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Municipalidad de Vázquez de Coronado Auditoría Interna
Tel. 2292-6161 ext. 118 Fax 2229-4578 E – Mail: [email protected]
Informe No. AI 005/2014
19 de diciembre, 2014
INFORME SOBRE EL CONTROL INTERNO FINANCIERO CONTABLE
EN LA MUNICIPALIDAD DE VÁZQUEZ DE CORONADO PARA EL
PERÍODO 2013
2014
Municipalidad de Vázquez de Coronado Auditoría Interna
Tel. 2292-6161 ext. 118 Fax 2229-4578 E – Mail: [email protected]
Informe No. AI 005/2014
19 de diciembre, 2014
CONTENIDO
INFORME SOBRE EL CONTROL INTERNO FINANCIERO CONTABLE
EN LA MUNICIPALIDAD DE VÁZQUEZ DE CORONADO PARA EL
PERÍODO 2013
RESUMEN EJECUTIVO Nº de página
1. INTRODUCCION
Origen del estudio…………….…………………………………………………. 1
Objetivos y alcance del estudio ………………..…………………………...…… 1
Comunicación de los resultados….………………................................................ 1
2. RESULTADOS
Carencia de sistema contable en la Institución para el registro de transacciones…... 2
Debilidades observadas en el proceso de implementación de NICSP…..…….…..... 3
Ausencia de libros contables………………………….………..…………………… 5
Debilidades observadas en la custodia y el control de activos, materiales y
suministros de la Institución………………………………………..………………..
6
Debilidades observadas en el proceso de compra a través de caja chica……....…… 9
Debilidades observadas en el proceso de adquisición de bienes y servicios..………. 10
3. CONCLUSIONES……………………….................................................................….. 12
4. RECOMENDACIONES
Al alcalde municipal…………………………………………………………… 12
Al director financiero………………………………………………………….. 13
A la contadora adjunta………………………………………………………… 13
Al proveedor municipal………………………………………………………... 13
Municipalidad de Vázquez de Coronado Auditoría Interna
Tel. 2292-6161 ext. 118 Fax 2229-4578 E – Mail: [email protected]
Informe No. AI 005/2014
19 de diciembre, 2014
RESUMEN EJECUTIVO
INFORME SOBRE EL CONTROL INTERNO FINANCIERO CONTABLE EN LA
MUNICIPALIDAD DE VÁZQUEZ DE CORONADO PARA EL PERÍODO 2013
El presente resumen se refiere a un estudio relacionado con el control financiero contable en la
Municipalidad de Vázquez de Coronado. El objetivo general de este estudio es evaluar el sistema
de control interno financiero establecido en la Municipalidad de Vázquez de Coronado, con el fin
de promover el fortalecimiento de su gestión y propiciar mejoras en los procesos relacionados con
la aprobación, autorización, pago, registro y control de los egresos e ingresos municipales.
Según los resultados de este estudio, este municipio no cuenta con un sistema contable en el cual
se registren las transacciones propias de la actividad municipal.
Asimismo, la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público,
presentan algunas debilidades de control que podrían generar errores en el proceso de
implementación, si no son corregidas oportunamente.
Además, se determinó que la Municipalidad no cuenta con libros contables debidamente
legalizados, lo que podría originar carencia de seguridad histórica y jurídica de la información
contable institucional.
De igual manera la custodia y control de los activos y de los materiales y suministros, propiedad
de este Municipio presenta una serie de debilidades de control que pueden poner en riesgo la
salvaguarda del patrimonio institucional.
Se observó además que la mayoría de los bienes y servicios adquiridos a través de caja chica no
corresponden a compras con carácter de urgencia, conforme lo dispone el Reglamento para el
funcionamiento del fondo de caja chica.
Por otro lado, Asimismo, los expedientes de algunas contrataciones efectuadas para la compra de
bienes o servicios carecen de cierta información necesaria, de conformidad con los requisitos
establecidos por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
En conclusión, esta Auditoría Interna considera que la Administración debe trabajar en mejorar la
calidad del control interno financiero, con el fin de que la información que se brinda, sea una
herramienta eficiente y efectiva para la toma de decisiones y rendición de cuentas.
Por lo tanto, en virtud de los resultados obtenidos y de conformidad con lo dispuesto en el artículo
12 de la Ley General de Control Interno No. 8292, esta Auditoría Interna incorporó las
recomendaciones pertinentes para que el alcalde municipal, el director financiero, contadora
adjunta y proveedor municipal realicen las acciones correspondientes.
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INFORME SOBRE EL CONTROL INTERNO FINANCIERO CONTABLE EN LA
MUNICIPALIDAD DE VÁZQUEZ DE CORONADO PARA EL PERÍODO 2013
1. Introducción:
1.1 Origen del estudio.
El presente estudio se llevó a cabo en cumplimiento al plan anual de Auditoría Interna para el año
2014, en lo que a solicitudes de la Contraloría General de la República se refiere.
1.2 Objetivo y alcance del estudio.
Evaluar el sistema de control interno financiero establecido en la Municipalidad de Vázquez de
Coronado, con el fin de promover el fortalecimiento de su gestión y propiciar mejoras en los procesos
relacionados con la aprobación, autorización, pago, registro y control de los egresos e ingresos
municipales.
El estudio abarcó la evaluación del sistema de control interno de la municipalidad, en lo que respecta a
las principales gestiones relacionadas con los registros y control respecto de la captación y ejecución
de los recursos financieros municipales y comprenderá el período entre el 1 de enero y el 31 de
diciembre de 2013, el cual se ampliará de ser necesario.
El estudio se efectuó de conformidad con el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría
Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009), Manual de Normas Generales de Auditoría para el
Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE), entre otras normas legales y técnicas vigentes.
1.3 Comunicación verbal de resultados.
Los resultados, conclusiones y recomendaciones de este estudio se expusieron a los señores (as) Krisia
Montoya C., presidenta del Concejo Municipal; Leonardo Herrera S., alcalde municipal; Sergio
Barboza V, director financiero; Óscar Sánchez C., director administrativo; Jesús Araya A., contador;
Gustavo Arce C., tesorero municipal; Walter Méndez M., proveedor municipal, Carlo Magno Burgos
v., asesor del Concejo Municipal y Juan Ruiz B., encargado de Bodega1, en reunión efectuada el 16 de
diciembre del año en curso.
1 Mediante oficio AU-101-297-14 del 15 de diciembre, 2014 se convocó a los señores (as) Krisia Montoya C., presidenta
del Concejo Municipal; Leonardo Herrera S., alcalde municipal, Oscar Ureña H., Contralor Interno., Sergio Barboza V.,
director financiero; Jesús Araya A., contador; Hilda Zúñiga L., contadora adjunta; Gustavo Arce C., tesorero municipal;
Juan Rafael Ruiz, encargado de Bodega, Óscar Sánchez C, director administrativo; Walter Méndez M, proveedor
municipal.
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Una vez analizados los comentarios de la Administración se dan por recibidos a satisfacción, toda vez
que no modifican lo expuesto en este informe.
2. Resultados
Carencia de sistema contable en la Institución para el registro de las transacciones.
2.1 La Municipalidad carece de un sistema contable para el registro de las transacciones, que
responda a los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense (Decreto
Ejecutivo Nº 34460-H), fundamentado en la premisa de la dualidad económica, bajo el método
contable de lo devengado (contabilidad patrimonial). Las transacciones y hechos económicos no
se registran cuando ocurren, sino a través de la contabilidad presupuestaria.
2.2 La implementación de la contabilidad por partida doble, a la fecha de este estudio, ha sido un
tema difícil de desarrollar, por cuanto no se ha contado con los recursos económicos, humanos y
tecnológicos para el desarrollo de este proyecto. A partir deI Decreto Ejecutivo que obliga a
todas las instituciones públicas a la implementación de las NICSP, se han llevado algunas
gestiones para la adopción de la contabilidad por partida doble y de las NICSP respectivamente,
no obstante, a la fecha de este estudio, el proceso se ha desarrollado muy lentamente y con poca
participación de la Administración y de las áreas involucradas en este proyecto.
2.3 La ausencia de un sistema contable debidamente implementado, genera desconocimiento del
monto real al que ascienden partidas importantes entre ellas, inventarios de materiales y
suministros en bodegas; la propiedad, planta y equipo y su depreciación, lo cual afecta la toma
de decisiones y la rendición de cuentas así como el control eficiente del patrimonio institucional.
2.4 La aplicación de los Principios de Contabilidad es de carácter obligatorio para todas las
dependencias del sector público., éstos constituyen un conjunto de conceptos básicos y reglas
para el registro contable así como la presentación de la información financiera, esencial en el
proceso de toma de decisiones. Asimismo, las instituciones públicas deberán adoptar las
directrices emitidas por la Contabilidad Nacional para el registro y control de las transacciones
contables propias de cada dependencia.
2.5 La estructura del sistema contable debe estar integrado de tal forma que, a partir del registro
único de cada transacción, se generen las correspondientes afectaciones presupuestarias,
financieras y patrimoniales, es por ello que se debe implementar el criterio de registro
establecido en los principios y normas de contabilidad aplicables al sector público.
2.6 Al respecto, la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos,
establece que el sistema de contabilidad debe estar basado en principios y normas de
contabilidad pública generalmente aceptados y debe reflejar la ejecución presupuestaria, los
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movimientos y la situación de la tesorería; así como, las variaciones, composición y situación
del patrimonio de la entidad.
2.7 Por otro lado, las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera
de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras
entidades de carácter municipal y Bancos Públicos, determinan que la administración deberá
ejecutar las acciones necesarias para que su contabilidad cumpla los siguientes objetivos:
a) Registrar de forma sistemática todas las transacciones que afecten la situación económico-
financiera de la institución, así como mostrar que éstas se realizaron de conformidad con
las disposiciones legales y técnicas propias de la materia, de manera que permita el control
interno y posibilite el control externo.
b) Proveer información útil, adecuada, oportuna y confiable, de fácil análisis e interpretación,
que sirva de apoyo para la toma de decisiones del jerarca y titulares subordinados, así
como para terceros interesados.
c) Suministrar la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las
disposiciones vigentes, sobre la gestión financiera, patrimonial y presupuestaria para
apoyar las tareas de control y evaluación presupuestaria, de auditoría y otros fines.
d) Posibilitar la integración de las cifras contables de la institución en el Sistema de Cuentas
Nacionales, así como para efectos de suministrar la información necesaria para la
elaboración de los estados consolidados del sector público
2.8 La falta de un sistema contable en la Institución podría generar que no se cuente con información
confiable, exacta y oportuna de las transacciones y hechos económicos que afectan a la
corporación municipal para la toma de decisiones, así como para la evaluación de resultados y
rendición de cuentas y del control eficiente del patrimonio institucional.
Debilidades observadas en el proceso de implementación de NICSP.
2.9 De conformidad con los decretos 34918-H y 36961-H, en los cuales se establece la adopción las
Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público NICSP y su entrada en vigencia
a partir de enero 2016 respectivamente, se observaron las siguientes debilidades en el proceso de
implementación de las NICSP:
2.10 Se nombró una comisión a nivel institucional para la implementación de las NICSP, integrada
por funcionarios de diferentes áreas de la Municipalidad de las cuales se genera información
básica para llevar a cabo el registro de las transacciones contables, no obstante, el avance de este
proceso ha sido muy lento por cuanto no ha existido un compromiso real de este grupo
multidisciplinario y el aporte de ésta ha sido mínimo. Cabe destacar que algunos funcionarios
de esta comisión ya no laboran para la Institución.
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2.11 Se nombró una comisión de valoración de bienes inmuebles municipales, integrada por la
ingeniera a cargo de Catastro, el ingeniero de la UTGV, el ingeniero de Planificación Urbana y
Control Constructivo y la abogada de la Municipalidad, la cual, a la fecha de este estudio no ha
logrado realizar las gestiones necesarias para la valoración de terrenos municipales, ni el registro
de algunas propiedades municipales que no se encuentran inscritas ante el Registro de la
Propiedad.
2.12 Se llevó a cabo un inventario de activos y materiales en el período 2013, sin embargo, no se dio
seguimiento al levantamiento de dicho inventario, por lo que los registros están desactualizados.
Cabe destacar que durante la ejecución de este estudio, el departamento de Contabilidad
organizó un nuevo levantamiento de inventario de activos, materiales y suministros.
2.13 Se gestionó con el Instituto de Fomento y Asesoría Municipal la adquisición de un sistema
integrado de contabilidad y presupuesto, el cual fue instalado en el 2013 en el servidor municipal
y se inició la capacitación para su uso, no obstante, por razones que se desconocen fue
desinstalado del servidor. Debido a una solicitud de la contadora adjunta ante el IFAM, se
instaló el módulo de Contabilidad del sistema SIMPC en el computador de esta funcionaria y a
partir de agosto del presente año se inició la capacitación para su implementación.
2.14 Según manifiesta la contadora adjunta en oficio CO 2222-061-2014 existe una programación de
actividades para la implementación de NICSP, sin embargo se encuentra desfasada, dados los
constantes cambios que se han presentado en la elaboración del catálogo de cuentas y de la
elaboración del sistema integrado.
2.15 La Municipalidad no cuenta con un equipo humano capacitado para llevar a cabo el proceso de
implementación de las NICSP. A pesar de que la Contabilidad Nacional ha llevado a cabo una
serie de actividades con el fin de capacitar a los funcionarios de las diferentes instituciones del
Estado, con el fin servir de orientación durante la adopción de esta normativa, esta capacitación
solo ha sido recibida por la funcionaria a cargo del proceso de implementación en la Institución,
aun cuando en ocasiones se ha convocado a otros funcionarios de la Institución para recibir este
tipo de inducción y éstos no se han presentado; lo cual evidencia la falta de apoyo y
compromiso institucional para fortalecer el sistema contable municipal.
2.16 De conformidad con la Guía de Implementación de las NICSP emitida por la Contabilidad
Nacional para llevar a cabo el proceso de adopción de esta normativa, la Ley de la
Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (Ley N° 8131) que regula el
régimen económico-financiero de los órganos y entes administradores y custodios de fondos
públicos, la responsabilidad es, en primera instancia, de los jerarcas de las instituciones públicas,
por lo que les corresponde tomar las decisiones para que éstas cumplan con lo dispuesto en los
Decretos para la implementación de esta normativa, y que incluye el proceso de formulación de
los planes de acción, el envío de los informes de avance y en general de la marcha del proceso de
implementación (asignación de responsabilidades a sus colaboradores, calidad y eficacia de los
planes de acción, contenido de los informes de avance, asignación de recursos y toma oportuna
de decisiones).
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2.17 Las Direcciones o áreas administrativo-financieras tienen la responsabilidad de evaluar con una
visión integral las implicaciones en la institución, la implementación de la normativa contable
internacional, así como asesorar a las respectivas jerarquías institucionales acerca de las
decisiones que se deben tomar para lograr la exitosa implementación de dicha normativa. Por
otro lado deberá tomar decisiones respecto al rol y tareas que tiene que desempeñar la estructura
organizacional bajo su responsabilidad por lo tanto, deberá ser consciente de que no se trata
simplemente de dictar instrucciones a las unidades contables, puesto que es un proceso que
involucra a muchas áreas de la organización. De ahí que la Dirección de la Contabilidad
Nacional recomendó constituir comisiones o equipos de implementación que reunieran a
personal de las principales áreas involucradas como informática, recursos humanos, legal,
proveeduría, tesorería, presupuesto y contabilidad.
2.18 En vista de que las unidades de contabilidad en cada institución reciben insumos para su proceso
contable de las demás unidades y áreas de la institución, son las que están en mejores
condiciones para valorar las implicaciones de la nueva normativa para cada área de la institución
y las características que debe tener la información que les deben suministrar en condiciones de
aplicación de la nueva normativa contable basada en el devengo.
2.19 Es por ello que el personal contable de las instituciones públicas está llamado a jugar un rol muy
importante en el proceso, explicando al personal de las demás áreas, comenzando por el área
administrativo-financiera, los cambios que implica la implementación de la nueva normativa
contable para el sistema de administración financiera de la institución. Asimismo, deberá
explicar los beneficios que aportará a la transparencia en la gestión de los recursos públicos y la
rendición de cuentas, por lo que su labor deberá ser de asesoría a las autoridades superiores de la
institución,
2.20 Estas debilidades mencionadas anteriormente podrían eventualmente generar errores importantes
en el proceso de implementación de esta normativa, por no contar con un equipo
interdisciplinario capacitado para llevar a cabo su adopción y la falta de compromiso.
Ausencia de libros contables
2.21 La Municipalidad no cuenta con libros legales para el registro de las transacciones contables, por
cuanto aún no se ha implementado la contabilidad por partida doble y, por consiguiente, no hay
estados financieros continuos. Así lo manifiesta la contadora adjunta en el oficio 2222-059-2014
del 18 de agosto del presente. Indica además esta funcionaria que los estados financieros se
realizan una vez al año para su presentación ante la Contabilidad Nacional, o cuando ésta los
requiera y se ejecutan sobre la base del informe de ejecución presupuestaria.
2.22 Con respecto a la tenencia de libros contables debidamente legalizados en la Institución, las
Normas de Control Interno para el Sector Público, mencionan que es responsabilidad del jerarca
de la Institución asegurar que se disponga de los libros contables, de actas y otros requeridos por
el bloque de legalidad, según corresponda, y que se definan y apliquen actividades de control
relativas a su apertura, mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre y custodia;
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2.23 La carencia de libros contables se asocia la falta de acciones efectivas por parte de la
Administración para llevar a cabo la implementación de un sistema contable en el cual se resuma
la información financiera de la Institución necesaria para la toma de decisiones y podría generar
falta de seguridad jurídica e histórica de los datos financieros de esta Municipalidad.
Debilidades observadas en la custodia y el control de activos, materiales y suministros de la
Institución.
2.24 La bodega de materiales y suministros mantiene en existencia una cantidad importante de
suministros que no han sido utilizados por los diferentes departamentos de la Municipalidad,
entre los que se encuentran correctores, clips, clips mariposa, marcadores, etiquetas adhesivas,
papel carbón, cuadernos, carpetas colgantes, papel continuo químico, papel mimeógrafo
(resmas) entre otros. Según manifiesta el encargado de la Bodega, ¨algunos de estos suministros
tienen años de haberse adquirido, no obstante nunca llega su requisición. La práctica habitual de
las diferentes unidades de la Administración, es la compra de suministros y materiales de oficina
a través de caja chica, por lo que es poco probable que éstos sean utilizados.¨
2.25 En vista de que esta Municipalidad no cuenta con un área adecuada para el resguardo de ciertos
materiales como piedra o arena, las cuales se utilizan para llevar a cabo diferentes proyectos de construcción en el Cantón, se ha convertido en práctica habitual mantener cantidades
significativas de ésta afuera de las instalaciones del Estadio Labrador, en un área totalmente
abierta al público y sin ningún nivel de seguridad, por cuanto en el Estadio no se cuenta con la
presencia de guarda y con el inconveniente de que este material puede ser sustraído en cualquier
momento.
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2.26 La bodega general no cuenta con niveles mínimos de seguridad para la custodia de materiales y
suministros; se encuentra ubicada en el Plantel Municipal pero su infraestructura es deficiente,
con espacios por los que se puede introducir personas ajenas y sustraer bienes en custodia,
asimismo, su espacio físico es muy reducido y en su mayoría se encuentra construida con
madera y no tiene cielo raso.
2.27 La Municipalidad no cuenta con un sistema de control de inventario que brinde una seguridad
razonable de que la información de los activos, materiales y suministros que se encuentran
registrados sea la correcta. Este no es un sistema automatizado, ni se encuentra en línea con la
Proveeduría, por lo que debe ser alimentado manualmente, es decir, tanto los ingresos como las
salidas de éstos deben ser digitados por funcionarios de Bodega y a su vez, por funcionarios de
Proveeduría, con el inconveniente de que en cualquier momento se pueden cometer errores en la
inclusión de la información, sin que éstos sean detectados oportunamente. Asimismo, los
reportes que emite este sistema no garantizan que la información que se genera sea la correcta,
por cuanto no se encuentran depurados, ni actualizados. Cabe destacar que la última toma de
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inventario se llevó a cabo en el 2013 y en adelante no se le dio seguimiento a los resultados de
éste.
2.28 De conformidad con el inventario realizado por esta Auditoría a una muestra de 120 activos
municipales, se observaron las siguientes debilidades de control:
a. El sistema de registro de activos se encuentra desactualizado; el reporte de activos suministrado
por la Unidad de Proveeduría presenta activos totalmente depreciados los cuales datan hasta de
1970 en adelante y que en su mayoría o ya no existen en la Institución o se encuentran dañados u
obsoletos.
b. Existen activos asignados a funcionarios que en la actualidad no laboran para esta Institución,
asimismo, se observó activos que fueron trasladados a otros funcionarios, sin embargo, el
cambio no se actualizó en el sistema de activos municipal.
c. Algunos activos no presentan placa de activo (14.4%) de la muestra.
d. Existen activos que se encuentran dañados o calificados como desecho (6.6%) de la muestra.
e. La Unidad Técnica de Gestión Vial adquirió en febrero del 2013 una máquina demarcadora de
carretera con un valor de ¢6.985.000, la cual, según informa un funcionario de Caminos y Calles
se utilizó en muy pocas ocasiones (dos o tres veces). Según consulta efectuada al promotor
social de la Unidad Técnica de Gestión Vial, manifestó que esta máquina se adquirió con
recursos de Colosevi y como este año, el Gobierno Central desapareció esta Institución, se
quedaron sin recursos para poner en funcionamiento la máquina, por lo que se mantiene en
custodia en la bodega. Asimismo, en noviembre del mismo año se adquirió una batidora de
concreto modelo 10260-G con un valor de ¢1.064.574, no obstante la misma no ha sido
utilizada. Ésta se encuentra en su empaque original en el plantel municipal. Manifiesta el señor
Luis Umaña que no ha sido utilizada porque no se ha ejecutado ningún proyecto que requiera el
uso de esta herramienta.
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2.29 La ausencia de controles efectivos para la custodia y protección de los activos, materiales
suministros en el plantel municipal y otros lugares, evidencia que las acciones llevadas a cabo
por la Administración, no responde a una adecuada valoración de riesgos ni garantiza la
conservación y salvaguarda de esos bienes municipales, ni a su protección contra pérdida,
despilfarro, mal uso o irregularidades.
2.30 Al respecto, la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, dispone que la proveeduría
institucional, además de ser el órgano técnico en materia de contratación administrativa, también
le corresponde realizar los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico de bienes; así
como levantar, confeccionar y llevar el inventario permanente de todos sus bienes.
2.31 Asimismo, en las Normas de Control Interno para el Sector Público se establecen como uno de
los objetivos del sistema de control interno institucional la protección y conservación del
patrimonio contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, por lo que se
considera que deben existir normas, políticas y procedimientos que brinden una seguridad
razonable de que existen acciones específicas para prevenir su sustracción, desvío, desperdicio o
menoscabo en la institución.
2.32 Mencionan además estas normas, que el jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a
fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los
activos pertenecientes a la institución, por lo que deberán establecer, actualizar y comunicar las
regulaciones pertinentes con esa finalidad.
2.33 La falta de controles en la custodia de los activos, materiales y suministros podrían originar
pérdidas económicas significativas por no contar con los sistemas, las instalaciones y los
controles necesarios para asegurar el adecuado resguardo y registro tanto de los activos, como de
materiales y suministros que administra la Institución.
Debilidades observadas en el proceso de compra a través de caja chica.
2.34 La mayoría de las compras efectuadas a través de caja chica no cumplen con el fin último de
ésta, el cual es la atención de emergencias o eventualidades que se presentan en la Institución.
Según se observó en los reintegros de caja chica revisados por esta Auditoría Interna, los tipos
de bienes que se adquieren por esta modalidad se refieren a materiales y suministros de oficina,
materiales de limpieza, materiales para uso en el servicio de Parques y Ornato, compra de
combustible, compra de activos, compra de repuestos para vehículos, pago de publicaciones,
lavado de móvil, compra de especies fiscales, entre otros. Esta práctica refleja la falta de
planificación institucional para llevar a cabo un proceso ordenado de adquisición de bienes, de
acuerdo con las necesidades de los funcionarios municipales.
2.35 Algunos vales de caja chica presentan un aparente fraccionamiento de compras, por cuanto los
bienes adquiridos correspondían a repuestos y materiales de la misma naturaleza y la sumatoria
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de las facturas superaba el monto mínimo para efectuar compras por caja chica, asimismo, las
compras se llevaron a cabo en la misma fecha y ambos vales fueron solicitados por la misma
unidad.
2.36 El Departamento financiero tiene como práctica la cancelación de servicios a un profesional en
Informática, el cual presta servicios de mantenimiento a los sistemas municipales, generación de
recibos para el cobro de tributos municipales y generación del cobro por pagos que se reciben
por medio de entes recaudadores externos, a través de caja chica siendo que éstos son pagos por
servicios recibidos por este Municipio de forma recurrente, que deben llevarse a cabo por medio
de contratación directa.
2.37 La labor de la tesorería municipal, entre otras, es controlar y custodiar con base en políticas y
procedimientos efectivos los recursos percibidos por el Municipio a través de las cajas
recaudadoras, de la caja chica, los títulos u otros valores recibidos como garantías; así como, los
dineros depositados en las cuentas corrientes bancarias y Caja Única del Estado.
2.38 Desde esa perspectiva, las Normas de Control Interno para el Sector Público señalan que se
deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional se
registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente y para asegurar que se establezcan y
se mantengan actualizados los registros contables y presupuestarios que brinden un
conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones
adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados.
2.39 Asimismo, el Reglamento para el funcionamiento del fondo de caja chica de esta Municipalidad,
en su artículo 8 dispone con respecto a la creación del fondo de caja chica que este monto se
tendrá disponible para realizar pagos con carácter de urgencia, de menor cuantía que resulten de
la gestión propia de la Municipalidad.
2.40 La carencia de una adecuada planificación de la adquisición de bienes y servicios en la
Institución podría repercutir en una utilización indebida del fondo de caja chica en compras que,
por su naturaleza y de conformidad con lo establecido en la normativa vigente, deben ser
gestionadas mediante los procesos de contratación administrativa, conforme lo establece la Ley
de Contratación Administrativa y su Reglamento.
Debilidades observadas en el proceso de adquisición de bienes y servicios.
2.41 En lo referente al proceso de adquisición de bienes y servicios, se determinaron algunas
debilidades de control, las cuales se mencionan a continuación:
a. Ausencia de un plan de compras anual que resuma las necesidades de bienes y servicios de
todas las unidades que conforman la Institución.
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b. La Unidad de Proveeduría elaboró un manual de procedimientos, que incluye los procesos que
se llevan a cabo en la adquisición de bienes y servicios, no obstante dicho manual no se
encuentra actualizado ni aprobado por el alcalde municipal.
2.42 De conformidad con la revisión efectuada por esta Auditoría a una muestra de expedientes de
contratación administrativa, se observaron las siguientes debilidades de control:
a. No se encontró evidencia en expediente de licitación abreviada la siguiente documentación:
Nota de recomendación del proveedor municipal al Concejo Municipal.
Acta de recepción de la obra.
La copia de la orden de compra no se encuentra foliada.
La orden de compra no registra la firma en el espacio de recibido conforme.
b. Con respecto a las contrataciones directas, se observaron las siguientes debilidades de control:
No se registra en la orden de compra la firma de recibido conforme.
Algunas de las órdenes de compra corresponden a reparaciones de vehículos municipales, por lo que solamente se invita a un proveedor (10662; 10665; 10816; 10898).
Algunos expedientes correspondientes a reparación de vehículos no presentan evidencia de la
cotización efectuada por el proveedor; lo que se adjunta como respaldo de la orden de compra
es un reporte efectuado por el proveedor con fotografías de los repuestos cambiados. En otros
casos, se adjunta una proforma emitida por el proveedor sin respaldo de facturas proforma de
los repuestos y con un reporte fotográfico del trabajo realizado.
Expediente de contratación de la orden de compra 10667 refiere a la ampliación de contrato por servicios de mantenimiento de los servidores municipales y sistemas. La documentación
de respaldo corresponde a la solicitud de servicios presentada por el director administrativo
con un oficio remitido por este funcionario al proveedor municipal, en el cual se solicita de
éste por un plazo de siete meses. Cabe destacar que este proveedor brinda servicios de
mantenimiento y soporte al servidor municipal y lo competente a fallas técnicas de los equipos
asignados a los funcionarios municipales, sin embargo, no brinda servicios de mantenimiento y
soporte a los sistemas municipales, como lo indica el director administrativo en el oficio
anteriormente mencionado.
La contratación directa 2013-CD-000035-01 se llevó a cabo para la colocación de dos playground en el parque denominado Don Trino. El proveedor adjudicado aparece registrado
en Tributación Directa en actividades relacionadas con construcción de edificios,
apartamentos, condominios y casas de habitación a partir del 25 de febrero del 2014; anterior a
esta fecha, la actividad en la que aparecía registrado era únicamente en alquiler de locales
comerciales y centros comerciales.
La Ley de Contratación Administrativa, así como su Reglamento define todas las pautas y
procedimientos que deben llevar a cabo la Administración para la contratación de las empresas que
ejecutarán los proyectos.
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3. Conclusiones.
3.1 De conformidad con el estudio realizado al control interno financiero de la Municipalidad, se
concluye que la Municipalidad ha incurrido en una serie de debilidades de control en las operaciones
financiero-contables, lo que se refleja en:
La carencia de un sistema contable que registre las transacciones que se derivan de las operaciones que ejecuta la municipalidad.
La ausencia de un plan anual de compras en el cual la Administración determine de forma
ordenada y planificada la adquisición de bienes y servicios requeridos por las distintas áreas
municipales.
La ejecución de compras que debieran realizarse por medio de procesos de contratación administrativa, a través de caja chica.
Posible fraccionamiento de compras a través de caja chica, para no llevar a cabo procesos de contratación, conforme lo determina la normativa vigente.
Ejecución de operaciones sin sustento en instrucciones o regulaciones internas establecidas en manuales o reglamentos que guíen y estandaricen las funciones y actividades en que participan
sus funcionarios.
3.2 Es a la luz de estas observaciones, que se considera que los controles existentes en las unidades
responsables de las actividades relacionadas con los temas de contabilidad, tesorería y proveeduría no
brindan una seguridad razonable del cumplimiento del ordenamiento jurídico aplicable, ni que las
operaciones que lleva a cabo la municipalidad se ejecuten de manera efectiva y eficiente.
3.3 Por otro lado, la Administración deberá evaluar los controles existentes para garantizar la
salvaguarda y conservación del patrimonio municipal, esto con el fin de evitar el uso indebido,
pérdida, despilfarro o cualquier otra irregularidad sobre los bienes municipales.
3.4 Lo que se indica en este informe plantea un reto de mejora en estas áreas con el fin de procurar que
se lleve a cabo una gestión eficiente en la Institución.
4. Recomendaciones.
4.1 Al alcalde municipal
Sustituir a los funcionarios de la Comisión para la implementación de las NICSP que ya no
laboran en la Institución. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará
mediante la remisión de un oficio de esa Alcaldía a la Auditoría Interna que consigne el
nombramiento en dicha comisión, de los funcionarios que van a sustituir a los que ya no
laboran en la Institución. Ver párrafo 2.2 de este informe. En un plazo de un mes a partir de
recibido este informe.
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Dotar al departamento de Proveeduría de un sistema de control de inventarios que brinde
información confiable y oportuna de las existencias de materiales y suministros bajo custodia
de la Bodega Central y que a su vez brinde una seguridad razonable de la administración de
estos bienes municipales. Lo anterior se dará por cumplido cuando se remita la información
mediante un oficio de esa Alcaldía dirigido a la Auditoría Interna, sobre las acciones adoptadas
y puestas en práctica para el control de inventarios. Ver párrafo 2.4 de este informe. En un
plazo de tres meses a partir de recibido este informe.
Coordinar con el proveedor municipal la elaboración de un manual de procedimientos que
incluya los procedimientos y controles necesarios para el adecuado registro así como
administración y manejo de los bienes bajo la custodia de la Bodega Central, para acreditar su
cumplimiento deberá emitir un oficio a la Auditoría Interna en el que se detalle las políticas y
procedimientos establecidos y puestos en vigencia. Ver párrafo 2.6 de este informe. En un
plazo de seis meses a partir de recibido este informe.
Coordinar con el proveedor municipal y los directores de la Institución, la elaboración de un
plan de compras debidamente calendarizado, que cubra todas las necesidades de la Institución.
Para dar por cumplida esta recomendación deberá informar mediante oficio de esa Alcaldía
dirigido a esta Auditoría Interna, sobre el plan de compras. Ver párrafo 2.5 de este informe. En
un plazo de tres meses a partir de recibido este informe.
Instaurar un plan de capacitación el cual incluya a los funcionarios involucrados en el proceso
contable en la implementación de las NICSP y de la contabilidad por partida doble. Para
acreditar esta recomendación se deberá de informar a esta Auditoría Interna mediante un oficio
de la Alcaldía sobre el plan de capacitación. Ver punto 2.2 de este informe. En un plazo de tres
meses a partir de recibido este informe.
4.2 Al director financiero
Llevar a cabo las gestiones necesarias para la legalización de libros contables, conforme lo
requiere la normativa vigente. Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación deberá
mediante un oficio remitir los libros contables a la Auditoría Interna para su apertura. Ver
párrafo 2.3 de este informe. En un plazo de un mes a partir de recibido este informe.
4.3 A la contadora adjunta
Establecer un programa de actividades debidamente calendarizado y con la asignación de los
responsables de los procesos que se encuentran pendientes para dotar a este Municipio de un
sistema contable debidamente constituido. Para dar por cumplida esta recomendación deberá
informar mediante oficio firmado por su persona, dirigido a la Auditoría Interna, sobre las
actividades a ejecutar y sus responsables. Ver párrafo 2.1 de este informe. En un plazo de tres
meses a partir de recibido este informe.
Rendir un informe a la Alcaldía y al Concejo Municipal del estado de implementación de las
Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) con referencia de las
labores efectuadas, los funcionarios responsables, cronograma de cumplimiento y planificación
de labores pendientes por realizar, de conformidad con lo que establece el Decreto en mención.
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Para dar por cumplida esta recomendación deberá remitir una copia de este informe a la
Auditoría Interna. Ver párrafo 2.2 de este informe. En un plazo de tres meses a partir de
recibido este informe.
Establecer un cronograma de las actividades que se requieran para lograr la implementación de
estas normas de conformidad con lo dictado en el decreto, así como los responsables de cada
una de ellas. Para dar cumplimiento a lo anterior se deberá informar mediante oficio firmado
por su persona, dirigido a la Auditoría Interna, sobre las actividades a ejecutar y sus
responsables. Ver párrafo 2.2 de este informe. En un plazo de tres meses a partir de recibido
este informe.
Actualizar la información que refleja el sistema de registro de inventario de activos y
materiales de manera que coincida con el inventario físico propiedad de este Municipio. Para
acreditar el cumplimiento de esta recomendación deberá remitir a la Auditoría Interna un
informe sobre las acciones realizadas para actualizar la información. Ver párrafo 2.3 de este
informe. En un plazo de nueve meses a partir de recibido este informe.
