Upload
fredy-herlambang
View
96
Download
6
Embed Size (px)
Citation preview
Welcome to NQA
SELAMAT DATANGDI
PELATIHAN
Audit Sistem ManajemenISO 19011:2011
Memberikan panduan pada sistem manajemen audit,
prinsip-prinsip,
pengelolaan program,
pelaksanaan audit sistem manajemen.
Memberikan panduan tentang evaluasi kompetensi individu
Berlaku untuk semua organisasi yang perlu untukmelakukan audit internal atau eksternal dari sistemmanajemen
Dapat diterapkan untuk Sistem Manajemen Mutu & Lingkungan atau integrasi keduanya.
Sekilas tentang ISO 19011:2011
Definisi Audit
Pemeriksaan yang sistematis, independen danterdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara objektif untukmenentukan sejauh mana kriteria audit telah
terpenuhi
Audit - Definisi
Clause 3.1 , ISO 19011:2011 ; Clause 3.9.1, ISO 9000:2005
Proses Audit
Audit Turtle Diagram
Turtle Diagram
Audit Pendekatan Proses
Teknik audit mendukung prinsip Pendekatan Proses
Menelusuri alur proses dari input dan tujuan
Membuktikan apakah proses kontrol telah memadai danditerapkan
Menghindari batasan, sudut pandang prosedural
Membutuhkan perencanaan dan pemikiran yang matang
Pendekatan Proses Audit
Audit - PDCA
Pengelolaan Audit
Jenis Audit
Audit Pihak Pertama : Audit Internal
Audit Pihak Kedua : Audit eksternal yang dilakukan olehorganisasi kepada vendor / suppliernya, atau pihak lain diluar organisasi yang ada hubungan kepentingan
Audit Pihak Ketiga : Audit eksternal yang dilakukan suatubadan independen (Badan Sertifikasi)
Jenis Audit
Memenuhi persyaratan standar Sistem Manajemen (ISO, OHSAS, SNI, AKREDITASI, dll)
Memperlihatkan bukti ketidaksesuai pada sistem
Menilai kebutuhan untuk tindakan perbaikan / peningkatan
Meninjau kesiapan untuk audit oleh pihak luar (kedua dan/ ketiga)
Merangsang pemeliharaan dan perbaikan terhadapaktivitas yang sudah disetujui
Memelihara kesadaran
Audit Internal - Tujuan
Ethic (Etika) Integritas auditor, kejujuran, mampu menjagainformasi rahasia, dan obyektif
Fair (Adil) Temuan, kesimpulan dan laporan audit HARUSdibuat dengan akurat, seimbang dan jujur
Professional Dilakukan dengan professional karena audit telahdipercaya oleh manajemen untuk menjalankan suatu tugas yang penting
Independence (Independensi) auditor tidak bolah mengauditpekerjaannya sendiri dan HARUS bebas dari konflik kepentingan
Evidence (Bukti) Semua bukti audit HARUS bisa diverifikasi danditelusuri
Audit Internal - Prinsip
Audit Internal - Aktivitas
Audit Internal : Tahapan Proses
NB
Break
SELAMAT DATANG
Audit Internal - Perencanaan
Penentuan Tujuan dan Sasaran Audit
Tujuan dan sasaran audit bisa didasarkan pada:
Prioritas manajemen
Persyaratan sistem manajemen
Persyaratan customer / pelanggan
Resiko (Risk)
Persyaratan Institusi, kontrak, peraturan perundangan
Penentuan Ruang Lingkup dan Kriteria Audit
Ruang lingkup merupakan cakupan atau batasan:
Lokasi
Unit / Departemen
Aktivitas dan proses
Periode
Kriteria audit:
Standard International (ISO / OHSAS)
Manual, Prosedur, Instruksi, dll
Peraturan perundangan dan persyaratan lain yang berlaku
Code of Practice
Audit Internal Kompetensi Auditor
Seorang Auditor HARUS memiliki pengetahuan dan keahlian
dalam bidang :
Teknik, prosedur dan prinsip-prinsip audit sistem
manajemen
Pengetahuan umum tentang sistem manajemen serta
dokumen-dokumen referensinya
Keadaan organisasi / unit yang akan diaudit
Audit Internal Kompetensi Auditor
Khusus untuk Auditor yang ditunjuk menjadi Team Leader, ada
tambahan pengetahuan yang HARUS dimiliki :
Mampu membuat perencanaan audit
Mampu mengorganisir dan memimpin angota tim audit
Mencegah dan menyelesaikan konflik
Memimpin tim audit dalam mencapai kesimpulan
Audit Internal Kompetensi Auditor
DIHARAPKAN Auditor:
ETHICAL (ETIS) : Tulus, jujur dan bijaksana
OPEN MINDEDNESS (TERBUKA) : Menghargai ide-ide alternatif
DIPLOMATIC (DIPLOMATIS) : Bijaksana dalam menghadapiorang lain
OBSERVANT (PENGAMAT) : Mengamati dengan aktif aktivitasdan lingkungan fisik yang ada disekitarnya
PERCEPTIVENESS (CEPAT TANGGAP) : Secara naruliahmenyadari dan mampu memahami situasi
Audit Internal Atribut Auditor
DIHARAPKAN Auditor:
VERSATILE (LUWES) : Selalu menyesuaikan diri untuk situasiyang berbeda
DESICIVE (TEGAS) : Mampu membuat kesimpulan dengan tepatwaktu berdasarkan alasan dan analisa yang logis
SELF RELIANT (PERCAYA DIRI) : Bertindak dan berfungsi secaraindependen kektika berinteraksi dengan orang lain secaraefektif
Audit Internal Kompetensi Auditor
TIDAK DIHARAPKAN Auditor: LAZINESS (MALAS) : Audit tanpa persiapan yang baik DISHONISTY (TIDAK JUJUR) : Melaporkan temuan tidak sesuai
dengan fakta ABUSIVANESS (MEREMEHKAN) : Tidak diperkenankan meremehkan
auditee GULLIBLE (PEMAAF) : Menerima permintaan maaf pada saat
terdapat ketidaksesuaian ARGUMENTATIVE (ARGUMENTASI) : Tidak diperkenankan berdebat
dengan auditee SELF OPINIONATED (PENDAPAT PRIBADI) : Tidak mau menerima
pendapat/ide pihak lain
Audit Internal Kompetensi Auditor
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menyusun jadwal audit:
Penelusuran Audit : Mundur, Maju?
Auditee (Apakah yang bersangkutan mempunyai tugas?)
Jam makan siang / istirahat / sholat (jika hari jumat)
Jam kerja
Dokumen atau persyaratan yang diaudit
Lokasi
Jumlah personil
Kerumitan (complexity)
Pentingnya (critically)
NLu
Audit Internal Perencanaan Jadwal Audit
Pengumpulan informasi / dokumentasi
Prosedur
Hasil audit sebelumnya
Jadwal audit
Informasi lain yang diperlukan untuk:
-Menentukan sampel audit
-Memeriksa perencanaan
-Memverifikasi ketidaksesuaian
Persiapan Checklist Audit
Audit Internal Persiapan Audit
Rangkaian pertanyaan singkat yang digunakan sebagai alat bantu atau petunjuk untuk melakukan audit
Kelebihan checklist: Membantu auditor mengingat apa yang harus diperiksa Membantu pengaturan waktu Membantu dalam memastikan cakupan ruang lingkup
Kelemahan checklist: Statis Audit lebih ke arah compliance daripada assessment untuk
continual improvement Bisa melewatkan hal-hal yang penting
Audit Internal Checklist Audit
Singkat Lengkap Tersedianya tempat untuk mencatat hasil Mencakup persyaratan-persyaratan relevan dari dokumen-
dokumen yang ditentukan Berorientasi proses Menggunakan pronsip PDCA
Audit Internal Kriteria Checklist
Audit Internal - Pelaksanaan
Bertujuan untuk memastikan bahwa tidak ada perubahan yang
dilakukan sejak persetujuan tanggal dan ruang lingkup audit
Peserta meliputi top manajemen, wakil manajeman, Tim ISO,
auditor, auditee
Audit Internal Rapat Pembuka
Agenda Rapat :
Sambutan Top Manajemen
Perkenalan tim auditor dan tim leader
Menyampaikan rencana audit, tujuan, kriteria dan agenda
Menyampaikan metode audit yang akan digunakan auditor
Menjelaskan definisi dan tingkatan temuan
Konfirmasi dan kesepakatan
Audit Internal Rapat Pembuka
Audit Internal Live Audit
Mengumpulkan bukti-bukti audit
Metode pengumpulan bukti-bukti audit (Audit Evidence)
Memeriksa dokumen, rekaman (Record) dan data
Melalui wawancara langsung
Dengan pengamatan saat aktivitas dilakukan
Auditor bertujuan mencari kesesuaian bukannya ketidaksesuaian. Dalammencari kesesuaian, auditor akan menemukan ketidaksesuaian. Yang harusdilakukan oleh auditor adalah menentukan apakah ketidaksesuaian itumerupakan suatu kesalahan kecil atau merupakan gejala dari ketidak efektivansistem manajemen
Audit Internal Live Audit
Audit Internal Live Audit
Bertanya (Tanyakan apa yang dilakukan)
Pertanyaan Terbuka : Memberikan kesempatan kepada auditeeuntuk menjelaskan dan membuat auditee menjadi lebih santai
Pertanyaan Investigasi : Kesempatan auditor untuk menanyakanlebih mendalam/detail mengenai topik tertentu dari keteranganauditee
Pertanyaan Tertutup (Klarifikasi) : Kesempatan bagi auditor danauditee untuk menyamakan persepsi
Pertanyaan Mengarahkan : Jenis pertanyaan yang harus dihindarkansedapat mungkin observasi (lihat bagaimana auditee melakukan), periksa (kesesuaian dengan apa yang diharuskan prosedur)
Audit Internal Live Audit : Wawancara
Agenda Rapat :
Buka dengan ucapan terimakasih kepada auditee
Ulangi lagi ruang lingkup, tujuan dan kriteria audit
Mulai dengan mengungkapkan hal-hal atau temuan positif terlebihdahulu
Diikuti dengan penjelasan ketidaksesuaian, observasi yang ditemukan
Ungkapkan jika ada masalah yang ditemukan saat audit
Pastikan auditee memahami temuan dan setuju dengan temuan
Selalu terbuka untuk klarifikasi
Sepakati tindak lanjut dan tanggal penyelesaian
Tutup dengan terimakasih
Audit Internal Rapat Penutup
Audit Internal - Pelaporan
HARUS jelas, akurat dan tidak membingungkan
HARUS obyektif
HARUS didukung oleh bukti-bukti yang sah dan obyektif
HARUS bisa ditelusuri saat akan ditindaklanjuti
Prinsip Temuan PLORS
P : Problem Uraian masalah yang ditemukan
L : Location Area/bagian tempat terjadi temuan
O : Objective Bukti (Evidence)
R : Requirement Klausul (ISO), prosedur, instruksi, Peraturan
S : Sampling Besarnya/jumlah sampel yang diambil
Audit Internal Pelaporan : Temuan
Audit Internal Pelaporan : Kategori Temuan
Audit Internal Pelaporan : Kategori Temuan
NEnd
Diskusi &Tanya Jawab
Terimakasih