Instrumentos de Control de Gestión en el Presupuesto ... · indicadores de desempeño y con el objeto de optimizar dicho proceso y orientar las acciones para avanzar en las mediciones,

Instrumentos de Control de Gestión en el Presupuesto.

Indicadores de Desempeño.

Curso Internacional sobre Evaluación de la gestión y de programas públicos

(Santiago de Chile; 1 al 12 de septiembre)

Parte IV.

Relatora: Luna Israel L.Economista

Septiembre 4, 2008

Temario

• Preguntas claves• Gestión Financiera del Gobierno Central • Presupuesto por Resultados• Sistema de Control de Gestión.• MetodologMetodologíía de Indicadoresa de Indicadores

INSTRUMENTOS DE CONTROL DE GESTIONINSTRUMENTOS DE CONTROL DE GESTION

Definiciones Estratégicas.Contribuye con información relevante

para apoyar la formulación presupuestaria y facilita la formulación de

indicadores de desempeño pertinentes.

Indicadores de Desempeño. Contribuye con información de

desempeño y permite introducir prácticas para mejorar la asignación presupuestaria.

MapaMapa Conceptual. Conceptual. InformaciInformacióónn de de DesempeDesempeññoo

Metodologías: Basadas en FODA, Planificación Estratégica, Gestión por Procesos, Cuadro de Mando Integral (BSC), u otro

Definiciones EstratDefiniciones Estratéégicasgicas

Recoger información estratégica de la institución que permita orientar su desempeño y la formulación, ejecución y evaluación del mismo, entre otros a través del proceso presupuestario.

OBJETIVOOBJETIVO

CONTENIDOSCONTENIDOS

• Ley orgánica o decreto que rige la institución

• Misión (Visión)

• Objetivos Estratégicos (Lineamientos Estratégicos)

• Productos Estratégicos (Procesos de provisión de Bienes

y/o Servicios)

• Clientes/Usuarios/Beneficiarios (Ciudadanos)


Misión. Es una declaración que define el propósito o la razón de ser de un servicio y permite orientar las acciones que realicen los funcionarios hacia el logro de un resultado esperado. Objetivos Estratégicos. En el contexto de la Administración Pública son la expresión de los diferentes resultados (logros o no logros) que se espera que los Ministerios y sus servicios alcancen en el mediano plazo (o plazo mayor a un año).Productos Estratégicos. Corresponden a los bienes y/o servicios que materializan la razón de ser de la misión institucional. Se generan con el objeto de responder a los objetivos estratégicos de la institución.Clientes / Usuarios / Beneficiarios. Corresponde a quienes reciben o utilizan los productos estratégicos que la institución genera bajo su responsabilidad


Una buena misión debe ser operacionalizada por la

institución, esto es, ser comprehensiva en cuanto a identificar claramente los productos estratégicos y los clientes/usuarios/beneficiarios a los cuales se orientan dichas acciones.

Misión


Misión

¿CÓMO?

¿QUÈ?

¿A QUIEN?


Misión Institucional

i) Deben ser consistentes con la misión del servicio, ya sea por sus efectos o resultados esperados al interior de la organización (reestructuración, mejora en los procesos productivos, etc.) o por sus efectos o resultados esperados hacia sus clientes, usuarios o beneficiarios (mayor cobertura, calidad del servicio, entre otros).ii) Deben ser especificados en efectos o impactos deseados, susceptibles de revisar y evaluar.iii) Deben ser traducidos en tareas asignables a personas o equipos.iv) Deben ser factibles de realizar en plazos determinados y con los recursos disponibles.v) Deben ser posibles de traducir en objetivos específicos.

Objetivos Estratégicos Los objetivos estratégicos deben cumplir los siguientes requisitos:


Corresponde a una definición agregada de las prestaciones o programas que el servicio ofrece como respuestas para atender a las necesidades de sus clientes, beneficiarios o usuarios.

Los productos se deben generar bajo la responsabilidad de la institución, ya sea por producción directa o por subcontratación.

Productos Estratégicos (Bienes y/o Servicios)


Corresponde a personas o instituciones externas al servicio.

Reciben directamente los productos estratégicos provistos por la institución.

Clientes / Usuarios / Beneficiarios


Es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto al logro o resultado en la entrega de los productos (bienes y/o servicios) generados por la institución, pudiendo cubrir aspectos cuantitativos o cualitativos de este logro.

Es una expresión que establece una relación entre dos o más variables, la que comparada con períodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar desempeño.

Indicadores de Desempeño

•Miden como evoluciona el desempeño de los principales productos de una institución pública a lo largo del tiempo

•Mediciones se comparan con mediciones pasadas, principalmente.

•Miden desempeño en diferentes:

–Dimensiones (eficacia, eficiencia, economia, calidad de servicio)

–Ambitos de control (proceso, producto y resultado)


�Pertinentes: deben estar orientados a procesos y productos esenciales de una institución.

�Comparables: las actividades o unidades que se escojan para ser medidas deben ser comparables de un momento del tiempo a otro (semestralmente, anualmente, etc.).

�Costos razonables: la información base para su construcción debe ser recolectada a un costo inferior al beneficio de su medición.

�Confiables: los resultados deben ser independientes de quién efectúe la medición.

�Simples y Comprehensivos: deben cubrir aspectos significativos del desempeño de una institución, pero su número no puede exceder la capacidad de análisis de quienes los van a utilizar.

�Independientes: deben responder principalmente a las acciones desarrolladas por la institución en vez de a factores externos.

Requisitos Básicos


EFICACIA

EFICIENCIA

ECONOMÍA

CALIDAD

PROCESO PRODUCTO RESULTADO

Ambitos de Control

DIMENSIONES

Elementos MetodolElementos Metodolóógicosgicos


�Procesos

Se refiere a actividades vinculadas con la ejecución o forma en que el trabajo es realizado para elaborar los productos (bienes y/o servicios), incluyenactividades o prácticas de trabajo tales como procedimientos de compra, procesostecnológicos y de administración financiera.

�Productos

Se refieren a los bienes y/o servicios producidos o entregados y corresponde a un primer resultado de la acción de un servicio o acción pública y al efecto mas inmediato que tiene la población beneficiaria.

Ámbitos de Control


�Resultados Intermedios

Se refiere a los cambios en el comportamiento, estado, actitud o certificación de los beneficiarios una vez que han recibido los bienes o servicios de una institución.

�Resultados Finales (impacto)

Implican un mejoramiento significativo y, en algunos casos perdurable en el tiempo en alguna de las condiciones o características de la población una vezque han recibido los bienes o servicios de una institución.

Un resultado final suele expresarse como un beneficio de mediano y largo plazo obtenido por la población atendida.

Ámbitos de Control


�Eficacia

Se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos planteados, es decir, en qué medida el área, o la institución como un todo, está cumpliendo con sus objetivos, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello.

Dimensiones o Focos de Desempeño


�Calidad

Es una dimensión específica del concepto de eficacia, que se refiere a la capacidad para responder en forma rápida y adecuada a sus clientes, usuarios o beneficiarios. Evalúa atributos del producto entregado por la institución.



�Eficiencia

Describe la relación entre dos magnitudes: la producción física de un producto y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de producto.

En otros términos, se refiere a la ejecución de acciones, beneficios o prestaciones del servicio utilizando el mínimo de recursos posibles.

En el ámbito de los Servicios Públicos existen muchas aproximaciones a este concepto. Algunas de esta se refieren a la productividad media de los distintos factores de producción de los bienes o servicios y relacionan el nivel de actividad con el nivel de recursos utilizados; otras dicen relación con costos de producción tales como costos medios o unitarios y/o también con estructuras de costos tales como gastos administrativos en relación al gasto total que involucra la entrega de las prestaciones.



�Economía

Se relaciona con la capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos de su misión institucional.

La administración de recursos exige siempre el máximo de disciplina y cuidado en el manejo de la caja, del presupuesto, de la preservación del patrimonio y de la capacidad de generar ingresos.



En el marco de los requisitos definidos para la elaboración de indicadores de desempeño y con el objeto de optimizar dicho proceso y orientar las acciones para avanzar en las mediciones, la identificación y elaboración de indicadores requiere tener en consideración y precisar algunos aspectos:

i) Temporalidad

ii) Fuentes de Información

Formulación de Indicadores. Aspectos a considerar


� Temporalidad

a) Determinación del momento en que comenzará a realizarse la medición

b) Determinación del período de medición, semestral, anual, bianual, etc.



� Fuentes de Información.

a) Sistemas de Información; la información requerida para las mediciones

constituye información que, forma parte de los procesos regulares de gestión de

la institución. Los sistemas de información deben contar con:

i) Información disponible

ii) Procedimientos de recolección de información. (Diseño de nuevos y

perfeccionamiento de los vigentes)



� Fuentes de Información..

b) Instrumentos de Medición de Resultados Finales, la información requerida para las

mediciones se obtiene a través de instrumentos de recolección de información, ya

sea a nivel censal o muestral, recogidos como estadísticas, a través de encuestas,

pautas de observación etc.

c) Estudios; el ámbito de la medición es más complejo, requiriéndose por lo tanto de

procesos también complejos y costosos de recolección y procesamiento de la

información. En estos casos, en general, deben efectuarse estudios o

evaluaciones.



La presentación de los indicadores evaluados incluye:

� información histórica,

� la meta comprometida,

� el porcentaje de cumplimiento, y

� antecedentes respecto del cumplimiento de acuerdo a lo presentado por los

servicios.


Evaluación de Indicadores. Aspectos a considerar


Evaluación de Indicadores. Uso de la Información

La información del resultado de los indicadores se utiliza en:

� La cuenta pública en el Balance de Gestión Integral

� El proceso de evaluación presupuestaria

� La evaluación del cumplimiento del Programa de Mejoramiento de Gestión

(PMG)

� La cuenta de información de desempeño a los Ministros del ramo.

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Relatora: Luna Israel L.Economista

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