INSOURCING DAN OUTSOURCING DALAM

PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

Untuk Memenuhi Tugas Individu Sistem Informasi Manajemen Kelas E62

Disusun Oleh:

Didik Prianto (K25161085)

SEKOLAH PASCA SARJANA

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2017

ii

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ii

DAFTAR GAMBAR iii

I. PENDAHULUAN 4

1.1 Latar Belakang 4

1.2 Perumusan Masalah 4

1.3 Tujuan Penelitian 5

II. PEMBAHASAN 6

2.1 Insourcing 6

2.2 Outsourcing 7

2.3 Keputusan untuk Insourcing atau Outsourcing 9

III. PENUTUP 11 3.1 Kesimpulan 11

3.2 Saran 11

DAFTAR PUSTAKA 12

iii

DAFTAR GAMBAR

1 Ekosistem yang dibangun oleh blibli.com 5

2 Proses yang terjadi pada saat pembayaran 6

DAFTAR TABEL

2 Daftar keuntungan dan kerugian dari masing-masing

tipe pembayaran sisi pembeli 8

2 Daftar keuntungan dan kerugian dari masing-masing

tipe pembayaran sisi pejual 8

4

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Memasuki era globalisasi membuat informasi lintas negara terbuka luas, disamping itu

bisnis menjadi semakin komplek. Era globalisasi juga membuat bisnis di berbagai industri

persaingannya menjadi semakin ketat. Dengan ketatnya persaingan bisnis ini maka

perusahaan harus semakin baik dalam membuat strategi bisnis agar bisnis bisa tetap bertahan

di tengah tingkat persaingan yang tinggi dan era globalisasi yang menuntut inovasi.

Strategi bisnis perusahaan menjadi penting dalam menghadapi persaingan. Hampir

semua lini bisnis harus membuat perencanaan baik yang sifatnya jangka pendek, menengah

atau jangka panjang. Termasuk didalamnya sistem informasi dalam sebuah perusahaan.

Sistem informasi dalam sebuah perusahaan sekarang menjadi seperti sebuah keharusan yang

selalu ada untuk membuat kerja perusahaan menjadi lebih efektif. Sistem informasi terdiri

atas perangkat keras, perangkat lunak, jaringan internal atau eksternal.

Sistem informasi pada dasarnya penting bagi perusahaan karena bisa menjadi

competitive advantage bagi perusahaan, namun dalam perkembangannya biaya untuk sistem

informasi tidaklah murah. Sementara budget untuk pengeluaran yang terkait sistem informasi

terkadang bersifat terbatas. Memanage biaya pengeluaran sistem informasi (IT cost) menjadi

sebuah tantangan tersendiri bagi perusahaan. Bagi perusahaan yang memang berkecimpung

di industry information technology, mungkin tidak masalah mengeluarkan biaya yang tinggi

untuk mengembangkan sistem IT bagi perusahaan. Namun bagi perusahaan yang core

business-nya bukan di bidang IT, maka biaya untuk bagian IT tentu perlu banyak

pertimbangan, baik untuk membeli sistem IT, maintanance system IT dan bahkan

pembaharuan system IT.

Strategi dalam menerapkan sistem informasi untuk menghadapi persaingan industry

harus dilakukan oleh perusahaan. Namun di tengah keterbatasan biaya dan penerapan sistem

informasi perlu dilakukan assessment dalam menentukan strategi. Pada dasarnya untuk

mengatur strategi ini dan kebutuhan perusahaan serta mempertimbangkan tentang penting

atau tidaknya sebuah sistem informasi tersebut maka di dunia ini terdapat beberapa sistem

untuk penerapan sistem informasi yaitu penerapan sistem informasi secara insourcing atau

penerapan sistem informasi dilakukan secara internal perusahaan dan outsourcing atau

penerapan sistem informasi dilakukan oleh konsultan atau vendor sistem informasi.

1.2 Perumusan Masalah

Sebuah perusahan pada dasarnya memerlukan sistem informasi sebagai alat bantu

dalam melakukan aktivitas bisnisnya. Alat bantu ini bisa jadi merupakan bagian dari core-

business perusahaan atau bisa jadi hanya untuk proses pendukung perusahaan. Dengan

berbagai kendala dalam penerapan sistem informasi ini maka strategi untuk menerapkan

sistem informasi perlu dilakukan. Penerapan sistem informasi ini perlu dilakukan assessment

agar sesuai dengan kondisi perusahaan dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

5

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan dari makalah ini antara lain :

1. Mengupas mengenai tipe penerapan sistem informasi dalam perusahaan 2. Mengetahui keuntungan dan kerugian sistem insourcing dan outsourcing bagi

perusahaan.

3. Mengetahui penerapan insourcing dan outsourcing dalam perusahan.

6

II. PEMBAHASAN

2.1 Insourcing

Dalam mengelola sistem informasi, maka perusahaan menggunakan sumber daya yang

ada dalam internal organisasi perusahaan. Ini dikenal dengan motede insourcing. Tentu saja

dengan memanfaatkan sumber daya yang ada dalam organisasi, maka biaya yang harus

dikeluarkan oleh perusahaan cukup besar karena perusahaan harus membeli dan memiliki

sendiri sistem perangkat lunak (softwate), sistem perangkat keras (hardware), sistem jaringan

(network) dan tenaga kerja di bidang information technology.

Apabila perusahaan memang primary business-nya di bidang teknologi maka sistem

insourcing akan lebih baik bagi perusahaan karena bisa memanage kebutuhan sistem

informasi secara internal, namun jika perusahaan tidak secara signifikan memerlukan sistem

informasi tersebut atau terkendala biaya untuk membuat, memelihara atau

mengembangkannya, maka perlu alternative lain.

Faktor-faktor yang mendorong perusahaan untuk melakukan insourcing sistem

informasi antara lain :

1. Pertimbangan biaya, dimana dalam memilih sistem informasi membeli atau membuat sendiri sistem informasi tersebut. Jika perusahaan memilih untuk

membuat sendiri sistem informasi maka bisa menggunakan insourcing, sebenarnya

dengan berkembangnya sistem open source pengembangan sistem informasi bisa

ditekan, tetapi kendala ada pada sumber daya manusia yang menguasainya.

2. Pertimbangan kontrol dan kualitas sistem informasi, dengan insourcing maka perusahaan bisa mengontrol sistem informasinya secara penuh, tentu saja kualitas

pengembangan sistem informasi bisa dikontrol dan dimanage oleh perusahaan.

3. Pertimbangan strategi perusahaan, mengingat sistem informasi bisa sebagai competitive advantage dalam persaingan, tentu saja perusahaan bisa lebih fleksibel

dalam penerapan sistem informasi jika dilakukan secara insourcing.

4. Pertimbangan security dan confidentiality, bila perusahaan ingin menjaga keamanan sistem informasi dan data yang digunakan bersifat confidential, maka insourcing

bisa jadi pilihan. Terkadang suatu negara menerapkan peraturan dan regulasi

mengenai ini sehingga mau tidak mau perusahaan harus mengembangkan sistem

informasinya secara in-house.

5. Pertimbangan vendors, dimana jika penerapan sistem informasi dilakukan oleh pihak ketiga, ternyata tidak terdapat pihak ketiga yang bisa melakukan penerapan

sistem informasi itu dengan komitmen dan kualitas yang baik.

Dalam menerapkan sistem insourcing terkadang tidak selalu berjalan mulus, ada

kendala yanb biasa dihadapi, diantaranya :

1. Dukungan dari manajemen yang kurang maksimal untuk mencari sumberdaya manusia (pekerja IT), memberikan pelatihan yang diperlukan dan memberikan

intensif yang sesuai.

2. Kesulitan dalam mencari tenaga kerja ahli di bidang IT yang bisa menerapkan dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.

3. Kendala waktu yang lama dalam mengembangkan sistem informasi sehingga menjadi kutang efektif dan efisien.

7

4. Kendala tenaga kerja yang lama-kelamaan menjadi jenuh dalam mengembangkan sistem informasi.

2.2 Outsourcing

Kebalikan dari sistem insourcing adalah outsourcing, dimana pengelolaan sistem

informasi dilakukan oleh pihak ketiga. Sistem outsourcing berkembang ketika perusahaan

menjalankan bisnis diperlukan fokus pada inti dari bisnisnya (core business competencies),

sementara untuk menjalankan bisnis pendukung yang bukan inti bisnisnya (non-core business

competencies) dilakukan secara outsourcing.

Berdasarkan survey yang dilakukan oleh Deloitte pada tahun 2014 mengenai Global

Insourcing and outsourcing, teknologi berikut mempengaruhi keputusan untuk melakukan

rencana outsourcing.

Gambar 1. Perkembangan teknologi mempengaruhi keputusan outsourcing

Terlihat cloud computing atau komputasi awan sangat mempengaruhi perusahaan untuk

merencanakan melakukan outsourcing di bidang IT, diikuti oleh business process as a

service, hosted virtual desktop, big data, enterprise mobility, open innovation, crowdsourcing

dan Bring Your Own Device (BYOD).

Sementara di dalam survey yang sama, bidang-bidang IT yang dilakukan oursource

adalah netwotk, application maintenance and support, application hosting and support,

application development/enhancement, IT service desk, data center, end usert device

provisioning and support, dan IT architecture design.

8

Gambar 2. Information Technology current outsourcing and plan

Berdasarkan tingkat resiko terhadap outsourcing dan efisiensi & efektivitas dari sistem

informasi, maka outsourcing dibagi menjadi :

1. Strategic Outsourcing, apabila resiko terhadap outsourcing tinggi dan efisiensi & efektivitas sistem informasi juga tinggi maka perusahaan perlu membuat

sistem outsourcing yang lebih strategic sehingga kebutuhan akan efisiensi dan

efektivitas sistem informasi terpenuhi dan resiko bisa termanage dengan baik.

2. Desired Outsourcing, jika resiko terhadap outsourcing kecil namun memerlukan efektivitas dan efisiensi yang tinggi dari sistem informasi maka yang dilakukan

adalah desired outsourcing. Perusahaan biasanya tidak bisa memaksimalkan

sistem informasi internalnya, lalu meng-outsorcing-kan sistem informasi yang

tidak beresiko ke bisnis.

3. Temporary Outsourcing, apabila resiko terhadap outsourcing tinggi dan efektivitas sistem informasi rendah, maka dilakukan temporary outsourcing,

yang perlu diperhatikan dari temporary outsourcing adalah transfer knowledge

sehingga pada saatnya perusahaan bisa menerapkan sistem informasinya sendiri.

4. Nominal Outsourcing, jika resiko dan efektivitas sistem informasi rendah maka nominal outsorcing dilakukan.

Gambar 3. Outsourcing berdasarkan resiko dan efektivitasnya.

9

Outsourcing sebagai pilihan bagi perusahaan untuk mengembangkan bisnisnya menjadi

hal yang sulit untuk terhindarkan. Bagi perusahaan yang memilih untuk meng-outsourcing-

kan sistem informasi biasanya mempertimbangkan manfaat berikut :

1. Efektivitas biaya, dimana dengan outsourcing perusahaan bisa memanage biaya pengeluaran untuk sistem informasi, terutama untuk pengembangan sistem

informasi.

2. Fleksibilitas, salah satu karakteristik dari outsourcing adalah fleksibilitas. Perusahaan bisa beradaptasi terhadap perkembangan teknologi dengan lebih baik

dan bisa memperoleh layanan sistem informasi.

3. Kualitas layanan, dengan outsourcing perusahaan mendapatkan layanan dari pihak ketiga yang memang spesialis pada bidangnya yang didukung oleh orang-orang

yang memang ekspert sehingga kualitas layanan sistem informasi bisa terjaga.

4. Menjalankan perusahaan dengan sedikit sumber daya manusia. Dengan outsourcing perusahaan bisa lebih efektif dalam memaksimalkan sumber daya manusia yang ada

dan bisa mengurangi beban biaya.

Selain manfaat yang bisa diperoleh dari sistem outsorcing, ternyata sistem ini juga

memiliki kelemahan yang perlu dipertimbangkan jika perusahaa mau memilih sistem ini

antara lain :

1. Hilang/kurangnya kontrol terhadap sistem informasi, dimana perusahaan oursorcing akan memiliki kontrol terhadap sistem informasi yang ditanganinya sementara

perusahaan yang menggunakan jasanya menjadi kurang memiliki kontrol.

2. Ketergantungan, dengan sistem informasi yang di-outsource-kan maka perusahaan menjadi tergantung dengan perusahaan outsource. Apabila perusahaan oursource

tersebut memiliki masalah terhadap keuangannya, maka perusahaan yang

menggunakan jasanya juga akan kena pengaruhnya.

3. Pertukaran informasi yang bersifat rahasia menjadi sulit terjaga, dimana perusahaan layanan outsource perlu mengetahui detail kebutuhan perusahaan dan terkadang

sampai hal yang bersifat rahasia sementara perusahaan outsourcing tersebut juga

mungkin memiliki banyak klien.

2.3 Keputusan untuk Insourcing atau Outsourcing

Dengan kondisi perusahaan dan strategi perusahaan dalam menghadapi persaingan

yang berbeda-beda, maka keputusan mengenai insourcing atau outsourcing setiap perusahaan

akan berbeda pula. berdasarkan hubungan pekerja terhadap perusahaan, maka keputusan

untuk melakukan insourcing atau outsourcing bisa dilihat pada diagram gambar 4.

Berdasarkan hubungan dengan pekerja, jika perusahaan ingin mempekerjakan

karyawan seperti cara tradisional dimana perusahaan mengangkat pekerja sebagai pegawai

tetap maka akan cenderung untuk melakukan insourcing, namun sebaliknya jika hubungan

dengan pekerja lebih ke arah eksternalisasi, bisa karena lokasi perusahaan, bisa karena sifat

pekerjaan yang sementara atau karena masalah administratif dari regulasi pemerintah maka

arah perusahaan akan cenderung melakukan outsourcing.

10

Gambar 4. Keputusan insourcing atau outsourcing berdasarkan hubungan dengan tenaga

kerja

Secara teknologi dan sistem informasi yang akan diterapkan pada perusahaan, maka

perusahaan perlu melakukan Analisa mendalam dan melakukan evaluasi terhadap bisnis

proses dan kepentingan dari sistem informasi tersebut. Hal-hal yang menjadi pertimbangan

dalam analisa dan evaluasi bisnis antara lain :

1. Biaya yang akan dikeluarkan 2. Kualitas sistem informasi yang diharapkan 3. Delivery dan tingkat kecepatan penerapan sistem informasi yang diharapkan. 4. Teknologi yang akan diterapkan 5. Lifecycle dari sistem informasi yang akan diterapkan.

Terkadang tidak harus perusahaan menerapkan salah satu sistem sourcing di atas.

Perusahaan bisa saja menerapkan 2 sistem di atas sekaligus dimana ini merupakan bagian

dari strategi perusahaan. Untuk hal-hal yang belum mampu dilakukan oleh perusahaan bisa

saja perusahaan penerapkan outsourcing, namun untuk hal yang sudah bisa dikerjakan secara

internal bisa dilakukan insourcing, terutama untuk proses bisnis yang memang menjadi

kompetensi dari perusahaan. Outsourcing juga bisa digunakan sebagai strategi dari

perusahaan diantaranya outsouring bisa digunakan sebagai strategi transfer ilmu pengetahuan

yang belum dimiliki oleh perusahaan, outsourcing juga bisa digunakan untuk mengejar

ketertinggalan penerapan teknologi.

11

III. PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Keputusan untuk memilih souring sistem dari penerapan sistem informasi sangat

tergantung dari perusahaan. Melihat tujuan perusahaan, objektif yang ingin dicapai oleh

perusahaan baik jangka panjang atau jangka pendek menjadi salah satu faktor dalam

menentukan sourcing sistem. Secara umum tidak ada parameter yang benar-benar mutlak

dalam menentukan sistem yang bisa diterapkan oleh perusahaan. Semuanya tergantung

kondisi dan situasi yang dihadapi oleh perusahaan. Dalam beberapa kondisi, menerapkan

kedua sistem ini akan memberikan banyak keuntungan, namun dalam kondisi lain bisa jadi

penerapan insourcing lebih baik atau sebaliknya. Oleh karena itu analisa kebutuhan

perusahaan dan eveluasi sistem yang sudah berjalan menjadi sebuah keharusan sebelum

menentukan strategi penerapan sourcing sistem.

Masing-masing sistem sourcing memiliki keuntungan dan kerugiannya masing-masing

sehingga perusahaan bener-benar harus mempertimbangkan keuntungan dan kerugian

tersebut ketika akan menerapkan salah satu sistem sourcing di atas. Pada kondisi perusahaan

ketinggalan dari pesaing dalam hal teknologi, maka kecepatan penerapan sistem informasi

menjadi penting atau pada saat tertentu perusahaan menghadapi kendala biaya penerapan

sistem informasi maka outsourcing bisa menjadi solusi.

3.2 Saran

Pada saat ini perkembangan teknologi yang semakin cepat juga berdampak pada sistem

di atas. Saat ini sudah pula muncul istilah crowdsourcing dimana sourcing dilakukan secara

komunitas bersama-sama. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan dalam penerapan

outsourcing apakah akan menerapkan secara full atau hanya sebagian. Perusahaan juga bisa

memilih apakah menggunakan banyak vendors atau hanya satu vendors dalam melakukan

outsourcing. Analisa dan evaluasi mendalam (assessment and evaluation) perlu dilakukan

untuk menentukan sistem sourcing mana yang baik bagi perusahaan.

12

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien, J. A & Marakas, G. M. (2016). Information Management System, 10th

Edition.,McGraw-Hill/Irwin. New York.

Kumari, Kadambini (2013). Outsourcing vs Insourcing : Best for Your Organisation?.

International Journal of Management (IJM). Mumbai. India

Kambil, Ajit and Jon Turner (1994). Outsourcing of Information System as a Strategy for

Organisational Alignment and Transformation. Stern School of Business New York

University. New York.

Hirschheim, Rudy at all (2002). Information System Outsourcing. Springer. University of

Houston. New York.

13