Fakturamatch på MilestoneINNKJØP OG FAKTURA

BERNT VEMØY – UNIT4, HELJARD GUTTORMSEN - EVRY

• Sjefskonsulent, leveranse• EVRY, 8 år• Profil:o Inngående fakturaoeHandeloElektronisk arbeidsflyt

• Heljard Guttormsen• Bernt Vemøy

• Løsningsarkitekt, innkjøp• Unit 4, 16 år• Profil:o Inngående fakturaoeHandelo Innkjøpsløsninger

Hvilke tidstyver finnes i fakturamatchløsninger på eldre versjoner/ gamle elementtyper?

- Avviksgrenser satt for lavt –sluttbruker må avviksbehandle for mange fakturaer

- Manuell behandling – tidstyv for regnskap

- Uventede beløp må avviksbehandles

- Feilsituasjoner

- ORDRE PRODUSERES I EHF-FORMAT

- ORDRESVAR MOTTAS I EHF-FORMAT

- FAKTURA IMPORTERES I EHF-FORMAT, OG DETALJ-MATCHES MOT ORDRELINJER/ARTIKKELRADER.

I 2015 sa vi om fremtiden..

SUM FAKTURAMATCH PÅ NY ELEMENTTYPE INNGÅENDE FAKTURA (IIN)

..mens vi venter på resten av verden og EHF…

- Matching ved fakturaimport (EI02) erstattes av InvoiceMatching Server (IMS)

- Matching ved hjelp av parametre erstattes av funksjoner i arbeidsflyt

Utfordring: hvilke detaljer fra ordre tilhører fakturaen?

UBW M4 Update 06 kom ny og utvidet matchefunksjonalitet for inngående faktura

- Ni-trinns matchemodell hvor IMS genererer matcheforslag, og hvor faktura matches mot varemottaket, bestilt beløp og kombinasjonen av bestilt antall og mottatt antall

- De første trinnene (1-6) krever at forslaget får eksakt treff på beløp

- Øvrige trinn (7-9) aksepterer nærmeste matcheforslag

- Innfører begrepet Heuristisk matching – erfaringsbasert teknikk. Benyttes for å komme frem til optimal løsning på kortest mulig tid. ‘’Tommelfinger-regel’’, kvalifisert gjetning.

Invoice Matching Server – IMS

IMS Ni trinns matchemodell

1. Varemottak

Mottatt beløp

2. Ordre

Bestilt beløp

3. Antall

Bestilt/mottatt

4. Utvidet varemottaksmatching

6. Utvidet umatchede ordrelinjer

5. Utvidet antall matching

7. Ordre med en linje

8. Heuristisk matching

9. Utvidet umatchede antall

Funksjoner i arbeidsflytFunksjonene modelleres inn i prosessdefinisjonene både i systemtrinn og OR-delinger

Funksjoner i arbeidsflyt

1. Avvik % 7. Ekstra fakturalinjer

3. Ekstra ordrelinjer4. Totalt fakturert5. Fakturakontroll er overskredet6. Overskredet beløp

2. Avviksbeløp 8. Innkjøpsfaktura9. Kontrakt-/Avtalefaktura

10. Leverandørfaktura11. Manglende varemottak12. Kreditnota

Funksjoner i OR-delinger

Funksjoner i arbeidsflyt

13. Angi fakturaen som klar til automatisk postering

14. Fordel jevnt mellom matchende ordrelinjer

15. Fordel proporsjonalt mellom alle matchende ordrelinjer

16. Fordel til matchende ordrelinje med høyest verdi

17. Legg til i ekstra linje

Funksjoner i systemtrinn

VI SER PÅ TO SCENARIOER:

Demo

1. Varemottaket utføres på bestilt beløp

2. Varemottaket utføres på levert beløp

DEN NYE FAKTURAMATCHLØSNINGEN SKAL FÅ BUKT MED DE STØRSTE TIDSTYVENE GJENNOM:

Oppsummering:

• IMS overtar matchingen for EI02

• Ett skjermbilde for mottaksregistrering/bokføring uavhengig om det er leverandør-, kontrakts-eller innkjøpsfaktura

• Avvikshåndtering utføres i godkjenningsskjermbilder

• Matcheforslagene er så gode at behovet for manuell knytning er overflødig

• Bilag balanseres av IMS, og færre bilag kommer til regnskap og ‘Trenger manuell behandling’

EMAIL

MOBILE

TWITTER