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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO Ley 1474 de 2011 Art. 09
OLGA ARENILLA LOPEZ JEFE DE CONTROL INTERNO
Fecha de Elaboración: Noviembre 11 de 2017 Periodo Evaluado: Julio 01 a Octubre 30 2017
Dando cumplimiento al literal 4 del artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de Control Interno del Instituto Municipal de Tránsito y Transportes de Soledad, presenta el Informe Pormenorizado para el periodo comprendido entre Julio 1 a Octubre 30 de 2017, el cual busca detallar el avance de gestión, con la información suministrada por las dependencias de la entidad, las cuales en conjunto son responsables de la implementación y ejecución del Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
FORTALEZAS
La Oficina de Control realizo la evaluación de las dependencias de acuerdos a los compromisos
(Acuerdos de Gestión y Plan de Acción) adquiridos con la dirección en el trimestre.
Componente de Talento Humano: 60%
Plan Bienestar (capacitaciones.- a pesar que cuenta con un rubro dentro del presupuesto, el
instituto hasta el momento de cerrar este informe, no ha ejecutado eventos que sirva como
estímulos al clima laboral, y tampoco ha realizado programas de capacitación al personal.
Evaluación de Desempeño: este proceso se encuentra congelado ya que haciendo una encuesta
al personal de carrera, manifestaron que no fueron evaluados en el primer semestre
correspondiente a Febrero-Julio como lo estipula la Ley, tampoco les han socializado el nuevo
método de calificación del Decreto 565/2016-Ley 909-2004), el Jefe dela Dependencia informa
que el atraso a este proceso era la falta de la comisión de personal y ya se hicieron nuevamente
las elecciones y fueron nombrados los dos representantes de los trabajadores y los dos
representantes de la Dirección
Políticas del Desarrollo Talento Humano: No existen unas políticas definidas dentro de esta
Dependencia, con respecto a la entrada y salida del personal del Instituto, ya que a la fecha no
cuenta con las siguientes herramientas:
Manual de Proceso y Procedimiento está en proceso de construcción y legalización
Manual de Funciones y competencias laborales está en Ajuste para su socialización
Manual de Ética y Valores.
Los anteriores manuales son fundamentales para el buen desarrollo de esta área y son obligatorios
para poder realizar el proceso de evaluación de Desempeño al personal de carrera y por
Dependencia.
Comités que determina la Ley: actualmente existen 2 comité legalmente conformados que el de
Comisión de Personal y de Comité Paritario, los cuales han realizados diferentes actividades de
brigada de salud, vacunación-oftalmología-examen médicos etc.
Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo: este proceso actualmente se encuentra
paralizado ya que desde el mes de Julio no hay un funcionario responsable para ejecutarlo. Y es
obligación la realización de estas funciones (Ley-1562-2012 y Decreto 1072-2015), el COPASST no
está cumpliendo con las reuniones como lo cita la norma, en el Plan Anual de adquisiciones, está
establecido un rubro para la compra de los elementos mínimos para optimizar los programas de
primeros auxilios.
1. MÓDULO DE PLANEACION Y GESTION
RECOMENDACIONES:
- comprar los elementos como son los extintores, la camilla, botiquín de primeros auxilios y alarma contra incendios. - conformar los grupos de Brigadistas. - contratar con una IPS especialista en salud ocupacional para que se hagan los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso, de conformidad con el profesiograma -nombrar funcionario que lidere este proceso teniendo en cuenta el perfil requerido -realizar la medición y evaluación del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo: (los indicadores de estructura, procesos y resultados. - acciones preventivas o correctivas, plan de acción de medidas preventivas o correctivas de accidentes de trabajo y/o enfermedades laborales, actualizar las enfermedades laborales. - Elaborar plan de cooperación entre empresas vecinas para apoyo en casos de emergencias. -elaborar programa de Orden y Aseo. -pausas activas dentro de las horas laborales, gestionar con la asesora de Sura. -capacitaciones al personal de todo tipo del clima laboral VACACIONES DE LOS SERVIDORES DE IMTTRASOL Con respecto a las vacaciones de los
servidores de IMTTRASOL se actualizo la tabla por medio de la cual la profesional universitaria
de talento Humano María de la Hoz lleva una relación de las personas que han disfrutado las
vacaciones, a quienes se les deben vacaciones, por qué períodos y el número de vacaciones
acumuladas. Esta tabla se puso en conocimiento del Director, este proceso se encuentra
paralizado porque se agotó el rubro presupuestal IMTTRASOL.
CESANTÍAS DEFINITIVAS DE EX EMPLEADOS DE IMTTRASOL: este concepto se incrementó
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL – se firmaron los Acuerdos de Gestión con cada Jefe
de las Dependencia, y se están ejecutando los Planes de Acción, también se concertaron los
compromisos laborales y competencias con cada uno de los funcionarios que se encuentran en
carrera (Acuerdo 565-2016-Ley 909-2004)
DIFICULTADES:
Hasta el momento del cierre de este informe el Instituto no cuenta con los manuales de funciones y competencia laborales y de procesos y procedimientos, código de ética herramienta necesaria para realizar la evaluación de desempeño laborar de los funcionarios de carrera y por Dependencia que realiza esta Oficina. Esta Dependencia no Cuenta con un Plan estratégico de Talento Humano El Software de nómina presenta muchas dificultades no cuenta con un instructivo de dicho modulo, que sirva de guía en caso de presentarse cualquier anomalía.
Jurídica: (60%)
Analizando los indicadores de Gestión suscrito con la dirección se pudo determinar lo siguiente: -Actuaciones Prejudiciales y Judiciales esta Oficina en este trimestre cuenta con 5 funcionarios más para apoyo a la Gestión, ( Contratistas (4) y nombrado (1)) sin embargo la carga laboral no se encuentra debidamente repartida entre los funcionarios que apoyan a esta Gestión ya que en algunas ocasiones el Profesional Universitario que labora en esta Oficina se recarga corriendo el riesgo de no ser oportuna y eficaz las respuestas a los múltiples derechos de petición y quejas que a diarios llegan al Instituto - requerimientos solicitados por los entes de control en la parte contractual, esta a su vez es manejada por contratistas externos y la Oficina de Dirección, el control y seguimiento por parte de esta dependencia es nula sin contar la falta de recurso humano para liderar este proceso.
-otorgamiento de procesos contravenciones del Instituto: Debido a la falta de personal en la dependencia de Inspección, y los sin número de órdenes de salida que retardaban los procedimientos correspondientes a su área, se tomó como medida de descongestión, ceder las funciones que impedían realizar su labor a otra dependencia En aras de brindar un mejor servicio con celeridad, eficiencia y eficacia. Depuración de la Cartera de Cobro Coactivo: este procedimiento se encuentra paralizado ya que el área Financiera no ha comenzado dicha función. -Actuaciones prejudiciales y judiciales: para reforzar y cumplir con este proceso oportuno y eficaz se contrató un funcionario de perfil abogado de apoyo a la gestión –Sistematización de los Procesos: hasta la fecha este procesos es manual, a pesar de no contar con un software en el área jurídica que lleve los datos consolidados y el estado de todos los procesos contra el IMTRRASOL, se tiene la información detallada en cuadros de Word. Analizando el plan de acción se determinó que su ejecución está en un 60% hasta el mes de
Octubre, ya que al mapa de riesgo no se le ha aplicado los controles necesarios por falta de
Presupuesto en la presente vigencia 2017.
Cobro Coactivo: (40%)
Esta Oficina al realizar la evaluación de este proceso detecto las siguientes dificultades para que el líder de proceso realizara en una forma oportuna y eficaz y económica esta labor: –Cobro Persuasivo: debido a la supervisión de este contrato que es nula por parte del funcionario que realiza esta labor, que hasta el momento del cierre de este informe el contratista que lideraba este proceso no se le ha definido si el contrato sigue o lo suspenden definitivamente, generando esto un atraso y un riesgo alto por posibles prescripción de dichas deudas. La UTC que apoya el cobro persuasivo y coactivo de las sanciones originadas por foto multas, ya inicio proceso de persuasivo de las mismas. Cobros coactivos de las sanciones por infracción a las normas de tránsito: proceso lento por definición- falta de control del supervisor del contrato, los acuerdos de pago solo se firmaron (15) durante el trimestre Julio-Septiembre, en cuanto a los derechos de transito el cobro coactivo se dificulta por encontrarse desactualizada la base de datos de los usuarios-retraso por parte de la Dependencia responsable de realizar y notificar las liquidaciones oficiales por este concepto-falta de recursos económicos del Instituto para él envió por correo certificado. El descuento que aprobó el Concejo Municipal mediante proyecto de acuerdo por falta de publicidad de parte del tránsito no ha sido exitoso su recaudo. Factura en Línea: Falta de capacidad en el disco duro de la página web del IMTTRASOL, la cual se hace lenta la búsqueda de la información por parte del usuario-no siendo oportuno y eficaz este servicio, hasta el momento del cierre de este informe el líder del proceso informa que no es óptimo de este servicio presentando el mismo problema.
DIFICULTADES:
-la atención a los usuarios es por ventanilla generando riesgo a los funcionario - no cuenta con recursos Humanos, herramientas tecnológica-comunicación óptima para realizar el proceso de cobro oportuno y eficaz -No se ha comenzado el proceso de depuración de la cartera, entre otras.
Administración y Financiera: 48%
En la evaluación de este periodo la Dependencia dentro de los procedimiento a los procesos que
realiza esta área se determinaron los siguientes avances y deficiencia –Sistematización de los
procesos contables: se instaló un software (Publisoft), donde se realiza todos los procesos
contables y presupuestales, pero este servicio no es óptimo ya que la conexión a internet es
deficiente y los equipos que actualmente operan en la Oficina no son adecuado esto conlleva de
que los procesos se manejen manualmente en algunos casos.
-Depuración de la Parte Contable preparación de la información para la adaptación a las normas
internacionales de contabilidad : este proceso se encuentra paralizado su avance corresponde al
20% ya que solo se cuenta con acto administrativo que es la creación del comité para la planeación
de las funciones y ejecución de este proceso, los días 14-15-16 la Contaduría General de la Nación
realizo un seminario taller de los marcos normativos de la Resolución 533/2015 ajustada
Resolución 484 del 2017, donde asistió el Contador-Secretaria de la Oficina de cobro Coactivo-
profesional universitario del área comercial y la Oficina de Control Interno, -Políticas de
Recuperación de Cartera (multas-derechos transito): este proceso esta paralizado-Falta de
Gestión en los procesos de recuperación, y la cartera vencida es un detrimento patrimonial. –
Establecer alianzas estratégicas con las áreas involucradas en el recaudo de Ingreso: falta de
planeación estratégicas y gestión de las áreas involucradas. Rendición de Cuentas: este proceso es
muy lento ya que el flujo de la información por las diferentes áreas no es oportuno y en algunas
ocasiones es incompleta la información solicitada, sin embargo es oportuno el envió de la
rendición de cuentas a los entes externos. Se realiza una conciliación diaria entre Banco-
distribución de trámites y de multas arrojada por el software de CIVITRANS y SERVICE. Los
soportes de los ingresos se encuentran debidamente organizados por fechas de acuerdos a las
conciliaciones diarias y mensuales realizadas. –Depuración contable está en proceso de organizar
el personal encargado para liderar este proceso está atrasado.
El Plan de Acción se está ejecutando de acuerdo a lo suscrito en un 51% hasta el tercer trimestre del 2017.
DIFICULTADES:
- Esta dependencia presenta un atraso del 50% de todos los procesos contables, ya que la parte tecnológica no es óptima para la cantidad de proceso que se realizan ya que no hay una conexión con los ingresos de las otras áreas en la parte contable.
- Las conciliaciones bancarias se encuentran atrasadas de las vigencias anteriores ya que dentro de la dependencia no hay un funcionario que realice esta función.
- Saneamiento Contable (nombrar un líder de proceso ) - Presupuesto de la presente vigencia (ya se agotaron algunos rubros-generando atraso y
paralización de procesos pendientes.
Sistema y Comunicaciones: (65%)
En este trimestre según la evaluación a los procesos de esta dependencia arrojo los siguientes resultados.
-Fortalecer la Seguridad Informática. Las políticas implementadas por esta área El jefe de la dependencia realizan seguimiento y control. –Sitio web: la Página web se encuentra activa y es alimentada por cada una de las áreas que por ley deben publicar diferentes informes a la ciudadanía, sin embargo el área de cobro coactivo informa que los usuarios al consultar estos link es muy lento el acceso. -Mantener en correcto funcionamiento los recursos hardware y software de la entidad determine la ley: la Oficina de Sistema maneja un cronograma de mantenimiento y seguimiento a todos los equipos del Instituto, sin embargo no cuentan con insumos suficientes para realizar esta actividad. -Elaborar un procedimiento específico para canalizar las peticiones al Servicio de Informática. Actualmente es el chat interno-correo institucional-llamadas telefónicas internas.- Brinda apoyo al área comercial y operativa en solicitudes correspondiente a las plataformas del Simit y Runt (correo-chat- etc.). -Automatización de los procesos y procedimientos del Instituto: los equipos utilizados son muy antiguos no se cuenta con un scanner óptimo para digitalizar las hojas de vidas y las herramientas tecnológicas son limitadas.
DIFICULTADES:
El Instituto no cuenta con equipos tecnológicos con versiones actualizadas, dificultando el desarrollo de algunos programas de parte del contratista.
La señal de Internet es deficiente.
Control Interno Disciplinario (50%)
En este trimestre esta dependencia en el mes de agosto realizo una capacitación con el grupo del área operativa y algunos funcionarios administrativos del Código Único Disciplinario, decreto que rigen a los funcionarios públicos en cuanto a los actos disciplinarios, se revisaron los expedientes actualizando por fechas todas las investigaciones abiertas, para darle curso y celeridad a todos los procesos y tener información clara para que evento que los entes de control la soliciten. En cuanto a las quejas presentadas por los particulares se dificulta los procesos ya que muchos de los denunciantes entregan información incompleta y en algunas ocasiones falsa. Las investigaciones discip0linaria de manera oficiosa no hay por parte de esta Oficina ya que estas son puestas en conocimiento a través de informe o queja.
DIFICULTADES:
No cuenta con un archivo para la custodia de los expediente (inseguridad)
Faltad e Recurso Humano
Privacidad en la información
El Plan de Acción se ha cumplido el 50% de la dependencia tercer trimestre
Comercial: 20%
Al evaluar esta dependencia que es una de las fuentes de ingreso del instituto se detectó, que hasta la fecha no hay un jefe en propiedad para que lidere los procesos gestione la venta de los productos de este Instituto, se reubicaron algunos funcionarios. Estrategias de Mercadeo: no hay una política definida de Gestión para atraer concesionarios nuevos, ya que no existen un portafolio definido de nuestros servicios las tarifas son las más altas en el mercado, demora en los trámites. Falta de credibilidad en cuanto a la información registrada en el runt, por lo tanto el riego más grande es la deficiencia de los ingresos, no se le da publicidad a los descuentos
otorgados en cuanto a la cancelación de los derechos de transito -Disminuir Requerimientos por inconformidades en la oficina Comercial, falta de compromiso de la Dirección por resolver los innumerables requerimientos recibidos de los vehículos que no fueron Emigrados al Runt, hasta la fecha y a pesar de haber solucionado algunos caso de vehículos mal emigrado al Runt, todavía existen innumerables casos del mismo tipo.
DIFICULTADES:
No cuenta con un Jefe que lidere y se responsabilice de los procesos ejecutados en esta Oficina.
La atención a los usuarios es lenta
Falta de comunicación a los usuarios de los descuentos concedido en cuanto a los derechos de transito
El plan de Acción no se está ejecutando de acuerdo a lo planeado.
Oficina de Inspección:
COMPARENDOS ELECTRONICOS JULIO-SEPTIEMBRE-2017
ESTADISTICA TRIMESTRAL COMPARENDO ELECTRONICO
FECHAS COMPARENDOS
IMPUESTOS COMPARENDOS SANCIONADOS
COMPARENDOS EXONERADOS
01-01-2017 al 31-03-2017 4.209 2.862 9
01-04-2017 al 30-06-2017 3.793 2.805 10
01-07-2017 al 30-09-2017 3.723 2.253 16
Por concepto de foto multas hubo una disminución del 8% por lo tanto también se disminuyó los comparendos sancionados
ESTADISTICA TRIMESTRAL COMPARENDO FISICO-JULIO-SEPTIEMBRE
FECHAS
COMPARENDOS
IMPUESTOS COMPARENDOS SANCIONADOS
COMPARENDOS EXONERADOS
01-01-2017 al 31-03-2017 2.354 384 5
01-04-2017 al 30-06-2017 2.102 578 12
01-07-2017 al 30-09-2017 2.908 1.781 1
0
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
COMPARENDOSIMPUESTOS
COMPARENDOSSANCIONADOS
COMPARENDOSEXONERADOS
ESTADISTICA TRIMESTRAL
01-01-2017 al 31-03-2017 01-04-2017 al 30-06-2017
01-07-2017 al 30-09-2017
Al analizar las infracciones impuestas se detectó que hubo un incremento con respecto al semestre anterior del 24%, demostrando que hay que intensificar las campañas pedagógicas de seguridad vial ya que no se está reflejando según la información dada. Se pudo notar que los comparendos sancionados se incrementaron en un 70% respecto al semestre anterior demostrando un avance positivo, en cuanto a la celeridad y eficacia en este proceso.
ETIQUETAS DE FILA COMPARENDOS FISICOS JULIO-SEPTIEMBRE-
2017
ACTIVO 101
ANULADO 1
CANCELADO 926
CURSO APLICADO 18
EXONERADO 1
FINANCIADO 15
PENDIENTE DE FALLO 11
POR DETERMINAR 54
SANCIONADO 1781
TOTAL GENERAL 2908
COMPARENDERAS ELECTRONICAS JULIO-OCTUBRE-2017
NOMBRE DEL AGENTE CONSUMIDOS SIN DETERMINAR
ADDEMAR GONZALEZ LOPEZ 5 4
ALFONSO RAFAEL PEREZ PALMERA 283 70
ANTONIO JOSE HERRERA LEAL 50 19
DARWIN ESCORCIA DOMINGUEZ 234 30
JORGE LUIS LLERENA DE LA PUENTE 67 12
RODOLFO IGLESIAS IBAÑEZ 198 20
TOTAL 837 155
0
500
1.000
1.500
2.000
2.500
3.000
3.500
COMPARENDOSIMPUESTOS
COMPARENDOSSANCIONADOS
COMPARENDOSEXONERADOS
ESTADISTICA TRIMESTRAL
01-01-2017 al 31-03-2017 01-04-2017 al 30-06-2017
01-07-2017 al 30-09-2017
Según el cuadro anterior del total de los comparendos impuestos el 31% fueron cancelados el 61% sancionados y activos el 4%, en proceso de sanción, el 2% sin determinar (no Identificado) en los comparendos físicos y en las comparendera electrónica el 18%, hay que optimizar este procesos entre las área relacionadas, en cuanto a los comparendos sancionados se nota que hay más celeridad y eficacia.
Al analizar el comportamiento por mes a mes de las infracciones impuestas se puede visualizar que hay un incremento, en los meses de julio y agosto, debido a Decreto No. 288-Julio 6-2017 expedido por la alcaldía por el cual regula la circulación de vehículos automotores-motocarros-moto triciclo etc. hay que reforzar las campañas pedagógicas al conductor-control a los actores de las vías-programa de seguridad vial.
101 1
926
18 1 15 11 54
1781
ESTADO COMPARENDOS JULIO SEPTIEMBRE 2017
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEPT TOTAL
798 671 885 837 846419
1020 1003 885
7.364
TOTAL COMPARENDO
TOTAL COMPARENDO
EQUIPO AUTOMOTOR ENERO-SEPTIEMBRE-2017
INMOVILIZADOS NO INMOVILIZADO
ENE 668 131
FEB 537 84
MAR 776 109
ABR 596 241
MAY 644 202
JUN 259 160
JUL 316 704
AGO 601 402
SEP 567 318
TOTAL 4.964 2.351
Del total de los comparendos el 51% fueron Inmovilizados y el 48% no fueron inmovilizados, debido a la socialización del decreto No.288-julio-2017.
OPERATIVA 40%: En esta dependencia no se ha nombrado un funcionario que asuma las funciones de los procesos que lidera esta Oficina esto se debe por deficiencia económica, en la presente vigencia-2017, los jefes han sido encargado ya que realizan las funciones en otras dependencias, se reforzó con dos contratistas que apoyan esta Gestión, los procesos en el parqueadero donde se encuentra inmovilizados el parque automotor, se ha disminuido las quejas por perdidas de partes y vehículos. Ya que hay mayor vigilancia y control de entrega en los vehículos el avance es de un 50%.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP TOTAL
668 537776
596 644259 316
601 567
4.964
131 84 109 241 202 160
704402 318
2.351
INMOVILIZADOS NO INMOVILIZADO
COMPARATIVO ACCIDENTALIDAD VIGENCIA 2017-2016
Se realizó un comparativo enero-septiembre de las vigencias 2016 -2017 en cuanto a la
accidentalidad generada en el municipio y se pudo detectar que disminuyo respecto al primer
semestre que venía con un incremento del 15% bajo a un 6% con respecto a la vigencia anterior-
2016.
0
100
200
300
400
500
600
700
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT TOTAL
53 64 7552 62 56
88 88 73
611
84 72 69 67 74 62 75 77 71
651
TOTAL ACCIDENTES 2016 TOTAL ACCIDENTES 2017
580
600
620
640
660
TOTAL ACCIDENTES 2016 TOTAL ACCIDENTES 2017
611
651
COMPARATIVO ENERO-SEPTIEMBRE2016 -2017
Según las estadísticas del cuadro anterior, se detectó que, del total de accidentes hasta el mes de
septiembre ocurrido en el municipio de Soledad son 651 de los cuales el 35% ocurre en la calle 30,
el 16% calle 63 murillo, el 14%, AV. Circunvalar y el 5% en la calle 18. Cabe anotar que hay una
disminución en la calle 30 que venía con un porcentaje del 51% en el primer semestre y bajo en un
15%, la calle murillo disminuyo en el 5%, Av. Circunvalar en un 4% y la calle 18 disminuyo en 2% ,
Hay que tener en cuenta estas vías para las diferentes implementaciones de seguridad vial-
pedagogía a la ciudadanía- control y seguimiento por parte del Jefe Operativo y Dirección.
Las estadísticas en cuanto a la accidentalidad en la presente vigencia se mantienen con un
incremento del 9% solo bajo un 1%, respecto al primer semestre, hay que tomar medidas
respectos a s no han dado el resultado esperado ya que se incrementó en la modalidad de
accidente en un 9% respecto al primer semestre de la vigencia-2016, solo daños 9%, heridos 3%,
y 1% muertos, se incrementaron en la vigencia 2017.
0
50
100
150
200
250
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT total
CALLES CON MAS RIESGOS
calle 30 calle 63 Av. Circunvalar calle 18
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT total
MODALIDAD DE ACCIDENTE-2017
SOLO DAÑOS 2016
HERIDOS 2016
MUERTOS 2016
SOLO DAÑOS 2017
HERIDOS 2017
MUERTOS 2017
El jefe de operativa Encargado entrego a esta Oficina el plan de acción a desarrollar en el
semestre de Julio a diciembre se comenzó hacerse el seguimiento y la respectiva evaluación.
DIFICUTADES:
No cuenta con una Mapa de Riesgo
No tiene un Jefe en Propiedad
Los controles aplicados son insuficientes para los diferentes procesos que realizan
Falta de Recurso Humano-material tecnológico
No ha firmado los acuerdos de Gestión con Dirección.
Los contratistas de las grúas no hacen inventario a los vehículos inmovilizados
Componente administración de riesgo:
Actualmente el Instituto no cuenta con mapa de Riesgo de la Entidad, algunas dependencia y
líderes de procesos han identificados los riesgos de sus áreas, pero los controles descrito dentro
de sus mapas no se han podido evaluar ni hacer seguimiento por las siguientes dificultades.
No cuenta con un manual de proceso y procedimiento debidamente socializado
El manual de funciones y competencias laborales no se encuentra ajustado ni socializado
Manual de contratación está en construcción
Manual de Ética y Valores no está debidamente socializado
La Oficina de Talento Humano no cuenta con un Plan estratégico
El Plan anticorrupción no se ha elaborado solo existe una resolución que lo adopta
No cuenta con un archivo central generando riesgo en la custodia de dicha información
Las anteriores herramientas son fundamentales para la optimización de los diferentes procesos.
Componente autoevaluación institucional
Se elaboraron formatos, para los Jefes y Lideres de Procesos para fomentar la autoevaluación-autogestión y el autocontrol, en cada dependencia, de acuerdo a los compromisos adquiridos con la dirección y el plan de Acción realizado para la presente vigencia, se realizaron los respectivos seguimientos y evaluaciones, de estas autoevaluaciones entregadas por cada jefe y líder de proceso.
Componente Auditoría Interna
Durante este trimestre, Se comenzó una Auditoria al área financiera, para evaluar procesos, el plan de acción - acuerdos e Gestión-Saneamiento contable y demás que se requiera para esta auditoría, se evaluaron los planes de acción y los acuerdos de gestión de las dependencias y líderes de procesos.
Por la intermitencia delos jefes en la dependencias y dirección, - el cronograma de auditoria se ha atrasado.
Componente de Planes de Mejoramiento
A la Contraloría Municipal de Soledad se le presento oportunamente el plan de mejoramiento debidamente diligenciado con todos los avances y evidencia aportadas por cada líder de procesos que obtuvieron hallazgo en dicha auditoria del 2041-2015.
2. MÓDULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
EQUIPO MECI: El comité coordinador de Control interno, se reúne con todos los Jefes y Líderes de Procesos, se tratan diferentes temas, uno de los temas más importantes es la socialización del Manual de Proceso y Procedimiento-del Manual de Funciones y Competencias Laborales-Código de Ética-Manual de Contratación- los cuales están en proceso de ajuste y creación, herramienta fundamental para la optimización de los procesos, y para la realización de los seguimientos y evaluaciones.
La Página web es un medio práctico que utiliza la ciudadanía para consultar trámites y servicios-normatividad-proceso de cobro coactivo-rendición de cuentas a los entes de controles. En lo relacionado con el fomento de la cultura de control, se publica cada cuatro meses el informe cuatrimestral, fomentar la cultura de la Auevaluacion—Autogestión y Autocontrol. La página de web nos sirve de enlace de comunicación con las redes sociales-optimizando el proceso de consulta tanto interna como externa
EVIDENCIAS-JULIO-SEPTIEMBRE-2017 PLAN DE BIENESTAR
CAPACITACION-JULIO-OCTUBRE-2017
3. EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Las Gobernación del Atlántico, secretaria de tránsito y seguridad vial-contaduría General de la Nación, Comisión Nacional del Servicio Civil, elaboraron varios cursos durante este trimestre y nuestros funcionarios asistieron para la actualización de las normas.
CAPACITACION CON RECURSOS PROPIOS
Nuestros agentes e inspectores con el ánimo de actualizar sus conocimientos y con recursos propios asistieron a la ciudad de Medellín a un curso certificado sobre “Operadores de analizadores de alcohol en el aire espirado”.
REELECCION DE LA COMISION DE PERSONAL-2017
Por motivo de renunciar un representante que fue elegido para la comisión de personal en representación de los trabajadores, se volvió hacer el proceso de elección popular para escoger nuevamente a dichos funcionarios que conformaran la nueva comisión de personal, dentro de este proceso, donde participaron los funcionarios de carrera, fueron elegidos a satisfacción de los empleados a las señoras Stella Basto López y Martha Ricaurte, como suplentes Alba Sandoval y Gustavo García, de parte de la Dirección están los funcionarios Hugo Figueroa y Amaury García
CAMPAÑA SENSIBILIZACION A LA COMUNIDAD
Con el respaldo de la Policía, acordamos con @transmetrobaq, mantener rutas del sistema de transporte
masivo de pasajeros en el municipio.
Desde la estación Pedro Ramayá de @transmetrobaq realizamos el acto de inauguración de cámaras en
#CarrilSoloBus. Julio 31-2017
Seguimos socializando decretos que regulan la movilidad en el municipio, con diferentes agremiaciones de transportadores
Con @transmetrobaq y @soledadalcaldia planificamos ampliación de cobertura del sistema de
transporte masivo en nuestro municipio.
SENSIBILIZACION A LOS AGENTES DE TRANSITO DECRETO DECRETO No. 288 de Julio 6/2017
“Por el cual se Regula la Circulación de vehículos automotores-Motocicletas-Mototriciclo-cuatrimotor-motocarros-y se dictan otras disposiciones”
Avanzamos en la construcción de convenio con @Gobatlantico para trabajo conjunto en pro de una
#MovilidadConfiable en Soledad. (Agosto 18-/2017)
Nueva señalización en La Circunvalar, sector Gaviotas, permite una #MovilidadConfiable para peatones y
demás usuarios de la via.
Socialización de los Manuales de Proceso y Procedimiento-Contratación-Ética y Valores y
manual de funciones y competencias laborales en acompañamiento con la Oficina de
Control Interno Disciplinario-Talento Humano-Control.
Fomentar en la institución la cultura del autocontrol, autorregulación y la autoevaluación,
principios fundamentales a tener en cuenta por los funcionarios de la entidad.
Evaluación desempeño al personal de carrera Febrero 1 al 31 de Julio (Acuerdo 565/2016-
Ley 909/2004)
Reforzar la vigilancia y control al parqueadero asignar responsabilidades a los funcionarios
encargados de la custodia del parque automotor inmovilizado.
RECOMENDACONES GENERALES
Entregar el inmueble donde operaba el tránsito de soledad, para suspender el detrimento
patrimonial que se está generando.
Optimizar los procesos tecnológicos.
Desarrollar el proceso del PQR (ley 1474-2011).
Utilizar las Política orientada a hacer más eficiente la gestión de las entidades públicas y a promover la confianza en el ciudadano aplicando el principio de la buena fe, dando respuestas ágiles a las solicitudes de servicio de la ciudadanía, a través de la simplificación, estandarización, optimización, automatización o eliminación de trámites y procedimientos administrativos y la promoción del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones para el desarrollo de los mismos. (Ley 962 Julio/2005).
El Plan Anticorrupción-Planes de Acción-Acuerdos de Gestión-Mapa de Riesgos, la Oficina de Planeación seguir haciendo los respectivos seguimientos según la norma vigente.
Hacer seguimiento al proceso y procedimiento a la elaboración de los comparendos físicos ya que se está presentando muchos (NN)
Reforzar Campañas educativa vial en los colegios con los alumnos de noveno-decimo-y undécimo grado y a los conductores.
Seguir con las campañas de seguridad vial.
Plan estratégico con el fin de disminuir la accidentalidad en las vías antes mencionadas (calle 30-Av. Circunvalar etc.)
Incrementar la publicidad del portafolio de nuestros servicios.
Hacer seguimiento y control a las prestaciones sociales de los exfuncionarios para no caer en detrimento patrimonial.
Acelerar el proceso de saneamiento contable y hacer mesa de trabajo con las áreas relacionadas para la respectiva depuración según lo indica la norma.
Las área de Operativa-Inspección-sistema trabajar en la optimización de los procesos para que estos sean oportuno, eficiente y eficaz.
La Oficina de Planeación hacer mesa de trabajo con los jefes y líderes de procesos para asesorar aquellos que hasta la fecha no cuentan con un plan de acción y la identificación de los riesgos.
Cobro coactivo optimizar este proceso.
Nombrar los jefes en las dependencias de Comercial y Operativa para la optimización de procesos y procedimiento.
Hacer seguimiento a los comparendos físicos electrónicos con la modalidad “SIN DETERMINAR”, establecer proceso.
La Oficina de Control Interno Disciplinarios debe remitir a los entes de control de su competencia los casos por causa de pérdidas de vehículos y otros.
Los comités paritario-comisión de personal-saneamiento contable y otros deben realizar las reuniones según lo dicta la ley, y dejar evidencias.
Atentamente,
OLGA ARENILLA LOPEZ Oficina de Control Interno
Proyecto: OAL
C.I. 025-14-11-2017
Soledad, Noviembre 14 del 2017 Doctor: EMILIO SANCHEZ Director Instituto Municipal de Tránsito y Transporte de Soledad E. S. D.
Asunto: Informe Cuatrimestral-Julio-Octubre-2017 Adjunto envió a usted, el informe Cuatrimestral elaborado por la Oficina de Control Interno de Gestión, para su conocimiento y fines pertinentes. El anterior documento será remitido vía correo electrónico a la Dirección, Comité Coordinador de Control Interno y a la Oficina de sistema para su publicación en la página web del Instituto como lo ordena la Ley. (Ley 1474-2011 art.9º.) Atentamente, OLGA ARENILLA LOPEZ Jefe de la Oficina de Control Interno [email protected] Cc. Archivo-Comité Coordinador de Control Interno (vía correo Electrónico-Folio 14)
Proyecto: oal
