INSTRUCTIVO ACREDITACIÓN DE TRABAJADORES · 2019-07-04 · Anexo 1: Matriz Control de Contratistas VF 28-05-2019 DOCUMENTACIÓN DE ACREDITACIÓN TRABAJADORES Cédula de Identidad

INSTRUCTIVO ACREDITACIÓN DE TRABAJADORES

1. Objetivo

Informar los requisitos y pasos a seguir para efectuar el proceso de acreditación de trabajadores. contratista, subcontratista, terceros (proveedores, visita, honorario, estudiantes en prácticas, clientes, empresa de servicios transitorios)

2. Alcance

Este procedimiento:

• Aplica para las empresas Polpaico; incluye requisitos de acreditación a las 3 Sociedades (Polpaico – Pétreos - Minera).

• Se indican los requisitos que deben cumplir las empresas contratistas, Trabajadores con contrato a honorarios, Trabajadores Extranjeros.

3. Requisitos de Acreditación trabajadores

Requisitos de acreditación: los cuales aplican para Trabajadores contratistas y subcontratistas.

3.1 Contratistas: Empresa o un individuo que no es colaborador ni pertenece al Grupo Polpaico, pero ha sido contratado directamente por nuestra empresa para realizar trabajo en una instalación o para terceras partes a nombre de una compañía del grupo.

3.2 Subcontratistas: La subcontratación es el acuerdo entre dos empleadores con el fin de que uno de ellos (contratista o subcontratista) preste servicios al otro (principal o mandante) por su cuenta y riesgo y con sus propios trabajadores. El contratista o subcontratista ejerce el mando, control y fiscalización de sus trabajadores.

3.3 Proveedores: Es definido como una empresa o un individuo que, no es empleado de empresa, ni Contratista, pero directamente ha sido contratado por Polpaico para suministrar bienes (mercancías) o servicios a nuestra compañía, sin realizar trabajos materiales en Operaciones o trabajos para terceros en representación de Polpaico.

3.4 Visitas: Es definido como una persona que asiste a una reunión, capacitación u otros, que no realizará trabajo alguno y tampoco transitará por zonas de riesgos. La responsabilidad es exclusiva del visitado.

3.5 Cliente de Productos (Agregados, cemento)

3.6 Requisitos para conducir en faena: los cuales deben presentar los Trabajadores que requieran conducir en la Operación (área industrial).

3.7 Requisitos de acreditación de Extranjeros: los cuales son documentos que deben presentar las personas extranjeras que requieran trabajar.

3.8 Requisitos de acreditación para Trabajadores con contrato a honorarios y servicios externalizados: los cuales son documentos mínimos para autorizar un contrato de este tipo.

CATEGORÍA DE CONTRATISTAS

Anexo 1: Matriz Control de Contratistas VF 28-05-2019

DOCUMENTACIÓN DE ACREDITACIÓN TRABAJADORES

✓ Cédula de Identidad ✓ Contrato de Trabajo y anexos ✓ Inducción Polpaico PRSO ✓ Registro de inducción Derecho a Saber, del empleador ✓ Toma de conocimiento de Reglamento interno de Orden, Higiene y seguridad. ✓ Certificado autorización jornada excepcional ✓ Registro de entrega de EPP por el empleador ✓ Examen médico de aptitud batería básica ✓ Examen médico de aptitud: Espacios confinados ✓ Examen médico de aptitud: Altura física ✓ Examen Altura Geográfica ✓ Curso de Espacios Confinados ✓ Curso de trabajo en altura. ✓ Certificado de competencias según cargo. ✓ Certificado OS-10 ✓ Certificación de manipulación de alimentos. ✓ Curso de manejo a la defensiva ✓ Examen psicosensotécnico básico ✓ Examen psicosensotécnico riguroso ✓ Licencia de conducir ✓ Pacto de horas extras ✓ Hoja de vida de conductor ✓ Capacitación reglamento transito mina y peatones ✓ Reconocimiento de rutas y evaluación práctica de conducir en mina ✓ Capacitaciones y certificaciones por organismo competente del equipo a conducir

DOCUMENTOS DE ACREDITACIÓN EMPRESAS

✓ Vínculo contractual ✓ IPER actualizada anualmente ✓ Procedimiento en caso de accidente ✓ Reglamento Interno vigente, visado SEREMI y DT. ✓ Documento de recepción de Reglamento Especial de Subcontratación ✓ Formato de Programa PRSO empresa contratista. ✓ Acta de constitución de Comité Paritario timbrada por la DT ✓ Copia acta comité paritario ✓ Procedimiento de Trabajo Seguro ✓ Certificado de adhesión a mutualidad ✓ Certificado de siniestralidad últimos 12 meses ✓ Certificado de EPP emitido por ISP

DOCUMENTOS LABORALES Y PREVISIONALES

✓ Liquidaciones de sueldo ✓ Certificado de Pagos de Cotizaciones Previsionales ✓ Formulario F30-1 pago de cotizaciones previsionales ✓ Finiquito

DOCUMENTOS HABILITACION DE VEHICULOS

✓ Revisión técnica vigente ✓ Certificado emisión de gases ✓ Soap ✓ Permiso de circulación

CRITERIOS DE REVISIÓN

DOCUMENTOS POR TRABAJADOR

Contrato de Trabajo y anexos

Puntos de revisión Motivo de Rechazo

✓ Individualización de ambas partes. ✓ Cargo a desempeñar. ✓ Jornada laboral; detallar tipo de jornada y horarios. Si existen

jornadas excepcionales, presentar autorización dada por la

Dirección del Trabajo o la solicitud de esta. ✓ Sueldo Base; igual o superior al Ingreso Mínimo Mensual. ✓ Vigencia del contrato; a Plazo Fijo, Indefinido o por Obra o

Faena. ✓ Firma de ambas partes.

Nota: En caso de que el contrato no señale las cláusulas mencionadas, deberá presentar un anexo.

× Indicar en el contrato laboral una jornada excepcional, cuando ésta aún no está autorizada por la dirección del trabajo.

× Documentos poco legibles o con cláusulas tachadas, Ej: Ingresos ($).

× Ambigüedad o errores en cláusulas de contrato. Ej: Tipos de vigencia.

× De ser un contrato por Obra o Faena, estará supeditado a la vigencia del contrato comercial indicado en Webcontrol.

× Errores de escrituración en la individualización de las partes y/o adulteraciones en el documento.

Toda modificación a las cláusulas de Contrato original, deben ser realizadas mediante Anexos o Adendum,

Registro de Entrega de EPP por el Empleador


✓ Que corresponda al trabajador. ✓ Que incluya nombre, rut y firma. ✓ Que sea entregado por la empresa que lo contrato. ✓ Debe corresponder al servicio. ✓ Para empresas permanentes documento tiene vigencia de 1

año.

× La falta de algunos de los puntos de revisión.

Registro de Inducción Derecho a Saber, Del Empleador


✓ Debe contener un breve resumen de los puntos tratados. ✓ Detallar los datos del Trabajador y Relator de la charla, con los

siguientes datos Fecha, Nombre, Rut y Firma. ✓ Debe contener un listado de riesgos, consecuencias y medidas

preventivas. ✓ Al contar con un anexo de contrato por cambio de cargo, debe

tener nuevo DAS.

× La falta de algunos de los puntos de revisión. × Charla DAS (ODI) con fecha de entrega anterior a la fecha de

ingreso según contrato laboral.

Inducción PRSO


✓ Debe indicar aprobado en comprobante de inducción. ✓ Curso tiene vigencia de 1 año. ✓ Deberá estar vigente al momento de su acreditación. Contacto para coordinar inscripción de curso - Diego Araya, [email protected] - Camila Contreras, [email protected]

× Documento sin vigencia. × Documento mayor a vigencia de 1 año. × Inducción reprobada en 2 instancias. × La falta de algunos de los puntos de revisión.

Cedula de Identidad


✓ Vigente. ✓ Copia por ambos lados.

× La falta de algunos de los puntos de revisión. × Cedula ilegible.

Recepción por Parte del Trabajador del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad


✓ Debe indicar, Fecha, Nombre, Rut y Firma del Trabajador.

× La falta de algunos de los puntos de revisión. × Teniendo más de 10 trabajadores y solo disponer de un

reglamento de Higiene y Seguridad.

Examen Médico de Aptitud Batería Básica.


✓ Debe ser realizado en Mutualidades (ACHS-IST-ISL-MUTUAL de SEGURIDAD).

✓ Debe estar vigente. ✓ Apto para desempeñar el cargo.

× La falta de algunos de los puntos de revisión. × Contraindicado para desempeñar el cargo. × Si en algunas de las exposiciones solicitadas, resulta

contraindicado se rechazará todo el examen.

Examen Médico de Aptitud: Espacios Confinados.



✓ Debe estar vigente. ✓ Apto para desempeñar el cargo. ✓ Debe tener Batería básica + exposición a Espacios confinados.



mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Examen Médico de Aptitud: Altura Física.



✓ Debe estar vigente. ✓ Apto para desempeñar el cargo. ✓ Debe tener Batería básica + exposición a Trabajo en Altura

Física.



Examen Altura Geográfica.



✓ Debe estar vigente. ✓ Apto para desempeñar el cargo (sobre los 3.000 m.s.n.m.) ✓ Debe tener Batería básica + exposición a Trabajo en Altura

Geográfica.



Curso de Espacios Confinados.


✓ Debe corresponder al trabajador. ✓ Debe ser efectuado por mutualidad o certificadora. ✓ Curso tiene vigencia de 2 años, a partir de la fecha de emisión. ✓ Debe ser teórico-práctico.


Curso de Trabajo en Altura.


✓ Debe corresponder al trabajador. ✓ Debe ser efectuado por mutualidad o certificadora. ✓ Curso tiene vigencia de 2 años, a partir de la fecha de emisión. ✓ Debe ser teórico-práctico.


Certificación de Competencias Según Cargo.


✓ Soldador: Debe tener calificación adecuada a la labor. ✓ Eléctrico: Debe tener certificación SEC o entidad reconocida. ✓ Prevencionista: Certificado de Tirulo, Credencial y CV aprobado

por prevencion Polpaico. ✓ Conductor Vehículo pesado: Manejo a la defensiva,

Psicosensotecnico Riguroso y Licencia de conducir vigente.


Certificado OS-10


✓ Datos del trabajador deben coincidir con el informado en plataforma.

✓ Debe estar vigente. ✓ Debe tener timbre de prefectura de carabineros de chile. ✓ Sólo aplica para guardias.


Certificación de Manipulación de Alimentos


✓ Debe corresponder al trabajador. ✓ Debe ser emitido por una entidad reconocida o mutualidad.


Requisitos de Acreditacion para Trabajadores con Contrato a Honorarios


✓ Contrato a Honorarios. ✓ Póliza de seguro de Vida y accidentes personales. ✓ Los requisitos de acreditación indicados por cargo o trabajo a

realizar.


Certificado Autorización Jornada Excepcional


✓ Autorización expresa de la Dirección del Trabajo. ✓ Debe hacer referencia a la empresa y/o a los trabajadores.


Pacto de Horas Extras


✓ Solo a quienes les aplique según contrato de trabajo.


Examen Psicosensotecnico Riguroso


✓ Debe ser realizado en Mutualidades (ACHS-IST-MUTUAL de Seguridad-ISL-PRETINOVIC-WORKMED O ENTIDAD RECONOCIDA).

✓ Debe estar vigente. ✓ Apto para desempeñar el cargo. ✓ Psicosensotecnico riguroso reemplaza al básico.

× La falta de algunos de los puntos de revisión. × Contraindicado para desempeñar el cargo. × Si en alguna de las exposiciones solicitadas, resulta

contraindicado se rechaza todo el examen.

Examen Psicosensotecnico Básico


✓ Debe ser realizado en Mutualidades (ACHS-IST-MUTUAL de Seguridad-ISL-PRETINOVIC-WORKMED O ENTIDAD RECONOCIDA).

✓ Debe estar vigente. ✓ Apto para desempeñar el cargo.

× La falta de algunos de los puntos de revisión. × Contraindicado para desempeñar el cargo. × Si en alguna de las exposiciones solicitadas, resulta

contraindicado se rechaza todo el examen.

Curso de Manejo a la Defensiva


✓ Que trabajador corresponda al indicado en plataforma. ✓ Curso debe estar aprobado y vigente. ✓ Curso tiene vigencia 2 años a partir de la fecha de emisión.


Licencia de Conducir


✓ Vigente. ✓ Copia por ambos lados.


Hoja de Vida del Conductor


✓ Máximo 60 días desde la fecha de emisión. ✓ Documento tendrá vigencia de 1 año desde la fecha de

emisión.

× La falta de algunos de los puntos de revisión. × Que contenga antecedentes por infracciones de tránsito.

Capacitación Reglamento Transito Mina y Peatones


✓ Curso tiene vigencia de 2 años. ✓ Deberá estar vigente al momento de su acreditación.


Reconocimiento de Rutas y Evaluación Practica de Conducir en mina


✓ Debe contener el nombre de la persona indicada en plataforma.

✓ Debe estar firmado por el trabajador y prevencion de Polpaico.


Capacitaciones y Certificaciones por Organismo Competente del Equipo a Conducir


✓ Operador debe estar acreditado por una OTEC. Si la empresa carga una capacitación con formato propio de ellos será válida por 6 meses tiempo necesario para regularizar el documento por una OTEC.


DOCUMENTOS POR EMPRESA

Copia Acta Comité Paritario


✓ Documento debe ser cargado de forma mensual. ✓ Firmado por todos los asistentes de la última reunión.


Certificado de EPP Emitido por el ISP


✓ Resolución otorgada por Instituto de Salud Pública.


Procedimiento de Trabajo Seguro


✓ Firmado por personal Polpaico (administrador de contrato, supervisor y prevencion).

✓ Firmado por personal empresa contratista (administrador de contrato, supervisor)


Acta de Constitución de Comité Paritario Timbrada por la DT


✓ Vigencia 2 años a partir desde la fecha de constitución. ✓ Aplica cuando la empresa tiene más de 25 trabajadores en

faena.


Certificado de Adhesión a la Mutualidad


✓ Debe contener datos del contratista y emitido por la mutual. ✓ Se debe renovar cada 6 meses.


Certificado de Siniestralidad Últimos 12 Meses


✓ Debe corresponder a la empresa contratista. ✓ Debe estar vigente al mes en que se solicita. ✓ Debe contener periodo de los últimos 12 meses. ✓ Se debe agregar fecha de vigencia de 6 meses.


Documento de Recepción de Reglamento Especial de Subcontratación


✓ Datos del contratista deben coincidir con los indicados en plataforma.

✓ Debe estar firmado por representante legal.


Iper Actualizada Anualmente


✓ Debe ser en formato Polpaico. ✓ Debe estar aprobada por prevencionistas, administradores de

contrato del mandante y contratista. ✓ Documento debe ser actualizado de forma anual para empresa

permanentes. ✓ Por cada nuevo servicio se debe realizar nueva Matriz.


Procedimiento en Caso de Accidentes


✓ Debe ser en formato Polpaico. ✓ Debe estar aprobada por prevencionistas, administradores de

contrato del mandante y contratista. ✓ Por cada nuevo servicio se debe actualiza documento.


Reglamento Interno Vigente, Visado Seremi y DT


✓ Debe corresponder al contratista. ✓ Debe estar actualizado desde octubre de 2017 a lo menos

(fecha última actualización obligatoria, ley del saco).


Vinculo Contractual


✓ Contrato debe estar firmado por ambas partes. ✓ Orden de compra debe estar 100% liberada.


Formato de Programa PRSO Empresa Contratista


✓ Formato Polpaico. ✓ Debe estar aprobado por prevencionistas, administradores de

contrato del mandante y contratista.


DOCUMENTOS LABORALES Y PREVISIONALES

Comprobante Pago de Remuneraciones (Liquidación)


✓ Debe pertenecer a la razón social que contrata. ✓ Debe contener nombre, rut, fecha y firma del trabajador. ✓ En caso de tener contrato de prestación de servicios debe

cargar boleta de honorarios.


Certificado de Pagos de Cotizaciones Previsionales


✓ Datos del empleador y trabajador deben coincidir con los informados en plataforma.

✓ Debe corresponder al periodo. ✓ Debe presentar pagos obligatorios (AFP-MUTUALIDAD-CAJA

DE COMPENSACION) ✓ Debe estar pagadas y no declaradas.


Formulario F30-1 Pago de Cotizaciones


✓ Razón social y rut empleador corresponda al del contratista. ✓ Que corresponda a la faena registrada en el sistema (dirección,

debe ser la indicada en el sistema. La calle no la comuna). ✓ Que corresponda al periodo que se está respaldando. ✓ El total de trabajadores deben estar contenido en el

documento. ✓ Que la consulta al sitio de la dirección del trabajo F30-1

muestre un certificado similar al subido al sistema consultando el código de verificación.

× Si presenta cualquier adulteración se rechaza. × Si presenta deuda. × La falta de algunos de los puntos de revisión.

Finiquitos


✓ Debe ser el último trabajo registrado en la Operación en la cual se acredito.

✓ Firmado por ambas partes y ratificado ante Notario.

× La falta de algunos de los puntos de revisión. × Finiquito, fecha de inicio debe ser igual a la del contrato

laboral del cual se está dando termino. × Declaración jurada con formato adulterado.

Requisitos de Acreditacion de Extranjeros


✓ Los Trabajadores Extranjeros deben cumplir con los siguientes requisitos para obtener su acreditación: Contrato de Trabajo (Tipo de Contrato, A Plazo Fijo, Indefinido y por Obra o Faena)

Los contratos de trabajo deben contener al menos las siguientes clausulas: - Individualización de ambas partes, vinculo con la faena, cargo

que desempeña, jornada laboral (Turnos o jornadas especiales, detallar), Vigencia del contrato; cláusulas de extranjería y otros requisitos para trabajar en Chile, tales como:

- Empresa que contrate al trabajador, debe tener domicilio legal en chile.

- Debe cumplir con todas las disposiciones laborales y previsionales pertinentes, mas las que extranjería exige para la obtención de la visa sujeta a contrato de trabajo.

- El trabajador extranjero puede iniciar su actividad laboral una vez que haya obtenido la visación de residencia o el permiso especial de trabajo para extranjeros, con visa en trámite.

- Los requisitos de acreditación indicados por cargo o trabajo a realizar.


DOCUMENTOS HABILITACIÓN DE VEHICULOS

Revisión Técnica Vigente


✓ Debe estar vigente. ✓ Debe corresponder al vehículo a acreditar.


Certificado Emisión de Gases




Soap




Permiso de Circulación




Anexo 1: Matriz Control de Contratistas VF 28-05-2019

CATEG

ORIA

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CATEG

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3CA

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CATEG

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Riesgo Bajo a

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Riesgo Bajo a Moderado

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Alto

Riesgo Moderado a

Alto

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INSTRUCTIVO DE USO PLATAFORMA WEBCONTROL

USUARIO CONTRATISTA

a. Objetivo

El presente instructivo tiene por objetivo indicar los pasos a seguir para realizar el proceso de acreditación de los trabajadores y gestión de la nómina de las empresas contratistas.

b. Pasos a seguir

1. Ingresar al sistema WebControl.

Internet: http://m3.webcontrolcorp.com/polpaico/

Luego, se deben digitar los datos solicitados. El rut es sin puntos ni guión. Si no recuerda su clave de acceso: a. Haga clic en “¿Olvidó su Contraseña?”

b. Luego digite los datos solicitados,

c. Para terminar pinche en “Solicitar Clave”, se le enviará un correo electrónico con

su clave.

2. Nómina Funcionarios

La nómina de funcionarios es la base de datos virtual de cada empresa en la cual se

almacenan los datos de los trabajadores registrados. Los datos son tanto de

identificación personal, registro de autorizaciones y la documentación cargada en

el sistema. Estos datos se usan para la administración de la información y la planificación de

las autorizaciones.

Al hacer clic en el módulo Nómina de funcionarios se mostrará la información en el

panel de la derecha, el cual despliega el total de los funcionarios registrados por su

empresa y la información correspondiente a cada uno.

En este panel se pueden ver las opciones VER, EDIT, ELIM.

- VER: Se puede acceder a la información general del funcionario.

- EDIT: Esta opción permite modificar cualquier dato del funcionario a excepción del RUT. Además, en esta opción se puede realizar la carga de los documentos

la cual se explicará más adelante.

- ELIM: Aquí se puede eliminar el funcionario de la nómina de su empresa siempre y

cuando no esté autorizado.

2.1. Crear nuevo funcionario

Si desea crear un nuevo funcionario debe hacer clic en el botón Nuevo Funcionario en

la parte inferior del panel. Se abrirá una ventana emergente en la cual debe digitar el

RUT del nuevo trabajador seleccionando si es nacional o extranjero según

corresponda. En el caso de ingresar un RUT extranjero o número de pasaporte el

sistema generara un RUT ficticio el cual debe utilizar para identificarlo en el sistema.

Si el Rut ingresado es válido pasará a una nueva ventana con un formulario el cual

debe completar con los datos solicitados: Nombre, Apellidos, Fecha de nacimiento,

Sexo, E-mail y Estado Civil.

Si los datos están correctos para finalizar debe hacer clic en Actualizar Datos y el nuevo

funcionario se agregará a su nómina.

2.2. Carga Documentación Trabajadores Una vez agregados los funcionarios a su nómina, puede proceder a la carga de la

documentación la cual debe cumplir con las condiciones para ser validada y

aprobada, según el Instructivo de Acreditación de Trabajadores. Para cargar la documentación debe hacer clic en la opción EDIT, la cual se encuentra

a la derecha de cada funcionario en el listado.

Luego debe ir a la pestaña Documentación, seleccionar el tipo de documento que

desea cargar.

Seleccionar el botón Examinar… para buscar el documento guardado en su equipo,

marcar para cual faena prestará servicio y finalmente seleccionar Guardar Datos.

Se mostrará la información de cada documento: Tipo de documento, status y fecha de

vencimiento.

En el campo Estado se mostrará la situación de cada documento identificado con

círculos de color:

Circulo verde: Documento validado y aprobado. Circulo amarillo: Documento cargado y pendiente de validación. Círculo rojo: Documento rechazado o no cargado.

Si el documento está rechazado, al final de la ventana se mostrarán las

observaciones indicando el motivo del rechazo. En esta ventana también se puede realizar la eliminación de la documentación al

hacer clic en eliminar cuando se muestre la opción. (Confirmar)

2.3. Bloqueo pases trabajadores/desvinculación

Buscar al trabajador que desea eliminar de la nómina y bloquear su pase de trabajo, haciendo uso de “Búsqueda/Filtro”. Para ello, tiene las siguientes opciones:

a. Búsqueda por rut del trabajador. Se ingresa sin punto ni guión.

b. Búsqueda por nombre del trabajador

c. Búsqueda por apellidos del trabajador

Bloquear el acceso a faena Para ello se debe eliminar el pase de trabajo existente, seleccionando el botón “EDIT” para ingresar a una nueva ventana, en la que se habilitan las opciones de edición.

Seleccionar la pestaña de indica “LABORALES”

Al ingresar a esta pantalla se puede realizar el bloqueo de un pase de Trabajo, haciendo clic en icono “BLOQ”. Con eso eliminamos el pase del funcionario y queda deshabilitado en la pantalla, o de un color más grisáceo.

Eliminar al trabajador de la nómina del contrato

Ingresar a “Nómina de Funcionarios” Luego de bloquearle el pase de trabajo, se debe dar clic a “ELIM” para eliminar al funcionario de la nómina.

Tras realizar todos los pasos anteriores, se elimina al trabajador de una nómina de una ESE y queda libre para ser tomado por cualquier otra empresa que pertenezca al mandante, en la Operación en que estaba acreditado, siempre y cuando su acreditación aún esté vigente.

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INSTRUCTIVO ACREDITACIÓN DE TRABAJADORES · 2019-07-04 · Anexo 1: Matriz Control de Contratistas VF 28-05-2019 DOCUMENTACIÓN DE ACREDITACIÓN TRABAJADORES Cédula de Identidad