UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ
UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ
CURSO ADMINISTRACIN II
Licda. Carmen A. Valenzuela AguilarINSTRUMENTOS Y TECNICAS DE O
& MORGANIGRAMAS
Todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza
y/o campo de trabajo requieren de un marco de actuacin para
funcionar. Este marco lo constituye la estructura orgnica, que no
es sino una divisin ordenada y sistemtica de sus unidades de
trabajo atendiendo al objeto de su creacin.Su grfica se conoce como
organigrama, que es el mtodo ms sencillo para expresar la
estructura, jerarqua e interrelacin de los rganos que la componen
en trminos concretos y accesibles.CONCEPTO DE ORGANIGRAMAUn
organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de
una institucin o de una de sus reas o unidades administrativas, en
la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos
que la componen.
Los organigramas son la representacin grfica de la estructura
orgnica de una empresa u organizacin que refleja, en forma
esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles
jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora.
OBJETO: Son el instrumento idneo para plasmar y transmitir en
forma grfica y objetiva la composicin de una organizacin.UTILIDAD:-
Proporcionan una imagen formal de la organizacin.
Constituyen una fuente de consulta oficial Facilitan el
conocimiento de una organizacin, as como de sus relaciones de
jerarqua.
Representan un elemento tcnico valioso para el anlisis
organizacional.
CRITERIOR FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIN:
Precisin: En los organigramas, las unidades administrativas y
sus interrelaciones deben definirse con exactitud.
Sencillez: Deben ser lo ms simple posible, para representar
la(s) estructura(S) en forma clara y comprensible.Uniformidad: En
un diseo es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura,
lneas, figuras y composicin para facilitar su
interpretacin.Presentacin: Su acceso depende en gran medida de su
formato y estructura, por lo que deben preparase complementando
tanto criterios tcnicos como de servicio, en funcin de su
objetivo.Vigencia: Para conservar su validez tcnica, deben
mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior
derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su
preparacin as como la fecha de autorizacin.
CLASIFICACIN: Los organigramas pueden clasificarse cuatro
grandes grupos:1. POR SU NATURALEZAMicroadministrativos:
Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a ella en
forma global o mencionar alguna de las reas que la
conforman.Mesoadministrativos: Contemplan a todo un sector
administrativo, o a dos o ms organizaciones de un mismo sector.
Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de un
mismo sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el
trmino mesoadministrativo corresponde a una convencin utilizada
normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede utilizarse en
el sector privado 2. POR SU MBITOGenerales: Contienen informacin
representativa de una organizacin hasta determinado nivel
jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas.
Especficos: Muestran en forma particular la estructura de una
unidad administrativa o rea de la organizacin.
3. POR SU CONTENIDOIntegrales: Es la grfica de todas las
unidades administrativas de una organizacin as como sus relaciones
de jerarqua o dependencia.
Organigrama IntegralFuncionales: Incluyen en el diagrama de
organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones, las
principales funciones que tienen asignadas las unidades incluidas
en el grfico.
De puestos, plazas y unidades: Indican, para cada unidad
consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero
de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporarse los
nombres de las personas que ocupan las plazas.
4. POR SU PRESENTACINVerticales: Presentan las unidades
ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular en la parte
superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma
escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por
lo cual se recomienda su uso en los manuales de organizacin.
Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y
colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos
se ordenan en forma anloga a columnas, mientras que las relaciones
entre las unidades por lneas se disponen horizontalmente.
Mixtos: La presentacin utiliza combinaciones verticales y
horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de
graficacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de
organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.
De bloque: Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor
de unidades en espacios ms reducidos, al desagregar en conjunto
varias unidades administrativas ubicadas en los ltimos niveles
jerrquicos seleccionados para el grfico.
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMAS HORIZONTALES:Representan los mismos elementos de
los anteriores y en la misma forma, slo que comenzando el nivel
mximo jerrquico a la izquierda y hacindose los dems niveles
sucesivamente hacia la derecha
ORGANIGRAMAS CIRGULARES:Estn formados por un cuadro central, que
corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a cuyo alrededor se
trazan crculos concntricos, cada uno de los cuales constituye un
nivel de organizacin. En cada uno de estos crculos se coloca a los
jefes inmediatos, y se les liga con lneas que representan los
canales de autoridad y responsabilidad.
ORGANIGRAMAS ESCALARES: Consiste en sealar con distintas sangras
en el margen izquierdo los distintos niveles jerrquicos, ayudndose
de lneas que sealan dichos mrgenes.
DISEO:Figuras: Las figuras se utilizan para representar en el
grfico de la organizacin las unidades que la conforman. stas pueden
ser de nivel directivo, medio o superior, operativo (sustantivos o
adjetivos), de asesora y desconcentrados.Forma: Como regla general
se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento
integrante del organigrama. Adems, en funcin de la facilidad para
su lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente,
as como utilizar rectngulos para representar las unidades.Dimensin
Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben ser de
dimensiones semejantes.
Colocacin de las figuras: La ubicacin de las figuras en el
grfico debe apegarse a las siguientes consideraciones:
En diferente nivel jerrquico: La disposicin de las unidades en
el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles
jerrquicos que existan en la organizacin, los cuales varan segn su
naturaleza, funciones, sector, mbito, contenido y presentacin.En el
mismo nivel jerrquico: Numeracin empleada en la estructura orgnica.
Se deben presentar primero las unidades sustantivas, y a
continuacin las adjetivas o de apoyo.Lneas de conexin: Para mostrar
los diferentes tipos de relaciones que se presentan en una
estructura de organizacin se emplean lneas.
Relacin lineal: Es aquella en que la transmisin de la autoridad
y responsabilidad correlativas a travs de una sola lnea, establece
una relacin de subordinacin entre las diversas unidades que
aparecen en el grfico de la organizacin.
Recomendaciones: Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que
interconectan las figuras rectangulares, que el que se utiliza para
trazar estas ltimas.
Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas
hacia abajo, porque se rompe con el principio de
autoridad-responsabilidad, adems de crear la impresin de una
estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar
vinculadas a l por una sola lnea Evitar todos los trazos y tramos
injustificados
Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo el
organigrama. La importancia o jerarqua de un rgano no se amplifica
marcando ms las lneas.
Relacin de autoridad funcional: Representa la relacin de mando
especializado, no la de dependencia jerrquica. La autoridad
funcional puede existir en forma paralela a la autoridad de lnea, o
entre un rgano especializado y los subordinados de otras unidades
de lnea.Relacin de asesora: Es aquella que existe entre unidades
que brindan informacin tcnica o conocimientos especializados a
unidades de lnea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo
cuentan con una autoridad tcnica derivada de su preparacin y/o
experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de lnea
las medidas o criterios para resolver un asunto, pero no para
transmitrselas como rdenes.
Existen dos tipos de esta clase de relacin: Relacin de asesora
interna: Es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman
parte de la estructura organizacional, a los rganos de lnea. Estas
unidades asesoras estn conformadas con recursos humanos,
materiales, financieros y tecnolgicos de la organizacin. Su
ubicacin en el organigrama se suele representar por medio de lneas
continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la lnea de
mando de la unidad a la cual se adscriben. Relacin de asesora
externa: Es la que suministran unidades asesoras a los rganos de
lnea, que aunque forman parte del grfico de la organizacin,
desempean sus funciones en forma independiente de sta. Su colocacin
en el organigrama se hace a travs de lnea de trazo discontinuo
colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad de la
cual dependen jerrquicamente. Relacin de coordinacin: Es aquella
que tiene por objeto relacionar a diferentes unidades de la
organizacin, destacndose la interaccin que debe existir en funcin
del desarrollo de las funciones que tienen encomendadas. Se
representa por medio de lneas largas de trazo discontinuo.
Relacin con rganos desconcentrados: Los rganos desconcentrados
se colocan en el ltimo nivel del organigrama. Entre stos y el resto
de la organizacin deben trazarse una lnea de eje para establecer su
distincin.
Relacin con comisiones:
Intersecretariales: Este tipo de mecanismo se integra con
representantes de diferentes instituciones oficiales. Cuando se
incorporan al grfico de la organizacin, se les ubica adscritos al
titular en un rectngulo de trazo discontinuo ligado
perpendicularmente a la lnea de mando por una lnea de coordinacin.
Comisiones internas: Estas comisiones se incluyen en el
organigrama, en dependencia jerrquica directa del rgano rector de
sus actividades, y su presentacin se hace mediante un rectngulo y
lnea de trazo discontinuo.TECNICAS PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA: Llamado tambin ORGANOGRAMA, es una tcnica de
representar, esquematizar, parcialmente la organizacin. Tambin
podemos definirlo como La expresin de la estructura de una
organizacin que evidencia el acoplamiento entre las partes
componentes.
El Organigrama debe ser de una presentacin clara y de fcil
interpretacin, los principales elementos que presentan son:
a) La funcin que se expresa
b) La posicin jerrquica y la dependencia de los cargos
c) La relacin que une a las dependencias entre si.
El organigrama circular es el que se maneja con la Calidad
Total.
Para la elaboracin de organigramas se debe tener esttica, debe
impactar a la hora de presentarse a la Junta Directiva.
El Organigrama vertical evita el efecto de la Triangulacin
TCNICAS PARA ELABORAR LAS GRAFICAS:
Los elementos grficos son CASILLAS Y LENEAS
Tamao y forma de la casilla:
a) la casilla ms grande debe ser la del Cargo en el que deseemos
poner ms nfasis pro ejemplo: GERENCIA.
b) Las casillas medias se usan para identificar
dependencia o cargos.c) Las casillas largas pero estrechas se
usan para los supervisores del cargo al que se asigne la a} casilla
mayor: Ej. Si el Gerente tiene un consejo o directorio este estara
representado por una casilla larga.
d) Las casillas ms pequeas se usan para los asesores y
consultores.
e)Lnea delgada para casilla de asesores, dependencias y
superiores y sirve para conectar las casillas de staff.
f)Lnea mediana se usa para la casilla principal donde se desea
hacer nfasis.
g) Lnea gruesa: representa la lnea de AUTORIDAD.
h) Lnea punteada: se usa para comits rganos afuera de la lnea de
autoridad.
El contenido de las casillas determina la clasificacin del
organigrama.
Si en la casilla dice:
El organigrama ser JERARQUICO
El organigrama expresar la FUNCION
El organigrama ser NOMINATIVO
El Organigrama ser MIXTO
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CURSO ADMINISTRACIN II
Licda. Carmen A. Valenzuela Aguilar
DIAGRAMAS DE PROCESO Y DIAGRAMS DE FLUJODIAGRAMADCIN:Diagramar
es representar grficamente hechos, situaciones, movimientos,
relaciones o fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que
clarifican la interrelacin entre diferentes factores y/o unidades
administrativas, as como la relacin causa-efecto que prevalece
entre ellos.
Concepto de Diagrama de Flujo Los diagramas de flujo (o
flujogramas) son diagramas que emplean smbolos grficos para
representar los pasos o etapas de un proceso. Tambin permiten
describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su
interaccin. Las personas que no estn directamente involucradas en
los procesos de realizacin del producto o servicio, tienen imgenes
idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la
realidad.
La creacin del diagrama de flujo es una actividad que agrega
valor, pues el proceso que representa est ahora disponible para ser
analizado, no slo por quienes lo llevan a cabo, sino tambin por
todas las partes interesadas que aportarn nuevas ideas para
cambiarlo y mejorarlo.
Ventajas que ofrece la tcnica de diagramacinDe uso: Facilita el
llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerrquico.
De destino: Al personal que intervendr en los procedimientos le
permite identificar y realizar correctamente sus actividades.
De aplicacin: Por la sencillez de su facilita la prctica de las
operaciones.
De comprensin e interpretacin: Puede ser comprendida por todo el
personal de la organizacin o de otras organizaciones.
De interaccin: Permite el acercamiento y mayor coordinacin entre
diferentes reas u organizaciones.
De simbologa: Disminuye la complejidad grfica por lo que los
mismos empleados pueden proponer ajustes o simplificacin de
procedimientos, utilizando los smbolos correspondientes.
De diagramacin: Se elabora en el menor tiempo posible y no se
requieren tcnicas ni plantillas o recursos especiales de
dibujo.
Recomendaciones para el uso y aplicacin de smbolosEn cuanto a
dibujo Es conveniente no mezclar en un mismo lado del smbolo varias
lneas de entrada y salida.
Por claridad, no debe haber ms de una lnea de unin entre dos
smbolos.
El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas
de salida.
Las lneas de unin se deben representar mediante lneas rectas; en
caso necesario se utilizan ngulos rectos.
Para efectos de presentacin, es recomendable que los smbolos
rengan tamao uniforme, salvo el caso que se requiera hacer resaltar
alguna situacin especial.
En cuanto a su contenido y/o uso La relacin del contenido del
smbolo de operacin debe ser realizada mediante frases breves y
sencillas, para facilitar su comprensin.
Cuando el smbolo terminal identifique una unidad administrativa,
debe contener el nombre completo de ella. En caso de utilizar
iniciales para identificarla, se debe anotar su significado al pie
de la hoja del diagrama. El smbolo documento debe contener el
nombre original de la forma o reporte en cuestin. Si existen varios
ejemplares de un documento, el original se tiene identificar con la
letra o y las copias mediante dgitos 1, 2, 3, etc.. Es recomendable
hacer esta anotacin en el extremo inferior derecho del smbolo.
El contenido del smbolo conector puede ser alfabtico o numrico,
pero debe ser igual en los conectores de entrada y salida.
Cuando existe una gran cantidad de conectores, es conveniente
adicionar un color al smbolo o a su contenido., lo cual facilita su
localizacin. Otra opcin es colocar antes o despus del conector el
smbolo terminal cuya identificacin sea el nombre de la unidad
administrativa, el nombre de una operacin, etc., en donde se
encuentre el conector destino. Es aconsejable que el contenido del
conector de pgina sea numrico, y que el smbolo que indica el
destino contenga el nmero de pgina donde contina el diagrama, y a
su vez, el smbolo que indica la procedencia contenga el nmero de
pgina de donde proviene el diagrama.Smbolos usados en los diagramas
de flujo.Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grfico
incoherente o no convencional transmite un mensaje deformado o es
ineficaz para comprender el proceso que se pretende estudiar. De
ello surge la necesidad de concebir y admitir determinados smbolos
a los que se les confiere un significado preciso y convenir tambin
en determinadas reglas en cuanto a su aplicacin.
Desarrollo del Diagrama de Flujo Las siguientes son acciones
previas a la realizacin del diagrama de flujo: * Identificar a los
participantes de la reunin donde se desarrollar el diagrama de
flujo. Deben estar presentes el dueo o responsable del proceso, los
dueos o responsables del proceso anterior y posterior y de otros
procesos interrelacionados, otras partes interesadas. * Definir que
se espera obtener del diagrama de flujo. * Identificar quin lo
emplear y cmo. * Establecer el nivel de detalle requerido. *
Determinar los lmites del proceso a describir. Los pasos a seguir
para construir el diagrama de flujo son: * Establecer el alcance
del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y
el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del
proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. *
Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que
estn incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico. *
Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores,
listarlas tambin. * Identificar y listar los puntos de decisin. *
Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y
asignando los correspondientes smbolos. * Asignar un ttulo al
diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el
proceso elegido.
Ejemplo: Reparacin de la PC MACRO Cuando se desarrolla el
diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de
informacin requerida por el usuario del mismo. Probablemente la
direccin de la empresa no est interesada en los detalles y le sea
suficiente una descripcin genrica del proceso. Este es el caso del
ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel macro. En cambio, si
el objetivo del diagrama es la capacitacin de nuevos empleados o la
bsqueda de oportunidades de mejora, ser necesario disponer de una
descripcin detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo
a nivel micro, como muestra el ejemplo siguiente.
Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los
diagramas con una cantidad media de detalles.
MICRO Conclusiones Los diagramas de flujo son una herramienta
valiosa para la mejora de los procesos, permiten detectar las
actividades que agregan valor y aqullas que son redundantes o
innecesarias. Tambin son de gran utilidad durante el desarrollo de
la documentacin de los Sistemas de Gestin, pues proveen una
descripcin de los procesos y un detalle de las operaciones mucho ms
amigable que los procedimientos e instructivos basados en texto.
Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la
resistencia del personal a emplear los documentos como referentes
para el desempeo de las tareas. Una copia ampliada del diagrama de
flujo al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta
y promueve la creatividad. Es conveniente emplear programas
especficos para la confeccin de los diagramas de flujo. En general,
estos programas son de manejo sencillo y facilitan notablemente la
tarea.-- Reglas para dibujar un diagrama de flujo.Los Diagramas de
flujo se dibujan generalmente usando algunos smbolos estndares; sin
embargo, algunos smbolos especiales pueden tambin ser desarrollados
cuando sean requeridos. Algunos smbolos estndares, que se requieren
con frecuencia para diagramar programas de computadora se muestran
a continuacin:
Inicio o fin del programa
Pasos, procesos o lneas de instruccin de programa de computo
Operaciones de entrada y salida
Toma de decisiones y Ramificacin
Conector para unir el flujo a otra parte del diagrama
Cinta magntica
Disco magntico
Conector de pagina
Lneas de flujo
Anotacin
Display, para mostrar datos
Enva datos a la impresora
Observacin: Para obtener la correcta elaboracin de los smbolos,
existen plantillas. Las puedes conseguir en Papeleras.
Smbolos grficosDentro de los smbolos fundamentales para la
creacin de diagramas de flujo, los smbolos grficos son utilizados
especficamente para operaciones aritmticas y relaciones
condicionales. La siguiente es una lista de los smbolos ms
comnmente utilizados:
+Sumar
-Menos
*Multiplicacin
/Divisin
Mas o menos
=Equivalente a
>Mayor que
