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2017
JORGE HERNÁN RESTREPO
CONTROL INTERNO
08 JUNIO DE 2017
INFORME FINAL DE AUDITORIA SUBPROCESO GESTIÓN DE COMPRAS
I.P.S. DEL MUNICIPIO DE CARTAGO, E.S.E.
VALLE DEL CAUCA Nit: 836.000.386-0
PAGINA (1)
CÓDIGO: GE.CI.814.55.30.FO.05
INFORMES DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO
VERSIÓN 3
Fecha Aprobación 05/06/2013
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SUBPROCESO GESTIÓN DE COMPRAS INFORME FINAL DE AUDITORIA INTERNA
VIGENCIAS 2016 - 2017
I.P.S. DEL MUNICIPIO DE CARTAGO, E.S.E.
VALLE DEL CAUCA Nit: 836.000.386-0
PAGINA (2)
CÓDIGO: GE.CI.814.55.30.FO.05
INFORMES DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO
VERSIÓN 3
Fecha Aprobación 05/06/2013
Cartago, 02 de Junio de 2017 Doctor ANDRES FELIPE AMAYA CASTAÑEDA Gerente IPS del Municipio de Cartago E.S.E. Cartago Valle del Cauca Estimado Doctor: Como Auditor Interno de la IPS del Municipio de Cartago E.S.E. y dando cumplimiento al Plan Anual de Auditoría Interna para el año 2017, me permito presentar a su despacho el informe correspondiente a la auditoría realizada al subproceso de gestión de compras. Dicha auditoría fue desarrollada dentro de los estándares generalmente aceptados de auditoría y siguiendo el procedimiento de auditoria interna adoptado el cual se fundamenta en la Norma ISO 19011. Los resultados incluidos en el presente informe, fueron comunicados oportunamente a los niveles responsables de la ejecución del proceso, recibiendo de su parte los correspondientes planes de acción para cada una de las debilidades identificadas. Agradezco la colaboración recibida del personal del subproceso, para el desarrollo del trabajo. Cualquier información adicional que requieran sobre el contenido de la presente comunicación, con gusto le será suministrada Atentamente, ORIGINAL FIRMADO JORGE HERNÁN RESTREPO Asesor de Control Interno
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Fecha Aprobación 05/06/2013
CONTENIDO
Tabla de contenido
1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME .............................................................................................. 4
2. OBJETIVO............................................................................................................................................ 4
3. ALCANCE ............................................................................................................................................ 4
4. PROCESO AUDITADO ....................................................................................................................... 4
5. HECHOS RELEVANTES .................................................................................................................... 4
6. METODOLOGÍA ................................................................................................................................. 5
7. DESARROLLO DE LA AUDITORIA ................................................................................................. 6
8. FORTALEZAS ..................................................................................................................................... 11
9. DEBILIDADES O HALLAZGOS ..................................................................................................... 12
10. RECOMENDACIONES ................................................................................................................... 19
11. CONCLUSIONES ............................................................................................................................ 20
LISTA DE VERIFICACIÓN .................................................................................................................. 22
CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA ........................................................................... 28
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1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME
FECHA DE LA AUDITORIA FECHA DE LA EMISIÓN DEL INFORME
25 de Mayo de 2017 08 de Junio de 2017
2. OBJETIVO Evaluar los resultados de la gestión, ejecución de procedimientos y controles del subproceso de gestión de compras de la Empresa Social del Estado identificado oportunidades de mejoramiento y asimetrías que permitan garantizar la realización de acciones que garanticen el adecuado manejo de los recursos públicos.
3. ALCANCE La Auditoria tiene como alcance la gestión de compras de las vigencias 2016 y 2017.
4. PROCESO AUDITADO
Subproceso de gestión de compras.
5. HECHOS RELEVANTES La I.P.S del Municipio de Cartago E.S.E presta servicios de primer nivel de complejidad a personas afiliadas al régimen subsidiado en salud, la oferta de servicios asistenciales se realiza a través de unidades asistenciales que atienden a comunidades localizadas en zonas vulnerables del Municipio de Cartago, este tipo de organización se caracteriza por la descentralización de sus procesos misionales y la concentración de los procesos administrativos. En la actualidad la población contratada con las EPSS Coosalud y Ambuq es de aproximadamente 60.000 usuarios. La sede Administrativa de la institución se encuentra ubicada en el Municipio de Cartago y
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los Centros de salud se ubican en: Zaragoza, Barrio San Joaquín, Barrio Villa del Sol y la Unidad hospitalaria ubicada en el Barrio San Vicente. De igual forma se ofertan servicios de salud a las personas que residen en el área rural de influencia por medio de puestos de salud. La Entidad tiene en la actualidad contratos por la modalidad de capitación y evento con las EPSS Coosalud y Ambuq. La Entidad en el momento de la ejecución del procedimiento auditor cuenta con una Técnica Administrativa que lidera el subproceso de gestión de compras.
6. METODOLOGÍA Se utilizó el método inductivo partiendo de los siguientes aspectos:
Determinación de los procedimientos de auditoría
Elaboración de papeles de trabajo
Obtención y análisis de evidencias
Revisión documental
Revisión de procedimientos
Observación directa La auditoría con enfoque de procesos tiene el objetivo de verificar el cumplimiento de la planeación del mismo y la calidad de la interacción con otros procesos y subprocesos, las oportunidades de mejoramiento o debilidades plasmadas en este informe no necesariamente son competencia del responsable del proceso auditado, pueden presentarse debilidades que tiene sus causas en otros procesos pero afectan el auditado. Lista de documentos revisados
Plan anual de adquisiciones vigencias 2016 y 2017
Política de ingresos al almacén
Política de egresos al almacén
Actos administrativos de conformación del comité de compras
Actas de reunión del comité de compras
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7. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
Se evidencia durante el desarrollo de la auditoria la existencia de un comité de compras adoptado mediante Resolución 100.20.007.5 de 2003 y actualizado mediante Resolución 017-1 del 17 de enero de 2015. Se revisó la caracterización existente del subproceso la cual se relaciona a continuación. Caracterización del proceso
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
SUBPROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
OBJETIVO: Asegurar la adquisición y entrega oportuna de los bienes con las especificaciones requeridas para la Sede Hospitalaria, los Centros y Puestos de Salud, su administración y custodia, en el cumplimiento de los objetivos misióneles de la Institución.
LIDER DEL PROCESO: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
ENTRADA / INSUMO PH VA
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
SALIDA USUARIOS PROCESOS
Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O SERVICIO
INTERNO EXTERNO
Todos los procesos
Solicitud de Bienes y Servicios (formato de solicitud de pedidos)
P
Elaborar Plan Anual de Adquisiciones de conformidad con el presupuesto, autorizado por la Gerencia.
Plan anual de adquisiciones
Todos los procesos
Facturas y Cuentas de cobro de proveedores con soportes.
Gestión Administrativa y financiera
Gestión Financiera
Certificado de Disponibilidad presupuestal
Todos los procesos
Solicitud de Bienes y Servicios
Elaborar cronogramas de recepción de pedidos y despachos para la vigencia
Cronograma de recepción de pedidos y despachos
Todos los procesos
Gerencia y comité de compras
Base de datos proveedores
H
Consolidar bases de datos de los proveedores
Base de datos consolidada de proveedores
Gerencia y Subgerencia financiera
Todos los Procesos
Solicitud de Bienes y servicios
Atender compras y servicios de menor cuantía
Bienes y servicios suministrados
Procesos interesados
Gerencia , Subgerencia
administrativa y científica
Bases de datos, documentos internos (memorandos, actas, resoluciones…)
Elaborar informes según requerimientos internos y/o órganos de control
Informe de Gestión- Informes entes de control.
Gerencia, subgerencia administrativa y científica.
Organismos de Control
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Subgerencia administrativa
Plan de Adquisiciones Publicar Plan anual de Adquisiciones página Web de la Institución según la ley 1474
Publicación página web institucional
Todos los Procesos
Comunidad Organismos de Control
Todos los Procesos
Formato de inventarios bienes muebles y equipos, actas de traslado, actas de entrega, actas de baja.
Adelantar y Coordinar el Inventario físico de bienes e insumos de la institución.
Inventario de Bienes en el sistema de información.
Todos los Procesos
Organismos de Control
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
OBJETIVO: Asegurar la adquisición y entrega oportuna de los bienes con las especificaciones requeridas para la Sede Hospitalaria, los Centros y Puestos de Salud, su administración y custodia, en el cumplimiento de los objetivos misióneles de la Institución.
LIDER DEL PROCESO: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
ENTRADA / INSUMO PH VA
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
SALIDA USUARIOS PROCESOS
Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O SERVICIO
INTERNO EXTERNO
Todos los Procesos
Solicitud de pedidos, facturas de proveedores.
H
Coordinar y registrar en el software el ingreso y egreso de los suministro o provisión de bienes de la I.P.S. del Municipio de Cartago E.S.E.
Registros del software (resumen de transacciones y balance general de almacén)
Subgerencia administrativa y financiera, contabilidad y presupuesto.
Proceso área jurídica
Contrato- facturas proveedor
Coordinar y registrar el ingreso y egreso de los bienes y suministro contratados.
Registros del sistema de información, actas de entrega
Todos los Procesos
Contratista
Todos los Procesos
Solicitud de pedidos
Entrega de insumos según el cumplimiento al cronograma de pedidos para la sede hospitalaria, centros y puesto de salud.
Registro del software salida de almacén y/o actas
de entrega
Todos los Procesos
Todos los procesos
Cronograma del plan de adquisiciones
V
Verificar cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones
Informe de Gestión semestral
Comité de Gerencia Control Interno
Organismos de Control
Planeación y
control interno
Plan de acción
Analizar el Comportamiento de los indicadores de Gestión del proceso
Evaluación de los indicadores Publicación página web institucional
Gerencia- planeación Control Interno
Comunidad- Organismos de Control
Todos los procesos
Inventario de Bienes en el sistema de información.
V Prueba selectiva semestral a los inventarios de las áreas misionales y las áreas de apoyo
Memorando General con informe
Subgerencia administrativa y control interno.
Proceso de
bienes y servicios
Informe de auditorias
A
Tomar acciones correctivas, preventivas y/o de mejoras
Plan de Mejoramiento institucional – plan de mejoramiento por procesos
Control Interno
Organismos de Control
Proceso de Convocar el Comité de Actas de comité Comité de
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Bienes y Servicios
Requerimientos compras compras
Políticas de operación Ingresar todos los materiales o bienes que adquiere la Entidad por compras o aquellos recibidos en donación, de forma física a la bodega; Realizar su registro en el software, para su posterior distribución en la sede Hospitalaria y los centros de salud; Verificando que el bien recibido cumpla con las cantidades y especificaciones pactadas entre el proveedor y la Entidad. Todo requerimiento de insumos o bienes debe de estar diligenciando en el formato de Pedido, en donde se especifique clara y detalladamente los elementos y el número de unidades requeridas de acuerdo con las necesidades reales. Realizar la custodia y trazabilidad de los egresos de los materiales o bienes que salen de la bodega de almacenamiento con destino a las áreas de la sede hospitalaria, puestos y Centros de Salud de la institución, confrontando las cantidades y especificaciones solicitadas y registrando las diferentes salidas en el Software. Diligenciar la Salida de los materiales o bienes de Almacén, por el sistema de información, y el documento será firmado simultáneamente a la entrega física del mismo por el responsable del área que realizo el pedido y el Auxiliar de bodega como entrega a satisfacción por el Almacén. Para todo tipo de bien al momento de la entrega por parte del Auxiliar de activos Fijos, le asignara el número de inventario según el consecutivo y diligenciando a su vez, el formato “Acta de entrega de activos fijos” el cual será firmado por ambas partes como evidencia de recibo y entrega a satisfacción del bien y quien recibe lo hace con la responsabilidad de su cuidado y custodia. En el caso de daño, pérdida o hurto de materiales o bienes en bodega (consumo, devolutivos, intangibles y mercancías en existencia) como consecuencia de desastre natural, siniestro, o por fechas de vencimiento, etc., el responsable del Almacén registra en el Sistema la Salida de los materiales o bienes de Almacén con base en el “formato Acta de baja de activos” y sus correspondientes soportes. Para la baja definitiva de un bien mueble del inventario de la IPS deberá sujetarse a las características y procedimiento establecido.
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Para efectuar la compra el Técnico Administrativo Almacenista debe vigilar que el proveedor seleccionado cumpla con requisitos tales como: Especificaciones solicitadas, calidad, costos, garantía, fácil consecución de repuestos. Coordinar la Realización y actualización de los inventarios para las bodegas y los bienes de propiedad de I.P.S. del Municipio de Cartago E.S. Controles e indicadores
CONTROLES INDICADORES
Lista de Inventarios Actas del Comité de Compras Ejecución de evaluación de desempeño del proveedor. Solicitud de datos legales Soportes de los contratos Auditoria Oficina de Control Interno Auditoría Interna de Calidad Publicaciones en la página WEB Auditoria de la Contraloría General Informes a entes de control
Eficacia Gestión Proveedores Eficiencia Optimización de pedidos de compras y suministros Efectividad Índice de racionalidad del gasto de funcionamiento
DOCUMENTACION SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACION
G.E.GJ.811.30.2 Contrato de Suministros GA.GF.811.30.2.1 Contrato de Compra GA.GF.830.42.FO.06 Disponibilidad Presupuestal GE.GJ.811.42.FO.07 Estudios Previos GA.BS.835.42.FO.16 Formato de pedido GA.BS.835.70.16.GU.01 Política de ingreso y egreso
Página Web institucional Intranet Video de Programas Institucionales Software Módulos, Almacén , Compras , Inventarios
INFORMACION PRIMARIA
QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA
Portafolios de Servicios, Cotizaciones Proveedores Escrito, folletos, catálogos
Directorios Proveedores Legis Internet, Pagina Web
Leyes aplicables al Proceso Gobierno Comunicaciones Internas y Externas
INFORMACION SECUNDARIA
QUE INFORMA QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA
Plan de Adquisiciones I.P.S. del Municipio de Cartago E.S.E. Informes Escritos
Requerimiento de Compra Proveedores Solicitud de compra
RECURSOS
HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIERO Profesional en el área Auxiliar administrativos
Recursos técnicos, tecnológicos y físicos de las áreas asignadas al Proceso.
Presupuesto para el desarrollo del proceso.
SISTEMAS INTEGRADOS
NTCGP 1000:2009 CALIDAD MECI 1000:2005 CONTROL INTERNO
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ADMINISTRATIVO
4.2.3. Control de documentos, 4.2.4. Control de registros, 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos, 8.4, Análisis de datos, 8.5. Mejora, 8.5.1. Mejora continua, 8.5.2. Acción correctiva, 8.5.3. Acción preventiva.
1.3. Componente administración del riesgo, 1.3.1. Contexto estratégico, 1.3.2. Identificación del riesgo, 1.3.3. Análisis del riesgo, 1.3.4. Valoración del riesgo, 1.3.5. Políticas de administración del riesgo, 2.1.1. Políticas de operación, 2.1.2. Procedimientos, 2.1.3. Controles, 2.1.4. Indicadores, 2.2.1. Información primaria, 2.2.2. Información secundaria, 3.1.2. Autoevaluación a la gestión. 3.3.2. Planes de mejoramiento por procesos.
Políticas de desarrollo administrativo
Plan Institucional Plan de Capacitación
Plan de Estímulos
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8. FORTALEZAS
o Se observa y se destaca que el subproceso de gestión de compras tiene personal suficiente para la realización de las actividades del mismo, además se aprecia la disposición para el control y el mejoramiento continuo de los actores del subproceso.
o Se aprecia la identificación idónea de los requisitos de los productos o bienes que se
adquieren en el subproceso de gestión de compras.
o Se observan que los líderes del subproceso establecen canales de comunicación idóneos y efectivos con los proveedores para la realización de actividades de garantía, cambios y demás.
o Se destaca la formulación y publicación oportuna del plan anual de adquisiciones de la
Entidad en la página web institucional y en el SECOP.
o Se destacan las acciones de mejoramiento ejecutadas en la vigencia 2017, orientadas a subsanar debilidades encontradas por los líderes de proceso en la ejecución de procedimientos de autoevaluación y autocontrol.
o Durante la ejecución del procedimiento de auditoria se observó el mejoramiento en la
organización y disposición de las bodegas del almacén.
o Se destaca la planeación del subproceso de gestión de compras y la organización en torno a la programación de la entrega de pedidos.
o Se destaca el mejoramiento en torno a la presentación del informe denominado
SISMED, el mismo se presenta en la actualidad con oportunidad y consistencia.
o Se observa que la líder del subproceso ha documentado un listado maestro de proveedores para garantizar las contingencias en materia de pedidos.
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9. DEBILIDADES O HALLAZGOS
1. Articulación del plan de adquisiciones con la planeación institucional: Durante el procedimiento auditor se evidencio que no existe articulación efectiva entre los planes institucionales como plan de desarrollo y plan de acción con el plan anual de adquisiciones, la formulación del plan anual de adquisiciones no tiene en cuenta los bienes y servicios plasmados en el plan de acción de cada vigencia, el citado plan se elabora con fundamento en consumos históricos y no se tienen en cuenta los productos establecidos en el plan de desarrollo de la Empresa Social del Estado. De acuerdo a la entrevista realizada a la líder del proceso, el plan anual de adquisiciones se alimenta y articula con la contratación de la Entidad, sin embargo la contratación está orientada a ejecutar lo que la Entidad ha consignado en los planes institucionales, en ese sentido, el procedimiento de formulación y actualización del plan de adquisiciones no se ciñe al principio de planeación.
2. S
eguimi
2. Seguimiento y evaluación del plan anual de adquisiciones Durante el procedimiento auditor, no se evidencio la realización de seguimientos y evaluaciones periódicas al plan de adquisiciones, se observó que el plan formulado es monitoreado por los líderes de proceso, sin embargo no se realizan seguimientos y evaluaciones periódicas que permitan establecer el nivel de avance en la ejecución del plan para la realización de posibles correctivos y acciones de mejoramiento.
Causa: Deficiencias en la metodología del procedimiento para la formulación del
plan anual de adquisiciones, falta de documentación y estandarización del
procedimiento
Efecto: Plan anual de adquisiciones que no refleja las totalidad de bienes y
servicios a adquirir en la vigencia
Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI;
Modulo: Control de planeación y gestión; Componente: direccionamiento
estratégico; Elemento: planes, programas y proyectos.
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3. Autorización de pedidos Se observó durante el procedimiento auditor, que los pedidos efectuados por los líderes de proceso no son validados y autorizados por un funcionario del nivel directivo de la Entidad, los pedidos realizados por los líderes de proceso son validados, recibidos y autorizados directamente por el líder del subproceso de gestión de compras, no se garantiza que los pedidos realizados en la Entidad cuenten con el visto bueno de los ordenadores del gasto.
4. Indicadores del subproceso
Durante el procedimiento auditor no se observó el cálculo y análisis de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad del subproceso de gestión de compras, se aprecian la realización de autoevaluación de gestión que incluye el análisis de algunos indicadores de producto, sin embargo no se apreció que los indicadores establecidos en la caracterización del subproceso fueran objeto de cálculo y análisis. Los indicadores establecidos en la caracterización del subproceso son los siguientes:
Causa: Limitaciones en el alcance de la autoevaluación de la gestión, la cual
debe aplicarse a todos los planes institucionales.
Efecto: Desconocimiento en torno a la ejecución del plan anual de adquisiciones
y posibles desviaciones en su desarrollo
Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI;
Modulo: Control evaluación y seguimiento; Componente: Autoevaluación
del control y la gestión; Elemento: Autoevaluación del control y la gestión
Causa: Debilidades en la modelación del subproceso, procedimientos y políticas de operación que no tienen en cuenta los niveles de autoridad y responsabilidad
Efecto: Inexistencia de controles efectivos para la racionalización del gasto y contención del consumo
Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI; Modulo: Control evaluación y seguimiento; Componente: Autoevaluación del control y la gestión; Elemento: Autoevaluación del control y la gestión
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Eficacia Gestión Proveedores Eficiencia Optimización de pedidos de compras y suministros Efectividad Índice de racionalidad del gasto de funcionamiento
5. Evaluación de proveedores: No se observó durante el procedimiento auditor, el cumplimiento del requisito de calidad denominado evaluación de proveedores, en las vigencias 2016 y 2017 no se realizaron actividades orientadas a evaluar a los proveedores de la Entidad, de igual forma no se observó metodología adoptada por la Entidad para la realización de la citada evaluación, se observa que la líder del proceso se encuentra documentando un procedimiento para cumplir con el objetivo de evaluar los proveedores, sin embargo durante el alcance de la auditoria no se ejecutaron las evaluaciones respectivas.
Causa: Debilidades en la modelación del subproceso y en la orientación del sistema de gestión de calidad
Efecto: Realización de monitoreos y seguimientos poco efectivos por carecer de técnica, desconocimiento del comportamiento del proceso en materia de eficiencia, eficacia, efectividad y calidad
Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI; Modulo: Control de planeación y gestión; Componente: Direccionamiento estratégico; Elemento: Indicadores de gestión
Causa: Deficiencias en la implementación, seguimiento y evaluación de los
requisitos del sistema de gestión de calidad por proceso
Efecto: Bajo nivel de implementación de los requisitos del sistema de gestión de
calidad que se puede traducir en productos no conformes o insatisfacción
Criterio: Ley 872 de 2003 – NTCGP 1000 de 2009 7.4. Adquisición de bienes y servicios: El término “evaluación de proveedores” incluye la evaluación inicial y las posteriores que se deriven de la necesidad de evaluar el desempeño del proveedor (re-evaluaciones).
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6. Funcionamiento del comité de compras
Una vez revisadas las actas del comité de compras de la vigencia 2016, se observó que en las mismas solo se desarrolla una de las funciones establecidas en el acto administrativo de conformación del comité; En estas solo se refleja la función de análisis y aprobación de compras, las funciones de aprobación de plan de adquisiciones, seguimiento y evaluación de proveedores no se observan en las actas. Las funciones propias del comité conformado mediante Resolución 017-1 del 14 de enero de 2015 no se evidencian cumplidas o abarcadas dentro de las actas auditadas.
7. Centralización de las compras Durante el procedimiento de auditoria se determinó que las compras de la Entidad no se centralizan en el subproceso de gestión de compras, se evidencio que las compras de algunos bienes como materiales de construcción, materiales eléctricos y muebles se adquieren por fuera del subproceso, afectando los controles del subproceso de gestión de compras.
Causa: Deficiencias en la concepción y funcionamiento del comité de compras de la Entidad
Efecto: Incumplimiento de la normatividad interna en materia de funcionamiento del comité de compras
Criterio: Resolución 017-1 del 14 de enero de 2015, Por medio de la cual se modifica el acto administrativo de conformación del comité de compras y suministros, Articulo segundo, funciones del comité.
Causa: Debilidades en la modelación del subproceso de gestión de compras y en la delimitación de las funciones
Efecto: Infectivos y difusos controles en torno a los ingresos y egresos de bienes, reprocesos y duplicidades en el subproceso de gestión de compras
Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI; Modulo: Control de planeación y gestión; Componente: Direccionamiento estratégico; Elementos: Direccionamiento estratégico y estructura organizacional
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CÓDIGO: GE.CI.814.55.30.FO.05
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VERSIÓN 3
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8. Capacitación de los actores del proceso No se observaron actividades de identificación y análisis de necesidades de capacitación para los actores del subproceso de gestión de compras, esto se tradujo en la inexistencia de actividades de capacitación y formación orientadas a los actores de este subproceso en el alcance de la auditoria, no se desarrollan las competencias del talento humano de los sujetos de auditoria. 9. Control de bodegas de los centros asistenciales
Realizadas las visitas a los centros de salud San Joaquín, Ciprés y Zaragoza, se observó la existencia de sub bodegas, se determinó que los controles implantados para custodiar, conservar y distribuir los insumos, suministros y demás bienes pedidos al almacén son inefectivos, se aprecia que al momento de la visita las áreas de odontología cuentan con un Kárdex para el control de ingresos y salidas de las sub-bodegas, sin embargo el instrumento de control se encontraba en poder de la coordinadora del subproceso de odontología, los controles existentes para contener el gasto y el consumo en los centros asistenciales son inefectivos, no existen medidas de control orientadas a garantizar que no se entreguen pedidos innecesarios, que no se desperdicien o sustraigan los bienes de consumo y devolutivos de la Entidad.
Causa: Deficiencias en los controles implantados por el subsistema de gestión del talento humano por competencias para la identificación de necesidades de capacitación y ejecución
Efecto: No se desarrollan las competencias del talento humano del subproceso
Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI; Modulo: Control de planeación y gestión; Componente: Talento humano; Elementos: Desarrollo del talento humano Ley 872 de 2003 – NTCGP 1000 de 2009 – 6.2. Talento Humano
Causa: Deficiencias en los controles implantados por el subsistema de gestión del talento humano por competencias para la identificación de necesidades de capacitación y ejecución
Efecto: No se desarrollan las competencias del talento humano del subproceso
Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI; Modulo: Control de planeación y gestión; Componente: Talento humano; Elementos: Desarrollo del talento humano Ley 872 de 2003 – NTCGP 1000 de 2009 – 6.2. Talento Humano
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10. Registro de control de productos Entrevistados los actores del proceso se pudo evidenciar que se realizan verificaciones y controles de los productos recibidos, sin embargo no se guardan registros de estas actividades, la Entidad no ha adoptado los instrumentos necesarios para realizar y registrar la actividad de control de pedidos.
11. Administración de riesgos del subproceso
No se observó durante el procedimiento de auditoria que el subproceso administre riesgos de gestión, la líder del proceso manifestó durante la entrevista realizada que el mapa de procesos se encuentra desactualizado y que fue documentado por un funcionario del nivel directivo que ya no trabaja en la Institución, no se garantiza que los riesgos del subproceso se administren efectivamente para el logro de los objetivos, por otro lado no se observaron evidencias de autoevaluación del control.
Causa: Desconocimiento de los principios del sistema de gestión de calidad y deficiencias den la modelación del subproceso de gestión de compras en materia documental
Efecto: No se evidencian documentalmente el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad
Criterio: Ley 872 de 2003 – NTCGP 1000 de 2009 – 6.2. Talento Humano 7.4.3 Verificación de los productos y/o servicios adquiridos
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12. Archivo de gestión Durante el procedimiento de auditoria se observó que el archivo de gestión de las vigencias 2016 y 2017 no tiene adherencia a la Tabla de Retención Documental, los códigos asignados a los rótulos documentales no corresponden a los establecidos en la TRD y en otros rótulos revisados no se escriben los códigos de las series y subseries documentales, de igual forma se observaron expedientes archivados deficientemente, sin cronología.
Causa: Deficiencias en la cultura de control de la Entidad y debilitamiento del autocontrol
Efecto: Materialización de riesgos del subproceso y no cumplimiento de objetivos
Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI; Modulo: Control de planeación y gestión; Componente: Talento humano; Elementos: Desarrollo del talento humano
Causa: Limitados controles y aplicación de la Tabla de Retención Documental de la Entidad
Efecto: Deficiente gestión documental del subproceso, incumplimiento de la Ley general de archivo
Criterio: Ley 594 de 2000 – articulo 24
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10. RECOMENDACIONES
Se aprecia que la líder del almacén genera alertas relacionadas con precios, incremento en consumos, sin embargo estas alertas no se documentan, no existen mecanismos o instrumentos para realizar estos registros, se recomienda que todas las actuaciones sean documentadas y pueden ser evidenciadas. Algunas políticas de operación no se encuentran documentadas y adoptadas por la Entidad, se recomienda desarrollar políticas de operación relacionadas con proveedores. Es recomendable que los procedimientos del subproceso de gestión de compras se actualicen y socialicen. Se recomienda que en las actualizaciones realizadas al plan anual de adquisiciones se justifiquen de forma adecuada, es necesario mejorar la motivación de estos actos administrativos, además se recomienda que siempre se cite la normatividad de referencia aplicable en orden jerárquico. Es recomendable que las políticas de operación propuestas por la líder del subproceso de gestión de compras sean aprobadas por la Gerencia de la Entidad y en las difusiones se cite el número de acto administrativo. Es fundamental que los procedimientos actualizados contemplen los formatos e instrumentos suficientes para registrar las actuaciones del subproceso. Es recomendable que las contingencias del subproceso se consignen en un plan debidamente estructurado. Es recomendable que se definan y formalicen las funciones y su delimitación.
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11. CONCLUSIONES
La Oficina de Control Interno como resultado de la auditoria adelantada, conceptúa que la gestión del subproceso es aceptable. Desde la perspectiva del sistema de control interno, se aprecia la ejecución de controles que no son resultado de un análisis técnico de administración de riesgos. El responsable del proceso deben planear y ejecutar las acciones de mejoramiento necesarias para subsanar las debilidades encontradas en el procedimiento auditor, las acciones de mejoramiento deben ser coordinadas por el responsable del proceso.
Miembros del Equipo auditor y firma
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO JORGE HERNÁN RESTREPO REINALDO VARGAS BENITEZ Asesor de Control Interno Revisor Fiscal
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ANEXO 1 LISTAS DE CHEQUEO
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LISTA DE VERIFICACIÓN
N° CRITERIO C NC NA OBSERVACIÓN
PLANEACIÓN DEL SUBPROCESO Y GENERALIDADES
1
Planeación del subproceso de gestión de compras, verificar las actividades del planear del subproceso, la existencia de planes de acción u operativos, además de su consistencia
X Se aprecian instrumentos de planeación del subproceso
2
El subproceso de gestión de compras se encuentra caracterizado y esta contiene los indicadores, informes internos y externos a presentar, riesgos, además de las actividades del ciclo Deming, esta caracterización es conocida por todos los actores del subproceso
X El subproceso se encuentra caracterizado
3 Formulación del plan anual de adquisiciones, procedimiento de formulación, adopción y divulgación
X
No se observó procedimiento documentado y adoptado para la formulación del plan anual de adquisiciones, se destaca que se formuló con oportunidad y se publicó en iguales condiciones
4 Cronogramas de recepción de pedidos y despachos para la vigencia
X
5 Manuales de procedimientos del proceso de compras adoptados y divulgados
X Se observaron procedimientos desactualizados
6 Identificación de riesgos del subproceso y los controles para la mitigación de los mismos
X Se aprecian mapas de riesgo desactualizados
7 Políticas definidas para la gestión de compras del subproceso
X Se observan políticas de ingresos y egresos adoptadas
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7.1. Personal autorizado para ordenar una compra
X
7.2. Límites de compra X
7.3. Políticas para la selección de proveedores
X
7.3. Evaluación de los proveedores X
7.4. Formas de pago y plazos X
7.5. Monitoreo de su cumplimiento X
8 Se analizan las variaciones presentadas en las compras y pedidos, se toman acciones
X Se generan alertas, sin embargo no se generan registros
9
Se cuenta con planes de contingencia ante posibles fallas en el proceso de compras, ejemplo: incumplimiento de los proveedores, pérdida de datos, enfermedad de alguno de los funcionarios clave, caídas del internet, desastres, inundaciones, etc.
X
10 Capacitación y entrenamiento de los actores del subproceso de gestión de compras y suministros
X
11 Se realizan evaluaciones a los funcionarios y contratistas que participan del proceso
X
12 El subproceso tiene diseñados indicadores, los mismos son alimentados y analizados
X
Se aprecian indicadores en la caracterización, los mismos no son calculados y analizados periódicamente
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
13 Se definen los requisitos de los productos o servicios que se van a comprar
X Se aprecian fichas técnicas de los bienes a adquirir
14 Se cuenta con un proceso de selección de proveedores en donde se tienen en cuenta:
X
14.1. 1) Que los productos del proveedor cumple con los requisitos de compra especificados
X
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14.2.
2) Capacidad demostrada del proveedor para realizar los suministros en el tiempo acordado y con la calidad requerida
X
14.3. 3) Precios favorables para la Entidad X
14.4. Formas y métodos para establecer la capacidad de los proveedores
X
15
Con el proveedor seleccionado por lo menos se definen: plazos, especificaciones del producto, el precio de compra y las condiciones para devoluciones y descuentos
X
16 Para la realización de una compra se contemplan varias alternativas, propuestas o cotizaciones
X
17
Se establecen canales de comunicación que permitan transmitir de forma oportuna las inconformidades en la compra (material defectuoso, entrega inoportuna, etc.)
X Se aprecia que los canales de comunicación existentes son efectivos
18
Periódicamente se realiza una evaluación del proveedor en donde se evalúa por lo menos, calidad del producto, puntualidad en la entrega, atención a los requerimientos, etc.
X No se aprecia la evaluación de proveedores, requisito de calidad
SEGREGACIÓN ADECUADA DE FUNCIONES
19
El proceso cuenta con una adecuada segregación de funciones. Es decir que el proceso asegura que un actor no puede llevar a cabo todas las fases de una operación, desde su autorización, pasando por la custodia de activos, el mantenimiento de los registros maestros y la supervisión.
X La segregación de funciones existentes no es formal
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20
Se realizan inventarios periódicos y se conservan los registros de los mismos informando oportunamente las desviaciones encontradas
X
GENERACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
21 Se generan requisiciones de compra por parte de un empleado autorizado
X
22 Las órdenes de compra se encuentra numeradas
X
23 La orden de compra es revisada y aprobada por un nivel adecuado
X
24 El comité de compras funciona con oportunidad para los análisis y decisiones de compra
X
RECEPCIÓN DEL BIEN O SERVICIOS
25
Revisión de la descripción, cantidad, llegada oportuna y condición del pedido con base en la orden de compra. Se deja evidencia de que el producto se recibió de forma satisfactoria
X No se evidencian registros de esta actividad
26
Se realizan pruebas para verificar que el producto o servicio cuenta con las características requeridas
X
27
Elaboración de estadísticas relacionadas con calidad del producto, puntualidad en la entrega y atención a requerimientos, con el fin de evaluar al proveedor
X
ENTREGA DE PEDIDOS
28
Los pedidos son entregados y se realiza con oportunidad la salida del almacén quedando registro de la misma
X Se observa mejoramiento en torno a la salidas del almacén
29 Las entregas realizadas son descargadas con oportunidad del sistema de información de la Entidad
X
OTRAS ACTIVIDADES
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30 Autoevaluación de riesgos del subproceso de gestión de compras
X No se evidencia la realización de actividades de auto-evaluación del control
31 Autoevaluación de gestión del subproceso de gestión de compras
X
32 Evaluación y seguimiento del plan anual de adquisiciones
X
No se evidencio la realización de seguimiento y evaluación periódica al plan anual de adquisiciones
33 Manuales, guías, instructivos del proceso
X
34
Cumplimiento de la TRD y de las disposiciones de producción documental, verificar archivo de gestión
X
35 Cumplimiento de la política de cero papel
X
36 Presentación de informe SISMED X Se aprecia como fortaleza del proceso
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ANEXO 2 CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA
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CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA
DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN DE AUDITORIA
RESPUESTA DEL LÍDER DE PROCESO O ÁREA (CONTRADICCIÓN)
CONCLUSIÓN DE LA AUDITORIA
1. Articulación del plan de adquisiciones con la planeación institucional:
Durante el procedimiento auditor se evidencio que no existe articulación efectiva entre los planes institucionales como plan de desarrollo y plan de acción con el plan anual de adquisiciones, la formulación del plan anual de adquisiciones no tiene en cuenta los bienes y servicios plasmados en el plan de acción de cada vigencia, el citado plan se elabora con fundamento en consumos históricos y no se tienen en cuenta los productos establecidos en el plan de desarrollo de la Empresa Social del Estado.
De acuerdo a la entrevista realizada a la líder del proceso, el plan anual de adquisiciones se alimenta y articula con la contratación de la Entidad, sin embargo la contratación está orientada a ejecutar lo que la Entidad ha consignado en los planes institucionales, en ese sentido, el procedimiento de formulación y actualización del
No se ejercicio derecho a la contradicción
La debilidad o hallazgo queda en firme
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plan de adquisiciones no se ciñe al principio de planeación.
2. Seguimiento y evaluación del plan anual de adquisiciones
Durante el procedimiento auditor, no se evidencio la realización de seguimientos y evaluaciones periódicas al plan de adquisiciones, se observó que el plan formulado es monitoreado por los líderes de proceso, sin embargo no se realizan seguimientos y evaluaciones periódicas que permitan establecer el nivel de avance en la ejecución del plan para la realización de posibles correctivos y acciones de mejoramiento.
No se ejercicio derecho a la contradicción
La debilidad o hallazgo queda en firme
3. Autorización de pedidos
Se observó durante el procedimiento auditor, que los pedidos efectuados por los líderes de proceso no son validados y autorizados por un funcionario del nivel directivo de la Entidad, los pedidos realizados por los líderes de proceso son validados, recibidos y autorizados directamente por el líder del subproceso de gestión de compras, no se garantiza que los pedidos realizados en la Entidad cuenten con el visto bueno de los ordenadores del gasto.
No se ejercicio derecho a la contradicción
La debilidad o hallazgo queda en firme
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4. Indicadores del subproceso
Durante el procedimiento auditor no se observó el cálculo y análisis de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad del subproceso de gestión de compras, se aprecian la realización de autoevaluación de gestión que incluye el análisis de algunos indicadores de producto, sin embargo no se apreció que los indicadores establecidos en la caracterización del subproceso fueran objeto de cálculo y análisis.
No se ejercicio derecho a la contradicción
La debilidad o hallazgo queda en firme
5. Evaluación de proveedores:
No se observó durante el procedimiento auditor, el cumplimiento del requisito de calidad denominado evaluación de proveedores, en las vigencias 2016 y 2017 no se realizaron actividades orientadas a evaluar a los proveedores de la Entidad, de igual forma no se observó metodología adoptada por la Entidad para la realización de la citada evaluación, se observa que la líder del proceso se encuentra documentando un procedimiento para cumplir con el objetivo de evaluar los proveedores, sin embargo durante el alcance de la auditoria no se ejecutaron las evaluaciones respectivas.
No se ejercicio derecho a la contradicción
La debilidad o hallazgo queda en firme
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6. Funcionamiento del comité de compras Una vez revisadas las actas del comité de compras de la vigencia 2016, se observó que en las mismas solo se desarrolla una de las funciones establecidas en el acto administrativo de conformación del comité; En estas solo se refleja la función de análisis y aprobación de compras, las funciones de aprobación de plan de adquisiciones, seguimiento y evaluación de proveedores no se observan en las actas.
Las funciones propias del comité conformado mediante Resolución 017-1 del 14 de enero de 2015 no se evidencian cumplidas o abarcadas dentro de las actas auditadas.
No se ejercicio derecho a la contradicción
La debilidad o hallazgo queda en firme
7. Centralización de las compras
Durante el procedimiento de auditoria se determinó que las compras de la Entidad no se centralizan en el subproceso de gestión de compras, se evidencio que las compras de algunos bienes como materiales de construcción, materiales eléctricos y muebles se adquieren por fuera del subproceso, afectando los controles del subproceso de gestión de compras.
No se ejercicio derecho a la contradicción
La debilidad o hallazgo queda en firme
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8. Capacitación de los actores del proceso
No se observaron actividades de identificación y análisis de necesidades de capacitación para los actores del subproceso de gestión de compras, esto se tradujo en la inexistencia de actividades de capacitación y formación orientadas a los actores de este subproceso en el alcance de la auditoria, no se desarrollan las competencias del talento humano de los sujetos de auditoria.
No se ejercicio derecho a la contradicción
La debilidad o hallazgo queda en firme
9. Control de bodegas de los centros asistenciales Realizadas las visitas a los centros de salud San Joaquín, Ciprés y Zaragoza, se observó la existencia de sub bodegas, se determinó que los controles implantados para custodiar, conservar y distribuir los insumos, suministros y demás bienes pedidos al almacén son inefectivos, se aprecia que al momento de la visita las áreas de odontología cuentan con un Kárdex para el control de ingresos y salidas de las sub-bodegas, sin embargo el instrumento de control se encontraba en poder de la coordinadora del subproceso de odontología, los controles existentes para contener el gasto y el consumo en los centros
No se ejercicio derecho a la contradicción
La debilidad o hallazgo queda en firme
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asistenciales son inefectivos, no existen medidas de control orientadas a garantizar que no se entreguen pedidos innecesarios, que no se desperdicien o sustraigan los bienes de consumo y devolutivos de la Entidad.
10. Registro de control de productos
Entrevistados los actores del proceso se pudo evidenciar que se realizan verificaciones y controles de los productos recibidos, sin embargo no se guardan registros de estas actividades, la Entidad no ha adoptado los instrumentos necesarios para realizar y registrar la actividad de control de pedidos.
No se ejercicio derecho a la contradicción
La debilidad o hallazgo queda en firme
11. Administración de riesgos del subproceso No se observó durante el procedimiento de auditoria que el subproceso administre riesgos de gestión, la líder del proceso manifestó durante la entrevista realizada que el mapa de procesos se encuentra desactualizado y que fue documentado por un funcionario del nivel directivo que ya no trabaja en la Institución, no se garantiza que los riesgos del subproceso se administren efectivamente para el logro de los objetivos, por otro lado no se
No se ejercicio derecho a la contradicción
La debilidad o hallazgo queda en firme
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observaron evidencias de autoevaluación del control.
12. Archivo de gestión
Durante el procedimiento de auditoria se observó que el archivo de gestión de las vigencias 2016 y 2017 no tiene adherencia a la Tabla de Retención Documental, los códigos asignados a los rótulos documentales no corresponden a los establecidos en la TRD y en otros rótulos revisados no se escriben los códigos de las series y subseries documentales, de igual forma se observaron expedientes archivados deficientemente, sin cronología.
No se ejercicio derecho a la contradicción
La debilidad o hallazgo queda en firme