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Instructivo para el registro de proyectos de la CONVOCATORIA NACIONAL DE EXTENSIÓN SOLIDARIA 2021

Instructivo para el registro de proyectos en el Sistema Hermes

Registro de proyectos de la “CONVOCATORIA NACIONAL DE EXTENSIÓN SOLIDARIA 2021”

Sistema de Información HERMES

Vicerrectoría de Investigación

Ciudad Universitaria, 2020

Control de revisiones Fecha Elaborado porVersión 1.0

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ContenidoContenido.....................................................................................................................................................2

Introducción.................................................................................................................................................3

Alcance del documento.............................................................................................................................3

Responsables............................................................................................................................................3

Disposiciones generales.............................................................................................................................3

Capítulo 1. Ingreso a la convocatoria............................................................................................................4

1.1 Acceso a la cuenta.........................................................................................................................4

1.2 Ingreso al módulo de convocatorias...............................................................................................4

1.3 Ingreso a la convocatoria...............................................................................................................5

Capítulo 2. Registro de la propuesta.............................................................................................................8

2.1 Registro de propuestas..................................................................................................................8

2.2 Información académico-administrativa..........................................................................................8

2.3. Información específica.................................................................................................................22

2.4. Actividades y Cronograma............................................................................................................30

2.5. Bibliografía..................................................................................................................................31

2.6. Enviar y Archivos adjuntos...........................................................................................................31

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Introducción

El presente documento busca brindarle al usuario una guía para desarrollar las diferentesoperaciones en el sistema Hermes.

Para acceder a los demás recursos que complementan el presente instructivo, puede ingresar alportal www.hermes.unal.edu.co.

Alcance del documento

Abarca a los usuarios docentes e investigadores que se postulan a la convocatoria.

Responsables

Vicerrectoría de Investigación

Dirección Nacional de Extensión, Innovación y Propiedad Intelectual

Disposiciones generales

El usuario que desee ingresar al sistema deberá contar con acceso a internet, navegador web(Chrome/Opera/Vivaldi, Explorer/Edge, Mozilla Firefox/Seamonkey, etc.) y el software AdobeAcrobat (o cualquiera que pueda leer archivos PDF).

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http://www.hermes.unal.edu.co/


Capítulo 1. Ingreso a la convocatoria

En este capítulo se indican una serie de pasos a seguir para realizar el ingreso al sistema.

1.1 Acceso a la cuenta

En la barra de direcciones de su navegador web ingrese a www.hermes.unal.edu.co y escriba sunombre de usuario y su contraseña del correo electrónico institucional como se muestra en la Figura1. Ingreso al Sistema.

Figura 1. Ingreso al sistema

1.2 Ingreso al módulo de convocatorias

Una vez ingrese al Sistema, haga clic en el botón resaltado en el marco rojo, como se presenta en lasiguiente figura:

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http://www.hermes.unal.edu.co/


Figura 2. Pantalla principal – Acceso a convocatorias

1.3 Ingreso a la convocatoria

En la página de convocatorias, haga clic en “CONVOCATORIA NACIONAL DE EXTENSIÓNSOLIDARIA 2021”.

Figura 3. Pantalla Convocatorias

Para realizar la inscripción de una propuesta a través del sistema, revise a cuál modalidad vaa presentarse. Luego, haga clic en Inscribir propuesta en la modalidad a la que va apostularse, como se muestra en la Figura 4:

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Figura 4. Pantalla Convocatoria – Inscribir propuesta

1.4 Aceptación de términos

A continuación, aparecerán la lista de los documentos requeridos para consultar los términos dereferencia, el manual instructivo y los demás documentos de interés. Para descargarlos, haga clic enla flecha correspondiente. Antes de proceder con el ingreso de la propuesta, el (la) docenteresponsable en la Universidad Nacional de Colombia debe aceptar que ha leído y que cumple conlos términos de referencia de la convocatoria.

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Figura 5. Pantalla Términos de referencia

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Capítulo 2. Registro de la propuesta

2.1 Registro de propuestas

El formulario agrupa la información académico–administrativa de la propuesta, como se presenta acontinuación:

Figura 6. Pantalla Información académico–administrativa del proyecto

2.2 Información académico-administrativa

a. Información principal

Tipología de proyectos: seleccione del listado desplegable la opción correspondiente a:Extensión solidaria

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Figura 7. Tipo de propuesta

Nombre de la propuesta: En está casilla denominar el nombre de la propuesta a presentar

Figura 8. Nombre de la propuesta

Duración: tiempo en meses de ejecución del proyecto, de acuerdo con lo dispuesto en lostérminos de referencia (Por favor colocar máximo 12 meses para esta convocatoria).

Figura 9. Duración de la propuesta

Director del proyecto: ingrese el número de horas semanales de dedicación del profesor,el sistema calcula de manera automática el valor de dedicación según las horas y eltiempo registrado del proyecto. También debe colocar las actividades a realizar porparte del director

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Figura 10a. Director

Después de ingresar los datos, el sistema le muestra la información del director del proyecto con elnombre, la facultad y un valor de dedicación (esto corresponde a un valor aproximado de acuerdo ala dedicación y hora de jornada docente; no rige para el valor de la financiación, ya que es un valoren especie).

Figura 10b. Director

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Dependencias responsables del proyecto: en este caso ingrese las dependencias. Puedeseleccionar nivel (nacional o sede) y la dependencia específica. Además, puede ingresarvarias dependencias. Haga clic en el botón Adicionar dependencia.

Figura 11. Dependencias responsables

Sede y dependencia a la cual se presentará el proyecto: En este caso ingrese la dependenciaa nivel sede y la dependencia específica a la cual va a presentar el proyecto, que es ladependencia que suscribe la carta de presentación del proyecto. Haga clic en el botónAdicionar dependencia.

Figura 12. Dependencias a la cual se presentará el proyecto

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b. Información general

Por favor relacione si este proyecto está asociado con otro proyecto registrado enHermes, si registra la opción de SI, colocar el código Hermes del proyecto al cual estáasociado.

Figura13. Asociación a otro proyecto

Descripción general del proyecto: ingrese el resumen, descripción del problema uoportunidad a la cual responde el proyecto (hipótesis) y el objetivo general.

Figura15. Descripción general del proyecto

Objetivos específicos: deberá diligenciar y adicionar los objetivos específicos del proyecto.

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Figura16. Objetivos específicos del proyecto

Resultados esperados: el (la) docente debe ingresar y adicionar los resultados esperados del proyecto formulado.

Figura17. Resultados esperados del proyecto

Productos académicos: seleccionar de la lista desplegable los productos académicos a generar mediante el proyecto e indicar la cantidad.

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Figura18. Productos académicos del proyecto

Región que impacta el proyecto: Por favor seleccione el departamento y la ciudad a la cualimpactará el proyecto

Figura 19. Región que impacta el proyecto

Propiedad intelectual: deberá indicar si el proyecto puede generar algún activo depropiedad intelectual; en caso afirmativo se le solicitará seleccionar el tipo de activo.

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Figura 20. Propiedad intelectual del proyecto

Biodiversidad: luego el sistema le solicitará la información de biodiversidad, es decir, si elproyecto vinculará o No algún permiso necesario de biodiversidad.

Figura 21a. Biodiversidad

Si selecciona la opción SÍ, responda las preguntas indicadas en el formulario Figura 22b.

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Figura 21b. Biodiversidad

c. Clasificación

De acuerdo con el área de trabajo considerada para el desarrollo del proyecto, seleccione del listadodesplegable de los objetivos de desarrollo sostenible principal y secundario. Puede consultar lainformación de cuál es la lista de objetivos de desarrollo sostenible

Figura 22. Objetivos de Desarrollo Sostenible

También debe colocar el área de objetivo socioeconómico y las áreas científicas y tecnológicasprincipales y secundarias asociadas.

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Nota: si necesita ayuda para clasificar su proyecto, puede consultar los documentos disponibles en PDF.

Figura 23. Clasificación

En el caso del Plan Global de Desarrollo de la Universidad Nacional de Colombia, seleccione la líneade acción y el programa que está asociado el proyecto.

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Figura 24. Asociación al Plan Global de Desarrollo

d. Palabras clave

A continuación, agregue las palabras clave (mínimo 3) diligenciándolas una a la vez y haciendoclic en Agregar palabra.

Figura 25. Palabras clave

e. Equipo de trabajo

En esta sección se diligencia la información de los participantes del proyecto. Aparece la opciónSÍ (conoce los datos de los participantes) o la opción NO si no conoce los datos detallados.

En la opción NO, seleccione el tipo de vinculación y la cantidad y haga clic en Agregar.

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Figura 26a. Equipo de trabajo NO conoce datos

En la opción SÍ debe seleccionar el tipo de vinculación y colocar los datos de identificación, elnombre y las horas y meses de vinculación al proyecto. Así mismo le solicita la asociación delgrupo de investigación (si corresponde). Si la selección aparece vacía, es porque el integrante nopertenece a ningún grupo y, por lo tanto, no lo puede asociar a un grupo; puede dejar la casillasin seleccionar. Finalmente, ingrese las actividades a realizar y haga clic en Agregar.

Recuerde que, según los términos de referencia, debe registrar al menos 3 estudiantes depregrado o posgrado.

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Figura 26b Equipo de trabajo SI conoce datos

f. Información financiera

Aspectos generales: debe seleccionar de la lista desplegable la dependencia de laUniversidad en la cual se ejecutará financieramente el proyecto.

Figura 27. Información financiera, lugar de ejecución.

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Costos: seleccione cada uno de los rubros que va a solicitar dentro del presupuesto del proyecto. Luego ingrese el valor o monto requerido en cada rubro y la justificación o el detalle del gasto en el rubro, y haga clic en Agregar.

Figura 28a. Información financiera, costos.

Recuerde que, según el numeral 6.1 de los términos de referencia de la convocatoria, para lamodalidad 1 y 2 el valor máximo a financiar por proyecto es de $ 50 000 000correspondiente a costos directos. Esto es lo que debe registrar el docente en los diferentesrubros

Además, que el rubro de remuneración de servicios técnicos no puede exceder el 40 % del valortotal del presupuesto del proyecto.

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Figura 28b. Información financiera, rubros.

Si el proyecto tiene entidades participantes, puede colocarlos seleccionando la casilladespués de ¿el proyecto tiene entidades participantes?, y los montos en efectivo y enespecie o uno de ellos

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Figura 28c. Información financiera, rubros.

Al final le mostrará el resumen el valor total del proyecto. Muestra el aporte de lasentidades participantes, que no contará en el costo total del proyecto. El valor que hayacolocado en los diferentes rubros será el valor solicitado a la convocatoria sin costosindirectos.

De esta manera, el sistema calcula de manera automática los costos indirectoscorrespondientes al 5% del valor solicitado y suma como el costo total del proyecto.

Figura 28d. Información financiera, rubros.

2.3. Información específica

Diligencie la información solicitada en este formulario en su totalidad, ya que será tenida en cuenta en la etapa de evaluación.

Trabajo previo con comunidades

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Debe relacionar los trabajos realizados con las comunidades por parte de los integrantes delproyecto en la casilla mencionada. Incluya enlaces o soportes de cada uno de esos trabajos.Finalmente, haga clic en Agregar por cada uno de los trabajos. Recuerde que puede agregarvarios.

Figura 29. Trabajo previo a comunidades

Adicionalmente debe relacionar las comunidades que tendrán relación con el proyecto.

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Figura 30. Comunidades relacionadas al proyecto

Pertinencia y calidad académica de la propuesta

En esta sección diligencie la información de la metodología que usará para el desarrollo delproyecto, el marco teórico–conceptual en el que se basará, sus condiciones de entorno y ladescripción de la alternativa de solución que propone.

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Figura 31. Pertinencia y calidad académica de la propuesta

Sostenibilidad del proyecto: en esta sección, seleccione el nivel de sostenibilidad delproyecto y especifique por qué se considera ese nivel, teniendo en cuenta aspectos comocapacidad técnica y financiera, mecanismos de gestión y demás elementos que semencionan.

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Figura 32a. Nivel de sostenibilidad

Posteriormente, debe plantear las estrategias que harán sostenible el proyecto:

Figura 32b. Estrategias de sostenibilidad.

Además, debe manifestar si el proyecto tiene articulación con iniciativas públicas, decooperación internacional, mixtas, privadas o de la sociedad civil que soporten lasostenibilidad el proyecto. Indique cuáles iniciativas y su naturaleza.

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Figura 32c Articulación con otras iniciativas.

También debe indicar si el proyecto cuenta con cuenta con cofinanciación externa.

Figura 32d. Articulación con otras iniciativas

También debe diligenciar las casillas de planteamiento de procesos de intercambio deconocimiento y diálogo de saberes con la(s) comunidad(es) participante(s) y Grado departicipación de la comunidad en la construcción de la propuesta y planteamiento de rolesde la comunidad en la ejecución del proyecto.

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Figura 32e. Procesos de intercambio y grado participación de la comunidad

Aplicabilidad del proyecto: justifique cómo va a aportar la propuesta alcumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible seleccionados.

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Figura 33. Aplicabilidad

Articulación misional del proyecto: indique detalladamente cómo el proyecto articulalas funcionales misionales de la Universidad Nacional de Colombia y si se articulandos o más dependencias.

Figura 34. Articulación misional

Potencial innovador: diligencie las dos casillas de potencial innovador, ya que estas sonimportantes para el proceso de evaluación.

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Figura 35. Indicadores de apropiación

Figura 35. Potencial innovador

2.4. Actividades y Cronograma

Registre cada una de las actividades a desarrollar como parte del proyecto. El formulario le solicita el mes de inicio y la duración (no puede ser mayor al tiempo estipulado para el proyecto).

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Figura 36. Cronograma

2.5. Bibliografía

Registre y agregue en cada casilla la bibliografía que requiere para el proyecto.

Figura 37. Bibliografía

2.6. Enviar y Archivos adjuntos

En esta sección adjunte los archivos relacionados con la propuesta. El tamaño máximo permitido

por la aplicación es 4 megabytes (4 096 kilobytes, 4 MB). Recuerde tener en cuenta los documentosobligatorios mencionados en el numeral 11.6 de los términos de referencia de la convocatoria.

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Figura 38. Enviar archivos adjuntos

Una vez finalizado el diligenciamiento del formulario, el sistema asigna un código que identificará lapropuesta. En Descargar reporte puede obtener una copia de la información registrada.

Finalmente, debe seleccionar “Envíe el proyecto para revisión”. Tenga presente que una vez enviadoel proyecto, no podrá realizarle cambios.

Una vez enviado el proyecto para revisión, el Sistema emitirá una alerta confirmando el registroexitoso y le enviará una notificación a su correo electrónico institucional.

Los estados de los proyectos en esta etapa de postulación serán:

Ingresando: cuando la propuesta está siendo registrada y aún no ha sido enviada pararevisión. En este estado es posible editar la propuesta.

Propuesto: una vez el docente realice el envío para revisión.

Nota: Si existen consultas sobre el diligenciamiento de los proyectos en el sistema Hermes, puede comunicarsecon la extensión 11111, a través del correo [email protected])

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mailto:[email protected]

IntroducciónAlcance del documentoResponsablesDisposiciones generales

Capítulo 1. Ingreso a la convocatoria1.1 Acceso a la cuenta1.2 Ingreso al módulo de convocatorias1.3 Ingreso a la convocatoria

Capítulo 2. Registro de la propuesta2.1 Registro de propuestas2.2 Información académico-administrativa2.3. Información específica2.4. Actividades y Cronograma2.5. Bibliografía2.6. Enviar y Archivos adjuntos

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