misma ley determina la forma de la transferencia, y el Municipio debe realizar los ajustes para la entrega del PAC mensual.




2012


Para corregir esta deficiencia los aportes a salud y pensión de los concejales se les cancela el mes de Diciembre, el pago correspondiente al mes de Enero, por lo tanto ellos quedan protegidos hasta febrero, pero en el año 2012, era un grupo de concejales elegidos nuevos, por lo tanto este sistema no opera. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación en razón a que los intereses no se pagaron con recursos públicos tal y como lo argumenta y sustenta la tesorera del Concejo. Se deja claro que esta observación se refiere a las planillas de seguridad social y parafiscales del personal de planta más no de los concejales.

Febrero

Parafiscales

Aporte

Aporte total Valor

planillas Diferencia Empleador Trabajador

Salud

776.382

365.356

1.141.738

1.141.700

38

Pensión

1.096.068

443.858

1.539.926

1.539.800

126

Riesgos

47.679

47.700

(21)

SENA 0,5%

45.670

54.000

(8.331)

ICBF 3%

274.017

324.100

(50.083)

Comfaboy 4%

365.356

432.100

(66.744)

Esap 0,5%

45.670

54.000

(8.331)

Ministerio de educación 1%

91.339

108.000

(16.661)

TOTAL

3.701.400

En la planilla del mes de febrero las diferencias radican en los parafiscales de la señora Joya Nonsoque Alida pues el sueldo base de liquidación en las planillas es $2.952.000 y el sueldo que aparece en la nómina es $1.283.700, por este motivo difiere en $150.267 pagados de más por el concejo municipal de Tunja por concepto de parafiscales de la Señora Joya Nonsoque Alida discriminados así:

Concepto Valores según cálculos

Contraloría Valores según

Planillas Diferencias

SENA 0,5% 6.419 14.800 (8.382)

ICBF 3% 38.511 88.600 (50.089)

Comfaboy 4% 51.348 118.100 (66.752)

Esap 0,5% 6.419 14.800 (8.382)

Ministerio de educación 1% 12.837 29.500 (16.663)

Totales 115.533 265.800 (150.267)




2012


OBSERVACION No. 3

OBSERVACION: Se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $150.267 pagados de más por el Concejo Municipal de Tunja en la planilla de parafiscales del mes febrero por diferencia en la base de cotización de la señora Joya Nonsoque Alida. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA ENTIDAD: La diferencia se presenta en razón a que “En el mes de febrero de 2012, se canceló el valor de $150.267, puesto que a la funcionaria ALIDA JOYA NONSOQUE, se le canceló por concepto de vacaciones la suma de $695.313 y por concepto de indemnización de vacaciones la suma de $973.438, que suman por concepto de retención $150.267, que es la diferencia, a que se hace referencia”, según lo informado por la tesorera general del Concejo, quien además sostiene que “para el mes de febrero quedó establecidas las bases para el pago de los aportes a salud y pensión de la siguiente manera”

PAGO DE APORTES SALUD Y PENSION MES DE: FEBRERO DE 2012

BASES PARA PAGOS SUELDOS $ 9,133,900 Vacaciones Alida

Joya $ 695,313 IndemniVacAlida

Joya $ 973,438 Total Base $ 10,802,651

PAGOS BASE FACTOR PAGO Horizonte $ 6,763,800

$ 1,137,000

ISS $ 2,370,100

$ 402,800 Saludcoop $ 6,763,800

$ 845,500

Saludvida $ 2,370,100

$ 296,200 ARP $ 9,133,900 0.52% $ 47,700 COMFABOY $ 10,802,651 4.00% $ 432,100 SENA $ 0,802,651 0.50% $ 54,000 ICBF $ 10,802,651 3.00% $ 324,100 ESAP $ 10,802,651 0.50% $ 54,000 MINEDUCAC $ 10,802,651 1.00% $ 108,000

TOTAL PAGO FEBRERO

$ 3,701,400




2012


Se adjunta copia del auxiliar para el procedimiento del pago y la planilla del pago del mes de febrero por valor $3.701.400. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación pues la diferencia de $150.267 pertenece a aportes correspondientes a pago de parafiscales sobre el pago de las vacaciones y la indemnización de las mismas realizado a la señora Joya Nonsoque Alida por el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre 2011.

Pago vacaciones 695.313

Indemnización de vacaciones 973.438

Total Base para pago de parafiscales 1.668.751

Parafiscales

SENA 0,5%

8.344

ICBF 3%

50.063

Comfaboy 4%

66.750

Esap 0,5%

8.344


16.688

Total aporte a parafiscales

150.188

*Aporte sobre el valor cancelado por vacaciones e indemnización

de las mismas a la señora Alida Joya.

Julio El Concejo Municipal de Tunja no cancelo a parafiscales sobre lo cancelado por prima de servicios en el mes de julio de 2012, pues recalculando los parafiscales de este mes no presentan diferencia alguna sin incluir la prima de servicio.

HALLAZGO No. 9

OBSERVACION: El Concejo de Tunja no pagó parafiscales sobre la prima de servicios y según el decreto No. 1042 de 1978 art. 42 esta es considerada taxativamente factor salarial. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA ENTIDAD:




2012


Según se informa por la tesorera general de la Corporación, “El concejo de Tunja no cancelo parafiscales sobre la prima de servicios en el mes de Julio, por cuanto La prima de servicios se canceló en la planilla del mes de Diciembre de 2012 de acuerdo a la siguiente relación de pagos

PAGO DE APORTES SALUD Y PENSION MES DE: DICIEMBRE DE 2012

BASES PARA PAGOS SUELDOS $ 9,681,934 Prestaciones

Diana Muñoz $ 8,154,674 Horas extras

Alida Joya $ 538,215 Prima de

Servicios $ 9,536,711 Total Base $ 27,911,534


$ 217,800

Porvenir $ 5,808,906

$ 987,400 ISS $ 2,370,100

$ 427,100

Saludcoop $ 7,169,628

$ 896,200 Saludvida $ 2,370,100

$ 314,000

ARP $ 9,133,900 0.52% $ 50,500 COMFABOY $ 7,911,534 4.00% $ 1,113,300 SENA $ 7,911,534 0.50% $ 139,100 ICBF $ 27,911,534 3.00% $ 834,900 ESAP $ 27,911,534 0.50% $ 139,100 MINEDUCAC $ 27,911,534 1.00% $ 278,300

TOTAL PAGO DE DICIEMBRE DE 2012 $ 5,397,700

Se adjunta el auxiliar de pagos, y el pago de la planilla por valor de $5.397.700”. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación pues taxativamente el decreto 1042 de 1978 en su artículo 42 menciona en el literal f) la prima de servicios como factor salarial.

Artículo 42º.- De otros factores de salario. Además de la asignación básica fijada por la ley para los diferentes cargos, del valor del trabajo suplementario y del realizado en jornada nocturna o en días de descanso obligatorio, constituyen salario todas las sumas que habitual y periódicamente recibe el empleado como retribución por sus




2012


servicios.

Son factores de salario:

a) Los incrementos por antigüedad a que se refieren los artículos 49 y 97 de este Decreto.

b) Los gastos de representación.

c) La prima técnica.

d) El auxilio de transporte.

e) El auxilio de alimentación.

f) La prima de servicio.

g) La bonificación por servicios prestados.

h) Los viáticos percibidos por los funcionarios en comisión.

Para la Contraloría es clara la norma y esta misma en su artículo 58 indica que la prima de servicios se pagará en los primeros quince días del mes de julio de cada año, por lo cual el Concejo Municipal de Tunja debió realizar los aportes a parafiscales sobre esta en el mes de julio, no en el mes de diciembre porque se pensaría que al pagarla en diciembre se esta es pagando sobre la prima de navidad la cual según la normatividad no es factor salarial y según el caso no corresponden a los mismos valores.

Septiembre

Parafiscales

Aporte Aporte total

Valor planillas Diferencia Empleador Trabajador

Salud

822.964

387.277

1.210.242

1.210.200

42

Pensión

1.161.832

470.489

1.632.322

1.632.300

22

Riesgos

50.540

50.500

40

SENA 0,5%

48.410

77.900 (29.490)

ICBF 3%

290.458

468.000 (177.542)

Comfaboy 4%

387.277

624.000 (236.723)

Esap 0,5%

48.410

77.900 (29.490)


96.819

156.000 (59.181)

TOTAL

4.296.800




2012


En el mes de septiembre se incrementaron los sueldos de los empleados del Concejo Municipal de Tunja pero la funcionaria encargada de pagar el retroactivo de las planillas de aportes de los meses de enero al mes de agosto cargo el retroactivo de los primeros 8 meses del año en la planilla del mes de septiembre cometiendo el error de no pagar los aportes a seguridad social (Salud, pensión y riesgos profesionales), pues el método que usa no es el correcto, lo que se debe hacer es pagar una planilla mes por mes con la diferencias de sueldos. Teniendo en cuenta lo anterior es por esto que se presenta en el mes de septiembre las diferencias.

HALLAZGO No. 10

OBSERVACION: El Concejo Municipal de Tunja no pagó los aportes a seguridad social (Salud, pensión y riesgos profesionales) del retroactivo, aun cuando a los trabajadores se les descontó la parte pertinente. La Contraloría Municipal de Tunja no conoce el destino de los recursos que le fueron descontados a los trabajadores por lo tanto es necesario se indique donde reposan estos recursos. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA ENTIDAD: Se informa respecto a la observación por la Tesorera General del Concejo municipal que, “El valor del retroactivo se canceló en el mes de septiembre de 2012, valor que figura en retroactivos de:

PAGO DE APORTES SALUD Y PENSION MES DE: SEPTIEMBRE DE 2012

BASES PARA PAGOS SUELDOS $ 9,681,934

Retroactivo 2012( Enero -Agosto) Diana Muñoz $ 2,531,806

Horas extras Alida Joya $ 1,404,034

Retroactivo 2012(Enero a agosto) Alida Joya $ 844,827




2012


Retroactivo 2012(Enero a agosto) Silia I. Pulido U $ 1,137,648

Total Base $ 5,600,249


$ 217,800


$ 987,400 ISS $ 2,370,100

$ 427,100


$ 896,200 Saludvida $ 2,370,100

$ 314,000

ARP $ 9,681,934 0.52% $ 50,500 COMFABOY $ 15,600,249 4.00% $ 624,000 SENA $ 15,600,249 0.50% $ 77,900 ICBF $ 15,600,249 3.00% $ 468,000 ESAP $ 5,600,249 0.50% $ 77,900 MINEDUCAC $ 15,600,249 1.00% $ 156,000

TOTAL PAGO DE SEPTIEMBRE DE 2012 $ 4,296,800

Se adjunta auxiliar de pagos y pago de planilla del mes de septiembre por valor de $4.296.800”. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación debido a que analizando la información se comprueba que no se realizó tales aportes así:

Septiembre

Salud Pensión

Riegos

Sueldo con aumento Empleado 4%

Empleador 8,5%

Empleado 4%

Empleador 12%

fondo de solidaridad 1% 0,522%

5.808.906 232.356 493.757

232.356

697.069 58.089

30.322

2.512.306 100.492 213.546

100.492

301.477 25.123

13.114

1.360.722 54.429 115.661

54.429

163.287

7.103

387.277 822.964

387.277

1.161.832 83.212

50.540

Según cálculos Contraloría 1.210.242

1.632.322

50.540

Valor planilla correspondiente al mes de septiembre 1.210.200

1.632.300

50.500

Diferencia 42

22

40

Como se puede evidencia no existe diferencia en el pago del mes de septiembre de los aportes a seguridad social (salud, pensión y riesgos) y debería arrojar diferencia




2012


pues la base que se está tomando es netamente el sueldo con el aumento, sin sumarle el valor del retroactivo, así queda comprobado que los aportes a seguridad social del retroactivo no se hicieron, a diferencia de los aportes de parafiscales que sobre el retroactivo si se realizaron pues el método utilizado por la persona encargada de realizar los aportes solo tuvo en cuenta el retroactivo para el pago de parafiscales mas no para el pago de aportes a seguridad social. De otra parte en su respuesta no se tuvo contestación a la inquietud que tiene la Contraloría Municipal de Tunja sobre el destino de los recursos que se le retuvieron a los empleados por aporte a salud $175.371 y pensión $175.371 del retroactivo y no se giraron a las respectivas EPS y/o fondos. Los aportes de seguridad social correspondientes del retroactivo que no se cancelaron suman $1.272.403 entre aportes patronales y aportes del trabajador discriminados así:

Salud Pensión Riegos

Empleado Empleado 4% Empleador 8,5% Empleado 4% Empleador 12% 0,522%

Diana Muñoz

105.218

223.588 105.218

315.654

13.731

Silia Pulido

45.506

96.700 45.506

136.518

5.939

Alida Joya

24.647

52.375 24.647

73.941

3.216

Subtotales

175.371

372.663 175.371

526.113

22.886

Total aporte 548.034

701.484

22.886

Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente la observación queda en firme.

Noviembre

Parafiscales

Aporte Aporte total Valor planillas Diferencia Empleador Trabajador

Salud

822.964

387.277

1.210.242

1.210.200 42

Pensión

1.161.832

470.489

1.632.322

1.632.300 22

Riesgos

50.540

50.500 40

SENA 0,5%

48.410

67.400 (18.990)

ICBF 3%

290.458

404.800 (114.342)

Comfaboy 4%

387.277

539.700 (152.423)

Esap 0,5%

48.410

67.400 (18.990)


96.819

134.900 (38.081)

TOTAL

4.107.200




2012


En el mes de noviembre se evidencia que la diferencia radica en la base de liquidación de parafiscales de la Señora Pulido Umaña Silia Ines, pues se observa en la planilla que la base es de $6.323.000 y el sueldo según nomina es de $2.512.306, por tal motivo se presenta la diferencia en este mes por valor de $342.892 pagados de más por aportes parafiscales por la señora Pulido Umaña Silia discriminados así:

Concepto Valores según

cálculos Contraloría Valores según

Planillas Diferencias

SENA 0,5% 12.562 31.600 (19.038)

ICBF 3% 75.369 189.700 (114.331)

Comfaboy 4% 100.492 252.900 (152.408)

Esap 0,5% 12.562 31.600 (19.038)

Ministerio de educación 1% 25.123 63.200 (38.077)

Totales 226.108 569.000 (342.892)

OBSERVACION No. 4

OBSERVACION: Se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $342.892 pagados de más por el Concejo Municipal de Tunja en la planilla de parafiscales del mes noviembre por diferencia en la base de cotización de la señora Pulido Umaña Silia. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA ENTIDAD: Según se informa por la Tesorera General, “En la planilla del mes de Noviembre de 2012, de los pagos a parafiscales se pagó la prima de vacaciones $1.30.832, la indemnización por vacaciones $2.268.054 y Bonificación por recreación $181.444 para un total de $ 3.810.331 de la funcionaria Silia I. Pulido U, de la cual se adjunta el procedimiento del pago.

PAGO DE APORTES SALUD Y PENSION MES DE: NOVIEMBRE DE 2012

BASES PARA PAGOS SUELDOS $ 9,681,934

Vacaciones, indemnización vacaciones y Bonificación 2012( Silia I. Pulido U) $ 3,810,331




2012


Total Base $ 13,492,265


$ 217,800


$ 987,400 ISS $ 2,370,100

$ 427,100


$ 896,200 Saludvida $ 2,370,100

$ 314,000

ARP $ 9,681,934 0.52% $ 50,500 COMFABOY $ 13,492,265 4.00% $ 539,700 SENA $ 13,492,265 0.50% $ 67,400 ICBF $ 13,492,265 3.00% $ 404,800 ESAP $ 13,492,265 0.50% $ 67,400 MINEDUCAC $ 13,492,265 1.00% $ 134,900

TOTAL PAGO DE SEPTIEMBRE DE 2012 $ 4,107,200

Se adjunta el auxiliar de la planilla, junto con el pago por valor de $ 4.107.200.oo DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación en consideración a que con resolución No. 140 del 25 de octubre de 2012 se liquidó las vacaciones de la señora Silia Pulido por valor de $3.810.331, valor que es base para pagar parafiscales. Teniendo en cuenta el valor antes mencionado en la base para liquidar parafiscales del mes de noviembre no se presentan diferencias así:

Concepto Valores según

cálculos Contraloría

Valores según Planillas

Diferencias

SENA 0,5% 31.613 31.600 13

ICBF 3% 189.679 189.700 (21)

Comfaboy 4% 252.905 252.900 5

Esap 0,5% 31.613 31.600 13


63.226 63.200 26

Totales 569.037 569.000 37

.

Diciembre

Parafiscales

Aporte Aporte total Valor planillas Diferencia Empleador Trabajador

Salud

822.964

387.277

1.210.242 1.210.200

42

Pensión

1.161.832

470.489

1.632.322 1.632.300

22




2012


Riesgos

50.540

50.500

40

SENA 0,5%

48.410 139.100

(90.690)

ICBF 3%

290.458 834.900

(544.442)

Comfaboy 4%

387.277 1.113.300

(726.023)

Esap 0,5%

48.410 139.100

(90.690)


96.819 278.300

(181.481)

TOTAL 5.397.700

La diferencia del mes de diciembre radica en que para parafiscales la base de las tres trabajadoras es mayor a su sueldo sin que en la planilla presente novedad alguna reportada, por lo tanto en el mes de diciembre de 2012 el Concejo Municipal de Tunja cancelo de más por concepto de parafiscales la suma de $1.633.326, discriminados así:

Trabajador Concepto

Valores según cálculos

Contraloría


Diferencias

Alida Joya

SENA 0,5% 6.804 15.900 (9.096)

ICBF 3% 40.822 95.400 (54.578)

Comfaboy 4% 54.429 127.200 (72.771)

Esap 0,5% 6.804 15.900 (9.096)


13.607 31.800 (18.193)

Silia Pulido

SENA 0,5% 12.562 25.100 (12.538)

ICBF 3% 75.369 150.700 (75.331)

Comfaboy 4% 100.492 201.000 (100.508)

Esap 0,5% 12.562 25.100 (12.538)


25.123 50.200 (25.077)

Diana Muñoz

SENA 0,5% 29.045 98.100 (69.055)

ICBF 3% 174.267 588.800 (414.533)

Comfaboy 4% 232.356 785.100 (552.744)

Esap 0,5% 29.045 98.100 (69.055)


58.089 196.300 (138.211)

TOTALES 871.374 2.504.700 (1.633.326)

OBSERVACION No. 5

OBSERVACION: Se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $1.633.326 pagados de más por el Concejo Municipal de Tunja en la planilla de parafiscales del mes diciembre por diferencia en la base de cotización a parafiscales de las 3 trabajadoras. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA ENTIDAD: Igualmente se informa por la Tesorera General de la entidad que el mayor valor cancelado se presenta por cuanto “En la planilla de Parafiscales de Diciembre del




2012


2012, se canceló la retención correspondiente a la Prima de vacaciones, Indemnización de vacaciones de la funcionaria DIANA MARCELA MUÑOZ FONSECA Secretaria General por valor de $8.54.674, las horas extras de la funcionaria ALIDA JOYA NONSOQUE por la suma de $538.215 y la Prima de Servicios $ 9.536.711, de los funcionarios de la Corporación del cual se adjunta procedimiento del pago:

PAGO DE APORTES SALUD Y PENSION

MES DE: DICIEMBRE DE 2012

BASES PARA PAGOS

SUELDOS $ 9,681,934

Prestaciones Diana Muñoz $ 8,154,674

Horas extras Alida Joya $ 538,22

Prima de Servicios $ 9,536,711

Total Base $ 27,911,534

PAGOS BASE FACTOR PAGO

Horizonte $ 1,360,722

$ 217,80


$ 987,40

ISS $ 2,370,100

$ 427,10


$ 896,20

Saludvida $ 2,370,100

$ 314,00

ARP $ 9,681,934 0.52% $ 50,50

COMFABOY $ 27,911,534 4.00% $ 1,113,300

SENA $ 27,911,534 0.50% $ 139,10

ICBF $ 27,911,534 3.00% $ 834,90

ESAP $ 27,911,534 0.50% $ 139,10

MINEDUCAC $ 27,911,534 1.00% $ 278,30

TOTAL PAGO DE DICIEMBRE DE 2012 $ 5,397,700

Se adjunta copia del auxiliar del pago y copia del pago del mes de diciembre por valor de $5.397.700.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA:

Los parafiscales de la prima de servicios debió de pagarse en el mes de julio no en el mes de diciembre, excepto de la funcionaria Diana Marcela Muñoz quien fue liquidada a 31 de diciembre de 2012. Teniendo en cuenta su respuesta se analizó las bases incluyendo la prima de servicios




2012


y se evidenció que no se cotizó parafiscales sobre la prima de servicios de la señora Alida Joya pues la base no coincide con las de la planilla del mes de diciembre así:

Nombre Sueldo Vacaciones Prima de servicios Total base

Base planilla Diciembre Diferencia

Silia Pulido

2.512.306

2.512.306

5.024.612

5.025.000

(388)

Alida Joya

1.360.722

1.965.488

1.360.722

4.686.932

3.180.000 1.506.932

Diana Muñoz

5.808.906

8.154.676

5.663.683 19.627.265

19.627.000

265

El anterior cálculo NO quiere decir que los aportes a parafiscales sobre la prima de servicios que se pagó en diciembre este bien, pues esta debió tenerse en cuenta para los aportes del mes de julio pues en este mes es cuando se paga. Teniendo en cuenta las bases del cuadro de arriba se obtiene una diferencia de $135.624 en los aportes de la señora Alida Joya pero no son pagados de más sino por el contrario dejados de cancelar discriminados como sigue:

Trabajador Concepto

Valores según cálculos

Contraloría


Diferencias

Alida Joya

SENA 0,5% 23.435 15.900 7.535

ICBF 3% 140.608 95.400 45.208

Comfaboy 4% 187.477 127.200 60.277

Esap 0,5% 23.435 15.900 7.535


46.869 31.800 15.069

Silia Pulido

SENA 0,5% 25.123 25.100 23

ICBF 3% 150.738 150.700 38

Comfaboy 4% 200.984 201.000 (16)

Esap 0,5% 25.123 25.100 23


50.246 50.200 46

Diana Muñoz

SENA 0,5% 98.136 98.100 36

ICBF 3% 588.818 588.800 18

Comfaboy 4% 785.091 785.100 (9)

Esap 0,5% 98.136 98.100 36


196.273 196.300 (27)

TOTALES 2.640.493 2.504.700 135.793

Con base en lo anterior no hay detrimento patrimonial, existe hallazgo disciplinario pero por tener semejanza con otra observación se compila en el hallazgo No. 9 y esta observación se levanta.




2012


4.3.4.1.1. Contabilización de parafiscales El proceso de auditoria consistió en extractar los saldos débitos de libros auxiliares de contabilidad mes por mes de las diferentes subcuentas contables Vs. los valores realmente cancelados en las planillas por aportes parafiscales. Los aportes según planilla correspondientes a salud y pensión fueron calculados en base a la normatividad por la auditora. Sin embargo aun cuando las diferencias son mínimas hay que tener en cuenta que las planillas de algunos meses están liquidadas erróneamente tal y como se explicó al detalle en este informe en la parte correspondiente a aportes a la nómina.

Cuenta 510302 Comfaboy Cuenta 510307 Pensión Cuenta 510401 ICBF

Mes S/g libros S/g planillas Diferencia S/g libros S/g planillas Diferencia S/g libros S/g planillas Diferencia

Enero

299.595

309.328

(9.733)

898.784 920.705

(21.921)

224.696

232.000

(7.304)

Febrero

365.356

432.100

(66.744)

1.096.068 1.096.068

-

274.017

324.100

(50.083)

Marzo

1.288.753

365.400

923.353

1.096.068 1.096.068

-

274.017

274.000

17

Abril

365.356

365.400

(44)

1.096.068 1.096.068

-

274.017

274.000

17

Mayo

365.356

365.400

(44)

1.096.068 1.096.068

-

274.017

274.000

17

Junio

365.356

365.400

(44)

1.096.068 1.096.068

-

274.017

274.000

17

Julio

365.356

365.400

(44)

1.096.068 1.096.068

-

274.017

274.000

17

Agosto

365.356

365.400

(44)

1.096.068 1.096.068

-

274.017

274.000

17

Septiembre

543.726

624.000

(80.274)

1.598.593 1.161.832

436.761

407.794

468.000

(60.206)

Octubre

387.277

387.300

(23)

1.161.833 1.161.832

1

290.458

290.500

(42)

Noviembre

387.277

539.700

(152.423)

1.161.833 1.161.832

1

290.458

404.800

(114.342)

Diciembre

909.105

1.113.300

(204.195)

1.161.833 1.161.832

1

1.421.269

834.900

586.369

Total cuenta

6.007.869

13.655.352

4.552.794

Cuenta 510402 SENA Cuenta 510403 ESAP Cuenta 510404 MINISTERIO

Mes S/g libros S/g planillas Diferencia S/g libros S/g planillas Diferenci

a S/g libros S/g planillas Diferenci

a

Enero

37.450

38.600

(1.150)

45.671

38.300

7.371

91.339

76.700

14.639

Febrero

45.671

54.000

(8.329)

45.671

54.000

(8.329)

91.339

108.000

(16.661)

Marzo

45.671

45.600

71

45.671

45.600

71

91.339

91.300

39

Abril

45.671

45.600

71

45.671

45.600

71

91.339

91.300

39

Mayo

45.671

45.600

71

45.671

45.600

71

91.339

91.300

39

Junio

45.671

45.600

71

45.671

45.600

71

91.339

91.300

39

Julio

45.671

45.600

71

45.671

45.600

71

91.339

91.300

39




2012


Agosto

45.671

45.600

71

45.671

45.600

71

91.339

91.300

39

Septiembre

67.966

77.900

(9.934)

67.966

77.900

(9.934)

135.929

156.000

(20.071)

Octubre

48.411

48.400

11

48.411

48.400

11

96.819

96.800

19

Noviembre

48.411

67.400

(18.989)

48.411

67.400

(18.989)

96.819

134.900

(38.081)

Diciembre

228.278

139.100

89.178

220.057

139.100

80.957

440.644

278.300

162.344

Total cuenta

750.213

750.213

1.500.923

Cuenta 510302 Riesgos Cuenta 510303 SALUD

Mes S/g libros S/g planillas Diferencia S/g libros S/g planillas Diferencia

Enero

39.097

40.400

(1.303)

636.640

652.166

(15.526)

Febrero

47.679

47.700

(21)

776.383

776.382

2

Marzo

47.679

47.700

(21)

776.383

776.382

2

Abril

47.679

47.700

(21)

776.383

776.382

2

Mayo

47.679

47.700

(21)

776.383

776.382

2

Junio

47.679

47.700

(21)

776.383

776.382

2

Julio

47.679

47.700

(21)

776.383

776.382

2

Agosto

47.679

47.700

(21)

776.383

776.382

2

Septiembre

70.434

50.500

19.934

1.146.907

822.964

323.943

Octubre

50.539

50.500

39

822.964

822.964

(0)

Noviembre

50.539

50.500

39

822.964

822.964

(0)

Diciembre

50.539

50.500

39

822.964

822.964

(0)

Total cuenta

594.901

9.687.120

4.3.4.2. Salud Concejales

Frente al tema de la seguridad social en salud de los Concejales el artículo 68 de la Ley 136 1994 el cual fue modificado parcialmente por el Decreto 3171 de 2004 en relación con el acceso a los servicios de salud por parte de los concejales del país, cuya norma dispuso literalmente en su artículo 2 “Beneficios en salud. En materia de salud los concejales tendrán los mismos beneficios que actualmente reciben los servidores públicos de los municipios y distritos y en consecuencia tendrán derecho a la prestación de los servicios de salud incluidos en el plan obligatorio de salud del sistema general de seguridad social en salud y a la cobertura familiar consagrada en este mismo sistema.”

Al mismo tiempo en su artículo 5 señala que en aquellos eventos en que no exista oferta de la póliza de seguro de salud, los municipios y distritos podrán optar por afiliar a los concejales a dicho régimen contributivo en calidad de independientes aportando el valor total de la cotización. Además, señala que de realizar la afiliación el ingreso base de cotización será el




2012


resultante de sumar el valor total de los honorarios anuales que reciben los concejales por la asistencia a las sesiones ordinarias dividido entre doce.

Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto la base de cotización para los concejales del Municipio de Tunja sería de $2.902.623. Revisando el cumplimiento de esta normatividad se evidencia que en el Concejo Municipal de Tunja no se cumple puesto que la base de cotización es de $1.161.000 la cual corresponde al 40% del valor que deberían cotizar. Hay que tener en cuenta que el Decreto también señala que la afiliación al sistema contributivo de salud o la póliza que se contrate deberá cubrir todo el período para el cual fueron elegidos, independiente de los periodos de las sesiones, lo cual cubre igualmente a quienes suplan las vacancias temporales o definitivas.

HALLAZGO No. 11

OBSERVACION: El Concejo Municipal de Tunja está incumpliendo el parágrafo 2 del artículo 5 del decreto 3171 de 2004 pues la base de cotización a salud y pensión de los concejales debería ser de $2.902.623 y se está cotizando sobre $1.161.000, es decir por debajo de lo reglamentado. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Según se indica por la Tesorera General del Concejo, “El Concejo Municipal de Tunja está cumpliendo con el pago de aportes a pensión y salud de los concejales, según la normatividad vigente, los descuentos para pensión se realizan conforme a la autorización entregada por los concejales a la Tesorería. Según lo determina la ley la base para pago de salud y pensión debe ser la misma, y por lo tanto el descuento que ellos autoricen por pensión se debe unificar con el descuento que se efectué a salud. Los concejales tiene un régimen especial, para los pagos de los aportes a salud y pensión, Sin embargo por la Presidencia de la Corporación, se procederá en forma inmediata a la revisión del tema, conjuntamente con los señores concejales, en el evento de ser necesario la modificación, se realizará conforme a la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: En su respuesta no menciona la norma que indican como régimen especial que tienen los concejales, la Contraloría realizó la búsqueda de normatividad y solo halló el Decreto 3171 de 2004 el cual taxativamente menciona en el artículo 5 parágrafo 2: “Para tal efecto, el ingreso base de cotización será el resultante de sumar el valor total de los honorarios anuales que reciben los concejales por la asistencia a las sesiones ordinarias dividido entre doce (12).”




2012


Aun cuando los concejales autoricen el descuento por menor valor va contrario a lo que establece la norma, por tal motivo el hallazgo queda en firme.

Realizando la reliquidación de los aportes a salud de los concejales por parte de la Contraloría Municipal de Tunja se evidenció que existen diferencias en los meses de enero y febrero de 2012 las cuales corresponden a interés por mora que sumadas ascienden a $207.700, valor considerado por la Contraloría como presunto detrimento patrimonial.

Enero Febrero Marzo a Diciembre

SALUD PENSION SALUD PENSION SALUD PENSION

Totales

2.467.125

3.157.920

2.467.125

3.157.920

2.467.125

3.157.920

Valor planillas

2.538.300

3.250.400

2.486.100

3.183.500

2.466.700

3.158.600

Diferencia

(71.175)

(92.480)

(18.975)

(25.580)

425

(680)

Intereses S/g planillas

71.600

91.800

19.400

24.900

Diferencia

425

(680)

425

(680)

OBSERVACION No. 6

OBSERVACION: El Concejo Municipal de Tunja pagó $207.700 por concepto de intereses de mora por pagar extemporáneamente las planillas de aportes a salud y pensión de los 17 concejales en los meses de enero y febrero del 2012. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA ENTIDAD: De la misma manera se informa por la Tesorera general que, “Si. Los aportes a pensión y salud de los Concejales de la ciudad de Tunja correspondientes al mes de Enero de 2012, fueron cancelados extemporáneamente por las siguientes razones:

La ley 617 del 2000 determina en el artículo 10: VALOR MAXIMO DE LOS GASTOS DE LOS CONCEJOS, PERSONERIAS, CONTRALORIAS DISTRITALES Y MUNICIPALES. Durante cada vigencia fiscal, los gastos de los concejos no podrán superar el valor correspondiente al total de los honorarios que se causen por el número de sesiones autorizado en el artículo 20 de esta ley, más el uno punto cinco por ciento (1.5%) de los ingresos corrientes de libre destinación.

La causación para el mes de enero de los ingresos que corresponden al Concejo van del 1 al 31 de Enero, es decir que por ley la transferencia que corresponde al Concejo se debe efectuar a partir del 15 de Febrero, que es cuando se determina los ingresos del mes de Enero, y de acuerdo al PAC.




2012


Por lo anterior todos los gastos del Concejo Municipal de Tunja, se comienzan a ejecutar en el mes de Febrero, siempre y cuando lo determina la ley exista dinero para efectuar la transferencia (adjunto copia de la transferencia del mes de enero de 2012)”.

De otra parte resulta imposible el realizar los descuentos correspondientes a los aportes de Pensión de los señores concejales en el mes de Enero y febrero de cada año, toda vez que para estas fechas, el Concejo municipal no está sesionado y por lo mismo salvo la citación a sesiones extraordinarias, estos no perciben honorarios. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación en razón a que los Concejales cotizan como independientes y los aportes se deben realizar adelantado. La mejora de esta observación que se proponen en la réplica en la observación No. 10 es una buena acción, la auditoria entiende que para iniciar la vigencia 2012 afiliar y pagar los aportes de los concejales en el mes de diciembre era imposible pues ellos tomaron posesión del cargo el 1 de enero de 2012 y la Alcaldía no les gira sino hasta los últimos del mes de enero o comienzos del mes de febrero.

4.3.4.2.1. Contabilización Se evidencia que el Concejo Municipal de Tunja no está contabilizando mensualmente el pago a salud de los concejales tal y como se puede evidenciar en el siguiente cuadro:

Cuenta 510303 SALUD

Mes S/g libros S/g planillas Diferencia

Enero

-

2.538.300 (2.538.300)

Febrero

2.630.780

2.486.100

144.680

Marzo

4.934.462

2.466.700 2.467.762

Abril

-

2.466.700 (2.466.700)

Mayo

2.466.700 (2.466.700)

Junio

2.466.700 (2.466.700)

Julio

2.176.500 (2.176.500)

Agosto

2.176.500 (2.176.500)

Septiembre

2.466.700 (2.466.700)

Octubre

2.466.700 (2.466.700)

Noviembre

2.467.125

2.466.700

425

Diciembre

18.660.688

2.466.700 16.193.988

Total cuenta

28.693.055 29.111.000




2012


Además, entre lo pagado según planillas Vs. lo contabilizado según libros auxiliares existe una diferencia de $417.945.

HALLAZGO No. 12

OBSERVACION: El Concejo Municipal de Tunja no está cumpliendo el principio de devengo o causación tal y como se puede evidenciar en la contabilidad con el gasto por salud de los Concejales. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Por la Presidencia de la Corporación, se procederá a solicitar la revisión tanto a la Tesorera General como a la Contadora contratada por la entidad, para verificar el cumplimiento de la normatividad vigente. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones y se mantiene la observación en razón a su respuesta.

4.3.4.3. Gastos por honorarios de los concejales

La Constitución Política, en su artículo 312, dispone que será la ley la que determine los casos en los cuales los Concejales tendrán derecho a percibir honorarios por su asistencia a las sesiones. Asimismo la Ley 136 de 1994, en su artículo 65, literalmente indica: “Los miembros de los concejos de las entidades territoriales tienen derecho a reconocimiento de honorarios por la asistencia comprobada a las sesiones plenarias….” El artículo 66 de la Ley 136 de 1994, modificado por el artículo 20 de la Ley 617 de 2000, quedará así:

Causación de honorarios. Los honorarios por cada sesión a que asistan los concejales serán como máximo el equivalente al ciento por ciento (100%) del salario diario que corresponde al respectivo alcalde.

En los municipios de categoría especial, primera y segunda, se podrán pagar anualmente hasta ciento cincuenta (150) sesiones ordinarias y hasta treinta (30) extraordinarias al año. No se podrán pagar honorarios por prórrogas a los períodos ordinarios. En los municipios de categorías tercera a sexta se podrán pagar anualmente hasta setenta (70) sesiones ordinarias y hasta doce (12) sesiones extraordinarias al año. No se podrán pagar honorarios por otras sesiones extraordinarias o por las prórrogas.




2012


En el año 2009 se expidió la ley 1368 la cual en su artículo 1º modificó lo dispuesto en el artículo 66 de la ley 136 de 1994 estableciendo una tabla para liquidar los honorarios de los concejales, cuyo valor varía de acuerdo a la categoría de cada municipio establecida en la Ley 617 de 2000. Para el caso de los Concejales del Municipio de Tunja el valor que dispuso esta tabla fue de $212.727.

Asimismo esta ley dispone que a partir del primero de enero del año 2010, los honorarios establecidos en la tabla se incrementarán cada año en porcentaje equivalente a la variación del IPC (Índice de Precios al Consumidor) correspondiente al año inmediatamente anterior. reliquidando el valor de los honorarios para el año 2012, periodo que se está auditando, se tiene: Valor sesión categoría segunda según la ley 1368 de 2009 $212.727

Año % IPC (*) Valor de la

sesión

2009 2 216.982

2010 3,17 223.860

2011 3,73 232.210

*Datos según DANE

El valor por cada sesión para el año 2012 es de $232.210.

Por otra parte esta ley amplio el número de sesiones extraordinarias para los municipios de categoría especial, primera y segunda quedando hasta 40 extraordinarias al año; es decir que a cada concejal se le pueden pagar hasta 190 sesiones entre ordinarias y extraordinarias. De acuerdo a la relación entregada por la tesorera del Concejo se pagó a cada concejal 150 sesiones ordinarias y 40 extraordinarias, excepto a los concejales Pedro Pablo Salas y Lifan Mauricio Camacho Molano.

Concejales

Mes

1 Periodo Ordinarias

Extra ordinarias


Extra ordinarias


Extra Ordinarias TOTALES

Gran Total 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Ordinarias Extraordinarias

Borda Vanegas Héctor Manuel 26 28 19 1 13 26 25 7 0 23 22 0 150 40 190 Cabana Fonseca Jairo Enrique 26 28 19 1 13 25 25 7 0 26 20 0 150 40 190 Camacho Molano Lifan Mauricio 23 27 16 0 11 5 0 0 6 27 28 3 110 36 146 Castro Vargas Olga Isidora 25 27 19 1 13 26 25 7 0 24 23 0 150 40 190 Contreras Soto Sandra Patricia 26 28 18 1 13 26 26 8 0 25 19 0 150 40 190 Estupiñan Orjuela Sandra Milena 26 28 19 1 13 26 26 7 0 20 24 0 150 40 190 Funeme González Luis Alejandro 25 27 19 1 13 26 25 7 0 25 22 0 150 40 190

Gil La rota Silvino 25 27 19 1 13 26 25 7 0 25 22 0 150 40 190 González Botia Wilders Hernán 25 27 19 1 12 26 25 8 0 26 21 0 150 40 190 Gutiérrez Castillo Pablo Augusto 26 28 18 1 13 25 24 7 1 26 21 0 150 40 190 Mendivelso Mejía Anderson Rolando 26 27 19 1 13 25 26 7 0 25 21 0 150 40 190




2012


Ojeda Martínez Vicente Anibal 25 28 18 1 12 25 25 7 2 27 20 0 150 40 190 Pedro Pablo Salas Hernández 26 25 19 1 13 25 26 7 0 26 22 0 150 40 190 Pérez Naranjo Cesar Antonio 26 25 19 1 13 25 26 7 0 26 22 0 150 40 190 Reyes Camargo Mauricio 26 28 19 1 13 26 26 7 0 25 19 0 150 40 190

Ruiz Lara Wilson 25 27 19 1 13 26 26 4 3 25 21 0 150 40 190 Salas Hernández Pedro Pablo 25 27 19 1 13 5 0 0 6 27 30 0 114 39 153 Vargas Espinosa Luis Eduardo 26 28 19 1 13 26 26 7 0 26 18 0 150 40 190

Cruzando la información reportada en la cuenta de egresos Vs. la relación entregada por la tesorera sobre el número de sesiones canceladas presentan diferencias en las sesiones canceladas a 5 concejales (Borda Vanegas Héctor Manuel, Camacho Molano Lifan Mauricio, Castro Vargas Olga Isidora, Pedro Pablo Salas Hernández y Pérez Naranjo Cesar Antonio), la diferencia radica en que dividiendo el valor cancelado en todos los egresos entre lo que cuesta cada sesión, el número que arroja no coincide con la relación que tesorería reporta así:

CAMACHO MOLANO LIFAN MAURICIO

PEDRO PABLO SALAS HERNANDEZ

No. de Egreso Valor pagado antes

de descuentos No. de sesiones

S/g egresos



S/g egresos

3 5.340.807 23

16 5.805.225 25

57 6.269.643 27

70 6.269.643 27

109 3.715.344 16

122 4.411.971 19

207 1.857.672 8

171 232.209 1

254 696.627 3

220 2.322.090 10

501 6.269.643 27

267 696.627 3

591 6.734.061 29

452 1.393.254 6

608 696.627 3

514 6.269.643 27

451 1.393.254 6

592 6.966.270 30

Total sesiones S/g Egresos 142


Numero de sesiones S/g Tesorería 146


Diferencia de sesiones (4)


CASTRO VARGAS OLGA ISIDORA

PEREZ NARANJO CESAR ANTONIO



S/g egresos



S/g egresos

4 5.805.225 25

13 6.037.434 26

58 6.269.643 27

67 5.805.225 25

107 4.411.971 19

119 4.411.971 19

110 4.411.971 19

159 232.209 1

160 232.209 1

217 2.322.090 10

208 2.322.090 10

264 696.627 3

255 696.627 3

320 5.805.225 25

311 6.037.434 26

377 6.037.434 26

368 5.805.225 25

411 1.625.463 7

402 1.625.463 7

585 5.108.598 22

502 5.573.016 24


553 5.340.807 23





2012





Diferencia de sesiones 19

BORDA VANEGAS HECTOR MANUEL



S/g egresos

1 6.037.434 26

157 232.209 1

205 2.322.090 10

252 696.627 3

366 5.805.225 25

400 1.625.463 7

499 5.340.807 23

551 5.108.598 22




Como se puede observar no coincide la información en estos 5 concejales y en la concejal Olga Isidora Castro según egresos se le cancelaron 209 sesiones siendo esto contrario a lo reglado en la ley 1368 de 2009.

OBSERVACION No. 7

OBSERVACION: Existe diferencia en el número de sesiones reportadas por tesorería Vs. el número de sesiones pagadas según egresos de los concejales (Borda Vanegas Héctor Manuel, Camacho Molano Lifan Mauricio, Castro Vargas Olga Isidora, Pedro Pablo Salas Hernández y Pérez Naranjo Cesar Antonio). De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Se informa por la Tesorera General que, “Que en cuadro de la Auditoría : En el pago del honorable concejal Lifan Mauricio Camacho falta el CE 581 del 15 de Junio de 2013 por valor de $ 1.161.045, que corresponden a 5 sesiones. En la relación enviada a la Contraloría figura como Tercero de control. Esta observación se tiene en cuenta para la revisión del sistema. Que en cuadro de la Auditoría En la relación de los pagos de la Concejal Olga Castro Vargas, el CE 107 del 2-4-2012 por valor de $4.411.971 que corresponde a 19 sesiones, pertenece a Héctor Manuel Borda. Se adjunta relación de los pagos de la concejal Olga Castro Vargas, soportados con los comprobantes de egresos. Se tiene




2012


en cuenta para la revisión final de cierre de la vigencia. Que en cuadro de la Auditoría En los pagos del Concejal Pedro Pablo Salas, falta el CE 277 de fecha 8 de Junio de 2012, donde se cancela 5 sesiones, en la relación de gastos se encuentra como tercero de control. Se envía relación de los pagos de las sesiones del Concejal Pedro Pablo Salas correctamente. Que en cuadro de la Auditoría En los pagos del Concejal Cesár Antonio Pérez Naranjo, falta el CE 511 de fecha 29 de Octubre, donde se cancela 26 sesiones, en la relación de gastos se encuentra como tercero de control. Se envía relación de los pagos de las sesiones del Concejal César Antonio Pérez Naranjo correctamente. Estas inconsistencias presentadas con las relaciones enviadas se presentaron por el ingreso de la información al sistema contable, observación que se toma en cuenta. Los pagos de los concejales César Pérez Naranjo, Hector Manuel Borda, Olga Castro Vargas fueron de 190 sesiones para el año 2012, tal como se envió las explicaciones correspondientes y que se adjuntan la relación de los Comprobantes de egreso. Los pagos de los Concejales Lifan Mauricio Camacho fue de 146 y Pedro Pablo Salas Hernández de 153, de los cuales se adjuntan los respectivos Comprobantes de egreso”. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones y se levanta el hallazgo en razón a que se evidencia:

1. Las sesiones pagadas al concejal Cesar Pérez fueron 190 en la relación de egresos adjunto a la réplica se observa que el egreso No. 511 pertenece al pago de 26 sesiones al señor Cesar Pérez, en el análisis que realizó la Contraloría no se tomó este egreso porque en la cuenta que rindió el Concejo Municipal de Tunja este egresos está a nombre de tercero control.

2. Los egresos Nos. 55 y 308 en la relación de egresos rendida en la cuenta estaba a nombre de tercero control por eso no se tuvieron en cuenta en el análisis que se realizó a los egresos. Por otra parte el egreso No. 107 en la relación de egresos tiene como beneficiaria a la señora Olga Isidora Castro por lo que en el análisis se tuvo en cuenta a ella mas no al señor Borda Vanegas Héctor, analizando los documentos adjuntos a la réplica se evidencia que con los egresos No. 55, 308 y 107 el concejal Héctor Borda suman en total 190 sesiones pagadas y quitándole el egreso No. 107 a la señora Isidora Castro también se observa que se pagaron 190 sesiones, datos que coinciden con la relación que fue entrega por tesorería.

3. En la relación de egresos rendida en la cuenta el egreso No. 277 tiene como beneficiario tercero control, por esta razón no se tuvo en cuenta en el análisis pero se observa en la réplica que este egreso fue pagado al concejal Pedro Pablo Salas y correspondían a 5 sesiones que corresponden a la diferencia que se presentaba.

4. Se observa en la relación de egresos rendida por el Concejo a la Contraloría




2012


que el egreso No. 581 tiene como beneficiario a tercero control por esto no se tuvo en cuenta en el análisis, se evidencia en documento adjunto a la réplica (auxiliar terceros cuenta) que el egreso No. 581 tuvo como beneficiario al concejal Lifan Mauricio Camacho y correspondían al pago de 5 sesiones.

Lo que se concluye es que el error radica en la rendición de la cuenta por esto se hace un llamado para que siempre se revise la información cargada.

OBSERVACION No. 8

OBSERVACION: Según información rendida en la cuenta por el Concejo Municipal de Tunja se le pagaron a la concejala Castro Vargas Olga Isidora 209 sesiones, siendo esto contrario a lo reglado en la ley 1368 de 2009. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA ENTIDAD: En igual sentido, la Tesorera General Silia Inés Pulido Umaña, informa que “los pagos efectuados a la Concejal Olga Isidora Castro Vargas, no excedieron los señalados en la ley, Se adjunta relación de los pagos de la concejal Olga Castro Vargas, soportados con los comprobantes de egresos Que en cuadro de la Auditoría En la relación de los pagos de la Concejal Olga Castro Vargas, el CE 107 del 2-4-2012 por valor de $4.411.971 que corresponde a 19 sesiones, pertenece a Héctor Manuel Borda. Se adjunta relación de los pagos de la concejal Olga Castro Vargas, soportados con los comprobantes de egresos. Se tiene en cuenta para la revisión final de cierre de la vigencia. El pago de las sesiones de la Concejal Olga Castro Vargas del año 2012, corresponde a 190 sesiones, que son las que se pagaron por el Concejo Municipal de Tunja”. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación teniendo en cuenta que se evidencia un error en la rendición de la cuenta y el egreso No. 107 no tuvo como beneficiaria a la concejala Olga Isidora Vargas si no al señor Héctor Manuel Borda según se observa en documentos adjuntos a la réplica (auxiliar terceros cuenta). Teniendo en cuenta lo anterior se evidencia que a la señora Olga Isidora Vargas se le pagaron 190 sesiones, cumpliendo con lo reglado en la norma.

4.3.4.4. Gastos por pólizas En la auditoria se evidencia que existe póliza de manejo global sector oficial y póliza de seguro de vida de los concejales.




2012


El seguro de vida de los concejales está reglamentado en el inciso 3 del artículo 58 de la ley 617 de 2000 el cual literalmente indica “…También tendrán derecho, durante el período para el cual fueron elegidos, a un seguro de vida equivalente a trescientos (300) salarios mínimos mensuales legales y a un seguro de salud. El alcalde contratará con una compañía autorizada los seguros correspondientes.” El Concejo Municipal es quien contrata directamente la póliza, pues los Concejos de Categorías Especial, primera, segunda y Tercera deben pagar de sus propios presupuestos el pago de salud y vida de los concejales. A esta póliza se adhieren el alcalde y personero, pero el Concejo solo cancela la parte correspondiente a los concejales y el restante la Compañía de Seguros realiza cuenta de cobro a la Alcaldía y a la Personería. Las pólizas de seguro de vida que se evidenciaron fueron:

No. de la póliza Fecha de

expedición

vigencia del seguro Valor de la

póliza Desde Hasta

23-16-3000001

26/01/2012 01/01/2012 18/04/2012 -

30/04/2012 18/04/2012 18/06/2012 2.942.217

21/06/2012 18/06/2012 18/07/2012 1.091.531

19/07/2012 18/07/2012 18/09/2012 2.942.217

17/09/2012 18/09/2012 18/10/2012 1.471.109

18/10/2012 18/10/2012 18/11/2012 1.471.048

23-16-3000015 16/11/2012 18/11/2012 03/12/2012 735.524

23-16-3000016 03/12/2012 03/12/2012 03/07/2013 5.139.817

Cruzando los egresos cancelados por el Concejo Municipal de Tunja Vs. el valor de las pólizas este presenta diferencia que es cancelada por la Alcaldía Mayor de Tunja y la Personería Municipal.

No. de egreso

vigencia del seguro Valor cancelado por el Concejo Diferencia Desde Hasta

275 18/04/2012 18/06/2012 2.183.055 (759.162)

338 18/06/2012 18/07/2012 1.091.531 -

342 15/07/2012 18/09/2012 2.183.062 (759.155)

457 18/09/2012 18/10/2012 1.091.531 (379.578)

494 18/10/2012 18/11/2012 1.091.531 (379.517)

550 18/11/2012 03/12/2012 547.766 (187.758)

614 03/12/2012 03/07/2012 5.139.817 -

4.3.4.4.1. Contabilización No se evidencia en los libros auxiliares la cuenta 190501 Bienes y servicios pagados por anticipado – Seguros, ni tampoco la cuenta del gasto 510301 contribuciones efectivas – seguros de vida.




2012


Se evidencia la contabilización en la cuenta 511125 generales – Seguros generales 4.3.4.5. Gastos Personal

4.3.4.5.1. Relación de personal de planta

Teniendo en cuenta la información rendida electrónicamente y análisis a las planillas de parafiscales se puede verificar que el personal de planta está comprendido por un asesor, un profesional y un asistente en total 3 personas las cuales ocupan los cargos de tesorera, secretaria general y servicios generales.

4.3.4.5.2. Apoyo a la Gestión Según el formato de contratación rendido por el Concejo Municipal de Tunja se puede extractar que los primeros 11 contratos son de personal fijo durante la vigencia 2012, los últimos 4 contratos son de apoyo a la gestión pero por lapsos cortos de tiempo.

Prestación de servicios como: Valor del contrato Nombre del Contratista

Auxiliar de mantenimiento 16.8000.000 Hurtado Monroy John Fernando

Contadora 5.130.000 Buitrago peralta Mónica Yasmith

Auxiliar de Tesorería

14.000.000 Rodríguez Castellanos Juan Camilo

4.200.000 Pérez Garavito Nelson Raúl

Asesor Jurídico 14.250.000 Red Humana Consultores

Auxiliar administrativa 9.600.000 Puentes Mojica Rocio del Carmen

Recepcionista y Auxiliar de Archivo 16.800.000 Suarez Wilchez Diana Marcela

Recepcionista 10.500.000 Cifuentes Ospina Karen Tatiana

Actualización del Manual de contratación 6.500.000 Bareño Amezquita Lelian Stael

Comunicador Social

9.600.000 Cesar Agusto Mateus Paredes

9.600.000 Bustamante Cuca Hector Ely

Asistente de presidencia 5.100.000 Combariza Camargo Eliana Andrea

Asesor Jurídico 14.400.000 Gómez Ávila Julián Ricardo

Capacitación estatuto anticorrupción 9.000.000 Fonseca González Fredy Orlando

Elaboración del diagnóstico para la actualización del reglamento interno del Concejo 8.500.000 Boris Vargas Cruz

Realización del diagnóstico para la implementación de la NTCGP-1000-2009 y el Modelo Estándar de Control Interno 15.000.000 Fonseca González Fredy Orlando

Soporte Técnico del Software Contable 1.500.000 Villamil Tocarruncho Erika Alexandra

Según el artículo 78 de la Ley 617 de 2000 menciona que los Concejos podrán contar con unidades de apoyo normativo; de acuerdo al análisis realizado por la auditora el cual tuvo como base la información del formato arriba mencionado, se celebraron 54 Contratos de Prestación de Servicios como unidad de apoyo normativo divididos entre los 17 concejales así:




2012


Nombre del Concejal Nombre del contratista No. del

contrato Valor del Contrato Total por Concejal

Anderson Mendivelso Molina Espinosa Viviana Alejandra

17 3.405.000

41 6.810.000

75 5.105.000 15.320.000

Cesar Antonio Peréz Alba Manrique Diego Fernando

10 3.405.000

35 6.810.000

77 5.105.000 15.320.000

Hector Manuel Borda

Cajigas Daza Carlos Alberto

1 3.405.000

27 5.675.000

Pacheco Robles Zully Johana 63 6.240.000 15.320.000

Jairo Enrique Cabana

Alarcón Camacho Ana Yaneth 18 3.405.000

Aguirre Vargas Siervo de Jesus

42 6.810.000

67 5.105.000 15.320.000

Lifan Mauricio Camacho Molano Rativa Plazas Víctor Julio

2 3.405.000

28 2.421.300

64 5.975.167 11.801.467

Luis Alejandro Fúneme

Cubillos Malaver Martha Inés 6 4.540.000

Valero Ortiz Jimmy Francisco

48 5.675.000

71 5.105.000 15.320.000

Luis Eduardo Vargas Galindo de Soler Nelly Luz

14 3.405.000

39 6.810.000

80 5.105.000 15.320.000

Mauricio Reyes Camargo Porras Contreras Derlyu Catalina

11 3.405.000

36 6.810.000

78 5.105.000 15.320.000

Olga Isidora Castro Munevar Amezquira Lucy Alexandra

3 3.405.000

29 6.810.000

68 5.105.000 15.320.000

Pablo Augusto Gutierrez Molina Guzman Maria Camila

8 3.405.000

33 3.405.000

54 3.405.000

74 5.105.000 15.320.000

Pedro Pablo Salas

Bareño Amezquita Lelian Stael

38 2.421.300

65 5.975.167

Villamil Bertha Eugenia 13 3.405.000 11.801.467

Sandra Milena Estupiñan Pineda Avila Sonia Liliana

5 3.405.000

31 6.810.000

70 5.105.000 15.320.000

Sandra Patricia Contreras

Cobariza Camargo Eliana Andrea

4 3.405.000

30 3.405.000

57 3.405.000

Leguizamon Arias Wilder Yesid 69 5.105.000 11.915.000




2012


Silvino Gil La Rotta Cordero Gomez Carlos Andres

16 3.405.000

40 3.405.000

55 3.405.000

72 5.105.000 15.320.000

Vicente Anibal Ojeda Ojeda Moreno Leidy Johana

9 3.405.000

34 6.810.000

76 5.105.000 15.320.000

Wilders Hernan Gonzalez Ladino Pacheco Jose Alberto

7 3.405.000

32 6.810.000

73 5.105.000 15.320.000

Wilson Ruiz Lara Ojuela Chaparro Edgar Eduardo

12 3.405.000

37 6.810.000

79 5.105.000 15.320.000

TOTAL EN CONTRATOS COMO UNIDAD DE APOYO DE LOS CONCEJALES 253.402.934

Según los estudios previos de los contratos en el numeral 4) Análisis que soporta el valor estimado del contrato el valor del contrato está soportado de conformidad con la Resolución 2525 de 2006, la cual hace referencia al Manual de funciones aplicable al Municipio de Tunja y teniendo en cuenta la escala salarial 407-9 referente a los “auxiliares administrativos” cargo del cual se desprenden determinadas funciones semejantes a las de las unidades de apoyo normativo, la remuneración corresponde a 2 SMMLV. Teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado según el análisis de la auditora se tendría que pagar a cada unidad de apoyo al año $13.620.000 pero revisando los pagos se evidencia que se pagaron $15.320.000 a todas las unidades de apoyo con excepción de las unidades de apoyo de los concejales Lifan Mauricio Camacho Molano y Pedro Pablo Salas Hernández porque estuvieron suspendidos por tres meses. La diferencia presentada esta argumentada en los contratos de la siguiente manera “Que los 17 concejales del Municipio de Tunja, solicitaron de manera escrita el incremento en la remuneración del mes de diciembre de las unidades de apoyo normativo, teniendo en cuenta que se prorroga el periodo de sesiones lo que conlleva a la realización de futuras citaciones y se tendrá que elaborar un informe anual de gestión, así como la realización de diversas actividades relacionadas con la finalización de la vigencia 2012”. Cursiva fuera del texto. 4.4. Sesiones Plenarias Programadas Y Realizadas El Concejo Municipal de Tunja, durante la vigencia 2012 sesionó 209 veces según informe de gestión de la presidente del concejo adjunto a la cuenta rendida, discriminadas por mes así:

Mes Ordinarias Extraordinarias

Enero 22 Febrero 28 Marzo

18

Abril

2




2012


Mayo

13

Junio 24 Julio 25 Agosto

9

Septiembre

8

Octubre 30 Noviembre 27 Diciembre

3

TOTALES 156 53

4.5. Acuerdos Expedidos

En el Concejo de Municipal de Tunja, durante la vigencia 2012, se presentaron 70 proyectos de acuerdo; de los cuales fueron aprobados luego de estudio y discusión de las comisiones y en plenaria de la Corporación 36 que una vez sancionados por el Alcalde Mayor de Tunja se convirtieron en acuerdos municipales. Del restante de los 70 proyectos de acuerdo 25 fueron archivados; 8 retirados por la administración Municipal y 1 objetado.

Se evidencia que en base a la totalidad de proyectos de acuerdo el 51% fueron sancionados pero también un gran número que representa el 36% fueron archivados. 4.6. Contratación Administrativa

Teniendo en cuenta la información reportada por el Concejo Municipal de Tunja, dentro de la cuenta electrónica anual consolidada en la vigencia fiscal 2012, se celebraron 87 contratos que suman $ 444.134.682 y se dividen en las siguientes modalidades:

51%

36%

1%

11%

SANCIONADOS

ARCHIVADOS

OBJETADO

RETIRADOS POR LA ADMON MUNICIPAL

PROYECTOS DE ACUERDOS




2012


Como se puede evidenciar el Concejo Municipal de Tunja contrató bajo la modalidad de contratación directa $409.966.865 equivalente a 92%, bajo la modalidad de mínima cuantía $21.267.817 que representa el 5% y selección abreviada $12.900.000 que equivale al 3%. La auditoría seleccionó 34 contratos que suman $219.113.167 equivalentes al 49,33% del total de contratos. La muestra se tomó con base en seleccionar todos los contratos con objeto diferente a unidades de apoyo, y de los contratos de unidades de apoyo solo se tomaron 4 contratos como muestra de los 54 que se suscribieron en el año. El por menor de la revisión de la muestra es como sigue:

Contrato: No. 059 Fecha de celebración: 03/07/12

Contratista: Juan Ricardo Gómez Ávila

Fecha de inicio: 03/07/12

Identificación: 7.165.908 de Tunja Plazo: 177 días

Valor: 14.400.000 Fecha de terminación: 28/12/12

No CDP: 000045 Fecha: 03/07/12

No. RP: 131 Fecha: 03/07/12

Objeto: Prestar los servicios profesionales como abogado, para brindar asesoría jurídica al Honorable Concejo Municipal de la Ciudad de Tunja durante los periodos de sesiones ordinarias y extraordinarias y en los eventos que especialmente requiera la Corporación y la presidencia de la misma

OBSERVACION No. 9

OBSERVACION:

-

50.000.000

100.000.000

150.000.000

200.000.000

250.000.000

300.000.000

350.000.000

400.000.000

450.000.000

CONCURSO DEMÉRITOS

CONTRATACIÓNDIRECTA

MÍNIMA CUANTÍA SELECCIÓNABREVIADA

CONTRATACIÓN




2012


La disponibilidad presupuestal del contrato No. 059 se encuentra con fecha posterior al de los estudios previos aun cuando en los estudios se observa en el numeral 2.2.3 rubro que nombran la disponibilidad presupuestal. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Se informa por la Secretaria General del Concejo que, “En la elaboración de los estudios previos, existió un error involuntario de digitación en la fecha correspondiente a la disponibilidad presupuestal allí consignada, que en nada entorpece ni vulnera la celebración del mismo, ya que efectivamente se expidió el certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente y mediante el cual se respaldaba financieramente el contrato”. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación debido a que la inconsistencia solo se evidenció en un solo contrato de la muestra seleccionada.


Contratista: Bertha Eugenia Villamil L Fecha de inicio: 03/01/12

Identificación: 24.134.173 de Sutamarchan Plazo: 3 meses


No CDP: 000002 Fecha: 03/01/12 No. RP: 000001 Fecha: 03/01/12

Objeto: Prestar los servicios de apoyo a la gestión del Concejal Pedro Pablo Salas Hernández.

OBSERVACION No. 10

OBSERVACION: En el contrato No. 013 aun cuando se evidencian los formularios de afiliación a salud y pensión no son legibles las fechas de radicación de las afiliaciones. Además, no se observa sello o timbre de donde se evidencie el radicado de las entidades a las cuales se afilia. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD:




2012


De conformidad a lo señalado en el manual de Contratación del Concejo municipal, es al Contratista a quien corresponde anexar los formularios de afiliación, los que efectivamente fueron anexados, dándose cumplimiento al requisito de ley. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Aun cuando la respuesta no es sustentada con documentos se levanta la observación ya que esta observación se deja general en el hallazgo No. 16. Además, es de aclarar que se estipula el inciso segundo del artículo 23 de la ley 1150 de 2007 “… el proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del Sena, ICBF Y Cajas de compensación familiar, cuando corresponda” negrilla y subrayado fuera del texto. La ley señala proponente entendido este como un posible contratista, es decir que aún no tiene la calidad de contratista si bien en su respuesta según el manual de contratación del Concejo es al contratista a quien debe corresponder anexar los formularios pero es obligación del Concejo verificar que se está al día en los pagos antes de contratarlo siendo aún proponente tal y como lo indica la norma.


Contratista: José Hugo Alberto Ladino P. Fecha de inicio: 03/01/12

Identificación: 7.225.429 de Paipa Plazo: 3 meses



Objeto: Prestar los servicios de apoyo a la gestión del Concejal Wilders Hernán González Botía.

Según el Decreto 111 de 1996 dice que: “Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.

Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos” Cursiva y negrilla fuera del texto.

HALLAZGO No. 13




2012


OBSERVACION:

El CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal) y el RP (Registro presupuestal) de los contratos No. 007 y No. 013 tiene el mismo número por lo cual se trasgrede el artículo 71 del Decreto 111 de 1996.

De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo.

RESPUESTA ENTIDAD: Según la información suministrada por la Tesorera General del Concejo de Tunja, se indica que: “El Concejo Municipal de Tunja desde años atrás, viene expidiendo los certificados de disponibilidad presupuestal y los registros presupuestales por cada rubro existente en el presupuesto de la Corporación, es decir, que para contratar las unidades de apoyo normativo (rubro por el cual se celebraron los contratos No. 007 y No. 013), se expidió una única disponibilidad presupuestal para el total de los contratos, porque hacia parte de un mismo rubro”. Por otro lado se debe tener en cuenta que el Concejo Municipal de Tunja contrató con sus recursos disponibles en caja y registrados en el presupuesto, que no sobrepasó los rubros establecidos para tal fin e igualmente en consideración a que el contrato a celebrar por el Concejo tenía el mismo objeto contractual (Unidades de apoyo normativo). Por la Presidencia de la Corporación, se revisará el tema y se procederá a incluirla en el plan de mejoramiento con el fin de no trasgredir la normatividad que existe al respecto en cuanto a los certificados de disponibilidad presupuestal. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA:

Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación debido a que el artículo 71 del Decreto 111 de 1996 indica claramente que: artículo 71. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Negrilla fuera del texto.

Como lo indica la norma cada acto administrativo, entendiendo por acto administrativo cada contrato de unidad de apoyo es un acto diferente y se debe expedir certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) por cada uno de ellos aun cuando se trate del mismo rubro presupuestal. Además, al expedir un CDP por cada contrato de unidad de apoyo se lleva mayor control de los recursos presupuestados.

Por otra parte la norma antes indicada también menciona que: “Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos”. Negrilla fuera del texto. Al expedir un solo registro presupuestal por varios contratos como lo viene haciendo el




2012


Concejo Municipal de Tunja, aun cuando se afecte el mismo rubro presupuestal, se está trasgrediendo la norma. Teniendo en cuenta lo anterior la observación se mantiene pero se deja general no particular, debido a que esta inconsistencia se presenta en diferentes contratos y en otros casos solo es el registro presupuestal o el certificado de disponibilidad presupuestal el que es el mismo en varios contratos, por tales motivos el hallazgo se consolida quedando así:

El CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal) y el RP (Registro presupuestal) se repite en los contratos que afectan el mismo rubro presupuestal, por lo cual se está trasgrediendo el artículo 71 del Decreto 111 de 1996.


Contratista: Jose Hugo Alberto Ladino P Fecha de inicio: 03/04/12

Identificación: 7.225.429 de Paipa Plazo: 6 meses



Objeto: Prestar los servicios de apoyo a la gestión del Concejal Wilders Hernán González Botia.


Contratista: Erika Alexandra Villamil Tocarruncho Fecha de inicio: 05/12/12

Identificación: 40.037.744 de Tunja Plazo: 25 días calendario



Objeto: “Soporte técnico del software contable y financiero” con destino a la tesorería general del Concejo Municipal de Tunja.

Contrato: 89 Fecha de celebración: 05/12/2012

Contratista: Fredy Orlando Fonseca González Fecha de inicio: 05/12/2012

Identificación: 7.161.901 de Tunja Plazo: 23 días



Objeto: Prestación de servicios profesionales en la realización del diagnóstico para la implementación de la NTCGP-1000-2009 y el modelo estándar de control interno, teniendo como marco los requerimientos de la norma; así como socializar y presentar diagnostico produciendo un informe de recomendaciones; capacitar y sensibilizar a los funcionarios del Concejo Municipal de Tunja sobre las bondades del sistema de gestión de calidad y acompañar la conformación del equipo de facilitadores para la implementación futura de la norma.

OBSERVACION No. 11

OBSERVACION:

El CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal) de los contratos No. 87, 89 y 86 tiene el mismo número y sobre esto el artículo 71 del Decreto 111 de 1996 menciona literalmente: “Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán




2012


contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos…” Cursiva fuera del texto.

De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Como se manifestó anteriormente, por el Concejo municipal, en años anteriores, según lo informado por la Tesorera General, viene expidiendo los certificados de disponibilidad presupuestal por cada rubro, es decir, que para contratar las servicios profesionales (rubro por el cual se celebraron los contratos No. 087, 089 y 086), se usaba una única disponibilidad porque hacia parte de un mismo rubro y un mismo objeto contractual. Por otro lado se debe tener en cuenta que el Concejo Municipal contrató con sus recursos disponibles en caja y que no sobrepasó o excedió los rubros establecidos para tal fin. Por la Presidencia del Concejo, debido a esta observación, se tendrá en cuenta para el plan de mejoramiento con el fin de no trasgredir la normatividad que existe al respecto en cuanto a los certificados de disponibilidad presupuestal. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: No es como cada entidad lo desee realizar, es como lo establece la norma, esta observación se levanta debido a que se deja la inconsistencia en el hallazgo No. 13 general no especifico.

HALLAZGO No. 14

OBSERVACION: El registro presupuestal del contrato No. 087 es de fecha 24/12/12, cuando el contrato se inició el 5/12/12 por lo cual se está vulnerando el art. 41 de la ley 80 de 1993 “… para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales” cursiva fuera del texto. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Según lo informado por la Secretaria General del Concejo y Tesorera General, “Tal como se puede observar en la carpeta del aludido contrato, previamente la entidad expidió el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal de manera previa a la firma del contrato. Igualmente expidió el Registro Presupuestal, garantizando con esto el flujo de recursos para el cumplimiento de la obligación a cargo de la entidad no siendo desviados estos recursos a otro fin. Si bien es cierto el Registro presupuestal fue expedido con posterioridad a la suscripción del acta de inicio también lo es, que este hecho no incidió en la ejecución del objeto del contrato por cuanto este se cumplió a satisfacción de las partes




2012


sin que existiera detrimento alguno para la Entidad”. Se revisará el tema en cuestión por la Presidencia de la Corporación conjuntamente con los funcionarios responsables del proceso, para estar vigilantes en esta vigencia, de la supervisión en la expedición de los registros presupuestales para cada contrato que celebre la Corporación Edilicia. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Hay que aclarar que la observación no indicaba que tendría incidencia fiscal, y aun cuando como lo señala en su respuesta la observación es cierta, este hecho no incidió en la ejecución del objeto del contrato por cuanto este se cumplió a satisfacción de las partes sin que existiera detrimento alguno para la entidad, si bien no incidió en el objeto si trasgrede la norma. Si bien el objeto contractual se llevó a cabo, se vulnero el art. 41 de la ley 80 de 1993 en el cual literalmente indica “… para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales” Cursiva y negrita fuera del texto. Por los motivos anteriormente expuestos no se levanta la observación pero se deja general quedando así: Se están iniciando a ejecutar contratos sin que se expida antes certificado de disponibilidad presupuestal vulnerando el art. 41 de la ley 80 de 1993 que literalmente indica: “… para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales” cursiva fuera del texto.


Contratista: John Fernando Hurtado Monroy Fecha de inicio: 03/04/12

Identificación: 7.177.240 de Tunja Plazo: 9 meses



Objeto: Prestar los servicios como auxiliar de mantenimiento del Concejo Municipal de Tunja.

OBSERVACION No. 12

OBSERVACION: En el contrato No. 045 no se evidencian las certificaciones de antecedentes disciplinarios y antecedentes fiscales y aun cuando es el mismo contratista y objeto del contrato No. 022 son dos contratos totalmente diferentes al igual que en tiempos distintos. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD:




2012


Se informa de igual manera por la Secretaria General que, “La Entidad conforme a lo señalado en el estatuto Anti trámites, consultó la base de datos de la Contraloría, la Procuraduría y el DAS para verificar que el contratista no estuviera incurso en ningún tipo de inhabilidad o de incompatibilidad para la firma del respectivo contrato, dejando constancia de esa consulta a folio 9 para el contrato No. 022 y a folio 44 para el contrato No. 045, folios que hacen parte del expediente contractual del señor JHON FERNANDO HURTADO MONROY”. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Cuando se revisó el contrato se evidenció a folio 9 que la consulta se había realizado para el contrato No. 22 y lo estaba certificando la interventora, por tal motivo no se glosó la observación. Caso contrario sucedió con el contrato No. 45 en el cual no se evidenció certificación de dicha consulta por tal motivo se realizó la observación, en la réplica se evidencia certificación de antecedentes fiscales, disciplinarios y judiciales con fecha 3 de abril y a nombre del señor Jhon Fernando Hurtado con folio 31, por tal motivo se levanta la observación.


Contratista: Karen Tatiana Cifuentes Ospina Fecha de inicio: 15/05/12

Identificación: 1.032.435.867 de Bogotá Plazo: 225 días



Objeto: Prestar los servicios como auxiliar de recepción del Concejo de Tunja.


Contratista: Rocio Puentes Mojica Fecha de inicio: 03/04/2012




Objeto: Prestar los servicios de auxiliar administrativa del Concejo de Tunja


Contratista: Diana Marcela Suarez Wilches Fecha de inicio: 03/04/2012

Identificación: 33.377.513 de Tunja Plazo: 2 Meses


No CDP: 000034 Fecha: 03/04/2012 No. RP:000073 Fecha: 03/04/2012

Objeto: Prestar los servicios como auxiliar de recepción y archivo del Concejo de Tunja


Contratista: Diana Marcela Suarez Wilches Fecha de inicio: 03/04/2012








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OBSERVACION No. 13

OBSERVACION:

El CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal) de los contratos No. 52, 43, 44 y 50 tiene el mismo número y sobre esto el artículo 71 del Decreto 111 de 1996 menciona literalmente “Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos…” Cursiva fuera del texto

De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Como se manifestó anteriormente, el Concejo Municipal de Tunja desde años atrás, viene expidiendo los certificados de disponibilidad presupuestal por cada rubro, es decir, que para contratar las servicios de apoyo a la gestión (por el rubro de remuneración de servicio técnicos mediante el cual se celebraron los contratos No. 52, 43, 44 y 50), se usaba una única disponibilidad porque hacia parte de un mismo rubro. Por otro lado se debe tener en cuenta que el Concejo Municipal contrató con sus recursos disponibles en caja y que no sobrepasó o excedió los rubros establecidos para tal fin. Se manifiesta que se procederá por la presidencia de la Corporación, a incluir este tema en el plan de mejoramiento con el fin de no trasgredir la normatividad que existe al respecto en cuanto a los certificados de disponibilidad presupuestal. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: No porque siempre se haya venido realizando así quiere decir que estaba correcto, pero la norma es clara en decir que todos los actos administrativos, es decir cada contrato, que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con Certificados de Disponibilidad pues con este se garantiza la existencia suficiente para atender los gastos. Esta observación se levanta debido a que la observación se recopila en el hallazgo No. 13, pues son hechos repetitivos observados en diferentes contratos.


Contratista: Diago Distribuciones/ Carlos H. Díaz Fecha de inicio: 24/12/12

Identificación: 6.766.534 Plazo: 4 días calendario



Fecha de la póliza: 26/12/12 Fecha de aprobación de póliza: 26/12/12

Objeto: Diseño, diagramación, impresión y suministro de 1.000 ejemplares de gaceta para el Concejo Municipal de Tunja




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HALLAZGO No. 15

OBSERVACION: El contrato No. 090 inicio su ejecución el 24/12/12 y la póliza de cumplimiento tiene fecha de expedición y aprobación del 26/12/12, es decir que se inició el contrato sin estar perfeccionado en consideración al art. 23 de la ley 1150 de 2007 “… para la ejecución se requerirá de la aprobación de las garantías…” negrilla y subrayado fuera del texto. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Se informa que por la Secretaria General del Concejo que “Si bien es cierto, se recibieron inicialmente los documentos radicados por el Contratista, al hacer un chequeo de la póliza, la Entidad observó que no cumplía con los criterios de amparo establecidos en los estudios previos y en la invitación, razón por la cual se requirió al contratista con el ánimo de que aclarará la situación, y allegó la póliza con fecha posterior pero CON UN AMPARO QUE CUBRÍA DESDE LA FECHA EN LA QUE SE FIRMÓ LA RESPECTIVA ACTA DE INICIO. Además como se evidencia, se cumplió en su totalidad el objeto contractual”. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Estos chequeos deben hacerse antes de que se ejecute el contrato para dar cumplimiento a lo que indica la norma lo cual corresponde a la parte pre contractual. Si bien se cumplió con el objeto contractual (parte contractual y pos contractual), no quiere decir que la parte pre contractual quedó correcta. Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto no se levanta la observación pero se deja de una manera general no particular quedando así: Los contratos inician su ejecución sin que con antelación al mismo se aprueben las garantías tal y como lo estipula el artículo 41 de la ley 80 de 1993 que literalmente indica: “… para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales” cursiva y negrilla fuera del texto.


Contratista: Rocio Puentes Mojica Fecha de inicio: 3/01/2012




Objeto: Prestar los servicios de auxiliar administrativa del Concejo de Tunja


Contratista: Diana Marcela Suárez Wilches Fecha de inicio: 03/01/2012





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Contratista: Nelson Raúl Pérez Garavito Fecha de inicio: 03/01/12


Valor: 4.200.000 Fecha de liquidación: 01/03/12


Objeto: Prestar los servicios de apoyo a la gestión como auxiliar de tesorería del Concejo Municipal de Tunja.


Contratista: Jhon Fernando Hurtado Monroy Fecha de inicio: 03/01/12




Objeto: Prestar los servicios al Concejo Municipal de Tunja como auxiliar de mantenimiento.

OBSERVACION No. 14

OBSERVACION:

El CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal) y el RP (Registro presupuestal) de los contratos No. 021 y No. 022 tienen el mismo número por lo cual se vulnera lo reglado en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996.

De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Esta observación es la misma del hallazgo No. 26 y la justificación ya fue dada. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Esta observación se levanta debido a que la observación se recopila en el hallazgo No. 13, pues son hechos repetitivos observados en diferentes contratos.


Contratista: Red Humana Consultores/ Jose A Esquivel Fecha de inicio: 16/03/12

Identificación: 900.490.443-5 Plazo: 9 meses y medio

Valor: 14.250.000 Fecha de liquidación: 31/05/12

No CDP: 000012 Fecha: 30/01/12 No. RP: 000061 Fecha:16/03/12

Objeto: Apoyo técnico, administrativo y asesoría legal del Concejo Municipal de Tunja




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OBSERVACION No. 15

OBSERVACION: No se evidencia el certificado de antecedentes disciplinarios en la carpeta del contrato No. 026 de 2013. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: De acuerdo con el informe preliminar presentado por el Ente de Control, esta observación se realiza con base en el contrato suscrito con la empresa JAEV & GEV CONSULTORIA BURO Y CONVENCIONES, revisado el expediente contractual, se observa que el referido certificado de antecedentes disciplinarios, no se encuentra, no obstante se encuentra el de la Contraloría y el de antecedente judiciales en la carpeta correspondiente. Se manifiesta que se procederá por la presidencia de la Corporación, a incluir este tema en el plan de mejoramiento con el fin de no trasgredir la normatividad que existe al respecto. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación esta se deja general en el hallazgo No. 19.


Contratista: Hector Eli Bustamante Cuca Fecha de inicio: 03/01/2012

Identificación: 1.049.602.344 de Tunja Plazo: 3 meses



Objeto: Prestación de servicios profesionales como comunicador social al honorable Concejo Municipal de la ciudad de Tunja.


Contratista: Mónica Yasmith Buitrago Peralta Fecha de inicio: 03/01/2012

Identificación: 46.372.619 Plazo: 3 meses


No CDP: 000003 Fecha: 03/01/2012

No. RP: 000003 Fecha: 03/01/2012

Objeto: Prestar el servicio como Contadora pública titulado para efectos de consolidar la información financiera y contable, realizar las correspondientes declaraciones en materia de impuestos requeridos por la DIAN y los organismos de control.




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OBSERVACION No. 16

OBSERVACION:

El Registro Presupuestal del contrato No. 15 no se expide a nombre del beneficiario sino a tercero control y por un valor superior al valor del contrato, por lo cual el Concejo Municipal de Tunja está vulnerando el art. 71 del Decreto 111 de 1996, en el cual se indica que el registro presupuestal debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar, siendo este un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos. Igualmente sucede con el registro presupuestal del contrato No. 023 no está a nombre de la beneficiaria sino tiene como tal a tercero control. Además, el valor es de $12.000.000 y el contrato está por valor de $1.710.000.

De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Se informa por la Tesorera General del Concejo, “que se venía presentando un error en el sistema contable de la Corporación, que no registraba el nombre de la persona a favor de la cual se Expedia el registro Presupuestal, sino que por defecto lo registraba como Tercero Control, que para tal efecto se solicitó la revisión del programa y en el presente año ya se realizaron los ajustes correspondientes”. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Esta observación se levanta debido a que la observación se recopila en el hallazgo No. 13, pues son hechos repetitivos observados en diferentes contratos.

OBSERVACION No. 17

OBSERVACION:

El CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal) y el RP (Registro presupuestal) de contrato No. 015 son los mismos que soportan el contrato No. 023, por lo cual se estaría violando lo reglado en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996.

De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Esta observación es la misma del hallazgo No. 22 y la justificación ya fue dada. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA:




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Esta observación se levanta debido a que la observación se recopila en el hallazgo No. 13, pues son hechos repetitivos observados en diferentes contratos.


Contratista: Eliana Andrea Combariza Camargo Fecha de inicio: 03/07/2012

Identificación: 1.049.618.184 de Tunja Plazo: 3 meses

Valor: 2.550.000 Fecha de terminación:


Objeto: Prestar los servicios de apoyo a la gestión como asistente de presidencia del Concejo Municipal de Tunja.

OBSERVACION No. 18

OBSERVACION: Se evidencia que el registro presupuestal del contrato No. 056 está por valor de $5.950.000 y el contrato esta por valor de $2.550.000 esto es contrario a lo que indica el artículo 71 del Decreto 111 de 1996. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Por la Tesorera General del Concejo municipal se informa que, “Este registro presupuestal se expidió para el contrato No. 015 celebrado con HECTOR ELY BUSTAMANTE CUCA y para el contrato No. 023 JUAN CAMILO RODRIGUEZ CASTELLANOS, y como ya se indicó anteriormente, el Concejo Municipal de Tunja, años atrás venia expidiendo registros presupuestales por cada rubro, es decir, que para contratar las servicios profesionales (por el rubro de remuneración de honorarios profesionales mediante el cual se celebraron los contratos No. 15 y 23), se usaba un solo registro porque hacia parte de un mismo rubro. Por otro lado es de resaltar que el Concejo Municipal contrató con sus recursos disponibles en caja y que no sobrepasó o excedió los rubros establecidos para tal fin Se manifiesta que ser procederá por la presidencia de la Corporación, a incluir este tema en el plan de mejoramiento con el fin de no trasgredir la normatividad que existe al respecto en cuanto a los certificados de disponibilidad presupuestal. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Esta observación se levanta debido a que la observación se recopila en el hallazgo No. 13, pues son hechos repetitivos observados en diferentes contratos.


Contratista: Elkin Bayardo Nieto Moreno Fecha de inicio: 26/07/2012

Identificación: 7.184.377 Plazo: 10 días calendario

Valor: 12.900.000 Fecha de terminación:




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No CDP: No se evidencia Fecha: No. RP: No se evidencia Fecha:

Objeto: Contratar el suministro de bienes y elementos de papelería, aseo y cafetería para el año 2012 del Concejo Municipal de Tunja.

OBSERVACION No. 19

OBSERVACION: Del contrato No. 061 no se evidencia CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal) y RP (Registro presupuestal). Al igual no existe acta de terminación ni recibo a satisfacción. De no allegarse la documentación soporte que desvirtúe estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: De acuerdo con el informe preliminar presentado por el Ente de Control, esta observación se realiza con base en el contrato suscrito con el señor ELKIN BAYARDO NIETO MORENO, por lo que revisado el expediente del contrato respectivo, se encontró que, aparecen archivados los certificados de disponibilidad y el registro presupuestal, al igual que el acta de terminación y recibo a satisfacción que reposaba como anexo al comprobante de egreso en la carpeta que reposa en la oficina de Tesorería; (documentos que se anexan como soporte). Por lo anterior se solicita respetuosamente se levante esta observación, pues con los documentos que se allegan queda subsanada. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Esta observación se levanta pues se evidencia en documentos adjuntos a la réplica el registro presupuestal, certificado de disponibilidad presupuestal y acta de liquidación y recibo a satisfacción. Se deja claro que cuando se revisó la carpeta de este contrato estos documentos no reposaban de esta.

En sesión del Concejo Municipal de Tunja realizada con ocasión de la rendición de la cuenta de la vigencia 2012 por parte del Contralor Municipal de Tunja, el concejal Luis Eduardo Vargas Espinosa solicitó a la Contraloría estudiar y pronunciarse sobre el contrato de prestación de servicios profesionales No. 52 del 5 de diciembre de 2012 por valor de $9.000.000.


Contratista: Fredy Orlando Fonseca González Fecha de inicio: 05/12/2012

Identificación: 7.161.901 Plazo: 4 días



Objeto: Prestación de servicios profesionales en la realización de capacitación en la ley del estatuto anticorrupción, socializar, capacitar y sensibilizar a los funcionarios del Concejo Municipal de Tunja para garantizar la transición de una entidad moderna con un mejoramiento integral de las competencia de sus funcionarios.




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En el informe presentado por el contratista se evidencia que durante los días 6, 7, 9 y 10 de diciembre de 2012 se desarrolló la capacitación del estatuto anticorrupción el cual era el objeto del contrato, sobre esto se evidencia 4 planillas firmadas por el personal que asistió a la capacitación al igual se observa material fotográfico en la que muestra a los funcionarios de la administración en la capacitación. Revisando el estudio previo no se evidencia un estudio de mercado que indique la forma como se estableció el valor del contrato más aun considerando el reducido auditorio, si bien se considera un costo elevado para el tiempo de capacitación no es posible establecer un daño patrimonial cierto, pues no existe un criterio de referencia que permita determinar con exactitud el valor de los servicios por parte de un profesional con las calidades del contratista. Respecto a la denuncia El pasado 6 de mayo de 2013 bajo numeral de radicación 0442 se recibió copia de la denuncia realizada por el señor presidente del Concejo Municipal de Tunja Luis Eduardo Vargas Espinosa ante la Procuraduría General de la Nación y Fiscalía General de la Nación. Denuncia que según memorando de encargo esta auditoria se debe pronunciar en lo referente a la parte fiscal para lo cual se realiza el siguiente análisis: El Decreto 785 de 2005, en su artículo 11, al hacer referencia a la EXPERIENCIA, establece: “Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. Ahora bien, para el caso concreto, el mismo decreto aclaró que la Experiencia Profesional es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pénsum académico de la respectiva formación profesional, tecnológica o técnica profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo. Subrayado fuera del texto. De esta manera, queda más que claro que el contratista contaba con la experiencia profesional requerida para ejecutar el objeto contractual, lo cual se evidenció en que éste fue recibido a satisfacción por el supervisor del Contrato por tal motivo no existe detrimento patrimonial puesto que el objeto contratado se realizó. Aunado a lo anterior, téngase en cuenta el artículo 229 del Decreto 019 de 2012, que reitera la misma disposición del decreto anterior:

“EXPERIENCIA PROFESIONAL. Para el ejercicio de las diferentes profesiones acreditadas por el Ministerio de Educación Nacional, la experiencia profesional se computará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior. Se exceptúan de esta condición las profesiones relacionadas con el sistema de seguridad social en salud en las cuales la experiencia profesional se computará a partir de la inscripción o registro profesional”




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Lo escrito evidencia que el contratista, al haber terminado materias, lo acreditaba como profesional, motivo por el cual no transgrediría el requisito de exigir un profesional como contratista. No obstante lo anterior, nótese que en el contrato en susodicho se exige idoneidad y no un profesional, aspecto claramente permitido en el artículo 3.4.2.5.1, del decreto 734 de 2012:

“Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.

Para la contratación de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el acto administrativo de que trata el artículo 3.4.1.1 del presente decreto.

El artículo es claro en que para que el nominador tenga la posibilidad de efectuar una contratación directa, no necesariamente debe ser con un contratista profesional propiamente dicho, sino que de igual forma se puede ejecutar tal modalidad de contratación para el apoyo a la gestión de la entidad contratante. En el presente caso, la necesidad del Concejo Municipal era contratar la elaboración del Manual de Contratación, la cual surge con el fin de atender la observación realizada en el cuerpo del informe final de la auditoria a la vigencia 2011, no obstante, en los estudios se reitera la necesidad y conveniencia y como tal no se solicitó que el contratista allegara un título profesional sino que demostrara la idoneidad necesaria para ejecutar el contrato, tal y como efectivamente sucedió. Así las cosas y de acuerdo a los argumentos antes expuestos es claro que el contratista, cumplió con las obligaciones contractuales, exigidas por la entidad contratante, las cuales eran la elaboración del manual de contratación para el Concejo Municipal de la Ciudad de Tunja, obligaciones que fueron cumplidas a cabalidad, de manera eficiente y oportuna, lo cual se puede evidenciar en el acta de liquidación y recibo a satisfacción por el supervisor del contrato, lo que quiere decir que no se presentó detrimento patrimonial ya que los honorarios pactados en el contrato de la referencia, fueron pagados como consecuencia del cumplimiento efectivo de las obligaciones requeridas por la entidad. Además, este manual fue adoptado mediante resolución No. 128 del 20 de septiembre de 2012.




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OBSERVACIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN

HALLAZGO No. 16

OBSERVACION: En los contrato Nos. 22, 45, 7, 32, 13, 87, 59, 52 (dos contratos), 21, 19, 43, 15, 47, 56, 83, 20, 44, 50, 53, 23, 46, 66, 89, 24 (dos contratos), 86 de 2012, no se puede evidenciar que a la fecha de suscripción del contrato se encontraba afiliado a seguridad social tal y como lo estipula el inciso segundo del artículo 23 de la ley 1150 de 2007. “… el proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del Sena, ICBF Y Cajas de compensación familiar, cuando corresponda” negrita y subrayado fuera del texto. De no allegarse la documentación soporte que desvirtúe estas observaciones quedará con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA ENTIDAD: Consultadas la Tesorera General y la Secretaria general de la Corporación se informa que, “En los comprobantes de egreso se encuentran los comprobantes de pago al sistema de seguridad social (salud y pensión) de los contratos referidos en los que se evidencia que el contratista se encontraba afiliado y al día en los aportes a seguridad social, para la firma del respectivo contrato. Se anexa copia de dichos documentos para los contratos número 032, (052 dos contratos), 043, 047, 056, 083, 044, 050, 046, 066, 089, (024 dos contratos) y 086,”. Sin embargo cabe aclarar, que para esta vigencia, en cada expediente contractual se maneja una lista de chequeo para evitar traspapelar algún documento y que todo repose en el expediente contractual respectivo. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones y se levanta parcialmente la observación pues no se adjuntaron documentos que desvirtué la observación de los contratos No. 22, 45, 7, 13, 87, 59, 52, 21, 15, 20, 53, 23, 89 y 24, por lo tanto la observación se mantiene para los contratos antes mencionados. Hay que tener en cuenta que no solo se deben solicitar los pagos a seguridad social y parafiscales cuando se le pague mensualmente pues la norma es clara que es “…el proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del Sena, ICBF Y Cajas de compensación familiar, cuando corresponda” negrilla y subrayado fuera del texto.




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Esta observación se deja general no particular quedando así: No se evidencia que en algunos contratos que a la fecha de suscripción de los mismos se encontraba afiliado a seguridad social tal y como lo estipula el inciso segundo del artículo 23 de la ley 1150 de 2007. “… el proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del Sena, ICBF Y Cajas de compensación familiar, cuando corresponda” negrita y subrayado fuera del texto.

HALLAZGO No. 17

OBSERVACION: Se evidencia que algunos contratos no fueron publicados en oportunidad en el SECOP; de seguir presentándose esta situación puede generar una falta disciplinaria. De no allegarse la documentación soporte que desvirtúe estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Se tendrá en cuenta la observación para el plan de mejoramiento, y como punto de control en el momento de revisar la contratación. Por otro lado nos permitimos informarle al ente de control que para esta vigencia se realizaron listas de chequeo para la revisión de los documentos de los contratos, dejando como un ítem a revisar, la publicación del contrato en el Portal Único de Contratación Estatal SECOP, con el fin de verificar que la persona encargada de subir la información, lo haga en oportunidad señalada. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación en razón a que el control a esta falencia se podrá realizar seguimiento en plan de mejoramiento.

HALLAZGO No. 18

OBSERVACION: Se evidencia en todos los contratos analizados en la muestra, la falta de informes sobre el cumplimiento del objeto contractual por parte del contratista al supervisor del contrato, al igual que la certificación de cumplimiento del mismo la cual es requisito para el pago en el caso de los de los contratos de unidades de apoyo. De no allegarse la documentación soporte que desvirtúe estas observaciones quedará con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD:




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Al observar las Ordenes de Pago una a una, podemos apreciar que la certificación que expide el concejal deja entrever que la unidad de apoyo que le presta sus servicios, cumplió con el objeto del contrato (que se convierte en el informe de cumplimiento del objeto contractual), y en la parte de abajo llevaba el visto bueno del supervisor, lo que anteriormente en esta Corporación se tomaba como la constancia en mención.

Cabe resaltar, que quien certifica el cumplimiento de las actividades de las unidades de apoyo, es el respectivo concejal, según el parágrafo del artículo 55 del Reglamento Interno del Concejo Municipal (Acuerdo No. 0037 de 2008) que al efecto señala: “Parágrafo. El cumplimiento de las funciones de los servidores de las UAN, deberá ser certificado por el concejal respectivo”. También es de importancia resaltar, que el Manual de Contratación de la Entidad, tiene como anexo, el certificado de cumplimiento de actividades de las unidades de apoyo, documento que se utilizó para la respectiva certificación. Sin embargo cabe aclarar, que a partir de esta vigencia se implementó como documento soporte de la orden de pago el informe de actividades de la unidad de apoyo avalado por el honorable concejal y el recibido a satisfacción expedido por el supervisor. Lo anterior como medida de mejoramiento continuo en nuestros procesos internos que ese ente de control podrá verificar en la auditoría de esta vigencia fiscal. Anexo copia del documento de cual se hace mención. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación en razón a que cuando se revisó los contratos de las unidades de apoyo no se evidenció la certificación de cumplimiento como lo estipula en los contratos. Además, no se observa informes sobre el cumplimiento del objeto contractual por parte del contratista al supervisor del contrato en ninguno de los contratos, razones estas por las cuales no se levanta la observación. Por lo tanto esta observación se le hará seguimiento en el plan de mejoramiento.

HALLAZGO No. 19

OBSERVACION: En los contratos Nos. 087, 026 y 53 se evidencia que los certificados de antecedentes fiscales y antecedentes disciplinarios tiene fecha posterior a la fecha de ejecución del contrato. Es decir que se podría estar contratando a una persona incursa en inhabilidad pues el hecho que una persona haya cometido un delito o una falta disciplinaria o tener una deuda patrimonial por un daño causado a un ente público inhabilita la posibilidad de contratar con un ente público o tomar posesión en cargo público. De no allegarse la documentación soporte que desvirtúe estas observaciones quedará con alcance administrativo.




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RESPUESTA ENTIDAD: Preguntadas la Secretaria general y Tesorera general de la entidad se informa que “La Entidad en acatamiento de lo señalado en el Estatuto Anti trámites, consulta la base de datos de la Contraloría y Procuraduría, para la firma del contrato con el fin de evitar que se contrate a una persona con algún tipo de antecedente, pero por error involuntario no se expidió el certificado que se acostumbraba a emitir por parte de un funcionario de la Entidad, y al archivar el contrato, la Entidad se percató que no existía la certificación, motivo por el cual se expidieron los certificados de antecedentes fiscales y antecedentes disciplinarios de la página web de las diferentes entidades, con fecha posterior a la fecha de perfeccionamiento del contrato, que como es bien sabido puede ser diferente a la fecha de inicio del mismo”. Se informa que en el presente año, se realizan igualmente las consultas a las entidades correspondientes vía web, y que no se celebraron contratos con personas incursas en inhabilidades. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación debido a que se evidencio esta inconsistencia en varios contratos y se debe adoptar una medida para que no se traspapele ningún documento ni se olvide incluirlo en la carpeta en la fecha correcta. Este hallazgo se deja de forma general quedando así: Se evidencio en varios contratos que los certificados de antecedentes fiscales y antecedentes disciplinarios tiene fecha posterior a la fecha de ejecución del contrato. Además, que en algunos contratos no se evidencia dichos certificados.

HALLAZGO No. 20

OBSERVACION: Se evidenció que existen contratos repetidos de número como lo son el contrato No. 52 que tiene como contratista a Tatiana Cifuentes Ospina y el otro señalado con el mismo número tiene como contratista a Lelian Stael Bareño. Igualmente sucede con el contrato No. 24 (Juan Camilo Castellanos – Previsora S.A Compañía de Seguros). De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Se informa por la Tesorera General que “por error humano involuntario, se repitieron dos consecutivos en los contratos, debido a que la Corporación no tenía definido quien llevaba




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el consecutivo de los mismos”. Sin embargo, cabe resaltar que este año la Entidad le delegó a la Secretaria General, llevar el consecutivo de los números de los contratos para evitar incidentes como los que ocurrieron el año pasado. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación pues se deja para plan de mejoramiento con el fin de verificar en la siguiente vigencia auditada las acciones que se tomaron para que esta inconsistencia no se vuelva a repetir. El hallazgo se deja de manera general quedando así: Se evidencio que existen contratos que tienen repetido el número generando confusión a la hora de la revisión.

4.7. Modificaciones y reducciones al presupuesto

De acuerdo a la cuenta rendida el presupuesto fue modificado en 42 ocasiones de las cuales 3 fueron por $108.188.323 correspondientes a adiciones. Así mismo por un valor de $157.323.689 se modificaron en 16 oportunidades los créditos y por el mismo valor fue modificado los contra créditos en 23 oportunidades. Las anteriores modificaciones están soportadas así:

No. de acto administrativo

Fecha del acto administrativo

Valor del acto administrativo

121 31/08/2012 35.140.028

127 18/09/2012 18.540.129

156 29/11/2012 54.508.166

Total modificaciones 108.188.323

En la revisión de estas resoluciones se evidencio que no se encontraban firmadas por la secretaria general al preguntar el motivo las secretaria las firmo sin embargo cuando se solicitaron para revisión no estaban firmadas.

HALLAZGO No. 21

OBSERVACION: Falta de firmas en las resoluciones de modificación del presupuesto, por ser reiterativa esta observación se deja para plan de mejoramiento, puesto que en la auditoria a la vigencia pasada se evidenció la misma inconsistencia. De no allegarse la documentación soporte que desvirtúe estas observaciones quedará




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con alcance administrativo. RESPUESTA ENTIDAD: Se anexan para lo pertinente, las Resoluciones de modificación al presupuesto, debidamente firmadas por los concejales integrantes de la Mesa Directiva de la Entidad y por la Secretaria General, dejando de esta manera superada este hallazgo. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Aun cuando se hayan enviado las resoluciones de modificación del presupuesto firmadas, esta observación ya se había glosado por tal motivo se deja el hallazgo para plan de mejoramiento para hacerle seguimiento. Hay que tener en cuenta que la reincidencia de las falencias genera sanción y esta ya es la segunda vez que se presenta.

4.8. Presupuesto de ingresos y gastos Con la resolución No. 189 del 31 de diciembre de 2012 del Concejo Municipal de Tunja, redujo el presupuesto de rentas y gastos de la Corporación en $58.375.835,19 debido que al cierre de la vigencia quedaron saldos de rubros sobrantes que no fueron ejecutados por diferentes motivos de carácter organizacional. 4.8.1. Ejecución presupuesto de ingresos

CONCEPTO APROPIACIÓN DEFINITIVA

REGISTRO/ COMPROMISOS

SALDO POR EJECUTAR

% DE EJECUCIÓN

% POR EJECUTAR

Honorarios 750.035.000 731.458.350 18.576.650 97.52 2.48

Funcionamiento 714.200.000 709.994.857 4.205.143 99.41 0.59

TOTAL 1.464.235.000 1.441.453.207 22.781.793 98.44 1.56

La Alcaldía Mayor de Tunja en la vigencia 2012 le giró al Concejo Municipal de Tunja un valor de $1.464.235.000 de los cuales comprometió un valor de $1.441.453.207 que equivale al 98.44% de ejecución, quedando un saldo por ejecutar de $22.781.793 correspondiente al 1.56%, valor este último que debe ser reintegrado al municipio. 4.8.2. Ejecución presupuestal de gastos

Presupuesto de Ingresos y Gastos

Definitivo Ejecutado Saldo % ejecutado % sin

ejecutar

Total presupuesto 1.464.291.495 1.441.453.207 22.838.288 98,44% 1,56%

Funcionamiento 714.256.495 709.994.857 4.261.638 99,40% 0,60%

Honorarios 750.035.000 731.458.350 18.576.650 97,52% 2,48%

El Concejo Municipal de Tunja para la vigencia fiscal 2012 presentó un presupuesto definitivo de gastos de $1.464.291.495 para un valor ejecutado de $1.441.453.207 equivalente al 98.44%, quedando un saldo por ejecutar de $22.838.288 el cual representa el 1.56%.




2012


El presupuesto de la vigencia 2012 se compone principalmente por dos rubros: 1) Gastos de funcionamiento que presentó un presupuesto definitivo de $714.256.495 para una ejecución de $709.994.857 para un porcentaje de ejecución del 99.40%, que incluye gastos personales, gastos generales e inherentes a la nómina; quedando un saldo por ejecutar de $4.261.638 equivalente al 0.60%. 2) Gastos honorarios concejales que presentó un presupuesto definitivo de $750.035.000 y una ejecución de $731.458.350 para un porcentaje de ejecución del 97.52% y saldo por ejecutar de $18.576.650 equivalente al 2.48%, en el que se incluye el pago de honorarios a los concejales. 4.9. Control interno Con base en el hallazgo No. 38 de la auditoría realizada el año pasado a la vigencia 2011 donde se cuestionaba que en el Concejo Municipal de Tunja aún no estaba implementado el MECI desacatando a la ley que prescribió como última fecha de implementación el 8 de diciembre de 2008, la administración de esta Corporación decidió empezar a invertir recursos del presupuesto para cumplir a la norma; por esto se contrató la Prestación de servicios profesionales en la realización del diagnóstico para la implementación de la NTCGP-1000-2009 y el Modelo Estándar de Control Interno, teniendo como marco los requerimientos de la norma; así como socializar y presentar el diagnóstico produciendo un informe de recomendaciones; capacitar y sensibilizar a los funcionarios del Concejo Municipal de Tunja sobre las bondades del sistema de gestión de calidad y acompañar la conformación del equipo de facilitadores para la implementación futura de la Norma.

Del anterior contrato según informe final de gestión y empalme adjunto a la cuenta se desarrollaron las siguientes actividades:




2012


La auditoría evidenció que existe concentración de funciones, la persona que prepara es la misma que revisa, aun cuando quien aprueba los pagos o firma los contratos es el presidente del Concejo no existe revisión por otra persona diferente al presidente y por tiempo, asistencia a sesiones y atender diferentes actividades propias del cargo la revisión no es al detalle sino de manera superficial. El Manual de Funciones y de Procesos y procedimientos del Concejo Municipal de Tunja está desactualizado, el que se observa que actualizaron fue el Manual de Contratación. Se evidencia en la parte de presupuesto un desorden en los certificados de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal, pues estos en muchas ocasiones se repiten en los contratos; los registros presupuestales deben salir a nombre del contratista y por el valor establecido en el contrato y estos están saliendo a beneficiario tercero control y por un valor superior al estipulado en el contrato, siendo esto contrario a lo que indica la norma. Por análisis a la información de contratación se observa falta de planeación puesto que los estudios previos, el contrato y el inicio del contrato se realiza todo dentro del mismo día. Dicho en otras palabras cuando nace la necesidad del objeto a contratar ese mismo día existe proponente, realizan la suscripción del contrato y el contratista empieza la ejecución del mismo. 4.9.1. Control interno contable En la cuenta rendida de la vigencia 2012 por el Concejo Municipal de Tunja se presenta como anexo un informe de control interno contable por la vigencia auditada el cual no se encuentra firmado por las personas que lo elaboran tesorera general y contadora externa.

OBJETIVOGENERALOBJETIVOS

ESPECÍFICOSACTIVIDADES ENTREGABLES METAS

FECHA

INICIO

FECHA

FINAL

Documento de sensibilización para

consultura futura de funcionarios

Un documento de

sensibilización

entregado

05/112/2012 08/12/2012

Soportes de ejecución de taller de

sensibilización: listas de asistencia,

material fotográfico y documento de

sensibilización

Un taller de

sensibilización

ejecutado

08/12/2012 10/12/2012

Documento de capacitación para

consultura futura de funcionarios

Un documento de

capacitación

entregado

10/12/2012 11/12/2012

Soportes de ejecución de taller de

capacitación: listas de asistencia,

material fotográfico y documento de

capacitación impreso y digital

Un taller de

capacitación

ejecutado

11/12/2012 14/12/2012

Informe de diagnóstico del nivel de

implementación de las normas en

los procesos que ejecuta la

institución a diario.

Diagnóstico

normativo

elaborado

14/12/2012 16/12/2012

Documento previo al NormogramaNormograma

entregado16/12/2012 18/12/2012

Documento de diagnóstico MECI-

NTCGP 1000:2009

Documento

elaborado18/12/2012 20/20/2012

Informe preliminar del resultado de

diagnósitco

Documento

elaborado20/20/2012 22/12/2012

Resultados del análisis de la

información

Documento

elaborado22/12/2012 24/12/2012

PREPARAR Y

PRESENTAR

INFORME INCLUYE

RECOMENDACIONES

Informe final con sugerencias y

recomendaciones para diseño de

un Plan de Implementación

Documento

entregado24/12/2012 26/12/2012

Realizar el diagnóstico para

la implementación de la

NTCGP-1000-2009 y el

Modelo Estándar de Control

Interno, teniendo como

marco los requerimientos

de la norma; así como

socializar y presentar el

diagnóstico produciendo un

informe de

recomendaciones;

capacitar y sensibilizar a

los funcionarios del

Consejo Municipal de Tunja

sobre las bondades del

sistema de gestión de

calidad y acompañar la

conformación del equipo de

facilitadores para la

implementación futura de la

Norma.

Diseñar,

implementar,

tabular, analizar y

presentar un

informe de

diagnóstico

respecto las

necesidades en la

implementación

del MECI y la

NTCGP

1000:2009

Sensibilizar,

capacitar y

exponer los

beneficios y

ventajas que trae

a la

Administración la

implementación

del MECI y le la

NTCGP

1000:2009

SENSIBILIZAR A LOS

FUNCIONARIOS Y

RESPONSABLES DEL

CONCEJO MUNICIPAL

CAPACITAR A LOS

FUNCIONARIOS Y

RESPONSABLES DEL

CONCEJO MUNICIPAL

REALIZAR UN

DIAGNÓSTICO

NORMATIVO A NIVEL

DOCUMENTAL

ELABORAR UN

DIAGNÓSTICO EN

FUENTES PRIMARIAS




2012


Este informe se basa en establecer el estado de cumplimiento de las actividades establecidas en la resolución No. 357 del 23 de julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación; de algunas estas actividades la Contraloría Municipal de Tunja se pronuncia de alguna de ellas en las que en el trascurso de la auditoria se detectaron debilidades que en el informe se mencionan que se subsanaron. Aun cuando la entidad exprese en este informe que existen política y planes establecidos para la información presupuestal, contable y financiera dando cumplimiento a las normas del Gobierno Nacional en la auditoria se evidencia que no existen controles internos que mitiguen los posibles errores que se puedan presentar tales como: análisis del valor que se deben descontar anualmente a los concejales por concepto de pensiones, se utiliza en varias ocasiones un mismo registro presupuestal y certificado de disponibilidad para respaldar varios contratos, análisis de datos que refleja el software, entre otras. Por otra parte también en el informe se menciona que se realiza cruce de información entre tesorería y contabilidad pero en la auditoria no se evidencia puesto que nada más en las conciliaciones se relejan diferencias. También, aun cuando se mencione en el informe que la contadora recoge la información semanal del concejo y realiza el correspondiente registró en el programa la auditoria evidencio que no se registra mensualmente toda la información esto lo vemos con la póliza de vida de los concejales por lo que no se está causando mes a mes los respectivos gastos por este concepto. Si bien es cierto que existe un seguro manejo póliza global del sector oficial que ampara las actuaciones de la Tesorera y presidente de la Corporación, pero no existe una póliza que salvaguarde los bienes muebles e inmuebles del Concejo Municipal de Tunja, aun cuando en la póliza mencionada anteriormente se indique que cubre el menoscabo de los fondos y bienes del estado y en las clausulas adicionales en el renglón quinto bienes bajo cuidado, tenencia, control y custodia pues el valor asegurado ni siquiera corresponde a una cuarta parte de lo que reflejan los activos fijos en el balance.

4.10. Revisión al Plan de Mejoramiento

Se analizó el avance al plan de mejoramiento entregado con oficio No. 373 CMT-P2013 de fecha 14 de mayo de 2013 radicado en la Contraloría Municipal de Tunja el 15 de mayo de 2013. Los hallazgos que se cumplieron corresponden al 72% equivalente a 21 hallazgos; aun cuando se levantan los hallazgos dentro de la observación de la Contraloría se indica que quedará una observación general y no particular dentro del cuerpo de este informe pero con el fin de depurar este plan de mejoramiento se toma la decisión de levantarlos. Estos hallazgos NO deben ser incluidos en el avance o el nuevo plan de mejoramiento. Por otra parte se evidencia que el 24% equivalente a 7 hallazgos se encuentran cumplidos parcialmente y el restante 3% equivalente a 1 hallazgo se encuentra pendiente, es decir, no se evidencia avance alguno. A continuación se presenta el análisis a cada hallazgo y el estado que se evidencia según esta auditoria:




2012


No. Descripción Plazo estipulado por el Concejo

Observaciones Contraloría

Estado

1 2 3

1

Rendición de la cuenta: En la cuenta anterior (vigencia 2010) las inconsistencias detectadas que conducen a un presunto hallazgo con alcance sancionatorio, de conformidad con lo establecido en la resolución No. 020 de 2011, se eximió o no se tramitó, por ser la primera rendición de la cuenta en forma electrónica, pero en la vigencia 2011, estas inconsistencias se convierten en reincidencias por lo cual se tramitará traslado para el respectivo proceso sancionatorio

Inmediato

En la rendición de la cuenta de la vigencia 2012 nuevamente se presentan inconsistencias aunque si se mejoró.

X

2

La cuenta del Banco de Bogotá y la 5240 del BBVA se encuentran saldadas pero vigentes en los libros de contabilidad. Las cuentas 3504 y 8580 de BBVA mantienen saldos mínimos pero reflejan algún movimiento durante la vigencia. Por otro lado la cuenta 3504 de BBVA muestra un saldo en la Rendición del SIA de $115.528, en libros un saldo de $95.948,28 y según extracto a 31 de diciembre de 2011 un saldo de $3.625,28. La cuenta 8580 de BBVA muestra un saldo en la Rendición del SIA de $211.470, en libros un saldo de $211.470 y según extracto a 31 de diciembre de 2011 un saldo de $208.480. Se debe explicar estas diferencias

Inmediato

En la presente auditoria se evidencio que en libros solo existen 2 cuentas bancarias, además, se evidencia en la carpeta de conciliaciones bancarias carta de cancelación de las cuentas: 0003504, 00068580,00000703 y 00030114 del Banco BBVA.

X

3

Según Conciliación bancaria existen diferencias en la cuenta del Banco Caja Social No. 21000483020 en el mes de marzo por un valor de $986.203 y diciembre por un valor $-459.600, pag.17. Las diferencias deben ser explicadas, pues son el resultado de las verificaciones hechas entre la cuenta rendida, los saldos en extracto, saldos en libros y conciliaciones presentadas,

3 meses

En la revisión de las conciliaciones de los primeros meses de esta vigencia no existe diferencia.

X

4

En la rendición de la cuenta solo ingresaron en el anexo del formato de conciliaciones, la conciliación del mes de diciembre de 2011 de una sola cuenta del Banco Caja Social de mayor movimiento, las demás fueron ingresadas en el formato pero con errores de transcripción de los códigos contables y número de cuentas pág. 18

Inmediato

Se evidencia que este año aun que presentan inconsistencia la cuenta fue rendida mucho mejor que el año pasado

X

5

Se detectó en los registros de movimiento y saldos de cuentas de los libros auxiliares de contabilidad cifras en rojo o negativas mostrando repetidas situaciones de sobre giros en libros, debido al registro inoportuno de los ingresos, registros que se realizan de manera posterior a la fecha reala del ingreso y cuando se han registrado varios egresos varios egresos afectando el saldo parciales, esta situación dio origen a la comparación con extractos de donde se establece el error en los registros porque en el banco no se reflejo ningún saldo en rojo o sobre giro. Lo anterior amerita un correctivo en la oportunidad de los registros, pues los saldos de los libro no demuestran la realidad económica de la Entidad si se quiere hacer un corte en un momento determinado de la vigencia, por ejemplo el día 3 de febrero en los auxiliares, la cuenta 21000483020 del Banco Caja Social presenta un saldo en rojo de $36´347.884.88 y así se encuentran saldos en varios días de varios meses del año. Para tener en cuenta en el plan de mejoramiento, pag.18.

Inmediato

No se evidencia en la auditoria de la presente vigencia saldos en rojo ni en extracto ni en libros.

X




2012


7

La depreciación de los activos se realiza por el método de línea recta. Se encuentran depreciando bienes de muy bajo costo que en otras palabras son de consumo y que deberían ir directamente al gasto. En las Notas a los Estados Financieros, El Concejo Municipal reconoce que posee algunos bienes en Comodato con la Alcaldía Mayor de Tunja, con el Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Tunja y con la ESE Santiago de Tunja, bienes que no se encuentran por ninguna parte de los Estados Financieros de la Corporación a sabiendas que existen las cuentas de orden creadas para este manejo (81525 y 8601) pag.18. Por lo anterior se deja la observación para ser tenida en cuenta para el plan de mejoramiento.

Inmediato

Se observa en los libros las cuentas 934619 y 991506 donde se reclasificaron los bienes en comodato pero no se muestran en los estados financieros dichas cuentas.

X

8

No existe un Acto Administrativo o Resolución donde se refleje las cuentas por pagar, sabiendo que existe un saldo de esta cuenta en el balance al final del periodo 2011 de 22´365.810. De otra parte como se ha reiterado se siguen presentado diferencias entre lo reportado en el SIA y lo verificado en el Balance, se presenta una diferencia de por Pagar del Balance Físico, pues tienen $23.365.810 y 22´365.810 respectivamente. En la cuenta 242552 Honorarios el valor en libros es de $22.365.810 mientras que la presentada en las notas a los estados financieros el valor de esta cuenta es de $21.464.989. En el formato F11AGR Cuentas por Pagar, se rindió la información correspondiente a la vigencia 2010, no se rindió la correspondiente al 31 de diciembre de 2011. Las anteriores diferencias deben ser explicadas

2 meses

Se evidencia que en la presente auditoria los saldos concuerdan, la administración tuvo en cuenta la observación. No se observa que la administración realice acto administrativo donde se detallen las cuentas por pagar solo en las notas a los estados financieros se menciona pero no especifico sino general.

X

10

Dentro de la verificación de los egresos en la cuenta SIA, en el anexo al formato FO7- AGR, relación de pagos, no se presentan la totalidad de los comprobantes de egresos, pues la sumatoria de los gastos es de $ 1.568.087.462 y con estos comprobantes faltantes se incrementaría el valor del gasto reportado, superando ampliamente el

3 meses

Aun se siguen presentado diferencia entre la cuenta rendida Vs. los soportes de contabilidad

X

11

En el comprobante de egreso No.460 se encuentra un valor a pagar de $605.725 en el formato SIA y realmente pagado en la planilla de Colfondos es de $2.422.900, Explicar.

3 meses

Se evidencia que el egreso estaba por este valor según copia del libro radicador enviado por la administración en el avance al plan de mejoramiento. Pero con el fin de verificar el valor cobrado se solicita copia del extracto donde se evidencie el número del cheque.

X

13

Los Honorarios de los Concejales están soportados por las relaciones de asistencia a sesiones durante el año, las cuales cubrieron la totalidad de sesiones permitidas por la ley durante la vigencia, estas relaciones vienen numeradas en estricto orden consecutivo, pero durante el estudio se detectó que faltan dos de estas relaciones que corresponden a los números 17 y 90, se presume que el gasto en que se excedió el presupuesto corresponden a estas dos relaciones, sobre lo cual se debe dar la respectiva explicación y soporte. Pag.27

3 meses

Según avance analizado se encuentra aún se encuentra en proceso de revisión pero hay que tener en cuenta que el tiempo que se programo fue 3 meses y ya lleva más de un año la observación.

X




2012


14

El presupuesto inicial fue modificado en 17 oportunidades para créditos y en 20 para contra créditos en un total de $109´127.182, todos estos movimientos soportados con sus respectivos actos administrativos. Se detecta que en los referidos actos administrativos (Resoluciones), que de acuerdo a la normatividad vigente debieron haberse firmado por el total de los integrantes de la Mesa Directiva de la Corporación, situación que no se realizó a satisfacción por faltar las firmas de LUIS FUNEME MORENO como Segundo Vicepresidente y JORGE GARAY COMBITA como primer vicepresidente, en las resoluciones Números 43 de 2011, 58 de 2011, 162 de 2011, 213 de 2011, 215 de 2011 y 228 de 2011. Inconsistencia que debe ser explicada y soportada en aras de finiquitar la validez de los documentos, pues como están se está incurriendo en falta disciplinaria por contravención a las normas presupuestales

3 meses

En presente auditoria aún se encontraron resoluciones sin firmar por la Secretaria General del Concejo Municipal de Tunja

X

15

Contrato No.028: No se encontró en la carpeta estudios previos ni de necesidad del servicio No. anexan a la carpeta los pagos por seguridad social, RUT, Copia del documento de Identidad, Disponibilidad ni registró presupuestal. No hay informes de actividades por parte del contratista, no hay informes de supervisión, no hay recibido a satisfacción, solo se encontró en la carpeta el acta de inicio y de liquidación.

3 meses

En la auditoria vigencia 2012 se evidencia que todas las carpetas revisadas en la muestra de contratos presentaban los documentos que no se evidenciaron en la auditoria vigencia 2011 con excepción de los pagos a seguridad social pero esta observación se presentara en el informe preliminar de la vigencia 2012 por lo que se levanta en este caso

X

16

Contrato 029: No se encontró en la carpeta estudios previos ni de necesidad del servicio. No anexan a la carpeta los pagos por seguridad social, RUT, Copia del documento de Identidad, Certificado Judicial, Disponibilidad ni registró presupuestal. No hay informes de actividades por parte del contratista, no hay informes de supervisión, no hay recibido a satisfacción, solo se encontró en la carpeta el acta de inicio y de liquidación.

3 meses X

17

Contrato 030: No se encontró en la carpeta estudios previos ni de necesidad del servicio. No anexan a la carpeta los pagos por seguridad social, RUT, Copia del documento de Identidad, Certificado Judicial, Disponibilidad ni registró presupuestal. No hay informes de actividades por parte del contratista, no hay informes de supervisión, no hay recibido a satisfacción, solo se encontró en la carpeta el acta de inicio y de liquidación

3 meses X




2012


18

Contrato 054: De Presupuesto: Se elaboró el Registro Presupuestal No. 000108 el día 1 de mayo de 2011, fecha en la cual no se conocía quien iba a ser el Contratista por que el proceso apenas iniciaba, se realizó por el valor exacto de la propuesta ganadora sin terminar el proceso. Violación al artículo 71 del decreto 111 de 1996. De la convocatoria: El pliego de condiciones al folio 12 de la carpeta fija el cronograma de la convocatoria que iniciara el 18 de abril de 2011 y llegaba hasta el 12 de mayo del mismo año. Incumpliendo dentro del mismo algunas fechas por ejemplo la presentación de propuestas que debía hacerse el 4 y 5 de mayo de 2011 y la propuesta ganadora fue presentada el 9 de mayo de 2011, bajo el folio 50 de la carpeta. Propuesta presentada por CARLOS HUMBRETO DÍAZ GONZÁLEZ – DIAGO DISTRIBUCIONES. El acta de evaluación y calificación de las ofertas bajo los folios 190-192 no está firmada por la señora tesorera quien hace parte del comité evaluador junto con el secretario general. No hay acto administrativo de adjudicación de la convocatoria y se procede directamente a la celebración del contrato. Las anteriores se constituyen en faltas la selección Objetiva contemplada en la ley 80 del 93, ley 1150 de 2007 y decreto 2472 de 2008. Falta de publicación de los documentos de convocatoria y contrato de que habla el artículo 8º del Decreto 2474 de 2008. Del Cumplimiento del Objeto: El contrato tenia un plazo de 90 días calendario que vencían el 20 de julio de 2011 y el objeto se entregó al almacén el 20 de diciembre de 2011 es decir 5 meses después. El acta de recibo a satisfacción se realizó el 20 de agosto de 2011, de acuerdo con al fecha del ingresos al almacén se realizó acta de recibo sin el ingreso de las 1000 gacetas del Concejo.

3 meses

Por este contrato se realizó traslado disciplinario por tal motivo se levanta el administrativo.

X

19

Contrato 091: Al contrato se le celebró un adicional por diez días mas de plazo y $3´000.000.00 más en el valor, por aumento en el contenido de la gaceta, que pasó de 88 a 106 páginas aproximadamente. La modificación al objeto del contrato se realizó el 29 de diciembre de 2011, dos días después de celebrado el contrato original. Para justificar el valor del contrato adicional hacemos el siguiente análisis: 9´850.000 valen 1000 revistas, dividido en 1000 Nos da $9.850.00 que es el valor de una revista, dividido entre 88 que es el número de paginas por revista, nos resulta $111.93 de valor por página, multiplicando este valor por 16 páginas de incremento en el contenido de cada revista, resulta un valor de incremento por revista de $1´790.88 pesos por revista y multiplicado por mil revistas resultaría un valor total de incremento de $1´790.880.00. Contando con que se utilizaron 104 folios y no los 106 folios de que habla el contrato adicional. Es decir que se establece un sobre costo de $1´207.717.00

3 meses Por este contrato se realizó traslado fiscal por tal motivo se levanta el administrativo

X

20

Contrato 017:En la carpeta del contrato no anexan el certificado de disponibilidad presupuestal, del objeto del contrato solo se anexa el acta de Inicio y el acta de liquidación, no hay estudio de conveniencia y oportunidad de que habla el literal k de las consideraciones del contrato. El numeral 13 de la Clausula 4ª. Obligaciones del Contratista obliga a,” Presentar informe sobre el cumplimiento del objeto contractual al supervisor del contrato, avalado por el Concejal, para que le sea expedida la certificación de cumplimiento del mismo.” En la carpeta del contrato no se anexó ni el informe ni la certificación del supervisor de que habla la exigencia anterior. De la misma forma la Clausula 7ª. Supervisión, en el numeral 1º. Dice: “Certificar la ejecución oportuna y total del contrato para efectos del pago correspondiente”. No se evidenció la existencia del referido documento

3 meses

En la presente auditoria se evidencio en la muestra de los contratos que todos tenían certificado de disponibilidad presupuestal aun cuando este en ocasiones se repita para varios contratos, observación que se deja en el presente informe. También se evidenciaron en los contratos seleccionados las actas de inicio y terminación debidamente firmadas, al igual que los estudios previos. La inconsistencia que aún se presenta es la falta de informes sobre el cumplimiento del

X




2012


21

Contrato 046: En la carpeta del contrato no anexan el certificado de disponibilidad presupuestal, del objeto del contrato solo se anexa el acta de Inicio y el acta de liquidación, no hay estudio de conveniencia y oportunidad de que habla el literal K de las consideraciones del contrato. El numeral 13 de la Clausula 4ª. Obligaciones del Contratista obliga a,” Presentar informe sobre el cumplimiento del objeto contractual al supervisor del contrato, avalado por el Concejal, para que le sea expedida la certificación de cumplimiento del mismo.” En la carpeta del contrato no se anexó ni el informe ni la certificación del supervisor de que habla la exigencia anterior. De la misma forma la Clausula 7ª. Supervisión, en el numeral 1º. Dice: “Certificar la ejecución oportuna y total del contrato para efectos del pago correspondiente”. No se evidenció la existencia del referido documento.

3 meses

objeto contractual al supervisor del contrato al igual que la certificación de cumplimiento del mismo. Pero debido a que se puede sintetizar en una observación general se levantan estas particulares quedando en el cuerpo del informe la observación general. X

22

Contrato 086: En la carpeta del contrato no anexan el certificado de disponibilidad presupuestal, del objeto del contrato solo se anexa el acta de Inicio y el acta de liquidación, no hay estudio de conveniencia y oportunidad de que habla el literal k de las consideraciones del contrato. El numeral 13 de la Clausula 4ª. Obligaciones de Contratista obliga a, “Presentar informe sobre el cumplimiento del objeto contractual al supervisor del contrato, avalado por el Concejal, para que le sea expedida la certificación de cumplimiento del mismo”, en la carpeta del contrato no se anexó ni el informe ni la certificación del supervisor de que habla la exigencia anterior. De la misma forma la cláusula 7ª. Supervisión, en el numeral 1º. Dice: “Certificar la ejecución oportuna y total del contrato para efectos del pago correspondiente”. No se evidenció la existencia del referido documento

3 meses X

23

Contrato 012:En la carpeta del contrato no anexan el certificado de disponibilidad presupuestal, del objeto del contrato solo se anexa el acta de Inicio y el acta de liquidación, no hay estudio de conveniencia y oportunidad de que habla el literal k de las consideraciones del contrato. El numeral 13 de la cláusula 4ª. Obligaciones del Contratista obliga a, “Presentar informe sobre el cumplimiento del objeto contractual al supervisor del contrato, avalado por el Concejal, para que le sea expedida la certificación de cumplimiento del mismo”, en la carpeta del contrato no se anexó ni el informe ni la certificación del supervisor de que habla la exigencia anterior. De la misma forma la cláusula 7ª. Supervisión, en el numeral 1º, dice: “Certificar la ejecución oportuna y total del contrato para efectos del pago correspondiente”. No se evidenció la existencia del referido documento.

3 meses X

24

Contrato 041:En la carpeta del contrato no anexan el certificado de disponibilidad presupuestal, del objeto del contrato solo se anexa el acta de Inicio y el acta de liquidación, no hay estudio de conveniencia y oportunidad de que habla el literal k de las consideraciones del contrato. El numeral 13 de la Clausula 4ª. Obligaciones del Contratista obliga a, “Presentar informe sobre el cumplimiento del objeto contractual al supervisor del contrato, avalado por el Concejal, para que le sea expedida la certificación de cumplimiento del mismo”, en la carpeta del contrato no se anexó ni el informe ni la certificación del supervisor de que habla la exigencia anterior. De la misma forma la cláusula 7ª. Supervisión, en el numeral 1º, dice: “Certificar la ejecución oportuna y total del contrato para efectos del pago correspondiente. No se evidencio tal documento referido

3 meses X




2012


25

Contrato 081: En la carpeta del contrato no anexan el certificado de disponibilidad presupuestal; del objeto del contrato solo se anexa el acta de Inicio y el acta de liquidación, no hay estudio de conveniencia y oportunidad de que habla el literal k de las consideraciones del contrato. El numeral 13 de la cláusula 4ª. Obligaciones del Contratista obliga a, “Presentar informe sobre el cumplimiento del objeto contractual al supervisor del contrato, avalado por el Concejal, para que le sea expedida la certificación de cumplimiento del mismo”, en la carpeta del contrato no se anexó ni el informe ni la certificación del supervisor de que habla la exigencia anterior. De la misma forma la cláusula 7ª. Supervisión, en el numeral 1º. Dice: “Certificar la ejecución oportuna y total del contrato para efectos del pago correspondiente”. No se evidenció la existencia del referido documento

3 meses X

26

Contrato 085:En la carpeta del contrato no anexan el certificado de disponibilidad presupuestal; del objeto del contrato solo se anexa el acta de Inicio y el acta de liquidación, no hay estudio de conveniencia y oportunidad de que habla el literal k de las consideraciones del contrato. El numeral 13 de la cláusula 4ª. Obligaciones del Contratista obliga a, “Presentar informe sobre el cumplimiento del objeto contractual al supervisor del contrato, avalado por el Concejal, para que le sea expedida la certificación de cumplimiento del mismo”, en la carpeta del contrato no se anexó ni el informe ni la certificación del supervisor de que habla la exigencia anterior. De la misma forma la cláusula 7ª. Supervisión, en el numeral 1º, dice: “Certificar la ejecución oportuna y total del contrato para efectos del pago correspondiente”. No se evidenció la existencia del referido documento

3 meses X

27

Contrato 060: Falta de publicación de los documentos de convocatoria y contrato de que habla el artículo 94 de la ley 1474 de 2011 y el artículo 4 del decreto 2516 del mismo año. Para ésta compra se realizó el proceso de contratación de mínima cuantía No. 010 de 2011 dentro del cual se realizaron bajo los folios 68 al 72, dos Actas de Evaluación y Calificación de Propuestas, en la primera se analizan las ofertas presentadas por IVAN RODRÍGO LOPEZ AVELLA con régimen tributario Simplificado por valor de $8´277.000 y la de GILBERTO HERNÁNDEZ MERCHAN con régimen tributario Común por valor de $8’299.783.00, es decir que la segunda propuesta ( régimen común) tiene un valor superior de $22.783.00. En la primer acta de evaluación de propuestas el comité asesor recomienda al Presidente del Concejo adjudicar el contrato a GILBERTO HERNÁNDEZ MERCHÁN considerando que por ser de régimen común facturó IVA por valor de $1´144.798 y 7´154.985 como valor del objeto de la propuesta, mientras que la propuesta de IVAN RODRÍGO LOPEZ AVELLA (Régimen Simplificado) no factura IVA y el valor de su propuesta estaba por $8´277.000. Ante una observación presentada por el oferente IVAN RODRIGO LOPEZ AVELLA, alegando entre otros asuntos que se tuviera en cuenta el valor total de la propuesta y no el valor subtotal sin IVA, de decidió hacer una nueva acta de evaluación de propuestas en la que resultó favorecido el señor IVAN RODRÍGO LÓPEZ AVELLA por ser esta propuesta mas barata en $22.783.00, vistas las

3 meses

Se evidencia que se realizó publicación en el Secop de los contratos que se realizaron por la modalidad de mínima cuantía, selección abreviada y concurso de méritos. Pero no las realizadas por la modalidad de contratación directa pero de esto se deja observación en este informe con el fin de depurar este plan de mejoramiento se levanta este hallazgo administrativo.

X




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propuestas de manera total y es a él a quien se le adjudica el contrato. El fundamento legal tenido en cuenta para el cambio de adjudicatario fue: ley 1474 de 2011 ARTÍCULO 94. TRANSPARENCIA EN CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. Adiciónese al artículo 2o de la Ley 1150 de 2007 el siguiente numeral. La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas: …..c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas. Para la comisión de auditoría en el caso de las dos propuestas anteriores el menor precio se determina partiendo en principio que El Concejo Municipal es una Entidad Estatal y la DIAN es otra Entidad estatal quien recibe el IVA y los dos proponentes son particulares. Siendo un solo Estado y algunos recursos de impuesto (IVA) regresan al Estado como en el caso de la propuesta presentada por el señor GILBERTO HERNÁNDEZ MERCHÁN (Régimen Común), no siendo así con la otra propuesta presentada por IVAN RODRÍGO LÓPEZ AVELLA (Régimen Simplificado) particular quien se queda con todos los recursos de la propuesta, la pregunta es: ¿a la hora de seleccionar el menor precio entre estos dos particulares y el Estado, cual se debe escoger, el proponente que devuelve al estado por medio de impuestos algunos de los recursos de la propuesta o quien se queda con el total de los recursos de su propuesta?. Por no haber claridad en la norma respecto a la determinación del menor precio entre proponentes de diferente Régimen Tributario (Común y Simplificado) con valores totales de las propuestas aparentemente iguales, la Comisión de Auditoría establece lo anterior, como un presunto hallazgo disciplinario, para que sea el Ministerio Público quien determine si la adjudicación del contrato se realizó en derecho o no.

3 meses

Se evidencia que se realizó publicación en el Secop de los contratos que se realizaron por la modalidad de mínima cuantía, selección abreviada y concurso de méritos. Pero no las realizadas por la modalidad de contratación directa pero de esto se deja observación en este informe con el fin de depurar este plan de mejoramiento se levanta este hallazgo administrativo.

X

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Contrato 024: Los estudios previos y la propuesta fueron presentados en el mes de enero antes de expedir la Disponibilidad Presupuestal. El certificado de disponibilidad presupuestal es de fecha 7 de febrero de 2011 y el registro presupuestal es del 1º de febrero del mismo año, es decir que el registro se realizó 6 días antes que la disponibilidad, inconsistencia con lo prescrito en el artículo 71 del decreto 111 de 1996. En los estudios previos en el parágrafo del numeral 2.1 OBJETO A CONTRATAR, dice: “El (la) contratista deberá suministrar las unidades de conservación (cajas de cartón) cumpliendo las especificaciones de archivo”, esta condición no fue tenida en cuenta en la propuesta presentada ni en el contrato. Se realizó contrato adicional de 25 días en el plazo y $2´500.000.00 en valor. No se entregaron informes por parte del contratista ni del supervisor en el sentido del cumplimiento del objeto como se exige en las obligaciones del contratista y funciones del supervisor respectivamente. Situación que debe ser explicada y soportada en la réplica a este informe

3 meses

Por este hallazgo se realizó traslado disciplinario y por ser particular se levanta el alcance administrativo.

X

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Contrato 027: No se entregaron informes por parte del contratista ni del supervisor en el sentido del cumplimiento del objeto como se exige en las obligaciones del contratista y funciones del supervisor respectivamente; situación que debe ser explicada y soportada en la réplica a este informe.

3 meses

Aún existe ausencia de informes de cumplimiento del objeto por parte del supervisor pero esta inconsistencia se deja en una nueva observación en el cuerpo de este informe con el fin de depurar el presente plan de mejoramiento pues este hallazgo se refiere a un caso particular y en esta auditoria se presenta de forma general.

X




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Contrato 053: A la carpeta del contrato no se anexaron las disponibilidades presupuestales ni registros. No anexan informes de cumplimiento del objeto por parte de la contratista ni del supervisor en cumplimiento de las obligaciones del contratista y funciones del supervisor respectivamente. La contratista tiene el perfil de psicóloga y no presenta documentación que demuestre idoneidad en materia de archivística, solo una certificación de haber laborado con la contratista que hizo la organización del archivo del Concejo mediante el contrato No. 024 de 2011. Lo anterior debe ser explicado y soportado en la réplica al presente informe para levantar el presunto hallazgo disciplinario.

3 meses

La presente auditoria evidencio que todos los contratos tenían CDP y RP aun cuando estos se repiten en ocasiones, observación que se deja en el cuerpo de este informe. La inconsistencia que se sigue presentando es la falta de informes de cumplimiento del objeto por parte del supervisor pero esta inconsistencia se deja en una nueva observación en el cuerpo de este informe con el fin de depurar el presente plan de mejoramiento que se presenta particular y que según esta auditoria se presenta de forma general.

X

33 Contrato 045: No se anexaron estudios previos 3 meses

En la presente auditoria se evidencio en los contratos seleccionados en la muestra que todos tenían estudios previos.

X

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Implementación del MECI en el Concejo Municipal de Tunja, a la fecha de la Auditoría no se ha cumplido en desacato a la ley que prescribió como última fecha de implementación el 8 de diciembre de 2008.

1 año Se evidenció que según contrato No. 89 el Concejo está realizando la implementación

X

1. Cumplida 2. Parcialmente cumplida

3. Pendiente




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4.11. CUADRO CONSOLIDACION DE HALLAZGOS

No. Hallazgo H.A H.D H.F H.S

1.

La cuenta mejoró en su rendición de la vigencia 2012 pero aun presentan inconsistencias que deben ser tomadas en cuenta para la rendición de la vigencia 2013. X

2.

El Concejo Municipal de Tunja no reintegro la totalidad del excedente de dineros que no se ejecutaron del presupuesto de la vigencia 2012 a la Alcaldía Municipal de Tunja. X

3.

Al revisar las conciliaciones se observa que se está contabilizando los abonos a intereses como créditos en el libro de bancos y las comisiones, IVA por comisiones, comisiones e- mail enviados etc… como créditos. Es decir, se están invirtiendo los valores. X

4.

La conciliación del mes de noviembre presenta una diferencia de $114.082 la cual debe ser explicada por la administración. X

5.

Los bienes muebles no están asegurados y estos según balance general ascienden a $155.444.690. X

6.

En los meses de enero, febrero, junio, agosto, octubre y diciembre se presentó y pagó la declaración de retención en la fuente por menor valor del registrado en los libros auxiliares. X X

7.

En los meses de marzo, abril, mayo, julio y septiembre se presentó y canceló la declaración de retención en la fuente por mayor valor del registrado en los libros auxiliares. X

8.

Los descuentos realizados del pago de honorarios a los concejales correspondientes a aportes a pensiones no están siendo contabilizados correctamente. X

9.

El concejo de Tunja no pagó parafiscales sobre la prima de servicios y según el decreto No. 1042 de 1978 art. 42 esta es considerada taxativamente factor salarial. X X

10.

El Concejo Municipal de Tunja no pagó los aportes a seguridad social (Salud, pensión y riesgos profesionales) del retroactivo, aun cuando a los trabajadores se les descontó la parte pertinente. La Contraloría Municipal de Tunja no conoce el destino de los recursos que le fueron descontados a los trabajadores por lo tanto es necesario se indique donde reposan estos recursos. X X

11.

El Concejo Municipal de Tunja está incumpliendo el parágrafo 2 del artículo 5 del decreto 3171 de 2004 pues la base de cotización a salud y pensión de los concejales debería ser de $2.902.623 y se está cotizando sobre $1.161.000, es decir por debajo de lo reglamentado. X

12.

El concejo Municipal de Tunja no está cumpliendo el principio de devengo o causación tal y como se puede evidenciar en la contabilidad con el gasto por salud de los Concejales. X




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13.

El CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal) y el RP (Registro presupuestal) se repite en los contratos que afectan el mismo rubro presupuestal, por lo cual se está trasgrediendo el artículo 71 del Decreto 111 de 1996. X

14.

Se están iniciando a ejecutar contratos sin que se expida antes certificado de disponibilidad presupuestal vulnerando el art. 41 de la ley 80 de 1993 que literalmente indica: “… para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales” cursiva fuera del texto. X

15.

Los contratos inician su ejecución sin que con antelación al mismo se aprueben las garantías tal y como lo estipula el artículo 41 de la ley 80 de 1993 que literalmente indica: “… para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales” cursiva y negrita fuera del texto. X

16.

Se evidencia que en algunos contratos que a la fecha de suscripción de los mismos no se encontraba afiliado a seguridad social tal y como lo estipula el inciso segundo del artículo 23 de la ley 1150 de 2007. “… el proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del Sena, ICBF Y Cajas de compensación familiar, cuando corresponda” negrita y subrayado fuera del texto. X X

17.

Se evidencia que algunos contratos no fueron publicados en oportunidad en el SECOP; de seguir presentándose esta situación puede generar una falta disciplinaria. X

18.

Se evidencia en todos los contratos analizados en la muestra, la falta de informes sobre el cumplimiento del objeto contractual por parte del contratista al supervisor del contrato, al igual que la certificación de cumplimiento del mismo la cual es requisito para el pago en el caso de los de los contratos de unidades de apoyo. X

19.

Se evidenció en varios contratos que los certificados de antecedentes fiscales y antecedentes disciplinarios tiene fecha posterior a la fecha de ejecución del contrato. Además, que en algunos contratos no se evidencia dichos certificados. X

20.

Se evidenció que existen contratos que tienen repetido el número generando confusión a la hora de la revisión. X

21.

En las resoluciones de modificación del presupuesto falta las firmas. X

H.A= Hallazgo Administrativo H.D= Hallazgo Disciplinario H.F = Hallazgo Fiscal H.S = Hallazgo Sancionatorio

Hernando Farfán Rubiano Juliana Medina Espinosa Auditor Fiscal (C) Profesional Especializado

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INFORME FINAL DE AUDITORIA GU ERNAMENTAL, …contraloriatunja.gov.co/informes/.../informe-final...INFORME FINAL DE AUDITORIA GU ERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR AL ONEJO MUNIIPAL DE TUNJA,