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Manual del Usuario – Ofertas en línea
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INTELCOST - MANUAL DEL USUARIO OFERTAS EN LINEA – EVENTOS DE PARTICIPACIÓN ABIERTA CUENTA DE PROVEEDOR
Dirigido a: Oferentes
CONTENIDO
Acceso a la Herramienta Pág. 2
Panel del Sistema Pág. 3
Acceso a Ofertas en línea Pág. 4
Información General
Cronograma de Ofertas
Pág. 5
Pág. 6
Contenido de Ofertas
Visita de Obra
Pág. 7
Pág. 7
Información solicitada al oferente Pág. 8
Mensajes Pág. 8
Guardar o Enviar Oferta Pág. 9
Confirmación oferta enviada Pág. 9
Administrar Cuenta Pág. 10
Cambiar contraseña Pág. 10
Contacto Mesa de Ayuda / Soporte Pág. 11
Manual del Usuario – Ofertas en línea
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ACCESO A LA HERRAMIENTA
Cada vez que un evento de participación abierta es publicado su compañía podrá
consultar el mismo accediendo al sistema. Si ya cuenta con un usuario y contraseña
simplemente debe loguearse en https://intelcost.com/intelcost/. Si es la primera vez
que tiene acceso a la herramienta puede acceder al link y utilizar la opción
REGISTRARME:
Manual del Usuario – Ofertas en línea
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Al dar click en REGISTRARME el sistema le pedirá los datos básicos de identificación:
Al dar click en el botón verde una vez se hayan diligenciado los datos le llegará a su
correo electrónico un usuario y contraseña temporal para ser cambiada. Si su
compañía ya figura registrada no podrá volverse a registrar, si tiene inconvenientes
con el registro puede enviarnos un correo electrónico a [email protected].
El acceso estándar para usuarios del sistema tiene con los siguientes datos:
Usuario: Correo electrónico
Contraseña: La asignada temporalmente por el sistema (incluida en el mensaje
de invitación)
Manual del Usuario – Ofertas en línea
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PANEL DEL SISTEMA
Una vez se accede con los datos indicados en la sección anterior el Sistema le
mostrará el panel para acceder a los diferentes módulos del sistema, incluyendo los
eventos de participación abierta.
Procesos competitivos abiertos: Con el fin de adelantar procesos de cotizaciones en línea, la herramienta surge como una solución que permite un sistema seguro, transparente y efectivo de comunicación entre comprador y vendedores. La firma compradora publica sus procesos de compra y contratación on line (RFI-RFQ – RFP), invitando a cualquier persona que acceda al sistema para que pueda consultar a Información inherente a un proceso.
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MÓDULO OFERTAS – PROCESOS COMPETITIVOS ABIERTOS
Dando click en el ícono ¨Eventos Participación Abierta” se accede al aplicativo.
Posteriormente la herramienta WEB da las siguientes soluciones:
✓ Sistema de mensajería en línea entre
el comprador y los proveedores. ✓ Envío de información y sus ofertas
según la necesidad del comprador. Trazabilidad para el comprador en cuanto a evaluación y selección de ofertas para adjudicación.
✓ Facilidad para tener la administración, control y el manejo de cada requerimiento de compra o contratación que una empresa realice.
El sistema está estructurado por “Ofertas”, las cuales hacen referencia a eventos,
estas pueden ser consultadas y validar su status en línea. Dando click en el ícono de
la columna “Acceder” se accede al listado de ofertas a las que su compañía ha sido
invitada, o que tenga disponible como procesos competitivos abiertos:
Posteriormente dando click en el No. De “Id” ubicado en la primera columna del
listado, se accede a la información completa de la Oferta. Se recomienda maximizar
la ventana para trabajar de manera adecuada.
Manual del Usuario – Ofertas en línea
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INFORMACIÓN GENERAL
Identificación Menú
Corresponde a la información básica del evento, que describe su objeto, descripción
y responsable.
CRONOGRAMA DE OFERTAS - EVENTOS
Identificación Menú
El cronograma de una oferta es clave para participar el la misma, el mismo se
específica en la herramienta y el tiempo restante en días, horas minutos y segundos
para que caduque una oferta, esta información se muestra constantemente en una
consola de tiempo (conteo regresivo) ubicada en la parte superior derecha. Es
importante tener en cuenta que una vez que se cierra una oferta, la misma no
permite enviar respuestas. Asegúrese de enviar su respuesta antes del tiempo
indicado.
El sistema siempre muestra un cronómetro regresivo indicando el tiempo en días,
horas, minutos y segundos, que resta para que el evento caduque:
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CONTENIDO
Identificación Menú
En este capitulo de las ofertas se tiene acceso a los archivos anexos que ha cargado
la empresa compradora como parte de los documentos informativos para el proceso
de compras o contratación. Se descargan con la opción “Ver” o masivamente se
pueden descargar con la opción “Bajar en .ZIP”
VISITA DE OBRA / REUNIÓN ACLARATORIA
Identificación Menú
En este capitulo se indica si el comprador tiene programada una visita de obra o
reunión aclaratoria sobre el evento, especificando los detalles de la misma y la
obligatoriedad.
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INFORMACIÓN SOLICITADA
Identificación Menú
Corresponde a la información que el comprador solicita a los oferentes para que sea
cargada por parte de los mismos. Por ejemplo: ofertas técnicas, comerciales, cartas
de compromiso, pólizas solicitadas, etcétera. La misma puede ser definida como
obligatoria o no obligatoria y puede estar clasificada por sobres:
Para cargar los archivos se debe usar el botón “Clic aquí para cargar archivos” y buscar
en el escritorio el anexo previamente guardado en el computador. Puede utilizar
“Cargar Archivos” para grabar parcialmente.
MENSAJES
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A través de la opción “Crear Mensajes” se puede enviar comunicados y anexos al
comprador en cualquier momento. Asimismo, en el “Buzón de Entrada” se tiene
acceso a todos los mensaje recibidos por parte del comprador. En el botón “Historial”
se tiene visibilidad total tanto de los mensajes enviados como recibidos.
SUBIR ARCHIVOS – ENVIAR OFERTA
Con la funcionalidad “Cargar archivos” puede ir cargando los archivos anexos e ir
trabajando en el proceso.
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Al dar click en la opción”CLICK AQUÍ PARA CARGAR EL ARCHIVO” podrá seleccionar
un documento:
Al usar la opción EXAMINAR y ubicar el archivo requerido el sistema le mostrará el
preview del archivo seleccionado:
Usando la opción SUBIR ARCHIVO el sistema lo cargará, si requiere cargar varios
documentos debe subir un archivo comprimido, preferiblemente .zip.
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Al cargar un documento lo podrá consultar posteriormente dando click en la opción
“Descargar” que encuentra en la columna de la derecha. Si lo requiere reemplazar
nuevamente puede hacerlo con la opción “Clic aquí para cargar el archivo”
La opción “Enviar Oferta” indica que se notificará al comprador que su empresa ha
participado en el proceso, cabe resaltar que el comprador solo tendrá acceso a las
ofertas una vez se haya cerrado el cronograma del proceso. Le recomendamos no
dejar para último momento el envío de su oferta para evitar inconvenientes. De igual
manera, si requiere cambiar un anexo previamente enviado, puede hacerlo
reemplazándolo en el sistema siempre y cuando el proceso aun esté publicado, es
decir que la fecha y hora de cierre del evento aun esté en el futuro.
La opción “Declinar Oferta” está disponible para cuando su compañía no vaya a
participar en el evento, y de esta manera notifica oficialmente al comprador.
OFERTA ENVIADA – ESTADO DE ENVÍO
Mientras no haya enviado su oferta el sistema le indicará en la parte superior del
evento lo siguiente:
Una vez haya enviado su oferta esta cambiará de “Estado de envío” y al consultarla,
verá en la casilla el mensaje Oferta Enviada, el cual indica que en el sistema se cargó
y envió de manera correcta la información que previamente fue adjuntada.
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ADMINISTRAR MI CUENTA
Al acceder al ícono “Mi Empresa” podrá acceder al formulario de proveedor, con el fin de contar con sus datos actualizados y hacer parte de la Red de proveedores de Intelcost.
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CAMBIAR CONTRASEÑA
En mi cuenta, dando click en “Perfil” tendrá la la opción para cambiar su contraseña. Con la opción “Cambio de Contraseña”. De esta manera podrá generar un nuevo password personal de acceso al sistema.
Si se requiere recuperar la contraseña o fue olvidada se puede hacer a través de la opción “¿Has Olvidado tu contraseña?” en la página de inicio. El sistema solicitará el correo de usuario y reenviará la contraseña al correo respectivo.
MESA DE AYUDA Y SOPORTE
Puede usar nuestro chat en vivo una vez conectado, el cual lo ubica en la parte inferior
derecha del sistema:
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Nota: Recuerde que si tiene algún problema o duda nuestra mesa de ayuda esta
disponible para dar el soporte requerido. PBX: +57 7731612 Cel: +57 3228321984,
Mail: [email protected].