PLAN INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE

LA ENTIDAD-SCI2014 - 2016

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INDICE

PLAN INTEGRAL DE ADMINISTRACION DE RIESGOS DE LA ENTIDAD

PRESENTACIÓN………………………………………………………………………………………………………………………... 4

I.-ANTECEDENTES………………………………………………………………………………………………………………………. 5

1. Objetivos……………………………………………………………………………………………………………………………………. 5

2. Finalidad……………………………………………………………………………………………………………………………… . 5

3. Ámbito de Aplicación……………………………………………………………………………………………………………. 5

5. Compromiso de la Alta Dirección………………………………………………………………………………………….. 6

II. BASE LEGAL……………………………………………………………………………………………………………………….. . 7

III.DIAGNOSTICO…………………………………………………………………………………………………………………….. 7

1. Situación Actual del Sistema de Control Interno…………………………………………………………………… 7

2. Conclusiones……………………………………………………………………………………………………………………….. 9

3. Recomendaciones………………………………………………………………………………………………………………... 9

IV. DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL GOBIERNO REGIONAL MADRE DE DIOS 2014-2016………………………………………………………………………………….. . 10

4.1.-Estruvtura Organizativa……………………………………………………………………………………………………. 10

4.2.-Conclusiones y Recomendaciones…………………………………………………………………………………….. 10

V. PLANEAMIENTO ESTRATEGICO…………………………………………………………………………………………… 11

VISION……………………………………………………………………………………………………………………………………. 11

MISION…………………………………………………………………………………………………………………………………… 11

VI. IMPLEMENTACION DEL SITEMA DE CONTROL INTERNO A NIVEL INSTITUCIONAL……………… 13

6.1.-Descripcion General del Gobierno Regional………………………………………………………………………. 13

6.2.-Analisis…………………………………………………………………………………………………………………………….. 13

6.3.-De la Finalidad y Misión del Gobierno Regional Madre de Dios………………………………………….. . 13

6.4.-De las Competencias, Atribuciones y Fines………………………………………………………………………... 13

VII. MARCO TEORICO SOBRE CONTROL INTERNO………………………………………………………………….. . 15

7.1.- Sistema de Control Interno………………………………………………………………………………………………. 15

7.2.- Objetivos del Control Interno…………………………………………………………………………………………… 16

7.3.- Control Interno Enfoque COSO…………………………………………………………………………………………. 16

VIII. QUE ES EL RIESGO……………………………………………………………………………………………………………. 17

IX. EVALUACION DE RIESGO……………………………………………………………………………………………………. 19

9.1.- Identificación de los Riesgos…………………………………………………………………………………………….. 20

2

9.2.- Valoración de los Riesgos…………………………………………………………………………………………………. 22

9.3.-Identificacion de Riesgos Significativos a Nivel de Algunos Procesos que Requieren Especial

Atención………………………………………………………………………………………………………………………………….. 25

9.4.-Clasificacion de Riesgos……………………………………………………………………………………………………... 26

9.5.- Proceso Identificador……………………………………………………………………………………………………….. 29

1. Implementación del Sistema de Control Interno a los Procesos de Contratación………………….. 31

2. Implementación del Sistema de Control Interno a los Procesos de Obras por Administración

Directa……………………………………………………………………………………………………………………………………. 46

3. Implementación del Sistema de Control Interno a los Procesos de Administración de Bienes Muebles e Inmuebles…………………………………………………………………………………………………………………………….. 55

4. Implementación del Sistema de Control Interno a los Procesos de Gestión de Almacén………. 62

5. Identificación de Algunos Riesgos Operativos………………………………………………………………………. 64

9.4.- Respuesta al Riesgo………………………………………………………………………………………………………… . 65

9.5.- Evaluación de Posibles Respuestas………………………………………………………………………………….. 68

ANEXOS………………………………………………………………………………………………………………………………….. 71

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PRESENTACION

Para la Entidad, el Plan Integral de Administración de Riesgo-SCI, es muy importante en aras de asegurar el logro de su misión institucional, de sus funciones y objetivos.

La estructura organizativa de la entidad permite identificar los roles y responsabilidades de los actores sociales que participan en la toma de decisiones y ejecución de las alternativas que permiten mitigar el impacto negativo de situaciones internas y externas, hace necesario convocar a los directos implicados para que desde el impulso de procesos de formación a partir de las sede Central y Direcciones Regionales Sectoriales trabajen conjuntamente en las acciones de prevención, atención y mitigación, a fin de garantizar el derecho a la vida y salvaguardar los bienes y servicios que cada institución representa.

Como una estrategia jurídica que da intencionalidad y obligatoriedad al tema de administración de riesgos al interior de las instituciones públicas, se debe elaborar una Directiva interna con referencia al tema de administración de riesgos de la entidad y prevención de riesgos en las instituciones públicas, se emiten las siguientes herramientas legales: Directiva Regional

Aunar esfuerzos para el desarrollo del Plan de administración de riesgos de la Entidad-SCI conjuntamente con las Direcciones Regionales Sectoriales de manera participativa que comprende los propósitos, líneas de acción y estrategias para construir y/o fortalecer la capacitación en el riesgo de los servidores de las diferentes entidades públicas

La Contraloría a lo largo de estos años de trabajo, ha conseguido identificar las causas por las que en los diferentes niveles de gobierno del país padecen de una gestión poco eficiente y estas pueden resumirse en tres: falta de planificación, ausencia de medición de desempeño y limitado control preventivo

Con el presente documento se puede visualizar los riesgos en la implementación de los procesos de contratación, procesos de obras por administración directa, procesos de administración de bienes muebles e inmuebles, procesos de gestión de almacén y algunos riesgos operativos, que con el efectivo uso de los recurso públicos teniendo como herramientas clave, el buen desempeño y la acción ética se pueden superar y lograr eficientemente las metas trazadas.

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I.- ANTECEDENTES

El Sistema ha sido establecido por las "Normas de Control Interno" aprobadas por Resolución de Contraloría Nro. 320-2006-CG, con el objetivo de propiciar el fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno existentes y mejorar la Gestión Pública, en relación con la protección del patrimonio público y, el logro eficiente así como eficaz, de los Objetivos y Metas de las Entidades comprendidas en el ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control. Mediante Resolución de Contraloría General Nro. 458-2008-CG, se aprueba la "Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado

1.- OBJETIVOS (*)

Las entidades del Estado implantan obligatoriamente sistemas de control interno en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, orientando su ejecución al cumplimiento de los objetivos siguientes:a) Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios públicos que prestab) Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso Indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlosc) Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operacionesd) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacióne) Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionalesf) Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuentas por los fondos y bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado.

2.- FINALIDAD

Los fines del control interno son evitar pérdidas económicas, fraude e ineficiencias, promover confiabilidad y exactitud en los informes administrativos y controles, apoyar a medir el cumplimiento de la organización en todas las áreas funcionales de la organización cerciorándose asi de haber agresión a las políticas generales. El artículo 6º de la Ley N° 27785 establece que el control gubernamental “consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.” Asimismo, dicha norma precisa que “el control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente”.

3.- AMBITO DE APLICACIÓN

Las normas contenidas en la presente Ley 27785 y aquellas que emita la Contraloría General son aplicables a todas las entidades sujetas a control por el Sistema, independientemente del régimen legal o fuente de financiamiento bajo el cual operen.

Dichas entidades sujetas a control por el Sistema, que en adelante se designan con el nombre genérico de entidades, son las siguientes:a) El Gobierno Central, sus entidades y órganos que, bajo cualquier denominación, formen parte del Poder Ejecutivo, incluyendo las Fuerzas Armadas y la Policía Nacional, y sus respectivas instituciones.b) Los Gobiernos Regionales y Locales e instituciones y empresas pertenecientes a los mismos, por los recursos y bienes materia de su participación accionaria.c) Las unidades administrativas del Poder Legislativo, del Poder Judicial y del Ministerio Públicod) Los Organismos Autónomos creados por la Constitución Política del Estado y por ley, e instituciones y personas de derecho público.

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---------------------(*)Ley N°28716

e) Los organismos reguladores de los servicios públicos y las entidades a cargo de supervisar el cumplimiento de los compromisos de inversión provenientes de contratos de privatización.f) Las empresas del Estado, así como aquellas empresas en las que éste participe en el accionariado, cualquiera sea la forma societaria que adopten, por los recursos y bienes materia de dicha participación.g) Las entidades privadas, las entidades no gubernamentales y las entidades internacionales, exclusivamente por los recursos y bienes del Estado que perciban o administren. En estos casos, la entidad sujeta a control, deberá prever los mecanismos necesarios que permitan el control detallado por parte del Sistema.

COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN

Es importante que el Titular y la Alta Dirección se comprometan formalmente en la implementación del SCI, así como velar por su eficaz funcionamiento.

Para ello se sugiere que las entidades cuenten con un documento que evidencie dicho compromiso en relación con el proceso de implementación, para lo cual se sugiere elaborar un Acta de Compromiso u otro documento similar, así como la designación formal de los responsables. En tal sentido el comité constituye una instancia a través de la cual se monitorea el proceso de implementación del SCI.De igual manera, deben sensibilizar a todo el personal de la entidad sobre el compromiso en la supervisión y operación del SCI.

Acta de compromiso

La Alta Dirección deberá suscribir y difundir en toda la entidad el Acta de Compromiso, la que pone de manifiesto la necesidad e importancia de implementar un SCI eficaz.En dicho documento se deberá invocar a todos los servidores y funcionarios, que conforman la entidad, para que participen activamente en la implementación del SCI.El Acta deberá incluir la conformación de un comité encargado de dirigir la adecuada implementación del SCI.

El 13/12/2013 se emite el "Acta de Compromiso" para la Implementación del Sistema de Control Interno en el Gobierno Regional de Madre de Dios.

Constitución del Comité

Un paso importante para implementar un SCI eficaz es la constitución de un Comité de Control Interno encargado de poner en marcha las acciones necesarias para la adecuada implementación del SCI y su eficaz funcionamiento, a través de la mejora Contraloría General de la RepúblicaEl Comité, cuyos integrantes serán designados por la Alta Dirección, considerará lo siguiente, entre otros aspectos:• Dependerá directamente del Titular de la entidad• Contará con miembros titulares y suplentes• Se reunirá las veces necesarias, siendo recomendable que por cada reunión se elabore un acta que contenga los compromisos contraídos• Propondrá al Titular, la capacitación al personal de la entidad sobre el marco conceptual y normativo del Control Interno, facilitando el desarrollo de todas las acciones necesarias para la implementación• Realizará, con el apoyo de todos los funcionarios encargados y responsables de cada una de las unidades orgánicas (área, departamento, división, unidad, jefatura entre otros), el diagnóstico sobre el SCI de la entidad• Coordinará las acciones para el proceso de implementación, así como informará sobre seguimiento de los avances.La participación del Jefe de OCI o su representante se da en calidad de veedor en las sesiones, procesos o actos que realice el Comité.

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El Comité de Control Interno del Gobierno Regional Madre de Dios, encargado de poner en marcha las acciones necesarias para la adecuada implementación del Sistema de Control Interno (SCI) se nombró con Resolución Ejecutiva Regional Nro. J311-2015-GOREMAD/PR, del 26 de febrero de 2015

II.- BASE LEGAL

Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las entidades del Estado. Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, Normas de Control Interno para las entidades del Estado. Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG; aprueba la “Guía para la Implementación del Sistema

de Control Interno de las entidades del Estado”. Resolución Ejecutiva Regional № 733-2013-GOREMAD/PR, Reconforma El Comité De Control Interno del

Gobierno Regional de Madre de Dios

III.-DIAGNOSTICOObjetivos:

Proporcionar información a la Dirección para la toma de decisiones en lo que respecta a la adecuada implementación y mejora del SCI.

Alcance Comprende a todos los Órganos del Gobierno Regional de Madre de Dios.

1.- Situación Actual del Sistema de Control Interno

Fortalezas y debilidades

Para la elaboración del Diagnóstico del Sistema de Control Interno, se han recopilado información según los anexos 4,5,6,7, y 8 de la “Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado”, posteriormente se realizó la Contrastación con los Requisitos de la Norma, las Entrevistas, la Revisión de la Documentación, y se consolida en los Cuadro 1 y Cuadro 2; se han determinado Fortalezas y Debilidades que deben ser tomadas en cuenta para la Implementación del Sistema de Control Interno del GOREMAD.

1. Administración de los recursos humanos

(25) No se cuenta con un programa de inducción al personal que ingresa relacionados con el puesto al que ingresa y de los principios éticos

(26) Las unidades orgánicas No cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo sus actividades.

2. Competencia profesional

(30) El personal que ocupa cada cargo de trabajo No cuenta con las competencias establecidas en el perfil del cargo.

3. Asignación de autoridades y responsabilidad

(34) Todo el personal No conoce sus responsabilidades y No actúa de acuerdo con los niveles de autoridad que le corresponden.

4. Órgano de control institucional

(36) No Son de comprobada competencia e idoneidad profesional los miembros que conforman el equipo de trabajo del OCI

2. EVALUACION DE RIESGOS (Anexo 5)

2.1. Planeamiento de la administración de riesgos

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(1)(2)(3)(4) La entidad No cuenta con políticas, planes, actividades de Administración de Riesgos.

2.2. Identificación de los riesgos

(5)(6)(7(8) La entidad No tiene identificado los Riesgos significativos. 2.3. Valoración de los riesgos

(9)(10)(11) La entidad No a desarrollado la valoración de Riesgos. 2.4. Respuesta al riesgo

(12)(13) La entidad No han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados.

3. ACTIVIDAD DE CONTROL GERENCIAL (Anexo 6)

3.1. Procedimiento de autorización y aprobación

(1) Los procedimientos de autorización y aprobación para los procesos, actividades y tareas No están claramente definidos en manuales o directivas y son realizados para todos los procesos y actividades.

3.2. Segregaci6n de funciones

(3)(4) Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude No han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo. Y No se efectiviza la rotación.

3.3. Evaluación costo-beneficio

(5)(6) No se realiza Evaluación Costo-Beneficio* de los diferentes procesos y/o actividades.

3.4. Controles sobre los accesos a los recursos o archivos

(11) Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas No están debidamente numerados y protegidos.

3.5. Verificaciones y conciliaciones

3.6 Evaluación de desempeño(14) La entidad No cuenta con indicadores de desempeño para los procesos, actividades y tareas.

3.7 Rendición de cuentas

(16) La entidad cuenta con procedimientos y lineamientos internos que se siguen para la rendición de cuentas

3.8 Documentación de procesos, actividades y tareas

(20) Los procesos, actividades y tareas de la entidad No se encuentran definidas, establecidas y documentadas En su totalidad al igual que sus modificaciones.

3.9 Controles para las tecnologías de la informaci6n y comunicación. •

4. Información y comunicación

4.1. Funciones y características de la información

(2) No Se han definido niveles para el acceso del personal al sistema de información

4.2 Información y responsabilidad

(4) No Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.

4.3. Calidad y suficiencia de la información

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(6) No Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información

4.4. Sistemas de información

(8) Periódicamente No se solicita a los usuarios opini6n sobre el sistema de información registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar las mejoras

4.5. Flexibilidad al cambio

(9)Se revisan periódicamente los sistemas de información y de ser necesario se rediseñan para asegurar su adecuado funcionamiento.

4.6 Archivo institucional

(12) Los ambientes utilizados por el archivo institucional cuenta con una ubicación y acondicionamiento apropiado.

4.7 Comunicaci6n interna

4.8 Comunicación externa

(16) La entidad NO cuenta con mecanismos y procedimientos adecuados para informar hacia el exterior sobre su gestión institucional.

(18) La entidad No cuenta con mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada atención de los requerimientos externos de información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública)

4.9. Canales de comunicación

5. Supervisión

5.1. Normas básicas para las actividades de prevención y monitoreo

(2) Las unidades orgánicas No realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).

5.2. Normas básicas para el seguimiento de resultados

(3) Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo NO se registran y comunican con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección.

5.3. Normas básicas para los compromisos de mejoramientoLa entidad efectúa periódicamente autoevaluaciones que le permite proponer

planes de mejora que son ejecutados posteriormente

2.-Conclus iones

El Sistema De Control Interno del Gobierno Regional de Madre de Dios, se encuentra en su etapa inicial, ya que es la primera vez que se realiza el Diagnostico para su implementación. Lo importante para dar inicio a todo proceso es el alto compromiso por parte de los Directivos de la Entidad y de todos los servidores públicos del Gobierno Regional de Madre de Dios. El presente Diagnostico el cual comprende a todos los órganos del GOREMAD; en líneas generales alcanza un nivel de desarrollo de insuficiente dentro de los componentes establecido en las Normas de Control Interno (NCI).

3.-Recomendaciones

Se recomienda implementar los aspectos mencionados en el numeral IV Aspectos a Implementar (ver anexo N° 1), previa formulación del Plan de Trabajo siguiendo las pautas de la “Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado” como lo precisa la Resolución CG 458-2008-CG, donde se

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debe considerar a las Direcciones Regionales por separado, así como a los Órganos Desconcentrados y Descentralizados.

Las acciones consideradas en el Plan de Trabajo deben guardar correlación con los planes operativos de la entidad, con el fin de asegurar los recursos necesarios y la sostenibilidad del mismo; para lo cual, es necesario primeramente, que el Comité, con el apoyo de la Alta Dirección prevea y Ileve a cabo un proceso de sensibilización y socialización, con el objeto de persuadir e involucrar a todo el personal del GOREMAD sobre el rol activo que deben desempeñar en la implementación de la estructura de control interno.

IV.-DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL GOREMAD 2014 -2016 4.1.-ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Se establece los niveles de autoridad y responsabilidad para el desarrollo y ejecución del plan de trabajo en concordancia con la planeación

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL SCI-GOREMAD

NIVELES ROL INTEGRANTES

Primer Nivel Grupo directivo, el cual en coordinación con la máxima autoridad de la entidad, establece directrices generales orientadas a la implementación del control interno.

Comité de Control interno del GOREMAD

Segundo Nivel Nivel de tipo operativo y funcional que controlaría el cumplimiento en la ejecución del programa de trabajo, que coordinaría con los responsables de las actividades desarrolladas e informe al primer nivel para las modificaciones a que hubiere lugar.

Gerentes Regionales Directores Regionales Gerente General PEMDD Gerente Sub Regional de

Tahuamanu Gerente Sub Regional de

Manu Administrador del CEDEGA

Tercer Nivel Evaluador

Grupo asignado a la tarea de evaluar de forma independiente y objetiva el desarrollo de las acciones ejecutadas, validando la información y documentación generada respecto a la implementación del control interno

Oficina Regional de Control Institucional

Para el caso de, las Direcciones Regionales Sectoriales, Órganos Descentralizados y Gerencias Sub Regionales organizarán y conformarán necesariamente sus Equipos de trabajo aprobado mediante acto resolutivo, los cuales, ejecutarán el Proceso de implementación del SCI de acuerdo al presente Plan de Trabajo y estarán a disposición del Comité De Control Interno del GOREMAD.

4.2.-CONCLUSIONES Y RECOMENDACUIONES

Es necesario que el equipo de trabajo, con el apoyo de la Alta Dirección prevea los talleres de capacitación en coordinación con la Oficina Regional de Control Institucional para dar cumplimiento a los objetivos y actividades del presente Plan. Así mismo, previamente la Alta Dirección lleve a cabo un proceso de sensibilización y socialización, con el objeto de persuadir e involucrar a todo el personal del GOREMAD sobre el rol activo que deben desempeñar en la implementación de la estructura de control interno, precisándose que la responsabilidad de implementar y fortalecer el control interno institucional no es exclusiva del referido equipo de trabajo ni es competencia del Órgano de Control Institucional, sino de toda la organización

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V.-PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

VISION DEL PDRC 2014-2021

MISION PEI 2015-2017

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

1.- PLENA VIGENCIA DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES Y DIGNIDAD DE LAS PERSONAS2.- IGUALDAD DE OPORTUNIDADES Y ACCESO A LOS SERVICIOS BÁSICOS3.- GESTIÓN ORIENTADA A RESULTADOS Y ESTABILIDAD SOCIAL4.- MEJORAR LA COMPETITIVIDAD REGIONAL Y FOMENTAR EL EMPLEO DE CALIDAD5.- DESARROLLO REGIONAL EQUILIBRADO E INFRAESTRUCTURA ADECUADA6.- CONSERVACIÓN Y APROVECHAMIENTO SOSTENIBLE DE LOS RECURSOS NATURALES Y LA BIODIVERSIDAD

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VISION

SOMOS LA CAPITAL PERUANA DE LA BIODIVERSIDAD, LOS HABITANTES TENEMOS UNA BUENA CALIDAD DE VIDA, UNA GESTION MODERNA, EFICIENTE, PARTICIPATIVA Y TRANSPARENTE QUE CONDUCE UN DESARROLLO CON EQUIDAD, EN UN TERRITORIO ORDENADO, NUESTRA ECONOMIA ES COMPETITIVA, SE PROMUEVE LA INVERSION PRIVADA Y LA INNOVACION CONSERVANDO LA BIODIVERSIDAD Y APROVECHANDO LOS RECURSOS NATURALES EN FORMA SOSTENIBLE, RESPETANDO LOS MEDIOS DE VIDA TRADICIONALES Y A LOS PUEBLOS INDIGENAS”.

MISIÓN

EL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS ORGANIZA Y CONDUCE LA GESTIÓN PÚBLICA REGIONAL DE ACUERDO A SUS COMPETENCIAS EXCLUSIVAS, COMPARTIDAS Y DELEGADAS, SIENDO PROMOTOR DEL

DESARROLLO INTEGRAL Y SOSTENIBLE DE LA REGIÓN, GARANTIZANDO LA EFECTIVIDAD DE LOS PRINCIPIOS Y DERECHOS CONSTITUCIONALES Y MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA DE SU POBLACIÓN.

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-

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL - GOREM ADJ EMI / CAP V / J FP V

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS Aprobado con Ordenanza Regional N° 007-2012-GRMDD/CR

CONSEJ O REGIONAL

OFICINA REGIONAL DE CONTROL INSTITUCIONAL

GERENCIA GENERAL REGIONAL

PRESIDENCIA REGIONAL-----------------------------------

VICE PRESIDENCIA

COMITÉ DECOORDINACION

GERENCIAL

OFICINA DE PROCURADURIA REGIONAL

GERENCIA REGIONAL DE DESARROLLOECONÓMICO

OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACION

OFICINA DE ABASTECIMIENTO

Y SERVICIOS AUXILIARES

OFICINA DE PERSONAL

OFICINA REGIONALDE

ASESORIA JURIDICA

GERENCIA REGIONAL PLANEAMIENTO, PPTO. Y ACONDIC. TERRITORIAL

OFICINA DE COORDINACION

ADMINISTRATIVALIMA

OFICINA DE RELACIONES

PUBLICAS

OFICINA DE TESORERIA

GERENCIA REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL

SUB GERENCIA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y

COMUNIDADES NATIVAS

DIRECCION REGIONAL DE SALUD

SUB GERENCIA DE PROGRAMAS SOCIALES Y

PROYECTOS

DIRECCION REGIONAL DE EDUCACIÓN

DIRECCION REGIONAL DE TRABAJO Y PROMOCIÓN

DEL EMPLEO

DIRECCION REGIONAL DE VIVIENDA, CONSTRUCCIÓN

Y SANEAMIENTO

GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA

SUB GERENCIA DE EQUIPO MECÁNICO

DIRECCIÓN REGIONAL DE TRANSPORTES Y

COMUNICACIONES

SUB GERENCIA DE ESTUDIOS DE

INFRAESTRUCTURA

SUB GERENCIA DE OBRAS

SUB GERENCIA DE SUPERVISIÓN Y

LIQUIDACIÓN DE OBRAS

GERENCIA REGIONAL DE RR.NN. Y GESTIÓN DEL

AMBIENTE

SUB GERENCIA DE AREAS NATURALES PROTEGIDAS

DIRECCIÓN REGIONAL DE AGRICULTURA

DIRECCIÓN REGIONAL DEENERGÍA , MINAS E HIDROCARBUROS

SUB GERENCIA DE DESARROLLO PRODUCTIVO

SUB GERENCIA DEPLANEAMIENTO

SUB GERENCIA DEPRESUPUESTO Y

TRIBUTACION

SUB GERENCIA DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL E INFORMATICA

SUB GERENCIA DE ACONDICIONAMIENTO

TERRITORIAL

SUB GERENCIA DEPROYECTOS DE

INVERSION PUBLICA

Órg

anos

Des

cent

raliz

ados

Org

anos

de

Apo

yo

Org

anos

de

Cont

rol y

de

Defe

nsa

Judi

cial

Organo de A

sesoramiento

OFICINA DE CONTABILIDAD

DIRECCIÓN REGIONAL DE COMERCIO EXTERIOR Y

TURISMO

DIRECCIÓN REGIONAL DE PRODUCCIÓN

CONSEJO DE COORDINACIÓN DE LA

COMPETITIVIDAD

CONSEJO DECOORDINACIÓN DE

EXPORTACIONES

CONSEJO DE COORDINACION DE PYMES

CONSEJO MACRO REGIONAL AMAZÓNICO

CONSEJO REGIONAL DE LA MUJER

OFICINA DE DEFENSA NACIONAL Y DEFENSA

CIVIL

OFICINA DE COOPERACION TECNICA

INTERNACIONAL

CENTRO DE DESARROLLO

GANADERO "CEDEGA"

PROYECTO ESPECIAL MADRE DE DIOS

ALDEAS INFANTILES ARCHIVO REGIONAL GERENCIA SUB REGIONAL DE TAHUAMANU

GERENCIA SUB REGIONAL DEL

MANU

Órganos D

esconcentradosO

rganos de LíneaO

rganos Consultivos y de C

oordinación

COMITE REGIONAL DE DEFENSA CIVIL

CONSEJO DE COORDINACION REGIONAL

GERENCIA REGIONAL DE LA JUVENTUD

SUB GERENCIA DE PROMOCIÓN,

ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN

SUB GERENCIA DE INVESTIGACIÓN,DESARROLLO Y

MONITOREO

COMISIÓN DE INTEGRACIÓN FRONTERIZA DE COOPERACIÓN

INTERNACIONAL

Org

ano

Nor

mat

ivoy

Fis

caliz

ador

CONSEJO DE PARTICIPACIÓN DE LA JUVENTUD

DIRECTORIO DE GERENCIAS REGIONALES

SUB GERENCIA DE LA PERSONA CON DISCAPACIDAD

SUB GERENCIA DE PROMOCIÓN DE LA INVERSIÓN PRIVADA

SECRETARÍA GENERAL

CONSEJO EMPRESARIAL DEL CENTRO DE DESARROLLO

GANADERO "CEDEGA"

SUB GERENCIA DE MANEJO PRODUCTIVO DE

ECOSISTEMAS

SUB GERENCIA DE GESTION AMBIENTAL Y

DESARROLLO SOSTENIBLE

OFICINA DE CONTROL

PATRIMONIAL

SECRETARÍA DELCONSEJO REGIONAL

OFICINA DE EJECUCIÓN COACTIVA

DIRECCIÓN REGIONAL FORESTAL Y DE FAUNA

SILVESTRE

VI.-IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A NIVEL INSTITUCIONAL

La implementación de medidas de control interno y la aplicación de las mismas para erradicar las deficiencias detectadas deben ser priorizadas por cada trabajador, para un incremento de la eficiencia económica y así obtener un incremento positivo de las actividades desarrolladas en la entidad.

6.1.-Descripción general del Gobierno Regional

El Gobierno Regional Madre de Dios- Sede Central, se encuentra ubicada en la tercera cuadra del Jr. Cusco N° 350 con la Av. León Velarde, en el Cercado, distrito y provincia de Tambopata, cuenta con la presencia de 150 servidores del Gobierno Regional, siendo la jornada laboral en la mañana y en la tarde. La entidad no tiene formulado el Plan de Administración de Riesgos, sin embargo, como es preocupación de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, se está elaborando dicho plan con el fin de tomar las medidas correspondientes.

6.2.-Análisis

La organización del Gobierno Regional Madre de Dios está regulada por la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y su Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y el cuadro para asignación de personal (CAP).

Mediante Ordenanza Regional Nº 007- 2012-GRMDD/CR publicado el 4 de Diciembre del 2012 ha sido aprobado el nuevo Reglamento de Organización y Funciones Gobierno Regional del Madre de Dios, documento de gestión con el que se estructura el nuevo Cuadro para Asignación de Personal (CAP).

6.3.-De la Finalidad y Misión del Gobierno Regional Madre de dios

• El Gobierno Regional Madre de Dios tiene por Finalidad esencial fomentar el desarrollo regional integral sostenible, promoviendo la inversión pública, privada y el empleo, garantizar el ejercicio pleno de los derechos y la igualdad de oportunidades de sus habitantes, de acuerdo con los planes y programas nacionales, regionales y locales de desarrollo.

6.4.-De las Competencias, Atribuciones y Funciones

Competencias Exclusivas.

Son Competencias Exclusivas, de acuerdo al artículo 35º de la Ley de Bases de la Descentralización Nº 27783, las siguientes:a) Planificar el desarrollo integral de la Región Madre de Dios y ejecutar los programas socioeconómicos correspondientes, en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo.b) Formular y aprobar el Plan de Desarrollo Regional Concertado con las municipalidades y la sociedad civil de la Región Madre de Dios.

c) Aprobar su organización interna y su presupuesto institucional conforme a la Ley de Gestión Presupuestaria del Estado y las Leyes Anuales de Presupuesto.

d) Promover y ejecutar las inversiones públicas de ámbito regional en proyectos de infraestructura vial, energética, de comunicaciones y de servicios básicos de ámbito regional, con estrategias de sostenibilidad, competitividad, oportunidades de inversión privada, dinamizar mercados y rentabilizar actividades.

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e) Diseñar y ejecutar programas regionales de cuencas, corredores económicos y de ciudades intermedias.

f) Promover la formación de empresas y unidades económicas regionales para concertar sistemas productivos y de servicios.

g) Facilitar los procesos orientados a los mercados internacionales para la agricultura, la agroindustria, la artesanía, la actividad forestal y otros sectores productivos, de acuerdo a sus potencialidades.

h) Desarrollar circuitos turísticos que puedan convertirse en ejes de desarrollo.

i) Concretar acuerdos con otras regiones para el fomento del desarrollo económico, social y ambiental.

j) Administrar y adjudicar los terrenos urbanos y eriazos de propiedad del Estado en su jurisdicción, con excepción de los terrenos de propiedad municipal.

k) Organizar y aprobar los expedientes técnicos sobre acciones de demarcación territorial en su jurisdicción, conforme a la ley de la materia.

l) Promover la modernización de la pequeña y mediana empresa regional, articuladas con las tareas de educación, empleo y a la actualización e innovación tecnológica.

m) Dictar las normas sobre los asuntos y materias de su responsabilidad, y proponer las iniciativas legislativas correspondientes.

n) Promover el uso sostenible de los recursos forestales y de biodiversidad.

Competencias Compartidas

Son Competencias Compartidas, de acuerdo al artículo 36º de la Ley de Bases de la Descentralización Nº 27783, las siguientes:

a) Educación. Gestión de los servicios educativos de nivel inicial, primarios, secundarios y superior no universitaria, con criterios de interculturalidad orientados a potenciar la formación para el desarrollo.

b) Salud pública.

c) Promoción, gestión y regulación de actividades económicas y productivas en su ámbito y nivel, correspondientes a los sectores agricultura, pesquería, industria, comercio, turismo, energía, hidrocarburos, minas, transportes, comunicaciones y medio ambiente.

d) Gestión sostenible de los recursos naturales y mejoramiento de la calidad ambiental.

e) Preservación y administración de las reservas y áreas naturales protegidas regionales.

f) Difusión de la cultura y potenciación de todas las instituciones artísticas y culturales regionales.

g) Competitividad regional y la promoción de empleo productivo en todos los niveles, concertando los recursos públicos y privados.

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h) Participación ciudadana, alentando la concertación entre los intereses públicos y privados en todos los niveles.

i) Otras que se le delegue o asigne conforme a Ley.

Atribuciones

El Gobierno Regional del Madre de Dios ejerce las atribuciones propias de la administración pública, conforme a la autonomía política, económica y administrativa que le confiere la Constitución Política del Perú, Ley Nº 27783 Ley de Bases de la Descentralización, la Ley Nº 27867 Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y demás normas complementarias, para el cabal cumplimiento de sus competencias y funciones.

Funciones Generales

Son funciones generales del Gobierno Regional Madre de Dios que se ejercerán con sujeción al ordenamiento jurídico establecido por la Constitución, la Ley de Bases de la Descentralización, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y demás leyes de la República:

1. Función normativa y reguladora.- Elaborar y aprobar normas de alcance regional, regulando los servicios de su competencia.

2. Función de planeamiento.- Diseñar políticas, prioridades, estrategias, programas y proyectos que promuevan el desarrollo regional de manera concertada y participativa, conforme a la Ley de Bases de la Descentralización y a la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales.

3. Función administrativa y ejecutora.- Organizar, dirigir y ejecutar los recursos financieros, bienes, activos y capacidades humanas, necesarios para la gestión regional, con arreglo a los sistemas administrativos nacionales.

4. Función de promoción de las inversiones.- Incentivar y apoyar las actividades del sector privado nacional y extranjero, orientada a impulsar el desarrollo de los recursos regionales, creando los instrumentos necesarios para tal fin.

5. Función de supervisión, evaluación y control.- Fiscalizar la gestión administrativa regional, el cumplimiento de las normas, los planes regionales y la calidad de los servicios, fomentando la participación de la sociedad civil.

VII.-MARCO TEORICO SOBRE CONTROL INTERNO

7.1.-SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Sistema de Control Interno, según la Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el Personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado, para la consecución de los objetivos institucionales que procura.

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Control Interno Control Interno, según las “Normas de Control Interno”, es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseñado para enfrentar a los riesgos y para dar seguridad razonable de que, en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzarán los objetivo.

Tipos de Control Interno Control Previo Control Simultáneo Control Posterior

Evolución Normativa del Control Interno en el Perú

EVOLUCION NORMATIVA DEL CONTROL INTERNO EN EL PERU

1992 1998 2002 2004 2006 2008 2009 2011 2015

1992 COSO I Control Interno Marco Integrado

1998 Normas Técnicas de Control Interno RC 072-98-CGR

2002 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la Republica N° 27785-CGR

2004 COSO II Gestión de Riesgos Corporativos – Marco Integrado

2006 Ley N° 28716 Ley de Control Interno

2008 R.C. 458-2008-CG Guía para la implementación del Sistema de Control Interno

2009 D.U. 067-2009 Se modifica el artículo 10° de la Ley 28716

2011 Ley N° 29743 Modifica el artículo 10° de la Ley 28716 y deroga el DU N° 067-2009

2015 Ley N°30372 Establece el plazo máximo para la implementación del SCI

R.C. 320-2006-CG Normas de Control Interno para entidades del Estado

D.S. 400-2015 Programa de incentivos

7.2.-OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Los objetivos del Control interno son los siguientes:

OPERACIONALES

a) Eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones y calidad en la prestación de los servicios

b) Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida

DE CUMPLIMIENTO

c) Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operacionesd) Promover la rendición de cuentas

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DE INFORMACION

e) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información

ORGANIZACIONALES

f) Fomentar la práctica de valores institucionales

Sistema de control interno

Para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado reúne lineamientos, herramientas y métodos que permitirá realizar una adecuada implementación del SCI en la gestión de las operaciones de la entidad, con la finalidad de fortalecer la organización y contribuir al logro de sus objetivos, siempre de acuerdo con la naturaleza de sus actividades.Para el proceso de implementación del SCI la guía considera tres fases:

• La primera fase es la Planificación, la cual tiene como objetivo la formulación de un Plan de Trabajo que incluya los procedimientos orientados a implementar adecuadamente el SCI, en base a un diagnóstico previamente elaborado. Son aspectos inherentes a esta fase asegurar el compromiso de la Alta Dirección y la conformación de un comité de Control Interno;• La segunda fase es la Ejecución, en la que se implantará el SCI en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, para lo cual la entidad procede al desarrollo del Plan de Trabajo para la implantación del SCI;

• La tercera fase es la Evaluación, en la que se evalúan los avances logrados y las limitaciones encontradas en el proceso de implementación como parte de la autoevaluación mencionada en el componente de Supervisión.

7.3.-CONTROL INTERNO – ENFOQUE COSO

¿Qué es el Control Interno?Según el Committee of Sponsoring Organization of the tradeway Commission (COSO), control intern es:El Control Interno se define entonces como un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos en las categorías siguientes:

a) Efectividad y eficiencia de las operacionesb) Confiabilidad de la información financierac) Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicablesd) Salvaguardia de los recursos

COSO identifica cinco componentes del control interno que requieren estar establecidos e integrados para asegurar el cumplimiento de cada uno de los objetivos.

Los componentes son interrelacionados y sirven como criterio para determinar si el sistema de control es efectivo

A través de la implantación de 5 componentes que son:

Ambiente de control (Marca el comportamiento en una organización. Tiene influencia directa en el nivel de concientización del personal respecto al control.)

Evaluación de riesgos (Mecanismos para identificar y evaluar riesgos para alcanzar los objetivos

de trabajo, incluyendo los riesgos particulares asociados con el cambio.)

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Actividades de control (Acciones, Normas y Procedimientos que tiende a asegurar que se

cumplan las directrices y políticas de la Dirección para afrontar los riesgos identificados.)

Información y comunicación (Sistemas que permiten que el personal de la entidad capte e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones.)

Supervisión (Evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante para determinar si

éste está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.)

VIII.- QUE ES EL RIESGO

DEFINICIONES DE RIESGO

Riesgo se puede definir como: “La exposición a las consecuencias de la incertidumbre”. La incertidumbre puede originarse en factores internos o externos.

Dos dimensiones del Riesgo: La posibilidad de que un evento se produzca. Las consecuencias que se podrían generar como consecuencia de ese evento

RIESGO: Posibilidad de que ocurra un acontecimiento que afecte el logro de los objetivos y resultados de la Institución.

ADMINISTRACIÓN DE RIESGO: Es el conjunto de acciones que se deben seguir para autocontrolar los riesgos en el Gobierno Regional y sus procesos, contempla 4 etapas:

Identificación de riesgo: Es la primera etapa que posibilita conocer los acontecimientos potenciales, que ponen en riesgo el alcance de los objetivos y los resultados institucionales y de procesos. La identificación comprende el establecimiento de los factores internos y externos que comprenden el contexto y la caracterización del riesgo.

Análisis de riesgo: Es la segunda etapa, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los acontecimientos que impacten el alcance de los objetivos, los resultados de la Institución y sus consecuencias.

Valoración de riesgo: Es la tercera etapa, donde se determina la priorización de los riesgos en relación con los controles establecidos.

Manejo de riesgo: Es la cuarta etapa, donde permite establecer el tratamiento a seguir para mitigar o prevenir los riesgos de acuerdo al nivel de exposición. Contempla la implementación de acciones preventivas.

Diferencias entre Desastre y Riesgo

•Riesgo y Desastre

La percepción más común que se tiene es que se habla más de desastre que de riesgo. El riesgo es algo intangible, latente que probablemente puede ocurrir. El desastre, por su parte es algo tangible, es la materialización del riesgo, es visible, algo que ocurrió, que se puede medir en sus consecuencias y sobre la cual se requiere una atención una vez ocurrido el evento. En este sentido podemos identificar sus causas y actuar sobre ellas y, de esta manera, disminuir o eliminar sus consecuencias. Por lo tanto el desastre es la acción consecuente al riesgo por lo tanto los factores que los determinan tanto al riesgo como al desastre son los mismos con la particularidad de que pueden ser identificados, analizados e intervenidos. Se puede entonces encontrar diferencias sustanciales entre los dos conceptos que se expresan a continuación.

Tabla No. 1. Diferencias entre Desastre y Riesgo

DESASTRE RIESGO

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• Hecho cumplido / Ya sucedió • Probabilidad de ocurrencia de un evento que genere pérdidas y daños

• No puede intervenirse sobre sus causas, sólo sobre sus consecuencias

• Sus consecuencias pueden prevenirse y sus causas se pueden intervenir

• La intervención en general es curativa, no preventiva

• La intervención preventiva implica modificar las

condiciones de riesgo, en el sentido de eliminarlas o reducirlas

• Se considera como un hecho “anormal”, en general fuera del control de los hombres: Ocurre.

• El riesgo es parte de las condiciones “normales” de una sociedad como la nuestra

• Genera una situación de emergencia, implica medidas extraordinarias

•Factores de Riesgo 1/

Se consideran factores de riesgo la amenaza (A) y la vulnerabilidad (V). La interacción de estos dos factores genera el riesgo y puede llevar al desastre.

Identificación de los riesgos, En la identificación de los riesgos se tipifican todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos .Los factores externos incluyen factores económicos, medioambientales, políticos, sociales y tecnológicos. Los factores internos reflejan las selecciones que realiza la administración e incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnología

AMENAZA. Un factor de riesgo físico externo a un elemento o grupo de elementos sociales expuestos, expresado como la probabilidad de que un fenómeno se presente con una cierta intensidad en un sitio especifico y dentro de un tiempo definido.

--------------------------------------------------------1/ Lavell, Allan. Documento, Consideraciones en torno al enfoque, los conceptos y los términos que rigen con referencia a la reducción del riesgo y la atención de desastres en los países Andinos miembros del CAPRADE. PREDECAN, 2007.

AMENAZA. Un factor de riesgo físico externo a un elemento o grupo de elementos sociales expuestos, expresado como la probabilidad de que un fenómeno se presente con una cierta intensidad en un sitio especifico y dentro de un tiempo definido.La amenaza no se refiere tanto a un objeto en particular, sino a las probabilidades de que éste sea el vehículo de un daño determinado. La actividad humana ha hecho de las manifestaciones de la naturaleza eventos amenazantes para la vida. El desarrollo tecnológico, y muchas veces el subdesarrollo, crea ambientes propicios para que los eventos naturales se conviertan en amenazas.Los seres humanos en su búsqueda de mejores condiciones de vida impactan negativamente a la naturaleza, pues explotan recursos de manera indiscriminada, hacen mal uso de los desechos o construyen sus viviendas cerca de ríos y volcanes, o en zonas montañosas, exponiéndose a inundaciones, erupciones volcánicas o deslizamientos de tierra.

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ANÁLISIS DE RIESGO. En su forma más simple, es una consideración de las causas de, y la interacción de amenazas y la vulnerabilidad de los elementos expuestos, con el fin de determinar los posibles efectos, impactos y consecuencias sociales, económicas y ambientales asociadas a uno o varios fenómenos peligrosos en un territorio y con referencia a grupos o unidades sociales y económicas particulares. Cambios en uno o más de estos parámetros modifican el riesgo en sí mismo, es decir, el total de pérdidas esperadas y las consecuencias en un área determinada. Análisis de amenazas y de vulnerabilidades componen facetas del análisis de riesgo y deben estar articulados con este propósito y no comprender actividades separadas e independientes. Un análisis de vulnerabilidad es imposible sin un análisis de amenazas, y viceversa.

IX.- EVALUACION DE RIESGOS

Es el proceso de identificación y análisis de eventos adversos a los que está expuesta la entidad. Esta evaluación permite evitar, reducir, compartir y aceptar cualquier riesgo.Contenido:

Planeamiento de la administración de riesgos, (Planes y métodos) Identificación de los riesgos, (Externos e internos) Valoración de los riesgos. (Estimar su probabilidad de ocurrencia) Respuesta al riesgo. (Evitar, reducir, compartir y aceptar)

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Planeamiento de la Administración de

Riesgos

Identificación de los Riesgos

Valoración de los Riesgos

Respuesta al Riesgo

ACTO ADMINISTRATIVO

Positivo Oportunidad

Negativo Riesgo o Amenaza

PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACION DE RIESGOS

Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los objetivos. Se deben desarrollar planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como un programa para la obtención de los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos

9.1.-Identificacion de los Riesgos

En la identificación de los riesgos se tipifican todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos. Los factores externos incluyen factores económicos, medioambientales, políticos, sociales y tecnológicos.

Los factores internos reflejan las selecciones que realizan la infraestructura, personal, procesos y tecnología

El proceso de identificación de los riesgos tendrá que ser permanente, interactivo e integrado con el proceso de planeamiento y deberá partir de la claridad de los objetivos estratégicos de la entidad para la obtención de resultados

La identificación de los riesgos podrá darse en el nivel de entidad y en el nivel de procesos, para el primer caso corresponderán a los riesgos de carácter general y para el segundo sobre los riesgos que afectan a los procesos. Sin embargo en ambos casos se deberá tener definido los objetivos

1. ESTABLECER EL CONTEXTO Ámbito y alcance de la organización Recursos disponibles (técnicos, económicos y humanos) Necesidades de la organización Relación con otras empresas y/o instituciones

2. IDENTIFICAR RIESGOS Detección de elementos peligrosos

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Planeamiento de la Administración de

Riesgos

MODELO DE GESTION DE RIESGOS

Estrategias Organización Políticas Criterios

¿Qué puede suceder? ¿Por qué puede suceder? ¿Dónde puede suceder? ¿A quién puede suceder?

3. ANALIZAR RIESGOS Se puede eliminar el riesgo Necesidades para eliminar el riesgo ¿Qué o quién puede ser dañado?

4. EVALUAR RIESGOS Metodología de evaluación Probabilidad Consecuencia

5. TRATAR RIESGOS Medidas preventivas a aplicar Control periódico del riesgo Información y consulta

Clasificación del riesgoDurante el proceso de identificación del riesgo se recomienda hacer una clasificación de los mismos teniendo en cuenta los siguientes conceptos:

1. Riesgo estratégicoSe asocia con la forma en que se administra la entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca en asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas y el diseño y conceptualización de la entidad por parte de la Alta Dirección.

2. Riesgo operativoComprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa como técnica de la entidad, incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de información, en la definición de los procesos, en la estructura organizacional, en la desarticulación entre dependencias, lo cual conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupción e incumplimiento de los compromisos institucionales.

3. Riesgo FinancieroSe relacionan con el manejo de los recursos de la entidad e incluye, la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes. De la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos, así como su interacción con las demás áreas dependerá en gran parte el éxito o fracaso de toda entidad4.Riesgos de cumplimientoSe asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.

5. Riesgos de tecnologíaSe asocian con la capacidad de la entidad para que la tecnología disponible satisfaga sus necesidades actuales y futuras y soporte el cumplimiento de su misión.

Registro de riesgosPara el análisis de los riesgos, se tendrá que establecer un registro de identificación de riesgos el cual permitirá hacer un inventario de los mismos, definiendo en primera instancia las causas o factores de riesgo, tanto internos como externos, así como una descripción de cada uno de éstos y finalmente definiendo los posibles efectos. Es importante centrarse en los riesgos más significativos para la entidad relacionados con el desarrollo de los procesos y los objetivos institucionales.

Entender la importancia del manejo del riesgo implica conocer con más detalle los siguientes conceptos:Proceso: Nombre del proceso principal.

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Subproceso: Incluye aquellos subprocesos que se desprenden del proceso principal, pueden ser considerados de acuerdo con las etapas del proceso principal.Objetivo del subproceso: Se debe transcribir el objetivo que se ha definido para el subproceso al cual se le están identificando los riesgos.

Riesgo: Nombre del riesgo.

Causas (factores internos o externos): Son los medios, las circunstancias y agentes generadores de riesgo. Los agentes generadores entendidos como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo; se pueden clasificar en cuatro categorías: personas, materiales, instalaciones y entorno.

Efectos (consecuencias): Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o no materiales con incidencias importantes como: daños físicos y fallecimiento, sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de imagen, de credibilidad y de confianza, interrupción del servicio y daño ambiental.

9.2.-Valoración de los riesgos

La Valoración de los riesgos permite a una entidad clasificar y valorar los eventos potenciales que impactan en la consecución de los objetivos.

La comisión encargada evaluará los acontecimientos desde dos perspectivas (probabilidad e Impacto) y usando una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos.

En la escala de medida cualitativa de PROBABILIDAD se deberán establecer las categorías a utilizar y la descripción de cada una de ellas con el fin de que cada persona que aplique la escala, mida a través de ella los mismos ítems. A continuación se presenta un ejemplo.

Ejemplo de escala cualitativa de probabilidadEscala de medida cualitativa de la probabilidad

Categoría Definición

PROBABLE Es muy frecuente la materialización del riesgo o se presume que llegará a materializarse

POSIBLE Es frecuente la materialización del riesgo o se presume que posiblemente se podrá materializar

IMPROBABLE Es poco frecuente la materialización del riesgo o se presume que no llegará a materializarse

Elaboración: Comisión de elaboración de la Guía para la implementación del SCI .Ese mismo diseño puede aplicarse para la escala de medida cualitativa de IMPACTO, estableciendo las categorías y la descripción, tal como se muestra en el siguiente ejemplo.

Ejemplo de escala cualitativa de impactoEscala de medida cualitativa de Impacto

Categoría Definición

DESASTROSO Si el hecho llegara a presentarse, tendría alto impacto o efecto sobre la entidad

MODERADO Si el hecho llegara a presentarse, tendría medio

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impacto o efecto sobre la entidad

LEVE Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o efecto sobre la entidad

Elaboración: Comisión de elaboración de la Guía para la implementación del SCI

Los equipos de trabajo, en coordinación con los encargados de la implementación, pueden construir sus propias escalas de acuerdo con la naturaleza de la entidad y a las características de los procesos y procedimientos, de forma que estas escalas se ajusten al análisis de los riesgos identificados.

Análisis cuantitativo

Representa los valores numéricos para la elaboración de tablas de registro de riesgos; la calidad del análisis depende de lo precisas y completas que estén las cifras utilizadas. La forma en la cual la probabilidad y el impacto son expresadas y las formas por las cuales ellos se combinan para proveer el nivel de riesgo puede variar de acuerdo al tipo de riesgo.

Ejemplos de escalas cuantitativas de probabilidad e impacto

Probabilidad de ocurrencia Nivel

0 – 25 Improbable

26 – 70 Posible

71 – 100 Probable

Impacto Nivel

0 – 25 Leve

26 – 70 Moderado

71 – 100 Desastroso

Elaboración: Comisión de elaboración de la Guía para la implementación del SCI.

Al igual que en el caso de las escalas cualitativas, el diseño de las escalas cuantitativas deberá contar con la participación de las personas encargadas de los procesos y con el grupo encargado de liderar la administración de riesgos.

Matriz de probabilidad e impacto

Los riesgos pueden ser priorizados para un análisis cuantitativo posterior y para las respuestas posteriores basándose en su calificación.

Las calificaciones son asignadas a los riesgos basándose en la probabilidad y el impacto evaluados. La evaluación de la importancia de cada riesgo y, por consiguiente, de su prioridad generalmente se realiza usando una tabla de búsqueda o una matriz de probabilidad e impacto.

Criterios de Evaluación

Probabilidad: Se deben establecer las categorías a utilizar y su descripción, con el fin de que quien aplique la escala mida a través de ella la posibilidad de ocurrencia de los riesgos

Probable: Es muy frecuente la materialización del riesgo o se presume que llegara a materializarse

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Posible: Es frecuente la materialización del riesgo o se presume que posiblemente se podrá materializar

Improbable: Es poco frecuente la materialización del riesgo o se presume que no llegara a materializarseImpacto: Se debe establecer las categorías y su descripción, de las consecuencias de la materialización de los riesgos, por ejemplo:

Impacto: Se debe establecer las categorías y su descripción, de las consecuencias de la materialización de los riesgos, por ejemplo:

Leve: Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o efecto sobre la entidadModerado: Si el hecho llegara a presentarse tendría medio impacto o efecto en la entidad

Moderado: Si el hecho llegara a presentarse tendría medio impacto o efecto en la entidad

Catastrófico: Si el hecho llegara a presentarse tendría alto impacto o efecto en la entidad

Dicha matriz especifica combinaciones de probabilidad e impacto que llevan a la calificación de los riesgos como aceptable, tolerable, moderado, importante e inaceptable. Pueden usarse términos descriptivos o valores numéricos, dependiendo de la preferencia de la entidad.

La entidad deberá determinar qué combinaciones de probabilidad e impacto utilizará en la determinación de sus riesgos. A continuación se presenta una matriz a escala de 1 al 9.

Ejemplo de matriz de probabilidad e impactoImpacto

1 2 3

Leve Moderado Desastroso

Probabilidad

Probable 3

3

Riesgo

moderado

6

Riesgo

importante

9

Riesgo inaceptable

Posible 2

2

Riesgo

tolerable

4

Riesgo

moderado

6

Riesgo importante

Improbable 1

1

Riesgo

aceptable

2

Riesgo

tolerable

3

Riesgo moderado

Guía para la implementación del SCI de las entidades del Estado

La puntuación del riesgo ayuda a guiar las respuestas a los riesgos.

Ejemplo de niveles de riesgo

Nivel de Riesgo Descripción

Riesgo Inaceptable

Se requiere acción inmediata, Planes de tratamiento requeridos implementados y reportados a la alta Dirección

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Riesgo Importante

Se requiere atención de la alta dirección, planes de tratamiento requeridos, implementados y reportados a los jefes de las oficinas, divisiones, entre otros

Riesgo Moderado

Debe ser administrado con procedimientos normales de control

Riesgo Tolerable

Menores efectos que pueden ser fácilmente remediados. Se administra con procedimientos rutinarios

Riesgo Aceptable Riesgo insignificante .No se requiere ninguna acción

Fuente: Comisión de elaboración de la Guía para la implementación del SCI.

Es necesario que por cada riesgo se identifiquen las medidas ejecutadas para reducirlos o mantenerlos bajo control. Así, por cada riesgo debe identificarse, en las condiciones actuales, qué medidas se están aplicando para mantenerlos bajo control independientemente de su importancia o frecuencia.Por medidas de control se entenderán a los métodos o medios que se utilizarán con el propósito de obtener y analizar información, hechos y circunstancias de una situación y evaluar su efectividad en cualquier área o proceso. Dentro de las medidas más conocidas se encuentran la observación, inspección, revisión analítica, conciliación, análisis de saldos y movimientos, entre otros.

9.3.-Identificacion de Riesgos Significativos a Nivel de Algunos Procesos que Requieren Especial Atención

Presentamos cinco procesos que se han identificado como aquellos que requieren especial atención al interior de los gobiernos regionales y los principales problemas que aparecen durante el desarrollo de los mismos; dichos procesos son los siguientes:

Las contrataciones La ejecución de obras por administración directa La administración de bienes muebles e inmuebles La gestión de almacenes La formulacion de perfiles y expedientes tecnicos, otros

Con el proposito de brindar oreintaciones basicas para la implementacion del Sistema de Control Interno en los gobiernos regionales, hemos desarrollado, mediante una secuencia logica de pasos, una metodologia practica de mejora de procesos que va desde el analisis del proceso a mejorar, hasta la formulacion de inicadores con los cuales se puede evidenciar las mejoras que decidadn implementar (Contraloria General de la República y Cooperación Alemana al Desarrollo gtz). La estructura de dicha metodologia se describe a continuacion:

26

9.4. CLASIFICACION DE RIESGOSEntidad: XYFecha: ………… POSIBLES RIESGOS

N°

Riesgos identificadosTipo de riesgos

Estratégico Operativo Financiero De cumplimiento De tecnología

1 Recorte del presupuesto asignado X X2 Cambio de gestion de la entidad X3 Cheque que se ingresa en la cuenta bancaria incorrecta X X4 Falla de sistema informatico X X5 Se registra una cantidad incorrecta en la cuenta del usuario X X X6 Colusion X7 Variaciones en los tipos de cambio X8 Uso no autorizado de informacion X9 Sistema informático que no soporta los procesos de la entidad X10 Infraestrucftura de tecnologia de informacion unsuficiente X11 Verificar que el requerimiento se encuentre en el Plan Anual de Contrataciones aprobado X X

12 Elaborar el requerimiento del bien, servicio u obra debidamente suscrito por el funcionaruio competente

X X

13 Verificar que el documento de requerimiento se encuentre adecuadamente archivado X X14 Elaborar el informe que sustente la determinación del Valor Referencial por aparte del órgano

encargado de las contratacionesX

15 Determinar con la debida oportunidad el valor referencial, de modo que no afecte el cumplimiento del Plan Operativo Institucional (POI)

X X

16 Verificar que las cotizaciones o indagación de precios en el mercado se realicen por personas distintas a las que determinan o aprueban el Valor Referencial

X X

17 Revisar y evaluar la metodología de indagación de precios en el mercado. X

18 Archivar, como parte del Expediente de Contratación, el documento que aprueba el Valor Referencial

X

19 Verificar que las Bases cumplan con los contenidos mínimos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado.

X X

27

20 Verificar que las especificaciones técnicas se encuentren anexadas a las Bases X X21 Verificar los plazos utilizados para la elaboración de las Bases por parte del Comité Especial X X

22 Verificar que las Bases se encuentren aprobadas por la autoridad competente o el funcionario delegado para ello

X X

23 Archivar adecuadamente la Resolución o documento que aprueba las Bases y verificar que forme parte del expediente de contratación

X X

24 Verificar que el expediente de contratación contenga los documentos de aprobación de acuerdo a cada etapa del proceso de selección.

X X

25 Verificar que la documentación se encuentre debidamente archivada y en custodia del órgano encargado de las contrataciones

X X

26 Verificar la disposición que constituye el Comité Especial o formaliza al órgano encargado de ll las contrataciones

X X

27 Verificar la coherencia y relación entre la calificación y evaluación de propuestas y los documentos que sustentan dichas calificaciones.

X X

28 Verificar que el documento o acta de apertura de sobres y calificación de postores se encuentre debidamente archivado, sin borrones ni enmendaduras

X X

29 Verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos necesarios para la suscripción del contrato. X X

30 Verificar que el Comité Especial o sus miembros no sean los mismos que aprueben el contrato X

31 Verificar que los contratos se encuentren debidamente archivados y formen parte del expediente de contratación

X

32 Elaborar los expedientes técnicos sobre la base de los parámetros del proyecto de inversión pública declarado viable.

X

33 Verificar que los expedientes técnicos se encuentren debidamente aprobados antes de su ejecución.

X X

34 Verificar que los contenidos del expediente técnico cumplan con las exigencias técnicas y normativas de calidad

X

35 Verificar la oportunidad y eficacia en los procesos de selección de materiales e insumos requeridos para las obras por administración directa

X

28

36 Verificar que la designación de la residencia y supervisión de la obra se encuentren debidamente formalizadas.

X X

37 Verificar que las funciones de la residencia y la supervisión de la obra se encuentren formalizadas y debidamente Comunicadas

X

38 Verificar que la cantidad y calidad de los materiales recibidos en el almacén de obra concuerden con los requeridos en el expediente técnico.

X X

39 Verificar que el registro de entrada, salida y saldos de materiales, insumos y herramientas del almacén de obra, se encuentren debidamente balanceados

X X

40 Verificar el uso adecuado de los saldos de materiales, insumos, equipos y herramientas al concluir una obra

X X

41 Verificar que los presupuestos adicionales de obra se encuentren formalizados y aprobados por la instancia competente.

X X

42 Verificar que las ampliaciones de plazo se encuentren formalizadas y aprobadas por la instancia competente

X X

43 Verificar que se hayan presentado informes mensuales de avance de obra debidamente documentados.

X X

44 Verificar que la obligación de elaborar la liquidación de la obra se encuentre precisada X45 Establecer claramente la responsabilidad del Control Patrimonial X46 Identificar y codificar de acuerdo a su naturaleza los bienes patrimoniales adquiridos X X47 Asignar los valores monetarios a los bienes de la entidad X48 Generar un archivo organizado y actualizado del patrimonio físico de la entidad X X49 Realizar un Inventario Físico periódicamente. X

50 Llevar a cabo la Baja de Bienes X X51 Enviar información periódicamente sobre Inventarios Físicos X X52 Establecer que todos los bienes adquiridos ingresen a través del almacén y sean distribuidos

de acuerdo a los requerimientos de la entidad, evidenciándose el movimiento en un registro.X X

53 Verificar la distribución y salida de bienes del almacén X X

29

”

Consiste en Por ejemplo

Norma…… Norma…….

Funcionarios Gerente

Que…. Que…

Copia de…. Documento

30

Problemas recurrentes

Recomendaciones a partir de las normas de Control Interno y demás normas

vinculadas

¿En qué

consiste?

Principales normas aplicables que favorecen

su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Evidencia de Cumplimiento

Proceso Identificador “Denominacion”

Riesgos de no aplicarla

PASO I : Identificación del proceso que requiere especial atención.

PASO II: Identificación de los problemas recurrentes.PASO III:Planteamiento de Recomendaciones. 1. ¿En que consiste?

2. Principales normas aplicables que favorecen su solución 3. ¿Quiénes deben aplicarla? 4. Riesgos de no aplicarla 5. Evidencia de su cumplimiento.

En las siguientes paginas, a modo de aplicación, se podra apreciar como esta metodologia puede servir en la mejora de los procesos identificados. Resueltado de dicho analisis, se presentara unas tablas de doble entrada conteniendo las recomendaciones y su modo de implementacion, las mismas que estarán basadas en las Normas de Control Interno y demas especificas vinculadas a cada proceo seleccionado

Es importante señalar que los procesos identificados no son únicos, al igual que sus problemas asociados, como sus recomendaciones de solucion; su variedad y gravedad dependera de la realidad particular de cada gobierno regional, de la cultura organizacional y de las capacidades internas de la institucion.

Cabe acotar, que la metodologia sirve y es complemento para la aplicación de la Guia para la implementacion del sistema de Control Interno en las entidades del estado aprobada por Resolucion de Contraloria N° 458-2008-CG.

31

1. Implementacion del sistema de Control Interno a los Procesos de contratación Para el Proceso de Contratación se han identificado los siguientes problemas recurrentes y sus correspondientes recomendaciones:

Problemas recurrente

s

Recomendaciones a partir de las Normas de Control Interno y demás normas Vinculadas

Orientaciones para

su implementación

Requerimientos de bienes, servicios u obras

Verificar que el requerimiento se encuentre en el Plan Anual de Contrataciones aprobado.

Elaborar el requerimiento del bien, servicio u obra debidamente suscrito por el funcionario competente.

Verificar que el documento de requerimiento se encuentre adecuadamente archivado.

Ver cuadro 1

Determinación inadecuada de valores referenciales

Elaborar el informe que sustente la determinación del Valor Referencial por aparte del órgano encargado de las contrataciones.

Determinar con la debida oportunidad el valor referencial, de modo que no afecte el cumplimiento del Plan Operativo Institucional (POI).

Verificar que las cotizaciones o indagación de precios en el mercado se realicen por personas distintas a las que determinan o aprueban el Valor Referencial.

Revisar y evaluar la metodología de indagación de precios en el mercado. Archivar, como parte del Expediente de Contratación, el documento que aprueba

el Valor Referencial.

Ver cuadro 2

Deficiencias en la

Elaboracion y tratamiento de las bases

Verificar que las Bases cumplan con los contenidos mínimos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado.

Verificar que las especificaciones técnicas se encuentren anexadas a las Bases. Verificar los plazos utilizados para la elaboración de las Bases por parte del Comité

Especial Verificar que las Bases se encuentren aprobadas por la autoridad competente

o el funcionario delegado para ello. Archivar adecuadamente la Resolución o documento que aprueba las Bases y veri

ficar que forme parte del expediente de contratación.

Ver cuadro 3

Expediente de contratación sin Aprobación

Verificar que el expediente de contratación contenga los documentos de aprobación de acuerdo a cada etapa del proceso de selección.

Verificar que la documentación se encuentre debidamente archivada y en custodia del órgano encargado de las contrataciones.

Ver cuadro 4

Deficiencias en la evaluación técnica y económica de postores

Verificar la disposición que constituye el Comité Especial o formaliza al órgano encargado de ll las contrataciones.

Verificar la coherencia y relación entre la calificación y evaluación de propuestas y los documentos que sustentan dichas calificaciones.

Verificar que el documento o acta de apertura de sobres y calificación de postores se encuentre debidamente archivado, sin borrones ni enmendaduras.

Ver cuadro 5

Deficiencias en la formalización del contrato

Verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos necesarios para la suscripción del contrato.

Verificar que el Comité Especial o sus miembros no sean los mismos que aprueben el contrato.

Verificar que los contratos se encuentren debidamente archivados y formen parte del expediente de contratación.

Ver cuadro 6

A continuación, desarrollamos las recomendaciones para superar cada uno de los problemas identificados Estas recomendaciones son formuladas teniendo en consideracion las Normas de Control Interno y principales normas vinculadas que favorecen su solución

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Cuadro 1. Problema 1: Requerimientos de bienes, servicios u obrasRecomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que

favorecen su solución¿Quiénes deben

aplicarla?Riesgos de no aplicarla Evidencia de

cumplimientoVerificar que elRequerimiento se encuentre en el Plan Anual de contratacionesaprobado.

Consiste en revisar y confirmar que el requerimiento del bien, servicio u obra se encuentre debidamente consignado en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) aprobado por la entidad para el año.

Por ejemplo, si se trata de la adquisición de materiales de construcción para una determinada obra, el responsable del área de obras o quien haga sus veces deberá verificar en el requerimiento, que dicha adquisición se encuentre programada en el PAC del gobierno regional.

Si no se encuentra incluido en el PAC entonces deberá iniciar el procedimiento de inclusión mediante una solicitud debidamente justificada y sustentada de modificación del PAC. La justificación y solicitud de

inclusión deberá ser requerida por el responsable del área usuaria previa a la ejecución de la adquisición y concordada con la disponibilidad presupuestal emitida por el área de presupuesto

Norma 3.5 Verificaciones y Conciliaciones (de las Normas de Control Interno), que dispone que los procesos, actividades y tareas, deben ser verificados antes y después de realizarse.

Norma 3.1 Procedimientos de Autorización y Aprobación, que dispone que la ejecución de los procesos, actividades y tareas deben contar con la autorización y aprobación del funcionario con el rango o autoridad respectivos.

En este caso, el PAC aprobado constituye el instrumento normativo de la entidad en cuyo marco se autorizan las adquisiciones y contrataciones, conforme se señala en los artículos 12° y 13° de la Ley de Contrataciones del Estado, D.L N°1017

El funcionario responsable del área usuaria.

La verificación y control las debe realizar el funcionario responsable de las adquisiciones de manera previa al proceso de contratación.

Que el requerimiento solicitado no cuente con el respectivofinanciamiento.Que se lleven a cabo adquisiciones irregulares.Que surjan contrataciones que no respondan a la planificación ni a las prioridades.Que el Control Interno posteriorPueda encontrar Responsabilidades en los funcionarios involucrados.

Copia o impresiónde seccióndel PAC conteniendo el requerimiento

---------------------------------------------- 19 En lo sucesivo, cuando mencionemos las Normas y su respectiva numeración, estaremos refiriéndonos a aquellas Normas de Control Interno consignadas en la Resolución de Contraloría N° 320-CG-2006, resumidos en la pg. 24

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Cuadro 1 .Problema 1: Requerimiento de bienes, servicios u obras

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Elaborar el requerimientodel bien, servicio u obra debidamente suscrito por el funcionario competente.

Consiste en la emisión oportuna del documento (informe, memorando u otros similares) que exprese con claridad y en detalle, el requerimiento del bien, servicio u obra del área usuaria debidamente suscrito por el responsable.

Por ejemplo, el requerimiento realizado a través de un informe en el cual se solicita la adquisición de herramientas para el servicio de mantenimiento de vías, deberá contener como mínimo lo siguiente:

(a) nombre y cargo del funcionario al cual se dirige el informe; (b) nombre y cargo del funcionario remitente, (c) breve descripción del asunto a tratar, (d) fecha, (e) descripción de las características técnicas del bien o servicio que se especificarán en los Términos de referencia y en el caso de obras con el expediente técnico debidamente aprobado, (f) cantidad y calidad, (g) plazo estimado de atención del requerimiento, (h) finalidad del requerimiento (indicar actividad o proyecto al cual está asociado el requerimiento).

Consiste en verificar que exista físicamente el documento de requerimiento del bien, servicio u obra, en los archivos del área usuaria y en el expediente de contratación.

El documento de requerimiento de materiales de construcción para una obra, deberá ser archivado tanto en el área de obras como en el expediente de contratación que existe bajo custodia del Responsable de Contrataciones de la Entidad.

Norma 3.1 Procedimientos de Autorización y Aprobación que señala que cada proceso, actividad o tarea debe ser claramente definido y formalmente comunicado al funcionario respectivo; y con el artículo 13° de la Ley de Contrataciones del Estado, D.L N°1017 que dispone que el requerimiento del bien, servicio u obra, es realizado por el área usuaria sobre la base del Plan Anual de Contrataciones.

El Gerente, jefe o similar, responsable del área usuaria; el responsable del Órgano encargado de Contratacionesen su verificación

Que las adquisicionesno se ajusten a las necesidades técnicas y cantidades necesarias para el área usuaria.Que se originen sobrecostos por la inadecuada calidad de los bienes, servicios y obras entregados.Que no exista información clave para la elaboración de las bases y el proceso de contrataciónQue el responsabledel área usuaria no asuma ninguna responsabilidad sobrelas contrataciones realizadas.Que el Control Interno Posterior observe el proceso y encuentre responsabilidades enlos funcionarios.

Documento, informe,memorando o similar, que consigne el requerimiento y que esté suscrito por el responsable del área usuaria

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Cuadro 1 .Problema 1: Requerimiento de bienes, servicios u obras

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Verificar que el documento de requerimiento se encuentre adecuadamentearchivado.

En la acción de revisar y constatar que el documento que acredita el requerimiento se encuentre físicamente en los archivos de las áreas involucradas en la adquisición: el área usuaria y el órgano encargado de las contrataciones, y en particular en el expediente de contratación

Norma 3.5 Verificaciones yConciliaciones que disponeque los procesos, actividadesy tareas, deben ser verificados antes y después de realizarse; y con el artículo 10° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.S N°184-2008-EF relativa al Expediente de contratación. Norma 3.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas que Señala que es deber de toda autoridad,funcionario y servidor, generar ordenar preservar y presentar la documentación sustentatoria de todas las taras, actividades o procesos ejecutados durante su gestión.

El responsable del área usuaria y el responsable de las contrataciones del Gobierno Regional

Que el documento que acredita el requerimiento realizado se extravíe o deteriore.Que se presenten limitaciones para informar y documentar en una acción deControl Interno Posterior.

Documento de requerimiento del bien, servicio u obra existente en los archivos del áreausuaria y en el expediente de contratación.

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Cuadro 2. Problema 2: Determinación inadecuada de valores referenciales

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Elaborar el informe que sustente la determinacióndel Valor Referencial por parte del Órgano encargado de las Contrataciones.

Consiste en la emisión del informe que sustente la determinación de los valores referenciales para las adquisiciones de un bien, la obtención de servicios o la contratación de obras. Este documento será elevado al Jefe inmediato superior y al Comité Especial constituido para dirigir el proceso de selección.Por ejemplo, para la emisión del informe que sustente el valor referencial unitario y global para la adquisición de materiales de oficina deberá considerarse como mínimo los siguientes contenidos: (a) nombre y cargo del funcionario al cual se dirige el informe, (b) nombre y cargo del funcionario remitente, (c) fecha, (d) breve indicación del asunto a tratar,(e) breve descripción del proceso seguido para la determinación del valor referencial indicando las cotizaciones realizadas, (f) persona encargada de realizar dichas cotizaciones; (g) nombres de las empresas o personas que han emitido las cotizaciones, (h) antigüedad del valor referencial.

Norma 3.1 Procedimientosde Autorización y Aprobación que indica que todo proceso, actividad o tarea debe contarcon la autorización y aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo. Asimismo, con el documento se da cumplimiento al artículo 27° de la Ley de Contrataciones del Estado, D.L N°1017 y con los artículos 13° 14° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.S N°184-2008-EF que otorgan atribuciones alÓrgano encargado de Contrataciones para la determinación del valor referencial

El responsable del Órgano encargado deContrataciones:jefe de abastecimiento, jefe de logística o responsable similar de la entidad.

La informalidad en ladeterminación de losvalores referencialesValores referencialesno confiables al no conocerse la metodología utilizadaProcesos de seleccióndesiertos debido a una inadecuada indagación del mercado.Sobrecostos debido a imprecisiones en la determinación del valor referencial. Daño económico a la entidad.

Informe emitido por el Órgano encargado de Contrataciones

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Cuadro 2. Problema 2: Determinación inadecuada de valores referenciales

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Determinar con la debida oportunidad el valor referencial, de modo que no afecte el cumplimiento del Plan Operativo.

Consiste en prevenir y verificar que el informe que aprueba el Valor Referencial del bien, servicio u obra, se haya emitido dentro de los plazos estimados en el Plan Anual de Contrataciones y de acuerdo a la programación de las actividades aprobadas en el plan operativo de la institución.

Una manera muy sencilla de realizar esta acción será comparando la fecha del documento de requerimiento del bien, servicio u obra, con la fecha de emisión del documento de aprobación del valor referencial. Esta comparación se debe realizar tomando como referencia la programación de la actividad o proyecto que está dando origen a la adquisición.

Norma 3.5 Verificaciones yConciliaciones que dispone que los procesos, actividades y tareas, deben ser verificados antes y después de realizarsecon la finalidad de constatar que se hayan realizado de acuerdo a los estándares, metas y plazos establecidos.

El Jefe inmediato superior del Responsable del Órgano encargado deContrataciones del Gobierno Regional

Demora injustificadaen la atención de las adquisiciones o contrataciones solicitadas.Sobrecostos como consecuencia de las demoras ocasionadas.Los precios de mercado que respaldan a la definición del valor referencial están desactualizados.Retraso en la ejecución de las actividades o proyectos

La fecha de elaboración del documento del valor referencial emitido de acuerdo al cronograma previsto para la actividad o proyecto en el plan operativo de la entidad

Verificar que las cotizaciones o indagación de precios en el mercado se realicen por personas distintas a la que determinan el Valor Referencial.

Es una acción de prevención que consiste en verificar que las personas que indagan el mercado a través de cotizaciones u otros medios similares, sean distintas a las que analizan, evalúan y determinan el Valor Referencial.Por ejemplo, en un proceso de determinación del valor referencial para la adquisición de equipos de cómputo, las cotizaciones pueden ser realizadas por un asistente del Órgano de Contrataciones o por el área técnica de informática que tiene un mayor conocimiento sobre estos equipos y puede solicitar cotizaciones con mejor criterio técnico. Luego de la indagación en el mercado, corresponderá al encargado del Órgano de Contrataciones evaluar y definir el valor referencial de los equipos a adquirir

Norma 3.2 Segregación de Funciones que dispone que una sola persona o equipo detrabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea; y con el artículo 27° de la Ley de Contrataciones del Estado, D.L N°1017 que dispone que es el Órgano encargado de las Contrataciones el responsable de determinar el valor referencial.

El responsable del Órgano encargado de Contrataciones en su cumplimiento y su jefe inmediato superior en cuanto la verificación.

La parcialidad en la evaluación de los precios y en la definición del valorreferencial.La manipulaciónde los precios que sirven de sustento alvalor referencial.Que se generencondiciones para actos de corrupción.

Separación de funciones formalizada en documentosInstitucionales (MOF, Procedimientos, etc)

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Cuadro 2. Problema 2: Determinación inadecuada de valores referenciales

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Revisar y evaluar lametodología de indagación de precios en el mercado.

Consiste en analizar y evaluar si la metodología o procedimiento seguido en la solicitud de cotizaciones e indagación de los precios en el mercado ha sido el correcto y si la información obtenida ha sido veraz.Para el caso, el responsable del órgano encargado de contrataciones del Gobierno Regional revisará y verificará que el procedimiento para indagar los precios, por ejemplo de equipos de cómputo haya sido el adecuado y que la información que reporta haya sido veraz. Puede verificar por ejemplo, que las empresas o proveedores se encuentrenformalizados e inscritos en el Registro Nacional de Proveedores; si precisan una dirección legal, teléfono o correo electrónico posibles de utilizar para verificar su vigencia; si la solicitud de cotizaciones contiene los términos,especificaciones técnicas y descripción del bien, servicio u obra materia de investigación; si las cotizaciones emitidas por las empresas o proveedores están debidamente suscritas porla persona competente; y si las cotizaciones presentadas están libres de enmendaduras o borrones.

Norma 3.9 Revisión deProcesos, Actividades y Tareas que señala la necesidad de revisar periódicamente, losprocesos, actividades y tareas, para asegurar que cumplan con los reglamentos y procedimientos vigentes; y asimismo con el artículo 27° de la Ley de Contrataciones delEstado, D.L N°1017 y el artículo 13° de su Reglamento, aprobado con D.S N°184-2008- EF, ambos relativos a la responsabilidad del Órgano encargado deContrataciones en la determinación del valor referencial

El responsable del Órgano encargado deContrataciones en suCumplimiento y su jefe inmediatosuperior en cuanto laverificación.

Información pocofiable para ladeterminación delvalor referencialInformación no segura cuando es emitida porProveedores informales.Falsedad en el contenido de las cotizaciones.Que se generen condiciones para actos de corrupción

Documento(informe,memorando, u otros) de análisis y conclusiones de la revisión de la metodología utilizada para la indagación del mercado

Archivar, como parte del Expediente deContratación, el documento que aprueba el ValorReferencial.

Consiste en la verificación de la existencia física del documento que aprueba el valor referencial en los archivos del órgano encargado de las contrataciones y en el expediente de contratación.Una manera de promover la aplicación de esta recomendación es que el Gerente o Jefe de Administración emita un memorando interno disponiendo la obligación de anexar el documento que sustenta el Valor Referencial, en los archivos del área de abastecimiento y en el expediente de contratación.

Norma 3.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas, que señala la importancia de asegurar el adecuado archivo de los documentos con la finalidad de preservar la legalidad de lo actuado y facilitar la revisión y verificación posterior; y con el artículo 10° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.S N°184-2008-EF respecto al contenido del expediente de contratación.

El responsable del órgano encargado de las contratacionesdel Gobierno Regional

La pérdida del documento que acredita la aprobación del valor referencial.El deterioro o manipulación del documento de requerimiento.Limitaciones para informar y documentar en una acción de Control Interno Posterior

Archivodebidamenteorganizado yasegurado para los documentosrelacionados al valor referencial

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Cuadro 3. Problema 3: Deficiencias en la elaboración y tratamiento de las bases

Recomendaciones

¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución ¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla Evidencia de cumplimiento

Verificar quelas Basescumplan conlos contenidosmínimos establecidosen la Ley deContrataciones del Estado

Consiste en revisar y constatar que los contenidos de las Bases cumplan como mínimo con las condiciones requeridas en el artículo 26° de Ley de Contrataciones del Estado

El Comité Especial constituido para el proceso de compra de materiales de construcción deberá verificar que las bases contengan:mecanismos que fomenten la mayor concurrencia y participación de postores; características técnicas de los materiales de construcción, lugar de entrega y plazos de ejecución; las garantías necesarias de acuerdo al Reglamento de la Ley de Contrataciones; los plazos y mecanismos de publicidad que garanticen la concurrencia de los postores; la definición del sistema de contratación y modalidad de selección; el cronograma del proceso de selección; el método de evaluación y calificación de las propuestas; la proforma de contrato; el Valor Referencial y los mecanismos de reajuste de precios de acuerdo al Reglamento; y los mecanismos que aseguren la confidencialidad de las propuestas

Norma 3.5 Verificaciones y Conciliaciones que dispone la necesidad de verificar los procesos, actividades y tareas antes y después de su realización; y con el artículo 26° de la Ley de Contrataciones del Estado, D.L N°1017 y el artículo 39° de su Reglamento en los cuales se describen los contenidos obligatorios de las bases para los procesos de selección.Se deberá observar las excepciones para los casos de adquisiciones de menor cuantía indicadas en el artículo 39° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, D.S N°184-2008-EF

El Comité EspecialPermanente, el Comité Especial o el Responsable del Órgano deContrataciones de la entidad según sea el caso

La baja concurrenciade los postores alProceso de selección.La presentación deobservaciones de los postores y el consecuente retraso del proceso decontratación.La presentación de fe de erratas o postergacionesal proceso de contratación. La anulación de procesosde selección.

Los contenidosde las Basescumplen con los requisitos mínimosdispuestos en el artículo 26° de la Ley de Contrataciones del Estado.

Verificar que lasEspecificaciones técnicas seencuentrenanexadas a lasBases.

Consiste en revisar y constatar la existencia física del documento que sustenta las especificaciones técnicas en las Bases del proceso de selección: documento con especificaciones técnicas para el caso de bienes; Términos de Referencia para el caso de servicios y Expediente Técnico para el caso de obras.Por ejemplo, para la contratación del residente de una obra, el Comité Especial Permanente deberá verificar que los Términos de Referencia se encuentren debidamente anexados a las bases del concurso y formen parte integrante del contrato.

Norma 3.9 Revisión de Procesos, Actividades y Tareas, que dispone la obligación de revisar los procesos, actividades y tareas realizadas con la finalidad de asegurar que cumplan con los reglamentos, políticas y procedimientos establecidos; y con el artículo 26°, literal b) de la Ley de Contrataciones del Estado, D.L N°1017. Norma 3.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas que Señala que es deber de toda autoridad, funcionario y servidor municipal, generar ordenar preservar y presentar la documentación sustentatoria de todas las taras, actividades o procesos ejecutados durante su gestión.

El Comité EspecialPermanente, el Comité Especial o el Órgano encargado de Contrataciones según sea el caso.

Información incompleta o dispersa que limita unadecuado proceso de selección y contratación.Incongruencias entrelas bases y la oferta delos postores.Retrasos ocasionadospor consultas uobservaciones al proceso de selección

Documentode Basesconteniendolos términosde referencia o el expedientetécnico segúnel objeto decontratación

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Cuadro 3. Problema 3: Deficiencias en la elaboración y tratamiento de las bases

Recomendaciones

¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Verificar los plazos utilizados para la elaboración de las Bases por parte del Comité Especial

Consiste en la revisión y valoración de plazos razonables utilizados para la elaboración de las Bases contados a partir de la entrega del expediente de contratación. Si bien no hay una norma específica que determine plazos de elaboración de las Bases, es razonableesperar que dicha elaboración no supere los 30 días calendario y que se encuentre dentro del plazo programado para la ejecución de la actividad o proyecto al cual se relaciona dicha adquisición.Por ejemplo, para la compra de materiales de construcción para una obra, se pueden utilizar las bases estandarizadas que ofrece el SEACE a través de su portal. La utilización de este medio permite contar en un corto plazo con bases adecuadas y entregadas oportunamente para su aprobación

Norma 3.5 Verificaciones y Conciliaciones que dispone que los procesos, actividades y tareas, deben ser verificados antes y después de realizarse con la finalidad de constatar que se hayan realizado dentro de los parámetros y plazos establecidos

La Gerencia Municipal oquien haga sus veces en la entidad

Retrasos en el proceso de selección y en la contratación.Desactualización de los valores referenciales.Incumplimiento de las metas programadas en el plan operativo institucional

Los plazos de elaboración de las Bases concuerdan con la programación de la actividad aprobada en el Plan OperativoInstitucional

Verificar que las Bases se encuentrenaprobadas por el Gobernador oel funcionariodelegado paraello

Consiste en verificar que las Bases se encuentren debidamente aprobadas por el Alcalde o por el funcionario delegado expresamente para este fin.El Responsable del Órgano de Contrataciones, revisará previamente a la convocatoria del proceso de selección para la adquisición de equipos de cómputo, la existencia de la Resolución de Alcaldía o documento equivalente emitido por el funcionariodelegado aprobando las Bases. Sin este documento no será posible llevar a cabo el proceso

Norma 3.1 Procedimientos de Autorización y Aprobación que dispone que la ejecución de los procesos, actividades y tareas deben contar con la autorización y aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo y que ningún miembro del Comité Especial podrá estar a cargo de la aprobación de las Bases. Está vinculada al cumplimiento del artículo 26° de la Ley de Contrataciones del Estado, D.L N°1017 y del artículo 35° de su Reglamento aprobado con D.S N°184-2008-EF.

El Comité Especial Permanente, el ComitéEspecial o responsabledel Órgano encargado deContrataciones

Un proceso declaradonulo por carecer del documento de aprobación de las Bases.Responsabilidadesfuncionales en los miembros del Comité Especial por no haber gestionado laaprobación de las Bases

Documento (resolución de alcaldía, resolución directoral oinforme) en el cual se evidencie la aprobación delas Bases

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Cuadro 3. Problema 3: Deficiencias en la elaboración y tratamiento de las basesRecomendaciones

¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

ArchivarAdecuadamente la Resoluciónde Alcaldía odocumento que aprueba las Bases y verificar que forme partedel expedientede contratación

Consiste en revisar y constatar que el documento que aprueba las Bases del proceso de selección (Resolución de la Gobernacion o documento de aprobación) se encuentre debidamente archivado en las oficinas que correspondan y en el expediente de contratación

Norma 3.5 Verificaciones y Conciliaciones en la cual se señala que los procesos, actividades y tareas deben ser verificados antes y después de su realización, y con el artículo 26° de la Ley de Contrataciones del Estado, D.L N°1017 y el artículo 35° de su Reglamento aprobado con D.S N°184-2008-EF.Norma 3.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas que Señala que es deber de toda autoridad, funcionario y servidor municipal, generar ordenar preservar y presentar la documentación sustentatoria de todas las taras, actividades o procesos ejecutados durante su gestión.

El Comité Especial Permanente, el Comité Especial o el Órgano encargado de Contrataciones

Pérdida de documentación clave para la legalidad del proceso de selección.Potencial manipulación o alteración del documento deaprobación de lasBases.Deterioro por causas naturales o accidentes.

Resolución de la gobernación u otro documento de aprobacion,resoluciónde gerenciao similar deaprobación delas Bases.Procedimientoso normasinternas quedisponganse anexe eldocumento deaprobación deBases comoparte delexpediente

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Cuadro 4. Problema 4: Expediente de Contratación sin AprobaciónRecomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su

solución¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Verificar que el expediente de contratación contenga los documentos de aprobación de acuerdo a cada etapa del proceso de selección

Consiste en verificar que los contenidos de los expedientes de contratación reflejen todo el proceso de selección seguido desde el requerimiento del bien, servicio u obra. Una vez aprobado el expediente de contratación, se continuará anexando toda la documentación relacionada al proceso de selección, hasta la formalización del contrato.Por ejemplo, en un proceso de selección para alimentos del Programa del Vaso de Leche, el expediente de contratación deberá contener: el documento de requerimiento del bien anexando los términos de referencia y suscritos por el funcionario a cargo del programa; el documento de aprobación del Valor Referencial y los anexos conteniendo las cotizaciones o documento que acredita la indagación de precios en el mercado; las Bases de contratación debidamente aprobadas con resolución de alcaldía o documento similar emitido por el funcionario delegado; los Términos de Referencia anexados a las Bases; y el documento emitido por el funcionario competente que aprueba el expediente de contratación

Norma 3.9 Revisión de Procesos, Actividades y Tareas que dispone la obligación de asegurar que los procesos, actividades y tareas cumplan con las políticas, normas y reglamentos vigentes; y con el artículo 7° de la Ley de Contrataciones del Estado, D.L N°1017 y el artículo 10° de su Reglamento aprobado con D.S N°184-2008-EF. Norma 3.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas que Señala que es deber de toda autoridad, funcionario y servidor público, generar ordenar preservar y presentar la documentación sustentatoria de todas las tareas, actividades o procesos ejecutados durante su gestión.

El Órgano encargado de Contratación de la entidad (responsable dela custodia delexpediente decontratación)y el ComitéEspecial porel tiempo quelo tenga en supoder

Un proceso declarado nulo por carecer de ladebida aprobacióndel expediente decontratación.Problemas con la transparencia, el monitoreo y el control del proceso

Expediente decontratacióncon toda ladocumentaciónhistórica delproceso seguido

Verificar que la documentación se encuentre debidamente archivada y en custodia del Órgano encargadode las Contrataciones

Consiste en asegurar que el expediente de contratación se encuentre adecuadamente archivado y bajo custodia del Órgano encargado de las Contrataciones.En una municipalidad, el encargado y a la vez responsable de la custodia del expediente de contratación será el Jefe de Abastecimiento o quien haga sus veces, debiendo establecer los criterios de seguridad y mantenimiento de la documentación original

Norma 3.5 Verificaciones y Conciliaciones que establece la obligación de verificar los procesos, actividades y tareas antes y después de su realización; y con el artículo 7° de la Ley de Contrataciones del Estado, D.L N°1017 y el artículo 10° de su Reglamento aprobado con D.S N°184-2008-EF. Norma 3.8 Documentaciónde Procesos, Actividades y Tareas que señala que es deber de toda autoridad, generar ordenar preservar y presentar la documentación sustentatoria de todas las taras, actividades o procesos ejecutados durante su gestión

El Órganoencargado deContratacionesy el ComitéEspecialmientras lotenga en sucustodia

La pérdida odeterioro dedocumentación importante para la transparenciadel proceso de selección.La pérdida deevidencia materialque respaldela actuación de los funcionarios involucrados y del Comité Especial.

Archivoorganizado yasegurado quecontenga elexpediente decontratación

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Cuadro 4. Problema 5: Deficiencias en la evaluación técnica y económica de postoresRecomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen

su solución¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla Evidencia de cumplimiento

Verificar la Disposición que constituye el Comité Especial o formaliza al Órgano encargado de las Contrataciones

Consiste en verificar y constatar la existencia del dispositivo o documento con el cual se constituye el Comité Especial y se formaliza al órgano encargado de las contrataciones.

El documento que designa al Comité Especial será una resolución de la gobernación y para el caso de las funciones y atribuciones del órgano de contrataciones, corresponderá verificar su existencia en el ROF aprobado por el Consejo Regional.

La Oficina de Administración presenta un informe a la Gerencia General Regional presenta un informe a la Gobernación solicitando la constitución del Comité Especial y del Comité Especial Permanente, haciendo el seguimiento hasta su aprobación

Norma 3.1 Procedimientos de Autorización y Aprobación que obliga que los procesos, actividades y tareas cuenten con la autorización y aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo. Asimismo, con el artículo 24° de la Ley de

Contrataciones del Estado, D.L N°1017 y los artículos 27°, 28° y 29° de su Reglamento aprobado con D.S N°184- 2008-EF.

Norma 3.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas que señala que es deber de toda autoridad, funcionario y servidor público, generar ordenar preservar y presentar la documentación sustentatoria de todas las tareas, actividades o procesos ejecutados durante su gestión

El gerente municipal o quien haga sus veces; el Órgano encargado de Contrataciones y el Comité Especial de ser el caso

Que la evaluación y calificación de la oferta de los postores sea realizada por personas no autorizadas o con atribuciones no precisas para esta acción.

Que no se tenga conocimiento de quiénes son las personas autorizadas para evaluar las propuestas de los postores y entregar luego la buena pro al postor ganador

Documento(resolución de la gobernacion, u otro equivalente) que formaliza la existencia y las funciones que le competen al Comité Especial y al Órgano encargado de contrataciones

Verificar la coherencia y relación entre la calificación y evaluación de propuestas y los documentos que sustentan dichas calificaciones

Consiste en verificar que las calificaciones asignadas a la oferta técnica y económica de los postores estén en correspondencia con los criterios de evaluación y puntuación aprobadas en las Bases.El Comité Especial de un proceso de selección para la contratación de una obra, deberá verificar que cada puntaje asignado a la oferta técnica de los postores se encuentre

Norma 3.5 Verificaciones y Conciliaciones que dispone la obligación de verificar los procesos, actividades y tareas antes y después de su realización; y con lo dispuesto en los artículos 42° y 43°, 69°, 70° y 71° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado con D.S N°184-2008-EF, que regulan todo lo concerniente a la evaluación y calificación de las propuestas y

El Comité Especial o el órgano de contrataciones de la entidad en cuanto a su cumplimiento y la gerencia general o quien haga sus veces en cuanto a la verificación

La manipulación de la puntuación en la calificación de la oferta de los postores.Que no se pueda confirmar la evaluación realizada y sustentada en la documentación ofrecida por los postores en sus respectivas propuestas. Reclamos y apelación de los postores que

La calificacióntécnica y económica de los postores, debidamente sustentada

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debidamente justificado con los documentos presentados y acorde a los criterios de calificación consignados en las Bases

la metodología a utilizar para cada caso y supervisión generan retrasos en el proceso de selección y contratación. Que se generen condiciones para posibles actos de corrupción

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Cuadro 4. Problema 5: Deficiencias en la evaluación técnica y económica de postores

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla Evidencia de cumplimiento

Verificar que el documento o acta de apertura de sobres y calificación de postores se encuentre debidamente archivado, sin borrones ni enmendaduras

Consiste en revisar y constatar el adecuado archivo de los documentos originales de las actas de apertura de sobres y calificación técnica y económica de los postores, como parte del expediente de contratación. La existencia de esta documentación es la evidencia documental más importante en el proceso de selección, ya que refleja el sustento que respalda la decisión de compra o contratación.

Cada uno de los miembros del Comité Especial para la adquisición de compactadoras, se aseguran de que el acta de apertura y calificación de los postores se encuentre debidamente archivada y pre numerada en el expediente de contratación.

Norma 3.9 Revisión de Procesos, Actividades y Tareas que dispone la importancia de que los procesos, actividades y tareas concuerden con el reglamento y políticas de gestión institucional; y con el artículo 7° de la Ley de Contrataciones del Estado, D.L N°1017 y el artículo 10° de su Reglamento aprobado con D.S N°184-2008-EF. Norma 3.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas que Señala que es deber de toda autoridad, funcionario y servidor municipal, generar ordenar preservar y presentar la documentación sustentatoria de todas las taras, actividades o procesos ejecutados durante su gestión

El órgano encargado de las contrataciones y el Comité Especial

La pérdida o deterioro de estos documentos que deja sin sustento la decisión final en la selección de los postores.

Que se generen condiciones para la manipulación del contenido de las actas y calificaciones

Archivo organizado y seguro conteniendo los originales de las actas de apertura de sobres y de calificación

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Cuadro 5. Problema 6: Deficiencias en la formalización del contrato

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla Evidencia de cumplimiento

Verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos necesarios para la suscripción del contrato

Consiste en verificar lo siguiente: (a) constancia de no estar inhabilitado para contratar con el Estado, (b) garantía de fiel cumplimiento salvo casos de excepción y (c) contratos de consorcio con firmas legalizadas ante Notario Público, de ser el caso.En el caso de contratación de obras, se verificará adicionalmente: (a) constancia de capacidad de libre contratación, (b) designación del residente de la obra, (c) calendario de avance de obra valorizado y en concordancia con el cronograma de desembolsos y de ejecución de la obra, (d) calendario de adquisición de materiales e insumos, y (e) desagregado de partidas que dio origen a su propuesta en los casos de obras sujetas al sistema de suma alzada.El asesor legal revisa toda la documentación física que asegure la existencia de los requisitos mínimos para la suscripción del contrato de una obra de pavimentación de una calle.

Norma 3.5 Verificaciones y Conciliaciones que dispone la obligación de verificar los procesos, actividades y tareas antes y después de su realización Norma 3.9 Revisión de los Procesos, Actividades y Tareas que dispone la importancia de que los procesos, actividades y tareas concuerden con el reglamento y políticas de gestión institucional; y de los artículos 141° y 183° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, D.S N°184-2008-EF que regulan los requisitos mínimos para la suscripción del contrato.

El Órgano encargado de Contrataciones, el asesor legal y/o la gerencia general o quien haga sus veces

Que la omisión de algunos de estos requisitos afecte la legalidad del contrato suscrito.

Que la municipalidad tenga una posición débil ante posibles reclamos a realizar al contratista o proveedor de bienes o servicios.

Que se generen condiciones para posibles actos de corrupción

Contrato previo a la suscripción con todos los requisitos exigidos por la norma

Verificar que el Comité Especial osus miembros no sean los mismos que aprueben elcontrato

Consiste en verificar la separación de las funciones del Comité Especial con la función de aprobación del contrato. En una municipalidad mediana opequeña, será recomendable reservar la función de aprobación del contrato a la Alcaldía o a la Gerencia Municipal. En este caso, el Comité Especial elevarála proforma del contrato con toda la documentación de sustento al despacho de la Alcaldía o Gerencia Municipal para efectos de su suscripción y aprobación

Norma 3.2 Segregación de Funciones que afirma que una misma persona o equipo no puede estar a cargo del control detodas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea; asimismo, se relaciona con la Norma 3.1 Procedimientos deAutorización y Aprobación que dispone que todo proceso, actividad o tarea deben contar con la autorización y aprobacióndel funcionario con el rango de autoridad respectivo.

La gerencia municipal oquien haga sus veces enla entidad. Los funcionarios involucradosdeben observar estadisposición

Que se limite la objetividad eimparcialidad en el proceso de contratación. Que se generen condiciones para la corrupción

Documentoestableciendolasinstrucciones yprocedimientos para laaprobación delos contratos

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Cuadro 5. Problema 6: Deficiencias en la formalización del contrato

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla Evidencia de cumplimiento

Verificar que los contratos se encuentren debidamenteArchivados y formen parte delexpediente decontrataciones

Consiste en revisar y constatar que los contratos debidamente suscritos y aprobados se encuentren archivados y anexados en el expediente de contratación y en los archivos de las áreas involucradas. Los contratos forman parte final del expediente de contrataciones y constituyen el instrumento de cierre del proceso de contrataciones.El responsable del órgano de contrataciones, debe asegurar la existencia física del contrato, debidamente suscrito y aprobado (en original), anexado al expediente de contrataciones

Norma 3.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas que obliga adocumentar y preservar las evidencias del proceso de contratación con lafinalidad de sustentar su legalidad y verificación posterior; asimismo conel artículo 7° de la Ley de Contrataciones del Estado, D.L N°1017 y el artículo 10° de su Reglamento aprobado con D.S N°184-2008-EF.

El responsable del Órganoencargado de Contrataciones

La pérdida o deterioro de los contratos que limita o anula la principal referencia de control y seguimiento de las obligaciones del contratista o proveedor.Que se limiten las acciones de reclamo ante desacuerdos o conflictos que surgen con elcontratista o proveedor

Contrato Original suscrito,archivado, anexo alexpediente decontratación

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2. Implementación del Sistema de Control Interno a los Procesos de Obras por Administración Directa

Para el Proceso de Obras por Administración Directa se han encontrado los siguientes problemas recurrentes y sus correspondientes recomendaciones:

Problemas RecurrentesRecomendaciones a partir de las Normas de Control

Interno y demás normas vinculadasOrientaciones para su

implementación

Deficiencias técnicas, de procedimiento y autorización en los expedientes técnicos

Elaborar los expedientes técnicos sobre la base de los parámetros del proyecto de inversión pública declarado viable.

Verificar que los expedientes técnicos se encuentren debidamente aprobados antes de su ejecución.

Verificar que los contenidos del expediente técnico cumplan con las exigencias técnicas y normativas de calidad.

Ver cuadro 7

Provisión inoportuna de materiales e insumos para las obras en ejecución

Verificar la oportunidad y eficacia en los procesos deselección de materiales e insumos requeridos para las obras por administración directa Ver cuadro 8

Informalidad en la supervisión y residencia de la obra

Verificar que la designación de la residencia y supervisión de la obra se encuentren debidamente formalizadas.

Verificar que las funciones de la residencia y la supervisión de la obra se encuentren formalizadas y debidamente Comunicadas

Ver cuadro 9

Informalidad en la gestión de almacén en las obras

Verificar que la cantidad y calidad de los materiales recibidos en el almacén de obra concuerden con los requeridos en el expediente técnico.

Verificar que el registro de entrada, salida y saldos demateriales, insumos y herramientas del almacén de obra, se encuentren debidamente balanceados. Verificar el uso adecuado de los saldos de materiales,insumos, equipos y herramientas al concluir una obra.

Ver cuadro 10

Inadecuadas modificacionesde obras en el proceso deejecución

Verificar que los presupuestos adicionales de obra seencuentren formalizados y aprobados por la instanciacompetente. Verificar que las ampliaciones de plazo se encuentrenformalizadas y aprobadas por la instancia competente Ver cuadro 11

Obras con liquidaciones atrasadas o sin liquidar

Verificar que se hayan presentado informes mensuales de avance de obra debidamente documentados.

Verificar que la obligación de elaborar la liquidación de laobra se encuentre precisada Ver cuadro 12

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Cuadro 7. Problema 1: Deficiencias técnicas, de procedimiento y autorización en los expedientes técnicosRecomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que

favorecen su solución¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Elaborar losexpedientestécnicos sobrela base de losparámetros del proyecto de inversión pública declarado viable

Al elaborar los expedientes técnicos la Unidad Ejecutora deberá considerar los parámetros con los cuales el Proyecto de Inversión Pública fue declarado viable: (a) objetivo del proyecto; b) el presupuesto con el cual se declaró su viabilidad; (c) la alternativa técnica elegida; la zona de influencia del proyecto; (d) y el cronograma de ejecución.Una recomendación general para este caso es que al momento de elaborar el estudio de pre inversión (perfil, pre factibilidad o factibilidad) se analice con cuidado y detenimiento, todos los componentes y costos reales del proyecto, de modo que, al momento de elaborar el expediente técnico haya la mayor coincidencia con los parámetros mencionados

Norma 3.9 Revisión de Procesos, Actividades y Tareas que dispone la obligación de que los procesos, actividades y tareas concuerden con el reglamento y políticas de gestión institucional; Artículo 23° de la Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública N°001-2009-EF;Resolución Directoral N°003-2009-EF/68.01 sobre disposiciones complementarias para la fase de inversión del SNIP.

Las UnidadesEjecutoras,área de obras o quien haga sus veces

Inconsistencias técnicas entre los estudios depre-inversión y la fase de ejecución del proyecto.Incrementos irregulares en los presupuestos de las obras en la fase de ejecución.Imprecisiones respecto a la rentabilidad social del proyecto

Formato SNIP N°15 Informe de consistencia del estudio definitivoO expediente técnico detallado del PIPemitido por el área de obras y con visto bueno de la OPI (paramunicipalidades adscritas al SNIP) o informe de consistencia emitido por el área de obras o quien haga sus veces (para municipalidades no adscritas al SNIP)

Verificar quelos expedientestécnicos seencuentrendebidamenteaprobados antes de su ejecución

Consiste en verificar que los expedientes técnicos de las obras se encuentren debidamente aprobados con resolución de alcaldía o un documento similar emitido por el funcionario delegado para ello.La aprobación del expediente técnico es obligatoria antes de la ejecución de la obra y representa la autorización formal para el inicio de los trabajos y de la ejecución del presupuesto asignado.Para el caso, el jefe de obras o quien haga sus veces, deberá verificar que todos los expedientes técnicos (por contrato o administración directa) contengan el documento formal que los aprueba y que autoriza el inicio de la ejecución de la obra. Este documento puede ser una resolución de alcaldía, una resolución directoral o un informe emitido por el funcionario delegado en el cual se exprese la aprobación y el inicio de las obras.

Norma 3.1 Procedimiento deAutorización y Aprobación que indica que todo proceso, actividad o tarea debe contar con la autorización y aprobación del funcionario con el rango de autoridad respectivo; y con el artículo 23° de la Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública N°001-2009-EF.

El responsabledel área deobras o quienhaga sus veces

Un proceso de ejecuciónde obra sin el sustentolegal requerido

Resolución de la gobernación odocumento emitido por el funcionariodelegado expresamente para esta esta acción.

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Cuadro 7. Problema 1: Deficiencias técnicas, de procedimiento y autorización en los expedientes técnicos

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Verificar que los contenidos del expediente técnico cumplan con las exigenciastécnicas ynormativas decalidad

Consiste en supervisar y verificar que los expedientes técnicos elaborados y presentados tengan el rigor técnico exigido, de forma y contenido. La estructura básica de un expediente técnico consiste: (a) índice; memoria descriptiva; (b) ingeniería del proyecto; (c) metrados y especificaciones técnicas; (d) análisis de costos unitarios; (e) presupuesto de la obra; (f) cuadro comparativo del costo de la obra; (g) fórmula de reajuste de precios; (h) cronograma de ejecución de obra; (i) relación de equipos a utilizar; (j) plan de implementación y monitoreo; (k) gastos generales; (l) estudio de suelos; (m) planos; (n) evaluación de impacto ambiental.Por ejemplo, el Jefe de obras de la municipalidad o quien haga sus veces, debe revisar que el expediente técnico para la construcción de una escuela contenga la estructura mencionada como mínimo y cumpla con las especificaciones técnicas de ingeniería y los estándares técnicosemitidos por el Ministerio de Educación.

Norma 3.9 Revisión de Procesos, Actividades y Tareas que dispone la obligación de que los actos administrativos concuerden con los reglamentos y políticas de gestión institucional. Asimismo, con el artículo 1° numeral 3 de la Resolución de Contraloría N°195-88- CG que regula las obraspor administración directa

El Jefe de obras o quien haga sus veces en la región

Expedientes técnicos incompletos que luego demandaránmodificacionessustanciales en metas o plazos de ejecución.Inconsistencias técnicas que perjudican una adecuada ejecución de la obra ocasionando constantesmodificaciones e incluso paralizaciones

Expedientetécnico emitidopor el área de obras o similarcon rigor técnico

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Cuadro 8. Problema 2: Provisión inoportuna de materiales e insumos para las obras en ejecución

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Verificar la oportunidady eficacia en los procesos de selecciónde materiales e insumos requeridospara las obras poradministración directa

Consiste en supervisar y verificar que estos procesos se desarrollen oportunamente y con calidad. Estas adquisiciones representan un factorcrítico para la ejecución de la obra, tanto por las exigencias técnicas que implican su adquisición, como por los plazos establecidos para el cumplimiento de metas.Por ejemplo, Para la adquisición de los materiales de construcción en una obra, el órgano de contrataciones deberá prever que el inicio del proceso de adquisiciones guarde concordancia con el calendario de ejecución de la obra; la distancia y acceso de la obra para la provisión de materiales en campo y los costos de transporte implicados; las características técnicas ycantidad de los materiales requeridos; la suficiente oferta del mercado a fin de evitar procesos desiertos

Norma 3.5 Verificaciones y Conciliaciones que dispone que los procesos, actividades y tareas, deben ser verificados antes y después de realizarse, especialmente en cuanto la alternativa técnica como los plazosprevistos

El órgano encargado deContrataciones, el ComitéEspecial en cuanto acumplimiento; la gerenciaregional en lo quecorresponde al monitoreo y evaluación

Paralizaciones de la obra generadas pordeficiencias en elsuministro de materiales.Retrasos en la ejecución de la obra.Sobrecostos comoconsecuencia de mayores gastosgenerales

Registros de entrega de materiales einsumos deconstrucciónconforme elcronograma de ejecución de la obra aprobadoen el expedientetécnico

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Cuadro 9. Problema 3: Informalidad en la supervisión y residencia de la obraRecomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que

favorecen su solución¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Verificar que la designación de laresidencia y supervisiónde la obra se encuentren debidamente formalizadas

Consiste en formalizar mediante documento, la designación del profesional encargado de la residencia de la obra y del profesional que se encargará de la supervisión de la misma. En caso que el responsable del área de obras se constituya en residente o supervisor de una obra, su designación será mediante documento emitido por su inmediato superior.Para el caso, el responsable del área de obras o quien haga sus veces, deberá constatar que exista el documento (contrato, memorando u otro similar) de designación del residente y supervisor antes de iniciar la obra.

Norma 3.1 Procedimientos de Autorización y Aprobación que obliga que los procesos, actividades y tareas cuenten con la autorización y aprobación del funcionario con rango de autoridad respectivo; asimismo debe tomarse en cuenta lo dispuesto en el artículo 1° numeral 6 y 7 de la Resolución de Contraloría N°195-88-CG que regula las obras por administración directa

El responsable del área de obras o quien haga susveces en la región

Deficiencias técnicasen la ejecución de las obras cuando no secuenta con profesionalescompetentes para ello.Ambigüedad yDiscrecionalidad respecto a las responsabilidades que compete asumir a cada profesional.Responsabilidadesimprecisas ensituaciones de ampliaciones de plazo o adicionales de obra

Documento(informe,memorando u otro similar) emitido por el responsabledel área de obraso quien haga susveces, designandoformalmente al residente ysupervisor de la obra (o inspectorde ser el caso

Verificar que lasfunciones de la residencia y la supervisión de la obra se encuentren formalizadas y debidamente comunicadas

Consiste en constatar la existencia del documento formal en el cual se especifiquen las funciones yresponsabilidades de los residentes y supervisores de las obras por administración directa. Este documento debidamente aprobado, formará parte integrante del contrato suscrito con dichos profesionales y entregado a ellos antes del inicio de las obras.Para el caso se recomienda que el responsable del área de obra o quien haga sus veces, proponga una Directiva Interna que contenga las funciones yresponsabilidades del residente de obra, supervisor o

Norma 3.2 Segregación de Funciones que dispone la diferenciación de personas o equipos para etapas clave deun proceso, actividad o tarea; y con los artículos 6, 7 y 8 de la Resolución de Contraloría N°195-88-CG. Para el caso, se recomienda tomar como analogía lo señalado en los artículos 185°, 190° y 193° del Reglamento de la

El responsable del área de obras o quienhaga sus veces en la entidad

Responsabilidadesimprecisas y sin referencia para los controles y rendicionesde cuenta.Márgenes abiertos para incumplimiento de obligaciones yresponsabilidades.Deficiencias en la

Documento(informe,memorandou otro similar)conteniendo las funciones específicas delsupervisor (oinspector) y del residente de la obra, y recibido

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inspector para su respectiva aprobación. Este documento deberá ser entregado a ambos profesionales al momento de su designación o como parte integrante del contrato suscrito.

Ley de Contrataciones del Estado, D.S N°184-2008-EF en lo que respecta a las funciones del residente y supervisor de la obra.

ejecución de las obras por los profesionales quevan a cumplir tales funciones

Cuadro 10. Problema 4: Informalidad en la gestión de almacén en las obrasRecomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que

favorecen su solución¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Verificar que la cantidad y calidad delos materiales recibidos en el almacén de obraconcuerden con losrequeridos en el expediente técnico

Consiste en verificar que las cantidades y calidad de los materiales, insumos, equipos, herramientas, entre otros, estén acorde con el requerimiento realizado y con las especificaciones del expediente técnico; y en realizar, de manera simultánea, un registro formal y detallado de ingreso al almacén.Por ejemplo, al momento de la recepción de materiales de construcción, el ingeniero residente deberá verificar que los fierros de construcción estén acordes con el diámetro requerido en el expedientetécnico y en buen estado; que las bolsas de cemento tengan el peso estándar; que los agregados se encuentren ubicados de acuerdo al requerimiento, etc.

Norma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones que dispone la verificación de los procesos, actividades y tareas, antes y después de su realización; y con la Norma del Sistema deAbastecimiento N° 7, que dispone la verificación del estado y utilización de bienes y servicios por la entidad aprobada mediante Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP/ DNA vigente

El residente de la obracon apoyo del encargado del almacén

Paralizaciones de obra debido a la insuficiencia de materiales o comoconsecuencia de ladeficiente calidad deestos.Deficiencias en laejecución de las obras.Muestras que no aprueban los estándares de calidad.

Documento en el cual se daConformidad a los materiales einsumos de la obra.

Verificar que el registro de entrada, salida y saldos demateriales, insumos yherramientas del almacén de obra, seencuentren debidamentebalanceados

Consiste en verificar de oficio y permanentemente, que los registros de entrada, salida y saldos, se encuentren balanceados y conforme con las existencias en el almacén.Por ejemplo, el supervisor de una obra por administración directa puede inspeccionar en cualquier momento que los materiales existentes en una obra concuerden con los registros de entrada y salida del almacén.

Norma 3.5 Verificaciones y Conciliaciones que señala la necesidad de verificar los procesos, actividades y tareas,antes y después de su realización; y con la Norma del Sistema deAbastecimiento N°5 aprobada con Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP/ DNA vigente

El residente de la obracon apoyo del encargadodel almacén, en cuanto alcumplimiento, y el supervisor o inspectorde la obra en cuanto suverificación

Pérdida de materialespor registros deficienteso sustracción.Que se generencondiciones para actosde corrupción.Retrasos en la

Registros deentrada, saliday saldos demateriales,insumos,herramientas yequipos de laobra en ejecución,

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En caso contrario, le corresponderá realizar el registro en el cuaderno de obra y elevar un informe al respecto.

ejecución de la obra. debidamentesuscritos por elresidente

Cuadro 10. Problema 4: Informalidad en la gestión de almacén en las obras

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Verificar el uso adecuado de los saldosde materiales, insumos,equipos y herramientasal concluir una obra

Consiste en constatar físicamente que los saldos de materiales, insumos, equipos y herramientas, existentes al concluir una obra, se ingresen formalmente al almacén central del gobierno regional y/o se reasignen a otra obra en ejecución.Para el caso se recomienda que los saldos de fierros, agregados y ladrillos de una obra concluida, sean ingresados mediante documento formal al almacén central de la municipalidad. Si existiera una obra en ejecución, se recomienda que dichos recursos sean transferidos formalmente a esta obra, inventariados y debidamente valorizados

Norma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones que dispone la obligación de verificar los procesos, actividades y tareasantes y después de surealización.Norma 3.9 Revisión de Procesos, Actividades y Tareas que dispone la obligación de que los actos administrativos concuerden con los reglamentos y políticas de gestión institucional; así como con lo dispuesto en las Normas del Sistema de Abastecimiento N°5 y N°6, aprobadas conResolución Jefatural Nº118-80-INAP/DNA.

El responsable del área de obras y el supervisor oinspector de la misma

Pérdida o deterioro delos materiales que han quedado como saldos.Manejo arbitrario en el uso de los saldos demateriales.Que se generencondiciones para acciones de corrupción

Informe emitidopor el residentede obra sobre el balance de materiales utilizado en la obra, suscrito por el supervisor oinspector de la obra

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Cuadro 11. Problema 5: Inadecuadas modificaciones de obras en el proceso de ejecución

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla Evidencia de cumplimiento

Verificar que los adicionales de obra seEncuentren formalizados y aprobados por la instancia competente

Consiste en gestionar y verificar que los adicionales de obra cumplan con un procedimiento formal de aprobación previa a su ejecución.Para el caso se recomienda que el jefe del área de Obras o quien haga sus veces, elabore una Directiva Interna en la cual se establezca el procedimiento apropiado para la aprobación de los adicionales de obra, teniendo en cuenta normas análogas y buenas prácticas de gestión transparente

Norma 3.1 Procedimientode Autorización y Aprobación que disponeque todo proceso, actividad o tarea cuente con la autorización y aprobación del funcionario con el rango de autoridad respectivo; y en atención a lo dispuesto por los artículos 23° y 26° de la Directiva General del Sistema Nacional de Inversión PúblicaN°001-2009-EF, que define los parámetros y procedimientos en loscasos de modificaciones en los Proyectos de Inversión Pública.

El responsable del área de obras o quien haga sus veces en la entidad.Son también responsables el residente y supervisor (o inspector) designados para la obra

Incremento en el presupuesto ejecutado sin la debida justificación y autorización.Discrecionalidad en las decisiones sobre adicionales de obra que comprometen los recursos públicos.Que se generen condiciones para acciones de corrupción

Resoluciónde la gobernación y/o gerencia odocumentoaprobatorio del adicional de obra

Verificar que lasAmpliaciones de plazo para la ejecución de obras se encuentrenformalizadas yaprobadas por la instancia competente

Consiste en constatar que las ampliaciones del plazo de ejecución de la obra cumplan con un procedimiento formal para su aprobación por la instancia competente.De manera similar a la recomendación anterior, la elaboración de la Directiva Interna deberá considerar los pasos, responsabilidades e instancias de aprobación de la ampliación de plazos

Norma 3.1 Procedimiento de Autorización y Aprobación que dispone que todo proceso, actividad o tarea cuente con la autorización y aprobación del funcionario con el rango de autoridad respectivo; y con lodispuesto en el artículo 26° de la Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública N°001-2009-EF,que define los parámetros y procedimientos en los casos de modificaciones en los Proyectos de Inversión Pública.

El responsable del área de obras o quien haga sus veces en la entidad.Son tambiénResponsables el residente y supervisor (o inspector) designados para la obra.

Retrasos indiscriminadoscuando los mecanismosno están formalizados.Sobrecostos en la ejecución de la obra.Incumplimiento de las metas y objetivos.

ResoluciónDe gobernación odocumentoaprobatoriodel funcionariodelegadoexpresamente para este fin.

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Cuadro 12. Problema 6: Obras con liquidaciones atrasadas o sin liquidarRecomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables

que favorecen su solución¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Verificar que se hayan presentadoInformes mensuales de avance de obradebidamentedocumentados

Consiste en verificar que los residentes presenten un informe mensual de avance de obra debidamente documentado y valorizado, que deberá contener: (a) resumen ejecutivo; (b) memoria descriptiva; (c) valorización mensual; (d) presupuesto analítico comparado; (e) ocurrencias relevantes del mes; (f) relación de personal; (g) relación de maquinaria; (h) cronograma valorizado de ejecución de obra por partidas; (i) pruebas y ensayos ejecutados;(j) copia del cuaderno de obra; (k) fotografías.Para el caso, el Jefe del Área de Obras o quien haga sus veces deberá verificar que el residente de la obra, presente mensualmente su informe técnico de avance de obra, previo al pago de sus honorarios. Esta pauta deberá estar considerada en el contrato o en la Directiva Interna que regule las funciones y responsabilidades del residente y supervisor de la obra

Norma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones que dispone la verificación de los procesos, actividades y tareas, antes y después de su ejecución; con laNorma 3.9 Revisión de Procesos, Actividades y Tareas que obliga a comparar estas acciones con el reglamento y políticas de gestión institucional; y con lo dispuesto en el artículo 1°, numeral 11 de la Resolución de ContraloríaN°195-88-CG.

El responsabledel área de obras o quien haga sus veces en la entidad.Son tambiénResponsables de su cumplimiento, el residente y supervisor (o inspector) designados para la obra

Desinformaciónrespecto a los avances de las obras.Discrecionalidad de la residencia de obra.Incumplimiento de las metas y objetivos.

Informes mensuales deavance de obra emitido por el residente de la obra y visado por el supervisor o inspector de la misma

Verificar que la obligación de elaborar la liquidación de la obra se encuentreprecisada

Consiste en constatar que en el contrato del residente de obra se encuentre especificada la obligación de elaborar la liquidación técnica y financiera de la obra en los plazos dispuestos. (Ver Anexo Nº 9: Contenidos básicos para las liquidaciones de obras por administración directa).El responsable de la asesoría legal y el Jefe del Área de Obras deberá asegurar que los contratos de los residentes de obra contengan la exigencia de elaborar las liquidaciones de obra, previo pago final de sus honorarios

Norma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones que dispone que los procesos, actividades y tareas, deben ser verificados antes y después de realizarse,tanto en el planteamientotécnico como los plazosestablecidos, asimismo, con la Norma 3.9Revisión de Procesos, Actividades y Tareas que dispone la obligación de revisar que las acciones se encuentren de acuerdo al reglamento y a las políticas institucionales; y con lo dispuesto en el artículo 1°, numeral 11 de la Resolución de Contraloría N°195-88-CG.

El responsabledel área deobras o quienhaga sus veces en la entidad. Sonresponsablesobligatoriosde su cumplimiento,el residente y supervisor (o inspector)designados para la obra.

Obras sin liquidacióntécnica y financiera.Desconocimientode las condicionestécnicas y del gastoincurrido en laejecución de la obra. Información deficiente para su registro contable.

Obras sin liquidacióntécnica y financiera.Desconocimiento de las condiciones técnicas y del gasto incurrido en la ejecución de la obra.Información deficiente para su registro contable. Contrato suscrito con el residente de obra conteniendo la obligación en la elaboración de la liquidación de la obra. Si el residente es de planta, dicha obligación se consignará en el documento en el cual se le designa la residencia de laobra.

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3. Implementación del Sistema de Control Interno a los Procesos de Administración de Bienes Muebles e Inmuebles

Para el Proceso de Administración de Bienes Muebles e Inmuebles se han encontrado los siguientes problemas recurrentes

Problemas recurrentes

Recomendaciones a partir de las Normas de Control Interno y demás normas vinculadas

Orientaciones para su implementación

No existe Unidad responsable delControl Patrimonial

Establecer claramente la responsabilidad del Control Patrimonial

Ver cuadro 13

Bienes no codificados adecuadamente y/o no valorizados

Identificar y codificar de acuerdo a su naturaleza los bienes patrimoniales adquiridos.

Asignar los valores monetarios a los bienes de la entidad.

Ver cuadro 14

Desorganización del archivo documental relativo al patrimonio físico

Generar un archivo organizado y actualizado del patrimonio físico de la entidad. Ver cuadro 15

Deficiencias en el levantamientodel inventario físico del patrimonio mobiliario de la entidad y la Baja de Bienes

Realizar un Inventario Físico periódicamente.

Llevar a cabo la Baja de Bienes Ver cuadro 16

No se remite información a laSuperintendencia Nacional de Bienes Estatales

Enviar información periódicamente sobre Inventarios Físicos.

Ver cuadro 17

A continuación, desarrollamos las recomendaciones para superar cada uno los problemas identificados. Estas recomendaciones son formuladas teniendo en consideración las normas de control interno y principales normas vinculadas que favorecen su solución

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Cuadro 13. Problema 1: No existe Unidad responsable del Control Patrimonial

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla? Riesgos de no aplicarla Evidencia de cumplimiento

Establecer claramente laResponsabilidad del Control Patrimonial

de unidad requerido para asumir la función de Control Patrimonial, ya sea a nivel de unidad orgánica o de función específica.En cualquiera de los casos, esta asignación debe reflejarse en el documento de gestión correspondiente (ROF, MOF) y posteriormente,comunicar formalmente al responsable de la unidad orgánica o al funcionario las funciones asignadas.Como funciones básicas del control patrimonial encontramos la asignación para el uso de los bienes a cada área de la entidad, la misma que debe hacerse por escrito, identificándose cada bien asignado. Esta información debe actualizarse cada vez que se haga un movimiento del bien o se genereuna rotación o cambio de personal.Otras funciones son la codificación, el registro y verificación de los bienes de la entidad

Norma 3.1 Procedimientode Autorización y Aprobación que dispone que los procesos, actividades y tareas se encuentren debidamenteautorizados y aprobados por el funcionario con rango de autoridad respectivo; asimismo, con los artículos 11°, 41° y 118° del Reglamento de la Ley N°29151, Ley General del Sistema Nacional de BienesEstatales aprobado medianteDecreto Supremo N°007-2008-VIVIENDA, relativo al órgano responsable del correcto registro y administración de los bienesmuebles e inmuebles.Ley N° 27867 Ley Orgánica deGobiernos Regionales y su modificatoria Ley N° 27902

La Responsabilidad de laAdministración de los bienes de la entidad recae en la Oficina de Administración o la que haga sus veces.

Que no se lleve unregistro de los bienes con que cuenta la entidad, ni se implementen procedimientos para laasignación de bienes, suadecuado uso y custodia.Que se genere un desfase o diferencia respecto a la información contablepor el valor de los bienes de la entidad y su depreciación.La informalidad en laasignación de bienesy la falta de control delos movimientos de losmismos.Que no se asumaNinguna responsabilidadsobre la administraciónde los bienes de laentidad.

Documento(Resolución,Memorando u otro) que designe con claridad laUnidad y/oFuncionarioResponsable del Control Patrimonial dentro de laentidad. MOF y ROF actualizadosconsignando las funciones de control patrimonial

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Cuadro 14. Problema 2: Bienes no codificados adecuadamente y/o no valorizadosRecomendacion

es¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen

su solución¿Quiénes deben

aplicarla?Riesgos de no aplicarla Evidencia de

cumplimiento

Identificar y codificar de acuerdo a suNaturaleza los bienes patrimonialesadquiridos

Consiste en codificar los bienes adquiridos por la municipalidad según los criterios establecidos por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, asignando y aplicando al bien un grupo de números a través del cual se le clasificará e identificará. Para el caso, el funcionario responsable del control patrimonial asigna un código de identificación a cada bien adquirido por la entidad, antes de que sea asignado al responsable de su uso.Este sub proceso permitirá a la entidad contar con información de todos los bienes de su propiedad, verificar su existencia, asignarles un valor monetario y ver si dicha información concuerda con la procesada por el área contable

Norma 3.5 Verificaciones y Conciliaciones que dispone que los procesos, actividades y tareas deben verificarse antes y después de su realización; y con lo dispuesto por el Capítulo V del Reglamento de la Ley N°29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales

El responsable del área de control patrimonial designado o quien haga sus veces.

Que se pierda el control de la cantidad de bienes con que cuenta la entidad.Que no sea posible la asignación de los bienes a un responsable de su uso a través de Actas. Que se pierdan los bienes de propiedad de la entidad o se les dé un mal uso ya que no se pueden identificar. Que no se programeadecuadamente el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de la entidad. Que no se lleve un registro en forma cronológica de los bienes de la entidad y que no sea posible la remisión de información a la Superintendencia de Bienes Nacionales

Padrón de bienes debidamentecodificados yactualizados

Asignar los valores monetarios a los bienes de la entidad

Consiste en la asignación de un valor a cada uno de los bienes adquiridos por la entidad, ya sea a través del comprobante de pago correspondiente, de la tasación que realice el Consejo Nacional de Tasaciones - CONATA a los predios, o a través de una tasación que realice un perito acreditado. El funcionario responsable del Control Patrimonial debe obtener una copia de la documentación sustentatoria de las compras de bienes que realiza la entidad, con la finalidad de actualizar su registro en los casos que corresponda y asignar un valor a dichos bienes y/o gestionar la tasación del predio con CONATA.

Norma 3.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas que dispone la obligación de documentar los actos de la administración para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estándaresestablecidos; y con los artículos 20° y 121°del del Reglamento de la Ley N°29151, LeyGeneral del Sistema Nacional de BienesEstatales aprobado con D.S N°007-2008-VIVIENDA

El responsable del área de control patrimonial designado o quien haga sus veces

Que la entidad no cuente con información actualizada del valor de sus bienes y que no concilie con información contable al no contar con sustento. Que no se pueda calcular la depreciación de los bienes de la entidad, lo cual afecta también a la información contable de la entidad. Que no sea posible calcular el costo de una póliza de seguros para cubrir todos los bienes de la entidad, al no conocerse e su

Padrón de bienes debidamentecodificados,valorizados yactualizados

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valor.

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Cuadro 15. Problema 3: Desorganización del archivo documental relativo al patrimonio físico

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Generar un archivoorganizado y actualizado del patrimonio físico de la entidad

Consiste en el ordenamiento, registro, archivo y custodia de la documentación sustento de los bienes patrimoniales físicos de la entidad, con la finalidad de que sea utilizada desde el registro inicial de cada bien y posteriormente para la Baja o Transferencia de dichos bienes. Asimismo, será utilizada para fines de control posterior.El responsable de Control Patrimonial debe coordinar con el área de abastecimiento y con el área contable a fin de conciliar su información oportunamente, desde la Alta hasta la Baja oTransferencia definitiva del bien, obteniendo fotocopia de los documentos que sustentan la adquisición de cada bien (comprobantes de pago, actas, documentos de donación, etc.).

Norma 3.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas que dispone la obligación de contar con evidencia documental para asegurar los registros de existencia de los bienes patrimoniales, y con los artículos 120° y 121° del Reglamento de la Ley N°29151, Ley General del SistemaNacional de Bienes Estatales aprobadocon D.S N°007-2008-VIVIENDA

El responsable del áreade control patrimonialdesignado o quien haga sus veces

La pérdida deldocumento que acredita la compra de los bienes.El deterioro omanipulación deldocumento sustentatoriode la compra.Limitaciones parainformar y documentaren una acción deControl Posterior.

Archivo organizadoy seguro quecontenga ladocumentaciónfuente deregistrosactualizadosde los bienespatrimoniales

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Cuadro 16. Problema 4: Deficiencias en el levantamiento del inventario físico del patrimonio mobiliario de la entidad y la Baja de Bienes

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla Evidencia de cumplimiento

Realizar un InventarioFísico periódicamente

Consiste en elaborar y verificar la relación detalladay valorizada de los bienes existentes en unadeterminada fecha en la region, de acuerdoal Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estadoy a los lineamientos de la Superintendencia Nacionalde Bienes Estatales. Concluido el inventario, se debe presentar un informe detallando los bienes en uso institucional, los bienes que no se encuentran en uso de la institución, los bienes prestados a otros organismos que deben ser recuperados, los bienes en proceso de transferencia, los bienes perdidos por negligencia y/o robo además de la relación de los servidores que tenían a su cargo dichos bienes y los bienes de procedencia desconocida.Se recomienda que la unidad orgánica responsabledel control patrimonial del gobierno regionalcompruebe periódicamente la existencia físicade cada bien de la entidad; anotando en tarjetasde existencia valoradas o cualquier otro medio decontrol de almacén: la ubicación de cada bien, su estado de conservación, las condiciones de utilización, las condiciones de seguridad y losfuncionarios responsables de su custodia. Para tal findebe constituirse en forma ordenada y progresiva encada oficina y proceder a inventariar los bienes quese encuentren en cada ambiente.

Norma 3.5 Verificación yConciliación y con el artículo 121° del Reglamento de laLey N°29151, Ley General del Sistema Nacional de BienesEstatales aprobado con D.S N°007-2008-VIVIENDA

El responsable del áreade control patrimonialdesignado o quien haga sus veces

Que se desconozcala cantidad de bienes en uso por la region y su estado situacionalactual.Que no se puedanprogramar losmantenimientospreventivos ocorrectivos necesariospara la preservaciónde los bienes.Que no se puedaconciliar lainformación obtenidaen el inventariofísico respecto ala información delárea de contabilidadconsiderada en losEstados Financierosde la Region.Pérdida de bienes dela entidad

Documentoemitido porla gerencia general o quien hagasus veces,conteniendo lasinstruccionespara elcumplimiento de larecomendación.Asimismo, laexistencia de un documento de InventarioFísico de Bienesde la Entidad,actualizado,valorizado y comunicado a las instancias superiores

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Cuadro 16. Problema 4: Deficiencias en el levantamiento del inventario físico del patrimonio mobiliario de la entidad y la Baja de Bienes

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Llevar a cabo laBaja de Bienes

Consiste en la extracción física y contable del bien del patrimonio de la entidad, en base a la autorización que deberá estar contenida en una Resolución Administrativa de la Dirección General de Administración o la que haga sus veces, previo informe de la unidad orgánica responsable del control patrimonial, quien debe verificar y conciliar el estado situacional de los bienes y la informaciónsustentatoria correspondiente.La relación de los bienes a darse de baja deberá contener la identificación de cada bien (nombre y código patrimonial), las características propias, estado actual, el valor de inventario, el precio de tasación y la ubicación de los mismos, para que la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales pueda realizar la verificación física si fuera el caso.Para dar de baja un bien deben seguirse los lineamientos establecidos por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, considerando entre otros, su estado de excedencia , su obsolescencia técnica, su mantenimiento o reparación onerosa,su pérdida, robo, sustracción, destrucción parcial o total, previo informe sustentado; o cualquier otra causa justificable debidamente sustentada.

Norma 3.5 Verificación yConciliaciones que dispone la verificación delos procesos, actividades y tareas, antes y despuésde su realización; y con el D.S N° 009-2008-VIVIENDA sobre las acciones tendentes a la Baja y Enajenación deBienes del Estado y la Directiva 004-2008-SBN sobre el Procedimiento para la Baja, la Venta porSubasta Pública y la Venta Directa de los Bienes Muebles de propiedad delas Entidades del Sector Público que se encuentran en calidad de chatarra.

El responsable del áreade control patrimonialdesignado o quien hagasus veces en cuanto a su cumplimiento y la oficina de administración o quien haga sus veces en cuanto a la verificación

Que la entidad mantenga bienes(maquinarias, equipos, muebles, etc.) que ya no sirven o están en condiciónde chatarra ocupandoespacio y generandocostos innecesariosde almacenaje yvigilancia.Que no se puedanrenovar los equiposantiguos y puedanadquirirse equiposnuevos

Informe desustento técnicosobre la baja de bienes emitido por el responsable de ControlPatrimonialde la entidad.Resoluciónadministrativaque aprueba labaja de bienes

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Cuadro 17. Problema 5: No se remite información a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla

Evidencia de cumplimiento

Enviar informaciónPeriódicamente sobreInventarios Físicos

Consiste en el envío de información sobre los Inventarios Físicos de la region a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SINABIP), conforme al Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI), como mecanismo de verificación, conciliación y de rendición de cuentas.Se recomienda que la entidad debe implemente los registros de su información a través del SIMI, a fin de mantener actualizado el catálogo y remitir oportunamente la información sobre su inventario de bienes. Dicho software deberá ser utilizado por las entidades públicas para que remitan a la SBN la información de sus inventarios de bienes muebles entre los meses de enero y marzo de cada año.

Norma 3.5 Verificación yConciliaciones que dispone la verificación de los procesos, actividades y tareas, antes y después de su realización; artículos 9º y 12º de la Ley Nº 29151 y con el Capítulo V y los artículos 10º y 12º del Reglamento de la LeyN°29151, Ley General delSistema Nacional de BienesEstatales.

El responsable del área de controlPatrimonial designado o quien haga sus veces encuanto a sucumplimiento y la oficina de administración o quien haga sus veces en cuanto a laverificación

No se contribuye alregistro y actualización de los bienes nacionales.Su incumplimientotrae consigoresponsabilidadesadministrativas

Documento oficial o Registro mediante el cual se remite la información a través del sistema

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4. Implementación del Sistema de Control Interno a los Procesos de Gestión de Almacén

Para el Proceso de Gestión de Almacén se han encontrado los siguientes problemas recurrentes:

Problema recurrente Recomendaciones a partir de las Normas de Control Interno y demás normas vinculadas

Orientaciones para su

implementación

Informalidad en el ingreso y salida de bienes

Establecer que todos los bienes adquiridos ingresen a través del almacén y sean distribuidos de acuerdo a los requerimientos de la entidad, evidenciándose el movimiento en un registro.

Verificar la distribución y salida de bienes del almacén

Ver cuadro 18

A continuación, desarrollamos las recomendaciones para superar cada uno los problemas identificados. Estas recomendaciones son formuladas teniendo en consideración las normas de control interno y principales normas vinculadas que favorecen su solución

70

71

Cuadro 18. Problema 1: Informalidad en el ingreso y salida de bienesRecomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas

aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla?

Riesgos de no aplicarla Evidencia de cumplimiento

Establecer que todos los bienes adquiridos ingresen a través del almacén y sean distribuidos de acuerdo a los requerimientos de la entidad, evidenciándose elmovimiento en un registro

Consiste en establecer claramente que todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar a través de almacén, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Los ambientes asignados para el funcionamiento del almacén, deben estaradecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras y tener el espacio físico necesario, que permita el arreglo y disposición conveniente de los bienes, así como el control e identificación de los mismos.Una vez ingresados los bienes, el encargado del almacén debe proceder a su catalogación y a su registro en las Tarjetas de Control Visible, las mismas que deben estar siempre actualizadas. Asimismo, debe verificar permanentemente el estado de conservación de los bienes e informar y conciliar la información de los saldos con el área de Contabilidad.El encargado del almacén debe acreditar en documentos, su conformidad con los bienes que ingresan, es decir si responden a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas porlas dependencias de la institución.Se recomienda que todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través del almacén, antes de ser utilizados. Para ello se requiere de un espacio físico apropiado con fines de custodia, a fin de lograr un control efectivo de los bienes adquiridos.Sin embargo, hay bienes que por sus características especiales tienen que ser enviados a los almacenes de las obras para su utilización. En estos casos, el encargado de almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente

Norma 3.8 Documentación de Procesos, Actividadesy Tareas que dispone la obligación de evidenciar lasacciones realizadas a través de documentos físicos; y con la Norma del Sistemade Abastecimiento N°5 sobre unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes aprobado conResolución JefaturalN°118-80-INAP-DNA.

La Oficina deAdministración, la gerencia general oquien haga sus veces en la entidad

Que no haya un control efectivo de los bienesadquiridos.Que los materiales de construcción sean entregados directamente para su utilización en las obras, sin que se realiceningún tipo de control por parte del encargadodel almacén, debilitándose el control aldesconocerse la cantidad y calidad de material recibido

Documento emitido porla gerencia generalconteniendo conceptose instrucciones para la implementación del almacén en la entidad

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Cuadro 18. Problema 5: No se remite información a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales

Recomendaciones ¿En qué consiste? Principales normas aplicables que favorecen su solución

¿Quiénes deben aplicarla? Riesgos de no aplicarla Evidencia de cumplimiento

Verificar la distribución ysalida de bienes del almacén

Consiste en que el almacén institucional proporcione adecuada y oportunamentelos bienes requeridos por lasdependencias solicitantes, para el logro de sus objetivos y alcance de metas institucionales.El encargado del almacén debe acreditar en documentos, su conformidad con los bienes que salen del Almacén, es decir si se ajustan a los requerimientos yespecificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la institución.Se recomienda que ante el requerimiento o solicitud de bienes de un área del gobierno regional, el encargado deAlmacén debe hacer entrega de lo solicitado previa autorización y firma de la PECOSA (Pedido Comprobante de Salida) por las instancias competentes, en este caso el Jefe de Abastecimiento y el Director General de Administración

Norma 3.8 Documentación deProcesos, Actividades y Tareas que dispone la obligación deevidenciar las acciones realizadas a través de documentos físicos; y con laNorma del Sistema de Abastecimiento N°5 sobre unidad en el ingreso físico ycustodia temporal de bienes aprobado con Resolución Jefatural N°118-80-INAP-DNA

El responsable del almacéno quien haga sus veces en laentidad en su cumplimiento yel responsable de la administración o quien hagasus veces en su verificación

Que la entidad no cuente con información actualizada respecto delos saldos de existencias de almacén y que no concilie con la información contable, alno contar con sustento

Archivo organizado yseguro de PECOSA.

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5. IDENTIFICACION E ALGUNOS RIESGOS OPERATIVOSIDENTIFICACION DE RIESGOS OPERATIVOS FORMULACION DE UN PLAN X

Proceso Actividad

Riesgo Causas Consecuencia Riesgo Potencial

Evento Descripción Descripción Categoría Factor Descripción CalculoS/. Impacto por

factorImpacto agregado Probabilidad

Nivel de Aceptabilidad

Gestión de recursos

Formular Plan

Formulación e implementación inadecuada del plan

Deficiencias e inadecuado planteamiento de objetivos regionales

Falta de un marco metodológico para formular el plan

No está de acuerdo a la Directiva

Económico Financiero

Incumplimiento de las fases del plan según directiva, tiempo RR.HH., costo, etc.

El costo en reformular el plan puede resultar alto , considerando horas hombre, tiempo, en comparación al plan anterior

80,000 4 4 4 Inaceptable

Inadecuada preparación del personal responsable Personas

Económico Financiero

Incremento en el costo y/o tiempo en implementar el plan

Alta rotación del personal

PersonasEconómico Financiero

Reclamo de Municipalidades, Direcciones Sectoriales y Sociedad Civil

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¿Qué podría salir mal?

¿Qué puede fallar?

¿Por qué salió mal?¿Por qué puede fallar?¿Qué origina el problema?

¿Cuál es el efecto?

¿Cuál es la pérdida?

IDENTIFICACION DE RIESGOS OPERATIVOS FORMULACION DE UN PROYECTO X

Proceso Actividad

Riesgo Causas Consecuencia Riesgo Potencial

Evento Descripción Descripción Categoría Factor Descripción Calculo

S/.Impacto

por factorImpacto agregado Probabilidad

Nivel de Aceptabilida

d

Gestión de recursos

Formular Proyecto

Gestión y Ejecución Inadecuada de proyecto

Deficiencias o posibles fallas en la planificación, estudio de mercado, organización, definición de alcance, riesgo, implementación de proyectos realizados por el área correspondiente

No se rigen a los lineamientos de las funciones, básicas o complementarias

Proceso Económico Financiero

Incumplimiento de los parámetros aprobados (Alcance, costo, tiempo, RR.HH. Riesgos, etc.) El costo del

proyecto es alto es muy alto. Para ello se considerara el nivel de gasto adicional que ha tenido un proyecto similarPROYECTO XX

50,000 4 4 4 Inaceptable

Inadecuada preparación del personal responsable Personas

Económico Financiero

Incremento en el costo y/o tiempo para implementación del proyecto

Alta rotación del personal

Personas Económico Financiero

Demanda o reclamos de contrapartes (clientes o proveedores)l

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¿Qué podría salir mal?

¿Qué puede fallar?

¿Por qué salió mal?¿Por qué puede fallar?¿Qué origina el problema?

¿Cuál es el efecto?

¿Cuál es la pérdida?

IDENTIFICACION DE RIESGOS OPERATIVOS SOBRE SUPUESTO PAGO A PROVEEDOR X

Proceso Actividad

Riesgo Causas Consecuencia Riesgo Potencial

Evento Descripción Descripción Categoría Factor Descripción Calculo

S/.Impacto

por factorImpacto agregado Probabilidad

Nivel de Aceptabilidad

Pago a proveedor

Formular Proyecto

Falta documentación sustentatoria

Pago a proveedor sin la documentación sustentatoria del egreso por el área correspondiente

No se rigen a las normas y directivas para el caso

Proceso Económico Financiero

Incumplimiento de normas aprobadas (Alcance, perjuicio económico a la entidad, costo, tiempo, RR.HH. Riesgos, etc.)

El egreso económico es alto, sin sustento documentado

20,000 4 4 4 Inaceptable

Inadecuada preparación del personal responsable Personas

Económico Financiero

Perjuicio económico a la entidad

Alta rotación del personal Personas Económico

FinancieroInadecuada aplicación de las normas

77

¿Qué podría salir mal?

¿Qué puede fallar?

¿Por qué salió mal?¿Por qué puede fallar?¿Qué origina el problema?

¿Cuál es el efecto?

¿Cuál es la pérdida?

78

9.4.- RESPUESTA AL RIESGO

La administración identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo-beneficio. La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos

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Opciones

Evitar el riesgo

Reducir o mitigar el riesgo

Transferir o compartir el riesgo

Aceptar el riesgo

Reducir el riesgo y manejar contingencia

Acciones de mitigación para reducirnel IMPACTO

Acciones de mitigación para reducir la PROBABILIDAD

Acciones y planes de contingencia

Evaluar posibles respuestas

Nivel de Riesgo Respuesta

Riesgo Inaceptable Evitar el riesgoReducir el riesgoCompartir o transferir

Riesgo Importante Reducir el riesgoEvitar el riesgoCompartir o transferir

Riesgo Moderado Reducir el riesgoEvitar el riesgoCompartir o transferir

Riesgo Tolerable Asumir el riesgoReducir el riesgoCompartir o transferir

Riesgo Aceptable Asumir el riesgo

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Evitar el Riesgo

• Adecuados controles y acciones preventivas

• Capacitación del personal por áreas en aspectos de control y las responsabilidades no cumplir con las normas

• Desarrollo tecnológico, mantenimiento de preventivo de los equipos

Compartir el Riesgo

• Compra de seguros contra pérdidas inesperadas significativas

• Contratación de outsourcing para procesos del negocio

• Compartir el riesgo con acuerdos sindicales o contractuales

Aceptar el Riesgo

• Planes de contingencia para el manejo para el manejo del riesgo residual

• Aceptar los riesgos de acuerdo a los niveles de tolerancia de riesgo

•

Mitigar el Riesgo• Fortalecimiento del control interno en

los procesos • Optimización de los procedimientos y la

implementación de controles• Establecimiento de límites a las

operaciones y monitoreo

Acciones

Evaluación riesgo

Respuesta al Riesgo residual

Responsa

inherenteActividad Controles

necesarios

Costo de la reducción del riesgo

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Matriz de

Riesgo

ANEXO N° 01

NORMA DE CONTROL INTERNO ASPECTOS A IMPLEMENTARAMBIENTE DE CONTROL

Filosofía de la Dirección (2) Implementar políticas de reconocimiento y de promocionar

los aportes del personal que mejoran el desarrollo de las actividades laborales.

Integridad y valores éticos (9) Mayor Difusión dentro de la entidad sobre las acciones

disciplinarias que se toman sobre violaciones éticas.

Administración estratégica (17) Analizar los resultados de las mediciones efectuadas a los

planes operativos en los últimos dos semestres No están dentro de los niveles esperados.

Estructura organizacional (22) Implementar mecanismos para asegurar de que los

trabajadores conozcan los documentos normativos (MOF, ROF, CAP y demás manuales) que regulan las actividades de la entidad.

Administración de los recursos humanos (25) Implementar un programa de inducción al personal que

ingresa relacionados con el puesto al que ingresa y de los principios éticos.

(26) Actualizar, implementar el CAP de Las unidades orgánicas que no cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo sus actividades

Competencia profesional (30) realizar evaluación del personal para su reasignación de

acuerdo con las competencias establecidas en el perfil del cargo.

Asignación de autoridad y responsabilidad (34) Realizar acciones de difusión a Todo el personal para que

conozca sus responsabilidades y actúe de acuerdo con los niveles de autoridad que le corresponden

Órgano de Control Institucional (36) Realizar evaluaciones para comprobar competencia e

idoneidad profesional a los miembros que conforman el equipo de trabajo del OCI

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EVALUACION DE RIESGOSPlaneamiento de la administración de riesgos (1)(2)(3)(4) implementar Plan integral de Administración de

Riesgos de la Entidad.

Identificación de los riesgos (5)(6)(7(8) Realizar acciones para tener identificado los Riesgos

significativos

Valoración de los riesgos (9)(10)(11) Desarrollar la valoración de Riesgos de la Entidad

Respuesta al riesgo (12)(13) Realizar acciones necesarias (controles) para afrontar

los riesgos evaluados

ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIALProcedimientos de autorización y aprobación (1) Actualizar los instrumentos como manuales o directivas

para todos los procesos y actividades

Segregación de funciones (3)(4) Formulación de Directiva para la asignación a diferentes

personas o equipos de trabajo las actividades expuestas a riesgos de error o fraude.

Evaluación costo- beneficio (5)(6) Realizar Informe técnico de Evaluación Costo-Beneficio

de los diferentes procesos, actividades

Controles sobre el acceso a los servicios o archivos (11) Elaborar e implementar los planes de gestiòn de archivos

según la normatividad del AGN

VERIFICACIONES Y CONCILIACIONESEvaluación de desempeño

(14) Construir y difundir indicadores desempeño para los procesos, actividades y tareas.

Rendición de cuentas (16) Normar con procedimientos y lineamientos internos que

se siguen para la rendición de cuentas

Documentación de procesos, actividades y tareas (20) implementar un plan de actualización permanente del

MAPRO

Revisión de procesos, actividades y tareas (20) Conformar un comité permanente para la actualización del

MAPRO.

Controles para las tecnologías de Información y comunicaciones ( ) Implementación con recursos humanos especializados para

la unidad de Informática de la Entidad. (23)(31) Implementación de planes y políticas para la

administración de sistemas de información

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INFORMACION Y COMUNICACIONFunciones y características de la información (2) Evaluar y Definir niveles para el acceso del personal al

sistema de información

Información y responsabilidad (4) Establecer políticas y procedimientos que garantizan el

adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades

Calidad y suficiencia de la información (6) Diseñar, evaluar e implementar mecanismos para asegurar

la calidad y suficiencia de la información

Sistemas de información (8) Realizar acciones periódicas para solicitar a los usuarios

opinión sobre el sistema de información registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar las mejoras

Flexibilidad al cambio (9) Elaborar planes para revisar periódicamente los sistemas de

información y de ser necesario se rediseñan para asegurar su adecuado funcionamiento.

Archivo institucional (12) formular, proponer el mejoramiento de Los ambientes

utilizados por el archivo institucional y acondicionamiento apropiado.

11) Implementar políticas, procedimientos y recursos para la administración, organización, mantenimiento y conservación de documentos (archivos electrónicos, magnéticos y físicos)

Comunicación internaComunicación interna Formular directivas para la difusión y mejoramiento de la

comunicación interna.

Comunicación externa (16) Mejorar los mecanismos y procedimientos adecuados para

informar hacia el exterior sobre su gestión institucional. (18) Mejorar los mecanismos y procedimientos para asegurar

la adecuada atención de los requerimientos externos de información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública)

Canales de comunicación (20) Mejorar los canales de comunicación para permitir que la

información fluya de manera clara, ordenada y oportuna

SUPERVISIONActividades de prevención y monitoreo

(2) Realizar acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo) por parte de las unidades orgánicas.

Seguimiento de resultados (3) Registrar Las deficiencias y los problemas detectados en el

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monitoreo y comunicar con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección.

Compromisos de mejoramiento Implementar periódicamente mecanismos de

autoevaluaciones que le permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente

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