INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL

INCODER

Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI

OBJETIVO

Familiarizar a los participantes con los aspectos consideraciones y conceptos referentes a los sistemas de gestión de la calidad.

CONTEXTO INTERNACIONALY NACIONAL

EL MODELO DE GESTION

Gestión de la Calidad

Gestión de los recursos

Medición, análisis y mejora

Clientes(y otras partes interesadas)

requisitos Realizacióndel producto

entrada resultado producto

Mejoramiento continuo del sistemade Gestión de Calidad

Responsabilidad de

la Dirección

satisfacción

Clientes(y otras partes interesadas)

ISO 9001:2008 y MECI 1000:2014

CALIDAD(ISO 9000)

Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

GESTION DE CALIDAD

GESTIONActividades coordinadas para dirigir y controlar

una organización

GESTION DE LA CALIDAD… En lo relativo a la calidad

Planificación de la calidad

Control de la calidad

Aseguramiento de la calidad

Mejora de la calidad

CALIDAD

SATISFACCION DEL

CLIENTEPercepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido los requisitos

PLANIFICACION DE LA CALIDAD

Parte de la gestión de calidad enfocada en el establecimiento de objetivos de calidad y en la especificación de los procesos operacionales y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de calidad

CONTROL DE LA CALIDAD

Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Parte de la Gestión de la Calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD

Parte de la Gestión de la C orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.

Familia de normas ISO 9000

NTC GP1000:2009REQUISITOS PARA SGC

ISO 9000Fundamentos y vocabulario

ISO 9004 Sostenibilidad

ISO 19011Auditorias

1. ENFOQUE AL CLIENTE 2. LIDERAZGO

3. PARTICIPACION DEL PERSONAL

5. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTION

7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIONES

9.COORDINACION, COOPERACION Y ARTICULACION

4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

6. MEJORA CONTINUA

8. RELACION BENEFICIOSA CON PROVEEDORES

10. TRANSPARENCIA

PRINCIPIOS DE

GESTION DE

CALIDAD

PRINCIPIOS DE MECI

AutocontrolCapacidad de cada servidor público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades.

Autogestión

Capacidad en la entidad pública para interrelacionar la Autorregulación y el autocontrol, con el propósito de ejecutar de manera efectiva su función administrativa.

Autoregulación Capacidad institucional para aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad.

ESTRUCTURA DEL MECI

Información y comunicación

Talento HumanoDireccionamiento EstratégicoAdministración del RiesgoAutoevaluación InstitucionalAuditoría InternaPlanes de Mejoramiento

Acuerdos,compromisos y protocolos éticos, desarrollo del talento humano, planes programas y proyectos, operación por procesos, estructura organizacional, indicadores, política de operación, política de administración del riesgo, identificación y análisis y valoración del riesgo, autoevaluación, auditoría interna y plan de mejoramiento

Módulo de Control de Planeación y GestiónMódulo de Control de Evaluación y Seguimiento

MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD Y MECI

• Noviembre 7 de 2006

• Noviembre 26 de 2006

• Año 2007

• Agosto 14 de 2008

• Año 2008

• Marzo de 2008

• Octubre de 2009

• Agosto de 2010

• Agosto de 2014

• Se adoptan el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad mediante Resolución 2215 de 2006.

• La Alta Dirección firma Acta de Compromiso con el Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI .

• Se inician el diseño e implementación del Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI

• Se logran las siguientes certificaciones por parte del Icontec con una vigencia hasta el 2011 así : NTCGP1000-2004 de carácter nacional

ISO9001-2000-NTC9001-2000 e ISO9001-2000 de IQNET de carácter Internacional

• Se realizan acciones para el Mantenimiento y Mejora del Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI.

• Se declara inexequible la Ley 1152 de 2007 y se realizan ajustes al sistema en sus procesos misionales

• Se logra por parte de Icontec concepto favorable para mantener, actualizar y ampliar el certificado de calidad con las nuevas funciones del Instituto mediante documentos: NTCGP1000-2004 de carácter nacional e ISO9001-2000-NTC9001-2008 e ISO9001-2008 de IQNET de carácter internacional

• Concepto favorable de Icontec para Mantener la Certificación hasta el 2011

• Concepto favorable de Icontec para mantener la certificación hasta el año 2017

NORMATIVIDAD SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI

Constitución Política

de Colombia

Decreto1826 de 1994

Decreto1537 de 2001

Decreto2145 de 1999

Decreto4110 de 2004 y

Decreto 4485 de 2009

MECI

Calidad

Decreto

2913 de 2007

Artículo 209

Artículo 269

Ley 87 de 1993

Ley 872 de 2003

Ley 489 de 1998

NORMAS EXTERNAS Normas InternasLEY 87 DE 1993 ESTABLECE NORMAS PARA EL EJERCICIO DE CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DE ESTADO

LEY 872 DE 2003 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA RAMA EJECUTIVA DELPODER PUBLICOEL SECTOR PUBLICO

NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004 Y 2009

Resolución 1633 de 2006. Adopta el Modelo Estándar de Control Interno.Resolución 2215 de 2006. Integra los dos sistemas

Resolución 3270 de 2007. Adopta los Códigos de Ética y Buen Gobierno.

Resolución 186 de 2008. continua la implementación del sistema integrado.Resolución 1133 de 2008. Adopta el Manual Integrado de Gestión Calidad – MECI, Manual de procedimientos y Mapa de Riesgos. Resolución 1696 de junio 16 de 2010. Ordena la continuidad del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI y reorganiza las instancias de gestión del mismo

DECRETO 1599 de 2005 POR EL CUAL SE ADOPTA EL NUEVO MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 100 2005

FUNDAMENTACIÓN LEGAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALLIDAD MECI DEL INCODER

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA DE LA

ORGANIZACIÓN

POLITICA DE CALIDAD

OBJETIVOS DE CALIDAD

Necesidades presentes y

futuras

Revisiones de dirección

Productos actuales

Desempeño del proceso

Niveles de satisfacción

Despliegue a toda la

organización

Asignación de responsabilidade

s

Comunicación a niveles

pertinentes

Trasladar a contribuciones

individuales

Revisión periódica

Asociar a indicadores

Algunos requisitos exclusivos de MECI o de la NTCGP1000.

Misión y VisiónAutoevaluación y Planes de mejora individual.

Objetivos y Política de Calidad

Control de documentos

MEC I

NTC

GP

10

00

Entre otros

MISIONEjecutar políticas de desarrollo rural, en coordinación con las

comunidades e instituciones pública y privadas relacionadas

con el sector agropecuario, forestal y pesquero, facilitando el

acceso de los pobladores rurales a los factores productivos y

sociales, para contribuir a mejorar su calidad de

vida y al desarrollo socio económico del país.

Para el año 2019, el

INCODER será reconocido

como la entidad líder en la

ejecución de políticas de

desarrollo rural de manera

participativa, competitiva, equitativa y sostenible.

Oficina de Prensa – Coordinación Talento Humano/2008

VISION

• POLITICA DE LA CALIDAD El INCODER se compromete a prestar un servicio oportuno,

transparente, concertado y amable, propendiendo por el mejoramiento continuo que asegure la ejecución eficiente, eficaz y efectiva de las políticas de desarrollo rural, con el fin de contribuir al logro de una vida digna de los pobladores rurales

• OBJETIVOS DE LA CALIDAD1. Mejorar la calidad de vida de los pobladores rurales

2. Aumentar la capacidad de autogestión de los pobladores rurales y entidades territoriales

3. Incrementar la dotación de factores productivos y sociales.

CÓDIGO DE BUENGOBIERNO

Compromisos éticos de la Alta Dirección respecto a la gestión íntegra, eficiente y transparente en su labor de dirección y/o gobierno, promulgados ante los

diversos públicos y grupos de interés.

Se constituye en la principal herramienta para alinear a todo el equipo de trabajo dentro de un estilo de dirección unificado.

CODIGO DE ETICA

Conjunto de Principios, valores, y Directrices dirigidos a incorporar en la cultura de la entidad buenas prácticas organizacionales de integridad y transparencia, en coherencia con el CBG.

INSTRUMENTOS DE GESTION ETICA

PRINCIPIOS DE LA ENTIDAD• El interés general prima sobre el interés particular.

• La equidad, la justicia y la verdad se manifestarán permanente en las actuaciones y decisiones del instituto.

• La finalidad fundamental del Instituto es contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los pobladores rurales.

• El INCODER reconoce que las diferencias individuales son naturales y fundamentales para la integración y desarrollo de la Entidad y su posicionamiento en la sociedad.

PRINCIPIOS DE LA ENTIDAD

• Los ciudadanos tienen derecho a participar en las decisiones públicas que los afecten.

• Reconocimiento a la preservación y conservación del medio ambiente como medida de aseguramiento del equilibrio del medio rural desde una perspectiva global.

• El servidor público tiene como función servir con eficiencia, eficacia y efectividad a la ciudadanía.

• La administración de los recursos públicos exige la rendición de cuentas a la sociedad sobre su manejo, utilización y los resultados de su gestión.

VALORES INSTITUCIONALES

• Responsabilidad y Cumplimiento• Honestidad • Compromiso• Pertenencia e Identidad• Solidaridad y Colaboración• Respeto • Calidad • Confianza y Transparencia• Tolerancia• Servicio

Operatividad del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Los resultados deseados se logran más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso

Enfoque basado en Procesos

• Identificar sistemáticamente las actividades necesarias para obtener un resultado esperado

• Identificar procesos que inciden en la calidad

• Identifica y medir las entradas y salidas de un proceso

• Identificar clientes y proveedores de un proceso

• Identificar las interrelaciones entre los procesos

Enfoque basado en Procesos

• Establecer responsabilidad autoridad y criterios de medición del desempeño de los procesos

• Identificar factores que mejorarán los procesos

• Evaluar riesgos de los procesos respecto a los interesados

• Reducir riesgos y variación de procesos

Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan,

que transforman entradas en salidas

ENTRADAS

Todo lo que se transforma

RECURSOS

PROCESO

SALIDAS

Resultados de un proceso

Permiten la transformación de

las entradas

PHVA: GESTION DE LA CALIDAD

A P

V H

Actuar correctamente

Actuar correctamente

VerificarVerificar

Establecer metas

Establecer metas

Establecer métodos

Establecer métodos

Educar y entrenarEducar y entrenar

Ejecutar y recolectar

datos

Ejecutar y recolectar

datos

ACTUARACTUAR PLANEARPLANEAR

HACERHACERVERIFICARVERIFICAR

TIPOS DE PROCESOS

PROCESOS ESTRATEGICOS Establecen el norte del proceso operativo enfocan a la organización a los propósitos fundamentales

PROCESOSMISIONALES Razón de ser de la empresa.

PROCESOS DE APOYO Permite Que procesos operacionales se desarrollenA partir del suministro de recursos

PROCESOS DE EVALUACION Permite hacer el control y seguimiento al desempeño de los proceso para verificar la calidad del producto o servicio

¿Por qué son complementarios los sistemas de calidad y MECI?

1. Los dos contribuyen a alcanzar los fines esenciales del estado, establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia.

2. Tienen elementos comunes

3. Aquellos elementos que no son comunes a las dos, igual contribuyen a alcanzar los fines esenciales del estado.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS• UBICACIÓN EN EL MAPA DE PROCESOS

• OBJETIVOS• REQUISITOS POR CUMPLIR• ENTRADAS• SALIDAS• DUEÑOS • CLIENTES• ACTIVIDADES• RECURSOS• DOCUMENTACIÓN• MEDICIÓN- INDICADORES DE GESTIÓN• REQUISITOS ISO 9001 -RELACIONADOS

Procesos Certificados

•Tres procesos estratégicos con 18 procedimientos

•Diez procesos misionales 44 procedimientos

•Nueve procesos de apoyo con 53 procedimientos

•Un proceso de evaluación y control con 7 procedimientos

•TOTAL 23PROCESOS • TOTAL 122 PROCEDIMIENTOS

Procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI

CERTIFICACIÓNES

IQNETISO 9001 - 2008NTCGP 1000

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1REQUISITOSGENERALES

EstablecerDocumentar

Implantar MantenerY Mejorar

4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL

NTC-GP 1000:2009 CAPITULO 4

4.2.1GENERALIDADES

4.2.4CONTROL DE

REGISTROS

4.2.2MANUAL

DE CALIDAD

4.2.3CONTROL DE DOCUMENTOS

DOCUMENTACIÓN DEL SGC• Política y Objetivos de la calidad

• Manual de calidad• Procedimientos documentados

requeridos por ISO 9001: 2008• Registros requeridos por la norma• Documentos necesitados por la

organización para asegurarse de la eficaz planificación , operación y control de sus procesos

Procedimientos Obligatorios del sistema

• Para el control de documentos• Para el control de registros• Para el Tratamiento de Producto no

conforme• Para Acciones correctivas• Para Acciones preventivas• Para auditorias internas

INICIO

IDENTIFICA NECESIDAD

ASIGNA RESPONSABLE DE ELABORACIÓN

PROYECTA DOCUMENTO

SOCIALIZA DOCUMENTO

REVISA Y APRUEBA

CODIFICA

ACTUALIZA LISTADO DOCUMENTOS

DEVUELVE DOCUMENTO

DUEÑO O RESPONSABLE DEL PROCESO

SERVIDOR DESIGNADO GRUPO DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

NO

SI

REMITE PARA APROBACIÓN

FIN

CODIFICACIONGG Gestión Gerencial

ASIG Administración Sistema Integrado de Gestión

P Planeación

OS Otorgamiento de Subsidio

IPDR Implementación de Proyectos de Desarrollo Rural

PAREL Fomento de la Pesca Artesanal y la Acuicultura de Recursos Limitados

DPAT Desarrollo de Proyectos de Adecuación de Tierras

GAE Gestión de Asuntos Étnicos

PAS Promoción, Acompañamiento y seguimiento

PA Procesos Agrarios

OP Ordenamiento Productivo

TB Titulación de Baldíos

AC Atención al Ciudadano

GTH Gestión de Talento Humano

CID Control Interno Disciplinario

GRF Gestión de Recursos Financieros

GC Gestión de Contratación

GLBS Gestión Logística de Bienes y Servicios

GD Gestión Documental

CP Comunicación Pública

GIT Gestión de Información y Tecnología

GJ Gestión Jurídica

EC Evaluación y Control

SOLICITUD PARA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCESO:

NOMBRE EMITIDO POR FECHA UBICACIÓNACCESO LIBRE /

ACCESO RESTRINGIDO

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

DISTRIBUCIÓN

No ejemplares

Proceso

               

               

               

               

               

               

               

               

               

               

               

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS

CONTROL DE REGISTROS

INICIO

IDENTIFICA LOS REGISTROS

ORGANIZA CARPETAS ROTULADAS

LEGAJA CRONOLOGICAMENTEY FOLIA

ELABORA LISTADO F6-PE-ASIG

CÓDIGO SERIE

CAJ A

OBSERVACIONES:

INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL - INCODER

OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO

FOLIOS: DEL CARPETA FOLDER DE

SERIE DOCUMENTAL

NOMBRE DE LA SERIE

TITULO DE CARPETA

CONSECUTIVO O RANGO

FECHAS EXTREMAS DE LA CARPETA

DIA/ MES/ AÑO / INICIAL DIA/ MES/ AÑO - FINAL

LOCALIZACIÓN

FIN

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

NTC- GP1000:2009 CAPITULO 5

5.1 COMPROMISODE LA

DIRECCIÓN

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 5.3 POLITICA DE CALIDAD

5.4 PLANIFICACIÓN

Objetivosde la calidad Planificación

5.5 RESPONSABILIDADAUTORIDAD Y

COMUNICACIÓN5.5.1 Responsabilidad y

Autoridad

5.5.2 Representante de La Dirección

5.5.3 ComunicaciónInterna

5.6 REVISIÓN POR LADIRECCIÓN

5.6..1 Generalidades

5.6.2 Información paraLa revisión

5.6.3 Resultados dela revisión

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

DETERMINAR Y PROPORCIONAR RECURSOS

NECESARIOS PARA :

IMPLEMENTAR Y MANTENER SGC Y MEJORAR

CONTINUAMENTE SUEFICACIA

AUMENTAR LA SATISFACCIÓNDEL CLIENTE MEDIANTEEL CUMPLIMIENTO DE

SUS REQUISITOS

R. HUMANOS(6.2)

INFRAESTRUCTURA(6.3)

AMBIENTE DE TRABAJO(6.4)

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.1 PLANIFICACIÓNDE LA

RELIZACIÓN DEL PRODUCTO

7.2 PROCESOS RELACIONADOS

CON LOS CLIENTES

7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS

DE SEGUIMIENTOY MEDICIÓN7.5 PRODUCCIÓN

Y PRESTACIÓNDEL SERVICIO

7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES

7.3 DISEÑOY

DESARROLLO

8. MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORADESEMPEÑO DE PROCESOS

Satisfacción delcliente

AuditoriaInterna

Análisis deDatos

Seguimiento y medición delos Procesos

Seguimiento y medición de producto

Control delProducto

No conforme

Mejoramiento

Acciones correctivas

Acciones Preventivas

8. “MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA”

8.5.1 Mejora Continua

8.5.2Acción Correctiva

8.5.3Acción Preventiva

8.2.1Satisfacción del Cliente

8.2.2Auditoría Interna

8.2.3Seguimiento y Medición de

los Procesos

8.2.4Seguimiento y Medición del

Producto y/o Servicio

8.5Mejora

8.1Generalidades

8.2Seguimiento y

Medición

8.3Control del

Producto y/o Servicio No Confor m e

8.4Análisis de

Datos

CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

CONCEPTO

Producto no conforme

Resultado de un proceso que no cumple con los requisitos específicos, lo que impide darle visto bueno a su conformidad.

IDENTIFICACI Ó N

F U ENTES

Desempeño del proceso

A u d i t o r í as

Controles de Calidad

DeshechoAcción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto

Liberación

Acción mediante la cual se aprueba un Producto No Conforme. Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso

TRATAMIENTO

Reproceso

Acción tomada sobre un producto o servicio no conforme para que cumpla con los requisitos.

ReparaciónAcción tomada sobre un producto o servicio no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista.

Reclasificación

Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con los requisitos que difieren de los iniciales.

PROCEDIMIENTOPR4-PE-ASIG Control de producto no conforme

Representante Alta Dirección

Grupo de Desarrollo Organizacional

Dueño de ProcesoD. Territorial

Quien identifique la no conformidad

Diligencia la parte del formato correspondiente a la verificación y tratamiento y control del producto no

conforme

Trimestralmente elabora informe análisis del defecto sobre las acciones de mejora

Trimestralmente elabora informe análisis del defecto sobre las acciones de mejora

FIN

PROCEDIMIENTOPR4-PE-ASIG-02 Control de producto no conforme

Representante Alta Dirección

Grupo de Desarrollo Organizacional

Dueño de ProcesoD. Territorial

Quien identifique la no conformidad

INICIO

Identifica el producto no conforme, describe situación. F7-PE-ASIG

Determina el tratamiento a seguir y designa la persona responsable, punto de control.

R3-PE-ASIG

Defina acciones para eliminar la no conformidad, punto de control.

R3-PE-ASIG

Verifica la acción tomada que solucionó el producto no conforme, identificando el punto de control

R3-PE-ASIG

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

INICIO

IDENTIFICA NO CONFORMIDAD

REGISTRA NO CONFORMIDAD EN EL F3-PE-ASIG

AUDITOR O QUIEN DETECTE LA NO CONFORMIDAD

DUEÑO O RESPONSABLE DEL PROCESO

RECIBE INFORME Y ASIGNA RESPONSABLE PARA IMPLEMENTAR LA ACCIÓN

RESPONSABLE

ANALIZA CAUSAS Y TOMA ACCIONES PERTINENTES

HACE SEGUIMIENTO HASTA CERRAR LA NO CONFORMIDAD

REVISA QUE LAS ACCIONES HAYAN SIDO EFICACES

GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

REVISA ACCIONES TOMADAS Y ELABORA INFORME PARA LA ALTA DIRECCIÓN

FIN

ANÁLISIS DE CAUSAS – DIAGRAMA CAUSA POR QUÉ – POR QUÉ

EFECTO POR QUÉ POR QUÉ POR QUÉ (CAUSA RAÍZ)

ACCION: CORRECTIVA________ PREVENTIVA________

No Acción Responsable Fecha inicio

SITUACIÓN DETECTADA NO CONFORMIDAD PROBLEMA QUEJA O RECLAMO OBSERVACIÓN CONSECUTIVO NO CONFORMIDAD POTENCIAL OTRA

NOMBRE DE QUIEN REPORTA O AUDITOR: FIRMA:

CORREO ELECTRÓNICO:

DEPENDENCIA: FECHA:

Numeral de la Norma

NTCGP1000 o MECI 1000

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN DETECTADA: Nota: En el caso de queja o reclamo, registre día, hora y medio por el cual se comunicó con el cliente informándole sobre el trámite

CORRECCIÓN PROPUESTA:

PERSONA / GRUPO RESPONSABLE POR IMPLEMENTAR LA CORRECCIÓN NOMBRE DEL RESPONSABLE: Firma :________________________ Cargo: ___________________________

ACCION: CORRETIVA___________(Marcar x) PREVENTIVA__________(Marcar x)

Fecha Descripción de las actividades de seguimiento

Nombre del Responsable

Firma

OBSERVACIONES A LA EFECTIVIDAD, EFICIENCIA Y/O EFICACIA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACCIONES PARA SOLUCIONAR LA SITUACIÓN DETECTADA:

Eficaz Fecha de cierre SI NO

FECHA ________________ FIRMA_____________________NOMBRE______________

INDICADORES DE GESTIÓN

PARA EL SISTEMA DE CALIDAD CON ENFOQUE POR

PROCESOS.

Tipos de indicadores1.Eficacia: Grado en el que se realizan las

actividades planificadas y se alcanzan los resultados.

2.Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

3.Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

REQUISITOS NTC GP 1000

•La entidad debe métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, y cuando sea posible, su medición. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia).

•El seguimiento y la medición del impacto (efectividad) de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados pueden realizarse por proceso, por conjunto de procesos o en forma global del sistema.

•Como resultado del seguimiento de la medición y seguimiento de los proceso, deben llevarse a cabo correcciones, acciones preventivas y/o correctivas, según sea conveniente.

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

REQUISITOS NTC GP 1000

•La entidad debe hacer un seguimiento y medir las características del producto y/o servicio, para verificar que se cumplen sus requisitos. Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto y/o prestación del servicio según las disposiciones planificadas (véase el numeral 7.1). Debe mantenerse evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación.

8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio

PROCESO / PROCEDIMIENTO: Describir el nombre del proceso objeto de la medición.

PROPOSITO: Cual es el propósito y/o la razón de la medición.

META: Forma desde el punto de vista cuantitativo que se desea alcanzar, el logro propuesto en el propósito. Parámetro medible, mensurable y controlable.

FORMULA: Descripción de la formulación del indicador con el cual vamos a realizar monitoreo del alcance y logro de la meta. (Fracción: Numerador / Denominador).

QUE MIDE: El indicador y/o formula debe buscar uno de los siguientes criterios: medir; eficacia, eficiencia, efectividad.

FRECUENCIA DE MEDICION: Definir la frecuencia de medición: (Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral, Anual)

• FUENTE DE DATOS: De donde sale la información y donde se almacena.

• RESULTADOS DE LA MEDICION: Colocar los resultados de la medición en el cuadro indicado correspondiente al mes de la medición.

• ANALISIS DE LA INFORNACION: El responsable del proceso debe evaluar los resultados del proceso, propósito, meta y formula, con el fin de identificar oportunidades de mejoramiento del proceso objeto de la medición y la consecuencia del logro de la meta. Dejando evidencia de estos análisis.

• GRAFICA DE COMPORTAMIENTO: Graficar cual ha sido el comportamiento de la medición realizada, puede ser en forma de columnas, barras, circulares, anillos, líneas, etc.

• TOMA DE ACCIONES : Describir brevemente la decisión adoptada. Acción preventiva cuando la tendencia es desfavorable, Acción correctiva cuando incumple la meta, no tomar acción cuando no incumple ni existe tendencia desfavorable o acción de mejora cuando se desea ser más estricto.

AÑO TERRITORIAL

   

 

PROCESO  

 

PROPOSITO DEL INDICADOR  

 

NOMBRE DEL INDICADOR  

 

META  

 

FORMULA  

 

QUE MIDE  

 

FRECUENCIA DE MEDICION  

 

FUENTE DE DATOS  

NOTA: A continuación, diligencie las casillas que no tienen fórmula, es decir las de color blanco.

RESULTADOS DE LA MEDICION

META A MEDIR Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Cumplimiento Mes (%)

                       

Cumplimiento Acumulado (%)

                       

Valor real mes                        

V/Real acum. - - - - - - - - - - - -

Valor plan mes                        

V/ plan acum. - - - - - - - - - - - -

 

   

                             

ANALISIS TENDENCIA INDICADOR DEL MES ANALIZADO

 

GESTIÓN DEL RIESGOS

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI

Según la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000-2009), “es toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impiden el logro de sus objetivos”.

¿QUÉ ES UN RIESGO?

1.3 Componente Administración del Riesgo

Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten autocontrolar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos propuestos

Componente Administración del

Riesgo

1. Subsistema de Control Estratégico

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

COMPONENTES ELEMENTOS1.1.Ambiente de control •Acuerdos, compromisos o protocolos

éticos.•Desarrollo del talento humano•Estilo de Dirección

1.2. Direccionamiento estratégico

•Planes y programas•Modelo de operación por procesos•Estructura Organizacional

1.3.Administración de riesgos

•Contexto estratégico•Identificación de riesgos•Análisis de riesgos•Valoración de riesgos•Políticas de administración de riesgos

Ley 87 de 1993: Por la cual se

establecen normas para el

ejercicio del control interno en las

entidades del Estado.

Artículo 2. Literal a). Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.

Artículo 2. Literal f). Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.

Ley 87 de 1993

Administración del Riesgo

Etapas de la administración del riesgo

Tratamiento al Riesgo ResidualPlan de Contingencia

Modelo Estándar de Control Interno MECI

1000:2014

MECI1000:2014

RIESGO

Situación o evento que afecta o puede afectar el logro de los objetivos institucionales.

Inventario de Riesgos

Políticas de Administración del Riesgo en el Incoder

ASUMIR EL RIESGO

Contexto estratégico

Observación, distinción y análisis de las circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales.

Permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad pública, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos.

Elemento de Control

EXTERNOEconomía: Disponibilidad de Capital, emisión de deuda o no pago de la misma, liquidez…Políticos: Cambios de Gobierno, Legislación, Políticas Públicas, Regulación.Sociales: Demografía, Responsabilidad Social, Terrorismo.Tecnológicos: Interrupciones, Comercio electrónico, datos externos, tecnología emergente.

INTERNOInfraestructura: Disponibilidad de activos, capacidad de los activos, acceso al capital.Personal: Capacidad del Personal, Salud, Seguridad.Procesos: Capacidad, diseño, ejecución, proveedores, entradas, salidas, conocimiento.Tecnología: Integridad de datos, disponibilidad de datos y sistemas, desarrollo, producción, mantenimiento.

Identificación de riesgos

Estableciendo las causas y los efectos.

Posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad Pública, que ponen en riesgo el logro de la Misión

Elemento de Control

¿Qué puede ocurrir?

¿Cómo puede suceder?

¿Quién puede generarlo?

¿Por qué se puede presentar?

¿Cuándo puede ocurrir?

¿Qué consecuencias traería su ocurrencia?

Categorías de Riesgos• Hurtos/fraude.• Sanciones legales. • Daño activos. • Costos excesivos.• Pérdida de confianza y Credibilidad

Pública.• Decisiones erróneas de la Gerencia.

Análisis de riesgos

Calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo.

Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos (riesgos) positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias (efectos)

Elemento de Control

Valoración de riesgos

Permitiendo estimar las acciones para su tratamiento (Riesgos Residual).

Determina el nivel o grado de exposición de la entidad pública al impacto del riesgo.

Elemento de Control

Aplicando estos criterios que se desplaza a una casilla inferior, la probabilidad o el impacto?????

Sí

Impacto

Sí

RIESGO RESIDUAL

Probabilidad

Políticas de Administración del riesgos

Respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública.

Permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones

Elemento de Control

Políticas en el Incoder

REDUCIR

EVITAR

Tratamiento al Riesgo Residual

Plan de ContingenciaTratamiento del Plan de

Contingencia

• Define las acciones necesarias que se deben adelantar una vez el riesgo se ha materializado

• Genera acciones correctivas, como resultado de la materialización de una no conformidad

Actividades a desarrollar

Generar acciones(Plan de Acciones Correctivas)

Definir responsableDel Plan

Definir tiempos derespuesta