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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

Manuel José Canencio Maya (e)

Período evaluado: TERCER CUATRIMESTRE 2012

Entidad: MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Fecha de elaboración: 31 de ENERO DE 2013

Estado General del Sistema de Control Interno (Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI)

El presente informe cierra el ciclo de evaluación y seguimiento que esta Oficina ha realizado al grado de avance y cumplimiento del plan que la organización diseñó para la implementación del Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI- que cobró vida con su establecimiento mediante la Resolución 964 del 30 de abril de 2012. Para 2012 dicho Plan tenía como objetivo, desarrollar la gestión pertinente para asegurar la materialización del diseño y establecimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Razón por la cual, la Oficina de Control Interno durante la vigencia en cita, orientó el seguimiento con el objetivo de verificar que la organización adoptara los componentes, elementos y productos necesarios para instaurar el Sistema Integrado de Gestión. Para 2013, la OCI cumplirá su labor de seguimiento y evaluación sobre la eficacia de la aplicabilidad e impacto de cada uno de los productos y del cumplimiento de los roles y responsabilidades de los diferentes actores para mantener, mejorar y asegurar que el SIGI cumpla con sus objetivos. En este sentido, el presente seguimiento se sustenta en los reportes mensuales de avance del Plan, que la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales – Grupo de Desarrollo Administrativo, ha remitido a esta Oficina y a los resultados obtenidos a partir de la verificación de cumplimiento de metas y revisión de evidencias, que la Oficina de Control Interno adelantó con los responsables, para dar observancia al informe pormenorizado que nos ocupa.

RESULTADOS El Plan de implementación del SIGI contempló tres fases: Diagnóstico y Planificación: Fase centrada en la elaboración y aprobación del acto administrativo por el cual se establecería el Sistema Integrado de Gestión Institucional; conformación de un equipo asesor para el diseño, implementación y mejora del Sistema; elaboración del plan para este efecto y definición del alcance, política y objetivos del Sistema. Diseño: Las actividades de esta segunda fase estaban encaminadas a definir el direccionamiento estratégico del Ministerio, las políticas del Sistema, planes y programas del recurso humano, definición de metodologías y mecanismos de seguimiento.


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Implementación: Fase que tenía como prioridad el levantamiento de la documentación del Sistema y la aplicación de las metodologías diseñadas en la fase anterior y actividades propias de la socialización y sensibilización del SIGI, así como procesos de evaluación y seguimiento. Estas fases cerraron la vigencia 2012 con un avance del 98.58%, presentando el siguiente comportamiento:

FASE 1. DIAGNOSTICO – PLANIFICACIÓN Emisión de Actos Administrativos Asociados al Sistema Integrado de Gestión “SIGI”. Con la expedición de la Resolución 964 de 2012 se dio cumplimiento a cuatro de las cinco actividades contempladas en esta línea: Establecimiento del SIGI y conformación de roles y responsabilidades de los Equipos de Trabajo: Comité Control Interno, Directivo, Evaluador, Operativo, Representante de la Alta Dirección, líderes de proceso y equipo de trabajo para asesorar la implementación y realizar la administración del SIGI. Está pendiente la oficialización del documento: Compromiso de la Alta Dirección para la aplicación de herramientas y políticas que faciliten la implementación del Sistema Integrado de Gestión, que se tiene para firma del señor Ministro. Elaboración del Plan de Trabajo para la Implementación del SIGI. Tres actividades conforman esta temática cuyos productos finales son:

FASE AVANCE META

FASE 1. DIAGNOSTICO - PLANIFICACIÓN 10,00% 10,00%

Emisión de Actos Administrativos asociados al SIGI 60,00% 60,00%

Elaboración del Plan de Trabajo para la implementación del SIGI 20,00% 20,00%

Definición del alcance, política y objetivos del SIGI 20,00% 20,00%

FASE 2. DISEÑO 39,14% 40,00%

Definición del Direccionamiento Estratégico para el Ministerio 29,10% 30,00%

Definición de políticas en el SIG 8,75% 10,00%

Definición de planes para el recurso humano 25,00% 25,00%

Definición del soporte metodológico para el SIG 25,00% 25,00%

Diseño de mecanismos para el seguimiento 10,00% 10,00%

FASE 3. IMPLEMENTACION 49,44% 50,00%

Levantamiento de la documentación para el SIGI 39,03% 40,00%

Aplicación de las metodologías diseñadas para el SIGI 30,00% 30,00%

Sensibilización del SIGI 12,85% 13,00%

Sistematización de temas 8,50% 8,50%

Realización de evaluaciones y seguimientos 8,50% 8,50%


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Plan de trabajo para la implementación del SIGI teniendo en cuenta los requisitos establecidos por la norma NTCGP 1000:2009, el MECI y las políticas de Desarrollo Administrativo.

Propuesta documental para cada una de las dependencias del Ministerio.

Equipo de Facilitadores del SIGI, conformado por 32 integrantes. Definición del Alcance, Política y Objetivos del SIGI Las metas de esta actividad se cumplieron así: El alcance y objetivos fueron incorporados en el Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional y la Misión, Visión y Política fueron formalizados mediante la Resolución 4110 de 2012.

FASE 2. DISEÑO Definición del Direccionamiento Estratégico para el Ministerio En esta primera parte de la fase de Diseño, se materializaron los siguientes documentos:

Diagnóstico y Contexto Estratégico del Ministerio aprobados.

Misión y Visión institucionales adoptadas mediante la Resolución 4110 de 2012.

Mapa de procesos, aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión.

Aplicativo para la formulación y seguimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora - APCM, que cuenta con manual de usuario, de administrador y guía para la formulación de APCM y seguimiento.

Herramienta para formular y realizar seguimiento a planes de acción.

Publicación en la web de los Planes Estratégico, Desarrollo Administrativo y de Acción.

20 proyectos de inversión del Ministerio de Salud y Protección Social y 5 de la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social, vigencia 2012.

Definición de indicadores en proyectos y planes.

Estructura organizacional del Ministerio a través del Decreto 4107, modificado con la Decreto 2562 de 2012.

Manual de Funciones adoptado con la Resolución 0001 del 03 de noviembre de 2011 y cuatro resoluciones modificatorias.

Otros documentos están en revisión y ajuste:

Objetivos estratégicos sectoriales e institucionales, se tienen una propuesta que está en revisión.

Propuesta de herramienta mediante indicadores, para el seguimiento a la política y objetivos del SIGI.

Propuesta del proceso de gestión de la planeación, que se encuentra para revisar en atención al Decreto 2482 de 2012, que establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión.


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Formulación y el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional. Se suscribió convenio con la Contraloría General de la República, para obtener una herramienta que permite formular y hacer seguimiento al Plan de Mejoramiento. A la fecha se encuentra para firma de la Contralora General.

Dentro de las actividades pendientes de cumplimiento figuran:

Evaluación del Desempeño. Aunque en el Ministerio se adoptó mediante la Resolución 308 de 2012, al cierre de 2012, de 275 servidores públicos inscritos en carrera administrativa, 15 estaban pendientes de remitir calificación correspondiente al primer semestre.

Acuerdos de Gestión. La metodología fue aprobada a través de la Resolución 02071 del 27 de julio de 2012, no obstante de los 33 gerentes nombrados en el Ministerio a 30 de diciembre estaban pendientes 18 de la suscripción de acuerdos de gestión.

Definición de Políticas en el SIGI A la fecha el Ministerio cuenta con los siguientes documentos de política del Sistema:

Política de Talento Humano, denominada Ministerio Saludable.

Propuesta de procedimiento y guía de Administración de Riesgos, que se encuentra en etapa de ajuste de acuerdo con la metodología de riesgos de anticorrupción del DAFP.

Propuesta de Política de Comunicaciones, radicada en Secretaría General para surtir el proceso de aprobación a través de acto administrativo.

Está pendiente la Política de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Sobre este tema la Oficina TIC del Ministerio reportó como avance del Plan, que se tiene un proyecto de resolución para constituir el Comité de Seguridad de la Información que se encuentra para ajustes en la Oficina Jurídica del Ministerio desde el 22 de enero de 2012. Igualmente señala que una vez se oficialice con la firma del Ministro se dará inicio a la generación de las políticas alineadas con la estrategia de Seguridad. Definición de Planes para el Recurso Humano Se formuló el Programa Integral de Talento Humano bajo el concepto de Entorno Laboral Saludable diseñado bajo cinco estrategias, cada una con sus respetivas líneas de acción. Estas líneas que se han traducido en programas de Capacitación, Bienestar, Salud ocupacional, Inducción, Reinducción y Plan de Incentivos. Sobre cada uno se ejecutaron actividades, con excepción del Programa de Reinducción, en atención a la aplicación que se hizo del artículo 64 de la Ley 190 de 1995 y en el artículo 7° del Decreto 1567, que señalan que los procesos de reinducción se deben realizar cada dos (2) años, período que no ha cumplido el Ministerio, por su condición de entidad nueva de acuerdo con el Decreto 4107 del 2 de noviembre de 2011.


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Definición de Soportes Metodológicos para el SIGI Se tienen versiones preliminares para aprobación final de:

Elaboración y Control de Documentos

Procedimiento Control de Registros

Propuesta guía para indicadores.

Procedimiento de APCM; guía y formularios para diligenciamiento; manual de usuario y manual de administrador.

Metodología de Administración de Riesgos.

Metodología para el control del producto/servicio no conforme.

Metodología para la revisión por la dirección.

Metodología de Auditorías.

Encuestas para evaluar la satisfacción del cliente interno en servicios de vigilancia, aseo, cafetería y soporte informático del Ministerio.

En cuanto a los lineamientos para gestionar las PQR, derechos de petición, sugerencias, y recomendaciones que se formulen (Cliente externo y Cliente interno), se adelantaron las siguientes acciones:

Se expidió la Resolución No. 2084 del 30 de julio de 2012 que reglamenta la tramitación de las peticiones y la manera de atender las quejas en el MSPS.

Se realizó ajuste a los procedimientos del Proceso de Atención al Ciudadano.

Se definió el Protocolo de Atención al Ciudadano, con los ajustes propuestos por Subdirección Administrativa y Oficina de Comunicaciones.

Se elaboró proyecto de instructivo para el manejo del Buzón de Quejas, Reclamos y Sugerencias.

Se tiene propuesta de circular para adoptar los documentos que soportan la gestión para la atención de PQRS y se está a la espera de validar los documentos adjuntos a ella, para su aprobación y socialización.

Se definió como mecanismo electrónico para el trámite de PQR por parte del Grupo de Atención al Ciudadano el módulo de PQR del sistema de correspondencia ORFEO, para el efecto se está solicitando que se generen los desarrollos necesarios para que el Grupo logre gestionar el seguimiento a PQRS de acuerdo a los datos que se reportan y conforme a la disposición de la información requerida, debido a que los datos se encuentran fragmentados y esto imposibilita realizar el respectivo seguimiento a PQRS.

Diseño de Mecanismos para Seguimiento Esta fase incluye actividades encaminadas a definir mecanismos para obtener información, identificar fuentes de información y medios de comunicación, así como disponer de áreas de atención al usuario e implementar medios tecnológicos para atención de PQRS. En este sentido, se concretaron los siguientes temas:


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Suscripción de 10 convenios de intercambio de información con sendas entidades que se encuentran firmados y en ejecución.

Definición de fuentes primarias de información asociadas al Sistema Integral de Información de la Protección Social - SISPRO.

Definición de medios de comunicación entre el Ministerio, usuarios, grupos de interés y Organismos de control y medios de comunicación internos.

Adecuación y remodelación del área de atención al usuario.

Se dispuso del link contáctenos en el portal del MSPS, para manejo de las PQRS.

En la página web se dispuso en el Link "Trámites y Servicios" la encuesta de satisfacción para ser diligenciada por las personas que adelanten trámites ante el Ministerio.

FASE 3. IMPLEMENTACIÓN Levantamiento de la Documentación para el Sistema Este tema avanzó así:

Se levantaron, documentaron y ajustaron propuestas de caracterización de 24 procesos para los macroprocesos de Apoyo, Estratégicos, Control y Evaluación, Transversales misionales y procesos de Financiamiento y Fondos. Pendiente el proceso Gestión de la Información.

Se levantaron y revisaron los procedimientos de: Control de documentos, Control de registros, Producto no conforme, APCM, Auditorías, Administración de riesgos, Formulación y seguimiento de los indicadores en los procesos y el SIGI, Revisión al SIGI por la Dirección.

Se definieron productos y servicios de 34 de las 36 dependencias seleccionadas en el Ministerio. Pendiente la Oficina Jurídica y la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicación.

Se definió la publicación de las normas en el link normatividad de la página web del Ministerio, y se estableció el formato a través del cual las diferentes dependencias del Ministerio deben reportar las normas inherentes a su actividad asociándolas al proceso respectivo. Se tiene propuesta de Guía de normograma y proceso asociado.

Se ajustó, aprobó y publicó en la web el documento Estilo de Dirección para el Ministerio de Salud y Protección Social.

Se revisó y ajustó la propuesta del Manual del SIGI teniendo en cuenta los elementos del direccionamiento estratégico.

Proyecto del Código de Ética y Valores, pendiente de aprobación final. Aplicación de las Metodologías Diseñadas para el SIGI De acuerdo con lo informado por el Grupo de Desarrollo Organizacional, las metodologías que se diseñaron en la etapa anterior, se aplicarán en la vigencia 2013, una vez estén


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aprobadas: Tablas de Retención Documental; indicadores de gestión, metodología de Acciones preventivas, correctivas y de mejora, administración de riesgos, tratamiento de productos no conformes y procedimientos obligatorios de la norma Calidad. Sensibilización del SIGI Línea de acción encaminada a promover la importancia del Sistema Integrado de Gestión Institucional entre los funcionarios del Ministerio. Para el efecto se realizaron las siguientes actividades:

Capacitación sobre: Actualización en NTCGP 1000:2009, Indicadores, Auditores Internos, Riesgos y Subcomités.

Actividades de promoción, socialización, sensibilización y divulgación del SIGI a través publicaciones, distribución de elementos entregables, eventos lúdicos. Actividades que cubrieron 595 funcionarios es decir el 71.16%.

Así mismo se cumplió con el principio de publicidad y transparencia así:

Publicación de los documentos de los procesos de selección de contratistas mediante convocatoria pública y los contratos que de ellos se deriven, en la página web del SECOP que es www.contratos.gov.co .

Se cuenta con un enlace que pone a disposición de funcionarios y contratistas documentación relacionada con los contratos suscritos desde la vigencia 2009.

Publicación de nueve trámites y seis formularios en el SUIT y la página Web del MSPS.

Publicación de informes de gestión del Ministerio.

Publicación de los documentos del SIGI en la web.

Sistematización de Temas La organización cuenta con los siguientes recursos para administrar su información:

Correspondencia: Se implementó el Sistema ORFEO.

Recursos Humanos: Se implementó el SIGEP.

Inventarios de activos en servicio y bienes en bodega del MSPS: Se está implementando el Sistema denominado ACT&BO. Otras actividades que se realizaron son: la revisión, traslado y registro de bienes; propuesta para la nueva adquisición del Software para el manejo de bienes y levantamiento de inventarios del Ministerio y proyecto de Manual de Manejo de Bienes.

Recursos Financieros: Se continúa con el SIIF. Además la Subdirección Financiera implementó herramientas en Excel para control de presupuesto por dependencias, ejecución de las reservas presupuestales, de transferencias. Se estableció el protocolo como herramienta para la elaboración del anteproyecto por objetivos. Se realizó un seguimiento de la ejecución presupuestal frente al plan de compras. Programación de Pagos para definición del PAC de la Secretaría General.

Se continúa trabajando sobre el tema de la legalización de inventarios y la distribución del software misional y licenciamiento de software corporativo entre Minsalud y

http://www.contratos.gov.co/


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Mintrabajo, cumpliendo con las actividades respectivas para dejar los inventarios depurados.

Se han realizado actividades tales como: levantamiento de inventarios tanto de software como de hardware. Se implementaron los aplicativos con la periodicidad mensual prevista, además se publicaron dichas herramientas en la página web del Ministerio para que sea consultada a nivel general.

Realización de Evaluaciones y Seguimiento Este componente se diseñó para verificar que en el Ministerio se implementen mecanismos de medición, evaluación y verificación, necesarios para determinar el grado de eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión y detectar desviaciones y tendencias para toma de decisiones. Con este objetivo se cumplieron las siguientes actividades:

Se preparó informe para la Rendición de cuentas, audiencia que se celebró en enero de 2013.

La Oficina de Control Interno inició auditorias al Programa Redes y a la Oficina de Tecnologías de la Información y la Comunicación.

Para la evaluación de la satisfacción del cliente interno se publicó en la web encuesta sobre servicios de vigilancia, aseo, cafetería y soporte informático del Ministerio.

Para evaluar la satisfacción del cliente externo se mide la prestación del servicio a cargo del Grupo de Atención al Ciudadano a través del calificador electrónico del sistema Infoturnos. Igualmente, durante el trimestre octubre-diciembre se aplicó la encuesta virtual de satisfacción a los 9 trámites del Ministerio.

En cuanto a procesos de rediseño institucional de las entidades del sector se materializaron los siguientes procesos:

Decreto No. 2013 del 28 de septiembre de 2012 se suprime el Instituto de Seguros Sociales ISS y ordena su liquidación.

Decreto 2078 del 8 de octubre de 2012 "se establece la estructura del instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA";

Decreto 2079 del 8 de octubre de 2012 "se establece la planta de personal del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA".

Previo estudio técnico se encuentra en trámite de firma del Presidente de la República los decretos mediante los cuales:

“Se suprime la Comisión de Regulación en Salud –CRES, se ordena su liquidación, y se trasladan una funciones al Ministerio de Salud y Protección Social y se dictan otras disposiciones”;

“Se modifica la estructura del Ministerio de Salud y Protección Social , se crea una Comisión Asesora y se dictan otras disposiciones”;

“Se modifica la Planta de Personal de la Unidad Administrativa Especial, Comisión de Regulación en Salud – CRES en Liquidación y se dictan otras disposiciones”; y,

“Se modifica la planta de personal del Ministerio de Salud y Protección Social”.


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El 31 de agosto de 2012 ETESA y el Ministerio de Salud y Protección Social suscribe Acta Final del Proceso de Liquidación.

Se implementaron campañas para sensibilizar el uso racional de consumo de papel

Implementación de la estrategia Gobierno en Línea.

Se evaluó mediante encuesta, el conocimiento de los servidores públicos en el tema del SIGI.

Recomendaciones

Luego del seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno, se hacen las siguientes observaciones y Recomendaciones: 1. Aunque la meta del 100% de cumplimiento de actividades dispuestas en el Plan del

SIGI no se cumplió, se destaca el esfuerzo que hicieron los responsables de las mismas, durante el periodo septiembre a diciembre, para avanzar en el diseño, adopción e implementación de los productos mínimos exigidos por las normas, para la evaluación del SIGI. Esfuerzo que es más significativo si se tiene en cuenta la condición de entidad nueva del Ministerio de Salud y Protección Social y los esfuerzos para responder al cambio de modelación institucional, estructural, de procesos y funcional.

2. Se debe dar cumplimiento en todas sus partes, a la Resolución 964 de 2012,

especialmente en los siguientes apartes:

Realizar los Comités del Sistema Integrado de Gestión Institucional como lo establece el Decreto 1599 de 2005 en el Anexo Técnico y la misma Resolución 964, es decir cada dos meses. Lo anterior, en atención a las responsabilidades que debe asumir dicho Comité y a las decisiones que debe tomar, no sólo las relacionadas con la implementación, desarrollo y mejoramiento del SIGI, sino aquellas producto de la evaluación que debe hacer sobre el nivel de cumplimiento de metas y objetivos de los distintos procesos del Ministerio.

Asumir con liderazgo y convencimiento los roles y responsabilidades frente al Sistema señalados expresamente en la Resolución 964. De manera particular se hace un llamado a los líderes de procesos, facilitadores y funcionarios en general, para que no sólo encausen esfuerzos para concretar los productos exigibles dentro del Sistema, sino que promuevan su aplicación en sus labores diarias y dimensionen los beneficios en el mejoramiento de la gestión.

3. El Plan de implementación del SIGI, se diseñó para que las dependencias responsables de las actividades informaran de manera mensual el avance de las mismas, no obstante este compromiso no fue asumido por todas las dependencias, algunas de ellas no reportaban información durante meses consecutivos y otras reportaban la misma información durante dos o tres meses. Esta situación se percibió de manera


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especial en la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación, la Oficina Jurídica y el Grupo de Comunicaciones.

4. Esta Oficina entiende que la planeación es dinámica y que los ajustes, reprogramaciones y hasta las reformulaciones de las actividades y metas, deben efectuarse como producto del seguimiento y evaluación para evitar posibles desviaciones y riesgos que puedan afectar la calidad del producto final. No obstante, se sugiere que para el diseño y elaboración del Plan SIGI 2013, las actividades descritas sean consecuencia de un proceso de análisis, coordinación y concesos claros que permitan dar respuestas acertadas, diligentes y oportunas al Sistema. Para ello es indispensable, que se haga una evaluación y control permanente al Plan, superando el hecho de alimentar una matriz, para hacer énfasis en análisis de resultados y medición de factores de riesgo por posibles incumplimientos que afectan el objetivo y meta de la organización, que no son otros que obtener la certificación.

Justamente esta Oficina, mediante memorando de radicado 201215002354223 del 15 de noviembre de 2012, hizo la siguiente solicitud a la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales:

Grado de avance por dependencias, identificando las de mayor y menor cumplimiento, acciones pendientes, impacto en los objetivos propuestos y razones que aducen las áreas por posibles incumplimientos.

Estado actual del programa, explicando los factores que lo hayan podido haber afectado y las acciones de ajuste para el cumplimiento de metas y objetivos propuestos.

Sin que a la fecha esa Oficina haya dado respuesta.

5. Se destaca de manera especial, el compromiso y liderazgo asumido por la Alta Dirección en la definición de la Misión, Visión y Mapa de Procesos institucionales. Las mesas de trabajo realizadas para el efecto, fueron muestra de la seriedad y convicción con que esta instancia asumió su papel dentro del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Sin embargo, aquí es válido poner de presente el siguiente cuestionamiento. El abordaje del diseño del Sistema Integrado de Gestión Institucional tenía como prerrequisito la definición de la política y objetivos del SIGI, pero éstos solo fueron aprobados hasta diciembre de 2012. Igual situación ocurre con el documento de diagnóstico estratégico, contexto estratégico, misión, visión, y mapa de procesos, que tenían como meta inicial la cuarta semana de junio de 2012, pero por las reprogramaciones se cumplieron hasta la primera semana de diciembre. Por su parte, los objetivos institucionales y sectoriales, aún están en proceso de revisión y ajuste.


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La definición y adopción de la plataforma estratégica del Ministerio debía ser la prioridad del Plan del Sistema porque a partir de estas formulaciones se soportaban las demás estrategias de desarrollo y conformación funcional y estructural del Sistema. Se avanzó en la caracterización de macroprocesos, procesos y procedimientos sin contar con estas bases conceptuales. Bajo qué parámetros se construyeron los Planes de Acción, Estratégico y Sectorial. Qué conceptos se han tenido en cuenta para el diseño de los indicadores de gestión. De ahí la inquietud de la Oficina de Control Interno sobre el verdadero avance en la implementación del SIGI expresada en el memorando enviado a la Oficina de Planeación.

6. Dentro de los objetivos del SIGI se definieron entre otros, los siguientes:

Desarrollar políticas públicas que respondan a las necesidades y expectativas de los ciudadanos en materia de salud y protección social en salud.

Desarrollar el talento humano, a través de planes y programas que respondan a las necesidades del Ministerio.

Esta Oficina considera que es preciso ajustar estos dos objetivos, por cuanto los mismos responden a los procesos de Formación de Política y Gestión del Talento Humano, respectivamente. Los objetivos del SIGI en torno a estos dos temas, se centran en ofrecer herramientas que permiten cumplir de manera efectiva con el desarrollo de políticas en materia de salud y protección social en salud y la adecuada gestión y administración del recurso humano. En otras palabras, el SIGI no desarrolla políticas sino que provee los medios para cumplir con esta labor.

7. Una serie de actividades descritas en el Plan del SIGI, quedaron como propuesta de documento en revisión y otras, sin surtir esta etapa, es el caso de documentos tan importantes como:

Objetivos estratégicos sectoriales e institucionales, se tiene una propuesta que está en revisión.

Propuesta de herramienta mediante indicadores, para el seguimiento a la política y objetivos del SIGI.

Propuesta del proceso de gestión de la planeación, que se encuentra para revisar en atención al Decreto 2482 de 2012, que establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión.

Propuesta de procedimiento y guía de Administración de Riesgos, que se encuentra en etapa de ajuste de acuerdo con la metodología de riesgos de anticorrupción del DAFP.

Especialmente se hace un llamado sobre las Políticas de Comunicaciones, que de acuerdo con lo reportado por el Grupo de Comunicaciones en el Plan del SIGI, el proyecto fue radicado en la Secretaría General para surtir el proceso de aprobación a


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través de acto administrativo. No obstante, pese a la insistencia de esta Oficina para consultar dicho documento, no fue posible hacerlo dado el silencio que guardó la jefatura del citado Grupo.

Situación similar ocurrió con la Política de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La OTIC aduce que tiene un proyecto de resolución para constituir el Comité de Seguridad de la Información y que una vez se oficialice con la firma del Ministro se dará inicio a la generación de las políticas alineadas con la estrategia de Seguridad. Esta Oficina considera que la seguridad en la información constituye sólo un eje estratégico de la Política, pero no es el único, como tampoco, la expedición de la citada resolución es condición para el diseño y adopción de esta Política (Plan Estratégico). Comunicaciones, tecnología, información tres temas de innegable importancia, pues encierran conceptos estratégicos para cualquier organización, que al integrarse constituyen la médula de la entidad y que por ende, exigen unos lineamientos y directrices claros que garanticen la administración apropiada, eficiente, efectiva y segura de estos recursos, de tal forma que contribuyan al logro de los objetivos de la entidad y al cumplimiento de la misión. Razones suficientes para definir diligentemente los criterios de política necesarios para la planificación, gestión y control de los recursos tecnológicos, sistemas de información y comunicación.

8. El Ministerio mediante las Resoluciones 308 y 2071 de 2012 adoptó los sistemas de

Evaluación del Desempeño y Acuerdos de Gestión, dando cumplimiento al requisito mínimo exigido por la norma. No obstante, el valor real está en su adecuada aplicación, en la medición de su impacto, evaluación de resultados y toma de decisiones de mejoramiento. Seguimiento que no fue posible adelantar por cuanto 15 servidores públicos de carrera administrativa no habían remitido la calificación correspondiente al primer semestre de 2012 y 18 gerentes aún no suscribían acuerdos de gestión. Es importante tener en cuenta, que el hecho de contar con un producto, en este caso las resoluciones, no es suficiente, es preciso aplicarlo y evaluarlo, es ahí donde justamente está el valor de los elementos del SIGI, es indispensable probar su funcionalidad, pertinencia, coherencia y su contribución e impacto a la gestión de la organización. Otro tema sobre el que esta Oficina quiere referirse es el relacionado con la gestión de PQRS. Hay que subrayar la gestión que se ha adelantado en el Ministerio frente a este tema para dar cumplimiento a los lineamientos de la Estrategia de Gobierno En Línea y a lo establecido en el código de Procedimiento Administrativo y de lo


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Contencioso Administrativo y la Ley 1437 de 2011 sobre las peticiones y el uso de medios electrónicos. Pero es imperativo que se fortalezca el mecanismo electrónico para el trámite de PQRS en el sistema de correspondencia ORFEO, especialmente el desarrollo para que el Grupo de Atención al Ciudadano cumpla con su labor de seguimiento, por cuanto la fragmentación de los datos arrojados a la fecha por el sistema Orfeo no permite contar con los consolidados de las PQRS que se direccionan a las distintas dependencias responsables de las respuestas, imposibilitando por este medio hacer el seguimiento de manera oportuna. No hay que olvidar que el Ministerio debe contar con una base de datos única en la queden registrados todos los peticionarios que accedan a la entidad por cualquiera de los canales que se tienen previstos para recibir las PQRS, con miras a la conformación de carpetas por ciudadano en la que se evidencie toda la trazabilidad del mismo. Igualmente es preciso que en aras de contribuir a consolidar la cultura de la participación social en la gestión pública del Ministerio de Salud y Protección Social, a través de la gestión de las PQRS, además del seguimiento a las peticiones, quejas y reclamos también se de un manejo especial a las sugerencias de los ciudadanos. El hecho de que la respuesta a éstas no sea obligatoria ha ocasionado que no se pueda hacer el respectivo seguimiento.

9. En cuanto a los mecanismos de planeación, seguimiento y evaluación, es importante

asegurarse que además de diseñarse, se implementen y cumplan realmente con el propósito para el cual se crearon. Que las dependencias que tengan a su cargo la evaluación y seguimiento, incluidas naturalmente ésta, lo hagan de manera oportuna con la convicción de que lo que no se evalúa, mide y controla no es susceptible de mejorar. El Plan del SIGI, contempló una variedad de herramientas para el seguimiento y la evaluación: al Plan de Mejoramiento, a los planes por proceso, al desempeño laboral, a los acuerdos de gestión, a los planes de acción, a la política y objetivos del SIGI, a los planes, programas y proyectos, a los indicadores, a los riesgos, a las acciones preventivas, correctivas y de mejora, a la satisfacción del cliente interno y externo, a las PQRS, entre otros. Sin embargo, de nada sirven estas y otras herramientas si no se utilizan de manera adecuada y sobre todo, si los resultados no son analizados oportunamente y se utilizan para los procesos de toma de decisiones.

10. Esta Oficina también considera que es importante estudiar la posibilidad de incluir en el Plan del SIGI 2013, las actividades propias del Sistema de Gestión Ambiental. La estrategia de cero papel no es la única del sistema. Es importante tener en cuenta que el Sistema de Gestión Ambiental, de acuerdo con la Norma NTC – ISO 14001, exige el cumplimiento de requisitos que inicia con la elaboración de diagnósticos


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reales que permitan definir una política coherente con las condiciones de la organización, posteriormente se fijan objetivos y metas concretas, alcanzables y medibles y se prosigue con todo el proceso de planificación, documentación, implementación, medición y evaluación y acciones de mejora. Se debe señalar que el Ministerio ha hecho avances importantes en el tema de Buenas Prácticas Ambientales, como respuesta a un hallazgo de la Contraloría General de la República, ejecutando entre otras las siguientes actividades: Identificación de aspectos ambientales y valoración de los mismos, según su grado

de impacto sobre el medio ambiente. Elaboración de matriz de aspectos e impactos ambientales. Elaboración de Plan de Gestión Ambiental que comprende seis subprogramas:

Gestión Ambiental para el uso y ahorro eficiente del agua.

Gestión para el uso eficiente y ahorro de energía.

Gestión Integral de los residuos convencionales y peligrosos

Criterios ambientales para las compras y gestión contractual

Gestionar actividades de evaluación, seguimiento y control a las emisiones atmosféricas de fuentes fijas y móviles de la entidad.

Mejoramiento de las condiciones ambientales internas en apoyo al programa da salud ocupacional y a las actividades de mantenimiento de las instalaciones del Ministerio.

Elaboración de Plan de Contingencias Ambientales. Elaboración de indicadores ambientales Se adelanta proceso de mínima cuantía para el reciclaje de los residuos sólidos. Mediante la Circular 052 de 2012 se adoptaron los siguientes documentos:

Lineamientos ambientales, matriz de aspectos e impactos ambientales, matriz legal y programa de gestión ambiental.

La Oficina de Control Interno considera que las actividades correctivas que se hicieron en atención al cumplimiento del hallazgo de la CGR, tienen un enfoque de buenas prácticas ambientales, y que ciertamente constituyen un importante adelanto en el tema de gestión ambiental, no obstante es preciso que se consolide una política que contemple todos los requisitos de un Sistema de Gestión Ambiental.

11. Sobre el Sistema de Gestión Documental, esta Oficina se permite efectuar las

siguientes observaciones: Se elaboraron 58 Tablas de Retención Documental para igual número de

dependencias, en este sentido es preciso dar alcance al Decreto 2562 de 2012 por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio.

Se implementó el Sistema ORFEO cumpliéndose con actividades propias de: creación de usuarios, parametrización, capacitación, circuitos, levantamiento de


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procesos y procedimientos, política de gestión documental y ambientes de prueba. Para 2013 se inicia la segunda fase de Orfeo. Es de advertir que tanto las Tablas de Retención Documental como el Sistema Orfeo, deben guardar completa coherencia y correspondencia entre sí, por cuanto se observa que los tipos documentales no se registran en Orfeo, lo que posiblemente pueda ocasionar inconvenientes al momento de archivar la documentación.

El Sistema de Gestión Documental no se circunscribe únicamente a la implementación de un sistema de correspondencia (Orfeo) o a la elaboración de las Tablas de Retención Documental. Aún está pendiente estructurar formalmente el programa de gestión documental que debe incluir entre otros, las normas de archivo y las relacionadas con la administración y flujo de documentos, almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, entre otros, incluyendo directrices sobre la disposición y almacenamiento de archivos magnéticos. Tener en cuenta que las normas de archivo deben ser reflejo del sistema de gestión documental virtual y viceversa.

12. Igualmente es importante que dentro del Plan del SIGI para 2013, además de tener en

cuenta las actividades que quedaron pendientes a cierre de 2012, se dé alcance al Decreto 2562 de diciembre de 2012, mediante el cual se modifica la estructura del Ministerio, especialmente en lo relacionado con el Despacho del Viceministro de Protección Social y se crea la Comisión Asesora de Beneficios, Costos, Tarifas y Condiciones de Operación del Aseguramiento en Salud.

Finalmente, esta oficina considera, que si la meta del Ministerio de Salud y Protección Social es certificarse al cierre de la presente vigencia, es indispensable adoptar todos los mecanismos y estrategias posibles, para asegurar que las exigencias normativas se puedan cumplir y que los procesos, efectivamente, cumplan con los requisitos de la calidad, pero no solo para adquirir la certificación, sino bajo el firme compromiso que su aplicación será positiva siempre y cuando se le dé el seguimiento y mejoramiento adecuado. Las certificaciones de papel necesariamente deben traducirse en la generación de confianza de los usuarios hacia los productos y servicios, en la valoración de la percepción que ellos tienen sobre éstos y en satisfacer sus necesidades y expectativas. Todo como producto de un ejercicio juicioso de planeación y no como una filosofía de trabajo y servicio que no solo reposa en formatos, cuadros o matrices.

MANUEL JOSE CANENCIO MAYA Jefe de Control Interno (e)

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