Instrucţiuni  

Cum puteţi deveni furnizori            

  Pag.2�

Cuprins     

1. Evoluţia portalului Achiziţii ............................................................ 3 

1.1  Portalul global de achiziţii ............................................................................................................. 4 

2. Înregistrare pe portal ca furnizor individual .................................. 5 2.1  Creare utilizator .............................................................................................................................. 5 

2.2  Completarea Fişei de identificare ................................................................................................ 7 

3. Scouting/calificare ............................................................................ 11 3.1  Alegerea grupului de produse .................................................................................................... 11 

3.2  Activare solicitată ......................................................................................................................... 16 

4. Definirea utilizatorului master ...................................................... 30 4.1  Acceptare Regulament achiziţii şi definire Utilizator master ................................................. 30 

4.2  Modificare Utilizator Master ........................................................................................................ 31 

5. Definirea noilor utilizatori ............................................................. 32 

6. Gestionarea serviciilor eProcurement ........................................... 34 6.1  Gestionarea acreditărilor ............................................................................................................ 34 

6.2  Servicii cu opţiuni suplimentare (Sourcing, SAGA, Web-EDI) .............................................. 36 

6.3  Gestionarea datelor cu caracter personal ................................................................................ 39 

7. Înregistrarea pe portal a furnizorilor complecşi .......................... 42 7.1  Consorţii şi RTI ............................................................................................................................. 42 

7.2  Societate lider în cadrul unui consorţiu sau mandatar al RTI ............................................... 42 

7.3  Societate membră a unui consorţiu sau o societate executantă în cadrul unei RTI ......... 44 

7.4  Măsuri suplimentare pentru societatea lider în cadrul unei RTI ........................................... 44 

 

     

  Pag.3�

1. Evoluţia portalului Achiziţii    

Portalul Achiziţii suferă în prezent o nouă schimbare şi devine un adevărat instrument de lucru şi de control pe care Enel îl pune la dispoziţia propriilor furnizori.

Fiind singurul punct de acces la lumea eProcurement din grupul Enel, noul portal are la bază trei principii fundamentale:

• Centralizarea rolului de furnizor • Adoptarea unor instrumente informatice inovatoare • Introducerea unor proceduri univoce valabile la nivel global

Portalul Achiziţii recunoaşte furnizorului o mai mare autonomie de decizie în activităţile de administrare a propriilor date cu caracter personal şi în utilizarea serviciilor eProcurement

De asemenea, permite raţionalizarea informaţiilor prin utilizarea de instrumente inovatoare, precum:

» „Fişa de identificare” a societăţii » „Legătura” informatică cu propriii utilizatori » Diversificarea profilurilor asociabile acestora

Toate serviciile eProcurement disponibile pe portal sunt reglementate de un singur act normativ: Regulamentul eProcurement.

Societăţile vor putea, de asemenea, să se bazeze pe o structură de categorii de produse univocă şi valabilă pentru toate societăţile Grupului Enel.

  Pag.4�

1.1 Portalul global de achiziţii

Portalul global de achiziţii este singurul punct de acces pentru înregistrarea furnizorilor şi accesul ulterior la lumea Global Procurement Enel.

Prin înregistrarea de tip global, fiecare furnizor poate să îşi gestioneze relaţia cu orice societate din Grupul Enel printr-un singur proces de înregistrare.

Prin această nouă funcţie, furnizorul, utilizând numele şi parola unice, poate să interacţioneze cu toate societăţile Grupului Enel prin intermediul tabloului de bord global (denumit „myHome”) şi să utilizeze toate serviciile disponibile: să răspundă invitaţiilor de participare la licitaţie, să îşi gestioneze propriul proces de calificare, să vizualizeze propriile rezultate de vendor rating etc.

Această funcţionalitate este activă nu doar pentru noii furnizori, ci şi pentru furnizorii deja înregistraţi pe portalurile locale existente.

Înregistrarea furnizorului prin intermediul PortalOne (Portalul global de achiziţii) este prima etapă obligatorie pentru orice tip de cooperare comercială cu societăţile Grupului Enel şi are obiectivul de a garanta disponibilitatea datelor furnizorilor în toate sistemele de aprovizionare ale Grupului Enel.

Procesul de înregistrare este simplu şi rapid: Furnizorii sunt invitaţi să ofere datele propriei societăţi, să aleagă o parolă şi să selecteze societăţile din cadrul Grupului Enel şi categoriile de produse de interes.

 

   

  Pag.5�

2. Înregistrare pe portal ca furnizor individual  

   

2.1 Creare utilizator

Pentru a înregistra în mod corect o societate pe PortalONE, mai întâi, trebuie ca utilizatorul, care trebuie să fie NEAPĂRAT o persoană fizică, să îşi creeze propria parolă (numele de utilizator nu poate fi legat direct de o societate).

Pentru a începe înregistrarea, faceţi clic pe link-ul „Inregistreaza-te pentru a accesa servicii online” din caseta de login „MyEnel”.

               

În acest punct, puteţi accesa fereastra în care vă veţi introduce datele şi veţi alege parola de acces

 

Pentru a finaliza înregistrarea, trebuie să acceptaţi Condiţiile generale privind serviciile oferite şi clauzele legale şi, în cele din urmă, să faceţi clic pe „Înregistrare”

  Pag.6�

Înregistrarea utilizatorului se încheie cu:

• Afişarea ferestrei rezumative a datelor introduse • Trimiterea unui e-mail de notificare la adresa

specificată de utilizator, care conţine link-ul de activare

        

După ce aţi făcut clic pe linkul de activare din e-mail, trebuie să faceţi clic pe butonul „Înregistrare” pentru a finaliza înregistrarea. Un e-mail de întâmpinare notifică utilizatorul că accesul său la portal a fost autorizat.

                               

          

 

  Pag.7�

2.2 Completarea Fişei de identificare

După finalizarea creării numelui de utilizator, începe etapa de completare a Fişei de identificare, care permite finalizarea înregistrării societăţii pe portal.

În cazul în care utilizatorul nu completează în mod corect Fişa de identificare, deşi va apărea ca fiind înregistrat, nu poate avea acces la serviciile eProcurement, putând doar consulta informaţiile de pe portal.

Formularul de „Introducere date noi" este împărţit în cinci secţiuni:

1) În prima secţiune trebuie să introduceţi datele proprii, informaţiile de contact (telefon, fax, e-mail).

 

2) În secţiunea „Date cu caracter personal”, trebuie să introduceţi datele cu caracter personal şi cele fiscale ale societăţii. Informaţiile minime care trebuie să fie introduse în această secţiune se modifică în funcţie de valoarea selectată pentru câmpurile „Formă juridică” şi „Naţiune". Furnizorii din Columbia şi din America de Nord (SUA şi Canada) trebuie să anexeze la înregistrare anumite documente obligatorii, făcând clic pe butoanele speciale:

  Pag.8�

3) În a treia secţiune, trebuie să introduceţi datele cu privire la sediul social.

În cazul în care codul fiscal este deja prezent în arhiva Enel, va fi suficient să selectaţi societatea căreia îi va fi asociat numele de utilizator, alegând-o din lista generată automat

Puteţi adăuga alte locaţii, făcând clic pe butonul „Adăugare nou”. Faceţi clic pe „Înainte” pentru a trece la etapa următoare.

4) Secţiunea „Mai multe informaţii” permite furnizarea de date privind situaţia economico-financiară a întreprinderii şi domeniul în care activează.

  Pag.9�

Secţiunea „Tip de furnizor” permite specificarea tipului de activitate desfăşurată. În cazul în care tipul este „Distribuitor comercial/Agent comercial”, trebuie să indicaţi datele producătorului.

În cazul în care înregistrarea este finalizată doar cu scopul de a emite facturi prin serviciul Web-EDI sau dacă vă înregistraţi ca societate lider în cadrul unei grupări temporare de întreprinderi sau al unui consorţiu, trebuie să bifaţi căsuţa din partea dreaptă jos.  

5) Ultima secţiune rezumă informaţiile principale introduse în pasajele anterioare.

Făcând clic pe „Trimitere date”, se încheie înregistrarea datelor societăţii şi, dacă nu a fost bifată căsuţa în fereastra precedentă, veţi accesa secţiunea privind alegerea grupurilor de produse în vederea îndeplinirii procedurii de scouting/calificare.De asemenea, este trimis un e-mail de confirmare la adresa specificată în timpul completării, care indică modul de finalizare a înregistrării pe portal.

  Pag.10�

Ulterior, sunteţi redirecţionat la propriul tablou de bord MyHome, unde singura secţiune completată este cea cu privire la datele cu caracter personal ale societăţii (în cazul primei înregistrări).

 

  Pag.11�

3. Scouting/calificare   3.1 Alegerea grupului de produse

Pentru ca o societate să poată participa la licitaţiile organizate de Grupul ENEL, în afara înregistrării, trebuie să finalizaţi cu succes o etapă de Scouting/Calificare pe cel puţin un grup de produse.

În cazul în care societatea este deja înregistrată şi doreşte să creeze o cerere de Scouting/Calificare pentru un nou grup de produse, ca să continuaţi, este suficient să faceţi clic pe „Activare solicitare nouă” din secţiunea myHome „Scouting/Calificare.

Parcursul „Scouting/Calificare” începe prin selectarea categoriei sau a Grupurilor de produse care vă interesează, consultând lista completă sau utilizând formularul de căutare.

  Pag.12�

În secţiunea „Rezultatele căutării”, faceţi clic pe codul categoriei de produse pentru a vizualiza informaţii detaliate asupra categoriei în cauză şi selectaţi societatea din cadrul grupului Enel care vă interesează.

În funcţie de alegerea dvs., va fi iniţiat un proces de calificare locală sau scouting. Cerinţele minime de calificare/scouting se modifică în funcţie de societatea aleasă.

  Pag.13�

În cazul in care Grupul de Marfa ales este de interes internațional (Global) sau este considerat strategic la nivel mondial și este comun pentru toate Unitatile de Achiziții Globale ale Enel, va fi posibil sa se opteze in anumite cazuri, intre a alege sau nu optiunea de Calificare Globala, valabila pentru toate companiile Grupului Enel, sau a alege optiunea Scouting, limitata doar la o anumita societate.

 

În cazul activării unui parcurs de Calificare/Scouting pentru o altă societate decât Endesa, trebuie să alegeţi dacă activaţi solicitarea ca societate individuală sau ca mandatar al RTI. Faceţi clic pe „Activare solicitare” pentru a iniţia procesul de completare a chestionarului, faceţi clic pe „Mergi înapoi” pentru a reveni la fereastra de selecţie a categoriei de produse.

În cazul unui parcurs dublu, continuaţi în mod normal cu activarea cererii: doar ulterior vi se va solicita să alegeţi efectuarea parcursului de scouting sau de calificare.

  Pag.14�

În cazul activării unui parcurs de Calificare/Scouting pentru o societate din Grupul Endesa, trebuie să specificaţi dacă vă înregistraţi doar pentru a putea gestiona anumite produse şi facturi pe Colabora (faceţi clic pe „Nu”) sau dacă sunteţi interesat să răspundeţi invitaţiilor de participare la licitaţie (faceţi clic pe „Da”).

• În cazul în care răspunsul este „Nu”, nu trebuie să completaţi niciun chestionar şi va fi suficient să acceptaţi regulamentul eProcurement (a se vedea secţiunea 4.1) pentru a vi se permite să activaţi pe Colabora. Acest lucru este valabil atât pentru categoriile de produse cu parcurs de calificare, cât şi pentru cele cu parcurs de scouting.

• În cazul în care răspunsul este „Da” şi parcursul ales este de Calificare, va fi afişată o invitaţie de finalizare a procesului de calificare în Repro (făcând clic pe linkul aferent), după verificarea îndeplinirii cerinţelor minime prevăzute.

• În cazul în care răspunsul este „Da” şi parcursul ales este de Scouting, va trebui să alegeţi dacă activaţi

cererea ca societate individuală sau ca mandatar al RTI. Faceţi clic pe „Activare solicitare” pentru a iniţia

procesul de completare a chestionarului, faceţi clic pe „Mergi înapoi” pentru a reveni la fereastra de selecţie a

categoriei de produse.

  Pag.15�

 

• În cazul categoriilor de produse de interes internaţionale (global), candidatura în vederea calificării presupune alegerea societăţilor din grupul Enel cu care furnizorul intenţionează să colaboreze. Selectaţi apoi ţările de interes, luând în considerare indicaţiile din cerinţele tehnice.

  Pag.16�

3.2 Activare solicitată  

Scouting-ul este o etapă a parcursului de calificare obligatorie pentru toate categoriile de mărfuri; calificarea este, în schimb, solicitată doar pentru unele dintre acestea.

În cazul Scouting-ului, se completează anumite fişe informative cu privire la activitatea principală a societăţii, referirile la lucrări anterioare sau la furnizări către Enel sau terţi şi eventuale certificate obţinute de la alte entităţi.

În cazul parcursului de Calificare, trebuie să completaţi alte fişe informative şi să furnizaţi informaţii suplimentare şi mai detaliate (inclusiv sub formă de documente anexate).

În acest caz, personalul responsabil Enel, după o evaluare atentă a informaţiilor furnizate de societate, îşi va exprima părerea cu privire la conformitatea lor.

Dacă cererea de Scouting/Calificare are rezultat pozitiv, veţi face parte din lista furnizorilor calificaţi, ceea ce vă permite să participaţi la licitaţiile organizate de Enel.

 

Numărul de fişe ale chestionarului de Scouting/Calificare variază în funcţie de anumite variabile, de exemplu, dacă este vorba despre o întreprindere individuală sau despre un consorţiu sau o grupare temporară de întreprinderi, dacă este vorba despre un grup de produse doar de Scouting, doar de Calificare sau despre o categorie mixtă Scouting/Calificare, care dictează parcursul de urmat.

Pentru a putea completa fişele din chestionar, trebuie să vă exprimaţi acordul cu privire la „Prelucrarea datelor cu caracter personal”.

  Pag.17�

Procentul de înaintare permite evaluarea a cât a mai rămas de completat din chestionar.

Legenda subliniază modul în care puteţi vizualiza imediat starea de completare a fişelor: fişele necompletate sunt marcate cu un pătrăţel roşu, care devine de culoare verde pentru fişele completate.

În prima fişă, fişa „Contact”, trebuie să fie introduse datele persoanei fizice de referinţă pentru societate în ceea ce priveşte cererea de Scouting/Calificare. Puteţi să introduceţi un contact nou sau să îl lăsaţi pe cel legat de propriul nume de utilizator (opţiune implicită). Faceţi clic pe „Salvare” şi apoi pe „Înainte”.

Fişa Referinţe trebuie să fie completată cu lista lucrărilor/produselor furnizate de către societatea respectivă pentru Enel sau pentru terţi în ultimii trei ani şi, opţional, cu cifra de afaceri anuală limitată doar pentru grupul de produse. Făcând clic pe „Adăugare nou”, se deschide fereastra de introducere a referinţei.

 

  Pag.18�

Trebuie să introduceţi cel puţin o referinţă pentru a putea continua completarea chestionarului. De asemenea, puteţi şterge o referinţă; însă, pentru a o putea face, trebuie să fie introduse mai multe referinţe. Faceţi clic pe „Salvare” şi apoi pe „Înainte”

 

  Pag.19�

Fişa Certificări indică dacă există sau nu certificări şi, în cazul în care există, de ce tip. Eventualele certificări obţinute trebuie să fie anexate în format electronic (PDF, JPG, PNG), la cerere:

  Pag.20�

Fişa Consorţii - RTI este prezentă doar în cazul în care s-a ales parcursul de scouting/calificare ca mandatar al RTI sau ca societate lider în cadrul unui consorţiu (pentru informaţii mai detaliate cu privire la această fişă, a se vedea secţiunea: 7. Înregistrarea pe portal a furnizorilor complecşi).

 

În fişa Documentaţie, în sfârşit, puteţi alege orice documente necesare pentru evaluarea cererii. Pentru anumite categorii de produse, va fi, în schimb, obligatorie introducerea documentaţiei tehnice.

 

  Pag.21�

În cazul în care este selectată un grup de produse doar de Scouting (sau, în cazul unei categorii mixte, de Scouting/Calificare, s-a ales parcursul Scouting), chestionarul se încheie aici:

După ce aţi trimis chestionarul, trebuie să aşteptaţi aprobarea cererii de către personalul responsabil, care vă va fi comunicată prin e-mail la adresa de contact completată în chestionar.

  Pag.22�

Odată aprobată cererea de Scouting de către personalul responsabil, accesând MyHome, furnizorul va putea să verifice dacă statusul cererii s-a modificat în „Înregistrată”. Puteţi:

Să vizualizaţi (fără a putea însă modifica) informaţiile introduse în chestionar, făcând clic pe „Vizualizaţi chestionarul”;

Modificaţi contactul asociat unei anumite cereri, alegând opţiunea „Modificare contact” din meniul „Solicitări generale”;

Extindeţi cererea de Scouting pentru categoria de produse în cauză la o altă ţară (naţiune), alegând opţiunea „Extindere calificare companie” din meniul „Solicitări generale” în secţiunea Scouting/Calificare din myHome. Atunci când această opţiune este disponibilă atât pentru cereri de Scouting, cât şi pentru cereri de Calificare, dar doar după ce statusul cererii o permite („Înregistrată”, „Trimitere RFQ” sau altele).

După ce aţi selectat „Company Qualification Extension” şi aţi făcut clic pe „Activare solicitare nouă”, se deschide o fereastră de selecţie în care puteţi alege societatea vizată de extinderea din cererea de Scouting/Calificare.

Trebuie să completaţi din nou diferitele fişe informative din chestionar, dar anumite câmpuri vor fi automat completate cu informaţiile introduse în cererea precedentă de Scouting/Calificare.

Şi de această dată, după ce aţi trimis chestionarul, trebuie să aşteptaţi aprobarea cererii de către personalul responsabil, care vă va fi comunicată prin e-mail la adresa de contact completată în chestionar.

  Pag.23�

Dacă, în schimb, categoria de produse aleasă este mixtă Scouting/Calificare, trebuie să alegeţi care este parcursul urmat înainte de a trimite chestionarul:

 

Alegând „Calificare”, în urma unei analize de către personalul responsabil a datelor şi a documentelor din chestionar, în cazul aprobării, furnizorul primeşte o comunicare prin e-mail, care conţine invitaţia de a trece la completarea fişei „Transfer bancar” (Taxă cerere); această fişă va fi prezentă doar dacă se specifică exclusiv în avizul de calificare publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (JOUE):

 

  Pag.24�

Accesând myHome, furnizorul poate acum să continue traseul făcând clic pe „Realizaţi transferul” (dacă nu este prevăzută plata prin transfer, mesajul va fi „Completare chestionar”):

Pentru a putea vizualiza „fişa Transfer” (sau „Taxă cerere”), care trebuie să fie completată integral: 

Apoi, doar dacă este prevăzut acest lucru, furnizorul va trebui să achite o contribuţie în valoare de:

1500 EUR+TVA, în cazul primei calificări sau în cazul unui mandatar al RTI sau al unei societăţi lider în cadrul unui consorţiu

1000 EUR+TVA, în cazul unei a doua calificări sau în cazul unei societăţi lider în cadrul unei RTI sau al unei societăţi lider în cadrul unui consorţiu

La fişa Transfer, trebuie să fie anexată dovada efectuării transferului în format electronic (PDF sau JPG) şi trebuie să fie specificate informaţiile de trasabilitate a plăţii (CRO sau TRN).

  Pag.25�

Fişa „Unitate operaţională” enumeră locaţiile societăţii şi caracteristicile lor şi trebuie să fie completată obligatoriu cu cel puţin un punct de lucru: 

 

Ca prim punct de lucru, fişa va importa adresa setată în prealabil ca sediu social. În cazul în care este vorba despre un sediu unic, va fi suficient să indicaţi tipul (sediu comercial, sediu de producţie) şi să specificaţi natura activităţilor desfăşurate:

 

Sediul va fi acum prezent în listă. În cazul mai multor locaţii, operaţiunea trebuie să fie repetată, făcând clic din nou pe „adăugare nou”; în caz contrar, este suficient să faceţi clic pe „înainte”:

 

  Pag.26�

În fişa „Date tehnico-economice”, trebuie să indicaţi documentul contabil de referinţă, luna de închidere contabilă şi anul ultimului bilanţ. Prin anul ultimului bilanţ se înţelege bilanţul încheiat la orice dată a anului indicat în câmp. De exemplu, prin bilanţ 2013 se înţelege bilanţul aferent exerciţiului financiar încheiat la 31 decembrie 2013, dar şi bilanţul aferent unui exerciţiu financiar încheiat la o dată diferită (de exemplu: 31 martie 2013, 30 iunie 2013, 30 septembrie 2013):

 

Pentru fiecare an, sunt indicate anumite informaţii dimensionale, precum şi pentru procentul de repartizare a veniturilor pentru clienţi în ultimii trei ani (evident, dacă data de înfiinţare a societăţii este anterioară celor trei ani, în caz contrar, introduceţi date începând cu data înfiinţării):

 

Introduceţi aceste date, faceţi clic pe „Salvare”.

  Pag.27�

În cele din urmă, trebuie să introduceţi repartizarea beneficiilor doar pentru categoria de produse care face obiectul cererii (în valoare absolută), cu referire la aceeaşi perioadă: 

   

Suma valorilor declarate pentru fiecare categorie de mărfuri nu poate să depăşească în niciun caz valoarea veniturilor nete anuale declarate.

Făcând clic pe „Înainte”, se salvează fişa şi se trece la următoarea

ATENŢIE: informaţiile privind documentul şi perioada de închidere contabilă nu mai pot fi modificate după salvare, din acest motiv, sistemul permite o ultimă posibilitate de modificare:

Odată confirmate, datele nu mai pot fi modificate.

  Pag.28�

În ultima fişă, „Fişa Documentaţie”, va trebui să anexaţi întreaga documentaţie necesară pentru acceptarea cererii: 

 

În anumite cazuri, va fi vorba despre modele de documente de descărcat , completat şi reîncărcat .

Documentele obligatorii sunt cele marcate de triunghiul galben

Anexaţi toate documentele solicitate, având grijă să vedeţi unde se află modelul (fişierul care trebuie descărcat şi completat), salvaţi mai întâi fişierul în calculator, apoi încărcaţi-l din nou după ce a fost completat corect; rezultatul pozitiv al încărcării este indicat cu o bifă:

Lentila de mărire, însă, semnalează posibilitatea de a vizualiza documentul încărcat.

  Pag.29�

După ce aţi încărcat toate documentele solicitate, aţi ajuns la finalul chestionarului, care poate fi trimis apoi spre aprobare: 

 

Acum, nu vă mai rămâne decât să aşteptaţi rezultatul evaluării din partea Enel:

 

        

   

  Pag.30�

4. Definirea utilizatorului master    

4.1 Acceptare Regulament achiziţii şi definire Utilizator master

Pentru a putea beneficia de serviciile oferite de portalul Achiziţii, pe partea laterală a ferestrei de înregistrare, trebuie să acceptaţi regulamentul E-Procurement.

Acceptarea are loc prin accesarea secţiunii „Reguli şi formulare” din MyHome şi prin bifarea celor două căsuţe prin care declaraţi că aţi luat la cunoştinţă şi că sunteţi de acord cu clauzele regulamentului E-Procurement.    

 

 

Regulamentul trebuie să fie acceptat de către utilizatorul master ca reprezentant al societăţii a cărei înregistrare este în curs de finalizare.

Utilizatorul Master este administratorul accesului. Este vorba, aşadar, despre utilizatorul care trebuie să gestioneze accesul la serviciile de eProcurement pentru toţi utilizatorii (inclusiv el însuşi) care au legătură cu Fişa de identificare a societăţii.

 

În urma verificărilor care se impun, va fi trimis un e-mail de confirmare a activării.

La primirea confirmării de activare master şi în urma comunicării depăşirii procedurii de Scouting sau a primei faze de calificare, utilizatorul va fi autorizat automat pentru sistemul de licitaţie „Sourcing licitaţii”. În cazul în care, la alegerea societăţii în timpul cererii de Scouting/Calificare, a fost aleasă o societate din zona Endesa, veţi putea fi autorizaţi pentru sistemul SAGA.

Acceptarea regulamentului privind E-Procurement are loc o singură dată, cu excepţia cazului în care utilizatorul master nu este modificat. 

     

NB După conectare, puteţi gestiona:

a) profilul propriu;

b) puteţi accesa funcţiile Master (link vizibil doar de către Master);

c) puteţi accesa funcţia Gestionare date de identificare (link vizibil doar după aprobarea accesului).

  Pag.31�

4.2 Modificare Utilizator Master

Puteţi modifica Utilizatorul Master asociat Fişei de identificare a societăţii.

Modificarea poate să fie solicitată exclusiv de către Utilizatorul Master „în funcţie” prin link-ul special din secţiunea „reguli şi formulare” din myHome.

Noul utilizator desemnat va primi o invitaţie să accepte regulamentul eProcurement (a se vedea secţiunea 4.1).

În urma acceptării regulamentului, noul utilizator va fi autorizat în vederea Funcţiilor Master, care vor fi dezactivate pentru vechiul utilizator.

 

 

    

  Pag.32�

  

5. Definirea noilor utilizatori   

În cazul în care se doreşte diversificarea responsabilităţilor aferente diferitelor servicii ale portalului de Achiziţii (de exemplu, gestionarea datelor cu caracter personal, accesul la licitaţii online, accesul la sistemul de calificare etc.), este posibilă adăugarea de Utilizatori. Pentru a adăuga un utilizator nou, acesta trebuie să efectueze o nouă înregistrare, alegând un nou nume de utilizator şi o parolă nouă de identificare univocă. Propunerea de „legare” cu datele de identificare ale propriei societăţi este afişată de sistem de fiecare dată când este adăugat un utilizator nou.

  

           

  Pag.33�

După ce aţi creat un utilizator nou, la completarea fişei de identificare, în cazul în care codul fiscal este deja prezent în arhiva Enel, va fi suficient să selectaţi societatea căreia îi va fi asociat numele de utilizator, alegând-o din lista generată automat.  

  

 

Trebuie să selectaţi societatea propusă şi să faceţi clic pe „Înainte”. După selectarea societăţii, este afişată fişa de identificare în format sintetic.  Procedura de corelare este finalizată prin salvarea datelor introduse, făcând clic pe „Trimitere date”. Este afişat un mesaj de confirmare care trimite utilizatorul la secţiunea portalului unde sunt indicate, de asemenea, datele cu caracter personal ale propriei societăţi.

Simultan, este trimis un e-mail la adresa de contact a Utilizatorului Master din societate, informându-l că s-a înregistrat un utilizator nou pe portalul global de achiziţii, utilizând datele fiscale ale societăţii.

Urmând procedura de „corelare”, fiecare societate poate crea şi administra diferiţi Utilizatori, toţi „legaţi” la propria Fişă de identificare.     

NB  

După ce aţi înregistrat Utilizatorul, Portalul efectuează un control al datelor fiscale ale societăţii şi, dacă identifică prezenţa unei fişe de identificare introdusă anterior, o propune utilizatorului. În acest punct, trebuie să verificaţi dacă fişa de identificare propusă este cea a propriei societăţi şi, în caz pozitiv, faceţi clic pe „Selectare”. În cazul în care Fişa de identificare propusă de sistem nu este cea a propriei societăţi, trebuie să faceţi clic pe tasta „Revenire la înregistrare” din fereastra „Corelare utilizator la datele de identificare” pentru a verifica corectitudinea datelor introduse şi, dacă este necesar, pentru a le modifica.

  Pag.34�

6. Gestionarea serviciilor eProcurement    

6.1 Gestionarea acreditărilor

Pentru a autoriza un Utilizator pentru un serviciu, Utilizatorul Master trebuie să acceseze funcţionalitatea de Gestionarea a acreditărilor. Acreditarea unui Utilizator în vederea utilizării unui serviciu înseamnă eliberarea unei autorizaţii pentru a avea acces la serviciul respectiv.

Pentru a avea acces la gestionarea acreditărilor din myHome, Utilizatorul Master trebuie să facă clic pe butonul „Funcţii Master”.

NB

Cele mai importante servicii eProcurement pentru care se poate primi acreditare sunt:

• Scouting/Calificare, pentru gestionarea online a procedurii de calificare;

• Sourcing Licitaţii, pentru participarea la licitaţiile organizate de Enel;

• Gestionarea datelor cu caracter personal, pentru modificarea datelor cu caracter personal ale propriei societăţi;

• Web EDI, pentru transmiterea în format electronic a documentelor comerciale.

În cazul în care, la alegerea societăţii în timpul cererii de Scouting/Calificare, a fost aleasă o societate din zona Endesa, veţi putea solicita, de asemenea, autorizarea pentru serviciul:

• SAGA, pentru facturarea, gestionarea contractelor şi participarea la licitaţiile organizate în cadrul Endesa;

  Pag.35�

   

În fereastra „Listă Utilizatori”, Utilizatorul Master va vizualiza toţi Utilizatorii legaţi de Fişa anagrafică. Din

această fereastră, Utilizatorul Master poate să gestioneze autorizaţiile fiecărui utilizator, făcând clic pe

pictograma „Autorizare servicii” sau poate să modifice datele cu caracter personal ale utilizatorului, făcând

clic pe „Modificare date”.

În fişa „Autorizări Utilizator”, puteţi selecta din coloana „Activare” toate serviciile pentru care doriţi să autorizaţi

utilizatorul. Pentru anumite tipuri de acreditare (SAGA, Web-EDI, Sourcing licitaţii), sunt necesare operaţiuni

suplimentare.

  Pag.36�

6.2 Servicii cu opţiuni suplimentare (Sourcing, SAGA, Web-EDI) 6.2.1  Serviciul Sourcing licitaţii 

Puteţi activa un Utilizator în vederea accesului la serviciul Scouting licitaţii, selectând serviciul de „Sourcing

licitaţii” din tabelul „Gestionare acreditări”. Utilizatorul Master trebuie să selecteze din coloana „Grupuri de

produse” cea pentru care doreşte eliberarea autorizării şi să facă clic pe butonul „Adăugare grup de produse”.

Grupul de produse va fi mutat în coloana din dreapta „Grupuri de produse selectate”. Faceţi clic pe „Salvare”

pentru a efectua modificările.

 

 

În cazul în care procedura a avut un rezultat pozitiv, sistemul va introduce serviciul de Sourcing licitaţii în lista

„Listă servicii” corespunzând Utilizatorului gestionat.

Odată primită autorizarea, pentru a participa la o licitaţie la care aţi fost invitat prin sistemul Sourcing, puteţi

face clic alternativ fie pe „Accesare licitaţie”, fie direct pe codul licitaţiei din lista de licitaţii din secţiunea

dedicată Sourcing de pe panoul de bord myHome.

NB

În secţiunea de autorizare a serviciului Sourcing licitaţii , tabelul din partea stângă conţine doar Grupurile de produse pentru care Furnizorul a încheiat cu succes parcursul Scouting/Calificare.

Cu alte cuvinte, Utilizatorul Master poate să autorizeze un Utilizator în vederea utilizării serviciului Sourcing licitaţii pentru un anumit grup de produse doar dacă Furnizorul a încheiat cu succesul parcursul de Scouting/Calificare.

Persoana de contact a Utilizatorului Master poate să activeze un Utilizator în vederea utilizării serviciului „Sourcing licitaţii”, dar nu poate să retragă autorizarea odată acordată; pentru a face acest lucru, va trebui să trimită o solicitare explicită în acest sens la adresa de e-mail: procurement.enel@enel.com

În cazul unei invitaţii de participare la licitaţie:

Atenţie: Sistemul SAGA şi serviciul Sourcing licitaţii sunt două sisteme diferite şi independente. Pentru a vedea care din cele două trebuie să fie utilizate într-un anumit caz, consultaţi e-mail-ul conţinând invitaţia de participare.

  Pag.37�

  6.2.2 Serviciul SAGA 

Autorizarea în SAGA este posibilă doar pentru acei furnizori care, la alegerea societăţii vizate din grupul

ENEL, au ales o societate din cadrul Endesa.

Autorizarea în SAGA a fost împărţită în două zone geografice, gestionate de două sisteme independente:

- SAGA neep (Spania şi Portugalia)

- SAGA latam (America Latină)

Tasta „Adăugare”, care permite solicitarea autorizării în vederea utilizării serviciului, va apărea doar în

corespondenţă cu sistemul care gestionează zona geografică în care este cuprinsă ţara societăţii din cadrul

Endesa aleasă în momentul înregistrării (de exemplu: SAGA neep pentru Endesa Spania, SAGA latam

pentru Endesa Columbia etc.).

Făcând clic pe „Adăugare”, puteţi specifica pentru care dintre funcţionalităţile sistemului SAGA (licitaţii,

facturare gestionare contracte etc.) se doreşte solicitarea autorizării.

După ce a fost solicitată autorizarea şi au fost specificate modalităţile, trebuie să aşteptaţi acceptarea cererii din partea biroului responsabil.

Atunci când autorizarea este activă, pentru a accesa sistemul SAGA, este suficient să faceţi clic pe tasta „Conectaţi-vă” din secţiunea panoului de bord myHome dedicată SAGA.

  Pag.38�

  6.2.3 Serviciul Web‐EDI 

Web-EDI este serviciul de schimb electronic de documente între ENEL şi furnizori, în special în ceea ce

priveşte facturarea. Făcând clic pe „Adăugare”, trebuie să specificaţi care este profilul de autorizare solicitat;

pentru facturare, de exemplu, trebuie să alegeţi: „Administrativ”

NB

Serviciul de facturare prin Web-EDI şi serviciul omonim din cadrul SAGA sunt diferite şi independente: Web-EDI este dedicat facturării pentru societăţile Grupului Enel, CU EXCEPŢIA celor din cadrul Endesa, pentru care se utilizează sistemul SAGA.

  Pag.39�

6.3 Gestionarea datelor cu caracter personal

Atunci când se iveşte necesitatea de a modifica datele societăţii introduse iniţial în timpul înregistrării, se

poate utiliza funcţia „Modificare date cu caracter personal ” din cadrul secţiunii „Date cu caracter personal” din

myHome.

Funcţia „Modificare date cu caracter personal” va fi prezentă exclusiv în urma acceptării regulamentului

eProcurement de către furnizor.

Modificarea datelor cu caracter personal poate fi efectuată de către Utilizatorul „Administrator date cu

caracter personal”, care este desemnat de Utilizatorul Master şi care are sarcina de a propune modificări ale

datelor cu caracter personal şi ale datelor fiscale introduse în Fişa furnizorului.

Administratorul datelor de identificare efectuează doar „propuneri de modificare”, deoarece, pentru a pune în

aplicare modificările, este necesară intervenţia personalului Enel, care trebuie să le valideze.

În cazul în care propunerea de modificare este generată de un eveniment din societate (de exemplu,

cesiunea unei ramuri de activitate, fuziune etc.), este obligatorie specificarea tipului de eveniment şi

furnizarea documentaţiei aferente.

Făcând clic pe butonul „Modificare date cu caracter personal”, se deschide fişa „Propunere actualizare date

cu caracter personal” în care sunt prezente patru secţiuni: Date cu caracter personal, Locaţii, Mai multe

informaţii şi Anexe AU. În funcţie de motivul pentru care se propune actualizarea, va fi autorizat accesul la

diferite secţiuni şi la modificarea datelor aferente.

Utilizatorul aduce modificările dorite, care, desigur, trebuie să corespundă motivării alese.

  Pag.40�

După specificarea motivelor şi introducerea modificărilor dorite, în secţiunea „Anexe AU”, se solicită

efectuarea încărcării documentelor care trebuie să fie prezentate alături de propunerea de modificare.

Documentele care trebuie încărcate vor varia în funcţie de motivele care stau la baza alegerii dvs. din fişa

anterioară (Fişă date cu caracter personal).

Odată efectuată încărcare oricăruia dintre documentele solicitate, butonul „Anexare” va fi înlocuit de trei

pictograme: prima dintre ele permite afişarea fişierului abia încărcat, a doua permite înlocuirea şi a

treia ştergerea.

  Pag.41�

În cazul în care nu deţineţi la momentul respectiv toate documentele solicitate, puteţi să salvaţi situaţia

actuală a fişei şi să reveniţi la ea într-un alt moment, pentru a încărca documentele lipsă.

După introducerea tuturor documentelor solicitate, pentru a finaliza propunerea de modificare, este suficient

să faceţi clic pe „Confirmare”. Odată trimisă cererea de actualizare a datelor, nu veţi mai putea solicita

modificări noi până când propunerea de modificare precedentă nu a fost aprobată sau declinată de către

Enel.

În timp ce aşteptaţi aprobarea cererii de modificare, tasta „Modificare date cu caracter personal” din

secţiunea „Date cu caracter personal” din myHome va fi înlocuită cu tasta „Vizualizare date cu caracter personal”. Făcând clic pe tastă, puteţi analiza conţinutul cererii de modificare doar prin citire.

O eventuală acceptare a propunerii de modificare va fi comunicată prin e-amil la adresa persoanei de contact

(sau a utilizatorului) care a depus cererea.

Odată ce cererea a fost aprobată sau refuzată de către Enel, butonul „Modificare date cu caracter personal”

va apărea din nou în secţiunea „Date cu caracter personal” şi funcţia va fi din nou activă.

     

  Pag.42�

 

7. Înregistrarea pe portal a furnizorilor complecşi     

7.1 Consorţii şi RTI

Pentru a crea pe Portal un consorţiu sau o grupare temporară de întreprinderi, toate societăţile care fac parte din cele două forme de organizare trebuie să fie înregistrate în mod corect pe Portal. Procedura de înregistrare este întru totul similară celei deja descrise pentru un furnizor individual.

 

7.2 Societate lider în cadrul unui consorţiu sau mandatar al RTI

Pentru a activa o înregistrare ca societate lider în cadrul unui consorţiu sau societate lider în cadrul unei RTI, trebuie:

Să vă creaţi un nume de utilizator; Să completaţi Fişa de identificare a furnizorului Să acceptaţi regulamentul eProcurement Să activaţi o procedură de Scouting/Calificare ca „Mandatar al RTI” la alegerea categoriei de produse

  Pag.43�

În etapa de completare a Chestionarului, trebuie să completaţi, de asemenea, fişa „Consorţii – RTI” Înainte de toate, trebuie să încărcaţi actul constitutiv/contractul de înfiinţare a RTI şi să adăugaţi celelalte societăţi membre/societăţile secundare prin butonul „Adăugare nou”. În această fază, se poate, de asemenea, alege excluderea de la calificare a uneia dintre societăţile aparţinând consorţiului sau RTI.

  

Pentru oricare dintre societăţile membre ale RTI/Consorţiului, trebuie să completaţi datele solicitate, să verificaţi dacă codul fiscal al societăţii pe care doriţi să o adăugaţi este deja prezent pe portalul de Achiziţii şi să faceţi clic pe „Salvare”.

După ce aţi făcut clic pe „Salvare”, se activează posibilitatea de a trimite un e-mail societăţii lider, făcând clic pe „Trimitere e-mail”.

În sfârşit, faceţi din nou clic pe „Salvare”.

         

  Pag.44�

7.3 Societate membră a unui consorţiu sau o societate executantă în cadrul unei RTI

 

Pentru a finaliza în mod corect înregistrarea unui consorţiu sau a unei RTI, societăţile membre ale consorţiului sau societăţile executante din cadrul RTI trebuie mai întâi (dacă nu sunt deja) să se înregistreze ca furnizor pe portalul de Achiziţii, asigurându-se că NU ÎNCEP NICIUN PROCES DE SCOUTING/CALIFICARE.

După efectuarea înregistrării, faceţi clic pe link-ul din e-mail-ul trimis de societatea membră sau de societatea executantă şi urmaţi parcursul de scouting/calificare atribuit.

      

7.4 Măsuri suplimentare pentru societatea lider în cadrul unei RTI

Exclusiv în cazul RTI, în urma aprobării procedurii de scouting/calificare de către biroul ENEL competent, sistemul va crea în mod automat un nou nume de utilizator şi o parolă nouă, care vor identifica gruparea temporară de întreprinderi imediat ce au fost create şi le va comunica societăţii lider prin e-mail.

Societatea lider va trebuie apoi să utilizeze datele de autentificare primite pentru a accesa sistemul şi a accepta regulamentul E-Procurement.

Noile date de autentificare vor fi ulterior utilizate exclusiv pentru participarea la eventuale licitaţii la care va fi invitată RTI.

NB Se poate atribui rolul de societate membră chiar dacă sunteţi furnizori simpli, deja înregistraţi pe Portal.

  Pag.45�

Pe scurt  

Furnizor nou Portalul de Achiziţii permite Furnizorului să îşi gestioneze datele cu caracter personal şi să aibă acces la diferite servicii. Pentru a beneficia de serviciile de eProcurement, trebuie să:

» Accesaţi Portalul şi să introduceţi numele de utilizator şi parola sau, dacă nu v-aţi înregistrat încă, să introduceţi propriile date cu caracter personal şi să creaţi parolele de acces;

» Să completaţi corect Fişa de identificare.

» Să completaţi parcursul de „Scouting/Calificare” pentru a fi introduşi în registrul Furnizorilor şi pentru a putea participa la licitaţiile de achiziţii organizate de Enel.

Atenţie: este obligatorie încheierea cu rezultat pozitiv a procedurii de „Scouting/Calificare”. La finalul procedurii de înregistrarea, trebuie să acceptaţi regulamentul eProcurement şi să definiţi Utilizatorul „Master”.

 Furnizor existent Este posibil să creaţi mai mulţi utilizatori pentru aceeaşi societate. Fiecare utilizator nou al unui Furnizor deja înregistrat pe Portal va trebui, la rândul său, să se înregistreze şi să se conecteze la Fişa de identificare existentă pe care sistemul i-o va propune în mod automat, deja completată cu datele societăţii.

Furnizorul va putea, în orice caz, să aibă acces la serviciile eProcurement doar în cazul în care a acceptat regulamentul eProcurement, unul dintre Utilizatori a fost deja definit ca „Utilizator Master”, procedura de Scouting/Calificare a fost efectuată şi Enel a emis un aviz pozitiv cu privire la Categoria de produse selectată.

 Reprezentant Este posibil ca mai mulţi Furnizori să fie gestionaţi de un Reprezentant unic.

În cazul în care Reprezentantul mai multor Furnizori doreşte să se înregistreze pe Portal şi să administreze mai multe societăţi, va trebui să efectueze atâtea înregistrări şi apoi să creeze un număr de Utilizatori corespunzător numărului de societăţi reprezentate. Se impune această condiţie deoarece fiecare Utilizator, cu propriile parole de acces, poate fi corelat cu o singură Fişă de identificare.

După ce v-aţi înregistrat, pentru a obţine acreditarea în vederea utilizării serviciilor de eProcurement, Reprezentantul trebuie să fie definit „Utilizator Master” de către societăţile pe care le reprezintă sau să solicite direct Utilizatorului Master al fiecărei societăţi autorizarea în vederea utilizării serviciilor individuale de eProcurement.

Dacă Reprezentantul este deja înregistrat, trebuie, în schimb, să contacteze Help Desk din cadrul Enel, care îl va ajuta să efectueze toate operaţiunile necesare.

 RTI Societatea lider trebuie:

1. să efectueze login-ul; 2. să creeze cererea de Scouting/Calificare, indicând societăţile executante care fac parte din RTI (care

trebuie să fie deja înregistrate pe portalul Achiziţii); 3. să selecteze „Trimitere chestionar” pentru a trimite cererea de Scouting/Calificare spre aprobare biroului

competent.

 

  Pag.46�

Informaţii Pentru orice problemă sau clarificare, apelaţi unul din numerele de mai jos, în funcţie de ţara care vă interesează:

Italia: +39 06 8305 5500 -> L – V: 8.00 - 20.00

Slovacia: +421 2 58662001 -> L – V: 8.00 - 17.30

Federaţia Rusă: +7 495 539 31 38 -> L – V: 8.00 - 17.30

Brazilia: 8099 (Ampla) - 808099 (Coelce) -> L – V: 08:00 - 18:00

Chile: 4499 / +56 2 353 4499 -> L – J: 08:30 - 18:30 / F: 08:30 - 16:30

Columbia: 4499 / 3499 / +57 1 601 6060 -> L – J: 07:30 - 18:00 / F: 07:30 - 15:00

Spania: 449909 / +34 954 487 802 -> L – J: 08:00 - 20:00 / F: 08:00 - 16:00

Peru: 4499 / +56 2 353 4499 -> L – J: 08:00 - 19:00 / F: 08:00 - 14:00

Portugalia: 449909 / +34 954 487 802 -> L – J: 07:00 - 19:00 / F: 07:00 - 15:00

Argentina: causaga@endesa.es

Asia şi Orientul Îndepărtat: +86 (0) 10 844 76 876

Dacă doriţi însă să luaţi legătura în scris, puteţi face acest lucru selectând butonul „Contactează-ne” de pe bara superioară a Portalului.