INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNOes.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/Pormenorizado-OCI-2016... · SENA 20 11 MANEJO DE ALTURAS (AVANZADO) Personal ... CURSO TALLER PREPARACIÓN

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

Jefe de Control Interno:

María Elisa Morón Baute Periodo Evaluado

De julio 12 de 2016 a Noviembre 11 de 2016

Fecha de Elaboración

Noviembre 08 de 2016

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República -SIGEPRE- recoge y armoniza las directrices de los requisitos definidos en la Norma NTC GP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI. De esta forma, la Entidad propende por el aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios, en la asistencia y el apoyo administrativo al Presidente de la República, así como en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

La Presidencia de la República mediante Resolución No. 0575 de 3 de marzo de 2011, adoptó el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, “como una herramienta de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir y facilitar la dirección, evaluación y control del desempeño de la Entidad, en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios, de manera armónica con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). El Sistema de Gestión de la Calidad adoptado, está enfocado hacia los diferentes procesos y procedimientos establecidos por la Entidad”. 1.1 Componente Talento Humano 1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos: Código Excelencia Ética

La Entidad adoptó el Manual Ética y Buen Gobierno en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República mediante Resolución 0278 del 22 de abril de 2016, que tiene como objeto establecer las pautas que orienten el comportamiento ético y las disposiciones de autorregulación de Buen Gobierno, que orienten una función administrativa eficiente, integra y transparente de los funcionaros del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE). Así mismo, se estableció que para la aplicación del Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno, el Área de Talento Humano tendrá en cuenta los compromisos definidos por cada dependencia, así como la sensibilización, capacitación, seguimiento y evaluación, lo cual deberá involucrar a todo el personal al servicio de la Presidencia de la República. En el Manual M-DE-03 se establecieron los siguientes 2 principios y 7 valores éticos, que regirán las actuaciones de los servidores públicos del DAPRE, así:

Principios

1. Prevalencia del interés general sobre el interés particular

2. Los recursos públicos son sagrados

Valores

1. Compromiso 2. Respeto 3. Honestidad 4. Responsabilidad 5. Lealtad 6. Servicio 7. Colaboración

Durante el período de análisis, el Área de Talento Humano realizó las publicaciones en el DAPRE Web, en el calendario de actividades y en las carteleras institucionales. A continuación, se relaciona el valor y mes publicado en el periódico interno – INTRANET:

Respeto Honestidad Responsabilidad Lealtad

Julio-16 Agosto-16 Septiembre-16 Octubre-16

Por último, en los escenarios de los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno1, y en desarrollo de la función 8 del artículo octavo de la Resolución 0035 de 2016, la Oficina de Control Interno propendió por la aplicabilidad de los valores y el principio establecidos al interior de cada proceso y/o dependencia. 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

1.1.2.1 Manual de funciones, competencias y requisitos Durante el período de análisis, el proceso de Talento Humano informó que las modificaciones que se han realizado al Manual de Funciones para los empleos de libre nombramiento y remoción fue la realizada mediante la Resolución 0787 del 20 de octubre de 2016. El Manual de Funciones para los empleos de carrera administrativa no se ha modificado, sigue vigente la Resolución 1751 del 15 de abril de 2013. 1.1.2.2 Plan Institucional de Capacitación – PIC

Mediante Resolución 0171 del 11 de marzo de 2016 se adoptó el Plan Institucional de Capacitación, el plan Anual de Bienestar Social e Incentivos y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Presidencia de la República, el cual se elaboró como lo establece el Procedimiento

1 Resolución 0035 de 2016. “(…) Artículo Sexto.- SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar la gestión de la Entidad, con el fin de establecer aspectos que permiten valorar en forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Entidad (…)”

ELABORACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS P-TH-05 partiendo del diagnóstico de necesidades de capacitación y de la medición del efecto de Bienestar Social, Seguridad y Salud en el Trabajo Necesidades y Preferencias de Incentivos, posteriormente se priorizaron las necesidades de mayor relevancia de Capacitación y Bienestar Social para los funcionarios. Durante el período de análisis y de acuerdo con la información suministrada por el Área de Talento Humano, la Resolución no ha presentado modificaciones y el grado de avance en la ejecución del PIC 216, es el siguiente: Tabla 1. Relación capacitaciones ejecutadas Julio a Noviembre

N° CURSO GRUPO

OBJETIVO ASISTENCIA FECHA CAPACITADOR

1 IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS E HIGIENE AMBIENTAL

Personal Específico

13 18/07/2016 al

29/07/2016 SENA

2 CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL USUARIO

Personal Específico.

22 01/08/2016 AL

12/08/2016 SENA

3 SIGEPRE (Producto y Servicio No Conforme)


15 11/08/2016 12/08/2016

BUREAU VERITAS

4 NIA Personal

Específico. 18

01/09/2016 02/09/2016

IIA

5 PRIMEROS AUXILIOS Personal

Específico. 47

06/09/2016 AL 16/09/2016

SENA

6 INDUCCIÓN DE PERSONAL Personal

Específico. 40 08/09/2016 Todas las Áreas

7 VISITA A PALACIO Personal

Específico. 15 09/09/2016

Área de Talento Humano

8 SISTEMA DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIÓN


39 12/09/2016 Oficina de Planeación

9 NORMAS PRESUPUESTALES


20 19/09/2016 20/09/2016

INCP

10 EXCEL BÁSICO Todos los

Funcionarios

25 19/09/2016 AL 14/10/2016

SENA 20

11 MANEJO DE ALTURAS (AVANZADO)


15

19/09/2016 20/09/2016 21/09/2016 22/09/2016 23/09/2016 26/09/2016 01/10/2016 08/10/2016

SENA

12 SUPERVISIÓN DE ALTURAS Personal

Específico. 11

21/09/2016 22/09/2016

SENA

13 PMP con Certificación Personal

Específico. 1 27/09/2016 FEUD

14 MANUAL Y RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN


40 28/09/2016 Área de Contratos

15 LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA


20 03/102016 AGN

16 CURSO TALLER PREPARACIÓN EXAMEN PMP


1

08/10/2016 11/10/2016 13/10/2016 15/10/2016 18/10/2016 20/10/2016

FEUD

17

SOCIALIZACIÓN MANUAL DE CONTRATACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN.


30 05/10/2016 Área de Contratos

18 SENSIBILIZACIÓN EN INNOVACIÓN ABIERTA.

Todos los Funcionarios

31 05/10/2016 MINTIC/

Oficina de Planeación

19

DIPLOMADO EN NORMAS INTERNACIONALES FINANCIERAS PARA ENTIDADES DEL GOBIERNO


25 10/10/2016

AL 24/10/2016 SENA

20 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


20 10/10/2016 AGN

21 ACCES BÁSICO Todos los

Funcionarios

26 18/10/2016 AL 28/10/2016

SENA 14

22 LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA


42 03/102016 AGN

23

CHARLA DE SOCIALIZACIÓN EN DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN - LEY 1712 DE 2014.


30 19/10/2016 Área de Talento

Humano / Secretaría de Transparencia

24 DIVULGACIÓN TECNOLÓGICA EN MICROFINANZAS


64 24/10/2016 SENA

25 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


20 10/10/2016 AGN

26 ORTOGRAFÍA Y REDACCIÓN


27 27/10/2016 E&S

27 ORTOGRAFÍA Y REDACCIÓN


30

31/10/2016 01/11/2016 02/11/2016 03/11/2016 04/11/2016 08/11/2016 09/11/2016 10/11/2016 11/11/2016 15/11/2016 16/11/2016 17/11/2016 18/11/2016

E&S

28 TRABAJO EN EQUIPO Todos los

Funcionarios 10

1/11/2016 15/11/2016

SENA

29 FORO CIEFP Personal

Específico. 1 04/11/2016 CIEFP

Fuente: Área de Talento Humano

Con lo anterior, es posible evidenciar que el grado de avance es del 63% del PIC 2016. El 37% restante obedece a las 14 capacitaciones en el mes de Octubre que corresponden al 27% del porcentaje total y las 5 restantes en Noviembre que corresponden al 10% del total. 1.1.2.3 Programa de Inducción y Reinducción Para el período de análisis y de acuerdo con el cronograma de Inducción y Reinducción establecido por el Área de Talento Humano, se realizó la inducción general el ocho (8) de septiembre de 2016 con la participación de 40 funcionarios. Se encuentra por realizar una jornada de reinducción y otra de inducción para el mes de diciembre de 2016. Por último, es importante mencionar que una vez el funcionario nuevo es posesionado, se le realiza una inducción personalizada. 1.1.2.4 Programa de Bienestar De acuerdo con las actividades programadas para la vigencia 2016, el Área de Talento Humano reportó los siguientes avances: Tabla 2. Actividades del Programa de Bienestar

N° GRUPO OBJETIVO ASISTENCIA FECHA ASISTENTES OPERADOR

1 Día del Conductor Personal

Específico 15 de julio de

2016 48 CAFAM

2 Juegos Internos DAPRE 2016 todos los inscritos

Continuo 551 CAFAM

3 Semana de Beneficios Todos 30,31 agosto y

1 y 2 de septiembre

224 Varias

entidades

4 Vacaciones Recreativas Hijos de los funcionarios

29 y 30 de junio 1 de julio

90 DAPRE

10 al 14 de octubre

120 COMPENSAR

5 Día de los Niños Hijos de los funcionarios

28 de octubre 77 COMPENSAR

6 Concurso de Disfraces Funcionarios Inscritos 04-nov-16 4 DAPRE


Lo anterior, permite evidenciar que las actividades se ejecutaron conforme lo programado durante el período en mención. Cabe resaltar que actividades como: Uso del Gimnasio, el periódico, la información de la Caja de Compensación Familiar – CAFAM y las carteleras informativas, son de atención continua y la evaluación de las mismas, se realizara al final de la vigencia. 1.1.2.5 Plan de Incentivos Como se informó en el período anterior, de conformidad con la Resolución 3163 del 27 de septiembre de 2015 “Por la cual se adopta el procedimiento de selección de los mejores equipos de trabajo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República” se inscribieron los siguientes proyectos:

SADE: Sistema de Análisis de Datos Electorales (Grupo Interdisciplinario compuesto por la Dirección para Asuntos Políticos y Área Tecnologías y Sistemas de Información)

PROYECTA: Seguimiento a los Proyectos de Inversión del DAPRE – SPI (Oficina de Planeación)

SISTAHU: Sistema de Manejo y Control de la Ejecución, Reembolso y Legalización de los Recursos asignados a la Caja Menor destinada al pago de viáticos y gastos de viaje al interior del país para el personal en comisión, de planta y contratistas del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. (Grupo Interdisciplinario compuesto por el Área de Talento Humano Grupo Comisiones y Viáticos al Interior del País y Área Tecnologías y Sistemas de Información)

Proyecto Nuevo Grupo de Atención a la Ciudadanía Presidencia de la República (Grupo de Atención a la Ciudadanía).

De acuerdo con lo anterior, los proyectos realizaron su presentación el día 26 de octubre de 2016 ante el Comité Evaluador y los resultados fueron:

1. Primer puesto: SISTAHU 2. Segundo Puesto: PROYECTA 3. Tercer puesto: Proyecto Nuevo Grupo de Atención a la Ciudadanía

Actualmente, se encuentra en la suscripción del acta mediante la cual se reconocen los incentivos a los proyectos premiados.

1.1.2.6 Sistema de Evaluación del desempeño El Área de Talento Humano informó que desde el 12 de agosto de 2016, inició el diseño del Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral - EDL del Sector Presidencia de la República, con la participación de un equipo de trabajo conformado por profesionales de las Oficinas de Talento Humano de las entidades del sector y dos funcionarios expertos en el manejo de software para el diseño del formato EDL de la Agencia Para la Cooperación Internacional - APC y la Agencia Colombiana para la Reintegración - ACR. Seguidamente, se realizaron al 30 de septiembre de la vigencia actual, 17 mesas de trabajo con los siguientes resultados: Se diseñó el modelo general para la EDL sectorial siguiendo las directrices y lineamientos

establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC, a través del acuerdo 0816 del 13 de julio de 2016.

Dentro del modelo de EDL del Sector Presidencia, se establecieron 2 competencias comportamentales adicionales a las establecidas en el Decreto 1083 de 2015, las cuales buscan el fortalecimiento del desarrollo personal y el mejoramiento del clima laboral.

Se remitió a la CNSC el documento con el fin de recibir su retroalimentación y observaciones al mismo.

Se diseñó el formato para la concertación de los compromisos laborales y comportamentales, así como para realizar las evaluaciones semestrales, evaluaciones parciales eventuales, periodo de prueba, extraordinaria y evaluaciones finales.

Se presentó el Sistema de EDL a los jefes de Planeación y Control Interno de las entidades del Sector.

Se presentó a la Subdirectora de Operaciones del DAPRE y a los Secretarios Generales de las Entidades del Sector el Sistema de EDL, quedando aprobado por ellos.

Se recibieron las observaciones realizadas por la CNSC y se están realizando los ajustes respectivos.

Finalmente, se presentó el Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral formalmente para aprobación de la CNSC el 01 de noviembre de 2016. 1.1.2.7 Acuerdos de Gestión Como se informó en el período anterior, los directivos que suscribieron acuerdos de gestión, fueron:

ACUERDOS DE GESTIÓN CONCERTADOS 2016

DEPENDENCIA

Control Interno Disciplinario

Área de Contratos

Área Financiera

Área de Información y Sistemas

Área Administrativa

Fuente: Área de Talento Humano Actualmente, se realiza seguimiento a los compromisos acordados en los escenarios de los Comités de Seguimiento Semanal, Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo y Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno. 1.1.2.8 Otros aspectos Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo – SG SST En cumplimiento del Decreto 1443 de 2014 que establece la obligatoriedad de implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - compilado por el Decreto 1072 de 2015, el Área de Talento Humano reportó que el grado de avance en el cumplimiento del cronograma a 30 de septiembre es del 72%, como se observa a continuación:

Fuente: Área de Talento Humano El nivel de cumplimiento por subprogramas al 30 de septiembre:

Area estratégica: 62% (108 actividades ejecutadas de 175 programadas) Medicina Preventiva y del trabajo: 77% (30 actividades ejecutadas de 39 programadas)

Higiene y Seguridad Industrial: 87% (45 actividades ejecutadas de 52 programadas) Riesgo psicosocial: 25% (2 actividades ejecutadas de 8 programadas) Trabajo seguro en alturas: 50% (2 actividades ejecutadas de 4 programadas)

Las actividades reportadas por el Área de Talento Humano, para el período son:

Documentación en el SIGEPRE

Se cuenta con la Política y objetivos de SST y Medio Ambiente firmadas por el Director. Documentación para el reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo. Documentación para el reporte de condiciones y actos inseguros. Tabla dinámica con los indicadores de Accidente de Trabajo, Enfermedad Común y

Enfermedad Laboral.

271

194

0

50

100

150

200

250

300

Act programada Act ejecutada

Avance Sg SST y componente ambiental

72%

Se cuenta con los documentos para la entrega, inspección y seguimiento de elementos de protección personal.

Reglamento de higiene y seguridad industrial, se encuentra en revisión. Resolución de la delegación de las responsabilidades de SST, se encuentra en revisión. Modificación de los indicadores del cronograma de SST que se encuentra en el SIGEPRE. Programas de vigilancia epidemiológica – PVE: PVE – Desordenes Músculo Esqueléticos

(DME); PVE- Cardiovascular; PVE- Visual; PVE – Auditivo.

Atención funcionarios

• Tamizaje cardiovascular • Capacitación hábitos de vida saludable y prevención de riesgo cardiovascular • Capacitación en conservación visual. • Capacitación en prevención auditiva • Inspecciones de puestos de trabajo • Entrega de elementos ergonómicos y seguimiento a recomendaciones del PVE DME. • Adaptación de puestos de trabajo • Pausas activas y Rumbo terapia • Entrenamiento seguro en alturas nivel básico y avanzado

El comportamiento de indicadores:

1. Eventos enfermedad común.


En lo que respecta al tercer trimestre, el mes que presentó mayor número de incapacidades por enfermedad común fue septiembre con 40; actualmente se encuentran en seguimiento las incapacidades con duración mayor a 20 días, con el apoyo de la ARL. Posteriormente, en la medición del sistema con más afectación por enfermedad común fue el sistema Osteomuscular y entre las acciones implementadas para dar tratamiento a esta situación, están las capacitaciones en hábitos de vida, mayores estudios de puestos de trabajo y la promoción de estilos de vida saludable. Le sigue el sistema respiratorio y digestivo.

31

50

71

21

38

1020

3540

0

20

40

60

80

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre

Eventos enfermedad común por mes

2. Accidentalidad tercer trimestre


En lo que respecta al tercer trimestre, el mes que presentó mayor accidentalidad fue agosto con 14; actualmente se encuentran en investigación con el apoyo de la ARL.

Finalmente, la Oficina de Control Interno realizará auditoría a partir del 01 de diciembre con el objetivo de evaluar el grado de implementación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo del DAPRE. 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes, programas y proyectos El DAPRE formuló el plan estratégico 2014-2018 con base en los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo2 3: pilares fundamentales y estrategias transversales; los elementos como misión, visión y política de la Entidad; el análisis DOFA, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión4 y el plan estratégico sectorial. El plan estratégico se soportó en los planes de acción 2016 de cada dependencia, los cuales se alinearon con los proyectos de inversión y el plan anual de adquisiciones. Se establecieron 6 objetivos institucionales5 para el cabal cumplimiento de las funciones así como los respectivos indicadores que permitieron evaluar los resultados obtenidos. Es importante resaltar que durante el período de análisis no se generaron modificaciones en la misión, visión y política del DAPRE y los mismos, fueron permanentemente difundidos en la página web de la Entidad, Intranet y Aplicativo SIGEPRE:

Misión Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

2 Ley 152 de 1994, Artículos 26 y 29 3 Ley 1753 del 09 de Junio de 2015: Por el cual por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo

país" 4 Decreto 2482 de 2012 5 Ley 190 de 1995, Artículo 48

1

14

4

0

5

10

15

Julio Agosto Septiembre

Accidentalidad

Visión La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio.

Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas.

Política del SIGEPRE “En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado, con personal calificado y disponiendo de los recursos administrativos, tecnológicos y financieros que se requieran para prestar los servicios a nuestros clientes con eficiencia, transparencia y oportunidad”

1.2.1.1 Objetivos y Mapa Estratégico Durante el período de análisis, se observó la versión 5 del Plan Estratégico Institucional 2014-2018 publicado en el link http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/Plan-Estrategico-DAPRE-2014-2018_v5.pdf la cual consistió en la modificación de la información de los indicadores que hacen parte del plan estratégico de 09 dependencias, debidamente registrados en el módulo Mejoras en el flujo Creación o modificación Plan Estratégico-Acción que contiene las fichas de caracterización con los correspondientes ajustes:

Tabla 3. Relación de los ajustes asociados al Plan Estratégico.

Dependencias Nombre indicador

Consejería presidencial para el sistema de competitividad e innovación

Avance en el seguimiento de la Agenda Nacional de Competitividad, Ciencia, Tecnología e Innovación

Dirección del sistema nacional de juventud "Colombia Joven”

Plataformas Juveniles constituidas

Dirección General Comités de la OCDE a los que Colombia accede como miembro pleno

Dirección para las políticas públicas Documentos técnicos de Política Pública

Dirección de Gobierno y Áreas Estratégicas

Cumplimiento promedio de los planes de ejecución de las iniciativas prioritarias.

Dirección de eventos Gestión de Giras y eventos del Señor Presidente a nivel nacional

Área Administrativa

Reparar la infraestructura y realizar interventorías conservadas todas las sedes.

Actualización de diseños y estudios de la Infraestructura diagnóstico para preservar las sedes.

Actualización de equipos adquiridos para todas las sedes.

Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer

Planes sectoriales de tranversalización apoyados

Ruta de gestión para la inclusión de las mujeres del pueblo Rrom en la implementación de la Política Pública Nacional de Equidad de Género

Área Financiera Presupuesto ejecutado

Fuente: Plan Estratégico 2014-2018 versión 5.

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/Plan-Estrategico-DAPRE-2014-2018_v5.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/Plan-Estrategico-DAPRE-2014-2018_v5.pdf

A continuación, se observa el nivel de cumplimiento de las Perspectivas vs. Objetivos institucionales registrados en el aplicativo SIGEPRE a 30 de septiembre de 2016:

Fuente: SIGEPRE - Presentación: Seguimiento plan estratégico 2015-2018 a 30 de septiembre de 2016.

Objetivo 1: Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y competitividad para el desarrollo del país. 100% Objetivo 2: Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial. 100% Objetivo 3: Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y post-conflicto a nivel nacional y regional. 93.97%.

Objetivo 4: Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa. 96.83% Objetivo 5: Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al Presidente de la República. 100% Objetivo 6: Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos Administrativos, se encuentra conformado por los siguientes objetivos:

6.1 Fortalecer la cultura Institucional en términos de calidad, servicio y participación ciudadana. No dispone de información, dado que se encuentra en términos de captura de los datos. 99.57% 6.2 Fortalecer la gestión de los procesos del SIGEPRE contribuyendo a la eficiencia administrativa del DAPRE. 93.23% 6.3 Fortalecer las competencias y propiciar espacios que ofrezcan bienestar a nivel laboral. 100% 6.4 Administrar eficientemente los recursos financieros. Reportó un cumplimiento del 88.74% esto se debió a que el siguiente indicador del Proceso de Gestión Financiera no alcanzó la meta esperada a 30 de septiembre de 2016.

Indicador Valor Meta Resultado

Presupuesto Ejecutado DAPRE 60.65 91.61 66.21%

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento plan estratégico 2015-2018 (30/09/2016)

De acuerdo con el análisis de datos realizado por el Proceso de Gestión Financiera, se observó que la situación se presentó por la adición de $140.000 millones en Funcionamiento (Transferencias Corrientes) de acuerdo con la Resolución No. 2715 de septiembre 6 de 2016 "Por la cual se efectúa una distribución en el Presupuesto de Gastos de Funcionamiento del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para la vigencia fiscal de 2016" expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Por lo anterior, al cierre del mes de septiembre de 2016, la ejecución presupuestal de acuerdo a la relación de compromisos sobre apropiación definitiva fue del 60.7% la cual no supera la meta programada del 91.6%.

1.2.1.2 Plan de Acción e Indicadores de gestión Durante el período de análisis, se observó la versión 3 del Plan de Acción 2016 la cual se generó por la modificación de la información de los indicadores que hacen parte de los planes de acción de 17 dependencias, debidamente registrados en el módulo Mejoras en el flujo Creación o modificación Plan Estratégico-Acción, que contiene las fichas de caracterización con los correspondientes ajustes. En el siguiente link http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/Plan-de-Accion-Institucional-2016_v3.pdf se puede consultar las 17 dependencias con los detalles de las modificaciones. En el consolidado de la planeación del DAPRE a 30 de septiembre de 2016, reportado en el aplicativo SIGEPRE para seguimiento y control tanto gerencial como operacional, se observan resultados de indicadores con un nivel de cumplimiento del 94.66% y en gestión de planes del 98.75%, como se observa a continuación:

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/Plan-de-Accion-Institucional-2016_v3.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/Plan-de-Accion-Institucional-2016_v3.pdf

Fuente: SIGEPRE - Presentación: Seguimiento Planeación Institucional 2016 Decreto 724 con corte 30/09/2016 En relación al resultado consoliado de indicadores del 94.66%, se observa un nivel de cumplimiento del 77.77% en el componente Despacho del Alto Consejero Presidencial para el posconflicto, Derechos Humanos y Seguridad, que obedece a rezagos en las metas correspondientes al tercer trimestre, de las sigueintes dependencias:

Indicadores Valor Meta Resultado

Indicadores 2016 Consejería Presidencial para los Derechos Humanos

45.41 100 45.41%

Indicadores 2016 Dirección para el Posconflicto 78.33 100 78.33%

Indicadores 2016 DAICMA 87.32 100 87.32%

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento plan acción 2016 (30/09/2016) La Oficina de Planeación generó reportes trimestrales de seguimiento del plan estratégico y de los planes de acción por dependencias y presentó en el comité institucional el seguimiento al plan estratégico y a los planes anuales, en el cuarto comité institucional se revisaron los reportes de acuerdo con los resultados alcanzados y se solicitaron a los responsables de la ejecución de los planes, las acciones de mejora necesarias para garantizar su cumplimiento. De acuerdo a las funciones establecidas en la Resolución 0016 de 2016, la Oficina de Planeación en calidad de Secretaria Técnica, realizó el seguimiento periódico a los compromisos fijados en el

comité, a través del formato F-DE-42 Seguimiento a compromisos Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Por último, la Oficina de Control Interno realiza seguimientos trimestrales a la gestión de los procesos y dependencias con el fin de generar alertas tempranas en los distintos escenarios de revisión y control institucional. Otros Planes Institucionales 1. Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana 2016.

En el siguiente link http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2016-v2.pdf se puede consultar la versión 2 del plan anticorrupción, que consistió en la actualización del mapa de riesgos de acuerdo con el Decreto 724 del 02 de mayo de 2016, en el cual se suprime la Secretaría de Seguridad así como la Consejería Presidencial para el Sistema de Competitividad e Innovación. Los ajustes más representativos fueron:

La eliminación de actividades de la Secretaria de Seguridad programadas en “Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de riesgos de corrupción” y “Transparencia y Acceso a la Información” relacionadas con gestión documental.

Se reasignó el riesgo “Incumplimiento de compromisos durante la prestación del servicio de seguridad presidencial” asociado a la gestión de esta Secretaría de Seguridad a la Casa Militar, quien continúa ejerciendo las funciones de la misma.

Frente a la Consejería Presidencial para el Sistema de Competitividad e Innovación, se cancelaron las actividades con fecha mayor al 01 de julio de 2016, de acuerdo con el Decreto 724 del 02 de mayo de 2016, artículo No. 2 y el texto del parágrafo:

“La Consejería Presidencial para el de Competitividad e Innovación señalada en artículo 21 del Decreto 1649 de 2014, mantendrá vigente sus funciones hasta el día 1° de julio de 201 de tal manera que la derogatoria que trata el artículo 16 presente decreto, en lo que hace referencia al artículo 21 Decreto 1 de 2014, solo producirá efectos a partir de la antes señalada.”

Se realizaron cambios de responsables y fechas de actividades teniendo en cuenta el cambio de enlaces o asignación de nuevos responsables de cada una de las dependencias que hacen parte de este Plan.

Con el fin de realizar el seguimiento correspondiente, se pueden observar las actividades relacionadas con cada componente del Plan, las cuales se encuentran incluidas en los Planes de Acción y Planes de Mejoramiento de la Entidad y podrán identificarse con los siguientes códigos, usados para consolidación en el SIGEPRE, así:

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2016-v2.pdf

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2016-v2.pdf

Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana.

Componente Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riegos de Corrupción.

R-PAAPC-2016

Componente Racionalización de Trámites T-PAAPC-2016

Componente Rendición de Cuentas y Participación Ciudadana PCRC-PAAPC-2016

Componente mecanismos para mejorar la Atención al ciudadano AC-PAAPC-2016

Componente Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información Pública

AC-PAAPC-2016

Fuente: Presentación: Seguimiento PAAPC 2016

En el seguimiento efectuado en el cuarto Comité Institucional de Desarrollo Administrativo desarrollado el 28 de octubre, se informaron los avances de los indicadores asociados a cada componente y registrados en el aplicativo SIGEPRE al 30 de septiembre de 2016:

Fuente: SIGEPRE - Presentación: Seguimiento PAAPC 2016 al 30 de septiembre de 2016.

A continuación se relaciona el indicador que presentó rezago:

Indicadores Valor Meta Resultado

Trámites y/o servicios racionalizados 1 2 50%

Fuente: Presentación Seguimiento PAAPC 2016

En el período anterior, se informó este rezago y la próxima fecha de captura de datos para el indicador, es el 31 de diciembre de 2016. Por último, es importante resaltar que la Oficina de Control Interno en su plan de acción estableció las actividades de verificar el seguimiento a las estrategias del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana para el primer y segundo cuatrimestre de 2016, con el fin de verificar la elaboración, visibilización, seguimiento y control a las acciones contempladas en sus cinco componentes. En lo que respecta a los resultados del segundo cuatrimestre, se pueden consultar en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Informes-ley/Seguimiento-Estrategias-Plan-Anticorrupción-%20Atención-Ciudadano/Seguimiento-Plan-Anticorrupcion-Atencion-Ciudadano-II-Cuatrimestre-2016.pdf 1.2.2 Modelo de Operación por procesos El DAPRE en cumplimiento de su misión, visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes (Señor Presidente, Entidades Estatales y Población Beneficiaria) cuenta con un modelo de operación por procesos con enfoque sistémico, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. Durante el período de análisis, no se presentaron modificaciones al Mapa de Procesos como se observan a continuación, los 12 procesos del DAPRE:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE

1.2.2.1 Divulgación de los Procedimientos En los planes de acción de las dependencias del DAPRE se estableció una estrategia transversal, denominada Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión – SIGEPRE con el fin que las actividades como Documentar y/o actualizar los procesos, procedimientos, manuales, lineamientos, guías y

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Informes-ley/Seguimiento-Estrategias-Plan-Anticorrupción-%20Atención-Ciudadano/Seguimiento-Plan-Anticorrupcion-Atencion-Ciudadano-II-Cuatrimestre-2016.pdf



formatos a cargo de la dependencia PEA-2015 permitieran a las dependencias determinar cómo se realizan sus actividades y documentarlas en el aplicativo SIGEPRE. Conforme a la última versión de la Guía para la elaboración y control de documentos G-DE-01, con respecto a la disposición de documentos a usuarios internos; dicho documento determina que

“(…) con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos impartidos en la Directiva Presidencial 04 de 2012 “Cero papel” no se entregaran copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE. Los documentos estarán a disposición de todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativo SIGEPRE en el Modulo documentos (…)”

En el Aplicativo SIGEPRE se pueden consultar las caracterizaciones, lineamientos, guías, procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios, lo que permitió identificar los métodos, los puntos de control para realizar las tareas, la asignación de responsabilidades y la autoridad en la ejecución de las actividades. Lo anterior, permitió identificar la forma de operación de los servidores de la Entidad así como entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y obtención efectiva de los servicios. Durante el período de análisis, los doce procesos de la Entidad solicitaron ajustes y actualizaciones a los documentos y formatos asociados en pro de del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, así:

1. Proceso de Direccionamiento Estratégico

Código / Documento y/o Formato

P-DE-05 Generación y Control de Documentos del SIGEPRE Versión 7 G-DE-01 Guía para la Elaboración y Control de Documentos Versión 12 P-DE-07 Procedimiento de Gestión de Proyectos de Inversión Versión 9 F-DE-34 Programación y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones Versión 7 M-DE-03 Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno Versión 4 L-DE-02 Lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones Versión 10 P-DE-08 Formulación y seguimiento planeación estratégica sectorial Versión 4 G-DE-04 Guía para la Formulación y Seguimiento a la Planeación Estratégica Sectorial Versión 4 G-DE-02 Guía para formulación y seguimiento a la Planeación Institucional Versión 12 F-DE-34 Programación y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones Versión 8 F-DE-30 Caracterización de indicadores Versión 9

2. Proceso de Talento Humano


L-TH-03 Lineamientos para el trámite y uso de carné Versión 3 L-TH-01 Lineamientos de buenas prácticas ambientales Versión 4 P-TH-19 Carnetización Versión 3 F-TH-44 Encuesta Desórdenes Músculo-Esqueléticos Versión 2 G-TH-05 Guía para el reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo Versión 1 F-TH-62 Investigación y análisis de incidentes o accidentes de trabajo Versión 1 P-TH-20 Reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo Versión 1 G-TH-06 Guía para la Identificación de peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles Versión 1 F-TH-66 Planificación de Inspecciones de SST Versión 1

F-TH-65 Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles - Versión 1 F-TH-64 Formato de Reporte de Actos y Condiciones Inseguras - FACI - Versión 1 F-TH-63 Formato de Identificación de Peligros y Riesgos - Versión 1 F-TH-59 Informe de Comisión o de Viaje - Versión 4 P-TH-21 Identificación de Peligros y Riesgos - Versión 1 P-TH-23 Identificación Necesidades de Elementos de Protección Personal o Contra Caídas Versión 1 P-TH-22 Trámite de Certificaciones para Bonos Pensionales y Pensiones Versión 1 L-TH-05 Lineamiento para el Trámite de Incapacidades Versión 1 L-TH-02 Lineamientos para el trámite de situaciones administrativas Versión 6 F-TH-04 Control de documentos para la posesión legal del cargo Versión 14 F-TH-67 Entrega de Elementos de Protección Personal o Contra Caídas Versión 1 F-TH-68 Matriz Elementos de Protección Personal Versión 1 F-TH-69 Inspección de Elementos de Protección Personal Versión 1 F-TH-70 Cronograma de Actividades del SG-SST Versión 1 D-TH-01 Programa de Elementos de Protección Personal Versión 1 F-TI-18 Asignación Código Telefónico versión 7 F-TI-19 Relación de Llamadas de Larga Distancia y Celular por Código Telefónico 6 F-TH-72 Formato Entrega de Incapacidad versión 1 F-TH-73 Conciliación Nómina versión 1 F-TH-74 Control Cobro de Incapacidades y Recaudo versión 1

3. Proceso Gestión de Asuntos Políticos Código / Documento y/o Formato

G-AP-01 Guía metodológica de mesas de seguimiento y monitoreo para el acceso a la ruta de atención víctimas de MAP, MUSE AEI, con miras a la inclusión Versión 3 F-AP-26 Recepción de Compromisos o Solicitudes Versión 2 F-AP-15 Matriz de Núcleo Básico Versión 3 F-AP-01 Control de asistencia para el desarrollo de proyectos Direcciones-Consejerías Versión 3 F-AP-34 Encuesta violentómetro - Versión 1 G-AP-03 Guía de asistencia técnica para la puesta en funcionamiento y/o fortalecimiento de Observatorios de Asuntos de Género Versión 2 P-AP-14 Visitas regionales Versión 4 P-AP-15 Preparación de fichas técnicas regionales Versión 3

4. Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios


F-BS-04 Formato Acta de audiencia de asignación de riesgos Versión 3 F-BS-20 Listado de Verificación de Documentos Proceso de selección de mínima cuantía versión 7 F-BS-22 Listado de Verificación de Documentos Contratación Directa I Versión 7 F-BS-03 Formato de Acta audiencia adjudicación Versión 4 F-BS-02 Acta de diligencia de apertura y revisión de la oferta económica del primer elegible Versión 3 F-BS-05 Formato de Acta de Liquidación de Contratos Versión 6 M-BS-01 Manual de contratación Versión 17 D-BS-01 Tabla de Cuantías - Versión 14 F-BS-52 Formato de invitación a cotizar - Versión 1 F-BS-53 Formato de evaluación técnica y económica para mínima cuantía - Versión 1 F-BS-54 Formato de verificación y evaluación técnica en procesos de licitación pública selección abreviada y concurso de méritos - Versión 1 F-BS-33 Certificación de ejecución del contrato versión 5

5. Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento


C-EM-02 Caracterización proceso evaluación, control y mejoramiento versión 12 P-EM-05 Solicitud de servicios y/o acompañamientos a la oficina de control interno Versión 2 P-EM-06 Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento Versión 8 G-EM-01 Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento Versión 3 C-EM-02 Caracterización proceso evaluación, control y mejoramiento versión 13

6. Proceso de Atención al Usuario


P-AU -06 Publicación de hojas de vida Versión 2 P-AU-05 Trámite de Autorización de Comisiones al Exterior Versión 2 C-AU-12 Caracterización proceso Atención al Usuario Versión 4 F-AU-09 Calificación del Servicio Atención de PSQRDs Versión 3 F-AU-07 Acuerdo de Nivel de Servicio - ANS Versión 4 G-AU-01 Guía de Protocolos para la Atención a la Ciudadanía en la Presidencia de la República - Versión 3

7. Proceso de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa


C-SA-05 Caracterización Proceso de Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa Versión 9 F-SA-68 Lista de compromisos para la organización de la caravana del Sr. Presidente Versión 1 F-SA-66 Lista de compromisos para eventos internacionales Versión 1 F-SA-65 Lista de compromisos para eventos en Bogotá del Sr Presidente Versión 1 F-SA-67 Lista de compromisos para eventos nacionales del Sr Presidente Versión 1 F-SA-64 Lista de compromisos CATAM nacional e internacional Versión 1 F-SA-42 Evaluación de Desempeño Equipo de Avanzada Versión 3 F-SA-12 Estudio de Confiabilidad Fuerza Pública Versión 3 F-SA-11 Formato Estudio de Seguridad Versión 4 F-SA-09 Autorización ingreso visitantes Versión 6 F-SA-08 Evaluación Organizador del evento Versión 8 F-SA-40 Lista de verificación eventos en Bogotá fuera de palacio versión 3 F-SA-41 LISTA DE VERIFICACIÓN EVENTOS FUERA DE BOGOTÁ versión 3 F-SA-42 Evaluación de Desempeño Equipo de Avanzada versión 4 F-SA-44 Lista de chequeo operación área helipuerto Palacio de Nariño versión 3 F-SA-45 Lista Verificación Grupo Avanzada para viaje internacional versión 3 F-SA-46 Lista de chequeo salida CATAM Nacional versión 3 F-SA-50 Lista de compromisos para los eventos del señor Presidente versión 3 F-SA-63 LISTA DE CHEQUEO DE KITS DE AVANZADAS CASA MILITAR versión 2 F-SA-69 INFORME REUNION AVANZADA EVENTO PRESIDENCIAL versión 1

8. Proceso Gestión Financiera


F-GF-04 Ejecución reserva presupuestal Versión 5 F-GF-07 Ejecución de cuentas por pagar Versión 5 C-GF-09 Caracterización Proceso de Gestión Financiera Versión 11 F-GF-23 Solicitud Disponibilidad Presupuestal - Versión 4 L-GF-02 Lineamientos para la Administración de las Cajas Menores Versión 7 P-GF-08 Elaboración y Presentación de Información Exógena Versión 8

I-GF-01 Instructivo para la justificación técnico económica vigencias futuras Versión 1 F-GF-25 Documento Equivalente a Factura de Venta Versión 3

9. Proceso Gestión Jurídica


P-GJ-01 Tramite de actos Legislativos, Leyes, Decretos, Directivas y Resoluciones Versión 3.

10. Proceso Gestión Documental


P-GD-08 Procedimiento control de registros Versión 3 G-GD-02 Guía para la calificación de la información de acuerdo con sus niveles de seguridad Versión 5 P-GD-12 Procedimiento para la Formulación, Clasificación y Control de la Información de las Dependencias versión 2 I-GD-03 Instructivo registro y actualización de los inventarios de información en el sistema Taurus Versión 1

11. Proceso Tecnología de Información y Comunicaciones


L-TI-04 Lineamientos de Administración de Problemas Versión 2 P-TI-07 Manejo de Inconsistencias en la CMS Versión 2 L-TI-07 Lineamientos de Administración de Incidentes Versión 2 L-TI-03 Lineamientos de Administración de Seguridad Versión 2 L-TI-02 Lineamientos de Monitoreo y Control Versión 2 C-TI-11 Caracterización proceso tecnologías de información y comunicaciones Versión 6 D-TI-01 Catálogo de Servicios de Tecnología de Información y Comunicaciones Versión 1 P-TI-08 Procedimiento Monitoreo y Control de Servicios TICs Versión 2 P-TI-15 Procedimiento de Administración de Parámetros de Disponibilidad Versión 2 P-TI-16 Procedimiento de Administración de Niveles de Servicios Versión 2 P-TI-21 Procedimiento de Administración de Configuración Versión 2 P-TI-06 Procedimiento para el Manejo de Requerimientos de CI Versión 2 P-TI-05 Procedimiento Manejo de Requerimientos Versión 2 P-TI-02 Desarrollar Proyectos de TI versión 2 G-TI-04 Guía elaboración y administración de la CMDB Versión 2 L-TI-01 Lineamientos de Administración de Cambios Versión 2 L-TI-14 Lineamiento de Desarrollo de Proyectos de Software versión 1 P-TI-17 Procedimiento de Administración de Incidentes Versión 2 P-TI-12 Procedimiento de Borrado Seguro para equipos Versión 2 P-TI-11 Procedimiento de Mesa de Servicios Versión 3 P-TI-04 Procedimientos Construcción de CMDB Versión 2 L-TI-09 Lineamientos de Administración de Configuración Versión 2 L-TI-08 Lineamientos de Administración de Disponibilidad Versión 2 L-TI-06 Lineamientos de Administración de Liberaciones Versión 2 L-TI-05 Lineamientos de Administración de Niveles de Servicio Versión 2 P-TI-13 Procedimiento de Administración de Seguridad versión 2 P-TI-22 Procedimiento de Administración de Cambios Versión 2 P-TI-10 Procedimiento de Monitoreo Continuo versión 2 P-TI-20 Procedimiento de Administración de falla de disponibilidad versión 2 P-TI-14 Procedimiento de Administración de Problemas Versión 2 P-TI-18 Procedimiento de Administración de Liberaciones Versión 2 P-TI-01 Procedimiento Evaluar iniciativas de TI Versión 2 M-TI-01 Manual de la Política de Seguridad para las Tecnologías de Información y las Comunicaciones – TICS versión 6

L-TI-14 Lineamiento de Desarrollo de Proyectos de Software Versión 2 I-TI-01 Instructivo de Buenas Prácticas de Desarrollo de Software Versión 1 P-TI-27 Mantenimiento técnico y servicio de telecomunicaciones Versión 5 P-TI-26 Procedimiento de Desarrollo de Software Versión 1 I-TI-02 Instructivo de Backup de Directivas de Políticas de Grupo-GPO Versión 1 F-TI-07 Entrega de usuario versión 5 F-TI-20 Planilla servicios de telecomunicaciones versión 6

12. Proceso Gestión Administrativa


P-GA-10 Cierre de movimientos de Inventario y Almacén Versión 2 P-GA-14 Ingreso y salida de bienes Versión 2 P-GA-17 Mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor versión 2 P-GA-13 Suministro de Elementos versión 2 P-GA-02 Entrada y registro de elementos devolutivos o de consumo versión 3 P-GA-07 Administrar el pago de los servicios públicos e impuestos de los bienes inmuebles de la entidad versión 4

Las actualizaciones de los documentos se informan a todos los servidores del DAPRE, a través del Correo Informativo del SIGEPRE en cumplimiento de la Política de Operación del Proceso de Direccionamiento Estratégico. Los documentos y formatos actualizados deben ser empleados a partir de la respectiva socialización. Es importante resaltar que los ajustes obedecieron a sugerencias, resultados de la gestión de la entidad, a las necesidades y prioridades en la prestación del servicio, a la satisfacción y opinión de los usuarios y partes interesadas, a recomendaciones de los servidores y de resultados de Auditorías Internas. 1.2.3 Estructura Organizacional Durante el período de análisis, no se generaron ajustes al Organigrama de la Entidad. Se mantiene la versión No. 26 de acuerdo al Decreto 724 de 2016 mediante el cual se modificó la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Se puede consultar en el siguiente link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/Organigrama.aspx

1.2.3.1 Manual del SIGEPRE (Calidad). Durante el período de análisis, no se generaron actualizaciones al Manual del SIGEPRE. 1.3 Componente Administración del Riesgo 1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo El DAPRE dispone de los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01 mediante el cual estableció que la política de Administración del Riesgo comprendería de las siguientes opciones de tratamiento: a) Evitar el Riesgo, b) Reducir el Riesgo, c) Compartir o transferir el riesgo y d)Asumir un riesgo.

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/Organigrama.aspx

La Política de Administración del Riesgo, es la siguiente:

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica se compromete a controlar todos aquellos riesgos que pueden impedir el cumplimiento de los objetivos institucionales mediante una efectiva administración de los mismos, como herramienta de gestión que responda a las necesidades de la entidad, contando con la participación activa de los servidores públicos responsables de los procesos, planes y proyectos quienes deberán identificar, analizar y definir acciones para su prevención.

1.3.2 Identificación del Riesgo, Análisis y valoración del Riesgo En el aplicativo SIGEPRE – Modulo gestión del riesgo se observó el flujo determinado para la administración del riesgo, el cual consistió en: Identificar, analizar, valorar, manejar y monitorear el riesgo. Actualmente, se encuentran identificados un total de 72 riesgos, cifra que se mantiene de acuerdo con el reporte del período anterior. En relación a los riesgos de corrupción, se observó una variación al observar una identificación de 2 nuevos riesgos de corrupción de acuerdo con la Ley 1474 de 2011. A la fecha, los riesgos de corrupción identificados en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, son: Tabla 4. Riesgos de corrupción y estado

Proceso Riesgo Estado

1. Gestión Financiera Fraude en el manejo de los recursos asignados a las cajas menores

Gestionado*

2. Adquisición de Bienes y Servicios

Beneficiar a un oferente por incumplimientos legales en la elaboración estudios previos, pliegos de condiciones o invitaciones a ofertar de un proceso de selección

Gestionado

3. Tecnologías de Información

Hurto, Perdida o fuga de Información pública reservada o clasificada en la gestión de la plataforma

Gestionado

4. Gestión Financiera

Efectuar certificados de disponibilidad y registros presupuestales por un rubro presupuestal que no corresponda en la ejecución de la cadena presupuestal

Gestionado

5. Talento Humano Decisiones erróneas en los pronunciamientos ejecutoriados de los procesos disciplinarios

Gestionado

6. Gestión Financiera

Efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información en la ejecución de la cadena presupuestal y otros pagos

Gestionado

7. Gestión Jurídica Deficiencia en el momento de revisar y aprobar proyectos de actos normativos

Gestionado

8. Talento Humano Fraude en el pago de la nómina y factores salariales en beneficio propio y de un tercero

Gestionado

9. Evaluación, Control y Mejoramiento

Fraude en los resultados obtenidos del ejercicio de auditorías internas en beneficio propio y de un tercero

Gestionado

10. Talento Humano Tráfico de influencias durante la selección de personal

Gestionado

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Modulo Gestión del Riesgo *Indica que el riesgo cumplió con todas las etapas de gestión y se encuentra monitoreado

Los diez (10) riesgos de corrupción, se monitorearon con corte 30 de septiembre de 2016 y no se materializaron, lo que indica que los controles implementados fueron efectivos. Por último, durante el período de análisis no se realizaron ajustes a los L-DE-01 Lineamientos Administración del Riesgo.

2. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1 Autoevaluación del control y gestión Teniendo en cuenta que la Autoevaluación de Gestión, realiza el seguimiento y control a su gestión particular mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en planes como en los procesos y procedimientos. Para la vigencia 2016, los procesos y/o dependencias programaron 72 subcomités de control interno y a la fecha, se han ejecutado 42 subcomités en los cuales la Oficina de Control Interno participó como invitada con voz pero sin voto, cuyo fin último fue la asesoría y acompañamiento en el cumplimiento de la gestión de las dependencias y/o procesos de la Entidad, como lo establece la Resolución 0035 del 21 de enero de 2016. En el mismo sentido se desarrollaron: La revisión por la Alta Dirección, los comités directivos de seguimiento, los comités institucionales de desarrollo administrativo, los comités de coordinación del sistema de Control Interno y las reuniones de seguimiento por dependencias o procesos. Estos mecanismos de autoevaluación permitieron obtener una visión integral del comportamiento en conjunto de los indicadores de gestión de los procesos, planes de acción, de adquisiciones, proyectos de inversión, la obtención de sus metas y de los resultados previstos así como la identificación de desviaciones sobre las cuales se tomaron los correctivos necesarios para garantizar el cumplimiento de los objetivos. 2.1.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno – CCSCI Mediante Resolución 0035 del 21 de enero de 2016, se conformaron los órganos del Sistema de Control Interno del DAPRE, como el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y los Subcomités de Control Interno, y se estableció que el Comité sesionará por lo menos cuatro (4) veces al año y en todo caso, cada vez que alguno de sus miembros lo considere necesario. En lo corrido de la vigencia, el Comité ha sesionado 3 veces: 18 de febrero, 03 de junio y 18 de agosto, como se puede observar en la presentación publicada en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Presentaciones-del-Comité-de-Coordinación.aspx el Comité contó con la asistencia y participación de la Alta Dirección, quien apoyó las actividades desarrolladas.

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Presentaciones-del-Comité-de-Coordinación.aspx

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Presentaciones-del-Comité-de-Coordinación.aspx

2.1.2 Promover la Cultura del Control Para la vigencia 2016, la Oficina de Control Interno dio continuidad a la Estrategia “Fortalecer la cultura del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación para el mejoramiento continuo del SIGEPRE”, la cual se encuentra en términos de ejecución con actividades, como:

1. Acompañar los Subcomités de Control Interno realizados por las dependencias: Se han realizado 42 subcomités de los 72 programados, equivalente al 58% de cumplimiento.

2. Fomentar la formulación de Planes de Mejoramiento por Autocontrol: como se informó en el período anterior con corte a junio 29, se presentó el reporte de 26 planes de mejoramiento formulados por autocontrol.

3. Realizar la semana del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación: Se llevó a cabo la

semana del Autocontrol del 11 al 13 de mayo de 2016, como se informó en el período anterior. Actividad se encuentra cumplida.

4. Participar en la semana de la Transparencia. De acuerdo a la programación la actividad se

realizara en el mes de diciembre.

2.2 Auditoría Interna

2.2.1 Auditoría Interna 2016

Para la vigencia 2016, la Oficina de Control Interno elaboró el Programa Anual de Auditorías 2016 el cual fue aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el 18 de febrero de 2016. Este programa se dividió en: 1. Auditorías Internas de Gestión y 2. Auditorías Internas al SIGEPRE.

2.2.1.1 Programa Anual de Auditorías Internas de Gestión 2016. Se encuentra publicado en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/programa-anual-auditorias-gestion-2016-CCSCI.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/programa-anual-auditorias-gestion-2016-CCSCI.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/programa-anual-auditorias-gestion-2016-CCSCI.pdf

De lo anterior, se observa que se encuentran programadas un total de 17 auditorías para la vigencia 2016, de las cuales se encuentran 10 finalizadas y en ejecución 3, esto es equivalente al 76% de avance, así:

Nombre Estado

2016 - Auditoría No. 1 Evaluación a la Eficacia de Planes de Mejoramiento

Finalizadas

2016 - Auditoría No. 2 Evaluación a la Administración del Riesgo

2016 - Auditoría No. 3 Verificación de Información Aplicativo eKOGUI vigencia 2015

2016 - Auditoría No. 4 Evaluación a la supervisión de los contratos y verificación de información en el SECOP II S 15

2016 - Auditoría No. 5 Evaluación al trámite de las PSQR II S 2015

2016 - Auditoría No. 6 Evaluación al plan de fortalecimiento a víctimas como de los documentos CONPES aplicables al DAPRE

2016 - Auditoría No. 7 Verificación del avance en planes de mejoramiento I TRM 16

2016 - Auditoría No. 8 Evaluación a los saldos de cuentas 2015

2016 - Auditoría No. 09 Verificación de Información Aplicativo eKOGUI primer semestre 2016

2016 - Auditoría No. 12 Verificación del avance en planes de mejoramiento II TRM 16

2016 - Auditoría No. 10 Evaluación al trámite de las PSQR I S 2016

En desarrollo 2016 - Auditoría No. 13 Evaluación a la gestión del Fondo de Programas Especiales para la Paz – FONDOPAZ

2016 - Auditoría No. 15 Evaluación a la supervisión de los contratos y verificación de información en el SECOP I S 16

Fuente: Modulo Auditorías – aplicativo Sigepre

Cabe resaltar que las Auditorías se realizaron de acuerdo con el Procedimiento P-EM-01 Auditorías Internas y el Manual de Auditorías Internas M-EM-01, y en el aplicativo SIGEPRE se puede consultar los registros de cada proceso auditor, desde el Plan General de Auditoría hasta el Informe Final de Auditoría.

2.2.1.2 Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE (Calidad) 2016. Se encuentra publicado en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2016.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2016.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2016.pdf

El Programa de Auditoria Interna se desarrolló de conformidad con lo programado en las 3 categorías, como se observa a continuación:

Fuente: Informe de Avance tomado del Aplicativo SIGEPRE.

En el Informe de Avance del Programa de Auditoría se observa el cumplimiento del 100% equivalente a un total de 108 actividades, distribuidas en las fases de 1. Planeación y Coordinación, 2. Ejecución y 3. Cierre y conclusiones. Se efectuaron un total de 35 Informes de Auditoria Interna al SIGEPRE y se realizaron 10 mesas de trabajo en cumplimiento del Procedimiento de Auditoría Interna P-EM-01. Terminado el Ciclo de Auditorías Internas al SIGEPRE 2016, se pudo determinar que:

a. El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República es conforme con los requisitos técnicos, legales, del cliente y la organización, los doce procesos se encuentran armonizados con los objetivos y la misión institucional; se dispusieron los recursos necesarios para la operatividad de la gestión de la entidad; la medición, los controles y el seguimiento permiten evidenciar mejora en la aplicación del sistema y por ende, se garantiza la prestación de los servicios internos y externos. Sin embargo, es importante que la Alta Dirección fortalezca a través de la implementación de planes de mejoramiento eficaces, los siguientes requsitos: - Legales: Directiva Presidencial 05 (Imagen Institucional), Ley 1755 de 2015 en PSQR, Decreto 724 del 2 de mayo de 2016 - Seguimiento a compromisos; Ley 594 de 2000 y Acuerdo 004 de 2013 en TRD; Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1081 de 2015 en publicación de Informes; Ley 70 de 1998 y Decreto 1978 de 1989 dotación.

- Norma Técnica: Control de los Registros, Control de Documentos, Comunicación Interna y Satisfacción del Cliente - Organización (DAPRE): Formulación y seguimiento planeación estratégica y operativa institucional (P-DE-01), Procedimiento Formulación, Registro y Análisis de Indicadores (P-DE-02), Guía para el Seguimiento y Medición del SIGEPRE (G-DE-03), Lineamientos para la Administración del Riesgo (L-DE-01), Políticas de Operación, Procedimiento Control de Registros (P-GD- 08), Manual de Gestión Documental (M-GD-01), Cumplimiento de metas y objetivos planeados y establecidos tanto en el proyecto SPI – DNP como en Planes de Acción, Procedimiento para las transferencias de los archivos de gestión (P-GD-05), Manual de Contratación de la Entidad (M-BS-01), Manual de Atención a la Ciudadanía, Procedimiento Generación y Control de documentos SIGEPRE (P-DE-05), Manual de la Política para la Tecnología de Información y Comunicaciones Tics (M-TI-01), Guía para la conservación de documentos (G-GD-01), Procedimiento para la Formulación, Clasificación y Control de la Información de las Dependencias (P-GD-12). b. Para el SIGEPRE es importante fortalecer los mecanismos mediante los cuales se evalúa la efectividad, para aumentar las satisfacción de los clientes directos. De lo anterior, se establecieron 29 No Conformidades Reales y 8 No Conformidades Potenciales para un total de 37 aspectos no conformes, se solicitaron 28 mejoras nuevas, 10 mejoras en ejecución deberán reformularse para dar tratamiento a algunos aspectos no conformes y 13 mejoras declaradas no eficaces deberán reformularse.

Cabe resaltar que el Informe de Conclusiones Generales fue presentado a la Alta Dirección como insumo para la toma de decisiones que propendan por el mejoramiento continuo del SIGEPRE. 2.3 Planes de mejoramiento Durante el período de análisis, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento permanente a los Planes de Mejoramiento, efectuó reportes semanales remitidos vía correo electrónico a los responsables de los procesos para que se tomaran las acciones pertinentes. Así mismo, se presentó un reporte consolidado del estado de las mejoras al Comité Directivo Semanal, al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo como al Comité de Coordinación de Control Interno. Los reportes se realizaron con base en la información del Aplicativo SIGEPRE - Módulo de Mejoras. Cabe resaltar que en el aplicativo SIGEPRE - Módulo Mejoras, se controla la información relativa a los Planes de mejoramiento de los procesos de la Entidad y todas las mejoras relacionadas cumplieron con el flujo establecido y con las actividades dispuestas para su validación y aprobación, de acuerdo con el Procedimiento (P-EM-06) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento y la Guía (G-EM-01) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento.

2.3.1 Planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República

El reporte presentado por la Oficina de Control Interno durante el período de análisis, indica que en la vigencia 2014 la Contraloría General de la República realizó auditoría integral a la vigencia 2013 de la cual se obtuvieron 25 hallazgos. Para la misma vigencia, la CGR practicó 4 auditorías especiales dejando como resultado 15 hallazgos. En conclusión se obtuvieron un total de 40 hallazgos a los que se les plantearon 141 actividades en el plan de mejoramiento consolidado. Con corte a junio 30 de 2016 se reportó en el SIRECI el 22 de julio, el plan de mejoramiento consolidado con un cumplimiento del 100% y 141 actividades finalizadas al 100%.

Finalmente, la Contraloría General de la República se encuentra en la fase de cierre de la Auditoria Gubernamental DAPRE vigencia 2015. Una vez se reciba el informe de auditoría se conocerá el concepto sobre la eficacia de los planes suscritos para proceder a sus respectivos cierres o reformulaciones. 2.3.2 Plan de mejoramiento por Auditoría Externa del ICONTEC Como se reportó en el período anterior, los planes de mejoramiento susucritos por la Entidad para tratar los aspectos no conformes por auditoría ICONTEC 2015, fueron los siguientes:

• NCR-0515: DE- AUDITORIA EXTERNA PSQR 2015: Se cumplieron las 8 actividades y si bien fue informada eficaz en la reunión de cierre de la Auditoria ICONTEC 2016. Se encuentra pendiente recibir por la Entidad Certificadora el informe de auditoría final, para su cierre.

• NCR-0516: DE-AUDITORIA EXTERNA PSNC 2015: Se establecieron 5 actividades, las cuales se encuentran en términos de ejecución. El plan vence el 31 de enero de 2017.

Como resultado de la Auditoria ICONTEC 2016 efectuada los días 18 al 21 de octubre, se obtuvieron aspectos conformes y oportundidades de mejora, pero no se declararon hallazgos. Se encuentra pendiente recibir por la Entidad Certificadora el informe de auditoría final 2016.

2.3.3 Plan de Mejoramiento Institucional

La Oficina de Control Interno presenta el reporte semanal del estado de los planes de mejoramiento. A continuación se presenta el reporte con corte a noviembre 10 de 2016:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – modulo mejoras 10/11/2016.

2.3.4 Planes de mejoramiento individual

El Proceso de Talento Humano reportó el siguiente estado de los 19 planes de mejoramiento suscritos por evaluación del desempeño.

Cuenta de Código Tipo

Estado Paso actual No Conformidad PotencialNo Conformidad Real Oportunidad de Mejora Total general

Cancelada Asignar Responsable de la Mejora 5 22 7 34

Asignar responsable de las mejoras 3 15 4 22

Ejecución y seguimiento 1 1 1 3

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 1 4 4 9

Formulación 3 5 3 11

Formular el Plan de Mejoramiento 1 7 11 19

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 4 4

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 5 13 3 21

Revisión y Aprobación por parte de la Oficina de Control Interno 13 4 17

Validación del plan por parte del Jefe de Proceso o Área 1 7 8

Validar el Plan de Mejoramiento 2 2

Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 1

20 87 45 152

Total Cancelada 20 87 45 152

En Desarrollo Asignar Responsable de la Mejora 1 1

Ejecución y seguimiento 1 1 2


Formular el Plan de Mejoramiento 1 3 4

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 13 79 27 119

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 7 4 11

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 3 2 5

38 136 73 247


Formular el Plan de Mejoramiento 3 16 5 24

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 1 1 2

Validar el Plan de Mejoramiento 2 4 6

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 1

7 26 8 41

Total En Desarrollo 45 162 81 288

Finalizada Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno 95 181 54 330

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 61 131 126 318

Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 4 1 5

Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

156 317 181 654

Total Finalizada 156 317 181 654

Nueva Asignar Responsable de la Mejora 2 2

2 2

Total Nueva 2 2

Total general 221 568 307 1096

REPORTE ESTADO DE LAS MEJORAS 10 11 2016

3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

3.1 Información y Comunicación Interna y Externa 3.1.1 Fuentes de Información Externa 3.1.1.1 peticiones, sugerencias, quejas y/o reclamos La Entidad tiene identificados los mecanismos de recolección de información externa, los cuales se encuentran caracterizados por el Proceso de Atención al Usuario del DAPRE:

1. Formulario web para la recepción de PSQR´s (Link PSQR). 2. Formulario web para la recepción de peticiones dirigidas al señor Presidente de la República

(Link Escríbale al Presidente) –. 3. Línea 01 8000 913666 4. Sistema para el registro y gestión de correspondencia SIGOB 5. Buzón SQR 6. Atención presencial 7. Urna de Cristal

De acuerdo a lo anterior, el proceso de Atención al Usuario presentó el Informe trimestral pormenorizado del trámite de PSQR´s correspondiente al tercer trimestre de 2016, del cual se resaltan las siguientes conclusiones:

Se observa que frente al mismo periodo del año 2015, se presentó un aumento del 48,9% en la recepción de peticiones presentadas ante el DAPRE (Recibidas III TRM 2016: 20.417), con una tendencia marcada al alza a diferencia de lo evidenciado en el mismo periodo del 2015 (Recibidas III TRM: 13.726).

El incremento del 48.9% en la recepción de peticiones, podría significar una de las causas de la variación negativa en el indicador de oportunidad de respuesta, al pasar de 99.29% en el III TRM 2015 (recibidas: 13.726 y respondidas: 13629) al 99.27% en el III TRM 2016 (recibidas: 20.417 y respondidas: 20.268).

Al comparar el número total de comunicaciones recibidas a través de los diferentes canales en el tercer trimestre del año 2016 (20.417) con el segundo trimestre del presente año 2016 (23.674), se destaca una pequeña disminución pero con un número igualmente alto, lo que podría constituir una de las principales causas de la variación negativa en el indicador de respuestas oportunas, al poner al límite la gestión de algunas de las dependencias misionales de la Entidad.

Fueron trasladadas 8.648 comunicaciones desde el DAPRE a otras entidades por competencia durante el tercer trimestre, excluyendo las comunicaciones recibidas a través del link Escríbale al Presidente de la página web.

Adicionalmente, el Grupo de Atención a la Ciudadanía creado mediante Resolución 1093 de 2015 reportó las siguientes acciones, que coadyuvan al mantenimiento del índice en los niveles de gestión adecuados: Se implementó un nuevo formato de encuesta para la calificación de la satisfacción de la

ciudadanía frente a los diferentes canales de atención, lo cual ha generado una mejor precepción frente al servicio prestado por el grupo de Atención a la Ciudadanía.

Se implementó un nuevo formato de atención presencial en cumplimiento del Decreto 1166

de 2016, donde se establecen los requisitos mínimos para facilitar la atención presencial y el trámite de la petición verbal.

Ante la problemática creciente de las víctimas en el país, y la necesidad de atender y orientar

de la mejor manera a las víctimas del conflicto armado, se solicitó al Área de Talento Humano capacitación en aspectos puntuales de la Ley 1448 de 2011 (Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones).

Durante el mes de Agosto se adelantó capacitación al Grupo de Atención a la Ciudadanía en

el tema de Servicio al Cliente a cargo del SENA, y de acuerdo a programación previamente anunciada a todos los funcionarios de la Entidad, en la actualidad se adelantan cursos en diversos temas. (Axel básico, redacción y comprensión de lectura).

Se realiza un riguroso seguimiento y acompañamiento semanalmente a las dependencias que

tienen comunicaciones asignadas para evitar respuestas extemporáneas. 3.1.1.2 Informe de resultados de la medición de la satisfacción de los clientes externos Nivel de Satisfacción del Presidente y Vicepresidente Evaluación Servicios Misionales 2015: 1- Servicio de Asesoría o Asistencia en el Desarrollo de Políticas de Gobierno y/o Desarrollo de Proyectos: Asesoría metodológica y técnica al cliente en las actividades de elaboración, gestión y seguimiento al desarrollo de políticas y/o proyectos prioritarios de Gobierno. Proveedor del Servicio: Proceso de Asuntos Políticos (Consejerías, Direcciones, Oficina del Alto Comisionado para la Paz y Secretaría de Transparencia). Cliente del Servicio: Presidente de la República 2- Servicio de Emisión de Conceptos Legales: Estudiar, analizar y conceptuar sobre los Proyectos de Actos Normativos de acuerdo con la normatividad vigente y las prioridades del Gobierno. Así mismo, dirimir diferencias de interpretación normativa que se presenten entre la Presidencia de la República, los Ministerios y/o Departamentos Administrativos. Proveedor del Servicio: Proceso de Gestión Jurídica (Secretaría de Jurídica). Clientes del Servicio: Presidente de la República.

3- Servicio de Apoyo Logístico: Administrar la agenda presidencial, la imagen y suministrar los elementos necesarios de protocolo para el desarrollo de la misma; así como, prestar el cubrimiento y el suministro informativo. Proveedor del Servicio: Proceso de Gestión de: Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa (Dirección para la Estrategia de Comunicación, Secretaría Privada, Dirección para la Relación con los Medios y Casa Militar). Clientes del Servicio: Presidente de la República. 4- Servicio de Seguridad Presidencial: Suministrar las condiciones óptimas de seguridad, para salvaguardar la integridad física del señor Presidente y del señor Vicepresidente de la Republica. Proveedor del Servicio: Proceso de Gestión de: Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa (Secretaría para la Seguridad Presidencial). Clientes del Servicio: Presidente y Vicepresidente de la República. De acuerdo con los resultados presentados por la Oficina de Planeación y el análisis de datos del Indicador Nivel de satisfacción del cliente externo, los servicios de mayor a menor calificación se ubican de la siguiente manera:

Fuente: Análisis de datos indicador Nivel de satisfacción del cliente externo del aplicativo SIGEPRE 15-09-2016.

Comparado con el año 2014 (85%), el nivel de satisfacción del señor Presidente de la República, frente a los servicios misionales recibidos en el año 2015 (84%) bajó un punto porcentual. Con respecto al nivel de satisfacción del señor Vicepresidente, éste se mantuvo con respecto al año anterior (100%). Conforme a lo anterior, se sugirió a todos los procesos, establecer acciones de mejora que permitan aumentar el nivel de satisfacción del señor Presidente de la República. 3.1.2 Fuentes de Información Interna Las directrices para el control de documentos se establecieron en el Procedimiento Generación y Control de Documentos P-DE-05 y la Guía para la elaboración y control de documentos-G-DE-01:

• Los documentos vigentes son los publicados en el SIGEPRE, allí están disponibles para su consulta y uso.

• La creación, modificación o eliminación de documentos se hace a través del SIGEPRE - Módulo Documentos.

• Con el fin de dar cumplimiento a la política de “Eficiencia Administrativa” establecida en el Decreto 2482 de 2012, no se entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE

Los Responsables de los Procesos durante el período de análisis garantizaron que los documentos usados, correspondieron a las versiones vigentes. En el numeral 1.2.2.1 Divulgación de los Procedimientos del presente documento, se presenta información complementaria a fuentes de información primaria. 3.1.3 Seguimiento a compromisos de la Ley 1712 De acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Planeación y presentada en el cuarto Comité Institucional, el cumplimiento en la implementación de la Ley 1712 es del 97.67% que corresponde a la validación realizada de los 43 requisitos a cumplir de los 11 componentes. Lo que se debe fortalecer es el índice de información en cuanto a la actualización frente a la última estructura del DAPRE.

Fuente: Presentación CIDEA 28-10-2016

3.1.4 Política de Comunicación del DAPRE

Como se informó en el período anterior y de acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Planeación, se encuentra en proceso de revisión y ajustes el Manual de Comunicación interna y externa por parte del Alto Consejero Presidencial de Comunicaciones y la Subdirección de Operaciones, el cual incluye el componente del plan de comunicaciones, así mismo se amplió la fecha de la mejora OM-0218 a 31 de diciembre de 2016. Por otro lado, la Oficina de Planeación ha ejecutado acciones que fortalecen la comunicación interna a través del Plan de Divulgación y Socialización del SIGEPRE, entre las actividades que se resaltan

se encuentra la Semana del SIGEPRE que se realizó durante los días 3 al 7 de Octubre con lo siguiente:

• Día 1 – Firmaton SIGEPRE: Se contó con la participación de 37 de las 39 dependencias del DAPRE a los cuales se les entrego una cartelera para la firmatón donde establecieron compromisos con el SIGEPRE, del total de funcionarios del DAPRE se obtuvo una participación del 73% correspondiente a 501 firmas.

• Día 2 – Carrera de Observación: Se contó con la participación de 8 equipos integrados por dos personas de las diferentes dependencias del DAPRE, a las cuales se les efectuaron preguntas alusivas al SIGEPRE.

• Día 3 – Capacitación en Innovación Abierta: Se contó con la participación de MINTIC y la

Consejera Presidencial de Derechos Humanos y 42 personas asistentes.

• Día 4 – Concursos Lúdicos SIGEPRE: Se desarrolló concursos lúdicos de crucigrama y Alineación de Conceptos SIGEPRE como mecanismo para preparación de la Auditoría Externa de Seguimiento

• Día 5 – Socialización SIGEPRE: Se efectuó socialización SIGEPRE como preparación Auditoria

Externa de Seguimiento ICONTEC la cual contó con la participación de 29 personas de las diferentes dependencias del DAPRE

Durante toda la Semana se enviaron correos alusivos a estas actividades y a los temas del SIGEPRE. 3.1.5 Gestión Documental Durante el período de análisis, el Proceso de Gestión Documental reportó que para la implementación del Programa de Gestión Documental se elaboró el Plan Institucional de Archivos en donde se está ejecutando lo siguiente: Proyecto de inversión: Fortalecimiento de la gestión documental - BPIN 2015011000218

PRODUCTO OBJETIVOS SEGUIMIENTO

• Programas de documentos vitales o esenciales, especiales y electrónico

Elaborar el Programa de Documentos Vitales o Esenciales

En aprobación

• Estanterías para la conservación de documentos

Adquirir estantería para el archivo de la Entidad

Invitación Publica 15-16 pendiente adjudicación 28/10/2016

• Organización del Archivo Central y de Gestión

Clasificar, ordenar e inventariar los documentos del Archivo Central

Contrato 064-16 Cantidad Metros lineales 2.599 En ejecución

Clasificar, ordenar e inventariar los documentos del Archivo de Gestión

Contrato 064-16 Cantidad Metros lineales 140 En ejecución

Digitalizar e Indexar los documentos del archivo de gestión y central

Contrato 122-16 Pendiente Iniciar Cantidad 900.000 imágenes

Fuente: Información reportada por el proceso de Gestión Documental

Funcionamiento Adicionalmente, el Grupo de Gestión Documental reportó que en el segundo semestre de 2016 ejecuta las siguientes actividades:

PRODUCTO ACTIVIDADES OBSERVACIÓN

Tablas de Retención Documental actualización Decreto 724 mayo de 2016

Se actualizaron todas las TRD del DAPRE

En revisión Comité Institucional 28/10/2016 Posteriormente se envían al AGN

Tablas de Valoración Se ajustaron las TVD teniendo en cuenta el Concepto del AGN

En revisión Comité Institucional 28/10/2016 Posteriormente se envían al AGN

Banco Terminológico Elaboración del documento Finalización diciembre 2016

Tabla de Control de Acceso Elaboración del documento Finalización diciembre 2016

Calificación de Información Actualizar el Taurus teniendo en cuenta la actualización de TRD

Finalización Noviembre 2016

Fuente: Información reportada por el proceso de Gestión Documental

3.2 Sistemas de Información y Comunicación Durante el período de análisis, el DAPRE continúo con el manejo de los sistemas que permitieron la administración eficiente de:

La correspondencia a través del SIGOB Los bienes a través de ALADINO Liquidación de nómina y prestaciones sociales a través de HOMINIS Presupuesto y Contabilidad de la Entidad en SIIF NACIÓN II El sistema Integrado de Gestión a través del Aplicativo SIGEPRE Viáticos y Gastos de Viaje a través del Sistema Gestión de Comisiones Entre otros.

Por otro lado, se aplicaron las siguientes acciones de mejora para facilitar la consulta de información en los sistemas de información de la Entidad: Página WEB

Se migró la información de atención a la ciudadanía al nuevo formato. Se realizó una revisión de accesibilidad al sitio web Se configuró nueva grana de servidores con arquitectura actualizada que permite elevar los

niveles de disponibilidad.

Mejoras sistemas de Información

La documentación de Lineamientos y elaboración de formatos: F-TI-16 Carta de Proyecto, I-TI-01 Instructivo de Buenas Prácticas de Desarrollo de Software, L-TI-14 Lineamiento de Desarrollo de Proyectos de Software y F-TI-17 Solicitud de Liberación de Software.

Sistema de Gestión de Comisiones DAPRE se realizaron las siguientes mejoras, como la creación del Rol Caja Menor para Cuentadante (responsable de Caja Menor de viáticos): generación de Reembolsos, generación de Reintegros y generación de Libro Auxiliar. Conciliación Bancaria (generación formato SIGEPRE por el sistema). Mejoras al proceso de generación de planos a bancos y a SIIF, en las resoluciones existentes.

Creación de rol de consulta de liquidaciones de comisiones de Paz para Fondo Paz. Creación resoluciones de actividades de paz: Planta Nacional, Planta Internacional, Militar

Nacional, Militar Internacional. Estabilización de la versión que inició el 1 de Enero de 2016.

Implementación nuevos sistemas

SAMI - Sistema de administración de mensajes institucionales. SADE - Sistema para de seguimiento para asuntos políticos Supervisores - Módulo de Certificación de Contratistas. Chat - Herramienta de chat en línea. Servicios compartidos - Reserva de Salones.

Cronograma ISO 27001 El Área de TICS reportó un avance del 56.43% de cumplimiento en el cronograma ISO 27001. Se estableció cronograma de trabajo con el detalle de las actividades a cargo de un equipo interdisciplinario (Planeación, Control Interno, Casa Militar, Sistemas).

Norma Avance

Objetivos de Control y Controles de Referencia (114) Anexo A norma ISO 27001

76.19 %

Generalidades 36.67%

Porcentaje de implementación (Promedio) 56.43% Fuente: Presentación 4to CCSCI 2016 – Estado actual avance Durante el período de análisis, se resalta la actualización del Manual de Política de Seguridad que incluye políticas definidas en la norma. Se creó y aprobó por parte del Comité de Seguridad Informática de política de uso de dispositivos celulares. Se estableció la Política de Realización de copias en estaciones de trabajo de usuario final así como la Política de uso de Token (RSA), asignado por Presidencia. Finalmente, se realizó la firma de acuerdo de confidencialidad por parte de los funcionarios del Área de Tecnología y Sistemas de Información.

Por último, la Oficina de Control Interno realizará auditoria con el fin de evaluar la gestión integral del Proceso de Tecnologías y Sistemas de la Información a partir de la última semana del mes de noviembre.

4. DIFICULTADES

Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento de ser detectadas las dificultades, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia, eficacia y efectividad.

5. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE ha logrado un mantenimiento lo cual ha permitido realizar el mejoramiento continuo a los procesos. La Oficina de Control Interno considera que es importante que la administración continúe desarrollando el acompañamiento, seguimiento y las acciones que contribuyen a lograr un sistema de gestión que opere con calidad, y con niveles altos de satisfacción de los clientes por los servicios prestados; al igual que un sistema propositivo y participativo que impulse en forma permanente la mejora continua.