INFORME FINAL Servicio Nacional de Geología y Minería · Consumo, de la partida 17, capítulo 03, programa 01, de la ley N° 20.481, de Presupuestos del Sector Público año 2011,

DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO PRODUCTIVO

INFORME FINAL

Servicio Nacional de

Geología y Minería

Número de Informe: 80/2012

31 de julio de 2012

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ROBERTO `I t ESCOBAR

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO PRODUCTIVO

DAA N° 1.612/2012 REMITE INFORME FINAL N° 80, DE 2012, SOBRE AUDITORÍA DE TRANSACCIONES, EFECTUADA EN EL SERVICIO NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA.

SANTIAGO, 31_1U12012.046104

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 80, de 2012, con el resultado de la auditoría practicada en ese Servicio.

Sobre el particular, corresponde que esa autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen las acciones informadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que se verificarán en una próxima visita que practique en esa Entidad este Organismo de Control.

Saluda atentamente a Ud.,

~~)nu u al ISAW1 CARRIL CABALLERO

PaDuado Jefe DiviSión do Audileria AdminIstrafhia

AL SEÑOR JULIO POBLETE COSTA DIRECTOR NACIONAL (S) SERVICIO NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA PRESENTE PDO/IsII .

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ROBERTO

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SANTIAGO, 3 1. JUL Z Q 1 2. O 4 61 O 7

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 80, de 2012, con el resultado de la auditoría practicada en el Servicio Nacional de Geología y Minería.


)65iNtritTriS Uontralor llenero! MARIA 'SME( CARRIL CABALLERO

Abogado Jefe Divigión de Auditoria Administrativa

A LA SEÑORA CLAUDIA SOLÍS VARGAS AUDITOR INTERNO SERVICIO NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA PRESENTE PDO/IsII.

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DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA !,1 ÁREA DE HACIENDA ECONOMÍA Y FOMENTO PRODUCTIVO

DAA N" 1.614/2012

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REMITE INFORME FINAL N° 80, DE 2012, SOBRE AUDITORÍA DE TRANSACCIONES, EFECTUADA EN EL SERVICIO NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA.

SANTIAGO, 31. JUL 2 0 1 2. 0 4 61 0 3

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N' 80, de 2012, con el resultado de la auditoría practicada en el Servicio Nacional de Geología y Minería.


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HAmmt:, wilWA zuNIGA CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA

AL SENOR HERNÁN DE SOLMINIHAC TAMPIER MINISTRO DE MINERÍA PRESENTE PDO/IslI.

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Inés eyssal P. Secretaria Ministro

MINISTERIO DE MINEPIA

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MARCOS PORRAS

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1,1" CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA o DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

; ÁREA DE HACIENDA ECONOMÍA Y FOMENTO PRODUCTIVO

DAA N° 1.615/2012 REMITE INFORME FINAL N° 80. DE 2012, SOBRE AUDITORÍA DE TRANSACCIONES, EFECTUADA EN EL SERVICIO NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA.

SANTIAGO, 31.JUL2O1Z.VIGIU;



Por Dicten del Contralor General MARÍA ISABEL CARRIL CABALLERO

Abogado Jefe División de Audi!oría Administrativa

AL SEÑOR ARTURO FERNÁNDEZ VALDEBENITO AUDITOR MINISTERIAL MINISTERIO DE MINERÍA PRESENTE PDO/Isll.

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MARCOS PORRAS 1


ÁREA DE HACIENDA ECONOMÍA Y FOMENTO PRODUCTIVO


SANTIAGO, 3 1. JUL. 2 0 1 2. 0 4 6108

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento, copia del Informe Final N° 80, de 2012, con el resultado de la auditoría practicada en el Servicio Nacional de Geología y Minería.


or Orden General MARIA ISABEL CARRIL CABALLERO

Abogado Jefe División de Auditoria Administrativa

AL SEÑOR JEFE (S) DE LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ))k) PRESENTE PDO/Isli

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División de Auditode Administrativa

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DM N° 1.879/2012

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REMITE INFORME FINAL N° 80, DE 2012, SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONES, EFECTUADA EN EL SERVICIO NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA.

SANTIAGO, 3 1. JUL 0 1 Z. Ti 6 5



Pnr Orden del Contralor General MARIA ISABEL CARRIL CABALLERO

Abogado Jefe Dtvislion de Auditorla AdmInistnadve

AL SEÑOR FELIPE GOYA GODDARD DIRECTOR DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA PRESENTE PDO/IsII.

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A LA SEÑORA JEFA DE LA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

o PRESENTE RPB.



PMET 13076 INFORME FINAL N° 80, DE 2012, SOBRE AUDITORÍA A LOS GASTOS DE BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO, EFECTUADOS EN EL SERVICIO NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA.

SANTIAGO, 31 JUL 2012

En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría General para el año 2012, se efectuó un examen de cuentas a las operaciones realizadas por el Servicio Nacional de Geología y Minería, en adelante SERNAGEOMIN, relacionadas con el subtítulo 22, Bienes y Servicios de Consumo, de la partida 17, capítulo 03, programa 01, de la ley N° 20.481, de Presupuestos del Sector Público año 2011, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del mismo año.

OBJETIVO

La auditoría tuvo por finalidad verificar la inversión de los fondos públicos, el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación de respaldo, y la exactitud y correcta imputación presupuestaria y contable de las operaciones financieras.

METODOLOGÍA

El examen se practicó de acuerdo con las normas y procedimientos de control, aceptados por esta Contraloría General, lo que comprendió entrevistas, indagaciones, verificación de los registros contables, análisis selectivo de los documentos de respaldo, y la aplicación de otras técnicas de auditoría que se consideraron necesarias en las circunstancias.

UNIVERSO Y MUESTRA

De acuerdo a los antecedentes recopilados, durante el período examinado se efectuaron gastos con cargo al subtítulo 22 por la suma de $ 2.144.627.050, de los cuales se seleccionó una muestra ascendente a $ 1.171.826.590. equivalente a un 55% de los mismos.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


ANTECEDENTES GENERALES

El decreto ley N° 3.525, que crea el Servicio Nacional de Geología y Minería, establece que es un organismo descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que se relaciona con el Ejecutivo a través del Ministerio de Minería, cuyo objeto es servir de asesor técnico especializado a dicha Cartera de Estado en materias relacionadas con la geología y minería, y desempeñar las funciones señaladas en el referido cuerpo legal, entre otras, elaborar la carta geológica de Chile. mantener y difundir información sobre los recursos minerales del país, levantar y mantener el catastro minero nacional, y fiscalizar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de seguridad minera.

Esta Contraloría General mediante oficio N° 30.456, del año en curso, remitió al Servicio Nacional de Geología y Minería el preinforme de observaciones N° 80, del mismo año, con el objeto de que tomara conocimiento e informara sobre las situaciones determinadas. Al respecto, dicha Entidad ha dado respuesta a través del oficio Ord. N°04068, de esa anualidad, cuyos antecedentes y argumentos han sido considerados para emitir el presente informe final.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Del examen practicado, se determinaron las siguientes observaciones:

CONTRATOS DE SERVICIOS

1. Contratación de servicios sin autorización previa

Se observa que el Servicio Nacional de Geología y Minería contrató en el año 2011 directamente servicios de edición y publicación de nóminas de concesiones mineras de exploración y explotación constituidas en el año 2010, por un total de $ 49.709.546, efectuándose las respectivas publicaciones en el Boletín Oficial de Minería el 1 de junio de 2011, sin dictar previamente los actos administrativos correspondientes, contraviniendo lo previsto en el artículo 3°, de la ley N° 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, que señala, en síntesis, que las decisiones que adopte la Administración se expresarán por medio de actos formales emitidos por los Órganos del Estado, los que contienen declaraciones de voluntad, realizadas en el ejercicio de una potestad pública.

El detalle se muestra en el siguiente cuadro:

ID TESORERÍA ORDEN DE COMPRA RESOLUCIÓN EXENTA PROVEEDOR

MONTO s

NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA

70923 30-08-2011 983 02 -08 -2011 2234 01-08-2011 Héctor Hernán Navarro Iglesias 890.400

70524 24-08-2011 984 02-08-2011 2233 01-08-2011 Sociedad Amanecer Impresores Ltda.

1.912.500

71078 31-08-2011 1001 05-08-2011 2262 02-08-2011 Margarita Petit y Cía. Ltda.

12.419.744

71081 31-08-2011 1005 05-08 -2011 2261 02-08-2011 Imprenta Candelaria Ltda. 13.734.266

2



70621 25-08-2011 889 20-07-2011 2042 15-07-2011 Silva y Cía. Ltda. 6.818.700

75792 23-11-2011 1004 05-08-2011 2263 02-08-2011 Talleres Gráficos del Choapa Ltda.

7.873.516

70929 30-08-2011 986 02-08-2011 2236 01-08-2011 Prensa del Limarí Ltda. 3.337.200

70927 30-08-2011 985 02-08-2011 2237 01-08-2011 Sociedad Comercial ElSalitre

2.723.220

TOTAL 49.709.546

Cabe señalar, que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 90, de la ley N° 18.248, Código de Minería, el SERNAGEOMIN debe publicar el primer día hábil del mes de junio de cada año, para información general, la nómina de las concesiones mineras de explotación y exploración que se hayan constituido en el año calendario anterior, clasificándolas por comuna. Esta publicación debe efectuarse en un suplemento especial del Diario Oficial, denominado Boletín Oficial de Minería, en el cual deben hacerse todas las publicaciones que ordena el citado Código, de conformidad a lo previsto en su artículo 238.

Además, corresponde manifestar que el Servicio no acreditó efectiva y documentadamente las razones que motivaron la procedencia de acudir a esta modalidad de contratación, tal como lo exige, entre otros, el dictamen N° 31.243, de 2009, de esta Contraloría General, toda vez que se comprobó que en las resoluciones emitidas con posterioridad a la publicación de las nóminas, no se mencionaron dichas circunstancias.

Sobre el particular, el SERNAGEOMIN, en su oficio de respuesta, reconoce que efectivamente no se dictaron oportunamente los actos administrativos en la contratación de los servicios de edición y publicación de las nóminas de concesiones mineras de exploración y explotación, constituidas el año 2010.

Agrega, en síntesis, que con el objeto de dar cumplimiento a lo dispuesto en el citado artículo 238, del Código de Minería, solicitó a través de la respectiva unidad requirente del Servicio, la prestación de servicios de edición y publicación de nómina de concesiones mineras de exploración y de explotación, sin que mediara previamente acto administrativo u orden de compra emanada de esa Institución, lo que generó la emisión posterior de resoluciones que aprobaron, como pago excepcional, los servicios efectivamente prestados por los proveedores, evitando de esta forma un enriquecimiento sin causa a favor del SERNAGEOMIN.

Añade, que cada uno de los actos administrativos contaron con la autorización previa del Departamento Jurídico de la Entidad, lo que consta en el memorándum N° 64, de 28 de julio de 2011.

Por último, señala que el Jefe del Departamento de Propiedad Minera del SERNAGEOMIN, mediante el memorándum N° 24, de 8 de marzo del año en curso, informó a los Directores Regionales y Encargados de Propiedad Minera del Servicio, las directrices para el pago de la publicación dispuesta en el aludido artículo 90, del Código de Minería.

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De acuerdo a lo expresado por el SERNAGEOMIN, esta Contraloría General levanta la observación relativa a la emisión posterior de las respectivas resoluciones, a objeto de regularizar la situación planteada; sin embargo, la mantiene en cuanto a que el mencionado Servicio no acreditó efectiva y documentadamente las razones que motivaron la procedencia de acudir al trato directo como modalidad de contratación, tal como lo ha manifestado esta Entidad Fiscalizadora, entre otros, en el dictamen N° 31.243, de 2009.

2. Inexistencia de contrato

Según la resolución exenta N° 2.638, de 30 de agosto de 2011, se convocó a la licitación pública ID N° 1562-126-LE11, para la remodelación del 2 ° piso de las dependencias de la Dirección Regional de Coquimbo, del Servicio.

A esta convocatoria se presentaron 2 proveedores, Carlos Naranjo Foncea y la Sociedad Adaro Propiedades Ltda., cuyas ofertas ascendieron a $ 4.437.474 y $ 4.980.150, impuesto incluido, respectivamente, adjudicándose la licitación la citada sociedad, la que se aprobó mediante la resolución exenta N° 3.454, de 7 de noviembre de 2011.

La obra fue recepcionada conforme, el 1 de diciembre de 2011, por el Director Regional de Coquimbo y se procedió a su pago mediante transferencia electrónica, ID de Tesorería N° 77948, de 21 de diciembre de ese mismo año.

De la revisión efectuada, se comprobó que para este proceso de adquisición de servicios no se suscribió el respectivo contrato, entre la citada Dirección Regional de SERNAGEOMIN y la Sociedad Adaro Propiedades Ltda., donde se establecieran los derechos y obligaciones de las partes, vulnerando con ello lo previsto en el artículo 5°, de la aludida ley N° 19.880, sobre el principio de escrituración, que dispone, en síntesis, que el procedimiento administrativo y los actos administrativos se expresaran por escrito y lo establecido en el artículo 63, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que señala que los contratos menores a 100 UTM se formalizarán mediante la emisión de la orden de compra y su aceptación por parte del proveedor, mecanismo que se usó en la especie, pese que el servicio contratado excede ese monto.

El Servicio Nacional de Geología y Minería, en su oficio respuesta, expresa que la suscripción de este contrato no fue exigida en las bases administrativas correspondientes, amparándose en que la precitada ley N° 19.886 nada dispone respecto de los contratos superiores a 100 UTM y al hecho de no tratarse de un servicio complejo.

Agrega, que debido a las observaciones realizadas por esta Contraloría General, en una auditoría posterior a la fecha de esta licitación, se procedió a suscribir todos los contratos por montos superiores a 100 UTM.

Además, informa que mediante el decreto N° 1.383, de 2011, del Ministerio de Hacienda, se modificó el aludido decreto N° 250, de 2004, de ese mismo origen, en relación con la formalización de los contratos por montos superiores a 100 UTM, quedando como sigue: "De la misma forma podrán formalizarse los contratos superiores a ese monto e inferiores a 1000 UTM, cuando se trate de bienes o servicios estándar de simple y objetiva especificación y se haya establecido así en las respectivas bases de licitación".

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Asimismo, señala que los servicios aludidos precedentemente fueron debidamente supervisados y ejecutados conforme a lo convenido, tal como consta en el acta de recepción de 1 de diciembre de 2011, no generando ningún perjuicio para el Servicio.

En consideración a los nuevos argumentos aportados por el SERNAGEOMIN, este Organismo de Control levanta la observación formulada en esta oportunidad; no obstante, hace presente que, en lo sucesivo, la Entidad auditada deberá suscribir los respectivos acuerdos de voluntades en conformidad a lo dispuesto en el artículo 5°, de la aludida ley N° 19.880 y en el citado artículo 63, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, con sus modificaciones, cuyo efectivo cumplimiento será verificado en una futura visita de fiscalización.

3. Multas no aplicadas

3.1. Licitación Pública ID N° 1562-144-LP11, "Confección e Instalación de Escalera de Emergencia para Edificio Institucional"

Mediante la resolución exenta N° 3.394, de 2011, el SERNAGEOMIN convocó a una licitación pública para la confección e instalación de una escalera de emergencia en el edificio institucional, ubicado en calle avenida Santa María N° 104, comuna de Providencia, la cual se adjudicó al proveedor Edilio Ubilla Gutiérrez, por un monto de $ 62.462.981, a través de la resolución exenta N° 4.111, de 12 de diciembre de 2011, en cuyo documento se ordena el pago previa recepción conforme de la prestación. El plazo ofertado por el proveedor fue de 33 días corridos desde el inicio de la obra, esto es, el 23 de diciembre de 2011.

Al respecto, se verificó que el Servicio Nacional de Geología y Minería no aplicó la multa de 2 UTM por día de atraso que superó el plazo ofertado para la ejecución de la obra, establecida en el numeral 14, de las bases administrativas de la licitación, aprobadas por la citada resolución exenta N° 3.394, de 2011.

En efecto, según consta en el libro de obras, la referida construcción se inició, como ya se señaló, el 23 de diciembre de 2011 y la recepción se efectuó el 13 de febrero de 2012, en circunstancias que la fecha contractual de entrega de la obra vencía el 24 de enero del mismo año, por lo que el proveedor incurrió en un atraso de 19 días por sobre el período ofertado, sin que el SERNAGEOMIN haya aplicado las multas establecidas en el numeral 14, de las bases administrativas.

Asimismo, cabe señalar que el mencionado proveedor utilizó 52 días en la ejecución de la obra, por un valor de $ 62.462.981, monto mayor que el presentado por otro oferente no adjudicado, ascendente a $ 53.595.696 y un tiempo de construcción de 45 días. Al respecto, en el cuadro de evaluación de las propuestas se insertó una nota en la que se justifica la designación del proveedor adjudicado, señalando que posee años de experiencia en el rubro de construcción de escaleras de emergencia y presenta un menor plazo de entrega del producto final, lo que no se cumplió, vulnerándose, de esta forma, el principio de igualdad de los licitantes.

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La situación acontecida transgrede lo previsto en el numeral 9, de las bases técnicas aplicables en la especie, sobre plazo de entrega de la obra, el cual indica que no podrá ser superior a 45 días corridos, contados desde el inicio efectivo de los trabajos y, por ende, vulnera el principio de estricta sujeción a las bases.

Además, SERNAGEOMIN suscribió el referido convenio de prestación de servicios con el proveedor adjudicado el 16 de diciembre de 2011; sin embargo, este contrato fue aprobado por la resolución exenta N° 0160, el 25 de enero de 2012, con posterioridad al inicio de las obras, lo que infringe lo dispuesto en el artículo 3°, de la aludida ley N ° 19.880, que señala que las decisiones que adopte la Administración se expresarán por medio de actos formales emitidos por los órganos del Estado, los que contienen declaraciones de voluntad, realizadas en el ejercicio de una potestad pública.

En su oficio de respuesta, el SERNAGEOMIN indica que no aplicó la multa por los días de atraso, puesto que los motivos de la demora no fueron imputables al proveedor, ya que al momento de iniciar los trabajos se dieron cuenta que el lugar donde se había proyectado originalmente colocar la escalera era parte de los pilares estructurales del edificio, lo que significó buscar medidas paliativas para solucionar el problema, lo que generó el atraso respecto de los plazos establecidos en las bases.

Añade, que al momento de la adjudicación, el plazo de entrega fue significativo para determinar al proveedor adjudicado, pero en razón a que el atraso no fue responsabilidad de éste, según lo mencionado en el párrafo anterior, y que lo acontecido fue posterior a la adjudicación, no se vulneró el principio de igualdad de los licitantes.

Además, indica que la demora en emitir la resolución que aprobó el contrato suscrito con el adjudicatario, se debió a una omisión involuntaria y puntual, lo que fue subsanado apenas se constató dicho error.

Al tenor de lo expuesto, este Organismo de Control da por subsanada la observación, toda vez que el Servicio auditado asume su responsabilidad en el incumplimiento del plazo de entrega del proyecto contratado y en la falta de emisión del acto administrativo que aprueba el acuerdo suscrito; sin embargo, en lo sucesivo, el SERNAGEOMIN deberá formalizar las modificaciones contractuales y emitir oportunamente los respectivos actos administrativos.

3.2. Licitación Pública ID N° 1562-130-LP11, "Adquisición del Servicio de Remodelación del 4° piso del Edificio Institucional de Avenida Santa María N° 104"

A través de la resolución exenta N° 2.897, de 21 de septiembre 2011, el Servicio convocó a una licitación pública ID N° 1562-130- LP11, para la remodelación del 4° piso de la Dirección Nacional de este Servicio, ubicado en avenida Santa María N° 104, de la comuna de Providencia, presentándose 6 proveedores, de los cuales se adjudicó el mencionado concurso a la empresa Arquitectos As & Partners Ltda., según consta en la resolución exenta N° 3.277, de 25 de octubre del mismo año, por un monto de $ 59.679.862, cuyo pago se efectuó, mediante el ID de Tesorería N° 79821, de 6 de enero de 2012.

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El 26 de octubre de 2011, se dictó la orden de compra N° 1562-1438-SE11 y el contrato se suscribió el 7 de noviembre del mismo año, el cual fue formalizado mediante la resolución exenta N° 2, de 2 de enero de 2012, lo cual contraviene lo establecido en el inciso final del artículo 65, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, en cuanto a que las órdenes de compra deben emitirse de acuerdo a un contrato que se encuentre vigente.

Además, el 30 de diciembre de 2011 se emitió el cheque N° 5166419 de la cuenta corriente N° 9016279 del Banco del Estado de Chile, por el monto total de $ 59.679.862, para el pago de los servicios prestados, siendo la obra recepcionada el 5 de enero de 2012, sin observaciones ni detalles que realizar, según consta en certificado de la misma fecha, del Jefe de Gabinete del Director Nacional del Servicio.

Ahora bien, cabe señalar que el proveedor demoró 16 días adicionales respecto de lo estipulado en el contrato de prestación de servicios, sin que el Servicio haya aplicado las multas por el atraso en la entrega de la obra, de acuerdo con lo estipulado en el punto décimo segundo del acuerdo en comento, que señala que las obras deben estar ejecutadas antes del 20 de diciembre de 2011, y que el incumplimiento o simple retardo en su entrega faculta al SERNAGEOMIN a aplicar las multas que se hayan contemplado a este respecto.

Por su parte, en lo relativo a que el Jefe de Gabinete haya efectuado la recepción de las obras, cabe indicar que tratándose de un funcionario a contrata, no resulta procedente dicha actuación, aunque así hubiese sido consignado en las bases, toda vez que para ello se requieren facultades resolutivas o decisorias, lo que se contrapone a la naturaleza de este tipo de contratos esencialmente transitorios (aplica dictámenes N" 22.406, de 2000, 10.706, de 1999 y 21.676, de 1995, todos de esta Contraloría General).

El SERNAGEOMIN, en su oficio de respuesta, manifiesta que en la auditoría realizada anteriormente por este Organismo de Control también se observó el hecho de que la orden de compra debía ser emitida con posterioridad a la suscripción del contrato, situación que en la actualidad está siendo corregida, pero que fue subsanada con posterioridad al proceso aquí observado.

En cuanto a las obras, informa que el 29 de diciembre de 2011, el Director Nacional del Servicio realizó la recepción conforme en la factura, según consta en el timbre impreso en ella, emitiéndose el respectivo cheque. Aclara, que antes de realizar el pago correspondiente, se solicitó un certificado de dicha recepción, lo que se aplazó unos días producto de la renuncia del Director Nacional, siendo finalmente firmada por el Jefe de Gabinete, quien actuaba como contraparte técnica en este proceso.

Asimismo, indica que respecto a los días de atraso, estos no fueron imputables al proveedor, ya que se debieron a modificaciones solicitadas por el SERNAGEOMIN a las obras ya coordinadas y a la realización de correcciones de las que se tomó conocimiento a medida que se fueron utilizando las instalaciones, pero que no significaron ningún problema en el funcionamiento normal del Servicio ni un perjuicio patrimonial para éste.

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No obstante lo anterior, expresa que procederá a tomar las medidas tendientes a corregir lo observado, realizando en lo sucesivo, las recepciones de productos o servicios adquiridos, por funcionarios de planta o bien por aquellos que detenten funciones directivas.

En atención a las explicaciones entregadas por la Entidad auditada, este Organismo de Control levanta la observación relacionada con las multas no aplicadas, puesto que ese Servicio asume su responsabilidad en el atraso de la obra; no obstante, mantiene lo objetado respecto a la recepción de la obra efectuada por el Jefe de Gabinete, hasta que se adopten las medidas pertinentes a objeto de evitar la ocurrencia de estas actuaciones, lo que será verificado en una futura auditoría.

4. Atrasos en pago a proveedores

De la revisión efectuada se observa que el SERNAGEOMIN no dio cumplimiento a las instrucciones impartidas en el oficio circular N° 23, de 2006, del Ministerio de Hacienda, el cual señala que los pagos deben efectuarse dentro de los 30 días corridos siguientes al devengo de la respectiva operación, toda vez que se verificó que el Servicio pagó intereses por la suma de $ 137.940, a la Comisión Chilena de Energía Nuclear, COCHEN, por el atraso en el pago de las facturas correspondientes a muestras geológicas, cuyo detalle se muestra en el siguiente cuadro:

FACTURA FECHA PAGO

MONTO INTERESES

$

DIAS DE ATRASO

NÚMERO FECHA 99128 17-01-2011 29-06-2011 55.694 164

99287 30-01-2011 29-06-2011 17.150 151

99603 02-03-2011 29-06-2011 13.967 120

99916 21-04-2011 29-06-2011 8.318 70

100376 29-05-2011 12-07-2011 5.459 45

100400 29-05-2011 12-07-2011 5.437 45

99408 13-02-2011 04-04-2011 18.025 48

99403 13-02-2011 04-04-2011 13.890 48

TOTAL 137.940

En efecto, mediante el ID de Tesorería N° 79707, de 2012, se pagaron los intereses cobrados por la Comisión mediante las facturas Nos 101669 y 101679, emitidas el 9 y 10 de agosto de 2011, por $ 106.025 y $ 31.915, respectivamente, autorizados a través de la resolución exenta N° 4.125, de 14 de diciembre del mismo año.

Por otra parte, dicho monto fue contabilizado en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado, SIGFE, en la cuenta contable 11402, "Anticipo a Contratistas", en circunstancias que debió haber sido contabilizada en la cuenta contable de gasto 5321204, "Intereses, Multas y Recargos", quedando erróneamente registrados como anticipos al 31 de diciembre de 2011. Lo anterior, no se ajusta a lo dispuesto en el numeral 2, del oficio N° 79.690, de 22 de diciembre de 2011, de esta Contraloría General, que imparte instrucciones a los \\Nkr servicios e instituciones del Sector Público sobre cierre del ejercicio contable año 2011.

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Al respecto, el SERNAGEOMIN, en su oficio de respuesta, informa que se pagaron intereses por la suma de $ 137.940, a la Comisión Chilena de Energía Nuclear, COCHEN, cuyo pago fue aprobado por la resolución exenta N° 4.125, de 14 de diciembre de 2011, como pago excepcional, por facturas liquidadas fuera de plazo. Sobre el particular, añade que reiteró al personal de las áreas involucradas, a través de correo electrónico de 12 de abril de la presente anualidad, que deben dar cumplimiento al aludido oficio circular N° 23, de 2006, del Ministerio de Hacienda.

En relación a la contabilización de los intereses, señala que se efectuó en el subtítulo e ítem correcto; no obstante, la asignación fue errónea, agregando, que dicho monto fue regularizado contablemente al 31 de diciembre de 2011.

Por último, agrega que ha tomado las medidas pertinentes para que dicha situación no vuelva a ocurrir.

Por lo expuesto, este Organismo de Control levanta la observación formulada; sin perjuicio de verificar, en una próxima visita de fiscalización, que el Servicio de cumplimiento a las disposiciones impartidas en el oficio circular N° 23, de 2006, del Ministerio de Hacienda y en el documento que emita anualmente esta Contraloría General, para instruir a los servicios e instituciones del Sector Público sobre el cierre del ejercicio contable.

II. CONTROL INTERNO CONTABLE

1. Conciliaciones bancarias

Se solicitaron las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente N° 9016279, "Cuenta Corriente en Pesos Santiago", del Banco del Estado de Chile, en la cual se administran, entre otros, los recursos asignados para la ejecución de los gastos del subtitulo en examen, constatándose que el SERNAGEOMIN elaboró en planillas electrónicas Excel, los reportes de las conciliaciones bancarias, pese a que el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado, SIGFE, utilizado por el Servicio para el registro de sus operaciones, tiene incorporado un módulo especialmente habilitado para ello. A este respecto, cabe tener presente que el uso de planillas electrónicas conlleva un alto grado de vulnerabilidad de los datos contenidos en éstas.

El Servicio, en su oficio de respuesta, manifiesta que el 31 de mayo de la presente anualidad, a través de correo electrónico, la DIPRES, a petición de ellos, informó sobre el procedimiento para habilitar el módulo de conciliaciones bancarias, cuyo proceso se encuentra en su primera etapa, toda vez que el Director Nacional del SERNAGEOMIN envió el 6 de junio del presente año, mediante carta N° 0195, al BancoEstado y a la División de Tecnologías de la Información de la Dirección de Presupuestos, el mandato que autoriza a la DIPRES, a través del SIGFE, a tener acceso a los datos de sus cuentas corrientes.

Añade, que con dicha carta de autorización, el BancoEstado procederá a activar las cuentas corrientes, para iniciar la segunda etapa del proceso y finalmente su implementación.



Este Organismo de Control mantiene la observación por el momento. hasta que se materialice el resultado de las gestiones realizadas por el Servicio auditado, para habilitar en el SIGFE el módulo de las conciliaciones bancarias, lo que será verificado en una futura auditoría.

Cuenta "Anticipo Proveedores"

De la revisión efectuada a la cuenta contable 11401. -Anticipo a Proveedores", se constató que al 31 de diciembre de 2011, dicha cuenta registra en el SIGFE, a nivel nacional, un saldo final de $ 221.887.011; no obstante. que según se dispone en el numeral 2, del aludido oficio N° 79.690, de 2011, de esta Contraloría General, ésta debería haber quedado saldada a la fecha de cierre del ejercicio, cuyo detalle se presenta en Anexo adjunto.

Sobre el particular el SERNAGEOMIN, en su oficio de respuesta, comunica que ha regularizado contablemente la suma de $ 154.913.480, quedando anticipos a proveedores pendientes por un monto de $ 66.973.531. los que serán normalizados a la brevedad, para lo cual designó a un funcionario con dedicación exclusiva.

Esta Contraloría General mantiene la observación por el momento, hasta que el SERNAGEOMIN regularice contablemente la totalidad de los saldos pendientes al 31 de diciembre de 2011.

III. TRANSPARENCIA ACTIVA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

En relación con la materia, se verificó que el Servicio Nacional de Geología y Minería cumple con lo establecido en el artículo 7°, de la ley N° 20.285, sobre Acceso a la Información Pública, por cuanto mantiene a disposición del público, a través de su sitio web, la información actualizada que en dicha disposición se detalla, tales como: la estructura orgánica, sus facultades, funciones y atribuciones de cada una de sus unidades u órganos internos, marco normativo aplicable, plantas del personal y determinados actos administrativos, entre otros antecedentes.

Es importante mencionar que en la "Evaluación de Transparencia Activa de Organismos de la Administración Central". de enero de 2012, efectuada por el Consejo para la Transparencia. el SERNAGEOMIN obtuvo un 98% de cumplimiento.

CONCLUSIONES

En mérito de lo expuesto, cabe concluir que, en general, el Servicio Nacional de Geología y Minería ha realizado acciones tendientes a dar solución a las observaciones formuladas por esta Contraloría

• 'General, cuya efectividad será verificada en una próxima visita de fiscalización.

10

atenta mente Ud.,



No obstante lo anterior, la Institución auditada deberá implementar, entre otras, las siguientes medidas:

1. Instruir que la recepción de obras o proyectos se efectúe a través de los funcionarios con facultades resolutivas o decisorias (aplica criterio contenido en los dictámenes Nos 22.406, de 2000, 10.706, de 1999 y 21.676, de 1995, todos de esta Contraloría General).

2. Acreditar efectiva y documentadamente las razones que motivaron la procedencia de acudir al trato directo como modalidad de contratación, tal como lo ha manifestado esta Entidad Fiscalizadora, entre otros, en el dictamen N° 31.243, de 2009.

3. Dictar los actos administrativos oportunamente conforme con lo señalado en el artículo 3°, de la ley N° 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado y suscribir los respectivos acuerdos de voluntades en conformidad con lo dispuesto en el artículo 5°, del mismo precepto legal y en el artículo 63, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda y sus modificaciones.

4. Elaborar las conciliaciones bancarias en el módulo habilitado para ello en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado, con el objeto de asegurar la confiabilidad, oportunidad e integridad de los movimientos financieros del Servicio.

5. Regularizar los saldos pendientes de la cuenta "Anticipo a Proveedores" al 31 de diciembre de 2011, de acuerdo a lo señalado en el oficio N° 79.690, de 2011, de esta Contraloría General.

6. Cumplir con lo previsto en el oficio circular N° 23, de 2006, del Ministerio de Hacienda, que imparte instrucciones sobre plazo de pago a proveedores.

Finalmente, corresponde que el Servicio Nacional de Geología y Minería, subsane las observaciones formuladas por esta Contraloría General, dentro del plazo de 60 días hábiles, contados desde la recepción del presente documento, de lo cual deberá informar a esta Entidad Fiscalizadora.

Jefa Área de Hacienda, Economía y Fomento Productivo

División de Auditoria Administrativa

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ANEXO

DETALLE CUENTA "ANTICIPO A PROVEEDORES"

PROVEEDOR MONTO

$

CENTRO DE CAPACITACIÓN 22.427.718

JUAN JAVIER COLMAN ARGANDOÑA 3.500.000

CAROLINA ARAYA MANCILLA 1.100.000 MIGUEL ORTÍZ LABARCA 16.001 SANDRA TORRICO LUNA 1.100.000 ROBERT RENGIFO MORA 2.856 STEPHEN SPARKS 426.610 ANGEL MERA FIGUEROA 234.240 PROVEEDOR EXTRANJERO 118.581.118 DECIMO TERCER JUZGADO CIVIL DE SANTIAGO 6.358.648 EMPRESA DE CORREOS DE CHILE 278.441 TESORERÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 3.508.526 UNIVERSIDAD DE CHILE 1.128.400 SEREMI DE SALUD REGIÓN METROPOLITANA 120.568 MINISTERIO MINERÍA 2.956.109 OFICINA REGIONAL III REGIÓN COPIAPÓ 18.685.986

OFICINA REGIONAL IV REGIÓN LA SERENA 3.674

OFICINA OVDAS TEMUCO 181.206 OFICINA REGION METROPOLITANA 18.464.465 CODELCO CHILE 21.891 RENATO PÉREZ NERVI 1.100.000

FUNCIONARIO SERNAGEOMIN 8.586.762

ALICIA SALAZAR MUÑOZ 2.000

TESORERO MUNICIPAL DE PROVIDENCIA 418.230

FUNDACIÓN ARTURO LÓPEZ PÉREZ 100

MANUEL SARMIENTO ROJAS 1.100.000

SOCIEDAD COMERCIAL PUNTO ZERO CLIMA LTDA. 248.710

BTECH 84.990

DISTRIBUIDORA Y COMERCIALIZADORA OFFICEHOME LTDA. 41.757

GIANTEC LTDA. 1.436.975

PROVEEDORES NACIONALES 209.641

D.T.S. 96.906

CHILENA DE COMPUTACIÓN LTDA. 61.201

PERSONAL COMPUTER FACTORY LTDA. 1

PETROBRAS CHILE DISTRIBUCIÓN LTDA.

SOCIEDAD CONTRACTUAL MINERA CAROLA 200.565

MADERERA SAN ANTONIO LTDA. 353.566

MAX HUBER LTDA. 11.893

TERZOLO HNOS. Y CIA. LTDA. 65.248

REINALDO ROBERTO 98.280 BHP CHILE INC. 860.020

DHL WORLDWIDE EXPRESS CHILE 105.808

MOVISTAR 21.105 MANUEL FERNÁNDEZ Y CÍA.LTDA. 542.297

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CLIENTES NACIONALES 15.000 GEOEQUIPOS S.A. 138.278

DOITE INTERNACIONAL 175.984 AGA S.A. 421.883 EMPRESA EL MERCURIO SAP 79.084

MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS BLACK Y DECKER CHILE 59.991

TECNODATA S.A. 4.004.667

CÍA. DE SEGUROS DE CRÉDITO CONTINENTAL S.A. 309.850

MAPFRE GARANTÍAS Y CRÉDITOS 1.927

NEWPRO S.A. 26.630

CIA. CONTRACTUAL MINERA OJOS DEL SALADO 180.721

DIMERC S.A. 36.405 CANON CHILE S.A. 41.569 TELEFÓNICA MÓVIL DE CHILE S.A. 46.890

EMPRESA NACIONAL DE CERTIFICACIÓN ELECTRÓNICA 111.367

AISLAPOL S.A. 225.738 ASEGURADORA MAGALLANES S.A. 137.500 ERGOTEC MUEBLES S.A. 401.245 AEROLINEAS AUSTRAL CHILE S.A. 122.428 CLIENTES EXTRANJEROS 607.341

TOTAL 221.887.011

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www.contraloria.c1

.11~Eaffali~19.

Documents

INFORME FINAL Servicio Nacional de Geología y Minería · Consumo, de la partida 17, capítulo 03, programa 01, de la ley N° 20.481, de Presupuestos del Sector Público año 2011,