Instrumento de planificación del trabajo y presupuestación

Manual del usuario

Para la preparación de las solicitudes de financiación presentadas al Fondo Mundial

de Lucha contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria

Ronda 10

Mayo de 2010

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Índice

1. INTRODUCCIÓN 5

2. SINOPSIS 6

2.1 Manual del usuario 6

2.2 Instalación del instrumento 7 2.2.1 Necesidades del sistema 7 2.2.2 Procedimiento de instalación 8 2.2.3 Habilitación de las macros 8 2.2.4 Selección del idioma 10

2.3 Convenciones empleadas en el instrumento 10 2.3.1 Protección 10 2.3.2 Código de colores 11 2.3.3 Copiar y pegar 11 2.3.4 Procedimiento de seguridad 14

2.4 El equipo de planificación del trabajo y presupuestación 14

3. INSTRUCCIONES DETALLADAS PARA RELLENAR EL INSTRUMENTO 15

3.1 Resumen 15

3.2 Paso 1: Información de la portada 17 3.2.1 Título del proyecto y país 18 3.2.2 Componente 18 3.2.3 Introducir las monedas 18 3.2.4 Introducir el número de versión 19 3.2.5 Número y nombre del anexo 19 3.2.6 Imprimir el instrumento para su presentación 19

3.3 Paso 2: Supuestos generales 19 3.3.1 Datos básicos 20 3.3.2 Contexto del presupuesto 21

3.4 Definición del marco lógico 21 3.4.1 Norma de numeración 23 3.4.2 Construcción del marco lógico 23 3.4.3 Cambio de la estructura del marco 24 3.4.4 Introducción de datos 26 3.4.5 Selección de las áreas de prestación de servicios 27

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3.5 Paso 4: Definición del costo de los insumos 27 3.5.1 Generalidades sobre el costo de los insumos 27 3.5.2 Categorías de gastos 29 3.5.3 Introducción de datos 29 3.5.4 Orientación adicional sobre la definición de los costos de los insumos 31

3.6 Paso 5: Costo de los insumos y notas de referencia 32 3.6.1 Valores del costo de los insumos 32 3.6.2 Tipos de cambio 34 3.6.3 Aplicación de la inflación 34 3.6.4 Notas 34 3.6.5 Fuentes de los datos 35

3.7 Paso 6: Calculo del costo de los insumos 35 3.7.1 Uso de las notas de cálculo de costos 35 3.7.2 Costos por unidad 37

3.8 Paso 7: Definición de los ítems de costo de los insumos y las cantidades para las subactividades 38 3.8.1 Selección de los insumos 38 3.8.2 Estimación de las cantidades 40

3.9 Paso 8: Informes financieros 40

3.10 Paso 9: Otros informes 43 3.10.1 Presupuesto detallado 43 3.10.2 Costos unitarios/supuestos detallados 43 3.10.3 Cálculo de los costos unitarios 43 3.10.4 Plan de trabajo de la propuesta 44

3.11 Impresión de los informes modelo para su presentación 44

4. SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y SERVICIO DE APOYO 45

4.1 Apoyo técnico 45

4.2 Solución de problemas 46 4.2.1 El programa o algunas funciones no responden cuando intento usarlos 46 4.2.2 El instrumento responde lentamente y algunas funciones, como la impresión

de informes, tardan mucho tiempo en ejecutarse 46 4.2.3 Los totales de los informes de resumen del presupuesto no coinciden 47 4.2.4 He pegado datos en una celda y ahora no puedo modificarlos 47 4.2.5 Al utilizar una función aparece un mensaje de error en tiempo de ejecución 47

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Figuras Figura 2-1: Habilitación de macros en Excel 2003 ................................................................................... 9

Figura 2-2: Habilitación de macros en Excel 2007 ...................................................................................10

Figura 2-3: Mensaje de error en una celda protegida .............................................................................11

Figura 2-4: Tipo de personal requerido para cumplimentar el instrumento............................................14

Figura 3-1: Menú del instrumento, con los pasos clave...........................................................................15

Figura 3-2: Resumen de los pasos a seguir para cumplimentar el instrumento.......................................16

Figura 3-3: Ejemplo de portada...............................................................................................................17

Figura 3-4: Tabla de supuestos generales ...............................................................................................21

Figura 3-5: Jerarquía de elementos de planificación de la OMS - marco lógico. .....................................22

Figura 3-6: Norma de numeración ..........................................................................................................23

Figura 3-7: Vista general de la hoja de trabajo principal - construcción del marco lógico........................24

Figura 3-8: Edición de la estructura del marco lógico - instrucciones asociadas al clic derecho ...............25

Figura 3-9: Función de las diversas instrucciones ...................................................................................25

Figura 3-10: Costo de los insumos..........................................................................................................28

Figura 3-11: Definición del costo de los insumos en la hoja de costos de insumos .................................29

Figura 3-12: Inserción de filas de costo de insumos ...............................................................................30

Figura 3-13: Inserción de los valores y la fuente de los costos de insumos definidos .............................33

Figura 3-14: Ejemplo de cálculo de costo unitario global........................................................................36

Figura 3-15: Instrucciones relacionadas con los ítems de costo de insumos en el plan de trabajo principal y la hoja de cálculo de costos...................................................................39

Figura 3-16: Menú de informes resumidos ............................................................................................41

Figura 3-17: Informes sobre el presupuesto por categoría de gastos y el presupuesto por objetivos y APS.............................................................................................................42

Figura 3-18: Menú de Otros informes ....................................................................................................43

Figura 3-19: Lista de informes incluidos en la opción Imprimir Modelo en el paso 1 ..............................44

Lista de siglas y acrónimos APS Área de Prestación de Servicios ARV Antirretrovirales (medicamentos) ASAP Estrategia y Plan de Acción contra el Sida (Banco Mundial) GB Gigabyte FM Fondo Mundial (abreviatura usada en algunas partes del instrumento) FSS Fortalecimiento de los sistemas de salud MB Megabyte NASA National AIDS Spending Assessment (Valoraciones del gasto nacional

relativo al sida) OMS Organización Mundial de la Salud RAM Memoria de acceso aleatorio TAR Terapia antirretroviral

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1. Introducción El Instrumento de Planificación del Trabajo y Presupuestación (en adelante «el instrumento» en este documento) ha sido elaborado por la OMS para ayudar a los países en desarrollo a preparar las solicitudes de financiación dirigidas al Fondo Mundial de Lucha contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria (en adelante «el Fondo Mundial» en este documento), y ha sido actualizado y revisado para elaborar las propuestas a presentar en la décima ronda. El principal objetivo de este instrumento es facilitar el desarrollo de planes de trabajo bien estructurados y de presupuestos basados en costos precisos para las propuestas a elevar al Fondo Mundial, y presentar esa información en un formato aceptable para el Fondo. El instrumento se ha diseñado con la finalidad de que la planificación y el cálculo de los costos se hagan de forma más automatizada y con mayor precisión y facilidad. Muchas de las funciones asociadas al desarrollo del plan de trabajo y el presupuesto están automatizadas, y los cálculos de costos están protegidos para evitar errores y omisiones. Sobre todo, se pretende con este instrumento mejorar la coherencia entre el plan de trabajo propuesto y el presupuesto detallado, así como la calidad general de las solicitudes presentadas al Fondo Mundial. El modelo empleado está basado en una revisión de las prácticas óptimas de diseño determinadas examinando modelos ya existentes (incluida la plantilla de cálculo de costos desarrollada por el Fondo Mundial para las solicitudes de las rondas octava y novena) y después de hablar con una serie de consultores, funcionarios públicos y otros profesionales que intervienen en el cálculo de los costos de las propuestas de financiación. Se ha procurado también garantizar cierta coherencia visual con el recientemente desarrollado instrumento de cálculo de costos basado en actividades de la Estrategia y Plan de Acción contra el Sida (ASAP) del Banco Mundial, orientado principalmente a estrategias de cálculo de costos y planes operacionales. De acuerdo con los requisitos del Fondo Mundial y la mayoría de planes operacionales, el instrumento ha sido diseñado pensando en la presupuestación de una estructura basada en actividades. Desglosa las cifras de cantidades y costos por trimestre para los dos primeros años de la propuesta, y por años para el periodo del tercer al quinto año. Todos los datos se incluyen en una hoja de planificación con totales por año para el periodo abarcado por el proyecto. El programa genera hojas recapitulativas que incluyen planes de trabajo y presupuestos, así como resúmenes de presupuestos por áreas de prestación de servicios y categorías de gastos. El instrumento ha sido desarrollado para calcular los costos de las propuestas relacionadas con el VIH/sida, la tuberculosis y la malaria, pero es una herramienta genérica y se puede utilizar para desarrollar también otros planes y propuestas y calcular sus costos. En este manual se facilitan instrucciones detalladas para utilizar el instrumento. Se incluyen también varias advertencias sobre los errores que pueden producirse si no se utiliza correctamente. Si no se siguen las instrucciones que aquí se dan, esos errores pueden desembocar en un plan de trabajo y un presupuesto incompletos o incorrectos.

Se recomienda encarecidamente a los usuarios que lean atentamente todo el manual antes de instalar y usar el instrumento

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Este instrumento va acompañado de un segundo instrumento concebido para ayudar a los usuarios a crear listas de medicamentos y otros productos para la terapia antirretroviral (véase el anexo A respecto al instrumento de cantidades). El informe final generado por el instrumento de cantidades tiene un formato similar al del apéndice B de la documentación requerida para las propuestas sometidas al Fondo Mundial y puede presentarse junto con dichas propuestas. Actualmente este instrumento sólo está disponible para el componente de VIH. Tanto el instrumento de planificación del trabajo como el instrumento de cantidades y los manuales del usuario correspondientes están disponibles en inglés, español y francés. Los instrumentos contienen una opción para seleccionar el idioma deseado en el momento de la instalación, pero después es imposible cambiar el idioma.

2. SINOPSIS

2.1 Manual del usuario Este manual del usuario tiene por objeto proporcionar las instrucciones necesarias para instalar y usar correctamente el instrumento. Aunque el instrumento se ha concebido de manera que guíe al usuario por los sucesivos pasos requeridos para rellenar el plan de trabajo y el presupuesto, si se desea conocer las instrucciones detalladas es preciso consultar el manual del usuario. Es necesario leer íntegramente el manual antes de instalar y usar el instrumento. En caso contrario, se corre el riesgo de rellenarlo incorrectamente y obtener como resultado un plan de trabajo y un presupuesto con errores. El manual consta de cuatro secciones:

1. Sección 1 – Introducción en la que se presentan brevemente los antecedentes del desarrollo del instrumento y su principal objetivo.

2. Sección 2 – Resumen del manual, las convenciones usadas en el mismo y en el instrumento, y las instrucciones para instalar y usar el instrumento.

3. Sección 3 – Grueso del manual, con instrucciones detalladas para usar el instrumento. En aras de la legibilidad de la sección 3, se ha adoptado la siguiente estructura para cada paso:

• Párrafos introductorios de descripción de la lógica y la finalidad del paso en cuestión;

• Instrucciones específicas para dar ese paso. 4. Sección 4 – Sección de solución de problemas, que incluye una lista de las posibles

dificultades y las soluciones correspondientes, así como información de contacto para obtener apoyo técnico.

Cuando ha sido posible, se han incluido imágenes de pantalla del clasificador del instrumento para ilustrar cada paso y facilitar el proceso de aprendizaje y solución de problemas. Las explicaciones se refieren con frecuencia a epígrafes o instrucciones del instrumento. Estos aparecen en negrita, por ejemplo: Hacer clic derecho y seleccionar la instrucción Añadir nota. Cuando se remite al usuario a opciones de menú de Excel, los elementos e instrucciones del menú se han resaltado en azul, por ejemplo: Archivo > Vista preliminar > Imprimir.

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A lo largo del documento se intercalan consejos enmarcados en recuadros azules, según se muestra infra, como ayuda para ejecutar instrucciones específicas.

CONSEJO: Cree las primeras versiones del marco lógico fuera del instrumento mientras se sigan introduciendo cambios importantes. Una vez que se haya logrado cierto consenso respecto al marco, páselo al instrumento. Así se limitará el trabajo de edición que deba hacer dentro de este. Cuando hay que señalar a la atención del usuario algunos aspectos críticos o advertencias, se ha optado por destacarlos en cada sección mediante un recuadro naranja, como se muestra a continuación. Si se ignoran esas advertencias, se rellenará incorrectamente el instrumento.

¡Atención! No es posible cambiar el componente de enfermedad una vez que se ha rellenado el instrumento y desarrollado el marco lógico. Cada instrumento se dedica por tanto a una sola enfermedad.

2.2 Instalación del instrumento

2.2.1 Necesidades del sistema

Este instrumento se ha desarrollado con Excel 2003. Cualquier usuario que emplee esta u otra versión posterior de Excel no debería necesitar software adicional. Debido al gran número de macros usadas en el instrumento, si se usa una versión de Excel más antigua aparecerán errores y el instrumento no funcionará como es debido. El instrumento ha sido ensayado en tres ordenadores portátiles relativamente recientes (menos de un año) que usaban como sistema operativo Vista o Windows 7. Todos ellos poseían un doble procesador central que generaba velocidades de entre 1,6 y 2,1 MHz. La memoria RAM se situaba entre 3 y 4 GB. Las pruebas comprendieron la reintroducción de tres presupuestos de propuestas presentadas al Fondo Mundial en la novena ronda. El instrumento funcionó correctamente en esas pruebas, si bien algunas funciones se ejecutaron con lentitud al aumentar la cantidad de datos introducidos. Se procedió también a usar una versión ya cumplimentada del instrumento en una máquina más antigua menos potente (Windows XP, Pentium 4, 1,69 GHz y 512 megabytes de RAM). El instrumento funcionó de forma correcta en dicha computadora, sin que la velocidad se resintiera sensiblemente. Para averiguar la capacidad de su computadora, vaya a Inicio > Panel de control > Sistema. Pulse Sistema y compruebe que la máquina tenga como mínimo la capacidad indicada a continuación:

¡Atención! Antes de instalar el instrumento, lea íntegramente la sección 2.2.

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Elemento Capacidad necesaria

Excel Excel 2003 o posterior

Sistema operativo Windows XP, Vista o Windows 7

Procesador Pentium 4 o mejor

Velocidad de procesamiento 1,69 GHz o superior

RAM Al menos 512 MB

Para optimizar los resultados, se recomienda usar el instrumento únicamente en un equipo que use un procesador de nueva generación (Duo Core) y al menos 3 GB de RAM. La capacidad y velocidad de cualquier equipo depende además de muchas otras variables y opciones de configuración de Windows. Consulte a un experto para cerciorarse de que esos parámetros estén ajustados de modo que optimicen la velocidad de procesamiento y el rendimiento de su equipo. Las necesidades pueden variar también en función del sistema operativo utilizado. Así, Windows Vista y Windows 7 requieren algo más que la capacidad mínima indicada más arriba; si se usa alguno de esos sistemas operativos, el instrumento puede no funcionar con menos de 3 GB de RAM. El instrumento requiere una memoria y una potencia de cálculo relativamente altas. Los requisitos del sistema aumentan apreciablemente a medida que se introducen datos en el instrumento. Algunas funciones, como la actualización del plan de trabajo principal o la producción de informes, pueden tardar 10-15 segundos en una versión del instrumento que contenga todos los datos. Los usuarios deben ser pacientes y esperar a que terminen esos procesos antes de intentar introducir más información. No es recomendable ejecutar más de una versión del instrumento simultáneamente en el mismo equipo, o usarlo junto con otros programas complejos. Eso puede ralentizar su funcionamiento, y eventualmente causar su interrupción.

2.2.2 Procedimiento de instalación

Este instrumento se puede copiar a partir de un medio portátil (CD o unidad USB) o descargar a partir de http://www.who.int/hiv/pub/toolkits/GF-Resourcekit/en/index2.html. Para abrirlo, simplemente copie el archivo en el lugar pertinente (especificado por usted), abra el archivo en Excel y siga las instrucciones sobre parámetros de seguridad que se indican en la sección 2.2.3 a continuación. Es muy importante comprobar los parámetros de seguridad, pues el funcionamiento de las macros depende de ellos. Para crear un atajo al archivo en el escritorio, habiéndose situado sobre este, pulse el botón derecho del ratón y siga las instrucciones del asistente para atajos.

2.2.3 Habilitación de las macros

Este instrumento contiene macros, y no funcionará correctamente si no se habilitan esas macros. Para ello, deberá ajustar al nivel adecuado los parámetros de seguridad antes de abrir el clasificador.

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En Excel 2003, antes de abrir el clasificador, vaya a Herramientas > Macro > Seguridad y fije un nivel de seguridad Bajo o Medio (véase la figura 2-1 a continuación). Si elige Bajo, las macros se habilitarán automáticamente. Si elige Medio, un mensaje le invitará a habilitar o deshabilitar las macros cuando abra el clasificador. Habilítelas cuando vea ese mensaje.

Figura 2-1: Habilitación de macros en Excel 2003

En Excel 2007 aparece un aviso de seguridad encima de la hoja de cálculo. En la parte derecha del aviso aparece un botón Opciones. Pulse el botón, haga clic en Habilitar el contenido, y pulse Aceptar. Se debe repetir el procedimiento cada vez que se abra un fichero, pues hay ocasiones en que, al cerrar el clasificador, cambia la configuración de las macros. En Excel 2007 se pueden habilitar todas las macros de forma permanente en el menú de confianza (véase la figura 2-2 infra). No se recomienda hacer tal cosa, pues se corre el riesgo de ejecutar código no autorizado. Si prefiere hacerlo pese a todo, pulse el botón Office (botón redondo situado en el ángulo superior izquierdo de la hoja) y vaya a Opciones de Excel > Centro de confianza > Configuración del centro de confianza > Configuración de macros. Elija Habilitar todas las macros y pulse Aceptar para finalizar.

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Figura 2-2: Habilitación de macros en Excel 2007

2.2.4 Selección del idioma

El instrumento está disponible en inglés, francés y español. Cuando se abre por primera vez, se invita al usuario a elegir uno de esos idiomas. A partir del menú desplegable, elija el idioma en que desee rellenar el instrumento.

Una vez seleccionado el idioma, los títulos e instrucciones del instrumento serán traducidos a su idioma. Cuando vuelva a abrir el instrumento, este le conducirá directamente al menú del diagrama de trabajo. Tenga presente que el instrumento no permite cambiar el idioma tras esa selección inicial.

¡Atención! No es posible cambiar el idioma una vez elegido.

2.3 Convenciones empleadas en el instrumento

2.3.1 Protección

Este instrumento contiene numerosas macros y fórmulas, y si estas se cambian o borran generará resultados incorrectos. Por ello, está protegido, para evitar que inadvertidamente se borren o corrompan esas macros y fórmulas al introducir los datos. Esa protección limita la flexibilidad del instrumento en algunos casos e impone ciertas restricciones a los usuarios. Sin embargo, gracias a ello la estabilidad y precisión del instrumento son considerablemente mejores.

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2.3.2 Código de colores

Para facilitar la tarea a los usuarios, se han usado distintos colores para indicar dónde deben introducirse los datos, dónde aparecen datos calculados, y dónde aparecen los resultados generados. El significado de los colores es el siguiente:

Hay que introducir datos o seleccionarlos a partir de una lista desplegable.

Datos ya introducidos o seleccionados al menos en una ocasión.

Datos calculados por el instrumento o extraídos de otro lugar del instrumento. No es necesario introducir datos en esas celdas, que están protegidas.

En los informes, los resultados del instrumento aparecen en un campo blanco y están protegidos.

2.3.3 Copiar y pegar

El instrumento ha sido diseñado de manera que facilita la introducción directa de datos donde es necesario. No pretende facilitar la copia de listas de datos o múltiples celdas a partir de otra hoja de cálculo. Copiar y pegar datos es un procedimiento que puede generar errores y otros problemas. En algunas hojas la inserción de datos en una celda activa una macro, e intentar copiar y pegar más de una celda a la vez generará un mensaje de error (véase la figura 2-3 a continuación). En otros lugares del instrumento, las celdas de destino pueden estar protegidas. Si se intenta copiar material en esas celdas protegidas aparecerá un mensaje de error, pues se estará intentando alterar el formato preestablecido.

Figura 2-3: Mensaje de error en una celda protegida

Se recomienda encarecidamente que el usuario introduzca los datos directamente en el instrumento celda por celda. Sin embargo, puede haber casos en que los usuarios deseen cortar o copiar texto de documentos Word u otras hojas de cálculo para pegarlo en el instrumento. La mayoría de los pasos previstos en este aceptan tal operación, pero esa forma de proceder puede

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plantear algunas dificultades. Para evitar esos problemas, deberá copiarse solo el contenido de las celdas, sin formatos ni ninguna otra instrucción incorporada. Eso puede hacerse de diversas maneras:

1. Función Pegado Especial (recomendada): para evitar pegar formatos y otras características de la celda de origen, se puede usar la instrucción Pegado Especial. Para ello, copie la celda de la hoja fuente mediante la instrucción Copiar normal, y luego coloque el cursor en la celda de destino. En Excel 2007, seleccione la lista desplegable de Pegar del grupo Portapapeles en la pestaña Inicio. A continuación, elija la instrucción Pegado Especial y pulse el botón Texto o Valores. (No seleccione Todo ni Formato). En Operaciones, elija Ninguna. Pulse Aceptar y se copiará el valor de la celda sin el formato. En Excel 2003 se puede elegir la instrucción Pegado Especial ya sea mediante el menú abierto con clic derecho, o bien a partir de la función Edición. Téngase en cuenta que a menudo el menú de instrucciones abierto con el botón derecho del ratón no presenta la opción Pegado Especial, debido a que ese menú contextual suele utilizarse para localizar y ejecutar muchas de las macros del instrumento. La función Pegado Especial también permite copiar y pegar varias celdas al mismo tiempo.

2. Función Editar texto de celda de Excel: la función Editar texto permite «entrar» en una

celda y copiar o pegar texto en ella sin copiar ni pegar formatos u otras instrucciones. Para copiar texto o valores (no fórmulas) de una hoja de cálculo Excel en el instrumento (p.ej., descripción de una actividad), seleccione la celda en la hoja fuente y haga doble clic. Seleccione el contenido a copiar de la celda, y luego elija la instrucción Copiar. A continuación, sitúe el cursor en la celda de destino del instrumento, haga doble clic sobre ella, seleccione el texto pertinente y utilice la instrucción Pegar. De este modo copiará solo el texto o valor, pero no el formato asociado a la celda fuente.

3. Función F2: la tecla F2 del teclado reproduce la función Editar texto. Para copiar texto o

valores de una hoja Excel en el instrumento, seleccione la celda en la hoja fuente y pulse la citada tecla. De ese modo se entra en la celda. Seleccione el texto o las cifras a copiar del interior de la celda y use la instrucción Copiar habitual. A continuación, sitúe el cursor en la celda de destino del instrumento, pulse F2, seleccione el texto pertinente y elija la instrucción Pegar. De este modo copiará solo el texto o valor, pero no el formato asociado a la celda fuente.

Es posible copiar texto o cifras de documentos Word, usando los mismos procedimientos que acaban de describirse. Al igual que con Excel, deberá usarse Pegado Especial u otro método para no copiar y pegar en el instrumento los formatos del documento fuente.

CONSEJO: Este modelo funciona mejor si se introducen los datos directamente. Copiar y pegar puede causar errores. Se recomienda a los usuarios que introduzcan los datos manualmente e intenten evitar cualquier operación de copiar y pegar.

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Si usa usted la instrucción Pegar habitual en lugar de cualquiera de los métodos arriba descritos, copiará los formatos y demás instrucciones incorporadas en el instrumento. A menudo ello incluirá una instrucción para bloquear la celda. Si ocurre eso, ya no podrá modificar el contenido de la celda. Los métodos Editar texto y F2 copiarán el texto en la celda de destino añadiéndolo a cualquier texto que haya ya en ella. Para evitarlo, seleccione el texto o los valores existentes antes de utilizar la instrucción Pegado especial. El texto o valor copiado reemplazará al texto existente.

Si por error se han copiado formatos en la hoja de destino del instrumento, es posible usar la función que permite copiar el formato de una celda adyacente. Para ello, seleccione una celda con el formato correcto en la misma hoja de cálculo. En Excel 2007, pulse sobre Copiar formato en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, y arrastre el cursor hasta la celda que tenga el formato incorrecto. En Excel 2003, Copiar formato se encuentra en la barra de herramientas estándar. Seleccione el formato a copiar, elija esa función, y haga clic en la celda que desee formatear. El formato se copiará automáticamente. En las hojas donde no está permitido copiar y pegar más de una celda a la vez, donde las celdas de destino están protegidas, o donde el usuario desee copiar texto en una celda numérica, los métodos anteriores no funcionarán, y aparecerá un mensaje de error.

Los usuarios pueden tropezar también con dificultades si intentan copiar y pegar celdas fusionadas. Excel no puede copiar y pegar datos de un sitio a otro cuando las celdas de origen y de destino tienen distinto tamaño. Si los datos de origen se encuentran en una sola celda, por lo general se pueden copiar y pegar en un lugar que contenga dos o más celdas fusionadas. En cambio, si los datos se encuentran en un bloque constituido por dos o más celdas fusionadas, es imposible copiarlos en un bloque que contenga un número distinto de celdas fusionadas. Si se intenta hacer eso, aparece el siguiente mensaje de error:

En algunos casos al introducir los valores (por oposición a los datos descriptivos) también se pone en marcha una macro. Cuando se copia más de una celda de una fuente a varias celdas de destino, la macro solo actúa en la primera celda de destino. Para que la macro funcione adecuadamente, hay que introducir también los datos en las otras celdas de destino.

¡Atención! Si no se sigue estrictamente el procedimiento de copiar y pegar, el resultado pueden ser celdas con datos incorrectos que no se podrán modificar. Si se copia la totalidad de una celda, los formatos e instrucciones incorporados también se copiarán, y entre ellos hay con frecuencia una instrucción de «bloqueo» que impedirá cualquier modificación posterior de la celda.

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Para evitar estos problemas, se recomienda encarecidamente a los usuarios que introduzcan los valores manualmente, celda por celda. Si se opta por copiar y pegar, se recomienda copiar y pegar los datos celda por celda.

2.3.4 Procedimiento de seguridad

A lo largo del procedimiento de cálculo de costos, es fundamental guardar el instrumento con frecuencia y hacer una copia de seguridad al menos una vez al día en un dispositivo de almacenamiento externo. Si se trabaja en red, esa copia de seguridad puede hacerse automáticamente. En muchas situaciones no es así, y se advierte al usuario que debe hacer una copia de seguridad manual en un disco duro externo u otro dispositivo similar. Al hacer la copia de seguridad, es esencial que el nombre del archivo incluya información distintiva y la fecha, para que el usuario pueda identificar en todo momento la última versión de la copia. La portada del instrumento también brinda al usuario la oportunidad de introducir un nuevo número de versión cada vez que use el instrumento.

2.4 El equipo de planificación del trabajo y presupuestación La preparación de un presupuesto con costos bien definidos para una propuesta dirigida al Fondo Mundial es una labor que exige trabajo de equipo. Para completar debidamente cada uno de los pasos de elaboración del presupuesto, deben participar diversos tipos de funcionarios de los distintos sectores, consejos y programas de VIH/sida y otras partes interesadas. Todos los miembros del equipo básico deben participar en las deliberaciones de planificación iniciales y en las fases clave del proceso de elaboración de las propuestas. Los miembros del equipo deben comprender bien el funcionamiento del instrumento y la relación entre los diversos componentes del mismo. La tabla de la figura 2-4 muestra el perfil del personal que debe intervenir en cada paso del instrumento. Conviene no confiar en que el profesional especializado en el cálculo de costos o las finanzas rellene el instrumento sin ayuda de nadie.

Figura 2-4: Tipo de personal requerido para cumplimentar el instrumento

Paso Personal del ámbito de:

Portada y supuestos generales Programa y finanzas

Desarrollo de la estructura lógica del programa Programa, vigilancia y evaluación y finanzas

Definición del costo unitario de los insumos requeridos

Finanzas

Cálculo y finalización del costo de los insumos Finanzas

Introducción de los ítems de costo de insumos de las actividades

Finanzas y programa

Introducción de las metas de costo de insumos Programa y vigilancia y evaluación

Revisión de los costos totales Gestión

Preparación de informes Finanzas y programa

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3. Instrucciones detalladas para rellenar el instrumento

3.1 Resumen Al diseñar el instrumento se ha procurado ante todo encauzar al usuario a lo largo de una serie de pasos concretos para definir una estructura lógica del programa o la propuesta con costos exactos. Para ello, el usuario debe seguir una secuencia de menús en los que hay que completar diversas tareas de configuración, cálculo de costos y creación de vínculos. El resultado final de esos pasos es un presupuesto con todos los costos asociados a la propuesta. El nivel de detalle del cálculo de costos depende fundamentalmente de los requisitos del Fondo Mundial y del objetivo primordial de la planificación y el análisis de costos. Aunque los usuarios con experiencia pueden considerar incómoda la necesidad de volver al menú para moverse entre los distintos pasos, el menú permite activar operaciones de autograbación y otras funciones mediadas por macros concebidas para garantizar la estabilidad general y la solidez del instrumento. La figura 3-1 muestra a continuación el menú principal del instrumento, en el que se identifica con claridad cada paso. Pulsando cualquiera de ellos el usuario accede a la hoja de cálculo pertinente. En ellas hay siempre un botón de retorno que devuelve al usuario al menú.

Figura 3-1: Menú del instrumento, con los pasos clave

Hay en total nueve pasos a seguir. En la tabla de la figura 3-2 se resume brevemente cada uno de ellos, para pasar luego a describirlos en detalle en las secciones siguientes.

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Figura 3-2: Resumen de los pasos a seguir para rellenar el instrumento

Paso del menú Descripción y función

Paso 1: Información de la portada

La portada es el medio de presentación de la versión electrónica e impresa del documento. En ella se indica al usuario que debe introducir información relacionada con el título del proyecto, el nombre del país, la enfermedad, la moneda y otros datos necesarios para facilitar el control administrativo del instrumento.

Paso 2: Supuestos generales

En esta hoja se deben introducir los supuestos generales aplicables al cálculo de los costos, con datos tales como el tipo de cambio entre la moneda local y la moneda elegida para los informes, la unidad empleada para presentar los informes, la tasa de inflación y el año de comienzo del proyecto. En una sección descriptiva se puede aportar información contextual sobre la planificación y el cálculo de los costos.

Paso 3: Definición del marco lógico

En este paso el usuario debe definir la estructura lógica del programa o propuesta. Siguiendo la práctica establecida por el Fondo Mundial, la estructura abarca las metas, los objetivos, las áreas de prestación de servicios, las actividades y las subactividades. Esa estructura lógica se debe ultimar antes de iniciar el cálculo de los costos. La hoja correspondiente es la Hoja principal.

Paso 4: Definición de los costos unitarios requeridos

Una vez definida la estructura lógica, el usuario debe enumerar y delimitar (no cuantificar) todos los ítems de costo de los insumos que se requerirán para sufragar las subactividades previstas en la estructura. Esos ítems deben vincularse además a una categoría de gastos del Fondo Mundial y a la unidad de medida descrita.

Paso 5: Costo de los insumos y notas de referencia

A continuación, el usuario debe introducir un valor para cada costo de insumo definido. Si se añade un costo de insumo y hay que hacer un cálculo, se puede insertar una nota y una referencia a ella en este punto del proceso. La nota se elaborará en el paso 6. Es también en esta hoja donde el usuario debe determinar cómo repercutirá la inflación en el ítem en cuestión. Para cada ítem se documentarán minuciosamente las fuentes de los datos.

Paso 6: Cálculo del costo de los insumos

El usuario debe aquí calcular en la medida de lo posible el costo global de los insumos, que se transfiere luego a las hojas del costo real de los insumos. Esos cálculos se presentan en otra hoja, y a la hoja de costos de los insumos solo se transfiere el total. Se crea una nota en blanco, a la que se hace referencia automáticamente en el paso 5.

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Paso 7: Introducción de las metas y el costo de los insumos por subactividades

En la hoja principal, el usuario debe seleccionar el costo de los insumos a partir de una lista desplegable para cada subactividad, hasta detallar por completo el costo. Una breve descripción de la actividad sirve de orientación para seleccionar los costos de los insumos. La categoría de gastos, la unidad de medida y el valor se transferirán automáticamente a partir de la hoja de costos de los insumos. Se reserva no obstante otra columna para añadir notas y supuestos relacionados con el cálculo de costos de la subactividad. Es importante que el usuario introduzca también cantidades para cada uno de los ítems de costo de insumos seleccionados.

Paso 8: Informes financieros

A partir de este menú es posible imprimir los informes financieros que pide el Fondo Mundial. Se facilita además un informe que muestra los valores por actividad, lo que resulta de utilidad a efectos de presentación y análisis.

Paso 9: Informes no financieros

Esta opción brinda al usuario la posibilidad de imprimir informes no financieros. El instrumento está configurado para imprimir un informe sobre el plan de trabajo.

3.2 Paso 1: Información de la portada En este paso se debe elaborar la portada con información general sobre la propuesta (véase la figura 3.3 infra a modo de ejemplo). Es importante introducir todos los datos, pues el título y los detalles del proyecto se reflejan automáticamente en todas las hojas posteriores.

Figura 3-3: Ejemplo de portada

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3.2.1 Título del proyecto y país

En la portada, introduzca el título del proyecto y el país que presente la propuesta. Seleccione el componente de enfermedad de la propuesta y la moneda empleada en los informes a partir de la lista desplegable colocando el cursor en la celda apropiada. Introduzca el número de versión y la fecha, así como la fecha de presentación requerida, en los campos vacíos reservados al efecto. Si el plan de trabajo y el presupuesto detallado se presentan en anexo al documento de la propuesta, se introducirá el número de anexo apropiado en la tabla más pequeña situada debajo de la tabla principal de la portada.

3.2.2 Componente

Para seleccionar el componente de enfermedad, pulse el campo en verde situado a la derecha del epígrafe Componente. Pulse luego la flecha de despliegue y seleccione el componente de enfermedad o el fortalecimiento de sistemas de salud (HSS) en el menú desplegable.

La selección del componente de enfermedad generará la lista desplegable apropiada para las áreas de prestación de servicios (APS) correspondientes a la enfermedad en la hoja principal. Esa lista desplegable se utiliza para seleccionar las APS al elaborar el marco lógico.

¡Atención! No es posible cambiar el componente de enfermedad una vez que se haya rellenado el instrumento y elaborado el marco lógico. Cada instrumento se dedica por tanto a una sola enfermedad o componente del sistema de salud.

3.2.3 Introducir las monedas El instrumento obliga a introducir tres monedas:

1. Moneda de la propuesta. Se trata de la moneda en que se expresa la propuesta. El Fondo Mundial exige que las propuestas se presenten bien en US$ o bien en euros. Seleccione la moneda a partir de la lista desplegable.

2. Moneda local. Introduzca el nombre de la moneda local. 3. Moneda de los informes. Introduzca la moneda en que desee que se generen los

informes. En el caso de las propuestas presentadas al Fondo Mundial, coincidirá por lo general con la moneda de la propuesta. Sin embargo, los países pueden estar interesados en disponer también de informes generados en su moneda local.

El instrumento admite que se introduzcan los costos combinando la moneda local y la de la propuesta. En el paso 2 se orienta al usuario para que indique un tipo de cambio con el que hacer la conversión entre esas dos monedas en los dos sentidos. Los campos de las monedas se pueden modificar en todo momento durante el proceso de elaboración del presupuesto; los nombres de las nuevas monedas quedarán reflejados en el instrumento. Sin embargo, no se hace una conversión automática de una moneda en otra; ello solo puede hacerse modificando el tipo de cambio en el paso 2. Por consiguiente, los usuarios deben procurar que el nombre de la moneda introducida corresponda al de la moneda en que se introducen los costos.

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Las monedas indicadas en la portada se reflejarán en los cálculos adicionales en el paso 2 y sucesivos.

3.2.4 Introducir el número de versión

Durante la elaboración de la propuesta, ocurre a menudo que se acumulan varias versiones del presupuesto. Conviene asignarles un número de versión y una fecha para evitar cualquier confusión. El instrumento reserva un lugar para registrar y etiquetar los diferentes números de versión y fechas en la portada. Basta con introducir el número que elija y la fecha cada vez que se cree una nueva versión del instrumento. De forma parecida, hay un campo reservado para registrar la fecha de presentación al Fondo Mundial.

3.2.5 Número y nombre del anexo

Se debe anexar al cuerpo principal de la propuesta un ejemplar impreso del presupuesto detallado de la misma presentado al Fondo Mundial. Debido a la larga lista de documentos que se adjunta a la propuesta principal, conviene identificar con claridad el presupuesto impreso en el índice del documento principal de la propuesta. El instrumento incluye una función para registrar el número y el nombre del anexo. Al imprimir el instrumento a partir de la portada, esta queda recogida en el material impreso, junto con el número y el nombre del anexo (véase la sección 3.2.6 a continuación). Introduzca el número y el nombre del anexo que figuran en el índice de la propuesta en las celdas verdes previstas para ello.

3.2.6 Imprimir el instrumento para su presentación

A partir del paso 1 se puede imprimir todo el instrumento. Para ello, pulse el botón Imprimir el modelo. El instrumento generará informes para los pasos 1-7 y transferirá al usuario a la pantalla de Visión preliminar. Verifique la exactitud y coherencia de todos los informes. Para imprimir, use la instrucción Imprimir habitual de la barra de herramientas de Excel. En la sección 3.11 se dan instrucciones más detalladas para usar esa función.

3.3 Paso 2: Supuestos generales La hoja de supuestos generales documenta las premisas financieras más importantes utilizadas en los cálculos de esta herramienta (véase la figura 3-4 más abajo). El título de la hoja y las descripciones de los pasos se reflejan automáticamente y se vinculan a la portada. En esta hoja se pueden documentar también diversos supuestos macro a modo contexto de la planificación del trabajo y el cálculo de los costos. Esos aspectos contextuales pueden abarcar cuestiones macroeconómicas o políticas, arreglos institucionales y la situación de la financiación.

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3.3.1 Datos básicos

Introduzca la información requerida para todos los ítems en las celdas vedes. Eso incluye:

1. Año de inicio del presupuesto. El instrumento calculará automáticamente los años posteriores.

2. Tipo de cambio. Es importante introducir el tipo de cambio en unidades de moneda

nacional por unidad de moneda de la propuesta (NO como número de unidades de la moneda de la propuesta por unidad de la moneda local). Por ejemplo, si el cambio es de 20 unidades de moneda local por dólar, se escribirá 20, no 0,05. Si el número introducido es incorrecto, el presupuesto se calculará también de forma incorrecta.

3. Escala de la moneda local y de la propuesta. El instrumento permite seleccionar la

escala (unidades, miles, millones) para simplificar las grandes cifras. Si se eligen unidades, los costos se expresarán como unidades de la moneda nacional o de la propuesta. Si se elige "miles", las cifras se expresarán en millares de unidades de la moneda, etc. Esta opción se puede seleccionar por separado para la moneda local y la moneda de la propuesta. Pulse el campo verde de la escala de la moneda nacional y seleccione a partir del menú desplegable la escala a emplear para los informes tanto en moneda nacional como en la moneda de la propuesta. La escala seleccionada se usará en el instrumento y en los informes.

4. Tasa de inflación. Introduzca en la celda correspondiente la tasa de inflación media

estimada en la moneda de la propuesta1 para el periodo abarcado por el presupuesto. El dato debe expresarse en puntos porcentuales (p. ej., para 5,8%, escriba 5,8, no 0,058). Esta tasa será la utilizada como inflación por defecto en todo el instrumento. Si no se ha previsto inflación, se consignará cero. En el paso 5 el usuario puede optar por aplicar o no la tasa de inflación por defecto a ítems de costo de insumos específicos. Si no se aplica la tasa de inflación, no se ajustará la cifra del ítem.

5. Tiempo de trabajo productivo. Las categorías de datos Días productivos por año de

trabajo y Horas productivas por año de trabajo se refieren al número estándar de días de trabajo anuales y el número de horas por día. Estos campos son optativos, pero pueden ser útiles si hay que calcular un componente de recursos humanos para determinar el costo de los insumos. No hay otras celdas que dependan de estas, de modo que no es necesario rellenarlas con miras a los cálculos ulteriores.

1 El instrumento usa la tasa de inflación por defecto para ajustar a la inflación el presupuesto de la

propuesta a lo largo del periodo abarcado por esta. La tasa de inflación debe ser la tasa estimada para la moneda de la propuesta. Se supone que la diferencia entre las tasas de inflación de la moneda de la propuesta y la moneda local se verá compensada exactamente por las variaciones del tipo de cambio.

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Figura 3-4: Tabla de supuestos generales

3.3.2 Contexto del presupuesto El instrumento contiene también una función para introducir información contextual general en relación con el presupuesto, como cuestiones económicas y políticas, disposiciones institucionales y normativas, etc. Para introducir información contextual descriptiva, haga doble clic en cualquier punto del rectángulo Contexto del presupuesto situado debajo de la tabla de supuestos generales. El rectángulo es un documento MS Word incorporado, de modo que se puede introducir la información como si se estuviera trabajando con un documento Word. Cuando haya acabado, sitúe el cursor fuera del rectángulo y pulse el botón del ratón para volver al modo Excel.

3.4 Definición del marco lógico El instrumento está basado en la estructura de planificación recomendada más a menudo por la OMS para organizar las propuestas presentadas al Fondo Mundial en relación con el VIH/sida. Dicha estructura está basada en una jerarquía de elementos de planificación que desciende de las metas a los objetivos, las APS, las actividades y las subactividades. Los costos y cantidades de los insumos se introducen en el nivel de las subactividades. Esta estructura puede aplicarse igualmente a cualquier marco de planificación lógica. La lógica seguida se ha representado esquemáticamente en la figura 3-5 presentada infra.

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Figura 3-5: Jerarquía de elementos de planificación de la OMS - marco lógico.

El instrumento tiene la flexibilidad necesaria para incorporar actividades y subactividades con cualquier grado de detalle. Sin embargo, es importante que las propuestas tengan coherencia interna en lo referente a la definición de esos elementos de planificación. Todas las actividades y subactividades detalladas deberían ser aproximadamente similares en cuanto a contenido y grado de detalle. Para optimizar los resultados, cree el marco lógico de la propuesta a partir de actividades y subactividades que tengan un nivel relativamente alto de detalle. A los efectos de este instrumento, lo más aconsejable es definir las actividades y subactividades como un conjunto de acciones que consumen recursos y generan un resultado principal, entendiendo por tal el primer nivel discontinuo de producto que puede combinarse con otros productos en un área de prestación de servicios para ayudar a alcanzar los objetivos y metas establecidos. Una vez elaborado un marco basado en los resultados, es importante definir y agrupar las actividades de manera que puedan relacionarse fácilmente con los indicadores de resultado detallados. Por ejemplo, una subactividad podría consistir en una serie de cursos de formación para trabajadores de extensión comunitaria. El producto principal podría ser un grupo bien adiestrado de X extensionistas comunitarios. Entre los costos de insumos figurarían los sueldos y dietas de

Metas (1-5 por propuesta)

Objetivos (2-5 por meta)

APS (1-3 por objetivo)

Actividades (Varias por APS)

Subactividades (1-5 por actividad)

Costo de los insumos (Pueden ser varios por

subactividad)

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los instructores y el personal auxiliar, la adaptación y reproducción del material de capacitación, la adquisición de equipo audiovisual, los gastos de viaje y dietas de los participantes, el alquiler de locales, etc.

3.4.1 Norma de numeración

Toda la numeración del instrumento se crea automáticamente según la norma descrita a continuación. A medida que se edita y modifica la estructura del marco lógico, se actualiza la numeración. Los usuarios deben evitar cualquier operación de numeración manual de los elementos de planificación. En la tabla de la figura 3-6, a continuación, la última columna presenta la numeración que aparecerá en el instrumento.

Figura 3-6: Norma de numeración

Meta Objetivo APS Actividad Subactividad Número de

elemento de planificación

1 1

1 1 1.1

1 1 1 1.1.1

1 1 1 1 1.1.1.1

1 1 1 2 1 1.1.1.2.1

1 1 1 2 2 1.1.1.2.2

1 2 1 1 1 1.2.1.1.1

---- ---- ---- ---- ----

2 1 3 5 3 2.1.3.5.3

---- ---- ---- ---- ----

3.4.2 Construcción del marco lógico

La hoja principal del plan de trabajo y presupuestación debe cumplimentarse en dos partes. La primera, a la que se accede en el paso 3, consiste en construir el marco lógico. La segunda, a la que se accede en el paso 7, guarda relación con las funciones del plan de trabajo y presupuesto detallado. En el primer caso el equipo básico de la propuesta debe definir los elementos de planificación del marco lógico de la propuesta. Este marco es la base del plan de trabajo y presupuesto detallado, desarrollados en una fase ulterior. Para rellenar la estructura del marco lógico, pulse el paso 3 del menú. El usuario accederá así a la hoja del plan de trabajo y presupuesto detallado. La estructura de esa hoja refleja la jerarquía de los elementos de planificación antes descritos: metas, objetivos, APS, actividades y subactividades. Cuando se abre una versión virgen del instrumento se accede a algo parecido a lo mostrado en la figura 3-7 a continuación. Nótese que la versión inicial del instrumento prevé solo una posibilidad en cada nivel de elemento de planificación, esto es, una meta, un objetivo, un APS, etc. Para desarrollar un marco completo de la propuesta, los usuarios tendrán que añadir (y ocasionalmente borrar, desplazar o insertar) los diversos elementos de la estructura. El instrumento ofrece funciones para ello.

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Figura 3-7: Vista general de la hoja de trabajo principal - construcción del marco lógico

Cuando se añade un elemento de planificación, se agregan también todos sus elementos de planificación subordinados. Por ejemplo, cada vez que se añade una meta, se añaden la meta, un objetivo, un APS, la actividad y la subactividad. Solo se añaden los elementos subordinados de planificación, es decir, los situados debajo del elemento de planificación añadido en la jerarquía de planificación antes descrita. No se agregan elementos de planificación superiores. Por ejemplo, si se añade una actividad, se añadirá también la subactividad subordinada, pero no APS, objetivo ni meta. La adición de un APS conlleva la adición de APS, actividad y subactividad, pero no de objetivo ni meta. Esas mismas normas se aplican al suprimir, mover o insertar elementos de planificación.

3.4.3 Cambio de la estructura del marco Los elementos de planificación se pueden manipular fácilmente mediante el botón derecho del ratón. Para agregar, insertar, mover o borrar un elemento de planificación, sitúe el cursor en la fila del elemento de planificación que desee cambiar y haga clic derecho. Aparecerá un menú con varias opciones. Simplemente seleccione la acción apropiada y haga clic izquierdo. El instrumento realizará automáticamente la función deseada y renumerará todos los elementos de planificación de forma automática. No hay necesidad de ajustar manualmente la numeración de la estructura. La lista de instrucciones del menú evoluciona automáticamente a medida que se añaden o suprimen elementos de planificación. Si solo hay un elemento de planificación, por ejemplo, la instrucción Mover se deshabilita porque no tiene sentido. La figura 3.8 infra muestra la lista de instrucciones que aparece en el recuadro. Cada instrucción se describe con más detalle en la tabla de la figura 3-9.

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Figura 3-8: Edición de la estructura del marco lógico - instrucciones asociadas al clic derecho

De forma parecida, el menú asociado al clic derecho puede usarse para expandir o contraer el ítem seleccionado. Por ejemplo, si se sitúa el cursor en la fila del objetivo y se selecciona la instrucción contraer, las APS, las actividades y las subactividades se contraerán y dejarán de verse. Esta función existe en todos los niveles del marco lógico. Puede ocurrir, por tanto, que se empiece a revisar la hoja principal pudiendo ver solo algunos de los elementos de planificación.

Figura 3-9: Función de las diversas instrucciones

Añadir:

Se añadirá un nuevo elemento de planificación (o grupo de elementos de planificación)* al final de la lista de elementos de planificación, esto es, si se añade una nueva actividad, aparecerá como la última actividad dentro de esa APS.

Insertar: Se insertará un nuevo elemento de planificación inmediatamente debajo del ítem seleccionado.

Mover hacia arriba:

El elemento de planificación seleccionado se desplazará hacia arriba un nivel en la estructura, es decir, si se sube un nivel uno de los objetivos,

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quedará situado encima del objetivo que lo precedía. Una actividad quedará situada encima de la que le precedía, etc.

Mover hacia abajo:

El elemento de planificación seleccionado se desplazará un nivel hacia abajo en la estructura, es decir, si se baja un nivel uno de los objetivos, quedará situado por debajo del que lo seguía. Una actividad quedará situada por debajo de la que le seguía, etc.

Suprimir:

Se borrará la totalidad del elemento de planificación, incluidos sus componentes secundarios. Si se selecciona y borra una actividad, junto con ella se borrarán todas las subactividades. La supresión de un APS conllevará la supresión de todas las actividades de esa APS.

Contraer: Esta instrucción permite replegar los ítems secundarios del ítem y mantenerlos ocultos. Por ejemplo, es posible contraer todos los objetivos y ver toda la estructura solo a nivel de los objetivos.

Expandir:

Esta instrucción revelará todos los elementos secundarios del elemento de planificación seleccionado. En el ejemplo anterior, si se expande un objetivo, aparecerán todas las APS, actividades principales y subactividades correspondientes a ese objetivo.

*Nota: En toda esta tabla, las referencias a un elemento de planificación se aplican igualmente a un grupo

de elementos de planificación. Por ejemplo, la adición de un APS añadirá un APS, una actividad y una

subactividad.

A fin de proteger la integridad de la estructura del marco lógico, se ha impedido que los usuarios puedan suprimir el primer elemento de planificación de cualquier serie de elementos de planificación. Por ejemplo, si solo hay una meta en su estructura, no podrá borrarla: la instrucción Suprimir no aparecerá. Lo mismo sucede con el primer objetivo, APS, actividad y subactividad.

3.4.4 Introducción de datos

Una vez añadido un elemento de planificación, se puede insertar la información pertinente. Para cada elemento de planificación, introduzca el nombre del elemento. Para cada subactividad, introduzca una referencia a la fuente o fuentes de financiación anteriores donde se esté desarrollando la actividad y el nombre de la institución responsable de la ejecución en las columnas respectivas. Seleccione el tipo de institución a partir de la lista desplegable de la columna Tipo de entidad ejecutora. Todos ellos son campos optativos, pero si se rellenan luego es posible hacer análisis más provechosos una vez terminado el presupuesto. También se puede introducir el indicador directamente relacionado en una fase ulterior, una vez finalizado el marco de vigilancia y evaluación. Eso facilita la vinculación entre el marco de desempeño y el plan de trabajo y el presupuesto. Pulse la celda pertinente en las columnas Título o Indicador directamente relacionado y teclee la información requerida. En el caso de las actividades, haga una breve descripción de la actividad en el espacio proporcionado. Si se añade un APS, elija el APS correcto a partir de la lista desplegable. En dicha lista se encontrarán las APS correspondientes a la enfermedad seleccionada en la portada en el paso 1. (Véase también infra Editar la Lista de APS.) CONSEJO: Cree las primeras versiones del marco lógico fuera del instrumento mientras se

sigan haciendo modificaciones importantes. Una vez logrado cierto consenso al respecto, incorpore el marco al instrumento. Así se limitará el trabajo de edición de la estructura dentro del instrumento.

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Detalle la estructura todo lo posible antes de iniciar los otros pasos requeridos para rellenar el instrumento. Un marco lógico que vaya sufriendo modificaciones será causa de ineficiencias.

3.4.5 Selección de las áreas de prestación de servicios

El Fondo Mundial exige que las propuestas se elaboren en términos de APS. Estas APS definen las áreas amplias en que las actividades se desarrollan y contribuyen al logro de los objetivos. Los presupuestos resumidos se deben presentar por APS. El instrumento contiene conjuntos predefinidos de APS coherentes con las APS recomendadas por el Fondo Mundial. Cada componente de enfermedad y FSS tiene su propio conjunto de APS que se generan automáticamente, en función del componente de enfermedad seleccionado en la portada. Para seleccionar un APS, pulse Seleccionar APS de la lista. A la derecha de la celda aparecerá una flecha de despliegue. Pulse la flecha y elija la APS oportuna a partir de la lista. La OMS recomienda que los países usen solo a ser posible las APS predefinidas. Esas APS han sido aprobadas por el Fondo Mundial y son fácilmente reconocibles por el Grupo de Examen Técnico (encargado de revisar las propuestas). Sin embargo, ocasionalmente hay que añadir un APS a la lista aprobada por el Fondo Mundial. Para añadir una nueva APS a la lista desplegable, pulse el botón derecho del ratón y seleccione la instrucción Añadir a la lista. Se le indicará que debe introducir el nombre de la nueva APS. Coloque el cursor en la fila de APS y seleccione el nuevo ítem en la lista desplegable.

3.5 Paso 4: Definición del costo de los insumos La definición del costo de los insumos se hace en dos fases en el instrumento. En primer lugar, en el paso 4, se describen los insumos físicos requeridos para ejecutar un conjunto determinado de actividades (p. ej., un vehículo). El paso 5 consiste en precisar el costo de cada uno de los insumos identificados (p. ej., US$ 20 000 cada uno).

3.5.1 Generalidades sobre el costo de los insumos

El instrumento usa una sola lista de insumos y costos de insumos para calcular el costo de las subactividades. Estas se configuran de abajo arriba, usando insumos detallados como bloques básicos. Cada insumo detallado y su costo correspondiente pueden usarse muchas veces en cualquier número de actividades. Por ejemplo, uno de esos insumos puede ser un consultor internacional, y el costo asociado puede ser de € 500 al día. Ese componente podría figurar en varias actividades, pero el componente de actividad y su costo unitario solo se han de introducir una vez en el plan de cuentas. La figura 3-10 muestra un ejemplo. El insumo 1 y su costo correspondiente se introducen en la Actividad A y de nuevo en la Actividad B. El insumo 3 se

¡Atención! No hay función Deshacer. No es posible «deshacer» las instrucciones automatizadas a que acabamos de referirnos. Estas instrucciones son macros y no son reversibles. Se aconseja a los usuarios que tengan cuidado al usar esas funciones, sobre todo a la hora de borrar elementos de planificación.

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emplea en las actividades B y C, mientras que el insumo 2 forma parte de las tres actividades.

Figura 3-10: Costo de los insumos

Para hacer un uso óptimo del instrumento, conviene normalizar los datos sobre el costo de los insumos en las diferentes actividades. Se usará el mismo costo del insumo en todas las subactividades que utilicen ese insumo. Por ejemplo, si se contrata a un experto internacional durante 5 días para la actividad 1.1.3.1, a otro durante 10 días para la actividad 1.5.3.6 y a un tercero durante 15 días para la actividad 2.1.3.5, deberá usarse la misma cifra de costo del insumo. En otras palabras, se supone que los expertos internacionales mencionados tendrán un nivel similar de aptitudes y se aplicará la misma tarifa diaria, que se multiplicará por el número de días. Para facilitar esa coherencia, el instrumento integra todos los costos de los insumos en una sola hoja de costos de insumos. La hoja principal remite a la hoja de costos de insumos para recuperar los datos al respecto. El instrumento admite datos sobre el costo de los insumos con cualquier nivel de detalle, pero se recomienda consignar esos costos al nivel más bajo posible de cada unidad de costo de insumos. Ejemplos de costos de insumos son un día de sueldo para consultores, un día o mes de sueldo para funcionarios ordinarios, un día de alquiler de locales, un día de dietas para los participantes en un taller, un billete de avión, un vehículo, una dosis de medicamentos, etc. No obstante, si se pueden combinar varios costos de insumos para obtener un costo de insumos global, es preferible emplear el costo global (véase el paso 5). Nótese que esta función solo se puede usar cuando es posible incluir todos los costos de insumos en una sola categoría de gastos (véase más abajo).

Insumo 1

Actividad B

Costo Actividad A

Actividad C Insumo 3

Insumo 2 Costo

Costo

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3.5.2 Categorías de gastos El Fondo Mundial exige que los costos se clasifiquen con arreglo a un conjunto predefinido de categorías de gastos como recursos humanos, material de comunicación, infraestructura y otro tipo de equipo, etc. Los resúmenes de presupuesto se deben presentar por categorías de gastos. Para ayudar a designar correctamente las categorías, se ha incluido en el instrumento el conjunto de categorías de gastos del Fondo Mundial. A menos que todos los insumos de una subactividad puedan agruparse en la misma categoría de gastos, no es posible asignar una categoría a una subactividad o actividad.

3.5.3 Introducción de datos Es posible acceder a la hoja de costos de insumos en los pasos 4 o 5 del menú. Los dos pasos se efectúan en la misma hoja. En el paso 4 se establecen los insumos, y en el paso 5 se asignan costos a cada uno de esos insumos (véase la sección 3.6 más adelante). Dividir el proceso de ese modo presenta ventajas en algunas circunstancias. Por ejemplo, se podrá entregar la lista de determinados costos de insumos (sin sus valores) a un especialista en adquisiciones para que investigue el tema e introduzca los valores requeridos. Los usuarios pueden también usar el paso 4 para determinar si se deben agregar o no costos de insumos. Para acceder a la hoja de costos de insumos, pulse el paso 4 del menú. En la figura 3-11 se muestra un ejemplo de hoja de costos de insumos.

Figura 3-11: Definición del costo de los insumos en la hoja de costos de insumos

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Revise las subactividades establecidas en el paso 3 y considere el tipo de recursos que se necesitarán durante la ejecución de las subactividades. Basándose en ese análisis, determine y defina el costo de los insumos requeridos. Introduzca el nombre del insumo en la primera columna de la hoja bajo Descripción en las celdas verdes previstas, eligiendo el epígrafe más apropiado (en amarillo). Los epígrafes se usan solo como separadores en la lista desplegable de costos de insumos descrita en el paso 7, y no se pueden editar. Para añadir un nuevo ítem de costo de insumos, se puede bien sobrescribirlo en un ítem ya existente, o bien añadir un nuevo ítem. Para añadir un ítem, coloque el cursor debajo de la fila en la que desee añadirlo, haga clic derecho y seleccione la instrucción Añadir nuevo costo de insumo. Aparece entonces un cuadro de diálogo que pide al usuario que indique cuántas filas hay que añadir (véase la figura 3-12). En el espacio proporcionado, indique el número de filas a añadir. Cuando se edite un ítem ya existente o se sobrescriba en él, es importante cerciorarse de que se ha elegido la categoría de gasto correcta y de que se ha modificado la unidad de medida.

Figura 3-12: Inserción de filas de costo de insumos

Para cada uno de los ítems identificados, elija Sí o No en la columna Activo de la lista desplegable. Si elige Sí el ítem pasará a ser considerado un costo de insumo activo y aparecerá en la lista desplegable usada en el paso 7. Seleccionando No se desactivará el ítem en cuestión. Esto resulta útil si el usuario no desea sobrescribir un ítem, por si tuviera que volver a emplearlo más adelante. Para cada ítem, seleccione la categoría de gasto asociada a partir de las categorías del Fondo Mundial incluidas en la lista desplegable en la columna titulada Categorías de gastos del FM. La OMS recomienda que los países intenten limitarse a las categorías de gastos aprobadas por el Fondo Mundial. No obstante, es posible crear una nueva categoría de gastos. Para ello, coloque el cursor en la columna Descripción, pulse el botón derecho del ratón y seleccione la instrucción

CONSEJO: Como medida de protección de la integridad del instrumento, los ítems de costo de insumos no se pueden borrar por completo de la hoja. No obstante, como se ha señalado antes, sí es posible modificar las descripciones. Por consiguiente, los usuarios deben procurar no añadir ítems de costo de insumos a menos que estén razonablemente seguros de que se hará uso de ellos.

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Lista de categorías de gastos - añadir. En el cuadro de diálogo, teclee la categoría de gasto que desee añadir. La nueva categoría pasará a engrosar la lista en el orden alfabético correcto. Si los ítems de costo de insumos se pueden aplicar a varias categorías de gastos, quizá haya que introducir el ítem más de una vez. La única diferencia entre los ítems sería la categoría de gastos seleccionada. Por ejemplo, los gastos de transporte se pueden inscribir en la categoría de gastos de formación o en los gastos generales. En un caso así, cree un ítem de gastos de transporte bajo dos epígrafes distintos y elija las diferentes categorías de gastos. (Tenga en cuenta que las categorías de gastos no se pueden modificar luego en el paso 7.) Para cada ítem, indique la unidad de medida en la columna Unidad de medida. Es fundamental introducir aquí la unidad correcta, pues eso determinará el valor a introducir en el paso 5. Por ejemplo, la unidad de medida de los sueldos del personal pueden ser los ingresos mensuales, trimestrales o anuales. Los usuarios deben procurar introducir las cantidades previstas en el paso 7 al definir las unidades de medida, así como cualquier indicador directamente relacionado. Para leer y administrar más fácilmente la lista de ítems de insumos, es posible contraer o expandir cada epígrafe y sus ítems de costos de insumos asociados. Si desea expandir o contraer la lista en cada epígrafe, haga clic derecho en este y seleccione la instrucción Maximizar categoría o Minimizar categoría. Análogamente, seleccione Mostrar todo o Minimizar todas las categorías si desea ver todos los ítems en todas las categorías u ocultar todos los ítems, respectivamente. En la figura 3.8 supra, el epígrafe Recursos Humanos ha sido expandido, y los epígrafes Asistencia técnica y administrativa y Formación están contraídos. De forma parecida, es posible mostrar solo todos los costos de insumos inactivos o únicamente los ítems activos, seleccionando las instrucciones correspondientes.

¡Atención! Función Copiar restringida. Solo es posible copiar la descripción de ítem de costo y su valor desde otra hoja de cálculo. Las categorías de gastos, activas o no, y otras celdas funcionales están protegidas, y se deben utilizar menús desplegables para seleccionar el ítem oportuno.

Una vez finalizada la hoja de cálculo, es posible imprimirla o copiarla electrónicamente y utilizarla para indicar la fuente de los costos de insumos de los ítems definidos. Eso significa que quizá haya que enviar algunas secciones de la hoja de costos de insumos a los departamentos gubernamentales pertinentes, a un organismo de adquisición o a otras fuentes fiables de datos de análisis de costos que puedan ayudar a introducir el valor de cada uno de los ítems identificados. Por ejemplo, la sección de Recursos Humanos de la hoja de cálculo se puede pasar al departamento de sueldos del Ministerio de Salud para que la rellenen allí. Si este proceso se gestiona y coordina adecuadamente, se pueden lograr eficiencias importantes.

3.5.4 Orientación adicional sobre la definición de los costos de los insumos La ventaja de aplicar un mismo criterio al costo de los insumos es que eso se traduce en un menor

CONSEJO: La legibilidad de la lista de costos de insumos puede mejorarse minimizando los epígrafes que no se necesiten de momento. Así quedan ocultos los ítems de costos secundarios, lo que facilita la navegación por la lista.

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número de ítems de costos de insumos más uniformes como base para estimar los gastos. Eso obliga además a examinar atentamente los datos del costo de los insumos y ayuda a garantizar cierta coherencia en ese aspecto entre los diferentes organismos de ejecución o lugares geográficos. Un método habitual para elaborar una propuesta consiste en reunir partes de la misma a partir de diversos subdestinatarios, organismos de ejecución o zonas geográficas. Eso puede dar lugar a estimaciones diferentes del costo de los insumos para un mismo ítem según el organismo de ejecución o la zona geográfica. En algunos casos esas discrepancias pueden estar justificadas. Por ejemplo, el costo de alquilar un local para un taller puede variar en función de su tamaño, de la calidad o de la ubicación, y la elección del lugar puede depender del número de participantes. Análogamente, el costo de contratar a un consultor internacional puede diferir en función de su nivel de experiencia, de su lugar de residencia, de los gastos de viaje, etc. Sin embargo, si los costos unitarios estimados por los diferentes subdestinatarios u organismos de ejecución difieren sustancialmente sin razón aparente, ello puede significar que se han cometido errores o que algunas estimaciones de costos no son realistas. En tales casos, los usuarios deben revisar cuidadosamente los datos sobre los costos para detectar y solucionar la causa de las discrepancias. No es fácil para los usuarios reflejar en la hoja de costos de insumos las diferencias entre ellos. Se debe intentar hallar un equilibrio adecuado entre una diferenciación justificada de esos costos y la necesidad de evitar que el número de costos supere lo razonable. En la mayoría de los casos, lo preferible es calcular un valor medio que refleje el costo medio del ítem considerando la mejor información disponible. Sin embargo, cuando haya diferencias obvias e importantes según la calidad, el lugar, la capacidad y otros aspectos del componente, esas diferencias se podrán reflejar en los costos de insumos de la actividad. Por ejemplo, puede haber una entrada para el alquiler de un local grande, y otra para un local pequeño, o quizá sea necesario distinguir los costos de los insumos según el lugar si resulta que hay diferencias sustanciales entre los costos correspondientes a cada lugar. En muchos casos los datos sobre los costos de los insumos se podrán obtener a partir de las cuentas públicas, considerando las cifras de gastos anteriores y los datos sobre los costos reales. En estos casos se puede elaborar una lista bastante completa y precisa de los costos de los insumos a partir de datos existentes, de modo que se evite quizá la necesidad de depender de las estimaciones realizadas por los subdestinatarios o los organismos de ejecución.

3.6 Paso 5: Costo de los insumos y notas de referencia El objetivo principal del paso 5 es terminar la hoja de costos de los insumos introduciendo un valor para cada ítem. Haga clic en el paso 5 del menú para acceder a la hoja de costos de insumos.

3.6.1 Valores del costo de los insumos Los costos de los insumos pueden introducirse tanto en la moneda local como en la moneda propuesta. El instrumento emplea el tipo de cambio introducido en el paso 2 para calcular automáticamente el valor alternativo y devuelve un total en las dos monedas. La figura 3-9 muestra la manera de introducir los costos. Las columnas pertinentes son las

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encabezadas por Precio de 2009 en US$/Euro y Precio de 2009 en chelines. El año y el nombre de las monedas local y de la propuesta dependerán de lo que se haya introducido en el paso 2. Para introducir un costo, vaya a Precio de [año] en US$/euro o Precio de [Año] en [moneda local]. Introduzca un valor en la moneda de la propuesta o en la moneda nacional para cada ítem de costo de insumos. Al introducir un valor expresado en la moneda de la propuesta, se calcula automáticamente el valor en la moneda nacional (sombreado en verde en la figura 3-13). Lo mismo ocurre cuando se introduce un valor en la moneda local: se convierte automáticamente en la moneda de la propuesta. No es posible introducir valores tanto en la moneda de la propuesta como en la moneda nacional. El programa usará sólo el último valor introducido y traducirá ese valor en la moneda alternativa. En la columna Última moneda introducida el instrumento indicará automáticamente en qué moneda se introdujo el costo del insumo.

Figura 3-13: Inserción de los valores y la fuente de los costos de insumos definidos.

Los valores del costo de los insumos deben introducirse en la moneda usada más a menudo para denominar o comprar ese insumo. Si los ítems de insumos se adquieren normalmente en moneda nacional, introduzca los valores en la columna de la moneda nacional. Si el insumo se denomina o adquiere por lo general en la moneda de la propuesta, introduzca el valor en la columna de la

CONSEJO: Introducir los costos bien en la moneda de la propuesta, o bien en la moneda nacional, pero no en ambas. La moneda alternativa se calcula automáticamente aplicando el tipo de cambio indicado en el paso 2.

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moneda local. Por ejemplo, ítems como los sueldos del lugar, los alquileres, los gastos de viajes locales, los suministros de oficina, los servicios públicos y los servicios locales se suelen expresar y pagar en la moneda local. Estos ítems deben introducirse en esa moneda. Por el contrario, ítems como los consultores internacionales, los suministros y equipo importados, los productos farmacéuticos importados, etc., pueden ser denominados y comprados en US$ o en euros. Los valores de esos costos se deben introducir en la moneda de la propuesta. Solo es necesario introducir los costos de los ítems activos; en el caso de los inactivos es innecesario. Aunque el sistema permite introducir valores para insumos inactivos, dichos valores no se emplearán para calcular los costos y presupuestos.

3.6.2 Tipos de cambio

El tipo de cambio introducido en el paso 2 puede modificarse en todo momento. Cualquier modificación del tipo de cambio hará que se recalcule automáticamente el presupuesto. El presupuesto se calcula multiplicando el costo de los insumos en la moneda de la propuesta por las cantidades previstas introducidas en el paso 7. Si los costos de los insumos se introducen en la moneda de la propuesta, las variaciones del tipo de cambio no repercutirán en su valor. Por el contrario, si se consignan en la moneda local, esas variaciones sí repercutirán en su valor. Cualquier variación del tipo de cambio incidirá en todo el instrumento y alterará las cifras del presupuesto global.

3.6.3 Aplicación de la inflación

Ocasionalmente los usuarios considerarán conveniente sustraer algunos costos a los efectos de la inflación. Por ejemplo, los precios de los antirretrovirales disminuirán previsiblemente con el tiempo, de modo que no sería realista aplicar inflación a esos precios. Lo mismo puede decirse de los equipos informáticos, de comunicaciones, etc. El instrumento incluye una función que permite aplicar o no la tasa de inflación por defecto a determinados costos de insumos. Una vez introducido el valor del costo del insumo, sitúese en la columna ¿Aplicar inflación? y elija Sí o No en la lista desplegable. Si selecciona Sí, la tasa de inflación por defecto se aplicará al costo del insumo a lo largo de todo el periodo abarcado por la propuesta. Si elige NO, el valor permanecerá inalterado cada año. Desactive la tasa de inflación por defecto para los ítems cuyo precio no se prevea que vaya a aumentar durante el periodo de la propuesta.

3.6.4 Notas En algunos casos se puede definir un ítem de gasto periódico que englobe varios costos de insumos. En el paso 6 se dan más detalles al respecto. En este paso el usuario debe crear una referencia al cálculo de los costos. Para crear esa referencia, coloque el cursor en la fila del ítem en la columna que lleva el encabezamiento Nota. Pulse el botón derecho del ratón y seleccione la instrucción Añadir nota. De ese modo se añadirá una referencia y se creará automáticamente una nota en blanco en la hoja de cálculo de los costos

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globales (paso 6). En ese mismo paso se describe la manera de rellenar dicha nota. Se puede añadir una nota de referencia sobre el cálculo de los costos en cualquier momento, pero ese proceso redefine como cero el valor del costo de los insumos y vincula la celda del valor a la nota.

Para suprimir la referencia a la nota de cálculo del costo y la nota en sí, coloque el cursor en la referencia y haga clic derecho. Seleccione la instrucción Suprimir nota. Las notas se renumerarán automáticamente. Para ver la nota en la hoja de costos de insumos, coloque el cursor en la referencia, haga clic derecho, y seleccione Ver nota. El usuario accederá así a la nota específica sobre el cálculo de costos en la hoja de cálculo de los costos globales (paso 6).

3.6.5 Fuentes de los datos A menudo los usuarios olvidan la fuente de la que se extrajo el valor de un determinado costo o la manera en que se calculó. Puede ocurrir también que otro usuario necesite usar el instrumento y tener acceso a esa información. En esos casos, conviene tener un registro para referencia ulterior. La columna Fuente de datos/supuestos permite al usuario registrar cualquier observación sobre la fuente del costo de los insumos o los supuestos empleados en el cálculo de esos valores. Para usar esa prestación, introduzca la fuente de los valores en la columna Fuente de datos/supuestos situada en la parte derecha de la hoja de cálculo. Este campo puede utilizarse también para introducir notas o supuestos referentes al valor de los ítems de costo de los insumos.

3.7 Paso 6: Calculo del costo de los insumos Según se señaló en los pasos 4 y 5, el usuario puede definir ítems de costo compuestos por varios costos de insumos. Un ejemplo típico sería el costo de la formación de un cursillista durante un día. El gasto por ese concepto abarcaría la suma del costo del facilitador, el alquiler del local, las comidas, las dietas y el material didáctico. Para obtener el costo de un día de formación de un cursillista, se dividirá el costo total por el número de cursillistas participantes en el taller. En lugar de enumerar cada insumo relacionado con la formación cada vez que se organice un cursillo similar, es mucho más fácil hacer ese cálculo una sola vez y usar el costo correspondiente a la formación por persona y día. En el instrumento se hace referencia al cálculo detallado en la nota de cálculo del costo, como parte del paso 6. Este paso permite simplificar el proceso de presupuestación y evita la necesidad de introducir repetidamente la misma serie de insumos. Además, proporciona al usuario y al especialista que revise el presupuesto un cálculo detallado del costo global de los insumos. Este nivel de detalle también es necesario una vez iniciada la implementación y cuando hay que preparar un presupuesto más detallado. Si se usa una nota de cálculo de los costos, es muy importante que la unidad de medida establecida en el paso 5 refleje con precisión las unidades de medida del costo calculado en la nota.

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3.7.1 Uso de las notas de cálculo de costos Cada vez que se crea una referencia a una nota de cálculo de costos en la hoja de cálculo de costos en el paso 5, se genera en el paso 6 un cuadro de cálculo de costos de insumos en blanco con la misma designación que la nota de referencia. En el paso 6 el usuario debe calcular cada uno de los costos de insumos globales. La nota de cálculo de costos tiene un formato normalizado, pero su contenido es flexible. El usuario puede introducir cualquier insumo junto con la unidad de medida, la frecuencia y el precio. En la figura 3.14 se presenta un ejemplo de formato normalizado para ese tipo de cálculo. En dicho ejemplo, el usuario ha calculado el costo de la preparación de material de comunicación. El valor total en la moneda del informe se transferirá a la hoja de costos de insumos (paso 5) junto a la referencia a la nota. Para añadir filas a la nota de cálculo del costo de los insumos, coloque el cursor en la nota que hay bajo los epígrafes y pulse el botón derecho del ratón. Seleccione la instrucción Insertar filas, y especifique el número de filas a insertar. De este modo se podrá ampliar la nota hasta el tamaño necesario. Para borrar una fila, selecciónela, haga clic derecho, y elija Suprimir fila. Para borrar la totalidad de la nota, es necesario volver al paso 5 y suprimir la nota en la hoja de costos de insumos (véase más arriba). En el cuadro de cálculo del costo de los insumos, describa cada insumo y su unidad de medida. Introduzca en la columna Cantidad el número de unidades del insumo requerido y en la columna Frecuencia, la cifra correspondiente. En el ejemplo mostrado a continuación, se necesitan 40 horas (cantidad) para hacer la investigación, pero esa investigación se efectúa solo una vez (frecuencia). Una vez definidos los componentes del costo, introduzca el valor del ítem teniendo muy en cuenta la unidad de medida definida. Se aplican la misma lógica y funcionalidad descritas en el paso 5 respecto a la introducción del valor de los ítems. Introduzca el valor del ítem en la moneda local, salvo que sea preferible indicar el valor en US$ o en euros. Tal como se señaló antes, el total del cuadro de cálculo del costo de insumos se transferirá automáticamente a la hoja de costo de insumos (paso 5), y no es necesario crear manualmente un enlace.

Figura 3-14: Ejemplo de cálculo de costo unitario global

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Al calcular los costos globales, es muy importante que los valores de los ítems de insumos reflejen las unidades de medida indicadas en la columna Unidad de medida. Un error frecuente es tener en cuenta la cantidad al indicar el valor del costo de los insumos. Por ejemplo, supongamos que se esté planificando un cursillo de cinco días para 50 participantes, y que uno de los componentes del costo sea una dieta diaria de US$ 30 para los participantes. La unidad de medida de la dieta de estos se especifica por día. En este caso, se debe introducir solo la cifra de US$ 30 en la columna de precios en EUR/US$. No hay que multiplicar por cinco para obtener el costo total por participante. Introduzca el número de participantes (50) en la columna Cantidad y el número de días (5) en la columna Frecuencia.

3.7.2 Costos por unidad A veces el usuario desea expresar el costo unitario global como costo por unidad de producto. Utilizando el ejemplo anterior para la preparación de material de comunicación, el usuario quizá desee expresar el costo de esa preparación como costo por folleto, en lugar de como costo total de preparación. O tal vez se tenga que expresar el costo de un taller de formación como el costo por persona formada, en lugar del costo total del taller. Si es necesario expresar el costo por unidad de producto, hay dos maneras de hacer el cálculo:

• En primer lugar, si se ha hecho la nota para calcular el costo total del insumo global, deberá dividirse el valor total por el número de unidades, lo que arrojará el costo por unidad. En la celda Número de unidades bajo la nota, introduzca el número de unidades. Las dos últimas celdas (ángulo inferior derecho de la nota) mostrarán el costo por unidad en la moneda de la propuesta y en la moneda local. Por ejemplo, si en la nota se calcula el costo total de un taller para 50 personas, pero el costo necesario es el costo por participante, se introducirá 50 como número de unidades. El costo por participante se transferirá entonces a la hoja de costos de insumos (pasos 4 y 5).

• Otra posibilidad es modificar las unidades de medida en la nota de costos globales para reflejar el costo por unidad. En el ejemplo del taller de formación, la unidad de medida sería por participante. Compruebe que la cantidad introducida para cada insumo se refiera solo a cada participante. Por ejemplo, si se contrata a un facilitador durante cinco

CONSEJO: es muy importante que los valores de los ítems se refieran a la unidad de medida indicada en la columna Unidad de medida.

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días y hay 20 participantes, la cantidad a introducir junto a ese costo de insumo será de 0,05, esto es, el resultado de dividir el facilitador por 20 participantes. La frecuencia seguiría siendo de 5 días para un taller de 5 días. Si se decide utilizar este segundo método, la celda Número de unidades deberá contener un valor de 1, que es el valor por defecto y debe permanecer así.

¡Atención!: El Número de unidades debe contener siempre un valor. Si en la nota del costo global de los insumos no se calcula un costo por unidad y el total de la nota del costo unitario debe transferirse a la hoja de costos de insumos (paso 5), el número de unidades por defecto debe seguir siendo 1. Si se elimina el valor por defecto se producirá un error de división (#DIV/0!).

3.8 Paso 7: Definición de los ítems de costo de los insumos y las cantidades para las subactividades

Este es el paso más complicado del proceso de elaboración del presupuesto de la propuesta. Para cumplimentar esta parte del plan de trabajo principal y la hoja de costos se requiere un trabajo de equipo, que combine los conocimientos programáticos del personal del programa y de vigilancia y evaluación con los conocimientos del personal dedicado al cálculo de costos y la presupuestación. Los usuarios han de prever que tendrán que invertir bastante tiempo en este paso. El planteamiento básico del plan de trabajo principal y de la hoja de cálculo de costos es que para ejecutar las subactividades se consumirán recursos, y el consumo de esos recursos generará costos. En la mayoría de los casos se consumirán varios tipos de recursos, y por tanto se generarán diferentes costos de insumos para cada subactividad. Para calcular el presupuesto, el instrumento multiplica el valor de cada costo de insumo por una cantidad prevista para cada periodo del presupuesto (trimestre). Este procedimiento matemático puede representarse mediante la fórmula v*q*π = c, donde: v = valor del ítem de costo de insumo

q = cantidad prevista π = inflación prevista c = presupuesto total para ese ítem de costo de insumo para un periodo

determinado Las variables v y π se habrán introducido ya en pasos anteriores. En el paso 7 el usuario debe seleccionar los insumos y estimar la variable q, que es el número de unidades de cada insumo que se necesitarán para cada subactividad y cada periodo del presupuesto. La suma de los presupuestos de todos los ítems de costo de insumos de cada subactividad arroja el presupuesto total necesario para llevar a cabo la subactividad. Ese presupuesto se presenta por periodo presupuestario y de forma global para el plazo de cinco años de la propuesta. El paso 7 es el último eslabón de la preparación del presupuesto. En él se reúne la información facilitada en pasos anteriores para ultimar el plan de trabajo principal y la hoja de cálculo de costos. Una vez finalizado este paso, el plan de trabajo principal y la hoja de presupuestación contendrán toda la información requerida para determinar el costo de la propuesta en una hoja de cálculo. Los valores del presupuesto se calculan automáticamente a partir de esta hoja de cálculo, y es posible imprimir los informes en los pasos 8 y 9.

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3.8.1 Selección de los insumos

Es aconsejable finalizar el cálculo de costos del marco lógico para cada subactividad antes de empezar con otra subactividad. En cada una de ellas, estudie qué tipo de insumos se requerirán para implementar la subactividad. Para seleccionar un insumo, coloque el cursor en la celda verde adyacente a la descripción de la subactividad en la columna Componente de costo de insumo. La descripción por defecto de la celda verde en cuestión es Seleccionar el costo de insumo a partir de la lista. Usando la lista desplegable, seleccione el costo de insumo oportuno. El instrumento transferirá automáticamente la unidad de medida, la categoría de gasto y el ítem de costo de insumo a la hoja principal. Con cada subactividad, solo se podrá ver inicialmente una fila de costo de insumos. Para añadir otra fila de insumos, coloque el cursor en una celda de ítem de costo en la columna Componente de costo de insumos junto a la subactividad cuyo costo se esté calculando. Haga clic derecho y seleccione la instrucción Añadir nuevo costo de insumo de subactividad a partir de la lista de instrucciones (véase la figura 3-15 más abajo). Introduzca el número de ítems a insertar en el cuadro de diálogo y pulse Sí. Repita el proceso de selección de un ítem de costo de insumos a partir de la lista desplegable según lo descrito anteriormente. Para insertar un ítem de costo de insumos, coloque el cursor en la celda situada encima del lugar en que deberá insertarse el nuevo ítem de costo. Haga clic derecho y seleccione Insertar nuevo costo de insumo de subactividad a partir de la lista de instrucciones que aparece. Introduzca el número de ítems a insertar en el cuadro de diálogo, y pulse Sí. Se insertará un nuevo ítem debajo del cursor. Para borrar un ítem o moverlo hacia arriba o hacia abajo, repita el proceso que acaba de indicarse y seleccione la instrucción adecuada a partir del cuadro de instrucciones.

Figura 3-15: Instrucciones relacionadas con los ítems de costo de insumos en el plan de trabajo principal y la hoja de cálculo de costos

CONSEJO: Solo aparecerán en la lista desplegable los ítems de costo de insumos activos (véase el paso 4). La lista desplegable se muestra en orden alfabético bajo cada epígrafe. No es posible seleccionar un epígrafe. Estos ítems solo pueden cambiarse volviendo al menú y accediendo a la hoja de costos de insumos en los pasos 4 o 5.

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3.8.2 Estimación de las cantidades

Para cada ítem de costo seleccionado, se deben insertar las cantidades previstas para cada trimestre de los dos primeros años, y anualmente del tercer al quinto años. Para introducir las cantidades previstas, desplácese hacia la derecha y consigne las cantidades pertinentes en las columnas de Cantidad, que se han resaltado en verde para facilitar su uso. Considere atentamente la naturaleza del ítem de costo y la unidad de medida al introducir las cantidades previstas. Por ejemplo, supongamos que se ha contratado a un consultor o instructor para impartir diez cursillos de formación, cada uno de cinco días de duración. Si la unidad de medida de las tarifas de los consultores se ha definido como al día, y el costo del insumo es de US$ 500, la cantidad introducida deberá ser 50 (esto es, 5 días para cada uno de los 10 cursillos). NO deberá ser, por ejemplo, 10 (uno por cursillo) ni 5 (5 días por cada curso). Introduzca las cantidades previstas únicamente en las columnas de cantidades correspondientes al momento elegido para las actividades planificadas. Siguiendo con el ejemplo anterior, si se ha previsto un cursillo para el mes de noviembre del primer año, se introducirá 5 para el consultor/instructor en el cuarto trimestre, T4. Si se mantiene la actividad durante el primer semestre del segundo año, las cantidades se deberán introducir solo en las dos columnas correspondientes a los dos primeros trimestres del segundo año. Si no se ven los trimestres de los dos primeros años, coloque el cursor en el encabezamiento de columna Cantidad total año 1 o Cantidad total año 2. Estas celdas también se han sombreado en verde. Para ver las columnas de cada trimestre, haga clic derecho y seleccione la instrucción Mostrar trimestres. Así se expandirán las columnas y aparecerán los trimestres. Del mismo modo, es posible ocultar los trimestres pero seguir viendo los totales de los dos primeros años. El usuario

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puede contraer los trimestres para ver más fácilmente los cinco años simultáneamente en la misma pantalla. Una vez introducidas las cantidades previstas, el instrumento calcula automáticamente el costo total de los distintos insumos de las subactividades. Se proporcionan asimismo totales por actividad, APS, objetivo y meta. Puede haber ligeras divergencias entre las cifras debido al redondeo, pero se pueden ignorar, pues los totales reflejan las cifras correctas.

3.9 Paso 8: Informes financieros Los pasos 8 y 9 consisten simplemente en la elaboración de informes. El paso 8 permite al usuario imprimir informes financieros resumidos, incluidos los que pide el Fondo Mundial, y en el paso 9 se elaboran varios otros informes, como el presupuesto detallado y el plan de trabajo de la propuesta. En el paso 8 se generan dos informes financieros normalizados: 1) presupuesto resumido por actividad principal, y 2) presupuesto resumido por APS y categoría de gastos. El Fondo Mundial requiere que junto con las propuestas se presenten los resúmenes por APS y por categoría de gastos. Los informes de resumen del presupuesto por APS y categoría de gastos se ajustan al formato que suele exigir el Fondo Mundial. A menos que los formatos sean distintos, ha de ser posible copiar y pegar simplemente los resultados en las tablas facilitadas en el documento principal de la propuesta. El resumen por actividad no es un requisito para las propuestas presentadas al Fondo Mundial, pero puede ser útil para analizar los resultados por actividad principal y para controlar la calidad. Cuando se aplican los principios del análisis de tendencias al informe de actividades se genera con frecuencia un fructífero debate con los interesados y se consigue tener una visión general acerca del destino dado al dinero. La figura 3-16 muestra el menú de los informes financieros resumidos. Para acceder a los informes, pulse el paso 8 en el menú principal, y a continuación el botón correspondiente al informe que desee producir. El instrumento generará automáticamente el informe y lo mostrará en la pantalla. El informe Presupuesto por APS y categoría de gastos incluye dos tablas que muestran el presupuesto por categoría de gastos y el presupuesto por objetivo y APS, según se muestra en la figura 3-17 a continuación.

NOTA: Conforme se rellena el instrumento, a veces es necesario cambiar la estructura o las descripciones del marco lógico. La estructura no se puede modificar a partir del paso 7. El usuario debe volver al menú y acceder al marco lógico en el paso 3.

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Figura 3-16: Menú de informes resumidos

Figura 3-17: Informes sobre el presupuesto por categoría de gastos y el presupuesto por objetivos y APS

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Para imprimir el informe en el formato por defecto, use las instrucciones habituales para imprimir en Excel, es decir, Archivo > Vista Preliminar > Imprimir. Otra posibilidad es copiar la totalidad del informe en una hoja de cálculo en un nuevo clasificador, donde se pueda cambiar el formato y realizar los ajustes que desee el usuario antes de imprimir. Si se copian los informes en otro clasificador, es importante copiar solo todos los valores y luego los formatos, en ese orden. Para copiar el informe en un nuevo clasificador, seleccione todo el informe a copiar y pulse el icono Copiar de la barra de herramientas, o vaya a Editar > Copiar. A continuación, coloque el cursor en la celda superior izquierda de la hoja de destino y, en Excel 2003, seleccione las siguientes instrucciones: Editar > Pegado Especial > Valores. Compruebe que el cursor siga en la celda superior izquierda de la hoja y seleccione Editar > Pegado Especial > Formatos. En Excel 2007, después de copiar el informe, haga clic en la lista desplegable de Pegar del grupo del Portapapeles en la pestaña Inicio y seleccione Pegado Especial. Seleccione la opción Valores y pulse Aceptar. Repita el proceso, pero seleccionando ahora Formato y pulse Aceptar. Antes de imprimir la hoja de cálculo, examine todas las columnas y cerciórese de que sean lo bastante anchas para mostrar todos los textos y valores. Ajuste otras variables del formato como haga falta, fije las preferencias de impresión, e imprima el informe.

¡Atención! Si se usa la instrucción Pegar simple, se copiarán también los formatos de la hoja de cálculo, lo que generará errores ‘#REF!’ en el clasificador de destino. Es muy importante emplear la instrucción Pegado Especial según se acaba de explicar.

Como alternativa a imprimir el informe en el paso 8, es posible imprimir todo el instrumento a partir de la portada en el paso 1. En la sección 3.11 se explica cómo hacerlo.

3.10 Paso 9: Otros informes

En el paso 9 se han incluido otros varios informes, mostrados en las opciones de menú en la figura 3-18 a continuación. Sigue una breve descripción de cada uno de esos informes. Para imprimirlos, siga las instrucciones facilitadas en el paso 8 anterior. Otra posibilidad es imprimir todo el instrumento a partir del paso 1 (véase la sección 3.11 más adelante).

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Figura 3-18: Menú de Otros informes

3.10.1 Presupuesto detallado

El presupuesto detallado muestra la hoja principal a nivel de subactividades y todos los ítems de costo de insumos para cada año, con los dos primeros años desglosados por trimestres. Este informe presenta todos los valores, pero se muestran solo las cantidades anuales.

3.10.2 Costos unitarios/supuestos detallados

Este informe produce la hoja de costos de insumos. Es conveniente elaborar este informe y pedir al cliente que apruebe todos los costos de insumos y los supuestos relacionados.

3.10.3 Cálculo de los costos unitarios

Este informe presenta todas las notas de cálculo de los costos unitarios escritas en el paso 6. Imprima este informe junto con el informe de costos unitarios, pues en este se remitirá a menudo a las notas de cálculo de esos costos.

3.10.4 Plan de trabajo de la propuesta

El plan de trabajo de la propuesta muestra la totalidad del plan de trabajo principal desde el nivel de las metas hasta el nivel de los ítems de costo de los insumos de las subactividades. Para cada ítem, se muestran las cantidades anuales, así como las trimestrales de los dos primeros años. Se muestra también el costo total durante el periodo de cinco años para mayor correspondencia entre el plan de trabajo y el presupuesto detallado.

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3.11 Impresión de los informes modelo para su presentación En el paso 1 se prevé también una opción para imprimir todos los informes enumerados en la tabla mostrada a continuación en la figura 3-19, pero con los números de página consecutivos, un índice y una portada. Esto permite imprimir fácilmente todos los informes necesarios para presentar la propuesta al Fondo Mundial y evita tener que generar e imprimir cada informe por separado, con lo que se ahorra tiempo y esfuerzo.

Figura 3-19: Lista de informes incluidos en la opción Imprimir Modelo en el paso 1

Antes de imprimir el informe del instrumento en el paso 1, examine cada informe para verificar la precisión y coherencia de la información. Para imprimir todos los informes que aparecen en la tabla anterior, vuelva al paso 1 del diagrama de trabajo. Pulse el botón Imprimir modelo. El instrumento producirá los informes y transferirá al usuario a la pantalla de Vista preliminar. Examine los informes, compruebe la configuración de página y pulse Imprimir en la barra de herramientas de Excel. Los informes contienen varias hojas de cálculo de gran tamaño que resumen el plan de trabajo y el presupuesto de la propuesta. Debido a la gran cantidad de información que contienen esos informes, se aconseja imprimirlos en hojas de tamaño A3 para facilitar su lectura. La ventaja de imprimir todo el instrumento mediante la instrucción indicada supra (en lugar de imprimir a partir de los menús de informes de los pasos 8 y 9) es que todos los informes serán numerados consecutivamente, cosa que no ocurre cuando la impresión se hace a partir de los menús de los informes.

4. SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y SERVICIO DE APOYO

4.1 Apoyo técnico Ocasionalmente los usuarios pueden tropezar con problemas durante el uso del instrumento de planificación del trabajo y presupuestación. Esos problemas se deben a diversas causas, que en ciertos casos son ajenas al instrumento en sí. Algunas preguntas de los usuarios guardan relación con la manera de optimizar el instrumento, y otras se refieren a las funciones del mismo.

Como primer paso, los usuarios deben leer atentamente la sección correspondiente del manual del usuario, para comprobar que han usado correctamente el instrumento y que han seguido con

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atención las instrucciones. Conviene también que consideren la posibilidad de ponerse en contacto con otros usuarios del instrumento que puedan compartir su experiencia. Ese contacto es particularmente valioso si se desea aprovechar al máximo el instrumento. Por ejemplo, discutiendo con los colegas la manera de optimizar la estructura del plan de trabajo y el nivel idóneo para agregar los costos de los insumos se logrará a menudo dar con la mejor solución. Como segunda opción para resolver los problemas que surjan, considere los aspectos descritos más abajo en la sección 4.2, Solución de problemas.

Si no consigue resolver el problema de ninguna de esas maneras, deberá solicitar ayuda al equipo de apoyo. Para ello, póngase en contacto con el servicio de asistencia en help@sdc.co.za, describiendo con detalle el problema y facilitando la información de contacto. En el término de 24 horas se le enviará un e-mail de respuesta bien con la posible solución del problema o bien con el acuse de recibo de su mensaje e indicaciones sobre la manera de proceder para resolverlo.

Si como consecuencia del problema ha aparecido un mensaje de error, es importante facilitar en el e-mail una captura de pantalla o una descripción precisa de ese mensaje, pues así el equipo de apoyo podrá responder más fácilmente a la consulta.

Para crear una captura de pantalla del mensaje de error, mantenga presionada la tecla Control y pulse simultáneamente la tecla Imprimir Pantalla. A continuación, abra un documento de Word en blanco y pegue la imagen captada de la pantalla.

Las capturas de pantalla suelen ocupar un gran tamaño y se deben recortar y reducir para que muestren solo el mensaje de error antes de enviar el e-mail. Para recortar la captura de pantalla, haga clic derecho en la imagen y seleccione Mostrar barra de imágenes. Pulse el icono Recortar y utilícelo para reducir la imagen e incluir sólo la parte que desee enviar. Haga clic en la imagen y redimensiónela mediante los botones de modificación del tamaño que aparecen en los lados y los ángulos de la imagen. Una vez redimensionada esta, puede adjuntarla al e-mail o copiarla en el cuerpo del mensaje.

4.2 Solución de problemas

El instrumento puede responder de distinta manera según el sistema operativo (p. ej., Windows XP, Vista o Windows 7) y la versión de Excel (2003 o 2007) utilizados. En algunos casos hay incompatibilidades entre las versiones de software, que pueden causar problemas. Son frecuentes los siguientes errores, para los que se sugieren posibles soluciones.

4.2.1 El programa o algunas funciones no responden cuando intento usarlos Es algo que puede ocurrir si no se han habilitado las macros. Para comprobar que estén habilitadas, tendrá que ajustar la configuración de seguridad al nivel apropiado antes de abrir el clasificador. Para ello, deberá cerrar el clasificador y a continuación habilitar las macros según se explica en la sección 2.2.3 (Habilitación de las macros) de este manual.

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4.2.2 El instrumento responde lentamente y algunas funciones, como la impresión de informes, tardan mucho en ejecutarse

Este instrumento contiene una gran cantidad de datos y absorbe una buena parte de la memoria del sistema y de la capacidad de procesamiento. La ejecución de algunas funciones puede llevar bastante tiempo, incluso aunque el instrumento esté funcionando perfectamente. Se pierde velocidad a medida que se acumula una gran cantidad de datos de programas y de costos. Algunas funciones complejas (por ejemplo la actualización de la hoja principal, la producción de informes o la inserción de elementos de planificación) pueden requerir 20-30 segundos si el instrumento está ya cargado de datos. Si el instrumento tarda sistemáticamente más de lo esperado en realizar tareas rutinarias como la adición de elementos de planificación o la producción de informes, puede que haya algún problema, como por ejemplo:

• el uso de una computadora que no cumpla las especificaciones recomendadas; • la ejecución del instrumento en paralelo con otras hojas de cálculo complicadas, o • el uso de una hoja de cálculo dañada.

Para solucionar los problemas de velocidad, en primer lugar asegúrese de que el equipo utilizado cumpla las especificaciones descritas en la sección 2.2.1. Para comprobarlo, vaya a Inicio > Panel de control > Sistema y seguridad. Haga clic en Sistema y compruebe que el equipo tiene como mínimo la capacidad que se indica continuación:

Elemento Capacidad necesaria

Excel Excel 2003 o posterior

Sistema operativo Windows XP, Vista o Windows 7

Procesador Pentium 4 o mejor

Velocidad de procesamiento 1,69 GHz o superior

RAM Al menos 512 MB

Para comprobar las especificaciones de la computadora en Windows XP, vaya a Mi PC > Panel de control y haga clic en Sistema y luego en la pestaña General. Si se usa Windows Vista o Windows 7, hay que disponer de un procesador más reciente (core duo) y al menos 3 GB de RAM. Si el equipo cumple esas especificaciones, pruebe a cerrar otras hojas de cálculo y aplicaciones mientras se use el instrumento. Tenga también en cuenta los programas lanzados en el momento del arranque, y consulte si es preciso al administrador del sistema para determinar si se pueden desactivar algunos programas. Si con estas medidas no se soluciona el problema, póngase en contacto con el equipo de apoyo técnico.

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4.2.3 Los totales de los informes de resumen del presupuesto no coinciden En los informes de resumen del presupuesto se utilizan instrucciones de búsqueda para localizar y emparejar entradas de Categoría de gastos y APS, para luego presentar los valores por esos conceptos en los informes sobre el presupuesto. Si no se selecciona nada en esas categorías, no se generan valores, y los informes de resumen del presupuesto no se corresponderán con el valor total del presupuesto de la propuesta. A fin de obtener unos presupuestos fiables, tome las siguientes medidas: 1. Para asegurarse de que el presupuesto resumido por categoría de gastos sea el correcto,

cerciórese de que ha seleccionado una categoría de gasto para cada componente de costo detallado en la hoja de costos de insumos (paso 4).

2. Para asegurarse de que el presupuesto resumido por APS sea el correcto, cerciórese de que ha

seleccionado un nombre de APS para cada conjunto de actividades del APS en el plan de trabajo principal y el cálculo de costos (paso 3).

4.2.4 He pegado datos en una celda y ahora no puedo modificarlos Es algo que puede ocurrir si no se observan los procedimientos descritos en la sección 2.3.3 a la hora de copiar y pegar los datos. Si se utilizan las funciones simples de copiar y pegar, inadvertidamente se copiarán formatos y bloqueos de celda en el instrumento. Como el clasificador está protegido, no podrá cambiar los datos en la celda posteriormente. Si le sucede eso, tendrá que enviar por e-mail el instrumento al servicio de apoyo técnico. Especifique qué celdas de las hojas de cálculo (es decir, qué pasos) se han de corregir. El equipo de soporte técnico hará las correcciones necesarias y le enviará el instrumento corregido. 4.2.5 Al utilizar una función aparece un mensaje de error en tiempo de ejecución Los errores en tiempo de ejecución suelen producirse cuando se produce un fallo durante la ejecución de una macro. Hay muchos tipos de errores de ese tipo, desde algunos de poca importancia que no afectan al funcionamiento del instrumento hasta errores más graves que pueden hacer que se bloquee el programa o incluso que se pierdan datos. Los errores en tiempo de ejecución pueden deberse a la presencia de errores en el código de las macros, pero en otros casos se deben a problemas de incompatibilidad entre programas, por ejemplo entre el sistema operativo y la versión de Excel utilizada. Si se produce un error en tiempo de ejecución, los usuarios han de hacer una captura de pantalla del error y enviar un e-mail con el mensaje de error al equipo de apoyo, según lo explicado antes en 4.1. Si ello no es posible (porque el programa se ha bloqueado), se incluirán en el e-mail el contenido y el número del mensaje de error. Los usuarios deben detallar al máximo lo que estaban intentando hacer en el instrumento cuando se produjo el error. Como posible solución, utilice el instrumento en otro equipo para determinar si se reproduce el mismo error. Si el error se debe a una incompatibilidad entre programas en una determinada computadora, eso puede bastar para resolver el problema y se podrá seguir trabajando con el instrumento.

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Se recuerda a los usuarios que deben hacer regularmente copias de seguridad de los presupuestos de la propuesta, para reducir al mínimo el riesgo de perder datos como consecuencia de un error en tiempo de ejecución.