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INFORME SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS´ LEY 80 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

PRACTICA CONVENIO INTERINSTITUCIONAL

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA PANAMERICANA – GOBERNACIÓN DEL VALLE DEL CAUCA

SECRETARIA DE HACIENDA Y FINANZAS PÚBLICAS SUBSECRETARIA DE TESORERÍA

SANTIAGO DE CALI – COLOMBIA

DICIEMBRE - 2013

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Santiago de Cali, Diciembre de 2013

Señores GOBERNACION DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA Gobernación Departamental Secretaria De Hacienda Y Finanzas Públicas Subsecretaria de tesorería

Atn. Dra.: Rubiela Gonzales Rodriguez Dra.: Anita Escobar Cuidad

Asunto: Informe Práctica- Convenio Interinstitucional 2013

Cordial saludo;

Respetuosamente me permito presentarle el informe final de la práctica – convenio

interinstitucional realizado en la Subsecretaría de Tesorería de la Gobernación del

Valle del Cauca, a través del siguiente documento: “Sistema De Gestión

Documental”.

Teniendo en cuenta el convenio suscrito entre la Fundación Universitaria

Panamericana y la Gobernación del Valle del Cauca el día 26 de agosto de 2013

donde consta que la relación entre esta y el estudiante es exclusivamente

académica como estrategia de complementación formativa y cumplimiento para

obtención del grado Técnico Profesional su marco normativo es el convenio y su

duración es de cuatro meses, cuya disponibilidad es de medio tiempo de lunes a

viernes y donde el apoyo económico se deja a discreción de la empresa.

Duración de práctica: Agosto 26 de 2013 hasta Diciembre 25 de 2013 Estudiante: Edier Jhain Valencia Quintero Carrera Académica Administración de Empresas Ciclo: Técnico Profesional en Procesos Empresariales IV Semestre Horario de práctica: 2:00 pm a 6:00 pm Objetivo de la práctica: organizar el archivo de gestión documental de la Subsecretaria de Tesorería teniendo en cuenta la normatividad de gestión documental vigente. (c.s.j)1

Funciones a Desempeñar:

1 Consejo Superior de la Judicatura

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Organizar correspondencia interna y externa recibida por la tesorería en un

orden archivista correspondiente a su dependencia y/o secretaría

Manejo de sistema informático TIC

Ordenación de carpetas y folios por fecha y nomenclatura correspondiente

a la serie por año

Foliación de expedientes por número de consecutivo.

¿Qué es la Gestión documental?

La gestión documental comprende el conjunto de actividades tanto administrativas

como técnicas, orientadas al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la

documentación que la entidad genera o recibe, en desarrollo de su misión y

funciones, desde el momento en el que se origina para efectos de trámite de algún

asunto hasta su destino final (conservación, eliminación o selección y reproducción),

todo esto con el fin de facilitar la consulta, uso y conservación de los documentos de

archivo2.

¿La Importancia del sistema de gestión documental?

Teniendo en cuenta los estudios que se han realizado con el sistema de gestión

documental, se presentan los siguientes beneficios:

Mejoramiento en un 30% de la eficacia en búsqueda de información

Mejoramiento en un 40% para dar respuesta apropiadas a los clientes y

funcionarios internos como externos de la organización

Reducción de tiempo de un 86 a 16 minutos aproximados en tiempo para

archivar documentos

¿Ciclo Vital De Los Documentos De Archivo?

El ciclo de vida de un documento de archivo comprende su paso por estas tres fases: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. En cada una de ellas tiene un tratamiento archivístico y un tiempo de conservación definido por los valores que adquiere para la gestión y la historia. Estos procedimientos incluyen tanto la organización como el acceso, conservación y reproducción de los documentos o restauración cuando lo requieren.

3 Archivo de Gestión es la primera fase del ciclo vital de los documentos. En ésta se inicia la formación de los expedientes por documentos que requieren circulación o

2 Tomado del archivo general de la Nación - CSJ 3 Ley General de Archivos, Título V, Artículo 23 y Título VI, Artículo 29. Reglamento General de Archivos de

Colombia, Parte III, Artículo 67. Godoy, Julia, López, Imelda, Casilimas, Clara (et. al.) Tablas de Retención y

Transferencias Documentales. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2001 (Mini/Manual No. 4., versión

actualizada). Pág. 34 y 35.

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Disposición final

Producción

Recepción

Distribución

Tramite

Organización

Consulta

Conservación

trámite en respuesta al inicio de un asunto que debe ser resuelto de acuerdo con las competencias de una determinada dependencia, donde estos documentos conformarán la unidad documental completa y se formarán las series documentales. Archivo Central o intermedio es aquel que concentra los documentos transferidos desde los archivos de gestión una vez agotados los tiempos de permanencia en señalados en las Tablas de Retención Documental Para llegar a esta fase los documentos de gestión ha surtido un procedimiento denominado transferencia primaria, donde la documentación se ha depurado de los documentos que ya no tienen valor para la administración porque no respaldan ninguna acción o gestión, los expedientes que aún no han sido unificados por razones de funcionalidad se integran, el orden de procedencia se conserva, los documentos son administrados generalmente por una única unidad técnica encargada de las funciones de archivo. Finalmente, el Archivo Histórico o permanente constituye la última fase del ciclo vital. A esta fase han llegado los documentos procedentes del archivo central, que mediante un procedimiento denominado transferencia secundaria y por decisión del Comité de Archivo, deben conservarse de forma permanente, por el valor que adquieren para la investigación, la ciencia y la cultura.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (FASES DOCUMENTALES)

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Actividades técnicas

(Procesos archivísticos)

Clasificar Ordenar Seleccionar Depurar Eliminar Conserva Transferir Inventar Describir

Actividades

Administrativas

Planeación Gestión Seguimiento Mejoramiento Tramite Capacitación

INCIDENCIAS ADMINISTRATIVAS

Los procesos del sistema de gestión documental están contemplados en las

organizaciones públicas y privadas, es de vital importancia ya que este sistema

interactúa con los diferentes procesos de funcionamiento empresarial como lo es:

Ley 594 del 2000

LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES (TRD)

Tabla de Retención Documental (TRD) Listado de series, con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa

del ciclo vital de los documentos.

LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Aporta los siguientes elementos: •Organización de los documentos (Series, subseries, etc.) •Identificación de los tipos documentales •Identificación de tiempos de permanencia en cada fase del ciclo vital •Disposición final del documento MARCO NORMATIVO: CONSTITUCIÓN POLÍTICA Pilares de la normatividad aplicada a los documentos y fundamento de la política archivística en el país. Artículos: 8, 15, 20, 23, 72, 74.

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NORMAS GENERALES: Ley 190 de 1995 – Estatuto Anticorrupción Ley 734 de 2002– Código Disciplinario Único Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos - Art: 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental Para que los documentos puedan llevar a cabo su ciclo vital, es necesario que atraviesen por las etapas de: Producción Recepción Distribución Trámite Organización Consulta Conservación Disposición final Decreto 2609 de 2012 Decreto 2578 de 2012

ESTUDIOS FINALES DEL PLAN DE PRACTICA (SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL)

La Fundación Universitaria Panamericana Comfenalco Valle tiene el gusto de

presentar el informe final del proyecto de gestión documental desarrollado en la

Secretaria de Hacienda y Finanzas Públicas del Departamento en la Subsecretaría

de Tesorería, cuyo objetivo es transformar, capacitar liderar y brindar las bases

pertinentes en la gestión documental del departamento, creando así, una base de

datos del archivo existente que se encuentra en la Subsecretaría de tesorería de la

Gobernación del Valle del Cauca - departamento de archivo ( se adjunta evidencia

de trabajo - cd).

El documento fue realizado en un archivo de Microsoft office 2013 ( Excel 2013),

estableciendo una relación más amigable con la organización, teniendo en cuenta

las políticas sistematizadas en el archivo como lo es la alimentación del sistema y la

actualización constante de cada oficio que llegue al área de archivo de la

Subsecretaría de Tesorería. Frente a ello también poder realizar un seguimiento de

cada oficio que tiene como referencia el destinatario redactor, número de sade, cada

hoja del archivo está cargado de información, que contiene los hipervínculos

correspondiente a cada sección que desea consultar visualizar u obtener

información. El archivo a consultar también le permite ver el documento que se

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encuentre debidamente escaneado o soportado en el archivo junto con sus

expedientes anteriores como lo es la vista de comunicados que derivan de los

conceptos administrativos o jurídicos dependiendo del tipo de información que se

detalle en el archivo Excel 2013.

SUGERENCIAS A SEGUIR:

Teniendo en cuenta el análisis que se realizó en la Gobernación Del Valle Del

Cauca por parte de la Fundación Universitaria Panamericana - Comfenalco en el

convenio interinstitucional celebrado en el presente año se presenta las

sugerencias donde le permita implementar nuevos mecanismo del proceso

archivístico los cuales están fundamentados en la ley 594 del 2000 y los decretos

correspondientes a la normatividad archivística de la nación conformada con la ley

80 el cual presenta una serie de actividades que son de vital importancia en las

organizaciones tanto como públicas como privadas. Se recomienda continuar con el

proceso de:

La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de

organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de

folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) Y controlar la

calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la

conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

Definiciones:

1. Folio: Hoja.

2. Foliar: Acción de numerar hojas.

3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación

incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente

todos los folios de cada unidad documental”.

4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

6. Página: Lo escrito o impreso en una cara...

7. Paginar: Acción de numerar páginas.

Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son

términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en

archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual

ratifica la ordenación.

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Materiales:

1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B.

Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso

de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.

2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la

mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.

Procedimiento:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.

3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del

folio en el mismo sentido del texto del documento.

4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un

espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al

soporte papel.

6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio

consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas

del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las

características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros

datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará

constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la

procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.

8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren

se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de

consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se

opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una

hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de

notas del instrumento de control o de consulta las características del documento

foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.

(Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de

ácido).

10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz

de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de

ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar

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constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto,

fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se

encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de

folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de

consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras

características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren

pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de

referencia.

11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares,

deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de

almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del

instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color,

título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.

12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos,

tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o

paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad

de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del

instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.

13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora,

se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya

mas de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la

unidad de conservación.

14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando

tachones.

15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o

proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental

en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el

contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la

anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta

que tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse

utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.

17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados)

que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales,

pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de

consulta.

18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen

una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro

biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar

migración de tintas por contacto.

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19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos

digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y

de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de

control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente

cruce de referencia4

LA CLASIFICACIÓN:

La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas.

Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo)

y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos

documentales que la conforman). Para lograr la conformación de series, el proceso

de clasificación procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas

y, en segundo lugar, las funciones que éstas deben cumplir. En este orden de ideas,

el final del proceso de clasificación es la conformación de las series (o subseries si

es el caso), las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una

estructura institucional), que a su vez ejecuta funciones asignadas. La clasificación

no determina cómo deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las

agrupaciones documentales, sencillamente dice cuáles son los de cada unidad

administrativa, cada función y cada serie.

LA ORDENACIÓN Se puede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, es decir, se aplica a las series documentales. Es cierto que se pueden tener series bien clasificadas, también es cierto que ellas pueden estar desorganizadas internamente, es decir, sin una secuencia determinada, sin una relación recíproca de sus partes. Es como tener todas las piezas necesarias de un mecanismo, pero sin ensamblar, sin conexiones. Si la clasificación se puede entender como un proceso mediante el cual se establecen las diferenciaciones de las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta el principio de procedencia, la ordenación se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones entre los documentos de una serie. Dicho de otra manera, la clasificación relaciona grupos documentales entre sí en tanto que la ordenación relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si y pertenecientes a una misma serie. Si la clasificación hace referencia a la estructura documental, la ordenación hace referencia a la secuencia, a las relaciones de causa-efecto, continuidad e interdependencia entre los documentos en una serie.5

4 Archivo general de la nación 5 5 Ídem: pág.89

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El Expediente El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe, y debe ser conservado en su integridad.

Ordenación del expediente El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante su trámite; el primer documento será aquel que le ha dado origen, bien sea a través de una solicitud o un trámite de oficio, posteriormente se irán añadiendo los documentos que según el orden y uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trámite, lo cual es imprescindible para que el expediente tenga una disposición coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata

Un documento recibido no se guarda como correspondencia recibida. Se guarda en la unidad administrativa, en la serie y el expediente correspondientes, junto con los demás tipos documentales. Un documento enviado no se guarda en correspondencia despachada, es también parte de una unidad administrativa, una serie y un expediente correspondientes.

NOTA: La serie correspondencia despachada solamente existe en las oficinas de Correspondencia bajo el nombre de “Consecutivo de Correspondencia Despachada”.

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GLOSARIO

ARCHIVO DE GESTIÓN: aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad. DOCUMENTO FACILITATIVO: es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo. 1 La terminología de este glosario ha sido tomada del Reglamento General de Archivos, Mini-Manual Tablas de Retención y Transferencias Documentales y de Hacia un diccionario de terminología archivística., excepto Documentos Sustantivos. 1 VÁSQUEZ, Manual de Selección Documental, Pág. 40. DOCUMENTOS SUSTANTIVOS: son los que sirven a las funciones para las cuales existe la institución. Por ejemplo en un teatro, los programas de funciones artísticas, en una empresa de transportes, las tarifas.1 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permiten su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión y para la investigación. EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. FOLIACIÓN: (El Reglamento General de Archivos de Colombia no define este término). A continuación se presentan definiciones de otros países hispanoamericanos, registradas en “Hacia un Diccionario de Terminología Archivística”. Acto de numerar los folios por su cara recta (México); indicación numérica de las hojas del expediente en orden sucesivo (Cuba). FONDO: totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su contenido. PIEZA DOCUMENTAL: unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Ej. Un acta, un informe. Unidad documental simple.

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BIBLIOGRAFIA

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archivos en los sistemas de información: estudio del RAMP, preparado por James B. Rhoads para el Programa General de Información y UNISIST. París, Unesco 1983.

La Fundación Universitaria Panamericana Agradece a La Gobernación Del Valle

Del Cauca Por La Valiosa Colaboración y ayuda prestada nos despedimos

enorgullecidos por la atención prestada al convenio interinstitucional

Copia a: Dr. Ubeimar Delgado Blandón – Gobernador Del Valle Del Cauca Dr. Juan Manuel Obregón -- Secretario De Hacienda Dra. Martha Lucia Guerrero -- Subsecretaria Recursos Humanos - Bienestar Y Seguridad Social Dra. Maria Del Pilar Carvajal Hernandez – Secretaria De Gestión Humana Y Desarrollo Organizacional

Fundación Universitaria Panamericana Comfenalco - Valle Sede Regional Valle

2013