INTERN Customizing Tools: Genehmigungsverfahren SAP Business One Release 9.0

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Customizing Tools:Genehmigungsverfahren

SAP Business One Release 9.0

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Lernziele

Lernziel: Den Geschäftsprozessablauf für

Genehmigungsverfahren beschreiben Genehmigungsverfahren in SAP Business

One einrichten


Um steigende Aufwandsentschädigungen unter Kontrolle zu halten, sind ab sofort alle Ausgaben über einer bestimmten Grenze von der Buchhaltungsabteilung zu genehmigen.

Lösung: Verwenden Sie ein Genehmigungsverfahren. Wenn der Wert des Ausgabenbelegs die Grenze überschreitet, wird der Beleg durch das Genehmigungsverfahren gesperrt, bis der Beleg genehmigt wurde.

Unternehmensszenario


Nein

Genehmigungsverfahren in SAP Business One

Ersteller

Beispiel:Bestellung Wert > 5000

Ja

Bedingung erfüllt?

Geparkter

Beleg

Genehmigungs-verfahren


Nein


Ersteller


Ja

Bedingung erfüllt?Genehmigungs-

verfahren

Genehmigungs-stufe 1

Abgelehnt

Abgelehnt

?

Geparkter

Beleg


Nein


Ersteller


Ja

Bedingung erfüllt?


Genehmigt?

Abgelehnt

Genehmigt

Abgelehnt

Genehmigungs-verfahren

Geparkter

Beleg



Definition

Um ein Genehmigungsverfahren zu definieren:

1.Aktivieren Sie Genehmigungsverfahren in den „Allgemeinen Einstellungen“ (Registerkarte „Geschäftspartner“)

2.Legen Sie eine oder mehrere Genehmigungsstufen fest

3.Legen Sie Genehmigungsvorlagen an

Administration > Systeminitialisierung >Allgemeine Einstellungen.


Definition – Genehmigungsstufen

Jede Stufe umfasst eine Liste von Genehmigern für eine Genehmigungsstufe

Alle Genehmiger müssen zunächst als Benutzer in SAP Business One definiert werden

1

2Sie können mehrere Genehmiger für eine Stufe festlegen. Sie können auch die Mindestanzahl der Genehmigungen festlegen, die erforderlich sind, damit der Prozess die nächste Stufe erreicht


Eine Genehmigungsvorlage bildet die geschäftlichen Anforderungen zum Implementieren eines Genehmigungsprozesses ab

Vereint 4 Elemente: Ersteller des Belegs Namen der Genehmiger auf jeder

Stufe Belege, die genehmigt werden

müssen Genehmigungsbedingungen

Definition – Genehmigungsvorlagen

Genehmigungsvorlage


Registerkarte „Ersteller“:

Geben Sie in der Vorlage die Benutzer an, die zu genehmigende Belege anlegen

Nur hier angegebene Benutzer unterliegen dem Genehmigungsprozess

Benutzer können die Vorlage nicht ändern, wenn sie als Ersteller in der Vorlage festgelegt wurden

Genehmigungsvorlagen – Ersteller


Genehmigungsvorlagen – Belege

Registerkarte „Belege“:

Wählen Sie die zu genehmigenden Belegarten

Verkaufs- und Einkaufsbelegarten können in einer Vorlage gewählt werden. Die Genehmiger müssen jedoch identisch sein

Wenn Sie verschiedene Genehmiger benötigen, verwenden Sie separate Vorlagen

Belege können nicht zusammen mit Bestands- oder Zahlungsbelegen in derselben Vorlage verwendet werden


Registerkarte „Stufen“:

Hinterlegen Sie die vordefinierten Genehmigungsstufen

Die Reihenfolge der Stufen in der Vorlage entspricht der Reihenfolge eines Genehmigungsprozesses mit mehreren Stufen

Genehmigungsvorlagen – Stufen


Bedingungen:

Immer (keine Bedingungen)

Vordefinierte Bedingungen (variieren je nach gewählter Belegart)

Benutzerabfragen

Genehmigungsvorlagen – Bedingungen


Vordefinierte Bedingung

Verhältnis Wert

Gesamt 5000

Menge 5-200

Wählen Sie einen Operator (größer als, kleiner als, gleich usw.) und geben Sie einen Wert ein

Wählen Sie „Bereich“ (innerhalb/außerhalb des Bereichs) und geben Sie die unteren und oberen Bereichsgrenzen durch Bindestrich getrennt ein

Verwenden vordefinierter Bedingungen

Größer alsKleiner alsGleichUngleich. . .Größer als

Kleiner alsGleichUngleichInnerh. d. Ber.Außerh. d. Ber.. . .

Mehrere Bedingungen werden mithilfe der „OR“-Logik ausgewertet

Der Genehmigungs-prozess wird angewendet, wenn nur eine der vordefinierten Bedingungen erfüllt ist.


Verwenden von Abfragen

Bedingungen: Statt vordefinierter

Bedingungen können Abfragen als Bedingung für Genehmigungsverfahren verwendet werden

Vordefinierte Bedingungen können mit einer Abfrage kombiniert werden – Auswertung mittels OR-Logik

Verwenden Sie eine Abfrage, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sein müssen (AND-Operator)


Abfragen für Genehmigungsverfahren

Die Abfrage muss „SELECT DISTINCT ‘True’“ verwenden

Beispiel: Genehmigungen für Kundenaufträge, wenn Kundenkontensaldo >10000 AND Auftragsgesamtsumme > 2500

SELECT distinct 'TRUE' FROM ORDR T0 INNER JOIN OCRD T1 ON T0.[CardCode] = T1.[CardCode] WHERET1.CardCode = $[ORDR.CardCode] andT1.Balance > 10000 and cast($[ORDR.DocTotal] as numeric) > 2500

Kundenauftrag (ORDR)

Code

Geschäftspartner-Stammdaten (OCRD)

Saldo

Gesamt


Abfragen für aktives Fenster

Die Abfrage muss einen Beleg im aktiven Fenster referenzieren

Um auf ein Feld im aktiven Fenster zu referenzieren, müssen Sie das Zeichen $ vor dem Feld einfügen


Code

GesamtAktives Fenster

Diese Abfrage funktioniert nur für Kundenaufträge (Tabelle „ORDR“)

SELECT distinct 'TRUE' FROM ORDR T0 INNER JOIN OCRD T1 ON T0.[CardCode] = T1.[CardCode] WHERET1.CardCode = $[ORDR.CardCode] andT1.Balance > 10000 and cast($[ORDR.DocTotal] as numeric) > 2500


Abfragen für mehrere Belegarten

Wenn mehrere Belegarten in der Genehmigungsvorlage gewählt sind, muss die Abfrage die Artikelnummernsyntax verwenden:

$[$Item.Column.0]

Diese Abfrage funktioniert mit allen Verkaufs- und Einkaufsbelegarten,

da sie auf ein Feld mittels der Artikelnummer referenziert


Code

GesamtAktives Fenster

SELECT distinct 'TRUE' FROM OCRD T0 WHERET0.CardCode = $[$4.0.0] andT0.Balance > 10000 and $[$29.0.number] > 2500


Prüfen einer Abfrage für Genehmigungsverfahren

Extras > Abfragen > Benutzerabfragen > Kategoriename > Abfrage

Um eine Abfrage zu prüfen, behalten Sie den Beleg im aktiven Fenster und führen Sie die Abfrage über das Menü „Extras“ aus


Mehrere Genehmiger auf einer Stufe

Ergebnis: Der Beleg wurde genehmigt und kann zum System hinzugefügt werden

Jane Genehmigt

John Abgelehnt

Beispiel: Die Mindestanzahl an Genehmigern lautet 1


Mehrere Genehmiger auf einer Stufe (Forts.)

Ergebnis: Der Beleg wurde genehmigt und kann zum System hinzugefügt werden

Jane Genehmigt

John Abgelehnt

Jane Abgelehnt

John Genehmigt

Ergebnis: Der Beleg bleibt geparkt, bis ein weiterer Genehmiger antwortet

Beispiel: Die Mindestanzahl an Genehmigern lautet 1


Genehmigungsverfahren: Berichte

Genehmigungsstatusbericht

Welchen Genehmigungsstatus haben meine Belege?

Ersteller oder Genehmiger können die Genehmigungsanfrage über diesen Bericht stornieren

Genehmigungsbericht

Welche Belege muss ich noch genehmigen?

Mehrere Belege genehmigen oder ablehnen

Ansicht des Geneh-migers

Ansicht des Erstellers


Die wichtigsten Punkte

Die wichtigsten Punkte dieser Lektion:

Um ein Genehmigungsverfahren einzurichten, aktivieren Sie Genehmigungsverfahren, legen Sie die Genehmigungsstufen fest und legen Sie Genehmigungsvorlagen an.

Um ein Genehmigungsverfahren mit mehreren Stufen anzulegen, kombinieren Sie mehrere vordefinierte Stufen in der Genehmigungsvorlage.

Sie können Bedingungen für ein Genehmigungsverfahren festlegen:• Immer• Vordefinierte Bedingungen• Benutzerabfrage

In Genehmigungsverfahren verwendete Abfragen müssen als Ergebnis TRUE oder FALSE zurückgeben

Um Felder im aktiven Fenster zu referenzieren, fügen Sie das Zeichen $ in die Abfrage ein

Um eine Abfrage für mehrere Belegarten mit derselben Struktur zu verwenden, verwenden Sie die Artikelnummernsyntax und fügen Sie ein weiteres $-Zeichen hinzu.

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